JPH0721169A - 文書処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】文書作成時に利用した参考文献に関する情報を
作成文書とともに管理・記憶して、文書を有効に再利用
すること。 【構成】検索部３３により検索した文書の文書属性から
文書名とアドレス情報とを取り出して参考文献情報保存
部３５に格納しておき、編集部３１により文書の作成・
編集を行う際には、参考文献情報保存部３５内のアドレ
ス情報を用いて外部記憶装置４から所望の参考文献を取
り出すとともに、外部記憶装置４に文書と文書属性とを
記憶する際には、参考文献情報保存部３５に記憶した参
考文献情報のうち所望の参考文献を指定して、当該文書
名とアドレス情報とを文書属性として登録部３２により
登録する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書処理装置に関し、
特に既存文書と、該既存文書を作成する際に用いた参考
文献とを用いて新たな文書の編集を行う文書処理装置に
関する。

【０００２】

【従来の技術】最近のＯＡ（オフィスオートメション）
機器の普及に伴い、オフィスでは多種多様な文書が大量
に作成されている。従来は、これらの文書をキャビネッ
トを用いて文書管理していたが、文書量の増加に伴い文
書検索及び情報の管理及び共有化が難しくなってきた。

【０００３】このため、文書を電子的媒体（データ）に
置き換え、このデータを文書管理装置等で管理すること
により、文書の共有化と省スペース化を図るとともに、
オフィスの作業効率を高める技術が一般化されている。

【０００４】特に、最近では、グラフ作成装置や図形
（画像）処理装置の高機能化により、オフィスで作成す
る文書の中に、多種多用なメディアで作成された図形、
画像、グラフなどのデータを取り込むことが多いため、
作成した文書のみならず文書作成に利用した文書・図形
・画像等の参考文献が再利用されている。

【０００５】すなわち、従来のように印刷された文書を
参照するだけでなく、既存文書自体に修正を加える場
合、または既存文書の作成に用いた参考文献や図形・グ
ラフ等を、新たな文書内に取り込み再利用する場合が増
えているのである。

【０００６】このため、最近では文書管理装置等から、
所望の文書のみならず当該文書を作成する際に使用した
参考文献を効率よく検索することが要求されている。

【０００７】ところが、従来技術では、文書作成に利用
した参考文献名・著者等が文書内の参考文献の欄に記載
されるに留まり、文書管理装置が管理する文書属性にお
いても、文書名、ファイルダンプ、文書作成日時、作成
者等の基本属性のみが管理されている。

【０００８】このため、参考文献を検索する場合には、
検索者がまず文書内に記載された参考文献名等を調べ、
この記載に基づいて参考文献を記憶媒体から検索する必
要がある。したがって、例えば新たな文書を編集中に参
考文献を利用したい場合には、一度文書編集を中断し参
考文献の検索を行う必要があった。

【０００９】この問題を解決するために、特開平４−２
７４５５７号公報では、登録文書の文字列を文字種別毎
に分割して高速な全文検索を行うフルテキストサーチ方
法及び装置を開示している。この全文検索を高速に行う
発明を用いると、文書中に記載された参考文献の欄を高
速に検索できるため、人的負担を軽減することができる
のである。

【００１０】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、かかる
発明により検索者の労力を軽減することはできるが、文
書編集中に参考文献を利用する場合には、当該編集処理
を中断して全文検索処理に移行する必要がある。

【００１１】また、文書内の参考文献の欄には、利用し
た参考文献の文献名・著者等が記載されることは多い
が、文書ファイル名及びアドレス情報等が記載されるこ
とは少ないため、かかる記載が省略されている場合に
は、所望の文書を取り出す際に時間と手間を要すること
になる。特に、参考文献がグラフや図形の場合には、文
献名や著者を記載しないため、所望の参考文献を入手す
ることは難しい。

【００１２】このため、特開平４−３５９３７３号公報
には、検索情報に検索履歴情報を追加することにより、
再検索時間の短縮及び検索手順の簡略化を図る電子ファ
イリング装置が開示されている。かかる検索履歴を用い
ると、既存文書の作成時点での入力検索条件や検索結果
等の履歴が分かるため、検索者が参考文献のファイル名
等を調べる労力を軽減できることになる。

【００１３】しかしながら、検索履歴情報から入手でき
る情報は参考文献のファイル名程度に限定され、参考文
献のアドレス情報等の情報は入手できないため、参考文
献の取り出しに時間を要する。また、検索履歴情報に
は、必要となる情報だけでなく不必要な情報が多く含ま
れるため、所望の参考文献名を迅速に特定できない場合
もある。

