JP7414880B2 - 端末装置、方法及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、端末装置、方法及びプログラムに関する。

氏名やメールアドレス等を予め登録しておくことが可能なアドレス帳機能を備えたメーラが従来から知られている。このようなメーラを利用することで、ユーザは、アドレス帳から所望のメールアドレスや氏名等を選択するだけで、送信先メールアドレスを設定することができるようになる。なお、メーラは、電子メールソフトや電子メールクライアントとも称される。

また、アドレス帳に登録されているメールアドレスが送信先メールアドレスや送信元メールアドレスに設定されている場合、当該メールアドレスに対応付けて登録されている氏名等を表示させるメーラが従来から知られている。

特開２０１３－１３０２０号公報

しかしながら、例えば、送信先メールアドレスとして設定したいメールアドレスがメーラのアドレス帳に登録されていない場合は、ユーザは、当該メールアドレスを送信先メールアドレスとして直接入力する必要がある。このため、メールアドレスの入力誤り等によって電子メールの誤送信が発生する恐れがある。

また、メーラのアドレス帳に登録されていないメールアドレスが送信先メールアドレスや送信元メールアドレスに設定されている場合には、当該メールアドレスに対応する氏名等が表示されない。このため、新規電子メールの作成及び送信や電子メールの返信、転送等を行う場合に、電子メールの送信先が誰であるかを確認することができず、誤送信が発生する恐れがある。

本発明は、上記の点に鑑みてなされたもので、電子メールの誤送信を防止することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明の実施の形態における端末装置は、メールの送信先として指定されているメールアドレスの中に、送信先として同時に指定することが禁止されているメールアドレスの組が存在するか否かを判定するサーバと通信可能に接続される端末装置であって、前記判定の結果に基づいて、送信先として同時に指定することが禁止されているメールアドレスの組が存在する場合には所定の警告画面を表示し、送信先として同時に指定することが禁止されているメールアドレスの組が存在しない場合には所定の送信先確認画面を表示する表示生成部、を備える。

電子メールの誤送信を防止することができる。

本実施形態に係る電子メールシステムの全体構成の一例を示す図である。 本実施形態に係る電子メールシステムの機能構成の一例を示す図である。 個人アドレス帳記憶部に記憶されている個人アドレス帳の一例を示す図である。 共有アドレス帳記憶部に記憶されている共有アドレス帳の一例を示す図である。 社内アドレス帳記憶部に記憶されている社内アドレス帳の一例を示す図である。 禁止関係記憶部に記憶されている禁止関係テーブルの一例を示す図である。 本実施形態に係るメール作成処理の一例を示すシーケンス図である。 新規メール作成画面の一例を示す図である。 検索画面の一例を示す図である。 本実施形態に係るメール送信処理の一例を示すシーケンス図である。 禁止関係記憶部に記憶されている禁止関係テーブルの他の例を示す図である。 送信先確認画面の一例を示す図である。

以下、本発明の実施の形態（以降、「本実施形態」と表す。）について説明する。本実施形態では、電子メールの誤送信を防止可能な電子メールシステム１について説明する。なお、以降では、電子メールを単に「メール」とも表す。

＜全体構成＞
まず、本実施形態に係る電子メールシステム１の全体構成について、図１を参照しながら説明する。図１は、本実施形態に係る電子メールシステム１の全体構成の一例を示す図である。

図１に示すように、本実施形態に係る電子メールシステム１には、１台以上のユーザ端末１０と、アドレス帳管理サーバ２０と、メールサーバ３０とが含まれる。また、ユーザ端末１０と、アドレス帳管理サーバ２０と、メールサーバ３０とは、例えば社内ＬＡＮ（Local Area Network）等の通信ネットワークＮを介して通信可能に接続されている。

ユーザ端末１０は、電子メールシステム１のユーザが利用するコンピュータである。ユーザ端末１０としては、例えば、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）、スマートフォン、タブレット端末等の各種情報処理装置を用いることができる。

ユーザ端末１０には、メール作成やメールの送受信等を行うためのメーラ１００がインストールされている。また、メーラ１００には、アドレス帳管理サーバ２０と通信を行ってメールアドレスの検索等を行うためのプラグイン１１０がインストールされている。なお、本実施形態では、メーラ１００は電子メールクライアントとして機能するソフトウェアであるものとするが、これに限られず、例えば、メーラ１００はいわゆるＷｅｂメール（つまり、ウェブブラウザを介して利用可能な、電子メールクライアントとして機能するＷｅｂアプリケーション）であってもよい。

ユーザ端末１０のユーザは、メール作成やメールの送受信等を行う際に、アドレス帳管理サーバ２０と通信を行って、メールアドレスの検索を行ったり、送信先の確認（例えば、送信先メールアドレスに対応する氏名や会社名等の確認）を行ったりすることで、メールの誤送信防止を図ることができるようになる。

