JP2002278890A - 電子メール送信制御方法および電子メール送信制御用記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 電子メール受信者に対する電子メールの重複
送信を防止したり、または、既送信者のみに次の電子メ
ールの送信を行う等の電子メール送信制御を簡易な操作
によって行うことが出来る電子メール送信制御方法を提
供する。 【解決手段】 電子メール受信者に関するメールアドレ
スデータを含む個別情報が記録された顧客データファイ
ルＦを登録する顧客データベース１０Ａを電子メール送
信システムＳに備え、この顧客データベース１０Ａに登
録される顧客データファイルＦに、このメール受信者デ
ータファイルＦのメールアドレスデータに基づいて送信
される電子メールのＩＤを記録するメール送信履歴項目
Ｆｂ１を設け、メールＩＤが指定されて電子メールの送
信が行われる際に、その指定されたメールＩＤがメール
受信者データファイルＦのメール送信履歴項目Ｆｂ１に
記録されているか否かにより、そのメール受信者データ
ファイルＦの電子メール受信者への電子メール送信を行
うか否かの判断を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、複数の宛先に電
子メールを送信する電子メール送信システムにおいて、
電子メールの送信の可否を制御する制御方法およびこの
電子メールの送信制御を行うプログラムが格納された記
録媒体に関する。

【０００２】

【発明が解決しようとする課題】図９は、例えば営業や
広報活動，各種ユーザサポート情報の提供などを目的と
する電子メールを複数の宛先に配信するために、企業等
に設置された従来の電子メール送信システムを示してい
る。

【０００３】この従来の電子メール送信システムＳ’
は、例えば、ダイレクトメール（ＤＭ）やメールマガジ
ンなどの電子メールによる配信サービスを行っている企
業内等において、電子メールの配信を行う顧客などの電
子メールアドレスを含む顧客情報や配信するメールの内
容データなどの各種情報を蓄積するデータベースサーバ
１と、インターネットＩにアクセスしてクライアント端
末機Ｔに電子メールを送信するメールサーバ２と、電子
メール配信を行う配信先の登録や配信要求を行う端末機
３が、互いにＬＡＮによって接続されることにより構成
されている。

【０００４】そして、この従来の電子メール送信システ
ムＳは、営業員や広報担当者，ユーザサポート担当者な
どが、端末機３から電子メールの配信先や配信するメー
ルの内容データの検索を行って、その電子メールの配信
要求を行うと、データベースサーバ１において、蓄積さ
れている顧客情報のなかから検索条件に適合する顧客情
報の検索がなされ、その検索によって顧客情報とメール
の内容データが読み出されると、メールサーバ２が、イ
ンターネットＩにアクセスして、読み出された各顧客情
報に基づいてそのメールアドレスのクライアント端末機
Ｔに、内容データを含む電子メールの配信をそれぞれ行
うようになっている。

【０００５】このような従来の電子メール送信システム
において、例えば、データベースサーバ１に登録されて
いる顧客の中から所定の条件による検索によって抽出し
た顧客に対して電子メールの配信を行った後、データベ
ースサーバ１に新たな顧客が登録されたことによってこ
の新規登録の顧客に対して同じ電子メールの配信を行う
必要が生じたような場合に、前回と同じ条件で検索を行
って電子メール配信対象の顧客の抽出を行うと、前回既
に電子メールの送信を行っている顧客も抽出されて、電
子メールが重複して送信されてしまうといった問題が発
生している。

【０００６】そして、このような電子メールの重複送信
の発生を防止するためには、電子メール配信対象の顧客
を抽出のための検索条件を変更したり、また、抽出され
た顧客をそれぞれチェックして送信済みの顧客を送信リ
ストから削除するといった面倒な操作が必要になる。

【０００７】また、従来の電子メール送信システムにお
いて、新たな顧客の登録後に、前回電子メールの送信を
行った顧客だけに例えば前回の電子メールの続編を送信
するような場合に、新規登録の顧客に対して電子メール
の送信が行われないようにするためには、上記と同様な
面倒な操作が必要になる。

【０００８】この発明は、上記のような従来の電子メー
ル送信システムにおける問題点を解決するために為され
たものである。

【０００９】すなわち、この発明は、電子メール受信者
に対する電子メールの重複送信を防止したり、または、
既送信者のみに次の電子メールの送信を行う等の電子メ
ール送信制御を簡易な操作によって行うことが出来る電
子メール送信制御方法を提供することを第１の目的とし
ている。

【００１０】さらに、この発明は、上記第１の目的を達
成するための電子メール送信制御方法の実施に使用され
る電子メール送信制御用記録媒体を提供することを第２
の目的としている。

【００１１】

【課題を解決するための手段】第１の発明による電子メ
ール送信方法は、上記第１の目的を達成するために、電
子メール受信者に関するメールアドレスデータを含む個
別情報が記録されたメール受信者データファイルを登録
するデータベースを電子メール送信システムに備え、こ
のデータベースに登録される前記メール受信者データフ
ァイルに、このメール受信者データファイルのメールア
ドレスデータに基づいて送信される電子メールの識別符
号による送信履歴データを記録し、電子メールの識別符
号が指定されて電子メールの送信が行われる際に、その
指定された電子メールの識別符号が前記メール受信者デ
ータファイルの送信履歴データに記録されているか否か
により、そのメール受信者データファイルの電子メール
受信者への電子メール送信を行うか否かの判断を行うこ
とを特徴するしている。

【００１２】この第１の発明による電子メール送信方法
によれば、電子メール送信システムにおいて、電子メー
ル受信者の個別情報が記録されたメール受信者データフ
ァイルが登録されて蓄積されているデータベースから、
任意の検索条件に基づいてメール受信者データファイル
が読み出され、そのメールアドレスに電子メールの送信
が行われると、その送信された電子メールの識別符号
が、読み出されたメール受信者データファイルに送信履
歴データとして記録される。

