JP7339620B2 - 資料配付装置、資料配付システム、及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、資料配付装置、資料配付システム、及びプログラムに関する。

会議、打合せ、講習等のイベントにおいて、参加者がそのイベントで用いられる資料を電子的に配付し、各自で閲覧可能とするシステムが提案されている。例えば、特許文献１は、会議の参加者の携帯端末に会議の資料を配付する資料配付システムを開示している。この資料配付システムは、参加者情報が予め登録された参加者の携帯端末に、ネットワークを介して、資料を電子的に配付し、携帯端末での閲覧を可能にする。

特開２００９－１７５８４２号公報

このように、特許文献１が開示する資料配付システムは、参加者情報が予め登録されている参加者の携帯端末のみに資料を配付することができる。これは、参加者の認証、資料送付先（アクセス元）の特定などが必要だからである。
しかし、実際のイベントの場面では、イベントに急遽参加することになった参加者、事情により参加登録ができなかった参加者などが発生し、これらの参加者に滞り無く、資料を電子的に安全に配付することが望まれる。

本発明は、上述の事情に鑑みてなされたものであり、事前登録の無い者のイベントへの参加と資料の配付を可能にすることを目的とする。

上記の目的を達成するため、本発明に係る資料配付装置は、
複数の閲覧端末に資料を配付する資料配付装置であって、
イベントの参加予定者を特定する参加予定者情報を記憶する参加予定者情報記憶手段と、
イベントに、前記参加予定者以外の者（以下ゲスト）の参加を認めるか否かを示すゲスト情報を記憶するゲスト情報記憶手段と、
前記ゲスト情報が、ゲストのイベントへの参加を認めている場合に、所定の操作に応答して、ゲストがイベントに参加するための仮認証情報を発行する仮認証情報発行手段と、
前記複数の閲覧端末からの情報を取得する入力情報取得手段と、
前記入力情報取得手段が取得した情報が、前記参加予定者情報又は前記仮認証情報に一致するか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により一致すると判定された場合に、一致すると判定された情報を送信してきた閲覧端末に資料を配付する資料配付手段と、
を備える。

例えば、前記ゲスト情報は、ゲストに資料のダウンロードを認めるか否かを示す情報を含み、ゲスト情報が、資料のダウンロードを認めている場合には、前記仮認証情報に一致する情報を送信してきた閲覧端末からの要求に応答して、資料をダウンロードする手段をさらに備える。

イベント毎に資料を登録し、且つ、資料毎に配付の可否と配付期間を登録する登録手段を備え、前記資料配付手段は、配付可と設定されている資料のみを、配付期間内にのみ、配付するように構成してもよい。

資料とその履歴情報を記憶する記憶部と、所定の場合に、資料の履歴情報を出力する出力手段を備えてもよい。

例えば、前記記憶部は、資料の更新の履歴情報を記憶し、前記出力手段は、バージョンの異なる資料のアイコンを表示し、選択されたアイコンに対応する資料を出力する。

例えば、前記資料配付手段は、プレゼンタ用の閲覧端末の操作情報を受け付け、受け付けた操作情報に従って、前記プレゼンタ用の閲覧端末を含む複数の閲覧端末に実質的に同一の資料を表示させることにより表示を同期させてもよい。また、資料配付装置と、複数の閲覧端末と、を備え、各閲覧端末は、所定の条件に合致した場合に、資料の表示の同期状態を解除する手段を備えてもよい。

例えば、前記閲覧端末から、該閲覧端末で作成された手書きメモの情報を受信し、受信した手書きメモの情報を資料に対応付けて記憶する手段を備え、プレゼンタ用の前記閲覧端末から受信した手書きメモの情報を他の閲覧端末に配付する手段を備えてもよい。

いずれかの閲覧端末からの要求に応答して、プレゼンタ用の閲覧端末で作成された手書きメモの情報と、要求元の閲覧端末で作成された手書きメモの情報と、資料とを、異なるレイヤに展開して合成して１つのファイルとして、要求元の閲覧端末に送信する合成送信手段を備えてもよい。

前記閲覧端末から、該閲覧端末で作成されたテキストメモの情報を受信し、受信したテキストメモの情報を資料に対応付けて記憶する手段を備えてもよい。

また、本発明のプログラムは、コンピュータを、
イベントに事前登録された参加予定者以外の者（以下ゲスト）の参加を認めるか否かを示すゲスト情報を記憶するゲスト情報記憶手段、
前記ゲスト情報が、ゲストの参加を認めている場合に、所定の要求に応答して、仮認証情報を発行する仮認証情報発行手段、
受信した情報が仮認証情報に一致するか否かを判定する判定手段、
前記判定手段により一致すると判定された場合に、一致すると判定された情報を送信してきた閲覧端末に資料を配付する資料配付手段、
として機能させる。

本発明によれば、仮認証情報を用いることにより、事前の登録の無い者にもイベントに参加を可能とし、資料を配付可能となる。

本発明の実施の形態に係る資料配付システムの構成を示すブロック図である。 図１に示す資料配付装置のハードウェア構成を示すブロック図である。 図１に示す資料配付装置の機能構成を示すブロック図である。 図１に示す閲覧端末のハードウェア構成を示すブロック図である。 図１に示す閲覧端末うちの専用プログラムインストール済みのものの機能構成を示すブロック図である。 図１に示す閲覧端末うちの専用プログラム未インストールのものの機能構成を示すブロック図である。 登録・変更画面の一例を示す図である。 一括操作選択画面の一例を示す図である。 登録・変更画面の一例を示す図である。 （Ａ）資料の更新の詳細を表示させる操作画面を示す図である。（Ｂ）更新履歴確認画面の一例を示す図である。 ユーザアカウントテーブルの一例を示す図である。 会議テーブルの一例を示す図である。 資料テーブルの一例を示す図である。 資料履歴テーブルの一例を示す図である。 ゲストユーザ参加可否テーブルの一例を示す図である。 ログイン画面の一例を示す図である。 ログイン処理のフローチャートである。 会議室のトップページの一例を示す図である。 プレゼンタ画面の一例を示す図である。 「仮認証情報」を発行したときの、プレゼンタ画面の一例を示す図である。 「仮認証情報」が入力されたログイン画面の一例を示す図である。 ゲスト入室後のプレゼンタ画面の一例を示す図である。 共有モード解除条件テーブルの一例を示す図である。 会議参加者の閲覧端末の画面例を示す図であり、非共有モードでの画面の例である。 会議参加者の閲覧端末の画面例を示す図であり、共有モードの画面での例である。 会議参加者の閲覧端末の画面例を示す図である。 会議参加者の閲覧端末の画面例を示す図である。 会議参加者の閲覧端末の画面例を示す図である。 会議参加者の閲覧端末の画面例を示す図である。 会議参加者の閲覧端末の画面例を示す図である。 会議参加者の閲覧端末の画面例を示す図である。 会議参加者の閲覧端末の画面例を示す図である。 会議参加者の閲覧端末の画面例を示す図である。 会議参加者の閲覧端末の画面例を示す図である。 会議参加者の閲覧端末の画面例を示す図である。 資料と手書きメモ及びテキストメモの保存形態を説明する図である。 表示更新処理のフローチャートである。

以下、本発明の実施の形態に係る資料配付システムについて、図面を参照しつつ説明する。

本発明の実施の形態に係る資料配付システム１は、講習、会議、打ち合わせ等の各種イベントにおいて用いられる資料（電子データ）を参加者が使用する端末装置に配付するシステムである。資料配付システム１は、図１に示すように、イベントの参加者が使用する閲覧端末１００と、閲覧端末１００の各々に対してイベント主催者等により登録されたイベント資料を配付する資料配付装置２００とを含む。

