JPH0816605A - 文書検索装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 ネットワーク形式の文書検索装置の簡便な利
用を実現する。 【構成】 文書検索装置１では読込手段５で検索シート
を読み込み、この検索シートの画像データを転送手段６
からファイル手段７を備えた他の文書検索装置２、３へ
ネットワーク４を介して転送する。検索シートの文書を
特定する画像データに基づいて、ファイル管理手段８で
ファイル手段７から該当する文書が検索されると、これ
をネットワーク４を介して受信手段９から受信して出力
手段１０で印刷、画面表示等の形式で出力する。文書検
索装置２では読み込んだ検索シートのファイル手段を特
定する画像データに基づいて、判断手段１１で該当する
ファイル手段７が自装置２に備えたものであるかを判断
し、自装置のものである場合には、検索シートの文書を
特定する画像データに基づいて、ファイル管理手段８で
ファイル手段７から該当する文書を検索して出力手段１
０から出力する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ファイル手段に記憶さ
れた文書を検索する文書検索装置に関し、特に、文書及
びファイル装置を特定する画像データに基づいて文書検
索を行う文書検索装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、コピー機能やファクシミリ機
能を持つＯＡ（オフィースオートメーション）事務機器
には、与えられた文書をスキャナーで読み取り、読み取
った画像データを印刷出力するための装置が組み込まれ
ている。これらのＯＡ事務機器では読み取った画像デー
タを自装置で印刷出力するか、あるいは電話回線等を利
用して遠隔地に設置されている他の装置に送信して印刷
出力するといった処理が行われている。一方、読み取っ
た画像データを印刷出力するのではなく、装置が具備し
ているファイル装置に保管することも行われている。近
年では、前記したコピー機能やファクシミリ機能とこの
ようなファイル機能とを装備した所謂マルチファンクシ
ョン事務機器が提供されてきている。

【０００３】コピーやファクシミリといったＯＡ事務機
器にファイル機能を装備する場合、最も困難なのは保管
した文書を利用する際の検索方法である。これを解決す
るために、文書を特定する検索シートを文書保管時に印
刷出力しておき、保管した文書を検索する時にこの検索
シートをＯＡ事務機器の読み取り装置によって読み取
り、この検索シートに基づいて検索した文書を印刷出力
する技術が提案されている。例えば、特開平４ー３２５
７号公報や特開平４ー１５７５４号公報には、文書を記
憶手段に記憶する際に、登録した文書を抄録化するとと
もにこの抄録に記憶手段の文書格納位置情報等の制御情
報を付加して印刷出力させ、検索時には、抄録をスキャ
ナで読み取ってその制御情報から記憶手段に記憶した文
書を検索して印刷出力する文書検索装置が開示されてい
る。この文書検索装置は、文書を記憶する記憶手段、文
書を検索する検索手段、検索した文書を印刷する出力手
段等を自らの装置に備え、自装置の範囲内だけで文書の
登録検索処理を行う所謂スタンドアローン形式のもので
ある。

【０００４】近年、記憶領域の拡大、ユーザの使い勝手
の向上等を図るため、スタンドアローン形式のものか
ら、幾つかの文書検索装置あるいは文書検索装置と文書
記憶装置とをネットワーク等で接続した形式への展開が
進められている。ここで、このようなネットワーク形式
においては、文書検索のための検索シートを読み取る装
置と検索したい文書を保管している装置とが別々である
こともある。このため、ネットワークを介して接続され
ている互いの装置を検索シートで指定して検索処理を行
わせる必要があり、このような検索を実現する技術とし
て特開平６ー４６２４４号公報に開示された方法が知ら
れている。この方法においては、フォームと称する検索
シートに検索した文書の送信先情報を含めておき、検索
シートに基づいて検索した文書を指定された送信先の装
置へネットワークを介して送信するようにしている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
ようなネットワーク形式においてはユーザ自身がネット
ワークの接続形態をよく理解していないと、所望の文書
を検索することができないという根本的な問題がある。
すなわち、ユーザは所望の文書を保管している文書記憶
装置がネットワーク上の何処に存在しているかを予め知
り、その装置へ検索シートを送信する必要があり、例え
ば、文書記憶装置の増設や配置換え等があった場合にお
いても常にネットワークの接続形態を理解しておかなけ
ればならない。この問題は、特にファクシミリ装置等の
ように送受信される情報をユーザに表示する画面を持た
ないＯＡ事務機器においては、ユーザがネットワークの
接続形態についての情報を操作に際して容易に得ること
が困難であることから、深刻な問題といえる。なお、分
散型データベースをネットワーク上に展開することで上
記の問題の解決を試みる方法もあるが、ネットワーク形
式の文書検索装置を簡便に利用するためには、この方法
では管理における負担が大きく、またコストもかかると
いう新たな問題を生じてしまう。

