JPH08287166A - 書類作成支援装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【構成】書類来歴格納部１５には、過去の書類の処理来
歴が格納され、処理プログラム格納部１６には、書類の
処理プログラムが格納される。受信部１２から入力され
る申請書類は、処理部１３において、過去の書類と比較
され、類似した過去の書類があれば、同じ処理を行う。
類似の書類がなければ、未処理書類格納部１７に格納さ
れ、編集部１１で、事務担当者が処理する。処理結果
は、書類来歴格納部１５に格納される。 【効果】システムが、申請書類の処理のみでなく、利用
者への申請書類の不足情報の問い合わせや、間違いの訂
正指示等の処理を順次自動的に肩代わり可能な文書作成
支援装置を提供できる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、各種手続きや申請の依
頼書の作成や処理を、効率良く支援する書類作成支援装
置に関する。

【０００２】

【従来の技術】手続きや申請は、同じ手続きや申請で
も、個々に少しずつ内容が異なるため、依頼書は、処理
のために最低限必要な項目に、比較的共通に現われるこ
との多い選択内容を記載したものになることが多い。こ
のため、一般に、記載不備がしばしば生じ、担当者との
何回かのやり取りの後、初めて書類が完成する。このや
り取りが、事務作業の効率を低下させる原因の一つとな
っている。

【０００３】従来、依頼書を電子化することにより、事
務作業の効率を向上させる方式が採られている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術では、計
算機へのデータの入力作業や依頼書の管理の工数が削減
できる。利用者の書類作成作業は、過去の内容とほとん
ど同じ申請の場合は、再利用が可能となり、入力作業な
どの工数を削減できる。しかし、少しずつ内容が異なる
申請に対しては、利用者の判断では対応できず、事務担
当者が個々に対応する必要があり、工数を削減できな
い。

【０００５】本発明の目的は、手続きや申請の依頼書の
作成や処理を容易に行うことができる装置を実現するこ
とにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】書類を作成，編集する手
段と、作成した書類を送信する手段と、書類を単独で、
あるいは質問や修正指示を付加した形式で受信する手段
ならびに格納する手段からなる書類作成手段と、書類を
受信する手段と、受信された書類を処理する手段と、処
理できない書類を格納する手段と、書類の処理や、書類
に質問や修正指示を付加する作業を支援する手段と、処
理された書類を送信する手段と、書類と処理された結果
を記憶する手段からなる書類処理手段とを設ける。

【０００７】格納する書類には、質問や修正指示，その
応答，書類の送信先情報、および処理のプログラムの少
なくとも一つと、書類とを関係付けて書類の処理の来歴
を記憶する。

【０００８】また、書類作成手段において、受信された
書類と上記記憶された書類とを比較し、比較結果に応じ
て、質問や修正指示の付与，書類の送信先や処理を決定
する手段、ならびに類似した書類を表示する手段を設け
る。

【０００９】

【作用】書類に質問や修正指示、その応答を付与して格
納することにより、申請者への問い合わせを含めた個々
の書類の適切な処理を、過去の事例に基づいて、効率良
く処理できる。さらに、書類に書類の送信先情報、およ
び処理のプログラムを付与して格納することにより、自
動的に書類の処理が可能となる。また、処理できない書
類を格納する手段により、自動的に処理できなかった書
類を事務担当者に知らせることができ、人と機械が協調
して業務を遂行できる。

【００１０】書類に質問や修正指示、その応答を付与し
て格納することにより、事務担当者が複雑なプログラミ
ングをすることなく、自動的に処理できる書類の件数を
増加させることができる。