また、ユーザ端末１０は、例えば、ユーザが送信操作を行ったメールに対して、送信先メールアドレスとして同時に設定することが禁止されているメールアドレス（以降、「禁止関係にあるメールアドレス」とも表す。）が設定されている場合（例えば、Ａ社の社員のメールアドレスと、Ａ社と競合する会社であるＢ社の社員のメールアドレスとが設定されている場合）、このメールの送信を抑止する。これにより、例えば、競合会社の社員に対して同時に同内容のメールを送信してしまう等といった誤送信を防止することができるようになる。

なお、送信先メールアドレスとは、メールのＴＯ欄（又は宛先欄）、ＣＣ欄、ＢＣＣ欄に設定されるメールアドレスのことである。一方で、送信元メールアドレスとは、メールのＦＲＯＭ欄（又は差出人欄）に設定されるメールアドレスのことである。

アドレス帳管理サーバ２０は、ユーザ端末１０のユーザがメール作成やメールの送受信等を行う際に利用するアドレス帳等を管理するコンピュータ又はコンピュータシステムである。なお、本実施形態では、社内ＬＡＮ等の通信ネットワークＮ上にアドレス帳管理サーバ２０が存在するものとするが、これに限られず、例えば、アドレス帳管理サーバ２０はクラウド上にあってもよい（つまり、アドレス帳管理サーバ２０はユーザ端末１０とインターネットを介して通信可能であってもよい。）。

メールサーバ３０は、ユーザ端末１０から送信されたメールを他の端末又は装置に転送したり、ユーザ端末１０に対してメールを配信したりするコンピュータ又はコンピュータシステムである。メールサーバ３０は、例えば、ＰＯＰ（Post Office Protocol）／ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）やＩＭＡＰ（Internet Message Access Protocol）等の一般的な電子メールプロトコルに従って上記の転送や配信等を行う。なお、本実施形態では、メールサーバ３０とアドレス帳管理サーバ２０とが別体であるものとしているが、これに限られず、例えば、メールサーバ３０とアドレス帳管理サーバ２０とが一体であってもよい（つまり、例えば、アドレス帳管理サーバ２０がメールサーバ機能を有していてもよい。）。

＜機能構成＞
次に、本実施形態に係る電子メールシステム１の機能構成について、図２を参照しながら説明する。図２は、本実施形態に係る電子メールシステム１の機能構成の一例を示す図である。

≪ユーザ端末１０≫
図２に示すように、本実施形態に係るユーザ端末１０は、メール機能部１１１と、検索機能部１１２と、禁止設定機能部１１３とを有する。これら各機能部のうち、メール機能部１１１はメーラ１００がプロセッサに実行させる処理により実現され、検索機能部１１２及び禁止設定機能部１１３はメーラ１００及びプラグイン１１０がプロセッサに実行させる処理により実現される。

また、本実施形態に係るユーザ端末１０は、メーラアドレス帳記憶部１２０を有する。当該記憶部は、例えばＨＤＤ（Hard Disk Drive）やＳＳＤ（Solid State Drive）等の補助記憶装置を用いて実現可能である。なお、メーラアドレス帳記憶部１２０は、ユーザ端末１０と通信ネットワークＮを介して接続される記憶装置等を用いて実現されていてもよい。

メール機能部１１１は、メールの送信や受信、返信、転送、新規メールの作成等の各種機能を実現するための処理を行う。

検索機能部１１２は、送信先メールアドレスにメールアドレスを設定する際に、アドレス帳管理サーバ２０が管理するアドレス帳からメールアドレスを検索するための処理を行う。例えば、検索機能部１１２は、検索ワードの入力を受け付けて、当該検索ワードを含む検索要求をアドレス帳管理サーバ２０に送信する。ここで、アドレス帳管理サーバ２０が管理するアドレス帳としては、後述するように、例えば、「個人アドレス帳」、「共有アドレス帳」及び「社内アドレス帳」がある。

禁止設定機能部１１３は、禁止関係にあるメールアドレスが送信先メールアドレスに設定されているか否かを判定するための処理を行う。例えば、禁止設定機能部１１３は、禁止関係にあるメールアドレスが送信先メールアドレスに設定されているか否かの判定要求をアドレス帳管理サーバ２０に送信する。

また、禁止設定機能部１１３は、禁止関係にあるメールアドレスが送信先メールアドレスに設定されていると判定された場合に、その旨を示す警告を表示するための処理を行う。一方で、禁止設定機能部１１３は、禁止関係にあるメールアドレスが送信先メールアドレスに設定されていないと判定された場合には、ユーザに送信先を確認させるための処理を行う。

メーラアドレス帳記憶部１２０は、メーラ１００のアドレス帳（以降、「メーラアドレス帳」とも表す。）を記憶する。メーラアドレス帳とは、メーラ１００のデフォルトの機能として利用可能なアドレス帳（つまり、プラグイン１１０のインストール有無に関わらずに利用可能なアドレス帳）のことである。ユーザは、メーラアドレス帳に対して、例えば、氏名やメールアドレス等のアドレス情報を登録することができる。そして、ユーザは、メーラアドレス帳に登録されているアドレス情報を用いて、送信先メールアドレスを設定することができる。なお、アドレス情報とはアドレス帳に格納されている１レコードのことであり、アドレス情報には、例えば、氏名やメールアドレス等が含まれる。

