JPS63310077A - 電子ファイリングシステムの検索方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［産業上の利用分野］ 本発明は、電子ファイリングシステムの検索方式に関す
る。

［従来の技術］ 多量の画像情報を管理し、活用する従来の情報ファイリ
ング装置は、文Ｍ情報をイメージデータ化し、データ処
理装置の機上を用いてファイル管理する電子ファイリン
グシステムである。

この電子ファイリングシステムにおいて、イメ−ジデー
タを検索する場合に備えて、イメージデータ毎に、索引
用コードデータが割付けられている。そして、従来の電
子ファイリングシステムにおいては、格納すべきイメー
ジデータの量が多くなると、そのイメージデータが複数
の記憶媒体に分散して格納される。

上記イメージデータの索引用コードデータの格納方法に
は次の２つがある。第１の方式は、各イメージデータに
対応する索引用コードデータが、そのイメージデータが
格納されている記憶媒体に格納される方式である。また
、第２の方式は、イメージデータが複数の記憶媒体に分
散して格納されている場合、イメージデータに対応する
索引用コードデータが、上記記憶媒体とは別の所定の記
憶媒体（装置）に格納される方式である。

一方、電子ファイリングシステムおいて、イメージデー
タを検索する場合、制御用コンピュータの検索領域に索
引用コードデータを読み出して検索を行う。

ところで、上記第１の方式は、イメージデータとこれに
対応する索引用コードデータとが格納さるている記憶媒
体を１つずつ検索する−ので、−回の索引対象となる索
引用コードデータの晴が比較的小さい、この第１の方式
は、検索の対象となる索引用コードデータを全て制御用
コンピュータの作業領域に読み出して検索作業できるの
で、検索時間が短い、しかし、複数の記憶媒体にまたが
って検索することができないという問題がある。すなわ
ち、ひとつの検索体系で管理したいイメージデータが、
ひとつの記憶媒体に格納できない場合があり、この場合
に対応できないという問題かある。゛ 一方、上記第２の方式は、イメージデータが格納されて
いる複数の記憶媒体にまたがってイメージデータが格納
されている場合でも、基本的には一回で検索することが
可能であるが、イメージデータの増加に伴って、索引用
コードデータの量が増加する。ところで、制御用コンピ
ュータの検索作業領域の大きさにはコスト等によって限
界があり、イメージデータが大量になると、索引用コー
ドデータをいくつかのブロック、階層に分け、制御用コ
ンピュータの検索作業領域に読み出す作業を繰返さなけ
ればならず、検索に時間がかかるという問題がある。

［発明が解決しようとする閤題点］ 上記従来装置は、記憶媒体の記憶容量が比較的小さい場
合には、複数の記憶媒体にまたがった検索が困難であり
、またオーバーフローすることがあるという問題がある
。

［問題点を解決するためのｆ段］ 本発明は４、複数の記憶媒体に格納するイメージデータ
のそれぞれに対応する索引用コードデータの全てを前記
外部記憶装置に格納するとともに、上記イメージデータ
が格納されている各記憶媒体に、イメージデータに対応
する索引用コードデータを格納し、上記イメージデータ
の検索時に、電子ファイル装置の記憶媒体の範囲に応じ
て、外部記憶装置に格納されている索引用コードデータ
と上記記憶媒体に格納されている索引用コードデータと
を使い分けるものである。

［作用］ 末完ＩＪＩは、複数の記憶媒体に格納するイメージデー
タのそれぞれに対応する索引用コードデータの全てを前
記外部記憶装置に格納するとともに、上記イメージデー
タが格納されている各記憶媒体に、イメージデータに対
応する索引用コードデータを格納し、上記イメージデー
タの検索時に、電子ファイル装置の記憶媒体の範囲に応
じて、外部記憶装置に格納されている索引用コードデー
タと一ヒ記記憶媒体に格納されている索引用コードデー
タとを使い分けるので、記憶媒体の記憶容量が比較的小
さい場合でも、複数の記憶媒体にまたがった検索が可７
Ｆ＋であり、またオーバーフローすることがない。

