JP2002281092A - 電子メール応答データ収集方法および電子メール応答データ収集制御用記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 配信された電子メールに対する応答の状態を
示すデータの収集を自動的に行うことができる電子メー
ル応答データ収集方法を提供する。 【解決手段】 電子メール配信リストＬにメッセージＩ
Ｄ記録欄Ｌａと送信数記録欄Ｌｂ，開封数記録欄Ｌｃを
設け、送信する電子メールに受信側端末機からリターン
メールを発信するための設定と、電子メールの同一性を
示すメッセージＩＤの付与を行い、電子メール配信リス
トＬのメッセージＩＤ記録欄Ｌａに送信した電子メール
に付与したメッセージＩＤを記録するとともに、送信数
記録欄Ｌｂにその電子メールの送信数を記録し、電子メ
ールの送信後に受信したリターンメールの数をカウント
してそのカウント数を、リターンメールに含まれている
メッセージＩＤに対応させて開封数記録欄Ｌｃに記録す
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、メール配信サー
ビスを行う電子メール送信システムにおいて、配信した
電子メールの開封数や送信エラー等に関する応答データ
を収集する方法、および、この電子メールの応答データ
の収集を行うプログラムが格納された記録媒体に関す
る。

【０００２】

【発明が解決しようとする課題】図８は、例えば営業や
広報活動，各種ユーザサポート情報の提供などを目的と
する電子メールを配信するために、企業等に設置された
従来の電子メール送信システムを示している。

【０００３】この従来の電子メール送信システムＳ’
は、例えば、ダイレクトメール（ＤＭ）やメールマガジ
ンなどの電子メールによる配信サービスを行っている企
業内等において、電子メールの配信を行う顧客などの電
子メールアドレスを含む顧客情報や配信するメールの内
容データなどの各種情報を蓄積するデータベースサーバ
１と、インターネットＩにアクセスしてクライアント端
末機Ｔに電子メールを送信するメールサーバ２と、電子
メールの配信を行う顧客のデータベースサーバ１への登
録やメールサーバ２に対して電子メールの配信要求を行
う端末機３が、互いにＬＡＮによって接続されることに
より構成されている。

【０００４】そして、この従来の電子メール送信システ
ムＳは、営業部員や広報担当者，ユーザサポート担当者
などが、端末機３から電子メールの配信先や配信するメ
ールの内容データの検索を行って、その電子メールの配
信要求を行うと、データベースサーバ１において、蓄積
されている顧客情報のなかから検索条件に適合する顧客
情報の検索がなされて、その検索によって顧客情報とメ
ールの内容データが読み出されると、メールサーバ２
が、インターネットＩにアクセスして、読み出された各
顧客情報に基づいてそのメールアドレスのクライアント
端末機Ｔに、それぞれ内容データを含む電子メールの配
信を行うようになっている。

【０００５】ここで、上記のようにして配信された電子
メールがその配信の目的を達成するためには、配信され
た電子メールが顧客のクライアント端末機Ｔに受信され
ていること、および、顧客がその配信された電子メール
の開封を行うことが必要である。

【０００６】すなわち、電子メールの配信を行っても、
登録されている顧客情報のメールアドレスが間違ってい
たり、または、配信を行うメールアドレスが抹消されて
いるような場合には、その顧客へのメール配信処理が無
駄になってしまうため、電子メールの配信サービスを行
う企業等においては、送信エラーの発生を防止して効率
的な電子メールの配信サービスが行えるようにするとい
う要求がある。

【０００７】また、配信された電子メールがクライアン
ト端末機Ｔにおいて受信されていても、その電子メール
が開封されなければ、配信サービスを行う側にとって、
その電子メールによる広告効果や情報伝達効果などの配
信サービスの目的を達成することが出来ない。

【０００８】このため、電子メールの配信サービスを行
う企業等やその企業等における電子メールの配信担当者
等においては、配信した電子メールの受信状態、およ
び、その電子メールの顧客毎の開封率や顧客の分類によ
る開封率の違い等に関するデータを収集して、顧客にお
ける配信した電子メールに対する応答の状態を把握する
ことにより、効果的な電子メールの配信サービスが行え
るようにすることが強く要望されている。

【０００９】しかしながら、従来の電子メール送信シス
テムにおいては、配信した電子メールの応答に関するデ
ータを自動的に収集する手段がなく、例えば、送信エラ
ーが続く顧客等に対しては、電子メールの配信操作を行
うオペレータ等が、手作業でその顧客のメールアドレス
データを削除するなどの処理を行う必要がある。

【００１０】この発明は、上記のような従来の電子メー
ル送信システムにおける問題点を解決するために為され
たものである。すなわち、この発明は、配信された電子
メールに対する応答の状態を示すデータの収集を自動的
に行うことができる電子メール応答データ収集方法を提
供することを第１の目的としている。

【００１１】さらに、この発明は、上記第１の目的を達
成するための電子メール応答データ収集方法の実施に使
用される電子メール応答データ収集用記録媒体を提供す
ることを第２の目的としている。

