CN104205120B - 电子会议系统 - Google Patents

Abstract

在电子会议系统(1)中，管理服务器(3)将所保存的会议资料(20)传送至被允许连接的便携式终端机(10)中，便携式终端机(10)的使用者在便携式终端机(10)的画面上以与会议资料(20)重叠的形式输入笔记，作为与会议资料(20)不同的数据而制成笔记数据(41)，在会议结束时仅将笔记数据(41)从便携式终端机(10)传送至管理服务器(3)，并从便携式终端机(10)中删除笔记数据(41)，在会议结束时管理服务器(3)将会议资料(20)与笔记数据(41)进行合成而制成合成资料(42)，储存于规定的存储位置，并将存储位置通知给便携式终端机(10)，上述使用者将记载有上述存储位置的电子邮件从便携式终端机(10)发送至任意的邮件地址。

Description

电子会议系统

技术领域

本发明涉及使用了电子计算机的会议，特别是涉及各参加者能够对应于各自的笔记和会议资料，将会议后的资料发送至任意的邮件地址的电子会议系统。

背景技术

近年来，利用了计算机网络的电子会议系统正在普及。作为电子会议的优点，尤其可以举出通过会议资料使用电子化的文件而实现的会议的无纸化。例如，专利文献1所公开的会议管理系统中，通过网络允许对在会议举行地点设置的演讲用终端进行接入的服务器的存储装置中，存储会议所使用的会议资料，在已存储的储存地址中存储设定了超链接的会议目录，如果通过会议参加者的终端和在会议举行地点设置的演讲用终端能够接入该会议目录，则会议参加者无论何时无论何地均能够自由地参阅会议所需的资料，并且，在会议会场，能够不配发纸质的会议资料而进行演讲。

此外，在专利文献2中公开了如下发明，即，考虑到会议中的出席者的实际情况，在会议结束后，将与在会议空间内举行的会议相关的会议信息(会议名、举行地点等)和由电子黑板用打印机输出至片材上而读取的会议记录信息进行合成后得到的合成会议记录(合成信息)按每个出席者生成，使内容不同，从信息处理装置向各出席者发送或分发该合成会议记录。由于能够按每个出席者生成合成会议记录，所以能够满足各参加者的需求。

这种无纸的会议系统，能够改善纸质资料带来的弊病，例如，消耗大量的纸张导致的资源和准备时间的浪费、破损造成难以辨认、由丢失或被盗引起的信息的泄漏等。

现有技术文献

专利文献

专利文献1：日本特开2002-132837

专利文献2：日本特开2008-152527

发明内容

发明要解决的技术问题

但是，在实施专利文献1中的无纸会议时，会议资料是电子媒介，参加者不能像纸媒介那样一边听会议一边在资料上记笔记等。此外，在资料禁止带出的情况下，有自动消去等手头什么也没有留下等的弊病。

此外，在专利文献2中，会议记录信息是记载在电子黑板上的，为了作为电子数据保存下来，需要电子黑板来作为硬件设备。此外，会议记录信息不是各个参加者制成的，主要是使用电子黑板的主持人所使用。因此，各参加者所记录的笔记等只能另外由参加者本人写到纸上带回，自己制成电子数据后保存。

鉴于此，本发明提供一种通过限制资料的分发，能够防止信息泄漏，安全性高的电子会议的资料分发系统，其特征在于，没有带出限制的在会议中由参加者制成的会议资料的笔记，在会议结束时能够由参加者本人发送到任意的电子邮件地址；有带出限制的主办人所准备的会议资料，在会议结束时暂且返还给主办人后，在取得主办人方面的允许(URL的地址限制等)后能够分发给参加者。

用于解决技术问题的手段

为了实现上述目的，本发明的电子会议系统是进行无纸化会议的电子会议系统，具有：多个终端机，由所述电子会议系统的参加者使用；管理服务器，进行有带出限制的资料的保存、以及向被允许连接的所述多个终端机的所述资料的发送，所述终端机能够作为由所述演讲者切换设定的选择而赋予演讲者权限的演讲用终端机、和不赋予演讲者权限的参加者用终端机而切换使用。

本发明的电子会议系统的特征在于，所述演讲用终端机事先在所述管理服务器作为演讲者操作的终端机而被注册，将基于向所述管理服务器的询问而认定为所述被注册的终端机作为条件而赋予演讲者权限。

本发明的电子会议系统的特征在于，所述演讲用终端机，在从所述参加者用终端机发送会议中的希望演讲的信息时，赋予所述参加者用终端机临时演讲者的权限，所述参加者用终端机接收来自所述演讲用终端机的认可临时演讲者的权限的指令，并临时切换为演讲用终端机。

本发明的电子会议系统的特征在于，所述演讲用终端机具有制约和解除临时赋予所述参加者用终端机的临时演讲者权限的权限。

本发明的电子会议系统的特征在于，所述终端机是在会议中用于阅览会议资料以及输入所述会议资料所涉及的笔记的设备。

本发明的电子会议系统的特征在于，所述终端机具有能够以写在会议资料上的方式进行记录笔记的操作的输入装置。

本发明的电子会议系统的特征在于，所述笔记由以下笔记构成：向在所述终端机的画面上显示的所述会议资料输入的基于手写输入的第一笔记、基于标签功能的第二笔记、以及基于文本文章输入的第三笔记。

本发明的电子会议系统的特征在于，所述笔记的所述第一笔记和所述第二笔记以与所述会议资料重叠的形式被合成，所述第三笔记被附加在所述会议资料的末尾。

发明效果

根据本发明，仅在从管理服务器中预先注册的便携式终端机发出认证的情况下，能够从该便携式终端机下载会议资料，从而能够在会议中阅览上述会议资料，因此不执行向没有预先注册的不明终端机的下载，由此信息流出的危险性减小。此外，在会议结束后将上述会议资料从上述便携式终端机中删除，因此能够实现能进一步减小从便携式终端机流出信息等的危险的无纸会议。此外，会议资料统一保存在管理服务器中，因而容易管理，在防止来自外部的不正当接入、强化安全性方面优选。

