JP5857824B2 - アクセス権更新プログラム及びアクセス権管理システム - Google Patents

Description

本発明は、アクセス権更新プログラム及びアクセス権管理システムに関する。

一般に、文書管理システムにおいては、アクセス権の空白期間が発生しないように、人事異動の発令に伴うアクセス権の変動の登録業務を行う担当者は、アクセス権の更新を人事異動発令日の前日の終業後から当日の始業までの間に行っている。

そのような担当者の負担を軽減するため、個人ＩＤと適用開始日とを含む登録予定情報の入力を受付ける手段と、データベースから当該個人ＩＤの登録管理情報を取得する手段と、アクセス権限設定項目の入力を受付ける手段と、受付けたアクセス権限設定項目を基に、データベースから前任者の登録管理情報を取得する手段と、取得した当該個人ＩＤの登録管理情報の最終利用日と登録予定情報の適用開始日との整合性、および取得した前任者の登録管理情報の適用終了日と登録予定情報の適用開始日との整合性を確認する手段と、不整合が検出された場合に警告を表示する手段と、警告を表示した登録予定情報を除く登録予定情報を適用開始日に発効する管理情報としてデータベースに格納する手段とを備えたアクセス権限業務システムが提案されている（例えば、特許文献１参照。）。

特開２０１０−２０５１８３号公報

しかし、従来のアクセス権限管理システムによると、人事異動に伴い業務の移管が発生した場合には、異動後に権限を設定し直す必要があり、アクセス権の更新作業の負担が大きくなる。

本発明の目的は、人事異動に伴って業務の移管が発生する場合でも、人事異動前にアクセス権の更新処理をコンピュータに実行させることが可能なアクセス権更新プログラム及びアクセス権管理システムを提供することにある。

本発明の一態様として、以下のアクセス権更新プログラム及びアクセス権管理システムを提供する。

［１］人事異動の対象を特定する情報、人事異動の種類、異動先組織、文書を格納した格納手段に対するアクセス権の委任先、及び前記アクセス権の有効期間、を含むアクセス権更新情報を、前記人事異動の前に取得する取得手段と、前記取得手段によって取得された前記アクセス権更新情報に基づいて、前記アクセス権の有効期間を含むアクセス権情報が設定され、更新が必要な前記格納手段を検索する検索手段と、前記取得手段によって取得された前記アクセス権更新情報に基づいて、前記検索手段によって検索された前記格納手段に設定された前記アクセス権情報を前記人事異動の前に更新する更新手段としてコンピュータを実行させるためのアクセス権更新プログラム。
［２］前記格納手段は、階層構造を有する複数の格納手段であり、前記アクセス権情報は、前記複数の格納手段のそれぞれに対して前記格納手段に応じた内容で設定されている前記［１］に記載のアクセス権更新プログラム。
［３］前記更新手段は、アクセス権の有効期間後に前記格納手段にアクセス可能なユーザが存在しなくなるとき、当該格納手段の上位の前記格納手段に対して設定されているアクセス権を当該格納手段に設定する前記［２］に記載のアクセス権更新プログラム。
［４］前記取得手段は、人事異動情報を受け付けし、前記人事異動情報に業務移管先が含まれている場合には、前記業務移管先をアクセス権の前記委任先として前記アクセス権更新情報を生成するものである前記［１］乃至［３］のいずれかに記載のアクセス権更新プログラム。

［５］人事異動の対象を特定する情報、人事異動の種類、異動先組織、文書を格納した格納手段に対するアクセス権の委任先、及び前記アクセス権の有効期間、を含むアクセス権更新情報を、前記人事異動の前に取得する取得手段と、前記取得手段によって取得された前記アクセス権更新情報に基づいて、前記アクセス権の有効期間を含むアクセス権情報が設定され、更新が必要な前記格納手段を検索する検索手段と、前記取得手段によって取得された前記アクセス権更新情報に基づいて、前記検索手段によって検索された前記格納手段に設定された前記アクセス権情報を前記人事異動の前に更新する更新手段と、前記格納手段に対して設定された前記アクセス権情報に基づいてユーザからのアクセスを制御する文書管理手段とを備えたアクセス権管理システム。

