JP2777273B2

JP2777273B2 - 文書作成・管理システム

Info

Publication number: JP2777273B2
Application number: JP2194077A
Authority: JP
Inventors: 昇藤田; 尚田中
Original assignee: Toshiba Corp
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 1990-07-24
Filing date: 1990-07-24
Publication date: 1998-07-16
Anticipated expiration: 2013-07-16
Also published as: JPH0480871A

Description

【発明の詳細な説明】［発明の目的］（産業上の利用分野）この発明は、エンジニアリング・ワークステーション
（EWS）等に好適な文書作成・管理システムに関する。

（従来の技術）従来、オフィス内の文書台帳管理は、ワードプロセッ
サや文書作成ソフトウェアを用いたEWSなどのワークス
テーションにより作成されたいわゆる電子化文書と分離
して行われていた。即ち、電子化した文書を紙として出
力して任意場所に保存する一方、文書台帳については、
人間系にて文書から必要な台帳データを拾い出し、汎用
大型計算機等で稼動する汎用データベースシステムに登
録することで管理していた。そして、実際に文書台帳を
検索するには、汎用大型のキャラクタ端末等を用いて、
データベースに登録されている、目的文書の保管場所
（例えば棚ＡのバインダＢ）を検索して、その場所から
文書（紙）を持ってくる、といった手順が必要となる。

（発明が解決しようとする課題）上記したように従来は、文書の電子化が行われても、
最終的に保存する単位が紙であり、その文書から文書台
帳への登録は人間系で行われていた。このため次のよう
な問題があった。

文書の文書台帳との親和性が低く、台帳検索により捜
した文書が本体に欲しい文書であるという保証がない。

汎用データベースへの文書台帳の登録は、アプリケー
ションを構築してユーザ・インタフェースを生成し、こ
のインタフェースを通して行うのが一般的であるが、デ
ータベース化する文書台帳は通常は登録する文書種別に
より異なるため、管理する台帳が変化する毎にアプリケ
ーションを見直さなければならない。

文書から文書台帳の登録は人間系で行われるため、登
録用紙への記入ミスや、データベースへの入力ミス等の
誤処理を招きやすい。

文書台帳のデータをもとに電子化文書を作成すること
ができない。

この発明は上記事情に鑑みてなされたものでその目的
は、データベースへの文書台帳の登録が電子化文書をも
とに簡単に行え、文書の保管や検索等、電子化文書を用
いて自由に行える文書作成・管理システムを提供するこ
とにある。

［発明の構成］（課題を解決するための手段）この発明は、該当文書の文書種を示す文書種データが
設定される文書種フィールドおよび入力データが設定さ
れる幾つかのデータフィールドを持つ文書を作成する
（文書作成・編集手段およびフィールド設定・編集手段
で構成される）手段と、文書中の各データフィールドに
対応するキーフィールドを持つ文書台帳としてのデータ
ベーステーブルが文書種毎に格納されるリレーショナル
データベースと、文書中の文書種フィールドの設定デー
タの示す文字種をもとに対応するデータベーステーブル
を特定し、このデータベーステーブルの各キーフィール
ドに文書中の対応する各データフィールドの設定データ
を登録するフィールド抽出・登録手段とを設けたことを
特徴とするものである。

また、この発明は、データベーステーブルに、そのテ
ーブルの各キーフィールドに登録されるデータを持つ文
書の文書名および保管場所を示す情報を登録するための
特定キーフィールドを設け、データベーステーブルに登
録されているデータを、同データと対を成して特定キー
フィールドに登録されている文書名で示される文書中の
対応するデータフィールドに設定することが可能な構成
としたことも特徴とする。

（作用）この発明においては、文書作成・編集手段およびフィ
ールド設定・編集手段により、台帳（データベーステー
ブル）への登録対象となる文書が作成される。この文書
中には、同文書の文書種を示す文書データが設定される
文書種フィールドと、通常のデータが入力設定される幾
つかのデータフィールドとが作成されている。

フィールド抽出・登録手段は、この作成された文書の
各フィールドの設定データを抽出し、まず文書種フィー
ルドから抽出したデータ（文書種データ）の示す文書種
から対応するデータベーステーブル（フィールドデータ
の登録対象とすべきデータベーステーブル）を特定す
る。このテーブルの特定は、文書種とその文書種に固有
のデータベーステーブルのテーブル名との対応テーブル
（文書種対応テーブル）を用意しておくことにより簡単
に行える。次にフィールド抽出・登録手段は、上記作成
された文書の各データフィールドから抽出した各データ
を、リレーショナルデータベース内の上記特定したデー
タベーステーブルの対応するキーフィールドに登録す
る。ここで、データフィールドのフィールド名とキーフ
ィールドのフィールド名との対応テーブルを用意してお
くことにより、登録すべきキーフィールドを簡単に知る
ことが可能となる。

