JPH03218561A - 手続管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

：概要〕 特許・実用新案等の申請手続を電子的に行う電子出願端
末装置に関し、 端末装置外部で作成した各種形式の文書データを端末装
置内部に文書変換して取り込み、手続に組み込んで送信
などすることを目的とし、端末装置内部の文書形式に変
換して取り込むための文書変換部と、取り込んだ文書デ
ータを一つの手続に組み込むための手続作成処理部と、
手続に組み込んだ文書データを端末装置内部で編集処理
するための文書処理部及び段落番号付与部と、編集処理
が完了した手続書類の文書内容をチェックするための文
書チェック部と、文書チェックが完了した手続書類を送
信形式のデータに変換するための送信形式データ変換部
と、前記送信形式のデータを外部に送信するための送信
処理部から構成される。 １産業上の利用分野〕 本発明は、特許、実用新案等の申請手続を電子的に行う
電子出願端末装置に関する。 近年のワードブロセソサの普及に伴い、特許・実用新真
等の申請書類の多くはワードプロセッサで作成されてい
る。 このため、特許・実用新案等の申請書類を電子的に行う
には、ワードブロセソサで作成した文書データを電子出
願端末装置に取り込んで処理するのが、最も望ましい利
用形態であり、電子出願端末装１にこのような機能が要
求されている。 〔従来の技術〕 一般に販売されているワードプロセッサは、それぞれの
メーカの独自仕様となっているため、データの互換性が
無かった。 このため、異なるワードプロセノサ間で文書交換を行う
場合は、パーソナルコンピュータなどに文書変換ソフト
を組み込むことにより、簡華な文書交換程度のことは行
えた。 ところが、特許・実用新案等の申請書類を電子的に行う
には、各種形式の文書データを端末装置内部に文書変換
して取り込み、かつ手続に組み込んで保管、管理、編集
、文書チェック、送信処理することが必要となるが、従
来、ここまで処理できる端末装置が無かった。 ク発明が解決しようとする課題〕 本発明は、端末装置外部で作成した各種形式の文書デー
タを端末装置内部に文書変換して組み込み、手続に組み
込んで、保管、管理、編集、文書チェック、送信処理な
どすることができる電子出願端末装置を提供することを
目的とする。 口課題を解決するための手段〕 第１図は本発明の構成図であり、電子出願端末装置を示
している。 図中、１〜３は文書変換部であり、各種形式の文書デー
タを端末装置内部の文書形式に変換して取り込むための
もの、４は手続作成処理部であり、取り込んだ文書デー
タを一つの手続に組み込むためのもの、５は手続作成基
準ファイルであり、書類テーブル、識別子テーブル、及
び複数個の項目変換テーブル等からなるもの、６は手続
管理情報ファイルであり、文書構造の定義情報及び手続
の管理に必要となる情報を格納するためのもの、７は手
続書類格納ファイルであり、各手続を構成する文書デー
タを格納するためのものである。 ８は文書処理部であり、手続に組み込んだ文書データを
端末装置内部で編集処理するためのもの、９は段落番号
付与部であり、段落番号を付与するためのもの、１０は
文書チェック部であり、編集処理が完了した手続書類の
文書内容をチェノクするためのものである。 １１は送信形式データ変換部であり、文書チェックが完
了した手続書類を送信形式のデータに変換するためのも
の、１２は送信形式データファイルであり、変換した送
信形式データを格納するためのもの、１３は送信処理部
であり、送信形式のデータを外部に送信するためのもの
である。 また、第７閲は本発明の他の実旅例構成圀を示す。 図中、２０は文書変換部であり、各種形式の文書データ
を端末装置内部の文書形式に自動変換して取り込むため
のもの、２５は手続作成基準ファイルであり、中間コー
ドテーブルなどがらなるもの、２６は手続管理情報ファ
イルであり、文書構造の定義情報及び手続の管理に必要
となる情報を格納するためのもの、２７は構造文書定義
ファイルであり、手続のひな型の構造文書を格納するも
のであり、２８は文書編集部であり、取り込んだ文書デ
ータを一つの構造化した手続ファイルに編集して組み込
ませるなどするもの、３５は手続自動作成部であり、手
続ファイルを自動生成するものであり、７は手続書類格
納ファイルであり、作成済の手続ファイルを格納するも
のである。また、３２はページ調整部であり、イメージ
の組み込まれた文書データについて、イメージ内でペー
ジ境界が発生しないようにするためのものである。 また、第１８図は本発明の他の構成図を示す。 図中、２８−１は段落番号変換処理部であり、段落番号
を付与するものである。 〔作用〕 第１図において、外部で作成したフロッピィディスク１
４〜１６の文書データはそれぞれの文書変換部１〜３で
端末内部の文書形式に変換して取り込まれ、手続作成処
理部４により、一つの手続に組み込まれ、手続管理情報
ファイル６、手続書類格納ファイル７で保管、管理され
る．次に、手続に組み込まれた文書データは、文書処理
部８及び段落番号付与部９で編集処理され、編集処理が
完了した手続書類の文書内容は文書チェック部１０でチ
ェックされる。 最後に、文書チェックが完了した手続書類は、送信形式
データ変換部１１で送信形式データに変換され、変換さ
れた送信形式データは、送信処理部１３で外部に送信さ
れる。 従って、外部で作成した各種形式の文書データを端末装
置内部に変換して取り込み、手続に組み込んで、保管、
管理、編集、文書チェック、送信処理することが可能と
なる。 第７図において、ＦＤ（フロッピィディスク）の文書デ
ータは文書変換部２０で自動判別した形式で読み取って
内部の文書形式に変換する。これにより、いずれの形式
のフロッピィディスクからも自動的に文書データを取り
込むことが可能となる。また、文書編集部２８が取り込
んだ文書データを、構造文書定義ファイル２７から取り
出した該当するひな型の階層構造の手続ファイル（構造
文書ファイル＋ファイル）のファイルに格納し、手続フ
ァイルを自動作成する。これにより、一手続の文書デー
タをまとめて１つの階層構造の手続ファイルによって簡
易に保管、管理するが可能となる。また、手続自動作成
部３５がＦＤから取り込んだ文書データについて、文書
変換部２０および文書編集部２８と連携して１つの階層
構造の手続ファイルを自動作成するようにしている。こ
れにより、ワードプロセノサなどで作成した文書データ
から手続ファイルを自動的に作成することが可能となる
。また、ページ調整部３２が手続ファイル内の文書デー
タにイメージが組み込まれていた場合に、イメージ内で
ページ境界が発生しないように、改頁マークなどを強制
的に自動挿入する。 これにより、文書データのイメージ内でページ境界の発
生を解消できる． 第１８図において、段落番号変換処理部２８ｌが手続書
類格納ファイル７から取り出した文書データについて、
自動、置換、自動＆置換、リナンバの指定に対応して段
落番号付与、リナンバリングを行う。これにより、文書
データの段落番号付与、リナンバリングを自動的に行う
ことが可能となる． ｒ実施例〕 第１図に示すように、ワードプロセッサ形式文書変換部
１，ＪＩＳ形式文書変換部２、及びパーソナルコンピュ
ータ形式の文書変換部３は、それぞれ固脊の文書形式デ
ータを端末装置内部の文書形式に変換するものであり、
そこで使用している文字コード、制御コード、及び文書
フォーマントの管理情報が定義されている文書制御コー
ドの形式変換を行うものである．通常、これらは内部に
変換テーブルを用意して文書変換を行っている。 第２図は本発明の一実施例を示す手続作成処理部４の制
御フロー図であり、第３図は手続作成基準ファイル５の
内容であり、第４図は手続管理情報ファイル６の内容で
ある． 以下、第２図の制御フローに従って、手続作成部４の処
理を説明する． 手続作成処理部４は、端末装置内部の文書形式に変換さ
れた文書データを読み込み、文書内容を解読する。電子
出願の手続書類は、識別子によって書誌的事項の記載内
容がわかるようになっている．従って、