請求項１、５に係る発明によれば、人事異動に伴って業務の移管が発生する場合でも、人事異動前に人事異動の情報に基づいてアクセス権の更新処理をコンピュータに実行させることが可能になる。
請求項２に係る発明によれば、格納手段毎にアクセス権の設定が可能になる。
請求項３に係る発明によれば、階層構造の格納手段に誰もアクセスできなくなる事態を回避することができる。
請求項４に係る発明によれば、アクセス権更新情報を取得する際、人事異動情報を利用することができる。

図１は、本発明の実施の形態に係るアクセス権管理システムの概略の構成例を示す図である。 図２は、アクセス権更新管理サーバの詳細な構成例を示すブロック図である。 図３は、文書管理サーバの記憶部に記憶されているフォルダの階層構造、及び更新前のアクセス権情報の一例を示す図である。 図４は、アクセス権の制御動作の一例を示すフローチャートである。 図５は、アクセス権情報の更新が必要なフォルダを検索動作の一例を示すフローチャートである。 図６は、アクセス権更新の動作の一例を示すフローチャートである。 図７は、ケース１における更新後のアクセス権情報の一例を示す図である。 図８は、ケース２における更新後のアクセス権情報の一例を示す図である。 図９は、ケース３における更新後のアクセス権情報の一例を示す図である。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。なお、各図中、実質的に同一の機能を有する構成要素については、同一の符号を付してその重複した説明を省略する。

図１は、本発明の実施の形態に係るアクセス権管理システムの概略の構成例を示す図である。このアクセス権管理システム１は、本システム１の管理者が操作する管理者端末２と、文書管理サーバ３と、ユーザ情報管理サーバ４と、アクセス権更新管理サーバ５と、管理者以外のユーザが操作する複数のユーザ端末６とを互いにネットワーク７を介して接続して構成されている。文書管理サーバ３は、文書管理手段の一例である。

（文書管理サーバ）
文書管理サーバ３は、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等から構成された記憶部３０と、ＣＰＵ等を有して構成された図示しない制御部とを有する。記憶部３０には、文書が格納されたフォルダ３１、当該フォルダ３１に設定されたアクセス権情報３２、ＣＰＵのプログラム等が記憶されている。記憶部３０は、フォルダ３１及びアクセス権情報３２の保管場所（リポジトリ：repository）になっている。フォルダ３１は、文書を格納する格納手段の一例である。

（管理者端末）
管理者端末２は、管理者から管理者ＩＤ（識別情報）を受け付けると、それがユーザ情報管理サーバ４に保持されている図示しない管理者ＩＤと一致すれば、人事異動情報２０を受け付け、それをユーザ情報管理サーバ４に送信するように構成されている。

人事異動情報２０には、人事異動の対象、例えば社員であるユーザの氏名、ユーザＩＤ（識別情報）、人事異動の種類（入社を意味する新規、異動を意味する更新、退職を意味する削除等）、業務移管先、配属先組織、入社日付、異動日付、退職日付等が含まれる。ユーザの氏名やユーザＩＤは、人事異動の対象を特定する情報の一例である。

（ユーザ情報管理サーバ）
ユーザ情報管理サーバ４は、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等から構成された記憶部４０と、ＣＰＵ等を有して構成された図示しない制御部とを有する。記憶部４０には、ユーザ情報４００、ＣＰＵのプログラム等が記憶されている。

ユーザ情報管理サーバ４は、管理者端末２から送信された人事異動情報２０に基づいて記憶部４０が記憶するユーザ情報４００を変更するとともに、アクセス権更新情報５００を生成し、それを人事異動前にアクセス権更新管理サーバ５に送信する。

