JP2015132902A - 電子会議システム及びそのプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】会議後の議事録の修正に対しての使い勝手の向上を提供する。【解決手段】議事録作成を行う電子会議システム１であって、主催者装置と、前記主催者装置と無線及び／又は有線ネットワークで結ばれた参加者端末とを備え、前記参加者端末が、自らの端末ＩＤ及びユーザ名並びに自らの発言に係る会議情報を前記主催者装置に送信する送信手段を有し、前記主催者装置が、前記参加者端末より送信された前記端末ＩＤ及び前記ユーザ名並びに前記会議情報を時間情報と紐付けて記憶する記憶手段と、会議終了後にそれらに基づいて議事録を作成する作成手段を有する。【選択図】図１

Description

本発明は、電子会議システム及びそのプログラムに関する。

従来、会議参加者がそれぞれ無線端末を使用しながら会議を行う電子会議システムが知られている。例えば、特許文献１には、会議サーバと複数の会議端末とからなり、無線ネットワークを使用して電子会議を行う技術が開示されている。また、テレビ会議システムにおいて、テレビ会議の議事録作成時に各端末からの音声を集約し、音声をテキスト変換することで議事録を自動作成する技術も知られている。その場合、集音マイクに指向性を持たせることにより発言者を特定し、発言者と発言内容の紐付けを行ない議事録の作成を行う。更に、ＩＣレコーダ等で録音した音声データをテキストに変換する技術も知られている。

ところで、発言内容と会議に使用された会議資料との関係が明確になっていれば議事録作成の際の手助けになることがある。例えば、会議中にＡさんが会議に使用した会議資料に基づき、発言をした場合、これに対しＢさんが建設的な意見を述べ、Ａさんがこの意見を反映させて会議資料を修正して再度配布が約束された場合等である。しかしながら、上記した背景技術のいずれにおいても議事録の作成時にこのような要求を満足することができず、したがって、上記の要求を満たすために容易でかつ効率的に議事録を作成する方法の出現が望まれていた。また、音声のテキスト変換に誤りがあった場合等、議事録を修正することが考慮されていなかったため、議事録作成後の修正に手間取り、使い勝手が悪いという課題もあった。

特開２００４−０９６４９５号公報

本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、議事録の作成あるいは修正を、容易、かつ効率的に行うことを目的とする。

上記課題を解決するため、本発明の電子会議システム及びそのプログラムは、以下のような解決手段を提供する。

（１）本発明の態様に係る電子会議システムは、議事録作成を行う電子会議システムであって、主催者装置と、前記主催者装置と無線及び／又は有線ネットワークで結ばれた参加者端末とを備え、前記参加者端末が、自らの端末ＩＤ及びユーザ名並びに自らの発言に係る会議情報を前記主催者装置に送信する送信手段を有し、前記主催者装置が、前記参加者端末より送信された前記端末ＩＤ及び前記ユーザ名並びに前記会議情報を時間情報と紐付けて記憶する記憶手段と、会議終了後にそれらに基づいて議事録を作成する作成手段を有することを特徴とする。

（２）上記（１）の態様において、前記会議情報が、発言内容の音声情報と、前記端末ＩＤと、発言時に閲覧中の会議資料のファイル名、ページ番号、カーソル位置及び会議資料に書き込まれたテキスト内容とを含んでもよい。

（３）上記（２）の態様において、前記主催者装置が議事録を前記参加者端末に配信し、前記議事録を修正するため、前記主催者装置及び／又は前記参加者端末が前記議事録中の発言内容の音声情報を選択的に出力するとともに、発言内容及び発言時に閲覧していた前記会議資料をその修正表示画面に表示してもよい。

（４）上記（３）の態様において、前記主催者装置及び／又は前記参加者端末が、議事録中の文字の誤変換を修正するとき、前記主催者装置に記憶された会議資料に用いられた文字を優先的に正変換の候補として修正表示画面に表示してもよい。

