JP5717487B2 - 電子データファイリング装置 - Google Patents

Description

この発明は、例えば電子データを保管庫としてのバインダを介してフォルダ単位で管理する電子データファイリング装置に関するものである。

電子データを管理する場合、例えば情報、文書、図面などの複数の電子データを関連する情報としてまとめて扱う必要が多い。そこで、従来の電子データファイリング装置においては、フォルダ内に登録された複数の電子データの文書情報を一つにまとめてバインダという単位で管理することで、複数の電子データを関連付けていた。一方、電子データの内容によっては、分類上同じフォルダに格納できず同一バインダ下で管理することができないため、フォルダ毎にバインダを登録した後、ユーザが関連するバインダ間の関連付けを行っていた。
また、特許文献１によれば、ユーザが複数のフォルダ毎にそれぞれ登録されている電子データ（文書）を選択し、その電子データをフォルダとは別の分類手段としてのワークスペースに登録することで、ワークスペース上で電子データを関連付けて管理する文書管理方法が開示されている。

特開２００６−２６８７００号公報

しかしながら、上述した従来の電子データファイリング装置では、特にバインダの登録先フォルダが固定化されている場合、複数のフォルダにまたがってバインダを登録する形態が多く、ユーザがフォルダ毎に対応するバインダを登録しなければならず、その上、異なるフォルダのバインダ間の関連付けを一つずつ行わなければならないため、ユーザにとって手間が掛かるという課題があった。

この発明は、上述した課題を解決するためになされたもので、関連する複数のフォルダに対するバインダの登録作業を簡略化した電子データファイリング装置を提供することを目的とする。

この発明に係る電子データファイリング装置は、電子データをフォルダ単位で分類し、当該電子データをバインダを介して前記フォルダに登録する電子データファイリング装置において、フォルダ間の親子関係を定義する生成規則情報を格納した生成規則データベースと、生成規則情報で定義された親フォルダにバインダを登録する際、前記親フォルダに登録したバインダの情報を用いて、前記親フォルダに関連する全ての子フォルダに、前記親フォルダに登録したバインダと同じバインダを登録する登録部を備えたものである。

この発明の電子データファイリング装置によれば、上述のように構成したことにより、親フォルダにバインダを登録するだけで、関連する子フォルダにも一括してバインダを登録することができる。その結果、関連する複数のフォルダに対するバインダの登録作業を簡略化できる。

この発明の実施の形態１の電子データファイリング装置の構成を示す図である。 実施の形態１の電子データファイリング装置において用いる生成規則情報の一例を示す図である。 実施の形態１の電子データファイリング装置を用いたデータ管理の一例を示す図である。 実施の形態１の電子データファイリング装置において生成するデータを示す図である。 実施の形態１の電子データファイリング装置の動作処理（バインダ登録処理）を示すフロー図である。 実施の形態１の電子データファイリング装置の動作処理（電子データ登録処理）を示すフロー図である。 実施の形態１の電子データファイリング装置の動作処理（バインダ削除処理）を示すフロー図である。 実施の形態１の電子データファイリング装置の動作処理（バインダ情報変更処理）を示すフロー図である。

以下、この発明をより詳細に説明するために、この発明を実施するための形態について、添付の図面に従って説明する。
実施の形態１．
図１は、実施の形態１の電子データファイリング装置１の構成を示している。
電子データファイリング装置１は、ユーザにより登録された電子データとその電子データの文書情報（識別情報）をバインダを介してフォルダ単位で分類・管理できる機能を有しており、図１に示すように、操作入力部１１、制御部１２、生成規則データベース１３、登録部１４、変更部１５、削除部１６、ファイリングデータベース１７、表示部１８、電子データ入力部１９、登録電子データ保管領域２０で構成されている。
ここで、電子データファイリング装置１におけるフォルダとバインダは電子データの登録用階層を示している。以下の説明において、バインダは、単数または複数の電子データを１つのまとまった関連情報として登録するための保管庫としての役割を有する登録用階層を示し、フォルダは、バインダを登録する直近上位の登録用階層を示すものとする。

