JPH11259352A

JPH11259352A - 電子ファイリングシステム、電子ファイリングシステムの履歴管理方法、及び記録媒体

Info

Publication number: JPH11259352A
Application number: JP10063361A
Authority: JP
Inventors: Katsuhiko Takachio; 勝彦高知尾
Original assignee: Toshiba Corp
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 1998-03-13
Filing date: 1998-03-13
Publication date: 1999-09-24

Abstract

(57)【要約】【課題】本発明は、クライアント／サーバ型の電子ファ
イリングシステムに於いて、作業履歴を採取し、活用で
きるようにして、利用上並びに運用管理の面で有利なシ
ステムを構築することのできる電子ファイリングシステ
ム、電子ファイリングシステムの履歴管理方法、及び記
録媒体を提供することを課題とする。【解決手段】サーバコンピュータ１０のファイリングサ
ーバ１１は、クライアントコンピュータ２０の利用者の
作業をデータベース１２の作業履歴採取のための専用の
表（ＷＨ−ＤＢ）１３により、作業履歴として採取し保
存管理する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、クライアント／サ
ーバ型の電子ファイリングシステム、電子ファイリング
システムの履歴管理方法、及び記録媒体に関する。また
本発明は、チェックインチェックアウト機構を設けてな
るクライアント／サーバ型の電子ファイリングシステ
ム、電子ファイリングシステムの履歴管理方法、及び記
録媒体に関する。

【０００２】また本発明は、作業履歴を採取し管理する
機構を備えたクライアント／サーバ型の電子ファイリン
グシステム、電子ファイリングシステムの履歴管理方
法、及び記録媒体に関する。

【０００３】

【従来の技術】クライアント／サーバ型の電子ファイリ
ングシステムは、複数ユーザによる文書の共有を可能に
し、あるユーザにより文書が変更されたとき直ちに他の
ユーザから参照できるという特徴をもつ。そのため、こ
の種文書のファイリングシステムに於いては、ユーザが
共有する情報の整合性を保つため、複数ユーザ間の排他
制御機能を有する。また、参照や改訂ができるユーザを
文書や文書フォルダに対して特定するというような機密
保護機能を有する。

【０００４】しかしながらこの種システムに於いては、
同一の文書に対して複数のユーザが更新行為をすること
により、次のような問題が発生していた。即ち、あるユ
ーザ（Ａとする）が更新を目的に１つの文書を検索し、
更新作業をクライアント上で行なう。その結果をサーバ
に反映する前に別のユーザ（Ｂとする）が同文書をやは
り更新目的で参照する。このときＢの参照している文書
にはＡによる更新は未だ反映されていない。その後、Ａ
が更新結果をサーバに反映したとする。また更にその
後、Ｂが更新結果をサーバに反映したとする。

【０００５】このときＡにより更新された文書がＢによ
り更新された文書に上書きされる。その結果、サーバに
残る文書にはＡによる更新は反映されず、Ｂによる更新
のみが反映されたものとなる。

【０００６】即ちこのシステムではユーザの意図した変
更内容が正しく反映されないという問題が発生する。従
来、通常のファイリングシステムがもつ複数ユーザ間の
排他制御機能は、共有情報そのものの整合性をとること
のみを目的としたものであって、上記したような文書内
容の整合性に関しての不都合な問題を解決する手段は何
等有していない。又、従来では更新権の制御により文書
を更新するユーザを１人に特定する方法もあるが、この
方法は上記問題の解決のためには強すぎる運用制限であ
るとともに複数ユーザが文書を共有するという本来の技
術思想にそぐわない。

【０００７】そこで、上記したような、文書内容の整合
性に関してユーザの意図した変更内容が正しく反映され
ないという問題を解決するために、特願平９−２４７０
０９号（電子ファイリングシステム、同システムの文書
管理方法、及び記録媒体）が発明された。この発明は
「クライアント／サーバ型の電子ファイリングシステム
に於いて、サーバに、クライアントが共有する文書のチ
ェックインチェックアウト機構を設け、そのチェックイ
ンチェックアウト機構に、複数ユーザによる同一文書の
チェックアウトを規制する手段を設けてなる」ことを特
徴としている。

【０００８】子のような機能をもたせることで、チェッ
クアウトされた該当文書に、チェックアウト解除される
まで、異なる複数ユーザからの同一の文書を二重に更新
することを防ぐようにできる。

【０００９】しかしながら上記した従来のファイリング
システムに於いては、チェックインチェックアウト機構
により、同一文書の改竄を防ぐというセキュリティ機能
は実現されるが、どのユーザがいつ、どのような作業要
求を行なったか等の記録を残すことによるセキュリティ
機能を備えていない。従って、上記した従来の電子ファ
イリングシステムに於いては、貸し出した文書の所在、
返却日等を迅速かつ明確に把握することができず、シス
テム利用上並びに運用管理の面で問題を残していた。

【００１０】

【発明が解決しようとする課題】上記したように従来用
いられていたクライアント／サーバ型の電子ファイリン
グシステムに於いては、チェックインチェックアウト機
構により同一文書の改竄を防ぐというセキュリティ機能
は実現されるが、どのユーザがいつ、どのような作業要
求を行なったか等の記録を残すことによるセキュリティ
機能を備えておらず、従って貸し出した文書の所在、返
却日等を迅速かつ明確に把握することができず、システ
ム利用上並びに運用管理の面で問題を残していた。