【００１２】

【課題を解決するための手段】第１の発明による電子メ
ール応答データ収集方法は、上記第１の目的を達成する
ために、送信を行った電子メールに関する情報が記録さ
れるメールデータファイルを登録するデータベースを電
子メール送信システムに備え、前記メールデータファイ
ルに、少なくとも、送信を行った電子メールの識別符号
記録欄と電子メールの送信数記録欄と送信した電子メー
ルの開封数記録欄とを設け、送信する電子メールに、そ
の電子メールが受信側の端末機において開封された際に
送信側の端末機にその開封を通知するリターンメールを
発信するための設定と、リターンメールによって送信側
の端末機に送り返されることにより電子メールの同一性
を示すメール識別符号の付与を行い、前記メールデータ
ファイルの識別符号記録欄に送信した電子メールに付与
した前記メール識別符号を記録するとともに送信数記録
欄にその電子メールの送信数を記録し、電子メールの送
信後に受信したリターンメールの数をカウントしてその
カウント数を、前記メールデータファイルの開封数記録
欄に、リターンメールに含まれている前記メール識別符
号に対応させて記録することを特徴としている。

【００１３】この第１の発明による電子メール応答デー
タ収集方法によれば、複数の電子メール受信者に電子メ
ールの配信を行う場合に、配信を行うそれぞれの電子メ
ールに、その電子メールが受信側の端末機において開封
されたときに自動的にその開封されたことを送信側の端
末機に通知するためのリターンメールが発信されるよう
にする設定が行われる。

【００１４】さらに、この配信を行うそれぞれの電子メ
ールには、電子メールの内容の同一性を示すメール識別
符号が自動的にまたは任意の設定によって付与される。

【００１５】そして、上記のようなリターンメールのた
めの設定とメール識別符号の付与が行われた電子メール
の配信が行われたときに、電子メール送信システムのデ
ータベースに登録されているメールデータファイルの識
別符号記録欄に、送信される電子メールに付されたメー
ル識別符号が記録され、さらに、送信数記録欄に、識別
符号記録欄に記録されたメール識別符号に対応して電子
メールの配信数が記録される。

【００１６】この電子メールの配信の後、配信された電
子メールの受信を行った端末機において電子メール受信
者がその電子メールを開封すると、電子メールの送信時
の設定によって自動的にリターンメールが作成されて、
このリターンメールが送信側の端末機に発信される。

【００１７】このリターンメールには、電子メールに付
与されているメール識別符号を示すデータが含まれてい
て、リターンメールによって送信側端末機に送り返され
る。

【００１８】リターンメールを受信した送信側端末機
は、このリターンメールに含まれているメール識別符号
を示すデータに基づいて、送信側端末機から送信された
電子メールとの対応が判定されて、データベースに登録
されているメールデータファイルの同一のメール識別符
号が記録されている識別符号記録欄に対応する開封数記
録欄に、送信されてきたリターンメールの数が記録され
る。

【００１９】以上のように、上記第１の発明によれば、
配信を行った電子メールのうち、何通が開封されたかの
データが自動的に電子メール送信システムのデータベー
スに蓄積されるので、電子メールに対する応答の状態を
示すデータの収集を自動的に行うことができる。

【００２０】そして、この収集した電子メールに対する
応答データによってその電子メールの配信の効果を確認
したり、また、次の電子メールの配信の参考資料として
活用したりすることが出来るようになる。

【００２１】第２の発明による電子メール応答データ収
集方法は、前記第１の目的を達成するために、第１の発
明の構成に加えて、前記メールデータファイルに電子メ
ール受信者を識別するための電子メール受信者識別符号
を記録する電子メール受信者識別符号記録欄をさらに設
け、電子メール受信者に関する個別情報が記録されたメ
ール受信者データファイルを前記電子メール受信者識別
符号を付してデータベースに登録し、このデータベース
に登録されたメール受信者データファイルに基づいて電
子メールの送信を行った後に前記リターンメールを受信
したときに、このリターンメールを発信した電子メール
受信者の前記電子メール受信者識別符号を、リターンメ
ールに含まれている前記メール識別符号に対応させて前
記メールデータファイルに記録することを特徴としてい
る。

【００２２】この第２の発明による電子メール応答デー
タ収集方法によれば、データベースに登録されたメール
データファイルに、電子メールの識別符号記録欄と送信
数記録欄，開封数記録欄に加えて、データベースに登録
されたメール受信者データファイルに付される電子メー
ル受信者識別符号の記録欄が設けられる。

【００２３】そして、データベースに登録されている電
子メール受信者の個別情報が記録されたメール受信者デ
ータファイルの中から、任意の検索条件に基づいてメー
ル受信者データファイルが選択されて、この選択された
メール受信者データファイルに基づいて電子メールの配
信が行われ、この配信された電子メールを受信した端末
機からリターンメールが送信されてくると、メールデー
タファイルの電子メール受信者識別符号記録欄に、リタ
ーンメールの例えば送信元のメールアドレスを示すデー
タなどに基づいて検出される電子メール受信者の識別符
号が、そのリターンメールに含まれているメール識別符
号に対応して記録される。