なお、本実施の形態では、イベントとして会議を例にとって説明する。

閲覧端末１００の各々と、資料配付装置２００とは、ネットワークＮＷを介して相互に通信可能に接続されている。ネットワークＮＷは、単一の通信プロトコルに準拠したネットワークだけではなく、異なる通信プロトコルに準拠した複数のネットワークで構成され得る。通信プロトコルは、周知の有線および無線の通信規格から選択され、例えば、無線通信プロトコルとしては、Ｗｉ－Ｆｉ（登録商標）等の無線ＬＡＮ（Local Area Network）が適用される。

なお、本実施の形態では、資料配付システム１には、Ｎ台の閲覧端末１００－１，１００－２，．．．１００－Ｎが含まれるものとして説明する。なお、Ｎは２以上の整数である。また、閲覧端末１００の追加・加入、一部の閲覧端末１００の離脱も可能である。
なお、閲覧端末１００－１，．．．１００－Ｎの各々を特に区別しない場合、または、これらを総称する場合には、閲覧端末１００と称する。

閲覧端末１００は、会議のプレゼンタが資料を閲覧しつつ会議を進め、或いは、会議の参加者が配付された資料を閲覧するために使用する電子機器であり、例えば、ノート型パソコン、タブレット型端末、スマートフォン等から構成される。

閲覧端末１００のなかには、資料配付システム１にアクセスして利用するための登録情報であるアカウントを有する登録ユーザが使用するものと、アカウントを有していない非登録ユーザ（以下、ゲストユーザ）が使用するものとが混在する。また、閲覧端末１００の１台が、会議の進行役であるプレゼンタ用として使用され、他の閲覧端末１００が参加者用となる。

登録ユーザは、閲覧端末１００を用いて、１）会議を設定することができる、２）会議参加者に資料を配付及び提示しながら会議を進行することができる、３）会議に参加し、プレゼンタが提示する資料のページ単位のイメージデータをダウンロードし、閲覧することができる、４）会議開始前或いは会議終了後に、会議で使用する或いは会議で使用した資料を、ファイル単位で、ダウンロードすることができる。

一方、非登録ユーザは、１）仮認証情報（フラッシュシェアコード）を用いて資料配付装置２００にログインすることにより、会議に参加し、プレゼンタが提示する資料のページ単位のイメージデータをダウンロードし、閲覧することができる、２）認められている場合には、会議終了後に、資料を、ファイル単位で、ダウンロードすることができる。

（資料配付装置２００のハードウェア構成）
次に、資料配付装置２００について説明する。
資料配付装置２００は、１）会議を登録し、２）会議で使用する資料をファイル単位で受け付け、３）会議中は、プレゼンタの操作に応答して、資料をページ単位で会議参加者の各閲覧端末１００に提供（ダウンロード）し、４）資料のファイル単位で閲覧端末１００に提供（ダウンロード）する。

資料配付装置２００は、物理的には、図２に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２０１、ＲＯＭ（Read Only Memory）２０２、ＲＡＭ（Random Access Memory）２０３、補助記憶装置２０４、表示装置２０５、入力装置２０６、通信装置２０７を備える。これらの各部は、バスラインＢＬを介して相互に電気的に接続されている。

ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０２や補助記憶装置２０４からプログラムをＲＡＭ２０３上に読み出して実行することにより、資料配付装置２００の各種機能を実現する演算装置である。

ＲＯＭ２０２は、ＣＰＵ２０１が実行する各種プログラムやプログラム実行の際に使用する各種固定データ等を記憶する不揮発性メモリである。

ＲＡＭ２０３は、ＲＯＭ２０２や補助記憶装置２０４から読み出されたプログラムやデータを一時的に保持する揮発性メモリであり、ＣＰＵ２０１の作業領域として使用される。

補助記憶装置２０４は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＳＳＤ（Solid State Drive）等の記憶内容が書き換え可能な不揮発性の記憶装置である。補助記憶装置２０４は、例えば、ＣＰＵ２０１が実行するプログラム、そのプログラム実行の際に用いられるデータ、そのプログラム実行により生成されたデータを記憶する。補助記憶装置２０４は、後述する資料配付処理に係るプログラムを記憶する。

表示装置２０５は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）、ＰＤＰ（Plasma Display Panel）、有機ＥＬ（Electro-Luminescence）ディスプレイ等の画像表示装置であり、ＣＰＵ２０１の制御に従って、各種画像を表示する。

入力装置２０６は、キーボード、マウス、スイッチボタン等の操作入力装置であり、利用者による各種操作を受け付け、受け付けた操作に応じた操作信号をＣＰＵ２０１に供給する。なお、入力装置２０６は、表示装置２０５の表示画面とこれに重ねて設けられたタッチセンサとを有するタッチパネルであってもよい。この場合、入力装置２０６は、タッチパネルにおける利用者の接触動作に係る接触位置や接触態様等のタッチセンサによる検出結果に応じた操作信号をＣＰＵ２０１に供給する。

通信装置２０７は、閲覧端末１００の各々と通信するための通信インタフェースである。通信装置２０７は、ＣＰＵ２０１の制御に従って、ネットワークＮＷを介して閲覧端末１００の各々との間で各種データを送受信する。

（資料配付装置２００の機能構成）
資料配付装置２００は、機能的には、図３に示すように、制御部２１０、記憶部２２０、表示部２３０、操作部２４０、通信部２５０を備える。各機能部は、ＣＰＵ２０１が、補助記憶装置２０４に記憶されている資料配付処理プログラムをＲＡＭ２０３をワークエリアとして実行することにより、実現される。

制御部２１０は、資料配付装置２００の各構成部位を制御する。制御部２１０は、機能的には、認証部２１１、仮認証情報発行部２１２、資料管理部２１３、資料配付部２１４、プレゼンタ操作情報通知部２１５、を有する。

認証部２１１は、閲覧端末１００から受信したログイン要求に含まれる認証情報に基づいて、正当なアクセス権限を有するユーザであることを認証する。具合的には、認証部２１１は、記憶部２２０に、ユーザ別に記憶された認証情報（アカウント：ＩＤとパスワード）と、閲覧端末１００から送信された認証情報（ＩＤとパスワード）とを照合し、双方が一致する場合には、この資料配付システム１の登録ユーザであるとして認証成功と判断する。
また、認証部２１１は、仮認証情報発行部２１２が発行した仮認証情報を、発行から所定時間内に閲覧端末１００から受信した場合には、その認証情報の送信元である閲覧端末１００のユーザをゲストユーザであるとして認証成功と判断する。

仮認証情報発行部２１２は、プレゼンタの閲覧端末１００での所定の要求操作に応じて、そのプレゼンタが進行役の特定の会議（のみ）に参加（ログイン）するための仮認証情報（フラッシュシェアコード）を要求元の閲覧端末１００に発行する。仮認証情報は、例えば、一定時間に限り有効で且つ一度しか使うことのできないパスワードである。仮認証情報発行部２１２は、一時的に有効な仮認証情報を発行する仮認証情報発行手段の一例である。

資料管理部２１３は、イベント毎及びファイル毎に、資料を管理する。管理の内容は、配付許可期間の管理、備考情報の管理、ダウンロード情報、ステータス情報の管理などである。配付許可期間は、資料の配付を認める期間を言う。備考情報は、各資料に関し、管理者が入力した備考情報・メモ情報である。ダウンロード情報は、その資料を誰がファイル単位でダウンロードしたかを示す情報である。ステータス情報は、資料の更新の有無、バージョンなどを示す情報である。

