JPH11196200A - 原稿送信システム - Google Patents

原稿送信システム

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JPH11196200A
JPH11196200A JP10000939A JP93998A JPH11196200A JP H11196200 A JPH11196200 A JP H11196200A JP 10000939 A JP10000939 A JP 10000939A JP 93998 A JP93998 A JP 93998A JP H11196200 A JPH11196200 A JP H11196200A
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JP
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JP10000939A
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English (en)
Inventor
Satoshi Suzuki
敏 鈴木
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Fujifilm Business Innovation Corp
Original Assignee
Fuji Xerox Co Ltd
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Publication date
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Abstract

(57)【要約】 【課題】原稿読取り装置で読み取られた原稿に予め記憶
された送信シートを合成する手段を設けることにより、
原稿送信の効率化を図った原稿送信システムを提供す
る。 【解決手段】送信シート編集用クライアント(1)で作
成された送信シートを管理する送信シートサーバ(2)
を設け、当該送信シートと複合機(3)で読み取られた
原稿とを合成し、出力データとして出力する。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、原稿送信システム
に関し、特に、原稿読取り装置で読み取られた原稿に予
め記憶された送信シートを合成する手段を設けることに
より、原稿送信の効率化を図った原稿送信システムに関
する。
【0002】
【従来の技術】ファクシミリ装置やファックス機能とコ
ピー機能を有する複合機では、ユーザが挿入した原稿を
当該装置内に設けられた原稿読取り部で読取り、原稿デ
ータを生成して相手方装置に出力することにより、原稿
送信機能を実現している。
【0003】上記のような原稿送信機能により送信され
る原稿には、一般に、送信先や送信元の情報を記載した
送信シートが添付される。この送信シートは、ほぼ定型
のスタイルで使用されるため、従来から、送信シートの
作成を簡易にする手段が考えられている。
【0004】例えば、特開平4−90654号公報や特
開平4−90662号公報には、送信シート内に記入さ
れる宛先情報や氏名等を予め記憶しておき、送信時に、
これらの情報が自動で記入される技術が開示されてい
る。
【0005】
【発明が解決しようとする課題】しかし、特開平4−9
0654号公報および特開平4−90662号公報に記
載されている方法では、原稿とともに宛先情報等を差し
込む土台となる枠を供給する必要があるため、原稿に異
なる送信シートを添付し複数の宛先に送信したい場合に
は、宛先の数に応じて前記枠を用意する必要があり、オ
ペレータの操作が煩雑となるという課題があった。
【0006】そこで、本発明は、原稿読取り装置で読み
取られた原稿に予め記憶された送信シートを合成する手
段を設けることにより、原稿送信の効率化を図った原稿
送信システムを提供することを目的とする。
【0007】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、請求項1記載の発明は、原稿を読取り原稿データと
して送信する原稿送信装置と、該原稿に添付される添付
シートを管理する添付シート管理サーバとをネットワー
ク上に接続し、前記添付シート管理サーバは、前記添付
シートを添付データとして記憶する添付データ記憶手段
を具備し、前記原稿送信装置は、前記原稿データと前記
添付データを合成して出力データを生成する出力データ