【００２４】以上のように、上記第２の発明によれば、
配信された電子メールの開封を行った電子メール受信者
に関するデータが、電子メール送信システムのデータベ
ースに自動的に蓄積され、これによって、例えば年代や
性別，居住地域などによる電子メールの開封率の分布な
どのデータを収集することが出来、電子メールの配信効
果の確認や今後の電子メール配信のための参考資料とし
ての活用が可能になる。

【００２５】第３の発明による電子メール応答データ収
集方法は、前記第１の目的を達成するために、第１の発
明の構成に加えて、前記メール受信者データファイルに
基づいて送信された電子メールに発生する送信エラーの
数をメール受信者データファイル毎にデータベースに記
録し、この送信エラーの発生数があらかじめ設定された
数に達したメール受信者データファイルに対して、この
メール受信者データファイルに基づく電子メールの送信
を禁止する設定を行うことを特徴としている。

【００２６】この第３の発明による電子メール応答デー
タ収集方法によれば、例えば、データベースに登録され
ているメール受信者データファイルに送信エラーの回数
を記録する記録欄が設けられて、この送信エラー記録欄
に、そのメール受信者データファイルに基づいて送信さ
れる電子メールがメールアドレスの誤りや抹消などの理
由によって送信エラーとして返送されてくる毎に、その
送信エラーの回数が記録される。

【００２７】そして、この記録された送信エラーの回数
があらかじめ設定されている数に達すると、そのメール
受信者データファイルに基づいてそれ以後は電子メール
の送信が行われないようにする処理、例えば、メール受
信者データファイルに禁止フラグを立てる等の処理が行
われる。

【００２８】従って、上記第３の発明によれば、送信エ
ラーを発生する宛先への電子メールの送信が自動的に中
止されるので、効率的な電子メールの配信を行うことが
出来るようになる。

【００２９】第４の発明による電子メール応答データ収
集制御用記録媒体は、前記第１の目的を達成するため
に、電子メール送信システムに装備される記録媒体であ
って、この電子メール送信システムのデータベースに少
なくとも送信を行った電子メールの識別符号記録欄と電
子メールの送信数記録欄と送信した電子メールの開封数
記録欄とが設けられて送信を行った電子メールに関する
情報が記録されるメールデータファイルを登録する手順
と、送信する電子メールに、その電子メールが受信側の
端末機において開封された際に送信側の端末機にその開
封を通知するリターンメールを発信するためのリターン
メール発信設定と、リターンメールによって送信端末機
に送り返されることにより電子メールの同一性を示すメ
ール識別符号の付与を行う手順と、前記メールデータフ
ァイルの識別符号記録欄に送信した電子メールに付与さ
れた前記メール識別符号を記録するとともに送信数記録
欄にその電子メールの送信数を記録する手順と、電子メ
ールの送信後に受信したリターンメールをカウントして
そのカウント数を前記メールデータファイルの開封数記
録欄にリターンメールに含まれている前記メール識別符
号に対応させて記録する手順とを含む電子メール応答デ
ータ収集プログラムが格納されていることを特徴として
いる。

【００３０】この第４の発明による電子メール応答デー
タ収集制御用記録媒体によれば、この電子メール応答デ
ータ収集制御用記録媒体が装備された電子メール送信シ
ステムにおいて、記録媒体に格納されている電子メール
応答データ収集プログラムが起動されることにより、複
数の電子メール受信者に電子メールの配信を行う場合
に、配信を行うそれぞれの電子メールに、その電子メー
ルが受信側の端末機において開封されたときに自動的に
その開封されたことを送信側の端末機に通知するための
リターンメールが発信されるようにする設定が行われ
る。

【００３１】さらに、この配信を行うそれぞれの電子メ
ールには、電子メールの内容の同一性を示すメール識別
符号が自動的にまたは任意の設定によって付与される。

【００３２】そして、上記のようなリターンメールのた
めの設定とメール識別符号の付与が行われた電子メール
の配信が行われたときに、電子メール送信システムのデ
ータベースに登録されているメールデータファイルの識
別符号記録欄に、送信される電子メールに付されたメー
ル識別符号が記録され、さらに、送信数記録欄に、識別
符号記録欄に記録されたメール識別符号に対応して電子
メールの配信数が記録される。

【００３３】この電子メールの配信の後、配信された電
子メールの受信を行った端末機において電子メール受信
者がその電子メールを開封すると、電子メールの送信時
の設定によって自動的にリターンメールが作成されて、
このリターンメールが送信側の端末機に発信される。

【００３４】このリターンメールには、電子メールに付
与されているメール識別符号を示すデータが含まれてい
て、リターンメールによって送信側端末機に送り返され
る。

【００３５】そして、リターンメールを受信した送信側
端末機は、このリターンメールに含まれているメール識
別符号を示すデータに基づいて、送信側端末機から送信
された電子メールとの対応が判断されて、データベース
に登録されているメールデータファイルの同一のメール
識別符号が記録されている識別符号記録欄に対応する開
封数記録欄に、送信されてきたリターンメールの数が記
録される。

【００３６】以上のように、上記第４の発明によれば、
この電子メール応答データ収集制御用記録媒体が装備さ
れた電子メール送信システムにおいて、配信を行った電
子メールのうち何通が開封されたかのデータが、自動的
に電子メール送信システムのデータベースに蓄積される
ので、電子メールに対する応答の状態を示すデータの収
集を自動的に行うことができるようになる。

