JPH03131964A - 受注管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔概　要〕 ファクシミリによって種々の商品の注文などを受注して
管理する受注管理システムに関し、キーボードなどによ
る受注データの入力を不要とし、これに要する時間と労
力を軽減するとともに、発注に対する受注回答を時間帯
に制限なく短時間で行うことのできる受注管理システム
を提供することを目的とし、 イメージデータを送受信するファクシミリと、商品の在
庫情報を格納する在庫情報格納手段と、前記在庫情報を
参照し受注データに基づいて受注処理を行い回答データ
を生成するホストコンピュータと、前記ファクシミリに
より受信したイメージデータをコードデータである受注
データに変換する入力データ変換手段と、前記ホストコ
ンピュータが動作中のときに、前記入力データ変換手段
により変換された受注データを当該ホストコンピュータ
に送信するとともに当該受注データに基づいて生成され
た回答データを当該ホストコンピュータから受信するた
めのデータ伝送処理手段と、前記ホストコンピュータか
ら伝送される商品の在庫情報の全部又は一部を品薄情報
として格納する品薄情報格納手段と、前記ホストコンピ
ュータが動作中でないときに、前記品薄情報を参照し前
記入力データ変換手段により変換された受注データに基
づいて受注処理を行って回答データを生成する受注処理
手段と、前記データ伝送処理手段又は前記受注処理手段
からの回答データをイメージデータに変換して前記ファ
クシミリにより送信するための出力データ変換手段とを
有してなることを特徴として構成される。

〔産業上の利用分野〕

本発明は、ファクシミリによって種々の商品の注文など
を受注して管理する受注管理システムに関する。

多くのメーカー又は卸問屋などにおいては、商品の注文
又は在庫の問い合わせなどの受注管理のために、受注デ
ータのキー人力を行うための端末装置及び受注処理を行
うホストコンピュータからなるコンピュータシステムが
利用されている。

一般に商品の受注は、営業担当者の訪問又は電話による
場合が多いが、これらによる受注可能な時間帯は、営業
担当者や電話受付担当者のｖＪ務待時間帯限られている
。また、納期や数量の確認などの発注側への回答は、ホ
ストコンピュータが受注処理のために動作している時間
帯に限られている。

このように、受注可能な時間帯は昼間のみであるのが通
常であるのに対して、発注側である小売店などの営業時
間帯は夜間又は深夜にまで及んでいる。そのため、商品
の発注を営業が終了した後の当日中に終えたいという潜
在的要望が発注側にあるにも係わらず、受注側の都合に
よる時間帯に合わせて発注を翌日に繰り越しているのが
現状である。

したがって、受注可能な時間帯が拡大され、さらには常
時受注可能な体制とすることができれば、受注活動が極
めて円滑に且つ活発に行われることは容易に予想される
。

（従来の技術〕 従来の受注管理システムは、受注データのキー人力を行
うための端末装置及び受注処理を行うホストコンピュー
タから構成されている。

また受注活動は、電話又は訪問により行われるのが通常
であったが、近年においては普及が著しいファクシミリ
による受注もしばしば行われている。

しかし、いずれによって受注活動が行われた場合も、受
注側においては、受注伝票、出荷指図書など所定の様式
の伝票又はメモ用祇などの受注用シートに、発注音名、
商品名、サイズ、色、数量など、受注に必要な事項が文
字又はコードによって表示され、その受注用シートに表
示された内容を基にして、オペレータが端末装置から受
注デー夕を入力し、これによってホストコンピュータに
所定の受注処理を実行させていた。

そして、ホストコンピュータによって商品の在庫数量が
チエツクされ、その結果が回答として出力されると、担
当者がそれを電話又はファクシミリによって発注側に伝
えていた。

〔発明が解決しようとする課題〕

上述のように、従来の受注管理システムでは、キーボー
ドなどを操作して受注データを入力しなければならない
ため、そのために多くの時間と労力とを要し、しかも入
力ミスによる受注不能や再入力などのトラブルが生じて
いた。