生成手段と、前記出力データの送信先を指定する送信先
指定手段と、前記送信先指定手段によって指定された送
信先に前記出力データを送信する出力データ送信手段と
を具備することを特徴とする。
【0008】また、請求項2記載の発明は、請求項1記
載の発明において、前記添付データ記憶手段は、複数の
添付データを記憶し、前記原稿送信装置は、前記添付デ
ータ記憶手段に記憶された添付データから任意の添付デ
ータを選択する添付データ選択手段を具備し、前記出力
データ生成手段は、前記添付データ選択手段によって選
択された添付データと前記原稿データとをを合成するこ
とを特徴とする。
【0009】また、請求項3記載の発明は、請求項2記
載の発明において、前記原稿送信装置は、前記添付デー
タ選択手段による添付データの選択後、前記原稿の読取
りを開始することを特徴とする。
【0010】また、請求項4記載の発明は、請求項2記
載の発明において、前記原稿送信装置は、前記原稿デー
タを記憶する原稿データ記憶手段を具備し、前記添付デ
ータ選択手段は、前記添付データ記憶手段に記憶された
添付データを複数選択する複数選択手段を具備し、前記
出力データ生成手段は、前記複数選択手段によって選択
された添付データと前記原稿データとを合成し、複数の
出力データを生成することを特徴とする。
【0011】
【発明の実施の形態】以下、本発明に係る原稿送信シス
テムの一実施の形態を添付図面を参照して詳細に説明す
る。
【0012】まず、図1を使用して本発明の概要を説明
する。図1は、本発明に係る原稿送信システムの構成を
示すブロック図である。
【0013】本発明は、同図に示すように、送信シート
編集用クライアント1で作成された送信シートを管理す
る送信シートサーバ2を設け、当該送信シートと複合機
3で読み取られた原稿とを合成し、出力データとして出
力することにより、前述した課題を解決するものであ
る。
【0014】以下、本発明の内容をさらに詳細に説明す
る。
【0015】図1に示す原稿送信システムは、クライア
ント・サーバ型ネットワークで構成され、送信シートを
管理する送信シートサーバ2と、送信シートサーバ2で
管理される送信シートを編集する送信シート編集用クラ
イアント1と、原稿を読取り送信シートを合成する複合
機3がネットワークN上で接続されて構成される。
【0016】ここで、複合機3は、ファックス機能やコ
ピー機能を有しており、読み取った原稿を公衆回線網を
介して外部に送信することができる。また、送信シート
編集用クライアント1は、送信シートサーバ2が管理す
る送信シートを編集できる他、新たな送信シートの作成
や登録を実行する。
【0017】ネットワークNには、上記送信シート編集
用クライアント1、送信シートサーバ2、複合機3の他
に、公衆回線網との間のデータの送受信を制御するモデ
ム4およびターミナルアダプタ5や、複合機3から出力
されたデータを印刷する第1プリンタ6および第2プリ
ンタ7が接続される。これらのネットワーク資源は、必
要に応じて省略しても、また、より多く接続してもよ
い。
【0018】図2は、図1に示す複合機3の内部構成を
示すブロック図である。同図に示すように、複合機3
は、複合機内に設けられた各機能を制御する複合機制御
部20と、ネットワークNとの通信を制御する複合機通
信制御部21と、送信シートサーバ2内で分解記憶され
た送信シートから原稿に添付される形態の送信シートを
生成する送信シート構築部22と、送信シート構築部2
2で生成された送信シートを蓄積する送信シート蓄積部
23と、ユーザインターフェースとなる操作パネル24
と、ユーザが作成した原稿を読み取り原稿データを生成
する原稿読取り部25と、原稿読取り部25によって生
成された原稿データを蓄積する原稿蓄積部26と、送信
シート蓄積部23に蓄積された送信シートと原稿蓄積部
26に蓄積された原稿データを合成し、出力データを生
成する出力データ生成部27から構成される。
【0019】図3は、図1に示す送信シートサーバ2の
内部構成を示すブロック図である。同図に示すように、
送信シートサーバ2は、サーバ内の各機能ブロックを制
御するサーバ制御部30と、ネットワークNとの通信を
制御するサーバ通信制御部31と、ユーザ情報を記憶す
るユーザ情報記憶部32と、送信シートの雛形となる送
信シートフォームを記憶する送信シートフォーム記憶部
33とから構成される。
【0020】ここで、上記ユーザ情報記憶部32には、
登録されたユーザの氏名等のユーザ情報を記憶するユー
ザ情報格納テーブルT10および頻繁にアクセスされる
送信先等の設定情報を記憶する設定情報格納テーブルT
