JPH0728788A - 文書作成装置及び文書保存呼び出し方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 本発明の目的は、スケジュール情報をキーワ
ードとして保存文書を呼び出すこと。 【構成】 本発明において、ＣＰＵ１はデータ格納バッ
ファ３内に作成した文書を保存するための文書名を、入
力装置２から利用者により入力して貰った後、スケジュ
ール情報を利用者に入力して貰う画面を出し、前記文書
に関わるスケジュール情報を入力して貰う。次にＣＰＵ
１は入力して貰ったスケジュール情報と前記文書名を関
係付けて、前記文書をファイル格納装置４に格納する。
入力装置２により表示装置６に表示したスケジュール表
の中のスケジュール情報（キーワード）が利用者により
指定されると、このスケジュール情報にリンクした文書
名を表示装置６に表示し、その後利用者により指定され
た文書名の文書をファイル格納装置４から読み出して、
表示装置６に表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は入力文書の保存機能及び
スケジュール情報の登録機能を有する文書作成装置に係
り、特に文書の保存呼び出し方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】ワードプロセッサなどの文書作成装置で
は、作成した文書をＦＤＤ等の外部記憶装置に保存する
ことができる。この文書の保存時、ファイル情報のキー
ワードとして、文書名、著者名、作成日付等のいずれか
一つ又はこれらの組み合わせを設定して、前記文書を保
存する。従って、保存した文書を呼び出す際には、保存
時に設定したキーワードを指定すると、このキーワード
で特定される文書が呼び出されることになる。

【０００３】ところで、文書作成装置にスケジュール情
報を登録し、この登録したスケジュールに従って行われ
た例えば会議等に関連して作成された文書を保存するこ
とがある。しかし、このような文書を呼び出す場合も、
上記したようなキーワードを用いて行うしかなく、上記
したスケジュールに関わる日付とか項目等の情報によっ
て前記文書を呼び出すことができなかった。従って、ス
ケジュールに従って行われた会議などに関わる保存文書
を検索する際にも、前記スケジュール情報と直接関係の
ない文書名や著者名などを用いて目的の文書の検索を行
わなければならず、前記会議に関わる文書を呼び出す際
に、漏れが生じたり或いは時間がかかるなどの欠点があ
った。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】スケジュール情報を登
録でき且つ作成文書を保存できる従来の文書作成装置で
は、登録したスケジュールに従って行われた会議等で作
成した文書を保存した後、前記スケジュールに関わるキ
ーワードを用いて前記文書を呼び出すことはできなかっ
た。このため、前記会議に関わる文書を呼び出す際に漏
れが生じたり、或いは時間がかかるなどの欠点があっ
た。

【０００５】そこで本発明は上記の欠点を除去し、スケ
ジュール情報をキーワードとして保存文書を呼び出すこ
とができる文書作成装置及び文書保存呼び出し方法を提
供することを目的としている。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は文書保存呼び出
し機能とスケジュール情報登録機能を有する文書作成装
置において、文書保存時にスケジュール情報に関わるキ
ーワードを利用者に入力させる入力手段と、この入力手
段により入力された前記スケジュール情報に関わるキー
ワードと保存する文書とを関連づけて前記文書を保存す
る保存手段と、文書呼び出し時に前記スケジュール情報
に関わるキーワードを利用者に指定させる指定手段と、
この指定手段により指定された前記キーワードに関連づ
けられた保存文書を呼び出す呼出手段とを具備した構成
を有する。

【０００７】

【作用】本発明の文書作成装置において、入力手段は文
書保存時にスケジュール情報に関わるキーワードを利用
者に入力させる。保存手段は前記入力手段により入力さ
れた前記スケジュール情報に関わるキーワードと保存す
る文書とを関連づけて、前記文書を保存する。指定手段
は文書呼び出し時に前記スケジュール情報に関わるキー
ワードを利用者に指定させる。呼出手段は前記指定手段
により指定された前記キーワードに関連づけられた保存
文書を呼び出す。これにより、あるスケジュールに従っ
て行われた会議等で作成した文書を前記スケジュールに
関わるキーワードにより容易に検索して呼び出すことが
できる。

【０００８】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図面を参照して説
明する。図１は本発明の文書作成装置の一実施例を示し
たブロック図である。１は文書作成処理、スケジュール
情報登録処理及び作成文書の保存呼び出し処理などの各
種処理を行うＣＰＵ、２はキーボードなどの入力装置、
３はスケジュール情報や作成文書などの各種データを格
納するデータ格納バッファ、４はフロッピーディスク装
置などのファイル格納装置、５はＣＰＵ１を制御するプ
ログラムやデータなどを格納しているＲＯＭ、６はＬＣ
Ｄ（液晶表示装置）等の表示装置である。

【０００９】次に本実施例の動作について説明する。利
用者は入力装置２を操作してＣＰＵ１をスケジュール登
録モードにした後、スケジュール情報を登録する。これ
により、ＣＰＵ１はデータ格納バッファ３に図５に示す
ようなスケジュール情報を格納する。その後、例えば登
録したスケジュールに従って会議等があり、その会議の
議事録等を図１の文書作成装置で作成した後、これを保
存する際、通常のファイル情報をキーワードとして設定
する画面が表示装置６に表示される。このため、利用者
はここで通常のキーワード（例えば「販売会議議事録」
等）を設定する。尚、この通常のキーワードはＣＰＵ１
によりデータ格納バッファ３に記憶されているものとす
る。次に図３に示すようなスケジュール情報をキーワー
ドとして設定する画面が、ＣＰＵ１により表示装置６の
画面に表示される。これを見た利用者は図２のステップ
２０１にて、スケジュール情報に関わるキーワードを入
力装置２からＣＰＵ１に入力する。尚、キーワードとし
て日時の他に「販売会議」等の項目がある。これを受け
て、ＣＰＵ１はステップ２０２にて前記入力されたキー
ワードに対応するスケジュール情報が既にデータ格納バ
ッファ３内に登録されているか否かを判定し、登録され
ている場合はステップ２０４に飛び、登録されていない
場合はステップ２０３に進む。