操作入力部１１は、ユーザからの指示を入力するよう機能し、例えばユーザから、バインダまたは電子データの登録指示、変更指示、削除指示、表示指示を入力する。また、操作入力部１１は、ユーザから表示画面上の座標を入力すると、その座標に対応する表示画面上に表示されたフォルダ、バインダまたは電子データを識別する情報を表示部１８から取得し、制御部１２へ出力する。
制御部１２は、操作入力部１１を介して入力したユーザからの指示に応じて各構成を制御するよう機能する。また、制御部１２は、フォルダ、バインダまたは電子データを識別する情報をユーザからの指示に応じて各構成へ出力する。
生成規則データベース１３は、フォルダ間の親子関係を定義する生成規則情報をテーブルデータとして格納しており、登録部１４からの要求に応じて生成規則情報を出力する。以降、この生成規則情報で親に定義されたフォルダを親フォルダと呼び、子に定義されたフォルダを子フォルダと呼び、特に親フォルダに関連付けられた子フォルダを関連・子フォルダと呼ぶ。

登録部１４は、操作入力部１１と制御部１２を介してユーザからのバインダ登録指示を入力すると、ユーザからの入力情報と生成規則データベース１３の生成規則情報に基づき、親フォルダに電子データを登録するためのバインダを生成するとともに、親フォルダの関連・子フォルダに親バインダに対応するバインダを生成するよう機能する。ここで、親フォルダに生成されたバインダを親バインダと呼び、子フォルダに生成されたバインダを子バインダと呼び、特に親フォルダに関連付けられた子フォルダに生成されたバインダを関連・子バインダと呼ぶ。
登録部１４は、例えば、ユーザに指定された登録先フォルダ情報とユーザからの入力情報に基づき親バインダを識別する文書情報（バインダ識別情報）を設定し、その文書情報を含むバインダ情報と親フォルダを示すフォルダ情報とを関連付けてファイリングデータベース１７のファイリング情報に登録する。また、登録部１４は、親バインダの文書情報に基づき、生成規則データベース１３の生成規則情報を参照して親フォルダの関連・子フォルダを検索し、関連・子フォルダに親バインダの文書情報を用いて関連・子バインダの文書情報を設定し、その文書情報を含むバインダ情報と関連・子フォルダを示すフォルダ情報とを関連付けてファイリングデータベース１７のファイリング情報に登録する。ここで、文書情報とは、例えば後で登録される電子データの文書情報としての文書名称、登録部１４により自動採番された文書番号、ユーザにより任意に設定された検索キーワードなどで構成される。さらに、登録部１４は、生成規則データベース１３の生成規則情報に基づき、親バインダと関連・子バインダを関連付ける関連バインダ情報を設定してファイリングデータベース１７のファイリング情報に登録する。この関連バインダ情報は、例えば親バインダのバインダ情報に記載した関連・子バインダを示す情報、または関連・子バインダのバインダ情報に記載した関連・親バインダを示す情報であり、関連・親バインダと関連・子バインダとを相互に検索可能に関連付けている。

また、登録部１４は、操作入力部１１と制御部１２を介してユーザからの電子データ登録指示を入力すると、その電子データをユーザ指定のバインダに登録するよう機能する。
登録部１４は、例えば電子データ入力部１９を介して入力された電子データを登録電子データ保管領域２０に記録し、その電子データの識別情報（電子データ識別情報）と登録電子データ保管領域２０における電子データの保管位置を示す保管場所情報を取得し、ユーザに指定されたバインダのバインダ情報に電子データ識別情報と電子データ保管場所情報を記載してファイリングデータベース１７のファイリング情報に登録する。

変更部１５は、操作入力部１１と制御部１２を介して変更指示を入力すると、ユーザからの入力情報に基づきファイリングデータベース１７のファイリング情報を編集し、ユーザに指定されたフォルダ、バインダ、電子データの登録状態を変更するよう機能する。変更部１５は、例えばファイリングデータベース１７のファイリング情報から、ユーザに指定されたバインダのバインダ情報を取得し、そのバインダ情報内の文書情報をユーザからの入力情報に基づいて変更する。また、例えばバインダ情報に記載された電子データ識別情報と電子データ保管場所情報を、ユーザからの入力情報と電子データ入力部１９からの電子データに基づき変更登録する。

