JPH08190545A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 内部に著作権情報を持たない文書に対しても
著作権情報を登録・管理し、複数回のコピーや部分的組
込みなどの操作に対しても適切に著作権の保護管理が行
える文書管理システムを提供すること。 【構成】 著作権管理情報格納部（１２）と、著作権情
報を入力し著作権管理情報を生成して前記著作権管理情
報格納部（１２）に格納する著作権情報入力手段（１
１）と、ある文書に他の文書を組込む際に、組込まれる
文書の著作権管理情報を表示するとともに組込まれる文
書に関連させて該著作権管理情報の内容に基づいて当該
著作権情報を組込む著作権情報表示・組込み手段（１
５）と、登録済み文書に対する特定の処理を行う場合に
該著作権管理情報を参照して当該文書に対する該特定の
処理の可否をチェックしその結果に基づいて該特定の処
理を制御する著作権チェック・処理制御手段（１４）と
からなる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書の著作権情報を入
力して文書を管理するようにした文書管理システムに関
し、特に、組込み・印刷・複写などの二次的な文書流用
に対して適切な著作権保護が可能な文書管理システムに
関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、文書作成システムの稼働環境やデ
ータ形式の標準化が進み、異なる機種や異なるソフトウ
エアで作成した文書も互いに読み込んで利用したり、各
文書の中に取り込んで利用したりできるようになってき
ている。また、一度紙に出力されている文書も、スキャ
ナでイメージ情報として取り込んだり、さらにはＯＣＲ
のように文字認識ソフトを介在させた文字情報の取り込
みも普及しつつある。そして、このように電子文書の流
通が進んでくると、各文書の著作権を侵害することも多
くなってくる。これを保護するために、文書作成システ
ムや文書管理システムに著作権保護の機構を設けること
が考えられるが、その一方法として、特開平４−２３３
０４３号公報「データ処理方法及びデータ処理装置」が
ある。この「データ処理方法及びデータ処理装置」に記
載されたものは、ＳＧＭＬ（Ｓtandard ＧeneralizedＭ
arkup Ｌanguage）のような構造化された文書であっ
て、その中に著作権や機密保持に関する情報を持ってい
るものだけを対象としたものであり、全ての文書の著作
権を管理することはできない。また、文書のコピー（複
写）や取り込み先の文書の著作権管理を行わないから、
紙媒体の文書をスキャナから読み込んだような場合や、
他人の著作物を取り込んだ文書をさらに他の文書に取り
込んだりコピーした場合のように、二次的な文書流用に
おいては適切に著作権保護ができない。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上述したように、上記
従来技術は、内部に著作権情報を持たない文書に対して
著作権情報を入力する手段はなく、また、コピー先の文
書も各部に渡ってきめ細かく著作権を管理する手段がな
く、次のような問題点があった。 （ａ）内部に著作権情報を持たない文書や、他の文書か
らコピーもしくは部分的に取り込みを行った文書に対し
て、著作権管理が行えず、他者の著作権を侵害する恐れ
がある。 （ｂ）他人の著作物をコピーまたは一部を取り込んだ場
合に、その出典を一々人手によって入力しなければなら
ない。また、出典が分からなかったり、それを入力し忘
れたりした場合には、他人の著作物を侵害することにな
る。 （ｃ）各文書を自由にコピーしてよいか、印刷して配布
してよいかどうかなどの処理条件を、ユーザが任意に設
定したり変更したりすることができない。 従って、本発明は上記問題点を解決して、内部に著作権
情報を持たない文書に対しても著作権情報を登録・管理
し、複数回のコピーや部分的組込みなどの操作に対して
も適切に著作権の保護管理が行える文書管理システムを
提供することを目的とする。