【００１１】本発明は上記実情に鑑みなされたもので、
クライアント／サーバ型の電子ファイリングシステムに
於いて、作業履歴を採取し、活用できるようにして、利
用上並びに運用管理の面で有利なシステムを構築するこ
とのできる電子ファイリングシステム、電子ファイリン
グシステムの履歴管理方法、及び記録媒体を提供するこ
とを目的とする。

【００１２】更に本発明は、作業履歴の採取及び内容確
認が容易に行なえる電子ファイリングシステム、電子フ
ァイリングシステムの履歴管理方法、及び記録媒体を提
供することを目的とする。

【００１３】更に本発明は、広範囲な検索条件の指定を
可能にした電子ファイリングシステム、電子ファイリン
グシステムの履歴管理方法、及び記録媒体を提供するこ
とを目的とする。

【００１４】更に本発明は、採取する履歴を作業内容毎
に設定可能にした電子ファイリングシステム、電子ファ
イリングシステムの履歴管理方法、及び記録媒体を提供
することを目的とする。

【００１５】更に本発明は、検索した履歴をファイルと
して出力できる電子ファイリングシステム、電子ファイ
リングシステムの履歴管理方法、及び記録媒体を提供す
ることを目的とする。

【００１６】

【課題を解決するための手段】本発明は、クライアント
／サーバ型の電子ファイリングシステムに於いて、サー
バに作業履歴の採取機能を備えて、様々な検索条件で検
索することができるようにしたことを特徴とする。

【００１７】本発明に於いては、電子ファイリングシス
テムに対する利用者の作業を、データベースの特定の表
により履歴として採取し、作業内容、利用者、作業発生
時間等の条件指定による検索を可能としている。この
際、採取した作業履歴の媒体としては、データベースが
作成できる環境であれば、例えば磁気ディスク、光磁気
ディスク等のいずれの記録媒体に於いても可能である。
また作業内容毎に履歴の採取／非採取の指定が可能であ
る。また標準の履歴管理ツールを用意して、データベー
ス内に獲得された履歴を検索、閲覧したり、ファイルと
して出力することも、削除することも可能である。

【００１８】即ち、本発明は、クライアント／サーバ型
の電子ファイリングシステムに於いて、前記サーバに、
前記クライアントが要求する作業に対して、その作業履
歴を採取する手段を設け、利用者の作業と同時にその作
業履歴を採取することで、利用者の作業を管理者が後に
確認することができることを特徴とする。

【００１９】また、本発明は、クライアント／サーバ型
の電子ファイリングシステムに於いて、前記サーバに、
前記クライアントが要求する作業に対して、その作業履
歴を採取し、管理して、当該作業履歴をもとに、条件を
指定した作業履歴の検索要求に応答する手段を備えて、
利用者の作業と同時にその作業履歴を採取することで、
利用者の作業を管理者が後から確認することができるこ
とを特徴とする。

【００２０】また、本発明は、チェックインチェックア
ウト機構を設けてなるクライアント／サーバ型の電子フ
ァイリングシステムに於いて、前記サーバに、チェック
インチェックアウト時に於けるクライアントが要求する
作業に対して、その作業履歴を採取する手段を備え、利
用者の作業と同時にその作業履歴を採取することで、利
用者の作業を管理者が後に確認できることを特徴とす
る。

【００２１】また、本発明は、上記電子ファイリングシ
ステムに於いて、採取する作業履歴には、少なくとも、
作業内容、利用者、作業時間、書類識別番号のいずれか
又はそれらの組み合わせが含まれることを特徴とする。

【００２２】また、本発明は、上記電子ファイリングシ
ステムに於いて、作業履歴の一部又は全部を識別番号で
採取し、その識別番号を実データに変換する手段を有し
て、採取時間を短縮でき、かつ確認を容易に行なうこと
ができるようにしたことを特徴とする。

【００２３】また、本発明は、上記電子ファイリングシ
ステムに於いて、採取した実データ、利用者、作業内容
の各情報のうち、少なくともいずれかの情報に対して、
条件指定で検索し、その結果を表示出力する手段を有し
て、検索条件の指定が可能になることにより、特定の利
用者の作業のみを確認でき、更に特定の作業内容のみを
確認できることを特徴とする。

【００２４】また、本発明は、上記電子ファイリングシ
ステムに於いて、採取した作業履歴に対して、その検索
結果をファイルに出力する手段を有し、検索結果をファ
イル出力することで他のアプリケーションソフトウェア
等で利用できるようにしたことを特徴とする。

【００２５】また、本発明は、上記電子ファイリングシ
ステムに於いて、不要となった作業履歴を削除する手段
を設け、不要となった履歴を削除することで必要な履歴
のみを残せることを特徴とする。

【００２６】また、本発明は、上記電子ファイリングシ
ステムに於いて、作業履歴を情報記録媒体に保存する手
段を有し、作業履歴をテープ等の媒体に保存することで
履歴のバックアップが容易に行なえることを特徴とす
る。

【００２７】また、本発明は、上記電子ファイリングシ
ステムに於いて、作業履歴を保存し、保存した作業履歴
を、現在採取に使用している作業履歴とは別に復元する
手段を有し、保存した作業履歴を使用中の履歴とは別に
復元することで履歴採取に影響を与えずに復元できるこ
とを特徴とする。

