JPH10143435A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 本発明は利用者の変更に柔軟に対応できるセ
キュリティ管理を備えた検索機能を有する文書管理装置
を提供することを目的とする。 【解決手段】 インタフェース部１０１は、利用者から
の検索キーワードおよびアカウントを受付け、利用者に
よる本装置の利用開始時に利用者の参照可能な文書デー
タの範囲を示すアカウント名、及びグループ名によって
構成される情報を取得し、以降の利用者による検索要求
に利用者の入力した検索条件に前記参照可能な文書デー
タの範囲を示す情報を付加して検索要求を発行する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は全文検索による電子
化情報共有時に問題となるセキュリティ管理を装備した
文書管理装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、情報の電子化が急速に浸透し、電
子化された情報を効率よく容易に利用者間で共有する文
書管理装置の登場が期待されている。

【０００３】複数の利用者間で情報を共有する場合、特
定の利用者間でのみ共有し他の利用者からの参照を制限
したい情報が発生する。前記他の利用者からの参照を制
限したい情報を管理する方法として、特開平５−６２９
８号公報の技術が存在する。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら上記特開
平５−６２９８号公報に記載の従来の技術では、当該公
報の表３に示されるように、複数の利用者が束ねられる
グループの名前を全ての利用者の各々に対して管理して
いることから、組織変更などでグループに含まれるメン
バの構成が変更される場合、グループから抜ける或いは
グループに入る全ての利用者各々に対し、前記表３を書
き変えなくてはならないという課題を有していた。

【０００５】更に、利用者からの検索条件文字列を受取
り内部に蓄積した情報から該当する情報を検出するデー
タベースシステムにおいては、システムにアクセス可能
な利用者か否かを認証機構によって判断するものの、一
旦認証を通過した利用者は内部に蓄積された情報全てに
対する検索及び参照が実行でき、特定の利用者間での情
報共有が実現できないという課題を有していた。

【０００６】本発明は上記従来技術の課題を解決するも
ので、特定の利用者のみが検索及び参照可能な文書デー
タを蓄積し、かつグループを構成するメンバの変更が発
生した場合にも柔軟に対応できる文書管理装置を提供す
ることを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】この目的を達成するため
に本発明は、第１にアカウント名、およびグループ名か
ら構成される利用者の参照可能範囲を示す情報を木構造
の形で階層的に保持し管理するグループ情報管理部と、
各文書データ毎に前記利用者の参照可能範囲を示す情報
を添付して保持し、当該情報に基づき文書データの検索
を行う文書データ管理部と、利用者からの検索要求に対
し、利用者から入力されるアカウント名に従い、アクセ
ス時にあらかじめ利用者の参照可能範囲を示す情報を前
記グループ情報管理部から取得し、以後の検索要求に対
し、取得した情報を付加して前記文書データ管理部に検
索要求を発行すると共に、前記文書データ管理部からの
検索結果を表示するインタフェース部とを備えた構成と
なっている。

【０００８】また第２に、第１の手段において、インタ
フェース部から入力されたアカウント名或いはグループ
名の削除要求に対し、グループ情報管理部が、指定され
たアカウント名又はグループ名と、当該アカウント名又
はグループ名のみで構成される参照可能範囲を示す情報
を削除し、文書データ管理部が、前記グループ情報管理
部により削除されたアカウント名又はグループ名と、当
該アカウント名又はグループ名のみで構成される参照可
能範囲内にある文書データを削除する構成となってい
る。

【０００９】第３に、第１の手段に加え、ワープロデー
タを当該データを識別するユニークなワープロ文書名を
用いて蓄積、管理するワープロデータ管理部を備え、イ
ンタフェース部が、ワープロデータの表示と前記ワープ
ロデータから文書データを抽出する機能を備え、文書デ
ータ管理部が、前記インタフェース部がワープロデータ
から抽出した文書データを当該ワープロデータを識別す
る前記ワープロ文書名と共に管理し、利用者の検索要求
に対し、文書データ管理部が文書データを検索し、イン
タフェース部が、検索の結果得られた文書データのワー
プロ文書名に対応するワープロデータをワープロ管理部
より表示する構成となっている。

【００１０】第４に、第１の手段に加え、画像データを
当該データを識別するユニークな画像名を用いて蓄積、
管理する画像データ管理部を備え、インタフェース部
が、画像データを表示する機能を備え、文書データ管理
部が、前記画像管理部に蓄積された画像データに対応し
た文書を当該画像名と共に管理し、利用者の文書による
検索要求に対し、文書データ管理部が文書データを検索
し、インタフェース部が、検索の結果得られた文書デー
タの画像名に対応する画像データを画像データ管理部よ
り表示する構成となっている。

【００１１】

【発明の実施の形態】

（実施の形態１）以下、本発明の第１の実施例につい
て、図面を参照しながら説明する。

【００１２】図１は本発明の一実施の形態における文書
管理装置の構成図である。図１において、１０１は、利
用者からの検索キーワード或は文書管理装置に登録す
る、又は削除する文書データを受付け、利用者による本
装置の利用開始時に利用者の参照可能な文書データの範
囲を示す情報を取得して、以降の利用者による検索要求
時に利用者の入力した検索条件に前記参照可能な文書デ
ータの範囲を示す情報を付加して制御部に発行し、検索
結果を表示するインターフェース部。