［実施例］ 第１図は、末完ＩＪ′］の一実施例を示すブロック図で
ある。

この実施例は、゛重子ファイル装置ｌと、イメージ入力
装置２と、表示装″ｊ！１３と、プリント装置４と、外
部記憶装置５と、制御部６とが設けられている。

電子ファイル１は、制御部６との間でイメージデータ等
を授受し、記憶媒体に記憶したり゛、その記憶媒体から
イメージデータ等を再生するものである。上記実施例お
いては、記憶媒体として光ディスクを使用しているが、
この代りに、光磁気ディスク、磁気ディスク笠の大容猜
で書込みと読出しとが出来る記憶媒体を使用してもよい
。

イメージ入力装置２は、制御部６の制御によって、文書
などの原稿を光学的に読取り、電気信号（ビデオ信号）
に変換し、デジタル化したイメージデータを制御部６へ
送るものである。

表示装置３は、電子ファイル装置１で再生したイメージ
データ笠を制御部６から入力し、表示するものであり、
ＣＲＴがその一例である。また、表示装置３には、検索
項目を人力するキーボードが設けられ、ＣＲＴ等にその
検索内容が表示される。

プリント装置４は、制御部６からの制御信号とイメージ
データとによって、用紙上に画像を記録するものであり
、レーザービームプリンタまたはインクジェットプリン
タ等で構成される。

外部記憶装置５は、索引用コードデータを格納するもの
であり、磁気ディスク笠の高速アクセスが可歯であり、
消去と追加書込みとが可ｆｌなものが望ましい。

上記各装置の動作は制御部６によって制御され、動作手
順を記憶させたプログラムメモリ（ＲＯＭ）、　　ワー
クメモリ（ＲＡＭ）、画像メモリ、マイクロコンピュー
タ（ＭＰＵ）　等を制御部６が有する。なお、上記プロ
グラムを、外部記憶装置５に記憶させることも可能であ
る。

次に、Ｌ記実流側の動作について説明する。

ある。

まず、イメージ入力装２２２によって読取られたイメー
ジデータが制御部６に送られ、電ｆファイ゛ル装２１１
１内の光ディスクにＬ記イメージデータを゛ど込むべき
アドレスとイメージデータとが電子ファイル装ｆｆ１ｌ
へ送られる。電子ファイル装置１は、指定された光ディ
スクのアドレスにイメージデータを記録する。また、表
示装置３のキーボードから、そのイメージデータに対応
する索引用コードデータを入力し、制［１１６に送る。

制御部６は、イメージデータが記録されているアドレス
と索引用コードデータとを電子ファイル装置１へ送る。

電子ファイル装置ｌは、送られて来た索引用コードデー
タとアドレスとを、イメ−ジデータが記録されている光
ディスクのコードデータ記録エリアに記録する。また、
制ｍ部６は、Ｌ記と同じ索引用コードデータおよびアド
レスと、その光ディスクの識別番−）とを外部記憶装置
５に記録する。

第２図、第３図は、電子ファイル装置ｌ、外部記憶装置
５にそれぞれ記録される情報の概念を示す図である。

第２図、第３図において、電子−フアイル装置ｌ内の光
ディスクＨ１，Ｈ２）・・・・・・Ｈｎに、イメージデ
ータファイルＩｌ、■２）・・・・・・Ｉｎが記録され
、これらイメージデータファイルＩｆ−Ｉｎのそれぞれ
に索引用コードデータファイルＣ１、Ｃ２）・・・・・
・Ｃｎが対応している。

索引用コードデータファイルＣ１〜Ｃｎのそれぞれの具
体例は、第３図に示す内容１２−１．１２−２）・・・
・・・１２−ｎである。そして、それら索引用コードデ
ータファイルＣＩ−Ｃｎの全てが、外部記憶装置５の磁
気ディスクのコードデータファイルＮにも記録され、第
３図に示す内容５２としてその具体例を示しである。

また、各索引用コードデータファイルは、各索引項１１
（例えば、文書名、著者名）毎、のインデックスファイ
ルや、頁を管理する頁ファイルが含まれ、階層構造にな
っている。

次に、上記実施例において、イメージデータを検索する
動作について説１１する。

第４図は、上記実施例においてイメージデータを検索す
る動作を示すフローチャートである。

まず、検索方式を判断する（Ｓ　ｌ）　、つまり、限定
検索であるか全体検索であるかを判断する。

Ｊ−、記限定検索は、求めるイメージデータがどの光デ
ィスクに格納されているかを操作者が特定出来る場合（
たとえば光ディスクＨｎに格納されている場合）に使用
する方式である。また、上記全体検索は、求めるイメー
ジデータが格納されている光ディスクを操作者が特定で
きない場合（または、検索条件に合致するイメージデー
タが複数性存在し、複数の光ディスク」二に存在するｉ
ｌ（能性がある場合）に使用する方式である。