（５）上記（１）乃至（４）の態様において、前記主催者装置が主催者管理サーバ又は主催者端末であり、前記参加者端末の１つとして機能してもよい。

（６）本発明の態様に係るプログラムは、議事録作成を行う会議システムにおいて、参加者端末と無線及び／又は有線ネットワークで結ばれる主催者装置のコンピュータに、前記参加者端末が、自らの端末ＩＤ及びユーザ名並びに自らの発言に係る会議情報を前記主催者装置に送信する第１の手順と、前記主催者装置が、前記参加者端末より送信された前記端末ＩＤ及び前記ユーザ名並びに前記会議情報を時間情報と紐付けて記憶する第２の手順と、会議終了後、前記記憶した情報に基づいて議事録を作成する第３の手順と、を実行させるプログラム。

（７）上記（６）の態様において、前記第１の手順において、前記会議情報が、発言内容の音声情報と、前記端末ＩＤと、発言時に閲覧中の会議資料のファイル名、ページ番号、カーソル位置及び会議資料に書き込まれたテキスト内容とを含んでもよい。

（８）上記（７）の態様において、前記主催者装置が議事録を前記参加者端末に配信し、前記議事録を修正するため、前記主催者装置及び／又は前記参加者端末が前記議事録中の発言内容の音声情報を選択的に出力するとともに、発言内容及び発言時に閲覧していた前記会議資料をその修正表示画面に表示する第４の手順と、を実行させてもよい。

（９）上記（８）の態様において、前記第４の手順において、前記主催者装置及び／又は前記参加者端末が、議事録中の文字の誤変換を修正するとき、前記主催者装置に記憶された会議資料に用いられた文字を優先的に正変換の候補として修正表示画面に表示してもよい。

（１０）上記（６）乃至（９）の態様において、前記主催者装置が主催者管理サーバ又は主催者端末であり、前記参加者端末の１つとして機能させる手順を実行させてもよい。

本発明によれば、議事録の作成あるいは修正を、容易、かつ効率的に行うことができる。

本発明の実施形態による電子会議システムのシステム構成図である。 本発明の実施形態によるサーバの構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態による無線端末の構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態による電子会議システムの会議時の動作シーケンス図である。 本発明の実施形態による会議終了後の作成した議事録画面である。

以下、添付図面を参照して、本発明を実施するための形態（以下、本実施形態という）について詳細に説明する。なお、本実施形態の説明の全体を通して同じ要素には同じ番号を付している。

図１は、本発明の実施形態による電子会議システムのシステム構成図である。図１に示すように、本実施形態による電子会議システム１は、主催者装置２（以降、サーバ２という）と、サーバ２と無線及び／又は有線ネットワークを介して接続される、アクセスポイント１０が同一の接続環境を有する複数の無線端末３ａ〜３ｄ（総称して、無線端末３と呼ぶこともある）とによって構成される。なお、サーバ２は、少なくとも会議参加者の無線端末３ａ〜３ｄとサーバ２間のデータのやり取りを公知の技術（例えば、パスワード等）により認証する認証サーバ機能、会議参加者の無線端末３ａ〜３ｄによって発言した音声データをテキスト変換する音声テキストサーバ機能、及び会議資料と上述した音声データを反映して議事録を作成するドキュメント管理サーバ機能を有し、その機能を単体のサーバで実現しても、複数のサーバで機能分散して個々の機能を実現してもよい。また、各無線端末３ａ〜３ｄは同一のアクセスポイントに接続していなくてもよい。

図２は、本実施形態による電子会議システム１に使用されるサーバ２の構成を示すブロック図である。図２に示すように、サーバ２は、通信部１１と、記憶部１２と、認証部１３と、議事録作成部１４と、制御部１５とを含み構成される。

通信部１１は、無線端末３ａ〜３ｄと通信を行う際の通信インタフェースを司り、例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol／Internet Protocol）に準拠した通信を行う。

記憶部１２は、例えば、ＳＲＡＭ、ＤＲＡＭ、フラッシュメモリが実装され、上記したプログラムが格納されるプログラム領域のほかに、作業領域が割り当てられている。作業領域には、会議資料、参加者の端末ＩＤ、ユーザＩＤ、認証時に必要な認証パスワード、さらには後述する音声データ、会議参加者の無線端末３ａ〜３ｄによって修正された会議資料のデータ等が格納される。