【００２８】また、本発明は、上記電子ファイリングシ
ステムに於いて、管理者のみが作業履歴を表示認識でき
る手段を有し、管理者だけが表示できるようにすること
で管理者以外の利用者に対して履歴を隠蔽できることを
特徴とする。

【００２９】また、本発明は、上記電子ファイリングシ
ステムに於いて、作業の内容毎に作業履歴の採取／非採
取を選択できる手段を設け、作業内容毎に採取する履歴
を選択できることで、必要な履歴のみを採取できること
を特徴とする。

【００３０】また、本発明は、クライアント／サーバ型
の電子ファイリングシステムに適用される履歴管理方法
であって、クライアントの利用者要求をもとにサーバが
利用者の作業をデータベースの特定の表により作業履歴
として採取し管理することを特徴とする。

【００３１】また、本発明は、チェックインチェックア
ウト機構を設けてなるクライアント／サーバ型の電子フ
ァイリングシステムに適用される履歴管理方法であっ
て、チェックインチェックアウト時のクライアントが要
求する作業に対して、サーバがその作業履歴情報を採取
し管理することを特徴とする。

【００３２】また、本発明は、クライアント／サーバ型
の電子ファイリングシステムに適用される履歴管理方法
であって、クライアントの利用者要求をもとにサーバが
利用者の作業をデータベースの特定の表により作業履歴
として採取し、この作業履歴をもとに条件を指定した作
業履歴の検索を行なうことを特徴とする。

【００３３】また、本発明は、上記電子ファイリングシ
ステムの履歴管理方法に於いて、サーバが、クライアン
トの要求する作業に対して、少なくともその作業内容、
利用者、作業時間、書類識別番号のいずれかを含む作業
履歴情報を採取し管理することを特徴とする。

【００３４】また、本発明は、上記電子ファイリングシ
ステムの履歴管理方法に於いて、指定可能な条件には、
少なくとも、作業内容、利用者、作業発生時間のいずれ
か又はそれらの組み合わせが含まれることを特徴とす
る。

【００３５】また、本発明は、クライアント／サーバ型
の電子ファイリングシステムに適用される作業管理のた
めのコンピュータ読取り可能な記録媒体であって、クラ
イアントからの要求内容を解析し、その要求内容に従う
作業履歴を採取する機能を実現させるためのファイリン
グサーバプログラムを記録したことを特徴とする。

【００３６】また、本発明は、クライアント／サーバ型
の電子ファイリングシステムに適用される作業管理のた
めのコンピュータ読取り可能な記録媒体であって、作業
履歴採取のための専用の表を作成する機能と、設定ファ
イルの内容を解析し採取すべき作業内容を獲得する機能
と、前記獲得した作業内容をもとに前記表を用いて作業
履歴を採取する機能とを実現させるためのファイリング
サーバプログラムを記録したことを特徴とする。

【００３７】また、本発明は、クライアント／サーバ型
の電子ファイリングシステムに適用される作業管理のた
めのコンピュータ読取り可能な記録媒体であって、作業
履歴採取のための専用の表を作成する機能と、設定ファ
イルの内容を解析し採取すべき作業内容を獲得する機能
と、前記設定ファイルに対して作業履歴を採取するか否
かを判断する機能と、作業履歴を採取する判断をしたと
き前記獲得した作業内容をもとに前記表を用いて作業履
歴を採取する機能とを実現させるためのファイリングサ
ーバプログラムを記録したことを特徴とする。

【００３８】また、本発明は、上記コンピュータ読取り
可能な記録媒体に於いて、採取した作業履歴に対して、
検索、出力、更新、削除の要求を受付け、要求に従う処
理を実行する機能を実現させるためのファイリングサー
バプログラムを記録したことを特徴とする。

【００３９】また、本発明は、作業履歴を採取する機能
を備えたサーバと作業履歴の検索要求機能を備えたクラ
イアントとでなるクライアント／サーバ型の電子ファイ
リングシステムに適用される作業管理のための記録媒体
であって、採取された作業履歴の検索条件を設定する設
定画面の出力機能と、前記画面上で設定した検索条件に
従う作業履歴の照会要求を行なう機能と、作業履歴を獲
得し一覧表示する機能とを備えたクライアントの履歴管
理ツールを実現させるためのプログラムを記録したこと
を特徴とする。

【００４０】また、本発明は、作業履歴を採取する機能
を備えたサーバと作業履歴の検索要求機能を備えたクラ
イアントとでなるクライアント／サーバ型の電子ファイ
リングシステムに適用される作業管理のための記録媒体
であって、採取された作業履歴の検索条件を設定する設
定画面の出力機能と、前記画面上で設定した検索条件に
従う作業履歴の照会要求を行なう機能と、作業履歴を獲
得し一覧表示する機能とを備えたクライアントの履歴管
理ツールを実現させるためのプログラムを記録したこと
を特徴とする。

【００４１】上記したような作業履歴を採取し活用でき
るシステムを構築することにより、例えばどのユーザが
いつどのような作業要求を行なったか等の記録を残すこ
とによるセキュリティ機能を実現でき、これにより貸し
出した文書の所在、返却日等を迅速かつ明確に把握する
ことができることから、システム利用上並びに運用管理
の面で有利な構成となる。