資料配付部２１４は、認証されたユーザが所有する閲覧端末１００に対して、対応する資料をダウンロードする。
ダウンロードにはページ単位とファイル単位の２つの態様が存在する。
まず、会議中は、プレゼンタの会議の進行に併せて、プレゼンタが参照している資料の参照しているページのイメージデータを各閲覧端末１００に配付する。配付処理の詳細については、後述する。

また、資料配付部２１４は、登録ユーザに関しては、会議の開始前又は終了後、資料のファイル単位のダウンロードの要求を受け付けると、要求された資料を要求元の閲覧端末１００に送信する。その資料に、会議中に作成されたプレゼンタの手書きメモ（コメント）、ユーザ自身の手書きメモが付されている場合には、資料配付部２１４は、オリジナルの資料の画像のレイヤと、プレゼンタの手書きメモの画像のレイヤと、ユーザ自身の手書きメモの画像のレイヤとを合成して、例えば、ＰＤＦ形式のファイルを生成して、これを閲覧端末１００に提供する。また、資料に、ユーザのテキストメモ（コメント）が付されている場合には、資料配付部２１４は、資料のファイルと共にテキストメモのファイルを閲覧端末１００に提供する。

また、資料配付部２１４は、ゲストユーザに関しては、会議終了後、閲覧端末１００から、資料のダウンロードの要求を受け付けた場合に、その資料のダウンロードが許可されている場合、要求された資料を要求元の閲覧端末１００に送信する。なお、その資料に、会議中に作成されたプレゼンタの手書きメモ、ユーザ自身の手書きメモが付されている場合には、資料配付部２１４は、オリジナルの資料の画像のレイヤと、プレゼンタの手書きメモの画像のレイヤと、ユーザ自身の手書きメモの画像のレイヤとを合成して、これを閲覧端末１００に提供する。また、資料に、ユーザのテキストメモが付されている場合には、資料配付部２１４は、資料のファイルと共にテキストメモのファイルを閲覧端末１００に提供する。

プレゼンタ操作情報通知部２１５は、会議中に、プレゼンタ（会議進行者）が閲覧端末１００に成した操作の内容を示す操作情報を会議に参加している全参加者の閲覧端末１００に供給する。操作情報とは、例えば、プレゼンタが、１）ある資料を選択したときにその操作、２）プレゼンタが資料の特定のページを開いたときに、その操作、３）プレゼンタが資料のページを進め或いは戻したときに、その操作、を示す情報である。また、プレゼンタ操作情報通知部２１５は、プレゼンタがスタイラスペン、マウスなどで、資料に手書きのメモを書いた時に、描かれたメモ（画像）を特定するベクトルデータをプレゼンタ以外の会議参加者の閲覧端末１００に供給する。

プレゼンタ操作情報通知部２１５の作用により、会議参加者が共通の資料の共通のページを閲覧しながら会議を進行することができる。

（閲覧端末１００のハードウェア構成）
図１に示す閲覧端末１００は、図４に示すように、実質的に、資料配付装置２００と同様に、ＣＰＵ１０１、ＲＯＭ１０２、ＲＡＭ１０３、補助記憶装置１０４、表示装置１０５、入力装置１０６、通信装置１０７を備える。これらの各部は、バスラインＢＬを介して相互に電気的に接続されている。
各部の機能は、資料配付装置２００を構成する各部と実質的に同一である。

（閲覧端末１００の機能構成）
資料配付装置２００に予め登録されている閲覧端末１００は、資料配付装置２００から専用アプリケーションをダウンロードして、補助記憶装置１０４にインストールした状態にある。専用アプリケーションをインストールした閲覧端末１００は、機能的には、図５に示すように、制御部１１０、記憶部１２０、表示部１３０、操作部１４０、通信部１５０を備える。

制御部１１０は、ＣＰＵ１０１が記憶部１２０に格納された動作プログラムをＲＡＭ１０３をワークメモリとして実行することにより実現される。制御部１１０は、機能的には、操作情報通知部１１１、資料取得部１１２、資料管理部１１３，表示制御部１１４，テキスト編集部１１５、表示モード切替部１１６，グラフィック部１１７，しおり部１１８を有する。

操作情報通知部１１１は、閲覧端末１００へのユーザの操作内容を示す情報を資料配付装置２００に通知する。この操作情報は、例えば、閲覧端末１００のキー入力操作、マウス操作、アイコン操作、資料読み出し操作、ページ指定操作、ページ送り操作、ページ戻り操作、ページジャンプ操作等を示す情報である。

資料取得部１１２は、会議中に、プレゼンタが閲覧する資料及びその閲覧ページを特定する情報を資料配付装置２００から受信し、同一の資料の同一ページのイメージデータの提供を資料配付装置２００に要求する。これにより、各閲覧端末１００は、プレゼンタと同期したイメージを閲覧することができる。
また、資料取得部１１２は、資料配付装置２００から、資料をファイル単位でダウンロードする。

また、資料管理部１１３は、ダウンロードした資料を管理する。例えば、提供されている資料のうち、どの資料がダウンロード済みで、どの資料がダウンロードしていないかを管理する。

表示制御部１１４は、資料、会議にプレゼンタが提供する画像等の画面表示を制御する。

テキスト編集部１１５は、テキストメモなどの、ユーザが入力したテキスト情報を編集する。

表示モード切替部１１６は、閲覧端末１００の表示をプレゼンタの表示と同期させる共有モードと、プレゼンタの表示とは非同期とする固有モードと、の間で切り替える。

グラフィック部１１７は、ユーザがスタイラスペン、マウスなどを用いて描いた画像、例えば、手書きメモのベクトルデータを生成する。このベクトルデータは、手書きメモを構成する線を、線の資料のページ上の始点位置、中間点の位置、．．．終点の位置、線の色、線の太さ等で表すデータである。

しおり部１１８は、ユーザの操作に従って、資料の任意の位置を記憶する。しおり部１１８は、記憶位置の何れかにジャンプして、表示することができる。

一方、一部のユーザの閲覧端末１００には、専用アプリケーションはインストールされていない。このため、閲覧端末１００は携帯端末の一般的な機能を備えるのみであり、図６に示すように、ブラウズ機能１２１、テキスト編集部１２２、表示モード切替部１２３，グラフィック部１２４、しおり部１２５、を備える。ブラウズ機能１２１は、様々なデータを描画し表示する機能である。テキスト編集部１２２は、ユーザが入力したテキスト情報を編集する。表示モード切替部１２３は、閲覧端末１００の表示をプレゼンタの表示と同期させる共有モードと、プレゼンタの表示とは非同期とする固有モードと、の間で切り替える。グラフィック部１２４は、ユーザが入力した手書きメモのベクトルデータを生成する。また、ベクトルデータで表された手書きメモを再生する。しおり部１２５は、資料の参照した場所を示すしおり情報を生成する。

次に、上記構成を有する資料配付システム１の動作、即ち、資料配付システム１を使って会議を進める方法を説明する。
なお、会議は、参加者の少なくとも一部が会場に集合し、ウエブを活用して行う会議と、ネット上だけで行われる会議とのいずれでもよい。
以下の説明では、プレゼンタと参加者が会場に集合して行う会議を想定する。また、閲覧端末１００に専用のプログラムがインストールされているとする。

（ユーザ登録）
資料配付システム１を使用することを予定している者は、予め、自己のアカウント（ＩＤとパスワード）をシステムにユーザ登録する。登録したユーザの氏名、ＩＤ、パスワードは、図１１に例示するように、資料配付装置２００の記憶部２２０に記憶されているユーザアカウントテーブルＴ１に登録される。ユーザＩＤは、利用者を特定できる情報であれば任意であり、メールアドレス等でもよい。パスワードは、生体情報等の任意の認証情報でもよい。