【０００６】本発明は上記従来の事情に鑑みなされたも
ので、請求項１乃至２に記載した文書検索装置は、幾つ
かの文書検索装置あるいは文書検索装置と文書記憶装置
とをネットワーク等で接続したシステム形式において、
検索シートに文書を特定する画像データとともに文書を
記憶するファイル手段を特定する画像データも含ませる
ことで、ネットワークの接続形態の理解をユーザに強い
ることなく、ネットワーク形式の文書検索装置の簡便な
利用を実現することを目的とする。また、請求項３に記
載した文書検索装置は、上記目的に加え、文書検索に用
いる検索シートの作成を行い、保存した文書の管理の容
易化も実現することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに、請求項１に記載した文書検索装置は、文書を特定
するデータに基づいてファイル手段に記憶された文書を
検索する文書検索装置において、出力すべき文書を特定
する画像データ及び当該文書が記憶されたファイル手段
を特定する画像データを含む検索シートを読み込む手段
と、ファイル手段を特定する画像データに基づいて該当
するファイル手段を管理するファイル管理手段へ前記検
索シートを転送する手段と、前記ファイル手段から前記
検索シートに基づいて検索した検索結果を受信する手段
と、受信した検索結果を出力する手段とを備えたことを
特徴とする。

【０００８】また、請求項２に記載した文書検索装置
は、文書を特定するデータに基づいてファイル手段に記
憶された文書を検索する文書検索装置において、文書を
記憶するファイル手段と、出力すべき文書を特定する画
像データ及び当該文書が記憶されたファイル手段を特定
する画像データを含む検索シートを読み込む手段と、フ
ァイル手段を特定する画像データに基づいて該当するフ
ァイル手段が自装置に備えたファイル手段であるかを判
断する手段と、ファイル手段を特定する画像データに基
づいて判断した結果、該当するファイル手段が自装置に
備えたファイル手段である場合に、当該ファイル手段か
ら前記検索シートの文書を特定する画像データに基づい
て該当する文書を検索するファイル管理手段と、前記検
索シートの文書を特定する画像データに基づいてファイ
ル手段から検索した検索結果を出力する手段と、ファイ
ル手段を特定する画像データに基づいて判断した結果、
該当するファイル手段が自装置に備えたファイル手段で
ない場合に、該当するファイル手段を管理する他の装置
のファイル管理手段へ前記検索シートを転送する手段と
を備えたことを特徴とする。

【０００９】また、請求項３に記載した文書検索装置
は、上記の各文書検索装置において、ファイル手段に記
憶されている文書を特定する画像データ及び当該ファイ
ル手段を特定する画像データを含む検索シートを出力す
る手段を備えたことを特徴とする。

【００１０】

【作用】各請求項に記載した文書検索装置は図１に示す
ような構成であり、同図中の１が請求項１に記載した文
書検索装置、２が請求項２に記載した文書検索装置、３
が請求項３に記載した文書検索装置に該当する。文書検
索装置１では読込手段５で検索シートを読み込み、この
検索シートの画像データを転送手段６からファイル手段
７を備えた他の文書検索装置２、３へネットワーク４を
介して転送する。そして、検索シートの文書を特定する
画像データに基づいて、ファイル管理手段８による管理
の下にファイル手段７から該当する文書が検索される
と、これをネットワーク４を介して受信手段９から受信
して出力手段１０で印刷、画面表示等の形式で出力す
る。

