JP4446639B2 - ワークフロー管理システム、プログラムおよび記録媒体 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複数の作業担当者が所定の手続きに沿って文書の審査決済を行って、順次業務を遂行していくワークフロー管理システム、プログラムおよび記録媒体に関し、特に、正規の審査担当者による決済業務を円滑に処理し、審査を促進するようにしたワークフロー管理技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年のネットワーク技術の急速な発達とパーソナルコンピュータの普及とあいまって業務活動に利用できる多様なソフトウェアが増えている。
これらの技術を利用して、企業等における様々な業務活動でその業務作業を円滑に進めるためにやり取りする電子的な情報の流れを管理し、それによってネットワークに繋がった複数の業務担当者が一連の仕事を進めていくワークフロー管理が行われている。
【０００３】
このような業務処理を支援するソフトウェアであるワークフロー管理システムは、業務作業ごとに業務担当者や必要なアプリケーションを規定するフロー定義機能、アプリケーションとの連携機能、業務の進捗状況を把握するモニタリング機能などを有して、複数の業務担当者がそれぞれの作業結果を引き継ぎながら進めていくものである。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、業務処理手順はワークフロー管理システムを利用する際に、予め定められた業務処理手続きの業務フローとして定義され、その業務フローに業務担当者を配して登録しているが、その業務担当者が長期出張や病気等の事情で長期間不在である場合には、その業務担当者が処理しないので、業務処理が停滞するという結果となっている。
【０００５】
この問題点を解決するために、特開平１０−１０５６２２号公報の「ワークフローシステムにおける情報回付の自動変更方法」では、ワークフローシステムにおいて、業務担当者が所定の期限までに処理しない場合、別の業務処理の担当者へ自動的に情報を回付して処理を代替し、且つ、同じ自動変更処理が定められた限度回数以上発生した場合には、登録設定されている業務フローを自動的に変更し、再設定するようにしている。
【０００６】
しかしながら、上述した従来の技術では次のような問題点がある。
（１）審査対象の到着およびその量の予測が困難なため、作業予定が立たない。
（２）ワークフローの順序が固定されているため、代理者が審査を行うことによって、ワークフローの遅滞はなくなるが、本人が出張に出かける前などに審査する時間があるにもかかわらず審査することができない。
（３）ワークフローの順序が固定されているため、途中の審査が行われていないと、最終決裁者による決済が遂行できない。
【０００７】
本発明は、上記の実情に鑑みてなされたものであって、ワークフローの審査順序を損なうことなく、各業務担当者が現在の作業と合わせて今後発生する予定の作業を効率よく遂行することができるワークフロー管理システム、そのシステムの機能を実行するためのプログラムおよびそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上述の課題と解決するために、本発明の請求項１のワークフロー管理システムは、審査が終了すると、予め定められた順番で次に審査すべき審査担当者に審査依頼の通知メールを送ることによって、審査、承認のフローを電子的に管理するワークフロー管理システムにおいて、審査対象ごとに、審査の順番で、審査担当者、審査依頼を電子メールで通知したときの通知日時、審査した審査日時および審査状況を保持する審査管理データベースと、前記審査管理データベースを検索して、審査担当者自身が行う審査対象の審査状況が「未審査」のうち、通知日時が未記入である審査対象のリストを表示する審査リスト手段と、前記審査リスト手段で表示された審査対象に対して審査した結果を審査担当者から受信して、前記審査管理データベースにおける前記審査対象の前記審査担当者に対する、審査日時および審査状況を更新する審査登録手段と、前記審査登録手段により審査日時および審査状況の更新が行われると、前記審査管理データベースから、当該審査対象について通知日時が未記入であって、審査順番が最も早く、且つ、審査状況が「未審査」となっている審査担当者を選択し、選択された審査担当者の通知日時欄に通知メールを送信する日時を記録して前記審査管理データベースを更新するワークフロー管理手段と、前記ワークフロー管理手段で選択された審査担当者へ、審査順番がきたことを示す審査依頼の通知メールを送信する通知手段と、を備えることを特徴とする。
また、本発明の請求項２は、請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、前記ワークフロー管理手段は、前記審査管理データベースの審査対象に対して、審査の順番が最終である審査担当者の審査状況が「未審査」でなくなったときには、当該審査対象の審査が終了したものとして、ワークフローを終了することを特徴とする。