【書類名】とい
う識別子を検索し、記載項目を調べれば、その書類の書
類名が判別できる。 次に、書類名が判別できれば、手続作成基準ファイル５
に属するテーブルのうち、第３図（ａｌに示す書類テー
ブルを検索し、例えば、判別した書類名が１特許ＷＡ１
なら書類テーブルの書類名が１特許願」というデータを
検索し、その手続名が１出ｍ：で書類区分が「主書類！
ということが判る。 又、書類テーブルで手続名が１出願」となっているデー
タをすべて検索して書類名を読み出すことにより、「特
許Ｉ１」、′明細書−：　　″図面！、１要約書ｌ等の
書類が一つの手続として組み込む必要があることが判り
、文書変換された順番で次々に書類名を読み込み、同じ
手続に属するか否かを判断していくことにより、手続作
成の処理が行える。 この手続作成において、手続とそれに属する書類の関係
は、階層構造と見なして文書構造を定義し、手続書類を
管理するのが適切である。 例えば、明細書が数百ページにも及ぶ場合は、これらを
明細書１、明細書２、・・・と分υ１して管理すること
ができる。 これらの管理情報は、第４図に示すように手続管理情報
ファイル６に格納し、各手続を構成するそれぞれの文書
データは手続書類格納ファイル７に格納する。 手続作成処理部４では、手続管理情報ファイル６の管理
情報を利用することにより、手続書類格納ファイル７に
格納されている内部形式の書類を外部形式の書類に逆変
換する場合には、手続に組み込んだ文書データを分離し
たり、１文書が複数に分割されて格納されている文書デ
ータを結合処理することができる。 文書処理部８は、手続に組み込んだ文書データを端末装
置内部で編集処理するためのもので、通常の文書作成、
文書更新を行うものであるが、手続作成処理部４と連動
することで、手続単位に文書の作成、更新を行うことが
できる。 第５図は段落番号付与部９の制御フロー図である。段落
番号付与部９は、手続管理情報ファイル６に格納されて
いる管理情報により、対象となる手続書類の書類名を判
定して、段落番号が必要か否かを決定し、段落番号付与
が必要なら手続書類格納ファイル７に格納されている文
書データを読み込み、文書内部の識別子を判定して段落
番号の付与範囲か否かを決定する。 段落番号を付与する範囲は、識別子として