上記限定検索の場合、光ディスクＨｎが装填されると、
電子ファイル装置１は、光ディスクＩ　ｎのコードデー
タファイルＣｎを全て読出しくＳ２）、制御部６へ送る
。制０１部６は、コードデータファイルＣｎをワークメ
モリ（ＲＡＭ）の検索作業エリアに格納する（Ｓ３）。

光デイスク内のコートデータファイルのサイズは、この
検索作業エリアのサイズ以ドに押えられているので、コ
ードデータファイルＣｎを全て検索作業エリアに格納す
ることができる。そして、制御部６は、表示装置３のキ
ーボードから人力された検索条件に合致するイメージデ
ータが格納されているアドレスを、索中用コードデータ
が格納されているワークメモリ（ＲＡＭ）−１−で検索
する（３４）。

一方、全体検′索を行なう場合には（３１）、表示装置
３のキーボードから検索条件を人力しく５ｌｌ）、この
入力された検索条件に従って、制御部６は、外部記憶装
置５からコードデータファイルＮを読出し、この読出し
たコードデータファイルＮをワークメモリ（ＲＡＭ）の
検索作業エリアに格納しくＳ　１２）だ後に、所望のイ
メージデータのアドレスを検索する（Ｓ　１３）　。

このときに、コードデータファイルＮのサイズは、検索
作業エリアのサイズを大きく超えていることが多いので
、コードデータファイルＮの階層毎に何回かに分けて、
読込み、検索を繰返しくＳ　１４）　、求めるデータの
格納先の光ディスクの番号とアドレスとを検索する。

［発明の効果］ この発明によれば、光ディスク等の記憶媒体の記憶容量
を比較的小さくしても、複数の記憶媒体にまたがった検
索が”Ｔ　ｆＥ、であるので、オーバーフローする危険
がなく、また、検索の対象内容に応じて効率の良い検索
が”Ｔ　ｆｅとなるという効果を有する。さらに、外部
記憶装置の索引用コードデータまたは記憶媒体に格納さ
れている索引用コードデータが・１を故等によって消失
した場合でも、残りの索引用コードデータにノ＾いて、
コードデータファイルをｌ’ｒ　４’ｌｌｊ築すること
ができ、バックアップ機濠を発揮することができるとい
う効果を有する。

【図面の簡単な説明】

第１図は、本発明の一実施例を示すブロック図である。 第２図は、１−足裏流側におけるイメージデータ、索引
用コードデータのファイルを示す概念図である。 第３図は、上記実施例におけるコードデータを示す図で
ある。 第４図は、）−足裏流側においてイメージデータを検索
する動作を示すフローチャートである。 ｌ・・・電子ファイル装置、 ２・・・イメージ入力装置、 ５・・・外部記憶装置、 ６・・・制御部。 特許出願人　　キャノン株式会社 同代理人　　　用久保　　新− 第２図

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. （１）複数の記憶媒体に情報を格納する電子ファイル装
   置と、コードデータを格納する外部記憶装置とを有する
   電子ファイルシステムにおいて、前記複数の記憶媒体に
   格納するイメージデータのそれぞれに対応する索引用コ
   ードデータの全てを前記外部記憶装置に格納するととも
   に、前記イメージデータが格納されている前記各記憶媒
   体に、前記イメージデータに対応する前記索引用コード
   データを格納し、前記イメージデータの検索時に、前記
   電子ファイル装置の記憶媒体の範囲に応じて、前記外部
   記憶装置に格納されている索引用コードデータと、前記
   記憶媒体に格納されている索引用コードデータとを使い
   分けることを特徴とする電子ファイリングシステムの検
   索方式。
2. （２）特許請求の範囲第１項において、 求めるイメージデータがどの前記記憶媒体に格納されて
   いるかを操作者が特定出来るときに、『限定検索』を指
   定し、一方、求めるイメージデータが格納されている前
   記記憶媒体を操作者が特定できないときに、『全体検索
   』を指定することを特徴とする電子ファイリングシステ
   ムの検索方式。