また、本発明の請求項３のプログラムは、コンピュータを、請求項１または２に記載のワークフロー管理システムの各手段として機能させるためのプログラムである。
また、本発明の請求項４の記録媒体は、請求項３に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【０００９】
上記のように構成することによって、順次ワークフローにおいて、審査順番がこない審査担当者でも審査ができるので、基本的にはワークフローの審査順序を損なうことなく、各審査担当者が現在の作業と合わせて今後発生する予定の審査を効率よく遂行することができ、審査担当者が不在または出張等のために作業が滞ることがなくなる。
また、一度審査を行ったものに対しては、審査依頼通知メールを無駄に送付しなくても済む。
また、順次ワークフローにおいて、審査担当者自身の審査順がきているもの、あるいは将来審査依頼がくるものについて表示できるので、今後、自分に審査依頼がくると予測されるものおよびその量を知ることができる。
また、最も強い権限をもった審査担当者を設定することで、他の審査担当者の審査結果によらず、その文書を最終的に決済して、ワークフローを終了することができる。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の一実施の形態であるワークフロー管理システムを説明する。
以下では、複数人によって審査が行われて文書を登録する際のワークフロー管理システムを例にして説明する。
【００１１】
図１は、本実施例のワークフロー管理システム（以下、本システムという）の全体構成を説明するためのブロック図である。
図１において、本システムは、ワークフロー管理サーバ１００、複数台の端末２００およびネットワーク３００とから構成されている。
ワークフロー管理サーバ１００はコンピュータで構成され、そのコンピュータ上でユーザが作成した文書の審査および決済が行われるまでのワークフローを管理するソフトウェアが動作する。
端末２００は、コンピュータやＰＤＡ等で構成され、作成文書の決済を依頼するユーザの端末やその文書の審査および決済を行う業務担当者の端末である。
【００１２】
また、ネットワーク３００は、ワークフロー管理サーバ１００および端末２００を結合するための伝送路であって、一般には、ケーブルで実現され、通信プロトコルにはＴＣＰ／ＩＰが使われる。但し、伝送路としてはケーブルだけではなく、それらの間の通信プロトコルが一致するものであれば無線および有線のいずれでもよく、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）、インターネット、アナログ電話網、デジタル電話網（ＩＳＤＮ：Integral Service Digital Network）、携帯電話網、衛星通信網などを用いることができる。
【００１３】
次に、本システムの動作概略について説明する。
このワークフロー管理システムでは、審査担当者の審査順序はワークフローとして予め定めておくが、そのワークフローに定められた担当者はいつでも審査の作業ができるものとしている。
文書を作成したユーザは端末２００によって、その文書の承認をワークフロー管理サーバ１００に依頼する。
通常、ワークフロー管理サーバ１００は、定義されたワークフローに従って、審査担当者の端末２００へ審査の依頼を電子メールにて行う。
審査担当者は、その電子メールの審査依頼を受けて、審査を行って、その結果をワークフロー管理サーバ１００へ知らせる。
ワークフロー管理サーバ１００はこの審査結果により、次の審査担当者へ電子メールで通知する。これを繰り返して最終審査担当者による決済が行われて、この文書に対する決済結果がその作成したユーザに通知される。
【００１４】
一方、審査担当者が出張等で審査ができない場合、予めこのワークフロー管理サーバ１００へ照会して、まだ審査依頼が来ていないが審査可能なものがあったときには、それらの審査・登録を行う（これは、審査作業はいつでもできることから実行可能である）。
ワークフロー管理サーバ１００は、このように審査依頼していない審査担当者に対して、実際に審査順番がきたときには通知せず、次の審査担当者へ通知するようにする。
【００１５】
また、最終審査を行う審査担当者には決済権限を持たせ、途中の審査担当者が審査を終了していない場合でも、この最終審査担当者が決済できるようにして、途中の審査担当者が長期的に不在でもこのワークフローを完了することができる。
【００１６】
次に、ワークフロー管理サーバ１００について詳細に説明する。
図１において、ワークフロー管理サーバ１００は、ワークフロー管理手段１１０、審査状況取得手段１１１、審査リスト作成手段１１２、審査登録手段１１３、審査管理データベース（ＤＢ）１２０、通知手段１３０、ディレクトリデータベース（ＤＢ）１４０とからなっている。