（会議の準備）
会議開催前に、会議の開催者の担当者（以下、単に担当者）は、ネット上に会議室（区別のため、仮想会議室）を設置する。

この仮想会議室設置のため、担当者は、閲覧端末１００を操作して、資料配付装置２００にアクセスし、次に、操作情報通知部１１１の機能により、ＩＤとパスワードとを資料配付装置２００に送信する。資料配付装置２００の認証部２１１は、ユーザを認証し、認証成功すれば、アクセスを許可する。

認証に成功したユーザは、閲覧端末１００を操作して、資料配付装置２００の資料管理部２１３を起動し、表示部１３０に図７に例示する登録・変更画面３０を表示させる。図示するように、この登録・変更画面３０は、会議名入力欄３１、概要入力欄３２、利用予定日欄３３、配付資料欄３４、管理設定欄３５を含む。

担当者は、会議名入力欄３１に会議名を、概要入力欄３２に会議の概要を、それぞれ、テキストで入力する。また、利用予定日欄３３に資料の利用予定日時を、配付資料欄３４に配付する資料を、管理設定欄３５に管理内容を、それぞれ、登録する。

さらに、担当者は、配付資料欄３４に、資料名、配付期間、備考、ファイル単位でのダウンロード（配付）の可否、を設定する。資料管理部２１３は、登録された各資料について、ダウンロード可能の可否を「可」（○）とし、ステータスを「新着」とする。担当者は、個々の資料について、配付期間を設定し、また、備考欄に、任意のテキスト列を入力する。

担当者は、配付期間、ダウンロードの許可、配付停止、削除などを任意に設定及び変更可能である。なお、各配付資料について個別に入力・設定することができる。

また、プルダウンメニューを選択することにより、複数の資料セットを構成する全資料について、一括で、入力・設定することも可能である。例えば、プルダウンメニューを開くと、図８に示すように、「配付時間の変更」、「ダウンロード許可」、「配付停止」、「削除」が選択できるようになっている。例えば、「配付時間の変更」を選択して、期間を指定すると、すべての資料について、その配付期間が設定される。また、「ダウンロード許可」を選択すれば、すべての資料について、ダウンロード許可の設定が成される。また、「配付停止」を選択すれば、資料自体は残したまま、すべての資料について、ダウンロードが禁止となり、配付が停止される。この場合、ファイル名と配付期間に抹消線が引かれ、ステータスが「停止」とされる。また、「削除」を選択すれば、すべての資料が削除され、表示されなくなる。

担当者は、資料を配付する対象の人物を特定する情報を、管理設定欄３５の登録ユーザ欄３６に登録する。ここに登録したユーザが、会議の参加者になる。登録可能なユーザは、ユーザアカウントテーブルＴ１に登録されているアカウントを有するユーザである。

また、ゲストユーザ欄３７に、ｉ）この会議にゲストの参加を認めるか否かの設定、ｉｉ）参加を認める場合に、ゲストユーザに資料のダウンロードをさせるか否かを設定する。前述のように、ゲストユーザとは、ユーザアカウントテーブルＴ１に登録されていないユーザ或いは事前登録ができず、参加予定者として登録されなかったユーザである。

さらに、担当者は、プレゼンタ設定欄３８に、プレゼンタ（進行役）となる人物を特定する。プレゼンタは、登録ユーザ欄３６に登録されている会議に参加する予定の登録ユーザのうちから選択される。

さらに、担当者は、資料セット管理者欄３９に、資料管理者を登録し、各管理者について、権限（登録・削除）を設定する。権限は、資料の登録（新規登録と更新登録）を認めるか否か、削除を認めるか否か等の情報を含む。なお、権限について、個別に入力・設定することも可能であるし、プルダウンメニューを選択することにより、複数の管理者について、一括で設定することも可能である。

入力・設定・編集が終了すると、担当者は、登録・変更ボタン４０をクリックする。この操作に応答して、制御部１１０の操作情報通知部１１１は、通信部１５０を介して、資料配付装置２００に入力された情報及びファイルを送信する。資料配付装置２００の資料管理部２１３は、通信部２５０を介して入力情報及びファイルを受信し、受信した入力情報から、図１２に例示する会議テーブルＴ２を生成し、記憶部２２０に登録する。会議テーブルＴ２は、会議とその会議に参加する登録ユーザの氏名とユーザＩＤ、開催日時、等の会議の情報を対応付けるテーブルである。会議テーブルＴ２は、イベントの参加予定者を特定する参加予定者情報を記憶する参加予定者情報記憶手段の一例である。

また、資料管理部２１３は、配付資料欄３４の情報から、図１３に例示する資料テーブルＴ３を生成し、記憶部２２０に登録する。資料テーブルＴ３は、会議とその会議で配付する予定の資料とを対応付けるテーブルである。各資料に関しては、資料名、配付期間、メモ、ダウンロードの可否、ステータス、資料ＩＤ等の情報を含む。なお、図１３では、ステータスとして、「更新有」などが表示されているが、最初の登録時は、公開される資料のステータスは「新着」のみである。後述する、追加・編集処理で、資料の更新があった際に、資料管理部２１３は、ステータスを「更新有」に変更する。

また、資料管理部２１３は、資料を受信すると、その資料のサムネール画像を生成し、資料に対応付けて格納する。

資料管理部２１３は、配付資料欄３４の情報から、各資料について、図１４に例示する資料履歴テーブルＴ４を生成し、記憶部２２０に登録する。資料履歴テーブルＴ４は、各資料の履歴（履歴情報）を記録したテーブルであり、会議室と、資料と、資料のバージョンと、資料の登録の日付と、資料の格納場所のアドレスと、を対応付ける。なお、図１４では、バージョンが４まで記載されているが、登録当初は、バージョン１のみである。

資料管理部２１３は、ゲストユーザ欄３７の情報から、図１５に例示するゲストユーザ参加可否テーブルＴ５を生成し、記憶部２２０に登録する。ゲストユーザ参加可否テーブルＴ５は、会議名とその会議にゲストユーザの参加を認めるか否か、認める場合に資料のダウンロードの可否を示す。
なお、ゲストユーザ参加可否テーブルＴ５は、イベントに、参加予定者以外の者（ゲスト）の参加を認めるか否かを示すゲスト情報を記憶するゲスト情報記憶手段の一例である。また、資料管理部２１３は、イベント毎に資料を登録し、且つ、資料毎に配付の可否と配付期間を登録する登録手段の一例である。

担当者は、必要に応じて、閲覧端末１００を操作して、適宜、登録・変更画面３０を再度表示し、図９に例示するように、登録事項を編集する。例えば、会議の概要を変更し、会議の期日を変更し、配付予定資料を追加し、更新し、或いは、削除し、配付期間を変更し、ダウンロードの可否を変更し、修正（変更）する。また、ゲストユーザの参加可否・資料のダウンロードの可否を変更し、さらに、資料管理者を追加変更する。

ここで、担当者が、登録・変更ボタン４０をクリックすると、制御部１１０の操作情報通知部１１１は、これを資料配付装置２００に送信する。資料配付装置２００の資料管理部２１３は、入力内容に応じて、図１２～図１５に示す会議テーブルＴ２、資料テーブルＴ３、資料履歴テーブルＴ４、ゲストユーザ参加可否テーブルＴ５を更新する。

図９に示す登録・変更画面３０上で、ステータスが「更新有」の資料について、更新の履歴或いは過去のバージョンの内容を確認したい場合がある。この場合、担当者は、配付資料欄３４の注目する資料のステータスの「更新有」をクリックする。この操作に応答して、資料管理部１１３は、図１０（Ａ）に示すように、「詳細情報」と「更新履歴」を選択するためのボックス４１を表示部１３０に表示する。