【００１３】１０３は各利用者のアカウント名とパスワ
ードの組、及び１つ以上のアカウント名又はグループか
ら成るグループのグループ名とそのメンバであるグルー
プ名群とアカウント群を保持するグループ情報管理部、
１０４は各文書データ毎に参照可能な利用者の情報とし
てアカウント名又はグループ名を添付して保持する文書
データ管理部、１０２は装置を制御する制御部である。

【００１４】図２は本発明の第１の実施の形態に於ける
グループ情報管理部１０３の構成を示す。２０１は外部
との情報のやり取りを行う入出力制御部、２０４は各利
用者のアカウント名とパスワードの組、及び１つ以上の
アカウント名又はグループから成るグループのグループ
名とそのメンバであるグループ名群とアカウント群を同
一形状のレコードに格納し、前記アカウントを前記グル
ープで階層的に束ねた木構造による管理を行うグループ
情報蓄積部、２０２は前記入出力制御部２０１からの要
求に応じてグループ情報蓄積部２０４を検索し、入出力
制御部２０１に検索結果を返すグループ情報検索部、２
０３は前記入出力制御部２０１からの要求に応じてグル
ープ情報蓄積部２０４へのレコードの追加、変更、削除
を行うグループ情報操作部である。

【００１５】また図３は本発明の第１の実施の形態に於
けるグループ情報蓄積部２０４のレコード構造図で、レ
コードが未使用の場合０が、レコードが利用者のアカウ
ント・パスワードの組を保持する場合１が、レコードが
グループ情報を保持する場合２が記されるフィールド
と、前記種別フラブが１の場合はアカウント名が記さ
れ、種別フラグが２の場合はグループ名が記されるフィ
ールドと、前記種別フラブが１の場合はパスワードが記
され、種別フラグが２の場合はメンバとなるグループ名
群が記されるフィールドと、前記種別フラブが１の場合
はダミーとして未使用となり、種別フラグが２の場合は
メンバとなるアカウント名群が記されるフィールドから
成る。

【００１６】前記レコード構造により、１つ以上のアカ
ウントを束ねてグループとして管理し、さらにグループ
のメンバとして他のグループを束ね、木構造による階層
的な形で管理する。図４は本発明の第１の実施の形態に
於けるグループ情報蓄積部２０４のレコード結合図であ
り、１つのグループ「経理課」に「佐藤社員」「鈴木社
員」「田中社員」の３つのアカウントが属し、更にグル
ープ「総務部」には前記グループ「経理課」と、グルー
プ「人事課」と、アカウント「一時社員」が属している
場合の木構造によるアカウントの階層的管理の例と、前
記木構造を構成するノードの一部であるアカウント「佐
藤社員」とグループ「経理課」とグループ「総務部」の
各レコード内のフィールドの様子を示すものである。

【００１７】まず、以上の構成を有するグループ情報管
理部１０３の動作を説明する。入出力制御部２０１はア
カウントの検索要求と、アカウント或はグループの追加
・削除・保持内容変更要求を外部から受付ける。

【００１８】前記検索要求を受付けた場合、入出力制御
部２０１は前記要求時に同時に外部から受け取るアカウ
ント名とパスワードの組をグループ情報検索部２０２に
渡す。グループ情報検索部２０２は前記受け取ったアカ
ウント名とパスワードの組に加え、前記種別フラグが１
の条件でグループ情報蓄積部２０４を検索する。

【００１９】検索結果が１件、すなわち指定されたアカ
ウント名とパスワードを持つレコードが１つ検出された
場合、アカウント名とパスワードの組は正しい組み合わ
せであるとし、種別フラグが２、メンバアカウント群に
前記検索で用いたアカウントが存在するか、という条件
で更に検索を重ね、前記アカウントが属するグループを
検出する。検索結果が１件以上で前記アカウントが属す
るグループが存在する場合、種別フラグが２、メンバグ
ループ群に前記検索で得たグループを含むグループが更
に存在するか、という条件で更に検索を重ねる。グルー
プ情報検索部２０２は前記アカウントをメンバに持つグ
ループを、更に前記グループをメンバに持つグループを
再帰的に検索し尽くすことで、前記アカウントを含むグ
ループと更にそのグループを含むグループを再帰的に全
て取得し、前記取得した全てのグループを前記アカウン
トが属するグループとして入出力制御部２０１に返す。
入出力制御部２０１は更に、前記グループ情報検索部２
０２より受け取ったグループを外部に返す。

【００２０】以上の処理により、入出力制御部２０１に
受取ったアカウントとパスワードの一致による利用者の
認証処理と、認証されたアカウントが属する全てのグル
ープの取得処理を行う。

