JPH09294139A - 電子メールシステムおよび電子メールの登録管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】受信したメールのデータベースなどへの重複登
録を防止する電子メールシステムを提供する。 【解決手段】電子メール送受信部１２が受信したメール
を電子メールバッファ１６に格納した際、このメールに
対応する属性情報を生成して属性情報バッファ１７に格
納しておく。また、電子メール登録部１５が、このメー
ルをデータベースシステムに引き渡したときに、バッフ
ァ管理部１７は、その属性情報をデータベース登録済み
に更新する。そして、ユーザインタフェース部１４が、
メールのデータベースへの登録指示をユーザから受けた
際、制御部１１は、この属性情報を参照し、すでにデー
タベース登録済みを示していた場合には、その旨ユーザ
に通知して警告する。これにより、ユーザの不注意によ
る意図しないメールの重複登録を防止することが可能と
なる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、受信メールをデ
ータベースへ登録するデータベース登録機能を備えた電
子メールシステムおよび同システムに適用される電子メ
ールの登録管理方法に係り、特にこの受信メールのデー
タベースへの重複登録を防止する電子メールシステムお
よび電子メールの登録管理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、コンピュータの普及と通信技術の
向上は目覚ましいものがあり、これらに伴なって、様々
なサービスが提供されてきている。そして、これらのサ
ービスの一つとして、電子メールサービスが存在する。

【０００３】電子メールは、当初、ＬＡＮ（構内情報通
信網：Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）に接続
されたパーソナルコンピュータのユーザ間で、たとえば
サーバコンピュータを介して文書ファイルなどをやり取
りするものとして普及していったが、電子会議を開催す
るための電子掲示板サービスや、データベースサービス
を提供するパーソナルコンピュータ通信サービスの提供
元が、会員相互の連絡用に電子メールサービスをサポー
トするなど、現在では、電話回線などを経由して利用す
る公衆向けのメール配信サービスとして進歩してきてい
る。

【０００４】この電子メールサービスは、たとえば国際
間などでは他の媒体と比較して安価かつ確実にデータを
転送でき、かつ最近では異機種間での接続も可能となっ
てきているため、急速に普及してきているものである。

【０００５】一方、この電子メールサービスを利用する
ユーザ側では、受信したメールを自己の判断で管理して
おり、たとえば電子メールの送受信元となるパーソナル
コンピュータにデータベースシステムを構築し、受信メ
ールの中から保管すべきメールを選択してデータベース
に登録しておくなどによって管理していた。

【０００６】このデータベースによる情報管理は、キー
ワードによる検索などが行なえるために、その情報利用
時の使い勝手は非常によい。しかしながら、電子メール
サービスを実行する電子メールシステムと、データベー
スを管理するデータベースシステムとは互いに独立して
構築されるため、ユーザは、管理すべき受信メールに任
意の検索キーを割り当てて、データベースに登録すると
いったことを行なわざるを得ない。その結果、同じ受信
メールが重複してデータベースに登録されてしまうなど
といったことが発生していた。

【０００７】たとえば、図６に示すように、ユーザの使
用するパーソナルコンピュータに電子メールシステム８
０とデータベースシステム９０とが構築されている場合
であって、ユーザが、電子メールシステム８０の受信メ
ールバッファ８１に保持されたメールのうち、所望のメ
ールをデータベースシステム９０の管理するデータベー
ス９１に登録するような場合には、ユーザは、電子メー
ルシステム８０の備えるユーザインタフェース８２を介
して所望のメールを取り出して、データベースシステム
９０の備えるユーザインタフェース９２を介し、任意の
検索キーを設定してデータベース９１に登録するといっ
たことを行なうことになる。この結果、たとえばメール
８１１を一度データベース９１に登録したにも関わらず
（９１１）、後に異なる検索キーを設定してこのメール
８１１をデータベース９１に再度登録してしまうことも
可能となり（９１２）、このような場合には、同じメー
ル８１１を異なる情報としてデータベース９１で管理し
てしまうことになる。

【０００８】同一情報を複数重複してデータベース上に
もつことは、資源管理の面からも好ましいことではな
く、また、検索時においても、重複検索などといった問
題を発生させてしまうことになる。また、このような管
理をデータベースシステムに委ねてしまうと、複数のデ
ータベースを構築して利用するような場合に（データベ
ースシステムが同一か否かは問わない）、これらデータ
ベース間での重複登録をチェックすることはできない。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】このように、電子メー
ルサービスを利用するユーザは、保管すべき受信メール
をデータベースに登録することによってその管理を行な
っていたが、電子メールサービスを実行する電子メール
システムと、データベースを管理するデータベースシス
テムとは互いに独立して構築されるため、同じ受信メー
ルを重複してデータベースに登録してしまうといった問
題があり、これを防止するためには、ユーザ側で便宜的
に規則を定め、この規則にしたがって登録管理を行なう
などといった自己管理的な方策によらなければならなか
った。