なお、ユーザ端末１０はメーラアドレス帳記憶部１２０を有していなくてもよい（すなわち、メーラ１００は、デフォルトの機能として利用可能なアドレス帳を有していなくてもよい。）。

≪アドレス帳管理サーバ２０≫
図２に示すように、本実施形態に係るアドレス帳管理サーバ２０は、検索部２１１と、禁止判定部２１２とを有する。これら各機能部は、アドレス帳管理サーバ２０にインストールされた１以上のプログラムがプロセッサに実行させる処理により実現される。

また、本実施形態に係るアドレス帳管理サーバ２０は、個人アドレス帳記憶部２２０と、共有アドレス帳記憶部２３０と、社内アドレス帳記憶部２４０と、禁止関係記憶部２５０とを有する。これら各記憶部は、例えばＨＤＤやＳＳＤ等の補助記憶装置を用いて実現可能である。

検索部２１１は、ユーザ端末１０からの検索要求に応じて、個人アドレス帳記憶部２２０に記憶されている個人アドレス帳と、共有アドレス帳記憶部２３０に記憶されている共有アドレス帳と、社内アドレス帳記憶部２４０に記憶されている社内アドレス帳とを検索する。そして、検索部２１１は、その検索結果を当該ユーザ端末１０に返信する。

禁止判定部２１２は、ユーザ端末１０からの判定要求に応じて、禁止関係記憶部２５０に記憶されている禁止関係テーブルを参照し、送信先メールアドレスとして設定されているメールアドレスの中に禁止関係にあるメールアドレスが含まれるか否かを判定する。そして、禁止判定部２１２は、その判定結果を当該ユーザ端末１０に返信する。

個人アドレス帳記憶部２２０には、ユーザ端末１０のユーザ毎のアドレス情報を管理している個人アドレス帳が記憶されている。共有アドレス帳記憶部２３０には、ユーザのグループ毎のアドレス情報を管理している共有アドレス帳が記憶されている。なお、グループとは、１以上のユーザの集合のことであり、例えば、グループによって部署やチーム、課等が表される。

社内アドレス帳記憶部２４０には、本実施形態に係る電子メールシステム１を導入している企業の社員（つまり、ユーザ端末１０のユーザ）のアドレス情報を管理している社内アドレス帳が記憶されている。

禁止関係記憶部２５０は、禁止関係にあるメールアドレスを判定するための禁止関係テーブルが記憶されている。

ここで、個人アドレス帳にはユーザの個人的なアドレス情報（例えば、友人や知人のアドレス情報）が登録されており、共有アドレス帳にはグループに属するユーザ間で共有しているアドレス情報（例えば、グループが営業部である場合に、顧客のアドレス情報）が登録されている。すなわち、個人アドレス帳及び共有アドレス帳には、一般に、社外の人のアドレス情報が登録されている。したがって、個人アドレス帳及び共有アドレス帳をまとめて「社外アドレス帳」としてもよい。

≪個人アドレス帳≫
ここで、個人アドレス帳記憶部２２０に記憶されている個人アドレス帳について、図３を参照しながら説明する。図３は、個人アドレス帳記憶部２２０に記憶されている個人アドレス帳の一例を示す図である。なお、上述したように、個人アドレス帳には、ユーザの個人的なアドレス情報（例えば、友人や知人のアドレス情報）が登録（格納）される。

図３に示すように、個人アドレス帳には、ユーザ毎に、当該ユーザが利用可能なアドレス情報が格納されている。また、各アドレス情報には、データの項目として、ユーザＩＤ、電話番号、メールアドレス、及び属性情報等が含まれる。属性情報には、氏名及び種別等が含まれる。

項目「ユーザＩＤ」には、当該アドレス情報を利用可能なユーザの識別情報が設定される。項目「電話番号」には、当該アドレス情報として登録された電話番号が設定される。項目「メールアドレス」には、当該アドレス情報として登録されたメールアドレスが設定される。項目「氏名」には、当該アドレス情報として登録された氏名が設定される。項目「種別」には、例えば、「友人」や「知人」等の種別が設定される。

このように、個人アドレス帳記憶部２２０に記憶されている個人アドレス帳には、ユーザ端末１０のユーザ毎に、当該ユーザが利用可能なアドレス情報が格納されている。なお、個人アドレス帳に格納されているアドレス情報には、例えば、電話番号が含まれていなくてもよい。また、個人アドレス帳に格納されているアドレス情報の属性情報には、氏名や種別以外にも、例えば、住所や会社名等が含まれていてもよい。