認証部１３は、会議参加者の無線端末３ａ〜３ｄとサーバ２間のデータのやり取りを公知の技術（例えば、認証パスワード等）により認証する。

議事録作成部１４は、無線端末３から受信した無線端末のID及びユーザ名並びに自らの発言に係る会議情報を時間情報と紐付けて記憶された内容を記憶部１２から取出し、会議情報の音声情報をテキスト変換し、テキスト変換した情報を時系列毎に纏めて議事録を作成する。なお会議情報とは、発言内容の音声情報と、端末ＩＤと、発言時に閲覧中の会議資料のファイル名、ページ番号、カーソル位置及び会議資料に書き込まれたテキスト内容である。

制御部１５は、例えば、マイクロプロセッサが実装される。制御部１５は、記憶部１２のプログラム領域に記憶されたプログラムを逐次読み出し実行することにより、主催者の無線端末が、参加者の無線端末から送信される端末のID及びユーザ名並びに自らの発言に係る会議情報を受信し、受信した参加者の無線端末のID及びユーザ名並びに自らの発言に係る会議情報を時間情報と紐付けて記憶し、会議終了後、前記記憶した情報に基づいて議事録を作成する機能を実現するように、上記した通信部１１、記憶部１２、認証部１３、議事録作成部１４をそれぞれ制御する。

図３は、本実施形態による電子会議システム１に使用される無線端末３の構成を示すブロック図である。無線端末３ａ〜３ｄは、いずれも同じ構成を有するため、ここでは、無線端末３ａについて説明する。図３に示すように、無線端末３ａは、通信部２１と、情報記憶部２２と、操作部２３と、画面表示部２４と、制御部２５と、マイク２６と、スピーカ２７とを含み構成される。なお、無線端末３ａには、予め、電子会議システム１を実行するためのプログラムがそれぞれインストールされているものとする。

通信部２１は、他の無線端末３ｂ〜３ｄやサーバ２と通信を行う際の通信インタフェースを司り、例えば、ＴＣＰ／ＩＰに準拠した通信を行う。

情報記憶部２２は、例えば、ＳＲＡＭ、ＤＲＡＭ、フラッシュメモリが実装され、上記したプログラムが格納されるプログラム領域のほかに、作業領域が割り当てられている。作業領域には、会議資料、参加者の端末ＩＤ、ユーザＩＤ、サーバ認証に必要な認証パスワード、さらには後述する音声データ、会議参加者の無線端末３ａ〜３ｄによって修正された会議資料のデータ等が格納される。

操作部２３は、例えば、キーボード、マウスを有し、画面表示部２４に表示される会議参加への意思表示や会議中の資料の修正に関するデータを入力する。操作部２３を操作することにより意思表示され、あるは入力されたデータは、制御部２５により取り込まれる。

画面表示部２４は、会議中に必要な資料、他の参加者によって修正された資料および会議終了後の議事録を表示する。画面表示部２４として、例えば、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）や有機ＥＬ（Organic Electro-Luminescence）が用いられる。

制御部２５には、例えば、マイクロプロセッサが実装される。制御部２５は、情報記憶部２２のプログラム領域に記憶されたプログラムを逐次読み出し実行することにより、主催者の無線端末が、参加者の無線端末から送信される端末のID及びユーザ名並びに自らの発言に係る会議情報を受信し、受信した参加者の無線端末のID及びユーザ名並びに自らの発言に係る会議情報を時間情報と紐付けて記憶し、会議終了後、前記記憶した情報に基づいて議事録を作成する機能を実現するように、上記した通信部２１、情報記憶部２２、操作部２３、画面表示部２４、マイク２６、スピーカ２７のそれぞれを制御する。

マイク２６は、会議中のユーザの発言を集音して音声データとして取込み、取り込まれた音声データは、情報記憶部２２の作業領域に格納される。なお、取り込む音声は、指向性マイクにより、声紋認識の技術を利用してもよいし、あるいは入力された音声の音量が一番大きなものを選択してもよい。

スピーカ２７は、会議中における他のユーザの発言を制御部２５による制御の下で音声出力する。

図４は、本実施形態による電子会議システム１の動作シーケンス図である。なお、会議参加者は自身の無線端末３の会議システム用のアプリケーションを起動しているものとする。図３に示すように、会議の開催が決定すると、主催者となった無線端末３ａの制御部２５は、会議を進行するため、サーバ２に対し、通信部２１を介して、会議登録を行い、情報記憶部２２に格納している端末ＩＤとユーザ名を送信する（ステップＳ１）。

