KR100956186B1 - 워크플로우 지원 장치 및 그 제어 방법과 워크플로우 지원 시스템 - Google Patents

워크플로우 지원 장치 및 그 제어 방법과 워크플로우 지원 시스템 Download PDF

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Abstract

워크플로우 정보가 매립된 종이 문서의 판독 실행을 지시하는 사용자가 인증된다. 워크플로우 정보는 워크플로우의 스텝들의 담당자 정보와 처리 순서를 포함한다. 워크플로우 정보는 취득된 판독 화상으로부터 추출된다. 추출된 워크플로우 정보의 담당자 정보와 처리 순서, 및 사용자를 인증하기 위해 사용된 인증 정보에 기초하여 판독된 종이 문서가 현재 워크플로우의 어느 스텝에 있는지 판단된다.
워크플로우 지원 장치, 워크플로우 정보, 담당자 정보, 처리 순서, 종이 문서

Description

워크플로우 지원 장치 및 그 제어 방법과 워크플로우 지원 시스템{WORKFLOW SUPPORT APPARATUS, METHOD OF CONTROLLING THE SAME, AND WORKFLOW SUPPORT SYSTEM}
본 발명은 종이 문서를 관련 담당자에게 회람시켜 처리를 완료하는 워크플로우에 관련된 처리를 지원하는 워크플로우 지원 장치 및 그 제어 방법과, 워크플로우 지원 시스템에 관한 것이다.
종래로부터, 회사 내에서는 문서 업무와 기안서와 같이 복수의 작업자가 관계된 일련의 업무 수순을 워크플로우로 정의하여 운용하고 있다. 이런 업무 수순에 따른 업무의 관리 및 운용을 전자화하고 그 업무의 흐름을 실제로 관리하고 운용하는 워크플로우 지원 시스템이 구현되어 있다. 이런 워크플로우 지원 시스템에서는 처리 요구 또는 거부(rejection) 통지가 예컨대 e-메일로서 전송됨으로써 작업의 효율성을 증가시킨다.
모든 워크플로우가 전자화된 워크플로우는 아니다. 종이 기반 워크플로우도 여전히 운용되고 있다. 예로서, 실제 지면에 서명을 하거나 날인할 것을 법적으로 요구하는 문서가 있다. 전자화 워크플로우를 구현하기 위해서는 대규모의 워크플 로우 지원 시스템이 필요하다. 이런 이유로 해서, 종이 기반 워크플로우도 여전히 많이 사용되고 있다.
한편, 종이 기반 워크플로우와 전자화 워크플로우를 통합한 많은 메커니즘이 검토되고 있다.
예컨대, 일본 특허 공개 제2000-003402호에 개시된 워크플로우 지원 시스템에서는, 날인을 요구하는 문서를 인쇄하는 경우, 종이 기반 워크플로우는 그 워크플로우가 전자화 워크플로우와 관련되도록 문서에 고유번호를 할당함으로써 관리된다. 일본 특허 공개 제2006-243830호는 용지에 워크플로우 인쇄하여 기록함으로써 워크플로우의 구성이나 상태를 변경하는 다른 워크플로우 지원 시스템을 제안한다.
전술한 바와 같이, 대규모의 워크플로우 지원 시스템을 전혀 필요로 하지 않는 종이 기반 워크플로우는 편리하지만 다음과 같은 문제가 있다. 예컨대, 문서 상에서 날인에 의한 승인을 취득하는 워크플로우는 많은 승인자를 필요로 할 수 있다.
워크플로우 도중에 중간 승인자가 문서의 불비를 발견하고 이를 거부하는 경우를 가정해본다. 그 경우, 최초의 신청(application)을 제출한 인물(작성자)은 문서가 반환된 후에만 그 거부를 알 수 있을 것이다. 그 후, 재신청 처리가 수행된다. 거부를 한 승인자가 직접 문서 작성자에게 흠결 있는 문서를 손수 전달하는 경우, 이들 사이에 있는 다른 중간 승인자는 이를 통지받지 못할 수 있다.
한편, 문서가 모든 중간 승인자를 거쳐 반대 순서로 반환되는 경우, 작성자가 문서를 받기까지에는 오랜 시간이 걸린다. 그 결과, 재신청이 지연되고 전체적 인 흐름 효율성은 저하된다. 즉, 종이 기반 워크플로우는 편리하지만, 전자화 워크플로우와 달리 처리 효율성을 증가시킬 수 없다.
이 경우, 일본 특허 공개 제2000-003402호 또는 제2006-243830호의 워크플로우 지원 시스템을 적용하는 것은 다음과 같은 문제에 직면하게 된다.
일본 특허 공개 제2000-003402호 또는 제2006-243830호에 개시된 시스템은 문서에 인쇄된 정보로부터 전자화 워크플로우를 호출할 수 있다. 그러나, 시스템은 기존에 실행된 스텝을 판단할 수 없기 때문에 적절한 처리를 수행하는 것이 불가능하다. 반대로, 종이 기반 워크플로우의 현재 스텝을 알기 위해서는 문서의 흐름과 전자화 워크플로우의 흐름을 모두 관리해야만 한다. 이는 시스템의 실용적인 운용을 어렵게 만든다. 전술한 바와 같이, 전자화 워크플로우와 종이 기반 워크플로우를 관련시키는 종래 시스템은 종이 기반 워크플로우가 갖는 대부분의 장점을 활용할 수 없다.
본 발명은 전술한 문제를 해결하기 위해 안출된 것으로, 종이 기반 워크플로우의 편리성과 효율성을 향상시킬 수 있는 워크플로우 지원 장치와, 그 제어 방법과, 워크플로우 지원 시스템을 제공하는 것을 목적으로 한다.
본 발명의 제1 태양에 따르면, 종이 문서를 관련 담당자에게 회람시켜 처리를 완료하는 워크플로우에 관련된 처리를 지원하는 워크플로우 지원 장치로서, 워 크플로우의 스텝들의 담당자 정보 및 처리 순서를 포함하는 워크플로우 정보가 매립된 종이 문서를 판독하는 판독 수단과, 판독 수단의 실행을 지시하는 사용자를 인증하는 인증 수단과, 판독 수단에 의해 취득된 판독 화상으로부터 워크플로우 정보를 추출하는 추출 수단과, 추출 수단에 의해 추출된 워크플로우 정보의 담당자 정보와 처리 순서, 및 인증 수단에 의해 사용자를 인증하기 위해 사용된 인증 정보에 기초하여 판독 수단에 의해 판독된 종이 문서가 현재 워크플로우의 어느 스텝에 있는지를 판단하는 판단 수단을 포함하는 워크플로우 지원 장치가 제공된다.
바람직한 실시예에서, 워크플로우 지원 장치는 워크플로우의 각 스텝에서 실행가능한 태스크를 결정하는 결정 수단을 더 포함하고, 결정 수단은 판단 수단에 의해 판단된 단계에서 실행가능한 태스크를 결정한다.
바람직한 실시예에서, 결정 수단(405)은 워크플로우 정보에 정의된 워크플로우의 각 스텝에서 실행가능한 태스크의 정보를 참조함으로써 판단 수단에 의해 판단된 단계에서 실행가능한 태스크를 결정한다.
바람직한 실시예에서, 워크플로우 지원 장치는 결정 수단에 의해 결정된 태스크를 실행하는 실행 수단을 추가로 포함한다.
바람직한 실시예에서, 태스크는 e-메일 전송, 파일 저장, FAX 전송 및 인쇄 중 적어도 하나를 포함한다.
바람직한 실시예에서, 실행 수단은 인증 수단에 의해 인증된 사용자에 대응하는 워크플로우의 스텝 이전에 담당자에 대한 e-메일 전송을 태스크로서 실행한다.
바람직한 실시예에서, 워크플로우 지원 장치는 워크플로우의 스텝들의 담당자 정보와 처리 순서를 포함하는 워크플로우 정보의 생성을 포함하는 워크플로우와 관련된 설정의 개시를 허용하는 정보 처리 장치로부터 워크플로우 정보와 회람 대상인 종이 문서를 형성하도록 인쇄하기 위한 화상을 수신하는 수신 수단과, 회람 대상인 종이 문서를 인쇄하기 위해 수신 수단에 의해 수신된 화상에 수신 수단에 의해 수신된 워크플로우 정보를 매립하는 매립 수단과, 매립 수단에 의해 워크플로우 정보가 매립된 화상을 인쇄하는 인쇄 수단을 추가로 포함한다.
본 발명의 제2 태양에 따르면, 관련 담당자에게 종이 문서를 회람시켜 처리를 완료하는 워크플로우와 관련된 처리를 지원하는 워크플로우 지원 장치로서, 워크플로우의 스텝들의 담당자 정보와 처리 순서를 포함하는 워크플로우 정보의 생성을 포함하는 워크플로우와 관련된 설정을 수행하는 설정 수단과, 회람 대상인 종이 문서를 형성하기 위한 인쇄용 화상을 생성하는 생성 수단과, 설정 수단에 의해 설정된 워크플로우 정보와 생성 수단에 의해 생성된 화상을 워크플로우에 의한 회람 대상인 종이 문서를 인쇄하기 위한 화상 형성 장치에 전송하는 전송 수단을 포함하는 워크플로우 지원 장치가 제공된다.