また一般に、ホストコンピュータは、昼間にはリアルタ
イム処理で運用される場合が多いので、受注データの入
力が行われれば受注処理が即時に実行され、回答を短時
間で得ることができるが、夜間にはバッチ処理が行われ
るため、受注処理による回答データを得ることができな
い。

そのため、ホストコンピュータのリアルタイム処理によ
る運用の終了後、又は終了間際に受注した分については
、翌日又は週明けになってホストコンピュータによる受
注処理が可能となるまで発注側への受注回答を行うこと
ができず、応答性が極めて悪かった。

したがって、発注側から見れば、発注したあと直ちに受
注回答を得て確実に受注されたか否かを確認したい場合
であっても、相当長い時間が経過しなければ確認するこ
とができず、その結果、商品の欠品や二重発注などの生
じる可能性があった。

本発明は、上述の問題に鑑み、キーボードなどによる受
注データの人力を不要とし、これに要する時間と労力を
軽減するとともに、発注に対する受注回答を時間帯に制
限なく短時間で行うことのできる受注管理システムを提
供することを目的としている。

〔課題を解決するための手段〕

本発明は、上述の課題を解決するため、第１図に示すよ
うに、イメージデータを送受信するファクシミリ１１と
、商品の在庫情報ＺＫＪを格納する在庫情報格納手段１
４と、前記在庫情報ＺＫＪを参照し受注データＪＵＤに
基づいて受注処理を行い回答データＫＴＤを生成するホ
ストコンピュータ１３と、前記ファクシミリ１１により
受信したイメージデータをコードデータである受注デー
タＪｔＪＤに変換する入力データ変換手段１５と、前記
ホストコンピュータ１３が動作中のときに、前記人力デ
ータ変換手段１５により変換された受注データＪＵＤを
当該ホストコンピュータ１３に送信するとともに当該受
注データＪＵＤに基づいて生成された回答データＫＴＤ
を当該ホストコンピュータ１３から受信するためのデー
タ伝送処理手段１６と、前記ホストコンピュータ１３か
ら伝送される商品の在庫情報ＺＫＪの全部又は一部を品
薄情報ＳＵＪとして格納する品薄情報格納手段１９と、
前記ホストコンピュータ１３が動作中でないときに、前
記品薄情報ＳＵＪを参照し前記入力データ変換手段１５
により変換された受注データＪＵＤに基づいて受注処理
を行って回答データＫＴＤを生成する受注処理手段１７
と、前記データ伝送処理手段１６又は前記受注処理手段
１７からの回答データＫＴＤをイメージデータに変換し
て前記ファクシミリ１１により送信するための出力デー
タ変換手段１８とを有してなることを特徴として構成さ
れる。

〔作　用） 他のファクシミリからファクシミリ１１へ送信されたイ
メージデータは、入力データ変換手段１５によってコー
ドデータである受注データＪＵＤに変換される。

ホストコンピュータ１３が動作中のときには、受注デー
タＪＵＤはデータ伝送処理手段１６によってホストコン
ピュータ１３に伝送される。

ホストコンピュータ１３は、伝送された受注データＪＵ
Ｄに基づいて受注処理を行い、回答データＫＴＤを生成
する。このとき、在庫情報格納手段１４に格納された在
庫情報ＺＫＪが参照される。

ホストコンピュータ１３によって生成された回答データ
ＫＴＤは、ホストコンピュータ１３からデータ伝送処理
手段１６に送られる。

ホストコンピュータ１３が動作中でないときには、受注
処理手段１７は、受注データＪＵＤに基づいて受注処理
を行い、回答データＫＴＤを生成する。このとき、品薄
情報格納手段１９に格納された品薄情報ＳＵＪが参照さ
れる。

品薄情報ＳＵＪは、在庫情報ＺＫＪの全部又は一部がホ
ストコンピュータ１３から伝送される。

データ伝送処理手段１６又は受注処理手段１７からの回
答データＫＴＤは、出力データ変換手段１８によってイ
メージデータに変換され、ファクシミリ１１へ伝送され
、ファクシミリ１１から他のファクシミリへ送信される
。

