JP7259221B2 - 情報処理装置、プログラム及び情報処理システム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理装置、プログラム及び情報処理システムに関する。

特許文献１には、ユーザ各々の勤務形態と、当該ユーザが使用する情報処理端末のログイン中の動作時間と、を記憶する記憶部と、前記記憶部に記憶されるユーザの勤務形態に基づき、ユーザが使用する前記情報処理端末のログイン中の各動作時間を勤務時間または非勤務時間としてカウントすることで、ユーザの勤務時間を算出する算出部と、を備えることを特徴とする機器使用管理システムが開示されている。

特許文献２には、在宅勤務者が用いる１以上の勤務者端末と、管理者が用いる１以上の管理者端末と、前記勤務者端末及び前記管理者端末を管理する管理サーバと、からなる在宅勤務管理システムであって、前記管理サーバは、前記在宅勤務者と前記管理者との対応関係を記憶する記憶部と、勤務開始申請を送信した前記勤務者端末を用いる前記在宅勤務者に対する管理権限のある管理者を、前記対応関係に基づいて特定する管理者特定部と、前記勤務者端末から前記勤務開始申請を受信し、前記管理者特定部により特定された前記管理者が用いる前記管理者端末に対して前記勤務開始申請を送信し、前記勤務開始申請に関して承認又は否認を内容とする応答情報を前記管理者端末から受信し、前記勤務者端末に対して前記応答情報を送信する送受信部と、を有し、前記勤務者端末は、前記管理サーバの前記送受信部から、承認を内容とする応答情報を受信した後に、勤務時間の表示の更新が開始される勤務時間表示部を有することを特徴とする在宅勤務管理システムが開示されている。

従来、勤務時間外は端末装置を使用できない状態にする等して、利用者の勤務時間を制限している。勤務時間を延長する場合は、その旨を管理者に申請して承認を得る必要があった。管理者が申請を承認すれば勤務時間を延長できるが、管理者が申請を却下した場合は勤務時間を延長できない。

特開2017-068379号公報 特開2017-174353号公報

しかしながら、管理者が不在等で応答できない場合、申請者は承認待ちの状態になる。承認が得られないまま勤務時間が終了すると、端末装置が使用できない状態になる。
本発明の目的は、管理者からの応答がない場合も勤務時間を延長することができる、情報処理装置、プログラム及び処理システムを提供することにある。

本開示の第１の態様は、利用者からの勤務時間の延長の申請があった場合に、前記申請を管理者に転送する転送手段と、前記申請に係る業務が勤務時間の延長が可能な業務である場合には、前記管理者からの応答がない場合にも前記申請を自動的に承認して、延長前の勤務時間の終了後の予め定めた時間内は申請者の端末装置を使用できる状態にする制御を行う制御手段と、を備えた情報処理装置である。

本開示の第２の態様は、前記制御手段は、前記申請に係る業務が勤務時間の延長が不能な業務である場合には、前記管理者からの応答がない場合にも前記申請を自動的に却下して、前記勤務時間の終了後は前記申請者の端末装置を使用できない状態にする制御を行う、第１の態様の情報処理装置である。

本開示の第３の態様は、前記勤務時間の延長の可否、及び、前記勤務時間の延長が可能な時間は、業務内容に応じて予め定められている、第１の態様または第２の態様の情報処理装置である。

本開示の第４の態様は、前記制御手段は、前記申請及び前記申請に対する自動応答の結果を、前記管理者に通知する制御を行う、第１の態様から第３の態様までのいずれか１つの情報処理装置である。

本開示の第５の態様は、前記制御手段は、前記申請が自動的に承認されて前記勤務時間が延長された後に、前記管理者により前記申請が却下された場合は、前記申請者の端末装置を使用できない状態にする制御を行う、第４の態様の情報処理装置である。

本開示の第６の態様は、前記制御手段は、前記申請に係る業務が勤務時間の延長が可能な業務であるか否かに拘らず、予め定めた期間内の延長時間の合計が上限閾値を超える場合は、前記申請を自動的に却下する制御を行う、第１の態様から第５の態様までのいずれか１つの情報処理装置である。

本開示の第７の態様は、前記制御手段は、前記勤務時間の終了間際に、前記申請を自動的に承認または却下する制御を行う、第１の態様から第６の態様までのいずれか１つの情報処理装置である。

本開示の第８の態様は、前記制御手段は、予め定めた申請期間に、前記申請を受け付け、前記予め定めた申請期間の経過後は、前記申請を受け付けない制御を行う、第７の態様の情報処理装置である。

本開示の第９の態様は、前記管理者の業務予定を取得する取得手段をさらに備え、前記制御手段は、勤務時間の延長の申請が可能な期間を、前記管理者の業務予定から取得して利用者に告知する制御を行う、第１の態様から第６の態様までのいずれか１つの情報処理装置である。

本開示の第１０の態様は、前記制御手段は、前記取得手段で取得された前記業務予定から管理者が勤務時間内に応答できないと予測される場合は、前記申請の直後に、前記申請を自動的に承認または却下する制御を行う、第９の態様の情報処理装置である。

本開示の第１１の態様は、コンピュータを、第１の態様から第１０の態様までのいずれか１つの情報処理装置の各手段として機能させるためのプログラムである。

本開示の第１２の態様は、第１の態様から第１０の態様までのいずれか１つの情報処理装置と、申請者が使用する端末装置と、管理者が使用する端末装置と、を備えた情報処理システムである。