【００１１】

【実施例】図２は、本発明の一実施例を示すオフィスの
業務を支援するシステムのブロック図である。図２のよ
うに、複数の利用者（申請者）の計算機１０１，１０２
と、複数の事務担当者の計算機２０１，２０２，２０３
は、それぞれネットワーク４００を介して通信する。こ
こで、各計算機は、それぞれ通信用インタフェース部３
０１〜３０５を介して、ネットワーク４００に接続さ
れ、計算機からのデータの送信、あるいは計算機へのデ
ータの受信は、それぞれ通信用インタフェース部３０１
〜３０５により制御される。ここで、図では、５台の計
算機のみを示しているが、本発明は計算機の台数には依
存しない。

【００１２】図１において、申請者側の装置１００で
は、事務担当側装置２００からネットワーク４００を通
じて送られてくる申請書類は、通信用インタフェース部
３００，受信部３を介して、記憶装置４に格納される。
編集部２は、利用者が、キーやディスプレイ１により、
書類の作成、あるいは質問の答えの作成を支援する。

【００１３】作成が終了した書類は、送信部５，通信用
インタフェース部３００を介して、事務担当側装置２０
０に送信され、記憶装置４にも格納される。以降、別の
申請をする場合、記憶装置４の内容を再利用可能であ
る。

【００１４】事務担当側装置２００では、申請者側の装
置１００から、ネットワーク４００を通じて送られてく
る申請書類は、通信用インタフェース部３００，受信部
１２を介して、処理部１３に送られる。書類来歴格納部
１５には、過去の書類が、質問や修正指示，その応答，
書類の送信先情報、および処理プログラム格納部１６の
処理のプログラムの少なくとも一つと関係付けて記憶さ
れている。処理部１３は、送られてきた書類と書類来歴
格納部１５の過去の書類を比較し、同じ内容の過去の書
類を検索する。そして、過去の書類に関係付けられた、
処理プログラム格納部１６の処理プログラムを用いて、
過去の処理と同じ処理を送られてきた書類に施す。例え
ば、完成した書類であれば、付与されている処理プログ
ラムを実行する。未完の場合は、過去の書類と同じ質問
を送信部１４を通じて転送する。また、他の事務担当側
装置に転送する場合もある。

【００１５】処理部１３で、該当する過去の書類が検出
できなかった場合は、未処理書類格納部１７に格納され
る。編集部１１は、事務担当者が、キーやディスプレイ
１０により、書類に対する質問の作成，転送先の指定，
処理プログラムの決定を支援する。この編集結果は、送
信部１４，通信用インタフェース部３００を介して、申
請側装置１００に送信されるとともに、書類来歴格納部
１５に格納される。このようにして、自動的に処理でき
る書類が書類来歴格納部１５に蓄積される。

【００１６】電子化される書類は、例えば、［項目，
値，選択値］の形式で表現する。例えば、「２５才の男
性の田中さん」は、次のように表現される。

【００１７】｛［名前，田中，［］］,［性別，男，
［男，女］］,［年齢，２５，［］］｝ 当初、書類には、下記に示すように値が入力されていな
い。

【００１８】｛［名前，，［］］，［性別，，［男，
女］］，［年齢，，［］］｝ 申請者側の装置１００の編集部２により、値を入力する
ことにより、上記のように値が代入される。編集部２に
ＧＵＩの編集プログラムを用意することにより、キー入
力のみでなく、メニュー表示によるマウスなどからの選
択入力も可能である。

【００１９】図３に、ディスプレイ１での上記の形式に
おける、性別のメニューからの入力画面の例を示す。

【００２０】申請書は、最大公約な項目のみを記載する
ことが多く、特別なケースでは、より詳細な情報が必要
となる場合が多い。例えば、ある項目Ａは、項目Ｂが、
値ｘ以外のときは、値ａ１かａ２のどちらかを指定すれ
ばよい。しかし、項目Ｂが、値ｘのときは、項目Ａは、
値ａ２１，ａ２２，ａ２３，ａ２４のうちどれかを指定
しなければいけない場合がある。このとき、項目Ａの選
択値を全て格納して、知らせることも可能であるが、大
半の利用者にとって、分かりにくい書類となってしま
う。このような場合、事務担当は、次の条件と質問文と
応答入力からなる追加書類を申請書類に付与して転送す
る。