바람직한 실시예에서, 설정 수단은 워크플로우의 신청자에 관한 정보가 입력되는 제1 입력 영역과 신청자에 대응하는 승인자에 관한 정보가 입력되는 제2 입력 영역을 포함하는 설정 화면을 표시부에 표시하고 설정 화면에 대한 조작에 기초하여 워크플로우와 관련된 설정을 입력할 수 있도록 한다.
본 발명의 제3 태양에 따르면, 관련 담당자에게 종이 문서를 회람시켜 처리 를 완료하는 워크플로우와 관련된 처리를 지원하는 워크플로우 지원 시스템으로서, 종이 문서에 대한 화상을 생성하기 위한 정보 처리 장치 및 화상에 기초하여 종이 문서에 화상을 형성하기 위한 화상 형성 장치를 포함하며, 상기 정보 처리 장치는 워크플로우의 스텝들의 담당자 정보와 처리 순서를 포함하는 워크플로우 정보의 생성을 포함하는 워크플로우와 관련된 설정을 수행하는 설정 수단과, 회람 대상인 종이 문서를 인쇄하기 위한 화상을 생성하는 생성 수단과, 설정 수단에 의해 설정된 워크플로우 정보 및 생성 수단에 의해 생성된 화상을 워크플로우에 의한 회람 대상인 종이 문서를 인쇄하기 위한 화상 형성 장치에 전송하는 전송 수단을 포함하고, 화상 형성 장치는 정보 처리 장치로부터 워크플로우 정보 및 회람 대상인 종이 문서를 형성하기 위한 인쇄용 화상을 수신하는 수신 수단과, 회람 대상인 종이 문서를 인쇄하기 위해 수신 수단에 의해 수신된 화상에 수신 수단에 의해 수신된 워크플로우 정보를 매립하는 매립 수단과, 매립 수단에 의해 워크플로우 정보가 매립된 화상을 인쇄하는 인쇄 수단과, 워크플로우 정보가 매립된 종이 문서를 판독하는 판독 수단과, 판독 수단의 실행을 지시하는 사용자를 인증하는 인증 수단과, 판독 수단에 의해 취득된 판독 화상으로부터 워크플로우 정보를 추출하는 추출 수단과, 추출 수단에 의해 추출된 워크플로우 정보의 담당자 정보와 처리 순서, 및 인증 수단에 의해 사용자를 인증하기 위해 사용된 인증 정보에 기초하여, 판독 수단에 의해 판독된 종이 문서가 현재 워크플로우의 어느 스텝에 있는지를 판단하는 판단 수단을 포함하는 워크플로우 지원 시스템이 제공된다.
본 발명의 제4 태양에 따르면, 종이 문서를 관련 담당자에게 회람시켜 처리 를 완료하는 워크플로우에 관련된 처리를 지원하는 워크플로우 지원 장치 제어 방법으로서, 워크플로우의 스텝들의 담당자 정보 및 처리 순서를 포함하는 워크플로우 정보가 매립된 종이 문서를 판독 수단으로 하여금 판독하게 하는 판독 단계와, 판독 단계의 실행을 지시하는 사용자를 인증하는 인증 단계와, 판독 단계에서 취득된 판독 화상으로부터 워크플로우 정보를 추출하는 추출 단계와, 추출 단계에서 추출된 워크플로우 정보의 담당자 정보와 처리 순서, 및 인증 단계에서 사용자를 인증하기 위해 사용된 인증 정보에 기초하여, 판독 단계에서 판독된 종이 문서가 현재 워크플로우의 어느 스텝에 있는지를 판단하는 판단 단계를 포함하는 워크플로우 지원 장치 제어 방법이 제공된다.
본 발명의 제5 태양에 따르면, 종이 문서를 관련 담당자에게 회람시켜 처리를 완료하는 워크플로우에 관련된 처리를 지원하는 워크플로우 지원 장치 제어 방법으로서, 워크플로우의 스텝들의 담당자 정보와 처리 순서를 포함하는 워크플로우 정보의 생성을 포함하는 워크플로우와 관련된 설정을 수행하는 설정 단계와, 회람 대상인 종이 문서를 형성하기 위한 인쇄용 화상을 생성하는 생성 단계와, 설정 단계에서 설정된 워크플로우 정보와 생성 단계에서 생성된 화상을, 워크플로우에 의한 회람 대상인 종이 문서를 인쇄하기 위한 화상 형성 장치에 전송하는 전송 단계를 포함하는 워크플로우 지원 장치 제어 방법이 제공된다.
본 발명의 다른 특징들은 첨부 도면을 참조로 다음의 예시적인 실시예들에 대한 설명으로부터 자명하게 될 것이다.
이하, 본 발명의 바람직한 실시예를 도면을 참조로 상세히 설명한다. 이들 실시예에 개시되는 구성요소의 상대적인 배열, 수치적 표현과 수치값은 달리 특정하지 않는 한 본 발명의 범위를 제한하지 않는다.
이하, 본 발명의 실시예를 도면을 참조하여 상세히 설명한다.
<워크플로우 지원 시스템>
도 1은 본 발명의 실시예가 적용가능한 워크플로우 지원 시스템의 전체 구성을 도시한 도면이다.
도 1에 도시된 바와 같이, 화상 형성 장치(110)는 예컨대 이더넷(등록상표)(Ethernet®)으로 형성된 LAN(100)에 접속된다. 또한, 프린터 엔진을 구비하지 않은 화상 형성 장치(120), e-메일 서버 및 파일 서버 컴퓨터로 기능하는 서버(130) 및 클라이언트 컴퓨터(이하, 클라이어트 PC로 지칭함)(140)가 LAN(100)에 접속된다. 각각의 화상 형성 장치(110, 120)와 클라이어트 PC(140)는 종이 문서를 관련 담당자에게 회람시켜 처리를 완료하는 워크플로우에 관련된 처리를 지원하는 워크플로우 지원 장치로서 기능한다.
본 발명의 시스템에서, 접속된 장치의 수는 전술한 것에 제한되지 않는다. 본 실시예에서, LAN이 접속을 위해 사용된다. 그러나, 본 발명은 이에 제한되지 않는다. 예컨대, WAN(공중회선)과 같은 임의의 네트워크, USB와 같은 직렬 전송방식 또는 센트로닉스나 SCSI와 같은 병렬 전송방식도 적용 가능하다.
화상 형성 장치(110)는 복사 기능 및 팩시밀리 기능뿐 아니라 문서 화상을 판독하여 판독시 얻어진 화상 데이터를 LAN(100) 상의 장치들에 전송하는 데이터 전송 기능을 갖는다. 화상 형성 장치(110)는 첨부된 화상 파일을 포함하는 e-메일을 작성하고 서버(130)를 이용하여 상기 e-메일을 전송할 수 있다. 또한, 화상 형성 장치(110)는 PDL(Page Description Language) 해석과 렌더링(rendering) 기능을 가짐으로써 LAN(100)에 접속된 컴퓨터로부터 지정된 PDL 화상을 수신하여 인쇄할 수 있다.
또한, 화상 형성 장치(110)는 화상 형성 장치(110)에 의해 판독된 화상이나 LAN(100)에 접속된 컴퓨터로부터 지정된 PDL 화상을 내부 하드디스크의 특정 영역에 저장할 수 있다. 또한, 화상 형성 장치(110)는 문서 화상을 판독하고 판독된 문서 화상을 하드 디스크에 디지털 화상 데이터로서 저장할 수 있다. 또한, 화상 형성 장치(110)는 하드 디스크에 저장된 디지털 화상 데이터를 독출하여 이를 인쇄할 수 있다.
화상 형성 장치(110)는 스캐너부(112), 프린터부(113), 컨트롤러부(200)(도 2) 및 조작부(111)를 포함한다. 스캐너부(112)는 화상 입력 장치(판독부)이다. 프린터부(113)는 화상 출력 장치이다. 컨트롤러부(200)는 전체 화상 형성 장치(110)의 조작을 제어한다. 조작부(111)는 입력부와 표시부를 갖는 유저 인터페이스(UI)이다. 조작부는 예컨대 터치 패널로 구성된다.
스캐너부(112)는 문서 상의 화상을 노광 주사하여 취득된 반사광을 CCD에 입력함으로써 화상 정보를 전기 신호로 전환한다. 스캐너부(112)는 전기 신호를 RGB의 휘도 신호로 전환하고 휘도 신호를 화상 데이터로서 컨트롤러부(200)에 출력한다.
