JP6926956B2 - 情報処理装置、プログラム及び管理システム - Google Patents

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Description

本発明は、情報処理装置、プログラム及び管理システムに関する。
特許文献１には、画像形成処理の機能に対応する複数のキーを表示する表示手段を備え、前記表示手段に表示される前記複数のキーからユーザにより任意のキーが選択されると、当該ユーザにより選択された任意のキーに対応する機能による画像形成処理を実行する画像形成装置であって、前記表示手段に表示される全部又は一部の複数のキーの中で現在から遡って過去所定回数前までに使用された各キーの使用回数を算出する算出手段と、前記算出手段により算出された各キーの使用回数に応じて、前記表示手段に表示される各キーの表示形態を変化させる表示制御手段とを備えたことを特徴とする画像形成装置が記載されている。
特開２００４−３４８０８５号公報
複数の処理装置が複数の利用者により利用される環境においては、環境全体として効率的に処理が行われる必要がある。ここで「効率的」とは、処理装置を利用してある処理を行うのに要する時間が短縮されることである。処理に要する時間には、処理装置までの移動時間や、処理が開始されるのを待つ待ち時間が含まれる。
例えば、システムには、処理装置Ａと処理装置Ｂという２台の処理装置が存在するとする。処理装置Ａと処理装置Ｂとは、その配置や機能等が異なる。配置や機能等の相違により、同じ処理を行うのに要する時間は、処理装置Ａと処理装置Ｂとで異なる。この場合は、同じ処理を行うのに要する時間が短い方が「効率的」となる。
本発明の目的は、複数の処理装置が複数の利用者により利用される環境において、処理の遅延を放置する場合に比べて、利用者が処理に要する時間を短縮することができる、情報処理装置、プログラム及び管理システムを提供することにある。
上記目的を達成するために、請求項１に記載の発明は、複数の処理装置を利用する複数の利用者各々の利用履歴から、処理の実行が指示されてから処理の実行が開始されるまでの待機時間が予め定めた時間より長い遅延処理を抽出する抽出手段と、前記遅延処理が生じた原因を分析する分析手段と、前記分析手段による分析結果及び前記分析結果に応じた対応策の少なくとも一方を、前記遅延処理の実行を指示した利用者に通知する通知手段と、を備えた情報処理装置である。
請求項２に記載の発明は、前記遅延処理を実行した１つの処理装置について、複数の利用者に対する複数の遅延処理が抽出された場合は、前記分析手段は、前記１つの処理装置の待ち時間が長いと分析する、請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項３に記載の発明は、前記通知手段は、前記遅延処理の実行を指示した利用者に、前記１つの処理装置の待ち時間が長いという分析結果を通知する、請求項２に記載の情報処理装置である。
請求項４に記載の発明は、前記通知手段は、前記複数の処理装置各々の機能に関する情報から、前記遅延処理を実行可能な他の処理装置が存在する場合は、前記遅延処理の実行を指示した利用者に前記他の処理装置の存在を通知する、請求項２または請求項３に記載の情報処理装置である。
請求項５に記載の発明は、前記通知手段は、前記遅延処理の実行を指示した利用者が、前記他の処理装置を利用する権限を有しない場合は、前記遅延処理の実行を指示した利用者に、前記他の処理装置を利用する権限を付与して、権限が付与された旨を併せて通知する、請求項４に記載の情報処理装置である。
請求項６に記載の発明は、前記通知手段は、前記他の処理装置が存在しない場合は、前記遅延処理に係る装置及び機能の少なくとも一方の不足を管理者に通知する、請求項４または請求項５に記載の情報処理装置である。
請求項７に記載の発明は、前記遅延処理を実行した１つの処理装置について、１人の利用者に対する少なくとも１つの遅延処理が抽出された場合は、前記分析手段は、前記１つの処理装置までの移動時間が長いと分析する、請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項８に記載の発明は、前記通知手段は、前記１人の利用者に、前記１つの処理装置までの移動時間が長いという分析結果を通知する、請求項７に記載の情報処理装置である。
請求項９に記載の発明は、前記通知手段は、前記複数の処理装置各々の機能に関する情報、及び前記複数の処理装置各々までの所要時間に関する情報から、前記遅延処理を実行可能で且つ前記遅延処理を実行した前記１つの処理装置より前記１人の利用者に近い最寄の処理装置が存在する場合は、前記最寄の処理装置の存在を前記１人の利用者に通知する、請求項７または請求項８に記載の情報処理装置である。
請求項１０に記載の発明は、前記通知手段は、前記１人の利用者が、前記最寄の処理装置を利用する権限を有しない場合は、前記１人の利用者に、前記最寄の処理装置を利用する権限を付与して、権限が付与された旨を併せて通知する、請求項９に記載の情報処理装置である。
請求項１１に記載の発明は、前記通知手段は、前記最寄の処理装置が存在しない場合は、利用者の不便な利用状況を管理者に通知する、請求項９または請求項１０に記載の情報処理装置である。
請求項１２に記載の発明は、コンピュータを、請求項１から請求項１１までのいずれか１項に記載の情報処理装置の各手段として機能させるためのプログラムである。
請求項１３に記載の発明は、請求項１から請求項１１までのいずれか１項に記載の情報処理装置と、前記情報処理装置により管理される複数の処理装置と、複数の利用者の各々が使用する複数の端末装置と、を備えた管理システムである。
請求項１、請求項１２、請求項１３に記載の発明によれば、複数の処理装置が複数の利用者により利用される環境において、処理の遅延を放置する場合に比べて、利用者が処理に要する時間を短縮することができる。
請求項２、請求項７に記載の発明によれば、待ち時間と移動時間とを区別することができる。
請求項３、請求項８に記載の発明によれば、利用者は処理が遅延する原因を知ることができる。
