JPH07288544A - 電子メールシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 電子メールの受信者それぞれに対して個別に
重要度情報を付加することができ、重要度情報を有効に
利用できる電子メールシステムにを提供する。 【構成】 メール送信装置により、定められた形式で指
定された複数の宛先に対してメッセージを電子メールと
して送信し、メール受信装置により、送信された電子メ
ールを受信し、受信したメールの一覧または内容を受信
者に提示する電子メールシステムにおいて、宛先に記述
された各受信者に対して個別に重要度情報を設定する個
別重要度指定手段と、設定された個別の重要度情報を予
じめ生成されたメッセージの電子メールに付加する個別
重要度記録手段と、前記電子メールの受信時に前記重要
度情報から受信者に付けられた重要度情報を取得してメ
ール情報と共に表示する表示内容生成手段とを備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子メールの受信者そ
れぞれに対して個別に重要度情報を付加することがで
き、重要度情報を有効に利用できる電子メールシステム
に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワ
ーク）がオフィス内に整備され、文書処理機能を有する
複数の端末装置がＬＡＮに接続され、ネットワークシス
テムの内で電子メールが利用できるようになっている。
このような電子メールシステムの普及によって多くのメ
ッセージが電子メールとして交換されるようになってき
ている。

【０００３】しかしながら、電子メールシステムにおい
て、交換される電子メールの数が大量になると、受信さ
れる電子メール（以下、受信メールと略称する）が受信
者の端末装置において蓄積されるばかりであり、受信者
の側で適切に処理しきれなくなる。このため、受信メー
ルの主題（Subject）や送信者（From）情報などに基づ
いて受信者が重要と判断としたメールを優先的に処理す
る等の対応が必要となる。

【０００４】例えば、特開平４−１５４３４０号公報で
は、不正差出人リストを設け、このリストに記述された
差出人からの電子メールを自動的に削除することにより
不要な電子メールを処理する電子メールシステムが提案
されている。しかし、このような処理方法では、不正差
出人リストに登録された差出人のメールは受け取ること
ができない。また、不正差出人リストに登録された以外
の差出人からの電子メールについては適切に対応して処
理することができない。

【０００５】また、メール受信処理を行う別の例とし
て、例えば、特開平４−２８０５３５号公報では、ルー
ル記憶部に記憶されたルールを用いて受信した電子メー
ルを解析し、重要度に応じて受信者に電子メールの着信
を通知する電子メール受信通知装置が提案されている。
しかし、この装置による処理方法では、常に適切なメー
ル受信処理ができるようにルールを構築し、その保守お
よび管理することが困難である。

【０００６】ＣＣＩＴＴ（The International Telegrap
h and Telephone Consultative Committee）のＸ．４０
０で規定している重要度情報は、電子メールの送信者が
そのメールの重要性を判断して付加するものであり、受
信者にとってはどのメールを優先的に処理するかを判断
するための有効な情報となりうる。

【０００７】図１は重要度情報が付加された電子メール
の一例を説明する図であり、図２は重要度情報が付加さ
れた電子メールの受信メール一覧の一例を示す図であ
る。図１に示すように、電子メール１において、重要度
情報は、“Date:”の日付けフィールド，“From:”の送
信者フィールド，“To:”の宛名フィールド，“Cc:”の
写し受信者フィールドなどの送信情報の中の１つのフィ
ールドである“Importance：”の重要度情報ィールドに
記述される。また、電子メールの通信内容とするメッセ
ージは、“Meaaage：”のメッセージフィールドに記述
される。

【０００８】重要度情報の値は、“High”（高）、“No
rmal”（中）、“Low”（低）の３段階で設定される。
図１に示す電子メール１の例では、重要度の値は、“Hi
gh”（高）に設定されている。このような電子メール１
を受信すると、図２に示すように、受信者側の端末装置
で表示される受信メール一覧５において、各受信メール
は、その主題（Subject），送信者（Sender）等ととも
に重要度情報（Importance）が表示される。これによ
り、受信者の側では送信者がどのような重要度を付けて
送信したのかを知ることができる。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】ところで、電子メール
システムでは、多くの場合、受信者（宛先）を記述する
ためのフィールドとして、正規の受信者名（Ｔｏ）と、
写し受信者名（Ｃｃ）との２つのフィールドが用意され
ている（図１）。これらのフィールドによる処理上の相
違はないものの、送信者の側では、受信者（宛先）を記
述する場合、例えば、正規の受信者に対しては、なんら
かの対応を望むといった期待を反映して使い分けられる
ことが多い。なお、写し受信者に対しては、単に電子メ
ールが送信されたことの確認を期待しているだけである
ことが多い。

【００１０】しかしながら、上述した重要度情報はメー
ルごとに付けられるため、つまり、メール内容のメッセ
ージに対して付けられるため、例えば、送信者は、正規
の受信者に対して重要度が高いメールであるので、重要
度の値を“High”（高）に設定すると、写し受信者にも
同様に重要度の値が“High”（高）で伝えられる。この
ため、正規の受信者にとっては重要度を高いメールであ
っても、写し受信者にとっては低い場合があるので、上
述したような重要度が各々の受信者にとって適切な情報
として利用できないという問題がある。