記憶部４０に記憶されているユーザ情報４００には、社員であるユーザの氏名、ユーザＩＤ（識別情報）、所属組織、役職、性別、年齢、住所、電話番号、メールアドレス、家族構成、入社日付、退職日付等が含まれる。

ユーザ情報管理サーバ４は、人事異動情報２０を利用してアクセス権更新情報５００を生成するが、そのとき、退職日付又は異動日付をそのユーザが有しているアクセス権の終了日付（アクセス権が無効とされる日付）とし、入社日付又は異動日付をそのユーザに付与されるアクセス権の開始日付（アクセス権が有効とされる日付）とする。また、人事異動情報２０に業務移管先が含まれている場合には、アクセス権も委任されたとみなして業務移管先をアクセス権の委任先とする。

アクセス権更新情報５００は、後述する図７に示すように、ユーザの氏名、人事異動の種類（新規、更新、削除等）、配属先組織、アクセス権が委任される場合には委任先、アクセス権の終了日付（退職日付又は異動日付）、アクセス権の開始日付（入社日付又は異動日付）等を含む。アクセス権の「有効期間」とは、アクセス権の開始日付から終了日付までをいう。

（アクセス権更新管理サーバ）
アクセス権更新管理サーバ５は、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等から構成された記憶部５０と、ＣＰＵ等を有して構成された制御部とを有する。アクセス権更新管理サーバ５は、ユーザ情報管理サーバ４から送信されたアクセス権更新情報５００を記憶部５０に記憶するとともに、アクセス権更新情報５００に基づいて文書管理サーバ３の記憶部３０に記憶されているアクセス権情報３２を人事異動前に更新する。すなわち、アクセス権更新管理サーバ５は、アクセス権更新情報５００に終了日付又は開始日付が記録されている場合には、それらの日前に更新を行う。

アクセス権更新管理サーバ５は、人事異動の種類が新規又は更新のときは、配属先組織に関係する最上位のフォルダ３１に最低限の権限（例えば、読み取り権限）を付与する。

図２は、アクセス権更新管理サーバ５の詳細な構成例を示すブロック図である。このアクセス権更新管理サーバ５は、ネットワーク７に接続された通信部５１と、ＣＰＵ等を有して構成された制御部５２と、上記記憶部５０とを備えて構成されている。

記憶部５０には、上述したアクセス権更新情報５００、アクセス権更新プログラム等の情報が記憶されている。

制御部５２のＣＰＵは、アクセス権更新プログラム５０１に従って動作することにより、取得手段５２０、検索手段５２１、更新手段５２２等として機能する。

取得手段５２０は、アクセス権更新情報５００を人事異動前にユーザ情報管理サーバ４から取得する。

検索手段５２１は、取得手段５２０によって取得されたアクセス権更新情報５００に基づいて、アクセス権情報３２の更新が必要なフォルダ３１を検索する。

更新手段５２２は、検索手段５２１によって検索されたフォルダ３１に設定されたアクセス権情報３２を人事異動前に更新する。また、更新手段５２２は、アクセス権の有効期間後にフォルダ３１にアクセス可能なユーザが存在しなくなるとき、当該フォルダ３１の上位のフォルダ３１に対して設定されているアクセス権を当該フォルダ３１に設定する。

なお、上記文書管理サーバ３、ユーザ情報管理サーバ４及びアクセス権更新管理サーバ５の各制御部は、それぞれ一部又は全部を再構成可能回路（ＦＰＧＡ：Field Programmable Gate Array)、特定用途向け集積回路（ＡＳＩＣ：Application Specific Integrated Circuit）等のハードウエア回路によって構成してもよい。

（文書管理サーバの記憶部の記憶内容）
図３は、文書管理サーバ３の記憶部３０に記憶されているフォルダ３１（３１ａ〜３１ｇ）の階層構造、及び更新前のアクセス権情報３２（３２ａ〜３２ｇ）の一例を示す図である。

