JPH0844800A - 情報処理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 ステップと担当ユーザとの１対１の対応を保
ちながら、１つのステップの処理を複数人の担当ユーザ
に同時に実行させる。 【構成】 保持手段１７Ｍは、定義されたワークフロー
の各ステップを一意に識別するためステップ識別子と、
そのステップの担当者を特定するための担当者特定情報
とを対応させて保持すると共に、各ステップの順序関係
を特定するための情報を保持する。担当者特定手段３２
が、前記担当者特定情報に基づいて各ステップを処理す
べき担当者を特定する。一のステップに対して複数の担
当者が特定された場合に、そのステップの作業のみを実
施するサブフローを作成し、そのサブフローに関する情
報を担当者の数だけ保持手段に追加する追加手段３３を
設ける。サブフローを複数の担当者数分、起動し、すべ
てのサブフローが終了したときに、複数の担当者が特定
された作業工程を終了とする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、情報を媒介にして連
携する複数の作業工程からなる作業（ワークフローと称
する）について、複数の作業工程の順序と、各作業工程
の処理内容を定め、各作業工程の間での情報の受け渡し
など、作業処理を支援する情報処理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来から、業務処理の作業効率化を図る
ために、コンピュータによる、いわゆるオフィスオート
メーション化が提案されている。しかし、従来は、業務
処理における個々の作業処理自体についての自動化が行
なわれているだけであった。つまり、作業間の連携の部
分については、従来のオフィスオートメーションでは考
慮されていなかった。

【０００３】この作業間の連携部分を自動化して作業処
理のトータルな効率化や迅速化を図ろうとするものとし
て、ワークフロー・オートメーションが提案されてい
る。ワークフロー・オートメーションにおいては、作業
対象となる情報を媒介にして連携する複数の作業工程は
ワークフローと呼ばれ、このワークフローを自動化する
ための支援システムとしての情報処理システムはワーク
フローシステムと呼ばれる。

【０００４】ワークフローシステムは、例えばネットワ
ーク化された分散処理環境などの処理環境において、業
務処理における複数の作業工程の担当者間の情報の受け
渡しと、情報を受けてから次の作業工程に渡すまでの間
に処理すべき作業などを、予め設計、定義することによ
り業務処理を自動化する情報処理システムである。

【０００５】このワークフローシステムは、次のような
処理機能で構成される。 作業処理の流れ、各作業工程の作業内容や、各作業工
程におけるルール（約束事）を定義するための編集機能 定義されたワークフロー（以下、定義されたワークフ
ローをテンプレートという）を管理する機能 処理すべき情報が配達されたことを担当者に知らせる
通知機能 配達された情報を管理するデータベース機能 設定された作業の流れ、ルールなどに従って情報を次
の作業工程に渡すルーティング機能 作業の状況を管理するための進捗管理機能 実行中のワークフローの維持管理を行なうためのシス
テム管理機能 このワークフローシステムの概要は、日経ＢＰ社発行の
雑誌「日経情報ストラテジー」 １９９３年８月号、マ
イケル・Ｄ・カーン、安田誠寄稿、「ワークフロー管理
技術とその可能性」Ｐ１２３〜Ｐ１３０に記載されてい
る。

【０００６】また、従来から、複数の様々な種類のデー
タを一つの論理的なフォルダーに挟み込み、このフォル
ダーにより一括して様々なデータを渡すようにすること
が知られている。このフォルダーに関する一般的な記述
は、日経ＢＰ社発行の雑誌「日経コンピュータグラフィ
ックス」 １９９２年１０月号、「設計環境に革命をも
たらすＰＤＭ」Ｐ７０〜Ｐ８５に記載されている。

【０００７】このフォルダーの概念はワークフローに適
用することが可能であり、その場合には、ワークフロー
においては、業務に関連する例えば複数の文書、図面、
データ等の情報への参照ポインターをフォルダーに登録
し、それをあらかじめ定義した業務フローに沿って回覧
することが可能になる。これは、従来、電子メールとフ
ァイリングシステムを用いて作業者の運用により実現さ
れていたものを自動化するものである。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】ワークフローシステム
により業務処理を自動化するためには、実行すべき業務
処理をワークフローとしてあらかじめ定義しておく必要
がある。ワークフローは、通常、作業の単位である作業
工程（以下ステップと呼ぶ）の１〜複数個からなり、こ
のワークフローの定義項目には、複数のステップ順序、
各ステップの処理内容および各ステップの担当者が含ま
れる。

【０００９】このワークフローの定義を行う場合に、ス
テップの担当者としては直接的に実際の作業担当者名が
割り当てられるのが通常であるが、作業担当者名ではな
く、各ステップの処理内容に応じた作業権限を表す属性
名（例えば「設計」「承認」などのステップであれば
「設計者」「承認者」）や、「開発部門」「設計部門」
などの組織名などで表される作業者属性名（以下、ロー
ルと称する）で担当者を定義することが考えられてい
る。

【００１０】ロールで担当者を定義した場合には、実際
の作業者（以下ユーザという）とロールとの対応テーブ
ルを用意しておき、ワークフローシステムは、実行時に
ステップに設定されたロールを評価して、前記対応テー
ブルを参照することにより、そのステップを実際に担当
するユーザを決定することになる。したがって、ロール
を用いてワークフローを定義したときには、担当者につ
いての汎用性を向上させることができる。なお、この場
合に、一人のユーザが複数のロールを持つことができる
し、また、異なるユーザが同じロールを持つこともでき
る。

【００１１】図１１は、ロールを用いて定義されたワー
クフローの一例で、そのワークフローの仕事の流れ（フ
ロー）がグラフ構造によって表現されているものであ
る。図１１において、それぞれ四角で囲まれた各ノード
は、作業の単位である作業工程つまりステップを表して
いる。各アーク（矢印）は仕事の流れ（つながり、作業
の順番や因果関係）を定義しており、あるステップの後
ろにステップがあるということは、前のステップが完了
しないと、後ろのステップは開始できないことを意味す
る。逆に、前のステップが完了すると、自動的に後ろの
ステップが開始するということを意味する。