【００２１】条 件： ｛［項目Ｂ，ｘ］，［項目Ａ，
ｎｏｔ（［ａ２１，ａ２２，ａ２３，ａ２４］）｝ 質問文： 項目Ａを次の中から選んで下さい。

【００２２】応答入力：｛［項目Ａ，，［ａ２１，ａ２
２，ａ２３，ａ２４］｝ 編集部１１は、図４のように、この追加書類１５２と申
請書類１５１を、両者まとめて申請者に転送する処理１
６１に関連付けて事務担当側装置２００の書類来歴格納
部１５に格納する。この処理により、以降からは事務担
当者の介在なしに、上記のような書類に類似した書類に
対して、質問を自動的に行うことができる。すなわち、
項目Ｂがｘで、項目Ａが、［ａ２１，ａ２２，ａ２３，
ａ２４］のいずれでもない場合、上記の問合せ処理を自
動的に行う。ここで、条件が記載されない場合は、申請
書類の記載内容が、全て一致したときのみ上記処理がな
される。

【００２３】条件の入力は、例えば次のように行う。図
５は、事務担当側装置２００のディスプレイ１０での処
理画面の一例を示した図である。担当者は、条件となる
項目を図示しないキーやマウスにより選択する。図で、
項目の前の黒丸が選択された項目であることを、白丸が
選択されていない項目を示す。選択が終了すると、選択
された項目、ここでは項目ＡとＢの条件となる値の入力
画面を表示する。担当者が、値を入力することにより、
上記の条件を設定可能である。値の設定は、基本的に
は、申請者が入力した値を設定すればよい。しかし、一
つの値でなく、複数の値をＯＲ条件として入力したり、
項目Ａのような否定を入力することにより、より汎用的
な処理が可能である。このように、担当者は、プログラ
ムの専門知識がなくても、処理の作成が可能となる。

【００２４】図６に、申請者側の装置１００における追
加書類のディスプレイ１での表示例を示す。ただし、応
答入力の値が既に確定している追加書類の項目は、表示
しない。申請者は、申請書類の編集と同様にして、値を
入力し決定する。そして、事務担当側装置２００の処理
プログラム格納部１６に、以下の処理プログラムを登録
しておくことにより、以降からは、処理部１３が、質問
の受信処理も事務担当者の介在なしに処理できる。

【００２５】追加書類に、「質問文： 項目Ａを次の中
から選んで下さい。」がある場合を条件として、応答入
力の値を申請書類の項目Ａに代入する処理。

【００２６】ただし、修正され、再提出された申請書類
１５１１に、まだ記載不備がある場合は、さらに追加書
類１５３を付加して申請者に転送する。この処理内容
（処理プログラム１６２で処理される）は、図４のよう
に書類来歴格納部１５にも格納される。ここで、申請書
類１５１１と追加書類１５２１は、利用者へ送られた申
請書類１５１と追加書類１５２が再度送り返されてきた
ときの書類である。申請書類１５１１は申請書類１５１
と内容に変更がない場合もある。記載不備が解消される
と処理プログラム１６３で処理される。図４が、上記の
書類作成の来歴として最終的に書類来歴格納部１５に残
される情報である。

【００２７】また、備考あるいは、摘要，特記事項の項
目を設け、ここに記載があった場合には、無条件に未処
理書類格納部１７に格納する構成をとることにより、処
理の間違いを防げる。備考の記載が意味のない場合に
は、事務担当者が、その記載を削除することにより自動
的に処理可能である。

【００２８】以上のように、本発明では、利用者への問
い合わせを含めた、頻繁に起こる事務処理の多くを自動
的に行うことが可能である。また、使用するに従って、
自動的に処理できる文書を、少ない工数で増やすことが
できる。さらに、書類の作成来歴が残されるため、どの
ような間違いが多く、どのような問い合わせが多いかを
容易に知ることができる。これにより、書式の見直し
や、訂正指示をまとめて行うことができ、利用者にとっ
てもオーバヘッドの書類作成が可能となる。

