JPH07239807A - 文書管理システム - Google Patents
文書管理システムInfo
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- JPH07239807A JPH07239807A JP6054550A JP5455094A JPH07239807A JP H07239807 A JPH07239807 A JP H07239807A JP 6054550 A JP6054550 A JP 6054550A JP 5455094 A JP5455094 A JP 5455094A JP H07239807 A JPH07239807 A JP H07239807A
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Abstract
(57)【要約】
【目的】 個々の登録文書に対して、使用者の属性に応
じてきめ細かい参照許可を与えることができる文書管理
システムを提供する。 【構成】 ユーザ情報格納装置４及び組織情報格納装置
５は参照許可指定手段６に対して参照情報を与え、文書
及び前記参照許可指定手段６からの参照許可情報を登録
手段７に登録して文書情報格納装置８に格納する。ユー
ザ情報格納装置４及び組織情報格納装置５は、また、ユ
ーザ所属情報取得手段１４にユーザ所属情報を与える。
そして、文書情報格納装置８に格納された情報は検索手
段１３に検索され、許可情報確認手段１５ではユーザ所
属情報取得手段１４の取得結果により文書情報の参照許
可がない場合は検索結果から排除される一方、検索が許
可されたユーザに対しては検索結果表示手段１６を介し
てその検索結果が表示装置１７に表示される。
じてきめ細かい参照許可を与えることができる文書管理
システムを提供する。 【構成】 ユーザ情報格納装置４及び組織情報格納装置
５は参照許可指定手段６に対して参照情報を与え、文書
及び前記参照許可指定手段６からの参照許可情報を登録
手段７に登録して文書情報格納装置８に格納する。ユー
ザ情報格納装置４及び組織情報格納装置５は、また、ユ
ーザ所属情報取得手段１４にユーザ所属情報を与える。
そして、文書情報格納装置８に格納された情報は検索手
段１３に検索され、許可情報確認手段１５ではユーザ所
属情報取得手段１４の取得結果により文書情報の参照許
可がない場合は検索結果から排除される一方、検索が許
可されたユーザに対しては検索結果表示手段１６を介し
てその検索結果が表示装置１７に表示される。
Description
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は文書管理システムに関
し、より詳しくは文書を一元管理して該文書の共有化を
図ることができる文書管理システムに関する。
し、より詳しくは文書を一元管理して該文書の共有化を
図ることができる文書管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】近年、有用な技術文書等を一元管理し、
ユーザが簡単に登録・検索できる文書管理システムが開
発されてきている。
ユーザが簡単に登録・検索できる文書管理システムが開
発されてきている。
【０００３】この種の文書管理システムでは、文書の共
有化を意図しているため、システムに登録した文書は一
般にそのシステムを使用することができるユーザならば
誰でも参照できる構成とされている。
有化を意図しているため、システムに登録した文書は一
般にそのシステムを使用することができるユーザならば
誰でも参照できる構成とされている。
【０００４】また、文書の内容・性質によっては、誰で
もが参照できては困るものもあり、文書の参照許可を何
らかの方法で制限することが必要になるが、かかる観点
から文書を階層構造で管理し、ユーザによって参照でき
る階層を制限する等の機能を有する文書管理システムも
開発されてきている。
もが参照できては困るものもあり、文書の参照許可を何
らかの方法で制限することが必要になるが、かかる観点
から文書を階層構造で管理し、ユーザによって参照でき
る階層を制限する等の機能を有する文書管理システムも
開発されてきている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】しかし、上記従来の文
書管理システムでは、例えば「○○課に所属する課員全
員と、××課の課長だけに参照許可を与える」というよ
うに特定の者にのみ参照許可を与えるようなきめ細かい
参照許可の設定をすることができず、本当に参照させた
い人だけに参照許可を与えることが困難であるという問
題点があった。
書管理システムでは、例えば「○○課に所属する課員全
員と、××課の課長だけに参照許可を与える」というよ
うに特定の者にのみ参照許可を与えるようなきめ細かい
参照許可の設定をすることができず、本当に参照させた
い人だけに参照許可を与えることが困難であるという問
題点があった。
【０００６】本発明はこのような問題点に鑑みなされた
