以下、図面に基づいて実施形態を説明する。
<メール管理システムの概略構成例>
図1は、メール管理システムの概略構成の一例を示す図である。図1に示すメール管理システム10は、メール管理サーバ11と、1又は複数の端末装置12−1〜12−n(以下、必要に応じて「端末装置12」と総称する)とを有する。メール管理サーバ11及び端末装置12は、情報処理装置の一例である。また、メール管理サーバ11及び端末装置12は、例えば通信ネットワーク13によりデータの送受信が可能な状態で接続されている。
メール管理サーバ11は、端末装置12間において送受信されるメールを管理する。端末装置12により生成及び送信されたメールは、メール管理サーバ11が有するメールデータベース(以下、データベースを単に「DB」という)14に蓄積される。例えば、送信先の端末装置12が起動中でない場合でも、送信元の端末装置12から送信されたメールがメールDB14に保存される。
メール管理サーバ11は、端末装置12を使用するユーザからメールの受信要求があった場合に、要求したユーザのアドレス情報(例えば、メールアドレス)に対応付けてメールDB14に保存されたメールを抽出して、受信要求をした端末装置12に送信する。
メール管理サーバ11は、例えばPersonal Computer(PC)や汎用サーバ等でもよいが、これに限定されるものではなく、例えば一以上の情報処理装置を有するクラウドコンピューティングを用いたクラウドサーバ等であってもよい。
端末装置12は、メール管理サーバ11に対するメールの送受信や、メールの新規生成、送受信したメールの保存、閲覧、編集、転送、削除等のメールに関する各処理を実行する。
端末装置12は、例えばメールの送信対象者、送信順序、個人毎の回答期間、全体の期限等をメール送信者が指定できる機能を有する。また、端末装置12は、回答メールがあったか否かの判断、回答者や回答日時の抽出を行う機能を有する。また、端末装置12は、ユーザ毎に管理されたメールの中から任意のキーワードで検索を行い、その結果を抽出する機能を有する。
端末装置12は、上述した各機能等を行うために必要な情報を管理する管理ファイルを生成する。端末装置12は、メール種別に対応する1又は複数の管理ファイルに基づいて、集計メールや催促メール、日報(週報、月報)メール、くじ引きメール等を自動送信する機能を有する。また、端末装置12は、上述した管理ファイルに基づいて、メールの回覧状況の通知や回答内容を自動生成する機能、指定した条件や日時で、回答メールの送信先に自動送信する機能等を有する。
なお、端末装置12は、例えば予めインストールされたメールソフトを起動させて、上述した管理ファイルの生成やその他の処理等を行ってもよく、またメール管理サーバ11が備えるWebメール機能等を用いて管理ファイルの生成やその他の等の処理を行ってもよい。
これにより、本実施形態では、用途に応じて従来人手で行ってきた作業を、アプリケーション側で自動的に行うことにより、作業時間、労力、費用の大幅な短縮、削減による効率化、及び人為的ミスの防止による信頼性の向上が可能となる。
端末装置12は、例えばタブレット端末やスマートフォン、Personal Digital Assistants(PDA)、ノート型PC等であるが、これに限定されるものではなく、例えばゲーム機器、携帯電話等の通信端末であってもよい。また、端末装置12は、ユーザが装着するウェアラブル端末であってもよい。
通信ネットワーク13は、例えばインターネットやLocal Area Network(LAN)等であるが、これに限定されるものではない。通信ネットワーク13は、有線でも無線でもよく、これらの組み合わせでもよい。
メールDB14は、端末装置12に対応する宛先(例えば、メールアドレス)毎にメールボックスを設定し、各メールボックスに対応するメールを管理する。例えば、端末装置12は、メール管理サーバ11に問い合わせを行うと、メール管理サーバ11に接続されたメールDB14から、自己のメールアドレスに対応するメールや催促メール、回答メール等を抽出して受信することができる。なお、メールDB14は、メール管理サーバ11で管理されていなくてもよく、例えば通信ネットワーク13を介して接続可能なメールサーバやDBサーバ等で管理されてもよい。
図1に示すメール管理システム10は、メール管理サーバ11と端末装置12とは1対nの構成となっているが、これに限定されるものではなく、例えば複数のサーバを有していてもよい。また、メール管理サーバ11の機能の一部又は全部を端末装置12に持たせてもよい。
<端末装置12の機能構成例>
次に、上述した端末装置12の機能構成例について図を用いて説明する。図2は、端末装置の機能構成例を示す図である。端末装置12は、編集手段21と、メール生成手段22と、メール送付手段23と、回答識別手段24と、加工手段25と、送付管理手段(管理手段)26と、記憶手段27とを有する。記憶手段27は、管理ファイル31と、メール定型文32とを有する。
編集手段21は、ユーザ(管理者等)からの指示により、管理ファイル31、メール定型文32等の生成や編集を行う。管理ファイル31とは、例えば送付先、送付順(回覧順序)、回答期限、処理内容等が設定された情報であるが、これに限定されるものではない。例えば、編集手段21は、メール種別に応じた固定部及び可変部の情報を有するメール定型文と送付先情報とを設定した管理ファイル31を生成する。例えば、編集手段21は、ユーザ操作に基づく編集機能等を使用して、メールに対する処理の内容や、処理に必要な情報を管理ファイル31に設定すると共に、メール本文の固定部、可変部の内容を設定する。
ここで、メール種別とは、アンケート、安否確認、多数決等の集計結果通知メールや、催促メール、メールを複数人に順番を指定して送付する回覧(稟議)メール、複数のメール内容を抽出した日報(週報、月報)メール、及びメール回答の到着(返信)順等によるくじ引きメール等のうち、少なくとも1つを有するが、これに限定されるものではない。また、固定部とは、例えば日時や送付先等により変更されない文字や記号、文章等である。可変部とは、例えば所定の処理内容(例えば、アンケート、安否確認、多数決、日報(週報、月報)の生成、回覧、くじ引き)や送付先等に応じて変化する文字や記号、文章等である。編集手段21により生成、編集された管理ファイル31は、記憶手段27に記憶される。
メール生成手段22は、記憶手段27に予め記憶されたメール定型文32や、編集手段21により得られる管理ファイル31の可変部分等の情報を用いて、メールを自動生成する。メール生成手段22は、例えば定型文に日時、送付先対象(名前、メールアドレス等)の可変部を付加して送付用メールを生成する。
メール生成手段22が生成するメールとしては、上述したメール種別に対応するアンケートメール、回答メールに対する集計結果の通知メール、日報(週報、月報)メール、くじ引きメール、回覧メール等であるが、これに限定されるものではない。
メール送付手段23は、メール生成手段22により生成されたメールを指定されたメールアドレス等に送信する。また、メール送付手段23は、加工手段25により加工、集計された結果を通知するメールを指定されたメールアドレス宛てに送信する。送信されたメールは、メール管理サーバ11のメールDB14に保存される。また、送信先の対象者からメール管理サーバ11への受信要求等に応じて、メールDB14に保存されたメールが配信される。
回答識別手段24は、メールDB14に保存された各メールに対し、管理情報として設定されたメール回答の有無、回答期限等を管理し、それらの情報と管理ファイル31と照合してメール毎に回答識別を決定する。例えば、回答識別手段24は、ユーザ(利用者)からの回答メールを収集し、回答メールから内容、日時、回答者等を管理ファイル31の送付先管理情報等に設定する。
加工手段25は、記憶手段27に記憶された管理ファイル31で設定された条件に基づいて、メールの加工や回答メールの集計等を行う。加工手段25は、加工結果や集計結果を通知するメールを生成し、生成したメールをメール送付手段23に出力する。
例えば、加工手段25は、ユーザ(利用者)からの要求メールやユーザ(管理者)からの指示により、現在までの回答を集計し、その集計結果(途中経過)を取得するための加工を行ってもよい。また、加工手段25は、全利用者から回答があった場合に、それぞれの回答を集計し、その集計結果(最終結果)を取得するための加工を行ってもよい。
また、加工手段25は、複数のメールの内容を抽出してユーザ毎の日報(週報、月報)等の加工(集計)を行ってもよい。例えば、加工手段25は、ユーザ毎に生成された日報メールを用いて週報メール、月報メールを生成するための集計等を行ってもよい。また、加工手段25は、くじ引きメール等のメールの加工等を行ってもよい。
