JPH0744433A - 組織情報ファイルシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】組織変更にあたっての、新組織情報データを、
簡単に作成することができ、しかも、旧組織の業務が新
組織のいづれの部所に引き継がれたかが容易に検索可能
な組織情報ファイルシステムを提供することを目的とす
る。 【構成】 社員マスタファイルから各社員の所属コ−ド
と所属部所名を読み出し、社員毎に変更部分を修正しつ
つ新しい所属情報を順次所属テ−ブルに格納することに
よって、全社員の新しい所属情報ファイルを作成する。
上記新所属ファイルと前所属ファイルとを比較し、前フ
ァイルにのみ存在する所属部所名を廃止所属として廃止
所属マスタファイルに保存すようにしたこと、および、
上記廃止所属マスタファイルに、廃止された所属の業務
または機能を承継する新しい所属部所名を蓄積すること
によって、廃止された所属部所を検索する際、その業務
または機能を承継した新しい所属部所名を読み出すよう
に構成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は組織情報ファイルシステ
ムに関し、詳しくは、企業等の組織変更の際に、新組織
の所属ファイルを簡単な操作で作成し、しかも、組織変
更前後の関係をも、簡単に検索できるようにした組織情
報ファイルシステムに関する。

【０００２】

【従来技術】企業等における組織は、必要において統廃
合され、あるいは、新しい部所が創設されるが、近年の
ように、時代背景の変遷が著しい時代にあっては、比較
的頻繁に組織の変更が実施される。組織変更の際には、
業務分担の変更を伴うことが多く、業務の迅速、且スム
−ズな引き継ぎが、企業にとって極めて大きな課題であ
るが、組織が大きい程、また、変更規模が大きい程、変
更部門の業務継承に手間取ることが多い。特に営業部門
のように、客先との間で緊密な関係が成立している組織
にあっては、顧客へのサ−ビス低下の防止、および入金
処理等の会計上業務引き継ぎおよび入金処理遅延防止が
重要である。

【０００３】そこで、従来から、コンピュ−タを駆使し
た組織管理が行なわれ、社員毎に、所属部所名等の組織
情報を管理する管理ファイルシステムおよびそのアプリ
ケ−ションが提供されている。例えば特開昭６２−２５
０９５には組織体系の二世代管理方式として、組織変更
前後の情報と、会計データおよびその取引日付情報とを
関連付けて保存し、組織変更後の効率的な運営をバック
アップするためのシステムが提案されている。しかしな
がら、上記従来の方式は、所属ファイルをオペレ−タが
手動によって入力するものであったため、小規模の組織
変更では問題があないが、大規模な組織変更や、多人数
の組織移動に際しては、ファイルの変更に多くの工数を
必要とし、しかも入力ミスの発生確率も高くなる。更に
は、廃止された所属部所の情報が保存されておらず、そ
の業務や機能が、新組織のいづれの部所に引き継がれて
いるか、あるいは、廃止された業務に関連していた社員
が、新組織ではどの部所に配置されているかを効率よ
く、検索することが出来なかった。とくに、一つの部所
の業務が、複数の部所に分散して継承された場合は、そ
れを管理するのが困難で、業務の迅速な運営を阻害する
要因となっていた。

【０００４】

【発明の目的】本発明は上述したような従来の組織管理
システムの問題点を解決するためになされたものであっ
て、組織変更に当たっての、新組織情報データを、簡単
に作成することができ、しかも、旧組織の業務が新組織
のいづれの部所に引き継がれたかが容易に検索可能な組
織情報ファイルシステムを提供することを目的としてい
る。

【０００５】

【発明の構成】本発明では上記目的を達成するために、
社員マスタファイルから各社員の所属コ−ドと所属部所
名を読み出し、社員毎に変更部分を修正しつつ新しい所
属情報を順次所属テ−ブルに格納することによって、全
社員の新しい所属情報ファイルを作成するように構成し
たこと、上記新所属ファイルと前所属ファイルとを比較
し、前ファイルにのみ存在する所属部所名を廃止所属と
して廃止所属マスタファイルに保存すようにしたこと、
および、上記廃止所属マスタファイルに、廃止された所
属の業務または機能を承継する新しい所属部所名を蓄積
することによって、廃止された所属部所を検索する際、
その業務または機能を承継した新しい所属部所名を読み
出すようにしたことを特徴としている。

【０００６】以下、図示した実施例に基づいて、本発明
を詳細に説明する。図１は、本発明を適用した組織情報
ファイルシステムの一実施例を示すブロック構成図であ
る。この図において、符号１はファイルシステムとして
使用するコンピュ−タシステムであって、後述するよう
な処理を実行するＣＰＵ２と、所属ファイル等を保存す
るファイル装置３とからなっている。また、同図の４は
パソコン等の端末装置を示しており、データ等の入力を
行なうキ−ボ−ド６と、その結果を示す表示装置５とを
含んでいる。