ものであって、個々の登録文書に対して、使用者の属性
に応じてきめ細かい参照許可を与えることができる文書
管理システムを提供することを目的とする。
ものであって、個々の登録文書に対して、使用者の属性
に応じてきめ細かい参照許可を与えることができる文書
管理システムを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に本発明に係る文書管理システムは、文書の参照を許可
する参照許可情報を指定する参照許可指定手段と、文書
登録を行うと共に前記参照許可指定手段の指定結果を登
録する登録手段と、該登録手段により登録された前記文
書と前記参照許可情報を検索する検索手段と、該検索手
段により検索された検索情報に対して前記参照許可情報
の有無を確認する参照許可情報確認手段とを有している
ことを特徴としている。
に本発明に係る文書管理システムは、文書の参照を許可
する参照許可情報を指定する参照許可指定手段と、文書
登録を行うと共に前記参照許可指定手段の指定結果を登
録する登録手段と、該登録手段により登録された前記文
書と前記参照許可情報を検索する検索手段と、該検索手
段により検索された検索情報に対して前記参照許可情報
の有無を確認する参照許可情報確認手段とを有している
ことを特徴としている。
【０００８】具体的には、使用者の属性を記憶する記憶
手段を備え、前記参照許可指定手段は、前記記憶手段に
記憶されている記憶情報に基づいて前記登録手段に参照
許可者を登録することを特徴とし、さらに使用者の属性
を記憶する記憶手段と、該記憶手段に記憶されている記
憶情報に基づいて参照許可情報を取得する参照許可取得
手段とを備え、前記参照許可確認手段は、参照許可取得
手段の取得結果に基づいて確認することを特徴としてい
る。
手段を備え、前記参照許可指定手段は、前記記憶手段に
記憶されている記憶情報に基づいて前記登録手段に参照
許可者を登録することを特徴とし、さらに使用者の属性
を記憶する記憶手段と、該記憶手段に記憶されている記
憶情報に基づいて参照許可情報を取得する参照許可取得
手段とを備え、前記参照許可確認手段は、参照許可取得
手段の取得結果に基づいて確認することを特徴としてい
る。
【０００９】更に、前記参照許可確認手段の確認結果に
応じた検索結果を表示する表示手段を備えていることを
特徴とするのも好ましい。
応じた検索結果を表示する表示手段を備えていることを
特徴とするのも好ましい。
【００１０】
【作用】上記構成によれば、文書の登録時には、参照許
可指定手段により当該文書を参照できる使用者の範囲を
使用者の属性に基づいて指定することができる。また、
文書の検索時には、参照許可確認手段により検索者の属
性から参照許可の有無を判断し、許可がないときは検索
結果から排除することができる。
可指定手段により当該文書を参照できる使用者の範囲を
使用者の属性に基づいて指定することができる。また、
文書の検索時には、参照許可確認手段により検索者の属
性から参照許可の有無を判断し、許可がないときは検索
結果から排除することができる。
【００１１】
【実施例】以下、本発明の実施例を図面に基づき詳説す
る。
る。
【００１２】図１は本発明に係る文書管理システムの一
実施例を示す概略ブロック構成図であって、該文書管理
システムは、所定の入力情報を登録して記憶する登録処
理部１と、該登録処理部１の登録内容を検索する検索処
理部２と、該検索処理部２で検索された検索内容を表示
する表示処理部３とから構成されている。
実施例を示す概略ブロック構成図であって、該文書管理
システムは、所定の入力情報を登録して記憶する登録処
理部１と、該登録処理部１の登録内容を検索する検索処
理部２と、該検索処理部２で検索された検索内容を表示
する表示処理部３とから構成されている。
【００１３】登録処理部１は、使用者名等が格納された
ユーザ情報格納装置４と、使用者の所属組織名等が格納
された組織情報格納装置５と、ユーザ情報格納装置４及
び組織情報格納装置５に格納されている情報に基づき文
書の参照許可者を指定する参照許可指定手段６と、文書
名やキーワード等文書登録に必要な情報と共に前記参照
許可指定手段６の指定結果を登録する登録手段７と、該
登録手段７に登録された文書情報を格納する文書情報格
納装置８とからなる。
ユーザ情報格納装置４と、使用者の所属組織名等が格納
された組織情報格納装置５と、ユーザ情報格納装置４及
び組織情報格納装置５に格納されている情報に基づき文
書の参照許可者を指定する参照許可指定手段６と、文書
名やキーワード等文書登録に必要な情報と共に前記参照
許可指定手段６の指定結果を登録する登録手段７と、該
登録手段７に登録された文書情報を格納する文書情報格
納装置８とからなる。
【００１４】上記参照許可手段６は、具体的には図２に
示すようなウィンドウで構成されている。すなわち、第
１のウインドウ９にはユーザ会社の組織名・人名の一覧
が表示され、「追加」ボタン１０を押下することによ
り、参照許可を与える組織名・人名が指定されて第２の