【００２１】以上の処理フローを記述した物が、図５の
本発明の第１の実施の形態に於ける入出力制御部２０１
のグループ抽出処理フローの図である。

【００２２】更に、前記２０１の入出力制御部はアカウ
ント或はグループの追加・削除・保持内容変更要求を外
部から受付ける。前記追加要求の場合、入出力制御部２
０１は図３に示される新規追加レコードの各フィールド
に格納する情報を追加要求とともに外部から受け取りグ
ループ情報操作部２０３に渡す。グループ情報操作部２
０３は前記受け取った追加要求に従い、前記各フィール
ドに格納する情報をレコード内に保持する新規レコード
をグループ情報蓄積部２０４に追加する。

【００２３】前記削除要求の場合、入出力制御部２０１
は削除対象となるアカウント名或はグループ名とレコー
ドの種別フラグの値を削除要求とともに外部から受け取
りグループ情報操作部２０３に渡す。グループ情報管理
部２０３は前記受け取った削除要求に従い、先ず前記受
け取ったアカウント名或いはグループ名とレコードの種
別フラグの値が示す削除対象レコードを検索して取得
し、続いて前記取得した削除対象レコードを削除する。

【００２４】更に前記削除したアカウント名或はグルー
プ名をメンバとして保持するグループを検索し、その結
果得られたレコードから前記アカウント名或はグループ
名を削除する。また、前記レコードからアカウント名或
はグループ名を削除した結果、前記レコードに属するア
カウント及びグループの全てが空になった場合、前記レ
コードが示すグループも新たな削除対象グループとして
削除し、更に前記新たな削除対象グループ名をメンバと
して保持するグループから前記新たな削除対象グループ
のグループ名を削除する。グループ情報操作部２０３は
上記一連の削除処理が完了すると、今回実際に削除した
全てのグループ名及びアカウント名を入出力制御部２０
１に返し、入出力制御部２０１は前記受け取った今回実
際に削除した全てのグループ名及びアカウント名を外部
に返す。前記保持内容変更要求の場合、入出力制御部２
０１は内容変更対象となるアカウント名或はグループ名
とレコードの種別フラグの値と変更後のレコードに記さ
れるべき全ての情報を保持内容変更要求とともに外部か
ら受け取りグループ情報操作部２０３に渡す。グループ
情報管理部２０３は前記受け取った保持内容変更要求に
従い、先ず前記受け取ったアカウント名或いはグループ
名とレコードの種別フラグの値が示す保持内容変更対象
レコードを検索して取得し、続いて前記検出したレコー
ドの内容を前記変更後のレコードに記されるべき全ての
情報に基づいた内容変更を行う。

【００２５】次に、本発明の第１の実施の形態に於ける
文書データ管理部１０４の説明をする。前記１０４の文
書データ管理部は文書データの全文検索・追加・削除・
保持内容変更の要求を外部から受付ける。図６は本発明
の第１の実施の形態に於ける文書データ管理部１０４の
レコード構造図である。

【００２６】文書データを保持するフィールドと、その
文書データを参照できるアカウント名或はグループ名を
保持するフィールドで構成される。前記検索要求の場
合、文書データ管理部１０４はアカウント名或いはグル
ープ名と前記文書データに対する検索キーワードを検索
要求とともに外部から受け取る。

【００２７】文書データ管理部１０４は前記受取ったア
カウント名或いはグループ名の各々を前記図６の公開対
象アカウント名或いはグループ名フィールドに対する完
全一致を行う検索条件に変換し、それらをＯＲ結合す
る。

【００２８】次に前記受け取った文書データに対する検
索キーワードを前記図６の文書データフィールドに対す
る部分一致を行う検索条件に変換し、前記ＯＲ結合した
検索条件にＡＮＤ結合する。このように生成した検索条
件は、前記図６の公開対象アカウント名或いはグループ
名フィールドに外部から受け取ったアカウント名或いは
グループ名を格納し、かつ前記図６の文書データフィー
ルドに外部から受け取った検索キーワードを含む文書を
格納する文書データ管理部１０４内のレコードの検出を
意味する。文書データ管理部１０４は前記生成した検索
条件で文書データ管理部１０４内のレコード群を検索
し、結果を外部に返す。

【００２９】以上の処理により、あるアカウント或はグ
ループに対して参照が許可されている文書のみを対象と
した、検索キーワードに基づく検索処理を実施する。更
に、前記１０４の文書データ管理部は文書データの追加
・削除・保持内容変更要求を外部から受付ける。

【００３０】前記追加要求の場合、文書データ管理部１
０４は図６に示される新規追加レコードの各フィールド
に格納する情報を追加要求とともに外部から受け取り、
図６の形式に変換した後レコード追加処理を行う。

【００３１】前記削除要求の場合、文書データ管理部１
０４は前記削除要求と同時にアカウント名或はグループ
名を受け取り、前記受け取ったアカウント名或いはグル
ープ名と同一のアカウント名或はグループ名を前記図６
の公開対象アカウント名或はグループ名フィールドに保
持するレコードを対象とした削除処理を行う。以上の処
理により、あるアカウント或はグループに対する参照が
許可されている文書データ全てを対象とした削除処理を
実施する。

【００３２】前記保持内容変更要求の場合、文書データ
管理部１０４は変更対象となるレコードを特定するレコ
ード列上のオフセット値と、変更後のレコードに記され
るべき全ての情報を保持内容変更要求とともに受け取
り、前記変更後のレコードに記されるべき全ての情報に
基づいて前記レコード列上のオフセット値が示すレコー
ドの内容を変更する。