【００１１】本発明は上述した事情に鑑みてなされたも
のであり、本発明の目的は、電子メールの受信者それぞ
れに対して個別に重要度情報を付加することができ、重
要度情報を有効に利用できる電子メールシステムにを提
供することにある。

【００１２】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
め、本発明の電子メールシステムは、メール送信装置に
より、定められた形式で指定された複数の宛先に対して
メッセージを電子メールとして送信し、メール受信装置
により、送信された電子メールを受信し、受信したメー
ルの一覧または内容を受信者に提示する電子メールシス
テムにおいて、宛先に記述された各受信者に対して個別
に重要度情報を設定する個別重要度指定手段（１３）
と、設定された個別の重要度情報を予じめ生成されたメ
ッセージの電子メールに付加する個別重要度記録手段
（１４）と、前記電子メールの受信時に前記重要度情報
から受信者に付けられた重要度情報を取得してメール情
報と共に表示する表示内容生成手段（１７）とを備えた
ことを特徴とする。

【００１３】また、本発明の電子メールシステムにおい
ては、上記構成に加え、更に、予じめ指定された値によ
り各々の受信者に対する個別の重要度情報の標準値を決
定する場合、各受信者の宛先が、宛名フィールドまたは
写し受信者フィールドのどちらのフィールドに記述され
ているかによって標準値の重要度情報を変更する標準値
設定手段を備えることを特徴とする。

【００１４】また、本発明の電子メールシステムにおい
ては、上記構成に加え、更に、予じめ指定された値によ
り各々の受信者に対する個別の重要度情報の標準値を決
定する場合、宛名フィールドまたは写し受信者フィール
ドのフィールドに記述される各受信者の宛先が、複数の
受信者を表すグループ名であるかまたは個別の各受信者
の個人名であるかにより重要度情報を変更する標準値設
定手段を備えることを特徴する。

【００１５】

【作用】本発明の電子メールシステムにおいては、メー
ル送信装置により、定められた形式で指定された複数の
宛先に対してメッセージを電子メールとして送信し、メ
ール受信装置により、送信された電子メールを受信し、
受信したメールの一覧または内容が受信者に提示され
る。その場合、個別重要度指定手段（１３）が、宛先に
記述された各受信者に対して個別に重要度情報を設定す
ると、個別重要度記録手段（１４）が、設定された個別
の重要度情報を予じめ生成されたメッセージの電子メー
ルに付加する。そして、表示内容生成手段（１７）は、
電子メールの受信時に前記重要度情報から受信者に付け
られた重要度を取得してメール情報と共に表示する。

【００１６】このように、個別重要度指定手段（１３）
によって、宛先に記述された受信者それぞれに対して個
別の重要度情報を指定することにより、個別重要度記録
手段（１４）によって、指定された個別の重要度情報が
電子メールに付加することができる。このような電子メ
ールを受信すると、表示内容生成手段（１７）がメール
受信者に対して指定された重要度情報を取得して受信メ
ール一覧の情報などとして表示する。ここでの重要度情
報は、各々の受信者に対して個別に設定されており、こ
れにより、受信者は自分にとってどのような重要度を持
った電子メールであるかを確実に判断することが可能と
なる。

【００１７】また、本発明の電子メールシステムには、
上記構成に加えて、更に、標準値設定手段が備えられ
る。この標準値設定手段が、予じめ指定された値により
各受信者に対する個別の重要度情報の標準値を決定する
場合、各受信者の宛先が、宛名フィールドまたは写し受
信者フィールドのどちらのフィールドに記述されている
かによって標準値の重要度情報を変更する。このよう
に、標準値設定手段は、受信者が正規の受信者（Ｔｏ）
であるか写し受信者（Ｃｃ）であるかによって標準値を
変更して決定するので、正規の受信者に対しては、より
高い重要度を付加できるなど、より送信者の意図に近い
標準値を提示することができる。

【００１８】また、標準値設定手段は、予じめ指定され
た値により各々の受信者に対する個別の重要度の標準値
を決定する場合、宛名フィールドまたは写し受信者フィ
ールドのフィールドに記述される各受信者の宛先が、複
数の受信者を表すグループ名であるかまたは個別の各受
信者の個人名であるかにより重要度情報を変更する。こ
のように、標準値設定手段は宛名が個人名を表すかグル
ープ名を表すかにより、その標準値を変更して決定する
ので、個人名が使われている受信者に対しては、より高
い重要度を付加できるなど、より送信者の意図に近い標
準値を提示することができる。

【００１９】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面参照して具体的
に説明する。図３は、本発明の第１の実施例にかかる電
子メールシステムの要部の構成を示すブロック図であ
る。図３において、１０はメール送信装置、１１はメー
ル内容入力部、１２はメール生成部、１３は個別重要度
指定部、１４は個別重要度記録部、１５はメール送信
部、１６はメール受信部、１７は表示内容生成部、１８
はメール内容表示部、２０はメール受信装置、３０は通
信路である。メール送信装置１０により、定められた形
式で指定された複数の宛先に対してメッセージを電子メ
ールとして、通信路３０を介して送信すると、メール受
信装置２０では、送信された電子メールを受信し、受信
した電子メールの一覧または内容を受信者に提示する。