【発明の詳細
な説明】又は

【考案の詳細な説明】を検出したなら段落
番号の付与範囲とし、

【図面の簡単な説明】又は文末を
検出したなら、段落番号の付与を終了する。 段落番号の付与範囲に該当するならば、段落番号が既に
付与されているか否かを判定し、付与されている場合は
、段落番号を新たに付与することはせず、既に付与され
ている段落番号を昇順にリナンバリングする。 段落番号が付与されていない場合は、文書の各行のデー
タを判定して、前記行の最後が句点コードと改行コード
で終了しており、かつ直前に付与した段落番号からの行
数をカウントし、前記カウントした行数が予め設定して
ある値に等しいか、その値よりも大の場合には、前記句
点コードと改行コードの間に段落番号を付与する。 前記カウントした行数が予め設定してある値よりも小の
場合には、段落番号を付与せずに次の行の判定を行い、
前記の条件に合致するなら段落番号を付与する。 以下、この処理を段落番号の付与終了を検出するまで繰
り返えすことで、対象とする文書データに最適に段落番
号を付与することができる。 文書チェック部１０は、手続書類の文書内容に誤りがあ
るか否かを、文書データを読み込んでチェノクし、誤り
があればその内容を文書作成者に通知する処理を行うも
のである。 このため、文書チェック部１０は手続管理情報ファイル
６に格納されている管理情報、即ち対象となる手続書類
の手続名、書類名、文書格納先名等の情報により、手続
書類格納ファイル７に格納されている文書データを読み
込み、書類の文書内容をチェノクする。 文書チェノクの内容としては、文書データ中に使用され
ている文字コード及び制御コードのチェック、記載され
ている識別子のチェノク、識別子の後に記載されている
記載内容のチェノク、及び関係する識別子の記載内容の
相互チェックである。 これらのチエ’７クは手続作成基準ファイル５に属する
テーブルである、識別子テーブル、及び記載項目変換テ
ーブルを検索して処理する。 第３図（ｂｌに識別子テーブルの内容、第３図ｆｃｌに
複数ある記載項目変換テーブルのうち、四法区分変換テ
ーブルの例を示す。 文書チェック部１０は、対象となる文書データの読み込
みを行い、識別子を判定し、識別子テーブルを検索し、
識別子が正しいかをチェックすると同時に、識別子テー
ブルに格納されている属性、桁数、変換方法、記載項目
変換テーブル名等の情報を参照して、識別子の後にある
記載項目のチェックを行う。この場合、記載項目変換テ
ーブル名があるなら、該当する記載項目変換テーブルを
検索してチェックを行う。 文書チェノク部ｌＯは、書類上に出てくるすべての識別
子について、上記処理を行うことで、手続書類が正確に
作成されているかの文書チエ’７クを行うことができる
。 送信形式データ変換部１ｌは、書類の作成が完了した手
続を外部に送信するために送信形式〇デ一夕に変換する
ための処理を行うものである．電子出願するための送信
形式のデータは、ヘッダ部に属する願書等データを格納
する書誌情報部と、ボディ部に属する明細書、図面、要
約書等のデータを格納するドキュメント情報部から成り
たっている。 端末装置内部の文書形式で保管されている文書データを
、前記送信形式のデータに変換するための情報は、すべ
て前述の手続作成基準ファイル５、及び手続管理情報フ
ァイル６に格納されているので、文書チェック部１０と
同様な方法で、これらのファイルを検索して変換処理す
ることで、前記送信形式データを作成することができる
。 作成した送信形式のデ一一夕は送信処理部ｌ３で、外部
に送信することができる。 次に、第６図から第２２Ｕ！Ｊを用いて本発明の他の実
施例の構成および動作を順次詳細に説明する。 第６図二よ、本発明の全体システム構成図を示す。 ■　手続作成処理部４がＦＤ（フロッピィディスク）か
ら自動読み取りして内部形式の文書デー夕に変換した文
書データ（第８図を用いて後述する）について、手続管
理情報ファイル６などをアクセスして取り出したひな型
の階層構造化したファイルに当該文書データを格納し、
階層構造の手続ファイルを手続書類格納ファイル７に作
成する（第１０図を用いて後述する）。 ■　送信ファイル作成部１１−１（送信形式データ変換
部１１）がこの手続書類格納ファイル７から取り出した
階層構造の手続ファイルを送信形式のデータに変換して
送信ファイル１２−１　　（送信形式データファイル１
２）に格納する。 ■　オンライン出願部１３−１（送信処理部１３）がこ
の送信ファイル１２−１からデータを取り出してＩＳＤ
ＮＮ＠又はＤＤＸ−Ｐ絹を介して特許字に送信して出願
する。また、オフライン出願部１４−１が手続書類格納
ファイル７から取り出した手続ファイルをＪＩＳ水準４
０でフロソピイディスクに格納し、これを郵送又は持参
して出願する。 第７図は、本発明の他の実施例構成関を示す。 第７図において、文書変換部２０は、ＦＤ（フロソピイ
ディスク）から文書データをリードして読み取れた形式
で、読み取りを行い、内部形式の文書データに変換して
フロッピィ文書格納ファイル２４に格納するものであっ
て、ＪＩＳ形弐で書かれた文書データをＦＤからリード
して内部形式の文書データに変換するＪＩＳ形式変換部
２１、ワードブロセソサ形式（例えばオアシス形式）で
書かれた文書データをＦＤからリードして内部形弐の文
書データに変換するワードプロセソサ形式変換部２２、
パソコン形式（例えばＭＳ−ＤＯＳ形式）で書かれた文
書データをＦＤがらリードして内部形式の文書データに
変換するパソコン形式変換部２３などから構成されるも
のである（第８図、第９図を用いて後述する）． 手続作成基準ファイル２５は、中間コードテーブルなど
を格納したものである。 手続管理情報ファイル２６は、手続の管理情報を格納す
るファイルである。 構造文書定義ファイル２７は、文書を階層構造化して定
義したひな型を格納するファイルである。 文書編集部２Ｂは、階層構造の手続ファイルを作成する
手続ファイル作成部２９、構造文書の入出力を行う構造
文書入出力部３０、文書の入出力を行う文書入出力部３
１、ページ境界にイメージがまたがないように調整する
ページ調整部３２、文書データ中から制御記号（例えば
【】）で挟まれた種類名を取り出したりなどする文書内
容解析部３３などと連携し、画面から特許文書の作成、
編集処理を手続単位に行ったりなどするものである． 手続書類格納ファイル７は、図示のように階層構造化の
手続ファイルを格納するものである。ここでは、特許願
について階層構造化するための情報を持つ構造文書ファ
イルから、実際のデータを持つ願書ファイル、明細書フ
ァイル、図面ファイル、要約書ファイルをリンクし、全
体として１つの手続ファイルを構成している。 作業ファイル３４は、編集時などに一時的に文書データ
などを格納するファイルである。 手続自動作成部３５は、ＦＤ（フロンピイディスク）な
どから読み取った特許文書などについて、文書変換部２
０、文書編集部２８と連携し、手続ファイルを自動作成
するものである。 以下第８図ないし第１７図を参照して第７図構成の動作
を順次具体的に説明する。 ｆｌｌ　　第８図に示す順序に従い、第９図を参照して
フロソピイディスクから形式を自動認識して文書データ
を読み取り、内部形式の文書データに変換する制御を具
体的に説明する． 第８図において、０は、外部形弐のフロ，ピイディスク
をセソトする。これは、ワードブロセソサなどで作成し
た特許文書を格納したフロッピィディスクを電子出Ｉ端
末装置にセノトする。 ＠は、ＪＩＳ形式でＲＥＡＤする。これは、セソトされ
たフロソピイディスクの例えばトランク＝０、セクタ＝
７、サイド＝０（表の面）の先頭３ハイトについてＲＥ
ＡＤ　（リード）し、ＪＪＳコードでＶＯＬと書かれて
いるか否かを判定する．ＹＥＳの場合には、ＪＩＳ形式
で書かれていると判明したので、■でＪＩＳ形式変換処
理、即ちフロンピイディスクから読み取った文書データ
について、第９図コード変換テーブル例を参照してＪＩ
ｓ形式から内部形式に変換し、第７図フロッピィ文書格
納ファイル２４に格納する．ＮＯの場合には、ＪＩＳ形
式でないと判明したので、［相］を行う。 ［株］は、ＷＰ形式（ワードプロセソサ形式）でＲＥＡ
Ｄする。これは、ＷＰ形式が例えばＯＡＳＹＳ形式（冨
士通株式会社のワードプロセッサで作成した文書の形式
）の場合、セットされたフロッピィディスクの例えばト
ランク一〇、セクタ＝７、サイド＝０　（表の面）の先
頭３バイトがＥＢＣＤＩＣコードでＶＯＬと書かれてい
るか否かを判定する。ＹＥＳの場合には、ＷＰ形式で書
かれていると判明したので、■でＷＰ形式変換処理によ
ってフロソピイディスクから読み取った文書データをＷ
Ｐ形式から内部形式に変換し、フロ，ピイ文書格納ファ
イル２４に格納する。ＮＯの場合には、ＷＰ形式でもな
いと判明したので、［相］を行う。 ［相］は、パソコン形式でＲＥＡＤする。これは、パソ
コン形式例えばＭＳ−ＤＯＳの場合、セットされたフロ
ッピィディスクの例えばトランク＝０、セクタ＝１、サ