第１の態様、第１１の態様、第１２の態様によれば、管理者からの応答がない場合も勤務時間を延長することができる。

第２の態様によれば、却下しない場合に比べて、申請者の過剰労働（長時間労働、連続勤務）を抑制することができる。

第３の態様によれば、業務内容に応じて設定しない場合に比べて、適切な勤怠管理が可能となる。

第４の態様によれば、管理者は申請者の勤務時間が延長されたことを知ることができる。

第５の態様によれば、管理者はあとから承認を取り消すことができる。

第６の態様によれば、申請者の過剰労働を抑制することができる。

第７の態様によれば、管理者の承認を優先することができる。

第８の態様によれば、申請期間を制限しない場合に比べて、駆け込み申請により、勤務時間が延長されるのを抑制することができる。

第９の態様によれば、申請者は管理者の承認が得られるか否かを申請前に予測することができる。

第１０の態様によれば、申請者の待ち時間を減らすことができる。

本発明の実施の形態に係る業務管理システムの構成の一例を示す概略図である。 端末装置の電気的構成の一例を示すブロック図である。 管理サーバの電気的構成の一例を示すブロック図である。 業務管理の全体的な処理の手順の一例を示すシーケンス図である。 利用者情報の一例を示す図表である。 業務予定情報の一例を示す図表である。 勤務実績情報の一例を示す図表である。 操作画面の一例を示す図である。 操作対応処理の流れの一例を示すフローチャートである。 休憩処理及び中座処理の流れの一例を示すフローチャートである。 休憩中に表示されるロック画面の一例を示す図である。 中座中に表示されるロック画面の一例を示す図である。 延長処理を行う場合の管理サーバの機能ブロック図である。 第１の実施の形態に係る「延長処理」の流れの一例を示すフローチャートである。 申請画面の一例を示す図である。 延長時間設定情報の一例を示す図表である。 勤務時間の延長の概念を説明する図である。 操作画面の他の一例を示す図である。 第２の実施の形態に係る「延長処理」の流れの一例を示すフローチャートである。 申請画面の他の一例を示す図である。

以下、図面を参照して本発明の実施の形態の一例を詳細に説明する。

＜第１の実施の形態＞
（業務管理システム）
まず、情報処理システムの一例である「業務管理システム」について説明する。
図１は本発明の実施の形態に係る業務管理システムの構成の一例を示す概略図である。図１に示すように、業務管理システム１０は、業務管理サービスを提供する管理サーバ１２、利用者が使用する端末装置１４、管理者が使用する端末装置１６を備えている。ここで「管理者」とは、勤務時間の延長の申請等、利用者の業務上の申請に対し承認を与える権限を有する者である。例えば、部下である利用者の業務を管理する上司等を「管理者」としてもよい。

管理サーバ１２、端末装置１４、及び端末装置１６は、インターネットやＬＡＮ等の有線又は無線の通信回線１８を介して相互に通信可能に接続されている。例えば、端末装置１４は、在宅勤務など、遠隔地で勤務する利用者の端末装置である。なお、図１では端末装置１４及び端末装置１６を各々１個ずつ図示するが、端末装置１４及び端末装置１６各々の個数に特に制限はない。端末装置１４及び端末装置１６は、各々２個以上配置されていてもよい。

管理サーバ１２は、利用者の業務を管理する業務管理サービスを提供する。端末装置１４には、業務管理サービスを利用するためのアプリケーション・プログラム（以下、「業務管理アプリ」という。）がインストールされている。利用者は、業務管理アプリを起動し、端末装置１４を管理サーバ１２に接続して、業務管理サービスを利用する。業務管理サービスでは、利用者に対して業務に必要な資源を提供する外に、利用者の勤怠も管理している。

管理サーバ１２は、利用者の業務や勤務時間に関する情報を記憶装置から取得し、利用者の勤怠に関する情報を記憶装置に記録する。記憶装置は、管理サーバ１２の記憶装置でもよく、管理サーバ１２の外部に配置されていてもよい。以下では、この記憶装置を勤怠管理データベース（ＤＢ）と称する。また、管理サーバ１２は、勤務時間外は端末装置１４を使用できない状態にする等して、業務管理サービスを利用できない状態にして、利用者の勤務時間を制限する。

勤務時間が制限されている場合、利用者は、勤務時間を延長するのに、管理者に勤務時間の延長を申請して、管理者の承認を得る必要があった。管理者により申請が承認された場合は、利用者の勤務時間が延長される。一方、管理者により申請が却下された場合は、利用者の勤務時間は延長されない。勤務時間が終了すると、端末装置１４は使用できない状態となる。例えば、ロック画面の表示、ログアウト、シャットダウン、警告画面の表示等により、端末装置１４を操作できない状態とする。

しかしながら、管理者の承認を必須とすると、管理者が不在等で応答できない場合、申請者は承認待ちの状態になる。承認が得られないまま勤務時間が終了すると、端末装置が使用できない状態になる。本発明の実施の形態に係る業務管理システムでは、申請に係る業務が、勤務時間の延長が認められた業務である場合に、管理者からの応答が無くても勤務時間を延長する。

次に、端末装置について説明する。
図２は端末装置の電気的構成の一例を示すブロック図である。図２に示すように、端末装置１４は、情報処理部２０を備えている。情報処理部２０は、装置全体の制御及び各種演算を行うコンピュータとして構成されている。