また、この発明においては、データベーステーブル
に、そのテーブルの各キーフィールドに登録されるデー
タを持つ文書の文書名および保管場所（電子化文書の保
存場所）を示す情報を登録するための特定キーフィール
ドが設けられた構成の場合、フィールド抽出・登録手段
は、外部からの要求により、データベーステーブルに登
録されているデータを、同データと対を成して特定キー
フィールドに登録されている文書名で示される文書中の
対応するデータフィールドに設定することが可能とな
る。即ち、データベース操作で変更されたデータベース
テーブルのデータを元の文書に反映することが可能とな
る。また、保管場所の検索等も、同じデータベーステー
ブルを用いて簡単に行える。

（実施例）第１図はこの発明の一実施例に係る文書作成・管理シ
ステムのブロック構成を示す。同図において、11はマル
チメディア文書の作成・編集を司る文書作成・編集機
構、12は文書中に非定型入力エリアであるフィールドの
設定・編集を司るフィールド設定・編集機構、13は文書
作成・編集機構11およびフィールド設定・編集機構12等
により作成された文書（電子化文書）である。この文書
13の一例を第２図に示す。図に示すように、文書13中に
は、文書13の文書種を示す識別子（文書種データ）の入
力フィールド（以下、文書種フィールドと称する）20
と、データ入力用のデータフィールド（データ記入フィ
ールド）21,22…とが設定されている。データフィール
ド21のフィールド名は「データ１」、データフィールド
22のフィールド名は「データ２」である。

再び第１図を参照すると、14はリレーショナルな形式
を持つ汎用データベース（以下、リレーショナルデータ
ベースと称する）、15−１はリレーショナルデータベー
ス14に登録されている文書種１の文書用のデータベース
テーブル（文書台帳）、15−２はリレーショナルデータ
ベース14に登録されている文書種２の文書用のデータベ
ーステーブル（文書台帳）である。データベーステーブ
ル15−1,15−２などリレーショナルデータベース14に文
書種別毎に登録される各データベーステーブルには、固
有のデータベーステーブル名が割当てられている。ここ
ではデータベーステーブル15−１の名称（データベース
テーブル名）は「共振特性」，であり、データベーステ
ーブル15−２の名称は「塑性特性」である。

16は文書種（を示す文書種データ）とその文書種に固
有の（データベーステーブルの）データベーステーブル
名との対が各文書種について記述された文書種対応テー
ブルである。この文書種対応テーブル16は自由に記述可
能なテキストデータから成る外部ファイルであり、その
一例を第３図に示す。

17−1,17−２…は文書種1,2…の各文書中の入力フィ
ールドのフィールド名と同一フィールド名に対応するリ
レーショナルデータベース14（に登録されている各種デ
ータベーステーブル）中のキーフィールド名との対が各
フィールド名について記述されたフィールドキー対応テ
ーブルである。このフィールドキー対応テーブル17−1,
17−２…は自由に記述可能なテキストデータから成る外
部ファイルであり、その一例をフィールドキー対応テー
ブル17−１について第４図に示す。

18は文書13で代表される各種文書のデータフィールド
（文書13の例ではデータフィールド21,22…）に入力さ
れたデータを抽出し、そのデータを対象文書の文書種に
固有のデータベーステーブルに登録するフィールド抽出
・登録機構である。フィールド抽出・登録機構18はま
た、データベーステーブルからデータを抽出して、対象
となる文書種の文書中のデータフィールドにフィールド
データとして設定する機能も有している。

第５図はフィールド抽出・登録機構18によるフィール
ドデータ抽出および登録動作を説明するためのフローチ
ャートである。

第６図はフィールド抽出・登録機構18によるフィール
ドデータ登録が行われたデータベーステーブル（15−
１）の一例を示す図である。

次に、この発明の一実施例の動作を、文書作成・編集
機構11およびフィールド設定・編集機構12によって作成
・編集された文書13のデータフィールドのデータを、フ
ィールド抽出・登録機構18が自動抽出してリレーショナ
ルデータベース14（内のデータベーステーブル15−１）
に登録する場合を例に、第５図のフローチャートを参照
して説明する。