また、個人アドレス帳に格納されているアドレス情報は、ユーザ毎に、当該ユーザのメーラアドレス帳に格納されているアドレス情報と同期されていてもよい。これにより、ユーザ毎に、個人アドレス帳に格納されているアドレス情報と、メーラアドレス帳に格納されているアドレス情報との内容を一致させることができるようになる。

≪共有アドレス帳≫
次に、共有アドレス帳記憶部２３０に記憶されている共有アドレス帳について、図４を参照しながら説明する。図４は、共有アドレス帳記憶部２３０に記憶されている共有アドレス帳の一例を示す図である。なお、上述したように、共有アドレス帳には、グループに属するユーザ間で共有しているアドレス情報（例えば、営業部の顧客のアドレス情報等）が登録（格納）される。

図４に示すように、共有アドレス帳記憶部２３０には、ユーザグループテーブル（図４（ａ））と、共有アドレス帳（図４（ｂ））とが記憶されている。

図４（ａ）に示すように、ユーザグループテーブルには、グループ情報が格納されている。また、各グループ情報には、データの項目として、グループＩＤ及びユーザＩＤ等が含まれる。項目「グループＩＤ」には、グループの識別情報が設定される。項目「ユーザＩＤ」には、ユーザの識別情報が設定される。なお、上述したように、グループとは、例えば、部署やチーム、課等を表す単位である。

ユーザグループテーブルに格納されているグループ情報によって、どのユーザがどのグループに属するかが管理される。なお、１ユーザが複数のグループに属していてもよい。

また、図４（ｂ）に示すように、共有アドレス帳には、グループＩＤ毎に、当該グループＩＤが示すグループに属するユーザが利用可能なアドレス情報が格納されている。また、各アドレス情報には、データの項目として、グループＩＤ、電話番号、メールアドレス及び属性情報等が含まれる。属性情報には、氏名、会社名、役職名及び種別等が含まれる。

項目「グループＩＤ」には、当該アドレス情報を利用可能なグループの識別情報が設定される。項目「電話番号」には、当該アドレス情報として登録された電話番号が設定される。項目「メールアドレス」には、当該アドレス情報として登録されたメールアドレスが設定される。項目「氏名」には、当該アドレス情報として登録された氏名が設定される。項目「会社名」には、当該アドレス情報として登録された会社名が設定される。項目「役職名」には、当該アドレス情報として登録された役職名が設定される。項目「種別」には、例えば、「「取引先」や「顧客」、「協力会社」等の種別が設定される。

このように、共有アドレス帳記憶部２３０に記憶されている共有アドレス帳には、グループ毎に、当該グループに属するユーザが利用可能なアドレス情報が格納されている。なお、共有アドレス帳に格納されているアドレス情報には、例えば、電話番号が含まれていなくてもよい。また、個人アドレス帳に格納されているアドレス情報の属性情報には、氏名や会社名、役職名、種別以外にも、例えば、住所等が含まれていてもよい。

≪社内アドレス帳≫
次に、社内アドレス帳記憶部２４０に記憶されている社内アドレス帳について、図５を参照しながら説明する。図５は、社内アドレス帳記憶部２４０に記憶されている社内アドレス帳の一例を示す図である。なお、上述したように、社内アドレス帳には、電子メールシステム１を導入している企業の社員のアドレス情報が登録（格納）される。

図５に示すように、社内アドレス帳には、ユーザ（社員）毎に、当該ユーザのアドレス情報が格納されている。また、各アドレス情報には、データの項目として、ユーザＩＤ、電話番号、メールアドレス、及び属性情報等が含まれる。属性情報には、氏名、部署名及び役職名等が含まれる。

項目「ユーザＩＤ」には、電子メールシステム１を導入している企業の社員であるユーザの識別情報が設定される。項目「電話番号」には、当該ユーザの電話番号が設定される。項目「メールアドレス」には、当該ユーザのメールアドレスが設定される。項目「氏名」には、当該ユーザの氏名が設定される。項目「部署名」には、当該ユーザの部署名が設定される。項目「役職名」には、当該ユーザの役職名が設定される。

このように、社内アドレス帳記憶部２４０に記憶されている社内アドレス帳には、電子メールシステム１を導入している企業の社員であるユーザ毎に、当該ユーザのアドレス情報が格納されている。

なお、社内アドレス帳では、ユーザＩＤをキーとしているが、例えば、電話番号やメールアドレス等をキーとしてもよい。また、社内アドレス帳に格納されているアドレス情報には、例えば、電話番号が含まれていなくてもよい。

≪禁止関係テーブル≫
次に、禁止関係記憶部２５０に記憶されている禁止関係テーブルについて、図６を参照しながら説明する。図６は、禁止関係記憶部２５０に記憶されている禁止関係テーブルの一例を示す図である。

図６に示すように、禁止関係テーブルには、禁止関係情報が格納されている。また、各禁止関係情報には、データの項目として、会社名と、禁止リストとが含まれる。

項目「会社名」には、会社名が設定される。項目「禁止リスト」には、項目「会社名」に設定されている会社名と禁止関係にある会社（例えば、競合関係にある会社等）の会社名のリストが設定される。