【００１３】そして、この電子メールの送信後に、同じ
内容の電子メールの送信が行われる場合や、続編の電子
メールの送信が行われる場合などに、メール受信者デー
タファイルの検索条件とともに先に送信した電子メール
の識別符号が入力されて送信操作が行われると、検索条
件に基づいてデータベースから読み出されたメール受信
者データファイルの送信履歴データと入力された電子メ
ールの識別符号とが比較されて、この入力された電子メ
ールの識別符号が送信履歴データに記録されているか否
かによって、そのメール受信者データファイルの電子メ
ール受信者にこの送信操作による電子メールの送信を行
うか否かの判断が行われる。

【００１４】従って、この第１の発明により、例えば電
子メールの送信後にデータベースに新たに登録されたメ
ール受信者データファイルの電子メール受信者に対して
同一内容の電子メールを送信する場合に、検索条件に基
づいてデータベースから、既に電子メールの送信が行わ
れている電子メール受信者のメール受信者データファイ
ルが読み出されても、送信履歴データの記録によってそ
のメール受信者データファイルの電子メール受信者への
電子メールの送信を中止することにより、重複送信が発
生するのを防止することができ、また、先の電子メール
の送信を行った電子メール受信者に対してその続編の電
子メールを送信する場合等に、検索条件に基づいてデー
タベースから、先の電子メールの送信後に登録されたメ
ール受信者データファイルが読み出されても、送信履歴
データの記録によって、先の電子メールが送信されてい
る電子メール受信者にのみ、次の電子メールの送信を行
うようにすることが出来る等、電子メールの送信制御を
簡易な操作によって行うことが出来るようになる。

【００１５】第２の発明による電子メール送信方法は、
前記第１の目的を達成するために、第１の発明の構成に
加えて、前記判断において、指定された電子メールの識
別符号が前記メール受信者データファイルの送信履歴デ
ータに記録されているときに、そのメール受信者データ
ファイルの電子メール受信者への電子メール送信の中止
を決定することを特徴としている。

【００１６】この第２の発明によれば、新たに送信しよ
うとしている電子メールの識別符号が、その送信先の候
補として選択されたメール受信者データファイルの送信
履歴データに記録されているときには、既に電子メール
の送信が行われていると判断されて、そのメール受信者
データファイルの電子メール受信者への電子メール送信
が中止され、これによって、重複送信の発生が防止され
る。

【００１７】第３の発明による電子メール送信方法は、
前記第１の目的を達成するために、第１の発明の構成に
加えて、前記判断において、指定された電子メールの識
別符号が前記メール受信者データファイルの送信履歴デ
ータに記録されているときに、そのメール受信者データ
ファイルの電子メール受信者への電子メール送信を決定
することを特徴としている。

【００１８】この第３の発明によれば、新たに電子メー
ルの送信を行うために入力された先に送信されている電
子メールの識別符号が、その送信先の候補として選択さ
れたメール受信者データファイルの送信履歴データに記
録されているときに、先の電子メールが送信されている
と判断されて、そのメール受信者データファイルの電子
メール受信者に新たな電子メールの送信が行われ、これ
によって、先の電子メールの送信後に登録されたメール
受信者データファイルの電子メール受信者への新たな電
子メールの送信が阻止される。

【００１９】第４の発明による電子メール送信方法は、
前記第１の目的を達成するために、電子メール受信者に
関するメールアドレスデータを含む個別情報が記録され
たメール受信者データファイルと送信済みメールに関す
る情報が記録されたメールリストを登録するデータベー
スを電子メール送信システムに備え、前記メールリスト
に、送信する電子メールの識別符号をその電子メールを
送信する電子メール受信者の前記メール受信者データフ
ァイルの識別符号とともに記録し、電子メールの識別符
号が指定されて電子メールの送信が行われる際に、電子
メールの送信先の候補として前記データベースから選択
されたメール受信者データファイルの識別符号が、指定
された電子メールの識別符号に対応して前記メールリス
トに記録されているか否かにより、そのメール受信者デ
ータファイルの電子メール受信者に電子メールの送信を
行うか否かを判断することを特徴としている。

【００２０】この第４の発明による電子メール送信方法
によれば、電子メール送信システムにおいて、電子メー
ル受信者の個別情報が記録されたメール受信者データフ
ァイルが登録されて蓄積されているデータベースから、
任意の検索条件に基づいてメール受信者データファイル
が読み出され、そのメールアドレスに電子メールの送信
が行われると、その送信された電子メールの識別符号
が、その電子メールを送信した電子メール受信者のメー
ル受信者データファイルの識別符号とともに互いに対応
した状態でメールリストに記録される。

【００２１】そして、この電子メールの送信後に、同じ
内容の電子メールの送信が行われる場合や、続編の電子
メールの送信が行われる場合などに、メール受信者デー
タファイルの検索条件とともに先に送信した電子メール
の識別符号が入力されて送信操作が行われると、この入
力された電子メールの識別符号と検索条件に基づいてデ
ータベースから読み出されたメール受信者データファイ
ルの識別符号とがメールリストと比較されて、読み出さ
れているメール受信者データファイルの識別符号が入力
された電子メールの識別符号に対応してメールリストに
記録されているか否かによって、そのメール受信者デー
タファイルの電子メール受信者にこの送信操作による電
子メールの送信を行うか否かの判断が行われる。

【００２２】従って、この第５の発明により、例えば電
子メールの送信後にデータベースに新たに登録されたメ
ール受信者データファイルの電子メール受信者に対して
同一内容の電子メールを送信する場合に、検索条件に基
づいてデータベースから、既に電子メールの送信が行わ
れている電子メール受信者のメール受信者データファイ
ルが読み出されても、メールリストの記録によってその
メール受信者データファイルの電子メール受信者への電
子メールの送信を中止することにより、重複送信が発生
するのを防止することができ、また、先の電子メールの
送信を行った電子メール受信者に対してその続編の電子
メールを送信する場合等に、検索条件に基づいてデータ
ベースから、先の電子メールの送信後に登録されたメー
ル受信者データファイルが読み出されても、メールリス
トの記録によって、先の電子メールが送信されている電
子メール受信者にのみ、次の電子メールの送信を行うよ
うにすることが出来る等、電子メールの送信制御を簡易
な操作によって行うことが出来るようになる。