【００２０】その際、メール送信装置１０における個別
重要度指定部１３は、メール内容入力部１１から入力さ
れメール内容に対して、宛先として記述された各受信者
のアドレスに対して個別に重要度情報を設定する。そし
て、設定された個別の重要度情報を、個別重要度記録部
１４が予じめ生成されたメッセージの電子メールに付加
すると、メール送信部１５が通信路３０を介して、メー
ル送信を行う。メール受信装置２０の側では、メール受
信部１６が電子メールを受信すると、表示内容生成部１
７は、電子メールの重要度情報から個別の受信者に付け
られた重要度情報を取得してメール情報と共に表示する
ので、メール内容表示部１８では、その内容を例えば受
信メール一覧として表示する。

【００２１】具体的な操作例で説明すると、電子メール
の送信者が、メール送信装置１０のメール内容入力部１
１により、電子メールの受信者の宛先名，電子メールの
主題名，内容などメール送信情報を入力すると、個別重
要度指定部１３は、メール内容入力部１１により入力さ
れたメール送信情報から、宛先名として入力された受信
者の情報（メールアドレス）を得て、それぞれの受信者
に対する個別の重要度情報の指定を、電子メールの送信
者に要求する。これに対して、メール送信者は個別に重
要度情報を指定する。

【００２２】メール送信者が指定した各々の受信者に対
する個別の重要度の指定情報は、個別重要度指定部１３
から個別重要度記録部１４に渡された後、メール生成部
１２により、各々の受信者に対する個別の重要度情報と
して、メール送信情報に追加される。その結果、図４に
示すような電子メール２が生成される。

【００２３】図４は受信者毎に個別に重要度情報が付加
された電子メールの一例を説明する図であり、図５
（Ａ）および図５（Ｂ）は受信者毎に個別に重要度情報
が付加された場合の受信メール一覧の一例を示す図であ
る。図４に示すように、各々の受信者毎に個別に重要度
情報が付加された電子メール２において、受信者毎に個
別に入力された重要度情報は、“Importance:”の重要
度情報フィールドに、受信者名の宛名と共に、その重要
度情報が組によって表される。この電子メール２の他の
フィールドの情報は、図１で説明した電子メールと同様
である。

【００２４】このように受信者毎に個別に重要度情報が
付加された電子メール２は、メール送信部１５（図３）
により、通信路３０を介して送信され、メール受信装置
２０においてメール受信部１６により、送信された電子
メール２が受信される。メール受信装置２０において
は、表示内容生成部１７が、受信した電子メールのメー
ル送信情報の内容から、受信者毎に個別に付けられた重
要度情報を抽出し、他のメール情報とともにメール内容
表示部１８に転送する。

【００２５】例えば、図４に示す電子メール２の受信者
名が“Sato”である場合、表示内容生成部１７は、“Im
portance:”の重要度情報フィールドから、この受信者
の重要度情報“High”を取得し、メール内容表示部１８
において、受信メール一覧を表示した場合には、図５
（Ａ）に示すように、受信者“Sato”の受信メール一覧
６では、受信したメールの主題，送信者などと共に、そ
の重要度情報“High”が表示される。また、当該電子メ
ールの受信者が“Suzuki”である場合、表示内容生成部
１７は、“Importance:”の重要度情報フィールドか
ら、この受信者の重要度情報“Low”を取得する。メー
ル内容表示部１８において、受信メールを一覧した場合
には、図５（Ｂ）に示すように、受信者“Suzuki”の受
信メール一覧７では、受信した同じ内容の電子メールに
対して、その主題や送信者などと共に重要度情報“Lo
w”が表示される。

【００２６】以上に説明したように、ここでは各々の受
信者毎に個別に重要度情報を設定するように構成してい
るので、例えば、１つのメールに対して複数の受信者，
写し受信者などを指定する場合、その複数の受信者に対
して個別に重要度情報を設定しなければならない。この
ような個別に重要度情報の設定の操作は、煩雑となるの
で、重要度情報の標準値を予じめ指定して定めておき、
個々の受信者に対応してその重要度情報の標準値から一
部の変更のみで、重要度情報の設定を行えるようにして
も良い。次に、このように変形した電子メールシステム
の実施例を第２の実施例として説明する。

【００２７】（第２の実施例）図６は本発明の第２の実
施例による電子メールシステムの要部の構成を示すブロ
ック図である。第２の実施例による電子メールシステム
のブロック図は、電子メールシステムの１つの端末装置
の全体を示している。つまり、メール送信装置とメール
受信装置とを一体とした１つの端末装置の構成を示して
いる。図６において、１１はメール内容入力部、１２は
メール生成部、１４は個別重要度記録部、１５はメール
送信部、１６はメール受信部、１８はメール内容表示
部、２０はメール受信装置、３０は通信路である。これ
らは、第１の実施例の電子メールシステムの構成（図
３）と同様の機能要素であり、同一の符号で示してい
る。また、２３は個別重要度指定部、２７は表示内容生
成部、２９は受信状況通知部、３１は個別重要度一覧指
定部、３２は標準値設定部、３３は重要度情報登録部、
３４は設定方法指定部、３５は通信制御部である。