【００１１】また、文書検索装置２では読み込んだ検索
シートのファイル手段を特定する画像データに基づい
て、判断手段１１で該当するファイル手段７が自装置２
に備えたものであるかを判断し、自装置のものである場
合には、検索シートの文書を特定する画像データに基づ
いて、ファイル管理手段８でファイル手段７から該当す
る文書を検索して出力手段１０から出力する。また、文
書検索装置３では、上記の作用に加え、ファイル装置７
に記憶した文書に関する検索シートを検索シート出力手
段１２から出力し、保管した文書の管理を容易にする。

【００１２】なお、出力手段１０による文書の出力形式
は、自装置において文書を印刷出力する他、文書データ
をネットワークへ送信出力し、実際の文書の印刷出力は
この文書データを受信した他の装置で行うことも可能で
ある。また、読込手段５はスキャナ等により直接検索シ
ートを読み込むもののみならず、ネットワーク４を介し
て送られてきた検索シートの画像データを読み込むもの
でもよい。

【００１３】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図面を参照して説
明する。本実施例の文書検索装置はファクシミリ機能、
ファイル機能等を備えたマルチファンクション装置であ
り、図２に示すような構成を有している。すなわち、文
書検索装置は、検索シートや登録する文書を光学的に読
み取るスキャナ部２１と、ユーザが装置に対して指示を
入力し或いは装置からのメッセージ等を表示するタッチ
パネル式のパネル部２２と、ファクシミリ通信を行うＦ
ＡＸ通信部２３と、パネル部２２等からの指示入力に応
じた処理を実行する指示実行部２４と、スキャナ部２１
から読み込まれた検索シートから指示アイテムを識別し
て、所定の判断及びこれに応じた指示実行部２４への指
示を行うアイテム認識部２５と、ＦＡＸ通信部２２が受
信したファクシミリ文書や保管文書の画像等を用紙に印
刷出力するプリンタ部２６と、スキャナ部２１で読み取
った文書画像或いはＦＡＸ通信部２３によって受信され
た文書画像等を保管管理処理するファイル管理部２７
と、ファイル管理部２７で処理した文書の画像データを
記憶して保管するファイル装置２８と、装置固有の識別
子（ＩＤ）を発生するＩＤ発生部２９、を備えている。
本実施例では、図３に示すように、上記構成を有する２
つの文書検索装置３１、３２がそれぞれのＦＡＸ通信部
２３で電話回線３３を介して接続された形式となってお
り、これら装置３１、３２の間で文書検索の処理が行わ
れる。

【００１４】まず、上記構成の文書検索装置で文書を保
管し、更に保管した文書の検索シートを出力する場合の
動作を説明する。保管する文書は画像データとしてスキ
ャナ部２１或いはＦＡＸ通信部２３から入力され、パネ
ル部２２の指示に従って指示実行部２４からファイル管
理部２７に渡される。ファイル管理部２７は渡された文
書の画像データをファイル装置２８に保管すると共に、
保管した文書の抄録情報及び当該文書を特定する画像デ
ータを含む検索シートを構成し、指示実行部２４に対し
て検索シートの出力を命じる。この文書を特定する画像
データはバーコードの画像データであり、これによって
ファイル装置２８内に格納された文書が一意に識別され
る。

【００１５】指示実行部２４はこの出力命令によって、
検索シートを構成する他の構成要素情報（すなわち、当
該文書検索装置を特定する画像データ）をアイテム認識
部２５に対し要求する。アイテム認識部２５はこの要求
に対して、当該文書検索装置装置固有のＩＤを取得する
ために、ＩＤ発生部２９にＩＤの発行を要求する。ＩＤ
発生部２９は発行要求に対し、当該文書検索装置が接続
されているネットワークアドレス或いは電話回線番号等
から、装置固有のＩＤを発生しアイテム認識部２５に渡
す。アイテム認識部２５はＩＤ発生部２９から得られた
装置ＩＤを検索シートを特定するためのインデックス情
報に重畳し、これら装置ＩＤとインデックス情報とを重
畳した情報をバーコード化して検索シートの構成要素情
報を成す画像データとして指示実行部２４に送る。指示
実行部２４は、前記のファイル管理部２７より得られた
保管文書を特定するバーコード画像データ及び文書抄録
情報とともにアイテム認識部２５より得られた装置ＩＤ
とインデックス情報のバーコード画像コードとを、例え
ば、プリンタ部２６に送り、印刷指示を行ってファイル
装置２８に記録保管した文書に対応する検索シートを印
刷出力する。