また、変更部１５は、親バインダの文書情報を変更する際、その親バインダの関連バインダ情報に基づき各関連・子バインダのバインダ情報を取得し、各バインダ情報の文書情報を一括変更するよう機能する。変更部１５は、例えば親バインダの関連バインダ情報に基づきファイリングデータベース１７のファイリング情報から関連・子バインダのバインダ情報を取得して親バインダのバインダ情報との比較、確認を行い、関連・子バインダのバインダ情報が変更されているかを判定する。変更部１５は、関連・子バインダのバインダ情報が変更されていない場合、そのバインダ情報内の文書情報を親バインダの文書情報に基づいて変更する。

削除部１６は、ユーザからのバインダ削除指示に従って、ユーザに指定されたバインダを削除するよう機能する。削除部１６は、例えば操作入力部１１と制御部１２を介してユーザからのバインダ削除指示を入力すると、ファイリングデータベース１７のファイリング情報からユーザに指定されたバインダのバインダ情報を削除する。
また、削除部１６は、ユーザからのバインダ削除指示に従って親バインダを削除する際、その親バインダの関連バインダ情報に基づき関連・子バインダを一括削除するよう機能する。削除部１６は、例えば親バインダの関連バインダ情報に基づきファイリングデータベース１７のファイリング情報から関連・子バインダのバインダ情報を取得して親バインダのバインダ情報との比較、確認を行い、関連・子バインダのバインダ情報が変更されているかを判定する。削除部１６は、関連・子バインダのバインダ情報が変更されていない場合、その関連・子バインダのバインダ情報をファイリングデータベース１７のファイリング情報から削除する。

ファイリングデータベース１７は、フォルダ、バインダ、電子データを関連付けるファイリング情報をテーブルデータとして格納しており、登録部１４、変更部１５、削除部１６で処理されたファイリング情報を記憶するよう機能する。また、ファイリングデータベース１７は、登録部１４、変更部１５、削除部１６、表示部１８からの要求に応じてファイリング情報を提供する。なお、ファイリングデータベース１７のファイリング情報の具体例については後述する。

表示部１８は、操作入力部１１と制御部１２を介してユーザからの表示指示が入力されると、表示指示に応じてファイリングデータベース１７のファイリング情報に基づきフォルダ、バインダ、電子データの登録状態を表示する表示画面を生成し、外部の表示装置へ出力する。また、表示部１８は、表示画面上でユーザに指定されたフォルダ、バインダ、電子データを識別する情報を、制御部１２からの要求に応じて提供する。

電子データ入力部１９は、操作入力部１１と制御部１２を介して電子データの登録指示または変更指示が入力されると、ユーザにより指定された電子データを外部の記憶領域から取得し、登録部１４または変更部１５に出力するよう機能する。
登録電子データ保管領域２０は、登録部１４によりバインダに登録された電子データまたは変更部１５によりバインダに変更登録された電子データを記憶する記憶領域である。

ここで、生成規則データベース１３に格納された生成規則情報について図２を用いて説明する。図２に示すように、生成規則情報２１は、親フォルダに関連する子フォルダ（関連・子フォルダ）を示しており、関連・子フォルダ番号（関連・子フォルダＮｏ．）とフォルダ名で構成されている。関連・子フォルダは１〜ｎ（ただし、ｎは予め設定された数）まで設定可能であるが、図２においては、親フォルダに関連・子フォルダが３つ設定されており、関連・子フォルダ１のフォルダ名「フォルダＡ」、関連・子フォルダ２のフォルダ名「フォルダＢ」、関連・子フォルダ３のフォルダ名「フォルダＣ」が設定されている。なお、ここでは、生成規則情報２１として１つのテーブルデータを示して説明したが、複数の親フォルダがある場合、親フォルダ毎にテーブルデータが設けられる。