此外，在会议中能够制成与上述便携式终端机上显示的上述会议资料重叠地记入笔记的笔记数据(第一笔记、第二笔记)，在会议结束时将会议资料与上述第一笔记、第二笔记进行合成而制成合成资料，储存于服务器的规定的存储位置，将记载有上述存储位置的电子邮件发送至会议参加者的邮件地址，由此参加者日后能够从上述存储位置下载上述合成资料。能够将会议资料以电子数据的形式分发，因而能够实现无纸会议。

此外，在会议中能够与上述会议资料切换画面，制成基于文本文的笔记(第三笔记)。与第一笔记、第二笔记同样地能够将会议资料以电子数据的形式分发，因而能够实现无纸会议。

此外，上述第一笔记至第三笔记在会议结束后被从上述便携式终端机中删除，能够减小从便携式终端机流出信息等的危险。

此外，在会议结束后，基于管理者的删除指示或已经过指定日期的判定等，将上述会议资料、第一笔记至第三笔记以及上述合成资料从上述便携式终端机和上述管理服务器中删除，因此能够减小信息流出等的危险。

此外，利用该会议注册时所指定的下载期限，来限定参加者能够从上述管理服务器下载上述合成资料的期间，因此能够解决上述管理服务器内持续留有上述合成资料的问题。

此外，参加者从上述管理服务器下载上述合成资料后，能够自己删除上述合成资料，能够提高参加者的便利性。

附图说明

图1是电子会议系统的整体结构图。

图2是表示电子会议系统的管理服务器和数据库的概念图。

图3(A)至图3(C)是表示电子会议系统的会议信息的注册画面的图。

图4(A)是表示电子会议系统的演讲用终端机的设定用画面的图，图4(B)是表示演讲用终端的演讲希望者的允许用画面的图。

图5是表示电子会议系统的便携式终端机的图。

图6是表示电子会议系统的第一笔记(手写笔记)和第二笔记(标签)的输入例的图。

图7是表示电子会议系统的第三笔记(文本笔记)的输入例的图。

图8是表示电子会议系统的笔记一览画面的图。

图9是表示电子会议系统的显示笔记信息添加会议资料的画面的图。

图10是表示电子会议系统的管理服务器上显示笔记资料一览的画面的图。

图11是表示电子会议系统的笔记资料发送地址对话的图。

图12是表示电子会议系统的会议的准备处理的流程图。

图13是表示电子会议系统的会议的准备处理的终端间的处理的图。

图14是电子会议系统的会议中和结束时的处理的流程图。

图15是表示电子会议系统的会议中的终端间的处理的图。

图16是表示电子会议系统的结束时的终端间的处理的图。

图17是表示电子会议系统的演讲用终端机和便携式终端机的画面的同步的图。

具体实施方式

[第一实施例]

以下，使用附图对本会议系统进行说明。

[系统概要]

图1是本发明的整个系统的概要的图。会议系统1由管理服务器3、演讲用终端机5、无线路由器7以及网络2连接而构成。此外，便携式终端机10以能够与网络2连接的状态准备着。

网络2可以使用因特网，也可以利用公司内部LAN(Local Area Network：局域网)或与外部独立的独立式网络。这是因为独立的网络机密性高，能够防止来自外部的侵入或者信息的泄漏和破坏等。

管理服务器3进行会议系统1的动作的控制、会议资料20的保存、参加者信息的注册/删除、便携式终端机10的单独设定信息的管理等，具有用于保存这些各种信息的数据库30(参照图2)。

演讲用终端机5是会议中演讲者所使用的终端机。具有指示会议的开始结束的时机、会议中的会议资料20的控制以及便携式终端机10内的资料的删除等的功能。

无线路由器7具有将网络2与便携式终端机10通信连接的功能。通信方式可以是蓝牙(Bluetooth，注册商标)、Wi-Fi(wireless fidelity：无线保真，注册商标)、IrDA(Infrared Data Association：红外数据组织)等的无线式连接，或者是以太网(注册商标)的同轴电缆、光缆等的有线式的连接，只要是在网络2与便携式终端机10的相互间能够进行数据的接收发送的结构即可。

便携式终端机10是会议的参加者所使用的终端机。具有在会议中阅览会议资料20、记录笔记的功能。

[管理服务器]

管理服务器3具有内置或外挂的存储区域，在上述存储区域安装有管理服务器3用应用程序，对整个会议系统1进行控制。此外，在上述存储区域构筑有与会议系统1相关的数据库30(参照图2)。

在管理服务器3中管理服务器3用应用程序起动，与上述演讲用终端机5用应用程序以及便携式终端机10用应用程序之间收发命令，进行处理。管理服务器3用应用程序在起动中与多个演讲用终端机5用应用程序以及便携式终端机10用应用程序之间收发命令，因此常驻于管理服务器3中，优选为事件驱动式。所谓事件驱动式是指，与用户或其他程序所执行的事件(操作)对应地进行处理的程序的执行形式，在用户没有进行操作时，程序等待着执行操作，因此用户能够使该程序为等待状态，进行其他程序等的操作。其是被具有GUI(Graphical User Interface：图形用户界面)的用户界面的程序所广泛采用的执行方式。

如图2所述，在数据库30中，作为与会议系统1相关的信息，具有：会议信息31、会议资料信息32、参加者信息33、便携式终端机信息36、笔记信息34、笔记资料下载期限31f、笔记信息添加会议资料信息35、便携式终端机信息36等各表格。向数据库30进行的输入输出以及接入，由管理服务器3用应用程序执行。