【００１７】
審査管理データベース（ＤＢ）１２０は、文書が審査される際に、その文書の審査ワークフローを定義して登録する。
例えば、審査管理ＤＢ１２０は、図２に示すように、少なくとも１つの文書に対して、文書番号、文書のタイトル、申請者名、ワークフロー全体の終了を示すフラグおよび審査状況へのポインタを保持している。さらに、このワークフローは、少なくともこの文書の審査担当者の審査担当者ＩＤ、審査依頼を電子メールで通知したときの通知日時、審査した審査日時および審査状況とを保持し、また、この審査担当者ＩＤの順番は審査の順番を示している。
【００１８】
ディレクトリデータベース（ＤＢ）１４０は、審査担当者に審査依頼の通知メールを送るためのメールアドレスなどが保管管理されている。
例えば、ディレクトリＤＢ１４０は、図３に示すように、少なくとも１人の審査担当者に対して、審査担当者ＩＤ、審査担当者名および審査担当者へのメールアドレスを保持している。
【００１９】
ワークフロー管理手段１１０は、ワークフローにおける審査状況の監視し、審査依頼の順序を制御する。
ワークフロー管理手段１１０は、審査管理ＤＢ１２０から、未だ審査依頼通知メールが送られていない審査担当者の中で、最も順番の早い審査担当者で、且つ、「未審査」となっている審査担当者を見つけて、その担当者へ審査順番がきたことを電子メールで知らせ、審査管理ＤＢ１２０の該当審査担当者の通知日時欄に電子メールを送信した日時を記録する。
【００２０】
審査依頼された審査担当者が出張等で不在の場合、または、次に審査依頼がくると思われる審査担当者が出張等で不在となる場合には、従来では審査が停滞してしまう可能性がある。しかし、本システムでは審査作業だけはいつでもできるようにしているため、審査担当者は審査通知のメールを受けなくても審査でき、審査を行って審査管理ＤＢ１２０へその審査担当者の審査状況を更新することができる。
この場合、前の審査担当者が審査を終えても、一旦審査を終了した審査担当者には審査依頼の通知メールは出されない。
【００２１】
審査状況取得手段１１１は、文書の登録申請を行った申請者が起動させ、自分の申請した文書の審査状況をディスプレイやプリンタ等へ出力する。
例えば、図４に示すように、審査の順番に審査担当者名、審査依頼の通知を出した日時および審査状況をリストする。
このリストによって、申請者は誰が原因で審査が滞っているかを知ることができ、未審査の残りの審査担当者へ個別にメールで連絡したり、口頭で連絡して審査の進行を催促することができる。
従来のシステムでは、このように複数の未審査の審査担当者がいた場合には、順次一人ずつ審査が終了しないと、次の担当者が審査できなかったが、審査担当者には全員に審査することを許可しているため、柔軟な運用ができる。
【００２２】
審査リスト作成手段１１２は、指定された審査担当者に対する２種類のリスト
・審査順番になっている文書のリスト
・審査依頼がまだされていないが審査できる文書のリスト
を作成し、ＣＲＴや液晶ディスプレイ等の表示装置へ表示する（図５参照）。
このために、先ず、審査管理ＤＢ１２０を検索して、指定された審査担当者の審査担当者ＩＤが含まれているデータをすべて抽出する。
抽出されたデータ中に、審査担当者への通知日時が記入済みで、且つ、審査状況が「未審査」のものを探し、この未審査の文書を「審査順番になっている文書」としてリスト表示する。
また、審査管理ＤＢ１２０を検索して、指定された審査担当者の審査担当者ＩＤが含まれているデータをすべて抽出する。
抽出したデータ中に、審査担当者への通知日時が未記入で、且つ、審査状況が「未審査」のものを探し、この未審査の文書を「審査できる文書」としてリスト表示する。
【００２３】
審査担当者は、図５に示したような２種類の審査状況リストみることができるので、通常の場合は「あなたが審査順番になっている文書」の審査処理を行う。
また、審査の順番が自分にはきていないが、審査を急いでいる場合には、「あなたが審査できる文書」の中から審査処理を行うことができる。
【００２４】
審査登録手段１１３は、審査依頼の通知メールを受け取った審査担当者が起動し、審査依頼を受けた対象の文書の内容を確認して、審査を了承するか、拒否するかを入力し、その結果で審査管理ＤＢ１２０の当該文書の審査担当者の審査状況欄および審査日時欄を更新する。
例えば、審査依頼の通知を受けた審査担当者は、審査リスト作成手段１１２を起動して、図５のような審査対象の審査リストを表示させる。この表示されたリストから、通知を受けた文書を選択して、「審査画面へ」のボタンを押下すると、図６に示すような審査すべき文書の書誌情報と文書本文へアクセスするためのボタンおよび複数の審査担当者がいる場合には、審査日時や審査状況が画面へ表示される。
ここで、「主文書」および「添付文書」ボタンを押下することによって審査対象の文書の内容を確認し、「審査ＯＫ」または「審査ＮＧ」のいずれかのボタンを押下して審査結果を入力する。
【００２５】