【０００４】

【課題を解決するための手段】本発明の文書管理システ
ムは、上記目的を達成するために、電子化された文書を
作成して管理する文書管理システムにおいて、著作権管
理情報格納部（１２）と、著作権情報を入力し著作権管
理情報を生成して前記著作権管理情報格納部（１２）に
格納する著作権情報入力手段（１１）と、ある文書に他
の文書を組込む際に、組込まれる文書の著作権管理情報
を表示するとともに組込まれる文書に関連させて該著作
権管理情報の内容に基づいて当該著作権情報を組込む著
作権情報表示・組込み手段（１５）と、登録済み文書に
対する特定の処理を行う場合に該著作権管理情報を参照
して当該文書に対する該特定の処理の可否をチェックし
その結果に基づいて該特定の処理を制御する著作権チェ
ック・処理制御手段（１４）とを有することを特徴とし
ている。また、前記特定の処理は印刷処理または複写
（コピー）処理であること、前記著作権情報入力手段
（１１）は、文書の著作権情報をＯＣＲで読取って入力
し、著作権管理情報格納部（１２）に格納するものであ
ること、前記著作権管理情報は、少なくとも、文書を特
定するための情報、著作権者、文書に対する特定の処理
の可否を指定する処理条件（２０６）、および組み込ま
れる文書のリスト（２０７）を含むものであること、前
記組み込まれる文書のリスト（２０７）は、組込む文書
における組込み位置（２０７２）、組込まれる文書を指
定するための情報（２０７３）、取り込んだ文書の著作
権情報を如何なる形式で表示するかを指定する著作権情
報表示方法（２０７５）の組を指定するものであること
をも特徴としている。

【０００５】

【作用】本発明の文書管理システムによると、著作権情
報入力手段によって著作権情報を入力し、文書の著作権
を管理するための著作権管理情報を生成して著作権管理
情報格納部に格納しておき、文書を組込む場合、著作権
情報表示・組込み手段によって、該著作権管理情報に基
づいてその著作権情報を表示してユーザに注意を促した
りコピー先文書に自動的に組み込んだりでき、また著作
権チェック・処理制御手段によって、登録済み文書に対
する特定の処理（例えば、印刷処理・複写処理）を行う
場合に該著作権管理情報のうち処理条件を参照して当該
文書に対する該特定の処理の可否をチェックしその結果
に基づいて該特定の処理を行うか抑止するかを制御する
ようにしたので文書の著作権の保護を適切に行うことが
できる。また、紙媒体文書の読込み登録時に著作権情報
入力手段にＯＣＲを用いることにより著作権情報の取込
みを自動的に行うことができるとともに、著作権情報を
必ず入力させるようにすれば著作権不明の文書の取り込
みを防止することができる。さらに、著作権情報表示方
法に希望する表示方法を記入しておくことにより、文書
の組込みの際に任意の形態で著作権情報を組込むことが
できる。また、著作権情報入力手段を通じて、コピー禁
止／印刷禁止／コピー先での印刷禁止／著作権表示を行
ってコピー可などの処理条件を設定でき、かつ、著作権
フリーであるかどうか、著作権者に許可を得ている、組
込み先が同一著作権者であるなどの情報と、指定された
処理条件に応じて、各種の処理を制御することも可能に
なる。

【０００６】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図面を用いて詳細
に説明する。図１は、本発明の著作権保護機構を持つ文
書管理システムの構成を示すブロック図である。同図に
おいて、１１は、ユーザが直接著作権情報をキーによっ
て入力したり、著作権情報の印刷部分をＯＣＲなどで読
み込んで認識し入力したりする著作権情報入力手段であ
り、１２は、上記著作権情報入力手段１１から入力され
た著作権情報を格納する著作権管理情報格納部である。
１３は、著作権管理情報格納部１２に格納された著作権
情報を表示したり、コピー先の文書に自動的に組み込ん
だり、また条件に応じて印刷やコピーの禁止を行うな
ど、各文書の各部分単位での著作権を管理する著作権管
理手段である。１４は、著作権管理手段の中にあって、
著作権情報を参照して、コピー禁止／印刷禁止／コピー
先での印刷禁止／著作権表示を行ってコピー可などの処
理条件をチェックし処理を制御する著作権チェック・処
理制御手段であり、また、１５は、著作権管理情報格納
部１２からの著作権情報をユーザに表示したりコピー先
の文書に組み込むために文書作成システムに渡したりす
る著作権情報表示・組込み手段である。著作権管理手段
１３は、著作権チェック・処理制御手段１４と著作権情
報表示・組込み手段１５からなっている。１６は文書作
成システムであり、著作権情報表示・組込み手段１５か
ら組み込むべき著作権情報をもらったり、著作権チェッ
ク・処理制御手段１４からの指示に基づいてコピーや印
刷を禁止したり、ユーザへの注意のため著作権情報を表
示したりするシステムである。