〔実施例〕

以下、本発明の実施例を図面を参照しつつ説明する。

第２図は本発明に係る受注管理システム１のハード構成
を示すブロック図である。

受注管理システムｌは、ファクシミリ１１、メディア変
換装置１２、及びホストコンピュータ１３から構成され
ている。これらそれぞれ各部のハード構成は従来から公
知であるので、説明は簡略化する。

ファクシミリ１１は、読取り部２１、記録′部２２、通
信制御部２３、メモリ２４、圧縮伸長部２５、インタフ
ェース２６、ディスク装置２７などから構成されている
。

読取り部２１は、送信原稿の画像を読み取って画像信号
に変換する。

記録部２２は、受信した内容を用紙に印刷する。

通信制御部２３は、回ｖＡ２８を介して接続された他の
多数のファクシミリＦＸとの間の送信及び受信のための
制御を行う。

メモリ２４は、記録部２２による印刷を行うに当たり、
受信した内容を一旦ビットマップ状に展開して書き込む
ためのものである。

圧縮伸長部２５は、データの圧縮又は伸長を行う。

ディスク装置２７は、受信した内容をイメージデータと
して格納する。ディスク装置２７は、記録媒体として例
えばマイクロフロッピィディスクを用い、他のファクシ
ミリＦＸから送られてきた多数枚の出荷指図書ＳＳ（第
３図参照）のイメージデータを格納する。

受信したデータをディスク装置２７に格納するかメモリ
２４に格納するかは、ファクシミリ１１を受注管理シス
テム１として用いるか又は通常のファクシミリ受信に用
いるかによって、動作モードを予め選択しておく。

インタフェース２６は、メディア変換装置１２との間に
おいてデータ及び制御（を号の送受を行う。

このインタフェース２６として、例えば計測用の標準イ
ンタフェースであるＣＰ−ｒＢが使用される。

メディア変換装置１２は、ＣＰＵ３１、ＲＯＭ３２、Ｒ
ＡＭ３３、表示制御部３４、ＣＲＴ３５、入力１１１１
１部３６、キーボード３７、ディスク装置３Ｂ、インタ
フェース３９．４０などから構成されている。メディア
変換装置１２は、例えば、適切にプログラムされたオフ
ィスコンピュータ、パーソナルコンピュータなどによっ
て実現されている。

ＣＰＵ３１は、ＲＯＭ３２又はＲＡＭ３３に格納された
プログラム、又はキーボード３７からの操作入力などに
したがってメディア変換装置１２の全体を制御する。Ｃ
ＰＵ３１は、第１図の入力データ変換手段１５、データ
伝送処理手段１６、受注処理手段１７、及び出力データ
変換手段１Ｂとして機能する。

ＲＯＭ３２は、後述する種々の処理動作を実行するため
のプログラムを格納する。

ＲＡＭ３３は、種々のデータ又はプログラムを一時的に
格納する。

表示制御部３４は、ＣＲＴ３５の画面に画像として表示
するための制御を行う、ＣＲＴ３５には、後述する受注
データＪＵＤの内容、その他種々のデータが表示される
。

ディスク装置３８には、品薄ファイル５１、帳票入力定
義ファイル５２、帳票出力定義ファイル５３が設けられ
ている。

品薄ファイル５１は、第１図の品薄情報格納手段１９と
して機能する。つまり、ホストコンピュータ１３が運用
停止となる直前にホストコンピュータ１３から伝送され
てくる品薄情報ＳＵＪを格納する０品薄情報ＳＵＪは、
ディスク装置４１に格納されている在庫情報ＺＫＪの一
部であり、ダウンロードによってディスク装置３８に格
納された後は、ＣＰＵ３１による受注処理によって更新
される。

品薄情報ＳＵＪは、在庫情報ＺＫＪに格納されている商
品の内、その在庫数量が一定の基準数量より少ない商品
について、その商品コードＳＨＣ。

サイズＳＩＺ、色ＩＲＱ、在庫数量ＺＳＲの各データか
らなる。基準数量としては、例えば各商品について過去
の実績から得られた一日の平均受注数量が用いられる。

帳票入力定義ファイル５２は、出荷指図書ＳＳのイメー
ジデータをコードデータである受注データＪＵＤに変換
する際に、イメージデータの位置と項目とを対応するた
めに参照されるものであり、それらの関係が帳票の種類
に応じて定義されている。