【００１６】上記した装置ＩＤと検索シートのインデッ
クス情報との重畳は、例えば図４に示すようなデータ形
式で行われる。この例では、データタイプを示すヘッダ
フィールド４１と、ネットワークアドレスや電話回線番
号等といった装置ＩＤのタイプを示すＴｙｐｅフィール
ド４２と、装置ＩＤと検索シートのインデックス情報と
を格納するＲｅａｌＩＤフィールド４３で構成される。
また、印刷出力された検索シート５１は図５に示すよう
な構成であり、保管した文書の抄録情報５２、文書を特
定するバーコード５３、装置ＩＤと検索シートのインデ
ックス情報とを重畳したバーコード５４、検索シート５
１を位置合わせするためのレジストレーションマーク５
５が画像として記述されている。

【００１７】上記した検索シートの作成処理手順を図６
に示すフローチャートを参照して説明する。指示実行部
２４がファイル管理部２７からの出力命令を受け、アイ
テム認識部２５がこの指示実行部２４からの要求を受け
ると、アイテム認識部２５は検索シート５１の構成要素
の作成を開始する（ステップＳ１）。アイテム認識部２
５はイメージメモリに検索シート構成要素の基本的項目
であるレジストレーションマーク５５を配置し（ステッ
プＳ２）、更に、検索シートを特定するためのインデッ
クス情報を生成する（ステップＳ３）。このインデック
ス情報は、保管する文書を更新する等に応じて検索シー
ト５１の内容を更新した場合に、ここの検索シート５１
を識別する情報であり、検索シート５１の更新情報はア
イテム認識部２５により管理されている。

【００１８】次いで、アイテム認識部２５はＩＤ発生部
２９に対して文書検索装置固有のＩＤの発行を依頼する
（ステップＳ４）。ＩＤ発生部２９は、例えばこの文書
検索装置に設定された電話回線番号を求め、このデータ
に対するデータタイプを示す情報を重畳して文書検索装
置固有のＩＤを作成し、アイテム認識部２５に渡す（ス
テップＳ５）。アイテム認識部２５は受け取った装置固
有のＩＤと前記したシート特定のためのインデクッス情
報とを重畳し、そのデータをバーコード５４に変換して
（ステップＳ６）、レジストレーションマーク５５とと
もにイメージメモリに配置し（ステップＳ７）、こうし
て配置した検索シートの構成要素データを指示実行部２
４に渡す。

【００１９】指示実行部２４はアイテム認識部２５から
得られた装置ＩＤに関するバーコード画像データと、フ
ァイル管理部２７より得られる文書を特定するバーコー
ドデータ５３及び抄録の画像データ５２とを合成し（ス
テップＳ８）、イメージメモリに配置する。この結果得
られた検索シートの画像データは図５に示した検索シー
ト５１と同等となる。パネル部２２からの入力で検索シ
ートの印刷が指示されている場合には（ステップＳ
９）、指示実行部２４は合成された検索シートの画像デ
ータをプリンタ部２６に渡し、図５に示した検索シート
５１の印刷出力を行う（ステップＳ１０）。一方、パネ
ル部２２からの入力で検索シートを他の装置へファクシ
ミリ送信する指示がされている場合には（ステップＳ
９）、指示実行部２４は検索シートの画像データをＦＡ
Ｘ送信部２３に渡し、ＦＡＸ送信部２３でこの画像デー
タをファクシミリ送信用に圧縮してプロトコルに従って
送信する（ステップＳ１１）。