【００１４】そこで、本発明は、かかる問題点を除去
し、文書作成時に利用した参考文献に関する情報を作成
文書とともに管理・記憶して、文書を有効に再利用する
ことができる文書処理装置を提供することを目的とす
る。

【００１５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明では、既存文書を用いて新たな文書の編集を
行う文書処理装置において、前記既存文書を作成する際
に用いた参考文献の文献名及び該参考文献が格納された
アドレス情報を前記既存文書の文書属性として前記既存
文書とともに記憶する第１の記憶手段（図１の４）と、
新たな文書を編集するために前記第１の記憶手段から前
記既存文書を取り出す際に、該既存文書の文書属性から
該既存文書に係わる参考文献の文献名とアドレス情報と
を取り出して記憶する第２の記憶手段（図１の３５）
と、前記第２の記憶手段に記憶した参考文献の文献名を
指定することにより、当該文献名に対応するアドレス情
報を用いて指定した参考文献を前記第１の記憶手段から
抽出する抽出手段（図１の３１）と、前記編集した新た
な文書を前記第１の記憶手段に記憶するに際し、前記第
２の記憶手段に記憶した前記参考文献名から所望の参考
文献名を選択し、該選択した参考文献名とアドレス情報
とを該編集した新たな文書の文書属性として前記第１の
記憶手段に登録する登録手段（図１の３２）とを具備し
たことを特徴とする。

【００１６】

【作用】本発明によれば、第１の記憶手段に、既存文書
とともに該既存文書を作成する際に用いた参考文献の参
考文献名と該参考文献のアドレス情報とを該既存文書の
文書属性として格納しておく。

【００１７】そして、既存文書を用いた新たな文書の編
集を行う場合には、該既存文書を第１の記憶手段から取
り出すとともに、該既存文書の文書属性から参考文献の
文献名とアドレス情報とを取り出して第２の記憶手段に
記憶する。

【００１８】また、既存文書に用いた参考文献を利用し
て新たな文書の編集を行う場合には、第２の記憶手段に
記憶した参考文献の文献名を指定することにより、該参
考文献のアドレス情報を取り出し、該アドレスを用いて
第１の記憶手段から指定参考文献を取り出す。

【００１９】さらに、編集した新たな文書を第１の記憶
手段に記憶する場合には、第２の記憶手段に記憶した参
考文献の中から利用した参考文献を選択し、該選択した
参考文献の文献名とアドレス情報とを編集した新たな文
書の文書属性として登録し、第１の記憶手段に記憶す
る。

【００２０】

【実施例】以下、本発明の一実施例について図面を参照
して説明する。

【００２１】図１は、本発明の全体構成を示すブロック
図である。

【００２２】図１に示すように、本発明は、入力部１
と、表示部２と、処理部３と、外部記憶装置４とから構
成される。

【００２３】入力部１は、処理部３の各処理に必要とな
るキー入力等を行うものである。具体的には、編集部３
１を用いて参考文献を指定する際における参考文献名の
キー入力、登録部３２を用いて文書属性の登録を行う際
の参考文献の指定、検索部３３を用いて外部記憶装置４
から文書検索を行う際の検索条件の入力等が入力部１か
ら行なわれる。

【００２４】表示部２は、文書処理装置に係わる各種状
態表示を行うものである。具体的には、検索部３３を用
いて検索することにより得られる既存文書名を表示する
とともに、登録部３２を用いて文書属性の登録を行う際
には参考文献情報保存部３５内の各参考文献名が一覧表
示される。

【００２５】処理部３は、制御部３０、編集部３１、登
録部３２、検索部３３、記憶部３４及び参考文献情報保
存部３５から構成される。

【００２６】制御部３０は、処理部３に係わる各種入出
力制御等を行うものである。

【００２７】編集部３１は、記憶部３４を用いて文書の
作成・編集を行うものであり、必要に応じて参考文献を
適宜利用することができる。具体的には、編集処理に割
り込みを行い参考文献名を入力部１から入力すると、文
献名を入力された参考文献が記憶部３５に格納されるア
ドレス情報が参考文献情報保存部３５内から取り出さ
れ、当該アドレスに記憶したファイルが外部記憶装置４
から取り出される。

【００２８】登録部３２は、編集部３１による文書の作
成・編集を終了する際に、参考文献情報保存部３５内に
記憶された参考文献の文献名及びアドレス情報のうち、
文書属性に登録を希望する指定された参考文献のみを文
書属性に登録するものである。