送付管理手段26は、送付したメールに対する回答状況に応じて回答識別手段24により設定された回答識別に基づいて前記メールを管理する。例えば、送付管理手段26は、管理ファイル31で定義された処理内容(例えば、催促メールや回答メール、送付順制御等)に対応するメール送付に関する制御を行う。例えば、送付管理手段26は、回答の催促として、回答期限になったら未回答のユーザに催促メールを送付する。また、送付管理手段26は、管理者等の指示により、未回答のユーザに催促メールを送付する。
なお、送付管理手段26における管理内容は、これに限定されるものではない。また、送付管理手段26は、所定のキーワード等を用いてメールDB14に蓄積された各メールの内容を検索し、検索結果を抽出する機能を有していてもよい。
記憶手段27は、本実施形態において使用される各種データを記憶する。記憶手段27は、上述した管理ファイル31及びメール定型文32だけでなく、端末装置12内のおける処理経過や処理結果、異常処理時のメッセージ情報、ログ情報等を記憶してもよい。
ここで、例えばメール管理サーバ11がメールサーバ等であり、端末装置12が上記メールサーバのWebメール等を利用する場合、上述した端末装置12の各機能構成の一部又は全部をメール管理サーバ11側に設けてもよい。また、上述した管理ファイル31及びメール定型文32をメール管理サーバ11側で管理する場合には、例えばユーザIDや所定のグループID等により各ユーザや各グループ単位でそれぞれの情報を管理してもよい。なお、上述した各機能は、例えばメールソフトとは独立したアプリケーションとして、汎用的に利用できるのが好ましいが、これに限定されるものではない。
<メール管理サーバ11、端末装置12のハードウェア構成例>
次に、上述したメール管理サーバ11、端末装置12の各情報処理装置(コンピュータ)のハードウェア構成例について、図を用いて説明する。図3は、ハードウェア構成の一例を示す図である。図3の例において、メール管理サーバ11、端末装置12等のコンピュータは、入力装置41と、出力装置42と、ドライブ装置43と、補助記憶装置44と、主記憶装置45と、Central Processing Unit(CPU)46と、ネットワーク接続装置47とを有し、これらはシステムバスBで相互に接続されている。
入力装置41は、ユーザ等が操作するキーボード及びマウス等のポインティングデバイスやマイクロフォン等の音声入力デバイスを有しており、ユーザ等からのプログラムの実行指示、各種操作情報、ソフトウェア等を起動するための情報等の入力を受け付ける。
出力装置42は、本実施形態における処理を行うためのコンピュータ本体を操作するのに必要な各種ウィンドウやデータ等を表示するディスプレイ等を有する。出力装置42は、CPU46が有する制御プログラムによりプログラムの実行経過や結果等を表示することができる。
ここで、本実施形態において、例えばコンピュータ本体にインストールされる実行プログラムは、記録媒体48等により提供される。記録媒体48は、ドライブ装置43にセット可能である。CPU46からの制御信号に基づき、記録媒体48に格納された実行プログラムが、記録媒体48からドライブ装置43を介して補助記憶装置44にインストールされる。
補助記憶装置44は、例えばHard Disk Drive(HDD)やSolid State Drive(SSD)等のストレージ手段等である。補助記憶装置44は、CPU46からの制御信号に基づき、本実施形態における実行プログラム(メール管理プログラム)や、コンピュータに設けられた制御プログラム等を記憶し、必要に応じて入出力を行う。補助記憶装置44は、CPU46からの制御信号等に基づいて、記憶された各情報から必要な情報を読み出したり、書き込むことができる。
主記憶装置45は、CPU46により補助記憶装置44から読み出された実行プログラム等を格納する。主記憶装置45は、Read Only Memory(ROM)やRandom Access Memory(RAM)等である。
CPU46は、Operating System(OS)等の制御プログラム、及び主記憶装置45に格納されている実行プログラムに基づいて、各種演算や各ハードウェア構成部とのデータの入出力等、コンピュータ全体の処理を制御して各処理を実現する。プログラムの実行中に必要な各種情報等は、補助記憶装置44から取得することができ、また実行結果等を格納することもできる。
具体的には、CPU46は、例えば入力装置41から得られるプログラムの実行指示等に基づき、補助記憶装置44にインストールされたプログラムを実行させることにより、主記憶装置45上でプログラムに対応する処理を行う。例えば、端末装置12の場合に、CPU46は、プログラムを実行させることで、編集手段21による編集処理、メール生成手段22によるメール生成処理、メール送付手段23によるメール送付処理、回答識別手段24による回答識別処理、加工手段25による加工処理、送付管理手段26による送付管理処理等を行う。なお、CPU46による処理内容は、これに限定されるものではない。CPU46により実行された内容は、必要に応じて補助記憶装置44等に記憶される。
ネットワーク接続装置47は、上述した通信ネットワーク13を介して、データの送受信が可能な外部装置との通信を行う。ネットワーク接続装置47は、CPU46からの制御信号に基づき、通信ネットワーク13等と接続することにより、実行プログラムやソフトウェア、設定情報等を外部装置等から取得する。また、ネットワーク接続装置47は、プログラムを実行することで得られた実行結果をメール管理サーバ11を介して他の外部装置等に提供したり、本実施形態における実行プログラム自体を外部装置等に提供してもよい。
記録媒体48は、上述したように実行プログラム等が格納されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体である。記録媒体48は、例えばフラッシュメモリ等の半導体メモリやCD−ROM、DVD等の可搬型の記録媒体であるが、これに限定されるものではない。
図3に示すハードウェア構成に実行プログラム(例えば、メール管理プログラム等)をインストールすることで、ハードウェア資源とソフトウェアとが協働して本実施形態におけるメール管理処理等を実現することができる。
<管理ファイル31の構成例>
次に、本実施形態で適用される管理ファイルの構成例について、図を用いて説明する。図4は、管理ファイルの構成例を示す図である。図4(A)は、基礎管理情報の構成例である。図4(B)は、送付先管理情報の構成例である。図4(C)は、定型文管理情報の構成例である。図4(D)は、集計管理情報の構成例である。なお、本実施形態におけるデータ例については、これに限定されるものではない。
図4(A)に示す基礎管理情報の項目としては、例えば「識別番号」、「処理種別」、「件名」、「送付者アドレス」、「名前」、「付加情報」、「期限」、「催促時期」、「送付先のリンク」、「定型文のリンク」、「集計先のリンク」等であるが、これに限定されるものではない。
「識別番号」は、管理ファイルの識別情報である。「識別番号」には、ユニークな番号が設定される。「処理種別」は、メールの用途を識別するための情報(メール種別)である。「処理種別」には、例えば「1:アンケート」、「2:安否確認」、「3:稟議(回覧等)」、「4:日報(週報、月報でもよい)」等が設定されるが、これに限定されるものではなく、例えば「5:くじ引き」、「6:多数決」等があってもよい。
「件名」は、メールの件名であり、メールの識別用に使用される。「送付者アドレス」は、送付者のアドレス情報(例えば、メールアドレス等)である。「名前」は、送付者の名前である。
「付加情報」は、送付者の付加情報(例えば、送信者の所属等)である。「期限」は、送付するメールに対する回答期限である。例えば、メールがアンケートや安否確認等の場合に回答期限が設定される。例えば、「期限」が未設定の場合は、回答期限がないことを示す。「催促時期」は、メールを送信後に返信を催促する時期が設定される。「催促時期」は、例えば回答期限を基準に所定数(例えば、2日前等)を設定してもよい。また、「催促時期」が未設定の場合は、催促を行わないことを示す。
「送付先のリンク」は、図4(B)に示す送付先管理情報へのリンク先(例えば、アドレス情報やファイル名等)の情報である。「定型文のリンク」は、図4(C)に示す定型文管理情報へのリンク先(例えば、アドレス情報やファイル名等)の情報である。「集計先のリンク」は、図4(D)に示す集計管理情報へのリンク先(例えば、アドレス情報やファイル名等)の情報である。
図4(B)に示す送付先管理情報の項目としては、例えば「No」、「送付先アドレス」、「名前」、「付加情報」、「期限」、「催促時期」、「送付日時」、「回答日時」等であるが、これに限定されるものではない。「No」は、追番(例えば、処理種別が稟議の場合には送付順)等の識別情報である。「送付先アドレス」は、送付先のアドレス情報(例えば、メールアドレス)である。「名前」は、送付先の名前である。「付加情報」は、送付先の付加情報(例えば、所属等)である。「期限」は、送付先単位の回答期限である。「催促時期」は、送付先単位の催促期限である。「催促時期」が未設定の場合は、催促を行わないことを示す。「送付日時」は、送付した日時情報である。「回答日時」は、回答が来た日時である。「回答日時」が未回答の場合は、まだ送信したメールに対する回答を受信していないことを示す。