例えば、禁止関係テーブルの１行目の禁止関係情報には、項目「会社名」に「会社名１」、項目「禁止リスト」に「会社名５，会社名１０，会社名１１」が設定されている。これは、会社名１の会社と、会社名５の会社、会社名１０の会社及び会社名１１の会社とが禁止関係にあることを表している。

このように、禁止関係記憶部２５０に記憶されている禁止関係テーブルには、会社名毎に、当該会社名の会社と禁止関係にある会社名のリストが含まれる禁止関係情報が格納されている。これにより、禁止関係にあるメールアドレスが送信先メールアドレスに設定されているか否かを判定することができる。

なお、図６に示す例では、会社名毎に、この会社名の会社と禁止関係にある会社名のリストが禁止関係情報に含まれる場合を示したが、これに限られない。例えば、会社名毎に、この会社名の会社と禁止関係にない会社名のリストが禁止関係情報に含まれていてもよい。又は、例えば、メールアドレス毎に、このメールアドレスと禁止関係にあるメールアドレスのリストが禁止関係情報に含まれていてもよいし、メールアドレス毎に、このメールアドレスと禁止関係にないメールアドレスのリストが禁止関係情報に含まれていてもよい。又は、例えば、「メールアドレスのドメイン名が異なる場合は禁止関係に該当」を示す禁止関係情報が禁止関係テーブルに格納されていてもよいし、「個人アドレスに格納されているメールアドレスと、共有アドレス帳に格納されているメールアドレスとが同一メールに設定されている場合は禁止関係に該当」を示す禁止関係情報や「個人アドレス帳に格納されているメールアドレスと、社内アドレス帳に格納されているメールアドレスとが同一メールに設定されている場合は禁止関係に該当」を示す禁止関係情報、「個人アドレス帳に格納されているメールアドレスと、社内アドレス帳及び共有アドレス帳に格納されているメールアドレスとが同一メールに設定されている場合は禁止関係に該当」を示す禁止関係情報等が禁止関係テーブルに格納されていてもよい。

また、例えば、禁止関係テーブルは全ユーザに対して共通であってもよいし、ユーザ毎の禁止関係テーブルやグループ毎の禁止関係テーブル、会社毎の禁止関係テーブルが存在してもよい。更に、例えば、ユーザ毎の禁止関係テーブルと、グループ毎の禁止関係テーブルと、会社毎の禁止関係テーブルとの間で、どの禁止関係テーブルを優先的に利用するかを示す優先度が設定されていてもよい。

また、本実施形態では禁止関係テーブルを用いるものとするが、禁止関係テーブルを用いずに、例えば、共有アドレス帳に格納されている各メールアドレスに禁止関係フラグを設けてもよい。この場合、例えば、禁止関係フラグが設定されたメールアドレスと、他の会社のメールアドレスとを禁止関係とすればよい。又は、例えば、禁止関係にないメールアドレス同士に、同一識別子のフラグを設定するようにしてもよい。

＜メール作成処理＞
次に、メーラ１００によってメールを作成する場合の処理（メール作成処理）について、図７を参照しながら説明する。図７は、本実施形態に係るメール作成処理の一例を示すシーケンス図である。

まず、ユーザ端末１０のメール機能部１１１は、例えば図８に示す新規メール作成画面１０００を表示する（ステップＳ１０１）。なお、本実施形態では、新規メール作成画面１０００において、送信先メールアドレス設定欄１１００にメールアドレスを設定する場合について説明するが、これに限られない。ステップＳ１０１では、新規メール作成画面１０００の代わりに、例えば、メール返信画面やメール転送画面等が表示されてもよい。また、本実施形態は、送信先メールアドレス設定欄１１００にメールアドレスを設定する場合に限られず、ＣＣ欄やＢＣＣ欄にメールアドレスを設定する場合にも同様に適用することができる。

以降のステップＳ１０２～ステップＳ１０９は、送信先メールアドレス設定欄１１００に所望の数のメールアドレスを設定するまで、繰り返し実行される。

新規メール作成画面１０００においてユーザにより検索開始ボタンＧ１２００が押下されると、検索機能部１１２は、例えば図９に示す検索画面２０００を表示する（ステップＳ１０２）。

次に、ユーザ端末１０の検索機能部１１２は、メールアドレスの検索操作を受け付ける（ステップＳ１０３）。ここで、ユーザは、例えば、図９に示す検索画面２０００において、検索ワード入力欄２１００に検索ワードを設定した上で、検索開始ボタン２２００を押下することで、メールアドレスの検索操作を行うことができる。

なお、ユーザは、検索ワードとして所望の文字列を設定することができる。また、検索ワード以外に、種々の検索条件（例えば、比較条件（"＝"，"＞"，"＜"等）や検索対象とする項目（例えば項目「氏名」のみを検索対象とする等））を設定することができてもよい。