【００４２】

【発明の実施の形態】以下図面を参照して本発明の実施
形態を説明する。図１は本発明の実施形態に於ける、作
業履歴採取の際の動作を説明するためのシステム構成を
示すブロック図である。尚、ここでは文書本体を格納し
たファイル管理用のデータベースを省略して示してい
る。

【００４３】図中、１０はサーバコンピュータ、１１は
サーバコンピュータ１０に設けられたファイリングサー
バ、１２は大容量の外部記憶により構成される管理用の
データベース、１３は管理用データベース１２内に設け
られた作業履歴採取のための専用の表（ＷＨ−ＤＢ）で
ある。

【００４４】２０はクライアントコンピュータ、２１は
クライアントコンピュータ２０に設けられた、ファイリ
ングの登録義務、検索義務等を行なうためのクライアン
トツールである。

【００４５】図２、及び図３はそれぞれ作業履歴採取の
うち、書類タイトル登録時に於ける作業履歴の採取動作
を説明するためのもので、図２はクライアントコンピュ
ータ２０からの要求データ構造例を示す図、図３はファ
イリングサーバ１１の処理手順を示すフローチャートで
ある。

【００４６】図４、及び図５はそれぞれ作業履歴採取の
うち、頁内容検索時に於ける作業履歴の採取動作を説明
するためのもので、図４はクライアントコンピュータ２
０からの要求データ構造例を示す図、図５はファイリン
グサーバ１１の処理手順を示すフローチャートである。

【００４７】ここで先ず図１を参照して作業履歴の採取
動作を説明する。サーバコンピュータ１０は、ファイリ
ングサーバ１１のデータベース１２内に作業履歴採取の
ための専用の表（ＷＨ−ＤＢ）１３を作成する（図９に
示す作業履歴表参照）。更にファイリングサーバ１１の
設定ファイルに対し、その作業履歴を採取するか否か、
及びどのような作業内容に対して作業履歴を採取するか
等の記述を行なう。

【００４８】ファイリングサーバ１１は設定ファイルの
内容（図２，図４参照）を読み込み、採取すべき作業内
容を認識する。利用者はそれぞれクライアントツール２
１を用いて、ファイリングの登録義務、検索義務等を行
なう。

【００４９】ファイリングサーバ１１は、クライアント
コンピュータ２０からの要求に対して、作業履歴採取の
設定がなされているか否かを判断し、設定されている作
業に対しての作業履歴をデータベース１２に格納する。

【００５０】この際、データベース１２に格納する作業
履歴の項目は、「一連番号」、「利用者名」、「利用者
グループ名」、「利用日時」、「作業種別」、「書棚情
報」、「書類箱情報」、「文書情報」、「頁情報」、
「書類タイトル情報」である（図９に示す作業履歴表参
照）。

【００５１】上記した作業履歴の採取動作のうち、書類
タイトル登録時に於ける作業履歴の採取動作を図２及び
図３を参照して説明する。書類タイトルの登録時に於い
てクライアントコンピュータ２０から図２に示すような
データ構造の要求データがサーバコンピュータ１０に送
られる。

【００５２】サーバコンピュータ１０のファイリングサ
ーバ１１は上記したようにデータベース１２内に作業履
歴採取のための専用の表（ＷＨ−ＤＢ）１３を作成して
後、上記図２に示す要求データの内容を解析し（図３ス
テップＡ１）、その内容に従う、採取すべき作業内容
（この例では、箱属性名、書棚番号、書類箱番号、タイ
トル内容等）を獲得する（図３ステップＡ２）。

【００５３】そして文書管理のための、文書番号、タイ
トル番号を発行し（図３ステップＡ３，Ａ４）、そのタ
イトルデータを図示しないデータベース（ＤＢ）に登録
した後（図３ステップＡ５）、作業履歴を採取するか否
かを判断する（図３ステップＡ６）。

【００５４】ここで、採取することを確認した際は、管
理用データベース１３へ作業履歴（ここでは、利用者
名、利用日時、利用者グループ名、作業種別、書棚番
号、書棚名、文書番号、箱属性名、タイトル番号等の一
部または全部）を格納して（図９参照）、クライアント
コンピュータ２０へ正常終了を通知する（図３ステップ
Ａ７，Ａ８）。

【００５５】また、作業履歴を採取しない際は、そのま
まクライアントコンピュータ２０へ正常終了を通知する
（図３ステップＡ６，Ａ８）。次に上記した作業履歴の
採取動作のうち、頁内容検索時に於ける作業履歴の採取
動作を図４及び図５を参照して説明する。

【００５６】頁内容検索時に於いてクライアントコンピ
ュータ２０から図４に示すようなデータ構造の要求デー
タがサーバコンピュータ１０に送られる。サーバコンピ
ュータ１０のファイリングサーバ１１は上記したように
データベース１２内に作業履歴採取のための専用の表
（ＷＨ−ＤＢ）１３を作成して後、上記図５に示す要求
データの内容を解析し（図５ステップＢ１）、その内容
に従う、採取すべき作業内容（この例では、作業種別、
書棚番号、文書番号、頁番号等）を獲得する（図３ステ
ップＢ２）。

【００５７】そして、作業履歴を採取するか否かを判断
し（図３ステップＢ３）、採取することを確認した際
は、管理用データベース１３へ作業履歴（ここでは、利
用者名、利用日時、利用者グループ名、作業種別、書棚
番号、書棚名、文書番号、頁番号、頁改訂番号等の一部
または全部）を格納して（図９参照）、要求データの有
無を判断し、要求データを存在すれば、その旨をクライ
アントコンピュータ２０へ通知する（図３ステップＢ
４，Ｂ５，Ｂ６）。