具体的には、情報処理部２０は、ＣＰＵ２０Ａ、各種プログラムを記憶したＲＯＭ２０Ｂ、プログラムの実行時にワークエリアとして使用されるＲＡＭ２０Ｃ、各種データを記憶する不揮発性のメモリ２０Ｄ、及び入出力インターフェース（Ｉ／Ｏ）２０Ｅを備えている。ＣＰＵ２０Ａ、ＲＯＭ２０Ｂ、ＲＡＭ２０Ｃ、メモリ２０Ｄ、及びＩ／Ｏ２０Ｅの各々は、バス２０Ｆを介して接続されている。

なお、各種プログラムや各種データは、他の記憶装置に記憶されていてもよく、ＣＤ－ＲＯＭ等の記録媒体に記録されていてもよい。また、各種プログラムや各種データは、通信を介して取得されてもよい。

Ｉ／Ｏ２０Ｅには、操作部２２、表示部２４、通信部２６、及び記憶部２８が接続されている。操作部２２は、利用者からの操作を受け付ける。表示部２４は、利用者に対し各種情報を表示する。通信部２６は、外部装置と通信を行うためのインターフェースである。記憶部２８は、ハードディスク等の外部記憶装置である。情報処理部２０は、各部との間で情報の授受を行って、各部を制御する。

次に、管理サーバのハードウェア構成について説明する。
図３は管理サーバの電気的構成の一例を示すブロック図である。図３に示すように、管理サーバ１２は、情報処理部３０を備えている。情報処理部３０は、装置全体の制御及び各種演算を行うコンピュータとして構成されている。端末装置１４及び管理サーバ１２は、いずれも情報処理装置として機能するが、管理サーバ１２が本発明の「情報処理装置」の一例である。

情報処理部３０は、ＣＰＵ３０Ａ、各種プログラムを記憶したＲＯＭ３０Ｂ、プログラムの実行時にワークエリアとして使用されるＲＡＭ３０Ｃ、各種データを記憶する不揮発性のメモリ３０Ｄ、及び入出力インターフェース（Ｉ／Ｏ）３０Ｅを備えている。ＣＰＵ３０Ａ、ＲＯＭ３０Ｂ、ＲＡＭ３０Ｃ、メモリ３０Ｄ、及びＩ／Ｏ３０Ｅの各々は、バス３０Ｆを介して接続されている。

各種プログラムや各種データは、他の記憶装置に記憶されていてもよく、ＣＤ－ＲＯＭ等の記録媒体に記録されていてもよい。また、各種プログラムや各種データは、通信を介して取得されてもよい。

Ｉ／Ｏ３０Ｅには、外部装置と通信を行うためのインターフェースである通信部３２、及び外部記憶装置である記憶部３４が接続されている。情報処理部３０は、各部との間で情報の授受を行って、各部を制御する。

例えば、後述する「対応処理」や「延長処理」を実行するためのプログラムは、ＲＯＭ３０Ｂ、メモリ３０Ｄ、及び記憶部３４のいずれかの記憶装置に記憶されていてもよい。

（業務管理の流れ）
次に、業務管理の全体的な流れについて説明する。
図４は業務管理の全体的な処理の手順の一例を示すシーケンス図である。図４に示すように、まず、端末装置１４の表示部２４（図２参照）にログイン画面が表示される（ステップ１００）。利用者は、ログイン画面を操作して予め定めた認証情報を入力する。次に、入力された認証情報がログイン要求と共に管理サーバ１２に送信される（ステップ１０２）。

次に、管理サーバ１２は利用者の認証処理を実行する（ステップ１０４）。続けて、管理サーバ１２は認証結果を端末装置１４に送信する（ステップ１０６）。認証に成功した場合には、端末装置１４の表示部２４に初期画面が表示される（ステップ１０８）。利用者は、初期画面を操作して勤務を開始する。勤務開始の通知が、管理サーバ１２に送信される（ステップ１１０）。

次に、管理サーバ１２は、勤怠管理ＤＢを参照して利用者の勤務時間を確認する（ステップ１１２）。続けて、管理サーバ１２は、勤務時間の確認結果を端末装置１４に送信する（ステップ１１４）。勤務時間内である場合は、業務の開始を許可する旨の通知が送信され、勤務時間外である場合は、勤務時間外である旨の通知が送信される。利用者に業務の開始を許可する場合は、管理サーバ１２は勤務時間の計測を開始する（ステップ１１６）。

業務の開始が許可されると、端末装置１４の表示部２４に操作画面が表示される（ステップ１１８）。利用者は操作画面を操作して、端末装置１４から管理サーバ１２に各種の通知や申請を送信する（ステップ１２０）。本実施の形態では、休憩開始の通知、中座開始の通知、業務終了の通知、延長申請等が送信される。

次に、管理サーバ１２は、通知や申請を受け付けたか否かを判定する（ステップ１２２）。通知や申請を受け付けた場合は、管理サーバ１２はそれ等に対応する対応処理を実行する（ステップ１２４）。管理サーバ１２は、対応処理を実行するのに必要な指示や通知を端末装置１４に送信する（ステップ１２６）。例えば、延長申請を受け付けた場合は、延長処理を実行し、利用者に処理結果を通知する。なお、対応処理については後述する。