【００２９】具体的には、まず参考文献情報保存部３５
に保存した複数の参考文献名を表示部２に一覧表示して
おき、この参考文献名のうち編集に利用した参考文献を
入力部１から指定する。そして、指定された参考文献の
文献名とアドレス情報とを文献属性に登録して記憶部３
５に格納することになる。

【００３０】検索部３３は、入力部１から入力された検
索条件に合致する既存文書を外部記憶装置４から取り出
すものであり、この検索部による既存文書の検索が終了
した時点で、検索された既存文書の文書属性が有する参
考文献名と該参考文献が格納されるアドレス情報とが参
考文献情報保存部３５に格納される。

【００３１】記憶部３４は、編集部３１が文書編集に用
いる作業用メモリである。

【００３２】参考文献情報保存部３５は、検索部３３が
検索した既存文書が持つ文書属性から参考文献名とアド
レス情報とを取り出して記憶する内部メモリである。

【００３３】ここで、本発明で用いる文書属性には、図
２に示すように文書名、ファイルダンプ、作成日時、作
成者等の基本属性以外に、参考文献属性を付加してい
る。この参考文献属性は、当該文書を作成する際に用い
た参考文献の文献名及びアドレス情報から構成される。

【００３４】外部記憶装置４は、各文書を記憶するデー
タベースであり、装置内部には大量の既存文書及び当該
既存文書を作成する際に用いられた参考文献が記憶され
ている。なお、各既存文書は、文書属性の一部として前
述した参考文献属性を保持している。

【００３５】次に、上記構成を持つ文書処理装置の全体
処理の流れについて、図３を用いて説明する。

【００３６】図３は、文書処理装置が行う全体処理の流
れを示すフローチャートである。

【００３７】図３に示すように、本発明による文書処理
においては、検索条件に合致する既存文書名を文書属性
とともに外部記憶装置４から取り出し、当該文書属性か
ら参考文献名とアドレス情報とを取り出して参考文献情
報保存部３５に記憶する文書検索処理（Ｓ３０１）と、
文書編集途中で参考文献を取り出す際に、参考文献情報
保存部３５に記憶した参考文献名及びアドレス情報を用
いて外部記憶装置４から参考文献を取り出し、編集文書
内に当該参考文献の一部をマージする等の文書編集を行
う文書編集処理（Ｓ３０２）と、文書編集の終了時点
で、参考文献情報保存部３５内の参考文献名とアドレス
情報とを文書属性に登録し、当該文書とともに文書属性
を外部記憶装置４に保存する文書登録処理（Ｓ３０３）
とからなる。

【００３８】以下、上記各処理（Ｓ３０１〜Ｓ３０３）
について詳細に説明する。

【００３９】図４は、文書検索処理（Ｓ３０１）を示す
フローチャートである。

【００４０】本発明においては、図４に示すように、入
力部１から文書名及びキーワード等の検索条件が入力
（Ｓ４０１）されたならば、検索部３３が当該検索条件
に基づき外部記憶装置４に対する既存文書の検索を行い
（Ｓ４０２）、検索結果を表示部２に表示する（Ｓ４０
３）。そして、検索者（操作員）は、表示部２に表示さ
れた検索条件に合致する複数の既存文書の中から所望の
文書を入力部１からのキー入力等により選択し（Ｓ４０
４）、少なくとも１つの既存文書が選択された場合に
は、当該文書の文書属性から参考文献名とアドレス情報
とが切り出され、参考文献情報保存部３５に記憶される
（Ｓ４０５）。

【００４１】上記処理（Ｓ４０１〜Ｓ４０５）を検索条
件がある限り続行（Ｓ４０６）し、所望の既存文書が持
つ参考文献名とアドレス情報とを参考文献情報保存部３
５に記憶する。

【００４２】次に、文書編集処理（Ｓ３０２）について
図５に示すフローチャートを用いて説明する。

【００４３】図５に示すように、本実施例では編集を行
う前に既存文書を読み出して、文書編集（修正）を行う
ことができるよう、使用する既存文書がある場合には外
部記憶装置４から当該文書の読み出しを行い（Ｓ５０１
〜Ｓ５０２）、かかる文書が無い場合には直ちに文書編
集（Ｓ５０３）に移行する。