イド＝＝Ｏ（表の面）の先頭４バイトがシフトＪＩＳコ
ードでＩＰＬＩと書かれているか否かを判定する。ＹＥ
Ｓの場合には、パソコン形式で書かれていると判明した
ので、Ｏでパソコン形式変換処理によってフロンピイデ
ィスクがら読み取った文書データをパソコン形式から内
部形式に変換し、フロソピイ文書格納ファイル２４に格
納する。ＮＯの場合には、変換対象外の外部形式であっ
たので、更に、他のいずれの形式が判定する処理を行う
、あるいは画面に変換できない形式の文書データである
旨を表示する。 以上の制御によって、利用者が外部で作成した７ロソピ
イディスクを電子出願端末装置にセットするだけで、そ
の形式を指定する必要がなく、自動的にその形式を判定
して内部形式のデータに変換して文書データを取り込む
ことができ、これに続く手続ファイルの作成などを自動
的に行うことが可能となる。 第９図は、コード変換テーブル例を示す。これは、ＪＩ
Ｓ形式の文書データを、内部形式の文書データに変換す
るコード変換テーブル例を示す。 例えばＪＩＳ形式の文書データ“あ”のコード”２４２
２”　（１６進で表現）は、内部形弐でａ４ａ２”であ
る。 （２）第１０図に示す順序に従い、第１１図ないし第１
３図を参照し、取り込んだ文書データについて、階層構
造化した手続ファイルを作成する制御を具体的に説明す
る． 第１０閏において、■は、手続選択画面を表示する。こ
れは、例えば第１１図（イ）手続選択画面を第７図画面
３６として表示する。 ［相］は、手続種類、四法区分の選択を行う。これは、
■で表示した第１】図（イ）手ｋＡ選択画面上で、これ
から作成しようとする手続種類、四法区分として例えば
“出願”特許”をマウスで選択する。 ■は、０で這択されたデータに対応するコードで、中間
コードテーブル検索し、主書類の中間コードを取り出す
。例えば［相］で“出願”特許”を選択したことに対応
して、第１１図（ハ）コード例に示すように“出願”に
対応する“１”“特許”に対応する“１”をもとに、第
１１図（口）手続作成基準ファイル２５中の中間コード
テーブルの手続“１”、四法区分“１”を持ち、かつ主
書類に該当する■のエントリの中間コード“６３”を取
り出す。 ［相］は、１手続を格納する手続ファイルを作成し、手
続管理情報ファイルに登録する．これは、第７図手続フ
ァイル作成部２９が、手続書類格納ファイル７中に、構
造文書ファイルおよび特許文書を格納するファイル（願
書ファイル、明細書７アイル、図面ファイル、要約書フ
ァイル）がらなる手続ファイルを作成し、一意に発番し
たファイル名を付与してこれらを例えば第１１図（二）
手続管理情報ファイル例の■に示すように、手続ファイ
ル名ＸＸＸＸ　（−意の番号）、手続種類“１　（出願
）”、四法区分１　（特許）”、中間コード“６３゛、
手続名１特許願”などとして登録する。 ［相］は、手続種類十四法区分十中間コードをキーに、
構造文書定義ファイル２７から取り出し、作成済の手続
ファイルに格納する。これは、構造文書入出力部３０が
、“手続種類十四法区分十中間コード”をキーとして取
り出した構造文書を、［相］で作成済の手続ファイルの
内部に例えば第１Ｆ図（ホ）に示す構造文書ファイルを
作成（格納）する（後述する）と共に、手続管理情報フ
ァイル２６へこの構造文書ファイル名を第１１図（二）
手続管理情報ファイル２６に設定する． ［相］は、書類選択画面を表示する。これは、例えば第
１２図書類選択画面を画面３６上に表示する。 ■は、１つ選択する。これは、［相］で表示した第１２
図書類選択画面上から１つ（例えば願書）を選択（作成
／更新として選択）する． ［相］は、特許文書を作成して構造文書にリンクする（
分割した場合は行数をずらす）。これは、例えば［相］
に示すように、第１２図書類選択画面上で願書、作成／
更新を選択した場合、文書入出力部３ｌが、選択された
願書について、手続ファイル中に願書ファイルを作成す
ると共に、構造文書入出力部３０が、第１１図（ト）、
（チ）の■に示すように、構造文書ファイルの第三段の
願書に対応するノードＦに願書ファイル名“＾００００
００１”、真数、行位置、段位置などを設定する。同様
に、明細書ファイル、図面ファイル、要約書ファイルに
ついても、構造文書ファイルの第三段に対応するノード
Ｇ，Ｈ，Ｌ　Ｊ，Ｋなどにそれぞれ設定する。 ［相］は、終わりか否かを判別する。ＹＥＳの場合には
、終了する。Ｎｏの場合には、［相］以陵を繰り返し行
う。 以上の処理によって、画面上から手続種類、四法区分の
選択に対応して作成した手続ファイルの内部に構造文書
ファイルを設け、この構造文書ファイルにファイル（願
書ファイル、明細書ファイル、図面ファイル、要約書フ
ァイル）をリンクすることにより、特許文書を自動的に
階層構造化し、簡易に管理、編集することが可能となる
。 第１１図は、手続ファイルの作成説明図を示す。 第１１図（イ）は、手続選択画面例を示す。この手続選
択画面例は、第７図画面３６上に表示する画面であって
、手続種１！（出願、中間手続、登録設定、年金）、四
法区分（特許、実用新案、意匠、商標）のいずれかを１
つづつ選択する画面である。 第１１図（口）は、中間コードテーブル例を示す。これ
は、手続種類、四法区分、主書類から構造文書を取り出
すために必要な中間コードを取り出したり、願書、主書
類から中間コードを取り出したりなどするためのテーブ
ルである。 第１１図（ハ）は、コード例を示す。これは、第１１図
（イ）手続選択画面例から手続種類、四法区分などから
マウスで選択したフィールドに対応するコードを示す。 例えば第１１図（イ）手続選択画面例上の手続種類“出
願”をマウスでクリソクすると、この出願のフィールド
に対応してコード“１“が生成される。 第１１図（イ）、（口）、（ハ）の動作を具体的に説明
すると、第１１図（イ）手続選択画面例上で例えば手続
種類“出願”、四法区分“特許″を選択すると、第１１
図（ハ）コード例からコード“１”１”が生成され、第
１１図（口）の手続種類“１″、四法区分“１”、およ
び主書類のレコード■の中間コード“６３″を取り出す
。 また、フロッピィディスクから自動取り込みした文書デ
ータ中から自動認識して取り出した書類名、願書、特許
願、および主書類のレコード■から中間コード゜６３”
が取り出す（第１６図で後述する）。 第１１図（二）は、手続管理情報ファイル例を示す。こ
れは、第１０図［相］で説明したように、手続ファイル
を作成したときに、手続管理情報ファイル２６に登録す
る管理情報例を示す．ここで、例えば手続ファイル名は
一意に発番した番号であり、手続種類は“１　（出ｌｍ
ｌ）”、四法区分は“１（特許）″、中間コードは”６
３”、手続名は“特許願”である． 第１１図（ホ）は、特許願の構造文書定義例を示す。こ
れは、構造文書定義ファイル２７に手続毎に予め定義し
たものであって、“ＧＤ十手続種類十四法区分十中間コ
ード”を定義体名としている．定義体は、手続の定型構
造（ひな型）を定義したものであり、ノードＡはノード
Ｂ，Ｃ，Ｄ、Ｅを従属ノードとして定義し、逆にノード
Ｂ，Ｃ，Ｄ，ＥはノードＡを親ノー１として定義してい
る．ノードの階層構造は、行方向、段方向に階層となっ
ている．ここで、１手続ファイル内の特許文書ファイル
（願書ファイル、明細書ファイル、図面ファイル、要約
書ファイル）の内容は、構造文書ファイルの第三段に位
置する各ノードＦ，Ｇ，Ｈ、■などからリンクし、階層
構造で管理している。 従って、第二段に特許文書の種類ＣＩｌｌ書、明細書、
閣面、要約書》に対応するノードＢ，Ｃ，Ｄ，Ｅを設け
、更に、第三段に特許文書の内容をリンクするノードＦ
，Ｇ，Ｈ、■を設けているため、特許文書が複数になっ
た場合（例えば明細書のページ数が多くなって２つの明
細書に分割する必要が生した場合）、第１１図（へ）、
第１１図（ト）に示すように、第三段のノードを１つ挿
入し、第二段のノードから図示のようにポイントするこ
とにより、容易に複数の特許文書を階層構造で管理する
ことが可能となる． 第１１図（へ）は、ノードの位置例を示す．これは、第
１１図（ホ）の特許願の構造文書定義のノードＡないし
■について、行位置、段位置で表したものである。例え
ば■のノードＦは、行位置“１”、段位宜“３”であり
、第１１図（ホ）■のノードＦ　（ｅ書）に対応してい
る。 第１１図（ト）は、特許願の構造文書ファイルの構造例
を示す。これは、第１１図（ホ）の構造文書定義例に対
して、明細書のノードＨを１つ挿入したときの構造文書
ファイルを表す。 第１１図（チ）は、特許文書ファイルとノードの関係を
示す。これは、第１１図（ト）特許願の構造文書ファイ
ルの第三段のノードＨ（明細書）の次に更に１つの明細
書を挿入したとき（合計３つの明細書からなる場合）の
ものである。構造文書ファイルの第三段のノードＦない
しＫには、図示のように、書類名、一意なファイル名、
真数、行位１、桁位置などから格納されている。 第１２図は、書類選択画面例を示す。これは、例えば図