此外，管理服务器3进行便携式终端机10的管理。通过在数据库30的便携式终端机信息36中进行设定注册/删除等，进行是否能够在本会议系统1中使用便携式终端机10的管理等。如图3(A)所示，具有在会议信息新建画面(基本信息)31A中，作为会议信息31的信息，对会议名31a、举行日期和时间31b、举行地点31c、内容31d、阅览期限31e、笔记资料下载期限31f等进行注册、变更的功能。

此外，图3(B)中，在会议信息新建画面(资料)31B中显示会议所使用的会议资料20的资料一览表31g。管理服务器从演讲者和参加者处接收会议中使用的会议资料20，并将该资料保管于存储区域内的规定的位置。管理者将接收到的会议资料20转换为在本系统中能够阅览的文件形式，再次储存于管理服务器的存储区域内的规定的位置。在本发明中，转换后的文件形式使用PDF(Portable Document Format：便携式文件格式，注册商标)形式。此外，图3(B)中，具有用于操作资料信息的资料添加31h、更换31i、删除31j、预览31k的按钮。

此外，图3(C)中，在会议信息新建画面(参加者)31C中显示该会议的参加者/演讲者信息，具有参加者信息33的删除31l、添加31m、注册31n的操作按钮。

此外，管理服务器3在会议结束时从各便携式终端机10取得会议中各参加者制成的笔记信息数据41，储存在管理服务器3内的存储位置。笔记信息数据41能够在图10所示的笔记资料一览表中进行确认。然后，利用管理服务器3的功能，制成将笔记信息34与会议资料20进行合成而得到的笔记信息添加会议资料42，并将其存储在数据库30中。然后，管理服务器3从参加者信息33中取得制成笔记信息数据41的参加者本人的邮件地址，或者，参加者本人在发送邮件时直接输入邮件地址，在向该参加者发送的电子邮件中记载笔记信息添加会议资料42的存储位置后，向参加者发送。各参加者接入上述电子邮件中记载的存储位置，下载笔记信息添加会议资料42。

像这样，能够制成犹如参加者直接写在会议资料20上那样的会议资料，分发给参加者。

另外，管理服务器3与演讲用终端机5以及便携式终端机10之间的命令的收发、向数据库30的接入等的处理，实际上是操作管理服务器3用应用程序而执行的，在以后的说明中省略“应用程序”，仅记载操作“管理服务器3”。

[演讲用终端]

演讲用终端机5是在会议中演讲者进行操作的终端机。通过在演讲用终端机5上操作应用程序，向管理服务器3发送对显示于便携式终端机10的会议资料20进行操作的命令、删除存储于便携式终端机10内的会议资料20的命令等。此外，演讲用终端机5通过变更便携式终端机10的设定，变得能够使用。

如图4(A)所示，上述演讲者所使用的便携式终端机10，显示便携式终端机设定画面37，在“演讲者”切换设定38中，选择“是”(“ON”)，赋予演讲者权限，由此能够作为演讲用终端机5使用。上述演讲者，可以是预先在会议参加者信息33中注册成为“演讲者”的人。

或者，在会议中参加者希望进行演讲的情况下，通过上述演讲者的允许，上述参加者的便携式终端机10能够作为暂时被赋予了演讲者的权限的演讲用终端机5’使用。

以下，示出上述暂时演讲者的权限赋予程序。从希望演讲的参加者的便携式终端机10向具有权限的演讲用终端机5发出希望得到演讲者权限之意的通知，在演讲用终端机5显示演讲者申请画面39(参照图4(B))。接着，当上述演讲者在演讲者申请画面39上按下“允许”时，对上述希望演讲的参加者的便携式终端机10发出暂时赋予演讲者的权限的通知，使该便携式终端机10能够作为演讲用终端机5’使用。在此情况下，演讲用终端机5’，可以与演讲用终端机5相比在使用的功能上设置限制。此外，上述演讲者和演讲用终端机5，能够强制地制约、解除演讲用终端机5’的暂时演讲者权限。

此外，演讲用终端机5与便携式终端机10装载有同一应用程序，根据其演讲者权限的不同，对管理服务器3的接入权限和操作不同。在用演讲用终端机5阅览会议信息31等的阅览数据库30的内容的情况下，演讲者操作应用程序，演讲用终端5用应用程序直接进行对数据库30的接入和信息的提取，将所提取的信息显示在演讲用终端机5的画面中，由此演讲用终端5的演讲者能够阅览数据库30的信息。

另外，演讲用终端机5与管理服务器3以及便携式终端机10之间的命令的收发等的处理，实际上是通过操作应用程序而执行的，在以后的说明中省略“应用程序”，仅记载为操作“演讲用终端机5”。

[参加者用便携式终端机]

图5所示的便携式终端机10是会议的参加者在会议中用于阅览会议资料20以及输入与会议资料20相关的笔记的设备。便携式终端机10在内部或外部具有存储装置，在上述存储区域中安装有便携式终端机10用应用程序，或者，具有能够执行用脚本语言等制成的在线程序的环境。此外，保存从管理服务器传送来的会议资料20，会议参加者在会议中将上述会议资料20显示在便携式终端机10的画面上进行阅览。

此外，具有参加者能够操作的输入装置，参加者能够以在会议资料20上进行书写的方式记笔记，具有用于选择/显示后面叙述的笔记功能的笔记输入选择按钮21(21a至21d)。所制成的笔记被保存在上述存储区域中。会议资料20在会议中能够由参加者显示任意页面。此外，参加者通过按下“同步”按钮(未图示)，能够打开与在演讲用终端机5上显示的页面相同的页面。

此外，具有以下功能，即，在会议结束时将上述笔记传送至管理服务器3；以及，根据演讲者的从演讲用终端5发出的命令，或者在经过阅览期限31e后，便携式终端机10显示下一次会议的会议资料信息32时，删除保存在便携式终端机10中的会议资料20。

