JP2012133493A - 電子会議システム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】
管理サーバと、発表用端末機と、携帯端末機及びネットワーク機器からなる会議システムにおいて、前記管理サーバは、当該管理サーバに保存した資料を、接続を許可した前記携帯端末機に転送し、前記発表用端末機及び前記携帯端末機は、前記資料を当該発表用端末機及び当該携帯端末機画面の画面に表示し、前記携帯端末機の使用者は、前記携帯端末機に表示した前記資料に重畳する形式でメモを入力してメモデータを作成し、前記携帯端末機は、会議終了後に前記メモデータを当該携帯端末から前記管理サーバに転送し、前記管理サーバは、前記資料と前記メモデータを重畳した一の合成資料を作成し、当該合成資料を前記使用者が指定する端末機に送信することにより、情報流出等の危険を減らすことが可能な、ペーパーレスな会議システムを実現する。
【選択図】 図1
Description
以下、図面を用いて本会議システムの説明をする。
図1は、本発明のシステム全体の概要を示す図である。会議システム1は、管理サーバ3、発表用端末機5、無線ルータ7、プリンタ9がネットワーク2から構成されている。また、携帯端末機10がネットワーク2と接続可能な状態で準備されている。
管理サーバ3は、内蔵又は外付けの記憶領域を有し、前記記憶領域には、管理サーバ3用アプリケーションがインストールされ、会議システム1全体の制御を行う。また、前記記憶領域には会議システム1に関するデータベース30が構築されている(図2参照)。
発表用端末機5は、会議において、発表者が操作を行う端末機である(図4参照)。発表用端末機5は内部又は外部に記憶装置を有し、前記記憶領域には、発表用端末機5用アプリケーションがインストールされ、発表用端末機5用アプリケーションを操作することによって、会議の開始、終了、携帯端末機10に表示された会議資料20を操作する命令、携帯端末機10内に記憶された会議資料20を削除する命令等を、管理サーバに送信する。
携帯端末機10は、会議の参加者が会議中に会議資料20を閲覧する、及び会議資料20に係るメモを入力するための機器である(図5参照)。携帯端末機10は、内部または外部に記憶装置を有し、前記記憶領域には、携帯端末機10用アプリケーションがインストールされる。また、管理サーバから転送された会議資料20を保存する。また、会議参加者は会議中に前記会議資料20を携帯端末機10の画面上に表示して閲覧する。また、参加者が操作可能な入力装置を有し、参加者が会議資料20上に上書きするようにメモを書くことが可能である。作成されたメモは、前記記憶領域に保存される。会議資料20は会議中に参加者によって任意のページを表示することが可能である。また、参加者が「同期」ボタンを押下することによって、発表用端末機5に表示しているページと同じページを開くことができる。
[システム初期登録]
まず、図6及び図8について説明する。管理サーバ3、発表用端末機5、携帯端末機10にそれぞれアプリケーションをインストールする(ステップS1)。発表用端末機5用アプリケーション及び携帯端末機10用アプリケーションを最初に起動する場合は、管理者によって、各端末機を会議システムに登録する設定が必要になる。管理者は、会議システム1に係る管理及びメンテナンスを実施する者である。
次に、会議情報の登録を行う。新しい会議が行われる場合、管理者は、管理サーバ3で「会議情報・管理画面」用の画面(図3参照)を表示させ、会議情報31を登録する(ステップS4)。登録の内容は、会議名31a、開催日時31b、開催場所31c、内容31d、等である。
会議情報31の登録が終了すると、会議資料20を管理サーバ内の記憶領域に格納し、会議情報31と関連づけを行う(ステップS5)。会議資料20は、発表者から管理者へ受け渡される。受け渡しの手段は、媒体へ格納したもの、電子メールへの添付、社内LAN等のネットワークを介したもの等、セキュリティ上の問題が生じなければ、どの様な手段でも良い。管理者は、「会議情報・管理画面」用の画面(図3参照)の資料追加ボタン31gを押下し、前記受け渡された会議資料20を指定することで、データベース30に情報が登録される(ステップS5)。情報が登録されると、画面の会議資料欄31fにファイル名、発表用資料名、変換結果等が表示される。一の会議で使用する会議資料20は、1件又は、複数でも良い。複数の場合は、ステップS5を、会議資料の件数分を繰り返す。