図4(C)に示す定型文管理情報の項目としては、例えば「定型文(送付用)」、「定型文(回答用)」、「定型文(催促用)」等であるが、これに限定されるものではない。「定型文(送付用)」には、送付するメールの内容が1又は複数の定型文として設定されている。「定型文(回答用)」には、回答するメールの内容が1又は複数の定型文として設定されている。「定型文(催促用)」には、催促するメールの内容が1又は複数の定型文として設定されている。定型文を利用する場合には、メールを送付する目的等に応じて、定型文管理情報から少なくとも1つの定型文を選択して利用する。
図4(D)に示す集計管理情報の項目としては、例えば「集計項目」、「集計数」等であるが、これに限定されるものではなく、例えば「集計日時」等を有していてもよい。「集計項目」は、集計対象の項目名である。「集計数」は、集計対象を実際に集計したときの集計数である。上述した管理ファイル等を用いて、各用途に応じてメールの生成や送付、回覧、集計等を行う。
<メール管理処理の一例>
次に、本実施形態におけるメール管理処理の一例についてフローチャートを用いて説明する。図5は、メール管理処理(メール送付)の一例を示すフローチャートである。図5の例において、編集手段21は、例えば、上述した図4に示すような管理ファイルの生成や生成済みの管理ファイルの編集等を行う(S01)。
次に、メール生成手段22は、所定の用途(例えば、アンケート)に応じてメールを送付する際、メール種別等に基づいて定型文管理情報の送付用情報(例えば、図4(C)に示す定型文(送付用))を読み込み(S02)、送付用文中の制御記号の置き換えを実行する(S03)。S03の処理としては、例えば[%Add%]や[%Name%]等の予め設定された1又は複数の制御記号が定型文中の所定の位置に記述されており、その制御記号に対して上述した図4(A)に示す基礎管理情報や図4(B)に示す送付先管理情報等から情報を取得し、取得した情報で置き換える。例えば、[%Add%]の記述部分を送付先管理情報の「付加情報」の内容に置き換えたり、[%Name%]の記述部分を送付先管理情報の「名前」の内容等を置き換える等の処理を行うが、処理内容についてはこれに限定されるものではない。例えば、予め設定された制御記号(例えば、[%Check Start%]〜[%Check End%]等)で囲まれた部分を非表示にしてもよい。
次に、メール送付手段23は、置き換えたメールを送付する(S04)。送付後、図4(B)に示す送付先管理情報に送付日時を設定する(S05)。ここで、送付対象先の全てにメールを送付したか否かを判断し(S06)、送付対象先の全てにメールを送付していない場合(S06において、NO)、S03の処理に戻り、例えば各送付対象先に対応させた文字に置き換えてメール送付等を行う。
また、S06の処理において、送付対象先の全てにメールを送付した場合(S06において、YES)、処理を終了する。メール送付手段23により送付されたメールは、メール管理サーバ11によりメールDB14に記憶され、メールDB14から各宛先の端末装置12に送付される。
図6は、メール管理処理(メール集計)の一例を示すフローチャートである。図6の例において、回答識別手段24は、メールDB14からアンケートメールに対応する回答メールを識別する(S11)。回答メールか否かの判断は、例えば自己のアドレスに対応する受信ボックス内にある各メールの件名を参照し、アンケート時の件名(例えば、「○○アンケート」)の文字や返信を示す「Re:」等の所定の記号が含まれている場合に、回答メールであると判断することができるが、これに限定されるものではない。
次に、回答識別手段24は、回答メールのメール本文中から回答内容を抽出する(S12)。次に、回答識別手段24は、図4(C)に示す定型文管理情報から定型文(送付用)を取り出し(S13)、回答値のチェックを行う(S14)。S14の処理では、例えば定型文に対して予め設定された制御記号[%Check Start]〜[%Check End]で定義された内容に基づいて回答値のチェックを行うが、これに限定されるものではない。また、S14の処理におけるチェック対象は、数値等に限定されるものではなく、文字や記号等でもよい。
次に、回答識別手段24は、回答値のチェックエラーがないか否かを判断し(S15)、チェックエラーがない場合(S15において、YES)、回答値の加工や集計を行う(S16)。S16の処理では、例えば定型文の[%Count Start]〜[%Count End]で定義した内容でユーザ毎又は予め設定された所属等のグループ毎に加工や集計を行ってもよいが、これに限定されるものではない。
次に、回答識別手段24は、加工や集計した値(例えば、集計項目、集計数等)を図4(D)に示す集計管理情報として記憶し(S17)、図4(B)に示す送付先管理情報に回答日時を設定する(S18)。なお、回答識別手段24は、上述したS15の処理において、チェックエラーがある場合(S15において、NO)、そのメールの回答値を無効とする(S19)。
ここで、回答識別手段24は、メール集計を終了するか否かを判断し(S20)、メール集計を終了しない場合(S20において、NO)、S11の処理に戻る。また、S20の処理において、メール集計を終了する場合(S20において、YES)、メール集計処理を終了する。
図7は、メール管理処理(催促メール)の一例を示すフローチャートである。図7の例において、送付管理手段26は、図4(A)に示す基礎管理情報の「期限」を参照し、期限ありのメールか否かを判断する(S31)。
ここで、期限がある場合(S31において、YES)、次に、送付管理手段26は、図4(A)に示す基礎管理情報の「催促時期」を参照し、催促ありか否かを判断する(S32)。
送付管理手段26は、催促ありの場合(S32において、YES)、現在日時が催促日時と一致しているか否かを判断する(S33)。S33の処理では、例えば「催促日時=期限(2014年10月31日)−催促時期(3日前)」が、現在日時(2014年10月28日)である場合に、催促日時であると判断して処理対象とするが、これに限定されるものではない。
送付管理手段26は、現在日時が催促日時と一致している場合(S33において、YES)、図4(B)に示す送付先管理情報から「回答日時」を取り出す(S34)。次に、送付管理手段26は、送付先管理情報における回答日時が未設定か否かを判断し(S35)、回答日時が未設定である場合(S35において、YES)、メール送付手段23は、対象のユーザに対して催促メール(例えば、アンケート催促用メール)を送付する(S36)。
次に、送付管理手段26は、基礎管理情報に含まれる全てのデータを対象に、催促対象先の全てにメールを送付したか否かを判断する(S37)。S37の処理では、例えば基礎管理情報の「処理種別」を参照し、その中から所定の種別(例えば、1:アンケート)を対象として全員への催促メールが終了したか否かの処理を行ってもよい。
S37の処理において、全員への催促メールが完了していない場合(S37において、NO)、S34の処理に戻る。また、S37の処理において、全員完了している場合(S37において、YES)、処理を終了する。
また、上述したS31の処理において期限がない場合(S31において、NO)、S32の処理において催促がない場合(S32において、NO)、S33の処理において現在の日時が催促日時と一致していない場合(S33において、NO)、S35の処理において回答日時が未設定である場合(S35において、NO)、処理を終了する。
図8は、メール管理処理(途中結果送付)の一例を示すフローチャートである。なお、以下の例では、アンケートの途中結果を要求する場合の例について説明する。図8の例において、回答識別手段24は、メールDB14のメールから「アンケート結果要求」のメールを識別する(S41)。S41の処理では、例えば「件名」、「回答者(送付先)」等の情報から、予め設定された文字や記号が含まれているか否かにより、アンケート結果を要求している対象メールを識別する。また、本文部分に「結果要求」の語句を記載し、通常の返信メールと区別してもよい。
次に、メール生成手段22は、アンケート(回答用)を生成し、要求先に送付する。具体的には、メール生成手段22は、例えば図4(A)に示す基礎管理情報、図4(B)に示す送付先管理情報から「件名」、「送付者」、「送付先アドレス」を取り出し、取り出した情報を用いて送付メールの基本的な情報を生成する。次に、メール生成手段22は、メール本文の記載に対し、例えば図4(C)に示す定型文管理情報の回答用情報(定型文(回答用))を読み込み(S42)、回答用文中の制御記号の置き換えを実行する(S43)。S43の処理では、例えば予め設定された制御記号[%Sum1−1%]を集計1−1の値に置き換えたり、制御記号[%Sum1−2%]を集計1−2の値に置き換える等の処理を行うが、これに限定されるものではない。例えば、所定の制御記号に対応する部分を非表示にしてもよい。