【００３７】そして、この収集した電子メールに対する
応答データによってその電子メールの配信の効果を確認
したり、また、次の電子メールの配信の参考資料として
活用したりすることが出来るようになる。

【００３８】第５の発明による電子メール応答データ収
集制御用記録媒体は、前記第２の目的を達成するため
に、第４の発明の構成に加えて、前記電子メール応答デ
ータ収集プログラムが、前記メールデータファイルに電
子メール受信者を識別するための電子メール受信者識別
符号を記録する電子メール受信者識別符号記録欄を設け
る手順と、前記電子メール受信者識別符号を付してデー
タベースに登録されている電子メール受信者に関する個
別情報が記録されたメール受信者データファイルに基づ
いて電子メールの送信が行われた後、前記リターンメー
ルを受信したときに、このリターンメールを発信した電
子メール受信者の前記電子メール受信者識別符号を、リ
ターンメールに含まれている前記メール識別符号に対応
させて前記メールデータファイルに記録する手順とをさ
らに含んでいることを特徴としている。

【００３９】この第５の発明による電子メール応答デー
タ収集制御用記録媒体によれば、この電子メール応答デ
ータ収集制御用記録媒体が装備された電子メール送信シ
ステムにおいて、記録媒体に格納されている電子メール
応答データ収集プログラムが起動されることにより、デ
ータベースに登録されたメールデータファイルに、電子
メールの識別符号記録欄と送信数記録欄，開封数記録欄
に加えて、データベースに登録されたメール受信者デー
タファイルに付される電子メール受信者識別符号の記録
欄が設けられる。

【００４０】そして、データベースに登録されている電
子メール受信者の個別情報が記録されたメール受信者デ
ータファイルの中から、任意の検索条件に基づいてメー
ル受信者データファイルが選択されて、この選択された
メール受信者データファイルに基づいて電子メールの配
信が行われ、この配信された電子メールを受信した端末
機からリターンメールが送信されてくると、メールデー
タファイルの電子メール受信者識別符号記録欄に、リタ
ーンメールの例えば送信元のメールアドレスを示すデー
タなどに基づいて検出される電子メール受信者の識別符
号が、そのリターンメールに含まれているメール識別符
号に対応して記録される。

【００４１】以上のように、上記第５の発明によれば、
この電子メール応答データ収集制御用記録媒体が装備さ
れた電子メール送信システムにおいて、配信された電子
メールの開封を行った電子メール受信者に関するデータ
が、電子メール送信システムのデータベースに自動的に
蓄積され、これによって、例えば年代や性別，居住地域
などによる電子メールの開封率の分布などのデータを収
集することが出来、電子メールの配信効果の確認や今後
の電子メール配信のための参考資料としての活用が可能
になる。

【００４２】第６の発明による電子メール応答データ収
集制御用記録媒体は、前記第２の目的を達成するため
に、第４の発明の構成に加えて、前記電子メール応答デ
ータ収集プログラムが、前記メール受信者データファイ
ルに基づいて送信された電子メールに発生する送信エラ
ーの数をメール受信者データファイル毎にデータベース
に記録する手順と、この送信エラーの発生数があらかじ
め設定された数に達したメール受信者データファイルに
対して、このメール受信者データファイルに基づく電子
メールの送信を禁止する設定を行う手順とをさらに含ん
でいることを特徴としている。

【００４３】この第６の発明による電子メール応答デー
タ収集方法によれば、この電子メール応答データ収集制
御用記録媒体が装備された電子メール送信システムにお
いて、記録媒体に格納されている電子メール応答データ
収集プログラムが起動されることにより、例えば、デー
タベースに登録されているメール受信者データファイル
に送信エラーの回数を記録する記録欄が設けられて、こ
の送信エラー記録欄に、そのメール受信者データファイ
ルに基づいて送信される電子メールがメールアドレスの
誤りや抹消などの理由によって送信エラーとして返送さ
れてくる毎に、その送信エラーの回数が記録される。

【００４４】そして、この記録された送信エラーの回数
があらかじめ設定されている数に達すると、そのメール
受信者データファイルに基づいてそれ以後は電子メール
の送信が行われないようにする処理、例えば、メール受
信者データファイルに禁止フラグを立てる等の処理が行
われる。

【００４５】従って、上記第３の発明によれば、この電
子メール応答データ収集制御用記録媒体が装備された電
子メール送信システムにおいて、送信エラーを発生する
宛先への電子メールの送信が自動的に中止されるので、
効率的な電子メールの配信を行うことが出来るようにな
る。

【００４６】

【発明の実施の形態】以下、この発明の最も好適と思わ
れる実施の形態について、図面を参照しながら詳細に説
明を行う。

【００４７】図１は、この発明の発明者が新たに提案を
行っている電子メール送信システムの実施形態の一例を
示すシステム構成図であり、以下においては、本発明
が、この図１の電子メール送信システムに適用される場
合を例にとって説明を行い、さらに、この図１の電子メ
ール送信システムが、例えば企業などにおいて、それぞ
れ個別の顧客を有している営業部員や広報部員，ユーザ
サポートスタッフなどがその顧客に対して電子メールの
配信サービスを行うのに用いられる場合を例に挙げて説
明を行う。