【００１２】ワークフローでは、各ステップでの実際の
作業は人間が行なうが、以上のような作業の流れの管理
は全てワークフローシステムが行なう。すなわち、ワー
クフローシステムは、定義されたワークフローを元に、
各ステップの作業が終了すると、適宜、次のステップの
作業を開始するようにして、作業全体の流れを管理す
る。なお、開始のステップと終了のステップは、ワーク
フローシステムがすべて管理するもので、特に定義する
必要はない。

【００１３】ところで、ワークフローシステムでは、ス
テップと、その担当ユーザとが１対１に対応するという
原則を維持することが重要である。なぜなら、一つのス
テップで複数のユーザを管理できるような機構を設ける
ことは、ステップの処理中にユーザが複数か一人かの判
断が必要となり、ステップの構造を複雑にすると共に、
管理しなければならないデータ量の増大を招くからであ
る。また、ワークフローシステムにおけるほとんどのス
テップが、一人のユーザにより担当されることが多いこ
とから、無駄も大きいという理由もある。

【００１４】ところが、ロールで定義されたワークフロ
ーにおいて、ロールを評価したときに、前述もしたよう
に一つのステップに複数のユーザが該当する場合があ
る。この場合に、ステップとユーザとが１対１という原
則を維持するようにするためには、複数のユーザのうち
の一人のユーザを選択する方法が考えられ、例えば、該
当するすべてのユーザに作業を配送し、一番先にその作
業を獲得したユーザが、そのステップの作業を実施する
という方式が考えられる。

【００１５】しかし、この方式では、複数のユーザに並
列に同じステップを実施させたい場合には、ユーザによ
り実施されるステップをすべて記述してワークフローを
定義する必要がある。例えば、図１１の「設計」「レビ
ュー」「承認」という３つのステップからなる設計のワ
ークフローにおいては、「レビュー」のステップをユー
ザＡとユーザＢの二人により実施させるためには、図１
２に示すように、「設計」のステップと「承認」のステ
ップとの間に、「レビュー」のステップを並列に２個挿
入するワークフローを定義しなければならない。

【００１６】しかし、このように定義されたワークフロ
ーは、「レビュー」のステップが常にユーザＡとユーザ
Ｂとにより行われることを前提としており、汎用性がな
い。

【００１７】この発明は、以上の点にかんがみ、ステッ
プの担当者が複数であったときにも、ステップと担当者
との対応が１対１という原則を維持することを遵守する
ことができ、ワークフローの定義は、図１１のような単
純な流れの汎用性の高いワークフローの形式で行うこと
ができる情報処理システムを提供することを目的とす
る。

【００１８】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するた
め、この発明による情報処理システムは、後述の実施例
の参照符号を対応させると、少なくとも、複数の作業工
程の順序、各作業工程の処理内容および担当者を定めて
作業の流れを定義し、この定義に従って前記作業を実行
するように支援する情報処理システムであって、前記定
義された作業の流れ中の各作業工程を一意に識別するた
めの作業工程識別情報と、その作業工程の担当者を特定
するための担当者特定情報とを対応させて保持すると共
に、前記作業工程の順序関係を特定するための情報を保
持する保持手段（３３）と、前記保持手段に保持された
前記担当者特定情報に基づいて前記各作業工程を処理す
べき担当者を特定する担当者特定手段（３２）と、前記
担当者特定手段により一の作業工程に対して複数の担当
者が特定された場合に、当該複数の担当者が特定された
作業工程の処理内容をそれぞれ実施する下位の階層の作
業の流れ（以下、サブフローという）を前記複数の担当
者のそれぞれに対して作成し、当該サブフローが前記複
数の担当者が特定された作業工程に従属する下位の階層
の作業の流れであることを示す情報と、当該サブフロー
を一意に識別するための識別情報と、当該サブフローを
構成する作業工程を一意に識別するための作業工程識別
情報と担当者特定情報との組とを前記保持手段に追加す
る追加手段（３５）と、前記複数の担当者が特定された
作業工程に対して前記作成されたサブフローのすべてを
起動し、当該サブフローのすべてが終了したときに、こ
れらが従属する前記複数の担当者が特定された作業工程
を終了可能とする手段（３２）とを有することを特徴と
する。

【００１９】

【作用】上記の構成のこの発明においては、定義された
作業の流れの実行中、開始しようとする作業工程は、そ
の作業工程識別情報により一意に識別される。そして、
保持手段に保持された作業工程識別情報と担当者特定情
報との対応により、担当者特定手段により、実際にその
作業工程を処理すべき担当者が特定される。例えば、担
当者が前記ロールで定義されていた場合には、そのロー
ルを遂行するものとして登録されている担当者が探され
る。

【００２０】そして、例えば作業工程Ｓの担当者として
複数人が特定された場合には、当該担当者数分だけ作成
されたサブフローが起動される。このとき、追加手段に
より保持手段に追加されたサブフローの識別情報と、そ
のサブフローの作業工程の作業工程識別情報と担当者特
定情報との組から、各サブフローの処理担当者として、
作業工程Ｓの前記複数の担当者のそれぞれが特定され
る。すべてのサブフローが終了すると、作業工程Ｓが終
了可能となる。

【００２１】こうして、作業工程Ｓは、その担当者とし
て特定された複数人により並列して同時に実行される。
しかも、サブフローの形式で処理作業が行われので、作
業工程と担当者の１対１の対応は保持されている。

【００２２】

【実施例】以下、この発明による情報処理システムの一
実施例を、図を参照しながら説明する。

【００２３】図２は、この例の情報処理システムの全体
の概要を示すもので、その機能をブロックとして示した
ものである。この情報処理システムは、前述したワーク
フローシステムの構成を有するものであって、ワークフ
ローのデータに従って作業工程の遷移や、作業工程の担
当者（ユーザ）への情報の受け渡しを管理して、作業処
理を支援するシステム部１０と、各作業工程（以下、作
業工程をステップと呼ぶ）の担当者による処理を支援す
るための作業環境を提供するユーザインターフェース部
２０とからなっている。

【００２４】システム部１０は、ファイル管理装置を内
蔵する例えばサーバー装置の構成とされている。また、
ユーザインターフェース部２０は、例えばワークステー
ションなどの情報処理端末装置により構成することがで
き、そのディスプレイに各作業工程の作業環境を表示す
ることができ、ユーザはその表示画面を見ながら作業処
理やシステム部１０への通知のための操作入力を行う。