【００２３】第５の発明による電子メール送信方法は、
前記第１の目的を達成するために、第４の発明の構成に
加えて、前記判断において、メール受信者データファイ
ルの識別符号が、指定された電子メールの識別符号に対
応してメールリストに記録されているときに、そのメー
ル受信者データファイルの電子メール受信者への電子メ
ール送信の中止を決定することを特徴としている。

【００２４】この第５の発明によれば、新たに送信しよ
うとしている電子メールの識別符号に対応して、その送
信先の候補として選択されたメール受信者データファイ
ルの識別符号がメールリストに記録されているときに
は、既に電子メールの送信が行われていると判断され
て、そのメール受信者データファイルの電子メール受信
者への電子メール送信が中止され、これによって、重複
送信の発生が防止される。

【００２５】第６の発明による電子メール送信方法は、
前記第１の目的を達成するために、第４の発明の構成に
加えて、前記判断において、メール受信者データファイ
ルの識別符号が、指定された電子メールの識別符号に対
応してメールリストに記録されているときに、そのメー
ル受信者データファイルの電子メール受信者への電子メ
ール送信を決定することを特徴としている。

【００２６】この第６の発明によれば、新たに電子メー
ルの送信を行うために入力された先に送信されている電
子メールの識別符号に対応して、その送信先の候補とし
て選択されたメール受信者データファイルの識別符号が
メールリストに記録されているときに、先の電子メール
が送信されていると判断されて、そのメール受信者デー
タファイルの電子メール受信者に新たな電子メールの送
信が行われ、これによって、先の電子メールの送信後に
登録されたメール受信者データファイルの電子メール受
信者への新たな電子メールの送信が阻止される。

【００２７】第７の発明による電子メール送信制御用記
録媒体は、前記第２の目的を達成するために、電子メー
ル受信者に関するメールアドレスデータを含む個別情報
が記録されたメール受信者データファイルを登録するデ
ータベースを備えた電子メール送信システムに装備され
る記録媒体であって、このデータベースに登録される前
記メール受信者データファイルに、このメール受信者デ
ータファイルのメールアドレスデータに基づいて送信さ
れる電子メールの識別符号による送信履歴データを記録
する手順と、電子メールの識別符号が指定されて電子メ
ールの送信が行われる際に、その指定された電子メール
の識別符号が前記メール受信者データファイルの送信履
歴データに記録されているか否かにより、そのメール受
信者データファイルの電子メール受信者への電子メール
の送信を行うか否かを判断する手順とを含む電子メール
送信制御プログラムが格納されていることを特徴として
いる。

【００２８】この第７の発明による電子メール送信制御
用記録媒体によれば、この電子メール送信制御用記録媒
体が装備された電子メール送信システムにおいて、記録
媒体に格納されている電子メール送信制御プログラムが
起動されることにより、電子メール受信者の個別情報が
記録されたメール受信者データファイルが登録されて蓄
積されているデータベースから、任意の検索条件に基づ
いてメール受信者データファイルが読み出され、そのメ
ールアドレスに電子メールの送信が行われると、その送
信された電子メールの識別符号が、読み出されたメール
受信者データファイルに送信履歴データとして記録され
る。

【００２９】そして、この電子メールの送信後に、同じ
内容の電子メールの送信が行われる場合や、続編の電子
メールの送信が行われる場合などに、メール受信者デー
タファイルの検索条件とともに先に送信した電子メール
の識別符号が入力されて送信操作が行われると、検索条
件に基づいてデータベースから読み出されたメール受信
者データファイルの送信履歴データと入力された電子メ
ールの識別符号とが比較されて、この入力された電子メ
ールの識別符号が送信履歴データに記録されているか否
かによって、そのメール受信者データファイルの電子メ
ール受信者にこの送信操作による電子メールの送信を行
うか否かの判断が行われる。

【００３０】従って、この第７の発明による電子メール
送信制御用記録媒体が装備された電子メール送信システ
ムによって、例えば電子メールの送信後にデータベース
に新たに登録されたメール受信者データファイルの電子
メール受信者に対して同一内容の電子メールを送信する
場合に、検索条件に基づいてデータベースから、既に電
子メールの送信が行われている電子メール受信者のメー
ル受信者データファイルが読み出されても、送信履歴デ
ータの記録によってそのメール受信者データファイルの
電子メール受信者への電子メールの送信を中止すること
により、重複送信が発生するのを防止することができ、
また、先の電子メールの送信を行った電子メール受信者
に対してその続編の電子メールを送信する場合等に、検
索条件に基づいてデータベースから、先の電子メールの
送信後に登録されたメール受信者データファイルが読み
出されても、送信履歴データの記録によって、先の電子
メールが送信されている電子メール受信者にのみ、次の
電子メールの送信を行うようにすることが出来る等、電
子メールの送信制御を簡易な操作によって行うことが出
来るようになる。

【００３１】第８の発明による電子メール送信制御用記
録媒体は、前記第２の目的を達成するために、第７の発
明の構成に加えて、前記判断の手順において、指定され
た電子メールの識別符号が前記メール受信者データファ
イルの送信履歴データに記録されているときに、そのメ
ール受信者データファイルの電子メール受信者への電子
メール送信の中止を決定することを特徴としている。

【００３２】この第８の発明による電子メール送信制御
用記録媒体によれば、この電子メール送信制御用記録媒
体が装備された電子メール送信システムにおいて、新た
に送信しようとしている電子メールの識別符号が、その
送信先の候補として選択されたメール受信者データファ
イルの送信履歴データに記録されているときには、既に
電子メールの送信が行われていると判断されて、そのメ
ール受信者データファイルの電子メール受信者への電子
メール送信が中止され、これによって、重複送信の発生
が防止される。

【００３３】第９の発明による電子メール送信制御用記
録媒体は、前記第２の目的を達成するために、第７の発
明の構成に加えて、前記判断の手順において、指定され
た電子メールの識別符号が前記メール受信者データファ
イルの送信履歴データに記録されているときに、そのメ
ール受信者データファイルの電子メール受信者への電子
メール送信を決定することを特徴としている。

