CN104219407B - 图像形成系统以及日志管理方法 - Google Patents
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Abstract
本发明提供一种图像形成系统以及日志管理方法。本发明的图像形成系统包括：日志管理单元，所述日志管理单元管理任务日志、日志图像和操作日志，所述任务日志示出由图像形成装置执行的任务的历史，所述日志图像示出任务中的作为图像形成装置的输出对象的输出图像的历史，所述操作日志示出为了所述任务而在图像形成装置的操作部被输入的操作的历史；以及操作状况图像生成单元，所述操作状况图像生成单元生成操作状况图像，所述操作状况图像示出在操作日志所包含的操作中操作了操作部的多个可操作处中的哪一个。根据本发明，能够使管理者直观地认识到经过针对图像形成装置的何种操作致使了信息泄露。
Description
技术领域
本发明涉及能够管理日志的图像形成系统。
背景技术
典型的图像形成系统管理任务日志和日志图像，所述任务日志示出由图像形成装置执行的任务的历史，所述日志图像示出任务中的作为图像形成装置的输出对象的输出图像的历史。管理者能够通过确认日志图像来判断发生了基于由典型的图像形成装置输出的图像的信息泄露的可能性。
典型的图像形成装置管理任务日志和操作日志，所述操作日志示出为了任务而被输入到图像形成装置的操作部的操作的历史。
发明内容
本发明的实施方式涉及的图像形成系统包括日志管理单元和操作状况图像生成单元。日志管理单元管理任务日志、日志图像和操作日志，所述任务日志示出由形成装置执行的任务的历史，所述日志图像示出所述任务中的作为所述图像形成装置的输出对象的输出图像的历史，所述操作日志示出为了所述任务而被输入到所述图像形成装置的操作部中的操作的历史。操作状况图像生成单元生成操作状况图像，所述操作状况图像示出在所述操作日志所包含的操作中操作了所述操作部的多个可操作处中的哪一个。
本发明的实施方式涉及的日志管理方法包括：(i)经由日志管理单元管理任务日志、日志图像和操作日志，所述任务日志示出由形成装置执行的任务的历史，所述日志图像示出所述任务中的作为所述图像形成装置的输出对象的输出图像的历史，所述操作日志示出为了所述任务而被输入到所述图像形成装置的操作部中的操作的历史；以及(ii)经由操作状况图像生成单元生成操作状况图像，所述操作状况图像示出在所述操作日志所包含的操作中操作了所述操作部的多个可操作处中的哪一个。
附图说明
图1示出本发明的实施方式涉及的图像形成系统的构成；
图2示出图1中的MFP的构成；
图3示出图2中的MFP的操作面板；
图4示出图2中的操作面板关联信息所包含的操作面板的图像的一例；
图5示出图1中的管理服务器的构成。
图6示出向操作部输入操作时的图2中的MFP的动作；
图7示出执行任务时的图2中的MFP的动作；
图8示出显示任务日志和日志图像时的图2中的MFP的动作；
图9示出显示操作步骤书时的图2中的MFP的动作；
图10示出由图2中的MFP生成的操作步骤书的一例。
具体实施方式
以下，使用附图对本发明的实施方式进行说明。
首先，对实施方式涉及的图像形成系统的构成进行说明。
图1示出实施方式涉及的图像形成系统的构成。
如图1所示，图像形成系统10包括：作为图像形成装置的MFP(MultifunctionPeripheral，多功能一体机)20和作为管理MFP20的PC(Personal Computer，个人计算机)等计算机的管理服务器30。MFP20和管理服务器30经由LAN(Local Area Network，局域网)、因特网等网络11相互能够进行通信地被连接。
图2示出图1中的MFP20的构成。