【００１０】ＣＰＵ１はステップ２０３にて表示装置６
の画面にスケジュールを新規に作成する画面を表示し
て、利用者に前記入力したキーワードに関わるスケジュ
ール情報を入力装置２から入力させる。これによりＣＰ
Ｕ１は入力された新規のスケジュール情報をデータ格納
バッファ３内に格納した後、ステップ２０４へ進む。Ｃ
ＰＵ１はステップ２０４にて、スケジュール情報に関わ
るキーワードと既に入力されている文書名をリンク（関
連づけて）してデータ格納バッファ３に登録する。これ
により、データ格納バッファ３には図５の例えば１行目
に示すごとく、スケジュールに関わるキーワード「販売
会議」に関連付けて、前記文書の文書名「販売会議議事
録」が登録される。その後、ＣＰＵ１はステップ２０５
にて、保存文書に関連付けられたスケジュール情報（キ
ーワード）を有するスケジュールが記載された部分に図
４に示すようにマーク＊を付ける。従って、このマーク
＊はデータ格納バッファ３の対応する部分に付けられる
ことになる。最後にＣＰＵ１はステップ２０６にてデー
タ格納バッファ３内に作成しておいた文書をファイル格
納装置４に保存して処理を終了する。

【００１１】次に、スケジュール情報に関わるキーワー
ドを用いてあるスケジュールに従って行われた、例えば
会議等で作成された文書を検索する手順について図６の
フローチャートを参照して説明する。利用者はステップ
６０１にて入力装置２を操作し、図４に示すようなスケ
ジュール表をＣＰＵ１によって表示装置６に表示させ
る。尚、ＣＰＵ１はデータ格納バッファ３内の図５に示
すようなスケジュール情報から図４に示すようなフォー
マットのスケジュール表を作成して表示する。利用者は
このスケジュール表を見て、検索したい文書に関わるス
ケジュール項目、例えば販売会議を入力装置２を操作し
てステップ６０２にて指定する。これにより、ＣＰＵ１
はステップ６０３にて前記スケジュール項目に対応する
文書名をデータ格納バッファ３から選択し、この文書名
の一覧を表示装置６に表示する。次にＣＰＵ１はステッ
プ６０４にて表示装置６に表示された文書名の中から呼
び出したい文書の文書名を入力装置２を操作し選択す
る。これにより、ＣＰＵ１は選択された文書名に対応す
る文書をファイル格納装置４から読み出して、これを表
示装置６に表示する。

【００１２】本実施例によれば、利用者はスケジュール
情報に関わるキーワードをスケジュール表から指定する
ことにより、前記スケジュールにより行われた例えば会
議等で作成した会議議事録等の保存文書の文書名を表示
装置６に表示させ、表示された文書名から所望の文書を
ファイル格納装置４より容易に呼び出すことができる。
従って、あるスケジュールに従って行われた例えば会議
等で作成された保存文書を抜け等が生じないように容易
に検索して呼び出すことができ、装置の文書保存呼び出
し時の使い勝手を著しく向上させることができる。

【００１３】

【発明の効果】以上記述した如く本発明の文書作成装置
及び文書保存呼び出し方法によれば、スケジュール情報
をキーワードとして保存文書を呼び出すことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の文書作成装置の一実施例を示したブロ
ック図。

【図２】図１に示した文書作成装置にて保存文書をスケ
ジュール情報に関連付けて保存する際の手順を示したフ
ローチャート。

【図３】図１に示した表示装置に表示されるスケジュー
ル情報に関わるキーワードを入力するための画面例を示
した図。

【図４】図１に示した表示装置に表示されるスケジュー
ル表の一例を示した図。

【図５】図１に示したデータ格納バッファに格納される
スケジュール情報例を示した図。

【図６】スケジュール情報に関わるキーワードを用いて
保存文書を検索して呼び出す手順を示したフローチャー
ト。

【符号の説明】

１…ＣＰＵ ２…入力装置 ３…データ格納バッファ ４…ファイル格
納装置 ５…ＲＯＭ ６…表示装置

フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 8724−5Ｌ 15/21 Ｌ

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書保存呼び出し機能とスケジュール情
   報登録機能を有する文書作成装置において、文書保存時
   にスケジュール情報に関わるキーワードを利用者に入力
   させる入力手段と、この入力手段により入力された前記
   スケジュール情報に関わるキーワードと保存する文書と
   を関連づけて前記文書を保存する保存手段と、文書呼び
   出し時に前記スケジュール情報に関わるキーワードを利
   用者に指定させる指定手段と、この指定手段により指定
   された前記キーワードに関連づけられた保存文書を呼び
   出す呼出手段とを具備したことを特徴とする文書作成装
   置。
2. 【請求項２】 文書保存呼び出し機能とスケジュール情
   報登録機能を有する文書作成装置における文書保存呼び
   出し方法にあって、スケジュール情報に関わるキーワー
   ドに関連づけて文書を保存した後、前記キーワードが指
   定されると、これに関連付けられた保存文書を呼び出す
   ことを特徴とする文書保存呼び出し方法。