担当者が「詳細情報」をクリックすると、制御部１１０は、この操作情報を資料配付装置２００に送信する。操作情報に応答して、資料配付装置２００の資料管理部２１３は、その資料についての、更新内容の詳細情報を読み出し、閲覧端末１００に送信する。閲覧端末１００の資料管理部１１３は、受信した詳細情報を表示部１３０に表示する。

一方、担当者が「更新履歴」をクリックすると、制御部１１０は、この操作情報を資料配付装置２００に送信する。操作情報に応答して、資料管理部２１３は、資料履歴テーブルＴ４をアクセスし、該当する資料の過去の一連のバージョンのサムネール画像を特定し、記憶部２２０から読み出してアイコン化し、閲覧端末１００に送信する。閲覧端末１００の資料管理部１１３は、受信したアイコンを表示部１３０に、図１０（Ｂ）に示すように一覧表示する。なお、これは、資料ＢＢＢのバージョンが、図１４に示すように、４つある場合の具体例である。何れかのサムネールがクリックされると、制御部１１０は、この操作情報を資料配付装置２００に送信する。操作情報に応答して、資料配付装置２００の資料管理部２１３は、資料管理部２１３は、資料履歴テーブルＴ４を参照し、該当する資料を記憶部２２０の該当するアドレスから読み出し、閲覧端末１００に送信する。制御部１１０は、資料を受信し、これを表示部１３０に表示する。資料管理部２１３は、出力手段の一例である。
全資料の全履歴のサムネール画像を一覧表示するモードを設けてもよい。

（会議への参加と資料のダウンロード）
登録ユーザは、自己の閲覧端末１００を操作して、資料配付装置２００にアクセスし、図１６Ａに例示する資料配付システム１のログインページを開き、自己のＩＤを入力し、送信する。認証部２１１は、データを受信し、図１６Ｂに示すログイン処理を開始し、まず、入力データが図１１に示すユーザアカウントテーブルＴ１に登録されているユーザＩＤであるか否かを判別する（ステップＳ１１）。認証部２１１は、登録ユーザのユーザＩＤが入力されたと判別すると（ステップＳ１１：Ｙｅｓ）、パスワード入力画面を閲覧端末１００に送信する。閲覧端末１００は、パスワード入力画面を表示する（ステップＳ１２）。登録ユーザはパスワードを入力する。閲覧端末１００は、入力されたパスワードを資料配付装置２００に送信する。認証部２１１は、先に入力されたＩＤと今回入力されたパスワードの対がユーザアカウントテーブルＴ１に登録されているか否かを判別する（ステップＳ１３）。認証部２１１は、入力情報取得手段と判定手段の一例である。

登録されている場合、即ち、認証成功の場合（ステップＳ１３：Ｙｅｓ）、認証部２１１は、会議テーブルＴ２を参照し、そのユーザＩＤをユーザが参加者として登録されている会議の一覧を作成し、閲覧端末１００に送信する。閲覧端末１００は、会議の一覧を受信し、これを表示する（ステップＳ１４）。ユーザは、表示された一覧の中から、任意の会議を選択する。この操作が資料配付装置２００に通知される。

資料管理部２１３は、通知に従って、会議を選択し（ステップＳ１５）、選択した会議用のページを閲覧端末１００に送信する（ステップＳ１６）。閲覧端末１００は、図１７に例示するように、該当する会議のページを表示する。このページは、会議の開催予定、ファイル単位でダウンロード可能な資料のリストなどを含む。

なお、ユーザＩＤとパスワードとの対がユーザアカウントテーブルＴ１に登録されてない場合（ステップＳ１３：Ｎｏ）、適当なエラー処理を実行する（ステップＳ１７）。

登録ユーザは、提供されたホームページ上で、会議の予定を確認することができる。また、ダウンロード可能な資料を選択し、ファイル単位でダウンロードを指示することができる。
資料をファイル単位でダウンロードする場合、閲覧端末１００の資料取得部１１２は、ユーザの操作に応答して、資料配付装置２００に資料のダウンロードを要求する。資料配付装置２００の資料配付部２１４は、閲覧端末１００からの要求に応じて、記憶している資料を読み出して、閲覧端末１００に送信する。

閲覧端末１００の資料取得部１１２は、資料配付装置２００から送信されてきた資料を受信し、記憶部１２０に格納する。閲覧端末１００の資料管理部１１３は、ダウンロードした資料のバージョン、ステータスなどを管理する。

ユーザは、閲覧端末１００の操作部１４０を操作して、記憶部１２０に記憶している資料を表示部１３０に表示させて、閲覧することができる。テキスト編集部１１５は、各資料のページ単位に、テキストデータによるメモを配置することができる。

（会議開始時の動作）
会議開始時には、各登録ユーザは、前述の認証処理を行って、会議室に入室する。
会議の開始時刻になると、予め登録されているプレゼンタは、資料配付装置２００のプレゼンタ用の画面を表示部２３０に開き、任意の資料を表示して、それを参照しながら、会議を進行する。どの資料のどの部分を表示するかは、プレゼンタの任意である。

プレゼンタ用の表示画面は、図１８に示すように、左右２つのウインドウに分割され、さらに、左ウインドウは上下に２つに分割され、上段ウインドウにプレゼンタの情報が、下段ウインドウに、出席者の情報が表示される。
上段ウインドウには、プレゼンタを変更するための変更ボタンが配置されている。

さらに、図１５に示すゲストユーザ参加可否テーブルＴ５に「ゲストユーザの参加可」が設定されている場合、仮認証情報発行部２１２は、左下段ウインドウに、「仮認証情報発行」ボタン５１を配置する。これは、参加者登録をできなかった者に、ゲストとして会議に参加をする機会を与えるためのボタンである。

ゲストとして「ＡＢＣＤ会議」に参加することを希望するユーザは、会議に参加したい旨を、口頭、メール等の任意の手段により、プレゼンタに伝える。

プレゼンタは、要望があった場合には、「仮認証情報発行」ボタン５１をクリックする。
このクリック操作に応答して、制御部１１０は、仮認証情報発行要求を資料配付装置２００に送信する。仮認証情報発行部２１２は、仮認証情報発行要求に応答し、乱数を発生させること等により、仮認証番号と有効期間を発行し、閲覧端末１００に送信する。また、仮認証情報発行部２１２は、仮認証番号を発行すると、経過時間の計測を開始し、計測時間が設定されている表示期間に達すると、その仮認証番号を無効化する。

プレゼンタの閲覧端末１００は、資料配付装置２００からの仮認証番号と有効期間を受信する。閲覧端末１００の表示制御部１１４は、受信した仮認証番号と有効期間を図１９に示すように表示する。また、表示制御部１１４は、経過時間の計測を開始し、有効期間の残り時間或いは終了時刻を、例えば、図１９に示すように、棒グラフの形式で表示する。表示制御部１１４は、計測時間が有効期間に達すると、仮認証情報と有効期間の表示を消去する。
プレゼンタは、表示されている「仮認証情報」と「有効期間」を、口頭、電子メール等で、ゲストに伝える。

ゲストは、自己の閲覧端末１００で資料配付装置２００にアクセスし、そのブラウズ機能１２１により、図１６Ａに示すログイン画面を表示する。

ゲストは、図２０に例示するように、ログイン画面に、仮認証情報を入力し、「次へ」をクリックする。操作情報通知部１１１は、入力された仮認証情報を資料配付装置２００に送信する。資料配付装置２００の認証部２１１は、図１６Ｂに示すログイン処理を開始し、ステップＳ１１でＮＯと判別し、ステップＳ１８で、入力データが仮認証情報であるか否かを判別する。この例では、仮認証情報であるので、ログイン処理が仮認証情報の有効期限内であれば（ステップＳ１８：Ｙｅｓ）、ステップＳ１６に進み、その仮認証情報を発行した会議の会議用ページを図１７に例示するように生成し、ゲストユーザの閲覧端末１００に送信する。閲覧端末１００は、受信した会議用ページを表示する。なお、入力されたデータが、ユーザＩＤでも仮認証情報でも無い場合（ステップＳ１８：Ｎｏ）、適当なエラー処理を実行する（ステップＳ１９）。