帳票出力定義ファイル５３は、コードデータである回答
データＫＴＤをイメージデータに変換する際に、イメー
ジデータ内における位置の指定、及び共通して表示され
る固定項目を出力するために参照されるものであり、そ
れらの関係が帳票の種類を示す出力帳票ＩＤに応じて定
義されている。

ホストコンピュータ１３は、メディア変換装置１２から
送信されてくる受注データＪＵＤに基づいて、ディスク
装置４１内の在庫情報ＺＫＪを参照して受注処理（受注
管理）を行い、回答データＫＴＤを生成する。

ホストコンピュータ１３は、昼間は受注処理のために運
用されているが、夜間にはバッチ処理を行うために、受
注処理に対しては運用停止となる。

ホストコンピュータ１３が運用中か又は運用停止中かは
、メディア変換装置１２によって認識される。また、ホ
ストコンピュータ１３が運用停止となる直前には、ホス
トコンピュータ１３からメディア変換装置１２へその旨
の信号が出力され、これによってメディア変換装置１２
において所定の処理動作が可能となっている。

ディスク装置４１には、在庫ファイル５４が設けられて
いる。在庫ファイル５４は、第１図の在庫情報格納手段
１４として機能する。在庫ファイル５４には、取り扱い
商品について、商品コード（品番１品種）、サイズ、色
、数量、など在庫管理を行うに必要な情報が在庫情報Ｚ
ＫＪとして格納されている。

次に、受注管理システムｌの動作の概略を、メディア変
換装置１２のＣＰＵ３１の処理動作を中心に説明する。

ファクシミリ１１は、常時稼働しており、送信時以外は
常に、他のファクシミリＦＸから送信される出荷指図書
ＳＳを受信可能な待機状態である。

したがって、ファクシミリＦＸから送信された出荷指図
書ＳＳは、通信制御部２３によって受信され、イメージ
データとしてディスク装置２７に格納される。

ＣＰＵ３１は、インタフェース３９を介してディスク装
置２７内に出荷指図書ＳＳのデータが存在するか否かを
問い合わせ、存在する場合には、１つの出荷指図書ＳＳ
毎にそのイメージデータをＲＡＭ３３に転送し、それを
コードデータである受注データＪＵＤに変換する。なお
、ＲＡＭ３３に転送された出荷指図書ＳＳのデータにつ
いては、ディスク装置２７から消去される。

ホストコンピュータ１３が運用中（動作中）のときには
、変換した受注データＪＵＤをインタフェース４０を介
してホストコンピュータ１３に送信する。ホストコンピ
ュータ１３は、送信された受注データＪＵＤに基づいて
、在庫ファイル５４を参照し、指定された商品の有無の
チエツクなどを行い、指定された納期に出荷することが
可能か否かを判断し、その結果を回答データＫＴＤとし
て生成する０回答データＫＴＤは、メディア変換装置１
２に送信される。

ホストコンピュータ１３が運用停止となる直前には、在
庫ファイル５４に格納されている在庫情報ＺＫＪの一部
をインタフェース４０を介してダウンロードし、品薄フ
ァイル５１に品薄情報ＳＵＪとして格納する。そして、
ホストコンピュータ１３が運用停止となった後は、品薄
ファイル５１に格納された品薄情報ＳＵＪを参照し、Ｃ
ＰＵ３１がホストコンピュータ１３に代わって受注デー
タＪＵＤに基づく受注処理を行い、回答データＫＴＤを
生成する。

これらホストコンピュータ１３又はＣＰＵ３１で生成し
た回答データＫＴＤを、ファクシミリ１１で取り扱い可
能なイメージデータに変換し、インタフェース３９を介
してファクシミリ１１に送信する。

ファクシミリ１１は、このイメージデータに基づいて、
先に出荷指図書ＳＳを送信してきた他のファクシミリＦ
Ｘに回答送信する。これを受信したファクシミリＦＸか
らは、出荷案内書ＳＡ（第４図参照）が印刷出力される
。