문서는 문서 급지기(미도시)에 설정된다. 사용자가 조작부(111)를 매개로 판독을 시작하는 지시를 내리면, 컨트롤러부(200)는 스캐너부(112)로 판독 지시를 전송한다. 판독 지시를 수신한 스캐너부(112)는 문서 급지기로부터 문서 용지를 한장씩 급지하고 이들 문서 용지를 판독한다. 문서 용지는 항상 문서 급지기를 이용하여 자동 급지함으로서 판독되어야만 하는 것은 아니다. 대신에, 문서 용지는 각각의 문서 용지를 유리판(미도시)에 놓고 노광부를 이동시킴으로써 주사될 수 있다.
프린터부(113)는 컨트롤러부(200)로부터 수신된 화상 데이터를 용지 상에 형성하는 화상 형성 장치이다. 본 실시예의 화상 형성 방법은 감광 드럼이나 감광 벨트를 이용한 전자사진식 방법이다. 그러나, 본 발명은 이에 제한되지 않는다. 예컨대, 미세 노즐 어레이로부터 잉크를 토출하여 용지 상에 인쇄를 하는 잉크젯 방법도 적용 가능하다.
화상 형성 장치(120)는 스캐너부(122), 컨트롤러부(220)(도 2) 및 조작부(121)를 포함한다. 스캐너부(122)는 화상 입력 장치이다. 컨트롤러부(220)는 전체 화상 형성 장치(120)의 작업을 제어한다. 조작부(121)는 유저 인터페이스(UI)이다. 화상 형성 장치(120)의 스캐너부(122)와 조작부(121)는 화상 형성 장치(110)의 스캐너부 및 조작부와 동일하다.
서버(130)는 CPU로 하여금 오퍼레이팅 시스템(이하, OS로 지칭함)과 각종 응용 프로그램을 실행하도록 하고 OS의 제어 하에 어플리케이션을 실행함으로써, 각종 데이터 처리를 수행한다. 이는 클라이어트 PC(140)에도 적용된다.
<컨트롤러부에 대한 상세한 설명>
도 2는 본 발명의 실시예에 따른 화상 형성 장치의 컨트롤러부의 상세 구성을 도시한 블록도이다.
화상 형성 장치(110)의 컨트롤러부(200)는 스캐너부(112)와 프린터부(113)에 전기 접속된다. 또한, 컨트롤러부는 LAN(100)을 매개로 화상 형성 장치(120), 서버(130) 및 클라이어트 PC(140)에 접속된다. 이로써 화상 데이터 및 장치 정보의 입출력이 가능하게 된다.
CPU(201)는 ROM(202)에 저장된 제어 프로그램 등을 기초로 접속 중인 각종 장치에 대한 액세스를 포괄적으로 제어함과 동시에 컨트롤러부(200)에서 실행되는 각종 처리를 포괄적으로 제어한다.
ROM(202)은 장치의 부팅 프로그램과 같은 제어 프로그램을 저장한다.
RAM(203)은 CPU(201)의 작업을 위해 사용될 시스템 작업 메모리이며 화상 데이터를 임시 저장하는 메모리로서도 작용한다. RAM(203)은 전원 차단 후에도 저장된 내용을 보유하는 SRAM과 전원 차단 후 저장된 내용을 지우는 DRAM을 포함한다.
HDD(204)는 화상 데이터와 같은 각종 데이터와 시스템 소프트웨어를 저장하는 하드 디스크 드라이브이다.
조작부 I/F(205)는 조작부(111)에 시스템 버스(211)를 접속하는 인터페이스부이다. 조작부 I/F(205)는 시스템 버스(211)로부터 조작부(111) 상에 표시될 화상 데이터를 수신하여 이를 조작부(111)에 출력한다. 또한, 조작부 I/F(205)는 조작부(111)로부터 입력된 정보를 시스템 버스(211)에 출력한다.
네트워크 I/F(206)는 정보의 입/출력을 위해 LAN(100)과 시스템 버스(211)에 접속된다.
모뎀(207)은 정보의 입/출력을 위해 WAN(미도시)과 시스템 버스(211)에 접속된다.
스캐너 I/F(208)는 스캐너부(112)로부터 수신된 화상 데이터에 대한 보정, 가공 및 편집과 같은 각종 처리를 실행한다. 스캐너 I/F(208)는 수신된 화상 데이터의 문서 종류, 즉 칼라 문서인지 흑백 문서인지 여부 또는 문자 문서인자 사진 문서인지 여부를 판단한다. 스캐너 I/F(208)는 화상 데이터에 판단 결과를 관련 정보로서 추가한다. 관련 정보를 속성 데이터라 칭한다.
화상 처리부(209)는 화상 데이터 방향 전환 및 화상 압축/압축해제와 같은 각종 화상 처리를 실행한다. 화상 처리부(209)는 하나의 화상 데이터를 생성하기 위해 HDD(204)에 저장된 화상 데이터를 합성할 수 있다.
프린터 I/F(210)는 화상 처리부(209)로부터 전송된 화상 데이터를 수신하고 화상 데이터에 첨가된 속성 데이터를 참조하면서 화상 데이터의 화상 형성처리를 실행한다. 화상 형성 처리를 받은 화상 데이터는 프린터부(113)에 출력된다.
화상 형성 장치(110)에 입력된 사용자 지시와 사용자에 대한 정보 제시는 예컨대 조작부(111)를 매개로 수행될 수 있거나, 또는 LAN(100)을 매개로 접속된 클라이어트 PC(140)를 매개로 수행될 수 있다.
화상 형성 장치(120)의 컨트롤러부(220)는 화상 형성 장치(110)의 컨트롤러부(200) 내의 프린터 I/F(210)와 모뎀(207)을 포함하지 않는다.
<컴퓨터의 하드웨어 구성>
도 3은 각각 본 발명의 실시예에 따른 정보 처리 장치로서 기능하는 서버와 클라이언트 PC의 하드웨어 구성을 도시하는 블록도이다.
도 3을 참조하면, CPU(301), RAM(302), ROM(303), 네트워크 I/F(305) 및 하드디스크 드라이브(HDD)(306)가 시스템 버스(310)를 매개로 통신 가능하게 접속된다.
또한, CRT와 같은 표시 장치(307), 키보드와 같은 입력 장치(304), 마우스와 같은 포인팅 장치(308)가 시스템 버스(310)를 매개로 통신 가능하게 접속된다.
ROM(303)이나 HDD(306)는 제어 프로그램을 미리 저장한다. CPU(301)는 ROM(303)이나 HDD(306)로부터 RAM(302)으로 제어 프로그램을 판독하여 이들 프로그램을 필요에 따라 실행함으로써 컴퓨터로서의 기능을 제공한다.
또한, CPU(301)는 표시 장치(307)를 매개로 각종 정보를 표시하고 입력 장치(304)나 포인팅 장치(308)로부터 사용자 지시와 같은 각종 지시를 수신한다. CPU(301)는 네트워크 I/F(305)를 매개로 LAN(100) 상의 다른 장치와도 통신한다. 클라이어트 PC는 도 3에 도시된 서버(130)와 동일한 구성을 갖는다.
<화상 형성 장치의 소프트웨어 구성>
도 4는 본 발명의 실시예에 따른 화상 형성 장치의 다양한 기능(이하, 태스크로 지칭함)의 제어와 관련된 소프트웨어 모듈의 구성을 도시하는 블록도이다. 이들 소프트웨어 모듈은 화상 형성 장치(110)의 컨트롤러부(200) 내의 CPU(201)에 의해 실행된다.
UI부(401)는 조작부 I/F(205)를 매개로 조작부(111)에 표시를 수행하거나 조작부(111)로부터의 사용자 입력을 처리하는 소프트웨어 모듈이다.
통신부(402)는 네트워크 I/F(206) 또는 모뎀(207)을 조작함으로써 통신을 수행하는 소프트웨어 모듈이다.
인증부(403)는 UI부(401)로부터 조작된 사용자의 로그인 정보 또는 통신부(402)로부터 수신된 사용자 정보를 이용하여 사용자 인증을 수행하고 사용자의 세션(session)을 관리하는 소프트웨어 모듈이다.
인증정보 관리부(404)는 사용자를 인증하기 위한 인증 정보(로그인 정보 및 사용자 정보)를 관리하고 인증부(403)로부터의 인증 정보에 대한 문의에 응답하는 소프트웨어 모듈이다. 본 실시예에서, 인증 정보는 화상 형성 장치(110)에서 관리된다. 그러나, 전용 인증서버가 별도로 제공되어 인증 정보를 관리할 수 있다.
플로우 관리부(405)는 워크플로우의 설정 파일을 해석하여 그에 대응하는 처리 요구를 태스크 실행부(407)에 전송하는 소프트웨어 모듈이다.
플로우 스텝 판단부(406)는 워크플로우 설정에서의 인증 정보 및 순서 정보에 기초하여 워크플로우의 현재 스텝을 판단하는 소프트웨어 모듈이다. 워크플로우 설정의 상세 내용은 후술한다.
태스크 실행부(407)는 각종 태스크의 설정 정보에 기초하여 태스크를 실행하는 소프트웨어 모듈이다.
매립 정보 추출부(408)는 주사 태스크를 실행할 때 스캐너부(112)에 의해 판독된 화상 데이터로부터 워터마크 정보(매립 정보)를 분리하여 워터마크 정보를 HDD(204)에 파일로서 저장하는 소프트웨어 모듈이다.