【００３３】以上の処理を行うグループ情報管理部１０
３と文書データ管理部１０４を構成要素に持つ本発明の
第１の実施の形態に於ける文書管理装置の動作を説明す
る。まず、利用者は本発明の第１の実施の形態の文書管
理装置にログインするため、利用者に与えられているア
カウント名とパスワードをインターフェース部１０１に
入力する。前記入力されたアカウント名とパスワードを
受取った制御部１０２は、前記受取ったアカウント名と
パスワードによる検索要求を１０３のグループ情報管理
部に発行する。グループ情報管理部１０３は前記の処理
によって認証を行い、更にアカウントが属する全てのグ
ループ名を抽出して制御部１０２に返し、更に制御部１
０２は前記受取った全てのグループ名をインターフェー
ス部１０１に返す。

【００３４】インターフェース部１０１はログインが認
証された事を利用者に表示し、更に前記制御部から受取
った利用者が属する全てのグループ名と利用者自身のア
カウント名を利用者に表示してかつ内部変数に保持す
る。検索処理を実施する場合は、利用者は前記図６の文
書データのフィールドに対する検索キーワードをインタ
ーフェース部１０１に入力し、かつ前記利用者自身のア
カウント名或いはアカウントが属する全グループの中か
ら１つ以上を選択してインターフェース部１０１に入力
する。

【００３５】制御部１０２は前記利用者が入力した情報
をインターフェース部１０１から受け取り、文書データ
管理部１０４に検索要求を発行する。文書データ管理部
１０４は前記の処理によって利用者に参照が許可されて
いる文書データで、かつ利用者が指定したアカウント或
いはグループに公開されている文書データを対象とした
前記検索キーワードによる検索処理を行い、検索結果を
制御部１０２に返す。制御部１０２は前記検索結果をイ
ンターフェース部１０１に伝え、インターフェース部１
０１は検索処理の結果を利用者に表示する。

【００３６】利用者がアカウント名或はグループ名の入
力と共にアカウント或はグループの削除をインターフェ
ース部１０１に入力した場合、制御部１０２はグループ
情報管理部１０３にインターフェース部１０１から受取
ったアカウント名或はグループ名と共に削除要求を発行
し、前記の処理によって実際に削除されたアカウント名
或いは全てのグループ名をグループ情報管理部１０３よ
り取得し、前記実際に削除されたアカウント名或いは全
てのグループ名と共に削除要求を文書データ管理部１０
４に発行する。文書データ管理部１０４は前記の処理に
よって制御部１０２から受取ったアカウント或いはグル
ープに対して公開されている文書データを削除する。

【００３７】図７は本発明の第１の実施の形態に於ける
制御部１０２のアカウント或はグループ削除処理フロー
の図で、前記削除処理を示す。また、アカウント或はグ
ループの追加の場合、インターフェース部１０１は利用
者が選択し入力したアカウント追加或はグループ追加の
指示に従い前記種別フラグを１或は２とし、利用者が入
力したアカウント名とパスワードの組或はグループ名と
メンバグループ群とメンバアカウント群で構成される情
報を新規追加要求と共に制御部１０２に発行する。制御
部１０２は前記受取った情報と新規追加要求をグループ
情報管理部１０３に転送し、グループ情報管理部１０３
は前記の処理によってアカウント或はグループを新規追
加する。

【００３８】新規文書の追加の場合は利用者がインター
フェース部１０１に入力した文書データと公開対象アカ
ウント名或はグループ名を制御部１０２が受取って文書
データ管理部１０４に転送し、文書データ管理部１０４
は前記の処理によって文書を新規追加する。

【００３９】以上のように本実施の形態によれば、利用
者からの検索キーワード或は文書管理装置に登録する、
又は削除するアカウント名或はグループ名更に文書デー
タを受付け、利用者による本装置の利用開始時に利用者
の参照可能な文書データの範囲を示す情報を取得して、
以降の利用者による検索要求時に利用者の入力した検索
条件に前記参照可能な文書データの範囲を示す情報を付
加して制御部に発行し、検索結果を表示するインターフ
ェース部１０３と、各利用者のアカウント情報及び認証
情報を木構造の形で階層的に格納して各利用者の参照可
能な文書データの範囲を保持し、アカウント或はグルー
プを検索又は追加・変更するグループ情報管理部１０３
と、各文書データ毎に参照可能な利用者の情報を添付し
て保持し検索又は追加・削除する文書データ管理部１０
４と、装置を制御する制御部１０２を設けることによ
り、アカウントを現実の組織構造に合った階層型のグル
ープ構造で管理し、かつ前記階層構造に組織的な変更が
あった場合も大量に蓄積される文書データの変更は一切
行わずにグループ構造のみを変更することで対応でき、
メンバであるアカウントが削除されることでメンバが空
になった場合自動的にアクセス不能なグループ及び文書
データを削除することができる。