如图2所示，MFP20包括：操作部21、显示部22、扫描仪23、打印机24、传真通信部25、网络通信部26、存储部27和控制部28。操作部21是输入由使用者进行的各种操作的按钮等输入设备。显示部22是显示各种信息的LCD(Liquid Crystal Display，液晶显示器)等显示设备。扫描仪23是从原稿读取图像的设备。打印机24是对纸张等记录介质执行印刷的设备。传真通信部25是经由未图示的外部传真装置和公共电话线路等通信线路进行传真通信的设备。网络通信部26是经由网络11(参照图1)与外部的装置进行通信的设备。存储部27是存储有各种数据的EEPROM(Electrically Erasable Programmable Read Only Memory，电可擦写可编程只读存储器)、HDD(Hard Disk Drive，硬盘驱动器)等非易失性的存储器。控制部28是控制MFP20整体的处理器。
图3示出图2中的MFP20的操作面板。
如图3所示，MFP20的操作面板包含操作部21和显示部22。操作部21包括与显示部22一起形成触控面板的输入设备。
操作部21包括多个作为硬件所形成的硬键21a。硬键21a的每个构成能够在操作部21中被操作的可操作处。
图3所示的显示部22显示有基于操作部21的作为操作对象的操作画面22a。操作部21包括通过软件显示在显示部22的操作画面22a上的软键21b。软键21b能够通过软件改变数量、大小、布局等条件。软键21b的每个构成能够在操作部21中被操作的可操作处。
如图2所示，存储部27存储有用于管理日志的日志管理程序27a。日志管理程序27a可以在MFP20的制造阶段被安装到MFP20。或者，日志管理程序27a也可以从USB(UniversalSerial Bus，通用串行总线)存储器、SD(Secure Digital，安全数码)卡等存储介质被安装到MFP20。或者，日志管理程序27a还可以从网络11上被安装到MFP20。
另外，存储部27存储有操作面板关联信息27b，所述操作面板关联信息27b是包含表示图4所示的操作面板的图像和该图像中的各硬键的名称的信息。
另外，存储部27按照每个任务存储日志27c。日志27c包含任务日志27d、日志图像27e和操作日志27f。任务日志27d示出由MFP20执行的任务的历史。日志图像27e示出任务中的作为MFP20的输出对象的输出图像的历史。操作日志27f示出为了任务而被输入到操作部21的操作的历史，并按照每个操作被存储。操作日志27f包括作为操作画面22a(参照图2)的图像的操作画面图像27g。
控制部28例如包括：CPU(Central Processing Unit，中央处理单元)、存储有程序和各种数据的ROM(Read Only Memory，只读存储器)、以及用作CPU的工作区域的RAM(Random Access Memory，随机存取存储器)。CPU执行ROM或存储部27中所存储的程序。
控制部28通过执行存储部27中所存储的日志管理程序27a而作为日志管理单元28a、操作状况图像生成单元28b和操作画面图像获取单元28c发挥功能。日志管理单元28a管理日志27c。操作状况图像生成单元28b生成操作状况图像，所述操作状况图像示出在操作日志27f所包含的操作中操作了操作部21的多个硬键21a和多个软键21b中哪一个键。操作画面图像获取单元28c获取操作了操作部21时的操作画面图像27g。
图5示出图1中的管理服务器30的构成。
如图5所示，管理服务器30包括：操作部31、显示部32、网络通信部33、存储部34和控制部35。操作部31是输入各种操作的鼠标或键盘等输入设备。显示部32是显示各种信息的LCD等设备。网络通信部33是经由网络11(参照图1)与外部的装置进行通信的设备。存储部34是存储有程序和各种数据的HDD等非易失性的存储装置。控制部35是控制管理服务器30整体的处理器。
存储部34能够按照每个任务存储MFP20的日志34a。日志34a的构成与图2所示的日志27c的构成相同。
接着，对图像形成系统10的动作进行说明。
首先，对生成日志27c时的MFP20的动作进行说明。
MFP20的控制部28在向操作部21输入操作时执行图6所示的动作。