【００３４】この第９の発明による電子メール送信制御
用記録媒体によれば、この電子メール送信制御用記録媒
体が装備された電子メール送信システムにおいて、新た
に電子メールの送信を行うために入力された先に送信さ
れている電子メールの識別符号が、その送信先の候補と
して選択されたメール受信者データファイルの送信履歴
データに記録されているときに、先の電子メールが送信
されていると判断されて、そのメール受信者データファ
イルの電子メール受信者に新たな電子メールの送信が行
われ、これによって、先の電子メールの送信後に登録さ
れたメール受信者データファイルの電子メール受信者へ
の新たな電子メールの送信が阻止される。

【００３５】第１０の発明による電子メール送信制御用
記録媒体は、前記第２の目的を達成するために、メール
アドレスデータを含む電子メール受信者に関する個別情
報が記録されたメール受信者データファイルと送信済み
メールに関する情報が記録されたメールリストを登録す
るデータベースを備えた電子メール送信システムに装備
される記録媒体であって、前記メールリストに、送信が
行われる電子メールの識別符号をその電子メールを送信
する電子メール受信者の前記メール受信者データファイ
ルの識別符号とともに記録する手順と、電子メールの識
別符号が指定されて電子メールの送信が行われる際に、
電子メールの送信先の候補として前記データベースから
選択されたメール受信者データファイルの識別符号が、
電子メールの指定された識別符号に対応して前記メール
リストに記録されているか否かにより、そのメール受信
者データファイルの電子メール受信者に電子メールの送
信を行うか否かを判断する手順とを含む電子メール送信
制御プログラムが格納されていることを特徴としてい
る。

【００３６】この第１０の発明による電子メール送信制
御用記録媒体によれば、この電子メール送信制御用記録
媒体が装備された電子メール送信システムにおいて、電
子メール受信者の個別情報が記録されたメール受信者デ
ータファイルが登録されて蓄積されているデータベース
から、任意の検索条件に基づいてメール受信者データフ
ァイルが読み出され、そのメールアドレスに電子メール
の送信が行われると、その送信された電子メールの識別
符号が、その電子メールを送信した電子メール受信者の
メール受信者データファイルの識別符号とともに互いに
対応した状態でメールリストに記録される。

【００３７】そして、この電子メールの送信後に、同じ
内容の電子メールの送信が行われる場合や、続編の電子
メールの送信が行われる場合などに、メール受信者デー
タファイルの検索条件とともに先に送信した電子メール
の識別符号が入力されて送信操作が行われると、この入
力された電子メールの識別符号と検索条件に基づいてデ
ータベースから読み出されたメール受信者データファイ
ルの識別符号とがメールリストと比較されて、読み出さ
れているメール受信者データファイルの識別符号が入力
された電子メールの識別符号に対応してメールリストに
記録されているか否かによって、そのメール受信者デー
タファイルの電子メール受信者にこの送信操作による電
子メールの送信を行うか否かの判断が行われる。

【００３８】従って、この第５の発明による電子メール
送信制御用記録媒体が装備された電子メール送信システ
ムによって、例えば電子メールの送信後にデータベース
に新たに登録されたメール受信者データファイルの電子
メール受信者に対して同一内容の電子メールを送信する
場合に、検索条件に基づいてデータベースから、既に電
子メールの送信が行われている電子メール受信者のメー
ル受信者データファイルが読み出されても、メールリス
トの記録によってそのメール受信者データファイルの電
子メール受信者への電子メールの送信を中止することに
より、重複送信が発生するのを防止することができ、ま
た、先の電子メールの送信を行った電子メール受信者に
対してその続編の電子メールを送信する場合等に、検索
条件に基づいてデータベースから、先の電子メールの送
信後に登録されたメール受信者データファイルが読み出
されても、メールリストの記録によって、先の電子メー
ルが送信されている電子メール受信者にのみ、次の電子
メールの送信を行うようにすることが出来る等、電子メ
ールの送信制御を簡易な操作によって行うことが出来る
ようになる。

【００３９】第１１の発明による電子メール送信制御用
記録媒体は、前記第２の目的を達成するために、第１０
の発明の構成に加えて、前記判断の手順において、メー
ル受信者データファイルの識別符号が、電子メールの指
定された識別符号に対応してメールリストに記録されて
いるときに、そのメール受信者データファイルの電子メ
ール受信者への電子メール送信の中止を決定することを
特徴としている。

【００４０】この第１１の発明による電子メール送信制
御用記録媒体によれば、この電子メール送信制御用記録
媒体が装備された電子メール送信システムにおいて、新
たに送信しようとしている電子メールの識別符号に対応
して、その送信先の候補として選択されたメール受信者
データファイルの識別符号がメールリストに記録されて
いるときには、既に電子メールの送信が行われていると
判断されて、そのメール受信者データファイルの電子メ
ール受信者への電子メール送信が中止され、これによっ
て、重複送信の発生が防止される。

【００４１】第１２の発明による電子メール送信制御用
記録媒体は、前記第２の目的を達成するために、第１０
の発明の構成に加えて、前記判断の手順において、メー
ル受信者データファイルの識別符号が、電子メールの指
定された識別符号に対応してメールリストに記録されて
いるときに、そのメール受信者データファイルの電子メ
ール受信者への電子メール送信を決定することを特徴と
している。

【００４２】この第１２の発明による電子メール送信制
御用記録媒体によれば、この電子メール送信制御用記録
媒体が装備された電子メール送信システムにおいて、新
たに電子メールの送信を行うために入力された先に送信
されている電子メールの識別符号に対応して、その送信
先の候補として選択されたメール受信者データファイル
の識別符号がメールリストに記録されているときに、先
の電子メールが送信されていると判断されて、そのメー
ル受信者データファイルの電子メール受信者に新たな電
子メールの送信が行われ、これによって、先の電子メー
ルの送信後に登録されたメール受信者データファイルの
電子メール受信者への新たな電子メールの送信が阻止さ
れる。