【００４０】図１４は本実施の形態におけるグループ構
成変更の処理を特開平５−６２９８号公報に記載された
従来技術と比較した図である。アカウント及びグループ
の構成が９０１の構成変更前の状態から１４０２の構成
変更後の状態に変更される場合、特開平５−６２９８号
公報では各アカウント毎にそのアカウントが所属するグ
ループを保持するデータ構造から、１４０３の従来技術
による構成変更前の表現に示すデータの内、構成変更の
影響を受けるアカウントＡ４，Ａ５，Ａ６の全てに対し
てその所属グループを変更し、１４０４の従来技術によ
る構成変更後の表現に示すデータを作成しなくてはなら
ない。

【００４１】これに対し本実施の形態ではグループを木
構造による階層的な表現で管理するため、１４０５の本
実施の形態による構成変更前の表現に示すデータの内、
グループＧ２及びＧ３に所属するグループを変更し、１
４０６の本実施の形態による構成変更後の表現に示すデ
ータを作成するだけでよい。

【００４２】図１４ではグループＧ５に所属するアカウ
ント数が３個であるため従来技術による構成変更のため
の処理の負荷も本実施の形態の場合と大差がないが、前
記グループＧ５に所属するアカウントが前記グループＧ
５に更に別のグループが所属する等して膨大な数に及ぶ
場合、従来の技術では前記グループＧ５に所属する全て
のアカウントに対して上記の変更を実施する必要がある
が、本実施の形態ではグループＧ２及びＧ３に関する記
述の変更のみで済む。

【００４３】（実施の形態２）以下、本発明の第２の実
施の形態について、図面を参照しながら説明する。

【００４４】図８は本発明の第２の実施の形態に於ける
文書管理装置の構成図である。１０３のグループ情報管
理部は本発明の第１の実施の形態のものと同じである。
第１の実施の形態と異なるのはインターフェース部８０
１が本発明の第１の実施の形態のインターフェース部１
０１に於ける処理に加えワープロデータの表示と前記ワ
ープロデータから文書データのみを抽出する点と、制御
部８０２が本発明の第１の実施形態の制御部１０２に於
ける処理に加えワープロデータを受付け、前記受け付け
たワープロデータに文書管理装置内でユニークなワープ
ロ文書名を生成し受け付けた文書データと共に文書デー
タ管理部に追加要求を発行し、８０４のワープロデータ
管理部に前記受け付けたワープロデータと前記生成した
ワープロ文書名と共に追加要求を発行し、ワープロデー
タ管理部８０４に前記ワープロ文書名と共に削除要求を
発行する点と、文書データ管理部８０３が図９の本発明
の第２の実施の形態に於ける文書データ管理部８０３の
レコード構造図に示される構造のレコードを管理する点
と、ワープロデータを蓄積し、検索・追加・削除処理を
行うワープロデータ管理部８０４が加わった点である。

【００４５】次に、本発明の第２の実施の形態に於ける
文書管理装置の動作を説明する。インターフェース部８
０１に於ける利用者のログイン処理及び前記ログイン処
理に伴うグループ情報管理部１０３での認証及びアカウ
ントの属するグループの抽出処理は本発明の第１の実施
の形態と同じである。

【００４６】まず、ワープロデータの追加処理の動作を
説明する。インターフェース部８０１は既にログイン処
理を終えた利用者が入力した追加対象ワープロデータの
指定及び公開対象アカウント名或はグループ名とワープ
ロデータ追加要求を受け付けると、前記指定されたワー
プロデータから文書データを抽出し、前記指定されたワ
ープロデータと前記ワープロデータより抽出した文書デ
ータと前記公開対象アカウント名或はグループ名と共
に、制御部８０２にワープロデータ追加要求を発行す
る。

【００４７】制御部８０２はインターフェース部８０１
からワープロデータ追加要求を受取ると、本発明の第２
の実施の形態の文書管理装置内でユニークなワープロ文
書名を生成し、前記生成したワープロ文書名とインター
フェース部８０１より受取った前記ワープロデータと共
に、ワープロデータ管理部８０４にワープロデータ追加
要求を発行し、更に前記公開対象アカウント名或はグル
ープ名と前記生成したワープロ文書名と前記文書データ
と共に、文書データ管理部８０３に文書データ追加要求
を発行する。

【００４８】文書データ管理部８０３は制御部８０２よ
り受取った前記公開対象アカウント名或はグループ名と
前記ワープロ文書名と前記文書データを図９に示すレコ
ードの形式で新規追加データとして内部に登録する。

【００４９】ワープロデータ管理部８０４は制御部８０
２より受取ったワープロ文書名で、前記ワープロデータ
を新規追加のデータとして内部に登録する。

【００５０】次に、検索処理の動作を説明する。検索処
理の動作に於ける本発明の第１の実施形態との違いは、
制御部８０２が検索結果として文書データ管理部８０３
から受取った検索処理結果をインターフェース部８０１
に渡さず、文書データ管理部８０３から受取った前記検
索結果のレコードに含まれるワープロ文書名を抽出し、
前記抽出したワープロ文書名と共にワープロデータ管理
部８０４にワープロデータの検索要求を発行する点であ
る。