图6示出向操作部21输入操作时的MFP20的动作。
如图6所示，控制部28的操作画面图像获取单元28c通过捕捉操作部21被操作时的操作画面22a来获取操作画面图像27g(S101)。S101的处理在控制部28不执行输出图像的形成的处理的定时被执行。
接着，控制部28的日志管理单元28a将与在操作部21所输入的操作对应的操作日志27f写入到存储部27中(S102)。这里，日志管理单元28a将在S101中所获取的操作画面图像27g包含在操作日志27f中。
控制部28在S102的处理之后结束图6所示的动作。
此外，日志管理单元28a在改变汇集、双面、放大率等MFP20的设定值时将表示该改变的历史的访问日志写入到存储部27中。该处理在控制部28不执行输出图像的形成的处理的定时被执行。
控制部28在执行任务时执行图7所示的动作。
图7示出执行任务时的MFP20的动作。
如图7所示，日志管理单元28a生成所执行的任务(以下称作“对象任务”)的任务日志27d(S131)。这里，日志管理单元28a将写入到了存储部27中的访问日志中的、与对象任务有关的访问日志包含在任务日志27d中。
接着，日志管理单元28a基于对象任务中的输出图像生成日志图像27e(S132)。
接着，日志管理单元28a将在S131中生成的任务日志27d、在S132中生成的日志图像27e、以及操作日志27f关联起来并作为对象任务的日志27c写入到存储部27中(S133)，所述操作日志27f与在S102中为了写入到存储部27的操作日志27f中的对象任务而在操作部21被输入的操作对应。
此外，日志管理单元28a在特定的定时将存储在存储部27中的日志27c经由网络通信部26发送到管理服务器30中。管理服务器30的控制部35当经由网络通信部33从MFP20接收日志时，将接收的日志作为日志34a写入到存储部34中。
接着，对输出日志27c时的MFP20的动作进行说明。
管理者为了确认存储部27所存储的任务日志27d和日志图像27e的内容，可以经由操作部21将任务日志27d和日志图像27e的显示的指示输入到MFP20。
MFP20的控制部28当被输入任务日志27d和日志图像27e的显示的指示时，执行图8所示的动作。
图8示出显示任务日志27d和日志图像27e时的MFP20的动作。
如图8所示，控制部28的日志管理单元28a从存储部27读出任务日志27d和日志图像27e(S161)。
接着，日志管理单元28a将在S161中读出的任务日志27d和日志图像27e显示在显示部22上(S162)，并结束图8所示的动作。
从而，管理者能够确认显示在显示部22上的任务日志27d和日志图像27e。因此，管理者例如能够通过日志图像27e来判断基于由MFP20输出的图像发生了信息泄露的可能性。另外，管理者能够通过任务日志27d来判断输出了作为该信息的泄露原因的图像的使用者。
此外，如上所述，虽然对任务日志27d和日志图像27e的向显示部22的显示进行了说明，但是任务日志27d和日志图像27e的输出方法也可以是显示以外的方法。例如，MFP20能够根据经由操作部21的指示通过打印机24进行的印刷来输出任务日志27d和日志图像27e。
接着，对输出操作步骤书时的MFP20的动作进行说明。
作为确认了任务日志27d和日志图像27e的结果，管理者能够将操作步骤书的显示的指示经由操作部21输入到MFP20，所述操作步骤书示出了与通过由MFP20输出的图像判断为发生了信息泄露的可能性高的任务有关的操作的步骤。
MFP20的控制部28当被输入操作步骤书的显示的指示时执行图9所示的动作。
图9示出显示操作步骤书时的MFP20的动作。
如图9所示，控制部28的操作状况图像生成单元28b从存储部27读出经由操作部21所指定的任务的操作日志27f(S201)。
接着，操作状况图像生成单元28b基于在S201中读出的操作日志27f生成操作步骤书(S202)。