会议参加者除了在会议开始时借用便携式终端机之外，也可以通过将参加者自己所持有的便携式终端机在管理服务器3上进行注册来使用。

只要便携式终端机10专用应用程序或用脚本语言等制成的在线程序能够动作并且会议资料20能够阅览，便携式终端机10可以是台式电脑、笔记本电脑、PDA(PersonalDigital Assistant：个人数码助理)等设备，OS(Operation system：操作系统)可以是MS-Windows(注册商标)，Mac OS(注册商标)等电脑用的OS，或便携式终端机用的iOS(注册商标)、安卓(Android，注册商标)等的OS。此外，输入装置只要是鼠标、图形输入板、触摸屏等的使用者通过操作能够输入至终端机的设备即可。在本实施例中，以小型且便携型的具有触摸屏输入形式的便携式终端机为例进行说明。

另外，便携式终端机10与管理服务器3以及演讲用终端机5之间的命令的收发等的处理，实际上是对便携式终端机10用应用程序进行操作来执行，但在以后的说明中，省略“应用程序”，记载为操作“便携式终端机10”。

[笔记制成功能]

接着，参照图6至图9，对本发明的笔记功能进行说明。在会议中参加者所阅览的会议资料20为电子数据，因此，本发明具有笔记功能，以便参加者对资料进行标注或进行备忘记录，从而提高参加者的便利性。用上述笔记功能制成的笔记的种类有第一笔记、第二笔记和第三笔记这三种。

图6是表示第一笔记(手写笔记)和第二笔记(标签)的输入的图，图7是表示第三笔记(文本笔记)的输入的图，图8是表示笔记一览画面的图，图9是表示显示笔记合成后的状态的画面的图。

如图6所示，参加者在会议中，为了开始笔记输入，按下便携式终端机10的笔记输入选择按钮21(“手写笔记”模式按钮21a、“文本笔记”模式按钮21b)，由此能够对在画面中显示的会议资料20使用笔记功能。

上述第一笔记是“手写笔记”的功能，例如，如手写笔记23那样，能够在便携式终端机10上与显示中的会议资料20重叠地在画面上的任意位置以任意的大小、色彩进行写入。通过按下“手写笔记”模式按钮21a，转换到能够进行笔记输入的状态。在本实施例中，使用触摸屏，因此能够用手指、触控笔(手写笔)等进行手写输入。此外，也可以用鼠标等作为输入装置进行输入。

上述第二笔记是所谓的“标签”功能，在小纸片的图像的范围内(例如标签24)输入文字等，在便携式终端机10上与显示中的会议资料20重叠地配置于画面上的任意位置。通过按下“标签”模式按钮21d，转换到能够输入标签24的状态。与第一笔记同样地，可以用手指、触控笔等进行手写输入，也可以用鼠标、键盘等进行输入。标签部在便携式终端机10上与显示中的会议资料20重叠地配置于任意位置，能够用鼠标、键盘等简单地移动配置位置，从而使其配置于新位置。此外，并不是必须在标签部输入文字等，也可以作为单纯的记号来设置标签。

上述第三笔记是“文本笔记”功能，通过按下“文本笔记”模式按钮21b，转换到专用的文本笔记输入画面25(参照图7)。在文本笔记输入画面中，用画面中的由软件实现的模拟键盘26或作为输入装置的键盘等进行文字输入。此外，也可以装载用手指、触控笔等进行文字输入后自动地转换成文字从而在文本笔记输入画面上进行文字输入这样的软件。

对于所输入的上述第一笔记、上述第二笔记的信息，将写有笔记的会议资料20的页面、位置、大小等记录到笔记信息数据41中，保存在便携式终端机10的存储区域。已制成的笔记信息数据41，即使对会议资料20进行翻页，也会当再次显示页面编号时，如图6所示，会议资料20与手写笔记23以及标签24重叠显示，犹如写在真的纸质资料上那样地显示。

对于所输入的上述第三笔记的信息，在上述第三笔记中自动插入写有笔记的会议资料20的页面编号进行编辑，作为文本笔记信息数据(未图示)记录在笔记信息数据41中，保存于便携式终端机10的存储区域。

[笔记显示功能]

此外，本发明具有笔记信息数据41的显示功能。参加者在会议中，在显示会议资料20期间通过按下“笔记一览”画面按钮21c，如图8所示，显示笔记一览画面27，将保存在笔记信息数据41中的第一笔记至第三笔记的内容显示为缩略图44，从而能够进行确认。在笔记一览画面27中，当按下“全部”按钮28a时，显示第一笔记至第三笔记的全部笔记。当按下“手写”按钮28b时，显示示出了第一笔记的内容的一览的画面。当按下“标签”按钮28c时，显示示出了第二笔记的内容的一览的画面。当按下“文本”按钮28d时，显示仅示出第三笔记的内容的一览的画面。像这样，能够显示从笔记数据中提取的与各按钮对应的笔记数据的内容。

例如，如图8所示，在按下“全部”按钮28a的情况下，在笔记一览画面27中显示第一缩略图44a和第二缩略图44b。第一缩略图44a显示成能够辨识出存在页编码、第一笔记(手写)和第二笔记(标签)。第二缩略图44b中附加显示有能够辨识出存在第三笔记(文本笔记)的图标。第一缩略图44a和第二缩略图44b能够分别通过双击或点击来放大显示。

[会议资料和笔记信息数据的资料]

然后，在会议结束时按下笔记的“保存”按钮(参照图11)，会议资料20与笔记信息数据41(第一笔记、第二笔记和第三笔记)被合成，从而生成一个新的笔记信息添加会议资料42。此时，如图9所示，第一笔记、第二笔记添加在会议资料20的记录笔记的位置(手写笔记信息添加会议资料42a)，第三笔记汇总编辑后添加在笔记信息添加会议资料42的末尾(文本笔记信息添加会议资料42b)。