매립 정보 작성부(409)는 인쇄 태스크를 실행할 때 워터마크 정보(매립 정보)로서 HDD(204) 상에 파일을 생성하여 이 파일을 인쇄 화상(예컨대, 회람 대상의 문서 용지를 인쇄하기 위한 화상)과 합성하는 소프트웨어 모듈이다.
UI부(401), 통신부(402) 및 플로우 관리부(405)로부터의 요구에 따라 다양한 태스크가 생성된다. 예컨대, 사용자로부터 복사 또는 주사 정보를 수신하면, UI부(401)는 태스크 실행부(407)에 복사 또는 주사의 태스크 설정을 전송한다. 태스크 설정이 통신부(402)를 매개로 다른 화상 형성 장치나 클라이어트 PC로부터 수신될 때에도 유사한 처리가 수행된다.
이하, CPU(201)의 제어 하에 소프트웨어 모듈들로 하여금 태스크를 연동하여 실행하도록 하는 방법을 상세히 설명한다.
<종이 기반 워크플로우를 위한 종이 출력>
종이 기반 워크플로우의 기점으로서 사용자가 클라이어트 PC(140) 및 화상 형성 장치(110)를 이용하여 회람 또는 승인을 위한 용지를 출력하게 하는 처리를 먼저 설명한다.
사용자는 클라이어트 PC(140) 상의 응용 프로그램을 이용하여 문서를 작성한다. 사용자는 클라이어트 PC(140) 상의 화상 형성 장치(110)(인쇄부)를 위한 프린터 드라이버를 이용하여 문서를 인쇄한다. 이때, 사용자는 프린터 드라이버 설정으로서 워크플로우 정보를 입력한다.
도 5는 본 발명의 실시예에 따른 클라이언트 PC의 프린터 드라이버 설정 화 면(window)을 도시하는 도면이다.
설정 화면(500) 상에서, 페이지 설정 탭(501)은 인쇄부수, 조판 등을 설정하기 위해 사용된다. 마무리 탭(502)은 스테플링 및 제본을 설정하기 위해 사용된다. 종이 공급원 탭(503)은 종이를 급지하기 위한 종이 급지 스텝을 설정하기 위해 사용된다. 본 실시예에서, 워크플로우 설정 탭(504)은 워크플로우를 설정하기 위해 사용된다.
도 5는 특히 워크플로우 설정 탭(504)의 워크플로우 설정 화면이 표시되는 상태를 도시한다.
풀-다운 콤보 박스(505)는 종이 기반으로 실행될 워크플로우 정보의 템플릿을 선택하기 위해 사용된다. 사용자는 사전 설정된 복수의 워크플로우 정보 템플릿으로부터 종이를 사용하여 실행 대상인 워크플로우에 대응하는 템플릿을 선택할 수 있다.
워크플로우 정보 템플릿은 승인자의 수와 처리 순서에 대한 정보와, 워크플로우 담당자 정보(승인자와 신청자 및 이들 간의 관계)와, 승인자에 의해 실행가능한 화상 형성 장치의 태스크의 정보를 포함한다. 소정의 승인자가 신청자와 무관하게 포함되어야 할 경우, 고정 승인자 정보가 설정될 수 있다. 태스크 정보는 태스크 실행부(407)가 태스크를 실행하기 위해 사용되는 설정값을 포함한다.
워크플로우 정보 템플릿은 프린터 드라이버에 사전에 보유될 수 있거나 워크플로우의 리스트를 독립적으로 보유하는 화상 형성 장치 또는 서버로부터의 통신에 의해 취득될 수 있다.
콤보 박스(505)에서 워크플로우 템플릿을 선택한 후, 사용자는 신청자 정보 입력 필드(506)(제1 입력 영역)에 신청자 정보를 입력한다. 본 실시예에서, 신청자 정보는 화상 형성 장치(110)에 있는 로그인 사용자 이름 및 신청을 제출한 사용자의 e-메일 어드레스를 포함한다. 신청자 정보를 직접 입력하는 대신 사용자는 클라이언트 PC(140) 또는 다른 서버의 사용자 데이터베이스에서 이를 검색하여 지정할 수 있다.
그 후, 사용자는 신청자에 대응하는 승인자들을 승인자 목록(507)(제2 입력 영역)에 입력한다. 정보는 워크플로우 정보 템플릿에 설정된 신청자와 승인자 간의 관계와 승인자 정보로부터 자동으로 입력될 수 있다.
사용자는 승인자 목록(507)에서 승인자에 의해 실행가능한 화상 형성 장치의 태스크를 설정할 수 있다. 본 예에서, 워크플로우 템플릿에 설정된 정보는 디폴트로서 표시된다. 그러나, 사용자는 별도로 설정된 상세 정보일 수도 있다.
사용자가 OK 버튼(508)을 누를 경우, 이렇게 입력된 워크플로우 정보가 확인되고 PDL 정보와 함께 프린터 드라이버로부터 화상 형성 장치(110)에 전송된다. 사용자가 취소 버튼(509)을 누를 경우, 입력된 워크플로우 정보는 취소되고 설정 화면(500)의 표시가 종료한다.
이하, 도 6을 참조로 워크플로우 정보의 일 예를 설명한다.
도 6은 본 발명의 실시예에 따라 프린터 드라이버로부터 화상 형성 장치에 전송되는 워크플로우 정보의 일 예를 도시하는 도면이다.
본 실시예에서, 워크플로우 정보는 XML 형식으로 기재된다. XML 형식뿐 아 니라 다른 독자적인 형식이라도 프린터 드라이버와 화상 형성 장치 간에서 번역될 수 있다면 사용가능하다.
태그(601)는 워크플로우 ID, 워크플로우 명칭, 코멘트 및 작성 일자를 포함하는 워크플로우 개요 정보를 표시한다.
태그들(602 내지 605)은 워크플로우의 스텝들의 설정과 순서를 지시한다. 태그(602) 중의 id 요소는 워크플로우에서 스텝의 순서를 나타낸다. 워크플로우 정보에서 태그의 출현 순서는 스텝들의 순서를 나타낼 수 있다.
태그(602)는 워크플로우의 제1 스텝인 신청자의 정보를 나타낸다. <User...>태그는 신청자의 e-메일 주소와 로그인 정보를 기재한다. <Action...>태그는 화상 형성 장치를 이용하여 이들 스텝의 신청자에 의해 실행가능한 태스크를 나타낸다. 태그(602)의 예에서는, 신청자 고유의 태스크가 없다.
마찬가지로, 태그들(603 내지 605)은 승인자들과 각각의 승인자에 의해 실행가능한 태스크들을 나타낸다. 본 예에서는, 태그(605)의 최후 승인자에 의해 실행가능한 태스크로서, 판독된 문서를 서버에 저장하는 태스크(태그(606))가 정의된다. 그러나, 도 6은 이 태스크의 상세한 설정을 예시하지 않는다.
태그(607)는 모든 스텝에서 실행가능한 태스크를 정의한다. 도 6의 예에서는 스텝이 설정되기 이전에 신청자나 승인자에게 e-메일을 전송하는 태스크가 설정된다. 그러나, 도 6은 이 태스크의 상세한 설정을 예시하지는 않는다.
이하, 도 7을 참조로 워크플로우 정보의 다른 예를 설명한다.
도 7은 본 발명의 실시예에 따른 워크플로우 정보의 다른 예를 도시하는 도 면이다.
태그(701)는 태그(601)와 같이 워크플로우 개요 정보를 나타낸다.
태그들(702 내지 705)은 도 6에서와 같이 신청자와 승인자에 대한 정보를 지시한다. 그러나, 도 7에 도시된 예에는 모든 스텝에서 실행가능한 태그(607)의 태스크와 같은 태스크는 없다. 대신, 각 스텝에서 실행가능한 태스크가 설정된다.
태그(702)에 의해 표현되는 스텝에는 신청자에 의해 실행가능한 태스크가 설정되지 않는다.
태그(703)에 의해 표현되는 스텝에는 제1 스텝의 사용자, 즉 신청자에게 e-메일을 전송하는 태스크가 설정된다.
태그(704)에 의해 표현되는 스텝에는 파일을 저장하는 태스크와 제1 스텝의 사용자에게 e-메일을 전송하는 태스크가 설정된다.
태그(705)에 의해 표현되는 스텝에는 파일을 저장하는 태스크와 이전 스텝의 사용자에게 e-메일을 전송하는 태스크가 설정된다.
태그(706)는 화상 형성 장치를 이용하는 워크플로우의 스텝들에 포함되지 않은 사용자에 의해 실행가능한 태스크를 나타낸다.
본 실시예에서는 태스크의 예들은 e-메일 전송과 서버에의 문서 저장(파일 저장)이다. FAX 전송, 인쇄, 및 디지털 워크플로우의 개시와 같은 다양한 태스크가 설정될 수도 있다.