【００４３】

【発明の実施の形態】以下、この発明の最も好適と思わ
れる実施の形態について、図面を参照しながら詳細に説
明を行う。

【００４４】図１は、本件の発明者が新たに提案を行っ
ている電子メール送信システムの実施形態の一例を示す
システム構成図であり、以下においては、本発明が、こ
の図１の電子メール送信システムに適用される場合を例
にとって説明を行い、さらに、この図１の電子メール送
信システムが、例えば企業などにおいて、それぞれ個別
の顧客を有している営業部員や広報部員，ユーザサポー
トスタッフなどがその顧客に対して電子メールの配信サ
ービスを行うのに用いられる場合を例に挙げて説明を行
う。

【００４５】この図１において、電子メール送信システ
ムＳは、営業部員や広報部員，技術サポートスタッフな
ど（以下、ユーザという）が電子メールの送信操作を行
う端末機１０に、後述するような顧客情報が蓄積される
顧客データベース１０Ａと、メール本文データが蓄積さ
れる文書データベース１０Ｂが備えられている。

【００４６】そして、この端末機１０は、ＬＡＮによっ
てメールサーバ１１に接続され、このメールサーバ１１
を介してインターネットＩに接続されて、所要のクライ
アント端末機Ｔに電子メールの送信を行うようになって
いる。

【００４７】この電子メール送信システムＳは、電子メ
ールの送信操作を行う端末機１０が、メール受信者デー
タベースと文書データベースを備えていて、各端末機１
０毎に、顧客管理および送信メールの管理を容易に行う
ことができ、小回りの利く営業活動やサービス活動等を
行うことが出来るとともに、小規模なビジネス形態等に
おいても使用が容易になるといったと特徴を備えている
ものである。

【００４８】図２は、電子メール送信システムＳの顧客
データベース１０Ａに蓄積される個々の顧客データファ
イルＦを示す画面図である。

【００４９】この顧客データファイルＦには、顧客の基
本属性（個人情報）欄Ｆａと、拡張属性記入欄Ｆｂと、
システム管理情報記入欄Ｆｃが設けられている。

【００５０】そして、基本属性欄Ｆａには、自動採番に
よって付される顧客ＩＤの記入欄と、氏名，氏名（か
な），会社名，部署名，生年月日，性別，住所（郵便番
号，都道府県，市町村，建物名），電話番号，ＦＡＸ番
号，メールアドレス，ＤＭ送付可否，Ｅメール送付可
否，メールタイプの記入欄が設けられている。拡張属性
欄Ｆｂには、それぞれユーザによって任意に設定が可能
な項目の記入欄Ａ〜Ｔが向けられている。

【００５１】この拡張属性欄Ｆｂの項目記入欄Ａ〜Ｔ
は、例えば「ニックネーム」や「家族の人数」，「商品
購買歴」，「入会年月日」等の項目が任意に設定され
て、基本属性欄Ｆａに記入される基本属性を拡張する情
報が記入されることにより、後述するような顧客の検索
条件の設定やメール文章のカスタマイズなどの処理が、
ユーザの利用目的に合わせて任意に行われるようになっ
ている。

【００５２】そして、この拡張属性欄Ｆｂの何れかの項
目（この例では項目Ａ）に、後述するように、この顧客
データファイルＦに基づいて送信された電子メールのメ
ールＩＤを示すデータが記録されるメール送信履歴項目
Ｆｂ１が設定されている。

【００５３】システム管理情報欄Ｆｃには、送信済みメ
ールＩＤ，禁止フラグ，開封フラグ，クリックフラグな
どの顧客データファイルＦに基づいて送信される電子メ
ールに関する情報の記入欄が設けられている。

【００５４】この顧客データファイルＦは、端末機１０
によって、ユーザが、基本属性欄Ｆａの各記入欄に、各
顧客の個人データを記入し、さらに、拡張属性欄Ｆｂに
ユーザが任意に設定した項目にそれぞれの事項を記入し
て作成し、登録を行うことによって顧客データベース１
０Ａに蓄積される。

【００５５】図３は、文書データベース１０Ｂのあらか
じめ設定された記憶領域に記録される送信済み電子メー
ルのリストテーブルを示しており、この送信済みメール
リストＬには、送信された電子メールのＩＤを記録する
メールＩＤ欄Ｌａとその電子メールが送信された顧客Ｉ
Ｄが記録される顧客ＩＤ欄Ｌｂが設定されていて、後述
するように、電子メール送信システムＳによって電子メ
ールの送信が行われると、その送信された電子メールに
付されたメールＩＤがメールＩＤ欄Ｌａに、また、その
電子メールの送信先が顧客ＩＤ欄Ｌｂにそれぞれ記録さ
れるようになっている。

【００５６】上記電子メール送信システムＳは、端末機
１０のハードディスクやＣＤ−ＲＯＭドライブに装填さ
れるＣＤ−ＲＯＭなどの記録媒体に格納された電子メー
ル送信アプリケーション・プログラムに従って、電子メ
ールの送信のための手順を実行する。

【００５７】次に、端末機１０において、記録媒体から
読み出された電子メール送信アプリケーション・プログ
ラムによって実行される電子メール送信の手順を、先ず
図４および５に示されるフローチャートに基づいて説明
する。

【００５８】図４において、複数の顧客に電子メールの
送信を行う場合に、端末機１０に顧客データの検索条件
を入力して（ステップｓ１）、顧客データベース１０Ａ
に登録されている顧客のなかから、送信しようとする電
子メールの内容に適合する顧客の検索を行って、その顧
客の顧客データファイルＦを顧客データベース１０Ａか
ら読み出す（ステップｓ２）。

【００５９】このステップｓ１において入力される検索
条件は、ユーザが、顧客データファイルＦにおいて設定
されている個人情報の属性の中から、送信しようとする
電子メールの内容に最も適合する顧客が検索されるよう
に、任意に選択されて組み合わされることによって設定
される。

【００６０】例えば、女性用品の広告メールを送信する
際に、「３０代」の「女性」で「目黒区」に住み自社商
品の「購買歴がある」といった設定によって、検索条件
の設定が行われる。