[系统运用]

以下，使用图12至图15对会议系统1的运用进行说明。图12和图13示出举行会议时各设备的设定、对数据库30进行的信息注册等会议的预先准备，图14和图15示出从会议开始至会议结束的处理。

[系统初始注册]

首先，对图12和图14进行说明。分别对管理服务器3、便携式终端机10(演讲用终端机5)安装应用程序(步骤S1)。在初次起动演讲用终端机5用应用程序和便携式终端机10用应用程序的情况下，需要由管理者进行将各终端机注册到会议系统中的设定。管理者是实施会议系统1的管理和维护的人。

在将便携式终端机10用应用程序安装至便携式终端机10后初次起动时，在便携式终端机10的画面上显示向管理服务器3的连接设定用画面(未图示)，通过按下确认(OK)按钮来请求管理服务器3进行认证。此时，便携式终端机10的信息被注册至管理服务器3中(步骤S2)。终端信息注册的项目有终端机ID、标识符(管理上的名称)等，终端机ID是例如Mac地址(Media Access Control address：媒体访问控制地址)、UDID(Unique DeviceIdentifier：唯一设备标识)、Android ID等，只要是能够辨别各便携式终端机10的固有的识别编号即可。

接着，管理者从已注册的便携式终端机的一览(未图示)中选择终端，通过按下批准按钮来允许该终端的连接。没有被管理服务器3批准的便携式终端机的认证被拒绝(步骤S3)。像这样，仅已注册的终端能够登录到会议系统1上，由此能够限制来自未得到批准的不明的便携式终端机10的接入，增强安全性。

[会议数据注册：会议信息的注册]

接着，进行会议信息的注册。在进行新的会议时，管理者使管理服务器3显示图3A所示的会议信息新建画面(基本信息)31A，对各种会议信息进行注册(步骤S4)。注册的内容是会议名31a、举行日期和时间31b、举行地点31c、内容31d、阅览期限31e、笔记资料下载期限(笔记信息删除期限)31f等。

[会议数据注册：会议资料的注册]

当会议信息31的注册结束时，将会议资料20存储在管理服务器内的存储区域中，与会议信息31建立关联(步骤S5)。会议资料20从演讲者交接至管理者。交接的方式可以是存储至介质、添加在电子邮件中、经公司内部LAN等的网络传输等，只要不会产生安全性上的问题，任何方式均可。管理者按下图3(B)所示的会议信息新建画面(资料)31B的资料添加按钮31h，指定上述交接来的会议资料20，由此在数据库30中注册信息(步骤S5)。当信息被注册时，在画面的会议资料栏31g中显示文件名、演讲用资料名、转换结果等。一个会议中使用的会议资料20可以为1件或者多件。在为多件的情况下，将步骤S5反复执行会议资料的件数次。

[会议数据注册：会议资料的文件形式转换]

接着，在已注册的会议资料的文件形式与会议系统中指定的文件形式不同的情况下，进行转换至会议系统中指定的文件形式的处理(步骤S6)。这是因为在各个资料以不同的文件形式交接来的情况下，通过使之统一，整个系统的运用会变得容易。在图3(B)所示的会议资料栏31g中，显示有已注册的会议资料的文件名，根据其扩展名能够辨别文件形式。在本实施例中，将会议资料转换成PDF形式的文件。指定要转换的会议资料20，实施PDF转换处理，由此将存储区域中的会议资料20的文件形式转换为PDF，将在数据库30中注册的文件名变更为转换后的文件名并进行记录，将会议资料栏31g更新为转换后的文件名，更新转换的结果进行显示。文件的转换可以按每个文件进行，或者可以将多个文件统一转换一次。

[会议数据注册：阅览期限注册]

接着，输入会议资料20的阅览期限31e(步骤S7)。设定在便携式终端机10上能够阅览会议资料20的最终日期时间作为阅览期限。便携式终端机10在起动时确认保存在该便携式终端机10中的会议资料20的阅览期限31e，在已过阅览期限31e的情况下，删除会议资料20。优选在该会议的预定结束时刻(年月日时分)后进行设定。

接着，设定会议结束后的会议资料20(笔记信息添加会议资料42)的下载期限(笔记信息删除期限)31f(步骤S8)。各参加者在会议结束后接入在被送付的电子邮件中记载的存储位置，下载笔记信息添加会议资料42，从安全性和资源管理的角度出发，不宜将期限设置成无限制。因此，输入笔记资料下载期限(笔记信息删除期限)31f，设定会议结束后的、下载日期。然后，将已过下载期限(笔记信息删除期限)31f的笔记信息添加会议资料42完全删除。

[会议数据注册：参加者注册]

接着，在数据库30的参加者信息33中注册会议的参加者的信息(步骤S9)。管理者从管理服务器3的参加者的注册用画面(未图示)输入会议的参加者的数据，注册为参加者信息33。进行注册的数据有姓名、职位名、部门、电子邮件地址、ID、密码、演讲者权限等。此处，ID、密码是在登录会议系统的认证中使用的，并不对每个会议的参加者进行限定。当进行参加者的注册时，记录于数据库30内，显示在参加者的管理画面的一览表(未图示)中。已注册的参加者的数据直到管理者删除为止有效，可在多次会议中使用。

[会议预先准备：会议信息的选择]

首先，从管理服务器3的会议的管理画面(未图示)中选择要举行的会议(有效化)(步骤S10)。通过选择会议，使该会议成为举行对象。在本发明中通过使要举行的会议成为举行对象，能够从管理服务器3向便携式终端机10下载会议资料20。这是为了防止错误地下载其他会议的资料。

[会议预先准备：便携式终端机的连接]

