JPH08335240A - 請求書発行システムにおける入金データの処理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】本発明の目的は、コンピュータを利用した請求
書発行システムにおいて、締日当日のオンライン処理に
間に合わなかった入金データを、他の業務に支障を与え
ることなく、翌日のオンライン処理にて入力できるよう
にし、当該回の請求書に反映できるようにする。 【構成】締日当日のオンライン終了後に得意先売掛ファ
イルの内容を別ファイルにコピーした後、繰越し処理を
行い翌日の処理に備える。締日翌日のオンライン開始時
に締日翌日入金入力処理の実行抑止を解き、通常入金入
力処理の実行を抑止し、締日当日のオンライン処理に間
に合わなかった入金データを締日翌日入金入力処理にて
入力し請求書発行を指示する。発行指示を受けたホスト
コンピュータでは、締日翌日入金入力処理の実行を抑止
し、請求に該当するデータを抽出し請求書を発行する。
発行終了後、通常入金入力処理の実行抑止を解き、オン
ライン終了後に得意先売掛ファイルの前月売掛情報の整
合性をとる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は得意先に対する請求書発
行をコンピュータを利用して行う請求書発行システムの
入金データ処理方法に関し、特に、卸売業務において入
力の誤りを防ぎ、売上入力等の他のオンライン処理の実
行に支障が出ないようにして締日翌日での締日当日分入
金データ入力を可能とする入金データ処理方法に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】近年では、流通業界の企業にもコンピュ
ータが導入され、仕入、販売といった基幹業務のコンピ
ュータによる処理はほぼ行き渡っており、売上・入金デ
ータの登録、管理、請求書の発行等のコンピュータ処理
も実用化されている。

【０００３】大手流通業者間においては業界誌月刊流通
ネットワーキング等にもあるように、ＥＤＩ（エレクト
ロニックデータインターチェンジ、標準化されたデータ
形式による企業間オンラインデータ交換システム）等に
よるネットワーク構築が進んでいるが、中小規模の流通
業者間では設備投資ができない関係上、端末からのデー
タ入力で受注、売上、入金等の処理を行っている企業が
多い。

【０００４】卸売業の請求書発行システムは、各得意先
別に売上・入金の状況を登録、管理しているホストコン
ピュータと複数の端末とを通信回線で結び、オンライン
処理にて端末から売上・入金データを入力し、締日のオ
ンライン処理が終了した段階で、バッチ処理にて得意先
別の売掛情報の繰越し、売上・入金明細データの抽出を
行い請求書を発行する。翌日からのオンライン処理は、
次の締日での請求に該当する売上・入金データの入力を
行う。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】締日当日のオンライン
処理終了後の夜間バッチ処理にて請求の締処理全てを一
括して実行してしまう従来の請求書発行システムでは、
締日当日のオンライン処理終了後に営業員が持ち帰った
入金の入力が、請求の締処理が全て終った後となるた
め、顧客からは締日当日に現金や小切手等を受け取った
にもかかわらず、請求書に反映されるのが次回の締処理
での請求書発行時となってしまうという問題点があっ
た。

【０００６】これを解決するため、締日当日のオンライ
ン処理終了後の夜間バッチ処理にて請求の締処理を行わ
ず、翌日のオンライン処理にて前日に入力できなかった
締日当日分の入金データを入力し終わった後で請求の締
処理を行うことも考えられるが、この方法では締日翌日
分の売上データや入金データを請求の締処理が終了する
まで入力できず、業務が止まってしまうという問題が生
じる。

【０００７】本発明の目的は、コンピュータを利用した
請求書発行システムにおいて、締日当日のオンライン処
理終了後に営業員が持帰った入金データを、他の業務に
支障を与えることなく、翌日のオンライン処理にて入力
できるようにした上で、次回の請求書ではなく当該回の
請求書にその内容を反映できる方法を提供することにあ
る。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明ではオンラインプログラムのトランザクショ
ンコード毎にそのプログラムの実行が、現在許可されて
いるかを表わすフラグのテーブルを持ち、端末からオン
ラインプログラムの起動が指示されるたびにオンライン
管理プログラムはそのテーブルを参照し、当該プログラ
ムが実行可能かを判定する。また、締日翌日に前日のオ
ンライン処理に間に合わなかった入金データを売上入力
処理業務に影響を与えることなく入力できる機能を実現
するため、得意先売掛ファイルと同じレイアウトの請求
書発行用の得意先売掛ファイルを別ファイルとしてディ
スク上に持ち、締日翌日入金入力処理プログラムは請求
書発行用得意先売掛ファイルを更新し、通常入金入力処
理プログラムや売上入力処理プログラムは得意先売掛フ
ァイルを更新する。