図３は、実施の形態１の電子データファイリング装置１を用いたデータ管理の一例を示している。ここでは、図３を用いて、実施の形態１における登録部１４のバインダ登録処理のイメージを説明する。なお、図３の生成規則情報は図２で示した生成規則情報２１であるものとして説明する。
（１）バインダｐは、ユーザからのバインダ登録指示と入力情報に基づき、文書情報が設定されることで生成される。
（２）バインダｐを親フォルダとしてのフォルダＰに登録する。
（３）フォルダＰの生成規則情報２１が設定されているか確認する。
（４）フォルダＰの生成規則情報２１に関連・子フォルダ１としてのフォルダＡが登録されているため、バインダｐの文書情報を用いてバインダａの文書情報を設定し、バインダａを生成する。
（５）バインダａに対しバインダｐを親バインダとする関連バインダ情報を設定するとともに、バインダｐに対し関連・子バインダ１をバインダａとする関連バインダ情報を設定する。
（６）バインダａを関連・子フォルダ１としてのフォルダＡに登録する。
（７）関連・子フォルダ１に続いて関連・子フォルダ２としてのフォルダＢが登録されているため、バインダｐの文書情報を用いてバインダｂの文書情報を設定し、バインダｂを生成する。
（８）バインダｂに対しバインダｐを親バインダする関連バインダ情報を設定するとともに、バインダｐに対し関連・子バインダ２としてバインダｂを追加して関連バインダ情報を設定する。
（９）バインダｂを関連・子フォルダ２としてのフォルダＢに登録する。
（１０）関連・子フォルダ２に続いて関連・子フォルダ３としてのフォルダＣが登録されているため、バインダｐの文書情報を用いてバインダｃの文書情報を設定し、バインダｃを生成する。
（１１）バインダｃに対しバインダｐを親バインダする関連バインダ情報を設定するとともに、バインダｐに対し関連・子バインダ３としてバインダｃを追加して関連バインダ情報を設定する。
（１２）バインダｃを関連・子フォルダ３としてのフォルダＣに登録する。
登録部１４は、このように親子関係を有するフォルダに対し電子データを登録するためのバインダを一括登録する。

このようにしてバインダを登録する際に生成するデータについて説明する。図４は、実施の形態１の電子データファイリング装置で生成するデータおよびデータ間の関係を示している。なお、図４においては、親フォルダＰのフォルダ情報Ｐ１、親フォルダＰに登録したバインダｐのバインダ情報ｐ１、関連・子フォルダＡのフォルダ情報Ａ１、関連・子フォルダＡに登録したバインダａのバインダ情報ａ１を示し、関連・子フォルダの説明が重複しないように、関連・子フォルダＢのフォルダ情報Ｂ１、関連・子フォルダＢに登録したバインダｂのバインダ情報ｂ１、関連・子フォルダＣのフォルダ情報Ｃ１、関連・子フォルダＣに登録したバインダｃのバインダ情報ｃ１を省略している。

フォルダ情報Ｐ１，Ａ１は、図４に示すように、フォルダ名称、フォルダ番号、登録バインダ情報で構成され、電子データファイリング装置１の運用開始に合わせて生成される情報である。フォルダ名称はユーザにより入力されて設定され、フォルダ番号は予め設定された採番体系に従って自動採番され、登録バインダ情報はフォルダに登録されたバインダを示す情報でありバインダ登録時に記載される。登録バインダ情報には、例えばフォルダ情報Ｐ１の登録バインダ情報にバインダ情報ｐ１の文書番号が記載され、フォルダ情報Ａ１の登録バインダ情報にバインダ情報ａ１の文書番号が記載されている。この登録バインダ情報により、図４の破線矢印αに示すように、フォルダ情報とバインダ情報が関連付けられている。