ユーザ端末１０の検索機能部１１２は、メールアドレスの検索操作を受け付けると、検索要求をアドレス帳管理サーバ２０に送信する（ステップＳ１０４）。ここで、検索要求には、例えば、図９に示す検索画面２０００の検索ワード入力欄２１００に設定された検索ワードが含まれる。

アドレス帳管理サーバ２０の検索部２１１は、検索要求を受信すると、当該検索要求に含まれる検索ワードを用いて、個人アドレス帳と、共有アドレス帳と、社内アドレス帳とを検索する（ステップＳ１０５）。ここで、検索部２１１は、例えば、検索結果として、検索ワードが含まれるアドレス情報を個人アドレス帳、共有アドレス帳及び社内アドレス帳から抽出する。

そして、アドレス帳管理サーバ２０の検索部２１１は、検索結果をユーザ端末１０に送信する（ステップＳ１０６）。

ユーザ端末１０の検索機能部１１２は、例えば図９に示す検索画面２０００の検索結果表示欄２３００に検索結果が表示する（ステップＳ１０７）。図９に示す例では、６件のアドレス情報が検索結果として表示されている場合を示している。なお、検索結果の「アドレス帳」とは、どのアドレス帳から検索（抽出）されたかを表す情報であり、「社内」は「社内アドレス帳」、「共有」は「共有アドレス帳」、「個人」は「個人アドレス帳」から検索されたことを表す。

次に、ユーザ端末１０の検索機能部１１２は、メールアドレスの選択操作を受け付ける（ステップＳ１０８）。ユーザは、例えば、図９に示す検索画面２０００の検索結果表示欄２３００の中から所望の１以上の検索結果を選択することで、メールアドレスの選択操作を行うことができる。

ユーザ端末１０のメール機能部１１１は、メールアドレスの選択操作が行われると、当該選択操作により選択された検索結果に含まれるメールアドレスを、例えば図８に示す新規メール作成画面１０００の送信先メールアドレス設定欄１１００に設定する（ステップＳ１０９）。

なお、本実施形態では、図９に示す検索画面２０００の検索開始ボタン２２００が押下されることで、上記のステップＳ１０４の検索要求がアドレス帳管理サーバ２０に送信されたが、これに限られず、例えば、図８に示す新規メール作成画面１０００の送信先メールアドレス設定欄１１００にメールアドレスの一部の文字列が入力された場合に、この一部の文字列を検索ワードとした検索要求がアドレス帳管理サーバ２０に送信されてもよい。この場合、例えば、検索結果として得られたメールアドレスのうち、最も尤度が高いメールアドレスが自動的に送信先メールアドレス設定欄１１００に設定されるようにしてもよい。ここで、尤度としては、例えば、検索ワードとの一致度等を用いればよい。

以上のように、本実施形態に係る電子メールシステム１では、ユーザ端末１０と通信ネットワークＮを介して通信可能なアドレス帳管理サーバ２０で管理されているアドレス帳（社内アドレス帳及び社外アドレス帳）からアドレス情報を検索する。また、このとき、本実施形態に係る電子メールシステム１では、検索結果として、氏名やアドレス帳区分、会社名、部署名、種別等を表示する。これにより、ユーザ端末１０のユーザは、送信先を間違えることなく、所望のメールアドレスの送信先メールアドレスとして設定することができるようになる。

＜メール送信処理＞
次に、メーラ１００によってメールを送信する場合の処理（メール送信処理）について、図１０を参照しながら説明する。図１０は、本実施形態に係るメール送信処理の一例を示すシーケンス図である。なお、メール送信には、新規に作成したメールを送信する場合だけでなく、受信したメールを返信する場合や転送する場合等も含まれるものとする。

まず、ユーザ端末１０のメール機能部１１１は、メール送信操作を受け付ける（ステップＳ２０１）。ここで、ユーザは、例えば図８に示す新規メール作成画面１０００において送信ボタン１３００を押下することで、メール送信操作を行うことができる。

ユーザ端末１０の禁止設定機能部１１３は、メール送信操作が行われると、禁止関係の判定要求をアドレス帳管理サーバ２０に送信する（ステップＳ２０２）。禁止関係の判定要求には、送信先メールアドレスとして設定されたメールアドレスが含まれる。なお、ＣＣ欄にもメールアドレスが設定された場合には、禁止関係の判定要求には、ＣＣ欄に設定されたメールアドレスが含まれていてもよい。同様に、ＢＣＣ欄にもメールアドレスが設定された場合には、禁止関係の判定要求には、ＢＣＣ欄に設定されたメールアドレスが含まれていてもよい。

アドレス帳管理サーバ２０の禁止判定部２１２は、禁止関係の判定要求を受信すると、当該判定要求に含まれるメールアドレスの中に禁止関係にあるメールアドレスが含まれるか否かを判定する（ステップＳ２０３）。ここで、禁止判定部２１２は、例えば、以下のステップＳ２０３－１～ステップＳ２０３－３により、禁止関係にあるメールアドレスが含まれるか否かを判定する。