【００４８】この図１において、電子メール送信システ
ムＳは、営業部員や広報部員，技術サポートスタッフな
ど（以下、ユーザという）が電子メールの送信操作を行
う端末機１０に、後述するような顧客情報が蓄積される
顧客データベース１０Ａと、送信される電子メールの配
信状態に関する配信データが蓄積される配信データベー
ス１０Ｂが備えられている。

【００４９】そして、この端末機１０は、ＬＡＮによっ
てメールサーバ１１に接続され、このメールサーバ１１
を介してインターネットＩに接続されて、所要のクライ
アント端末機Ｔに電子メールの送信を行うようになって
いる。

【００５０】この電子メール送信システムＳは、電子メ
ールの送信操作を行う端末機１０が、メール受信者デー
タベース１０Ａと配信データベース１０Ｂを備えてい
て、各端末機１０毎に顧客管理および電子メールの配信
管理を行うことができるので、小回りの利く営業活動や
サービス活動等を行うことが出来るとともに、小規模な
ビジネス形態等においても使用が容易になるといったと
特徴を備えているものである。

【００５１】図２は、電子メール送信システムＳの顧客
データベース１０Ａに蓄積される個々の顧客データファ
イルＦを示す画面図である。

【００５２】この顧客データファイルＦには、顧客の基
本属性（個人情報）欄Ｆａと、拡張属性記入欄Ｆｂと、
システム管理情報記入欄Ｆｃが設けられている。

【００５３】そして、基本属性欄Ｆａには、自動採番に
よって付される顧客ＩＤの記入欄と、氏名，氏名（か
な），会社名，部署名，生年月日，性別，住所（郵便番
号，都道府県，市町村，建物名），電話番号，ＦＡＸ番
号，メールアドレス，ＤＭ送付可否，Ｅメール送付可
否，メールタイプの記入欄が設けられている。拡張属性
欄Ｆｂには、それぞれユーザによって任意に設定が可能
な属性項目の記入欄Ａ〜Ｔが向けられている。

【００５４】この拡張属性欄Ｆｂの項目記入欄Ａ〜Ｔ
は、例えば「ニックネーム」や「家族の人数」，「商品
購買歴」，「入会年月日」等の項目が任意に設定され
て、基本属性欄Ｆａに記入される基本属性を拡張する情
報が記入されることにより、後述するような顧客の検索
条件の設定やメール文章のカスタマイズなどの処理が、
ユーザの利用目的に合わせて任意に行われるようになっ
ている。

【００５５】そして、この拡張属性欄Ｆｂの何れかの項
目（この例では項目Ａ）に、後述するように、この顧客
データファイルＦに基づいて送信される電子メールの送
信エラーの発生回数が記録される送信エラー項目Ｆｂ１
が設定されている。

【００５６】システム管理情報欄Ｆｃには、送信済みメ
ールＩＤ，禁止フラグ，開封フラグ，クリックフラグな
どの顧客データファイルＦに基づいて送信される電子メ
ールに関する情報の記入欄が設けられている。

【００５７】そして、このシステム管理情報欄Ｆｃの禁
止フラグは、後述するように、拡張属性欄Ｆｂの送信エ
ラー項目Ｆｂ１に記録された送信エラー回数があらかじ
め設定された回数に達したときに立てられることによっ
て、その顧客データファイルＦに基づく以後の電子メー
ルの送信が行われないようにするものである。

【００５８】この顧客データファイルＦは、端末機１０
によって、ユーザが、基本属性欄Ｆａの各記入欄に、各
顧客の個人データを記入し、さらに、拡張属性欄Ｆｂに
ユーザが任意に設定した項目にそれぞれの事項を記入し
て作成して登録を行うことにより、顧客データベース１
０Ａに蓄積される。

【００５９】図３は、配信データベース１０Ｂのあらか
じめ設定された記憶領域に記録されている電子メール配
信リストＬを示している。

【００６０】この電子メール配信リストＬは、図示され
るように、少なくとも、作成された電子メール毎に付さ
れる後述するようなメッセージＩＤが記録されるメッセ
ージＩＤ記録欄Ｌａと、電子メールの配信数が記録され
る送信数記録欄Ｌｂと、後述するリターンメールに基づ
いて検出される電子メールの開封数が記録される開封数
記録欄Ｌｃと、開封を行った顧客の顧客データファイル
Ｆに付された顧客ＩＤが記録される顧客ＩＤ記録欄Ｌｄ
とが設けられている。

【００６１】上記電子メール送信システムＳは、端末機
１０のハードディスクやＣＤ−ＲＯＭドライブに装填さ
れるＣＤ−ＲＯＭなどの記録媒体に格納された電子メー
ル応答データ収集アプリケーション・プログラムに従っ
て、配信を行った電子メールの応答に関するデータの収
集のための手順を実行する。

【００６２】次に、端末機１０において、記録媒体から
読み出された電子メール送信アプリケーション・プログ
ラムによって実行される電子メール送信の手順を、先ず
図４および５に示されるフローチャートに基づいて説明
する。