【０００７】次に、文書作成システム１６で文書を参照
および編集している過程で、その文書のコピー／印刷お
よび他文書の組込みにおける一連の処理の流れについ
て、図２〜図４を用いて詳細に説明する。図２は、著作
権管理情報格納部１２に格納されている管理情報のテー
ブル２００を表したものである。同図に示すように、管
理情報のテーブル２００は、各登録文書毎に、文書を識
別するためのＩＤ（２０１）、文書名（２０２）、著作
権者（２０３）、著作権者の属性（２０４）、著作権者
から許諾を受けている文書か／著作権フリーの文書かな
どの許可情報（２０５）、コピー可／印刷可などの処理
条件（２０６）、その文書の中に組み込まれている他の
文書のリスト（２０７）を管理するテーブルである。更
に、リスト２０７からは、組込まれている対象（項番２
０７１）毎に、その組込み先の文書の中での位置（２０
７２）、組み込まれる文書のテーブル２００における文
書名ＩＤ（２０７３）、組み込まれる文書の中の組込み
対象の範囲（２０７４）、著作権情報を何処にどのよう
に表示するかを示す著作権情報表示方法（２０７５）を
管理するテーブルにリンク付けられる。著作権情報の表
示方法としては、これに限るものではないが、例えば、
組込み位置に表示する方法（組み込んだ文書に隣接して
著作権情報を表示）、参照文献一覧として表示する方法
（組み込んだ文書に対して参照文献一覧として通常行わ
れている形式で著作権情報を表示）、ルビを付けて脚注
表示する方法（組み込んだ文書にルビを付け、欄外にそ
の著作権情報を表示）、カバーページに表示する方法
（表紙の一部に著作権情報を表示）などがある。これら
の各方法における具体的な表示例を図５に示しておく。

【０００８】図３および図４は、本文書管理システムの
中心部分である著作権チェック・処理制御手段１４にお
ける処理フローであり、文書作成システム１６から処理
コマンドを受け取って、必要に応じて著作権情報入力手
段１１と著作権情報表示・組込み手段１５を起動すると
ともに、文書作成システム１６を制御する。まず、著作
権チェック・処理制御手段１４では、文書作成システム
１６から処理コマンドとともに、文書名とそのＩＤおよ
び利用者名（その文書を参照または作成している人）を
受け取って（ステップ３０１）、その文書が既に登録し
てあるかどうかチェックする（ステップ３０２）。もし
登録していない場合には、著作権情報入力手段１１を起
動して、ユーザに図２の管理情報テーブル２００中の著
作権者の属性２０４、許可情報２０５、処理条件２０６
の項目を入力させ、それらを著作権管理情報格納部１２
に登録する（ステップ３０３）。ＩＤ２０１の項目は著
作権情報入力手段１１が自動的に設定し、文書名２０２
と著作権者２０３は文書作成システム１６から渡された
データをセットする。