次に、メール送付手段23は、メール生成手段22により生成された置き換え後の途中結果メールを送付先へ送付する(S44)。
図9は、メール管理処理(回答送付)の一例を示すフローチャートである。図9の例において、送付管理手段26は、処理対象のメールが回答期限か否かを判断する(S51)。S51の処理では、例えば現在日時が図4(B)に示す送付先管理情報の「期限」と一致する場合に、対象のメールが回答期限であると判断できるが、これに限定されるものではない。
現在日時が回答期限である場合(S51において、YES)、メール生成手段22は、アンケート(回答用)を生成し、送付先に送付する。具体的には、メール生成手段22は、図4(A)に示す基礎管理情報、図4(B)に示す送付先管理情報から「件名」、「送付者」、「送付先アドレス」を取り出し、取り出した情報を用いて送付メールの基本的な情報を生成する。次に、メール生成手段22は、メール本文の記載に対し、例えば図4(B)に示す定型文管理情報(定型文(回答用))を読み込み(S52)、回答用文中の制御記号の置き換えを実行する(S53)。S53の処理では、例えば予め設定された制御記号[%Sum1−1%]を集計1−1の値に置き換え、制御記号[%Sum1−2%]を集計1−2の値を置き換える処理を実行するが、これに限定されるものではない。例えば、所定の制御記号に対応する部分を非表示にしてもよい。
次に、メール送付手段23は、メール生成手段22により生成された置き換え後の回答メールを送付する(S54)。次に、送付対象先の全てにメールを送付したか否かを判断し(S55)、送付対象先の全てにメールを送付していない場合(S52において、NO)、S53の処理に戻る。また、送付対象先の全てにメールを送付した場合(S55において、YES)、処理を終了する。
図10は、メール管理処理(日報生成)の一例を示すフローチャートである。図10の例において、メール生成手段22は、例えば図4(C)に示す定型文管理情報から送付用情報(定型文(送付用)を読み込み(S61)、ユーザ等からの日報に対する編集内容及びメール送付指示を受け付ける(S62)。編集内容とは、例えば定型文等で設定された項目(例えば、作業状況、問題点等)に対してユーザが入力した情報等であり、所定の制御委記号を含んでいてもよい。また、メール送付先は、予め設定した日報提出用の宛先でもよく、またメールの送付指示毎にユーザが設定してもよい。
次に、メール生成手段22は、送付用文中の制御記号の置き換えを実行する(S63)。S63処理では、例えばメール生成手段22は、図4(A)に示す基礎管理情報、図4(B)に示す送付先管理情報から「件名」、「送付者」、「送付先アドレス」等を取り出し、取り出した情報を用いて送付メールの基本的な情報を生成する。また、メール生成手段22は、送付メールに対して、例えば制御記号[%Add%]を付加情報に置き換えたり、制御記号[%Name%]を送付先の名前に置き換える等の処理を実行する。
次に、メール生成手段22は、所定の制御記号(例えば、[%M%]、[%W%]、[%A%]等)がある行(例えば、文章等)を抽出して集計管理情報に記憶する等の処理を行う(S64)。なお、所定の制御記号は、S62の処理でユーザが編集時に指定することができ、制御記号の種別に応じて週報、月報、又はその両方に使用される行が設定される。したがって、ユーザは、S62の処理において、その日報として記載した内容からどの情報を週報、月報に使用するかを判断して制御記号を付与することができる。
次に、メール送付手段23は、メール生成手段22により得られたメールを対象者へ送付し(S65)、図4(B)に示す送付先管理情報の送付日時等の情報を設定する(S66)。
図11は、メール管理処理(週報、月報生成)の一例を示すフローチャートである。図11の例では、メール生成機能で、日報メールから週報メール、月報メールを生成し、送付先に送付する。
例えば、図11の例では、メール生成手段22は、例えば図4(C)に示す定型文管理情報から送付用情報(定型文(送付用)を読み込み(S71)、ユーザ等による週報又は月報の開始日を受け付ける(S72)。なお、S72の処理では、週報又は月報のどちらの処理を行うかを指定してもよく、指定がない場合は、週報及び月報を生成してもよい。
次に、メール生成手段22は、図4(D)に示す集計管理情報から開始日を基準とした所定期間(例えば、一週間、一ヶ月等)分の情報を読み込み(S73)、送付用文中の制御記号の置き換えを実行する(S74)。S73の処理では、S72の処理によりユーザから指定された期間に応じた期間の情報を読み込む。S74の処理では、メール生成手段22は、図4(A)に示す基礎管理情報、図4(B)に示す送付先管理情報から「件名」、「送付者」、「送付先アドレス」等を取り出し、取り出した情報を用いて送付メールの基本的な情報を生成する。また、メール生成手段22は、送付メールに対して、例えば制御記号[%Add%]を付加情報に置き換えたり、制御記号[%Name%]を送付先の名前に置き換えたり、日報で作成されたメール本文中に所定の制御記号[%W%]等がある行を抽出して週毎、月毎に集計したり、集計した情報を集計管理情報に記憶する等の処理を行う。
次に、メール送付手段23は、メール生成手段22により得られたメールを対象者へ送付し(S75)、図4(B)に示す送付先管理情報の送付日時等の情報を設定する(S76)。
図12は、メール管理処理(くじ引きメール送付)の一例を示すフローチャートである。また、図13は、メール管理処理(くじ引き結果送付)の一例を示すフローチャートである。図12,図13の例では、メール生成機能で、くじ引きメール(送付用)を生成して1又は複数の送付先に送付し、その返信結果や返信順序等からくじの当選者を決めて、その結果をメールで通知する。
例えば、図12の例では、メール生成手段22は、例えば図4(C)に示す定型文管理情報から送付用情報(定型文(送付用))を読み込む(S81)。次に、加工手段25は、予め設定された送付先対象者数からランダムにくじの当たり数を抽出し、図4(D)に示す集計管理情報に設定する(S82)。S82の処理では、例えば当たり数に応じた返信メールの到着順序等を設定する。
次に、メール送付手段23は、送付先対象者にくじ引きメールを送付し(S83)、図4(B)に示す送付先情報に送付日時等を設定する(S84)。なお、S83の処理では、まず、メール生成手段22は、図4(A)に示す基礎管理情報、図4(B)に示す送付先管理情報からくじ引き対象者に対応する「送付者」、「送付先アドレス」等を取り出し、取り出した情報を用いて送付メールの基本的な情報を生成する。また、「件名」は、例えば「くじ引きにチャレンジ」等の予め設定された内容を設定することができる。
また、図13の例において、回答識別手段24は、メールDB14を参照し、くじ引き返信のメールを識別する(S91)。S91の処理では、例えばメールの「件名」と「回答者(送付先)」情報から対象メールを識別し、更に返信の到着順を抽出する。次に、メール生成手段22は、メール生成機能で、くじ引き(回答用)を生成し、送付先に送付する。
例えば、メール生成手段22は、図4(C)に示す定型文管理情報から回答用情報(定型文(回答用))を読み込み(S92)、くじに当選した人に対して回答用文中の制御記号の置き換えを実行する(S93)。S93の処理では、まず、メール生成手段22は、図4(A)に示す基礎管理情報、図4(B)に示す送付先管理情報からくじ引き対象者に対応する「送付者」、「送付先アドレス」等を取り出し、取り出した情報を用いて送付メールの基本的な情報を生成する。また、「件名」は、例えば「くじ引き当選発表」等の予め設定された内容を設定することができる。次に、メール生成手段22は、文中に予め設定された制御記号[%1−Add%]を付加情報に置き換え、また制御記号[%1−Name%]を名前に置き換える。なお、くじの当選は、メールの到着順(返信順)に基づいて行われ、例えば図4(D)に示す集計管理情報の到着順と、メールDB14における返信メールの到着順とが一致したメールを当選メール(当たりメール)とするが、これに限定されるものではない。また、S93の処理では、例えば所定の制御記号に対応する部分を非表示にしてもよい。
次に、メール送付手段23は、当選したユーザ又は参加者ユーザに対して、S93の処理等で置き換えたメールを送付する(S94)。
<各種画面例>
次に、本実施形態においてユーザが使用する各種画面例について、図を用いて説明する。図14は、管理ファイル編集画面の一例を示す図である。図14に示す管理ファイル編集画面50は、端末装置12上に表示される画面である。管理ファイル編集画面50は、管理情報設定領域51と、ボタン領域52とを有するが、画面レイアウトについては、これに限定されるものではない。