バインダ情報ｐ１，ａ１は大きく分けて識別情報、関連バインダ情報、登録情報で構成される。文書情報は、例えばバインダ名を示す文書名称、登録管理用の文書番号、バインダを検索する際に用いられる検索キーワードで構成され、バインダを識別するための情報である。文書名称はユーザにより入力されて設定され、文書番号は予め設定された採番体系に従ってバインダ作成時に自動採番される。検索キーワードは、ユーザの必要に応じて任意に入力され設定される。
関連バインダ情報はバインダ間の親子関係を示す情報であり、例えば親バインダとしてのバインダ情報ｐ１の関連バインダ情報には関連・子バインダとして一括登録したバインダａ，ｂ，ｃの文書番号が記載され、関連・子バインダとしてのバインダ情報ａ１には関連・親バインダとしてバインダ情報ｐの文書番号が記載されている。この関連バインダ情報により、図４の破線矢印βに示すように、バインダ情報どうしが関連付けられ、親バインダと関連・子バインダとを相互に検索可能にしている。
登録情報はバインダに登録された電子データ（登録電子データ）を示す情報であり、電子データ識別情報と電子データ保管場所情報で構成され、電子データ登録時に記載される。電子データ識別情報は、例えば電子データの名称や管理番号であり登録電子データを表示画面上に表示する際に用いられる。電子データ保管場所情報は、電子データ保管領域２０における電子データの位置を示すアドレス情報であり、バインダとそのバインダに登録された電子データを関連付ける情報である。

次に、実施の形態１の電子データファイリング装置１における＜１＞バインダ登録処理、＜２＞電子データ登録処理、＜３＞バインダ削除処理、＜４＞バインダ変更処理の動作処理の一例について説明する。
＜１＞バインダ登録処理
図５は、電子データファイリング装置１のバインダ登録処理のフローを示している。
電子データファイリング装置１の登録部１４は、ユーザから指定されたフォルダのフォルダ情報とバインダ登録指示を入力するとバインダ登録処理を開始し、制御部１２を介して表示部１８にユーザ入力項目（入力情報）の入力表示画面を生成させる。登録部１４は、ユーザから操作入力部１１と制御部１２を介して入力情報を取得すると、その入力情報に基づき文書名称と検索キーワードを記載するとともに自動採番により生成した文書番号を記載して文書情報を設定し、ファイリングデータベース１７のファイリング情報に登録する（ステップＳＴ１０１）。

登録部１４は、バインダの登録先フォルダが生成規則データベース１３の生成規則情報２１に親フォルダとして設定されているか確認し、親フォルダに設定されている場合、関連・子フォルダを検索するための番号ｉを初期値（ｉ＝１）にする（ステップＳＴ１０２）。
登録部１４は、生成規則データベース１３の生成規則情報２１に関連・子フォルダｉが設定されているか確認する（ステップＳＴ１０３）。
登録部１４は、生成規則情報２１に関連・子フォルダｉが設定されていないと判定した場合（ステップＳＴ１０４“ＮＯ”）、バインダ登録処理を終了する。

一方、登録部１４は、生成規則情報２１に関連・子フォルダｉが設定されていると判定した場合（ステップＳＴ１０４“ＹＥＳ”）、親フォルダに登録された親バインダの文書情報を用いて関連・子フォルダｉの文書情報を設定し、ファイリングデータベース１７のファイリング情報に登録する（ステップＳＴ１０５）。
登録部１４は、親バインダの文書情報に基づき、関連・子バインダの関連バインダ情報として関連・親バインダを設定する（ステップＳＴ１０６）。
登録部１４は、関連・子バインダｉの文書情報に基づき、親バインダの関連バインダ情報として関連・子バインダを設定する（ステップＳＴ１０７）。
登録部１４は、関連・子フォルダを検索するための番号ｉに１増加（ｉ＝ｉ＋１）し（ステップＳＴ１０８）、ステップＳＴ１０３からの処理を繰り返す。

＜２＞電子データ登録処理
図６は、電子データファイリング装置１の電子データ登録処理のフローの一例を示している。電子データファイリング装置１の登録部１４は、操作入力部１１と制御部１２を介してユーザからの電子データ登録指示を入力すると処理を開始する。
登録部１４は、ユーザに指定された電子データとバインダの文書番号を入力し（ステップＳＴ１１１）、その電子データを電子データ保管領域２０に格納して（ステップＳＴ１１２）電子データ識別情報と電子データ保管場所情報を取得する（ステップＳＴ１１３）。
登録部１４は、ユーザに指定されたバインダの文書情報に基づきファイリングデータベース１７のファイリング情報からバインダ情報を取得し、バインダ情報の登録情報として電子データ識別情報と電子データ保管場所情報を記載してファイリングデータベース１７のファイリング情報に登録する（ステップＳＴ１１４）（終了）。