【００４４】そして、文書編集中に例えば既存文書を作
成する際に用いたグラフや画像等の一部を編集文書内に
マージする必要が生じたならば、編集処理に割り込みを
行い（Ｓ５０４）、参考文献情報保存部３５を用いて所
望の参考文献を外部記憶装置４から取り出し（Ｓ５０
５）、当該参考文献から所望の部分を切り出て（Ｓ５０
６）編集中の文書にマージする。

【００４５】ここで、参考文献情報保存部３５を用いて
所望の参考文献を外部記憶装置４から取り出す処理（Ｓ
５０５）について、図６を用いてさらに詳細に説明す
る。

【００４６】本実施例においては、既存文書の文書検索
（Ｓ３０１）を行う際に、当該既存文書の参考文献名と
アドレス情報とを参考文献情報保存部３５内に記憶して
いるため、当該既存文書に付随する参考文献を検索する
場合には、所望の参考文献名を入力部１から指定するこ
とにより、指定した参考文献名に対応するアドレス情報
が参考文献情報保存部３５から取り出すことができる。
このため、このアドレス情報を用いて参考文献を外部記
憶装置４から効率的に取り出すことができるのである。

【００４７】例えば、図６に示すように、文書編集途中
で参考文献１ｂを指定した場合には、指定された参考文
献１ｂに対応するアドレス１ｂが参考文献情報保存部３
５から取り出される。そして、このアドレス１ｂを用い
て参考文献１ｂが外部記憶装置４から読み出され、編集
部３１に出力されることになる。

【００４８】すなわち、本実施例では参考文献を取り出
す際に、参考文献情報保存部３５に記憶した参考文献名
とアドレス情報とを用いることにより、外部記憶装置４
に記憶された参考文献のアドレスを特定できるため、高
速かつ効率的に参考文献を取り出すことができるのであ
る。

【００４９】次に、文書登録処理（Ｓ３０３）について
図７のフローチャートを用いて説明する。

【００５０】本発明では、既存文書の文書属性に参考文
献名及びアドレス情報を付加する構成を用いているた
め、文書編集処理（Ｓ３０２）を終了し、当該文書を既
存文書として外部記憶装置４に記憶する時点で、参考文
献情報保存部３５内に記憶した参考文献に係わる情報を
参考文献属性として文書属性に登録する必要がある。

【００５１】また、この参考文献に係わる情報には、文
書編集処理（Ｓ３０２）で使用したものばかりでなく、
使用していない情報についても含まれるため、当該情報
を登録する時点で有効な情報のみを選別する必要があ
る。

【００５２】そこで、図７に示すように、参考文献情報
保存装置３５内に保存した参考文献名を表示して（Ｓ７
０１〜Ｓ７０２）、使用した参考文献のみを指定する
（Ｓ７０３）ことになる。なお、かかる指定を行う際に
は、図８に示す表示部２による参考文献名の一覧表示
（参考文献１、参考文献２、・・・、参考文献ｎ）に対
して、登録の有無（「する」、「しない」）の指定を行
うことになる。

【００５３】そして、指定された参考文献があるか否か
を判断し（Ｓ７０４）、指定された参考文献がある場合
には当該参考文献の参考文献名とアドレス情報とを文書
属性内の参考文献属性に登録（Ｓ７０５）した後、編集
した文書と文書属性とを外部記憶装置４に保存する（Ｓ
７０６）。

【００５４】一方、参考文献の指定が無い場合には文書
属性の登録を行うことなく当該文書及び文書属性を保存
する（Ｓ７０６）。

【００５５】そして、上記処理が終了したならば、参考
文献情報保存部３５を初期化（Ｓ７０７）し処理を終了
する。

【００５６】上記処理を行うことにより、編集した文書
の文書属性に参考文献属性（参考文献名及びアドレス情
報）を登録して、外部記憶装置４に保存できることにな
るため、編集した文書を既存文書として効率的に再利用
できることになる。

【００５７】上述してきたように、本実施例では、検索
部３３が検索した既存文書の文書属性から参考文献名と
アドレス情報とを取り出して参考文献情報保存部３５に
記憶しておき、編集部３１を用いた文書の編集を行う際
には、参考文献情報保存部３５内の参考文献名とアドレ
ス情報とを用いて外部記憶装置４から所望の参考文献を
取り出し、外部記憶装置４に編集した文書を記憶する際
には、登録部３２を用いて参考文献情報保存部３５に記
憶した参考文献名のうち所望の参考文献名を指定して、
該指定した参考文献名及びアドレス情報を参考文献当属
性として登録することにより、既存文書を作成する際に
用いた参考文献に関する情報を利用した参考文献の効率
的な再利用を行うことができる。