【００２８】個別重要度一覧指定部３１は、個別重要度
一覧指定画面（４０：図８）により宛名の一覧と各時点
での指定状態を表示し、個別の重要度情報を一覧形式で
指定する。電子メールの送信者は、ここで個別重要度一
覧指定画面を見ながら任意の受信者の個別の重要度情報
を指定する。個別重要度指定部２３は、標準値設定部３
２から各々の受信者に対する重要度情報の標準値を得て
個別重要度一覧指定部３１に送ると共に、個別重要度一
覧指定部３１を介して得た各受信者の個々の重要度情報
を個別重要度記録部１４に転送する。標準値設定部３２
はメール内容に基づいて各受信者の重要度の標準値を決
定する。設定方法指定部３４は、後述する標準値設定法
指定画面（６１：図１４）を表示し、その指定により重
要度情報の標準値の決定方法を送信者が指定できるよう
にする。

【００２９】また、重要度情報登録部３３は、任意の受
信者の宛名と個々の重要度情報の組からなる重要度設定
情報を登録している。電子メールの送信を行う場合に、
ここで登録された重要度設定情報が、個別重要度一覧指
定画面（４０：図８）において複数の受信者のそれぞれ
に対して、一括して個別の重要度情報を指定するために
参照される。表示内容生成部２７は、メール受信部１６
において受信された受信メールの内容から、個別の受信
者に付けられた重要度情報を抽出し、他の情報とともに
メール内容表示部１８に転送する。また、更に、特定の
重要度情報が付けられている受信メールについては、受
信メールの処理状況（例えばメールを読んだか否か）の
通知を受信状況通知部２９に依頼するので、受信状況通
知部２９は、メール送信部１５から受信メールの処理状
況をメール送信者に返信する。なお、通信制御部３５は
通信路３０に対して電子メールの信号の送受信の制御を
行う部分である。本発明の本質的な部分とは関係しない
ので、ここでの説明は省略する。

【００３０】図７はメール生成処理の概略の処理フロー
を示すフローチャートである。図７を参照して説明する
と、メール生成の処理では、まず、処理を開始すると、
ステップＳ７１において、メール内容入力部１１からメ
ールの内容入力を受け付け、次に、ステップＳ７２にお
いて、個別重要度情報の設定の処理を行う。このステッ
プＳ７２の処理は、個別重要度指定部２３に制御を渡し
て処理を行う。そして、個別重要度記録部１４は、各々
の受信者毎に個別に重要度情報が設定されるのを待つ。
各々の受信者毎に個別の重要度情報が設定され、個別重
要度記録部１４により電子メールに重要度情報が付加さ
れると、次にステップＳ７３において、メール生成部１
２でメールの生成処理を行い、一連の処理を終了する。
各々の個別に重要度情報が付けられ生成された電子メー
ルは、メール送信部１５に送られ、メール送信部１５か
ら生成された電子メールが送信される。

【００３１】図８はメール受信者に対して個別に重要度
情報を設定するための個別重要度一覧指定画面の一例を
示す図である。図８に示す個別重要度一覧指定画面４０
は、個別重要度一覧指定部３１によリ表示される。個別
重要度一覧指定画面４０においては、同図に示すよう
に、電子メールの各々の受信者の宛名として指定された
アドレス４１の列に対応して、その行の側にはそれぞれ
の重要度を指定する重要度指定ボタン４２，４３，４４
が表示されている。重要度指定ボタン４２は重要度情報
を“高”に指定するボタンであり、重要度指定ボタン４
３は重要度情報を“普通”に指定するボタンである。ま
た、重要度指定ボタン４４は重要度情報を“低”に指定
するボタンである。これらのボタンにより、それぞれの
個別の受信者のアドレスに対して重要度情報を“高”，
“普通”または“低”に指定する。指定された各々のボ
タンは、その表示状態が変化し（太枠で表されるように
変化し）、その各々のボタンの表示状態により、現在の
重要度情報の指定状態を示している。

【００３２】図８に示す例で具体的に説明すると、例え
ば、１行目のアドレスが“Sato”となっている受信者に
対しては重要度情報が“高”に指定されている。５行目
のアドレスが“Yamada”となっている受信者に対しては
重要度情報が“普通”に指定されている。また、個別重
要度一覧指定画面４０において、その上部側に設けられ
ている“上”ボタン４６は、各々の受信者の重要度情報
を“高”を上限として１段階ずつ上げる機能ボタンであ
り、“下”ボタン４７は、各受信者の重要度情報を
“低”を下限として１段階ずつ下げる機能ボタンであ
る。“登録値”ボタン４８は、重要度情報登録部３３に
登録された重要度設定情報をもとに各受信者の重要度情
報を設定する機能ボタンである。“完了”ボタン４５が
クリックされると、個別重要度指定部２３は、その時点
での各受信者に対する個別の重要度情報の指定情報か
ら、図９に示すような重要度指定情報５０を生成し、個
別重要度記録部１４に転送する。