【００２５】ユーザインターフェース部２０は、複数の
担当者が共通の１個を共有して使用するように構成する
こともできるが、この例では、担当者毎に設けられた構
成とされている。そして、システム部１０とユーザイン
ターフェース部２０とは、例えばＬＡＮ（ローカルエリ
アネットワーク）３０などの通信手段により接続され
て、分散処理環境として構築されている。

【００２６】なお、システム部１０とユーザインターフ
ェース部２０とを同一の装置において構成することもで
きる。

【００２７】システム部１０は、テンプレート管理機能
部１１と、ルーティング機能部１２と、通知管理機能部
１３と、進捗情報管理機能部１４と、ユーザ管理機能部
１５と、参照情報管理機能部１６と、システム管理機能
部１７とを備える。また、ユーザインターフェース部２
０は、編集部２１と、通知部２２と、進捗管理部２３
と、インターフェースコントロール部２４とを備える。

【００２８】ユーザインターフェース部２０の編集部２
１では、ユーザの操作入力に応じてテンプレートや実行
しようとするワークフロー（この実行しようとするワー
クフローを、以下、実行フローという）を編集する。

【００２９】通知部２２は、システム部１０からの通知
を受け取ってユーザに知らせたり、また、ユーザの操作
指示に応じてシステム部１０に指示や通知を送る。ま
た、進捗管理部２３は、ユーザインターフェース部２０
での作業遷移状態を管理する。

【００３０】システム部１０のテンプレート管理機能部
１１は、定義されたワークフローであるテンプレートを
記憶、管理する。ルーティング管理機能部１２は、実行
フローにおいて、設定された業務の流れや、あらかじめ
定義されたルールにしたがって、あるステップの作業が
終了したときに、後続のステップの作業を開始させるか
否かを決定する。なお、あるステップの作業が終了した
ときに、後続のステップの作業を開始させることを、そ
の後続のステップに対してルーティングを行なうとい
い、後続のステップに仕事を開始させない場合は、ルー
ティングを行なわないという。

【００３１】システム部１０の通知管理機能部１３は、
処理すべき情報の配達の、ユーザへの通知を管理する。
ユーザへの通知は、ユーザインターフェース部２０の通
知部２２が行なう。進捗情報管理機能部１４は、作業の
状況、作業の履歴を管理するための情報を管理する。ユ
ーザインターフェース部２０の進捗管理部２３は、この
情報を用いて作業の状況を管理する。

【００３２】ユーザ管理機能部１５は、各ステップを担
当するユーザを管理する。参照情報管理機能部１６は、
各ステップの担当者に与える、作業に必要な情報を管理
する。システム管理機能部１７は、システム部１０の全
体を管理する。

【００３３】図１は、この例の情報処理システムにおい
て、ワークフローの流れの管理に関する部分の機能を抽
出した機能ブロック図である。

【００３４】システム管理機能部１７は、実行フローに
関する定義されたデータを、記憶部１７Ｍに記憶する。
実行フローは、テンプレート管理機能部にあらかじめ登
録されている定義されたワークフローから選択すること
もできるし、選択したワークフローを修正してシステム
管理機能部１７の記憶部１７Ｍに登録することもでき
る。もちろん、初めから実行フローをすべて作成して定
義し、記憶部１７Ｍに登録することもできる。

【００３５】ワークフローは、前述したように、作業の
単位であるステップと、各ステップ間をつなぐアーク
（矢印）とからなるグラフ構造によって表現される。し
たがって、定義された実行フローに関するデータ（以
下、ワークフローデータという）は、ワークフローがど
のようなステップから構成されているかを示すステップ
テーブルと、アークに関するデータであるステップの実
行順序のテーブル（実行順序テーブルと以下称する）と
を含んでいる。そして、この例では、このワークフロー
データには、実行フローおよびサブフローを含むワーク
フローの状態を管理するための状態テーブルが含まれ
る。

【００３６】ここで、サブフローとは、実行フローを親
のワークフローとして、このサブフローが起動される親
のワークフローのステップに完全従属するワークフロー
をいう。完全従属とは、ステップに従属しているサブフ
ローがすべて終了しないと、サブフローを起動した当該
ステップは、終了できないことを意味している。

【００３７】図３は、ワークフローデータのデータ構造
の例を示すものである。すなわち、実行順序テーブルＯ
Ｔは、各アークの前につながる前工程の欄と、各アーク
の後につながる後工程の欄とにより構成される。前工程
と後工程とは、一つのワークフロー中で各ステップを一
意に識別するためのステップ識別子でそれぞれ表現され
る。なお、複数のワークフローを管理するため、それぞ
れのワークフローを一意に識別するためのワークフロー
識別子の欄が設けられている。

【００３８】ステップテーブルＳＴは、各ステップを一
意に識別するステップ識別子と、当該ステップ識別子で
表されるステップのステップ名、担当者、同報フラグと
の対応テーブルである。この例では、ステップ識別子
は、一つのワークフロー中で一意な番号により表現され
る。ステップ名は、文字列により表現され、これにより
各ステップの処理内容を認識できる。担当者の欄には、
ユーザ識別子あるいは前述したロール名が記述される。
担当者が一人の場合にも、担当者の欄にロール名が記述
されることはあるが、この例では、担当者が複数人にな
る場合には、担当者の欄には、ロール名のみが記述され
る。図の例の場合、ステップテーブルの担当者の欄に
は、ロール名が記述されている。このステップテーブル
ＳＴにも、当該ワークフローを識別するためのワークフ
ロー識別子の欄が設けられている。

【００３９】同報フラグは、ステップの担当者として特
定されたユーザが複数人であるときに、当該ステップ識
別子のステップが、その特定された複数人のユーザのす
べてが作業を実行すべきステップである否かを設定する
ためのものであって、実行フローの定義時に、真理値が
この同報フラグの欄に記述される。そして、例えば、特
定された複数人のユーザのすべてが作業を実行すべきス
テップであるときには、同報フラグは「真（true）」
に、そうでないときには、「偽（false ）」に、それぞ
れ設定される。

【００４０】状態テーブルＣＴは、ワークフロー識別子
の欄と、ワークフローの状態の欄と、親ワークフローの
欄と、起動ステップの欄とで構成される。ワークフロー
の状態の欄は、ワークフロー識別子で表されるワークフ
ローの状態を示す情報を記入する欄で、ワークフローシ
ステムにより実行フローの状態遷移にしたがって内容が
変更される。例えば、ワークフロー（実行フローとサブ
フローを含む。以下同じ）が起動されると「実行中」と
記入され、ワークフローが終了すると「完了」と記入さ
れる。