【００５１】ワープロデータ管理部８０４は前記検索要
求を受取ると、同時に受取った前記ワープロ文書名が示
すワープロデータを制御部８０２に返す。制御部８０２
はワープロデータ管理部８０４から受取った前記ワープ
ロデータを検索処理結果としてインターフェース部８０
１に返し、インターフェース部８０１は制御部８０２か
ら受取ったワープロデータをワープロ上で利用者に表示
する。

【００５２】次に、アカウント或はグループの削除処理
の動作を説明する。グループ情報管理部１０３に於ける
アカウント或はグループ削除処理の結果として削除され
た全てのアカウント名及びグループ名を制御部８０２が
グループ情報管理部１０３から受取るのは本発明の第１
の実施の形態と同様であるが、異なる点は制御部８０２
が前記受取ったアカウント名或はグループ名を前記公開
対象アカウント名或はグループ名のフィールドに保持す
るレコードを抽出する検索要求を文書データ管理部８０
３に発行して一旦前記条件に該当するレコード群を取得
し、前記取得したレコードのワープロ文書名フィールド
に含まれるワープロ文書名が示すワープロデータの削除
要求を８０４のワープロデータ管理部に発行して該当す
るワープロデータを削除した後、前記受取ったアカウン
ト名或はグループ名を前記公開対象アカウント名或はグ
ループ名のフィールドに保持するレコードの削除要求を
文書データ管理部８０３に発行する点である。

【００５３】図１０は本発明の第２の実施例に於ける制
御部８０２のアカウント或はグループ削除処理フローの
図で、前記削除処理を示す。

【００５４】以上のように、本発明の第１の実施の形態
のインターフェース部１０１に於ける処理に加えワープ
ロデータの表示と前記ワープロデータから文書データの
みを抽出するインターフェース部８０１と、本発明の第
１の実施の形態の制御部１０２に於ける処理に加えワー
プロデータを受付け、前記受け付けたワープロデータに
文書管理装置内でユニークなワープロ文書名を生成し受
け付けた文書データと共に文書データ管理部に追加要求
を発行し、８０４のワープロデータ管理部に前記受け付
けたワープロデータと前記生成したワープロ文書名と共
に追加要求を発行し、ワープロデータ管理部８０４に前
記ワープロ文書名と共に削除要求を発行する制御部８０
２と、図９の本発明の第２の実施の形態に於ける文書デ
ータ管理部８０３のレコード構造図に示される構造のレ
コードを管理する文書データ管理部８０３と、ワープロ
データを蓄積し、検索・追加・削除処理を行うワープロ
データ管理部８０４と、本発明の第１の実施の形態と同
じグループ情報管理部１０３を設けることにより、本発
明の第１の実施の形態の効果に加えてワープロデータ内
の文字列を検索し、前記検索結果として罫線・フォント
サイズ指定・タイトルや章等の文書構造・表・イメージ
等を含むワープロデータを得るワープロデータ共有環境
が実現できる。

【００５５】なお、インタフェース部１０１に複数の異
なるワードプロセッサのデータを表示する機能を持たせ
ることにより、異なるデータ構造を有するワードプロセ
ッサに対し、共通の検索処理が可能となる。

【００５６】（実施の形態３）以下、本発明の第３の実
施の形態例について、図面を参照しながら説明する。

【００５７】図１１は本発明の第３の実施の形態に於け
る文書管理装置の構成図である。１０３のグループ情報
管理部は本発明の第１の実施の形態のものと同じであ
る。第１の実施の形態と異なるのはインターフェース部
１１０１が本発明の第１の実施の形態のインターフェー
ス部１０１に於ける処理に加え画像データを表示する点
と、制御部１１０２が本発明の第１の実施の形態の制御
部１０２に於ける処理に加え画像データを受付け、前記
受け付けた画像データに文書管理装置内でユニークな画
像名を生成し受け付けた文書データと共に文書データ管
理部に追加要求を発行し、１１０４の画像データ管理部
に前記受け付けた画像データと前記生成した画像名と共
に追加要求を発行し、画像データ管理部１１０４に前記
画像名と共に削除要求を発行する点と、文書データ管理
部１１０３が図１２の本発明の第３の実施の形態に於け
る文書データ管理部１１０３のレコード構造図に示され
る構造のレコードを管理する点と、画像データを蓄積
し、検索・追加・削除処理を行う画像データ管理部１１
０４が加わった点である。

【００５８】次に、本発明の第３の実施の形態に於ける
文書管理装置の動作を説明する。インターフェース部１
１０１に於ける利用者のログイン処理及び前記ログイン
処理に伴うグループ情報管理部１０３での認証及びアカ
ウントの属するグループの抽出処理は本発明の第１の実
施の形態と同じである。

【００５９】まず、画像データの追加処理の動作を説明
する。インターフェース部１１０１は既にログイン処理
を終えた利用者が入力した追加対象画像データの指定及
び前記画像データを説明する文書データと公開対象アカ
ウント名或はグループ名と画像データ追加要求を受け付
けると、前記指定された画像データと前記画像データを
説明する文書データと前記公開対象アカウント名或はグ
ループ名と共に、制御部１１０２に画像データ追加要求
を発行する。