【００１０】この発明はこのような実情に鑑みてなされ
たものであり、簡単な制御で受信メールのデータベース
への重複登録を防止することのできる電子メールシステ
ムおよび電子メールの登録管理方法を提供することを目
的とする。

【００１１】

【課題を解決するための手段】この発明は、コンピュー
タ相互間でメールを受け渡しする電子メールシステムで
あって、前記受け取ったメールをデータベースに登録す
るデータベース登録機能を有してなる電子メールシステ
ムにおいて、前記受け取ったメールを保持するメールバ
ッファと、このメールバッファに保持されるメールそれ
ぞれに対応して、少なくともそのメールが前記データベ
ースに登録済みか否かを示す属性情報を生成する属性情
報生成手段と、この属性情報生成手段により生成された
前記属性情報を前記メールと独立して保持する属性情報
バッファと、前記メールバッファに保持されたメールが
前記データベースに登録されたときに、そのメールに対
応する前記属性情報をデータベース登録済みに更新する
属性情報更新手段と、前記メールバッファに保持された
メールの前記データベースへの登録が要求されたとき
に、そのメールに対応する前記属性情報を参照して、そ
のメールが前記データベースに登録済みか否か判定する
判定手段と、この判定手段の判定結果が登録済みであっ
たときに、その旨をユーザに通知して警告する警告通知
手段とを具備し、前記受け取ったメールの前記データベ
ースへの重複登録を防止することを特徴とする。

【００１２】この発明においては、たとえば電子メール
サービスを提供するサービスセンタに設置されたメール
サーバから自分宛てのメールを取り出した際、このメー
ルをメールバッファに保持するとともに、このメールそ
れぞれに対応して属性情報を生成し、メール本体とは独
立して属性情報バッファに保持する。なお、このメール
バッファと属性情報バッファとは、同じメモリ上に確保
してもよいし、異なるメモリ上に確保してもよい。

【００１３】そして、ユーザが、このメールバッファに
保持されたいずれかのメールをデータベースに登録する
旨を要求した際、この発明では、そのメールに対応した
属性情報をまず参照する。この属性情報は、少なくとも
そのメールがデータベースに登録済みか否かを示す情報
を含んでおり、これによりそのメールがデータベースに
登録済みでないことを認識した場合には、そのメールを
データベースに登録して、属性情報をデータベース登録
済みに更新する。

【００１４】一方、このメールのデータベースへの登録
が再度要求された場合には、属性情報はすでにデータベ
ース登録済みを示しているため、属性情報を参照しデー
タベース登録済みを認識したとき、その旨をユーザに通
知して警告する。

【００１５】これによりユーザは、このメールがすでに
いずれかのデータベースに登録済みであることを知得で
き、不注意による意図しない重複登録は防止することが
できることになる。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照してこの発明の
一実施形態を説明する。図１は、本実施形態に係る電子
メールシステムが適用されるネットワークの一構成例を
示す図である。

【００１７】図１に示すように、電子メールサービスを
利用するユーザのパーソナルコンピュータ１は、それぞ
れ電話回線網３を介してサービスセンタ２のホストコン
ピュータ２１に接続される。このサービスセンタ２のホ
ストコンピュータ２１は、メールボックス２２を備えて
おり、パーソナルコンピュータ１から送信されたメール
を受信して、送信先ごとに区別してメールボックス２２
に保管する。このメールボックス２３は、郵便業務にお
ける私書箱のようなものであり、電子メールサービスを
利用するユーザそれぞれに区分されて割り当てられるも
のである。そして、このメールボックス２２内のメール
は、送信先、すなわち受信側のパーソナルコンピュータ
１から取り出されるまで保管される。

【００１８】また、サービスセンタ２のホストコンピュ
ータ２１は、電子掲示板２３を備えており、この電子掲
示板２３に各種情報を格納する。この情報は、ユーザが
自由に登録することができ、かつ取り出すことのできる
情報であるため、ある一人のユーザから不特定多数のユ
ーザへの情報提供（配信）などに主に利用されるもので
ある。そして、この情報は、受信メールと同様にユーザ
のパーソナルコンピュータ１に取り込まれる。

【００１９】さらに、最近では、異種のサービスセンタ
２相互間での接続が行なわれてきているため、他社サー
ビスセンタ２のサービス提供を受けているユーザとのメ
ールの送受信も可能となっている。