20が設けられる。
【0021】また、上記送信シートフォーム記憶部33
には、送信シートフォームを当該フォームの属性および
送信シート名とともに記憶する送信シートフォーム格納
テーブルT30が設けられる。
【0022】図4は、図3に示すユーザ情報格納テーブ
ルT10の構成を示す概念図である。同図に示すよう
に、ユーザ情報格納テーブルT10は、登録されたユー
ザの識別IDを格納するユーザID格納フィールドF1
1と、ユーザの氏名を格納するユーザ名格納フィールド
F12と、当該ユーザが所属する部署名を格納する所属
部署名格納フィールドF13と、当該ユーザの電話番号
を格納するユーザ電話番号格納フィールドF14を具備
し、それぞれ同図に示すように該当するデータを格納す
る。
【0023】図5は、図3に示す設定情報格納テーブル
T20の構成を示す概念図である。同図に示すように、
設定情報格納テーブルT20は、出力データの出力先と
なる装置名を格納する出力装置名格納フィールドF21
と、原稿に添付する送信シート名を格納する送信シート
名格納フィールドF22と、送信先の会社名を格納する
送信先会社名格納フィールドF23と、送信先の電話番
号を格納する送信先電話番号格納フィールドF24とを
具備し、それぞれ同図に示すように該当するデータを格
納する。
【0024】尚、上述した設定情報格納テーブルT20
は、図4に示すユーザ情報格納テーブルT10との間に
リレーション関係を設定し、登録されたユーザごとに設
けるように構成してもよい。
【0025】図6は、図3に示す送信シートフォーム格
納テーブルT30の構成を示す概念図である。同図に示
すように、送信シートフォーム格納テーブルT30は、
送信シート名を格納する送信シート名格納フィールドF
22と、送信シートの属性を格納する送信シート属性格
納フィールドF33と、送信シートフォームの実データ
を格納するフォームデータ格納フィールドF34とを具
備し、それぞれ同図に示すように該当するデータを格納
する。
【0026】送信シート属性格納フィールドF33に格
納される属性には、当該送信シートがカラー対応のもの
であるか、モノクロ対応のものであるか、または、当該
送信シートの用途、例えば、回覧用に添付されるシート
であるのか、緊急用に添付されるシートであるのか、そ
の他送信シートのデータ量等がある。
【0027】フォームデータ格納フィールドF34に
は、送信シートフォームの実データがファイル形式で格
納される。
【0028】図7は、図6に示す送信シートフォーム格
納テーブルT30に格納される送信シートフォームの構
成を示す概念図である。同図に示すように、送信シート
フォームは、送信シートの外枠を形成する送信シート枠
60と、送信シート名格納フィールドF22に格納され
た送信シート名が挿入される送信シート名挿入領域R1
0と、送信先会社名格納フィールドF23に格納された
送信先会社名が挿入される送信先会社名挿入領域R11
と、送信先電話番号格納フィールドF24に格納された
送信先電話番号が挿入される送信先電話番号挿入領域R
12と、送信時の日付が挿入される日付挿入領域R13
と、所属部署名格納フィールドF13に格納された所属
部署名が挿入される所属部署挿入領域R14と、ユーザ
名格納フィールドF12に格納されたユーザ名が挿入さ
れるユーザ名挿入領域R15と、ユーザ電話番号格納フ
ィールドF14に格納された電話番号が挿入されるユー
ザ電話番号挿入領域R16と、送信シートに記入するコ
メントが挿入されるコメント挿入領域R17から構成さ
れる。
【0029】ここで、上記各挿入領域のうち、フィール
ドに格納されたデータと対応づけられている領域には、
ユーザが送信時に選択したレコードに対応する値が挿入
される。これらの領域以外の日付挿入領域R13には、
図2に示す送信シート構築部22で送信シートが構築さ
れる際に、当該構築時の日付が挿入される。コメント挿
入領域R17には、コメントが必要な場合に複合機から
入力する。もっとも、コメント挿入領域R17に対応す
るフィールドを設け、当該フィールドに典型的なコメン
トを予め格納しておいてもよい。
【0030】図8は、図7に示す送信シートフォームに
データが挿入された状態を示す概念図である。送信シー
ト構築部22で構築された送信シートは、同図に示すよ
うになる。
【0031】次に、以上説明したように構成される原稿
送信システムの動作を説明する。
【0032】まず、ユーザは、複合機3の操作パネル2
4を操作して、原稿に添付したい送信シートを選択す
る。この送信シートの選択は次のようにして行われる。