통신부(402)를 매개로 프린터 드라이버로부터 PDL 정보와 워크플로우 정보를 수신하면, 화상 형성 장치(110)는 태스크 실행부(407)에서 인쇄 태스크를 설정하고 인쇄 태스크를 실행한다.
화상 형성 장치(110)의 태스크 실행부(407)는 매립 정보 작성부(409)에 워크플로우 정보(XML 파일)를 전달하여 워터마크 화상을 생성한다. 화상 처리부(209)는 PDL 정보를 렌더링하여 얻어진 화상과 워터마크 화상을 합성한다. 화상 형성 장치(110)는 화상 처리부(209)에서 합성된 화상을 프린터 I/F(210)로부터 프린터부(113)에 전송하여 용지에 인쇄를 한다.
본 실시예에서는 용지에 워크플로우 설정을 매립하기 위해 워터마크 화상이 PDL 정보로부터 얻어진 화상과 합성된다. 워크플로우 정보는 2차원 바코드로 전환되어 인쇄될 수 있다. 대안으로서, RFID(Radio Frequency Identification) 태그가 매립된 용지를 이용하여, 인쇄 시에 RFID 태그에 워크플로우 설정을 기록함으로써 워크플로우 정보가 매립될 수 있다.
종이 기반 워크플로우를 위한 종이 출력의 순서가 전술되었다. 이는 종이 기반 워크플로우에 대한 워크플로우 정보가 매립되는 용지(종이 문서)를 출력할 수 있게 한다.
워크플로우 정보가 매립된 출력 용지는 종이 기반 워크플로우로서 회람이나 승인을 위해 수동으로 또는 메일에 의해 전달된다.
본 실시예에서, 워크플로우 설정은 클라이언트 PC(140)의 프린터 드라이버에 의해 수행된다. 그러나, 결과적으로 워크플로우 설정을 화상 형성 장치(110)에 대해 설정할 수 있다면 그 밖의 구성도 사용가능하다. 예컨대, 화상 형성 장치(110)는 워크플로우 설정을 위한 웹 서비스나 웹 페이지를 클라이언트 PC(140)에 제공하 는 웹 서버로서 기능할 수 있고 웹 서비스나 웹 페이지를 매개로 클라이언트 PC로부터 워크플로우 설정과 인쇄 화상을 수신할 수 있다.
<화상 형성 장치에 의한 태스크 실행>
이하, 예컨대 용지에 인쇄되는 내용이 순서가 맞지 않거나 중간 승인자가 거부 통지를 위한 e-메일을 보내거나 최종 승인자가 저장 처리를 수행하는 등 화상 형성 장치를 이용하여 태스크를 실행하는 처리의 순서를 설명한다.
본 실시예에서는, 화상 형성 장치(110)를 이용한 태스크 실행을 예시하기로 한다. 그러나, 태스크 실행이 항상 워크플로우 정보가 매립된 용지를 출력한 화상 형성 장치에 의해 실행되는 것은 아니다. 태스크는 다른 화상 형성 장치, 즉 화상 형성 장치(120)에 의해 실행 가능하다.
도 8은 본 발명의 실시예에 따른 용지에 매립된 태스크를 실행하는 처리를 예시한 흐름도이다. 흐름도의 스텝들은, CPU(201)로 하여금 도 4에 도시된 다양한 소프트웨어 모듈을 필요에 따라 제어하여 실행하도록 함으로써 실행된다.
스텝 S801에서, UI부(401)는 로그인 화면(미도시)을 표시하고 사용자의 로그인 조작을 대기한다. 사용자가 조작부(111)를 매개로 로그인 정보를 입력하면, UI부(401)는 로그인을 검지한다. 인증부(403)는 입력된 로그인 정보를 이용하여 인증을 수행한다. 인증이 성공했다면, 처리는 스텝 S802로 진행한다. 인증이 실패했다면, UI부(401)는 스텝 S801에서 다시 로그인 정보를 입력할 것을 사용자에게 촉구한다. 본 실시예에서, 사용자 인증은 문자열에 입력되는 사용자 이름 및 패스워드에 기초하여 수행된다. 그 대신에, 사용자 인증은 IC 카드나 생물학적 정보를 이용하여 수행될 수 있다.
로그인 후, UI부(401)는 조작부(111) 상에 조작 화면을 표시한다. 이하, 도 9를 참조로 조작 화면(900)의 일 예를 설명한다.
도 9는 본 발명의 실시예에 따른 조작 화면의 일 예를 도시하는 도면이다.
조작 화면(900) 상에서 버튼(901, 902, 903)은 화상 형성 장치(110) 상에서 어플리케이션을 절환하기 위해 사용된다.
버튼(901)은 복사 태스크 설정 화면을 표시하기 위해 사용된다. 버튼(902)은 전송 태스크 설정 화면을 표시하기 위해 사용된다. 버튼(903)은 용지에 매립된 태스크를 실행하기 위한 화면(이하, 용지 매립 태스크 실행 화면으로 지칭함)을 표시하기 위해 사용된다. 도 9는 용지 매립 태스크 실행 화면을 표시하기 위해 버튼(903)이 눌린 상태를 도시한다.
표시 영역(904)은 현재 상태를 보여준다. 표시 영역(905)은 이 상태의 상세한 내용을 도시한다. 버튼(906)이 눌려지면 스캐너부(112) 상에 설정된 문서를 판독하기 시작한다.
도 8로 돌아가 설명한다.
스텝 S802에서, UI부(401)는 판독 지시의 존부를 판단한다. UI부(401)는 버튼(906)이 눌렸는지 여부에 따라 판독 지시의 존부를 판단한다. 판독 지시가 입력되면(스텝 S802에서 예), 처리는 스텝 S803으로 진행한다. 판독 지시가 입력되지 않았다면(스텝 S802에서 아니오), 처리는 판독 지시가 입력될 때까지 대기한다.
스텝 S803에서, 태스크 실행부가 주사 태스크를 실행하도록, 플로우 관리 부(405)는 태스크 실행부(407)에 매립 정보 판독을 위한 주사 태스크를 설정한다. 태스크 실행부(407)는 스캐너부(112)로 하여금 화상을 판독하도록 한다. 태스크 실행부(407)는 판독된 화상을 HDD(204)에 임시로 저장한다.
스텝 S804에서, 태스크 실행부(407)는 매립 정보 추출부(408)로 하여금 스텝 S803에서 판독된 화상으로부터 매립 정보(워터마크 화상)를 해석하고 추출하게 한다. 매립 정보 추출부(408)는 매립 정보로부터 용지에 매립된 워크플로우 정보를 추출한다. 매립 정보 추출부(408)는 추출된 워크플로우 정보를 HDD(204)에 임시로 저장한다.
워크플로우 정보가 워터마크 화상이 아닌 2차원 바코드로 매립되는 경우, 매립 정보 추출부는 2차원 바코드를 해석함으로서 워크플로우 정보를 추출할 수 있다. 워크플로우 정보가 RFID 태그에 매립되는 경우, RFID 판독기가 스캐너부(112)에 부착되어 RFID 태그로부터 정보를 판독할 수 있다.
스텝 S805에서, 플로우 관리부(405)는 추출된 워크플로우 정보에 기초하여 워크플로우의 현재 스텝을 판단하며 실행가능한 태스크의 목록을 취득한다.
스텝 S805에서 수행되는 처리의 상세 내용을 도 10을 참조로 설명한다.
도 10은 본 발명의 실시예에 따라, 스텝 S805에서 수행되는 처리의 상세 내용을 예시한 흐름도이다.
스텝 S1001에서, 플로우 관리부(405)는 인증부(403)에 문의하여 현재 로그인하고 있는 사용자의 사용자 정보를 취득한다.
스텝 S1002에서, 플로우 관리부(405)는 취득된 워크플로우 정보를 해석하여 스텝들의 목록을 취득한다.
스텝 S1003에서, 플로우 관리부(406)는 취득된 사용자 정보에 의해 표시되는 현재 사용자(로그인 사용자)가 취득된 목록의 각 스텝에 포함되는지 여부를 판단한다.
현재 로그인 사용자가 포함되었다면(스텝 S1003에서 예), 플로우 스텝 판단부(406)는 용지 워크플로우가 현재 그 스텝에 있다고 판단하고, 처리는 스텝 S1004로 진행한다. 현재 로그인 사용자가 포함되지 않았다면(스텝 S1003에서 아니오), 처리는 스텝 S1006로 진행한다. 도 6에 도시된 워크플로우 정보의 예에서, 로그인 사용자의 이름이 "스즈키"라면, 워크플로우가 현재 세 번째 스텝에 있는 것으로 판단된다. 현재 로그인 사용자가 워크플로우의 둘 이상의 스텝에 포함되는 경우, UI 표시가 수행되어 사용자에게 스텝을 선택하도록 촉구한다.