次に、管理サーバ１２は、警告時期が到来したか否かを判定する（ステップ１２８）。警告時期が到来すると、管理サーバ１２は端末装置１４に警告を送信する（ステップ１３０）。警告は、例えば、端末装置１４の表示部２４に警告画面を表示させる指示でもよい。端末装置１４の表示部２４に警告画面が表示される（ステップ１３２）。利用者は、警告画面からログアウトを要求してもよい。

警告画面は、勤務時間が終了すると端末装置１４が使用不能な状態となることを利用者に警告する画面である。警告時期は、例えば業務終了予定時刻の３０分前等、勤務時間の終了前の予め定めた時期としてもよい。

次に、管理サーバ１２は、勤務時間が終了するか否かを判定する（ステップ１３４）。勤務時間が終了する場合は、管理サーバ１２は勤務時間の計測を終了する（ステップ１３６）。続けて、管理サーバ１２は端末装置１４を使用不能な状態にする指示を送信する（ステップ１３８）。利用者は、端末装置１４から業務管理サービスを利用して、業務を行えない状態になる。

勤怠管理ＤＢには、利用者の業務や勤務時間に関する「利用者情報」、利用者の残宅勤務時の業務予定を表す「業務予定情報」、利用者の勤務実績を表す「勤務実績情報」などが記憶されている。図５は利用者情報の一例を示す図表である。図６は業務予定情報の一例を示す図表である。図７は勤務実績情報の一例を示す図表である。

図５に示すように、勤怠管理ＤＢでは、利用者を識別するための識別情報（例えば、「佐藤富士子」等の氏名）に関連付けて、種々の利用者情報が記憶されている。利用者情報としては、利用者の管理者を特定する管理者情報（例えば、「鈴木太郎」等の氏名）、利用者の勤務形態（例えば、「在宅有り」等）、利用者の業務に関する業務内容（例えば、「NN開発」等）、利用者の勤務時間帯（例えば、「9:00-17:00」等）、利用者の勤務時間（例えば、「5時間30分」等）などが例示されている。

利用者の勤務時間帯は、利用者が勤務可能な時間帯を表す。利用者の勤務時間は、利用者に対し業務を行うことが認められている時間の上限を表す。例えば、佐藤富士子の場合は、出社して業務を行う通常勤務では、9:00-17:00の時間帯に業務を行うことが可能であるが、勤務時間は5時間30分以内に制限されている。5時間30分を超えて業務を行う場合には、勤務時間の延長を申請して承認を得なければならない。また、勤務時間は、休憩時間を含まない。

図６に示すように、勤怠管理ＤＢでは、利用者の識別情報（例えば、「佐藤富士子」等）に関連付けて、利用者の業務予定情報が記憶されている。業務予定は、利用者の勤務時間帯における業務予定である。図示した例では、業務予定情報としては、業務の日付（例えば、「10/1」等）、休憩予定時間（例えば、「12:00-13:00」等）、管理者による承認状況（例えば、「承認済み」）などが例示されている。業務予定情報はこれ等に制限されるものではなく、図１７に示すように、利用者の勤務時間帯における業務予定をタイムラインで記憶しておいてもよい。

図７に示すように、勤怠管理ＤＢでは、利用者の識別情報（例えば、「佐藤富士子」等）に関連付けて、利用者の勤務実績情報が記憶されている。勤務実績情報としては、勤務した日付、利用者の勤務形態、利用者の勤務時間帯、休憩時間、中断時間、勤務時間、承認状況、延長時間、延長時間の合計などが例示されている。延長時間の合計は、１週間、１ヶ月という単位期間あたりの延長時間の合計値である。

（対応処理）
次に、図４のステップ１２４で実行される「対応処理」について説明する。
図８は操作画面の一例を示す図である。図８に示すように、操作画面４０には、勤務状況４２の外に、複数の選択肢を備えた操作メニューが表示されている。複数の選択肢としては、休憩開始４４、中座開始４６、業務終了４８、及び延長申請５０が表示されている。利用者は操作画面を操作して、複数の選択肢のいずれかを選択する。

勤務状況４２には、利用者情報、業務予定情報、勤務実績情報などが表示されている。図示した例では、利用者情報として、利用者の識別情報（例えば、「SATO FUJIKO」、顔写真等）、勤務時間帯（例えば、「8:30-18:00」等）、勤務時間（例えば、「7時間」等）が表示されている。業務予定情報としては、業務終了予定時刻（例えば、「17:00」等）、休憩予定時刻（例えば、「12:00-13:00（1時間）」等）、予定表（タイムライン）が表示されている。勤務実績情報としては、勤務開始時刻（例えば、「9:00」等）が記憶されている。

業務終了予定時刻は、業務予定として予め記憶されていた時刻でもよく、リアルタイムで更新された時刻でもよい。休憩や中座を挟んで勤務した場合は、「休憩時間」や「中座時間」は勤務時間には含まれない。休憩や中座の開始により勤務時間の計測は中断し、休憩や中座の終了により勤務時間の計測は再開する。

計測された勤務時間の合計が予め定めた勤務時間となるように、業務終了予定時刻を含む「業務予定情報」が更新される。また、勤務時間が延長される場合は、計測された勤務時間の合計が延長後の勤務時間となるように、業務終了予定時刻を含む「業務予定情報」が更新される。