【００３３】図９は、メール受信者に対して個別に重要
度情報が設定された重要度指定情報の一例を示す図であ
る。上述したように、個別重要度一覧指定画面４０によ
る個別の受信者のアドレスに対する重要度情報の設定操
作により、メール受信者に対しては、個別に重要度情報
が設定される。その結果、図９に示すように、重要度指
定情報５０が得られる。この重要度指定情報５０では、
その指定の受信者のアドレスに対応して個別に重要度情
報が設定されたものとなる。なお、この例では、重要度
を３段階としているが、指定できる段階数は３以外であ
っても良い。また、ここでは、重要度を必ずしも指定せ
ず、“未指定”という要素を加えるようにしても良い。

【００３４】図１０は、個別重要度指定部２３による重
要度指定処理の処理フローを示すフローチャートであ
る。この処理は、前述した個別重要度一覧指定画面４０
によるユーザインタフェースを用いた処理となる。図１
０を参照して説明する。処理を開始すると、まず、ステ
ップＳ８１において、標準値を読み込む。この処理は、
具体的には、標準値設定部３２より各受信者の重要度情
報の標準値を得て、個別重要度指定部２３を介して、個
別重要度一覧指定部３１により個別重要度一覧指定画面
４０の画面上にその標準値を表示する処理となる。そし
て、次のステップＳ８２からの処理により、指示された
ボタンの内容を判定し、それ対応するコマンドの処理を
行う。

【００３５】ステップＳ８２で、まず、指示されたボタ
ンが“登録値”ボタン４８であるか否かを判定する。こ
の判定で指示されたボタンが“登録値”ボタン４８と判
定されると、ステップＳ８３に進むが、そうではなく、
指定されたボタンが“方法指定”ボタン４９であれば
（ステップＳ８８）、重要度設定方法の指定を行う（ス
テップＳ８９）。指定されたボタンが“上”ボタン４６
であれば（ステップＳ９０）、“高”を上限とした重要
度更新処理を行う（ステップＳ９１）。指定されたボタ
ンが“下”ボタン４７であれば（ステップＳ９２）、
“低”を下限とした重要度更新処理を行う（ステップＳ
９３）。また、指定されたボタンが“完了”ボタン４５
であれば（ステップＳ９４）、ここで設定された重要度
情報のデータを個別重要度記録部に転送して、処理を終
了する。

【００３６】また、指定されたボタンが、それら以外の
ボタンであれば、すなわち、個別の重要度指定ボタン４
２〜４４であれば、ステップＳ９５に進み、ステップＳ
９５において、個別の重要度指定ボタン４２〜４４によ
る個別の重要度更新処理を行う。また、先のステップＳ
８２の判定において、“登録値”ボタン４８が指示され
たことが判定された場合、ステップＳ８３に進んで、ス
テップＳ８３からの処理により、各々の受信者（メーメ
アドレス）に対して既に登録されている重要度設定情報
の登録値からの選択処理を行う。

【００３７】ステップＳ８３においては、電子メールの
宛名のリストＬを作成する。次に、ステップＳ８４にお
いて、リストＬの内容を判別し、リストＬが空であれ
ば、ここでの各受信者（アドレス）に対する処理は終了
していので、ステップＳ８２に戻る。そうでなければ、
ステップＳ８５において、リストＬの先頭要素（受信者
アドレス）の宛名に重要度情報に登録されているかどう
か調べ、登録されていなければ、ステップＳ８７に進
む。当該宛名（受信者アドレス）に既に重要度情報が登
録されていると、ステップＳ８６において、ここでの重
要度設定情報を読み出し、読み出した宛名（受信者アド
レス）の重要度情報の登録値に変更する。次に、ステッ
プ８７において、リストＬから先頭要素を削除して、ス
テップＳ８４に戻り、ステップ８４からの処理を繰り返
し行う。

【００３８】このように、指定されたボタンが“方法指
定”ボタン４９である場合、設定方法指定部３４によっ
て、標準値設定法指定画面（６１：図１４）を表示して
設定方法の変更処理を行う（ステップＳ８９）。また、
指定されたボタンが“上”ボタン４６である場合、各受
信者の重要度情報を“高”を上限として１段階ずつ上に
変更する（ステップＳ９１）。指定されたボタンが
“下”ボタン４７である場合、各受信者の重要度情報を
“低”を下限として１段階ずつ下に変更する（ステップ
Ｓ９３）。また、指定されたボタンが重要度指定ボタン
４２〜４４である場合には、該当する受信者の重要度情
報を指示されたボタンに対応した値に変更する（Ｓ９
５）。指定されたボタンが“完了”ボタン４５である場
合、その時点での各受信者の指定情報から重要度情報５
０を生成し、個別重要度記録部１４に転送して処理を終
了する（Ｓ９６）。

【００３９】図１１は電子メールに重要度情報を付加す
る個別重要度記録処理の概略の処理フローを示すフロー
チャートである。この処理は、個別重要度記録部１４が
重要度指定情報（５０：図９）をもとにして、電子メー
ル（２：図４）に各受信者毎の個別重要度情報を付加す
る処理である。図１１を参照して説明する。まず、ステ
ップＳ１０１において、個別重要度指定部２３により指
定済となり渡された重要度指定情報５０の最初の項目
（受信者のアドレス）を変数ｄに入れ、空の文字列変数
を変数ｓとする。次に、ステップＳ１０２において、変
数ｄの受信者と重要度情報を変換して変数ｓに追加す
る。例えば、重要度指定情報５０の最初の項目の指定情
報は、文字列“Sato＜High＞”に変換される。次に、ス
テップＳ１０３において、変数ｄが重要度指定情報５０
の最後の項目であるか否かを判定し、最後の項目でなけ
れば、ステップＳ１０４において、変数ｄを、現在の変
数ｄの次の項目として、ステップＳ１０２に戻り、ステ
ップＳ１０２からの処理を繰り返す。また、ステップＳ
１０３において、変数ｄが重要度指定情報５０の最後の
項目であれば、ステップＳ１０５に進み、変数ｓの文字
列をメール生成部に転送し、電子メールの“Importanc
e:”の重要度情報フィールドに書き込んで、処理を終了
する。