【0033】図9は、図2に示す操作パネルの構成を示
す概念図である。同図に示すように、操作パネル24
は、メッセージやメニューを表示する表示モニタ100
と、処理の開始を指示する際に押下するスタートボタン
B1と、表示モニタ100に表示された内容を設定する
場合に押下するセットボタンB2と、処理の中断を指示
する際に押下するストップボタンB3と、変更した内容
の削除を指示する際に押下するクリアボタンB4と、フ
ァックス機能を使用する場合に押下するファックス機能
選択ボタンB5と、図1に示す第1プリンタ6や第2プ
リンタ7のような外部のプリンタにコピー後の用紙を出
力するリモートコピー機能を使用する場合に押下するリ
モートコピー機能選択ボタンB6と、複合機3内でコピ
ーを実行する場合に押下するローカルコピー機能選択ボ
タンB7とを具備し、同図に示すように配置される。
【0034】ここでは、ユーザがリモートコピーを実行
する場合を例として説明する。
【0035】まず、ユーザは、複合機3にIDカードを
セットするかまたは、ユーザIDを入力して自己を認識
させ、給紙トレイに原稿をセットした後、リモートコピ
ー機能選択ボタンB6を押下し、リモートコピー機能の
実行を指示する。
【0036】すると、操作パネル24は、表示モニタ1
00に送信シートを選択するための画面を表示する。
【0037】図10は、図9に示す表示モニタ100に
表示された送信シート選択画面の構成を示す概念図であ
る。同図に示すように、送信シート選択画面には、当該
画面のタイトル101と、当該画面の内容102と、送
信シートを添付しない場合にタッチする送信シートなし
選択キーK1と、内容102に表示された送信シートを
変更する場合にタッチする送信シート変更選択キーK2
が表示される。
【0038】この画面は、複合機3が送信シートサーバ
2内に記憶された設定情報格納テーブルT20の内容を
読み込むことにより生成される。設定情報格納テーブル
T20が各ユーザごとに設けられている場合には、ユー
ザIDを入力した時点でこのユーザIDに該当する設定
情報格納テーブルT20が読み込まれ、先頭レコードの
内容が表示される。このとき表示される内容は、デフォ
ルトレコードとしてユーザが設定できるように構成して
もよい。
【0039】ユーザは、この表示された送信シートを添
付する場合には、図9に示すセットボタンB2を押下し
て、当該シートを選択する。一方、この表示された送信
シート以外の送信シートを希望するときは、送信シート
変更選択キーK2をタッチする。
【0040】図11は、図10に示す送信シート選択画
面で送信シート変更選択キーK2をタッチした場合に表
示される画面の構成を示す概念図である。同図に示す画
面では、設定情報格納テーブルT20の内容がリスト形
式で表示される。
【0041】ユーザは、この画面中に表示されたUPキ
ーK3またはDOWNキーK4をタッチしてカーソルを
上下に移動させた後、セットボタンB2を押下して所望
のレコードを選択する。
【0042】すると、表示モニタ100上に表示される
画面は、再び図10に示すモードとなり、当該選択され
たレコードの詳細が表示される。ユーザはこの内容を確
認し、希望の送信シートであるときは、セットボタンB
2を押下する。
【0043】このように、本発明では、特に、送信シー
トを任意に選択する手段を設けることにより、複数の送
信シートを作成する労力を軽減することができるととも
に、複数のユーザ間で送信シートを共有することができ
る。
【0044】上記のようにして送信シートが選択される
と、図2に示す複合機制御部20は、原稿読取り部25
を制御して、ユーザが給紙トレイにセットした原稿の読
取りを開始する。この時点で既に原稿の出力先は設定さ
れているので、その後の処理は自動的に行われる。
【0045】このように、送信シートの選択後、原稿の
読取りを開始させることにより、ユーザの拘束時間の減
少を図ることが可能となる。尚、この複合機3には、読
み取った原稿を蓄積する原稿蓄積部26が設けられてい
るため、原稿を読み取っている間に送信シートを選択さ
せることもできる。
【0046】また、上記送信シート選択画面において
は、異なる種類の送信シートを複数選択することもでき
る。この場合には、送信シート選択画面に表示された所
望の送信シート名に対して、セットボタンB2を連続し
て押下する。
【0047】上記のようにして送信シートが選択される
と、図2に示す複合機制御部20は、複合機通信制御部
21に送信シートサーバ2内に記憶されたデータの取得
を命令する。この命令を受けた複合機通信制御部21