【００４１】親ワークフローの欄は、ワークフロー識別
子がサブフローであるときに、その親ワークフローの識
別子が記入される欄である。起動ステップの欄は、当該
ワークフロー識別子を有するサブフローが、親ワークフ
ローのどのステップで起動されたかを示す情報が記入さ
れる欄で、起動ステップのステップ識別子が記入され
る。

【００４２】ユーザ管理機能部１５は、実際に各ステッ
プを担当するユーザを決定するためのユーザデータを管
理する。ユーザデータは、実行フローの起動に先立ち記
憶部１５Ｍに登録され、記憶される。実行フローの実行
中に、ユーザデータの内容を変えることも可能である。

【００４３】図４は、ユーザデータの一例のデータ構造
を示すものである。この例では、ステップテーブルＳＴ
の担当者の欄には、実際の担当ユーザ名が記述されるの
ではなく、ロール名が記述されているので、ユーザデー
タは、このロールを媒介にして、各ステップを実際に担
当するユーザを決定するためのデータであり、この例で
は、ユーザテーブルＵＴと、ロールテーブルＲＴとから
なっている。

【００４４】ユーザテーブルＵＴは、図４に示すよう
に、ワークフローシステム内で、ユーザを一意に識別す
るためのユーザ識別子と、そのユーザ識別子を有するユ
ーザ名との対応テーブルである。また、ロールテーブル
ＲＴは、前記ユーザ識別子と、ロール名との対応テーブ
ルである。ユーザ識別子としては、例えばワークフロー
システム内で一意な番号が用いられる。

【００４５】ルーティング機能部１２は、この例の場
合、機能的には、ステップ状態管理部３１と、ルーティ
ング処理部３２と、サブフロー作成部３３と、パケット
送受部３４とを備える。

【００４６】ルーティング処理部３２は、ワークフロー
データに基づき実際のルーティングの決定を行なう。

【００４７】ルーティング機能部１２では、ワークフロ
ーの各ステップの状態を、次の〜の４種の状態によ
り管理して、そのワークフローの流れを管理する。ステ
ップ状態管理部３１は、実行フローおよびサブフローの
各ステップの状態データの記憶部３１Ｍを備える。

【００４８】ステップがまだ作業を開始することがで
きない開始不可状態（以下、この状態を「ｎｏｔ ｒｅ
ａｄｙ」という） ステップの開始準備ができており、担当者の仕事の開
始を待っている待機状態（以下、この状態を「ｒｅａｄ
ｙ」という） 担当者が作業をしている実行状態（以下、この状態を
「ｒｕｎ」という） 担当者が作業を終了した作業終了状態（以下、この状
態を「ｃｏｍｐｌｅｔｅ」という）。

【００４９】以上のステップの状態遷移に応じてルーテ
ィング機能部１２は、基本的には、次のような動作を行
ない、この動作が各ステップに対して繰り返されること
により、ワークフローは進行する。ステップの担当ユー
ザが一人であるときには、下記の動作によりワークフロ
ーが進行するが、担当ユーザが複数人になり、同報フラ
グが「真」であるときには、後述のように、サブフロー
を作成し、起動する処理が加わる。

【００５０】初期時には、ステップ状態管理部３１の記
憶部３１Ｍの各ステップの状態は「ｎｏｔ ｒｅａｄ
ｙ」となっている。担当者によりワークフローの起動が
行なわれると、システム管理機能部１７の指示を受けた
ルーティング処理部３２により最初のステップが次のス
テップとして決定される。また、後述するように、開始
ステップ以外のステップが終了したとき（「ｃｏｍｐｌ
ｅｔｅ」の状態になったとき）に、ルーティング処理部
３２により次のステップが決定される。決定された次の
ステップは、その状態が「ｒｅａｄｙ」とされる。

【００５１】ステップ状態管理部３１は、ステップの状
態が「ｎｏｔ ｒｅａｄｙ」から「ｒｅａｄｙ」になる
とき、そのステップの担当ユーザが複数でない場合に
は、通知管理機能部１３に通知要求を出す。通知管理機
能部１３は、この通知要求に従って次ステップの担当者
に対して通知を行なって担当者の作業の開始を促す。

【００５２】この通知に対して担当者が開始の合図をワ
ークフローシステムに対して行なうと、この合図を通知
管理機能部１３が受け、ステップ状態管理部３１にその
旨を知らせる。ステップ状態管理部３１は、これに応じ
てステップの状態を「ｒｅａｄｙ」から「ｒｕｎ」にす
る。

【００５３】そして、ステップ状態管理部３１は、パケ
ット送受部３４にパケット送信要求を出して、このパケ
ット送受部３４より、担当者が作業を行なうために必要
な文書、図面、データなどの情報をひとまとめにしたデ
ータの固まりであるパケットを担当者に対して送る。

【００５４】パケットは参照情報管理機能部１６により
管理され、参照情報管理機能部１６は、このパケットの
記憶部１６Ｍを有する。パケット送受部３４は、参照情
報管理機能部１６に管理されている情報を用いてステッ
プの担当者に送るパケットを形成する。参照情報管理機
能部１６は、ユーザから得たパケットを記憶部１６Ｍに
蓄える処理も行う。

【００５５】担当ユーザは、ワークフローシステムから
配達されたパケットを元に作業を実行する。そして、指
定された作業を終了すると、担当ユーザは、適宜、作業
内容を反映させたパケットとともに、ワークフローシス
テムに対し、完了の合図を送る。このとき、ステップ状
態管理部３１は、当該ステップの状態を「ｒｕｎ」から
「ｃｏｍｐｌｅｔｅ」とする。

【００５６】ステップ状態管理部３１は、ステップの状
態が「ｒｕｎ」から「ｃｏｍｐｌｅｔｅ」になるとき
に、ルーティング処理部３２に処理要求を出す。ルーテ
ィング処理部３２は、実際のルーティングの決定を行な
う。すなわち、次にルーティングを行なうステップを決
定し、また、担当ユーザを決定し、担当ユーザが一人で
あれば、その決定したステップおよび担当ユーザをステ
ップ状態管理部３１に通知する。