【０００９】締日当日のオンライン処理終了後のバッチ
処理にて得意先売掛ファイルの内容を請求書発行用得意
先売掛ファイルにコピーした後、得意先売掛ファイルの
売掛情報の繰越処理を行う。締日翌日のオンライン開始
時にオンラインプログラム管理テーブルの通常入金入力
処理のフラグを０（実行不可）とし、締日翌日入金入力
処理のフラグを１（実行可）とする。パンチャーは、締
日当日のオンライン処理終了後に営業員が持ち帰った入
金データを締日翌日入金入力処理にて入力する。このと
き、ホストコンピュータではオンライン管理プログラム
がオンラインプログラム管理テーブルを参照し、パンチ
ャーが誤って通常入金入力処理の起動を指示していない
かチェックする。該当のデータを全て入力し終わった後
で、請求書の発行を行う。請求書の発行指示を受けたホ
ストコンピュータでは、オンラインプログラム管理テー
ブルの締日翌日入金入力処理のフラグを０（実行不可）
とし、抽出中に入金明細データが登録、更新、削除され
ることを防ぐ。入金明細ファイルのデータと請求書発行
用得意先売掛ファイルのデータを合わせ、請求書を発行
する。発行終了後、オンラインプログラム管理テーブル
の通常入金入力処理のフラグを１（実行可）とし、オン
ライン終了後に請求書発行用得意先売掛ファイルの入金
情報を元にして得意先売掛ファイルの前月入金情報、前
月売掛残情報を更新して整合性をとる。これにより、締
日当日のオンライン処理終了後に営業員が持ち帰った入
金データを、他の業務に支障を与えることなく、翌日の
オンライン処理にて入力できるようにした上で、次回の
請求書ではなく当該回の請求書にその内容を反映でき
る。

【００１０】

【作用】締日翌日のオンライン開始時にオンラインプロ
グラム管理テーブルの通常入金入力処理のフラグを０
（実行不可）とし、締日翌日入金入力処理のフラグを１
（実行可）とし、オンラインプログラムの起動が指示さ
れるたびにオンライン管理プログラムがそのテーブルを
参照し、実行可能かを判定することにより、パンチャー
が誤って通常入金入力処理を選択して、締日当日分のデ
ータを締日翌日に通常入金入力として処理し、繰越処理
済みの得意先売掛ファイルを誤って更新することを防ぐ
ことができる。

【００１１】得意先売掛ファイルと同じレイアウトの請
求書発行用の得意先売掛ファイルを別ファイルとしてデ
ィスク上に保有し、締日翌日入金入力処理プログラムは
売掛情報の繰越処理前の得意先売掛ファイルの内容をコ
ピーした請求書発行用得意先売掛ファイルを更新し、通
常入金入力処理プログラムや売上入力処理プログラムは
売掛情報繰越処理後の得意先売掛ファイルを更新するこ
とにより、前日のオンライン処理に間に合わなかった締
日当日の入金データを売上処理業務に影響を与えること
なく締日翌日に入力できる。

【００１２】

【実施例】以下、本発明の一実施例について図面により
詳細に説明する。

【００１３】図１は本発明を適用した請求書発行システ
ムの一実施例のブロック図を示したものである。図１に
おいて、10はホストコンピュータ、20〜40はパンチャー
が使用する端末機、50〜70はホストコンピュータ10と各
端末機20，30，40を結ぶ通信回線である。本実施例で
は、端末機は３台しか示されていないが、勿論、実際に
はこれ以上の端末機がホストコンピュータ10と結ばれて
いる事は云うまでもない。

【００１４】ホストコンピュータ10は、オンライン管理
プログラム11、締日翌日入金入力処理プログラム12、通
常入金入力処理プログラム13、売上入力処理プログラム
14、請求書発行プログラム15を有している。また、ホス
トコンピュータ10は、外部記憶装置80，90，100，110を
具備し、請求書を印刷するためのプリンタ120を備えて
いる。外部記憶装置80はオンラインプログラム管理テー
ブル81を格納するのに使用される。外部記憶装置90は請
求書発行用得意先売掛ファイル91を格納するのに使用さ
れる。外部記憶装置100は入金明細ファイル101を格納す
るのに使用される。外部記憶装置110は得意先売掛ファ
イル111を格納するのに使用される。本実施例では、各
ファイル81，91，101，111は別々の外部記憶装置に格納
される様になっているが、物理的に同一の外部記憶装置
に格納されても支障はない。