次に、登録した会議資料のファイル形式が、会議システムで指定したファイル形式と異なる場合、会議システムで指定したファイル形式に変換する処理をおこなう(ステップS6)。それぞれの資料が異なるファイル形式で受け渡された場合、統一することで、システム全体の運用が容易となるからである。図3に示す会議資料欄31fには、登録した会議資料のファイル名が表示されるため、その拡張子から、ファイル形式を判別できる。本実施例では、会議資料をPDF形式のファイルに変換する。変換する会議資料20を指定し、(PDF)変換ボタン31jを押下することで、記憶領域にある会議資料20のファイル形式をPDFに変換し、データベース30に登録されているファイル名を、変換後のファイル名に変更して記録し、会議資料欄31fを変換後のファイル名、及び変換の結果を更新して表示する。ファイルの変換は、1ファイル毎に、又は複数ファイルを纏めて一度に変換しても良い。
次に、会議資料20の表示期限31eを入力する(ステップS7)。表示期限は、会議資料20を携帯端末機10上で閲覧可能な最終日時を設定する。携帯端末機10は、起動時に当該携帯端末10に保存されている会議資料20の表示期限31eを確認し、表示期限31eが経過している場合は、会議資料20を削除する。当該会議の終了予定時刻(年月日時分)後に設定すると好適である。
次に、会議の参加者の情報をデータベース30の参加者情報33に登録する(ステップS8)。管理者は、管理サーバ3の参加者の登録用画面(図示せず)から、会議の参加者のデータを入力し、参加者情報33として登録する。登録するデータは、氏名、役職名、所属、電子メールアドレス、ID、パスワード等である。ここでID、パスワードは、会議システムへのログインの認証に使用する為のものであって、会議毎の参加者を限定するものではない。参加者の登録を行うと、データベース30内に記録され、参加者の管理画面の一覧表(図示せず)に表示される。登録した参加者のデータは、管理者が削除するまで有効であり、複数回の会議に用いることができる。
まず、管理サーバ3の会議の管理画面(図示せず)から、開催する会議を選択する(ステップS9)。会議を選択することで、その会議が開催対象となる。本発明では開催対象とすることで、管理サーバ3から携帯端末機10へ会議資料20をダウンロードすることが可能となる。他の会議の資料を誤ってダウンロードしてしまうことを防止するためである。
次に、携帯端末機10を起動すると、携帯端末機10は管理サーバ3に対して接続許可の要求を送信する。携帯端末機10は無線LANによって、無線ルータ7と交信を行い、ネットワーク2を経由し管理サーバ3に要求を送る。管理サーバ3はイベント駆動方式であるので、携帯端末機10及び発表用端末機5からの命令を待ち続けている。管理サーバ3は命令に対して応答を返す。
携帯端末機10と管理サーバ3の認証成功による接続が確立すると、管理サーバ3は、ステップS9で選択された会議情報31及び、当該会議の会議資料20を携帯端末機10に送信する(ステップS11)。携帯端末機10は会議資料20を、記憶領域に保存する。会議情報31に複数の会議資料20が記載されている場合は、携帯端末機10が複数の総ての会議資料20が携帯端末機10へのダウンロードが終了したと判断した時点で、処理を終了する。なお、携帯端末機10と管理サーバ3の接続と、会議資料20のダウンロードは、事前に管理者が行うが、参加者が自己の所有する携帯端末機10を使用する場合は、会議開始直前にネットワーク2に接続可能な会議室内で、参加者自身が行っても良い。
続いて、会議の開始、会議中及び会議の終了に係る会議システム1の処理について図7及び図9を参照して説明する。会議は、ネットワーク2が構築されている会議室内で実施する。又は、企業の本社と支社など、遠隔地でもネットワーク2に接続可能な環境であればよい。
会議の開始にあたって、発表用端末機5を起動すると、自動的に管理サーバ3と交信を行い、発表一覧画面(図示せず)を表示する(ステップS21)。前記発表一覧画面には、管理サーバ3のデータベース30に登録されている会議の一覧が表示される。