【００６３】図４において、複数の顧客に電子メールの
送信を行う場合に、端末機１０に顧客データの検索条件
を入力して（ステップｓ１）、顧客データベース１０Ａ
に登録されている顧客のなかから、送信しようとする電
子メールの内容に適合する顧客の検索を行って、その顧
客の顧客データファイルＦを顧客データベース１０Ａか
ら読み出す（ステップｓ２）。

【００６４】このステップｓ１において入力される検索
条件は、ユーザが、顧客データファイルＦにおいて設定
されている個人情報の属性の中から、送信しようとする
電子メールの内容に最も適合する顧客が検索されるよう
に、任意に選択されて組み合わされることにより設定さ
れる。

【００６５】例えば、女性用品の広告メールを送信する
際に、「３０代」の「女性」で「目黒区」に住み自社商
品の「購買歴がある」といった設定によって、検索条件
の設定が行われる。

【００６６】次に、ステップｓ２において読み出された
複数の顧客データファイルＦから、送信アドレスリスト
を作成した後（ステップｓ３）、この送信アドレスリス
トに基づいて、各顧客のメールアドレスデータを、後述
するように、端末機１０のデータベースにあらかじめ登
録されていてこのデータべースから読み出されたメール
本文にそれぞれ付加することによって、図６に示される
ように、送信を行う顧客毎に、それぞれ電子メールファ
イルｆ１，ｆ２，ｆ３…を作成する（ステップｓ４）。

【００６７】なお、ステップｓ３において作成された送
信アドレスリストは、検索条件に対応する宛先グループ
として、任意の名称を付して保存しておくことにより、
同様の内容の電子メールを送信する際に，再度送信対象
者として簡単に呼び出すことができるようになる。

【００６８】この顧客毎に作成された電子メールファイ
ルｆ１，ｆ２，ｆ３…のそれぞれのメール本文は、全て
同一内容のものでもよく、また、オリジナル文書に顧客
毎に修正を加えたものであってもよい。

【００６９】そして、このようにして作成された各電子
メールファイルｆ１，ｆ２，ｆ３…に、各電子メールフ
ァイルｆ１，ｆ２，ｆ３…を含む電子メールを受信した
顧客がその電子メールを開封した際に、送信元の端末機
１０に後述するようなリターンメールを送信するための
アドレスデータの設定と、自動生成またはユーザによっ
て任意に設定されるメール内容の同一性を示すためのメ
ッセージＩＤの設定を行った後（ステップｓ５）、各電
子メールファイルｆ１，ｆ２，ｆ３…毎にその送信処理
を行う（ステップｓ６）。

【００７０】このメッセージＩＤは、電子メールファイ
ルｆ１，ｆ２，ｆ３…に対して共通の識別符号を付すよ
うにしても良く、また、電子メールファイルｆ１，ｆ
２，ｆ３…を分類して付すようにしても良い。

【００７１】図５は、このステップｓ６におけるメール
送信処理のルーチンを示すフローチャートである。

【００７２】この図５において、各電子メールファイル
ｆ１，ｆ２，ｆ３…の作成が終了して、ユーザが端末機
１０に対して送信要求の入力を行うと、送信アドレスリ
ストにリストアップされている顧客の顧客ＩＤを順に取
り込んで（ステップｓ６１）、この顧客ＩＤに対応する
顧客データファイルＦに電子メールの送信が行われない
ようにするための禁止フラグが立てられているか否かの
判断を行ってゆく（ステップｓ６２）。

【００７３】そして、このステップｓ６２において、禁
止フラグが立てられていると判断された場合には、その
顧客のメールアドレスへの電子メールの送信処理を中止
する。

【００７４】また、禁止フラグが立てられていないと判
断される場合には、その顧客ＩＤに対する電子メールフ
ァイルに付されているメッセージＩＤを、配信データベ
ース１０Ｂに設定されている電子メール配信リストＬの
メッセージＩＤ記録欄Ｌａに記録するとともに、同一の
メッセージＩＤを有する電子メールの送信数をカウント
して、そのカウント数をメッセージＩＤに対応する送信
数記録欄Ｌｂに記録する（ステップｓ６３）。

【００７５】この後、その顧客のメールアドレスへの電
子メールファイルの送信を実行する（ステップｓ６
４）。

【００７６】以上のような手順を送信アドレスリストに
リストアップされている各顧客のＩＤ毎に行い、全ての
顧客ＩＤに対して処理が終了したか否かの判断を行って
（ステップｓ６５）、処理が全て完了した後、一連のメ
ール送信処理を終了する。

【００７７】次に、上記のようにして配信された電子メ
ールに対する応答データを収集する手順を、図７のフロ
ーチャートに基づいて説明する。

【００７８】この図７において、端末機１０は、受信を
行った電子メールのプロパティを読み込んで（ステップ
ｓａ１）、そのプロパティから、先ず、その受信した電
子メールが送信エラーによって返送されてきた電子メー
ルか否かの判断を行う（ステップｓａ２）。

【００７９】そして、このステップｓａ２において、受
信した電子メールが送信エラーによって返送されてきた
電子メールであると判断されたときには、その電子メー
ルを送信しようとした顧客の顧客データファイルＦに設
けられている送信エラー項目Ｆｂ１の送信エラーカウン
トを１加算して（ステップｓａ３）、顧客データベース
１０Ａに登録された顧客データファイルＦの更新を行う
（ステップｓａ４）。