【００６１】次に、ステップｓ２において読み出された
複数の顧客データファイルＦから、送信アドレスリスト
を作成した後（ステップｓ３）、この送信アドレスリス
トに基づいて、各顧客のメールアドレスデータを、後述
するように、端末機１０の文書データベース１０Ｂにあ
らかじめ登録されていてこの文書データべース１０Ｂか
ら読み出されたメール本文にそれぞれ付加することによ
って、図６に示されるように、送信を行う顧客毎に、そ
れぞれ電子メールファイルｆ１，ｆ２，ｆ３…を作成す
る（ステップｓ４）。

【００６２】なお、ステップｓ３において作成された送
信アドレスリストは、検索条件に対応する宛先グループ
として、任意の名称を付して保存しておくことにより、
同様の内容の電子メールを送信する際に，再度送信対象
者として簡単に呼び出すことができるようになる。

【００６３】この顧客毎に作成された電子メールファイ
ルｆ１，ｆ２，ｆ３…のそれぞれのメール本文は、全て
同一内容のものでもよく、また、オリジナル文書に顧客
毎に修正を加えたものであってもよい。

【００６４】そして、このようにして作成された各電子
メールファイルｆ１，ｆ２，ｆ３…にそれぞれメールＩ
Ｄを自動生成によって付加した後（ステップｓ５）、各
電子メールファイルｆ１，ｆ２，ｆ３…毎にその送信処
理を行う（ステップｓ６）。

【００６５】図５は、このステップｓ６におけるメール
送信処理のルーチンを示すフローチャートである。

【００６６】この図５において、各電子メールファイル
ｆ１，ｆ２，ｆ３…の作成が終了して、ユーザが端末機
１０に対して送信要求の入力を行うと、送信アドレスリ
ストにリストアップされている顧客の顧客ＩＤを順に取
り込んで（ステップｓ６１）、この顧客ＩＤに対応する
顧客データファイルＦに電子メールの送信が行われない
ようにするための禁止フラグが含まれているか否かの判
断を行ってゆく（ステップｓ６２）。

【００６７】そして、このステップｓ６２において、禁
止フラグが立てられていると判断された顧客ＩＤに対し
ては、その顧客のメールアドレスへの電子メールの送信
処理を中止する。

【００６８】また、禁止フラグが立てられていないと判
断された顧客ＩＤに対しては、その顧客ＩＤの顧客デー
タファイルＦのメール送信履歴項目Ｆｂ１の記録欄（図
２参照）に送信を行う電子メールに付されたメールＩＤ
を記録して、顧客データベース１０Ａの更新を行うとと
もに、文書データベース１０Ｂにその送信を行う電子メ
ールの送信済みメールリストＬ（図３参照）を作成し
て、メールＩＤ欄ＬａへのメールＩＤの記録と顧客ＩＤ
欄Ｌｂへの送信先顧客ＩＤの記録を行って文書データベ
ース１０Ｂの更新を行う（ステップｓ６３）。

【００６９】この後、その顧客のメールアドレスへの電
子メールファイルの送信を実行する（ステップｓ６
４）。

【００７０】以上のような手順を送信アドレスリストに
リストアップされている各顧客のＩＤ毎に行い、全ての
顧客ＩＤに対して処理が終了したか否かの判断を行って
（ステップｓ６５）、処理が全て完了した後、一連のメ
ール送信処理を終了する。

【００７１】次に、電子メールの送信が行われた後、顧
客データベース１０Ａに新たな顧客の顧客データファイ
ルＦの登録が有ったときに、この新規に登録された顧客
に対して同じ電子メールの送信を行う場合の送信手順に
ついて、図７および８のフローチャートに基づいて説明
を行う。

【００７２】図７は、電子メールの重複送信を防止する
ための送信対象の顧客の選択を、文書データベース１０
Ｂに保存されている送信済みメールリストＬの記録に基
づいて行う場合の手順を示している。

【００７３】この図７の手順で電子メール送信対象の顧
客の選択を行う場合に、端末機１０に、図４のステップ
ｓ１の場合と同様の顧客検索条件と送信対象の電子メー
ルに前回の送信の際に付与されたメールＩＤの入力が行
われると（ステップｓａ１）、顧客データベース１０Ａ
に登録されている顧客データファイルＦのうち、入力さ
れた顧客検索条件に該当する顧客データファイルＦの顧
客ＩＤと、入力されたメールＩＤに基づいて、文書デー
タベース１０Ｂに登録されている送信済みメールリスト
Ｌのチェックに移行する（ステップｓａ２）。

【００７４】そして、送信済みメールリストＬのメール
ＩＤ欄Ｌａの入力されたメールＩＤ（送信対象のメール
ＩＤ）に対応する顧客ＩＤ欄Ｌｂに、顧客検索条件に該
当する顧客データファイルＦの顧客ＩＤが記録されてい
るか否かの判断を行う（ステップｓａ３）。

【００７５】このステップｓａ３において、送信対象の
メールＩＤに対応する顧客ＩＤ欄Ｌｂに顧客検索条件に
該当する顧客データファイルＦの顧客ＩＤが記録されて
いないと判断された場合には、その顧客には送信対象の
電子メールが未送信であるので、その顧客データファイ
ルＦの読み出しを行って（ステップｓａ４）、顧客デー
タファイルＦに記録されたメールアドレスデータを、新
たに作成される送信アドレスリストに記録する（ステッ
プｓａ５）。

【００７６】また、ステップｓａ３において、送信対象
のメールＩＤに対応する顧客ＩＤ欄Ｌｂに顧客検索条件
に該当する顧客データファイルＦの顧客ＩＤが記録され
ていると判断された場合には、その顧客には送信対象の
電子メールが既に送信されているので、顧客データファ
イルＦの読み出しを行うことなく、顧客検索条件に該当
する他の顧客データファイルＦについてのチェックを行
う。

【００７７】ステップｓａ５の後、送信済みメールリス
トＬの送信対象のメールＩＤに対応する顧客ＩＤ欄Ｌｂ
に、読み出された顧客データファイルＦの顧客ＩＤを追
加記録して送信済みメールリストＬの更新を行い（ステ
ップｓａ６）、さらに、読み出された顧客データファイ
ルＦの拡張属性欄Ｆｂのメール送信履歴項目Ｆｂ１に送
信する電子メールのメールＩＤを記録して顧客データフ
ァイルＦの更新を行う（ステップｓａ７）。