图10示出由MFP20生成的操作步骤书的一例。
在图10所示的“步骤1”栏、“步骤2”栏和“步骤3”栏中包括操作状况图像51，所述操作状况图像51示出在操作日志27f所包含的操作中操作了操作部21之中能够被操作的多个可操作处之中哪一个可操作处。
“步骤1”栏和“步骤2”栏的操作状况图像51是操作日志27f所包含的操作画面图像27g。
“步骤3”栏的操作状况图像51是组合了包含在操作面板关联信息27b中的操作面板的图像和包含在操作日志27f的操作画面图像27g的图像。“步骤3”栏的操作状况图像51的文字“C1”是基于操作日志27f所包含的文字信息的信息。操作状况图像生成单元28b例如以灰色等对“步骤3”栏的操作状况图像51所包含的操作面板的图像之中的、在操作面板关联信息27b中名称“C1”对应起来的硬键部分上色等来进行强调。
“结果”栏所包含的图像52是表示印刷结果的图片的图像。在图像52中被印刷在记录介质上的图像可以是范例图像，也可以是日志图像27e。操作状况图像生成单元28b生成反映了被记录在任务日志27d所包含的访问日志中的设定值的图像52。例如，如果将4页份的输入图像汇集成1页的输出图像的“四合一”设定记录到访问日志中，则操作状况图像生成单元28b生成应用了“四合一”的图像52。
如图9所示，操作状况图像生成单元28b在S202的处理之后将在S202中生成的操作步骤书显示在显示部22上(S203)，结束图9所示的动作。
从而，管理者能够通过确认被显示在显示部22上的操作步骤书来认识到经过对于MFP20的何种操作致使了信息泄露。
此外，如上所述，虽然对操作步骤书向显示部22的显示进行了说明，但是操作步骤书的输出方法也可以是显示以外的方法。例如，MFP20能够根据经由操作部21的指示来通过打印机24进行的印刷输出操作步骤书。
如上所述，图像形成系统10能够生成操作状况图像51，所述操作状况图像51示出在操作日志27f所包含的操作中操作了MFP20的操作部21的多个可操作处之中哪一个可操作处(S202)。从而，图像形成系统10能够通过操作状况图像51使管理者直观地认识到经过对于MFP20的何种操作致使了信息泄露。
例如，管理者如果认识到针对MFP20的操作之中致使了信息泄露的操作，则能够对于MFP20的使用者实现彻底告知，使其不执行这样的操作，由此抑制在此之后信息泄露的发生。
图像形成系统10能够基于与用于任务的一系列的多个操作之中特定的多个操作对应的操作状况图像51生成操作步骤书(S202)。从而，图像形成系统10能够容易地生成用于向MFP20的使用者说明致使了信息泄露的操作的操作步骤书。由此，管理者能够节省另外靠自己制作操作步骤书所需要的工时。由于在操作步骤书中包含有操作状况图像51，因此MFP20的使用者即使不熟悉对于MFP20的操作也能够通过确认操作步骤书来容易地认识到对于MFP20的操作之中致使信息泄露的操作。
此外，图像形成系统10也可以不生成操作步骤书。即，图像形成系统10如果能够使管理者确认操作状况图像51，就能够使管理者容易地认识到经过针对MFP20的何种操作致使了信息泄露。
图像形成系统10能够将在操作日志27f所包含的操作中作为显示部22所显示的操作画面的图像的操作画面图像27g包含在操作状况图像51中。从而，图像形成系统10能够通过操作状况图像51使管理者更加直观地认识到通过针对MFP20的何种操作致使了信息泄露。
此外，图像形成系统10也可以不将操作画面图像27g包含在操作状况图像51中，而只将操作部21的多个可操作处之中硬键21a的操作状况包含在操作状况图像51中。
图像形成系统10能够获取(S101)并管理(S102)操作画面图像27g，所述操作画面图像27g是被实际地显示在显示部22的操作画面的图像。从而，图像形成系统10与基于操作日志27f的文字信息从后面再现操作画面的构成相比能够提高操作状况图像51的准确性。
此外，图像形成系统10也可以基于操作日志27f的文字信息从后面再现操作画面。