【００５８】すなわち、新たな文書を作成する際には、
既存文書のみならず既存文書に利用した参考文献を効率
良く利用できるとともに、参考文献を取り出す際には、
検索時間及び作業時間を低減することができる。

【００５９】また、文書属性に不要な参考文献を登録す
ることなく、新たな文書の編集に用いた有用な参考文献
のみを登録するため、参考文献を効率的に再利用するこ
とができる。

【００６０】さらに、文書処理装置内に通信制御部を設
けることにより、ローカルエリアネットワーク等を用い
て外部記憶装置４を共用化した文書処理システムを構築
することもできる。

【００６１】また、本実施例では、文書登録処理（Ｓ７
０３）において入力部１から参考文献を指定して、参考
文献情報を文書属性に登録することとしたが、参考文献
情報保存部３５内の全ての参考文献属性を自動登録する
か、又は使用した参考文献情報のみを自動登録すること
もできる。

【００６２】さらに、本実施例では、文書検索処理（Ｓ
３０１）と、文書編集処理（Ｓ３０２）と、文書登録処
理（Ｓ３０３）とを独立した処理としたが、文書編集処
理内で所望の処理を選択することも可能である。

【００６３】なお、本実施例においては、編集部３１が
直接参考文献を外部記憶装置４から取り出すこととした
が、本発明はこれに限定されるものではなく、検索部３
３等を用いて取り出すこともできる。

【００６４】

【発明の効果】以上詳細に説明したように、本発明によ
れば、既存文書を用いて新たな文書の編集を行う際に、
該既存文書を作成する際に用いた参考文献の文献名及び
該参考文献が格納されたアドレス情報を第１の記憶手段
から取り出して第２の記憶手段に記憶し、この第２の記
憶手段の内容を参照して新たな文書の編集を行うよう構
成し、この新たな文書の編集に用いた参考文献に関する
情報は、この新たに編集した文書の文書属性として第１
の記憶手段に記憶するよう構成したので、 １）新たな文書を作成する際に、既存文書のみならず既
存文書に利用した参考文献を効率良く利用できる。

【００６５】２）参考文献を取り出す際に、検索時間及
び作業時間を低減することができる。

【００６６】３）不要な参考文献を登録せず、新たな文
書の編集に用いた有用な参考文献のみを登録することが
できる。

【００６７】という効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の一実施例である文書処理装置の構成
を示すブロック図。

【図２】 図１に示す外部記憶装置に格納した各文書が
持つ文書属性を示す図。

【図３】 本発明の一実施例の全体処理の流れを示すフ
ローチャート。

【図４】 図３に示す文書検索処理の流れを示すフロー
チャート。

【図５】 図３に示す文書編集処理の流れを示すフロー
チャート。

【図６】 図５に示す文書読み出し処理のブロック図。

【図７】 図３に示す文書登録処理の流れを示すフロー
チャート。

【図８】 図７に示す参考文献の指定要領の一例を示す
図。

【符号の説明】

１ 入力部、 ２ 表示部、 ３ 処理部、 ４ 外部
記憶装置、３０ 制御部、 ３１ 編集部、 ３２ 登
録部、 ３３ 検索部、３４ 記憶部、 ３５ 参考文
献情報保存部

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】既存文書を用いて新たな文書の編集を行う
   文書処理装置において、 前記既存文書を作成する際に用いた参考文献の文献名及
   び該参考文献が格納されたアドレス情報を前記既存文書
   の文書属性として前記既存文書とともに記憶する第１の
   記憶手段と、 新たな文書を編集するために前記第１の記憶手段から前
   記既存文書を取り出す際に、該既存文書の文書属性から
   該既存文書に係わる参考文献の文献名とアドレス情報と
   を取り出して記憶する第２の記憶手段と、 前記第２の記憶手段に記憶した参考文献の文献名を指定
   することにより、当該文献名に対応するアドレス情報を
   用いて指定した参考文献を前記第１の記憶手段から抽出
   する抽出手段と、 前記編集した新たな文書を前記第１の記憶手段に記憶す
   るに際し、前記第２の記憶手段に記憶した前記参考文献
   名から所望の参考文献名を選択し、該選択した参考文献
   名とアドレス情報とを該編集した新たな文書の文書属性
   として前記第１の記憶手段に登録する登録手段とを具備
   したことを特徴とする文書処理装置。