【００２０】次に、上記構成の文書検索装置で検索シー
ト５１を用いて保管された文書を検索する動作を説明す
る。まず、パネル部２２の操作により、スキャナ部２１
によって検索シート５１を読み取る或いはＦＡＸ通信部
２３によって受信すると、読み取った検索シート５１の
画像データを指示実行部２４がアイテム認識部２５に送
出する。アイテム認識部２５は得られた検索シート５１
の画像データを解析して、装置ＩＤと検索シートのイン
デックス情報とを重畳したバーコード情報（符号情報）
５４を抽出し、ＩＤ発生部２９へ送り出す。このバーコ
ード情報５４はＩＤ発生部２９で予め取得してあるシー
トの特定情報と装置ＩＤと比較される。

【００２１】比較された結果、装置ＩＤが一致する場合
には、アイテム認識部２５が指示実行部２４に対して装
置ＩＤが一致したこと、すなわち、検索シート５１に対
応する文書が当該文書検索装置のファイル装置２８に保
管されていることを通知する。この通知を受けた指示実
行部２４は読み取った検索シートの画像データをファイ
ル管理部２７に送出し、ファイル管理部２７が検索シー
ト５１の画像データを解析して、文書を特定するバーコ
ード情報５３を抽出し、このバーコード情報５３によっ
て指定された文書をファイル装置２８より読み出す。そ
して、パネル部２２からの指示が印刷であれば、読み出
した文書をプリンタ部２６によって印刷し、パネル部２
２からの指示がファクシミリ送信であれば、ＦＡＸ通信
部２３によって読み出した文書の画像データを指定され
た宛先に送信する。

【００２２】一方、前記比較の結果、装置ＩＤが一致し
ない場合には、アイテム認識部２５がバーコード情報５
４をＩＤ発生部２９に送り、このバーコード情報５４に
重畳されている装置ＩＤの抽出を命じる。ＩＤ発生部２
９はバーコード情報５４をフォーマット変換して装置Ｉ
Ｄを抽出し、この装置ＩＤ（例えば、ネットワークアド
レス情報、電話回線番号）をアイテム認識部２５に送
る。アイテム認識部２５は、装置ＩＤが一致していない
ことを、ネットワークアドレス情報、電話回線番号とい
った文書検索装置を特定する情報と共に指示実行部２４
に通知する。指示実行部２４は通知された装置を特定す
る情報に基づいて、電話回線３３（或いは、ネットワー
ク）を介して、対応する他の文書検索装置３２へ前記読
み取られた検索シート５１の画像データをＦＡＸ通信部
２３から転送する。転送元の文書検索装置３１から転送
先の文書検索装置３２へ転送された検索シート５１の画
像データは、上記と同様にして、転送先の文書検索装置
３２によって解析され、この解析結果の基づいてそのフ
ァイル装置から該当する文書が読み出される。この読み
出された文書の画像データは文書検索装置３２から電話
回線３３を介して転送元の文書検索装置３１へ返送さ
れ、指示実行部２４が受信した返送データをパネル部２
２の指示に従ってプリンタ部２６により印刷するか、或
いはＦＡＸ通信部２３により他の装置へ送信する。

【００２３】上記した検索シート５１を用いた保管文書
の検索処理手順を図７に示すフローチャートを参照して
説明する。ここで、文書検索装置３１に電話回線３３を
介して接続された文書検索装置３２で検索シート５１を
読み取って処理を行う場合を例にとって説明する。ま
ず、検索シート５１は文書検索装置３２のスキャナ部２
１によって読み込まれ（ステップＳ２１）、指示実行部
２４によって検索シート５１の画像データがアイテム認
識部２５に渡される（ステップＳ２２）。アイテム認識
部２５はレジストレーションマーク５５を用いて検索シ
ートの傾き補正を行い（ステップＳ２３）、バーコード
５４を読み取って装置特定に関するＩＤ情報を取得し
（ステップＳ２４）、ＩＤ発生部２９に引き渡す。ＩＤ
発生部２９はこれをデータタイプと装置ＩＤとに分離し
（ステップＳ２５）、予め取得している自装置固有の装
置ＩＤと一致するか否かの判断を行い（ステップＳ２
６）、その判断結果をアイテム認識部２５へ返す（ステ
ップＳ２７、Ｓ３４）。