示のように手続名“特許Ｉ！１″に必要な書類名“願書
”明細書”図面“要約 書”について、作成／更新、ページ調整、分割、フロノ
ピイ文書などを選択するための画面である。 ■　書類名十作成／更新が選択された場合：選択された
特許書類（ｅ書、明細書、図面、要約書）について、文
書入出力部３０が、手続ファイル作成部２９によって作
成された手続ファイル中に特許文書ファイル（ｌ１ｌ書
ファイル、明細書ファイル、図面ファイル、要約書ファ
イル）を作成する。同時に、構造文書入出力部３０が構
造文書ファイルの第三段の該当するノードに、特許文書
ファイル内容を設定する（第１１図（チ）参照、更新の
場合には設定しない）。 ■　書類名十フロッピィ文書が選択された場合：文書変
換部２０によって外部形式の文書データを内部形式の文
書データに変換してフロノピイ文書格納ファイル２４に
格納してある特許文書ファイル（文書データ）を、手続
ファイル作成部２９によって作成された手続ファイル中
に複写する。 同時に、構造文書入出力部３０が構造文書ファイルの第
三段の該当するノードに、特許文書ファイル内容を設定
する（第１１図（チ）参照）．■　書類名十分割が選択
された場合：選択された書類について、新たな特許文書
ファイルを、文書入出力部３１が手続ファイル作成部２
９によって作成された手続ファイル中に作成する。同時
に、構造文書入出力部３０が構造文書ファイルの第三段
の該当するノードに、特許文書ファイル内容を設定し、
構造文書ファイルの構造を変更する。具体的に説明する
と、第１３図（イ）に示すように、構造文書ファイルの
構造を左側から右側に変更、即ち左側の図面、要約書の
行位置に１を加算し、右側のように変更する。これに伴
い、第１３図（口）に示すように、明細書が明細１、明
細２のように分割した書類選択画面にする。この分割は
、明細書のように、数百ページにも及ぶ場合には、１特
許文書ファイルを複数の子文書（明細１、明細２・・・
明細ｎ）に分割して作成することができるようにしたも
のである．また、複数の明細書を１つの明細書として扱
いたい場合には、構造文書入出力部３０が、構造文書フ
ァイルの第三段のノードの情報を参照し、書類名が同じ
子文書を結合して１つにまとめる。 ■　ページ調整が選択された場合：特許文書を複数個の
子文書に分割して作成してこれらを結合してｌ特許文書
として扱う場合、ページ調整部３２がイメージデータの
ページまたがりを解消するものである。イメージデータ
は、明細書ファイル、図面ファイルなどに組み込まれて
いる図表、数式、化学式等である。 （３）第１４図および第１５図を用いてページ調整につ
いて具体的に説明する。 第１４図は、ページ調整説明図を示す。これは、明細１
と明細２の２つを文書結合し、明細書を作成した場合の
ものを模式的に表したものである。 イメージデータは、枠開始コード、枠番号、枠終了コー
ドを組として文書データ中に組み込み、この枠番号に対
応する場所から実際のイメージデータの行長などを取り
出す。 第１４図（イ）は、明細１と明細２の２つを文書結合し
た後の明細書を示し、ページまたがりが発生しない場合
を示す。 第１４図（口）は、明細１の末尾に“おおおおお′を１
行分追加してこれと明細２とを文書結合した後の明細書
を示し、ページまたがりが発生する場合を示す。この場
合には、ページまたがりが発生したので、ページ調整を
行ってページまたがりを解消する必要がある。 第１４図（ハ）は、第１４図（口）ページまたがりを解
消した後の明細書を示す。これは、第１４図（口）の３
頁と４頁の境界にイメージデータが存在すると判明した
ので、３頁のイメージデータの開始記号（枠開始コード
、例えば３０ｅａ）の直前に改頁コード＝を挿入し、イ
メージデータを４頁に移動させたものである。これによ
り、イメージデータがページ境界に存在することを解消
できる。 第１４図（二）は、第１４図（ハ）の右端のデータを、
２頁単位の３つの子文書（明細１、明細２、明細３）と
して管理したときの様子を示す。 以上模式的に説明したように、文書結合などしたときに
イメージデータが頁境界にまたがる場合、イメージデー
タの直前に改頁コードを挿入し、次頁の先頭にイメージ
データを移動させてページ調整を行うことにより、第１
４図（ハ）あるいは子文書を最大２ページで管理する場
合には第１４図（二）に示すようにページ調整を行う．
次に、第１５図フローチャートに示す順序に従い、実際
のページ調整制御の流れを説明する。 第１５図において、■は、特許文書を構成する子文書を
作業領域に結合するにれは、第７図構造文書入出力部３
０が、構造文書ファイルの第三段のノード情報を参照し
、書類名が同し子文書を結合し、作業ファイル３４へ格
納する。 ＠は、各カウンタ（頁、行、桁カウンク）ζこＯをセノ
トする。 ＠は、結合文書を読み込む． ［相］は、ＥＯＦ　（結合後の文書の終端を表す記号）
か否かを判別する。ＹＥＳの場合には、ｅで特許文書は
全て終わりか否かを判別し、ＹＥＳのときにｅで作業域
の子文書を手続ファイルへ複写し、Ｃで構造文書ファイ
ルを更新して終了し（ＥＮＤ）　、Ｎｏのときに０以障
を繰り返し行う。 方、Ｎｏの場合には、■以降で、ページ調整などの処理
を行う． ＠は、枠の制御情報か否かを判別する．ＹＥＳの場合に
は、イメージデータの始まりを示す枠の制御情報コード
“３Ｑｅａ”と判明したので、結合文書のヘッダ部にあ
る文書制御情報の組込みメディア定義情報を参照し現在
の位置に組み込みメディアの行数を加算してページまた
がりが発生する場合（＠ＹＥＳ）には、イメージデータ
の始まりを示す枠の制御情報コード“３Ｑｅａ”の直前
に改頁の制御コード“３０ａ２”　（＝）を挿入する。 そして、規定真数に達したら（［株］ＹＥＳ）、作業フ
ァイル３４に規定頁までを子文書として順次格納する（
■）。一方、Ｎｏの場合には、［株］ないし０の制御に
よって、行、桁カウンタの計数を行う．以下説明する。 ［相］は、行の先頭か否かを判別する。ＹＥＳの場合に
は、＠を行う。ＮＯの場合には、Ｏで改行コードを枠の
制御情報の前に挿入し、イメージデータを次行の先頭に
位置させ、＠で行カウンタに１を加え、［相］を行う。 ［相］は、行カウント十枠の行数が頁当たり行数を越え
ているか否かを判別する。これは、行カウントに、枠番
号に対応する場所から読み出した当該イメージデータの
行数（行長）を加算し、加算後の行数が頁当たりの行数
を越えているか否かを判別する。ＹＥＳの場合（頁当た
りの行数を越えている場合）には、イメージデータがペ
ージにまたがっているので、［株］で改頁コードを枠の
制御情報の前に挿入してイメージデータを次頁の先頭に
移動させ、［相］で行カウンタに枠の行数をセットして
次のデータの行数を設定し、■で頁カウンタに１を加え
、■を行う。一方、Ｎｏの場合（頁当たりの行数を越え
ていない場合）には、［株］で行カウンタに枠の行数を
加えて次のデータの行数を設定し、［相］を行う． ［相］は、桁カウンタにＯをセットする。 ［株］は、規定頁数（予め設定した文書当たりの最大頁
数）に達したか否かを判別する。ＹＥＳの場合には、［
株］で頁カウンタに０をセットし、■で規定頁までの子
文書として作業領域へ作成し、Ｏ以降を繰り返し行う。 Ｎｏの場合には、子文書の最大頁まで到達していないの
で、＠以降を繰り返し行う。 次に、［株］は、■ＮＯで枠の制御情報でないと判別さ
れたので、文字コード、制御コード（枠の制御コード以
外の制御コード）を桁カウンタに加える。これは、全角
文字のときは“ｌ′、倍角文字のときは“２”、半角文
字のときは“０．５５を加えて桁数を計数する。 ［相］は、桁カウンタが行当たり桁数を越えたか否かを
判別する。ＹＥＳの場合には、０で行カウンタに１を加
え、０で桁カウンタにＯをセソトし、ｅを行う．ＮＯの
場合には、桁カウンタの値が行当たりの桁数を越えてい
ないので、＠以降を繰り返し行う． Ｏは、行カウンタが頁当たり行数を越えたか否かを判別
する，ＹＥＳの場合には、＠で頁カウンタに１を加え、
Ｏで行カウンタに０をセットし、［株］以降を行う。Ｎ
ｏの場合には、［株］以降を行う．以上の制御によって
、結合文書について枠の制御情報が現れたときに、イメ
ージデータがページにまたがると判明したときに改頁コ
ードを強制的に挿入して次頁の先頭にイメージデータを
移動させるページ調整を行うことにより（●ＹＥＳ，＠
、［相］、＠）、文書結合時などにイメージデータがペ
ージにまたがないようにページ調整を自動的に行うこと
が可能となる。 （４）第１６図および第１７図を用いてフロッピィディ
スクから読み込んだ特許文書データから手続ファイルを
自動作成する制御について具体的に説明する。 第１６図において、■は、外部ファイルから作業ファイ
ルへ取り込む。これは、第７図手続自動作成部３５が文
書変換部２０に指示して、ＦＰ（フロソピイディスク）
から読み込んで内部形式に変換した特許文書データにつ
いて、作業ファイル３４に格納する． ■は、