制御部２１０の認証部２１１は、図２１に例示するように、プレゼンタの閲覧端末１００の画面の左下ウインドウにゲストの情報（ゲスト０１等）を表示する。

（会議中の動作）
会議の参加者が揃うと、プレゼンタは会議を開始する。
会議中は、プレゼンタは、資料配付装置２００の表示部２３０に任意の資料の任意のページを表示して、会議を進める。
全ての会議参加者の閲覧端末１００は、基本的に、プレゼンタの閲覧端末１００の画面と同一の画面を表示する。従って、会議参加者は、同一の資料の同一のページを順次参照しながら、会議を進めることができる。

このように、複数の閲覧端末１００の表示を同期させる処理について説明する。
プレゼンタが、自己の閲覧端末１００で、ある資料を呼び出し、任意のページを開く指示を行うと、これらの操作は全て操作情報通知部１１１により資料配付装置２００に通知される。

資料配付装置２００の資料管理部２１３は、プレゼンタの閲覧端末１００からの操作情報に応答して、全閲覧端末１００に、プレゼンタが特定の資料を読み出す指示をしたこと、特定のページを開く指示をしたことを通知する。

各閲覧端末１００の資料管理部１１３は、通知に応答し、資料配付装置２００に、通知された資料の通知されたページのダウンロードを要求する要求信号を送信する。

資料配付装置２００の資料配付部２１４は、資料要求信号に応答して、要求元の全閲覧端末１００に、要求された資料の要求されたページのイメージ画像のデータを生成して、ダウンロードする。

各閲覧端末１００の表示制御部１１４は、送信されたイメージ画像を受信し、資料の通知されたページのダウンロードを要求する要求信号を送信する。

例えば、プレゼンタが資料ＢＢＢの２頁を表示中にページ捲りを指示する操作を行ったと仮定する。この操作は操作情報通知部１１１により資料配付装置２００に通知される。資料配付装置２００の資料管理部２１３は、操作情報に応答して、全閲覧端末１００に、プレゼンタが資料ＢＢＢの３頁を開く指示をしたことを通知する。各閲覧端末１００の資料取得部１１２は、通知に応答し、資料配付装置２００に、資料ＢＢＢのページ３のダウンロードを要求する要求信号を送信する。資料配付装置２００の資料配付部２１４は、資料要求信号に応答して、資料ＢＢＢのページ３のイメージ画像を合成し、合成したイメージ画像のデータを要求元の閲覧端末１００に送信する。各閲覧端末１００の表示制御部１１４は、送信されたページ３のイメージ画像を受信し、これを表示する。

このようにして、表示画像を同期させて会議を進める。このような形態を資料を共有するという意味で共有モードと呼ぶ。資料管理部２１３及び資料配付部２１４は、資料配付手段の一例である。

ここで、閲覧端末１００の表示モード切替部１１６は、参加者による操作部１４０の操作に基づいて、資料の表示モードを共有モードと個別モードのいずれかに切り替える。表示モード切替部１１６は、表示モードの切り替えを指示する直接的な操作に限らず、図２２に示す共有モード解除条件テーブルＴ６に規定された条件を満たす場合には、共有モードを自動的に解除して表示モードを個別モードに切り替えて設定する。図２２に示す共有モード解除条件テーブルＴ６には、例えば、１）共有モードにつき、表示部２３０の画面上に資料が共有されて表示され、参加者が後述するテキスト編集機能を実行している際に、プレゼンタがページ切り替え操作を行ったこと、２）共有モードにつき、表示部２３０の画面上に資料が共有されて表示され、参加者が後述する手書きメモ機能を実行している際に、プレゼンタがページ切り替え操作を行ったこと、３）共有モード中に参加者がページを切り替えたこと、４）共有モード中に参加者が共有資料以外を選択したこと、が、共有モード解除条件として規定されている。

なお、参加者は、図２３Ａに示すウインドウ右上部に配置されたプレゼンタ共有ボタンＳＢを押下することにより、容易に表示モードを共有モードに切り替えることができる。表示モード切替部１１６は、プレゼンタ共有ボタンＳＢが押下されたことに応じて、表示モードを共有モードに切り替えるとともに、図２３Ｂに示すように、ウインドウ内の表示領域に表示される資料を資料Ｃからプレゼンタが参照している資料Ａに切り替える。ここで、図２３Ａに示すように、「資料Ｃ」の表記には現在プレゼンタが参照していない資料であることを示すアイコンＭＩが表示される一方、図２３Ｂに示すように、「資料Ａ」の表記には現在プレゼンタが参照している資料であることを示すアイコンＭＳが表示される。これにより、参加者は、ウインドウ内に表示されている資料がプレゼンタが現在説明している資料であるか否かを容易に確認することができる。

プレゼンタも表示の共有モードを解除することができる。
この場合、プレゼンタは、プレゼンタ画面に配置されている「共有モード一時中断」ボタン(図示せず）をクリックする。この操作は、操作情報通知部１１１により資料配付装置２００に伝達される。資料配付装置２００のプレゼンタ操作情報通知部２１５は、「共有モード一時中断」ボタンが操作されたことが通知されると、プレゼンタ操作情報をプレゼンタ以外の会議参加者の閲覧端末１００には通知しなくなる。これにより、表示の同期状態がオフされる。このため、プレゼンタは、会議参加者を意識することなく、資料と頁を適宜変更しながら、資料をチェックすることができる。

プレゼンタが画面上の「共有モード」ボタン（図示せず）を操作すると、「共有モード」ボタンが操作されたことが資料配付装置２００に通知される。この場合、資料配付装置２００のプレゼンタ操作情報通知部２１５は、その時点でのプレゼンタの閲覧端末１００の表示画面と同一の表示画面の表示を要求する操作情報を、プレゼンタ以外の会議参加者の閲覧端末１００に送信する。プレゼンタ以外の会議参加者の閲覧端末１００は、通知された操作情報を資料配付装置２００に送信する。資料配付装置２００は、操作情報に応答して、プレゼンタの閲覧端末１００が表示中の画面と同一の画面を各閲覧端末１００に送信する。これで、同期状態が復活する。以後、資料配付装置２００のプレゼンタ操作情報通知部２１５は、プレゼンタの閲覧端末１００からの操作情報を全閲覧端末１００に通知する動作を再開する。

なお、会議参加者が、プレゼンタが共有モードを維持している状態か中断している状態かを容易に判別できるように、閲覧端末１００の表示する画像に、異なる態様のアイコンを表示してもよい。例えば、プレゼンタが共有モードを維持している状態では、水色のアイコンを表示し、中断している状態では、黄色のアイコンを表示する等してもよい。

このような表示更新処理の動作を図２９のフローチャートを参照して説明する。
各閲覧端末１００の表示制御部１１４は、資料配付装置２００からプレゼンタが表示を更新する旨の通知を受けると、図２９に示す表示更新処理を開始する。
まず、表示制御部１１４は、画面上の表示モード切替ボタンが操作されたか否かを判別する（ステップＳ２１）。表示モード切替ボタンが操作されたと判別すると（ステップＳ２１：Ｙｅｓ）、表示モード切替部１１６は、表示モードを共有モードと個別モードとの間で切り替える（ステップＳ２２）。続いて、切り替え後の表示モードが共有モードであるか否かを判別する（ステップＳ２３）。