図９は「対応処理」の流れの一例を示すフローチャートである。対応処理は、管理サーバ１２が通知や申請を受け付けた場合に、管理サーバ１２の情報処理部３０のＣＰＵ３０Ａにより実行される（図３参照）。対応処理では、まず、ステップ２００で、休憩開始の通知か否かを判断する。休憩開始の通知ではない場合は、ステップ２０２に進む。休憩開始の通知である場合は、ステップ２１０に進んで「休憩処理」を実行する。

次に、ステップ２０２で、中座開始の通知か否かを判断する。中座開始の通知ではない場合は、ステップ２０４に進む。中座開始の通知である場合は、ステップ２１２に進んで「中座処理」を実行する。次に、ステップ２０４で、延長申請か否かを判断する。延長申請ではない場合は、ステップ２０６に進む。延長申請である場合は、ステップ２１４に進んで「延長処理」を実行する。

次に、ステップ２０６で、業務終了の通知か否かを判断する。業務終了の通知である場合は、ステップ２０８に進んで、勤務時間の計測を終了した後、ルーチンを終了する。一方、業務終了の通知ではない場合は、ステップ２０８を飛ばしてルーチンを終了する。

ここで「休憩処理」及び「中座処理」について説明する。
図１０は休憩処理及び中座処理の流れの一例を示すフローチャートである。休憩処理と中座処理とは、表示されるロック画面の仕様が異なる以外は、同様の手順で実施されるため、１つのフローチャートでまとめて説明する。まず、ステップ３００で、勤務時間の計測を中断する。次に、ステップ３０２で、一部の操作しか受け付けないロック画面を表示する。

図１１は休憩中に表示されるロック画面の一例を示す図である。休憩中のロック画面６０Ａは、休憩中である旨の表示６２Ａや終了を指示するボタン６４Ａを含んでいる。表示６２Ａでは、休憩の残り時間（図示した例では、0:30）等も表示される。ロック画面では、終了を指示するボタン６４Ａのみが操作可能である。利用者が、ロック画面を操作して終了を指示すると、休憩が終了する。

図１２は中座中に表示されるロック画面の一例を示す図である。中座中のロック画面６０Ｂは、中座中である旨の表示６２Ｂや終了を指示するボタン６４Ｂを含んでいる。表示６２Ｂでは、中座の開始時刻からの経過時間（図示した例では、0:20）等も表示される。ロック画面では、終了を指示するボタン６４Ｂのみが操作可能である。利用者が、ロック画面を操作して終了を指示すると、中座が終了する。

次に、ステップ３０４で、休憩や中座の終了が通知されたか否かを判断する。終了の通知である場合は、ステップ３０６に進む。終了の通知ではない場合は、ステップ３０４で、休憩や中座の終了が通知されたか否かを繰り返し判断する。次に、ステップ３０６で、勤務時間の計測を再開する。次に、ステップ３０８で、計測された時間の合計が予め定めた勤務時間となるように、業務終了予定時刻を更新して、ルーチンを終了する。

（延長処理）
次に、「延長処理」について説明する。
図１３は「延長処理」を行う場合の管理サーバの機能ブロック図である。図１３の機能ブロック図は、管理サーバ１２の情報処理部３０で実行される各機能を説明するものである（図１、図３参照）。情報処理部３０は、申請情報取得部７０、通信制御部７２、延長処理部７４、延長時間設定部７６、勤務時間管理部７８、及び端末制御部８０を備えている。ここでは勤務時間の延長を申請した利用者を申請者という。

なお、延長時間設定部７６、勤務時間管理部７８は、上記の勤怠管理ＤＢに相当する。勤怠管理ＤＢは、管理サーバ１２の外部に配置されていてもよいが、ここでは情報処理部３０のメモリ２０Ｄにあるものとして説明する。通信制御部７２が「転送手段」の一例である。延長処理部７４及び端末制御部８０が、「制御手段」の一例である。

申請情報取得部７０は、勤務時間の延長の申請に関する申請情報を取得する。申請情報は、申請者の利用者情報の外に、延長時間、業務内容及び延長理由等の延長情報を含んでいる。通信制御部７２は、申請情報取得部７０から申請情報を取得し、申請情報を管理者の端末装置に転送する。

管理者は、端末装置１６を操作して申請に応答する。応答に関する応答情報は、申請者の端末装置１４ではなく、管理サーバ１２に送信される。応答情報は、申請を承認するか、申請を却下するか、という管理者の決定事項を含む。通信制御部７２は、管理者から送信された応答情報を延長処理部７４に転送する。

延長処理部７４は、申請情報取得部７０から申請情報を取得し、申請毎に応答情報を取得したか否かを管理する。延長処理部７４が応答情報を取得した場合は、応答情報に含まれる管理者の決定事項に基づいて延長処理を行う。申請が承認された場合は、勤務時間を延長し、申請が承認された旨を申請者に通知する。申請が却下された場合は、勤務時間を延長せずに、申請が却下された旨を申請者に通知する。

延長時間設定部７６は、延長時間の設定に関する延長設定情報を管理する。延長時間は、業務内容に応じて予め設定されている。延長設定情報については後述する。勤務時間管理部７８は、利用者の識別情報に関連付けて、利用者情報、業務予定情報、勤務実績情報等を管理する。

延長処理部７４は、応答情報を取得していない申請がある場合に、申請情報に含まれる業務内容に基づいて自動応答を行う。第１の実施の形態では、自動応答は、例えば「警告時期」などの勤務時間の終了間際に行われる。即ち、警告時期が到来しても応答情報を取得していない申請がある場合に、自動応答を行う。