請求項４、請求項９に記載の発明によれば、利用者は次からは他の処理装置でも処理を行える。
請求項５、請求項１０に記載の発明によれば、利用者はこれまで利用できなかった処理装置を利用できるようになる。
請求項６に記載の発明によれば、管理者に不足している装置や機能の購入を促すことができる。
請求項１１に記載の発明によれば、管理者に装置の配置場所の変更を促すことができる。
管理システムの構成の一例を示すブロック図である。 管理サーバの電気的構成の一例を示すブロック図である。 処理装置の電気的構成の一例を示すブロック図である。 処理装置及び利用者の配置例を示す平面図である。 蓄積プリントの処理工程と利用履歴との関係の一例を時系列に示すタイムチャートである。 普通プリントの処理工程と利用履歴との関係の一例を時系列に示すタイムチャートである。 「効率化処理プログラム」の処理の流れの一例を示すフローチャートである。 「遅延抽出処理」の流れの一例を示すフローチャートである。 遅延処理リストの一例を示す図表である。 「原因分析処理」の流れの一例を示すフローチャートである。 「通知処理」の流れの一例を示すフローチャートである。 複数の処理装置各々の機能に関する情報の一例を表すテーブルである。 複数の利用者の複数の処理装置各々に対する権限情報の一例を表すテーブルである。 処理集中リストの一例を示す図表である。 複数の処理装置各々までの所要時間に関する情報の一例を表すテーブルである。 利用者Ａから各処理装置までの経路を示す平面図である。 不便な利用リストの一例を示す図表である。 システム全体での各機能の使用比率を示すグラフである。 機能別の待ち時間を時間帯毎に示すグラフである。 装置別で各機能の使用比率を示すグラフである。
以下、図面を参照して本発明の実施の形態の一例を詳細に説明する。
＜管理システム＞
まず、本発明の実施の形態に係る管理システムについて説明する。
図１は管理システムの構成の一例を示すブロック図である。図１に示すように、本実施の形態に係る管理システムは、管理サーバ１０、管理サーバ１０により管理される複数の処理装置１２、複数の利用者各々に使用される複数の端末装置１４、及び管理サーバ１０の外部に配置された記憶装置１６を備えている。管理サーバ１０、複数の処理装置１２、複数の端末装置１４、及び記憶装置１６の各々は、通信回線１８に接続され、通信回線１８を介して情報をやり取りする。管理サーバ１０が「情報処理装置」の一例である。
本実施の形態では、利用者は、自分が使用する端末装置１４を介して複数の処理装置１２の各々に処理を依頼する。複数の処理装置１２の各々は、依頼された処理を実行し、処理毎に利用履歴を記録する。記録された利用履歴は、各処理装置の記憶装置に保持されると共に、記憶装置１６にも複写される。管理サーバ１０は、システム全体として効率的に処理が行われるように、複数の処理装置１２の処理状況を管理している。
具体的には、管理サーバ１０は、記憶装置１６から複数の処理装置の利用履歴を取得し、通常より待機時間が長い遅延処理を抽出する。管理サーバ１０は、抽出された遅延処理の各々について、処理が遅延する原因を分析する。そして、管理サーバ１０は、利用者に対して、分析結果及び対応策の少なくとも一方を通知する。また、管理サーバ１０は、管理者に対して、特定の処理装置への利用の集中や、特定の利用者の不便な利用など、非効率な利用状況を通知する。
（管理サーバ）
次に、管理サーバについて説明する。
図２は管理サーバの電気的構成の一例を示すブロック図である。図２に示すように、管理サーバ１０は、情報処理部２０を備えている。情報処理部２０は、装置全体の制御及び各種演算を行うコンピュータとして構成されている。即ち、情報処理部２０は、ＣＰＵ（中央処理装置; Central Processing Unit）２０Ａ、ＲＯＭ（Read Only Memory）２０Ｂ、ＲＡＭ（Random Access Memory）２０Ｃ、不揮発性のメモリ２０Ｄ、及び入出力部（Ｉ／Ｏ）２０Ｅを備えている。
ＣＰＵ２０Ａ、ＲＯＭ２０Ｂ、ＲＡＭ２０Ｃ、メモリ２０Ｄ、及びＩ／Ｏ２０Ｅの各々は、バス２０Ｆを介して接続されている。ＣＰＵ２０Ａは、例えばＲＯＭ２０Ｂに記憶されたプログラムを読み出し、ＲＡＭ２０Ｃをワークエリアとして使用してプログラムを実行する。また、情報処理部２０のＩ／Ｏ２０Ｅには、ディスプレイ等の表示部２２、キーボードやマウス等の入力部２４、通信部２６、及び記憶部２８が接続されている。
通信部２６は、有線又は無線の通信回線を介して外部装置と通信を行うためのインターフェースである。例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ等の外部装置と通信を行うためのインターフェースとして機能する。記憶部２８は、ハードディスク等の外部記憶装置である。
本実施の形態では、後述する「効率化処理プログラム」等の各種プログラムが、ＲＯＭ２０Ｂに記憶されている場合について説明するが、プログラムの記憶領域はＲＯＭ２０Ｂには限定されない。各種プログラムは、メモリ２０Ｄや記憶部２８等の他の記憶装置に記憶されていてもよく、通信部２６を介して外部装置から取得してもよい。
また、情報処理部２０には、各種ドライブが接続されていてもよい。各種ドライブは、ＣＤ−ＲＯＭ、ＵＳＢ（Universal Serial Bus)メモリなどのコンピュータ読み取り可能な可搬性の記録媒体からデータを読み込んだり、記録媒体に対してデータを書き込んだりする装置である。各種ドライブを備える場合には、可搬性の記録媒体にプログラムを記録しておいて、これを対応するドライブで読み込んで実行してもよい。
（端末装置）
なお、端末装置の電気的構成は、管理サーバと同じであるため説明を省略する。
（処理装置）
次に、処理装置について説明する。
処理装置は、利用者からの指示に応じて処理を実行する装置である。本実施の形態では、処理装置は、画像データに対応した画像を用紙上に形成するプリント機能、用紙上に形成された画像を画像データとして読み込むスキャナ機能、公衆回線等に接続された他の画像処理装置に画像データを送信するファクシミリ機能、用紙上に形成された画像を他の用紙に複写するコピー機能等、種々の機能を有する複合機である。