【００４０】図１２は、標準値設定部３２における標準
値設定処理の処理フローを示すフローチャートである。
この標準値設定の処理は、宛名の書かれているフィール
ドに応じて標準値の重要度情報を決定し、更には、宛名
の属性に応じて標準値の重要度情報を決定する処理とな
る。図１２を参照して説明する。処理を開始すると、ま
ず、ステップＳ１１１において初期設定を行う。この初
期設定の処理では、全ての受信者に対する重要度情報
を、例えば、全て“高”に設定する。次に、ステップＳ
１１２において、標準値の指定方法として、フィールド
による処理が指定されているか否かを判定する。フィー
ルドによる処理が指定されている場合にのみ、次のステ
ップＳ１１３において、Ｃｃフィールドの宛名に対する
重要度情報の値を１段階下げる重要度情報の更新処理を
行う。

【００４１】次に、ステップＳ１１４において、標準値
の指定方法として、受信者名による処理が指定されてい
るか否かを判定する。この判定において、受信者名によ
る処理が指定されている場合のみ、次のステップＳ１１
５において、複数の宛名を示すグループ名に対する重要
度を１段階下げる重要度情報の更新処理を行う。そし
て、次に、ステップＳ１１６に進み、ここで設定した標
準値の重要度情報を、個別重要度指定部に転送し、処理
を終了する。

【００４２】つまり、この各受信者に対する個別の重要
度情報の標準値設定の処理では、設定方法指定部３４に
よってフィールドによる処理が指定されている場合、初
期設定した標準値から、写し受信者（Ｃｃ）フィールド
に記述されている宛名（受信者）に対しては、重要度を
１段階下げる変更を行い、また、設定方法指定部３４に
よって受信者名による処理が指定されている場合には、
初期設定した標準値から、例えば、複数の宛名を示すグ
ループ名の宛名（受信者）に対しては、重要度を１段階
下げる変更を行う。

【００４３】図１３は、重要度情報登録部３３により表
示される重要度情報登録画面の一例を示す図である。図
１３に示すように、重要度情報登録画面５１には、予じ
め登録する受信者の宛先とそれぞれの重要度を指定する
重要度指定ボタン５２，５３，５４が表示されている。
重要度指定ボタン５２は重要度情報を“高”に指定する
ボタンであり、重要度指定ボタン５３は重要度情報を
“普通”に指定するボタンである。また、重要度指定ボ
タン５４は重要度情報を“低”に指定するボタンであ
る。これらのボタンにより、それぞれの個別の受信者の
アドレスに対して重要度情報を“高”，“普通”または
“低”に指定する。各々のボタンにより重要度情報が指
定された場合、その表示状態が変化し（太枠で表され
る）、その各々のボタンの表示状態により、現在の重要
度情報の指定状態が示される。例えば、受信者“Sato”
に対しては重要度“高（High)”が指定されている状態
となっている。

【００４４】また、重要度情報登録画面５１において、
この上部側に設けられている“上”ボタン５６は各受信
者の重要度を“高”を上限として１段階ずつ上げる機能
ボタンであり、“下”ボタン５７は各受信者の重要度を
“低”を下限として１段階ずつ下げる機能ボタンであ
る。登録名指定フィールド５８は、ここでの重要度情報
登録画面５１に設定された内容に登録名を付けて登録す
るための名前を付けるフィールドである。ここで登録さ
れた重要度情報は、当該登録名の名前と共に“登録値”
ボタン４８が指示された場合に、重要度情報として参照
される。登録ボタン５５は、このボタンが指示される
と、その時点で重要度情報登録画面５１において設定さ
れている各受信者に対する指定の重要度情報が保存され
る。

【００４５】図１４は設定方法指定部３４によって表示
される標準値設定方法指定画面の一例を示す図である。
前述したように、標準値設定部３２による重要度情報の
標準値の設定処理では、宛名の書かれているフィールド
に対応して重要度情報の標準値を決定し変更する場合
と、宛名の属性により重要度情報の標準値を決定し変更
する場合の２つの設定方法の選択が可能である。この２
つの設定方法の選択は、図１４に示すように、標準値設
定方法指定画面６１により行う。この指定画面では、選
択可能な標準値設定方法の処理に対して、それぞれの使
用（不使用）設定をする実行指定ボタン６２および６３
が設けられている。この実行指定ボタン６２および６３
により、それぞれの指定の設定方法による標準値の設定
処理を行うか否かを指定する。前述の場合と同様に、各
々のボタンにより標準値設定方法の処理が指定された場
合、ボタンの表示状態が変化し（太枠で表されるように
変化し）、その各々のボタンの表示状態により、太枠で
表されたボタンは現在の指定状態が示される。図１４に
示す標準値設定方法の指定の例では、フィールドによる
判定処理は実行し、受信者名による判定は実行しないよ
うに設定されている状態を表している。完了ボタン６５
が指示されると、ここでの設定情報は保存され、標準値
設定部３２での処理の際に参照される。

