JPH08101827A - 文書処理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】文書を呼び出した際、最新版と見れば即判る確
認手段を提供する。 【構成】文書名と版・番号とを併せた文書データ名をも
つ文書データを扱う文書処理システムであって、(1)入
力した文書データをシステムに登録するとき、既登録の
文書データ名を調べ、入力文書データと同一文書名の文
書データが登録されていなかったとき、入力文書データ
の最新版・識別属性を最新版としてシステムに登録し、
入力文書データと同一文書名の文書データが登録されて
いたとき、入力文書データと同一文書名の既登録の文書
データの中でその最新版・識別情報が最新版のものを探
しだし、該当の文書データの最新版・識別情報を非・最
新版に変更し、且つ入力文書データの最新版・識別情報
を最新版にしてシステムに登録する登録処理部と、(2)
文書データを表示する際、呼び出した文書データの最新
版・識別情報が最新版のとき、「最新版」と識別できる
言葉／絵／記号を表示する表示処理部とを備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】文書を登録し、登録した文書を呼
出し利用する分野。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書を取扱うシステムとしては、
登録された文書を記憶し、単位となるものには文書名を
付加し、登録した文書は文書名を用いて呼出すことによ
り利用できるものがあった。この技術は、「電子情報通
信ハンドブック、電子情報通信学会 編、昭和６３年３
月、第１版、オーム社発行」の１８７１頁の「２・２・
２ 文書処理」の項にも説明されているように、一般に
周知の技術である。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】以下、説明を判り易く
するため、用語として「文書名」は利用者がコンピュー
タに関係なく文書に付けた名称のことに用い、「文書デ
ータ名」はコンピュータシステム内に記憶した文書デー
タに付けた名称のことに用いる。

【０００４】上記従来技術を用いて、例えば文書名とし
て「Ａ１２３」という文書を、コンピュータシステム上
で最初に作成したとき「Ａ１２３ Ｖ−１」という文書
データ名をつけてコンピュータシステム内に記憶させ、
それを修正したとき「Ａ１２３ Ｖ−２」という文書デ
ータ名をつけて記憶させ、さらにそれを修正したとき
「Ａ１２３ Ｖ−３」という文書データ名を記憶させた
ときを例にとる。この例は、利用者の版の識別はＶ−の
後に最初は１を、後は版が新しいほど順に値の大きい整
数番号を付加するというものである。以下、これら「Ｖ
−１」、「Ｖ−２」、「Ｖ−３」を版・番号という。

【０００５】例えば、このとき、文書名として「Ａ１２
３」という文書のデータを呼び出したいとき、文書デー
タ名の先頭部分が「Ａ１２３」というデータを呼び出せ
ば、「Ａ１２３ Ｖ−１」、「Ａ１２３ Ｖ−２」、「Ａ
１２３ Ｖ−３」のいずれかの文書データを呼びだすこ
とができる。このような条件つきの呼び出しは一般であ
るのでそれに関する説明の詳細はここでは省略する。

【０００６】そうして呼び出したものが、例えば「Ａ１
２３ Ｖ−３」のとき、この文書データが「Ａ１２３」
という文書データの最新版か否かは文書データ名「Ａ１
２３Ｖ−３」を見ただけでは判断できない。理由は、こ
の例の番号の付け方ではＶ−の後の数字の値が大きいほ
ど新しい版を表しているが、この場合次の版として「Ａ
１２３ Ｖ−４」が存在するかもしれないが、それが存
在するか否かを「Ａ１２３ Ｖ−３」をみただけでは判
断できないからである。

【０００７】即ち、文書名を指定して呼び出せば、指定
の文書名をもつ文書データを呼び出すことができ、さら
にそれに付加されている版・番号を調べることにより、
その文書データの作成時期を知ることができる。しか
し、文書データを呼び出したとき、呼出した文書デー
タの文書名と版・番号を見ただけでは、呼出した文書デ
ータが最新の版か否かは判らないという問題点があっ
た。