【０００９】次に、文書が既に登録してある場合（ステ
ップ３０２；YES）は、処理コマンドを見て、印刷また
はコピーの場合（ステップ３０４；YES）には直接ステ
ップ３０６に進み、印刷またはコピーでない場合（ステ
ップ３０４；NO）であって組込みの場合（ステップ３０
５；YES）には図４の処理（ステップ４０１〜４１０）
を行い、それ以外（ステップ３０５；NO）の場合は何も
行わず終了し、文書作成システム１６に戻る。ステップ
３０６では、文書名とＩＤによって著作権管理情報格納
部１２の管理情報テーブル２００から該当文書の図２に
示した各項目の値を抽出する。そして、項目２０３（著
作権者）と項目２０５（許可情報）を見て、利用者と著
作権者が同一（ステップ３０７；YES）か、著作権フリ
ーまたは著作権者からの許諾済み（ステップ３０８；YE
S）の場合は、ステップ３０９における処理条件２０６
のチェックを行わず、直接ステップ３１４の組込み文書
リストの検索を行う。それ以外（ステップ３０７および
３０８がともにNO）の場合には、管理情報テーブル２０
０中の処理条件２０６の内容を見て処理条件をチェック
する（ステップ３０９）。処理条件としては、コピーの
可否、印刷の可否、参照時の著作権表示の有無、印刷時
の著作権表示の有無、組込み先への著作権情報組込みの
有無などがある。処理条件２０６の内容が、コマンドが
コピーでかつコピー不可（コピー可のフラグに×が付い
ている）の場合（ステップ３１０；YES）にはコピーを
行えないため著作権情報の表示を行って（ステップ３１
１）終了する。同様に、コマンドが印刷でかつ印刷不可
の場合（ステップ３１２；YES）には、印刷不可部分の
みをスキップし、そこに著作権情報を印字するため、文
書の印刷範囲と著作権情報を著作権情報一時ファイル３
１７に記憶する（ステップ３１３）。

【００１０】次に、その文書に組み込まれた文書に関し
ても同様の著作権チェックを行うため、組み込まれた文
書のリスト２０７が指し示している組込み文書のテーブ
ルを参照する（ステップ３１４）。組込み文書がある場
合（ステップ３１５；YES）には、その文書のＩＤを取
り出し（ステップ３１６）、ステップ３０６に戻り、該
ステップ以降の処理を繰り返す。組込み文書がない場合
（ステップ３１５；NO）には、印刷またはコピーなどの
コマンドを実行する（ステップ３１８）。なお、印刷の
場合には、著作権情報一時ファイル３１７を参照して、
印刷不可部分をスキップし、そこに著作権情報を印字す
る。

【００１１】次に、図４を使って組込みコマンドの場合
（図３のステップ３０５；YESの場合）の処理について
説明する。まず、スキャナ入力かどうかを判断し（ステ
ップ４０１）、スキャナ入力の場合（ステップ４０１；
YES）、著作権情報入力手段１１を起動してユーザに図
２の管理情報テーブル２００中の文書名２０２、著作権
者２０３、著作権者の属性２０４、許可情報２０５、処
理条件２０６の各項目を入力させ、著作権管理情報格納
部１２に登録する（ステップ４０２）。また、このと
き、各項目を、当該項目を指定しながら文書中の著作権
表示部分をＯＣＲで読み取り自動認識させて取り込むよ
うにしてもよい。スキャナ入力でない場合には（ステッ
プ４０１；NO）、著作権管理情報格納部１２から文書名
２０２とその文書に関する著作権管理情報の一覧を表示
し（ステップ４０３）、その中から組み込む文書とその
組込み範囲、および組み込み先の位置をユーザに指定さ
せる（ステップ４０４）。組み込む文書を開いて内容を
確認することもできる。その文書の許可情報２０５、処
理条件２０６を見て組込み可かどうかを判断する（ステ
ップ４０５）。これは、図３のステップ３０７〜ステッ
プ３１０と同じ処理で、許可がなくコピー不可となって
いる場合が組込み不可（ステップ４０５；NO）である。
組込み不可の場合は、著作権情報の表示を行って（ステ
ップ４０６）、ユーザに組み込み不可のメッセージを伝
え終了する。組込み可の場合（ステップ４０５；YES）
は、更に処理条件２０６中の「組込み先への著作権情報
組込み」フラグを見て、著作権情報を組み込む必要があ
るかどうか判断し（ステップ４０７）、組み込む場合
（ステップ４０７；YES）は著作権情報の表示方法をユ
ーザに指定させ（ステップ４０８）、著作権情報を文書
本体に組み込む（ステップ４０９）。そして、組み込み
文書リストの項目２０７１〜２０７５と、そのリストの
アドレスを２０７に登録する（４１０）。以上の処理の
中で、ステップ３１１、ステップ４０３、ステップ４０
６、ステップ４０９の処理は、著作権情報表示・組み込
み手段１５（図１参照）を利用して行われる。また、著
作権情報表示・組み込み手段１５は、ユーザが直接呼び
出して、各文書の著作権情報を参照することも可能であ
る。