また、審査を急ぎたいときや出張などで不在のときに審査依頼通知がきそうなものがあるかどうかを、審査担当者はいつでも審査リスト作成手段１１２を起動して確認することができ、上記同様に審査登録が行える。
【００２６】
通知手段１３０は、ネットワーク３００を介して、ワークフロー管理手段１１０で決定した審査依頼先へ審査依頼通知メールを審査担当者の端末２００へ送信する。この通知には審査対象となる文書番号を付加して、何を審査するかを明らかにする。
【００２７】
次に、ワークフロー管理手段１１０の動作について、図７のフローチャートを用いて説明する。
ワークフロー管理手段１１０は、定期的またはユーザから文書の承認申請がきたときに動作を開始し、審査管理ＤＢ１２０に登録されているすべての文書に関して次のような処理を行う。
先ず、審査管理ＤＢ１２０から処理していない文書を１つ取り出し（ステップＳ１）、この文書のワークフロー終了フラグがＯｆｆであるかを調べる（ステップＳ２）。
この審査管理ＤＢ１２０に登録されているすべての文書のワークフロー終了フラグがＯｎであれば、次のユーザから文書の承認申請がなされ、審査管理ＤＢ１２０へ登録されるまで処理を中断する（ステップＳ２，Ｓ３）。
【００２８】
この文書のうち未だ審査依頼通知メールが送られていない（即ち、通知日時に値が設定されていない）審査担当者の中で、審査状況が「未審査」且つ最も順番の早い審査担当者の審査担当者ＩＤを得る（ステップＳ４）。
【００２９】
該当する審査担当者が得られず、すでに全員の審査が終了している場合は、この文書のワークフロー終了フラグをＯｎにし（ステップＳ６，Ｓ７）、次の文書のワークフロー終了状態を調べるためにステップＳ１へ戻る。
まだ全員の審査が終了していない場合（ステップＳ６のＮＯ）には、次の文書のワークフロー終了状態を調べるためにステップＳ１へ戻る。
ステップＳ５で該当する審査担当者が得られた場合は、審査担当者ＩＤでディレクトリＤＢ１４０を検索し、審査担当者の名前やメールアドレスを得る（ステップＳ８）。
この審査担当者に対して、審査の順番がきたことをその審査対象の文書番号と共に電子メールで知らせる（通知手段１３０）（ステップＳ９）。
この文書のこの審査担当者の通知日時欄に電子メールを送信した日時を設定して審査管理ＤＢ１２０を更新し（ステップＳ１０）、次の文書のワークフロー終了状態を調べるためにステップＳ１へ戻る。
【００３０】
上述した例では、１つの文書の決済はすべての審査担当者が審査を終了しないとできなかった。
この場合、審査担当者のうち１人でも長期的に不在であるとなかなか決済されないという問題点が出てくる。
例えば、図６に示されたような審査状況の表示画面では、審査担当者「理光花子」が長期的に不在である場合には、最終審査担当者「理公五郎」が審査を終了しても、この文書の決済は行われていないことになる。
このような場合であっても、最終審査担当者が審査を終了したときには、その結果をもって、この文書のワークフローを終了させるようにすれば、上記のような問題点は解消する。
【００３１】
また、図６で審査担当者「利口二郎」の審査結果が「ＮＧ」の判定となっているが、この様な場合には申請者に対して文書の登録不許可で返すのではなく、他の審査担当者に対して、審査依頼の通知メールを出すようにして、ワークフローを止めることなく進めることができる。
【００３２】
以上のような２つの場合に対して、本システムでは、最終審査担当者を単純に審査担当者順の最後の審査担当者と設定することで、改めて最終審査担当者を設ける手間を省いた。
また、最終審査担当者には、最も強い権限を持たせ、普通の審査担当者の審査結果を見て、最終審査の判断をすることができ、この審査によってワークフローを終了する。
【００３３】
このために、図７の処理手順において、ステップＳ４で次に審査する担当者を調べる前に、審査管理ＤＢ１２０を参照して最終審査担当者の審査が終了しているかを調べる。
ここで最終審査担当者が審査終了しているときには、ステップＳ７へ分岐して、ワークフローの終了フラグをＯｎにする。
この最終審査担当者の判定がＯＫであれば、申請された文書は正式に登録されたことになり、ＮＧであれば申請者へ不許可として戻される。
このように途中の審査担当者が未審査状態であっても、最終審査担当者さえ判断すればワークフローを終了させることができるという運用ができる。
【００３４】
さらに、本発明は上述した実施の形態のみに限定されたものではない。上述した実施の形態のワークフロー管理システムを構成する各機能をそれぞれプログラム化し、あらかじめＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に書き込んでおき、このＣＤ−ＲＯＭをＣＤ−ＲＯＭドライブのような媒体駆動装置を搭載したコンピュータに装着して、これらのプログラムをそれぞれのコンピュータのメモリあるいは記憶装置に格納し、それを実行することによって、本発明の目的を達成することができる。
【００３５】