스텝 S1004에서, 플로우 스텝 판단부(406)는 스텝 S1003에서 판단된 워크플로우의 현재 스텝에 포함되는 태스크(태스크 정보)를 취득한다. 도 6에 도시된 워크플로우 정보의 예에서 현재 스텝이 세 번째 스텝에 있는 것으로 판단된다고 가정한다. 이 경우, 태그(604)는 어떠한 태스크도 정의하지 않는다. 그러나, 태그(607)는 태스크를 정의하고, 플로우 스텝 판단부(406)는 태스크 "거부"를 추출한다.
스텝 S1005에서, 플로우 스텝 판단부(406)는 각각의 추출된 태스크의 처리 대상을 판단한다. 도 6에 도시된 워크플로우 정보의 예에서 현재 스텝이 세 번째 스텝이고 태스크 "거부"가 추출된다고 가정한다. 이 경우, 태스크의 전송 처리 대 상은 현재 스텝 이전의 모든 사용자를 포함한다. 따라서, 플로우 스텝 판단부(406)는 세 개의 목적지, 즉 "ito@can.co.jp", "sato@can.co.jp" 및 "suzuki@can.co.jp"를 결정한다.
로그인 사용자가 포함되지 않는 경우(스텝 S1003에서 아니오), 플로우 스텝 판단부(406)는 스텝 S1006에서 스텝에 포함되지 않은 사용자에 의해 실행가능한 태스크를 워크플로우가 포함하는지 여부를 판단한다. 태스크가 포함된다면(스텝 S1006에서 예), 처리는 스텝 S1007로 진행한다. 태스크가 포함되지 않는다면(스텝 S1006에서 아니오), 처리는 종료된다. 도 6에 도시된 워크플로우 정보의 예에서, 처리는 스텝 S1007로 진행하지 않는다. 그러나, 도 7에 도시된 워크플로우 정보의 예에서, 태그(706)는 태스크 "거부"를 정의하기 때문에 처리는 스텝 S1007로 진행한다.
스텝 S1007에서, 플로우 스텝 판단부(406)는, 스텝 S1005에서와 같이, 추출된 태스크의 처리 대상을 판단한다. 도 7에 도시된 워크플로우 정보의 예에서, 태그(706)의 태스크 "거부"의 전송 처리 대상은 첫 번째 스텝의 사용자이다. 따라서, 플로우 스텝 판단부는 하나의 목적지, 즉 신청자의 e-메일 주소인 "ito@can.co.jp"를 결정한다.
이제까지 스텝 S805에서의 처리를 설명했다. 이 처리는 워크플로우의 현재 스텝을 판단할 수 있게 하고 실행가능한 태스크와 그 설정을 추출할 수 있게 한다.
다시 도 8을 참조로 설명한다.
스텝 S806에서, 플로우 관리부(405)는 태스크 취득이 성공되었는지 여부를 판단한다. 하나 이상의 태스크가 취득되면(스텝 S806에서 예), 처리는 스텝 S807로 진행한다. 어떠한 태스크도 취득되지 않으면(스텝 S806에서 아니오), UI부(401)는 실행 대상 태스크의 부재를 통지하는 에러 메시지를 표시하고 처리는 스텝 S811로 진행한다.
스텝 S807에서, 플로우 관리부(405)는 둘 이상의 태스크가 스텝 S805에서 취득되는지 여부를 판단한다. 둘 이상의 실행가능한 태스크가 존재하는 경우(스텝 S807에서 예), 처리는 스텝 S808로 진행한다. 둘 이상의 실행가능한 태스크가 존재하지 않는 경우(스텝 S807에서 아니오), 처리는 스텝 S809로 진행한다.
둘 이상의 태스크가 존재하기 때문에, 스텝 S808에서 UI부(401)는 태스크를 포함하는 태스크 목록 화면을 조작부(111) 상에 표시하여 사용자로 하여금 실행 대상 태스크를 선택하게 한다. UI부(401)는 태스크 목록 화면 상의 조작에 기초하여 실행 대상 태스크를 선택한다.
이하, 도 11을 참조로 태스크 목록 화면의 일 예를 설명한다.
도 11은 본 발명의 실시예에 따른 태스크 리스트 화면의 일 예를 도시하는 도면이다.
태스크 목록 화면(1100)은 조작 화면(900)의 갱신된 표시 내용을 보여준다.
표시 영역(905)은 취득된 태스크의 목록을 표시한다. 도 11은 도 7에 도시된 워크플로우 정보의 예에서 사용자 "다나카"가 용지로부터 태스크를 판독했을 때의 표시예를 보여준다.
이 경우, 태그(705)에 설명된 태스크들인 "거부"와 "구매 서버에 저장"이 표 시된다. 태스크 "거부"의 지정은 스텝 S805에서 처리에 의해 판단된다. 이들 태스크는 선택가능한 아이템으로서 각각 표시 영역(1101, 1102)에 표시된다. 실행 대상 태스크는 사용자로 하여금 목록으로부터 아이템 중 하나를 선택하게 함으로써 결정될 수 있다.
버튼(1103)이 눌러면 처리가 중단된다. 사용자가 버튼을 누르면 처리가 중단된다. 이 경우, 처리는 스텝 S802로 돌아간다(흐름도에 미도시).
다시 도 8을 참조로 설명한다.
스텝 S809에서, UI부(401)는 스텝 S807 또는 스텝 S808에서 판단된 실행 대상 태스크의 설정을 보여주는 태스크 설정 표시 화면을 표시하여 사용자로부터의 실행 지시의 존부를 판단한다.
이하, 도 12를 참조로 태스크 설정 표시 화면의 일 예를 설명한다.
도 12는 본 발명의 실시예에 따른 태스크 설정 표시 화면의 일 예를 도시하는 도면이다.
도 12의 태스크 설정 표시 화면(1200)은 사용자가 도 11의 태스크 "거부"의 아이템을 선택한 경우를 도시한다. 표시 영역(1201)은 실행 대상 태스크의 설정 내용을 표시한다. 버튼(1202)이 눌리면 태스크의 상세 내용을 변경하기 위한 화면이 호출된다. 사용자가 버튼(1202)을 누르면, 사용자가 지정을 변경하거나 파일 포맷을 설정할 수 있도록 실행 대상 태스크 설정 화면(미도시)이 표시된다.
버튼(1203)은 태스크의 실행을 지시하기 위해 사용된다. 사용자가 버튼(1203)을 누르면, 처리는 스텝 S810으로 진행한다. 버튼(1204)은 태스크의 실행 을 중단시키기 위해 사용된다. 사용자가 버튼(1204)을 누르면, 처리가 중단되고 처리는 스텝 S811로 진행한다.
다시 도 8을 참조하여 설명한다.
실행 지시가 입력되면(스텝 S809에서 예), 태스크 실행부(407)는 스텝 S810에서의 태스크 설정에 따라 실행 대상 태스크를 실행한다. 예컨대, "e-메일 전송"의 경우, 태스크 실행부(407)는 태스크 설정에 따라 목적지 및 첨부 파일로서의 판독 화상을 설정하고 서버(130)에 e-메일을 전송한다. 태스크가 도 6의 "구매 서버에 저장"이라면, 태스크 실행부(407)는 서버(130)의 지정 위치에 판독된 화상을 저장한다.
스텝 S811에서, UI부(401)는 사용자로부터의 로그아웃 조작의 존부를 판단한다. 로그아웃 조작이 수행되면(스텝 S811에서 예), UI부(401)는 로그아웃 처리를 실행하고 처리를 종료한다. 로그아웃 조작은 사용자 조작이 소정 기간 동안 수행되지 않거나 사용자가 로그아웃 버튼(미도시)을 누를 때 수행된다.
로그아웃 조작이 수행되지 않고(스텝 S811에서 아니오), 예컨대 로그아웃 조작 이외의 조작이 수행된다면, 처리는 스텝 S802로 복귀한다.
이제까지, 화상 형성 장치(110)로 하여금 워크플로우 정보가 매립된 용지에 기초하여 태스크를 실행하게 하는 처리를 설명했다.
전술한 바와 같이, 본 실시예에 따르면, 화상 형성 장치는 워크플로우 정보가 매립된 용지를 판독한다. 이로써 판독된 워크플로우 정보에 의해 특정된 사용자에 대응하는 태스크를 실행하는 것이 가능하게 된다.
도 6에 도시된 예에서, 승인자 "스즈키"가 신청을 거부할 경우, 그 승인자는 이전 승인자 "사토"와 신청자 "이토"에게 e-메일을 전송하는 태스크의 실행을 지정할 수 있다. 최종 승인자 "다나카"가 신청을 읽었다면, 그 승인자는, 이전 승인자와 신청자에게 "e-메일 전송"하는 태스크와 "구매 서버에 저장"하는 태스크 중 하나를 선택적으로 실행할 수 있다.
전술한 바와 같이, 사용자가 워크플로우의 현재 스텝이나 필요한 처리 중 어느 것도 알 수 없는 종이 기반 워크플로우의 문제를 해결하는 것이 가능하다. 이로써 종이 기반 워크플로우 도중에 또는 그 최종 스텝에서 유연한 예외 처리나 화상 처리를 실행하는 것이 가능하게 된다. 또한, 워크플로우 정보는 용지에 매립되기 때문에, 별도의 워크플로우 전용 서버를 제공하는 번거로움을 줄이는 것이 가능하다.