ウインドウ１１に表示される。また「削除」ボタン１２
を押下することにより、参照許可が取消され、第２のウ
インドウ１１からそれらの表示が削除される。尚、本参
照許可指定手段６は、「追加」ボタン１０及び「削除」
ボタン１２の押下により、参照許可を与える組織名・人
名の指定・削除を行っているが、マウスでダブルクリッ
ク操作を行うことにより前記組織名・人名の指定・削除
を行ってもよい。
示すようなウィンドウで構成されている。すなわち、第
１のウインドウ９にはユーザ会社の組織名・人名の一覧
が表示され、「追加」ボタン１０を押下することによ
り、参照許可を与える組織名・人名が指定されて第２の
ウインドウ１１に表示される。また「削除」ボタン１２
を押下することにより、参照許可が取消され、第２のウ
インドウ１１からそれらの表示が削除される。尚、本参
照許可指定手段６は、「追加」ボタン１０及び「削除」
ボタン１２の押下により、参照許可を与える組織名・人
名の指定・削除を行っているが、マウスでダブルクリッ
ク操作を行うことにより前記組織名・人名の指定・削除
を行ってもよい。
【００１５】しかして、検索処理部２（図１）は、ユー
ザの指定した検索条件に従って文書情報格納装置から適
切な文書情報を取得する検索手段１３と、ユーザ情報格
納装置４及び組織情報格納装置５からのユーザ所属情報
を取得するユーザ所属情報取得手段１４と、該ユーザ所
属情報取得手段１４の取得結果に基づき検索手段１３か
らの検索許可情報を確認する許可情報確認手段１５とか
らなる。
ザの指定した検索条件に従って文書情報格納装置から適
切な文書情報を取得する検索手段１３と、ユーザ情報格
納装置４及び組織情報格納装置５からのユーザ所属情報
を取得するユーザ所属情報取得手段１４と、該ユーザ所
属情報取得手段１４の取得結果に基づき検索手段１３か
らの検索許可情報を確認する許可情報確認手段１５とか
らなる。
【００１６】また、表示処理部３は、前記許可情報確認
手段１５からの検索結果を表示するための検索結果表示
手段１６と、検索結果を表示画面に表示する表示装置１
７とからなる。
手段１５からの検索結果を表示するための検索結果表示
手段１６と、検索結果を表示画面に表示する表示装置１
７とからなる。
【００１７】図３は本文書管理システムの登録処理手順
を示すフローチャートであって、ステップＳ１では文書
の登録に必要な情報、例えば文書名やキーワード等を入
力する。次に、ステップＳ２ではユーザが許可の制限を
指示したか否かを判別する。そして、ユーザが参照許可
の制限を指示していないきときはそのまま処理を終了す
る。
を示すフローチャートであって、ステップＳ１では文書
の登録に必要な情報、例えば文書名やキーワード等を入
力する。次に、ステップＳ２ではユーザが許可の制限を
指示したか否かを判別する。そして、ユーザが参照許可
の制限を指示していないきときはそのまま処理を終了す
る。
【００１８】一方、ユーザが許可の制限を指示した場合
は、参照許可指定手段６により第１及び第２のウインド
ウ９，１１を表示し、登録中の文書の参照許可を与える
ユーザを指定する。そして、許可ユーザ及び許可組織の
指定が終了したと判断された場合は（ステップＳ４）、
参照許可指定手段６を用いて入力された参照許可情報
を、その他の情報と共に文書情報格納装置８に格納し
（ステップＳ５）、処理を終了する。
は、参照許可指定手段６により第１及び第２のウインド
ウ９，１１を表示し、登録中の文書の参照許可を与える
ユーザを指定する。そして、許可ユーザ及び許可組織の
指定が終了したと判断された場合は（ステップＳ４）、
参照許可指定手段６を用いて入力された参照許可情報
を、その他の情報と共に文書情報格納装置８に格納し
（ステップＳ５）、処理を終了する。
【００１９】次に検索時の処理について説明する。
【００２０】図４は本文書管理システムの検索処理手順
のフローチャートであって、ステップＳ１１では検索手
段１３によりユーザの指定した検索条件に従って文書情
報格納装置８から適切な文書情報及び該文書情報に付随
する参照許可情報を取得する。次に、ステップＳ１２に
おいてユーザ所属情報取得手段１４及び組織情報格納装
置１５からユーザ名及びユーザの所属する組織名を取得
する。そして所望の文書情報があるか否かを判別し（ス
テップＳ１３）、該文書情報がないときはそのまま処理
を終了する一方、文書がある場合は許可情報確認手段１
５により検索された文書についてユーザに対して参照許
可があるかどうかを確認する（ステップＳ１４）。許可
がある場合にはステップＳ１７に進み、検索結果表示手
段１６を介して文書名等を表示装置１７に表示し、ステ
ップＳ１３に戻る。一方、許可がない場合はステップＳ
１５に進み、ユーザの所属する課に対して参照許可があ
るかどうかを確認する。以下同様に検索者の所属する部
に対する参照許可も確認し、いずれの許可もない場合に
はその文書は検索結果一覧には表示されず、ステップＳ
１３に戻る。一方、ステップＳ１５又はステップＳ１６