は、ネットワークNを介して、送信シートサーバ2のサ
ーバ通信制御部31にユーザ情報記憶部32および送信
シートフォーム記憶部33へのアクセスを要求する。
【0048】上記要求は、サーバ制御部30に伝達さ
れ、サーバ制御部30は、ユーザ情報格納テーブルT1
0、設定情報格納テーブルT20および送信シートフォ
ーム格納テーブルT30から該当するデータを読み出
す。
【0049】例えば、複合機3を操作しているユーザが
「太郎」である場合には、ユーザ情報格納テーブルT1
0のユーザ名格納フィールドF12に「太郎」が格納さ
れているレコードを読みだし、選択された送信シートが
「回覧」である場合には、設定情報格納テーブルT20
の送信シート名格納フィールドF22に「回覧」が格納
されているレコードを読み出し、送信シートフォーム格
納テーブルT30の送信シート名格納フィールドF22
に「回覧」が格納されたレコードを読み出す。
【0050】その後、この読み出されたデータは、複合
機3の複合機通信制御部21に送られ、送信シート構築
部22に出力される。送信シート構築部22は、受信し
た送信シートフォームにデータを挿入し、図8に示すよ
うな完成した送信シートを構築する。その後、この完成
した送信シートを送信シート蓄積部23に格納する。
尚、この送信シート構築部は、送信シートサーバ2内に
設け、同様の機能を実行させてもよい。
【0051】送信シート構築部22は、複数の送信シー
トが選択されている場合には、各送信シートを構築し、
送信シート蓄積部23に蓄積する。
【0052】複合機制御部20は、送信シート蓄積部2
3と原稿蓄積部26にデータが蓄積されると、これらの
データを出力データ生成部27に出力させる。出力デー
タ生成部27は、受信した送信シートの後ろに原稿デー
タを合成し、送信シートが添付された原稿に対応する出
力データを生成する。
【0053】送信シートが複数ある場合には、出力デー
タ生成部27は、おのおのの送信シートの後ろに原稿デ
ータを合成し、複数の出力データを生成する。
【0054】このように、複数の送信シートと原稿シー
トを合成する手段を設け、出力データを複数生成するこ
とにより、送信先が複数ある場合であっても、原稿の読
取りは1回で終了するため、原稿の重複読取りによるユ
ーザの労力を軽減することができる。
【0055】出力データ生成部27は、上記のようにし
て生成した出力データを複合機通信制御部21に出力す
る。複合機通信制御部21は、この出力データをネット
ワークNを介して送信先に転送する。
【0056】尚、本発明では、上記実施形態で説明した
ものの他、出力先装置や回線の性能に応じて送信シート
が選択されるように構成してもよい。この場合には、図
6に示す送信シート属性格納フィールドF33に出力先
装置や回線の性能を属性として格納しておき、レコード
が読み取られる際に当該属性でフィルタリングさせる。
【0057】このような構成により、モノクロのプリン
タに出力する場合には、モノクロ属性の送信シートを容
易に選択するようなことも実現できるとともに、回線料
金やトラフィックの無駄を減少させることができる。
【0058】
【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
原稿読取り装置で読み取られた原稿に予め記憶された送
信シートを合成する手段を設けることにより、原稿送信
の効率化を図った原稿送信システムを提供することがで
きる。
【0059】また、特に、送信シートを任意に選択する
手段を設けることにより、複数の送信シートを作成する
労力を軽減することができるとともに、複数のユーザ間
で送信シートを共有することができる。
【0060】また、送信シートの選択後、原稿の読取り
を開始させることにより、ユーザの拘束時間の減少を図
ることが可能となる。
【0061】また、複数の送信シートと原稿シートを合
成する手段を設け、出力データを複数生成することによ
り、送信先が複数ある場合であっても、原稿の読取りは
1回で終了するため、原稿の重複読取りによるユーザの
労力を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明に係る原稿送信システムの構成を示すブ
ロック図。
【図2】図1に示す複合機3の内部構成を示すブロック
図。
【図3】図1に示す送信シートサーバ2の内部構成を示
すブロック図。
【図4】図3に示すユーザ情報格納テーブルT10の構
成を示す概念図。
【図5】図3に示す設定情報格納テーブルT20の構成
を示す概念図。
【図6】図3に示す送信シートフォーム格納テーブルT