【００５８】また、作業履歴を採取しない際は、要求デ
ータの有無を判断し、要求データを存在すれば、その旨
をクライアントコンピュータ２０へ通知する（図３ステ
ップＢ３，Ｂ５，Ｂ６）。

【００５９】また、要求データが存在しない際は、その
旨をクライアントコンピュータ２０へ通知する（図３ス
テップＢ４，Ｂ５，Ｂ７、またはＢ３，Ｂ５，Ｂ７）。
上記の如くして、サーバコンピュータ１０のファイリン
グサーバ１１は、クライアントコンピュータ２０の利用
者の作業をデータベース１２の作業履歴採取のための専
用の表（ＷＨ−ＤＢ）１３により、作業履歴として採取
し保存管理する。

【００６０】次に、上記の如くして採取された作業履歴
の活用による各種作業について説明する。図６は本発明
の実施形態に於ける、作業履歴の検索動作を説明するた
めのシステム構成を示すブロック図である。尚、ここで
は文書本体を格納したファイル管理用のデータベースを
省略して示し、上記図１と同一部分については同一符号
を付している。

【００６１】図中、１０はサーバコンピュータ、１１は
サーバコンピュータ１０に設けられたファイリングサー
バ、１２は大容量の外部記憶により構成される管理用の
データベース、１３は管理用データベース１３内に設け
られた作業履歴採取のための専用の表（ＷＨ−ＤＢ）１
３である。

【００６２】２０はクライアントコンピュータ、２２は
クライアントコンピュータ２０に設けられた履歴管理ツ
ールである。図７は履歴管理ツール２２のＧＵＩを用い
て検索の条件を指定する際に用いられる検索画面の構成
例を示す図であり、図８は履歴管理ツール２２が受取っ
た作業履歴データ一覧の例を示す図である。

【００６３】ここで図５乃至図７を参照して作業履歴の
検索動作を説明する。作業履歴の検索は、標準ＳＱＬを
用いて自由に行なうことが可能であるが、ここでは標準
の履歴管理ツールによる検索をもって検索の実施形態と
する。

【００６４】先ずクライアントコンピュータ２０の利用
者は履歴管理ツール２２を用いて、サーバコンピュータ
１０のファイリングサーバ１１にログインする。その
後、履歴管理ツール２２のＧＵＩ機能による、図７に示
すような検索画面を用いて、検索の条件を指定する。

【００６５】指定可能な条件としては、利用日時、利用
者名、作業種別、書棚名、書類箱名、書類タイトル中に
含まれる文字列、頁番号等である。同時にソートの条件
を指定することもできる。

【００６６】履歴管理ツール２２は、上記ＧＵＩ機能に
よる検索画面で指定された条件を内部的にＳＱＬ文と
し、ファイリングサーバ１１に対して作業履歴の照会要
求を行なう。

【００６７】ファイリングサーバ１１は、データベース
１２から照会要求に則った作業履歴データを獲得し、履
歴管理ツール２２に返却する。履歴管理ツール２２はフ
ァイリングサーバ１１より受け取った履歴データを図８
に示すようなフォーマットで一覧表示する。

【００６８】上記したような作業履歴の検索機能をもつ
ことにより、どのユーザがいつ、どのような作業要求を
行なったかが容易にしかも迅速に把握でき、従って貸し
出した文書の所在、返却日等を迅速かつ明確に把握する
ことができることから、システム利用上並びに運用管理
の面で非常に有利となる。

【００６９】また、検索条件の指定が可能になること
で、特定の利用者の作業のみを確認すること、並びに特
定の作業内容のみを確認することができる。更に検索結
果をファイル出力することで、他のアプリケーションソ
フト等で利用することができる。

【００７０】次にデータベース１２内の作業履歴に対す
る書類タイトルの格納動作について、図９に示す作業履
歴表の構成図を参照して説明する。尚、ここでは履歴管
理ツール２２による実施形態を示している。

【００７１】先ず、利用者は履歴管理ツール２２のＧＵ
Ｉにより書類タイトルの格納を実行する。ここで履歴管
理ツール２２は作業履歴中の「文書情報」を検索条件と
して、ファイリングサーバ１１に対し、書類タイトルの
検索要求を行なう。

【００７２】ファイリングサーバ１１は、データベース
１２から書類タイトルを獲得し、履歴管理ツール２２に
返却する。履歴管理ツール２２は、返却された書類タイ
トルを獲得し、そのタイトルを用いて検索時に利用した
「文書情報」に該当するデータベース１２中の作業履歴
の更新をファイリングサーバ１１に要求する。

【００７３】ファイリングサーバ１１は、上記更新要求
を受けると、データベース１２中の作業履歴を更新す
る。次に作業履歴の保存出力動作について説明する。

【００７４】図１０は本発明の実施形態に於ける、作業
履歴の保存出力動作を説明するためのシステム構成を示
すブロック図である。尚、ここでは上記図６と同一部分
については同一符号を付している。

【００７５】図１０に於いて、２０はクライアントコン
ピュータ、２２はクライアントコンピュータ２０に設け
られた履歴管理ツールである。図１１は上記履歴管理ツ
ール２２による作業履歴保存処理手順を示すフローチャ
ートである。