【００５７】ステップ状態管理部３１は、ルーティング
処理部３２からの通知によりルーティングを行なうステ
ップの状態を、「ｎｏｔ ｒｅａｄｙ」から「ｒｅａｄ
ｙ」にする。以下、上述と同様の処理を繰り返して、ワ
ークフローを進行させ、後続のステップがなくなるとワ
ークフローの処理を終了する。

【００５８】ルーティング処理部３２で、次にルーティ
ングを行うとして決定されたステップの担当ユーザが複
数人であり、同報フラグが「ｔｒｕｅ」であったときに
は、ルーティング処理部３２は、サブフロー作成部３３
に、そのサブフローの作成要求を出す。この作成要求の
際に、サブフロー作成部３３には、現在実行中のワーク
フローのワークフロー識別子（これが親ワークフローと
なる）と、サブフローの作成要求が出されたステップの
ステップ識別子（これが起動ステップとなる）と、担当
ユーザーのユーザ識別子とが入力データとして渡され
る。

【００５９】サブフロー作成部３３は、入力データのユ
ーザ識別子の数から、担当ユーザーの人数分のサブフロ
ーを作成する。次のステップとして決定されたステップ
の処理のみを実行するサブフローを作成する。そして、
このサブフローを、入力データのユーザ識別子の数だけ
ワークフローデータとして追加登録する。すなわち、サ
ブフロー作成部３３は、記憶部１７Ｍのワークフローデ
ータの実行順序テーブルＯＴと、ステップテーブルＳＴ
と、状態テーブルＣＴとに、作成したサブフローのデー
タを追加する。この追加登録に当たっては、各ユーザ識
別子で表されるユーザを、それぞれのサブフローのステ
ップの担当ユーザとして設定する。

【００６０】こうしてサブフローが作成され、担当ユー
ザ数分だけ登録されると、ルーティング処理部３２は、
作成、登録されたサブフローのすべてを起動すると共
に、親ワークフローの起動ステップの状態を「ｒｕｎ」
にする。起動されたサブフローは、前述の初期時と同様
に、システム管理機能部１７の指示を受けたルーティン
グ処理部３２により最初のステップが次のステップとし
て決定されると共に、状態が「ｒｅａｄｙ」とされる。
以下、ステップ状態管理部３１、通知管理機能部１３、
パケット送受部３４などの協業によってすべてのサブフ
ローのステップの担当ユーザに必要なパケットが転送さ
れ、作業が行われる様は、前述の通りである。

【００６１】各担当ユーザからの合図によりサブフロー
の終了が検知され、すべてのサブフローの終了が検知さ
れると、サブフローが起動された親ワークフローのステ
ップが終了となり、その親ワークフローの起動ステップ
の状態が「ｒｕｎ」から「ｃｏｍｐｌｅｔｅ」になる。
したがって、親ワークフローの次のステップに対するル
ーティング処理が上述と同様にして行われて、ワークフ
ローが進行する。

【００６２】次に、図５およびその続きである図６は、
ルーティング管理機能部１２のルーティング処理部３２
の作業転送処理ルーチンのフローチャートの一例を示す
ものである。この転送処理ルーチンは、前述したよう
に、前のステップの状態が「ｒｕｎ」から「ｃｏｍｐｌ
ｅｔｅ」になったときに、ルーティング処理部３２にス
テップ状態管理部３１から処理要求が与えられることに
より起動される。ワークフローの起動時には、開始のス
テップがシステム管理機能部１７により自動的に「ｒｕ
ｎ」から「ｃｏｍｐｌｅｔｅ」にされる。

【００６３】この作業転送処理ルーチンのために、ステ
ップ状態管理部３１から、ルーティング処理部３２に
は、現在実行中のワークフローのワークフロー識別子
と、終了したステップ（状態が「ｃｏｍｐｌｅｔｅ」に
なった前ステップ）の識別子とが入力データとして与え
られる。ワークフローの開始時には、ステップの識別子
として開始のステップの識別子「０」が入力データとし
て与えられる。

【００６４】この転送処理ルーチンにおいては、まず、
処理１０１において、終了したステップの次ステップを
決定する。この次ステップの決定に当たってはワークフ
ローデータの実行順序テーブルＯＴが参照される。すな
わち、実行順序テーブルＯＴの前工程の欄の値が終了し
たステップのステップ識別子となるレコード（テーブル
の１行ごとの登録データをレコードと呼ぶ）の、後工程
の欄の値であるステップ識別子で表されるステップが次
ステップである。なお、結果として複数個の次ステップ
が存在する場合もある。

【００６５】次の判断１０２においては、ワークフロー
が終了したか否か判断される。この判断は、次ステップ
が存在しない場合には、処理１２０以降のワークフロー
の完了処理に移行するための判断であり、ワークフロー
が終了していなければ次の処理１０３に進む。

【００６６】処理１０３は、以下の判断１０４〜処理１
１３を、次ステップとして決定された複数のステップ数
分だけ繰り返す繰り返し処理の準備のための処理であ
り、変数Ｓに繰り返し回数、つまり次ステップの数を設
定し、変数Ｎに初期値「１」を設定する。

【００６７】次に、判断１０４に進んで、Ｎ番目のステ
ップの識別子を基にステップテーブルＳＴを検索し、当
該ステップ識別子を含むレコードの担当者の欄の値を取
り出し、それがロールであるか否か判断する。この例の
場合、ロールであれば、ステップテーブルＳＴの担当者
の欄の値は文字列であり、ロールでなければ担当者の欄
の値はユーザ識別子、つまり番号であることから、ロー
ルか否かの判断が行われる。

【００６８】この判断１０４での判断の結果、担当者の
欄の値がロールでなく、ユーザ識別子であれば、担当ユ
ーザは一人であるので、処理１１０に進み、ステップ状
態管理部３１に、次ステップの担当ユーザに通知を行う
ように要求を出す。その後、繰り返し処理のための処理
１１２、処理１１３と順次に進み、すべての次ステップ
について判断１０４〜処理１１３を終了したら、この作
業転送処理ルーチンを終了する。