【００２９】また、申請者側の装置１００の編集部２に
おいて、記憶装置４から編集中の申請書類と同じ項目の
値を持つ書類を表示する。これにより、利用者は、過去
の似た事例を参考にして書類を作成できる。ここで、値
が代入されていない項目は、全ての値とマッチングす
る。このため、作成開始当初は、全ての過去の事例が似
た事例と認識され、項目の値を入力するにつれて絞られ
る。検出される過去の似た事例数を常に表示することに
より、事例を参考にするかどうかの判断を容易に下せ
る。

【００３０】図２において、申請者側の装置と事務担当
側装置がネットワーク４００を介して通信する一実施例
を示したが、本発明では、これらが１台の計算機上で実
現されても同じ効果が得られる。

【００３１】

【発明の効果】本発明によれば、システムが、申請書類
の処理のみでなく、利用者への申請書類の不足情報の問
い合わせや、間違いの訂正指示をも順次自動的に肩代わ
り可能な文書作成支援装置を提供できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の文書作成支援装置のブロッ
ク図。

【図２】本発明の一実施例の文書作成支援装置のブロッ
ク図。

【図３】申請者側の申請書の記入用画面の一例を示す説
明図。

【図４】書類来歴格納部１５の来歴の生成のブロック
図。

【図５】担当者側の申請書の処理の起動条件入力用画面
の一例を示す説明図。

【図６】申請者側の申請書の追加書類の記入用画面の一
例を示す説明図。

【符号の説明】

１…ディスプレイ、２…編集部、３…受信部、４…記憶
装置、５…送信部、１０…ディスプレイ、１１…編集
部、１２…受信部、１３…処理部、１４…送信部、１５
…書類来歴格納部、１６…処理プログラム格納部、１７
…未処理書類格納部、１００…申請者側装置、２００…
申請者側装置、３００…通信用インタフェース部、４０
０…ネットワーク。

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】書類を作成，編集する手段と、作成した書
   類を送信する手段と、書類を単独で、あるいは質問や修
   正指示を付加した形式で受信する手段ならびに格納する
   手段から構成される書類作成手段と、書類を受信する手
   段と、書類の処理プログラムを格納する手段と、受信さ
   れた書類を処理する手段と、処理できない書類を格納す
   る手段と、書類の処理や、書類に質問や修正指示を付加
   する作業を支援する手段と、処理された書類を送信する
   手段と、書類と処理された結果を格納する手段とから構
   成される書類処理手段とを設けたことを特徴とする書類
   作成支援装置。
2. 【請求項２】請求項１において、質問や修正指示，その
   応答，書類の送信先情報、および処理のプログラムの少
   なくとも一つを、書類に関係付けて書類の処理の来歴を
   記憶する手段を設けた書類作成支援装置。
3. 【請求項３】請求項１において、受信された書類と上記
   記憶された書類の比較を行う手段と、比較結果に応じ
   て、質問や修正指示の付与，書類の送信先や処理を決定
   する手段を設けた書類作成支援装置。
4. 【請求項４】請求項１において、受信された書類と上記
   記憶された書類の比較を行う手段と、比較結果に応じ
   て、類似した書類を表示する手段を設けた書類作成支援
   装置。
5. 【請求項５】請求項１において、書類の処理プログラム
   の起動条件を入力するため、書類の項目を表示する手段
   と、上記項目から条件となる項目を選択する手段と、上
   記選択された項目の制約条件となる値や式を入力する手
   段とを設けた書類作成支援装置。
6. 【請求項６】請求項１において、上記質問や修正指示と
   その応答の来歴を関連付けて記憶する手段を設けた書類
   作成支援装置。