【００２４】アイテム認識部２５はＩＤ発生部２９によ
る判断結果として装置ＩＤが一致する場合には（ステッ
プＳ２７）、バーコード５４から検索シート５１を特定
するためのインデックス情報を読み取り、このインデッ
クス情報とともに指示実行部２４に自らの文書検索装置
３２内におけるファイル管理部２７での検索可能である
ことを通知する（ステップＳ２８）。この通知によっ
て、指示実行部２４はファイル管理部２７に文書検索を
指示し、ファイル管理部２７はインデックス情報に基づ
いて検索シート５１を特定し（ステップＳ２９）、上記
したようにバーコード５３による情報に基づいてファイ
ル装置２８に記録した文書を検索して（ステップＳ３
０）、検索結果を指示実行部２４へ送る。そして、検索
された文書の画像データを受け取った指示実行部２４
は、パネル操作部２２からの指示にしたがって、受信し
た文書データをプリンタ部２６から印刷出力する（ステ
ップＳ３２）或いはＦＡＸ通信部２３から他の装置へフ
ァクシミリ送信する（ステップＳ３３）処理を行う。

【００２５】一方、ＩＤ発生部２９による判断結果とし
て装置ＩＤが一致しない場合には（ステップＳ２７）、
文書検索装置３２に入力された検索シート５１は他の文
書検索装置３１に保管された文書に対応するものである
ため、検索シート５１を転送する処理を行う。アイテム
認識部２５は解析の結果得られた装置特定に関するＩＤ
情報を指示実行部２４に返す（ステップＳ３５）。指示
実行部２４はアイテム認識部２５から得たＩＤ情報によ
り、検索シート５１の画像データをＦＡＸ通信部２３に
よって検索シート５１に記されたと同じＩＤをもつ文書
検索装置３１に転送すると共に、その装置３１に対して
検索シート５１の処理結果を返送するように要求する
（ステップＳ３６）。この返送要求は、例えばＩＴＵー
Ｔ勧告（旧ＣＣＩＴＴ勧告）Ｔ．３０に規定される折り
返しポーリングにしたがって行われる。

【００２６】転送された検索シート５１を受信した文書
検索装置３１では、前述のステップＳ２１からＳ１２ま
での処理を行って、装置３１のファイル装置２８に記録
保管されている文書を読み出し、この文書の画像データ
を電話回線３３を介してファクシミリ送信し、文書検索
装置３２に返送する（ステップＳ３７）。検索された文
書の画像データを受信した文書検索装置３２の指示実行
部２４は、パネル操作部２２からの指示にしたがって、
上記と同様に、受信した文書データを印刷出力する（ス
テップＳ３２）或いは他の装置へファクシミリ送信する
（ステップＳ３３）処理を行う。なお、上記したファイ
ル管理部２７による検索において（ステップＳ３０、Ｓ
３７）、該当する文書がファイル装置２８内に存在しな
い場合には、プリンタ部２６からエラーメッセージを印
刷出力する或いは返信要求元の装置３２へエラーメッセ
ージを返信する等のエラー処理を行う。

【００２７】上記したように、文書検索を行うユーザは
検索シートを任意の文書検索装置に読み込ませるだけ
で、検索対象の文書が存在する装置の場所を意識するこ
となく、所望の文書を取り出すことができる。また、文
書検索の情報はバーコードといった画像データで表現さ
れるため、各文書検索装置はＦＡＸ通信部のような画像
データの送受信を行える安価な機構を有していればよ
い。したがって、送受信されるデータの形式が統一され
ているため、各文書検索装置はデータ形式の相違に対応
する高価な機構や複雑な管理を必要としないため、ファ
イル管理及びネットワーク管理に不可欠な専門知識や高
いコストなどを要しないという利点がある。