【００６９】一方、判断１０４での判断の結果、担当者
の欄の値がロールであるときには、処理１０５に進ん
で、ユーザデータを参照してロールの評価を行い、実際
の担当ユーザを決定する。この場合、ロールの評価は、
ユーザ管理機能部１５に依頼され、ロールテーブルＲＴ
のロールの欄の値が、ステップテーブルＳＴの担当者の
欄のロールと等しいユーザ識別子を検索することにより
行なわれる。そして、検索結果のユーザ識別子の担当ユ
ーザの情報をルーティング処理部３２は、ユーザ管理機
能部１５から得る。

【００７０】次に判断１０６に進んで、ステップテーブ
ルＳＴの同報フラグが「真（＝true）」であるか否か判
断する。判断の結果、同報フラグが「偽（＝false ）」
であるときには処理１１１に進んで、担当者としてユー
ザ管理機能部１５から得たユーザ識別子の担当ユーザを
設定し、処理１１２に進んで、前述したように、ステッ
プ状態管理部３１に対して、次ステップの担当ユーザに
通知を行うように要求を出す。

【００７１】判断１０６での判断の結果、同報フラグが
「true」であるときには判断１０７に進んで、ロールを
評価した結果の担当ユーザが複数人であるか否か判断さ
れる。複数人でなく、一人のユーザであるときには、処
理１１１に進んで、担当者としてユーザ管理機能部１５
から得たユーザ識別子の担当ユーザを設定し、処理１１
２に進んで、前述したように、ステップ状態管理部３１
に、次ステップの担当ユーザに通知を行うように要求を
出す。

【００７２】判断１０７で、担当ユーザが複数人である
と判断されたときには、担当者が複数人である場合の処
理１０８、処理１０９、処理１１０が順次に実行され
る。

【００７３】処理１０８では、次ステップの処理のみを
実施するサブフロー、すなわち、ステップ数が一つのサ
ブフローを担当ユーザの数だけ作成する。次の処理１０
９では、作成したそれぞれのサブフローにワークフロー
識別子を設定し、各サブフローの一つのステップの担当
者に、ユーザ管理機能部１５から得たユーザ識別子のそ
れぞれを設定して、作成したサブフローのステップと担
当者とを１対１に対応付ける。そして、作成したサブフ
ローをワークフローデータに追加登録する。

【００７４】この場合、状態テーブルＣＴには、そのサ
ブフローのレコードとして、当該サブフローが生成され
た親ワークフローのワークフロー識別子と、当該サブフ
ローが従属するステップ（起動ステップ＝決定された次
ステップ）のステップ識別子が記録される。このときの
状態テーブルＣＴの各サブフローの状態の欄は「ＮＵＬ
Ｌ」とされる。このサブフローの作成および登録処理
は、前述したように、サブフロー作成部３３に依頼され
る。

【００７５】こうして複数の担当者に対応した複数のサ
ブフローが生成され、登録されると、処理１１０でその
生成されたサブフローのすべてを起動する。システム管
理機能部１７は、状態テーブルＣＴの起動されたサブフ
ローについての状態の欄を「実行中」とする。また、ス
テップ状態管理部３１では、親ワークフローのサブフロ
ーの起動ステップの状態を「ｒｕｎ」にする。

【００７６】処理１１０の後は、繰り返し処理のための
処理１１３、判断１１４と、順次に進み、すべての次ス
テップについて判断１０４〜判断１１４を終了したら、
この作業転送処理ルーチンを終了する。

【００７７】処理１１０でのサブフローの起動により、
起動されたそれぞれのサブフローについて、ワークフロ
ー識別子がサブフローの識別子、ステップ識別子の初期
入力値として開始ステップの識別子「０」が与えられ
て、上述した作業転送処理のルーチンが行なわれ、各サ
ブフローが実行されることになる。つまり、サブフロー
の起動ステップに割り当てられた複数の担当ユーザが、
当該起動ステップの処理内容をそれぞれ並列に実行す
る。ステップ状態管理部１７は、このとき、親ワークフ
ローの起動ステップの状態（起動したサブフローがすべ
て終了するまで、「ｒｕｎ」の状態となっている）と、
サブフローの各ステップの状態とを管理する。

【００７８】そして、後述するように、サブフローが終
了すると、ルーティング処理部３２からの要求により、
システム管理機能部１７は状態テーブルＣＴのその状態
の欄を「完了」にする。後述するように、ルーティング
処理部３２は、起動されたすべてのサブフローの状態が
「完了」になったときに、親ワークフローの起動ステッ
プの状態を「ｒｕｎ」から「ｃｏｍｐｌｅｔｅ」にし、
入力データを親ワークフローの識別子、起動ステップの
識別子として作業転送処理を行なう。すなわち、親ワー
クフローの作業の流れについての作業転送処理に戻る。

【００７９】次に、判断１０２で、ワークフロー終了と
判断されたときの完了処理について説明する。

【００８０】すなわち、処理１２０ではワークフローデ
ータの状態テーブルＣＴの、入力されたワークフロー識
別子のワークフローの状態の欄の値を、「実行中」から
「完了」に変更する。この状態テーブルＣＴの状態の欄
の設定変更は、ルーティング処理部３２からの要求によ
りシステム管理機能部１７が行う。そして、判断１２１
に進み、完了したワークフローがサブフローか否か判断
する。この判断は、ワークフローデータの状態テーブル
ＣＴの当該ワークフロー識別子のレコードに親ワークフ
ロー識別子、起動ステップの識別子が記録されているか
否かにより行なわれる。

【００８１】判断１２１での判断結果がサブフローでな
いときには、この作業転送処理の処理ルーチンを終了す
る。また、判断１２１での判断結果がサブフローであっ
たときには、判断１２２において、状態テーブルＣＴの
同じ親ワークフロー識別子のすべてのサブフローの状態
が「完了」になっているか否か判断し、その一部のサブ
フローの状態が「完了」でないときには、そのままこの
作業転送処理ルーチンを終了する。

【００８２】そして、同じ親ワークフロー識別子の全部
のサブフローの状態が「完了」となっていたときには、
処理１２３に進み、サブフローの起動ステップの状態を
「ｒｕｎ」から「ｃｏｍｐｌｅｔｅ」にすると共に、入
力データのワークフロー識別子をサブフローの親ワーク
フロー識別子、ステップ識別子をサブフローの起動ステ
ップの識別子として、この作業転送処理ルーチンを行な
うようにする要求を出し、この処理ルーチンを終了す
る。