【０００７】図２は、上記装置を所要のプログラムによ
って本発明の組織情報ファイルシステムとして機能させ
た場合の、機能的ブロック図の一例を表現したものであ
り、次の各機能ブロックからなっている。まず、基本的
なファイル維持手段１０と所属情報検索手段５０とを具
え、上記ファイル維持手段１０には所属ファイル作成手
段２０と、廃止所属マスタファイル維持手段３０を下部
機能ブロックとして具えている。また、更に、所属ファ
イル作成手段２０には下部機能ブロックとして、新所属
ファイル作成手段２１と所属属性書き込み手段２２を、
更にこの所属属性書き込み手段には所属制定日書き込み
手段を有している。一方、上記廃止所属マスタ維持手段
３０には、新廃止所属ファイル作成手段３１と、新廃止
所属属性書き込み手段３２と、所属機能引き継ぎファイ
ル手段３４とを具え、上記新廃止所属属性書き込み手段
３２には下部機能ブロックとして所属機能引き継ぎ情報
書き込み手段３３を具えたものである。

【０００８】上記のように構成した装置を使用して、組
織情報ファイルを作成する場合の実施例を説明する。図
３は、図２に示した所属ファイル作成手段２０の基本的
なフロ−を示す図であって、保存された社員マスタファ
イルから、社員毎の組織情報を読み出し、変更のあった
社員情報を修正しつつ新所属ファイルを作成した後（Ｓ
Ｔ１００）、変更のあった社員についての情報に、その
設定日を書き込む処理（ＳＴ１０１）処理を行なうもの
である。

【０００９】図４は、上記図２における新所属ファイル
作成手段２１の処理手順を示したフローチャート図であ
る。この処理は、社員マスタファイルから社員毎に、社
員レコ−ドの所属コ−ドと所属部所名を読み出し、必要
に応じて新しい所属名に変更しつつ新しい所属ファイル
を作成する処理を実行する。そのために、先ず、所属テ
−ブルをクリアし（ＳＴ２００）、次に社員マスタファ
イルから各社員毎に所属コ−ド情報を、ファイルの読み
出しが終了するまで読み出す（ＳＴ２０２）。各社員毎
に、読み出したデータが所属テ−ブルに記録されている
か否かを判定し（ＳＴ２０４）、記録がある場合は上記
ステップ２０２に戻り、次の社員のデータを読み出す。
上記ステップ２０４において、社員テ−ブルに記録がな
い場合は、所属テ−ブルに所属コ−ドと所属部所名を入
力し格納する（ＳＴ２０５）。この処理を全社員につい
て実行し、ファイルの読み出しと新テ−ブルの作成が終
了すると、作成した所属テ−ブルをファイルに書き出
し、新所属ファイルとして登録し（ＳＴ２０６）処理を
終了する。

【００１０】図５は、上記図２における所属属性書き込
み手段２２と所属制定日書き込み手段２３を実施する処
理手順の例を示すフローチャート図である。即ち、上記
のようにして作成した新所属ファイルに、所属レコ−ド
の一つの属性データとして、所属制定日を書き込む処理
である。まず、新所属ファイルと前所属ファイルとをオ
−プンし（ＳＴ３００）、順次、各社員毎に、新所属デ
ータと前所属データを読み出す（ＳＴ３０１、３０
３）。このとき、各ファイルＥＯＦ（ＥＮＤ ＯＦ Ｆ
ＩＬＥ）なら、所属コ−ドの最大値であるＭＡＸ ＣＤ
を夫々ＥＯＦになったファイルの該当する社員の所属コ
−ド領域に格納する（ＳＴ３０２、３０４）。

【００１１】次に、読み出した新データと前データのコ
−ドを比較し（ＳＴ３０５）、前所属コ−ドが大きい場
合には、対応する新所属コ−ドがない、即ち新しい所属
であり、所属の変更があったことになるから、新所属フ
ァイルの制定日に、現在の日付、即ち、新しく入力した
日を書き込む（ＳＴ３０６）と共に、上記ステップ３０
３に戻り、新所属ファイルを読み込む。また、上記判定
において、もし逆に新所属コ−ドが大きい場合は、前所
属ファイルを読み出し（ＳＴ３０９）、上記ステップ３
０５に戻るが、前所属ファイルがＥＯＦの場合は前所属
コ−ドに最大値であるＭＡＸ ＣＤをセットし、同様に
ステップ３０５に戻る（ＳＴ３１０）。また更に、上記
判定において、新所属コ−ドと前所属コ−ドとが等しい
場合は、新コ−ドがＭＡＸ ＣＤに等しいか否かを判定
し、等しくない内場合は、前所属ファイルに格納された
所属制定日を取り出し、新所属ファイルを読み込む（Ｓ
Ｔ３０８）と共に、上記ステップ３０１に戻り、次の社
員のデータを読み出し、同様の処理を実行する。