【００７６】ここで上記図１０及び図１１を参照して作
業履歴の出力、保存処理動作を説明する。尚、ここでは
上記した作業履歴の検索動作と同様に履歴管理ツール２
２による実施形態を示す。

【００７７】利用者は、履歴管理ツール２２により、保
存場所、保存ファイル名を指定し、作業履歴の保存を要
求する（図１１ステップＣ１，Ｃ２，Ｃ３）。履歴管理
ツール２２は、検索後の一覧表示されている作業履歴
を、利用者から指定された保存場所へ、指定されたファ
イル名で、ＣＳＶ形式のファイルとして保存するととも
に一覧表示する（図１１ステップＣ４，Ｃ５，Ｃ６）。

【００７８】このように、採取した作業履歴に対して、
その検索結果をファイルに出力する機能をもつことで、
採取した作業履歴を他のアプリケーションソフトウェア
等で利用できる。

【００７９】次に、業履歴の削除動作について説明す
る。図１２は本発明の実施形態に於ける、作業履歴の削
除動作を説明するためのシステム構成を示すブロック図
である。尚、ここでは上記図６と同一部分については同
一符号を付している。

【００８０】図１２に於いて、１０はサーバコンピュー
タ、１１はサーバコンピュータ１０に設けられたファイ
リングサーバ、１２は大容量の外部記憶により構成され
る管理用のデータベース、１３は管理用データベース１
３内に設けられた作業履歴採取のための専用の表（ＷＨ
−ＤＢ）１３である。２０はクライアントコンピュー
タ、２２はクライアントコンピュータ２０に設けられた
履歴管理ツールである。図１３は上記履歴管理ツール２
２による作業履歴削除処理手順を示すフローチャートで
ある。

【００８１】ここで上記図１２及び図１３を参照して作
業履歴の削除処理動作を説明する。尚、ここでは上記し
た作業履歴の保存動作と同様に履歴管理ツール２２によ
る実施形態を示す。

【００８２】利用者は、履歴管理ツール２２により一覧
表示されている作業履歴から削除対象となる作業履歴の
条件を指定し、または条件を省略して、削除要求を行な
う（図１３ステップＤ１，Ｄ２，Ｄ３）。

【００８３】履歴管理ツールは、利用者から指定された
条件で内部的にＳＱＬ文を作成し、ファイリングサーバ
１１へ作業履歴の削除要求を実行する（図１３ステップ
Ｄ４，Ｄ５，Ｄ６）。

【００８４】ファイリングサーバ１１は、データベース
１２から削除要求に則った履歴データを検索し削除す
る。このような作業履歴の削除機能をもつことで、不要
となった作業履歴を削除して、必要な履歴のみを残すこ
とができ、以て作業履歴の管理を効率良く円滑に行なう
ことができる。

【００８５】

【発明の効果】以上詳記したように本発明によれば、ク
ライアント／サーバ型の電子ファイリングシステムに於
いて、作業履歴を採取し、活用できるようにしたことに
より、利用上並びに運用管理の面で有利なシステムを構
築することのできる電子ファイリングシステム、電子フ
ァイリングシステムの履歴管理方法、及び記録媒体が提
供できる。

【００８６】更に本発明は、作業履歴の採取及び内容確
認が容易に行なえる電子ファイリングシステム、電子フ
ァイリングシステムの履歴管理方法、及び記録媒体が提
供できる。

【００８７】更に本発明は、広範囲な検索条件の指定を
可能にした電子ファイリングシステム、電子ファイリン
グシステムの履歴管理方法、及び記録媒体が提供でき
る。更に本発明は、採取する履歴を作業内容毎に設定可
能にした電子ファイリングシステム、電子ファイリング
システムの履歴管理方法、及び記録媒体が提供できる。

【００８８】更に本発明は、検索した履歴をファイルと
して出力できる電子ファイリングシステム、電子ファイ
リングシステムの履歴管理方法、及び記録媒体が提供で
きる。。

【００８９】即ち、本発明によれば、サーバに、クライ
アントが要求する作業に対して、その作業履歴を採取す
る手段を設け、利用者の作業と同時にその作業履歴を採
取する機能をもたせたことにより、利用者の作業を管理
者が後に確認できる。

【００９０】また、本発明によれば、サーバに、クライ
アントが要求する作業に対して、その作業履歴を採取
し、管理して、当該作業履歴をもとに、条件を指定した
作業履歴の検索要求に応答する手段を備えて、利用者の
作業と同時にその作業履歴を採取することで、利用者の
作業を管理者が後から確認することができる。

【００９１】また、本発明によれば、チェックインチェ
ックアウト機構を設けてなるクライアント／サーバ型の
電子ファイリングシステムに於いて、サーバに、チェッ
クインチェックアウト時に於けるクライアントが要求す
る作業に対して、その作業履歴を採取する手段を備え、
利用者の作業と同時にその作業履歴を採取することで、
利用者の作業を管理者が後に確認できる。

【００９２】また、本発明によれば、作業履歴の一部又
は全部を識別番号で採取し、その識別番号を実データに
変換する手段を有して、採取時間を短縮でき、かつ確認
を容易に行なうことができる。

【００９３】また、本発明によれば、採取した実デー
タ、利用者、作業内容の各情報のうち、少なくともいず
れかの情報に対して、条件指定で検索し、その結果を表
示出力する手段を有して、検索条件の指定が可能になる
ことにより、特定の利用者の作業のみを確認でき、更に
特定の作業内容のみを確認できる。