なお、記録媒体としては半導体媒体（例えば、ＲＯＭ、不揮発性メモリカード等）、光媒体（例えば、ＤＶＤ、ＭＯ、ＭＤ、ＣＤ−Ｒ等）、磁気媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）のいずれであってもよい。
【００３６】
また、ロードしたプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステム等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００３７】
また、上述したプログラムをサーバコンピュータの磁気ディスク等の記憶装置に格納しておき、ネットワークで接続されたユーザのコンピュータからダウンロードさせたり、またサーバコンピュータから配信等の形式で頒布する場合、このサーバコンピュータの記憶装置も本発明の記録媒体に含まれる。
【００３８】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、順次ワークフローにおいて、審査順番がこない審査担当者でも審査ができるので、基本的にはワークフローの審査順序を損なうことなく、各審査担当者が現在の作業と合わせて今後発生する予定の審査を効率よく遂行することができ、審査担当者が不在または出張等のために作業が滞ることがなくなる。
また、一度審査を行ったものに対しては、審査依頼通知メールを無駄に送付しなくても済む。
また、順次ワークフローにおいて、審査担当者自身の審査順がきているもの、あるいは将来審査依頼がくるものについて表示できるので、今後、自分に審査依頼がくると予測されるものおよびその量を知ることができる。
また、最も強い権限をもった審査担当者を設定することで、他の審査担当者の審査結果によらず、その文書を最終的に決済して、ワークフローを終了することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明のワークフロー管理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】 ディレクトリデータベースのデータ構造の例である。
【図３】 審査管理データベースのデータ構造の例である。
【図４】 審査状況確認画面の例である。
【図５】 審査リスト画面の例である。
【図６】 審査登録画面の例である。
【図７】 ワークフロー管理手段の処理手順のフローチャートである。
【符号の説明】
１００…ワークフロー管理サーバ、１１０…ワークフロー管理手段、１１１…審査状況取得手段、１１２…審査リスト作成手段、１１３…審査登録手段、１２０…審査管理データベース（ＤＢ）、１３０…通知手段、１４０…ディレクトリデータベース（ＤＢ）、２００…端末、３００…ネットワーク。

Claims (4)

1. 審査が終了すると、予め定められた順番で次に審査すべき審査担当者に審査依頼の通知メールを送ることによって、審査、承認のフローを電子的に管理するワークフロー管理システムにおいて、審査対象ごとに、審査の順番で、審査担当者、審査依頼を電子メールで通知したときの通知日時、審査した審査日時および審査状況を保持する審査管理データベースと、前記審査管理データベースを検索して、審査担当者自身が行う審査対象の審査状況が「未審査」のうち、通知日時が未記入である審査対象のリストを表示する審査リスト手段と、前記審査リスト手段で表示された審査対象に対して審査した結果を審査担当者から受信して、前記審査管理データベースにおける前記審査対象の前記審査担当者に対する、審査日時および審査状況を更新する審査登録手段と、前記審査登録手段により審査日時および審査状況の更新が行われると、前記審査管理データベースから、当該審査対象について通知日時が未記入であって、審査順番が最も早く、且つ、審査状況が「未審査」となっている審査担当者を選択し、選択された審査担当者の通知日時欄に通知メールを送信する日時を記録して前記審査管理データベースを更新するワークフロー管理手段と、前記ワークフロー管理手段で選択された審査担当者へ、審査順番がきたことを示す審査依頼の通知メールを送信する通知手段と、を備えることを特徴とするワークフロー管理システム。
2. 請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、前記ワークフロー管理手段は、前記審査管理データベースの審査対象に対して、審査の順番が最終である審査担当者の審査状況が「未審査」でなくなったときには、当該審査対象の審査が終了したものとして、ワークフローを終了することを特徴とするワークフロー管理システム。
3. コンピュータを、請求項１または２に記載のワークフロー管理システムの各手段として機能させるためのプログラム。
4. 請求項３に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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