接着，起动便携式终端机10，使其显示会议选择画面(未图示)。在上述会议选择画面中，输入预先分配到应用程序中的会议的URL。这样一来，便携式终端机10向管理服务器3发送连接许可的请求。便携式终端机10通过无限LAN与无线路由器7进行通信，经由网络2向管理服务器3发送请求。由于管理服务器3是事件驱动方式，所以持续等待来自便携式终端机10和演讲用终端机5的命令。管理服务器3针对命令返回响应。

管理服务器3在发来认证请求的便携式终端机10的终端机ID已经注册于数据库30中的情况下，返回认证成功的响应，由此连接便携式终端机10(步骤S11)。

[会议预先准备：实施下载]

当便携式终端机10与管理服务器3的基于认证成功的连接确立时，管理服务器3向便携式终端机10发送在步骤S10中选择的会议信息31和该会议的会议资料20(步骤S12)。便携式终端机10将会议资料20保存在存储区域中。在会议信息31中记载有多个会议资料20的情况下，便携式终端机10在判断为所有会议资料20向便携式终端机10的下载已结束的时刻，结束处理。

[会议开始]

接着，参照图13和图15对与会议的开始、会议中和会议结束相关的会议系统1的处理进行说明。会议可以在构筑有网络2的会议室内举行，或在企业的总公司与分公司之间远程举行，只要是能够与网络2连接的环境即可。

[会议开始：演讲用终端机5的设定]

在此，如前面叙述的那样，通过将“演讲者”切换设定38设定为“是”(“ON”)，能够使演讲者的便携式终端机10作为演讲用终端机5使用，由此开始会议(步骤S21)。在此时刻，接入上述会议URL的便携式终端机10开始参加会议。

[会议开始：便携式终端机10的起动]

会议的参加者可以在会议会场借用在会议中使用的便携式终端机10，或者可以将已经在便携式终端机信息36中注册的自己所有的便携式终端机10带到会议会场来使用。在会议会场中，当参加者接通便携式终端机10的电源(步骤S22)时，便携式终端机10起动，与管理服务器3进行认证的通信，在便携式终端机10已经在便携式终端机信息36中注册的情况下，判断为认证正常，显示“参加者认证画面”(未图示)。此外，在便携式终端机10未在便携式终端机信息36中注册的情况下，通过管理者在管理服务器3中对该便携式终端机10进行注册，使其能够使用。

接着，在“参加者认证画面”(未图示)中输入使用便携式终端机10的参加者的ID、密码，与在数据库30的参加者信息33中注册的信息进行对照(步骤S23)。通过对照判定上述ID、密码正确的情况下，参加者得到认证，能够登录到管理服务器3上。登录到管理服务器3上，而显示会议选择画面(未图示)。在上述会议选择画面中，输入预先分配到应用程序中的会议的URL。通过该便携式终端机10接入会议URL，并且演讲者的演讲用终端5开始使用，来开始参加会议(步骤S24)。

[会议中：会议资料的翻页指示]

当会议开始时，演讲者与会议的进行相应地操作输入装置，对显示在演讲用终端机5上的会议资料20进行翻页(步骤S25)。将此时的操作方法称为“自动操作”模式(参照图17)。当演讲用终端机5进行翻页时，向管理服务器3发送“翻页”命令。管理服务器3接收到命令，向便携式终端机10传送“翻页”命令。当便携式终端机10接收到命令时，以成为命令中记载的页面的方式显示会议资料20的页面，演讲用终端机5与便携式终端机10的会议资料20同步，显示同一页面(以下也称为“同步”)。

在会议中，参加者通过将操作方法切换为“手动操作”，能够将在便携式终端机10上显示的会议资料20转换至参加者的任意页面。在此，演讲者可以设置无法转换至会议中演讲过的页面以外的页面的限制。“手动操作”中，在从演讲用终端机5接受到“翻页”命令时，正在显示任意页面的情况下，可以忽略命令而不进行同步。此外，在有多件会议资料20的情况下，也可以阅览其他资料。

并且，在便携式终端机10中准备有“同步”按钮(未图示)，通过按下该按钮，能够使显示页面与演讲用终端机5的会议资料20同步。此时，操作方法切换至“自动操作”。此外，在演讲用终端机5上可以设置“强制同步”等的按钮，通过按下从而强制地使所有的便携式终端机10的页面同步。

[会议中：笔记信息数据的制成]

如前面叙述的那样，参加者在会议中如图6和图7所示，通过按下便携式终端机10的笔记输入选择按钮21(“手写笔记”模式按钮21a、“文本笔记”模式按钮21b)，能够对在画面上显示的会议资料20使用笔记功能(步骤S26)。

上述第一笔记(手写笔记)和上述第二笔记(标签)，作为笔记信息数据41，由与会议资料20不同的文件制成，能够与会议资料20重叠地在画面上的任意位置以任意大小、色彩进行写入。在本实施例中使用触摸屏，因此能够用手指、触控笔等来进行手写输入。此外，作为输入装置，可以用鼠标、键盘等进行输入。对于上述第三笔记(文本笔记)，通过按下“文本笔记”模式按钮21b，转换至专用的文本笔记输入画面25(参照图7)。在文本笔记输入画面25中，利用画面中的基于软件的模拟键盘26、作为输入装置的键盘等进行文字输入。此外，可以装载用手指、触控笔等进行文字输入后自动地进行文字转换从而在文本笔记输入画面中进行文字输入这样的软件。

此外，参加者通过按下便携式终端机10的“笔记一览”画面按钮21c，如图8所示，显示笔记一览画面27，将保存在笔记信息数据41中的第一笔记至第三笔记的内容显示为缩略图44，通过将这些缩略图放大，能够确认参加者所输入的笔记的内容。

[会议结束]

参照图13和图16对会议的结束处理进行说明。自参加者使各自的便携式终端机10的应用程序结束，参加者和演讲者全体人员均从会议会场中退出的时刻起，管理服务器3判断为会议结束(步骤S27)。此时，即使参加者和演讲者的一部分先退出了会议会场，也不会对会议中的其他参加者和演讲者产生影响。