【００２０】図２には、このようなネットワーク環境で
動作する電子メールシステムの機能ブロックの一部が示
されている。図２に示すように、本実施形態の電子メー
ルシステム１０は、制御部１１、電子メール送受信部１
２、バッファ管理部１３、ユーザインタフェース部１４
および電子メール登録部１５の各処理部と、電子メール
バッファ１６および属性情報バッファ１７の２つのバッ
ファを備えてなる。これらの各処理部は、パーソナルコ
ンピュータ１に搭載されるＣＰＵによって実行されるプ
ログラムとして構成されるものであり、また、バッファ
は、パーソナルコンピュータ１に搭載されるメモリ上
（同一のメモリ上であっても、異なるメモリ上であって
も構わない）に確保されるものである。

【００２１】制御部１１は、電子メールシステム１１全
体の制御を司る。電子メール送受信部１２は、サービス
センタ２との間でメールの送受信を行なう。バッファ管
理部１３は、電子メール送受信部１２が受信したメール
を電子メールバッファ１６に格納するとともに、このメ
ールに対応する属性情報を生成して属性情報バッファ１
７に格納する。そして、バッファ管理部１３は、これら
メールおよび属性情報の管理全般を司る。

【００２２】ユーザインタフェース部１４は、たとえば
キーボードを介してユーザの指示を取り込むとともに、
ディスプレイ装置などを介して処理結果などの各種情報
を呈示する。そして、電子メール登録部１５は、たとえ
ばＯＬＥ（Ｏｂｊｅｃｔ Ｌｉｎｋｉｎｇ ａｎｄ Ｅ
ｍｂｅｄｄｉｎｇ）などによって各種データベースシス
テム１８と透過的なデータ転送を行なう機能を有し、電
子メールバッファ１６に保持された受信メールをデータ
ベースシステム１８に引き渡すことによってデータベー
ス１８１に登録する。

【００２３】また、電子メールバッファ１６は、電子メ
ール送受信部１２によって受信されたメールを保持する
バッファであり、属性情報バッファ１７は、電子メール
バッファ１６に保持されるメールに対応して生成された
属性情報を保持するバッファである。

【００２４】図３には、電子メールバッファ１６および
属性情報バッファ１７の格納イメージが示されている。
図３（ａ）には、電子メールバッファ１６の受信メール
の格納イメージが示されており、図示のように、属性情
報との関連付けに使用される関連付識別番号とメール本
体とが格納される。一方、図３（ｂ）には、属性情報バ
ッファ１７の属性情報の格納イメージが示されており、
電子メールバッファ１６と同様、メール本体との関連付
けに使用される関連付識別番号が格納される他に、格納
時刻や各種属性を示す属性情報が示されている。

【００２５】この属性情報としては、ユーザが受信メー
ルを参照したか否かを示す情報、データベース１８１へ
の登録を行なったか否かを示す情報、およびメールの削
除指示がされているか否かを示す情報などが含まれる。
また、関連付識別番号は、バッファ管理部１３によって
インクリメントされて採番される。そして、これらのバ
ッファは、巡回使用され、属性情報により削除済みであ
ると示される情報の格納領域に、新たな関連付識別番号
をもつメールおよび属性情報が上書きされていく。図３
（ａ）に示す関連付識別番号「＊０００３」の「＊」
は、すでに削除指示がされている旨を示すものである。
なお、本実施形態は、属性情報としてデータベースに登
録済みか否かを示す情報を含み、この情報に基づいて登
録処理を制御することを特徴としており、このときの動
作手順については後述する。

【００２６】ここで、図４を参照してメールボックス２
２から自分宛てのメールを取り出すときの動作手順を説
明する。ユーザインタフェース部１４によって、ユーザ
からメールの取り出しが指示されると、制御部１１は、
電子メール送受信部１２にサービスセンタ２のメールボ
ックス２２から、自分宛てのメールの取り出しを指示す
る（ステップＡ１）。電子メール送受信部１２が自分宛
てのメールを受信すると、制御部１１は、バッファ管理
部１３に、このメールの電子メールバッファ１６への格
納を指示し（ステップＡ２）、かつこのメールに対応す
る属性情報の生成と属性情報バッファ１７への格納とを
指示する（ステップＡ３）。

【００２７】次に、図５を参照して電子メールバッファ
１６に保持されたメールをデータベース１８１に登録す
るときの動作手順を説明する。ユーザインタフェース部
１４によって、ユーザから電子メールバッファ１６に保
持されたメールのデータベース１８１への登録が指示さ
れると、制御部１１は、バッファ管理部１３に、そのメ
ールに対応する属性情報の参照を指示する（ステップＢ
１）。

【００２８】そして、制御部１１は、この属性情報の参
照によって、このメールがすでにデータベース１８１に
登録済みかどうかを判定し（ステップＢ２）、データベ
ース１８１に登録済みであった場合には（ステップＢ２
のＹ）、ユーザインタフェース部１４を介してユーザに
その旨を通知して警告する（ステップＢ３）。