図３は処理装置の電気的構成の一例を示すブロック図である。図３に示すように、処理装置１２は、情報処理部３０を備えている。情報処理部３０は、装置全体の制御及び各種演算を行うコンピュータとして構成されている。即ち、情報処理部３０は、ＣＰＵ３０Ａ、ＲＯＭ３０Ｂ、ＲＡＭ３０Ｃ、メモリ３０Ｄ、及びＩ／Ｏ３０Ｅを備えている。
ＣＰＵ３０Ａ、ＲＯＭ３０Ｂ、ＲＡＭ３０Ｃ、メモリ３０Ｄ、及びＩ／Ｏ３０Ｅの各々は、バス３０Ｆを介して接続されている。ＣＰＵ３０Ａは、例えばＲＯＭ３０Ｂに記憶されたプログラムを読み出し、ＲＡＭ３０Ｃをワークエリアとして使用してプログラムを実行する。また、本実施の形態では、処理装置１２は複数の機能を有する複合機であり、情報処理部３０のＩ／Ｏ３０Ｅには、操作表示部３２、画像読取部３４、画像形成部３６、ファクシミリ通信部３８、通信部４０、及び記憶部４２が接続されている。
操作表示部３２は、各種ボタン、各種画面を表示する操作パネル等を含んで構成されている。操作表示部３２は、上記構成により、利用者からの操作を受け付けると共に、利用者に各種情報を表示する。
画像読取部３４は、ラインセンサ等の画像読取器を含んで構成されている。画像読取部３４は、上記構成により、原稿に記録された画像を読み取り、読み取って得られた画像データを、Ｉ／Ｏ３０Ｅを介してＣＰＵ３０に出力する。
画像形成部３６は、画像データに基づいて用紙上に画像を形成する。画像形成方式は、電子写真方式でもよく、インクジェット方式でもよい。例えば、電子写真方式により画像を形成する場合は、画像形成部３６は、画像形成ユニット、定着装置等を含んで構成されている。画像形成ユニットは、感光体ドラム、帯電装置、露光装置、現像装置、転写装置、クリーニング装置等を含んで構成されている。
ファクシミリ通信部３８は、ファクシミリ電文の送受信を行う。通信部４０は、有線又は無線の通信回線を介して外部装置と通信を行うためのインターフェースである。記憶部４２は、ハードディスク等の外部記憶装置である。以下では、ファクシミリ機能を「ＦＡＸ機能」と略称する。
（配置例）
次に、複数の処理装置が複数の利用者により利用される環境について説明する。
図４は処理装置及び利用者の配置例を示す平面図である。図４に示すように、図示したエリアには、４人の利用者Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄがおり、４台の処理装置１２Ｎ、１２Ｗ、１２Ｅ、１２Ｓが配置されている。また、図示したエリアには、利用者Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄが使用する４台の端末装置が配置されている。４台の処理装置１２は、方位を表す文字により区別されている。各処理装置を区別する必要が無い場合は、処理装置１２と総称する。
処理装置１２Ｎは、カラー印刷機能及びＦＡＸ機能を備えない複合機であり、エリアの北側に配置されている。処理装置１２Ｗは、カラー印刷機能は備えるが、ＦＡＸ機能を備えない複合機であり、エリアの西側に配置されている。処理装置１２Ｅは、カラー印刷機能及びＦＡＸ機能を備える複合機であり、エリアの東側に配置されている。処理装置１２Ｓは、カラー印刷機能及びＦＡＸ機能を備えない複合機であり、エリアの南側に配置されている。
利用者Ａの席は、南寄りの西側で処理装置１２Ｗに近い。利用者Ｂの席は、北寄りの東側で処理装置１２Ｅに近い。利用者Ｃの席は、北寄りの西側で処理装置１２Ｗに近い。利用者Ｄの席は、南寄りの東側で処理装置１２Ｅに近い。各利用者はパーティション等の間仕切りで隔てられており、間仕切りに沿って通路が形成されている。
例えば、利用者Ａは、１日あたり、東側の処理装置１２Ｅでカラー印刷を５回行い、西側の処理装置１２Ｗで白黒印刷を１回行うものとする。カラー印刷は、利用者Ａの席に近い西側の処理装置１２Ｗでも行うことができる。しかしながら、利用者Ａは、西側の処理装置１２Ｗではカラー印刷を行っていない。
この事例は、種々の観点から、利用者Ａにとって非効率な利用状況となっている。例えば、遠くにある東側の処理装置１２Ｅの利用頻度が高く、移動時間が長い「不便な利用」となっている。また、カラー印刷機能を備える西側の処理装置１２Ｗで白黒印刷を行うなど、「ミスマッチな利用」となっている。また、東側の処理装置１２Ｅに「偏った利用」となっている。「ミスマッチな利用」や「偏った利用」により、特定の処理装置１２に処理が集中して、処理時間が長くなっている可能性もある。
本実施の形態では、複数の処理装置１２各々の利用履歴から、これらの非効率な利用状況を後述する「遅延処理」として抽出する。そして、「遅延処理」の各々について遅延する原因を分析し、分析結果及び対応策の少なくとも一方を利用者に通知する。例えば、上記の事例では、西側の処理装置１２Ｗでもカラー印刷を行えることを、利用者Ａに案内する。具体的な手順については後述する。
＜処理の遅延＞
次に、処理の遅延について説明する。
上記の通り、複数の処理装置１２の各々は、利用者からの依頼に応じて処理を実行する。複数の処理装置１２の各々は、処理の実行が指示されてから処理が終了するまでの複数の工程を記録して、利用履歴として残す。
図５は蓄積プリントの処理工程と利用履歴との関係の一例を時系列に示すタイムチャートである。蓄積プリントとは、蓄積機能を使用した印刷処理である。印刷データで「蓄積プリント」が指定されている場合は、利用者が処理装置により認証されるまで印刷処理を実行せず、印刷データを記憶部（図示せず）に蓄積しておく。利用者が処理装置により認証されると、印刷処理の実行が開始される。
蓄積プリントの場合は、まず、利用者が、端末装置１４から処理装置１２に対し、印刷データを送信して、処理の実行を指示する。次に、利用者が、処理装置１２が配置されている場所まで行って、識別情報（ＩＤ）やパスワードを提示する等の認証手続きを行う。認証手続きの後で、処理装置１２によって指示された処理の実行が開始され、そして処理が終了する。最後に、利用者は、処理装置１２から印刷物を回収して席に戻る。