30の構成を示す概念図。
【図7】図6に示す送信シートフォーム格納テーブルT
30に格納される送信シートフォームの構成を示す概念
図。
【図8】図7に示す送信シートフォームにデータが挿入
された状態を示す概念図。
【図9】図2に示す操作パネルの構成を示す概念図。
【図10】図9に示す表示モニタ100に表示された送
信シート選択画面の構成を示す概念図。
【図11】図10に示す送信シート選択画面で送信シー
ト変更選択キーK2をタッチした場合に表示される画面
の構成を示す概念図。
【符号の説明】
1…送信シート編集用クライアント、2…送信シートサ
ーバ、3…複合機、4…モデム、5…ターミナルアダプ
タ、6…第1プリンタ、7…第2プリンタ、20…複合
機制御部、21…複合機通信制御部、22…送信シート
構築部、23…送信シート蓄積部、24…操作パネル、
25…原稿読取り部、26…原稿蓄積部、27…出力デ
ータ生成部、30…サーバ制御部、31…サーバ通信制
御部、32…ユーザ情報記憶部、33…送信シートフォ
ーム記憶部、60…送信シート枠、100…表示モニ
タ、101…タイトル、102…内容、B1…スタート
ボタン、B2…セットボタン、B3…ストップボタン、
B4…クリアボタン、B5…ファックス機能選択ボタ
ン、B6…リモートコピー機能選択ボタン、B7…ロー
カルコピー機能選択ボタン、F11…ユーザID格納フ
ィールド、F12…ユーザ名格納フィールド、F13…
所属部署名格納フィールド、F14…ユーザ電話番号格
納フィールド、F21…出力装置名格納フィールド、F
22…送信シート名格納フィールド、F23…送信先会
社名格納フィールド、F24…送信先電話番号格納フィ
ールド、F33…送信シート属性格納フィールド、F3
4…フォームデータ格納フィールド、K1…送信シート
なし選択キー、K2…送信シート変更選択キー、K3…
UPキー、K4…DOWNキー、R10…送信シート名
挿入領域、R11…送信先会社名挿入領域、R12…送
信先電話番号挿入領域、R13…日付挿入領域、R14
…所属部署挿入領域、R15…ユーザ名挿入領域、R1
6…ユーザ電話番号挿入領域、R17…コメント挿入領
域、T10…ユーザ情報格納テーブル、T20…設定情
報格納テーブル、T30…送信シートフォーム格納テー
ブル、N…ネットワーク。

Claims (4)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 原稿を読取り原稿データとして送信する
    原稿送信装置と、該原稿に添付される添付シートを管理
    する添付シート管理サーバとをネットワーク上に接続
    し、 前記添付シート管理サーバは、 前記添付シートを添付データとして記憶する添付データ
    記憶手段を具備し、 前記原稿送信装置は、 前記原稿データと前記添付データを合成して出力データ
    を生成する出力データ生成手段と、 前記出力データの送信先を指定する送信先指定手段と、 前記送信先指定手段によって指定された送信先に前記出
    力データを送信する出力データ送信手段とを具備するこ
    とを特徴とする原稿送信システム。
  2. 【請求項2】 前記添付データ記憶手段は、 複数の添付データを記憶し、 前記原稿送信装置は、 前記添付データ記憶手段に記憶された添付データから任
    意の添付データを選択する添付データ選択手段を具備
    し、 前記出力データ生成手段は、 前記添付データ選択手段によって選択された添付データ
    と前記原稿データとをを合成することを特徴とする請求
    項1記載の原稿送信システム。
  3. 【請求項3】 前記原稿送信装置は、 前記添付データ選択手段による添付データの選択後、前
    記原稿の読取りを開始することを特徴とする請求項2記
    載の原稿送信システム。
  4. 【請求項4】 前記原稿送信装置は、 前記原稿データを記憶する原稿データ記憶手段を具備
    し、 前記添付データ選択手段は、 前記添付データ記憶手段に記憶された添付データを複数
    選択する複数選択手段を具備し、 前記出力データ生成手段は、 前記複数選択手段によって選択された添付データと前記
    原稿データとを合成し、複数の出力データを生成するこ
    とを特徴とする請求項2記載の原稿送信システム。
JP10000939A 1998-01-06 1998-01-06 原稿送信システム Pending JPH11196200A (ja)

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