第３図は出荷指図書ＳＳの正面図である。

出荷指図書ＳＳは、ファクシミリＦＸを操作する側、す
なわち発注側から見れば発注伝票であり、受注管理シス
テム１の側、すなわち受注側から見れば受注伝票と見な
せる。また、出荷指図書ＳＳは、発注伝票としてのみで
はなく、商品在庫の問い合わせのための在庫照会伝票と
しても用いられる。

出荷指図書ＳＳには、出荷指図書ＳＳの全体の位置合わ
せなどに用いられる補正マークＨＭＫ、各行の位置を示
す行マークＧＭＫ、及び、この帳票の種類の識別、つま
り発注伝票として用いられたか又は在庫照会伝票として
用いられたかの識別のための帳票ＩＤ（ＴＩＤ）、客先
コードＭＳＣ。

納期ＮＯＫ、通番ＴＵＢ、商品コードＳＨＣ、サイズＳ
ＩＺ、色ＩＲＱ、数量（発注数１）ｆ（ＳＲなどの項目
が設けられている。各項目には、記入のための文字枠Ｗ
ＡＫがそれぞれ必要な個数だけ設けられている。

各文字枠ＷＡＫは、行マークＧＭＫの横方向に配列され
ており、文字枠ＷＡＫの大きさ、各項目における最初の
文字枠ＷＡＫの位置、各項目内での文字枠ＷＡＫの間隔
、補正マークＨＭＫと行マークＧＭＫとの間隔、行マー
クＧＭＫと行マークＧＭＫとの間隔などは、予め一定の
寸法に定められている。

発注側においては、必要な項目の文字枠ＷＡＫ内に所定
の数字を記入し、ファクシミリＦＸによってファクシミ
リ１１に対して送信する。ファクシミリ１１によって受
信したイメージデータは、メディア変換装置１２のＲＡ
Ｍ３３に一旦格納されるが、出荷指図書ＳＳの左上の端
部を原点ＧＴとして、データの内容と原点ＧＴからの座
標位置とが関連付けられた状態で格納されている。

第４図は出荷案内書ＳＡの正面図である。

出荷案内書ＳＡには、客先基ＫＳＭ、納期Ｎ０Ｋ５通番
ＴＵＢ、商品コードＳＨＣ，サイズＳＩＺ、色ＩＲＱ、
数量（受注数量）ＪＳＲ１欠品数ＫＰＳ、合計数量Ｇ５
Ｒ１合計金額ＧＫＧなどの項目が設けられている。

客先基ＫＳＭは、出荷指図書ＳＳの客先コードＭＳＣに
対応してこれを名称で表示したものである。

納期ＮＯＫ、通番ＴＵＢ、商品コードＳＨＣ。

サイズＳＩＺ、色ＩＲＱは、出荷指図書ＳＳのそれぞれ
同名の項目に対応している。

受注数量ＪＳＲは、出荷指図書ＳＳにより指定された発
注数量Ｈ３Ｒの内、実際に在庫が引当てられて受注され
た数量であり、引当てられなかった数量は、欠品数ＫＰ
Ｓとして表示される。

次に、メディア変換装置１２における出荷指図書ＳＳの
イメージデータのコードデータへの変換処理について説
明する。

まず、補正マークＨＭＫを目印にして、帳票ＩＤを解読
する。この解読のためには、帳票ＩＤに対応する３個の
文字枠ＷＡＫに相当するイメージデータを切り出し、そ
れぞれに対してパターン認識を行う。

帳票ＩＩ）によって、発注伝票であるか又は在庫照会伝
票であるかの識別が行われる。この種類に対応して、帳
票入力定義ファイル５２に定義された位置のイメージデ
ータが、上述と同様にして解読され、これらが受注デー
タＪＵＤとなる。

次に、ホストコンピュータ１３が運用停止中であるとき
のメディア変換装置１２における受注処理について説明
する。

出荷指図書ＳＳのイメージデータに基づいて受注データ
ＪＵＤが得られると、それが受注データＪＵＤとして正
しいか否かのチエツクが行われた後、その商品コードＳ
ＨＣ，サイズＳＩＺ、色■ＲＯに対して品薄ファイル５
１が参照される。