共有モードの場合（ステップＳ２３：Ｙｅｓ）、閲覧端末１００の現在の動作状態が共有モード解除条件テーブルＴ６に登録されている条件に一致するか否かを判別する（ステップＳ２４）。

一致しない場合（ステップＳ２４：Ｎｏ）、資料取得部１１２は、資料配付装置２００から受信した操作内容に相当する要求を資料配付装置２００に送信する（ステップＳ２５）。例えば、プレゼンタが資料の２頁を表示している状態で、ページ捲りを指示したとすると、資料取得部１１２は、資料の３頁の画像イメージを要求する要求を資料配付装置２００に送信する。

一方、ステップＳ２３でＮｏ、即ち、個別モードである場合、処理はステップＳ２６に進む。また、ステップＳ２４で現在の動作状態が共有モード解除条件テーブルＴ６に登録されている条件に該当すると判別された場合（ステップＳ２４：Ｙｅｓ）、表示モードを個別モードに切り替え、ステップＳ２６に進む。

ステップＳ２６において、共有モードボタンが押されたか否かを判別し、押されていなければ（ステップＳ２６：Ｎｏ）、ステップＳ２１に戻り、共有モードボタンが押されていれば、（ステップＳ２６：Ｙｅｓ）、資料配付装置２００に、現時点での画面のイメージデータをダウンロードするように要求する（ステップＳ２７）。なお、ステップＳ２１で、Ｎｏと判別された場合には、ステップＳ２２をスキップし、ステップＳ２３に進む。

このようにして、共有モードと個別モードとを使いわけて、会議に参加することができる。

また、表示制御部１１４は、例えば、参加者によりマルチスクリーン表示の実行が指示された場合には、表示部１３０の画面上に異なる資料を同時に表示するように制御する。図２４Ａに示すように、参加者の表示パターン選択アイコンＰＳＩの押下により、会議で用いられる２種類の資料を並べて表示するマルチスクリーン表示が指示されると、表示制御部１１４は、左右または上下に並べて表示する表示パターンの選択肢が列挙されたプルダウンメニューＰＭを表示する。左右に並べて表示する表示パターンが選択され、参加者によって資料選択アイコンＤＳＩが押下されると、表示制御部１１４は、図２４Ｂに示すように、ウインドウの左側の左表示領域ＲＬに表示する資料として選択可能な資料が列挙されたプルダウンメニューＤＭＬを表示する。プルダウンメニューＤＭＬから左表示領域に表示する資料が選択されるまで、左表示領域の下方には、「左表示領域に表示する資料を選択してください」という左表示領域ＲＬに表示する資料の選択を促すメッセージが表示される。

左表示領域ＲＬに表示する資料として、プレゼンタが参照し（プレゼンテーション中）、共有モードに設定されている資料Ａが選択され、資料Ａが左表示領域ＲＬに表示された後、再度、参加者によって資料選択アイコンＤＳＩが押下されると、表示制御部１１４は、図２４Ｃに示すように、ウインドウの右側の右表示領域ＲＲに表示する資料として選択可能な資料が列挙されたプルダウンメニューＤＭＲを表示する。プルダウンメニューＤＭＲから右表示領域に表示する資料が選択されるまで、左表示領域に表示する資料選択の場合と同様に、右表示領域の下方には、「右表示領域に表示する資料を選択してください」という右表示領域ＲＲに表示する資料の選択を促すメッセージが表示される。右表示領域ＲＲに表示する資料として資料Ｃが選択されると、図２４Ｄに示すように、左表示領域ＲＬに資料Ｃが表示され、マルチスクリーン表示における選択処理は完了する。

プレゼンタを含む会議参加者は、テキスト編集部１１５により、各資料の各ページに対してテキストデータによるメモを挿入できる。

テキスト編集部１１５は、図２５Ａに示すウインドウの右上に配置された吹き出しアイコンＣＯＩが参加者により押下されると、図２５Ｂに示すように、ウインドウ右側にテキストメモウインドウＴＸＷを表示し、テキスト編集機能を参加者に提供する。参加者は、テキストメモウインドウＴＸＷ内に文章等をキーボード入力することにより、会議中に気づいた事柄等を保存することができる。テキストメモウインドウＴＸＷに入力されたテキストデータは、資料と共に記憶部１２０に記憶される。

また、テキスト編集部１１５は、図２６Ａに示すテキストメモウインドウＴＸＷの上部に配置されたページ指定バーＰＢが参加者により押下されると、「現在開いているページ」と「すべてのページ」のそれぞれに対応するテキストデータの表示を選択するプルダウンメニューＤＭが表示される。プルダウンメニューＤＭにおいて、「現在開いているページ」が選択されると、テキスト編集部１１５は、現在表示されているページに対して作成されたテキストデータの一覧を表示する。また、プルダウンメニューＤＭにおいて、「すべてのページ」が選択されると、テキスト編集部１１５は、図２６Ｂに示すように、全ページに対してそれぞれ作成されたテキストデータの一覧を表示する。テキスト編集部１１５は、テキストデータの一覧から選択されたテキストデータを拡大表示させると共に、そのページをジャンプ表示させる。

プレゼンタを含む会議参加者は、グラフィック部１１７により、各資料の各ページの任意の位置に手書きのメモを挿入できる。
具体的には、グラフィック部１１７は、ユーザがスタイラスペン、マウスなどを用いて描いた画像、例えば、手書きメモ、のベクトルデータを生成する。このベクトルデータは、描いた線の資料のページ上の始点位置、中間点の位置、．．．終点の位置、線の色、線の太さ等で表すデータである。このため、手書きメモは、各ページの任意の位置に記載できる。

プレゼンタにより、閲覧端末１００に表示されている資料に成された手書きメモは、共通の手書きメモとされ、そのベクトルデータは、グラフィック部１１７により、資料配付装置２００に供給される。資料配付装置２００のプレゼンタ操作情報通知部２１５は、このベクトルデータを全閲覧端末１００に送信する。各閲覧端末１００のグラフィック部１１７は、資料配付装置２００から受信したベクトルデータを描画することにより、手書きのメモを再生し、表示中のページに重畳して表示する。これにより、プレゼンタの手書きメモを会議参加者全員で共有できる。

一方、個々の会議参加者が閲覧端末１００に表示されている資料に成された手書きメモは、この参加者固有のものとなる。このベクトルデータは、自閲覧端末１００で描画され、表示される。また、このベクトルデータは、資料配付装置２００に通知される。資料配付装置２００は、通知されたベクトルデータをユーザＩＤ及び資料ＩＤに対応付けて記憶する。ただし、他の閲覧端末１００には送信しない。

資料配付装置２００は、会議の終了時点等の任意のタイミングで、図２８に示すように、オリジナルの資料と、テキストメモと手書きメモを別ファイルで保存する。

資料配付装置２００の資料管理部２１３は、会議終了後に、何れかの閲覧端末１００から資料をファイル単位でダウンロードする要求があった場合には、オリジナルの資料の画像イメージのレイヤと、プレゼンタの手書きメモの画像イメージのレイヤと、そのユーザ自身の手書きメモの画像イメージのレイヤを合成して、新たなファイルを生成し、そのファイルにそのユーザ自身のテキストメモのファイルを添付して閲覧端末１００に送信する。資料管理部２１３は、合成送信手段の一例である。

これを受信した閲覧端末１００の表示制御部１１４は、受信したファイルを表示する。表示制御部１１４は、ユーザの操作に応答して、オリジナルの資料のレイヤとプレゼンタの手書きメモのレイヤとの合成画像、というように３つのレイヤの表示状態を切り替えて参照することができる。