【００２９】この警告に対してユーザが登録実行の中止
を指示したときは（ステップＢ４のＮ）、この登録処理
を終了する。一方、警告に対してユーザが登録実行の継
続を指示したとき（ステップＢ４のＹ）、およびこのメ
ールがデータベース１８１に未登録であったときには
（ステップＢ２のＮ）、電子メール登録部１５にそのメ
ールのデータベース１８１への登録を指示し、この指示
を受けた電子メール登録部１５は、データベースシステ
ム１８にそのメールを転送することによってデータベー
ス１８１への登録を行なう（ステップＢ５）。そして、
制御部１１は、このメールのデータベース１８１への登
録をバッファ管理部１３に通知し、この通知を受け取っ
たバッファ管理部１３は、そのメールに対応する属性情
報をデータベース登録済みに更新する（ステップＢ
６）。

【００３０】これによりユーザは、このメールがすでに
いずれかのデータベースに登録済みであることを知得で
き、不注意による意図しない重複登録を防止することが
できることになる。

【００３１】

【発明の効果】以上詳述したように、この発明によれ
ば、受信メールそれぞれに対応する属性情報をメール本
体とは独立して保持し管理するために、複数のデータベ
ースが構築されているような場合であっても、それら相
互間を含めてメールの不注意による重複登録を未然に防
ぐことができ、補助記憶装置の資源管理などを効率よく
行なうことができるとともに、同一情報の重複検索を防
止するなどといったことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の実施形態に係る電子メールシステム
が適用されるネットワークの一構成例を示す図。

【図２】同実施形態の電子メールシステムの機能ブロッ
クの一部を示す図。

【図３】同実施形態の電子メールバッファおよび属性情
報バッファの格納イメージを示す図。

【図４】同実施形態のメールボックスから自分宛てのメ
ールを取り出すときの動作手順を説明するフローチャー
ト。

【図５】同実施形態の電子メールバッファに保持された
メールをデータベースに登録するときの動作手順を説明
するフローチャート。

【図６】従来の電子メールシステムとデータベースシス
テムとの関係を示す図。

【符号の説明】

１…パーソナルコンピュータ ２…サービスセンタ ３…電話回線網 １０…電子メールシステム １１…制御部 １２…電子メール送受信部 １３…バッファ管理部 １４…ユーザインタフェース部 １５…電子メール登録部 １６…電子メールバッファ １７…属性情報バッファ １８…データベースシステム

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 コンピュータ相互間でメールを受け渡し
   する電子メールシステムであって、前記受け取ったメー
   ルをデータベースに登録するデータベース登録機能を有
   してなる電子メールシステムにおいて、 前記受け取ったメールを保持するメールバッファと、 このメールバッファに保持されるメールそれぞれに対応
   して、少なくともそのメールが前記データベースに登録
   済みか否かを示す属性情報を生成する属性情報生成手段
   と、 この属性情報生成手段により生成された前記属性情報を
   前記メールと独立して保持する属性情報バッファと、 前記メールバッファに保持されたメールが前記データベ
   ースに登録されたときに、そのメールに対応する前記属
   性情報をデータベース登録済みに更新する属性情報更新
   手段と、 前記メールバッファに保持されたメールの前記データベ
   ースへの登録が要求されたときに、そのメールに対応す
   る前記属性情報を参照して、そのメールが前記データベ
   ースに登録済みか否か判定する判定手段と、 この判定手段の判定結果が登録済みであったときに、そ
   の旨をユーザに通知して警告する警告通知手段とを具備
   し、 前記受け取ったメールの前記データベースへの重複登録
   を防止することを特徴とする電子メールシステム。
2. 【請求項２】 コンピュータ相互間でメールを受け渡し
   する電子メールシステムであって、前記受け取ったメー
   ルをデータベースシステムに登録するデータベース登録
   機能を有してなる電子メールシステムに適用される電子
   メールの登録管理方法において、 前記受け取ったメールをメールバッファに保持し、 この保持したメールそれぞれに対応して、少なくともそ
   のメールが前記データベースに登録済みか否かを示す属
   性情報を生成し、 この生成した属性情報をメールと独立して属性情報バッ
   ファに保持し、 前記メールバッファに保持したメールが前記データベー
   スに登録されたときに、そのメールに対応する前記属性
   情報をデータベース登録済みに更新し、 前記メールバッファに保持したメールの前記データベー
   スへの登録が要求されたときに、そのメールに対応する
   属性情報を参照して、そのメールが前記データベースに
   登録されているか否か判定し、 この判定結果が登録済みであったときに、その旨をユー
   ザに通知して警告することにより、前記受け取ったメー
   ルの前記データベースへの重複登録を防止することを特
   徴とする電子メールの登録管理方法。