該当する商品が品薄ファイル５１に存在しない場合には
、その商品は充分に在庫があるので、発注された全数量
を受注する。

この場合に、回答データＫＴＤは、受注数量ＪＳＲは発
注数量Ｈ３Ｒと等しい数値、欠品数ＫＰＳはｒＱＪであ
り、これらのデータ及び受注の際に指定された他の項目
のそのままのデータが用いられる。

該当する商品が品薄ファイル５１に存在する場合には、
その商品は品薄商品又は品切れ商品であるため、発注数
量ＨＳＲと品薄ファイル５１の在庫数量ＺＳＲとを比較
する。

在庫数量ＺＳＲの方が大きい場合には、上述と同様に発
注された全数量を受注するとともに、品薄ファイル５１
の在庫数量ＺＳＲを、在庫数量ＺＳＲから発注数量Ｈ３
Ｒを差し引いた値に更新する。

在庫数量ＺＳＲの方が小さい場合には、在庫数量ＺＳＲ
の分のみを受注して受注数量ＪＳＲとし、差し引き分を
欠品数ＫＰＳとするとともに、品薄ファイル５１の在庫
数量ＺＳＲを「０」に更新する。

在庫数量ＺＳＲが「０」であった場合には、品切れのた
め受注不能とし、受注数量ＪＳＲは「０」となり、欠品
数ＫＰＳは発注数量Ｈ３Ｒと等しくなる。

上述のようにして得られた受注数量ＪＳＲ，欠品数ＫＰ
Ｓ、その他の受注データＪＵＤと同じ項目のデータなど
が、回答データＫＴＤとなる。なお、回答データＫＴＤ
には、帳票の種類を識別するための出力帳票ＩＤがデー
タとして含まれている。帳票の種類としては、上述の発
注伝票又は在庫照合伝票に対応して、受注回答伝票及び
在庫回答伝票がある。

メディア変換装置１２によって処理された受注データＪ
ＵＤ及び回答データＫＴＤは、メディア変換装置１２内
に格納され、次にホストコンピュータ１３が運用された
ときにホストコンピュータ１３に送信される。ホストコ
ンピュータ１３は、これによって在庫ファイル５４を更
新する。

ホストコンピュータ１３における受注処理は、上述のメ
ディア変換装置１２における受注処理と類似の処理が行
われる。但し、品薄情報ＳＵＪとして登録された商品に
ついてのみではなく、全商品について、在庫ファイル５
４の在庫情報ＺＫＪが更新される。また、ホストコンピ
ュータ１３では、受注した商品の請求書を発行するため
の受注ログの書き込みなどを行う。

次に、メディア変換装置１２における回答データＫＴＤ
のイメージデータへの変換処理について説明する。

回答データＫＴＤに対して、帳票出力定義ファイル５３
を参照して出力帳票ＩＤに対応する所定のイメージ様式
が定められるとともに、出力帳票ＩＤに対応した固定デ
ータが背景イメージとして得られる０回答データＫＴＤ
は、漢字、ひらがな、又はアラビア数字などのイメージ
データに変換され、所定のイメージ様式にしたがって指
定された位置に配置されるとともに、背景イメージと重
ね合わされ、これによって第４図に示すような出荷案内
書ＳＡのイメージデータが作成される。

出荷案内書ＳＡにおいては、書類名、各項目の名称など
が固定データである。

次に、メディア変換装置１２の動作を、第５図に示すフ
ローチャートにしたがって説明する。

まず、ファクシミリ１１のディスク装置２７内に受信デ
ータがあるかないかを問い合わせる（ステップ＃１１）
。

受信データがあれば、１件分の受信データをＲＡＭ３３
へ転送する（ステップ＃１２）。

受信データの帳票ＩＤをコードデータに変換し、解読す
る（ステップ＃１３）。

帳票入力定義ファイル５２を参照し、受信データのどの
部分をコードデータに変換するかを指定する（ステップ
＃１４）。

指定された部分のイメージデータをコードデータに変換
して受注データＪＵＤとする（ステップ＃１５）。

ホストコンピュータ１３が運用中か否かを判断する（ス
テップ＃１６）。

ホストコンピュータ１３が運用中であれば、受注データ
ＪＵＤをホストコンピュータ１３へ送信する（ステップ
＃１７）。

ホストコンピュータＩ３ば、受注データＪＵＤに基づい
て受注処理を行い（ステップ＃１８）、生成した回答デ
ータＫＴＤをメディア変換装置１２に送信するので、こ
れを受信する（ステップ＃１９）。