のいずれか一方の判別結果が肯定（Ｙｅｓ）のときはス
テップＳ１７に進み、上述と同様、文書名等を表示装置
１７に表示し、ステップＳ１３に戻る。
のフローチャートであって、ステップＳ１１では検索手
段１３によりユーザの指定した検索条件に従って文書情
報格納装置８から適切な文書情報及び該文書情報に付随
する参照許可情報を取得する。次に、ステップＳ１２に
おいてユーザ所属情報取得手段１４及び組織情報格納装
置１５からユーザ名及びユーザの所属する組織名を取得
する。そして所望の文書情報があるか否かを判別し（ス
テップＳ１３）、該文書情報がないときはそのまま処理
を終了する一方、文書がある場合は許可情報確認手段１
５により検索された文書についてユーザに対して参照許
可があるかどうかを確認する（ステップＳ１４）。許可
がある場合にはステップＳ１７に進み、検索結果表示手
段１６を介して文書名等を表示装置１７に表示し、ステ
ップＳ１３に戻る。一方、許可がない場合はステップＳ
１５に進み、ユーザの所属する課に対して参照許可があ
るかどうかを確認する。以下同様に検索者の所属する部
に対する参照許可も確認し、いずれの許可もない場合に
はその文書は検索結果一覧には表示されず、ステップＳ
１３に戻る。一方、ステップＳ１５又はステップＳ１６
のいずれか一方の判別結果が肯定（Ｙｅｓ）のときはス
テップＳ１７に進み、上述と同様、文書名等を表示装置
１７に表示し、ステップＳ１３に戻る。
【００２１】そして、文書情報がなくなるまで、すなわ
ちステップＳ１３の答が否定（ＮＯ）となるまで上述の
処理が続けられ、これにより、真に参照許可を与えたい
者に対してのみ文書情報の参照許可を与えることができ
る。
ちステップＳ１３の答が否定（ＮＯ）となるまで上述の
処理が続けられ、これにより、真に参照許可を与えたい
者に対してのみ文書情報の参照許可を与えることができ
る。
【００２２】尚、本発明は上記実施例に限定されるもの
ではなく要旨を逸脱しない範囲において変更可能なこと
はいうまでもない。上記実施例では、登録時に参照許可
を与えるユーザの属性として、ユーザ名及び所属組織を
例にとって説明したが、ユーザの属性としてはこれらの
限定されることなく、例えば臨時に組織されるプロジェ
クトや、役職（部長以上だけに参照許可を与える等）を
用いることもできる。
ではなく要旨を逸脱しない範囲において変更可能なこと
はいうまでもない。上記実施例では、登録時に参照許可
を与えるユーザの属性として、ユーザ名及び所属組織を
例にとって説明したが、ユーザの属性としてはこれらの
限定されることなく、例えば臨時に組織されるプロジェ
クトや、役職（部長以上だけに参照許可を与える等）を
用いることもできる。
【００２３】
【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、個
々の登録文書に対して使用者の属性に基づいて参照許可
を与えることが可能となり、例えば「○○課に所属する
課員全員と、××課の課長だけに参照許可を与える」と
いうようにきめ細かい許可を設定することができ、本当
に参照させたい人だけに参照許可を与えることができ
る。
々の登録文書に対して使用者の属性に基づいて参照許可
を与えることが可能となり、例えば「○○課に所属する
課員全員と、××課の課長だけに参照許可を与える」と
いうようにきめ細かい許可を設定することができ、本当
に参照させたい人だけに参照許可を与えることができ
る。
【００２４】また、文書の参照許可の有無の確認を検索
時の使用者の属性情報に基づいて行うため、組織変更や
異動によってユーザの所属が変更されたときでも、許可
の有無を正しく判断することができる。
時の使用者の属性情報に基づいて行うため、組織変更や
異動によってユーザの所属が変更されたときでも、許可
の有無を正しく判断することができる。
【図１】本発明に係る文書管理システムの一実施例を示
すブロック構成図である。
すブロック構成図である。
【図２】参照許可手段の一例を示す図である。
【図３】登録処理手順を示すフローチャートである。
【図４】検索処理手順を示すフローチャートである。
４ 記憶手段（ユーザ情報格納装置） ５ 記憶手段（組織情報格納装置） ６ 参照許可指定手段 ７ 登録手段 １３ 検索手段 １５ 許可情報確認手段 １７ 表示装置
Claims (4)
- 【請求項１】 文書の参照を許可する参照許可情報を指
定する参照許可指定手段と、文書登録を行うと共に前記
参照許可指定手段の指定結果を登録する登録手段と、該
登録手段により登録された前記文書と前記参照許可情報
を検索する検索手段と、該検索手段により検索された検
索情報に対して前記参照許可情報の有無を確認する参照
許可情報確認手段とを有していることを特徴とする文書
管理システム。 - 【請求項２】 使用者の属性を記憶する記憶手段を備
え、前記参照許可指定手段は、前記記憶手段に記憶され
ている記憶情報に基づいて前記登録手段に参照許可者を
登録することを特徴とする請求項１記載の文書管理シス
テム。 - 【請求項３】 使用者の属性を記憶する記憶手段と、該