参加者的便携式终端机10在使上述应用程序结束时，确认笔记信息数据41的有无，在存在笔记信息数据41的情况下，如图11所示，显示“笔记资料发送地址”对话29(步骤S28)。参加者在希望留下自己输入的笔记数据的情况下，输入接收用于通知会议资料20和笔记数据(笔记信息添加会议资料42)的存储位置的邮件的邮件地址。或者可以从参加者信息33中自动取得邮件地址显示在对话29中来代替输入。

[笔记信息数据的合成/发送处理]

接着，管理服务器3接收笔记信息数据41，将其储存在存储区域中，更新数据库30的笔记信息34的信息。笔记信息34基于参加者信息33中的姓名、职位名、部门、电子邮件地址和会议信息31的会议名31a、会议资料31g，作为笔记信息34注册到数据库30中。像这样，以能够判别笔记信息数据41的制成者、会议名的方式保存信息。

另一方面，在参加者不保存笔记数据的情况下(步骤S28中否(No))，将笔记信息数据41废弃，结束会议。

接着，管理服务器3将笔记信息数据41与会议资料20合成，制成笔记信息添加会议资料42(步骤S30)。笔记信息数据41和会议资料20是不同的文件，将两者重叠起来进行合成，像在画面上记笔记时那样，犹如参加者直接写在会议资料20上地制成为1个电子文件。在该合成操作时，如图9所示，第一笔记、第二笔记添加在会议资料20中的记了笔记的位置(手写笔记信息添加会议资料42a)，第三笔记汇总编辑后添加在笔记信息添加会议资料42的末尾(文本笔记信息添加会议资料42b)。另外，在该合成操作时，笔记信息添加会议资料42优选为PDF等的不能变更的文件形式，可以实施电子水印等的用于防止不正当复制、数据的篡改的措施。像这样合成为电子文件的资料，作为笔记信息添加会议资料42储存在管理服务器3的保存区域(下载站点)中(步骤S31)。

接着，将下载站点のURL(Uniform Resource Locator：统一资源定位标志)发送至在步骤S28中参加者所指定的邮件地址(步骤S32)。参加者通过接入邮件中通知的上述URL，下载笔记信息添加会议资料42，能够得到在会议资料20上合成了自己的笔记的笔记信息添加会议资料42。此外，参加者能够在将笔记信息添加会议资料42下载后从下载站点处删除该笔记信息添加会议资料42。

当上述用于通知下载站点的URL的电子邮件发送结束时，向便携式终端机10发送该消息，会议结束。

[会议资料的删除]

接着，演讲者通过按下演讲用终端机5的“资料删除”按钮，将保存在便携式终端机10中的会议资料20和笔记信息数据41删除(步骤S33)。通过将便携式终端机10内的各种资料删除，防止信息的泄漏。此外，管理者也能够删除笔记信息数据41。

演讲用终端机5当进行“资料删除”时，向管理服务器3发送“资料删除”命令。管理服务器3接收命令，并向便携式终端机10发送“资料删除”命令。便携式终端机10当接收到命令时，将所有会议资料20和笔记信息数据41从存储区域中删除。便携式终端机10在电源关断(OFF)状态或与网络2解除连接等的无法接收到“资料删除”命令的情况下，在从管理服务器3取得下一次的会议资料信息32，向便携式终端机10显示时，从便携式终端机10的存储区域中删除。此外，在该时刻电源关断的情况下，便携式终端机10下一次电源接通后，在最初显示会议资料一览的时刻执行会议资料20的删除。

此外，对于保存在管理服务器3中的会议资料20，管理者对图3所示的“会议信息·注册画面”进行操作，从会议资料栏31g中选择资料，按下资料删除31j，由此手动地将会议资料20从会议信息31中删除。在阅览期限31e的设定日期和时间删除了管理服务器3的会议资料20的情况下，从管理服务器3向便携式终端机10发送调查便携式终端机10中是否留有会议资料20的命令，在留有会议资料20的情况下，删除便携式终端机10的会议资料20。

像这样，会议的参加者不会在会议中以及会议结束后使用纸张介质的资料，并且能够将会议中的笔记作为电子数据统一地进行管理。此外，参加者能够在会议的前后不必在便携式终端机10上获取或删除会议资料20而使用便携式终端机10，因此减少了参加者的负担。

[第二实施例]

本发明的会议系统也可以采用在上述电子邮件中添加笔记信息添加会议资料42后发送而使参加者取得该资料的方式，来代替上述的将笔记信息添加会议资料42储存到管理服务器3的保存区域(下载站点)中(步骤S31)，将下载站点的URL发送到参加者所指定的邮件地址(步骤S32)，参加者从上述URL下载笔记信息添加会议资料42而得到该笔记信息添加会议资料42的方式。

以下，示出本第二实施例的处理。

管理服务器3将笔记信息数据41与会议资料20合成，制成笔记信息添加会议资料42。

接着，管理服务器将笔记信息添加会议资料42发送至便携式终端机10，便携式终端机10暂时储存所发送来的笔记信息添加会议资料42。

接着，参加者将该笔记信息添加会议资料42添加到电子邮件中发送至步骤S28中参加者所指定的邮件地址。在电子邮件发送后通过自动或手动的方式删除笔记信息添加会议资料42(步骤S33)。

通过这样操作，参加者在会议结束后，能够获取在会议资料20上合成了自己的笔记而得到的笔记信息添加会议资料42。在本实施例的情况下，无需上述下载站点，管理服务器3的负荷减轻。此外，参加者不需要事后下载，提高了便利性。

[其他实施例]

本发明的会议系统除了上述实施例以外，也可以安装如下功能。

[动态图像资料]