回答データＫＴＤの出力帳票ＩＤを識別する（ステップ
＃２０）。

出力帳票ＩＤに対応して、帳票出力定義ファイル５３を
参照する（ステップ＃２１）。

回答データＫＴＤをイメージデータに変換する（ステッ
プ＃２２）。

変換したイメージデータを、帳票出力定義ファイル５３
から得られた背景イメージと重ね合わせる（ステップ＃
２３）。

合成されたイメージデータをファクシミリ１１へ送信す
る（ステップ＃２４）。

ファクシミリ１１は、先にデータを送信してきた他のフ
ァクシミリＦＸに対して、そのイメージデータを送信す
る（ステップ＃２５）。

ステップ＃１６においてノーのとき、すなわちホストコ
ンピュータ１３が運用停止中のときには、品薄ファイル
５１を参照しくステップ＃３１）、該当する商品が品薄
ファイル５１にあるか否かを判断する（ステップ＃３２
）。

品薄ファイル５１にある場合には、在庫数量ＺＳＲが発
注数量Ｈ３Ｒよりも多いか否かを判断する（ステップ＃
３３）。

在庫数量ＺＳＲの方が多いときには、全数量を受注数量
ＪＳＲとしくステップ＃３４）、在庫数量ＺＳＲを、（
在庫数量ＺＳＲ−発注数量Ｈ３Ｒ）に更新する（ステッ
プ＃３５）。

その後、帳票ＩＤに基づいてそれに対応する出力帳票Ｉ
Ｄを求め（ステップ＃３６）、ステップ＃２０へ進む。

ステップ＃３３でノーのとき、すなわち在庫数１−ＺＳ
Ｒの方が少ないときには、在庫数量ＺＳＲを受注数量Ｊ
ＳＲとし、且つ発注数量Ｈ３Ｒと在庫数量ＺＳＲとの差
を欠品数ＫＰＳとしくステップ＃３７）、在庫数量ＺＳ
Ｒをｒ□、としくステップ＃３８Ｌその後ステップ＃３
６へ進む。

ステップ＃３２でノーのとき、すなわち８亥当する商品
が品薄ファイル５１にないときには、ステンブ＃３５へ
進む。

上述の実施例によると、所定の様式の出荷指図書ＳＳを
ファクシミリＦＸからファクシミリ１１に送信すると、
これに対する受注処理がメディア変換装置１２又はホス
トコンピュータ１３によって行われ、出荷案内書ＳＡが
自動的に返信されてくる。ファクシミリＦＸＯ側の発注
者は、出荷案内書ＳＡによって、発注に対する受注確認
を行うことができる。

また、ホストコンピュータ１３が運用停止のときには、
メディア変換装置１２の内部において受注処理が行われ
、ホストコンピュータ１３が運用中のときと同様に、フ
ァクシミリ１１からファクシミリＦＸに対して出荷案内
書ＳＡが送信される。

したがって、発注側は、ファクシミリＦＸによって昼夜
を問わず常に発注を行うことができ、しかも発注に対す
る受注ｉ！認を短時間の内に行うことができる。

受注側においては、ファクシミリ１１により受信したイ
メージデータがコードデータである受注データＪＵＤに
自動的に変換されるので、従来のようにキーボードなど
によって受注データの入力を行う必要がな（、これに要
していた時間と労力を省くことができるとともに、人手
をかけることなく常時において受注処理を行い、発注に
対する受注回答を時間帯に制限なく短時間で行うことが
できる。

上述の実施例において、出荷指図書ＳＳ及び出荷案内書
ＳＡの項目又は構成、受注データＪＵＤ、回答データＫ
ＴＤ、品薄情報ＳＵＪ、在庫情報ＺＫＪなどの内容は、
上述した以外に種々変更することができる。ファクシミ
リ１１から転送したイメージデータをＲＡＭ３３に格納
したが、ディスク装置３Ｂに格納してもよい、ファクシ
ミリ１１、メディア変換装置１２、ホストコンピュータ
１３の構成は、上述した以外に種々変更することが可能
である。