ここで、バインダ登録処理におけるフォルダ、バインダ、電子データの具体的一例を示す。例えば、業務に関するプロジェクトを立ち上げる際、プロジェクトの全体計画を記載する「統合マネジメント計画書」を作成し、プロジェクトを構成する下位の計画を記載する「スコープ・マネジメント仕様書」、「タイム・マネジメント仕様書」、「コスト・マネジメント仕様書」、「品質・マネジメント仕様書」等の作成が業務上規定されているものとする。このように規定された業務においては、予め親フォルダとして「統合マネジメント計画書」フォルダを設定し、関連・子フォルダとして「スコープ・マネジメント仕様書」フォルダ、「タイム・マネジメント仕様書」フォルダ、「コスト・マネジメント仕様書」フォルダ、「品質・マネジメント仕様書」フォルダを設定しておく。そして「Ａプロ」というプロジェクトを立ち上げる場合に、電子データファイリング装置１を用いると、「統合マネジメント計画書」フォルダ（親フォルダ）に文書名称を「Ａプロ」としたバインダ（「Ａプロ」バインダ）を登録する際に、「スコープ・マネジメント仕様書」フォルダ、「タイム・マネジメント仕様書」フォルダ、「コスト・マネジメント仕様書」フォルダ、「品質・マネジメント仕様書」フォルダにもそれぞれ「Ａプロ」バインダが自動的に一括登録される。この「Ａプロ」フォルダ作成時には電子データが登録されていないが、電子データとして各仕様書を作成した後、各仕様書に対応するフォルダの「Ａプロ」バインダに電子データを登録していくことで、各仕様書の作成状況が確認できる。そして、ユーザが「Ａプロ」バインダに電子データが登録されていないことを認識することで、各仕様書の作成忘れを防止することができる。

＜３＞バインダ削除処理
図７は、電子データファイリング装置１のバインダ削除処理のフローを示している。
電子データファイリング装置１の削除部１６は、ユーザからのバインダ削除指示とユーザに指定されたバインダの文書番号を入力すると処理を開始し、その文書番号を用いてファイリングデータベース１７のファイリング情報からバインダ情報を取得する。削除部１６は、バインダ情報内の関連バインダ情報に関連・子バインダが記載されているかを判定し（ステップＳＴ２０１）、関連・子バインダが記載されていない場合（ステップＳＴ２０１“ＮＯ”）、指定されたバインダのバインダ情報のみをファイリングデータベース１７のファイリング情報から削除して（ステップＳＴ２１０）処理を終了する。

一方、削除部１６は、関連バインダ情報に関連・子バインダが記載されていると判定した場合（ステップＳＴ２０１“ＹＥＳ”）、関連バインダ情報に記載された関連・子バインダの文書番号に基づきファイリングデータベース１７のファイリング情報から関連・子バインダのバインダ情報を取得する。削除部１６は、バインダ情報内の登録情報に電子ファイルが登録されているかを確認するとともに、関連・子バインダの文書情報と親バインダの文書情報とを比較して、関連・子バインダのバインダ情報が変更されて無いかを確認し判定する（ステップＳＴ２０２）。この判定は、実体ファイルの有無の確認による変更判定と、関連・子バインダの文書情報が変更されたかによる変更判定を組み合わせて行われる。

削除部１６は、関連・子バインダのバインダ情報への変更が有ると判定した場合（ステップＳＴ２０３“ＮＯ”）、バインダを削除せず処理を終了する。
一方、削除部１６は、関連・子バインダへの変更が無いと判定した場合（ステップＳＴ２０３“ＹＥＳ”）、関連・子バインダを検索するための番号ｉを初期値（ｉ＝１）にする（ステップＳＴ２０４）。削除部１６は、関連バインダ情報を確認し（ステップＳＴ２０５）、関連・子バインダｉが有るかを判定する（ステップＳＴ２０６）。