【００７８】以上のようにして、顧客検索条件に該当す
る全ての顧客データファイルＦについての送信済みメー
ルリストＬのチェックが終了した後（ステップｓａ
８）、作成された送信アドレスリストにリストアップさ
れているメールアドレスに対して、電子メールの送信を
実行する（ステップｓａ９）。

【００７９】図８は、電子メールの重複送信を防止する
ための送信対象の顧客の選択を、顧客データベース１０
Ａに保存されている顧客データファイルＦの拡張属性欄
Ｆｂのメール送信履歴項目Ｆｂ１の記録に基づいて行う
場合の手順を示している。

【００８０】この図８の手順で電子メール送信対象の顧
客の選択を行う場合に、端末機１０に、図４のステップ
ｓ１の場合と同様の顧客検索条件と送信対象の電子メー
ルに前回の送信の際に付与されたメールＩＤの入力が行
われると（ステップｓｂ１）、顧客データベース１０Ａ
に登録されている顧客データファイルＦのうち、入力さ
れた顧客検索条件に該当する顧客データファイルＦに対
して、その拡張属性欄Ｆｂのメール送信履歴項目Ｆｂ１
のチェックを行う（ステップｓｂ２）。

【００８１】そして、顧客検索条件に該当する顧客デー
タファイルＦのメール送信履歴項目Ｆｂ１に、入力され
たメールＩＤ（送信対象の電子メールのメールＩＤ）が
記録されているか否かの判断を行う（ステップｓｂ
３）。

【００８２】このステップｓａ３において、顧客データ
ファイルＦのメール送信履歴項目Ｆｂ１に送信対象のメ
ールＩＤが記録されていないと判断された場合には、そ
の顧客には送信対象の電子メールが未送信であるので、
その顧客データファイルＦの読み出しを行って（ステッ
プｓｂ４）、顧客データファイルＦに記録されたメール
アドレスデータを、新たに作成される送信アドレスリス
トに記録する（ステップｓｂ５）。

【００８３】また、ステップｓｂ３において、顧客デー
タファイルＦのメール送信履歴項目Ｆｂ１に送信対象の
メールＩＤが記録されていると判断された場合には、そ
の顧客には送信対象の電子メールが既に送信されている
ので、その顧客データファイルＦの読み出しを行うこと
なく、顧客検索条件に該当する他の顧客データファイル
Ｆについてのチェックに移行する。

【００８４】ステップｓｂ５の後、送信済みメールリス
トＬの送信対象のメールＩＤに対応する顧客ＩＤ欄Ｌｂ
に、読み出された顧客データファイルＦの顧客ＩＤを追
加記録して送信済みメールリストＬの更新を行い（ステ
ップｓｂ６）、さらに、読み出された顧客データファイ
ルＦの拡張属性欄Ｆｂのメール送信履歴項目Ｆｂ１に送
信する電子メールのメールＩＤを記録して顧客データフ
ァイルＦの更新を行う（ステップｓｂ７）。

【００８５】以上のようにして、顧客検索条件に該当す
る全ての顧客データファイルＦについてのチェックが終
了した後（ステップｓｂ８）、作成された送信アドレス
リストにリストアップされているメールアドレスに対し
て、電子メールの送信を実行する（ステップｓｂ９）。

【００８６】なお、上記の例においては、電子メールの
重複送信を防止する場合の例について説明を行ったが、
例えば、新規顧客の登録が有った場合に、先に電子メー
ルを送信している顧客にのみその電子メールの続編を送
信するような場合には、図７の場合には、ステップｓａ
３および４において、送信対象のメールＩＤに対応する
顧客ＩＤ欄Ｌｂに記録されている顧客ＩＤの顧客データ
ファイルＦの読み出しを行い、また、図８の場合には、
ステップｓｂ３および４において、メール送信履歴項目
Ｆｂ１に送信対象のメールＩＤが記録されている顧客デ
ータファイルＦの読み出しを行うことによって、前回に
電子メールの送信が行われた顧客のメールアドレスデー
タのみをリストアップすることが出来る。

【００８７】上記の電子メール送信システムの使用対象
者（ユーザ）としては、前述したような企業の営業，広
報，ユーザサポートなどの顧客対応部員のほか、ＥＣ事
業者，会員事務局の会報発行担当者，電子メールを多用
するビジネスマンや一般ユーザなどが考えられ、また、
その用途としては、新商品案内等の顧客向けダイレクト
メール，メールマガジンの配信，ユーザサポート用のサ
ービスメール，ＥＣショップでの顧客コミュニケーショ
ン用メール，メールによる会報の発行，同好会のネット
ワーク作り，友人同士のパーティ・コンパの案内，グリ
ーティングメール，年賀状メールなど、同時に複数のメ
ールアドレスに電子メールの送信を行うようなほとんど
の場合が考えられる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明が適用される電子メール送信システム
の一例を示すシステム構成図である。

【図２】この発明の実施に使用される顧客データファイ
ルの一例を示すファイル構成図である。

【図３】この発明の実施に使用される送信済みメールリ
ストＬの一例を示すテーブル図である。

【図４】図１の電子メール送信システムにおける電子メ
ール送信手順の一例を示すフローチャートである。

【図５】同例における電子メール送信処理手順の一例を
示すフローチャートである。

【図６】同例における電子メールファイルの作成手順を
示す概念図である。

【図７】この発明による重複送信の防止手順の一例を示
すフローチャートである。

【図８】この発明による重複送信の防止手順の他の例を
示すフローチャートである。

【図９】従来の電子メール送信システムを示すシステム
構成図である。

【符号の説明】

１０ …端末機 １０Ａ …顧客データベース（データベース） １０Ｂ …文書データベース（データベース） １１ …メールサーバ Ｆ …顧客データファイル（メール受信者データ
ファイル） Ｆａ …基本属性欄 Ｆｂ …拡張属性欄 Ｆｂ１ …メール送信履歴項目 Ｆｃ …システム管理情報欄 Ｌ …送信済みメールリスト（メールリスト） Ｌａ …メールＩＤ欄 Ｌｂ …顧客ＩＤ欄 ｆ …電子メールファイル Ｓ …電子メール送信システム Ｔ …クライアント端末機 Ｉ …インターネット