文書管理サーバ３の記憶部３０に記憶されているフォルダ３１ａ〜３１ｇは、図３に示すように木構造による階層構造になっている。最上位のフォルダ（営業１Ｇ）３１ａの下位にフォルダ（チーム１）３１ｂ、フォルダ（チーム２）３１ｃが存在している。フォルダ（チーム１）３１ｂの下位にフォルダ（１１）３１ｄ、フォルダ（１２）３１ｅが存在している。フォルダ（チーム２）３１ｃの下位にフォルダ（２１）３１ｆ、フォルダ（２２）３１ｇが存在している。各フォルダ３１ａ〜３１ｇには、それぞれ文書が格納されている。ここで、「営業１Ｇ」は、組織の一例であり、「チーム１」、「チーム２」は、「営業１Ｇ」に属する組織を示す。各フォルダ３１ａ〜３１ｇには、それぞれアクセス権情報３２ａ〜３２ｇが設定されている。

フォルダ３１に設定されているアクセス権情報３２には、対応するフォルダ３１にアクセス可能なユーザの氏名、ユーザに付与されたアクセス権（権限）、アクセス権の有効日付である開始日付、アクセス権の無効日付である終了日付が定義されている。アクセス権には、フォルダ３１及びフォルダ３１に格納されている文書に対して、読み取り、書き込み、印刷、送信等の各操作を行い得る権限が含まれる。

（実施の形態の動作）
次に、アクセス権管理システム１の動作の一例について、図４〜図６のフローチャートを参照して説明する。

（１）アクセス権の制御動作
まず、アクセス権の制御動作の一例について図３及び図４を参照して説明する。図４は、アクセス権の制御動作の一例を示すフローチャートである。

更新前のアクセス権情報３２は、例えば図３に示す場合のようになっているとする。すなわち、社員であるユーザの「高橋」に着目すると、フォルダ（営業１Ｇ）３１ａに設定されているアクセス権情報３２ａでは、「高橋」に読み取り（Ｒ）の権限が付与されている。フォルダ（チーム２）３１ｃに設定されているアクセス権情報３２ｃでは、「高橋」に読み取り（Ｒ）の権限が付与されている。フォルダ（２２）３１ｇに設定されているアクセス権情報３２ｇでは、「高橋」に読み取り（Ｒ）及び書き込み（Ｗ）の権限が付与されている。

ユーザがユーザ端末６を操作して文書管理サーバ３の記憶部３０に記憶されているフォルダ３１にアクセスして読み取り等の操作を行うと、文書管理サーバ３は、アクセスされたフォルダ３１にそのユーザのアクセス権が設定されているか否かを判断する（Ｓ１）。アクセス権が設定されていれば（Ｓ１：Ｙｅｓ）、現在の操作はフォルダ３１に対して許可されているか否かを判断する（Ｓ２）。許可されていれば（Ｓ２：Ｙｅｓ）、アクセス権に開始日付が設定されているか否かを判断する（Ｓ３）。開始日付が設定されていれば（Ｓ３：Ｙｅｓ）、現在時刻は開始日付より後の日付か否かを判断する（Ｓ４）。現在時刻は開始日付より後の日付であれば（Ｓ４：Ｙｅｓ）、アクセス権に終了日付が設定されているか否かを判断する（Ｓ５）。終了日付が設定されていれば（Ｓ５：Ｙｅｓ）、現在時刻は終了日付より前の日付か否かを判断する（Ｓ６）。現在時刻は終了日付より前の日付であれば（Ｓ６：Ｙｅｓ）、当該フォルダ３１に対してアクセス可能と判定する（Ｓ７）。

上記ステップＳ１において、アクセス権が設定されていないとき（Ｓ１：Ｎｏ）、上記ステップＳ２において、現在の操作はフォルダ３１に対して許可されていないとき（Ｓ２：Ｎｏ）、上記ステップＳ４において、現在時刻は開始日付より後の日付でないとき（Ｓ４：Ｎｏ）、又は上記ステップＳ６において、現在時刻は終了日付より前の日付でないときは（Ｓ６：Ｎｏ）、当該フォルダ３１に対してアクセス不可能と判定する（Ｓ８）。