【００９４】また、本発明によれば、採取した作業履歴
に対して、その検索結果をファイルに出力する手段を有
し、検索結果をファイル出力することで他のアプリケー
ションソフトウェア等で利用できる。

【００９５】また、本発明によれば、不要となった作業
履歴を削除する手段を設け、不要となった履歴を削除す
ることで必要な履歴のみを残こすことができる。また、
本発明によれば、作業履歴を情報記録媒体に保存する手
段を有し、作業履歴をテープ等の媒体に保存することで
履歴のバックアップが容易に行なえる。

【００９６】また、本発明によれば、作業履歴を保存
し、保存した作業履歴を、現在採取に使用している作業
履歴とは別に復元する手段を有し、保存した作業履歴を
使用中の履歴とは別に復元することで履歴採取に影響を
与えずに復元できる。

【００９７】また、本発明によれば、管理者のみが作業
履歴を表示認識できる手段を有し、管理者だけが表示で
きるようにすることで管理者以外の利用者に対して履歴
を隠蔽できる。

【００９８】また、本発明によれば、作業の内容毎に作
業履歴の採取／非採取を選択できる手段を設け、作業内
容毎に採取する履歴を選択できることで、必要な履歴の
みを採取できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態に於ける作業履歴採取の際の
動作を説明するためのシステム構成を示すブロック図。