主催者の無線端末３ａから会議登録情報、端末ＩＤ、ユーザ名を受信したサーバ２の制御部１５は、これら情報を内蔵の記憶部１２に記憶する。制御部１５は、認証部１３によって、前記情報と紐付けられ、暗号化された認証パスワードが発行され、通信部１１を介して、認証パスワードを無線端末３ａに送信する（ステップＳ２）。続いて、無線端末３ａの制御部２５は、会議に参加するユーザの各無線端末３ｂ〜３ｄに、通信部１１を介して会議招集情報を送信する（ステップＳ３）。ここで、会議招集情報とは、例えば会議内容、会議日時をいう。

会議招集情報を受信した各無線端末３ｂ〜３ｄのユーザは、会議の参加の有無を操作部２３を操作することにより意思表示（入力）し、通信部１１を介して主催者である無線端末３ａに送信する。なお、会議参加の場合、無線端末３ｂ、３ｃは、自身の情報記憶部２２に格納する端末ＩＤ及びユーザ名を参加情報と併せて送信する（ステップＳ４，Ｓ５）。また、会議不参加の場合、無線端末３ｄは、会議不参加の通知を主催者の無線端末３ａに送信する（ステップＳ６）。

会議参加あるいは不参加の情報を受信した主催者の無線端末３ａは、会議参加者の無線端末３ｂ、３ｃに会議資料とサーバ２から送信された認証パスワードとを送信する。主催者の無線端末３ａは、参加承諾の意思表示を行った各無線端末３ｂ、３ｃの端末ＩＤ、ユーザ名、及び使用する資料をサーバ２へ送信する（ステップＳ７）。これら情報を受信したサーバ２の制御部１５は、会議登録情報、及び参加者の端末ＩＤ、ユーザＩＤを内蔵の記憶部１２に認証パスワードに紐付けて記憶する。次に各無線端末３ａ〜３ｃは、サーバ２にアクセスし、予め、サーバ２から受信した認証パスワードを使用して認証処理を実行する（ステップＳ８）。サーバ２の認証部１３は、受信した認証パスワードと端末ＩＤ及びユーザＩＤから認証処理を行い、記憶部１２に記憶されている情報と合致していれば、認証する。前処理により会議開催の準備が整う。

会議が開始されると（ステップＳ９）、会議中に参加者が発言（例えば、無線端末３ｂ）すると、無線端末３ｂのマイク２６を介して音声データを取り込み、通信部２１を介して、自らの端末ＩＤ、及びユーザ名、並びに自らの発言に係る会議情報をサーバ２に送信する（ステップＳ１０）（第１の手順ともいう）。なお、会議情報とは、発言内容の音声情報と、前記端末ＩＤと、発言時に閲覧中の会議資料のファイル名、ページ番号、カーソル位置及び会議資料に書き込まれたテキスト内容をいう。

音声データを受信したサーバ２の制御部１５は、音声データによる会議情報及び発言したユーザ名と端末ＩＤと時間情報とを紐付けて内蔵の記憶部１２に記憶し、音声データは、通信部１１を介して、各無線端末３ａ、３ｃへ送信する（ステップＳ１１）（第２の手順ともいう）。

続いて、参加者（例えば、無線端末３ｂ）が会議中に資料内に書き込みを行う場合は、無線端末３ｂの制御部２５は、情報記憶部２２に格納しているユーザ名と端末ＩＤと閲覧している資料情報（ファイル名、ページ番号、カーソルの位置情報、書き込み情報）をサーバ２へ送信する（ステップＳ１２）。これら情報を受信したサーバ２の制御部１５は、ユーザ名と端末ＩＤと資料情報と時間情報を紐付けて内蔵の記憶部１２へ保存し、資料情報を各無線端末３ａ、３ｃへ送信する（ステップＳ１３）。

会議が終了すると（ステップＳ１４）、サーバ２の制御部１５は、議事録作成部１４に命令を送り、記憶部１２に格納されている会議中に発言があった音声情報をテキスト変換し、時系列毎に会議情報に反映させた議事録を作成する（ステップＳ１５）（第３の手順ともいう）。