会議の参加者は会議会場において、会議で使用する携帯端末機10を貸与されるか、又は携帯端末機情報36に登録済みの自ら所有する携帯端末機10を会議会場に持参して使用することができる。会議会場において、参加者が携帯端末機10の電源を入れる(ステップS22)と、携帯端末機10が起動し、管理サーバ3と認証の通信を行い、携帯端末機10が携帯端末機情報36に登録済みの場合は認証が正常と判断され、「参加者認証画面」(図示せず)が表示される。また、携帯端末機10が携帯端末機情報36に未登録の場合は、管理者が管理サーバ3において、当該携帯端末機10を登録することで、使用することができるようになる。
発表者は、発表一覧画面から自己の発表する会議を選択し、「発表」ボタンを押下することで、当該会議の資料を表示し、会議を開始する(ステップS24)。この時、管理サーバ3から発表用端末機5への会議資料20のダウンロードは行われないので、発表用端末機5に表示される会議資料20は、管理サーバ3内に保存された会議資料20を閲覧することとなる。
会議が開始されると、発表者は、会議の進行に合わせて、発表用端末機5に表示された会議資料20を、入力装置を操作してページをめくる(ステップS25)。この時の操作方法を「自動操作」モードと言う(図11参照)。発表用端末機5は、ページめくりが行われると、管理サーバ3に「ページめくり」命令を送信する。管理サーバ3は命令を受信し、携帯端末機10に「ページめくり」命令を転送する。携帯端末機10は命令を受信すると、命令に記載されたページとなるように、会議資料20のページを表示し、発表用端末機5と携帯端末機10の会議資料20は、同期し、同じページを表示する事となる(以下「同期」するという)。
図12に示すように、参加者は、会議中に、携帯端末機10に表示されている会議資料20上に、「メモ入力」のボタンを押下することで、入力装置を用いて、メモを上書きすることができる(ステップS26)。メモは、メモ情報データ41として、会議資料20とは別のファイルで作成され、会議資料20に重ね合わされ、画面上の任意の位置に、任意の大きさ、色彩で書き込むことができる。本実施例ではタッチパネルを使用するので、指、スタイラスペンなどで手書き入力をすることができる。また、入力装置として、マウス、タブレット、キーボード等で入力をしても良い。
会議の終了処理について図7及び図10を参照して説明する。説明する。会議の終了は、発表者が発表用端末機5の「終了」ボタンを押下することで処理が開始となる(ステップS27)。
次に、発表者は発表用端末機5の「資料削除」ボタンを押下することで携帯端末機10に保存されている会議資料20及び、メモ情報データ41を削除する(ステップS29)。携帯端末機10内の各種資料を削除することで、情報の漏洩を防止するためである。
会議が終了すると、管理者は、会議の後処理として、管理サーバ3に保存されているメモ情報データ41が存在する場合は、メモ情報データ41と会議資料20を合成し、各参加者に送付する。メモ情報データ41と会議資料20は別のファイルであるが、両者を重畳して合成し、1つの電子ファイルとし、画面上でメモを記入したときのように、あたかも直接会議資料20に参加者が書き込んだように作成される。この合成作業の際、電子透かし等の、不正コピーやデータの改竄を見破る措置を施しても良い。このようにして合成し電子ファイルとして合成された資料は、メモ情報付加会議資料42として管理サーバ3の保存領域に保管し、データベース30のメモ情報付加会議資料情報35に記録する。
このように、メモ情報データ41が存在する参加者すべてのメモ情報付加会議資料42を作成した後、管理者は、それぞれの参加者の指定した端末機に、それぞれの参加者が作成したメモ情報付加会議資料42を、電子メールに添付して送付、又はネットワークドライブ等を経由したオンラインによるファイルの送信を行う。電子メールを送信する際の電子メールアドレスは、メモ情報34に記載の電子メールアドレスを使用する。なお、媒体に保存して郵送/手渡し等によるファイルの送信をしてもよい。作成したメモ情報付加会議資料42には、パスワード又は電子認証を付加し、セキュリティの強化に努めることが望ましい。これらの手段を用いて参加者は、会議資料20に自分のメモを合成したメモ情報付加会議資料42を入手することができる。
本発明に係る会議システムは、上記の実施例1以外にも、次のような機能を実装しても良い。