【０００８】即ち、本発明の目的は、呼び出した文書デ
ータが最新版か否かを確認することに関し、改良された
登録・呼出し・確認の手段を提供することにある。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するに
は、文書データ、各文書データには文書名と版・番号と
を含んだ文書データ名が付属する、を入力・記憶・出力
するコンピュータシステムであって、(1)利用者の文書
データを入力し、入力文書データを文書データファイル
に登録するとき、最新版・識別情報の処理、即ち文書デ
ータファイルに登録された文書データ名を調べ、入力文
書データと同一文書名の文書データが登録されていなか
ったとき、入力文書データの最新版・識別属性を最新版
として入力文書データを文書データファイルに登録し、
入力文書データと同一文書名の文書データが登録されて
いたとき、入力文書データと同一文書名の既登録の文書
データの中でその最新版・識別情報が最新版のものを探
しだし、該当の文書データの最新版・識別情報を非・最
新版に変更し、且つ入力文書データの最新版・識別情報
を最新版にして該入力文書データを文書データファイル
に登録する登録処理部と、(2)次に、文書データファイ
ルに登録した文書データを利用者による呼出しで表示す
る際、呼び出した文書データの最新版・識別情報が最新
版のとき、「最新版」と利用者が識別できる言葉／絵／
記号をつけてディスプレイに表示する表示処理部とを備
える文書処理システムを用いればよい。

【００１０】

【作用】本発明を用いると、文書データを呼び出したと
き、それが最新の版のときのみ「最新版」と利用者が識別
できる情報を画面に表示するので、利用者は文書データ
を呼び出した画面を見るだけで、当該文書データが最新
版か否かを判断できるようになり、結果として、呼出
した文書データの名称と版・番号を見ただけでは、呼出
した文書データが最新の版か否かは判らないという問題
点を解消できる。

【００１１】

【実施例】以下に本発明の詳細を図を用いて説明する。

【００１２】（概要）図１に従来技術を用いたときと、
本発明を用いたときとの相違を示す。

【００１３】例としては、上述「発明が解決しようとす
る課題」の項で用いた文書データの例、即ち文書名「Ａ
１２３」の文書データの例で、版・番号「Ｖ−３」が最新
版のときを例として用いる。

【００１４】先ず、上記例で従来技術を用いて呼び出
し、呼び出された文書データが文書名「Ａ１２３」と版・
番号「Ｖ−３」であったとき、図１(ａ)に示すように、画
面上に文書名「Ａ１２３」と版・番号「Ｖ−３」が識別でき
るように表示される。このとき、利用者が版番号「Ｖ−
３」が最新版ということを知らないと、それが最新版か
否か判らない。

【００１５】それに対し、本発明を用いたときは、図１
(ｂ)に示すように、図１(ａ)で表示されるものに追加し
て、「最新版」という表示が併せて行われる。即ち、本発
明を用いると、文書データを呼び出したとき、呼び出し
た文書データが最新版か否かを、画面を見るのみで判断
できる。即ち、画面上で「最新版」の識別表示があるとき
呼び出した文書データは最新版であり、「最新版」の識別
表示がないとき呼び出した文書データは最新版ではな
い、と容易に且つ明確に判断できる。

【００１６】（構成）本発明の構成とデータの流れを表
すブロック図を図２に示す。

【００１７】本発明は文書データ、各文書データには文
書名と版・番号とを含んだ文書データ名が付属する、を
入力・記憶・出力するコンピュータによる文書処理シス
テムであって、(1)利用者の文書データを入力し、入力
文書データを文書データファイル２に登録するとき、最
新版・識別情報の処理、即ち文書データファイル２に登
録された文書データ名を調べ、入力文書データと同一文
書名の文書データが登録されていなかったとき、入力文
書データの最新版・識別情報を最新版として入力文書デ
ータを文書データファイル２に登録し、入力文書データ
と同一文書名の文書データが登録されていたとき、入力
文書データと同一文書名の既登録の文書データの中でそ
の最新版・識別情報が最新版のものを探しだし、該当の
文書データの最新版・識別情報を非・最新版に変更し、
且つ入力文書データの最新版・識別情報を最新版にして
該入力文書データを文書データファイル２に登録する登
録処理部１と、(2)次に、文書データファイル２に登録
した文書データを利用者による呼出しで表示する際、呼
び出した文書データの最新版・識別情報が最新版のと
き、「最新版」と利用者が識別できる言葉／絵／記号を
つけてディスプレイ４に表示する表示処理部３とを備え
る。