【００６０】制御部１１０２はインターフェース部１１
０１から画像データ追加要求を受取ると、本発明の第３
の実施の形態の文書管理装置内でユニークな画像名を生
成し、前記生成した画像名とインターフェース部１１０
１より受取った前記画像データと共に、画像データ管理
部１１０４に画像データ追加要求を発行し、更に前記公
開対象アカウント名或はグループ名と前記生成した画像
名と前記文書データと共に、文書データ管理部１１０３
に文書データ追加要求を発行する。

【００６１】文書データ管理部１１０３は制御部１１０
２より受取った前記公開対象アカウント名或はグループ
名と前記画像名と前記文書データを図１２に示すレコー
ドの形式で新規追加データとして内部に登録する。画像
データ管理部１１０４は制御部１１０２より受取った画
像名で、前記画像データを新規追加のデータとして内部
に登録する。

【００６２】次に、検索処理の動作を説明する。検索処
理の動作に於ける本発明の第１の実施の形態との違い
は、制御部１１０２が検索結果として文書データ管理部
１１０３から受取った検索処理結果をインターフェース
部１１０１に渡さず、文書データ管理部１１０３から受
取った前記検索結果のレコードの画像名を抽出し、前記
抽出した画像名と共に画像データ管理部１１０４に画像
データの検索要求を発行する点である。

【００６３】画像データ管理部１１０４は前記検索要求
を受取ると、同時に受取った前記画像名が示す画像デー
タを制御部１１０２に返す。制御部１１０２は画像デー
タ管理部１１０４から受取った前記画像データを検索処
理結果としてインターフェース部１１０１に返し、イン
ターフェース部１１０１は制御部１１０２から受取った
画像データを利用者に表示する。

【００６４】次に、アカウント或はグループの削除処理
の動作を説明する。グループ情報管理部１０３に於ける
アカウント或はグループ削除処理の結果として削除され
た全てのアカウント名及びグループ名を制御部１１０２
がグループ情報管理部１０３から受取るのは本発明の第
１の実施の形態と同様であるが、異なる点は制御部１１
０２が前記受取ったアカウント名或はグループ名を前記
公開対象アカウント名或はグループ名のフィールドに保
持するレコードを抽出する検索要求を文書データ管理部
１１０３に発行して一旦前記条件に該当するレコード群
を取得し、前記取得したレコードの画像名フィールドに
含まれる画像名が示す画像データの削除要求を１１０４
の画像データ管理部に発行して該当する画像実体データ
を削除した後、前記受取ったアカウント名或はグループ
名を前記公開対象アカウント名或はグループ名のフィー
ルドに保持するレコードの削除要求を文書データ管理部
１１０３に発行する点である。

【００６５】図１３は本発明の第３の実施の形態に於け
る制御部１１０２のアカウント或はグループ削除処理フ
ローの図で、前記削除処理を示す。

【００６６】以上のように、本発明の第１の実施の形態
のインターフェース部１０１に於ける処理に加え画像デ
ータを表示するインターフェース部１１０１と、本発明
の第１の実施の形態の制御部１０２に於ける処理に加え
画像データを受付け、前記受け付けた画像データに文書
管理装置内でユニークな画像名を生成し受け付けた文書
データと共に文書データ管理部に追加要求を発行し、１
１０４の画像データ管理部に前記受け付けた画像データ
と前記生成した画像名とともに追加要求を発行し、画像
データ管理部１１０４に前記画像名とともに削除要求を
発行する制御部１１０２と、図１２の本発明の第３の実
施の形態に於ける文書データ管理部１１０３のレコード
構造図に示される構造のレコードを管理する文書データ
管理部１１０３と、画像データを蓄積し、検索・追加・
削除処理を行う画像データ管理部１１０４と、本発明の
第１の実施の形態と同じグループ情報管理部１０３を設
けることにより、本発明の第１の実施の形態の効果に加
えて写真や設計図面等の画像データの説明文書内の文字
列を検索することで本来文字或は言葉の情報を持たない
画像データの文字列による検索を可能にし、前記検索結
果として画像データの実体を得る画像データ共有環境が
実現できる。

【００６７】尚、本発明の第３の実施の形態では画像デ
ータの管理を主眼としたが、動画データ、或は音声デー
タ等あらゆるバイナリデータを管理の主眼としてもよい
ことは言うまでもない。

【００６８】

【発明の効果】以上のように本発明は、第１にアカウン
トを現実の組織構造に合った階層型のグループ構造で管
理し、かつ前記階層構造に組織的な変更があった場合も
大量に蓄積される文書データの変更は一切行わずにグル
ープ構造のみを変更することで対応できる優れた文書管
理装置を実現できるものである。

【００６９】また第２に、前記第１の効果に加え、メン
バであるアカウントが削除されることでメンバが空にな
った場合自動的にアクセス不能なグループ及び文書デー
タを削除することができる優れた文書管理装置を実現で
きるものである。

【００７０】また第３に、前記第２の効果に加え、第２
の効果に加え、ワープロデータ内の文字列を検索し、前
記検索結果としてワープロデータの実体を得るワープロ
データ共有環境が実現できる優れた文書管理装置を実現
できるものである。