MFP20例如能够根据经由操作部21的指示设定包含在操作状况图像51中的范围。即，MFP20在生成示出硬键21a的操作状况的操作状况图像51时可以如图10所示的“步骤3”栏的操作状况图像51那样设定为包含操作画面图像27g。相反地，MFP20在生成示出硬键21a的操作状况的操作状况图像51时，可以设定为在操作状况图像51中不包含操作画面图像27g。另外，MFP20在生成示出软键21b的操作状况的操作状况图像51时，可以如图10所示的“步骤1”栏和“步骤2”栏的操作状况图像51那样设定为在操作状况图像51中只包含操作画面图像27g。相反地，MFP20在生成示出软键21b的操作状况的操作状况图像51时，可以如图10所示的“步骤3”栏的操作状况图像51那样设定为包含操作面板整体。
另外，MFP20例如能够根据经由操作部21的指示设定在S101中获取操作画面图像27g的操作画面的种类。例如，MFP20能够设定为获取复印任务的操作画面的操作画面图像27g而不获取传真任务的操作画面的操作画面图像27g。根据该设定，MFP20能够抑制操作画面图像27g的生成数量，因此能够抑制存储部27的容量之中使用在操作画面图像27g的存储上的容量。
另外，MFP20例如能够根据经由操作部21的指示设定在S101中获取操作画面图像27g的定时。例如，MFP20在复印任务中能够被设定为获取在开始键被操作后到通过打印机24执行印刷的操作画面图像27g等。根据该设定，MFP20能够抑制操作画面图像27g的生成数量，因此能够抑制存储部27的容量之中使用在操作画面图像27g的存储上的容量。
MFP20在图像的输出方式例如是向USB存储器等外部存储设备的图像的存储时可以在S101中获取显示有存储目的地的路径的层构造的操作画面作为操作画面图像27g。管理者能够参考操作画面图像27g中所包含的路径的层构造的特征、例如文件夹的名称等特征来推断处存储设备的所有者。
此外，在实施方式中，虽然图像形成系统10能够单独以MFP20生成操作状况图像51，但是也可以由管理服务器30实现上述MFP20的功能的一部分。
例如，管理服务器30的控制部35可以包括日志管理单元、操作状况图像生成单元和操作画面图像获取单元中的至少一个。在这种情况下，管理服务器30的控制部35的日志管理单元、操作状况图像生成单元和操作画面图像获取单元可以分别进行在上述的实施方式中的MFP20的日志管理单元28a、操作状况图像生成单元28b和操作画面图像获取单元28c的动作的一部分或全部。
另外，在实施方式中，虽然图像形成系统10作为本发明的图像形成装置包括MFP，但是也可以包括打印专用机、复印专用机、传真专用机等MFP以外的图像形成装置。
Claims (9)
1.一种图像形成系统，该图像形成系统包括执行任务的图像形成装置，所述图像形成装置包括：
日志管理单元，所述日志管理单元管理任务日志、日志图像和操作日志，所述任务日志示出由所述图像形成装置执行的所述任务的历史，所述日志图像示出所述任务中的作为所述图像形成装置的输出对象的输出图像的历史，所述操作日志示出为了所述任务而在所述图像形成装置的具有多个可操作处的操作部被输入的操作的历史；
操作状况图像生成单元，所述操作状况图像生成单元生成操作状况图像，所述操作状况图像示出在所述操作日志所包含的操作中操作了所述操作部的所述多个可操作处中的哪一个；
存储部；以及
操作面板，所述操作面板包含所述操作部，
所述多个可操作处包括作为硬件所形成的硬键，
所述存储部存储有操作面板关联信息，所述操作面板关联信息是包含所述操作面板的图像和所述操作面板的图像中的各硬键的名称的信息，
所述操作状况图像生成单元当在所述操作日志中包含所述硬键的操作时，将强调了相对于所述操作日志所包含的所述硬键的操作与所述操作日志所包含的所述硬键的名称在所述操作面板关联信息中对应起来的所述硬键的部分的所述操作面板的图像包含在所述操作状况图像中。
2.如权利要求1所述的图像形成系统，其中，