削除部１６は、関連・子バインダｉが無いと判定した場合（ステップＳＴ２０６“ＮＯ”）、親バインダを削除して（ステップＳＴ２０９）処理を終了する。
一方、削除部１６は、関連・子バインダｉが有ると判定した場合（ステップＳＴ２０６“ＹＥＳ”）、関連・子バインダｉの文書番号に基づきファイリングデータベース１７のファイリング情報を検索し関連・子バインダｉのバインダ情報を削除する（ステップＳＴ２０７）。
削除部１６は、関連・子バインダを検索するための番号ｉに１増加（ｉ＝ｉ＋１）し（ステップＳＴ２０８）、ステップＳＴ２０５からの処理を繰り返して関連・子バインダのバインダ情報を一括削除する。

＜４＞バインダ変更処理
図８は、電子データファイリング装置１のバインダ情報変更処理のフローを示している。
電子データファイリング装置１の変更部１５は、操作入力部１１と制御部１２を介してユーザからバインダ情報の変更指示とユーザに指定されたバインダの文書番号を入力すると処理を開始し、その文書番号を用いてファイリングデータベース１７のファイリング情報からバインダ情報を取得する。変更部１５は、バインダ情報内の関連バインダ情報に関連・子バインダが記載されているかを判定し（ステップＳＴ３０１）、関連・子バインダが記載されていない場合（ステップＳＴ３０１“ＮＯ”）、指定されたバインダの文書情報を表示部１８を介して変更可能に表示させ、ユーザからの入力情報に基づきバインダの文書情報を変更して（ステップＳＴ３１０）処理を終了する。

一方、変更部１５は、関連バインダ情報に関連・子バインダが記載されていると判定した場合（ステップＳＴ３０１“ＹＥＳ”）、関連バインダ情報に記載されている関連・子バインダの文書番号に基づきファイリングデータベース１７のファイリング情報から関連・子バインダのバインダ情報を取得する。変更部１５は、バインダ情報内の登録情報に電子ファイルが登録されているかを確認するとともに、関連・子バインダの文書情報と親バインダの文書情報とを比較して、関連・子バインダのバインダ情報の登録状態が変更されて無いかを確認し判定する（ステップＳＴ３０２）。

変更部１５は、関連・子バインダ情報への変更が有ると判定した場合（ステップＳＴ３０３“ＮＯ”）、バインダを変更させずに処理を終了する。
一方、変更部１５は、関連・子バインダ情報への変更が無いと判定した場合（ステップＳＴ３０３“ＹＥＳ”）、関連・子バインダを検索するための番号ｉを初期値（ｉ＝１）にする（ステップＳＴ３０４）。削除部１６は、関連バインダ情報を確認し（ステップＳＴ３０５）、関連・子バインダｉが有るかを判定する（ステップＳＴ３０６）。

変更部１５は、関連・子バインダｉが無いと判定した場合（ステップＳＴ３０６“ＮＯ”）、指定された親バインダの文書情報を表示部１８を介して変更可能に表示させ、ユーザからの入力情報に基づき親バインダの文書情報を変更して（ステップＳＴ３０９）処理を終了する。
一方、変更部１５は、関連・子バインダｉが有ると判定した場合（ステップＳＴ３０６“ＹＥＳ”）、関連・子バインダｉの文書情報を表示部１８を介して変更可能に表示させ、ユーザからの入力情報に基づき変更する（ステップＳＴ３０７）。
変更部１５は、関連・子バインダを検索するための番号ｉに１増加（ｉ＝ｉ＋１）し（ステップＳＴ３０８）、ステップＳＴ３０５からの処理を繰り返して関連・子バインダのバインダ情報を一括変更する。