【００２８】図８には本発明の他の一実施例に係る文書
検索装置の構成を示してある。この実施例では、ＩＤ発
生部２９を文書検索装置から独立した装置の形態で設け
てあり、他の構成部分は図２に示したものと同じであ
る。このＩＤ発生部２９は文書検索装置の本体側と直接
接続して設ける他、ネットワークなどを経由して論理的
に接続し、１つのＩＤ発生部２９で幾つかの文書検索装
置に対してＩＤを発生するようにしてもよい。

【００２９】図９には本発明の更に他の一実施例に係る
文書検索装置の構成を示してある。この実施例では、２
つの文書検索装置６１、６２を電話回線６３を介して接
続したものであり、一方の文書検索装置６２は図２に示
したものと同一であるが、他方の文書検索装置６１はフ
ァイル管理部２７及びファイル装置２８を省略してあ
る。したがって、文書検索装置６１は、読み込んだ検索
シート５１を文書検索装置６２へ転送し、当該装置６２
から返送された検索結果を印刷出力する機能を果たす装
置となっている。このような構成とした場合には、高価
なファイル管理部２７及びファイル装置２８を省略でき
るため、文書検索システムを安価なものとすることがで
きる。

【００３０】本発明においては、検索シート５１の転送
を２つの文書検索装置間で行うだけでなく、２つ以上の
文書検索装置を電話回線やネットワークを介して接続
し、これらの文書検索装置間で検索シート５１の転送及
び検索結果の送受信を行うようにしてもよい。更に、図
１０に示すように、文書検索装置７１、７２を回線７３
を介して接続したネットワークと、文書検索装置７４、
７５を回線７６を介して接続したネットワークとをゲー
トウエイ７７で接続し、これらネットワーク間で検索シ
ート５１の転送及び検索結果の送受信を行うようにして
もよい。この場合、ゲートウェイ７７がネットワーク相
互のＩＤ情報の変換を行う形式であってもよい。

【００３１】上記した実施例では電話回線やネットワー
クによって複数の文書検索装置を接続した例を示した
が、これに限らず無線通信等の他の接続方式で文書検索
装置間を接続するようにしてもよい。また、文書検索装
置を特定するＩＤは物理的なネットワークアドレスを用
いたり、或いは、論理的なネットワークアドレスを用い
てもよい。更に、電話回線においては機器が接続された
電話番号について、内線番号や外線番号を問わずＩＤと
して使用することも可能である。なお、上記した実施例
では、各文書検索装置に備えられているファイル装置を
各文書検索装置を一意に特定する装置ＩＤで識別してい
るが、例えば１つの文書検索装置に複数のファイル装置
を備えて文書検索装置のＩＤでは各ファイル装置を識別
できないような場合には、文書検索装置のＩＤと各ファ
イル装置を識別するＩＤとを複合化したＩＤで、各ファ
イル装置を識別するようにすればよい。すなわち、装置
ＩＤはファイル装置を識別する機能を果たすものであれ
ばよい。

【００３２】また、上記した実施例では、図５に示した
ように文書を特定するためのバーコード５３と装置ＩＤ
のバーコード５４とを独立したものとしたが、これらを
重畳して一つのバーコードとして検索シート上に表現し
てもよい。また、上記した実施例では、文書を特定する
情報や文書検索装置を特定する情報をバーコード形式の
画像データとしたが、例えば、特開平４ー２３３６８３
号公報に開示されているようなセルフロッキング記号形
状コードの画像データや、光学的文字読取装置（ＯＣ
Ｒ）で認識する文字列とすることもできる。また、検索
シートの出力は、文書をファイル装置に記録保管した時
点で出力する他、検索シートのデータを記録管理する装
置を設けて、検索作業時の際など必要に応じて随時検索
シートを出力できるようにしてもよい。また、ネットワ
ーク等で接続された文書検索装置間での検索シートの転
送は、検索シートの装置ＩＤに対応する文書検索装置へ
検索シートを直接送信する方式の他、ネットワーク上の
隣接する文書検索装置間を順次転送させる方式でもよ
い。また、検索結果の送信についての同様に、上記の方
式のいずれであってもよい。