【００８３】次に、以上の作業転送処理を、前述した図
１１の例と同様に、「設計」「レビュー」「承認」の３
つのステップからなる「設計のワークフロー」を、実行
フローとする場合を例にとって、より具体的に説明す
る。

【００８４】この例の場合の実行フローの起動時のワー
クフローデータの例を図７に示す。この例の実行順序テ
ーブルＯＴにおいて、ワークフロー識別子「１０００」
は、実行フローである「設計のワークフロー」を示して
いる。そして、ステップ番号「０」は開始ステップ、ス
テップ番号「ＮＵＬＬ」は終了のステップを示してい
る。これら開始ステップおよび終了ステップは、ワーク
フローシステムが自動的に定義するステップである。

【００８５】起動時には、状態テーブルＣＴには、「設
計のワークフロー」のみが登録されている。そして、状
態の欄には、実行フロー起動後には、図示のように「実
行中」が記入されるが、ワークフローを起動するための
処理中には、この状態の欄の値は「ＮＵＬＬ」となり、
終了すると「完了」となる。

【００８６】この例のステップテーブルＳＴでは、担当
者の欄のロール名として各ステップの作業権限を表す属
性値である「設計者」、「審査者」、「承認者」が採用
されている。そして、この例では、ステップ識別子が
「２」の「レビュー」のステップと、ステップ識別子が
「３」の「承認」のステップとでは、同報フラグが「tr
ue」となっているので、これらステップの担当ユーザが
それぞれ複数人であったときには、それぞれその複数人
のすべての担当ユーザが、それぞれ「レビュー」および
「承認」のステップを実行するものと定義されている。

【００８７】次に、この例の場合に用意されたユーザデ
ータの一例を図８に示す。図８のユーザテーブルＵＴと
ロールテーブルＲＴとから分かるように、この例におい
ては、ステップ「レビュー」は、ユーザ識別子「２」、
「３」のユーザ“ベン”と“ジョン”の二人が担当でき
るように設定されている。そして、前述したように、ス
テップ「レビュー」の同報フラグは「true」であるか
ら、ステップ「レビュー」は、“ベン”と“ジョン”の
二人が並列して同時に作業を行うように定義されてい
る。

【００８８】したがって、ステップ「設計」が終了して
状態が「ｃｏｍｐｌｅｔｅ」になって、入力データとし
てワークフロー識別子「１０００」、ステップ識別子
「１」が与えられて前述した作業転送処理ルーチンが実
行されると、処理１０７〜１０９において、ステップ
「レビュー」のみからなる２つのサブフローが生成さ
れ、それがワークフローデータに登録され、起動され
る。

【００８９】このとき、サブフローは一つのステップか
らなるワークフローであるため、各サブフローについ
て、実行順序テーブルＯＴに追加されるレコード［ワー
クフロー識別子 前工程 後工程］は、 ［新たなワークフロー識別子 ０ １］ ［新たなワークフロー識別子 １ ＮＵＬＬ］ である。

【００９０】また、状態テーブルＣＴに追加されるレコ
ード［ワークフロー識別子 状態親ワークフロー 起動
ステップ］は、 ［新たなワークフロー識別子 ＮＵＬＬ ワークフロー
識別子 ステップ識別子］ である。親ワークフローの識別子は、作業転送処理ルー
チンの入力データとして与えられたものであり、起動ス
テップの識別子は、次ステップとして決定されたステッ
プの識別子である。

【００９１】さらに、ステップテーブルＳＴに追加され
るレコード［ワークフロー識別子ステップ識別子 ステ
ップ名 担当者 同報フラグ］は、この例の場合のサブ
フローが一つのステップで構成されるため、 ［新たなワークフロー識別子 １ 起動ステップと同じ
ステップ名 それぞれの担当ユーザーの識別子 false
］ である。

【００９２】次ステップが「レビュー」のときに、サブ
フローが生成され、当該サブフローが起動されたときの
ワークフローデータの各テーブルＯＴ、ＳＴ、ＣＴを、
図９に示す。これは、図７の実行フローの起動時のワー
クフローデータに、サブフローに関するデータが追加さ
れたものである。ワークフロー識別子「１００１」およ
び「１００２」は、それぞれサブフローのワークフロー
の識別子である。

【００９３】この図９のステップテーブルＳＴに示すよ
うに、識別子「１００１」のサブフローのステップ「レ
ビュー」は、ユーザー識別子２の“ベン”が担当ユーザ
であり、識別子「１００２」のサブフローのステップ
「レビュー」は、ユーザー識別子３の“ジョン”が担当
ユーザである。そして、この例の場合には、サブフロー
である場合には、担当者は必ず一人であるので、同報フ
ラグは「false 」である。

【００９４】図１０は、この例の実行フローおよびその
ステップ「レビュー」について生成されたサブフローを
グラフ構造により示した図である。この例の実行フロー
の作業転送処理は、図１０において、〜の番号に順
番に実施される。

【００９５】．ワークフロー識別子「１０００」、ス
テップ識別子「０」（開始のステップ）を入力として、
作業転送処理が行なわれる。この場合、次ステップ１は
「設計」であり、その担当者は、ロール「設計者」であ
る。ユーザデータにより、ロール「設計」を評価する
と、ユーザ「ジャック」のみであるので、このステップ
１の担当者をユーザ「ジャック」として、作業開始の通
知が送られる。

【００９６】．ワークフロー識別子「１０００」、ス
テップ識別子「１」を入力として作業転送処理が実施さ
れ、次ステップは、「レビュー」（ステップ識別子
「２」）となる。その担当者は、ロール「審査者」であ
る。ロール「審査者」に対応するユーザは、「ベン」と
「ジョン」の二人が存在する。このため、「レビュー」
のみを実施するサブフローが２つ作成され、起動され
る。図９に示したように、このときに起動されたサブフ
ローは、ワークフロー識別子「１００１」「１００２」
の２つであり、共に、その親ワークフローは識別子「１
０００」のワークフロー、起動ステップは識別子「２」
のステップ「レビュー」である。

【００９７】および．ワークフロー識別子「１００
１」および「１００２」、ステップ識別子「０」（開始
のステップ）を入力としてサブフローについての作業転
送処理が行なわれる。これらサブフローの次ステップ
（ステップ識別子「１」でこれのみ）の担当者として
は、前述したようにユーザが直接指定されているため、
各担当ユーザにそれぞれ作業開始の通知が送られる。