（２）フォルダの検索動作
次に、アクセス権更新管理サーバ５によるフォルダ３１の検索動作の一例について図５を参照して説明する。図５は、アクセス権情報の更新が必要なフォルダ３１の検索動作の一例を示すフローチャートである。

アクセス権更新管理サーバ５の取得手段５２０が、アクセス権更新情報５００を取得すると（Ｓ１１）、検索手段５２１は、文書管理サーバ３の記憶部３０に記憶されている複数のフォルダ３１のうち、最上位のフォルダ３１にアクセスし、後述する図９に示す［アクセス権更新処理］を実行する（Ｓ１２）。なお、図９に示す［アクセス権更新処理］は、更新手段５２２が実行する（後のステップでも同様）。

現在アクセスしているフォルダ（最初は最上位のフォルダ）の下位のフォルダ（例えば、子フォルダ）の全てにアクセスする（Ｓ１３）。アクセスした下位のフォルダ（例えば、子フォルダ）に対して後述する図９に示す［アクセス権更新処理］を実行する（Ｓ１４）。

アクセスした下位のフォルダ（例えば、子フォルダ）にさらに下位のフォルダ（例えば、孫フォルダ）が存在するか否かを判断する（Ｓ１５）。さらに下位のフォルダ（例えば、孫フォルダ）が存在しなければ（Ｓ１５：Ｎｏ）、現在アクセスしているフォルダ（例えば、子フォルダ）にアクセス可能なユーザが存在するか否かを判断する（Ｓ１６）。アクセス可能なユーザが存在しなければ（Ｓ１６：Ｎｏ）、現在アクセスしているフォルダ（子フォルダ）の上位のフォルダ（例えば、最上位のフォルダ）に設定されているアクセス権を付与する（Ｓ１７）。全ての下位のフォルダの処理が終了するまで上記処理を実行する（Ｓ１８）。なお、上記ステップＳ１７は、更新手段５２２が実行する。

（３）アクセス権更新の動作
次に、アクセス権更新の動作の一例について図６を参照して説明する。図６は、アクセス権更新の動作の一例を示すフローチャートである。

アクセス権更新情報５００に含まれる人事異動対象の全てのユーザに対して、異動の種類が「削除」又は「更新」に該当するか否かを判断する（Ｓ２１）。異動の種類が「削除」又は「更新」に該当すれば（Ｓ２１：Ｙｅｓ）、現在の人事異動対象のユーザの終了日付に指定された日付を、現在アクセスしているフォルダ３１に対応するアクセス権情報３２のアクセス権の「終了日付」欄に設定する。アクセス権の委任先にユーザが指定されている場合は、その委任先のユーザをアクセス権情報３２に登録する（Ｓ２２）。上記ステップＳ２１、Ｓ２２は、人事異動対象の全てのユーザに対する処理が終了するまで実施する。

アクセス権更新情報５００に含まれる人事異動対象の全てのユーザに対して、異動の種類が「更新」又は「新規」に該当するか否かを判断する（Ｓ２３）。異動の種類が「更新」又は「新規」に該当すれば（Ｓ２３：Ｙｅｓ）、現在の人事異動対象のユーザにアクセス権を委任するユーザが存在するか否かを判断する（Ｓ２４）。アクセス権を委任するユーザが存在する場合は（Ｓ２４：Ｙｅｓ）、委任先のユーザに対して、委任元のユーザと同じアクセス権を付与し、委任先のユーザの開始日付に指定された日付を、アクセス権情報３２のアクセス権の「開始日付」欄に設定する（Ｓ２５）。