【００１８】また、本発明が稼働する典型的システムの
機器構成を図８に示す、一般にワークステーション、パ
ーソナルコンピュータなどと呼ばれるコンピュータシス
テムである。本発明の構成要素とこれら各機器との対応
関係は以下の通り。

【００１９】先ず、登録処理部１は、中央処理装置１３
(プログラムとメモリとを含む)とキーボード１１とマウ
ス１２との組合せに対応する。

【００２０】文書データファイル２は、中央処理装置１
３のメモリとディスク１４との組合せに対応する。

【００２１】表示処理部３は、中央処理装置１３(プロ
グラムとメモリとを含む)とキーボード１１とマウス１
２との組合せに対応する。

【００２２】ディスプレイ４は、機器そのものである。

【００２３】プリンタは表示内容をプリントするための
機器である。

【００２４】（本発明の動作）次に、本発明の動作を、
図３のフローチャートを用いて説明する。本発明の動作
には２種類がある。その１つは、図３(ａ)の流れに示
す、文書データを入力し文書データファイル２に登録す
るときの動作であり、他の１つは図３(ｂ)の流れに示
す、文書データファイル２に登録した文書データを呼出
して表示するときの動作である。

【００２５】先ず、文書データを入力し文書データファ
イル２に登録するときの動作を説明する。図は図３(ａ)
を用いる。

【００２６】先ず、ステップ１０１では、登録処理部１
が文書データを入力する。以下、入力した文書データを
入力文書データといい、その文書名を入力文書名とい
う。入力文書データ名のデータ例を図４の文書データ名
の欄に示す。図４の例は、文書データ名が、文書名が
「Ａ１２３」、版・番号が「Ｖ−３」で構成されたとき
の例である。文書データ（本文）については、一般に用
いられ周知のものなのでデータ例と説明をここでは省略
する。

【００２７】後、ステップ１０２へいく。

【００２８】次に、ステップ１０２では、登録処理部１
が文書データファイル２に登録した文書データの中に、
入力文書名と同一の文書名をもつものがあるか否かを調
べ、入力文書データと同一文書名の文書データが文書デ
ータファイル２に登録されていたとき、ステップ１０３
へいき、入力文書データと同一文書名の文書データが文
書データファイル２に登録されていなかったとき、ステ
ップ１０４へいく。

【００２９】例えば上記例で、文書データ名が、文書名
「Ａ１２３」と版・番号「Ｖ−３」とで構成される文書
データが入力されたとき、入力文書名即ち文書名「Ａ１
２３」と同一の文書名の文書データが文書データファイ
ル２に登録されているかを先ず登録処理部１は調べる。
そこで例えば、文書データファイル２には、図５に示す
文書データが既に登録されていたとき、入力文書名「Ａ
１２３」と同一の文書名をもつ文書データが文書データ
ファイル２登録されているので、ステップ１０３へい
く。

【００３０】次に、ステップ１０３では、登録処理部１
が入力文書データと同一文書名の文書データが登録され
ていたとき、入力文書データと同一文書名の既登録の文
書データの中でその最新版・識別情報が最新版のものを
探しだし、該当の文書データの最新版・識別情報を非・
最新版に変更する。後、次のステップ１０４へいく。例
えば、上記データ例では、本ステップにきたとき、図５
の文書データの中で、最新版・識別情報の最新版即ち
「１」となっている文書データを探す。例では、文書名
「Ａ１２３」、版・番号「Ｖ−２」の文書データがその
条件に該当する。そこで文書名「Ａ１２３」、版・番号
「Ｖ−２」の最新版・識別情報の値を非・最新版「０」
に変更する。後、次のステップ１０４へいく、という形
態になる。

【００３１】次に、ステップ１０４では、登録処理部１
が入力文書データの最新版・識別情報を非・最新版とし
て、該入力文書データを文書データファイル２に登録す
る。

【００３２】例えば、上記データ例では文書データ名
が、文書名「Ａ１２３」と版・番号「Ｖ−３」とで構成
される文書データの最新版・識別情報を最新版「１」と
して図例で図６、文書データファイル２に登録する。登
録後の文書データファイル２のデータ例を図７に示す。