記憶手段に記憶されている記憶情報に基づいて参照許可
情報を取得する参照許可取得手段とを備え、前記参照許
可確認手段は、参照許可取得手段の取得結果に基づいて
確認することを特徴とする請求項１又は請求項２記載の
文書管理システム。 - 【請求項４】 前記参照許可確認手段の確認結果に応じ
た検索結果を表示する表示手段を備えていることを特徴
とする請求項１乃至請求項３のいずれかに記載の文書管
理システム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP6054550A JPH07239807A (ja) | 1994-02-28 | 1994-02-28 | 文書管理システム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP6054550A JPH07239807A (ja) | 1994-02-28 | 1994-02-28 | 文書管理システム |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH07239807A true JPH07239807A (ja) | 1995-09-12 |
Family
ID=12973800
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP6054550A Pending JPH07239807A (ja) | 1994-02-28 | 1994-02-28 | 文書管理システム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPH07239807A (ja) |
Cited By (5)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2000066942A (ja) * | 1998-08-19 | 2000-03-03 | Fujitsu Ltd | ページ表示制御装置，ページ表示制御方法およびページ表示制御用プログラム記録媒体 |
| JP2000165567A (ja) * | 1998-11-26 | 2000-06-16 | Murata Mach Ltd | 通信端末装置及び情報処理装置 |
| US6237099B1 (en) | 1996-02-14 | 2001-05-22 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Electronic document management system |
| US6327600B1 (en) | 1997-05-14 | 2001-12-04 | Nec Corporation | Determining copyright information based on overlapping information between portions of two documents |
| JP2006072622A (ja) * | 2004-09-01 | 2006-03-16 | Fujitsu Ltd | 文書開示方法、文書開示装置、および文書開示プログラム |
-
1994
- 1994-02-28 JP JP6054550A patent/JPH07239807A/ja active Pending
Cited By (5)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US6237099B1 (en) | 1996-02-14 | 2001-05-22 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Electronic document management system |
| US6327600B1 (en) | 1997-05-14 | 2001-12-04 | Nec Corporation | Determining copyright information based on overlapping information between portions of two documents |
| JP2000066942A (ja) * | 1998-08-19 | 2000-03-03 | Fujitsu Ltd | ページ表示制御装置，ページ表示制御方法およびページ表示制御用プログラム記録媒体 |
| JP2000165567A (ja) * | 1998-11-26 | 2000-06-16 | Murata Mach Ltd | 通信端末装置及び情報処理装置 |
| JP2006072622A (ja) * | 2004-09-01 | 2006-03-16 | Fujitsu Ltd | 文書開示方法、文書開示装置、および文書開示プログラム |
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