処理装置１２では、例えば、利用者Ａ等の「利用者名」、カラー印刷、白黒印刷、ＦＡＸ送信等の「利用機能」の外に、印刷データの受信時刻ｔ０、認証受付時刻ｔ１、処理開始時刻ｔ２、処理終了時刻ｔ３の各々が、利用履歴として記録される。なお、顔認証用のカメラが処理装置に搭載されている場合は、利用者の顔を確認した時刻も利用履歴として記録される。
ここで、処理の実行が指示されてから処理の実行が開始されるまでの時間を「待機時間」と定義する。処理の実行が指示されたか否かは、処理装置側でその指示を認識したか否かにより判断する。例えば、印刷処理では、処理装置が印刷データを受信することにより、処理の実行が指示されたことを認識する。
処理時間は、処理の実行の開始（以下では、単に「処理の開始」という。）から終了までの時間である。処理時間は、１ページならａ秒、１００ページなら１００ａ秒というように、処理の負荷に応じて決まる。１ページ分の処理時間は、白黒印刷、カラー印刷、ＦＡＸ等の使用する機能に応じて決まる。これに対して、待機時間は、種々の事情により長くなる。
例えば、利用者が使用する端末装置１４から処理装置１２までの距離が長い場合は、認証手続きを行うまでの時間が長くなる。また、処理装置１２が配置されている場所まで行っても、他の利用者が処理装置１２を使用中で、待機しなければならない場合は、認証手続きを行うまでの時間が長くなる。
また、認証手続きを行った後も、他の利用者が処理装置１２を使用中で待機しなければならない場合は、処理が開始するまでの時間が長くなる。ＦＡＸ機能の例で説明すると、先に指示されたＦＡＸ送信が終わるまで、利用者が実行を指示した処理は開始されない。
図６は普通プリントの処理工程と利用履歴との関係の一例を時系列に示すタイムチャートである。普通プリントでは、印刷データが受信されると、印刷処理の実行が開始される。普通プリントの場合は、まず、利用者が、端末装置１４から処理装置１２に対し、印刷データを送信して、処理の実行を指示する。処理の実行が指示された後で、処理装置１２によって依頼された処理が開始され、そして終了する。最後に、利用者は、処理装置１２から印刷物を回収して席に戻る。
処理装置１２では、利用者名、利用機能の外に、印刷データの受信時刻ｔ０、処理開始時刻ｔ２、処理終了時刻ｔ３の各々が、利用履歴として記録される。処理の実行が指示されてから処理の実行が開始されるまでの「待機時間」は、普通プリントでも種々の事情により長くなる。例えば、蓄積プリントと同様に、他の利用者が処理装置１２を使用中で、待機しなければならない場合は、処理が開始するまでの時間が長くなる。
＜プログラム＞
次に、「効率化処理プログラム」について説明する。
図７は「効率化処理プログラム」の処理の流れの一例を示すフローチャートである。情報送信処理プログラムは、管理サーバ１０のＲＯＭ２０Ｂに記憶されている。「効率化処理プログラム」は、利用者によりプログラムの実行の開始が指示されると、管理サーバ１０のＣＰＵ２０ＡによりＲＯＭ２０Ｂから読み出されて実行される。
まず、ステップ１００で、記憶装置１６から複数の処理装置の利用履歴を取得する。利用履歴は、目的に応じて、１時間分、１日分、１週間分等の予め定めた範囲のものを取得する。例えば、複数の処理装置が複数の利用者により利用される環境がオフィスである場合、始業時間、終業時間等、処理装置の需要が高くなる時間帯の利用履歴を取得すればよい。
次に、ステップ１０２で、抽出手段の一例として「遅延抽出処理」を実行する。遅延抽出処理では、通常より待機時間が長い処理を抽出する。処理に要した待機時間と閾値とを比較し、待機時間が閾値以上の処理を「遅延処理」という。次に、ステップ１０４で、分析手段の一例として「原因分析処理」を実行する。原因分析処理では、抽出された遅延処理の各々について、処理が遅延する原因を分析する。
次に、ステップ１０６で、「通知処理」を実行してルーチンを終了する。通知処理では、利用者に対しては分析結果及び対応策の少なくとも一方を通知し、管理者に対しては非効率な利用状況を通知する。「遅延抽出処理」を実行するＣＰＵ２０Ａが「抽出手段」の一例である。「原因分析処理」を実行するＣＰＵ２０Ａが「分析手段」の一例である。通知処理を実行するＣＰＵ２０Ａが「通知手段」の一例である。以下では、各処理について詳しく説明する。
（遅延抽出処理）
次に、遅延抽出処理について詳細に説明する。
図８は遅延抽出処理の流れの一例を示すフローチャートである。本実施の形態では、複数の処理装置の各々について、複数の利用者による利用履歴が取得される。ここでは、処理毎の利用履歴を「処理履歴」という。
図８に示すように、まず、ステップ２００で、１つの処理履歴を選択する。利用履歴は、検索できるように整理されている。例えば、処理装置１２Ｎ→１２Ｗ→１２Ｅ→１２Ｓのように、処理装置毎に順番に処理履歴を選択してもよい。また、利用者Ａ→Ｂ→Ｃ→Ｄのように、利用者毎に順番に処理履歴を選択してもよい。ここでは、利用者Ａ→Ｂ→Ｃ→Ｄの順番で、利用者毎に処理履歴を選択する。
次に、ステップ２０２で、待機時間が閾値（予め定めた時間）以上か否かを判断する。待機時間が短く、処理の実行が指示された直後に処理が開始されるのが理想的である。しかしながら、使用する機能によっては移動時間を含む場合もあるので、閾値として「ＸＸ秒」等の時間を予め定めておく。
閾値は、利用者が「処理が遅い」と感じる時間とする等、利用者の感覚から定性的に定めてもよい。また、閾値は、利用履歴から求めた待機時間の代表値に基づく値とする等、利用履歴から定めてもよい。代表値としては、最大値、最小値、平均値、中央値、最頻値などがある。例えば、閾値を、平均値よりＹＹ秒だけ長い時間とする。
上記の通り、待機時間が閾値以上の処理を「遅延処理」という。遅延処理が抽出された場合は、ステップ２０４に進む。次に、ステップ２０４で、遅延処理と判断した処理履歴を「遅延処理リスト」に追加する。一方、遅延処理が抽出されない場合は、ステップ２０４を飛ばしてステップ２０６に進む。