上述の実施例においては、メディア変換装置１２によっ
て変換された受注データＪＵＤの内容を訂正可能として
いないが、ＣＲＴ３５に表示された内容によって誤りが
確認された場合、又はイメージデータからの変換が不可
能であった場合に、キーボード３７を操作することによ
って、それらのデータの訂正又は追加が可能なようにし
てもよい。

上述の実施例においては、出荷指図書ＳＳを発注伝票と
して、出荷案内書ＳＡを受注回答伝票として、それぞれ
用いた場合について説明したが、出荷指図書ＳＳを在庫
照会伝票として用いる場合には、出荷案内書ＳＡは在庫
回答伝票として用いることになる。その場合に、納期Ｎ
ＯＫ、合計金額ＧＫＧなど、不必要な項目を受注データ
ＪＵＤ及び回答データＫＴＤから省略してもよい、また
、項目の変更や追加を行うことによって、企業内での物
品の移動、物流システムにおける種々の物品又は商品の
移動、配車システムにおける車両の移動、又はこれらに
関する問い合わせなど、種々のシステムに適用すること
ができる。

〔発明の効果］ 本発明によると、キーボードなどによる受注データの入
力を不要とし、これに要する時間と労力を軽減するとと
もに、発注に対する受注回答を時間帯に制限なく短時間
で行うことができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の構成を示すブロック図、第２図は本発
明に係る受注管理システムのハード構成の一例を示すブ
ロック図、 第３図は出荷指図書の一例を示す正面図、第４図は出荷
案内書の一例を示す正面図、第５図はメディア変換装置
の動作を示すフローチャートである。 図において、 １は受注管理システム、 １１はファクシミリ、 １２はメディア変換装置、 １３はホストコンピュータ、 １４は在庫情報格納手段、 １５は入力データ変換手段、 １６はデータ伝送処理手段、 １７は受注処理手段、 １８は出力データ変換手段、 １９は品薄情報格納手段、 ＺＫＪは在庫情報、 ＳＵＪは品薄情報、 ＪＵＤは受注データ、 ＫＴＤは回答データである。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. （１）イメージデータを送受信するファクシミリ（１１
   ）と、 商品の在庫情報（ＺＫＪ）を格納する在庫情報格納手段
   （１４）と、 前記在庫情報（ＺＫＪ）を参照し受注データ（ＪＵＤ）
   に基づいて受注処理を行い回答データ（ＫＴＤ）を生成
   するホストコンピュータ（１３）と、 前記ファクシミリ（１１）により受信したイメージデー
   タをコードデータである受注データ（ＪＵＤ）に変換す
   る入力データ変換手段（１５）と、 前記ホストコンピュータ（１３）が動作中のときに、前
   記入力データ変換手段（１５）により変換された受注デ
   ータ（ＪＵＤ）を当該ホストコンピュータ（１３）に送
   信するとともに当該受注データ（ＪＵＤ）に基づいて生
   成された回答データ（ＫＴＤ）を当該ホストコンピュー
   タ（１３）から受信するためのデータ伝送処理手段（１
   ６）と、 前記ホストコンピュータ（１３）から伝送される商品の
   在庫情報（ＺＫＪ）の全部又は一部を品薄情報（ＳＵＪ
   ）として格納する品薄情報格納手段（１９）と、 前記ホストコンピュータ（１３）が動作中でないときに
   、前記品薄情報（ＳＵＪ）を参照し前記入力データ変換
   手段（１５）により変換された受注データ（ＪＵＤ）に
   基づいて受注処理を行って回答データ（ＫＴＤ）を生成
   する受注処理手段（１７）と、 前記データ伝送処理手段（１６）又は前記受注処理手段
   （１７）からの回答データ（ＫＴＤ）をイメージデータ
   に変換して前記ファクシミリ（１１）により送信するた
   めの出力データ変換手段（１８）と を有してなることを特徴とする受注管理システム。