【書類名】をキーに文書ファイルを検索して、文
書情報テーブルを編集する．これは、文書内容解析部３
３が、■で作業ファイルに取り込んだ文書ファイル（特
許文書データを格納したファイル）について、

【書類名
】をキーに検索し、例えば第１７図文書情報テーブル６
１を編集する。 ＠は、願書を取り出して中間コードテーブルを参照し、
中間コードを取り出し、 ・構造文書を、手続種類十四法区分、中間コードより、
構造文書定義ファイル２７からひな型を取り出して手続
ファイルを作成 ・作業ファイルから願書を手続ファイルに複写し、リン
ク ・同様に、明細書、図面、要約書を複写、リンク する。 具体的に説明すると、電子出願する特許文書は、識別子
に書誌的事項の記載内容がわかるようになっているので
、

【書類名】という識別子を検索し、記載項目を調べれ
ば、書類名が判明し、第１７図文書情報テーブル６１を
作成する。そして、この文書情報テーブル６１の書類名
をキーに、手続作成基準ファイル２５の第１１図（口）
中間コードテーブルを参照し、中間コードを決定する。 例えば書類名“願書”の場合、書類名“願書゜というデ
ータを検索し、その手続名が“特許願”で主書類の中間
コード“６３”を見つけると共に、手続種類“ｌ　（出
願）”、四法区分′１　（特許）”と判明する。そして
、既述した手続ファイル作成部２９、構造文書人出力部
３０と連携することにより、手続ファイルを手続書類格
納ファイル７中に作成し、この手続ファイル中に構造文
書ファイルを作成する．更に、第１７図文書情報テーブ
ル６ｌを参照し、作業ファイル３４に格納されている特
許文書ファイル（１ｉ！書、明細書、図面、要約書）を
順次手続ファイルの該当するファイル（願書ファイル、
明細書ファイル、図面ファイル、要約書ファイル》へ複
写し、構造文書ファイルの第三段のノード情報にこのフ
ァイルの内容を設定し、ひな型の構造文書ファイルの構
造を変更する。これにより、手続自動作成部３５が、文
書変換部２０、手続ファイル作成部２９、構造文書入出
力部３０、文書入出力部３１、ページ調整部３２、文書
内容解析部３３などと連携することにより、外部ファイ
ルから自動的に手続ファイルを作成することが可能とな
る。 次に、第１８図ないし第２２図を用いて段落番号付与に
ついて具体的に説明する。 第１８図は、本発明の他の構成図を示す。 第１８図において、文書編集部２８は、文書の各種編集
を行うものであって、ここでは段落番号変換処理部２８
−１などから構成されるものである． 段落番号変換処理部２８−１は、後述する第２０図構成
によって段落番号を付与するものである。 手続管理情報ファイル２６は手続書類を管理する手続情
報を格納するものものである．手続ファイル作成部２９
は手続ファイルを作成するもの、構造文書入出力部３０
は手続書類格納ファイル７に格納されている階層構造化
した手続ファイルの入出力を行うもの、文書入出力部３
１は手続書類格納ファイル７や作業ファイル３４の文書
ファイルの入出力を行うもの、ページ調整部３２は作業
ファイル３４に格納されている文書のページ調整を行う
もの、手続書類格納ファイル７は階層構造化した手続フ
ァイルを格納するもの、作業ファイル３４は編集を行う
文書データなどを格納するもの、表示部３６−１は各種
画面を表示するもの、キー人力部３６−２は各種キー人
力を行うものである。 第１９図は、ファイル内容説明図を示す。 第１９図ｆａｔは、環境設定ファイル２５−１の内容例
を示す．ここで、段落番号付与種別は、自動、置換、自
動＆置換などの段落番号を付与する種別である。 自動二段落番号を昇順に付与するモード置換：予め登録
した段落番号付与マークが出現した順に段落番号を昇順
に付与するモード自動＆置換：自動および置換の両者を
行うモード これらのモードの他にリナンバ、即ち段落番号のふり直
しを行う機能がある。 段落番号付与マークは、段落番号を付与すると予め決め
て設定するマーク、例えば＠である。 段落番号付与抑止行数は、段落番号を連続して付与する
ときに次の段落番号の付与を抑止する行数、例えば５行
である。 第１９図（ｂｌは、手続管理情報ファイル２６の内容例
を示す。ここで、管理番号は段落番号を付与しようとす
る文書を管理する番号である．手続ファイル名は、文書
データを格納した手続ファイルの名前である。 手続種類は、手続の種別、即ち出願、中間手続、登録設
定、年金などである。 四法区分は、特許、実用新案、意匠、商標などの区分で
ある。 中間コードは、階層構造化したひな型の手続ファイルを
取り出すときに使用するなどの中間コードである（第１
１図（口）中間コードテーブル参照）。 送信結果フラグは、手続ファイルを送信可能形式に変換
した送信ファイルについて、送信した結果（例えば未送
信、送信中、送信完了など）をフラグで表したものであ
る。 第２０図は、段落番号付与の構成図を示す。 第２０図において、段落番号変換処理部２８−１は、４
ｌないし５６から構成されるものであって、段落番号を
付与、リナンバリングなどするするものである。 対象書類検査部４１は、手続書類格納ファイルから取り
出した文書が段落番号付与の対象書類か否かを検査する
ものである。 フォーマソティング処理部４２は、段落番号付与の対象
書類を読み込みフォーマッティング処理を行うものであ
る．展開領域ｆｉｌ　４　３、展開領域（２）４４、フ
ォーマソティング情報４５は、フォーマノティング処理
した結果、行単位に展開された制御情報を含む文書デー
タを格納する領域、制御情報を含まない文書データを格
納するｉｄ域、展開された行が文書中の何頁の何行に位
置するかの頁・行情報である。 段落番号付与判定部４６は、フォーマソティング処理部
４２によって展開されたデータにもとづいて、段落番号
を付与するか否かを判定するものである。行間隔カウン
タ４７、付与可否フラグ４８は、段落番号の付与間隔を
カウントするカウンタ、段落番号付与範囲か否かを記憶
するフラグである。段落番号付与種別設定領域５３は段
落番号付与の種別（自動、置換、自動＆置換など）のう
ちの指定されたいずれかを予め設定する領域である．段
落番号付与マーク設定頷域５４は指定された段落番号付
与マークを予め設定する領域である。 段落番号付与抑止行数設定領域５５は指定された段落番
号を連続して付与することを抑止する行数を予め設定す
る領域である。段落番号付与リナンハ設定領域５６は指
定された段落番号の付与／リナンハを予め設定する領域
である。 段落番号発番部４９は、段落番号付与判定部４６によっ
て段落番号付与が決定された場合、段落番号（昇順の段
落番号）を発番するものである。 番号カウンタ５０は段落番号を昇順に計数するカウンタ
である。 ファイル書き込み部５１は、段落番号付与後の文書デー
タをファイルに出力するものである。書き込み領域５２
は書き込み用の行華位の文書データを一時的に格納する
ＭＭである。 次に、第２０凹をもとに第２１Ｍおよび第２２図を参照
して段落番号の付与／リナンバリングの動作を詳細に説
明する。 ■：表示部３６−１に表示した第２１［］（ａｌ動作環
境情報更新画面上で、操作者は予め段落番号付与につい
て、 ・自動付与を選択したときは付与抑止行数を入力・置換
を選択したときは付与マークを１文字入力・自動＆置換
を選択したときは両者を入力のいずれかを行う。この選
択・入力された情報は、第１９図既述した環境設定ファ
イル２５−１に記憶する。 ■：第２１図（ｂｌ段落番号付与画面である特許エディ
タ画面か、書類選択画面のいずれかから段落番号付与を
選択する。特許エディタ画面で段落番号を選択した場合
には、手続一覧画面上で更に対象手続を選択する。書類
選択画面上で段落番号を選択した場合は、既に対象手続
が選択されているので対象手続を選択する必要はない。 以上のいずれかの選択によって第２１図右端の段落番号
付与確認画面が表示されるので、操作者は段落番号付与
か、リナンハかのいずれかを選択する。この選択したリ
ナンハ情報は、第２０図段落番号付与リナンハ設定領域
５６に設定する。 ■二最初に選択された手続が段落番号付与の対象となる
か否かをチェックするために、対象書類検査部４１は、
手続ファイル作成部２９を介して、第１９図伽）手続管
理情報ファイル２６を読み込む。 手続管理情報ファイル２６は、８桁の管理番号がユニー
クなキーとなっており、この管理番号でアクセスして手
続ファイル名、手続種別、送信結果フラグを読み出す。 対象書類検査部４１は、先ず送信結果フラグをチェック
し、手続が゛送信中」や一受領済」ならエラーメッセー
ジを出力し、それ以外ならば次に手続種別をチェ・ノク
する。手続種別が一出願−および１手続補正書」以外な
らばエラーメソセージを出力する．これらのチエ・ノク
がＯＫならば、手続ファイル名をキーとして構造文書入
出力部３０を介して手続書類格納ファイル７をアクセス
して、手続種別が１出願一ならば明細書、手続種別が一
手続補正書一ならば手続補正書か格納されているファイ
ル名を調べ、文書入出力部３１を介してそれぞれの文書
内容を読み込む．そして、