延長時間が設定されている業務内容である場合は、申請を自動的に承認し、設定された延長時間を上限として勤務時間を延長する。一方、延長時間が未設定の業務内容である場合は、申請を自動的に却下し、勤務時間の延長は行わない。以下では、管理サーバ１２による自動的な承認を「自動承認」、管理サーバ１２による自動的な却下を「自動却下」という。

延長処理部７４は、勤務時間の延長を勤務時間管理部７８に記録する。勤務時間の延長に伴い、勤務時間管理部７８に記憶された業務予定情報が更新される。

延長処理部７４は、通信制御部７２を介して自動応答の結果を通知する。申請を承認する場合は、利用者（申請者）及び管理者に申請が自動承認された旨を通知する。一方、申請を却下する場合は、利用者（申請者）に申請が自動却下された旨を通知する。

端末制御部８０は、勤務時間外は利用者の端末装置１４を使用不能な状態にする制御を行う。例えば、勤務時間が終了すると、端末装置１４を使用不能な状態にする。管理者の承認によるか、自動承認によるかに拘らず、延長処理部７４により勤務時間が延長された場合には、端末制御部８０は、延長前の勤務時間の終了後も、延長時間の間は端末装置１４を継続して使用可能な状態とする。

次に、「延長処理」の流れについて説明する。
図１４は第１の実施の形態に係る「延長処理」の流れの一例を示すフローチャートである。延長処理では、まず、ステップ４０２で、勤務時間の延長を申請するための申請画面を、申請者の端末装置に表示させる。

図１５は申請画面の一例を示す図である。図１５に示す申請画面９０には、延長時間９２、業務内容９４、延長理由９６の各項目について入力欄が設けられている。また、申請画面９０には、送信を指示するボタン９７、キャンセルを指示するボタン９８等が表示されている。申請者は、申請画面を操作して申請情報を入力する。送信を指示するボタンが押されると、入力された申請情報は管理サーバ１２に送信される。

次に、ステップ４０４で、申請情報を取得したか否かを判断する。申請情報を取得した場合は、ステップ４０６に進む。申請情報を取得していない場合は、ステップ４０４で判断を繰り返す。次に、ステップ４０６で、管理者に申請情報を転送する。

次に、ステップ４０８で、申請情報に対応する応答情報を取得したか（応答ありか）否かを判断する。応答ありの場合は、ステップ４１０に進む。応答なしの場合は、ステップ４１６に進む。

応答ありの場合は、次に、ステップ４１０で、管理者により申請が承認されたか否かを判断する。申請が承認された場合は、ステップ４１１に進む。ステップ４１１で勤務時間を延長し、続くステップ４１２で使用可能な状態となるように端末を制御し、続くステップ４１３で申請が承認された旨を申請者に通知して、ルーチンを終了する。一方、申請が却下された場合は、ステップ４１４に進む。ステップ４１４で申請が却下された旨を申請者に通知して、ルーチンを終了する。

応答なしの場合は、次に、ステップ４１６で、警告時期が到来したか否かを判断する。警告時期が到来した場合は、ステップ４１８に進む。警告時期が到来していない場合は、ステップ４０８に戻って、応答ありか否かを判断する。

次に、ステップ４１８で、勤務時間の延長が可能か否かを判断する。申請情報に含まれる業務内容について、延長時間が予め設定されていれば、勤務時間の延長が可能と判断される。逆に、延長時間が予め設定されていない業務内容の場合、勤務時間を延長できないと判断される。

図１６は延長時間設定情報の一例を示す図表である。図１６に示すように、延長時間は、業務内容に応じて予め設定されている。詳細は、業務内容の詳細な区分を表す。延長時間の設定は、利用者、管理者、業務組織の担当者、人事担当者など、勤務時間の管理を行う人物が行う。また、図示した例では、延長時間設定情報は、延長時間の設定が適用される「期間」を含む。延長時間は、繁忙期（例えば、期末や商品リリース前）は延長時間を長くする等、時期に応じて設定してもよい。

例えば、業務内容が「ＮＮ開発」の「顧客対応」の場合は、勤務時間は２時間まで延長可能である。勤務時間を３時間延長する申請であっても、延長可能な時間が２時間の場合は、勤務時間は２時間までしか延長されない。勤務時間を１時間延長する申請の場合は、申請どおり勤務時間は１時間だけ延長される。一方、一覧に無い業務内容の場合は、勤務時間は延長されない。

勤務時間の延長が可能な場合は、ステップ４２０に進む。ステップ４２０で勤務時間を延長し、続くステップ４２１で使用可能な状態となるように端末を制御し、続くステップ４２２で申請が自動承認された旨を申請者及び管理者に通知して、ルーチンを終了する。一方、勤務時間を延長できない場合は、ステップ４２４に進む。ステップ４２４で申請が自動却下された旨を申請者に通知して、ルーチンを終了する。

図１７は勤務時間の延長の概念を説明する図である。黒い矢印が勤務時間を表す。白い矢印は休憩時間を表す。勤務時間が延長されると、計測された勤務時間の合計が延長後の勤務時間となるように、業務予定情報が更新される。

（延長の取り消し）
管理者の承認を得ずに勤務時間が延長されることは、業務管理の観点から好ましくない。勤務時間の延長の申請が自動承認された後に、管理者から「申請を却下する」旨の応答があった場合は、勤務時間の延長を取り消すようにしてもよい。管理者の判断を、自動承認よりも優先する。