本会議システムの他の実施例として、参加者は会議中に、携帯端末機10の画面に表示されている会議資料20に重畳して、画面上で電子付箋を貼付する機能を実装しても良い。電子付箋は、紙の付箋のように、電子機器の画面に表示された資料に重ねて小紙片を貼付けて、位置のマークや、簡単なメモをすることができるプログラムの機能である。電子付箋は会議資料20に重畳し、画面上の任意の位置に貼付することができる。貼付した電子付箋は、任意の位置、大きさ、色彩、変形及び電子付箋上に文字、記号を書き込むことができるようにしても良い。
本会議システムの他の実施例として、会議資料20は、PDF化した文章、静止画の資料のみならず、動画資料を用いても良い。動画のファイル形式は、発表用端末機5及び携帯端末機10で再生可能な形式であれば、QuickTime(登録商標)、MPEG(Moving Picture Experts Group)等のどの様な形式でも良い。
例えば、携帯端末機10と管理サーバ3とは相互に送信可能なので、携帯端末機10にアンケートの投票機能を実装しても良い。投票後即時に管理サーバ3又は発表用端末機5で集計し、結果が集計できるような機能を備えても良い。
例えば、社員の役職等や部署等に応じて、管理サーバ3から携帯端末機10にダウンロード可能な資料の制限機能を備えても良い。参加者毎に必要な資料のみを提供することができる。
実施例1は会議を想定して説明をしたが、本発明における会議システムは、会議のみならず、学校、セミナー等の講義にも使用する事ができる。その際、例えば、管理サーバ3から携帯端末機10にダウンロード可能な資料について、有料資料又は無料資料等の制限機能を備えても良い。
また、携帯端末機10を管理サーバ3に未接続のオフライン状態においても、携帯端末機10にダウンロードした資料を参照可能とする。その場合、オフライン状態用のID及びパスワード認証を実施することでセキュリティを確保する。
2 ネットワーク
3 管理サーバ
5 発表用端末機
7 無線ルータ
9 プリンタ
10 携帯端末機
20 会議資料
30 データベース
31 会議情報
31a 会議名
31b 開催日時
31c 開催場所
31d 内容
31e 表示期限
31f 会議資料欄
31g 資料追加ボタン
31h 資料削除ボタン
31j (PDF)変換ボタン
32 会議資料情報
33 参加者情報
34 メモ情報
35 メモ情報付加会議資料情報
36 携帯端末機情報
41 メモ情報データ
42 メモ情報付加会議資料
Claims (6)
- 管理サーバと、発表用端末機と、携帯端末機及びネットワーク機器からなる会議システムにおいて、
前記管理サーバは、当該管理サーバに保存した資料を、接続を許可した前記携帯端末機に転送し、
前記発表用端末機及び前記携帯端末機は、前記資料を当該発表用端末機及び当該携帯端末機画面の画面に表示し、
前記携帯端末機の使用者は、前記携帯端末機に表示した前記資料に重畳する形式でメモを入力してメモデータを作成し、
前記携帯端末機は、会議終了後に前記メモデータを当該携帯端末から前記管理サーバに転送し、
前記管理サーバは、前記資料と前記メモデータを重畳した一の合成資料を作成し、当該合成資料を前記使用者が指定する端末機に送信すること
を特徴とする会議システム。
- 前記合成資料は、前記管理サーバが、前記当該管理サーバに保存した資料及び、当該携帯端末から前記管理サーバに転送したメモデータとを、合成し作成すること
を特徴とする請求項1に記載の会議システム。
- 前記合成資料は、前記管理サーバによって、電子メールへの添付、又はネットワークを経由した送信によって、前記携帯端末の使用者の指定する端末機に送信すること
を特徴とする請求項1又は請求項2に記載の会議システム。
- 前記携帯端末機の画面に表示された、前記資料は、前記管理サーバによって中継された前記発表用端末機からの命令によって、前記命令を受信した前記携帯端末機上でページ送りが実行されること、
を特徴とする請求項1乃至請求項3の何れか1に記載の会議システム。
- 前記ページ送りは、前記携帯端末機の画面に表示された前記資料と、前記携帯端末機の画面に表示された資料が、同期して、ページ送り及び表示が行われること
を特徴とする請求項1乃至請求項4の何れか1に記載の会議システム。
- 前記携帯端末機に転送された前記資料は、前記管理サーバによって中継された前記発表用端末機からの命令又は、
前記管理サーバに設定された時刻の経過の判定によって、前記携帯端末機から削除されること、
を特徴とする請求項1乃至請求項5の何れか1に記載の会議システム。
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