전술한 실시예에서, 워크플로우의 각 스텝의 처리들은 워크플로우 설정에 기재된다. 워크플로우의 처리를 기재하는 대신, 화상 형성 장치의 프로그램에 설정된 태스크가 실행될 수 있다.
예컨대, 태스크 "거부"만을 지원하는 구성에서는, 스텝들의 사용자 정보와 순서만이 워크플로우 설정에 기재되어 있다. 이 경우, 화상 형성 장치의 프로그램은 현재 스텝이 워크플로우 도중에 있다고 판단할 때에는 태스크 "전송"을 설정 대상 태스크로서 설정할 수 있고, 또는, 현재 스텝이 워크플로우의 최종 스텝이라고 판단할 때에는 거부를 위한 "전송" 또는 "서버에 저장"의 태스크를 설정 대상 태스크로서 설정할 수 있다.
이는 워크플로우를 설정하는 스텝에서 상세한 태스크를 설정해야만 하는 사용자의 불편을 줄여준다. 사용자는 단지 승인자를 설정하기만 하면 된다.
전술한 실시예에서, 사용자 이름은 워크플로우 설정에 기재된다. 그러나, 로그인하여 판독을 지시한 사용자가 속하는 스텝을 구분할 수만 있다면(정보가 사용자를 특정할 수 있다면) 그 이외의 임의의 정보가 기재될 수 있다. 예컨대, 직무 명칭이나 역할이 워크플로우에 미리 설정되어, 스텝 S805에서 로그인을 한 사용자의 직무 명칭이나 역할과 비교됨으로써 현재 스텝을 판단하게 된다.
이는 신청인이 승인자를 미리 파악해서 설정해야만 하는 불편을 줄여준다.
전술한 실시예에서, 현재 스텝은 사용자의 로그인 정보에 기반하여 판단된다. 그러나, 로그인 정보 이외의 정보도 스텝을 판단하기 위해 사용가능하다. 예컨대, 날인이나 서명과 같은 사인 정보의 존부를 판단하기 위해 스텝 S805의 이전에 용지의 특정 영역에 대해 OCR 처리가 수행된다. 이 경우, 스텝 S805에서 특정 영역의 날인이나 서명과 같은 사인 정보(sign information)의 존부와 로그인 사용자에 의해 실행가능한 태스크를 판단하는 것이 가능하다. 승인자에 대한 날인이 존재하는 경우, 태스크 "서버에 저장"이 실행되지만, 그렇지 않은 경우 태스크 "거부"가 실행된다. 즉, 정교한 제어가 구현될 수 있다.
본 발명은 하나의 디바이스를 포함하는 장치나 복수의 디바이스로 구성되는 시스템에 적용될 수 있다.
또한, 본 발명은 전술한 실시예의 기능을 구현하는 소프트웨어 프로그램을 시스템이나 장치에 직접 또는 간접으로 공급하고 시스템이나 장치의 컴퓨터를 이용 하여 공급된 프로그램 코드를 판독하고 그 프로그램 코드를 실행함으로서 구현될 수 있다. 이 경우, 시스템이나 장치가 프로그램의 기능을 갖는다면, 구현 모드가 프로그램에 의존할 필요는 없다.
따라서, 본 발명의 기능은 컴퓨터에 의해 구현되기 때문에, 컴퓨터에 설치된 프로그램 코드도 본 발명을 구현할 수 있다. 즉, 본 발명의 청구범위는 본 발명의 기능을 구현하기 위한 컴퓨터 프로그램을 포괄한다.
이 경우, 시스템이나 장치가 프로그램의 기능을 갖는다면, 프로그램은 오브젝트 코드, 번역기에 의해 실행되는 프로그램 또는 오퍼레이팅 시스템에 공급되는 스크립트 데이터와 같은 임의의 형태로 실행될 수 있다.
프로그램을 공급하기 위해 사용될 수 있는 저장매체의 예로는 플로피 디스크, 하드 디스크, 광 디스크, 자기-광 디스크, CD-ROM, CD-R, CD-RW, 자기 테이프, 비휘발성 메모리 카드, ROM 및 DVD(DVD-ROM 및 DVD-R)가 있다.
프로그램 공급 방법으로서, 클라이언트 컴퓨터가 클라이언트 컴퓨터의 브라우저를 이용하여 인터넷 상의 웹사이트에 접속될 수 있고 본 발명의 컴퓨터 프로그램이나 그 프로그램의 자동 설치형 압축 파일이 하드 디스크와 같은 기록 매체에 다운로드될 수 있다. 또한, 본 발명의 프로그램은 프로그램을 구성하는 프로그램 코드를 복수의 파일로 구분하여 이들 파일을 서로 다른 웹사이트로부터 다운로드함으로써 공급될 수 있다. 즉, 컴퓨터에 의해 본 발명의 기능을 구현하는 프로그램 파일들을 복수의 사용자에게 다운로드하는 WWW(World Wide Web) 서버도 본 발명의 청구범위에 속한다.
또한, CD-ROM과 같은 저장 매체에 본 발명의 프로그램을 암호화하여 저장하고 저장 매체를 사용자들에게 배포하고 소정 요구조건을 충족한 사용자가 인터넷을 매개로 웹사이트로부터 해독 키 정보를 다운로드할 수 있도록 하고 이들 사용자가 키 정보를 이용하여 암호화된 프로그램을 해독함으로써 프로그램이 사용자 컴퓨터에 설치될 수 있도록 하는 것이 가능하다.
컴퓨터에 의해 판독된 프로그램을 실행함으로서 본 실시예에 따른 전술한 기능이 구현되는 경우 외에도, 컴퓨터 상에서 운행되는 오퍼레이팅 시스템 등이 실제 처리의 일부 또는 전부를 수행함으로써 전술한 실시예의 기능은 이런 처리에 의해 구현될 수 있다.
또한, 저장 매체로부터 판독된 프로그램이 컴퓨터에 삽입된 기능 확장판 또는 컴퓨터에 접속된 기능 확장 장치에 제공되는 메모리에 기록된 후, 기능 확장판이나 기능 확장 장치에 장착된 CPU 등이 실제 처리의 일부 또는 전부를 수행함으로써 전술한 실시예의 기능은 이런 처리에 의해 구현될 수 있다.
지금까지 예시적인 실시예를 참조로 본 발명을 설명했지만, 본 발명은 본 명세서에 개시된 예시적인 실시예에 제한되지 않는다. 다음의 특허청구범위는 모든 이런 변경예 및 균등 구조와 기능을 포괄하도록 최광의로 해석되어야 할 것이다.
도 1은 본 발명의 실시예가 적용가능한 워크플로우 지원 시스템의 전체 구성을 도시한 도면이다.
도 2는 본 발명의 실시예에 따른 화상 형성 장치의 컨트롤러부의 상세한 구성을 도시하는 블록도이다.
도 3은 각각 본 발명의 실시예에 따른 정보 처리 장치로서 기능하는 서버와 클라이언트 PC의 하드웨어 구성을 도시하는 블록도이다.
도 4는 본 발명의 실시예에 따른 화상 형성 장치의 다양한 기능의 제어와 관련된 소프트웨어 모듈의 구성을 도시하는 블록도이다.
도 5는 본 발명의 실시예에 따른 클라이언트 PC의 프린터 드라이버 설정 화면을 도시하는 도면이다.
도 6은 본 발명의 실시예에 따른 프린터 드라이버로부터 화상 형성 장치에 전송되는 워크플로우 정보의 일 예를 도시하는 도면이다.
도 7은 본 발명의 실시예에 따른 워크플로우 정보의 다른 예를 도시하는 도면이다.
도 8은 본 발명의 실시예에 따른 용지에 매립된 태스크를 실행하는 처리를 예시한 흐름도이다.
도 9는 본 발명의 실시예에 따른 조작 화면의 일 예를 도시하는 도면이다.
도 10은 본 발명의 실시예에 따른 스텝 S805에서의 처리의 상세 내용을 예시한 흐름도이다.
도 11은 본 발명의 실시예에 따른 태스크 리스트 화면의 일 예를 도시하는 도면이다.
도 12는 본 발명의 실시예에 따른 태스크 설정 표시 화면의 일 예를 도시하는 도면이다.