図１３を参照して説明すると、延長中に延長処理部７４が応答情報を取得した場合は、応答情報に含まれる管理者の決定事項に基づいて延長処理を行う。申請が承認された場合は、申請が管理者に事後承認された旨を申請者に通知する。申請が却下された場合は、勤務時間の延長を取り消して、申請が却下された旨を申請者に通知する。勤務時間の延長の取り消しは、勤務時間を終了する場合と同様に、警告画面を表示した後に、端末装置を使用不能な状態にすればよい。

（申請期限）
管理サーバ１２が自動応答を行うこととすると、勤務時間の終了間際に駆け込みで延長申請が行われる可能性がある。自動承認が増えることは、業務効率化の観点から好ましくない。駆け込み延長を減らすために、「延長申請の期限」を設定してもよい。例えば、業務終了予定時刻の１時間前まで等、勤務時間の終了より予め定めた期間だけ前に「延長申請の期限」を設定してもよい。延長申請を行うことができる期間は、勤務時間の開始から延長申請の期限までの期間となる。

図１８は操作画面の他の一例を示す図である。図１８に示す操作画面４０Ａは、延長申請期限４２Ａ（図示した例では、15:30）が、勤務状況４２に追加で表示されている点が、図８に示す操作画面４０とは異なる。延長申請期限４２Ａが追加された以外は、図８に示す操作画面４０と同様の構成であるため、同じ部分には同じ符号を付して説明を省略する。操作画面に期限を表示することで、「延長申請の期限」が利用者に告知される。

延長申請の期限の経過後は、延長申請を行うことができない状態にする。例えば、申請画面を表示させない、申請情報の送受信を禁止する等してもよい。或いは、延長申請の期限の経過後は、延長されない状態にしてもよい。例えば、自動応答に進まない、自動的に申請を却下する等してもよい。

＜第２の実施の形態＞
第１の実施の形態では、管理サーバが実行する「延長処理」における自動応答は、勤務時間が終了する間際の「警告時期」に行う。第２の実施の形態では、管理サーバが管理者の業務予定を取得し、管理者の業務予定から管理者は申請者の勤務時間内に応答できないと予測される場合に、「警告時期」を待たずに自動応答を行う。これ等の相違点以外は、第１の実施の形態と同様の構成であるため、同じ部分については説明を省略する。

次に、「延長処理」について説明する。
図１９は第２の実施の形態に係る「延長処理」の流れの一例を示すフローチャートである。延長処理では、まず、ステップ４００で、管理者の業務予定を確認する。次に、ステップ４０２で、勤務時間の延長を申請するための申請画面を、申請者の端末装置に表示させる。

図２０は申請画面の一例を示す図である。図２０に示す申請画面９０Ａには、管理者情報の在席状況９１が表示されている。図示した例では、在席状況９１を表す情報として、管理者情報（例えば、「鈴木太郎」等の氏名）、及び管理者の業務予定情報（例えば、会議中。15:00に終了予定）が表示されている。申請画面に管理者の在席状況を表示することで、「管理者の在席状況」が利用者に告知される。在席状況９１が追加された以外は、図１５に示す申請画面９０と同様の構成であるため、同じ部分には同じ符号を付して説明を省略する。

次に、ステップ４０４で、申請情報を取得したか否かを判断する。申請情報を取得した場合は、ステップ４０６に進む。申請情報を取得していない場合は、ステップ４０４で判断を繰り返す。次に、ステップ４０６で、管理者に申請情報を転送する。

次に、ステップ４０８で、申請情報に対応する応答情報を取得したか（応答ありか）否かを判断する。応答ありの場合は、ステップ４１０に進む。応答なしの場合は、管理者の業務予定と比較するためにステップ４１５に進む。

応答ありの場合は、次に、ステップ４１０で、管理者により申請が承認されたか否かを判断する。申請が承認された場合は、ステップ４１１に進む。ステップ４１１で勤務時間を延長し、続くステップ４１２で使用可能な状態となるように端末を制御し、続くステップ４１３で申請が承認された旨を申請者に通知して、ルーチンを終了する。一方、申請が却下された場合は、ステップ４１４に進む。ステップ４１４で申請が却下された旨を申請者に通知して、ルーチンを終了する。

応答なしの場合は、次に、ステップ４１５で、管理者の業務予定を参照し、管理者が申請者の勤務時間内に応答可能か否かを判断する。例えば、管理者が参加している会議の終了予定時刻が、業務終了予定時刻よりも遅い場合は、管理者は応答できないと判断する。管理者が応答可能な場合は、ステップ４１７に進む。次に、ステップ４１７で、警告時期が到来したか否かを判断する。警告時期が到来した場合は、ステップ４１８に進む。警告時期が到来していない場合は、ステップ４０８に戻って、応答ありか否かを判断する。

一方、管理者が応答できない場合は、ステップ４１８に進む。次に、ステップ４１８で、勤務時間の延長が可能か否かを判断する。申請情報に含まれる業務内容について、延長時間が予め設定されていれば、勤務時間の延長が可能と判断される。逆に、延長時間が予め設定されていない業務内容の場合、勤務時間を延長できないと判断される。