【００９８】．ワークフロー識別子「１００１」のサ
ブフローの「レビュー」のステップが終了したときに作
業転送処理が行なわれるが、次ステップは存在しないた
め、識別子「１００１」のサブフローは、状態「完了」
となる。この時点で識別子「１００２」のサブフローが
完了していなければ、作業転送処理は終了する。

【００９９】．ワークフロー識別子「１００２」のサ
ブフローの「レビュー」のステップが終了したときに作
業転送処理が行なわれるが、次ステップは存在しないた
め、識別子「１００２」のサブフローは、状態「完了」
となる。この時点で識別子「１００１」のサブフローが
完了していなければ、作業転送処理は終了する。

【０１００】．識別子「１００１」、「１００２」の
サブフローの両方が終了した時点で作業転送処理が行な
われる。次ステップは、「承認」であり、担当者は、ユ
ーザ「スミス」一人であるため、担当ユーザを「スミ
ス」とし、作業開始の通知が送られる。

【０１０１】．「承認」のステップが終了した時点で
作業転送処理が行なわれるが、次ステップが存在しない
ため、識別子「１０００」の実行フローを終了する。

【０１０２】以上のようにして、ステップの担当者が複
数人であるときには、そのステップのみを行なうための
サブフローを担当ユーザ数分作成して起動することによ
り、ステップと担当ユーザとの１対１の対応を保ったま
ま、一つのステップを複数の担当ユーザで同時に実行さ
せるようにすることができるようになる。

【０１０３】また、以上の実施例では、作業転送処理の
際に、次ステップの担当者の数をチェックして、サブフ
ローを生成するようにしたので、ワークフローの実行中
にユーザデータを書き替えて担当ユーザを増加した場合
にも対応できる。

【０１０４】しかし、ワークフローの起動時に、ユーザ
データとワークフローデータとをチェックして、担当ユ
ーザが複数人になるステップに対してあらかじめサブフ
ローを生成しておいて、そのサブフローのデータをワー
クフローデータに追加しておいても良い。

【０１０５】なお、以上の例では、ステップの担当者が
複数であるかは、ロール名を介してユーザデータから検
知するようにしたが、ステップテーブルの担当者の欄に
複数のユーザ名やユーザ識別子を記述するおき、ステッ
プテーブルから直接的にステップの担当者が複数である
か否かを検知するようにしてもよい。

【０１０６】

【発明の効果】以上説明したように、この発明によれ
ば、ステップの担当者が複数人になった場合、そのステ
ップのみを実施するサブフローを自動的に生成し、担当
ユーザの人数分のサブフローを起動するようにしたの
で、ステップと担当ユーザの１対１の対応の原則を維持
したまま、一つのステップの作業を複数人に、同時に実
行させることができる。このため、実行するワークフロ
ーを定義するときに、その定義作業が容易になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明による情報処理システムの一実施例の
要部の機能ブロック図である。

【図２】この発明による情報処理システムの一実施例の
概要を示すブロック図である。

【図３】ワークフローデータの構造の例を示す図であ
る。

【図４】ユーザデータの構造の例を示す図である。

【図５】この発明による情報処理システムの一実施例の
要部の処理のフローチャートの一部を示す図である。

【図６】この発明による情報処理システムの一実施例の
要部の処理のフローチャートの続きを示す図である。

【図７】この発明による情報処理システムの一実施例に
おいて、実行フローの起動時のワークフローデータの例
を示す図である。

【図８】この発明による情報処理システムの一実施例に
用いられたユーザデータの例を示す図である。

【図９】サブフローが生成され、起動されたときのワー
クフローデータの例を示す図である。

【図１０】この発明による情報処理システムの一実施例
のワークフローを、グラフ構造で示した概念図である。

【図１１】グラフ構造で表したワークフローの一例を示
す図である。

【図１２】グラフ構造で表したワークフローの他の例を
示す図である。

【符号の説明】

１０ システム部 １１ テンプレート管理機能部 １２ ルーティング機能部 １３ 通知管理機能部 １４ 進捗情報管理機能部 １５ ユーザ管理機能部 １５Ｍ ユーザデータの記憶部 １６ 参照情報管理部 １７ システム管理機能部 １７Ｍ ワークフローデータの記憶部 ２０ ユーザインターフェース部 ３１ ステップ状態管理部 ３１Ｍ ステップ状態の記憶部 ３２ ルーティング処理部 ３３ サブフロー作成部 ３４ パケット送受部

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】ある作業工程の実行の結果得られた情報が
   別の作業工程の実行に必要な情報となって連携する複数
   の作業工程からなる作業の流れを、少なくとも、複数の
   作業工程の順序および各作業工程の処理内容を定めて作
   業の流れを定義し、この定義に従って各作業工程の担当
   者とユーザインタ−フェースを介して情報を授受するこ
   とによって前記作業を支援する情報処理システムであっ
   て、 前記定義された作業の流れ中の各作業工程を一意に識別
   するための作業工程識別情報と、その作業工程の担当者
   を特定するための担当者特定情報とを対応させて保持す
   ると共に、前記作業工程および作業の流れの関係を特定
   するための関係特定情報を保持する保持手段と、 前記保持手段に保持された前記担当者特定情報に基づい
   て前記各作業工程を処理すべき担当者を特定する担当者
   特定手段と、 前記担当者特定手段により一の作業工程に対して複数の
   担当者が特定された場合に、当該複数の担当者が特定さ
   れた作業工程の処理内容をそれぞれ実施する作業の流れ
   を前記複数の担当者のそれぞれに対して作成し、当該作
   成された各作業の流れが前記複数の担当者が特定された
   作業工程の下位の階層の作業の流れであることを示す関
   係特定情報と、当該作成された作業の流れを一意に識別
   するための作業の流れの識別情報と、当該作成された作
   業の流れを構成する作業工程を一意に識別するための作
   業工程識別情報と担当者特定情報との組とを前記保持手
   段に追加する追加手段と、 前記複数の担当者が特定された作業工程に対して前記作
   成された下位の階層の作業の流れのすべてを実行し、当
   該下位の階層の作業の流れがすべて終了したときに、前
   記複数の担当者が特定された作業工程を終了可能とする
   手段とを有することを特徴とする情報処理システム。