<도면의 주요 부분에 관한 부호의 설명>
111: 조작부
205: 조작부 I/F
207: 모뎀
208: 스캐너 I/F
209: 화상 처리부
210: 프린터 I/F
206: 네트워크 I/F
112: 스캐너부
113: 프린터부
304: 입력 장치
305: 네트워크 I/F
307: 표시 장치
308: 포인팅 장치
401: UI부
402: 통신부
403: 인증부
405: 플로우 관리부
407: 태스크 실행부
404: 인증 정보 관리부
406: 플로우 스텝 판단부
408: 매립 정보 추출부
409: 매립 정보 작성부

Claims (12)

  1. 종이 문서를 관련 담당자들에게 회람시켜 처리를 완료하는 워크플로우에 관련된 처리를 지원하는 워크플로우 지원 장치로서,
    상기 워크플로우의 스텝들의 담당자 정보와 처리 순서를 포함하는 워크플로우 정보가 매립된 종이 문서를 판독하도록 구성된 판독 수단;
    상기 판독 수단의 실행을 지시하는 사용자를 인증하도록 구성된 인증 수단;
    상기 판독 수단에 의해 취득된 판독 화상으로부터 상기 워크플로우 정보를 추출하도록 구성된 추출 수단; 및
    상기 추출 수단에 의해 추출된 상기 워크플로우 정보의 담당자 정보와 처리 순서 및 상기 인증 수단에 의해 상기 사용자를 인증하기 위해 사용된 인증 정보에 기초하여, 상기 판독 수단에 의해 판독된 상기 종이 문서가 현재 워크플로우의 어느 스텝에 있는지를 판단하도록 구성된 판단 수단
    을 포함하는 워크플로우 지원 장치.
  2. 제1항에 있어서,
    상기 워크플로우의 각각의 스텝에서 실행가능한 태스크를 결정하도록 구성된 결정 수단을 더 포함하고,
    상기 결정 수단은 상기 판단 수단에 의해 판단된 스텝에서 실행가능한 태스크를 결정하는 워크플로우 지원 장치.
  3. 제2항에 있어서,
    상기 결정 수단은 상기 워크플로우 정보에 정의된, 상기 워크플로우의 각각의 스텝에서 실행가능한 태스크의 정보를 참조함으로써 상기 판단 수단에 의해 판단된 스텝에서 실행가능한 태스크를 결정하는 워크플로우 지원 장치.
  4. 제2항에 있어서,
    상기 결정 수단에 의해 결정된 상기 태스크를 실행하도록 구성된 실행 수단을 더 포함하는 워크플로우 지원 장치.
  5. 제2항에 있어서,
    상기 태스크는 e-메일 전송, 파일 저장, FAX 전송, 및 인쇄 중 적어도 하나를 포함하는 워크플로우 지원 장치.
  6. 제4항에 있어서,
    상기 실행 수단은, 상기 태스크로서, 상기 인증 수단에 의해 인증된 상기 사용자에 대응하는 상기 워크플로우의 스텝 이전의 담당자에 대한 이메일 전송을 실행하는 워크플로우 지원 장치.
  7. 제1항에 있어서,
    상기 워크플로우의 스텝들의 상기 담당자 정보와 상기 처리 순서를 포함하는 상기 워크플로우 정보의 생성을 포함하는, 상기 워크플로우와 관련된 설정들의 개시를 허용하는 정보 처리 장치로부터 상기 워크플로우 정보와 회람될 종이 문서를 형성하기 위한 인쇄용 화상을 수신하도록 구성된 수신 수단;
    상기 수신 수단에 의해 수신된 상기 워크플로우 정보를, 회람될 종이 문서를 인쇄하기 위해, 상기 수신 수단에 의해 수신된 상기 화상에 매립하도록 구성된 매립 수단; 및
    상기 매립 수단에 의해 상기 워크플로우 정보가 매립된 화상을 인쇄하도록 구성된 인쇄 수단
    을 더 포함하는 워크플로우 지원 장치.
  8. 종이 문서를 관련 담당자들에게 회람시켜 처리를 완료하는 워크플로우와 관련된 처리를 지원하는 워크플로우 지원 장치로서,
    상기 워크플로우의 스텝들의 담당자 정보와 처리 순서를 포함하는 워크플로우 정보의 생성을 포함하는, 상기 워크플로우와 관련된 설정들을 설정하도록 구성된 설정 수단;
    회람될 종이 문서를 형성하기 위한 인쇄용 화상을 생성하도록 구성된 생성 수단; 및
    상기 설정 수단에 의해 설정된 상기 워크플로우 정보와 상기 생성 수단에 의해 생성된 상기 화상을 상기 워크플로우에 의해 회람될 종이 문서를 인쇄하기 위해 화상 형성 장치에 전송하는 전송 수단
    을 포함하는 워크플로우 지원 장치.
  9. 제8항에 있어서,
    상기 설정 수단은 상기 워크플로우의 신청자에 관한 정보가 입력되는 제1 입력 영역과 상기 신청자에 대응하는 승인자에 관한 정보가 입력되는 제2 입력 영역을 포함하는 설정 화면(window)을 표시부에 표시하고, 상기 설정 화면에 대한 조작에 기초하여 상기 워크플로우와 관련된 설정들을 입력할 수 있게 하는 워크플로우 지원 장치.
  10. 종이 문서를 관련 담당자들에게 회람시켜 처리를 완료하는 워크플로우와 관련된 처리를 지원하고, 상기 종이 문서에 대한 화상을 생성하기 위한 정보 처리 장치 및 상기 화상에 기초하여 상기 종이 문서에 화상을 형성하기 위한 화상 형성 장치를 포함하는 워크플로우 지원 시스템으로서,
    상기 정보 처리 장치는,
    상기 워크플로우의 스텝들의 담당자 정보와 처리 순서를 포함하는 워크플로우 정보의 생성을 포함하는, 상기 워크플로우와 관련된 설정들을 설정하도록 구성된 설정 수단;
    회람될 종이 문서를 인쇄하기 위한 화상을 생성하도록 구성된 생성 수단; 및
    상기 설정 수단에 의해 설정된 상기 워크플로우 정보 및 상기 생성 수단에 의해 생성된 상기 화상을 상기 워크플로우에 의해 회람될 종이 문서를 인쇄하기 위한 상기 화상 형성 장치에 전송하도록 구성된 전송 수단
    을 포함하고,
    상기 화상 형성 장치는,
    상기 정보 처리 장치로부터 상기 워크플로우 정보, 및 회람될 종이 문서를 형성하기 위한 인쇄용 화상을 수신하도록 구성된 수신 수단;
    상기 수신 수단에 의해 수신된 상기 워크플로우 정보를, 회람될 종이 문서를 인쇄하기 위해 상기 수신 수단에 의해 수신된 상기 화상에 매립하도록 구성된 매립 수단;
    상기 매립 수단에 의해 상기 워크플로우 정보가 매립된 화상을 인쇄하도록 구성된 인쇄 수단;
    상기 워크플로우 정보가 매립된 상기 종이 문서를 판독하도록 구성된 판독 수단;
    상기 판독 수단의 실행을 지시하는 사용자를 인증하도록 구성된 인증 수단;
    상기 판독 수단에 의해 취득된 판독 화상으로부터 상기 워크플로우 정보를 추출하도록 구성된 추출 수단; 및
    상기 추출 수단에 의해 추출된 상기 워크플로우 정보의 상기 담당자 정보와 상기 처리 순서, 및 상기 사용자를 인증하기 위해 상기 인증 수단에 의해 사용된 인증 정보에 기초하여, 상기 판독 수단에 의해 판독된 상기 종이 문서가 현재 워크플로우의 어느 스텝에 있는지를 판단하는 판단 수단
    을 포함하는 워크플로우 지원 시스템.
  11. 종이 문서를 관련 담당자들에게 회람시켜 처리를 완료하는 워크플로우에 관련된 처리를 지원하는 워크플로우 지원 장치를 제어하는 방법으로서,
    상기 워크플로우의 스텝들의 담당자 정보와 처리 순서를 포함하는 워크플로우 정보가 매립된 종이 문서를 판독 수단이 판독하게 하는 판독 단계;
    상기 판독 단계의 실행을 지시하는 사용자를 인증하는 인증 단계;
    상기 판독 단계에서 취득된 판독 화상으로부터 상기 워크플로우 정보를 추출하는 추출 단계; 및
    상기 추출 단계에서 추출된 상기 워크플로우 정보의 상기 담당자 정보와 상기 처리 순서, 및 상기 인증 단계에서 상기 사용자를 인증하기 위해 사용된 인증 정보에 기초하여, 상기 판독 단계에서 판독된 상기 종이 문서가 현재 워크플로우의 어느 스텝에 있는지를 판단하는 판단 단계
    를 포함하는 워크플로우 지원 장치의 제어 방법.
  12. 종이 문서를 관련 담당자들에게 회람시켜 처리를 완료하는 워크플로우에 관련된 처리를 지원하는 워크플로우 지원 장치를 제어하는 방법으로서,
    상기 워크플로우의 스텝들의 담당자 정보와 처리 순서를 포함하는 워크플로우 정보의 생성을 포함하는, 상기 워크플로우와 관련된 설정들을 입력하는 설정 단계;
    회람될 종이 문서를 형성하기 위한 인쇄용 화상을 생성하는 생성 단계; 및
    상기 설정 단계에서 설정된 상기 워크플로우 정보와 상기 생성 단계에서 생성된 상기 화상을, 상기 워크플로우에 의해 회람될 종이 문서를 인쇄하기 위한 화상 형성 장치에 전송하는 전송 단계
    를 포함하는 워크플로우 지원 장치의 제어 방법.
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