勤務時間の延長が可能な場合は、ステップ４２０に進む。ステップ４２０で勤務時間を延長し、続くステップ４２１で使用可能な状態となるように端末を制御し、続くステップ４２２で申請が自動承認された旨を申請者及び管理者に通知して、ルーチンを終了する。一方、勤務時間を延長できない場合は、ステップ４２４に進む。ステップ４２４で申請が自動却下された旨を申請者に通知して、ルーチンを終了する。

＜変形例＞
なお、上記実施の形態で説明した情報処理装置、プログラム、及び情報処理システムの構成は一例であり、本発明の主旨を逸脱しない範囲内においてその構成を変更してもよいことは言うまでもない。

また、上記実施の形態では、申請情報に含まれる業務内容について、延長時間が予め設定されている場合に、勤務時間の延長が可能と判断される例について説明したが、更に勤務実績を考慮して、勤務時間の延長が可能か否かを判断してもよい。

例えば、利用者の勤務実績（図７参照）から、１週間、１ヶ月という予め定めた期間あたりの延長時間の合計値が上限閾値を超える場合は、延長時間が設定された業務内容であっても、勤務時間を延長できないと判断してもよい。例えば、過去１ヶ月の延長時間の合計が１００時間を超える場合は、勤務時間を延長できないと判断してもよい。

また、勤務時間の延長が可能か否かの判断で勤務実績を考慮しないとしても、延長時間の合計値が閾値以上になる場合は、申請が自動承認された旨を通知する際に、延長時間の低減を促すメッセージを加筆してもよい。

また、上記実施の形態では、管理サーバが「対応処理」を実行する場合について説明したが、利用者の端末装置側で「対応処理」を行ってもよい。この場合は、利用者の端末装置が、本発明の「情報処理装置」の一例となる。また、勤怠管理ＤＢは外部に配置される。

１０ 業務管理システム
１２ 管理サーバ
１４ 端末装置
１６ 端末装置
１８ 通信回線
２０ 情報処理部
２２ 操作部
２４ 表示部
２６ 通信部
２８ 記憶部
３０ 情報処理部
３２ 通信部
３４ 記憶部
４０ 操作画面
４０Ａ 操作画面
４２ 勤務状況
４２Ａ 延長申請期限
４４ 休憩開始
４６ 中座開始
４８ 業務終了
５０ 延長申請
６０Ａ ロック画面
６０Ｂ ロック画面
６２Ａ 表示
６２Ｂ 表示
６４Ａ ボタン
６４Ｂ ボタン
７０ 申請情報取得部
７２ 通信制御部
７４ 延長処理部
７６ 延長時間設定部
７８ 勤務時間管理部
８０ 端末制御部
９０ 申請画面
９０Ａ 申請画面
９１ 在席状況
９２ 延長時間
９４ 業務内容
９６ 延長理由
９７ ボタン
９８ ボタン

Claims (10)

1. 利用者からの勤務時間の延長の申請があった場合に、前記申請を管理者に転送する転送手段と、
   前記管理者の業務予定を取得する取得手段と、
   前記取得手段で取得された前記業務予定から管理者が勤務時間内に応答できないと予測される場合は、前記申請の直後に自動応答を行い、
   前記申請に係る業務が勤務時間の延長が可能な時間が予め設定された業務である場合には、前記管理者からの応答がない場合にも前記申請を自動的に承認して、延長前の勤務時間の終了後の予め定めた時間内は申請者の端末装置を使用できる状態にする制御を行う制御手段と、
   を備える情報処理装置。
2. 前記制御手段は、前記自動応答において、
   前記申請に係る業務が勤務時間の延長が可能な時間が予め設定されていない業務である場合には、前記管理者からの応答がない場合にも前記申請を自動的に却下して、前記勤務時間の終了後は前記申請者の端末装置を使用できない状態にする制御を行う、
   請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記勤務時間の延長の可否、及び、前記勤務時間の延長が可能な時間は、業務内容に応じて予め定められている、
   請求項１または請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記制御手段は、
   前記申請及び前記申請に対する自動応答の結果を、前記管理者に通知する制御を行う、
   請求項１から請求項３までのいずれか１項に記載の情報処理装置。
5. 前記制御手段は、
   前記申請が自動的に承認されて前記勤務時間が延長された後に、前記管理者により前記申請が却下された場合は、前記申請者の端末装置を使用できない状態にする制御を行う、
   請求項４に記載の情報処理装置。
6. 前記制御手段は、
   前記申請に係る業務が勤務時間の延長が可能な時間が予め設定された業務であるか否かに拘らず、予め定めた期間内の延長時間の合計が上限閾値を超える場合は、前記申請を自動的に却下する制御を行う、
   請求項１から請求項５までのいずれか１項に記載の情報処理装置。
7. 前記制御手段は、
   予め定めた申請期間に、前記申請を受け付け、前記予め定めた申請期間の経過後は、前記申請を受け付けない制御を行う、
   請求項１から請求項６までのいずれか１項に記載の情報処理装置。
8. 前記制御手段は、
   前記管理者の在席状況を、前記管理者の業務予定から取得して利用者に告知する制御を行う、
   請求項１から請求項７までのいずれか１項に記載の情報処理装置。
9. コンピュータを、請求項１から請求項８までのいずれか1項に記載の情報処理装置の各手段として機能させるためのプログラム。
10. 請求項１から請求項８までのいずれか１項に記載の情報処理装置と、
    申請者が使用する端末装置と、
    管理者が使用する端末装置と、
    を備えた情報処理システム。

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