管理情報設定領域51は、どのメールに対する管理ファイルを生成するかを選択する。メールの種類としては、例えば、「アンケート」、「安否確認」、「稟議」、「日報(週報、月報)」、「くじ引き」等があるが、これに限定されるものではない。ユーザは、上述したメールの種類をプルダウン形式等で選択することができるが、これに限定されるものではなく、例えばチェックボックス等により選択してもよい。
また、管理情報設定領域51は、メールの件名、送付元メールアドレス、送付先メールアドレス等を指定する。送付元メールアドレスは、予め設定された自己のメールアドレスが画面表示時点で自動で設定されていてもよい。
送付先のメールアドレスは、例えば図14に示す「参照」ボタンを選択して、予め記憶されたアドレス情報ファイル(1又は複数のメールアドレスを有する電話帳等)を指定して一括入力してもよく、「新規」ボタンで1件単位に入力してもよい。一度入力したアドレスを取り消す場合は、図14に示す「削除」ボタンで削除する。
また、ボタン領域52において、「確定」ボタンは、管理ファイル編集画面50での設定内容を確定する。「キャンセル」ボタンは、管理ファイル編集画面50を用いて設定した管理ファイルの設定内容を破棄する。「詳細設定」ボタンは、詳細情報を設定する画面(詳細設定画面)に遷移する。例えば、詳細設定が必要なメール種別の場合は、「確定」ボタンを押した際、詳細設定が未設定であれば、詳細設定が必要な旨の通知が行われる。
図15は、詳細設定画面の一例を示す図である。図15の詳細設定画面60は、詳細情報設定領域61と、ボタン領域62とを有する。図15の例では、メール種別がアンケートの場合の詳細情報の設定画面を示している。
詳細情報設定領域61は、「期限」、「送付元」、「送付先」、「メール定型文」の設定領域を示している。「期限」には、メールの回答期限を設定する。例えば、期限前に催促メールを送付したい場合は、催促のチェックボックスを選択し、「期間」に期限の何時間又は日前とするか設定する。「送付元」には、前画面(管理ファイル編集画面50)で入力した送付先を表示する。なお、表示された内容は、詳細設定画面60上で変更することができる。例えば、メール本文中に送付対象者等の「名前」、所属等の「付加情報」を記載したい場合は、詳細設定画面60で設定する。「送付元」の情報は、新規、追加、削除が可能である。
詳細情報設定領域61は、メールの定型文を指定する。既存のものはプルダウンから選択してもよい。また、詳細情報設定領域61は、図15に示す「参照」ボタン等を用いて外部ファイルから取り込んでもよい。
ボタン領域62において、「確定」ボタンは、詳細設定画面60での設定内容を確定する。「キャンセル」ボタンは、設定内容を破棄する。「定型文編集」ボタンは、定型文を編集する画面(定型文編集画面)に遷移する。例えば、定型文が必要なメール種別の場合は、「確定」ボタンを押した際、定型文が未設定であれば、定型文が必要な旨の通知が行われる。
図16は、定型文編集画面の一例を示す図である。図16に示す定型文編集画面70は、メール種別設定領域71と、本文フォーマット設定領域72と、ボタン領域73とを有する。
メール種別設定領域71は、例えば図13に示すようにラジオボタン等でメールの種類を選択する。図13の例では、予め設定されたメールの種類(例えば、「送付用」、「回答用」、「催促用」)のうち、何れか1つを選択する例を示しているが、これに限定されるものではない。
本文フォーマット設定領域72には、メール本文のフォーマットが設定される。本文フォーマットには、固定部と可変部とを有する。メール本文の[%〜%]は、制御記号であり、可変部であることを示している。また、それ以外の文字は、固定部の文字情報等である。例えば、制御記号[%Add%]は、メール生成時に詳細設定画面60で設定した「付加情報」の情報に置き換えられる。また、[%Name%]は、メール生成時に詳細設定画面60で設定した「名前」の情報に置き換えられる。
また、[%Limit%]は、メール生成時に詳細設定画面60で設定した「期限」の情報に置き換えられる。また、[%Ans*(*:1,2,3,…)%]は、回答メールから各値を取り出すことを定義している。送付メールの場合には、この制御記号は対応する語句に置き換えられる。
また、[%Check Start%]〜[%Check End%]は、回答値のチェック内容等が定義される。送付メールには、この間の内容は記載されない。例えば、「Ans*={...}」は、回答値が取り得る値を定義し、不一致のものは無効と判定する。また、「Ans*=nn」は、回答値が数値の場合の有効桁数、範囲外は無効と判定する。また、[%Ans*%]は、回答メールからの値の取り出しを定義する。
[%Count Start%]〜[%Count End%]は、回答値の集計方法等が定義される。送付メールには、この間の内容は記載されない。例えば、図16に示す「Sum1−1=Ans1["はい"]は、Ans1の値が"はい"の件数を集計した値をSum1−1に設定することを示している。「Sum2−1=Ans2["A"]/Total」は、Ans2の値が"A"の件数の集計した値/Total(全体件数)で割った値(%)をSum2−1に設定することを示している。また、「Sum3−1=Ans3[if Ans2="A"]は、Ans2の値が"A"の場合に、Ans3に指定した値を集計してSum3−1に設定することを示している。このように、本実施形態では、可変部分で得られる値を用いて所定の演算処理を行うことができる。
図16に示すボタン領域73において、「確定」ボタンは、定型文編集画面70での設定内容を確定する。「キャンセル」ボタンは、設定内容を破棄する。「チェック」ボタンは、記載内容に間違いがないかチェックする。例えば、本文中のAns*と[%Check Start%]〜[%Check End%]内との対応や、本文中のAns*と[%Count Start%]〜[%Count End%]内との対応等をチェックする。また、「プレビュー」ボタンは、制御記号を置き換え、メール送付される前の内容を画面表示する。
ここで、図17は、プレビュー表示されたメールの一例を示す図である。図17の例では、図16に示す定型文編集画面70で設定された内容に対応してプレビュー表示されたメール80の一例を示している。メール生成後には、メール80に示すように、制御記号に対応する部分が、各送付先に対応して設定した文字等が置き換えられたり、又は非表示で各送信先に送付される。
本実施形態では、予め管理ファイル31内の定型文に固定部や可変部を設定しておき、これらをメールの種別等に応じて置き換えることで、容易に様々なメールの利用を可能とする。
<メール種別毎の実施例>
次に、メール種別毎の実施例について、具体的に説明する。
<第1実施例:アンケート>
第1実施例では、アンケートの場合のメール管理処理について説明する。図18は、実施例1における管理ファイルの一例を示す図である。図18(A)は、基礎管理情報の一例であり、上述した図4(A)に対応する。また、図18(B)は、送付先管理情報の一例であり、上述した図4(B)に対応する。基礎管理情報及び送付先管理情報についての各項目は、上述した内容と同様であるため、ここでの具体的な説明は省略する。
なお、図18(B)に示す送付先管理情報は、部署等の所属や送信対象者等の所定のグループ単位で管理されてもよく、それぞれに識別情報(例えば、T1000001)等を設定してもよい。図18(B)で管理される送付先の情報は、そのグループ等に属する送付者毎に設定され、送付者それぞれを識別情報(例えば、No)等により識別してもよい。例えば、処理種別が「稟議」等のように、メールの回覧順序が予め決まっている場合には、その送付順に識別情報が連続して設定することで、識別情報順に稟議を回覧するようにように送付制御することができる。
図19は、アンケートメール生成の一例を示す図である。図19(A)は、第1実施例に対応するアンケート生成用の管理ファイル31に基づいて抽出したメール定型文32の内容を示し、図19(B)は、図19(A)に対応して生成された送付用のアンケートメールの一例を示している。
端末装置12は、ユーザ等の操作によりアンケートメールを生成する場合には、メール生成手段22において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段27からアンケート生成時に用いられる管理ファイル31及びメール定型文32等を取得する。
図19(A)に示す制御記号[%〜%]の部分は、送付されるメール上では、図18(A)に示す基礎管理情報や図18(B)に示す送付先管理情報で設定されている値に置き換えられたり、非表示等が行われ、図19(B)に示すようなメールが生成される、生成されたメールは、対象のユーザに送付される。なお、どの制御記号が置き換えられ、またどの制御記号が非表示となるかは、予め設定されている。例えば、図19(A)の例では、[%Check Start%]〜[%Check End%]、[%Count Start%]〜[%Count End%]内の内容が非表示となり、それ以外の制御記号の部分は、置き換えが行われるよう設定されているが、これに限定されるものではない。また、図19に示すアンケートの内容は一例であり、これに限定されるものではない。