なお、これらの登録部１４、変更部１５、削除部１６の処理をそれぞれプログラムで実現する構成にしてもよい。

以上のように、実施の形態１による電子データファイリング装置１は、フォルダ間の親子関係を定義する生成規則情報２１を格納した生成規則データベース１３と、生成規則データベース１３の生成規則情報２１で定義された親フォルダに親バインダを登録する際、親フォルダに登録した親バインダの文書情報を用いて、親フォルダに関連する子フォルダに子バインダを登録する登録部１４を備えたことにより、親フォルダに親バインダを登録するだけで、関連する子フォルダにも一括して関連・子バインダを登録することができる。その結果、関連する複数のフォルダに対するバインダの登録作業を簡略化できる。

また、電子データファイリング装置１は、関連バインダ情報をファイリングデータベース１７に登録する登録部１４を備えることにより、容易に親バインダと関連する子バインダとを相互に検索することができる。その結果、ユーザが電子データの作成状況を容易に確認することができ、バインダに登録すべき電子データの作成忘れを防止することができる。

また、電子データファイリング装置１は、ユーザからの指示に従って親バインダを親フォルダから削除する際、ファイリングデータベース１７の関連バインダ情報を用いて親バインダに関連する子バインダを子フォルダから削除する削除部１６を備えたことにより、ユーザが関連するバインダをフォルダ毎に削除することなく、関連するバインダを自動的に一括削除することができる。

また、電子データファイリング装置１は、ユーザからの指示に従って親バインダの文書情報を変更する際、ファイリングデータベース１７の関連バインダ情報を用いて、親バインダに関連する子バインダの文書情報を連動して変更する変更部１５を備えたことにより、ユーザが関連するバインダ毎に文書情報を変更する作業を行うことなく、関連するバインダの文書情報を自動的に一括変更することができる。

さらに、電子データファイリング装置１は、親子関係のあるバインダ間において、バインダにつけた文書名称の連動修正を行う変更部１５、連動削除を行う削除部１６を備えることにより、バインダ登録初期に見られる不確定情報の作成、修正、削除に対して柔軟な対応が可能である。

なお、実施の形態１の電子データファイリング装置１においては、登録部１４、変更部１５、削除部１６を備える構成としたが、登録部１４のみ、または登録部１４に加え、変更部１５と削除部１６のいずれか１つを組み合わせる構成にしてもよい。

なお、本願発明はその発明の範囲内において、実施の形態の任意の構成要素の変形、もしくは実施の形態の任意の構成要素の省略が可能である。

１ 電子データファイリング装置、１１ 操作入力部、１２ 制御部、１３ 生成規則データベース、１４ 登録部、１５ 変更部、１６ 削除部、１７ ファイリングデータベース、１８ 表示部、１９ 電子データ入力部、２０ 登録電子データ保管領域、２１ 生成規則情報。

Claims (4)

1. 電子データをフォルダ単位で分類し、当該電子データをバインダを介して前記フォルダに登録する電子データファイリング装置において、
   前記フォルダ間の親子関係を定義する生成規則情報を格納した生成規則データベースと、
   前記生成規則情報で定義された親フォルダにバインダを登録する際、前記親フォルダに登録したバインダの情報を用いて、前記親フォルダに関連する全ての子フォルダに、前記親フォルダに登録したバインダと同じバインダを登録する登録部とを備えたことを特徴とする電子データファイリング装置。
2. 登録部は、親フォルダのバインダと、当該親フォルダに関連する子フォルダのバインダとを相互に検索可能な関連バインダ情報をファイリングデータベースに登録することを特徴とする請求項１記載の電子データファイリング装置。
3. ユーザからの指示に従って親フォルダのバインダを削除する際、ファイリングデータベースの関連バインダ情報を用いて前記親フォルダのバインダに関連する子フォルダのバインダを削除する削除部を備えたことを特徴とする請求項２記載の電子データファイリング装置。
4. ユーザからの指示に従って親フォルダのバインダの情報を変更する際、ファイリングデータベースの関連バインダ情報を用いて、前記親フォルダのバインダに関連する子フォルダのバインダの情報を連動して変更する変更部を備えたことを特徴とする請求項２または請求項３記載の電子データファイリング装置。

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