【書類名】という識別子の後
が明細書あるいは手続補正書になっているかをチェック
し、更に手続補正書の場合は

【補正対象書類名】が明細
書、

【補正対象項目名】が全文、

【補正方法】が変更と
なっているかチェックする。ＮＧの場合には、エラーメ
ソセージを出力する。これらがＯＫならば、以降の段落
番号変換処理を開始するために、手続書類格納ファイル
７から段落番号変換の対象となる書類を作業用ファイル
３４に複写する。この際、明細書あるいは手続補正書が
複数の文書に分割されていた場合には、１つの結合文書
にして格納する。また、第１９図ｆａ＋環境設定ファイ
ル２５−１の内容、即ち段落番号付与種別（自動、置換
、自動＆置換のいずれか１つ）、段落番号付与マーク（
例えば＠）、段落番号付与抑止行数（例えば５行）を第
２０図段落番号付与種別設定領域５３、段落番号付与マ
ーク設定領域５４、段落番号付与抑止行数設定領域５５
にそれぞれ設定する。更に、行間隔カウンタ４７、付与
可否フラグ４８、番号カウンタ５０を初期化する。 ■：フォーマノティング処理部４２は、１行づ？対象文
書を展開して取り出し、制御情報を含む文書データを展
開領域ｆ１１４３に格納、制御情報を含まない文書デー
タを展開領域＋２１　４　４に格納、展開領域＋２１　
４　４に格納した文書データが存在する文書中の何頁の
何行に位置するかを示す情報をフォーマッティング情報
４５に格納する。 ■：段落番号付与判定部４６は、展開領域（１）４３、
展開領域＋２１　４　４のデータを解析し、最初に段落
番号付与範囲か否かをチェックする。このため、識別子
を調べて［発明の詳細な説明］あるいは［考案の詳細な
説明］を検出したら、付与可否フラグ４８を１オン」と
し、［図面の簡単な説明］あるいは文書の終わりを検出
したら、付与可否フラグ４８を１オフー■と設定する。 この付与可否フラグ４８が”オンーの場合のみ、以下の
条件に従って段落番号付与の判定を行う。 ■：第２２図（ａ）〜ｉ（＋１うちの５３ないし５６の
領域に設定された条件に従って以下の判定を行う（後述
の第２２図ｉａｌ〜（ｅｌの説明を参町）■−１＝段落
番号付与リナンハ設定領域５６が？付与Ｅ、段落番号付
与種別設定領域５３が「自動−１ならば、第２２図ｉａ
ｌ〜（ｄ）を実行する。 ■−２二段落番号付与リナンバ設定領域５６が「付与−
■、段落番号付与種別設定領域５３が「置換−■ならば
、第２２図（ｄ＋、ｔｅｌを実行する。 ■−３：段落番号付与リナンバ設定領域５６が″付与！
、段落番号付与種別設定領域５３が「自動＆置換」なら
ば、第２２図（ａｌ〜ｔｅｌを実行する。 ■−４二段落番号付与リナンハ設定頷域５６がリナンハ
ーならば、第２２図（ｄ＋を実行する．■二段落番号付
与判定部４６が上記■−１ないし■−４のいずれかの実
行と決定した場合、段落番号発番部４９が番号カウンタ
５０を＋１して段落番号を決定し、ファイル書き込み部
５１の書き込み領域５２に書き込みデータを格納して引
き渡す。ファイル書き込み部５ｌは、新しい結合文書と
して段落番号を付与した文書データを作業ファイル３４
に出力する。 ■：最後にページ調整部３２が段落番号を付与した結合
文書を１個あるいは複数個に分割調整し、文書入出力部
３ｌを介して手続書類格納ファイル７に格納されている
段落番号付与前の書類と置き換える。 第２１図は、画面動作説明図を示す 第２１図（ａｌは、動作環境設定更新画面であって、既
述したように、段落番号付与について、自動、置換、自
動＆置換のいずれかを選択するための画面である。自動
を選択したときは段落番号付与抑止行数を入力し、置換
を選択したときは付与マーク（例えば＠）を入力、自動
＆置換を選択したときは両者を入力する。選択・入力し
た情報は、第１９図（ａｌ環境設定ファイル２５−１に
記憶する。 第２１図（ｂｌは、段落番号付与画面であって、既述し
たように段落番号の付与、リナンハのいずれかを選択し
て第２０図段落番号付与リナンハ設定領域５６シこ゛付
与一あるいはーリナンハＥを予め設定するための画面で
ある。 第２２図は、段落番号付与説明図を示す。ここで、付与
前は段落番号付与前の文書データを示し、付与後は段落
番号を付与した後の文書データを示す。 第２２図＋ａｌは、識別子がある場合を示す。これは、
段落番号付与を指示する何等かの識別子（ここでは

〔発明の効果〕

以上説明したように、本発明によれば、端末装置外部で
作成した各種形式の文書データを端末装置内部に文書変
換して取り込み、手続に組み込んで、保管、管理、編集
、文書チェック、送信処理することができ、電子出願端
末装置の性能向上に寄与することが大きい。 特に、（１１ワードプロセッサなどで作成した特許文書
などを格納したフロンピイディスクをセソトするのみで
、形式を自動判別して読み取り、内部形式のデータに変
換する構成を採用しているため、特許文書などのデータ
形式を指定する手間が不要となり、フロンビイディスク
をセット後、内部形式への変換、手続ファイルの作成、
登録などの処理の自動化を図ることができる。 （２）特許文書などを構造文書ファイルおよび実際のデ
ータを格納するファイル（願書ファイル、明細書ファイ
ル、図面ファイル、要約書ファイルなど）からなる手続
ファイルによって階層構造化し、１手続単位に必要な書
類をまとめて管理する構成を採用しているため、特許文
書などの複雑、雑多な書類を簡単に管理できると共に、
明細書などの分割、統合などの編集処理を容易、迅速に
行うことができる。 （３）　　フロソピイディスクをセソトしたことに対応
して、形式を自動判別して読み取って内部形式のデータ
に自動変換し、このデータ中の識別子などを自動認識し
てひな型の階層構造化した構造文書ファイルおよびファ
イルを作成してこれにデータを複写して手続ファイルを
自動作成する構成を採用しているため、ワードプロセッ
サなどで作成した特許文書を格納したフロッピィディス
クをセットするのみで、自動的に手続ファイルを作成す
ることができる。 （４）階層構造化したファイル、例えば明細書ファイル
を複数結合したとき、あるいは文字などを挿入、削除な
どの編集したときにイメージデータがページをまたがっ
たときに改頁コードを自動的に挿入する構成を採用して
いるため、ベージまがたりを自動的に解消することがで
きる。 （５）　　文書フォーマットを解析して段落番号を自動
的に付与する構成を採用しているため、ワードプロセノ
サなどで人手により行うことなく自動的に段落番号を付
与できる。また、自動だけでなく、置換、自動＆置換、
リナンハを選択して段落番号の付与、リナンバを必要に
応じて任意に行うことができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の構成図、第２図は手続作成処理部の制
御フロー図、第３図は手続作成基準ファイルの内容、第
４図は手続管理情報ファイルの内容、第５図は段落番号
付与部の制御フロー図、第６図は本発明の全体システム
構成図、第７図は本発明の他の実施例構成図、第８図は
自動媒体識別制御フロー、第９図はコード変換テーブル
例、第１０図は手続ファイルの作成フロー、第１１図は
手続ファイルの作成説明図、第１２図は書類選択画面例
、第１３図は文書分割説明図、第１４図はページ調整説
明図、第１５図はページ調整制御フロー、第１６図は手
続自動作成制御フロー、第１７図は文書情報テーブル、
第１８図は本発明の他の構成図、第１９図はファイル内
容説明図、第２０図は段落番号付与の構成図、第２１図
は画面動作説明図、第２２図は段落番号付与説明図であ
る。 閲中、１〜３、２１〜２３：各種の文書（形式）変換部 ４：手続作成処理部 ５、２５：手続作成基準ファイル ６、２６：手続管理情報ファイル ７：手続書類格納ファイル ８：文書処理部 ９：段落番号付与部 １０：文書チェック部 １１：送信形式データ変換部 １　１−１　：送信ファイル作成部 １２：送信形式データファイル １２−１：送信ファイル １４〜１６：フロッピィディスク ２０：文書変換部 ２４：フロノピイ文書格納ファイル ２５−１　：環境設定ファイル ２７：構遺文書定義ファイル ２８：文書編集部 ２８−１　：段落番号変換処理部 ２９：手続ファイル作成部 ３０：構造文書入出力部 ３１：文書入出力部 ３２：ページ調整部 ３３：文書内容解析部 ３４：作業ファイル ３５：手続自動作成部 ３６：画面 ３６−１：表示部 ３６−２７キ一人力部 ４１：対象書類検査部 ４２：フォーマノティング処理部 ４６：段落番号付与判定部 ４９：段落番号発番部 ５１：ファイル書き込み部 ５３：段落番号付与種別設定頷域 ５４：段落番号付与マーク設定碩域 ５５：段落番号付与抑止行数設定領域 ５６：段落番号付与リナンハ設定領域 ６ｌ：文書情報テーブル 本発明の構成図 粥 １ 図 手続作成処理部の制御フロー図 第 ２ 図 （ａ）書類テーブル 手続作成￥準ファイルの内容 第 ３ 図 手続管理情報ファイルの内容 第 ４ 図 自動媒体識別制御フロー 第 ８ 図 コード変換テーフル例 第 ９ 図 特許願の構造文書定義例 （ホ） ノートの位置例 （へ） 手続ファイルの作成説明図 ペーシまたかり発生しない場合 （イ） ぺ−ン調整説明図 第　１　４　図 ベーシまたかり発生する場合 （口） ペーノ調整説明図 第 １　４ 図 ぺ−′；調整説明図 第 １　４ 図