【００７１】また第４に、画像データの説明文書内の文
字列を検索することで本来文字或は言葉の情報を持たな
い画像データの文字列による検索を可能にし、前記検索
結果として画像データの実体を得る画像データ共有環境
が実現できる優れた文書管理装置を実現できるものであ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施の形態に於ける文書管理装
置の構成図

【図２】本発明の第１の実施の形態に於けるグループ情
報管理部１０３の構成図

【図３】本発明の第１の実施の形態に於けるグループ情
報蓄積部２０４のレコード構造図

【図４】本発明の第１の実施の形態に於けるグループ情
報蓄積部２０４のレコード結合図

【図５】本発明の第１の実施の形態に於ける入出力制御
部２０１のグループ抽出処理フローの図

【図６】本発明の第１の実施の形態に於ける文書データ
管理部１０４のレコード構造図

【図７】本発明の第１の実施の形態に於ける制御部１０
２のアカウント（グループ）削除処理フローの図

【図８】本発明の第２の実施の形態に於ける文書管理装
置の構成図

【図９】本発明の第２の実施の形態に於ける文書データ
管理部８０３のレコード構造図

【図１０】本発明の第２の実施の形態に於ける制御部８
０２のアカウント（グループ）削除処理フローの図

【図１１】本発明の第３の実施の形態に於ける文書管理
装置の構成図

【図１２】本発明の第３の実施の形態に於ける文書デー
タ管理部１１０３のレコード構造図

【図１３】本発明の第３の実施の形態に於ける制御部１
１０２のアカウント（グループ）削除処理フローの図

【図１４】本発明の効果と従来技術の効果とを比較した
概念図

【符号の説明】

１０１ インターフェース部 １０２ 制御部 １０３ グループ情報管理部 １０４ 文書データ管理部 ２０１ 入出力制御部 ２０２ グループ情報検索部 ２０３ グループ情報操作部 ２０４ グループ情報蓄積部 ８０１ インターフェース部 ８０２ 制御部 ８０３ 文書データ管理部 ８０４ ワープロデータ管理部 １１０１ インターフェース部 １１０２ 制御部 １１０３ 文書データ管理部 １１０４ 画像データ管理部 １４０１ 構成変更前 １４０２ 構成変更後 １４０３ 従来技術による構成変更前の表現 １４０４ 従来技術による構成変更後の表現 １４０５ 本件実施例による構成変更前の表現 １４０６ 本件実施例による構成変更後の表現

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 アカウント名、およびグループ名から構
   成される利用者の参照可能範囲を示す情報を木構造の形
   で階層的に保持し管理するグループ情報管理部と、 各文書データ毎に前記利用者の参照可能範囲を示す情報
   を添付して保持し、当該情報に基づき文書データの検索
   を行う文書データ管理部と、 利用者からの検索要求に対し、利用者から入力されるア
   カウント名に従い、アクセス時にあらかじめ利用者の参
   照可能範囲を示す情報を前記グループ情報管理部から取
   得し、以後の検索要求に対し、取得した情報を付加して
   前記文書データ管理部に検索要求を発行すると共に、前
   記文書データ管理部からの検索結果を表示するインタフ
   ェース部とを備えた文書管理装置。
2. 【請求項２】 インタフェース部から入力されたアカウ
   ント名或いはグループ名の削除要求に対し、 グループ情報管理部が、指定されたアカウント名又はグ
   ループ名と、当該アカウント名又はグループ名のみで構
   成される参照可能範囲を示す情報を削除し、 文書データ管理部が、前記グループ情報管理部により削
   除されたアカウント名又はグループ名と、当該アカウン
   ト名又はグループ名のみで構成される参照可能範囲内に
   ある文書データを削除することを特徴とする請求項１記
   載の文書管理装置。
3. 【請求項３】 請求項１記載の構成に加え、ワープロデ
   ータを当該データを識別するユニークなワープロ文書名
   を用いて蓄積、管理するワープロデータ管理部を備え、 インタフェース部が、ワープロデータの表示と前記ワー
   プロデータから文書データを抽出する機能を備え、 文書データ管理部が、前記インタフェース部がワープロ
   データから抽出した文書データを当該ワープロデータを
   識別する前記ワープロ文書名と共に管理し、 利用者の検索要求に対し、文書データ管理部が文書デー
   タを検索し、インタフェース部が、検索の結果得られた
   文書データのワープロ文書名に対応するワープロデータ
   をワープロ管理部より表示することを特徴とする請求項
   １記載の文書管理装置。
4. 【請求項４】 請求項１記載の構成に加え、画像データ
   を当該データを識別するユニークな画像名を用いて蓄
   積、管理する画像データ管理部を備え、 インタフェース部が、画像データを表示する機能を備
   え、 文書データ管理部が、前記画像管理部に蓄積された画像
   データに対応した文書を当該画像名と共に管理し、 利用者の文書による検索要求に対し、文書データ管理部
   が文書データを検索し、インタフェース部が、検索の結
   果得られた文書データの画像名に対応する画像データを
   画像データ管理部より表示することを特徴とする請求項
   １記載の文書管理装置。