次に、ステップ２０６で、他の処理履歴があるか否かを判断する。他の処理履歴がない場合は、ルーチンを終了する。一方、他の処理履歴がある場合は、ステップ２００に戻り、全部の処理履歴について遅延処理か否かが判断されるまで、ステップ２００からステップ２０６までの手順を繰り返す。
遅延抽出処理の実行が終了すると、遅延処理リストが完成する。遅延処理リストは、管理サーバ１０のＲＡＭ２０Ｃ、記憶部２８、記憶装置１６の各々に記憶される。図９は遅延処理リストの一例を示す図表である。図９に示すように、利用者Ａについては遅延処理が４件あり、利用者Ｂ、Ｃ、Ｄの各々については遅延処理が２件ずつある。遅延処理は、処理１、処理２などリストに加えられた順に付番されている。
例えば、処理１では、利用者Ａが、９時に処理装置１２Ｅのカラー印刷機能を利用したときに、待機時間が７０秒と長くなり、遅延処理に加えられている。なお、遅延処理リストの事例については後述する。この例では、カラー印刷、ＦＡＸ送信等の機能の種類に関係なく閾値を３０秒とし、待機時間が３０秒以上の処理を「遅延処理」としている。
（原因分析処理）
次に、「原因分析処理」について説明する。
待機時間は、「待ち時間」と「移動時間」とで構成される。「待ち時間」は、特定の処理装置に処理が集中することにより発生する。「移動時間」は、利用者から処理装置までの距離が遠くなるほど長くなる。「待ち時間」と「移動時間」とを分離することは難しいが、遅延の原因が何れにあるかは特定される。
図１０は「原因分析処理」の流れの一例を示すフローチャートである。図１０に示すように、まず、ステップ３００で、１つの遅延処理を選択する。例えば、処理１から昇順に遅延処理を選択してもよい（図９参照）。ステップ３０２で、選択された遅延処理に係る処理と同じ処理が、複数遅延しているか否かを判断する。同じ遅延処理が複数ある場合は、ステップ３０４に進む。
同じ遅延処理が複数無い場合、即ち、選択された遅延処理の実行を指示した１人の利用者についてだけ処理が遅延している場合は、ステップ３１０に進む。そして、ステップ３１０で、遅延の原因は、移動時間が長いからであると分析する。
次に、ステップ３０４で、選択された遅延処理に係る処理（装置と機能）と同じ処理が、複数の利用者について遅延しているか否かを判断する。複数の利用者の間で処理が遅延している場合は、ステップ３０６に進む。そして、ステップ３０６で、遅延の原因は、待ち時間が長いからであると分析する。
一方、複数の利用者の間で処理が遅延していない場合、即ち、選択された遅延処理の実行を指示した１人の利用者についてだけ処理が遅延している場合は、ステップ３１０に進み、ステップ３１０で、遅延の原因は、移動時間が長いからであると分析する。なお、１人の利用者が同時に複数の処理を依頼して遅延を生じるケースは想定外とする。利用者は処理の遅延を予期できる。
次に、ステップ３０８で、他の遅延処理があるか否かを判断する。他の遅延処理が無い場合は、ルーチンを終了する。他の遅延処理がある場合は、ステップ３００に戻って、全部の遅延処理について原因が特定されるまで、ステップ３００からステップ３１０までの手順を繰り返し行う。
例えば、図９に示す遅延処理リストの例では、処理装置１２Ｅに処理が集中している。処理１、処理２、処理６、処理７、処理１０の各々は、処理装置１２Ｅのカラー印刷機能を利用した普通プリントによる処理である。処理１、処理２の実行は利用者Ａから指示され、処理６の実行は利用者Ｂから指示され、処理７の実行は利用者Ｃから指示され、処理１０の実行は利用者Ｄから指示されている。
各処理は、９時前後に処理装置１２Ｅに各々の実行が指示されている。各処理は、処理１→処理６→処理７→処理１０→処理２の順番で実行が指示されている。処理装置１２Ｅは、実行が指示された順に処理を開始するが、先に実行が指示された処理が終了しないと、次の処理は開始されない。
この例では、カラー印刷機能を利用した処理が処理装置１２Ｅに集中して、各利用者の待ち時間が玉突き的に長くなり、複数の遅延処理が発生している。なお、普通プリントでは、移動時間は利用履歴に含まれない。また、処理１の待機時間は７０秒と長いが、処理１では、処理装置１２の起動やスリープモードからの復帰に時間がかかったものとする。
また、処理４、処理５、処理８、処理９の各々は、処理装置１２ＥのＦＡＸ機能を利用した処理である。処理４の実行は利用者Ａから指示され、処理５の実行は利用者Ｂから指示され、処理８の実行は利用者Ｃから指示され、処理９の実行は利用者Ｄから指示されている。
各処理は、９時３０分前後に処理装置１２Ｅに各々の実行が指示されている。各処理は、処理９→処理８→処理５→処理４の順番で実行が指示されている。処理装置１２Ｅは、実行が指示された順に処理を開始するが、先に実行が指示された処理が終了しないと、次の処理は開始されない。この例では、ＦＡＸ機能を利用した処理が処理装置１２Ｅに集中して、複数の遅延処理が発生している。
処理３は、処理装置１２Ｅのカラー印刷機能を利用した蓄積プリントによる処理である。処理３の実行は利用者Ａから指示されている。同じ時間帯において、他の利用者の処理は遅延していない。したがって、待機時間は「移動時間」であると特定される。処理の実行指示の直後に移動を開始したと仮定すると、利用者Ａは、処理装置１２Ｅまでの移動に４５秒も要していることになる。
（通知処理）
次に、「通知処理」について説明する。
図１１は「通知処理」の流れの一例を示すフローチャートである。図１１に示すように、まず、ステップ４００で、１つの遅延処理を選択する。例えば、上記の通り、処理１から昇順に遅延処理を選択してもよい。次に、ステップ４０２で、待ち時間が長いか否かを判断する。待ち時間が長い場合は、ステップ４０４に進み、待ち時間が長いケースではない場合は、ステップ４２０に進む。
次に、ステップ４０４で、選択された遅延処理に係る処理と同じ処理を実行可能な他の処理装置（代替装置）が存在するか否かを判断する。代替装置が存在するか否かは、複数の処理装置各々の機能に関する情報から判断する。代替装置が存在する場合は、ステップ４０６に進み、代替装置が存在しない場合は、ステップ４１２に進む。