サーバ２の制御部１５は、作成した議事録を通信部１１を介して会議に参加した無線端末３ａ〜３ｃに送信する（ステップＳ１６）。議事録を受信した無線端末３ａ〜３ｃは、図５に示すように、例えば、画面表示部２４に、会議名、会議日、参加者名、発言コメント、及び発言時の資料を表示する（ステップＳ１７）（第４の手順ともいう）。なお、会議名、年月日及び参加者は、会議前にサーバ２に情報を送信することで自動表示してもよく、また、手動で入力してもよい。なお、発言コメント欄には、会議参加者が会議中に発言した情報がテキスト変換されて時間と紐付けられ表示される。

なお、画面表示部２４に表示されている発言内容が操作部２３によりクリックされると、発言内容がスピーカ１７より音声出力され、さらに発言時に参照していた資料（ページ、カーソル位置も含む）が表示される。発言内容の選択は、単語単位でもよいし、文節単位、段落単位でも構わない。

会議に参加した各無線端末３ａ〜３ｃのうち、例えば無線端末３ｃのユーザが議事録中の文字の誤変換を発見し（ステップＳ１８）、修正する場合（ステップＳ１９）、そのユーザは、表示画面の該当箇所を操作部２３によって指定して誤変換を修正する。例えば、図５に○で囲まれている「それでは“農機”は9月末で」の“農機”を“納期”に修正する場合、再変換を行う場合の候補は、技術関連用語辞典などを引用してより正しい変換候補を表示するだけではなく、主催者の無線端末３ａに記憶された会議資料に用いられた文字を優先的に正変換の候補として修正表示画面に表示することで、資料内の用語が容易に選択できる。誤変換を修正した無線端末３ｃは、修正内容を通信部２１経由でサーバ２へ送信する（ステップＳ２０）。

修正内容を受信したサーバ２の制御部１５は、修正内容を内蔵の記憶部１２に保存する（ステップＳ２１）。サーバ２の議事録作成部１４は、制御部１５の制御の元、記憶部１２から修正内容を取り出し、修正内容を反映した議事録を再度作成する（ステップＳ２２）。制御部１５は、再度作成した議事録を各無線端末３ａ〜３ｃに通信部１１を介して送信する（ステップＳ２３）。

なお、本発明では、音声情報、資料情報を保存するためにサーバ２を利用したが、サーバ２を利用することなく、会議に参加する無線端末３ａ〜３ｄの中でマスタとなる無線端末を決め（例えば、主催者）、マスタ端末がサーバ２の役割をしてもよい。サーバレスの電子会議システムの場合は、マスタとなる無線端末が、各音声情報、資料情報を記憶することで同様の効果が得られる。

なお、使用する無線端末３は、本実施形態においては、タブレット端末のみ例示したが、これに限定されるものではなく、通信インタフェースを有する端末であれば、例えばスマートフォンやパーソナルコンピュータであってもよい。

（実施形態の効果）
以上、説明したように本実施形態に係る電子会議システム１によれば、参加者端末が、自らの端末ＩＤ及びユーザ名並びに自らの発言に係る会議情報を主催者装置に送信し、主催者装置が、参加者端末より送信された端末ＩＤ及びユーザ名並びに会議情報を時間情報と紐付けて記憶し、会議終了後にそれらに基づいて議事録を作成することで、例えば、自らの発言と会議情報とを関連付けて議事録を作成することが出来、したがって、議事録を容易、かつ効率的に作成することが出来る。また、時間情報とも紐づけて記録することにより会議終了後に時系列に再生が可能であり、議事録修正の際の手助けになり議事録修正時の使い勝手が向上する。また、本実施形態による電子会議システム１によれば、主催者装置が議事録を参加者端末に配信し、議事録を修正するため、主催者装置及び／又は参加者端末が議事録中の発言内容の音声情報を選択的に出力するとともに、発言内容及び発言時に閲覧していた会議資料をその修正表示画面に表示する。そして、主催者装置及び／又は参加者端末が、議事録中の文字の誤変換を修正するとき、主催者装置に記憶された会議資料に用いられた文字を優先的に正変換の候補として修正表示画面に表示する。このため、議事録中の文字の誤変換が容易化されるとともに、使い勝手の良い電子会議システム１を提供することができる。更に、主催者装置が主催者管理サーバと主催者端末を含み、参加者端末の一つとして機能させることで、サーバレスの会議システムを構築することが出来、システムのコスト削減が可能になる。