ステップＳ２０３－１：まず、禁止判定部２１２は、個人アドレス帳、共有アドレス帳及び社内アドレス帳を参照して、当該判定要求に含まれるメールアドレスのそれぞれについて、当該メールアドレスに対応する会社名を特定する。

なお、個人アドレス帳にのみ登録されているメールアドレスについては、会社名を特定することができない場合がある。この場合は、例えば、会社名が特定できなかったことを示すフラグ等をメールアドレスに対応付けておけばよい。

ステップＳ２０３－２：次に、禁止判定部２１２は、禁止関係テーブルを参照して、上記のステップＳ２０３－１で特定した各会社名について、これら特定した各会社名の中に、禁止関係にある会社名が存在するか否かを判定する。

ステップＳ２０３－３：そして、禁止判定部２１２は、上記のステップＳ２０３－２で禁止関係にある会社名が存在すると判定された場合、禁止関係にあるメールアドレスが含まれると判定する。一方で、禁止判定部２１２は、上記のステップＳ２０３－２で禁止関係にある会社名が存在すると判定されなかった場合、禁止関係にあるメールアドレスは含まれないと判定する。

なお、禁止判定部２１２は、上記のステップＳ２０３－２において、例えば、図１１に示す禁止関係テーブルを参照して、ステップＳ２０３－１で特定した各会社名について、これら特定した各会社名の中に、禁止関係にある会社名が存在するか否かを判定してもよい。図１１に示す例では、グループＩＤ毎に、当該グループＩＤに対応する禁止関係テーブルが禁止関係記憶部２５０に記憶されている。この場合、禁止判定部２１２は、禁止関係の判定要求の送信元のユーザ端末１０のユーザＩＤを特定した上で、特定したユーザＩＤに対応する禁止関係テーブルを参照して、禁止関係にあるメールアドレスが含まれるか否かを判定する。これにより、グループによって禁止関係となる会社が異なるような場合（例えば、競合会社であるＡ社とＢ社は営業部では禁止関係となるが、開発部では禁止関係とならないような場合）に、ユーザが属するグループに応じて、禁止関係にあるメールアドレスの有無を判定することができるようになる。

本実施形態ではメール送信時に禁止関係にあるメールアドレスが含まれるか否かを判定したが、これに限られず、例えば、上記のステップＳ１０９（つまり、メールアドレス設定時）に行ってもよい。この場合、禁止関係にあるメールアドレスが送信先メールアドレス設定欄１１００に設定されると、アラームが通知されてもよいし、設定禁止である旨を示すポップアップ等が表示されてもよい。又は、禁止関係にあるメールアドレスを送信先メールアドレス設定欄１１００に設定することができないようにしてもよい。

ステップＳ２０３に続いて、アドレス帳管理サーバ２０の禁止判定部２１２は、上記のステップＳ２０３の判定結果をユーザ端末１０に送信する（ステップＳ２０４）。判定結果には、例えば、禁止関係にあるメールアドレスが含まれる。

禁止関係にあるメールアドレスが含まれることを示す判定結果を受信した場合、ユーザ端末１０の禁止設定機能部１１３は、送信先メールアドレスとして禁止関係にあるメールアドレスが設定されていることを示す警告を表示する（ステップＳ２０５）。なお、本実施形態では、このとき、メールの送信を抑止するものとしている、ただし、これに限られず、例えば、送信先メールアドレスとして設定されたメールアドレスのうち、禁止関係にあるメールアドレス以外のメールアドレスにメールが送信されてもよい。

禁止関係にあるメールアドレスは含まれないことを示す判定結果を受信した場合、ユーザ端末１０の禁止設定機能部１１３は、例えば図１２に示す送信先確認画面３０００を表示する（ステップＳ２０６）。図１２に示す送信先確認画面３０００には、送信先メールアドレスに設定されているメールアドレスに関する情報（例えば、当該メールアドレスに対応する氏名、アドレス帳区分、会社名、部署名、種別等）が表示される。これにより、ユーザは、誰に対してメールが送信されるのかを確認することができ、誤送信防止を図ることができる。

なお、このとき、禁止設定機能部１１３は、アドレス帳区分が「個人」又は「共有」であるメールアドレスに関する情報（つまり、社外のメールアドレスに関する情報）を強調表示してもよい。図１２に示す例では、メールアドレスに関する情報３００１が強調表示されている。このような強調表示により、特に、社外のメールアドレスへの誤送信防止を図ることができるようになる。

次に、ユーザ端末１０の禁止設定機能部１１３は、送信操作を受け付ける（ステップＳ２０７）。ここで、ユーザは、例えば図１２に示す送信先確認画面３０００の送信ボタン３１００を押下することで、送信操作を行うことができる。

そして、ユーザ端末１０のメール機能部１１１は、メールサーバ３０に対してメールを送信する（ステップＳ２０８）。これにより、メールサーバ３０によって、送信先メールアドレスとして設定されたメールアドレスに対してメールが送信される。