図１２は複数の処理装置各々の機能に関する情報の一例を表すテーブルである。図１２に示すように、処理装置１２Ｎ、１２Ｗ、１２Ｅ、１２Ｓ各々について、特定の機能Ｘ、Ｙ、Ｚの有無が、テーブル形式で予め記憶されている。図示した例では、機能Ｘを「白黒印刷」機能、機能Ｙを「カラー印刷」機能、機能Ｚを「ＦＡＸ」機能とする。
例えば、遅延処理に係る処理が、処理装置１２Ｅでのカラー印刷機能を利用した処理である場合、処理装置１２Ｗもカラー印刷機能を備えているので、代替装置が存在すると判断する。また、遅延処理に係る処理が、処理装置１２ＥでのＦＡＸ機能を利用した処理である場合、同じ機能を備える他の処理装置１２は存在しないので、代替装置が存在しないと判断する。
次に、ステップ４０６で、遅延処理の実行を指示した利用者について、代替装置に対する利用権限があるか否かを判断する。利用権限があるか否かは、複数の利用者の複数の処理装置各々に対する権限情報から判断する。利用権限が無い場合は、ステップ４０８に進み、利用権限がある場合は、ステップ４１０に進む。
図１３は複数の利用者の複数の処理装置各々に対する権限情報の一例を表すテーブルである。図１３に示すように、利用者Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ各々について、処理装置１２Ｎ、１２Ｗ、１２Ｅ、１２Ｓ各々に対する利用権限レベルが、テーブル形式で予め記憶されている。図示した例では、利用権限レベルは、レベル１からレベル３までの３段階でレベルアップする。
レベル１は、対象とする処理装置を利用できないレベルである。レベル２は、対象とする処理装置のカラー印刷機能を利用できないレベルである。対象とする処理装置に対し、カラー印刷機能を使用した処理の実行を指示しても、白黒で印刷される。また、対象とする処理装置が、カラー印刷機能を備えない場合も、レベル２となる。レベル３は、対象とする処理装置のカラー印刷機能を利用できるレベルである。
例えば、上記の例では、処理装置１２Ｅの代替装置として、処理装置１２Ｗが存在することが判明した。そこで、遅延処理の実行を指示した利用者Ａについて、処理装置１２Ｗに対する利用権限を確認する。利用者Ａの処理装置１２Ｗに対する利用権限レベルは「レベル２」である。利用者Ａは、処理装置１２Ｗのカラー印刷機能を利用する権限を備えていない。
次に、ステップ４０８で、利用権限が無い場合は、利用権限レベルを変更する。即ち、利用者の管理状況の見直しを行う。例えば、上記の例では、利用者Ａの処理装置１２Ｗに対する利用権限レベルを、「レベル２」から「レベル３」に引き上げる。管理サーバ１０での利用権限レベルの変更により、利用者Ａは、処理装置１２Ｗを使用してカラー印刷を行えるようになる。
次に、ステップ４１０で、遅延処理の実行を指示した利用者に、分析結果及び対応策の少なくとも一方を通知する。例えば、上記の例では、利用者Ａには、処理１、処理２の分析結果として「待ち時間が長い」旨が通知される。また、利用者Ａには、分析結果に基づく対応策として、カラー印刷機能を備える処理装置１２Ｗを、代替装置として使用できる旨が通知される。なお、処理装置１２Ｗのカラー印刷機能を利用する権限が付与された点も併せて通知される。
利用者への通知方法としては、利用者が使用する端末装置１４にＥメールを送信する等が挙げられるが、通知方法はこれに限定される訳ではない。利用者が処理装置により認証された際に、処理装置の操作表示部に、分析結果及び対応策の少なくとも一方を含む案内画面を表示してもよい。
次に、ステップ４１２で、選択された遅延処理（装置、機能、利用者）を処理集中リストに追加して、ステップ４１４に進む。また、ステップ４０４で代替装置が存在しないと判断されて、ステップ４０４からステップ４１２に進んだ場合も、ステップ４１２で、選択された遅延処理を処理集中リストに追加して、ステップ４１４に進む。
図１４は処理集中リストの一例を示す図表である。図１４に示すように、処理が集中している事例は２件ある。１件は、利用者Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ各々の処理装置１２Ｅでのカラー印刷機能を利用した処理である。もう１件は、利用者Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ各々の処理装置１２ＥでのＦＡＸ機能を利用した処理である。
一方、ステップ４０２で、待ち時間が長いケースではない場合は、ステップ４０２からステップ４２０に進む。待ち時間が長いケースではない場合は、処理装置までの移動時間が長い。即ち、利用者は、遠くに配置された処理装置を利用している。
次に、ステップ４２０で、選択された遅延処理に係る処理と同じ処理を実行可能な他の処理装置であって、遅延処理を実行した処理装置よりも利用者に近い処理装置（代替装置）が存在するか否かを判断する。代替装置が存在する場合は、ステップ４２２に進み、代替装置が存在しない場合は、ステップ４２８に進む。
図１５は複数の処理装置各々までの所要時間に関する情報の一例を表すテーブルである。図１５に示すように、利用者Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ各々について、処理装置１２Ｎ、１２Ｗ、１２Ｅ、１２Ｓ各々までの所要時間が、テーブル形式で予め記憶されている。ここで「所要時間」とは、利用者が処理装置まで最短経路で移動する場合に要する時間の計算値であり、経路の長さを歩く速度で割って求められる。
図１６は利用者Ａから各処理装置までの経路を示す平面図である。図１６に示すように、利用者Ａから処理装置１２Ｎまでの最短経路は、二点鎖線で示す「経路１」である。経路１により処理装置１２Ｎまで移動する場合の所要時間は「Ｔｍ１」である。また、利用者Ａから処理装置１２Ｗまでの最短経路は、実線で示す「経路２」である。経路２により処理装置１２Ｗまで移動する場合の所要時間は「Ｔｍ２」である。