【００１２】

【発明の効果】本発明により、次のような効果が得られ
る。 （ａ）組込み先の文書においても組み込まれた文書の著
作権をきめ細かく管理できるので、コピーなどの繰り返
しによる二次文書を生成しても、著作権を保護できる。 （ｂ）スキャナで紙媒体の文書を入力した場合も、著作
権情報を必ず入力させることにより、著作権の保護が確
実に行える。 （ｃ）著作権情報とともに、その処理条件（印刷の可
否、複写の可否など）も管理しているので、文書の組込
み時に、ユーザ注意のための著作権情報の表示を行った
り、著作権情報も一緒に文書に組み込むなどの処理が確
実かつ自動的に行える。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の著作権保護機構を持つ文書管理システ
ムの構成を示すブロック図である。

【図２】著作権管理情報格納部１２での管理情報のテー
ブルを表わす図である。

【図３】本システムの中心部分である著作権チェック・
処理制御手段１４における処理フローチャートである。

【図４】本システムの中心部分である著作権チェック・
処理制御手段１４における処理フローチャートである
（続き）。

【図５】著作権情報の文書データ中での表示方法の説明
図である。

【符号の説明】

１１：著作権情報入力手段、１２：著作権管理情報格納
部、１３：著作権管理手段、１４：著作権チェック・処
理制御手段、１５：著作権情報表示・組込み手段、１
６：文書作成システム、１７：文書データファイル

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子化された文書を作成して管理する文
   書管理システムにおいて、 著作権管理情報格納部と、 著作権情報を入力し著作権管理情報を生成して前記著作
   権管理情報格納部に格納する著作権情報入力手段と、 ある文書に他の文書を組込む際に、組込まれる文書の著
   作権情報を表示するとともに組込まれる文書に関連させ
   て該著作権管理情報の内容に基づいて当該著作権情報を
   組込む著作権情報表示・組込み手段と、 登録済み文書に対する特定の処理を行う場合に該著作権
   管理情報を参照して当該文書に対する該特定の処理の可
   否をチェックしその結果に基づいて該特定の処理を制御
   する著作権チェック・処理制御手段とを有することを特
   徴とする文書管理システム。
2. 【請求項２】 前記特定の処理は、印刷処理または複写
   処理であることを特徴とする請求項１記載の文書管理シ
   ステム。
3. 【請求項３】 前記著作権情報入力手段は、文書の著作
   権情報をＯＣＲで読取って入力し、著作権管理情報格納
   部に格納するものであることを特徴とする請求項１また
   は２に記載の文書管理システム。
4. 【請求項４】 前記著作権管理情報は、少なくとも、文
   書を特定するための情報、著作権者、文書に対する特定
   の処理の可否を指定する処理条件、および組み込まれる
   文書のリストを含むものであることを特徴とする請求項
   １乃至３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
5. 【請求項５】 前記組み込まれる文書のリストは、組込
   む文書における組込み位置、組込まれる文書を指定する
   ための情報、取り込んだ文書の著作権情報を如何なる形
   式で表示するかを指定する著作権情報表示方法の組を指
   定するものであることを特徴とする請求項４記載の記載
   の文書管理システム。