【００４６】図１５は、表示内容生成部２７における受
信メール一覧の表示処理の処理フローの概略を示すフロ
ーチャートである。この処理において、各受信者に個別
に重要度情報が設定されている場合に受信メールから当
該受信者の重要度情報を表示する。表示内容生成部２７
は、ここでの処理を開始すると、まず、ステップＳ１２
１において、要求されている表示情報が、メール一覧表
示であるかメール内容表示であるかを判定する。

【００４７】要求されている表示情報が、メール一覧表
示（図５）である場合には、次にステップＳ１２２に進
む。ステップＳ１２２において、表示対象となっている
メールが残っているか否かを判定する。表示対象となっ
ているメールが残っている場合、ステップＳ１２３にお
いて、“Importance:”の重要度情報フィールドから受
信者に指定された重要度情報を取得し、次のステップＳ
１２４において、重要度情報が取得できたか否かを判定
する。重要度情報が取得できた場合、ステップＳ１２５
において、受信メール一覧の重要度に、取得した重要度
情報を表示する。また、重要度情報が取得できなかった
場合、ステップＳ１２６において、受信メール一覧の重
要度は“未指定”と表示する。そして、ステップＳ１２
２に戻り、ステップＳ１２２から処理を繰り返す。この
処理を、表示対象のメールが残っている場合に繰り返し
行い、ステップＳ１２２において、表示対象のメールの
全ての対して処理を終了すると、受信メール一覧が表示
されたので、ここでの処理を終了する。

【００４８】すなわち、それぞれの受信メールに対して
“Importance”フィールドから受信者に指定された個別
の重要度情報を取得し、取得した重要度情報を主題や送
信者などとともに表示する。そうでなければ、重要度情
報の欄は“未指定”として主題や送信者などとともに表
示する。

【００４９】一方、ステップＳ１２１の判定において、
要求されている表示情報がメール内容表示である場合、
つまり、図４に示したようなメールの内容表示であれ
ば、ステップＳ１２７に進み、ステップＳ１２７におい
て、該当するメールの内容の情報を表示する。更に、次
のステップＳ１２８において、“Importance”フィール
ドから受信者に指定された重要度要報を取得し、ステッ
プＳ１２９において、重要度情報が“高”であるか否か
を判定する。重要度情報が“高”であれば、次のステッ
プＳ１３０において、処理状況の通知要求を行って、処
理を終了する。つまり、次の図１６に例示するように、
メール受信者が受信メールを読んだ旨をメール送信者に
通知する受信状況通知メールの発送を通信状況通知部２
９に依頼して終了する。

【００５０】図１６は、通信状況通知部２９により発信
される受信状況通知メールの一例を示す図である。この
受信状況通知メール８は、受信者の側においてメール内
容が読み出された場合に、通信状況通知部２９により生
成されてメール送信者側に送信される電子メールであ
る。このような電子メールは、メール情報の送信者（Fr
om）と受信者（To）のフィールドの内容が交換され、返
信メールとされてメール送信者側に返信される。このよ
うな受信状況通知メール８により、メール送信者は、重
要性の高い受信者に対して、メールが読まれたかどうか
など処理状況を確認することができる。

【００５１】以上に説明したように、第２の実施例の電
子メールシステムによれば、個別重要度一覧指定部３１
を備えるので、メールの宛先に記述されたアドレスと、
それぞれに個別に設定されている重要度情報を一覧でき
ると共に、任意の受信者の重要度が変更可能となる。こ
のため、送信者が重要度を指定する際、個別重要度一覧
指定部３１が宛名の一覧と各時点での指定状態を表示す
るので、送信者はこれを見ながら任意の受信者の重要度
を指定できる。これにより、送信者が受信者全員の指定
状態を確認しながら適切な重要度を指定することができ
る。

【００５２】また、標準値設定部３２を備えるので、標
準値設定部３２が重要度の指定開始時にそれぞれの個別
の受信者に対する重要度情報の標準値を決定し、個別重
要度一覧指定部３１を介してメール送信者に提示するこ
とができる。これにより、送信者の指定入力の手間を軽
減することができる。

【００５３】また、標準値設定部３２に対して、その設
定方法指定部３４を備えるので、設定方法指定部３４に
より、上述したような重要度情報の標準値の設定方法が
送信者により指定され記録される。標準値設定部３２は
指定された設定方法に従い、受信者への個別の重要度情
報の標準値を決定し、個別重要度一覧指定部３１を介し
て送信者に提示する。これにより、適切な標準値の決定
方法を送信者が自由に選択することができる。

【００５４】また、重要度情報登録部３３を備え、この
重要度情報登録部３３に任意の宛名と重要度の組をから
なる重要度情報を事前に登録しておくので、メール送信
時には適切な重要度情報を選択して一括して重要度を指
定できる。これにより、頻繁に電子メールを送信する受
信者群に対してメールの送信都度重要度を個別指定する
手間を省くことができる。