図20は、第1実施例における催促メール生成の一例を示す図である。図20(A)は、第1実施例における催促メール生成の管理ファイル31に基づいて抽出したメール定型文32の内容を示し、図20(B)は、図20(A)に対応して生成された催促メールの一例を示している。
端末装置12は、ユーザ等の操作により送付したアンケートメールに対して未だ回答を得られていない送付者に対し、催促メールを生成して送付する。催促メールを送付する場合、メール生成手段22は、生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段27からアンケートに対する催促メール生成時に用いられる管理ファイル31及びメール定型文32等を取得する。その後、メール生成手段22は、図20(A)に示す定型文の制御記号を予め設定された情報に置き換えて、図20(B)に示す催促メールを生成する。
例えば、図20(A)において、メール生成手段22は、制御記号[%Add%]を図18(B)に示す送付先管理情報の「付加情報」に設定された情報に置き換え、制御信号[%Name%]を送付先管理情報の「名前」に設定された情報に置き換える。また、図20(A)において、メール生成手段22は、制御記号[%S_Date%]を図18(B)に示す送付先管理情報における「送信日時」に設定された情報に置き換え、制御記号[%Demand%]を図18(B)に示す送付先管理情報における「催促時期」の情報が置き換える。このようにして、図20(B)に示すメールが生成され、回答を得ていない各送付先へ送付される。
図21は、第1実施例におけるアンケート結果生成の一例を示す図である。図21(A)は、第1実施例における回答用の管理ファイル31の定型文の内容を示し、図21(B)は、図21(A)に対応して生成された送付用メールの一例を示し、図21(C)は、第1実施例に対応するアンケート結果の集計管理情報を示している。
端末装置12は、ユーザ等の操作によりアンケート結果メールを生成する場合には、メール生成手段22において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段27からアンケート結果生成時に用いられる管理ファイル31及びメール定型文32等を取得する。
第1実施例では、加工手段25により集計されたアンケート結果が図21(C)に示す集計管理情報として管理される。なお、集計管理情報の項目は、上述した図4(D)に示す集計管理情報と同様であるため、ここでの説明は省略する。
各集計項目の集計数は、例えば図16(A)に示す定型文の[%Count Start%]〜[%Count End%]の定義情報から加工手段25により自動生成される。また、集計数には、回答メールに設定された値を予め定義された集計方法に基づいて計算した値(例えば、平均、最大値、最小値等)が設定される。
例えば、図21(A)の制御記号部分(可変部)の各集計項目(例えば、Sum1−1等)に対し、図21(C)に示す各集計結果の値(例えば、Sum1−1に対して集計数65等)を用いて置き換えて、図21(B)に示すメールが生成される。生成されたアンケート結果のメールは、予め設定されたアンケートメールの送付先や回答者に対して送付する。
<第2実施例:安否確認>
次に、第2実施例として、安否確認の場合のメール管理処理について説明する。第2実施例における基礎管理情報及び送付先管理情報の内容は、上述した図18と同様であるため、ここでの説明は省略する。なお、安否確認の場合には、対応する処理種別(例えば、種別「2」等)が設定され、件名等の情報も対応した情報(例えば、「新横浜地区の安否確認」等)となる。また、安否確認は、短時間でメール回答が得られた方が好ましい。したがって、送付先管理情報の「期限」や「催促時期」は、送付日時から短い時間に設定される。また、「催促時期」は、複数の時期(例えば、期限の6,4,2,1時間前等)が設定されてもよい。
図22は、第2実施例における安否確認メール生成の一例を示す図である。図22(A)は、第2実施例に対応する安否確認メール生成用の管理ファイル31に基づいて抽出したメール定型文32の内容を示し、図22(B)は、図22(A)に対応して生成された送付用メールの一例を示している。
端末装置12は、ユーザ等の操作により安否確認メールを生成する場合には、メール生成手段22において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段27から安否確認生成時に用いられる管理ファイル31及びメール定型文32等を取得する。
図22(A)に示す制御記号[%〜%]の部分は、送付されるメール上では、図18(A)に示す基礎管理情報や図18(B)に示す送付先管理情報で設定されている値に置き換えられたり、非表示等が行われ、図22(B)に示すようなメールが送付される。図22に示す安否確認の内容は一例であり、これに限定されるものではない。
図23は、第2実施例における催促メール生成の一例を示す図である。図23(A)は、第2実施例に対応する催促メール生成の管理ファイル31に基づいて抽出したメール定型文32の内容を示し、図23(B)は、図23(A)に対応して生成された催促メールの一例を示している。
端末装置12は、ユーザ等の操作により安否確認メールに対する催促メールを生成する場合には、メール生成手段22において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段27から安否確認に対する催促メール生成時に用いられる管理ファイル31及びメール定型文32等を取得する。
図23(A)に示す定型文の各制御記号(例えば、[%Add%]、[%Name%]、[%S_Date%]、[%Limit%]、[%Demand%]等)を、管理ファイル31に設定された対応する情報に置き換えて、図23(B)に示す催促メールを生成する。なお、図23(A)に示す[%Demand%]の値には、期限日時と現在日時との差分を算出し、その値を設定してもよい。メール送付手段23は、図23(B)に示す催促メールを回答を得ていない各送付先へ送付する。
図24は、第2実施例における安否確認結果生成の一例を示す図である。図24(A)は、第2実施例に対応する回答用の管理ファイル31に基づいて抽出したメール定型文32の内容を示し、図24(B)は、図24(A)に対応して生成された送付用メールの一例を示し、図24(C)は、第2実施例に対応する安否確認結果の集計管理情報を示している。
端末装置12は、ユーザ等の操作により安否確認結果メールを生成する場合には、メール生成手段22において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段27から安否確認結果生成時に用いられる管理ファイル31及びメール定型文32等を取得する。
第2実施例では、加工手段25により集計された結果が図24(C)に示す集計管理情報として管理される。なお、集計管理情報の項目は、上述した図4(D)に示す集計管理情報と同様であるため、ここでの説明は省略する。図24(C)に示す各集計項目の集計数は、図22(A)に示す定型文の[%Count Start%]〜[%Count End%]の定義から加工手段25により自動生成される。また、加工手段25は、例えば、図24(A)に示す制御記号[%Sum1−1/Total*100%]等のように、1又は複数の集計項目を用いた四則演算、平均、最大、最小、標準偏差等の各種の計算等を行い、その結果をメールに反映させることができる。メール送付手段23は、加工手段25等により生成された安否確認の結果を予め設定した管理者等の特定の送付先に送付したり、回答者に送付する。
なお、上述した第1実施例におけるアンケート結果や第2実施例における安否確認結果は、例えば多数決メール等の集計結果通知メールにも適用することができる。
<第3実施例:回覧(稟議)メール>
次に、第3実施例として、回覧(稟議)メールの場合のメール管理処理について説明する。第3実施例における基礎管理情報及び送付先管理情報の内容は、上述した図18と同様であるため、ここでの説明は省略する。なお、回覧メールの場合には、対応する処理種別(例えば、種別「3」等)が設定され、件名等の情報も対応した情報(例えば、「承認依頼」等)となる。
図25は、第3実施例における回覧メール生成の一例を示す図である。図25(A)は、第3実施例に対応する回覧メール生成用の管理ファイル31に基づいて抽出したメール定型文32の内容を示し、図25(B)は、図25(A)に対応して生成された回覧メールの一例を示している。