【００１５】オンライン管理プログラム11は、パンチャ
ーによってオンラインプログラムの起動が指示されると
オンラインプログラム管理テーブル81を参照し、各プロ
グラム毎に割当てられたトランザクションコードの実行
可能フラグの値によってオンラインプログラム12，13，
14の実行を制御する。締日翌日入金入力処理プログラム
12は、締日当日のオンライン終了後に営業員が持帰った
入金データを翌日のオンライン処理にて入力するための
ものである。通常入金入力処理プログラム13は、締日翌
日入金入力処理プログラム12の対象とならない入金デー
タを入力するためのものである。売上入力処理プログラ
ム14は、日々の売上データをオンライン処理にて入力す
るためのものである。請求書発行プログラム15は、請求
書発行用得意先売掛ファイルと入金明細ファイルから請
求書を発行するためのものである。

【００１６】次に、本請求書発行システムによる入金入
力処理の実行制御方法と締日翌日の入金データ処理方法
について図２のフローチャートに従って説明する。図２
は締日当日のオンライン終了後から締日翌日の夜間バッ
チ処理にて得意先売掛ファイルの前月売掛情報を更新す
るまでの流れを示したものである。

【００１７】締日当日の夜間バッチ処理にて翌日の処理
の準備として、得意先売掛ファイル111の内容を請求書
発行用得意先売掛ファイル91にコピーし、得意先売掛フ
ァイルの売掛情報の繰越処理として当月売掛状況を前月
売掛状況へ項目を移動し、当月売掛金額を前月売掛残へ
コピーし、当月売上金額と当月入金額を０にする（ステ
ップ131）。

【００１８】締日翌日には、オンライン立上時にホスト
コンピュータ10が有している日付により締日の翌日であ
ることを判定し、オンライン管理プログラム11は、オン
ラインプログラム管理テーブル81の通常入金入力処理13
に対応したトランザクションコードの実行可能フラグを
０（実行不可）とし、締日翌日入金入力処理12に対応し
たトランザクションコードの実行可能フラグを１（実行
可能）とする（ステップ132）。

【００１９】オンライン処理が開始されるとパンチャー
は端末のメニュー画面（通常入金入力処理13と締日翌日
入金入力処理12は別処理としてメニューに表示されてい
る）から締日翌日入金入力処理12を選択する（ステップ
133）。

【００２０】ホストコンピュータ10のオンライン管理プ
ログラム11は、端末から受け取ったプログラム起動要求
を示すトランザクションコードでオンラインプログラム
管理テーブル81を参照し、メニューで選択されたプログ
ラムが実行可となっているかを判定し、実行可であれば
そのプログラムを起動し、実行不可であればその旨を端
末にメッセージで表示する。本機能によりパンチャーの
処理選択ミスを防ぐ（ステップ134）。

【００２１】締日翌日入金入力プログラム12が起動され
れば、パンチャーは前日夜に営業員が持帰った入金のデ
ータを入力する（ステップ135）。

【００２２】締日翌日入金入力処理プログラム12は、請
求書発行用得意先売掛ファイル91の当月入金額、当月売
掛金を更新し、入金明細ファイル101に入金明細データ
を追加する（ステップ136）。

【００２３】パンチャーは前日夜に営業員が持帰った入
金のデータを全て入力し終わった段階（ステップ137）
で、メニュー画面から請求書発行処理15を選択する（ス
テップ138）。

【００２４】オンライン管理プログラム11は、オンライ
ンプログラム管理テーブル81の締日翌日入金入力処理12
に対応したトランザクションコードの実行可能フラグを
０（実行不可）とする。ホストコンピュータ10は請求書
発行処理プログラム15を起動し、請求書発行処理プログ
ラム15は請求書発行用得意先売掛ファイル91と入金明細
ファイル101から、請求書発行に該当するデータを抽出
し、請求書を発行する。オンライン管理プログラム11
は、オンラインプログラム管理テーブル81の通常入金入
力処理13に対応したトランザクションコードの実行可能
フラグを１（実行可）とする（ステップ139）。