Claims (12)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子メール受信者に関するメールアドレ
   スデータを含む個別情報が記録されたメール受信者デー
   タファイルを登録するデータベースを電子メール送信シ
   ステムに備え、 このデータベースに登録される前記メール受信者データ
   ファイルに、このメール受信者データファイルのメール
   アドレスデータに基づいて送信される電子メールの識別
   符号による送信履歴データを記録し、 電子メールの識別符号が指定されて電子メールの送信が
   行われる際に、その指定された電子メールの識別符号が
   前記メール受信者データファイルの送信履歴データに記
   録されているか否かにより、そのメール受信者データフ
   ァイルの電子メール受信者への電子メール送信を行うか
   否かの判断を行う、 ことを特徴する電子メール送信制御方法。
2. 【請求項２】 前記判断において、指定された電子メー
   ルの識別符号が前記メール受信者データファイルの送信
   履歴データに記録されているときに、そのメール受信者
   データファイルの電子メール受信者への電子メール送信
   の中止を決定する請求項１に記載の電子メール送信制御
   方法。
3. 【請求項３】 前記判断において、指定された電子メー
   ルの識別符号が前記メール受信者データファイルの送信
   履歴データに記録されているときに、そのメール受信者
   データファイルの電子メール受信者への電子メール送信
   を決定する請求項１に記載の電子メール送信制御方法。
4. 【請求項４】 電子メール受信者に関するメールアドレ
   スデータを含む個別情報が記録されたメール受信者デー
   タファイルと送信済みメールに関する情報が記録された
   メールリストを登録するデータベースを電子メール送信
   システムに備え、 前記メールリストに、送信する電子メールの識別符号を
   その電子メールを送信する電子メール受信者の前記メー
   ル受信者データファイルの識別符号とともに記録し、 電子メールの識別符号が指定されて電子メールの送信が
   行われる際に、電子メールの送信先の候補として前記デ
   ータベースから選択されたメール受信者データファイル
   の識別符号が、指定された電子メールの識別符号に対応
   して前記メールリストに記録されているか否かにより、
   そのメール受信者データファイルの電子メール受信者に
   電子メールの送信を行うか否かを判断する、 ことを特徴する電子メール送信制御方法。
5. 【請求項５】 前記判断において、メール受信者データ
   ファイルの識別符号が、指定された電子メールの識別符
   号に対応してメールリストに記録されているときに、そ
   のメール受信者データファイルの電子メール受信者への
   電子メール送信の中止を決定する請求項４に記載の電子
   メール送信制御方法。
6. 【請求項６】 前記判断において、メール受信者データ
   ファイルの識別符号が、指定された電子メールの識別符
   号に対応してメールリストに記録されているときに、そ
   のメール受信者データファイルの電子メール受信者への
   電子メール送信を決定する請求項４に記載の電子メール
   送信制御方法。
7. 【請求項７】 電子メール受信者に関するメールアドレ
   スデータを含む個別情報が記録されたメール受信者デー
   タファイルを登録するデータベースを備えた電子メール
   送信システムに装備される記録媒体であって、 このデータベースに登録される前記メール受信者データ
   ファイルに、このメール受信者データファイルのメール
   アドレスデータに基づいて送信される電子メールの識別
   符号による送信履歴データを記録する手順と、電子メー
   ルの識別符号が指定されて電子メールの送信が行われる
   際に、その指定された電子メールの識別符号が前記メー
   ル受信者データファイルの送信履歴データに記録されて
   いるか否かにより、そのメール受信者データファイルの
   電子メール受信者への電子メールの送信を行うか否かを
   判断する手順とを含む電子メール送信制御プログラムが
   格納されていることを特徴する電子メール送信制御用記
   録媒体。
8. 【請求項８】 前記判断の手順において、指定された電
   子メールの識別符号が前記メール受信者データファイル
   の送信履歴データに記録されているときに、そのメール
   受信者データファイルの電子メール受信者への電子メー
   ル送信の中止を決定する請求項７に記載の電子メール送
   信制御用記録媒体。
9. 【請求項９】 前記判断の手順において、指定された電
   子メールの識別符号が前記メール受信者データファイル
   の送信履歴データに記録されているときに、そのメール
   受信者データファイルの電子メール受信者への電子メー
   ル送信を決定する請求項７に記載の電子メール送信制御
   用記録媒体。
10. 【請求項１０】 メールアドレスデータを含む電子メー
    ル受信者に関する個別情報が記録されたメール受信者デ
    ータファイルと送信済みメールに関する情報が記録され
    たメールリストを登録するデータベースを備えた電子メ
    ール送信システムに装備される記録媒体であって、 前記メールリストに、送信が行われる電子メールの識別
    符号をその電子メールを送信する電子メール受信者の前
    記メール受信者データファイルの識別符号とともに記録
    する手順と、電子メールの識別符号が指定されて電子メ
    ールの送信が行われる際に、電子メールの送信先の候補
    として前記データベースから選択されたメール受信者デ
    ータファイルの識別符号が、電子メールの指定された識
    別符号に対応して前記メールリストに記録されているか
    否かにより、そのメール受信者データファイルの電子メ
    ール受信者に電子メールの送信を行うか否かを判断する
    手順とを含む電子メール送信制御プログラムが格納され
    ていることを特徴する電子メール送信制御用記録媒体。
11. 【請求項１１】 前記判断の手順において、メール受信
    者データファイルの識別符号が、電子メールの指定され
    た識別符号に対応してメールリストに記録されていると
    きに、そのメール受信者データファイルの電子メール受
    信者への電子メール送信の中止を決定する請求項１０に
    記載の電子メール送信制御用記録媒体。
12. 【請求項１２】 前記判断の手順において、メール受信
    者データファイルの識別符号が、電子メールの指定され
    た識別符号に対応してメールリストに記録されていると
    きに、そのメール受信者データファイルの電子メール受
    信者への電子メール送信を決定する請求項１０に記載の
    電子メール送信制御用記録媒体。