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. （１）端末装置外部で作成した各種形式の文書データを
   端末装置内部の文書形式に変換して取り込むための複数
   の文書変換部（１）〜（３）と、前記端末装置内部の文
   書形式に変換して取り込んだ文書データを一つの手続に
   組み込んで保管、管理するための手続作成処理部（４）
   と、前記手続に組み込んだ文書データを端末装置内部で
   編集処理するための文書処理部（８）及び段落番号付与
   部（９）と、前記編集処理が完了した手続書類内容をチ
   ェックするための文書チェック部（１０）と、前記文書
   チェックが完了した手続書類を送信形式のデータに変換
   するための送信形式データ変換部（１１）と、前記送信
   形式のデータを外部に送信するための送信処理部（１３
   ）から構成されることを特徴とする電子出願端末装置。
2. （２）手続作成処理部（４）において、書類テーブル、
   識別子テーブル、及び複数個の項目変換テーブル等から
   なる手続作成基準ファイル（５）と、前記手続作成基準
   ファイル（５）を利用して、文書データの手続単位を判
   別し、手続の組み込み処理を行い、階層構造化した文書
   構造を定義し、この定義情報及び手続の管理に必要とな
   る情報を格納する手続管理情報ファイル（６）と、各手
   続を構成する文書データを格納する手続書類格納ファイ
   ル（７）とを有し、前記手続管理情報ファイル（６）の
   管理情報を利用することにより、手続作成処理部（４）
   で文書データの結合、分割処理を行うことを特徴とする
   手続作成処理部（４）を有する電子出願端末装置。
3. （３）段落番号付与部（９）において、手続管理情報フ
   ァイル（６）に格納されている管理情報より判定して、
   段落番号が必要か否かを決定し、段落番号が必要なら文
   書データを読み込み、前記読み込んだデータの識別子を
   判定して、段落番号の付与範囲か否かを決定し、段落番
   号の付与範囲なら、次に段落番号が既に付与されている
   か否かを判定し、既に付与されている場合は、段落番号
   を新たに付与することはせず、既に付与されている段落
   番号を昇順にリナンバリングする処理を行い、段落番号
   が付与されていない場合は、文書データの各行を判定し
   て、行の最後が句点コードと改行コードで終了しており
   、かつ直前に付与した段落番号からの行数をカウントし
   、前記カウントした行数が予め設定された値に等しいか
   、それよりも大の場合には段落番号を付与し、そうでな
   い場合には段落番号を付与しないことを特徴とする段落
   番号付与部（９）を有する電子出願端末装置。
4. （４）ページ調整部（３２）を設け、文書中にイメージ
   データの組み込みがあり、そのイメージデータ内でペー
   ジ境界が生じる場合に、イメージデータの直前に強制的
   に改行コードを挿入するように構成したことを特徴とす
   る請求項第（１）項記載の電子出願端末装置。
5. （５）上記文書変換部（１）〜（３）などの文書変換部
   において、媒体をセットしたことに対応して、この媒体
   から文書データを読み込んでその形式が判明したときに
   当該判明した形式に従って読み込んだ文書データを所定
   の形式（例えば内部形式）のデータに自動変換するよう
   に構成したことを特徴とする電子出願端末装置。
6. （６）上記手続作成処理部（４）において、手続種類、
   法区分の選択に対応して、選択されたデータに対応する
   コードで手続作成基準ファイル（５）内の中間コードテ
   ーブルを検索して主書類の中間コードを取り出し、この
   中間コードをもとに構造文書定義ファイル（２７）から
   取り出したひな型の階層構造を持つ手続ファイル（構造
   文書ファイル＋ファイル）を作成し、この手続ファイル
   のファイルに作成した特許文書を格納し、階層構造化し
   た手続ファイルを自動作成するように構成したことを特
   徴とする電子出願端末装置。
7. （７）外部媒体から文書データを取り込んだことに対応
   して、この取り込んだ文書データについて制御記号（例
   えば【】）をキーとして検索して文書名を取り出して文
   書情報テーブル（６１）を作成し、これらのうちの所定
   の書類（例えば主書類に対応する願書）について上記手
   続作成基準ファイル（５）内の中間コードテーブルを参
   照して中間コードを取り出し、この中間コードをもとに
   構造化文書定義ファイル（２７）から取り出したひな型
   の階層構造を持つ手続ファイル（構造文書ファイル＋フ
   ァイル）を作成し、この手続ファイルのファイルに外部
   から読み込んだ特許文書を格納し、階層構造化した手続
   ファイルを自動作成するように構成したことを特徴とす
   る電子出願端末装置。
8. （８）文書データの指定および段落番号付与の自動の指
   定に対応して、当該指定された文書データを行単位に検
   索し、段落番号の識別子と判明した場合、イメージ枠と
   判明した場合、前行の末尾が句点コードかつ次行の先頭
   が空白コードであると判明した場合、あるいは段落番号
   を付与した識別子と判明した場合のいずれかに該当する
   ときに、上記識別子、イメージ枠、あるいは空白コード
   の前の行に昇順に発番した段落番号および改行コードか
   らなる行を挿入（イメージ枠のときには当該イメージ枠
   の次行にも挿入）して段落番号を付与、あるいは段落番
   号を付与した識別子のときは昇順に段落番号を付与する
   ように構成したことを特徴とする請求項第（１）項ある
   いは請求項第（７）項記載の電子出願端末装置。
9. （９）文書データの指定、段落番号付与マークの登録、
   および段落番号付与の自動、置換、自動＆置換のいずれ
   か１つの指定に対応して、請求項第（８）項の自動段落
   番号付与、登録された段落番号付与マークの出現順に段
   落番号を昇順に付与、あるいは前記２者の併せた段落番
   号付与を昇順に行うように構成したことを特徴とする請
   求項第（１）項あるいは請求項第（７）項記載の電子出
   願端末装置。
10. （１０）文書データの指定および段落番号付与のリナン
    バの指定に対応して、当該指定された文書データを行単
    位に検索し、段落番号の付与された識別子と判明した場
    合、段落番号を昇順にリナンバリングするように構成し
    たことを特徴とする請求項第（１）項あるいは請求項第
    （７）項記載の電子出願端末装置。