利用者Ａから処理装置１２Ｅまでの最短経路は、一点鎖線で示す「経路３」である。経路３により処理装置１２Ｅまで移動する場合の所要時間は「Ｔｍ３」である。利用者Ａから処理装置１２Ｓまでの最短経路は、点線で示す「経路４」である。経路４により処理装置１２Ｓまで移動する場合の所要時間は「Ｔｍ４」である。これ等の所要時間は、図１５に示すテーブル等により、予め記憶されている。
経路１＞経路３＞経路４＞経路２の順で経路が短くなり、Ｔｍ１＞Ｔｍ３＞Ｔｍ４＞Ｔｍ２の順で所要時間が短くなる。例えば、上記の例では、遅延処理に係る処理３は、利用者Ａの処理装置１２Ｅでのカラー印刷機能を利用した処理である。処理装置１２Ｗは、カラー印刷機能を備えており、処理装置１２Ｅよりも利用者Ａに近いので、代替装置が存在すると判断される。利用者Ａに近いか否かは、利用者から処理装置までの最短距離がより短いか、または、利用者から処理装置までの所要時間がより短いかで判断する。
次に、ステップ４２２で、遅延処理の実行を指示した利用者について、代替装置に対する利用権限があるか否かを判断する。利用権限が無い場合は、ステップ４２４に進み、ステップ４２４で、利用権限レベルを変更する。利用権限がある場合は、ステップ４２６に進む。
次に、ステップ４２６で、遅延処理の実行を指示した利用者に、分析結果及び対応策の少なくとも一方を通知する。例えば、上記の例では、利用者Ａには、処理３の分析結果として「移動時間が長い」旨が通知される。また、利用者Ａには、分析結果に基づく対応策として、処理装置１２Ｅよりも利用者Ａに近い処理装置１２Ｗを、代替装置として使用できる旨が通知される。権限が付与された点も併せて通知される。
ステップ４２０で代替装置が存在しないと判断されて、ステップ４２０からステップ４２８に進んだ場合は、ステップ４２８で、選択された遅延処理（装置、機能、利用者）を「不便な利用リスト」に追加して、ステップ４１４に進む。
図１７は不便な利用リストの一例を示す図表である。図９に示す遅延処理リストは、代替装置が存在しない「不便な利用」の例を含まない。例えば、利用者Ａの処理装置１２Ｅでのカラー印刷機能を利用した処理３について、代替装置となる処理装置１２Ｗが存在しない場合は、図１７に示すように不便な利用リストに追加される。
次に、ステップ４１４で、他の遅延処理があるか否かを判断する。他の遅延処理が無い場合は、ステップ４１６に進む。他の遅延処理がある場合は、ステップ４００に戻って、全部の遅延処理について通知処理が行われるまで、ステップ４００からステップ４２８までの手順を繰り返し行う。次に、ステップ４１６で、得られたリスト（処理集中リストと不便な利用リスト）を管理者に通知して、ルーチンを終了する。得られたリストは、記憶装置１６にも記憶される。
管理者への通知は、例えば、管理サーバ１０の表示部に、得られたリストまたはリストへのリンクを含む画面を表示することにより行う。管理者は、効率化処理プログラムを起動して、処理結果としてリストが通知されるのを待っている。
処理の集中が発生する原因の多くは、待ち時間が長いことを知らない、代替装置を知らない、代替装置に対する権限が無い等、不知や制限に起因する。効率化処理プログラムが実行されると、遅延処理の実行を指示した利用者に、分析結果及び対応策の少なくとも一方が通知されて、非効率な利用状況が改善される。
また、処理集中リストや不便な利用リストは、装置や機能が不足している状況を管理者に知らせるものである。例えば、処理装置１２Ｅのカラー印刷機能を利用した処理が、頻繁に処理集中リストに載る場合は、既存の処理装置で処理の分散を行うことが困難であると推測される。このような場合、管理者は、処理装置の買い替え、処理装置の買い増し、機能の追加等、装置や機能の追加を検討する。
装置や機能の追加を検討する際に、管理者は利用履歴を元に種々の分析を行ってもよい。例えば、処理装置１２Ｅでのカラー印刷機能を利用した処理が「処理集中リスト」に載っている場合は、カラー印刷機能の不足が示唆される。
図１８はシステム全体での各機能の使用比率を示すグラフである。図１８に示すように、システム全体でのカラー印刷機能の使用比率が低い場合は、装置や機能を追加しなくてもよい。逆に、システム全体でのカラー印刷機能の使用比率が高い場合は、カラー印刷が多いのにカラー印刷機能を備える処理装置が少ないことが裏付けられるので、カラー印刷機能やそれを備える装置を追加する。
図１９は機能別の待ち時間を時間帯毎に示すグラフである。図１９に示すように、いずれの機能の利用でも、午前中は待ち時間が長いが、午後は待ち時間が半減する等の場合は、午後の利用を推奨して装置や機能を追加しなくてもよい。例えば、図１４に示す処理集中リストの事例は、９時から１０時までの時間帯に発生しているので、各利用者に午後の利用を推奨してもよく、具体的な時間を案内してもよい。
図２０は装置別で各機能の使用比率を示すグラフである。図２０に示す例では、カラー印刷は、主に処理装置１２Ｅで実行されている。処理装置１２Ｗもカラー印刷機能を備えるが、カラー印刷機能は殆ど利用されていない。したがって、処理装置１２Ｗを、カラー印刷機能を備えない処理装置に変更してもよい。
また、カラー印刷機能を備える処理装置１２Ｅで白黒印刷を行う利用者について、白黒印刷機能を備える他の処理装置に対する利用権限があるか否かを確認し、権限が無い場合は付与する。
また、カラー印刷機能に着目すると、処理装置１２Ｗもカラー印刷機能を備えるが、解像度、使い勝手などにおいて処理装置１２Ｅとの差異が存在するものと推測される。例えば、ステイプル、穴あけ、パンチ等の後処理を実施する後処理装置を備えているか否かによって、使い勝手のよさは変わってくる。差異が埋められない場合は、例えば、処理装置１２Ｅと同じ機種に変更する等、処理装置の買い替えを検討する。
また、特定の利用者の特定の処理装置による処理が、不便な利用リストから外れない場合は、複数の処理装置の設置場所の変更等を検討する。例えば、図１６に示す例では、ＦＡＸ機能を備えるのは処理装置１２Ｅだけであり、利用者Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄの各々がＦＡＸ機能を利用する。したがって、処理装置１２Ｅを図示したエリアの中央に移動させると、各利用者の処理装置１２Ｅまでの所要時間が短くなる。