所述操作状况图像生成单元基于与用于所述任务的一系列的多个操作之中特定的多个操作对应的所述操作状况图像生成操作步骤书。
3.如权利要求1所述的图像形成系统，其中，
所述图像形成装置还包括显示部，所述显示部显示作为基于所述操作部的操作对象的操作画面，
所述多个可操作处包括通过软件显示在所述操作画面上的软键，
所述操作状况图像生成单元当在所述操作日志中包含所述软键的操作时，将在所述操作日志所包含的所述软键的操作中被显示在所述显示部的所述操作画面的图像作为所述操作状况图像，
所述操作状况图像生成单元当在所述操作日志中包含所述硬键的操作时，将强调了相对于所述操作日志所包含的所述硬键的操作与所述操作日志所包含的所述硬键的名称在所述操作面板关联信息中对应起来的所述硬键的部分的所述操作面板的图像和在所述操作日志所包含的操作中被显示在所述显示部的所述操作画面的图像包含在所述操作状况图像中。
4.如权利要求3所述的图像形成系统，其中，
所述图像形成装置还包括操作画面图像获取单元，所述操作画面图像获取单元获取所述操作部被操作时的所述操作画面的图像，
所述日志管理单元将由所述操作画面图像获取单元获取的所述操作画面的图像包含在所述操作日志中。
5.如权利要求1至4中任一项所述的图像形成系统，其中，
与所述图像形成装置连接的服务器包括所述日志管理单元和所述操作状况图像生成单元中的至少一个。
6.一种日志管理方法，该日志管理方法与图像形成装置执行的任务相关，所述图像形成装置包括操作面板，所述操作面板包含操作部，所述日志管理方法包括：
经由日志管理单元管理任务日志、日志图像和操作日志，所述任务日志示出由所述图像形成装置执行的所述任务的历史，所述日志图像示出所述任务中的作为所述图像形成装置的输出对象的输出图像的历史，所述操作日志示出为了所述任务而被输入到所述图像形成装置的具有多个可操作处的所述操作部中的操作的历史；
经由操作状况图像生成单元生成操作状况图像，所述操作状况图像示出在所述操作日志所包含的操作中操作了所述操作部的所述多个可操作处中的哪一个；以及
将信息存储到存储部，
所述多个可操作处包括作为硬件所形成的硬键，
所述存储部存储有操作面板关联信息，所述操作面板关联信息是包含所述操作面板的图像和所述操作面板的图像中的各硬键的名称的信息，
所述操作状况图像生成单元当在所述操作日志中包含所述硬键的操作时，将强调了相对于所述操作日志所包含的所述硬键的操作与所述操作日志所包含的所述硬键的名称在所述操作面板关联信息中对应起来的所述硬键的部分的所述操作面板的图像包含在所述操作状况图像中。
7.如权利要求6所述的日志管理方法，还包括：
经由所述操作状况图像生成单元，基于与用于所述任务的一系列的多个操作之中特定的多个操作对应的所述操作状况图像来生成操作步骤书。
8.如权利要求6或7所述的日志管理方法，
所述多个可操作处包括通过软件显示在所述操作画面上的软键，还包括：
经由所述图像形成装置的显示部显示作为基于所述操作部的操作对象的操作画面；
经由所述操作状况图像生成单元，当在所述操作日志中包含所述软键的操作时，将在所述操作日志所包含的所述软键的操作中被显示在所述显示部的所述操作画面的图像作为所述操作状况图像；以及
经由所述操作状况图像生成单元，当在所述操作日志中包含所述硬键的操作时，将强调了相对于所述操作日志所包含的所述硬键的操作与所述操作日志所包含的所述硬键的名称在所述操作面板关联信息中对应起来的所述硬键的部分的所述操作面板的图像和在所述操作日志所包含的操作中被显示在所述显示部的所述操作画面的图像包含在所述操作状况图像中。
9.如权利要求8所述的日志管理方法，还包括：
经由操作画面图像获取单元获取所述操作部被操作时的所述操作画面的图像；
经由所述日志管理单元将由所述操作画面图像获取单元获取的所述操作画面的图像包含在所述操作日志中。
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