【００２５】ホストコンピュータ10は一日のオンライン
業務が終了後、夜間バッチ処理にて得意先売掛ファイル
111の前月入金額と前月売掛金の内容をそれぞれ請求書
発行用得意先売掛ファイル91の当月入金額と当月売掛金
の内容に書き換え、得意先売掛ファイル111の前月売掛
残の内容を請求書発行用得意先売掛ファイル91の当月売
掛金の内容に書き換える（ステップ140）。

【００２６】図３はオンライン管理プログラム11がオン
ラインプログラムの実行制御に使用するオンラインプロ
グラム管理テーブル81の具体例を示したものである。オ
ンラインプログラム管理テーブル81には、各オンライン
プログラムに対応したトランザクションコード151と、
そのプログラムが現在実行可能かを表わすフラグ152を
有する。本例ではトランザクションコード151が２のプ
ログラムが実行不可となっている。

【００２７】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
請求書発行システムにおいて、締日当日のオンライン処
理終了後に営業員が持帰った入金データを他のオンライ
ン業務に支障を与えることなく、また、オンラインプロ
グラム管理テーブルのフラグでオンラインプログラムの
実行可否を制御することにより翌日のオンライン処理に
て入力できるようにした上で、次回の請求書ではなく当
該回の請求書にその内容を反映できるため、入力誤りや
業務への支障の発生を防ぎ、入金データの迅速な請求書
への反映による顧客サービスの向上が実現できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示すシステム構成ブロック
図である。

【図２】図１の請求書発行システムにおける入金データ
処理手順を示すフローチャートである。

【図３】オンラインプログラム管理テーブルの具体例を
示す図である。

【符号の説明】

10…ホストコンピュータ、 20、30、40…端
末機、50、60、70…通信回線、 80、90、
100、110…外部記憶装置、120 …プリンタ、
11…オンライン管理プログラム、12…締日翌
日入金入力処理プログラム、13…通常入金入力処理プロ
グラム、14…売上入力処理プログラム、 15…請
求書発行処理プログラム、81…オンラインプログラム管
理テーブル、91…請求書発行用得意先売掛ファイル、10
1…入金明細ファイル、 111…得意先売掛フ
ァイル。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】各得意先別に売上・入金の状況を登録・管
   理しているホストコンピュータと複数の端末とを通信回
   線で結び、端末から売上・入金データを入力し、締日が
   来るたびに請求書を発行する請求書発行システムにおい
   て、 締日当日のオンライン終了後のバッチ処理にて得意先売
   掛ファイルの内容を請求書発行用得意先売掛ファイルに
   コピーした後、得意先売掛ファイルの繰越し処理を行
   い、翌日の請求書発行処理とオンライン処理に備える。
   締日翌日のオンライン開始時にオンラインプログラム管
   理テーブルの内容を更新し、締日翌日入金入力処理を実
   行可、通常入金入力処理を実行不可とし、 締日当日のオンライン終了後に営業員が持ち帰った入金
   のデータを締日翌日入金入力処理にて入力し、該当デー
   タを全て入力し終わった後で、請求書の発行を指示す
   る。請求書の発行指示を受けたホストコンピュータで
   は、オンラインプログラム管理テーブルの締日翌日入金
   入力処理のフラグを実行不可とし、抽出中に入金明細デ
   ータが登録、更新、削除されることを防ぐようにし、請
   求書発行に該当する入金明細データを抽出し、請求書発
   行用得意先売掛ファイルの情報と合わせて請求書を発行
   する。発行終了後、オンライン管理テーブルの通常入金
   入力処理のフラグを実行可とし、オンライン終了後に請
   求書発行用得意先売掛ファイルの入金情報を元にして得
   意先売掛ファイルの整合性をとる。以上の特徴を有する
   請求書発行システムの入金入力処理の実行制御の方法。
2. 【請求項２】請求項１の締日翌日のオンラインにおい
   て、 締日翌日入金入力処理で売掛情報を更新するファイル
   を、通常入金入力処理で更新するファイルとは別ファイ
   ルにし、売上入力等の入金入力処理以外のオンラインプ
   ログラムの実行を抑止しなくても良いようにし、業務に
   支障が出ないようにして締日翌日での締日当日分入金デ
   ータ入力を可能とする方法。