まず、文書作成・編集機構11およびフィールド設定・
編集機構12を用いて、第２図に示すような文書13が作成
されたものとする。この文書13には文書種フィールド20
およびデータフィールド21,22…が設定されている。そ
して、文書13中の文書種フィールド20には文書13の文書
種（ここでは文書種１）を示す文書種データ（ここでは
「１」）が設定（入力）され、データフィールド21,22
…には数値データが設定（入力）されているものとす
る。

このような状態で、外部からフィールド抽出・登録機
構18に対して文書13を対象とするフィールドデータ抽出
・登録が要求されると、フィールド抽出・登録機構18は
第５図のフローチャートに従って以下に述べるような処
理を行う。まずフィールド抽出・登録機構18は、第２図
に示す文書13の各入力フィールドのフィールドデータ、
即ち文書種フィールド20の入力データ（文書種データ）
およびデータフィールド21,22…の入力データ（ここで
は数値データ）を抽出する（ステップS1）。次にフィー
ルド抽出・登録機構18は、文書13から抽出した文書種デ
ータ（ここでは文書種１を示す「１」）をキーとして第
３図に示す文書種対応テーブル16を検索し、この文書種
データと対を成して登録されているデータベーステーブ
ル名（ここでは「共振特性」）を求める。即ちフィール
ド抽出・登録機構18は、文書13から抽出した文書種フィ
ールド20のデータを用いて文書種対応テーブル16を参照
することにより、データ登録すべきリレーショナルデー
タベース14内のデータベーステーブル（ここでは、文書
種１に固有の、データベーステーブル名が「共振特性」
のデータベーステーブル15−１）を特定する（ステップ
S2）。

フィールド抽出・登録機構18は文書種１に固有のデー
タベーステーブル15−１を特定すると、今度は文書13の
データフィールド21,22…のフィールド名（ここでは、
「データ１」，「データ２」…）を用いて第４図に示す
文書種１のフィールドキー対応テーブル17−１を参照
し、データフィールド21,22…から抽出したデータ（こ
こでは数値データ）を登録すべきデータベーステーブル
15−１内のキーフィールド（を示すキーフィールド名）
を特定する（ステップS3）。そしてフィールド抽出・登
録機構18は、ステップS1で抽出したデータフィールド2
1,22…のデータ（数値データ）を、ステップS2で特定し
たリレーショナルデータベース14内のデータベーステー
ブル15−１の、ステップS3で特定したキーフィールド中
に登録する（ステップS4）。これにより本実施例では、
第６図に示すように、データベーステーブル（共振特性
テーブル）15−１中のDATA1のキーフィールドには文書1
3の（データ１用）データフィールド21の入力データ「1
1.3」が登録され、DATA2のキーフィールドには文書13の
（データ２用）データフィールド22の入力データ「18.
5」が登録される。

本実施例では、以上のようにしてフィールドデータの
登録が行われるデータベーステーブル（15−１）に、第
６図に示すように、対象となる文書の文書名と保存（保
管）場所の情報を登録するための特定キーフィールド61
を設けている。このため、この特定キーフィールド61に
文書の文書名と保存場所情報を登録しておくことによ
り、文書の一元管理を行うことが可能となる。

さて、文書13から抽出したフィールドデータが登録さ
れたデータベーステーブル15−１の内容は、リレーショ
ナルデータベース14に対するデータ操作で外部から変更
することが可能である。今、このようなデータ操作で、
データベーステーブル（共振特性テーブル）15−１内
の、文書13に関するキーフィールド名DATA1,DATA2…の
キーフィールドの内容が、変更されたものとする。この
場合、外部からフィールド抽出・登録機構18に対して、
データベーステーブル15−１から文書13のフィールドデ
ータを作成することが要求されると、以下に述べるよう
に、データベーステーブル15−１内の、文書13に関する
DATA1,DATA2…のキーフィールドの内容（変更内容）
を、文書13のデータフィールド21,22…に反映させるこ
とができる。なお本実施例では、データベーステーブル
の指定には文書種が、文書の指定には文書名が用いられ
る。このため、上記の例では文書種１のデータと文書13
の文書名が用いられる。