なお、本実施形態では、上記のステップＳ２０６で、メール送信前に送信先確認画面を表示したが、これに限られず、例えば、メール送信後に送信先確認画面が表示されてもよい。

以上のように、本実施形態に係る電子メールシステム１では、ユーザ端末１０によりメールが送信される前に、送信先メールアドレスとして禁止関係にあるメールアドレスが設定されているか否かを判定する。そして、本実施形態に係る電子メールシステム１では、禁止関係にあるメールアドレスが送信先メールアドレスとして設定されている場合には、警告を表示すると共に、メールの送信を抑止する。これにより、例えば、競合会社宛に同一メールを送信してしまう等の誤送信を防止することができるようになる。

なお、本実施形態では、メール送信時に禁止関係にあるメールアドレスが送信先メールアドレスとして設定されているか否かを判定したが、メール受信時にこの判定を行ってもよい。メール受信時に判定する場合、例えば、ユーザ端末１０がメールを受信したことを契機として上記のステップＳ２０２～ステップＳ２０４を実行し、その後、送信先メールアドレスとして禁止関係にあるメールアドレスが設定されている場合は上記のステップＳ２０５を実行すればよい。これにより、ユーザは、受信したメールの送信先メールアドレスとして禁止関係にあるメールアドレスが設定されていることを知ることができる。このため、例えば、このメールに対して返信する場合やこのメールを転送する場合等に、誤送信防止を図ることができるようになる。

また、ユーザ端末１０は、メール受信時に、個人アドレス帳や共有アドレス帳、社内アドレス帳にアクセスして、送信先メールアドレス（ＴＯ欄、ＣＣ欄及びＢＣＣ欄に設定されているメールアドレス）に対応する情報（例えば、会社名、部署、氏名等）を表示してもよい。これにより、メール受信者は、自身以外に、誰にメールが送信されたのかを知ることができると共に、当該メールを返信や転送する場合にも誰にメールを送信すればよいのかを確認することができるようになる。なお、個人アドレス帳や共有アドレス帳、社内アドレス帳にアクセスするタイミングは、メール受信時以外にも、例えば、メールを開封したタイミングでもよいし、ユーザにより指定されたタイミングでもよい。

本発明は、具体的に開示された上記の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲から逸脱することなく、種々の変形や変更が可能である。

１ 電子メールシステム
１０ ユーザ端末
２０ アドレス帳管理サーバ
３０ メールサーバ
１００ メーラ
１１０ プラグイン
１１１ メール機能部
１１２ 検索機能部
１１３ 禁止設定機能部
１２０ メーラアドレス帳記憶部
２１１ 検索部
２１２ 禁止判定部
２２０ 個人アドレス帳記憶部
２３０ 共有アドレス帳記憶部
２４０ 社内アドレス帳記憶部
２５０ 禁止関係記憶部

Claims (3)

1. メールの送信先として指定されているメールアドレスの中に、送信先として同時に指定することが禁止されているメールアドレスの組が存在するか否かを判定するサーバと通信可能に接続される端末装置であって、
   前記判定の結果に基づいて、送信先として同時に指定することが禁止されているメールアドレスの組が存在する場合には所定の警告画面を表示し、送信先として同時に指定することが禁止されているメールアドレスの組が存在しない場合には所定の送信先確認画面を表示する表示生成部、を備え、
   前記サーバでは、
   ユーザの個人的なアドレス帳である個人アドレス帳に格納されているメールアドレスと、前記ユーザが属する企業の社内のメールアドレスが格納されるアドレス帳である社内アドレス帳に格納されているメールアドレス、又は、前記ユーザが属するグループで共有している社外のメールアドレスが格納されるアドレス帳である共有アドレス帳に格納されているメールアドレスとの組を、送信先として同時に指定することが禁止されているメールアドレスの組とする、端末装置。
2. メールの送信先として指定されているメールアドレスの中に、送信先として同時に指定することが禁止されているメールアドレスの組が存在するか否かを判定するサーバと通信可能に接続される端末装置が、
   前記判定の結果に基づいて、送信先として同時に指定することが禁止されているメールアドレスの組が存在する場合には所定の警告画面を表示し、送信先として同時に指定することが禁止されているメールアドレスの組が存在しない場合には所定の送信先確認画面を表示する表示生成手順、を実行し、
   前記サーバでは、
   ユーザの個人的なアドレス帳である個人アドレス帳に格納されているメールアドレスと、前記ユーザが属する企業の社内のメールアドレスが格納されるアドレス帳である社内アドレス帳に格納されているメールアドレス、又は、前記ユーザが属するグループで共有している社外のメールアドレスが格納されるアドレス帳である共有アドレス帳に格納されているメールアドレスとの組を、送信先として同時に指定することが禁止されているメールアドレスの組とする、方法。
3. コンピュータを、請求項１に記載の端末装置、として機能させるプログラム。

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