【００３３】

【発明の効果】以上説明したように、請求項１乃至２に
記載した文書検索装置は、幾つかの文書検索装置あるい
は文書検索装置と文書記憶装置とをネットワーク等で接
続したシステム形式において、検索シートに文書を特定
する画像データとともに文書を記憶するファイル手段を
特定する画像データも含ませるようにしたため、ネット
ワークの接続形態の理解をユーザに強いることなく、ネ
ットワーク形式の文書検索装置の簡便な利用を実現する
ことができる。すなわち、検索シートを任意の文書検索
装置に読み込ませるだけで、検索対象の文書が存在する
装置の場所を意識することなく、所望の文書を容易に取
り出すことができる。また、送受信されるデータの形式
が画像データで統一されているため、各文書検索装置に
データ形式の相違に対応する高価な機構や複雑な管理を
必要とせず、操作性の向上およびコストの低減を実現す
ることができる。また、請求項３に記載した文書検索装
置は、上記に加え、文書検索に用いる検索シートの作成
を行うようにしたため、保存した文書の管理を容易に行
うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る文書検索装置の構成を示すブロッ
ク図である。

【図２】本発明の一実施例に係る文書検索装置の構成を
示すブロック図である。

【図３】本発明の一実施例に係る文書検索装置を電話回
線で接続した形態を示すブロック図である。

【図４】装置ＩＤをインデックス情報と重畳したデータ
フォーマットの一例を示す概念図である。

【図５】検索シートの一例を示す図面である。

【図６】本発明の一実施例に係る文書検索装置の検索シ
ート出力の手順を示すフローチャートである。

【図７】本発明の一実施例に係る文書検索装置の文書検
索の手順を示すフローチャートである。

【図８】本発明の他の一実施例に係る文書検索装置の構
成を示すブロック図である。

【図９】本発明の更に他の一実施例に係る文書検索装置
の構成を示すブロック図である。

【図１０】本発明の文書検索装置をネットワークに接続
する一例を示すブロック図である。

【符号の説明】

１、２、３ 文書検索装置 ５ 読込手段 ６ 転送手段 ７ ファイル手段 ８ ファイル管理手段 ９ 受信手段 １０ 出力手段 １１ 判断手段 １２ 検索シート出力手段

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書を特定するデータに基づいてファイ
   ル手段に記憶された文書を検索する文書検索装置におい
   て、 出力すべき文書を特定する画像データ及び当該文書が記
   憶されたファイル手段を特定する画像データを含む検索
   シートを読み込む手段と、 ファイル手段を特定する画像データに基づいて該当する
   ファイル手段を管理するファイル管理手段へ前記検索シ
   ートを転送する手段と、 前記ファイル手段から前記検索シートに基づいて検索し
   た検索結果を受信する手段と、 受信した検索結果を出力する手段と、 を備えたことを特徴とする文書検索装置。
2. 【請求項２】 文書を特定するデータに基づいてファイ
   ル手段に記憶された文書を検索する文書検索装置におい
   て、 文書を記憶するファイル手段と、 出力すべき文書を特定する画像データ及び当該文書が記
   憶されたファイル手段を特定する画像データを含む検索
   シートを読み込む手段と、 ファイル手段を特定する画像データに基づいて該当する
   ファイル手段が自装置に備えたファイル手段であるかを
   判断する手段と、 ファイル手段を特定する画像データに基づいて判断した
   結果、該当するファイル手段が自装置に備えたファイル
   手段である場合に、当該ファイル手段から前記検索シー
   トの文書を特定する画像データに基づいて該当する文書
   を検索するファイル管理手段と、 前記検索シートの文書を特定する画像データに基づいて
   ファイル手段から検索した検索結果を出力する手段と、 ファイル手段を特定する画像データに基づいて判断した
   結果、該当するファイル手段が自装置に備えたファイル
   手段でない場合に、該当するファイル手段を管理する他
   の装置のファイル管理手段へ前記検索シートを転送する
   手段と、 を備えたことを特徴とする文書検索装置。
3. 【請求項３】 ファイル手段に記憶されている文書を特
   定する画像データ及び当該ファイル手段を特定する画像
   データを含む検索シートを出力する手段を備えたことを
   特徴とする請求項１または請求項２に記載の文書検索装
   置。