端末装置12は、ユーザ等の操作により回覧メールを生成する場合には、メール生成手段22において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段27から回覧メール生成時に用いられる管理ファイル31及びメール定型文32等を取得する。
図25(A)に示す制御記号[%〜%]の部分は、送付されるメール上では、図18(A)に示す基礎管理情報や図18(B)に示す送付先管理情報で設定されている値に置き換えられたり、非表示等が行われ、図25(B)に示すようなメールが送付される。図25(A)における「Ans2=S100」とは、Ans2の項目に100文字以内の文字列が入力可能であることを示している。
また、回覧の順序は、例えば図18(B)に示す送付先管理情報の「No」の順序で回覧される。図25に示すアンケートの内容は一例であり、これに限定されるものではない。
図26は、第3実施例における催促メール生成の一例を示す図である。図26(A)は、第3実施例に対応する催促メール生成の管理ファイル31に基づいて抽出したメール定型文32の内容を示し、図26(B)は、図26(A)に対応して生成された催促メールの一例を示している。
端末装置12は、ユーザ等の操作により回覧メールに対する催促メールを生成する場合には、メール生成手段22において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段27からアンケートに対する催促メール生成時に用いられる管理ファイル31及びメール定型文32等を取得する。
図26(A)に示す定型文の制御記号を予め設定された情報に置き換えて、図26(B)に示す催促メールを生成する。図26に示す回覧メールは、まだ回答を得られていない回覧先に対して送付される。回覧メールに対する回答済みであるか否かの判断は、図18(B)に示す送付先管理情報の「回答日時」に日時が設定されているか否かにより判断することができるが、これに限定されるものではない。
図27は、第3実施例に対応する回覧結果生成の一例を示す図である。図27(A)は、第3実施例に対応する回答用の管理ファイルの定型文の内容を示し、図27(B)は、図27(A)に対応して生成された送付用メールの一例を示し、図27(C)は、第3実施例に対応する回覧結果の集計管理情報を示している。
端末装置12は、ユーザ等の操作により回覧結果メールを生成する場合には、メール生成手段22において、記憶手段27から回覧結果生成時に用いられる管理ファイル31及びメール定型文32等を取得する。
第3実施例では、加工手段25により集計された結果が図27(C)に示す集計管理情報として管理される。各集計項目の集計数は、例えば図27(A)に示す定型文内の制御記号[%Loop Start%]〜[%Loop End%]間を送付者数分繰り返す。ここで、第3実施例では、例えば図27(A)において、「S_Date(送付日時)」が「null(未設定)」の時、「Status(状況)」に「未送付」、「Date(日時)」に「 (空欄)」を設定する。また、「S_Date」が「not null(設定済)」、「R_Date(回答日時)」が「null」の時、「Status」に「送付済」、「Date」に「S_Date」を設定する。また、図27(A)において、「R_Date」が「not null」の時、「Status」に「回答済」、「Date」に「R_Date」を設定する。
加工手段25は、図27(A)の制御記号部分(可変部)に対し、図27(C)に示す送付先分の判定結果及び意見の情報(値)を用いて置き換えて、図27(B)に示すメールが生成される。メール送付手段23は、生成された回覧結果のメールを予め設定された管理者や回答者に対して送付する。
<第4実施例:日報、週報、月報メール>
次に、第4実施例として、日報、週報、月報メールの場合のメール管理処理について説明する。なお、以下のメール生成においては、日報メールの生成内容と、生成した日報メールを用いた週報、月報メールの生成内容について説明する。
第4実施例における基礎管理情報及び送付先管理情報の内容は、上述した図18と同様であるため、ここでの説明は省略する。なお、日報メールの場合には、対応する処理種別(例えば、種別「4」等)が設定され、件名等の情報も対応した情報(例えば、「XXX作業報告」等)となる。
図28は、第4実施例における日報メール生成の一例を示す図である。図28(A)は、第4実施例に対応する送付用の日報メール生成用の管理ファイル31に基づいて抽出したメール定型文32の内容を示し、図28(B)は、図28(A)に対応して生成された送付者が出す日報メールの一例(例えば、件名:XXX作業報告等)を示している。また、図28(C)は、実際に送付される日報メールの内容を示している。
端末装置12は、ユーザ等の操作により日報メールを生成する場合には、メール生成手段22において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段27から日報メール生成時に用いられる管理ファイル31及びメール定型文32等を取得する。
図28(A)に示す制御記号[%〜%]の部分は、送付されるメール上では、図18(A)に示す基礎管理情報や図18(B)に示す送付先管理情報で設定されている値に置き換えられたり、非表示等が行われ、図28(B)に示すようなメールが送付される。
ここで、日報の場合には、各集計結果を日毎(週報の場合は週毎、月報の場合は月毎)にまとめる必要がある。そこで、図28(A)では、例えば、制御記号[%Ans*(*:追番) Start%]で集計管理情報から抽出する開始行を指定し、[%Ans* End%]で集計管理情報から抽出する終了行を指定する。
ここで、図29は、第4実施例における管理ファイルの集計管理情報の一例を示す図である。図29に示す集計管理情報の項目としては、「項目名」、「日時」、「領域」、「種別」、「文字列」等を示している。「日時」は、日報メール生成時に文字列情報をユーザが入力したときの日時情報である。「日時」は、年月日に限定されずに、例えば時間情報を有していてもよい。「領域」は、例えば日報生成時に用いた定型文の各項目の情報から、週報又は月報のメール生成時にどの領域に記載するのかを識別する情報である。例えば、日報生成時に「作業状況」の項目に記載した内容は、領域1に識別され、日報生成時に「問題点」の項目に記載した内容は、領域2に識別される。これにより、週報や月報生成時には、識別された領域に対応して予め設定されたメール本文中の位置に、対応する内容が挿入される。
「種別」は、週報、月報のどの場合に使用する文字列であるかが設定される。図29の例では、例えば、種別「W」は週報に出力する情報を示し、種別「M」は月報に出力する情報を示し、種別「A」は週報、月報に出力する情報を示すが、種別と内容については、これに限定されるものではない。これらの種別は、日報メール生成時にユーザにより指定される情報である。「文字列」は、作業状況(作業に対する進捗情報等)や問題点等のメール本文の情報等を示す。
ユーザ(日報メールの作成者)は、例えば、図28(A)に示す「作業状況」や「問題点」等の定型部分に対して、日報を入力するが、そのとき同時に制御記号による可変部分を設定する。ユーザは、図28(B)に示すように、定型部分の項目に対して例えばA〜F作業に関する内容(メール本文)を入力すると共に、週報又は月報で使用する内容(情報)に対して、その目的に応じた制御記号[%W%]、[%M%]、[%A%]を設定する。
なお、この制御記号は、メール送付時には、図28(C)に示すようにメール本文には含まれない。これにより、日報メールの生成時に得られる情報を週報、月報、又はその両方に使用できる情報として区分けして、図29に示す集計管理情報で管理することができる。また、この情報を用いて週報生成時又は月報生成時に対応する部分のみを抽出して、メールを自動生成して、予め設定された管理者等や送付者宛てに送付することができる。
図30は、第4実施例における週報、月報メール生成の一例を示す図である。図30(A)は、送付用の週報メール生成用の管理ファイル31に基づいて抽出したメール定型文32の内容と、それに対応して生成された送付者が出す週報メールの一例を示している。また、図30(B)は、送付用の月報メール生成用の管理ファイル31に基づいて抽出したメール定型文32の内容と、それに対応して生成された送付者が出す月報メールの一例を示している。
端末装置12は、ユーザ等の操作により週報メールを生成する場合には、メール生成手段22において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段27から週報メール生成時に用いられる管理ファイル31及びメール定型文32等を取得する(図30(A)上部)。また、端末装置12は、ユーザ等の操作により月報メールを生成する場合には、メール生成手段22において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段27から月報メール生成時に用いられる管理ファイル31及びメール定型文32等を取得する(図30(B)上部)。