【００８０】なお、この顧客データファイルＦの更新に
よって、その送信エラー項目Ｆｂ１に記録された送信エ
ラー回数があらかじめ設定された回数に達したときに
は、前述したように、顧客データファイルＦのシステム
管理情報欄Ｆｃに禁止フラグが立てられて、この顧客デ
ータファイルＦに基づく以後の電子メールの送信が阻止
される。

【００８１】ステップｓａ２において、受信した電子メ
ールが送信エラーによって返送されてきた電子メールで
はないと判断されたときには、次に、その受信した電子
メールが、クライアント端末機Ｔから電子メールの開封
によって送信されてきたリターンメールであるか否かの
判断を行う（ステップｓａ５）。

【００８２】このリターンメールは、前述したように、
電子メールファイルｆ１，ｆ２，ｆ３…の作成の際にそ
れぞれに対して行われたリターンメール設定によって、
クライアント端末機Ｔにおいて電子メールが開封された
ときに、その開封を通知するために、発信元である端末
機１０に対して自動的に作成されて送信されるもので、
電子メールファイルｆ１，ｆ２，ｆ３…のメッセージＩ
Ｄを、そのプロパティに含んでいる。

【００８３】ステップｓａ５において、受信したメール
が開封通知のためのリターンメールであると判断された
ときには、その受信メールのプロパティに含まれている
メッセージＩＤに基づいて、配信データベース１０Ｂに
登録されている電子メール配信リストＬのメッセージＩ
Ｄ記録欄ＬａのメッセージＩＤに対応する開封数記録欄
Ｌｃに、その開封数を１加算して記録するとともに（ス
テップｓａ６）、顧客ＩＤ記録欄Ｌｄに、そのリターン
メールを送信してきた顧客の顧客ＩＤを記録して（ステ
ップｓａ７）、電子メール配信リストＬの更新を行う
（ステップｓａ８）。

【００８４】なお、ステップｓａ５における判断におい
て、受信したメールが開封通知のためのリターンメール
であると判断されないときには、その受信メールは、通
常の電子メールとして処理される。

【００８５】そして、受信メールが、送信エラーによる
とき、開封通知のリターンメールであるとき、または、
通常の電子メールであるときに対応して、それぞれのメ
ール管理処理を行う（ステップｓａ９）。

【００８６】例えば、受信メールが送信エラーによるも
のであるときには、前述したように、対応する顧客デー
タファイルＦに記録された送信エラーの回数が設定回数
に達したときにこの顧客データファイルＦに禁止フラグ
を立てて、その顧客データファイルＦに基づく以後の電
子メールの送信が行われないようにする処理や、電子メ
ール配信リストＬにおいて、送信数記録欄Ｌｂに記録さ
れた電子メールの送信数を示すデータとリターンメール
に基づいて記録される開封数を示すデータに基づいて開
封率を算出する処理、顧客ＩＤ記録欄Ｌｄに記録されて
いる顧客ＩＤの集計によって顧客の年代や性別による開
封率の分布等を演算する処理、受信メールが通常の電子
メールである場合の保存処理などを行う。

【００８７】上記の電子メール送信システムの使用対象
者（ユーザ）としては、前述したような企業の営業，広
報，ユーザサポートなどの顧客対応部員のほか、ＥＣ事
業者，会員事務局の会報発行担当者，電子メールを多用
するビジネスマンや一般ユーザなどが考えられ、また、
その用途としては、新商品案内等の顧客向けダイレクト
メール，メールマガジンの配信，ユーザサポート用のサ
ービスメール，ＥＣショップでの顧客コミュニケーショ
ン用メール，メールによる会報の発行，同好会のネット
ワーク作り，友人同士のパーティ・コンパの案内，グリ
ーティングメール，年賀状メールなど、同時に複数のメ
ールアドレスに電子メールの送信を行うようなほとんど
の場合が考えられる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明が適用される電子メール送信システム
の一例を示すシステム構成図である。

【図２】この発明の実施に使用される顧客データファイ
ルの一例を示すファイル構成図である。

【図３】この発明の実施に使用される電子メール配信リ
ストの一例を示すテーブル図である。

【図４】図１の電子メール送信システムにおける電子メ
ール送信手順の一例を示すフローチャートである。

【図５】同例における電子メール送信処理手順の一例を
示すフローチャートである。

【図６】同例における電子メールの作成手順を示す概念
図である。

【図７】この発明による電子メール応答データの収集手
順の一例を示すフローチャートである。

【図８】従来の電子メール送信システムを示すシステム
構成図である。

【符号の説明】

１０ …端末機 １０Ａ …顧客データベース（データベース） １０Ｂ …配信データベース（データベース） １１ …メールサーバ Ｆ …顧客データファイル（メール受信者データ
ファイル） Ｆａ …基本属性欄 Ｆｂ …拡張属性欄 Ｆｂ１ …送信エラー項目 Ｆｃ …システム管理情報欄 Ｌ …電子メール配信リスト（メールデータファ
イル） Ｌａ …メッセージＩＤ記録欄（電子メールの識別
符号記録欄） Ｌｂ …送信数記録欄 Ｌｃ …開封数記録欄 Ｌｄ …顧客ＩＤ記録欄（電子メール受信者識別符
号記録欄） ｆ …電子メールファイル Ｓ …電子メール送信システム Ｔ …クライアント端末機 Ｉ …インターネット