【００１２】図６は、上記図２の廃止所属マスタ維持手
段３０における処理手順を示すフローチャート図であっ
て、最初に、新たに廃止する所属ファイルを作成し（Ｓ
Ｔ４００）、廃止する所属の業務を継承する新所属情報
を廃止所属ファイルに書き込む処理（ＳＴ４０１）を実
行した後、廃止所属マスタファイルに、上記作成した新
しく廃止する所属ファイルを追加する（ＳＴ４０２）。

【００１３】更に、図７は、上記新廃止所属ファイルを
作成する手段（図２の３１）における処理である。ま
ず、新所属ファイルと前所属ファイルとをオ−プンし
（ＳＴ５００）、順次、各社員毎に、新所属データと前
所属データを読み出す（ＳＴ５０１、５０３）。このと
き、各ファイルがＥＯＦ（ＥＮＤ ＯＦ ＦＩＬＥ）な
ら、所属コ−ドの最大値であるＭＡＸ ＣＤを夫々ＥＯ
Ｆになったファイルの該当する社員の所属コ−ド領域に
格納する（ＳＴ５０２、５０４）。

【００１４】次に、読み出した新データと前データのコ
−ドを比較し（ＳＴ３０５）、前所属コ−ドが大きい場
合には、上記ステップ５０３に戻って、新所属ファイル
の次の社員データを読み出し、以下同様の処理を実行す
るが、もしステップ５０６の判定において、前廃止所属
コ−ドが小さい場合は、新所属コ−ドがない、即ちその
コ−ドは廃止されたものと判断して、新廃止所属レコ−
ドとして新廃止ファイルに書き込む（ＳＴ５０７）。こ
の書き込みが終了すると、上記ステップ５０５に戻り、
前所属コ−ドと新所属コ−ドの比較を行なうが、上記前
所属コ−ド読み込みのステップ５０８において前所属フ
ァイルがＥＯＦの場合は前所属コ−ドに最大値であるＭ
ＡＸ ＣＤをセットした後（ＳＴ５０９）同様にステッ
プ５０５に戻る。

【００１５】また更に、上記ステップ５０５の判定にお
いて、新所属コ−ドと前所属コ−ドとが等しい場合は、
新コ−ドがＭＡＸ ＣＤに等しいか否かを判定し（ＳＴ
５０６）、等しい場合は処理を終了するが、等しくない
場合は、上記ステップ５０１に戻って、前所属ファイル
を読み込み、以下同様の処理を繰り返す。図８は所属機
能引き継ぎ情報書き込み、即ち、図２の３３に示した機
能を実行するためのフローチャート図であり、この処理
は、機能所属引き継ぎファイルから引き継ぎ所属コ−ド
を読み込む処理（ＳＴ６００）と、、新廃止所属ファイ
ルの所属レコ−ドに引き継ぎ所属コ−ドを書き込む処理
（ＳＴ６０１）からなっている。

【００１６】更に、図９は上記所属機能引き継ぎファイ
ル作成手段（図２の３４）の処理手順の例を示すフロー
チャート図であり、新たに廃止した所属の機能あるいは
業務を、新たな所属に引き継ぎを行なう場合、その旨を
登録する場合に、廃止所属コ−ドとその業務、機能を引
き継ぐ新所属コ−ドを入力し（ＳＴ７００）、終了指示
の有無を判断する処理（ＳＴ７０１）を経て、入力した
項目を機能所属引き継ぎファイルに書き込み（ＳＴ７０
２）、上記最初のステップ７００に戻って、次の機能引
き継ぎ登録処理を行ない、処理終了指示が検出される
と、処理を終了する。