【図２】本発明の実施形態に於ける書類タイトル登録時
の作業履歴採取動作を説明するための、クライアントコ
ンピュータ２０からの要求データ構造例を示す図。

【図３】本発明の実施形態に於ける書類タイトル登録時
の作業履歴採取動作を説明するための、ファイリングサ
ーバ１１の処理手順を示すフローチャート。

【図４】本発明の実施形態に於ける頁内容検索時の作業
履歴採取動作を説明するための、クライアントコンピュ
ータ２０からの要求データ構造例を示す図。

【図５】本発明の実施形態に於ける頁内容検索時の作業
履歴採取動作を説明するための、ファイリングサーバ１
１の処理手順を示すフローチャートである。

【図６】本発明の実施形態に於ける作業履歴の検索動作
を説明するためのシステム構成を示すブロック図。

【図７】本発明の実施形態に於ける履歴管理ツール２２
のＧＵＩを用いて検索の条件を指定する際に用いられる
検索画面の構成例を示す図。

【図８】本発明の実施形態に於ける履歴管理ツール２２
が受取った作業履歴データ一覧の例を示す図。

【図９】本発明の実施形態に於けるデータベース１２内
の作業履歴に対する書類タイトルの格納動作を説明する
ための作業履歴表のデータ構造を示す図。

【図１０】本発明の実施形態に於ける作業履歴の保存出
力動作を説明するためのシステム構成を示すブロック
図。

【図１１】本発明の実施形態に於ける履歴管理ツール２
２による作業履歴保存処理手順を示すフローチャート。

【図１２】本発明の実施形態に於ける作業履歴の削除動
作を説明するためのシステム構成を示すブロック図。

【図１３】本発明の実施形態に於ける履歴管理ツール２
２による作業履歴削除処理手順を示すフローチャート。

【符号の説明】

１０…サーバコンピュータ、１１…ファイリングサーバ、１２…データベース、１３…作業履歴採取のための専用の表（ＷＨ−ＤＢ）、２０…クライアントコンピュータ、２１…クライアントツール、２２…履歴管理ツール。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】クライアント／サーバ型の電子ファイリ
ングシステムに於いて、前記サーバに、前記クライアン
トが要求する作業に対して、その作業履歴を採取する手
段を設けてなることを特徴とした電子ファイリングシス
テム。
【請求項２】クライアント／サーバ型の電子ファイリ
ングシステムに於いて、前記サーバに、前記クライアン
トが要求する作業に対して、その作業履歴を採取し、管
理して、当該作業履歴をもとに、条件を指定した作業履
歴の検索要求に応答する手段をもつことを特徴とした電
子ファイリングシステム。
【請求項３】チェックインチェックアウト機構を設け
てなるクライアント／サーバ型の電子ファイリングシス
テムに於いて、前記サーバに、チェックインチェックア
ウト時に於けるクライアントが要求する作業に対して、
その作業履歴を採取する手段を設けてなることを特徴と
した電子ファイリングシステム。
【請求項４】採取する作業履歴には、少なくとも、作
業内容、利用者、作業時間、書類識別番号のいずれか又
はそれらの組み合わせが含まれる請求項１又は２又は３
記載の電子ファイリングシステム。
【請求項５】作業履歴の一部又は全部を識別番号で採
取し、その識別番号を実データに変換する手段を設けて
なる請求項１又は２又は３又は４記載の電子ファイリン
グシステム。
【請求項６】採取した実データ、利用者、作業内容の
各情報のうち、少なくともいずれかの情報に対して、条
件指定で検索し、その結果を表示出力する手段を有して
なる請求項１又は２又は３又は４又は５記載の電子ファ
イリングシステム。
【請求項７】採取した作業履歴に対して、その検索結
果をファイルに出力する手段を有してなる請求項１又は
２又は３又は４又は５又は６記載の電子ファイリングシ
ステム。
【請求項８】不要となった作業履歴を削除する手段を
設けてなる請求項１又は２又は３又は４又は５又は６又
は７記載の電子ファイリングシステム。
【請求項９】作業履歴を情報記録媒体に保存する手段
を有してなる請求項１又は２又は３又は４又は５又は６
又は７又は８記載の電子ファイリングシステム。
【請求項１０】作業履歴を保存し、保存した作業履歴
を、現在採取に使用している作業履歴とは別に復元する
手段を有してなる請求項１又は２又は３又は４又は５又
は６又は７又は８又は９記載の電子ファイリングシステ
ム。
【請求項１１】管理者のみが作業履歴を表示認識でき
る手段を有してなる請求項１又は２又は３又は４又は５
又は６又は７又は８又は９又は１０記載の電子ファイリ
ングシステム。
【請求項１２】作業の内容毎に作業履歴の採取／非採
取を選択できる手段を設けてなる請求項１又は２又は３
又は４又は５又は６又は７又は８又は９又は１０又は１
１記載の電子ファイリングシステム。
【請求項１３】クライアント／サーバ型の電子ファイ
リングシステムに適用される履歴管理方法であって、ク
ライアントの利用者要求をもとにサーバが利用者の作業
をデータベースの特定の表により作業履歴として採取し
管理することを特徴とする電子ファイリングシステムの
履歴管理方法。
【請求項１４】チェックインチェックアウト機構を設
けてなるクライアント／サーバ型の電子ファイリングシ
ステムに適用される履歴管理方法であって、チェックイ
ンチェックアウト時のクライアントが要求する作業に対
して、サーバがその作業履歴情報を採取し管理すること
を特徴とする電子ファイリングシステムの履歴管理方
法。
【請求項１５】クライアント／サーバ型の電子ファイ
リングシステムに適用される履歴管理方法であって、ク
ライアントの利用者要求をもとにサーバが利用者の作業
をデータベースの特定の表により作業履歴として採取
し、この作業履歴をもとに条件を指定した作業履歴の検
索を行なうことを特徴とする電子ファイリングシステム
の履歴管理方法。
【請求項１６】サーバが、クライアントの要求する作
業に対して、少なくともその作業内容、利用者、作業時
間、書類識別番号のいずれかを含む作業履歴情報を採取
し管理する請求項１３又は１４又は１５記載の電子ファ
イリングシステムの履歴管理方法。
【請求項１７】指定可能な条件には、少なくとも、作
業内容、利用者、作業発生時間のいずれか又はそれらの
組み合わせが含まれる請求項１５記載の電子ファイリン
グシステムの履歴管理方法。
【請求項１８】クライアント／サーバ型の電子ファイ
リングシステムに適用される作業管理のための記録媒体
であって、クライアントからの要求内容を解析し、その
要求内容に従う作業履歴を採取する機能を実現させるた
めのファイリングサーバプログラムを記録したコンピュ
ータ読取り可能な記録媒体。
【請求項１９】クライアント／サーバ型の電子ファイ
リングシステムに適用される作業管理のための記録媒体
であって、作業履歴採取のための専用の表を作成する機能と、設定ファイルの内容を解析し採取すべき作業内容を獲得
する機能と、前記獲得した作業内容をもとに前記表を用いて作業履歴
を採取する機能とを実現させるためのファイリングサー
バプログラムを記録したコンピュータ読取り可能な記録
媒体。
【請求項２０】クライアント／サーバ型の電子ファイ
リングシステムに適用される作業管理のための記録媒体
であって、作業履歴採取のための専用の表を作成する機能と、設定ファイルの内容を解析し採取すべき作業内容を獲得
する機能と、前記設定ファイルに対して作業履歴を採取するか否かを
判断する機能と、作業履歴を採取する判断をしたとき前記獲得した作業内
容をもとに前記表を用いて作業履歴を採取する機能とを
実現させるためのファイリングサーバプログラムを記録
したコンピュータ読取り可能な記録媒体。
【請求項２１】採取した作業履歴に対して、検索、出
力、更新、削除の要求を受付け、要求に従う処理を実行
する機能を実現させるためのファイリングサーバプログ
ラムを記録した請求項１９又は２０記載のコンピュータ
読取り可能な記録媒体。
【請求項２２】作業履歴を採取する機能を備えたサー
バと作業履歴の検索要求機能を備えたクライアントとで
なるクライアント／サーバ型の電子ファイリングシステ
ムに適用される作業管理のための記録媒体であって、採取された作業履歴の検索条件を設定する設定画面の出
力機能と、前記画面上で設定した検索条件に従う作業履歴の照会要
求を行なう機能と、作業履歴を獲得し一覧表示する機能とを備えたクライア
ントの履歴管理ツールを実現させるためのプログラムを
記録したコンピュータ読取り可能な記録媒体。
【請求項２３】作業履歴を採取する機能を備えたサー
バと作業履歴の検索要求機能を備えたクライアントとで
なるクライアント／サーバ型の電子ファイリングシステ
ムに適用される作業管理のための記録媒体であって、採取された作業履歴の検索条件を設定する設定画面の出
力機能と、前記画面上で設定した検索条件に従う作業履歴の照会要
求を行なう機能と、作業履歴を獲得し一覧表示する機能とを備えたクライア
ントの履歴管理ツールを実現させるためのプログラムを
記録したコンピュータ読取り可能な記録媒体。