これらの各定型文に対し、例えば図29に示すような集計管理情報を参照し、「日時」、「種別」に基づいて、ユーザが事前に作成した日報メールの情報等から週報、月報に用いる情報を抽出し、「領域」に対応する部分に、抽出した内容を挿入する。これにより、図30(A)下部、図30(B)下部に示すように、自動で週報メール、月報メールを作成することができる。
なお、第4実施例では、作成した週報、月報メールに対してユーザが更に編集を行うこともできる。また、第4実施例では、件名、送付先、送付元等の情報から、キーワード検索等により処理対象のメールを抽出し、抽出した内容を日毎、週毎、月毎にまとめてメール送付することができる。
<第5実施例:メール回答の到着(返信)順によるくじ引き、結果通知>
次に、第5実施例として、メール回答の到着(返信)順によるくじ引き、結果通知の場合のメール管理処理について説明する。第5実施例の場合には、上述した第1〜第3実施例に示すようなメールを生成し、そのメールを送信すると共に、予め到着順位に基づく当選者(くじの当たり)を管理ファイル31等で予め設定しておく。
次に、対象者にメールを送付後、その回答メールの到着順や到着時間等に基づいて、くじの当選者を抽出する。また、回答期限を有するメールの場合には、その時間の締め切り後、事前に決めた順位、くじの当たりやはずれ等の結果を対象者に送付してもよい。なお、くじ引きの利用例としては、例えば会議における議長や書記等の担当決めを行う場合や、景品等をプレゼントする場合等があるが、これに限定されるものではない。
第5実施例における基礎管理情報及び送付先管理情報の内容は、上述した図18と同様であるため、ここでの説明は省略する。なお、くじ引きメールの場合には、対応する処理種別(例えば、種別「5」等)が設定され、件名等の情報も対応した情報(例えば、「くじ引き」等)となる。
図31は、第5実施例におけるくじ引きメール生成の一例を示す図である。図31(A)は、第5実施例に対応するくじ引きメール生成用の管理ファイル31に基づいて抽出したメール定型文32の内容を示し、図31(B)は、図31(A)に対応して生成された送付用のくじ引きメールの一例を示している。また、図31(C)は、第5実施例に対応する集計管理情報を示している。
端末装置12は、ユーザ等の操作によりくじ引きメールを生成する場合には、メール生成手段22において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段27からくじ引きメール生成時に用いられる管理ファイル31及びメール定型文32等を取得する。
第5実施例では、予めくじ引きでの当たりの数が設定される。図31(A)に示す例では、「Select=2」として、くじ引きで2つの当たりがあることを示している。また、メールの返信順(到着順)により、くじの当たりを決定する。図31(C)に示す集計管理情報では、6番目にメールを返信したユーザが、NO−1に対応する当たりとし、10番目にメールを返信したユーザがNO−2に対応する当たりとして設定される。なお、この設定は、予め設定された送付先対象者数(例えば、15人)からランダムに決定されてもよく、メール送付者が設定してもよい。
ここで、メール送付者は、図31(B)に示すようなメールを生成し、生成したメールを予め設定した各ユーザに送付する。メールを受信したユーザは、そのメールを所定の時間内等で返信する。返信したメールは、メールDB14に格納される。くじ引きメールを送信したユーザは、端末装置12からくじ引きメールを送信してから所定時間経過後にメールDB14にアクセスし、全ての返信メールの中から6番目に返信したユーザと10番目に返信したユーザを決定する。
ここで、図32は、第5実施例におけるくじ引き結果メール生成の一例を示す図である。図32(A)は、第5実施例に対応するくじ引き結果メール生成用の管理ファイル31に基づいて抽出したメール定型文32の内容を示し、図32(B)は、図32(A)に対応して生成された送付用のくじ引き結果メールの一例を示している。
端末装置12は、ユーザ等の操作によりくじ引き結果メールを生成する場合には、メール生成手段22において生成するメールの種別等に対応させて、記憶手段27からくじ引き結果メール生成時に用いられる管理ファイル31及びメール定型文32等を取得する。
また、加工手段25は、くじ引きに当たったユーザ情報に基づいて、図32(B)に示すように、制御記号の部分を置き換える。メール送付手段23は、生成されたくじ引き結果メールをくじ引きメールを送付したユーザ、予め設定された管理者等に送付する。
なお、上述した第1〜第5実施例は、複数の実施例の一部又は全部を組み合わせてもよい。上述したように、本実施形態によれば、管理ファイル31等で設定された情報を用いて容易に様々なメールの利用することができる。また、人手によるメール生成作業が最低限で済むため、効率的にミスなくメール管理を実現できる。また、本実施形態は、管理ファイルによる文字情報を用いた処理であるため、安価、容易、ハード(PC,携帯端末,スマートフォン等)の制約が少なく、利用する対象も小人数から大人数まで対応することができる。
また、本実施形態で説明した各機能は、メール用ソフトウェアの付加的なアプリケーションとして提供することができる。また、このアプリケーションは、サーバ用、端末装置(クライアント)用、クライアント・サーバ用の3種類の構成の何れであっても利用することができ、例えば利用対象のシステム規模等により使い分けることができる。
以上、各実施例等について詳述したが、特定の実施例に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された範囲内において、種々の変形及び変更が可能である。また、上述した各実施例の一部又は全部を組み合わせることも可能である。
なお、以上の実施例に関し、更に以下の付記を開示する。
(付記1)
メール種別に応じた固定部及び可変部の情報を有するメール定型文と送付先情報とを設定した管理ファイルを生成し、
前記メール種別に対応する前記管理ファイルを取得し、取得した前記管理ファイルに含まれる前記可変部を、予め設定された送付先情報に置き換え又は非表示にしたメールを生成し、
生成した前記メールを前記送付先情報に対応する送付先に送付し、
送付した前記メールに対する回答状況に応じて前記メールを管理する、処理をコンピュータに実行させるメール管理プログラム。
(付記2)
前記送付先情報に含まれる催促日時までに前記送付したメールに対する回答が得られていない送付先に対し、催促メールに対応する前記管理ファイルを用いて催促メールを生成し、生成した前記催促メールを対象の送付先に送信することを特徴とする付記1に記載のメール管理プログラム。
(付記3)
前記可変部に設定された内容に応じて、前記メールの回答に対する集計を行い、集計結果を送付するメールを生成するための前記管理ファイルを取得し、取得した前記管理ファイルの可変部に前記集計結果を置き換えたメールを生成し、生成した前記メールを送付することを特徴とする付記1又は2に記載のメール管理プログラム。
(付記4)
前記送付先から途中経過の取得要求を受け付けた場合に、前記管理ファイルから現時点における前記集計結果を含むメールを生成し、生成したメールを前記取得要求を受けた前記送付先に送付することを特徴とする付記3に記載のメール管理プログラム。
(付記5)
前記可変部は、予め設定された制御記号により設定され、設定された前記制御記号により、前記置き換え又は非表示を判断することを特徴とする付記1乃至4の何れか1項に記載のメール管理プログラム。
(付記6)
前記メール種別は、集計結果通知メール、回覧メール、日報メール、及びくじ引きメールのうち、少なくとも1つを有することを特徴とする付記1乃至5の何れか1項に記載のメール管理プログラム。
(付記7)
メール種別に応じた固定部及び可変部の情報を有するメール定型文と送付先情報とを設定した管理ファイルを生成し、
前記メール種別に対応する前記管理ファイルを取得し、取得した前記管理ファイルに含まれる前記可変部を、予め設定された送付先情報に置き換え又は非表示にしたメールを生成し、
生成した前記メールを前記送付先情報に対応する送付先に送付し、
送付した前記メールに対する回答状況に応じて前記メールを管理する、処理をコンピュータに実行させることを特徴とするメール管理方法。
(付記8)
メール種別に応じた固定部及び可変部の情報を有するメール定型文と送付先情報とを設定した管理ファイルを編集する編集手段と、
前記メール種別に対応する前記管理ファイルを取得し、取得した前記管理ファイルに含まれる前記可変部を、予め設定された送付先情報に置き換え又は非表示にしたメールを生成するメール生成手段と、
前記メール生成手段により生成した前記メールを前記送付先情報に対応する送付先に送付するメール送付手段と、
前記メール送付手段により送付した前記メールに対する回答状況に応じて前記メールを管理する管理手段とを有することを特徴とする情報処理装置。