作为本会议系统的其他实施例，会议资料20不仅可以使用PDF化后的文本、静止图像的资料，也可以使用动态图像·声音资料。动态图像的文件形式只要是能够由演讲用终端机5和便携式终端机10再现的形式即可，可以为QuickTime(注册商标)、MPEG(MovingPicture Experts Group：动态图像专家组)等的任何形式。

[调查问卷投票功能]

例如，由于便携式终端机10与管理服务器3能够相互发送信息，因此可以在便携式终端机10上安装调查问卷的投票功能。也可以具有投票后即刻在管理服务器3或演讲用终端机5上进行统计，能够统计出结果的功能。

[会议资料阅览限制功能]

例如，也可以具有能够与职员的职务等或部门、会议的收费参加者、免费参加者等的权限相应地限制从管理服务器3向便携式终端机10下载的资料的功能。能够对每个参加者仅提供必须的资料。

[离线时的使用]

此外，在未将便携式终端机10连接至管理服务器3的离线状态下，也能够参照已下载至便携式终端机10的资料。在此情况下，通过实施离线状态用的ID和密码认证来确保安全性。

如上述所示，根据本发明的电子会议系统，仅在从预先注册在管理服务器中的便携式终端机得到认证的情况下，将会议资料下载至该便携式终端机，上述会议资料能够在会议中阅览，因此不向没有进行预先注册的不明终端机执行下载，由此减小信息流出的危险性。此外，在会议结束后将上述会议资料从上述便携式终端机中删除，因此能够实现能将从便携式终端机流出信息等的危险进一步减小的无纸会议。此外，会议资料统一保存在管理服务器中，因此容易进行管理，在防止从外部接入、强化安全性方面优选。

此外，能够在会议中制成与在上述便携式终端机上显示的上述会议资料重叠地记入笔记的笔记数据(第一笔记、第二笔记)，在会议结束时将会议资料与上述第一笔记、第二笔记合成而制成合成资料，存储在服务器的规定的位置，向会议参加者的邮件地址发送记载有上述服务器的存储位置的电子邮件，由此参加者日后能够从上述存储位置下载上述合成资料。能够将会议资料以电子数据的形式分发，因此能够实现无纸会议。

此外，在会议中可以与上述会议资料切换画面，制成基于文本文的笔记(第三笔记)。由于能够与第一笔记、第二笔记同样地将会议资料以电子数据的形式分发，因此能够实现无纸会议。

此外，上述第一笔记至第三笔记在会议结束后被从上述便携式终端机删除，因此能够减小从便携式终端机流出信息等的危险。

此外，在会议结束后根据管理者的删除指示或已过指定日期的判定等，将上述会议资料、第一笔记至第三笔记从上述便携式终端机和上述管理服务器删除，因此能够减少信息流出等的危险。

本发明只要不脱离其本质特性，能够具体化为多种形式。因此，上述的实施方式主要是用于进行说明，而并不对本发明进行限制，这一点不言而喻。

符号说明

1 会议系统

2 网络

3 管理服务器

5 演讲用终端机

7 无线路由器

10 便携式终端机

20 会议资料

21 笔记输入选择按钮

21a “手写笔记”模式按钮

21b “文本笔记”模式按钮

21c “笔记一览”画面按钮

24 标签

25 文本笔记输入画面

26 模拟键盘

27 笔记一览画面

28a “全部”按钮

28b “手写”按钮

28c “标签”按钮

28d “文本”按钮

29 “笔记资料发送地址”

31A 会议信息新建画面(基本信息)

31B 会议信息新建画面(资料)

31C 会议信息新建画面(参加者)

31a 会议名

31b 举行日期时间

31c 举行地点

31d 内容

31e 阅览期限

31f 笔记信息删除期限

31g 会议资料栏

31h 资料添加

31i 更换

31j 删除

31k 预览

31m 添加

31n 注册

32 会议资料信息

33 参加者信息

34 笔记信息

35 笔记信息添加会议资料信息

36 便携式终端机信息

37 便携式终端机设定画面

38 “演讲者”切换设定

39 演讲者申请画面

41 笔记信息数据

42 笔记信息添加会议资料

42a 手写笔记信息添加会议资料

42b 文本笔记信息添加会议资料

44 缩略图

44a 第一缩略图

44b 第二缩略图

Claims (2)

1.一种电子会议系统，其特征在于，

是进行无纸化会议的电子会议系统，

具有：

多个终端机，由所述电子会议系统的参加者使用；

管理服务器，进行有带出限制的资料的保存、以及向被允许连接的所述多个终端机的所述资料的发送，

所述终端机通过在所述管理服务器注册能够作为会议参加用的终端机使用，并且能够作为由演讲者切换设定的选择而赋予演讲者权限的演讲用终端机、和不赋予演讲者权限的参加者用终端机而切换使用，

所述终端机具有：用于将由第一笔记、第二笔记以及第三笔记构成的笔记数据附加至会议资料而输入的单元；以及对在每个所述终端机输入的所述笔记数据是否保留于所述会议资料进行选择的单元，

所述输入的单元，关于第三笔记在专用的输入画面进行文本文章输入，并且在保存时插入所述第三笔记所书写的所述会议资料的页面编号而进行编辑，

所述管理服务器具有进行如下动作的单元：在选择保留所述笔记数据时，所述有带出限制的资料中针对每个所述终端机的所述笔记数据的所述第一笔记以及所述第二笔记以与所述资料重叠的形式合成，所述第三笔记被插入所述页面编号并附加在所述资料的末尾，

所述管理服务器将保存于该管理服务器的所述有带出限制的资料传送给被允许连接的所述终端机，并在会议结束后将所述资料从所述终端机删除。

2.如权利要求1所述的电子会议系统，其特征在于，

所述终端机具有进行如下动作的单元：在选择保留所述笔记数据时，获取通知将所述笔记数据存储于所述管理服务器的位置的邮件地址。