【００１７】図１０は所属情報検索手段、即ち、図２の
５０に示した処理の手順例を示すフローチャート図であ
って、上述したように、各処理を行なうことによって完
成した社員所属ファイルのレコ−ドから、目的とする所
属情報を検索する処理である。この検索において入力す
る情報は、目的とする所属コ−ドであり、検索結果は、
該当する所属コ−ドが存在し、それを検出したことを示
すＦＩＮＤフラグと、検索した所属レコ−ドである。先
ず、所属コ−ドが入力されると、所属ファイルを指定さ
れた所属コ−ドで検索し（ＳＴ８００）、一致するファ
イルが検出されると検出した所属レコ−ドをセットする
と共に（ＳＴ８０１）、ＦＩＮＤフラグに検出した所属
をセットする（ＳＴ８０２）。もし検出できない場合
は、廃止された所属であると判断し、廃止所属マスタフ
ァイルを読み出し、指定された所属コ−ドで検索する
（ＳＴ８０３）。この検索において指定されたコ−ドと
一致するコ−ドが見つかると、検出したレコ−ドを所属
レコ−ドをセットし（ＳＴ８０５）、ＦＩＮＤフラグ
に’廃止’をセットする（ＳＴ８０６）が、上記ステッ
プ８０３にて、一致するコ−ドが見当たらない場合は、
ＦＩＮＤフラグに、ＮＯＴ ＦＩＮＤを示す’ＮＦ’を
セットし処理を終了する（ＳＴ８０４）。以上本発明の
いくつかの実施例について説明したが、本発明の実施に
際しては上記実施例に限定することなく、種々の変形や
応用が可能である。また、社員の所属情報に限らず、そ
の他の組織上の情報を合わせて登録することや、社員の
個人情報を登録することも可能である。

【００１８】

【発明の効果】本発明は以上説明したように構成したの
で、組織変更の際に、所属ファイルの更新を社員毎に手
動に依らず、自動的に作成することが可能となるので、
入力ミスを排除し、しかも迅速な対応ができる。また、
一般にこのようなファイルでは、データ量を減少させる
ために、各情報には所属名称を持たせず、単なる所属コ
−ドのみによって管理される結果、廃止された所属につ
いての具体的な所属名を知ることが不可能であるが、本
発明のように、廃止された所属に関する廃止所属ファイ
ルを維持するれば、容易に、それを知ることができる。
更に、廃止された所属の業務や機能が、新所属のどこに
継承されたかをも管理するので、組織の変更直後から、
迅速かつスム−ズな業務引き継ぎが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を適用するファイルシステムの基本的構
成例を示すブロック図。

【図２】本発明の組織情報ファイルシステムのアプリケ
−ションの一実施例を機能ブロック表現した図。

【図３】本発明における所属ファイル作成手段の一実施
例を示すフローチャート図。

【図４】本発明における新所属ファイル作成手段におけ
る処理の一実施例を示すフローチャート図。

【図５】本発明において作成した新所属ファイルに設定
日を登録する場合の処理手順の例を示したフローチャー
ト図。

【図６】本発明における廃止所属マスタファイル維持手
段の処理の手順の一実施例を示すフローチャート図。

【図７】本発明における新廃止所属ファイル作成の手順
の一実施例を示すフローチャート図。

【図８】本発明における所属引き継ぎ情報書き込み手段
の処理の一実施例を示すフローチャート図。

【図９】本発明における所属機能引き継ぎファイル作成
の手順の一実施例を示すフローチャート図。

【図１０】本発明における所属情報検索処理手順の一実
施例を示すフローチャート図。

【符号の説明】

１ ファイルシステム、 ２ ＣＰＵ、 ３ ファイル
装置、 ４ 端末装置、５ 表示装置、 ６ キ−ボ−
ド、 １０ ファイル維持手段、２０ 所属ファイル作
成手段、 ２１ 新所属ファイル作成手段、２２ 所属
属性書き込み手段、 ２３ 所属制定日書き込み手段、
３０ 廃止所属マスタ−維持手段、 ３１ 新廃止所属
ファイル作成手段、３２ 新廃止所属属性書き込み手
段、３３ 所属機能引き継ぎ情報書き込み手段、３４
所属機能引き継ぎファイル作成手段、

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 社員マスタファイルから各社員の所属コ
   −ドと所属部所名を読み出し、社員毎に変更部分を修正
   しつつ新しい所属情報を順次所属テ−ブルに格納するこ
   とによって、全社員の新しい所属情報ファイルを作成す
   るように構成したことを特徴とする組織情報ファイルシ
   ステム。
2. 【請求項２】 上記新所属ファイルと前所属ファイルと
   を比較し、前ファイルにのみ存在する所属部所名を廃止
   所属として廃止所属マスタファイルに保存すようにした
   ことを特徴とする請求項１記載の組織情報ファイルシス
   テム。
3. 【請求項３】 上記廃止所属マスタファイルに、廃止さ
   れた所属の業務または機能を承継する新しい所属情報を
   蓄積することによって、廃止された所属部所を検索する
   際、その業務または機能を承継した新しい所属情報を読
   み出すようにしたことを特徴とする請求項２記載の組織
   情報ファイルシステム。