【００３３】以上が文書データを入力し記憶するときの
動作である。

【００３４】次に、文書データファイル２に登録した文
書データを呼出して表示するときの動作を説明する。図
は図３(ｂ)を用いる。

【００３５】先ず図３(ｂ)のステップ２０１では、表示
処理部３が文書名を入力し文書データファイル２に記憶
した文書データを呼び出し表示する。

【００３６】例えば、データ例として、文書名「Ａ１２
３」で文書データを呼び出し、文書データファイル２に
記憶した文書データ、例えば図７に示す文書データの中
の版・番号「Ｖ−３」の文書データを呼び出し、文書デ
ータ（本文）を表示する。文書データの表示は一般に行
なわれていることなのでここでの説明は省略する。

【００３７】後、ステップ２０２へいく。

【００３８】次に、ステップ２０２では、表示処理部３
が呼び出した文書が最新版か否かを、呼び出した文書デ
ータの最新版・識別情報が最新版か非・最新版かで判断
し、即ち ・最新版・識別情報が最新版のとき、当該文書は最新版
ということでステップ２０３へいく、 ・また最新版・識別情報が非・最新版のとき、当該文書
は最新版ではないということで最新版表示に関しては何
も表示せず動作を終了する。

【００３９】上記データ例では、文書データファイル２
から呼び出した文書名「Ａ１２３」、版・番号「Ｖ−
３」の文書データに付属する最新版・識別情報、図例で
は図７の第３項の最新版・識別情報の欄の情報を見て最
新版か非・最新版かを判断する。図例では最新版・識別
情報は「１」で最新版であり、このときはステップ２０
３へいく。

【００４０】ステップ２０３では、表示処理部３が呼び
出した文書データは最新版ということで、「最新版」と
識別する言葉／絵／記号をディスプレイ４に表示する。
例としては、例えば図１の（ｂ）に示すように、言葉の
とき、「最新版」と文字列で画面に表示する。後、動作
を終了する。

【００４１】以上が、登録した文書データを呼出して表
示するときの動作である。また、上記文書データを入力
し文書データファイル２に登録するときの動作とを併
せ、以上が本発明の動作である。

【００４２】

【発明の効果】本発明を用いることにより、呼び出した
文書が最新版か否かということを、呼び出した画面を見
るのみで確認できるようになる。

【図面の簡単な説明】

【図１】従来技術を用いたときと本発明を用いたときと
の相違を説明する図である。

【図２】本発明の構成とデータの流れを表すブロック図
である。

【図３】文書データを入力し文書データファイル２に登
録するときの動作を説明したフローチャートと文書デー
タファイル２に登録した文書データを呼出して表示する
ときの動作を説明したフローチャートである。

【図４】入力時の文書データ例である。

【図５】文書データファイルのデータ構成例１である。

【図６】入力文書データの登録時のデータ例である。

【図７】文書データファイルのデータ構成例２である。

【図８】本発明が稼働する典型的システムの機器構成の
例である。

【符号の説明】

１…登録処理部、 ２…文書データファイル、
３…表示処理部、４…ディスプレイ、 １１…キーボー
ド、 １２…マウス、１３…中央処理装置(プ
ログラムとメモリとを含む)、１４…ディスク、
１５…プリンタ。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文書データ、各文書データには文書名と版
   ・番号とを含んだ文書データ名が付属する、を入力・記
   憶・出力するコンピュータシステムであって、(1)利用
   者の文書データを入力し、入力文書データを文書データ
   ファイルに登録するとき、最新版・識別情報の処理、即
   ち文書データファイルに登録された文書データ名を調
   べ、入力文書データと同一文書名の文書データが登録さ
   れていなかったとき、入力文書データの最新版・識別属
   性を最新版として入力文書データを文書データファイル
   に登録し、入力文書データと同一文書名の文書データが
   登録されていたとき、入力文書データと同一文書名の既
   登録の文書データの中でその最新版・識別情報が最新版
   のものを探しだし、該当の文書データの最新版・識別情
   報を非・最新版に変更し、且つ入力文書データの最新版
   ・識別情報を最新版にして該入力文書データを文書デー
   タファイルに登録する登録処理部と、(2)次に、文書デ
   ータファイルに登録した文書データを利用者による呼出
   しで表示する際、呼び出した文書データの最新版・識別
   情報が最新版のとき、「最新版」と利用者が識別できる
   言葉／絵／記号をつけてディスプレイに表示する表示処
   理部とを備えることを特徴とする文書処理システム。