即ちフィールド抽出・登録機構18は、上記の要求を受
取ると、指定された文書種１（を示す文書種データ）を
用いて文書種対応テーブル16を参照することにより、そ
の文書種１に固有のデータベーステーブル15−１のテー
ブル名を求める。次にフィールド抽出・登録機構18は、
求めたテーブル名のデータベーステーブル即ちデータベ
ーステーブル15−１の特定キーフィールド61を、指定さ
れた文書13の文書名を用いて検索し、文書13に関するDA
TA1,DATA2…のキーフィールドの内容を求める。そして
フィールド抽出・登録機構18は、この求めたDATA1,DATA
2…のキーフィールドの内容を、（上記特定キーフィー
ルド61内に文書13の文書名と対を成して登録されている
保存場所情報の示す場所に保存されている）文書13中の
対応するデータフィールド21,22…に設定する。このよ
うにして、データベース操作で変更された、データベー
ステーブル15−１内の文書13に関するDATA1,DATA2…の
キーフィールドの内容（変更内容）を、文書13のデータ
フィールド21,22…に反映することができる。なお、デ
ータベース14内の全てのデータベーステーブルを文書名
で検索するならば、文書種の指定は必ずしも必要でな
い。また、文書種だけを指定することにより、データベ
ーステーブル15−１に登録されている、複数の文書に関
するDATA1,DATA2…のキーフィールドの内容を、対応す
る文書のデータフィールドにそれぞれ反映させることも
可能である。

［発明の効果］以上詳述したようにこの発明によれば、文書中の文書
種フィールドを設定して文書種データを入力しておくこ
とにより、その文書中のフィールドデータを、その文書
の文書種に固有のデータベース情報として簡単に台帳登
録することができるので、各種文書の様々なデータのデ
ータベース登録が可能となる。

また、この発明によれば、データベーステーブルに、
そのテーブルの各キーフィールドに登録されるデータを
持つ文書の文書名および保管場所を示す情報を登録する
ための特定キーフィールドを設けることにより、文書の
一元管理が行え、しかもデータベース操作で変更される
データベーステーブルの内容を元の文書中のデータフィ
ールドに反映することもできる。

以上により、文書の保管や検索等が、電子化文書を用
いて自由に行えるようになり、オフィスの真のペーパレ
ス化が実現できる。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の一実施例に係る文書作成・管理シス
テムのブロック構成図、第２図は同実施例で適用される
文書の一例を示す図、第３図は同実施例で適用される文
書種対応テーブルの一例を示す図、第４図は同実施例で
適用されるフィールドキー対応テーブルの一例を示す
図、第５図は第１図に示すフィールド抽出・登録機構18
のフィールド抽出・登録動作を説明するためのフローチ
ャート、第６図は上記フィールド抽出・登録機構18によ
るフィールドデータ登録が行われたデータベーステーブ
ルの一例を示す図である。 11……文書作成・編集機構、12……フィールド設定・編
集機構、13……文書、14……リレーショナルデータベー
ス、15−1,15−２……データベーステーブル、16……文
書種対応テーブル、17−1,17−２……フィールドキー対
応テーブル、18……フィールド抽出・登録機構、20……
文書種フィールド、21,22……データフィールド、61…
…特定キーフィールド。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (58)調査した分野(Int.Cl.⁶，ＤＢ名) G06F 17/30 G06F 17/21

Claims

(57)【特許請求の範囲】

【請求項１】該当文書の文書種を示す文書種データが設
定される文書種フィールドおよび入力データが設定され
る幾つかのデータフィールドを持つ文書を作成する手段
と、文書中の各データフィールドに対応するキーフィールド
を持つ文書台帳としてのデータベーステーブルが文書種
毎に格納されるリレーショナルデータベースと、上記文書中の上記文書種フィールドの設定データの示す
文字種をもとに対応する上記データベーステーブルを特
定し、このデータベーステーブルの上記各キーフィール
ドに上記文書中の対応する上記各データフィールドの設
定データを登録するフィールド抽出・登録手段と、を具備することを特徴とする文書作成・管理システム。
【請求項２】上記データベーステーブルには、同テーブ
ルの上記各キーフィールドに登録されるデータを持つ文
書の文書名およびその保管場所の情報を登録するための
特定キーフィールドが設けられていることを特徴とする
請求項１記載の文書作成・管理システム。
【請求項３】上記フィールド抽出・登録手段は、上記デ
ータベーステーブルに登録されているデータを、同デー
タと対を成して上記特定キーフィールドに登録されてい
る文書名で示される文書中の対応する上記データフィー
ルドに、外部からの要求に応じて設定することを特徴と
する請求項２記載の文書作成・管理システム。