【００５５】また、指定された重要度情報に基づいて受
信メールの処理状況をメール送信者に通知する受信状況
通知部２９を備えるので、例えば、高い重要度を付けた
電子メールに対する受信者の処理状況が送信者に通知さ
れる。これにより、メール送信者は、重要性の高い受信
者に対して、選択的に当該電子メールが読まれたかどう
かなど処理状況を確認することができる。

【００５６】

【発明の効果】以上に、説明したように、本発明の電子
メールシステムによれば、重要度情報が、各々の受信者
に対して個別に設定されるので、この重要度情報を利用
することにより、メール受信者は自分にとってどのよう
な重要度を持った電子メールであるかを確実に判断する
ことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 図１は重要度情報が付加された電子メールの
一例を説明する図、

【図２】 図２は重要度情報が付加された電子メールの
受信メール一覧の一例を示す図、

【図３】 図３は本発明の第１の実施例にかかる電子メ
ールシステムの要部の構成を示すブロック図、

【図４】 図４は受信者毎に個別に重要度情報が付加さ
れた電子メールの一例を説明する図、

【図５】 図５（Ａ）および図５（Ｂ）は受信者毎に個
別に重要度情報が付加された場合の受信メール一覧の一
例を示す図、

【図６】 図６は本発明の第２の実施例による電子メー
ルシステムの要部の構成を示すブロック図、

【図７】 図７はメール生成処理における概略の処理フ
ローを示すフローチャート、

【図８】 図８はメール受信者に対して個別に重要度情
報を設定するための個別重要度一覧指定画面の一例を示
す図、

【図９】 図９はメール受信者に対して個別に重要度情
報が設定された重要度指定情報の一例を示す図、

【図１０】 図１０は個別重要度指定部２３による重要
度指定処理の処理フローを示すフローチャート、

【図１１】 図１１は電子メールに重要度情報を付加す
る個別重要度記録処理の概略の処理フローを示すフロー
チャート、

【図１２】 図１２は標準値設定部３２における標準値
設定処理の処理フローを示すフローチャート、

【図１３】 図１３は重要度情報登録部により表示され
る重要度情報登録画面の一例を示す図、

【図１４】 図１４は設定方法指定部３４によって表示
される標準値設定法指定画面の一例を示す図、

【図１５】 図１５は表示内容生成部２７における受信
メール一覧の表示処理の処理フローの概略を示すフロー
チャート、

【図１６】 図１６は通信状況通知部２９により発信さ
れる受信状況通知メールの一例を示す図である。

【符号の説明】

１，２…電子メール、５〜７…受信メール一覧、８…受
信状況通知メール、１０…メール送信装置、１１…メー
ル内容入力部、１２…メール生成部、１３，２３…個別
重要度指定部、１４…個別重要度記録部、１５…メール
送信部、１６…メール受信部、１７，２７…表示内容生
成部、１８…メール内容表示部、２０…メール受信装
置、２９…受信状況通知部、３０…通信路、３１…個別
重要度一覧指定部、３２…標準値設定部、３３…重要度
情報登録部、３４…設定方法指定部、３５…通信制御
部、４０…個別重要度一覧指定画面、４２〜４４，５２
〜５４…重要度指定ボタン、４５，６５…“完了”ボタ
ン、４６，５６…“上”ボタン、４７、５７…“下”ボ
タン、４８…“登録値”ボタン、４９…“方法指定”ボ
タン、５０…重要度情報、５１…重要度情報登録画面、
５５…“登録”ボタン、５８…登録名指定フィールド、
６１…標準値設定法指定画面、６２，６３…実行指定ボ
タン。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 メール送信装置により、定められた形式
   で指定された複数の宛先に対してメッセージを電子メー
   ルとして送信し、メール受信装置により、送信された電
   子メールを受信し、受信したメールの一覧または内容を
   受信者に提示する電子メールシステムにおいて、 宛先に記述された各受信者に対して個別に重要度情報を
   設定する個別重要度指定手段と、 設定された個別の重要度情報を予じめ生成されたメッセ
   ージの電子メールに付加する個別重要度記録手段と、 前記電子メールの受信時に前記重要度情報から受信者に
   付けられた重要度情報を取得してメール情報と共に表示
   する表示内容生成手段とを備えたことを特徴とする電子
   メールシステム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の電子メールシステムに
   おいて、更に、 予じめ指定された値により各々の受信者に対する個別の
   重要度情報の標準値を決定する場合、各受信者の宛先
   が、宛名フィールドまたは写し受信者フィールドのどち
   らのフィールドに記述されているかによって標準値の重
   要度情報を変更する標準値設定手段を備えることを特徴
   とする電子メールシステム。
3. 【請求項３】 請求項１に記載の電子メールシステムに
   おいて、更に、 予じめ指定された値により各々の受信者に対する個別の
   重要度情報の標準値を決定する場合、宛名フィールドま
   たは写し受信者フィールドのフィールドに記述される各
   受信者の宛先が、複数の受信者を表すグループ名である
   かまたは個別の各受信者の個人名であるかにより重要度
   情報を変更する標準値設定手段を備えることを特徴する
   電子メールシステム。