＜変形例＞
なお、上記実施の形態で説明した情報処理装置、プログラム及び管理システムの構成は一例であり、本発明の主旨を逸脱しない範囲内においてその構成を変更してもよいことは言うまでもない
上記の実施の形態では、装置や機能の追加を検討する場合について説明したが、使用されていない不要な装置や機能を削減してもよい。
また、上記の実施の形態では、管理者に「処理集中リスト」や「不便な利用リスト」を通知する場合について説明したが、リストを表示する以外の方法で、装置や機能の不足や、利用者の不便な利用状況を管理者に通知してもよい。例えば、処理集中リストと共に「装置や機能の追加の提案」を管理者に通知してもよく、不便な利用リストと共に「設置場所の変更の提案」を管理者に通知してもよい。
不知や制限に起因する非効率な利用状況は、効率化処理プログラムの実行により改善される。したがって、２回目以降の効率化処理プログラムの実行の際には、処理集中リストと共に又は処理集中リストに代えて、「装置や機能の追加の提案」を管理者に通知してもよい。同様に、不便な利用リストと共に又は不便な利用リストに代えて、「設置場所の変更の提案」を管理者に通知してもよい。
図４、図１６に示すように、利用者や処理装置の位置情報が把握できている場合は、特定の処理装置を特定の場所に移動させるように、設置場所の変更を提案してもよい。また、位置情報が把握できていない場合は、「設置場所の変更も検討してはどうか？」等、検討を促すメッセージを表示するだけでもよい。
上記の実施の形態では、処理装置が複合機である場合について説明したが、複数の利用者各々からの指示に応じて処理を実行する装置であればよく、複合機には限定されない。例えば、利用者から送信された画像データに基づいて画像を投影するプロジェクタ、商品が選択されて支払いが行われると商品を提供する自動販売機など、処理装置の例は数多く挙げられる。
１０ 管理サーバ
１２ 処理装置
１４ 端末装置
１６ 記憶装置
１８ 通信回線
２０ 情報処理部
２２ 表示部
２４ 入力部
２４ 印刷部
２６ 通信部
２８ 記憶部
３０ 情報処理部
３２ 操作表示部
３４ 画像読取部
３６ 画像形成部
３８ ファクシミリ通信部
４０ 通信部
４２ 記憶部

Claims (13)

  1. 複数の処理装置を利用する複数の利用者各々の利用履歴から、処理の実行が指示されてから処理の実行が開始されるまでの待機時間が予め定めた時間より長い遅延処理を抽出する抽出手段と、
    前記遅延処理が生じた原因を分析する分析手段と、
    前記分析手段による分析結果及び前記分析結果に応じた対応策の少なくとも一方を、前記遅延処理の実行を指示した利用者に通知する通知手段と、
    を備えた情報処理装置。
  2. 前記遅延処理を実行した１つの処理装置について、複数の利用者に対する複数の遅延処理が抽出された場合は、
    前記分析手段は、
    前記１つの処理装置の待ち時間が長いと分析する、
    請求項１に記載の情報処理装置。
  3. 前記通知手段は、
    前記遅延処理の実行を指示した利用者に、前記１つの処理装置の待ち時間が長いという分析結果を通知する、
    請求項２に記載の情報処理装置。
  4. 前記通知手段は、
    前記複数の処理装置各々の機能に関する情報から、前記遅延処理を実行可能な他の処理装置が存在する場合は、前記遅延処理の実行を指示した利用者に前記他の処理装置の存在を通知する、
    請求項２または請求項３に記載の情報処理装置。
  5. 前記通知手段は、
    前記遅延処理の実行を指示した利用者が、前記他の処理装置を利用する権限を有しない場合は、前記遅延処理の実行を指示した利用者に、前記他の処理装置を利用する権限を付与して、権限が付与された旨を併せて通知する、
    請求項４に記載の情報処理装置。
  6. 前記通知手段は、
    前記他の処理装置が存在しない場合は、前記遅延処理に係る装置及び機能の少なくとも一方の不足を管理者に通知する、
    請求項４または請求項５に記載の情報処理装置。
  7. 前記遅延処理を実行した１つの処理装置について、１人の利用者に対する少なくとも１つの遅延処理が抽出された場合は、
    前記分析手段は、
    前記１つの処理装置までの移動時間が長いと分析する、
    請求項１に記載の情報処理装置。
  8. 前記通知手段は、
    前記１人の利用者に、前記１つの処理装置までの移動時間が長いという分析結果を通知する、
    請求項７に記載の情報処理装置。
  9. 前記通知手段は、
    前記複数の処理装置各々の機能に関する情報、及び前記複数の処理装置各々までの所要時間に関する情報から、前記遅延処理を実行可能で且つ前記遅延処理を実行した前記１つの処理装置より前記１人の利用者に近い最寄の処理装置が存在する場合は、前記最寄の処理装置の存在を前記１人の利用者に通知する、
    請求項７または請求項８に記載の情報処理装置。
  10. 前記通知手段は、
    前記１人の利用者が、前記最寄の処理装置を利用する権限を有しない場合は、
    前記１人の利用者に、前記最寄の処理装置を利用する権限を付与して、権限が付与された旨を併せて通知する、
    請求項９に記載の情報処理装置。
  11. 前記通知手段は、
    前記最寄の処理装置が存在しない場合は、利用者の不便な利用状況を管理者に通知する、
    請求項９または請求項１０に記載の情報処理装置。
  12. コンピュータを、
    請求項１から請求項１１までのいずれか１項に記載の情報処理装置の各手段として機能させるためのプログラム。
  13. 請求項１から請求項１１までのいずれか１項に記載の情報処理装置と、
    前記情報処理装置により管理される複数の処理装置と、
    複数の利用者の各々が使用する複数の端末装置と、
    を備えた管理システム。
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