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 送信を行った電子メールに関する情報が
   記録されるメールデータファイルを登録するデータベー
   スを電子メール送信システムに備え、 前記メールデータファイルに、少なくとも、送信を行っ
   た電子メールの識別符号記録欄と電子メールの送信数記
   録欄と送信した電子メールの開封数記録欄とを設け、 送信する電子メールに、その電子メールが受信側の端末
   機において開封された際に送信側の端末機にその開封を
   通知するリターンメールを発信するための設定と、リタ
   ーンメールによって送信側の端末機に送り返されること
   により電子メールの同一性を示すメール識別符号の付与
   を行い、 前記メールデータファイルの識別符号記録欄に送信した
   電子メールに付与した前記メール識別符号を記録すると
   ともに送信数記録欄にその電子メールの送信数を記録
   し、 電子メールの送信後に受信したリターンメールの数をカ
   ウントしてそのカウント数を、前記メールデータファイ
   ルの開封数記録欄に、リターンメールに含まれている前
   記メール識別符号に対応させて記録する、 ことを特徴する電子メール応答データ収集方法。
2. 【請求項２】 前記メールデータファイルに電子メール
   受信者を識別するための電子メール受信者識別符号を記
   録する電子メール受信者識別符号記録欄をさらに設け、 電子メール受信者に関する個別情報が記録されたメール
   受信者データファイルを前記電子メール受信者識別符号
   を付してデータベースに登録し、 このデータベースに登録されたメール受信者データファ
   イルに基づいて電子メールの送信を行った後に前記リタ
   ーンメールを受信したときに、このリターンメールを発
   信した電子メール受信者の前記電子メール受信者識別符
   号を、リターンメールに含まれている前記メール識別符
   号に対応させて前記メールデータファイルに記録する請
   求項１に記載の電子メール応答データ収集方法。
3. 【請求項３】 前記メール受信者データファイルに基づ
   いて送信された電子メールに発生する送信エラーの数を
   メール受信者データファイル毎にデータベースに記録
   し、この送信エラーの発生数があらかじめ設定された数
   に達したメール受信者データファイルに対して、このメ
   ール受信者データファイルに基づく電子メールの送信を
   禁止する設定を行う請求項２に記載の電子メール応答デ
   ータ収集方法。
4. 【請求項４】 電子メール送信システムに装備される記
   録媒体であって、 この電子メール送信システムのデータベースに少なくと
   も送信を行った電子メールの識別符号記録欄と電子メー
   ルの送信数記録欄と送信した電子メールの開封数記録欄
   とが設けられて送信を行った電子メールに関する情報が
   記録されるメールデータファイルを登録する手順と、送
   信する電子メールに、その電子メールが受信側の端末機
   において開封された際に送信側の端末機にその開封を通
   知するリターンメールを発信するための設定と、リター
   ンメールによって送信端末機に送り返されることにより
   電子メールの同一性を示すメール識別符号の付与を行う
   手順と、前記メールデータファイルの識別符号記録欄に
   送信した電子メールに付与された前記メール識別符号を
   記録するとともに送信数記録欄にその電子メールの送信
   数を記録する手順と、電子メールの送信後に受信したリ
   ターンメールをカウントしてそのカウント数を前記メー
   ルデータファイルの開封数記録欄にリターンメールに含
   まれている前記メール識別符号に対応させて記録する手
   順とを含む電子メール応答データ収集プログラムが格納
   されていることを特徴する電子メール応答データ収集制
   御用記録媒体。
5. 【請求項５】 前記電子メール応答データ収集プログラ
   ムが、前記メールデータファイルに電子メール受信者を
   識別するための電子メール受信者識別符号を記録する電
   子メール受信者識別符号記録欄を設ける手順と、前記電
   子メール受信者識別符号を付してデータベースに登録さ
   れている電子メール受信者に関する個別情報が記録され
   たメール受信者データファイルに基づいて電子メールの
   送信が行われた後、前記リターンメールを受信したとき
   に、このリターンメールを発信した電子メール受信者の
   前記電子メール受信者識別符号を、リターンメールに含
   まれている前記メール識別符号に対応させて前記メール
   データファイルに記録する手順とをさらに含んでいる請
   求項４に記載の電子メール応答データ収集制御用記録媒
   体。
6. 【請求項６】 前記電子メール応答データ収集プログラ
   ムが、前記メール受信者データファイルに基づいて送信
   された電子メールに発生する送信エラーの数をメール受
   信者データファイル毎にデータベースに記録する手順
   と、この送信エラーの発生数があらかじめ設定された数
   に達したメール受信者データファイルに対して、このメ
   ール受信者データファイルに基づく電子メールの送信を
   禁止する設定を行う手順とをさらに含んでいる請求項４
   に記載の電子メール応答データ収集制御用記録媒体。