しおり部１１８は、参加者が選択した資料の任意のページのしおり登録を行う。参加者は、図２７Ａに示すウインドウ左側に配置されたしおりアイコンＢＭＩを押下することにより、図２７Ｂに示すしおり登録一覧ＢＭＬを表示させる。参加者が任意のしおりをクリックすると、表示制御部１１４は、クリックされたしおりに対応するページを表示部１３０に表示する。

（ゲストの退出）
会議の途中で、ゲストが会議室から退出する場合がある。
この場合、資料管理部２１３は、そのゲストの未ダウンロードの資料があるか否かを判別する。
未ダウンロードの資料が残っている場合、「未ダウンロードの資料が残っています。後日ダウンロードしますか？」などの問い合わせ画面を表示する。
ユーザが、「ダウンロードする」を選択した場合には、ユーザにダウンロードサイトのＵＲＬと配付期間を通知する。或いは、メールアドレスを問い合わせ、そのメールアドレスにダウンロードサイトのＵＲＬと配付期間を記載して送信する。ゲストが、配付期間内に、ダウンロードサイトにアクセスして、要求した場合には、資料管理部２１３は、要求された資料をファイル単位でダウンロードする。これにより、途中退出のゲストが資料を取得することを可能とする。

以上説明したように、資料配付システム１によれば、事前に参加手続きを取ることができなかった者の会議への参加を可能とし、また、資料の取得を可能とする。

なお、本願発明は、上記実施の形態に限定されるものではなく、様々な変形と応用が可能である。

例えば、上記実施の形態においては、理解を容易にするため「会議」での資料を配付する例を説明したが、資料を配付する対象のイベントは任意である。特定のアカウントを持たないゲストユーザに、セキュアな関係を保ったままデジタル文書を配付する場面では、どのような場面でも使用可能である。

また、上記の実施形態では、現実世界でのイベント（会議）と、ネット空間上のイベント（会議）とを連動して、ネット空間上のイベントを進めつつ、現実世界のイベント（会議）を進める例を示した。この発明はこれに限定されず、現実世界のイベントを伴わずネット上のイベントのみでもあってもよい。また、資料の配付に特化し、イベントの進行には無関係としてもよい。

上記の実施の形態において、例えば資料配付装置２００の制御部２１０のＣＰＵが実行する制御プログラムは、あらかじめ装置に記憶されていた。しかしながら、本発明は、これに限定されず、上記の各種処理を実行させるための動作プログラムを、既存の汎用コンピュータや、フレームワーク、ワークステーション等に実装することにより、上記の実施の形態に係る資料配付装置２００に相当する装置として機能させてもよい。

このようなプログラムの提供方法は任意であり、例えば、コンピュータが読取可能な記録媒体（フレキシブルディスク、ＣＤ（Compact Disc）－ＲＯＭ、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）－ＲＯＭ）等に格納して配付してもよいし、インターネットをはじめとするネットワーク上のストレージにプログラムを格納しておき、これをダウンロードさせることにより提供してもよい。

また、上記の処理をＯＳ（Operating System）とアプリケーションプログラムとの分担、または、ＯＳとアプリケーションプログラムとの協働によって実行する場合には、アプリケーションプログラムのみを記録媒体やストレージに格納してもよい。また、搬送波にプログラムを重畳し、ネットワークを介して配信することも可能である。例えば、ネットワーク上の掲示板（Bulletin Board System：BBS）に上記プログラムを掲示し、ネットワークを介してプログラムを配信してもよい。そして、このプログラムを起動し、ＯＳの制御下で、他のアプリケーションプログラムと同様に実行することにより、上記の処理を実行するべく設計してもよい。

１…資料配付システム、１００…閲覧端末、２００…資料配付装置

Claims (11)

1. 複数の閲覧端末に資料を配付する資料配付装置であって、
   イベントの参加予定者を特定する参加予定者情報を記憶する参加予定者情報記憶手段と、
   イベントに、前記参加予定者以外の者（以下ゲスト）の参加を認めるか否かを示すゲスト情報を記憶するゲスト情報記憶手段と、
   前記ゲスト情報が、ゲストのイベントへの参加を認めている場合に、所定の操作に応答して、ゲストがイベントに参加するための仮認証情報を発行する仮認証情報発行手段と、
   前記複数の閲覧端末からの情報を取得する入力情報取得手段と、
   前記入力情報取得手段が取得した情報が、前記参加予定者情報又は前記仮認証情報に一致するか否かを判定する判定手段と、
   前記判定手段により一致すると判定された場合に、一致すると判定された情報を送信してきた閲覧端末に資料を配付する資料配付手段と、
   を備える資料配付装置。
2. 前記ゲスト情報は、ゲストに資料のダウンロードを認めるか否かを示す情報を含み、
   前記ゲスト情報が、資料のダウンロードを認めている場合には、前記仮認証情報に一致する情報を送信してきた閲覧端末からの要求に応答して、資料をダウンロードする手段をさらに備える、
   請求項１に記載の資料配付装置。
3. イベント毎に資料を登録し、且つ、資料毎に配付の可否と配付期間を登録する登録手段を備え、
   前記資料配付手段は、配付可と設定されている資料のみを、配付期間内にのみ、配付する、
   請求項１又は２に記載の資料配付装置。
4. 資料とその履歴情報を記憶する記憶部と、
   所定の場合に、資料の履歴情報を出力する出力手段と、
   を備える請求項１から３の何れか１項に記載の資料配付装置。
5. 前記記憶部は、資料の更新の履歴情報を記憶し、
   前記出力手段は、バージョンの異なる資料のアイコンを表示し、選択されたアイコンに対応する資料を出力する、
   請求項４に記載の資料配付装置。
6. 前記資料配付手段は、プレゼンタ用の閲覧端末の操作情報を受け付け、受け付けた操作情報に従って、前記プレゼンタ用の閲覧端末を含む複数の閲覧端末に実質的に同一の資料を表示させることにより表示を同期させる、
   請求項１から５のいずれか１項に記載の資料配付装置。
7. 前記閲覧端末から、該閲覧端末で作成された手書きメモの情報を受信し、受信した手書きメモの情報を資料に対応付けて記憶する手段と、
   プレゼンタ用の前記閲覧端末から受信した手書きメモの情報を他の閲覧端末に配付する手段と、
   を備える請求項１から６のいずれか１項に記載の資料配付装置。
8. いずれかの閲覧端末からの要求に応答して、プレゼンタ用の閲覧端末で作成された手書きメモの情報と、要求元の閲覧端末で作成された手書きメモの情報と、資料とを、異なるレイヤに展開して合成して１つのファイルとして、要求元の閲覧端末に送信する合成送信手段を備える、
   請求項７に記載の資料配付装置。
9. 前記閲覧端末から、該閲覧端末で作成されたテキストメモの情報を受信し、受信したテキストメモの情報を資料に対応付けて記憶する手段を備える、
   請求項１から８の何れか１項に記載の資料配付装置。
10. 請求項６に記載の資料配付装置と、
    複数の閲覧端末と、を備え、
    各閲覧端末は、所定の条件に合致した場合に、資料の表示の同期状態を解除する手段を備える、
    資料配付システム。
11. コンピュータを、
    イベントに事前登録された参加予定者以外の者（以下ゲスト）の参加を認めるか否かを示すゲスト情報を記憶するゲスト情報記憶手段、
    前記ゲスト情報が、ゲストの参加を認めている場合に、所定の要求に応答して、仮認証情報を発行する仮認証情報発行手段、
    受信した情報が仮認証情報に一致するか否かを判定する判定手段、
    前記判定手段により一致すると判定された場合に、一致すると判定された情報を送信してきた閲覧端末に資料を配付する資料配付手段、
    として機能させるプログラム。

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