以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明の技術的範囲は上記実施形態に記載の範囲には限定されないことは言うまでもない。上記実施形態に、多様な変更または改良を加えることが可能であることが当業者に明らかである。またその様な変更または改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれ得ることが、特許請求の範囲の記載から明らかである。

１ 電子会議システム
２ サーバ（主催者装置）
３ 無線端末（３ａ〜３ｄ）
１１ 通信部
１２ 記憶部
１３ 認証部
１４ 議事録作成部
１５ 制御部
２１ 通信部
２２ 情報記憶部
２３ 操作部
２４ 画面表示部
２５ 制御部
２６ マイク
２７ スピーカ

Claims (9)

1. 議事録作成を行う電子会議システムであって、
   主催者装置と、
   前記主催者装置と無線及び／又は有線ネットワークで結ばれた参加者端末とを備え、
   前記参加者端末が、自らの端末ＩＤ及びユーザ名並びに自らの発言に係る会議情報を前記主催者装置に送信する送信手段を有し、
   前記主催者装置が、前記参加者端末より送信された前記端末ＩＤ及び前記ユーザ名並びに前記会議情報を時間情報と紐付けて記憶する記憶手段と、会議終了後にそれらに基づいて議事録を作成する作成手段を有することを特徴とする電子会議システム。
2. 前記会議情報が、発言内容の音声情報と、前記端末ＩＤと、発言時に閲覧中の会議資料のファイル名、ページ番号、カーソル位置及び会議資料に書き込まれたテキスト内容とを含む請求項１に記載の電子会議システム
3. 前記主催者装置が議事録を前記参加者端末に配信し、前記議事録を修正するため、前記主催者装置及び／又は前記参加者端末が前記議事録中の発言内容の音声情報を選択的に出力するとともに、発言内容及び発言時に閲覧していた前記会議資料をその修正表示画面に表示することを特徴とする請求項２に記載の電子会議システム。
4. 前記主催者装置及び／又は前記参加者端末が、議事録中の文字の誤変換を修正するとき、前記主催者装置に記憶された会議資料に用いられた文字を優先的に正変換の候補として修正表示画面に表示することを特徴とする請求項３に記載の電子会議システム。
5. 前記主催者装置が主催者管理サーバ又は主催者端末であり、
   前記参加者端末の１つとして機能することを特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれか１項に記載の電子会議システム。
6. 議事録作成を行う会議システムにおいて、
   参加者端末と無線及び／又は有線ネットワークで結ばれる主催者装置のコンピュータに、
   前記参加者端末が、自らの端末ＩＤ及びユーザ名並びに自らの発言に係る会議情報を前記主催者装置に送信する第１の手順と、
   前記主催者装置が、前記参加者端末より送信された前記端末ＩＤ及び前記ユーザ名並びに前記会議情報を時間情報と紐付けて記憶する第２の手順と、
   会議終了後、前記記憶した情報に基づいて議事録を作成する第３の手順と、
   を実行させるプログラム。
7. 前記第１の手順において、
   前記会議情報が、発言内容の音声情報と、前記端末ＩＤと、発言時に閲覧中の会議資料のファイル名、ページ番号、カーソル位置及び会議資料に書き込まれたテキスト内容とを含むことを特徴とする請求項６に記載のプログラム。
8. 前記主催者装置が議事録を前記参加者端末に配信し、前記議事録を修正するため、前記主催者装置及び／又は前記参加者端末が前記議事録中の発言内容の音声情報を選択的に出力するとともに、
   発言内容及び発言時に閲覧していた会議資料をその修正表示画面に表示する第４の手順と、
   を実行させる請求項６に記載のプログラム。
9. 前記第４の手順において、
   前記主催者装置及び／又は前記参加者端末が、議事録中の文字の誤変換を修正するとき、前記主催者装置に記憶された会議資料に用いられた文字を優先的に正変換の候補として修正表示画面に表示することを特徴とする請求項８に記載のプログラム。

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