上記ステップＳ２４において、現在の人事異動対象のユーザにアクセス権を委任するユーザが存在していなければ（Ｓ２４：Ｎｏ）、現在のフォルダ３１にアクセス権が付与されているユーザの予め設定されている割合（例えば、６０％）以上が、現在の人事異動対象のユーザと同じ所属であるか否かを判断する（Ｓ２６）。予め設定されている割合（例えば、６０％）以上が、現在の人事異動対象のユーザと同じ所属であれば（Ｓ２６：Ｙｅｓ）、現在の人事異動対象のユーザに対して設定されている最小限のアクセス権を付与し、開始日付に指定された日付をアクセス権情報３２の「開始日付」欄に設定する（Ｓ２７）。上記ステップは、人事異動対象の全てのユーザに対して処理が終了するまで実施する。

（４）具体例のケース１
次に、具体例のケース１について図３及び図７を参照して説明する。図７は、ケース１における更新後のアクセス権情報の一例を示す図である。ケース１は、「高橋」が退職し、「山田」が「高橋」と同じ営業１Ｇ、チーム２に配属された場合である。

（４−１）アクセス権更新情報の取得
アクセス権更新管理サーバ５の取得手段５２０が例えば図７に示すアクセス権更新情報５００を取得したとする。取得手段５２０が取得した図７に示すアクセス権更新情報５００は、「高橋」の異動の種類が削除、「高橋」が有するアクセス権の終了日付が２０１２／３／３１、「高橋」が有するアクセス権の委任先が「山田」、「山田」の異動の種類が新規、「山田」が有するアクセス権の開始日付が２０１２／４／１であることを示している。

（４−２）フォルダの検索
アクセス権更新管理サーバ５の検索手段５２１は、アクセス権更新情報５００に基づいて、アクセス権情報３２を更新すべきフォルダ３１を検索する。図７に示す場合は、検索手段５２１は、図７の斜線で示すように、フォルダ（営業１Ｇ）３１ａ、フォルダ（チーム２）３１ｃ、フォルダ（２２）３１ｇを更新すべきフォルダとして検索する。

（４−３）アクセス権の更新
アクセス権更新管理サーバ５の更新手段５２２は、アクセス権更新情報５００に基づいて、検索手段５２１が検索したフォルダ（営業１Ｇ）３１ａ、フォルダ（チーム２）３１ｃ、フォルダ（２２）３１ｇに設定されているアクセス権情報３２ａ、３２ｃ、３２ｇを更新する。

すなわち、フォルダ（営業１Ｇ）３１ａに設定されているアクセス権情報３２ａに対して、「高橋」のアクセス権の「終了日付」欄に２０１２／３／３１を設定し、「高橋」のアクセス権を引き継いだ「山田」の「権限」欄に「高橋」と同じ読み取り（Ｒ）を設定し、アクセス権の「開始日付」欄に２０１２／４／１を設定する（図６のＳ２２）。

フォルダ（チーム２）３１ｃに設定されているアクセス権情報３２ｃに対して、「高橋」のアクセス権の「終了日付」欄に２０１２／３／３１を設定し、「高橋」のアクセス権を引き継いだ「山田」の「権限」欄に「高橋」と同じ読み取り（Ｒ）を設定し、アクセス権の「開始日付」欄に２０１２／４／１を設定する（図６のＳ２２）。

フォルダ（２２）３１ｇに設定されているアクセス権情報３１ｇに対して、「高橋」のアクセス権の「終了日付」欄に２０１２／３／３１を設定し、「高橋」のアクセス権を引き継いだ「山田」の「権限」欄に「高橋」と同じ読み取り（Ｒ）及び書き込み（Ｗ）を設定し、アクセス権の「開始日付」欄に２０１２／４／１を設定する（図６のＳ２２）。

上記アクセス権情報３２の更新により、ユーザの「高橋」は、２０１２／３／３１まではユーザ端末６を操作して、フォルダ（営業１Ｇ）３１ａ及びフォルダ（チーム２）３１ｃに対して、読み取りができ、フォルダ（２２）３１ｇに対して、読み取り及び書き込みができる。

２０１２／４／１になると、ユーザの「高橋」は、いずれのフォルダ３１にもアクセスできなくなり、「高橋」のアクセス権を引き継いだユーザの「山田」は、ユーザ端末６を操作して、「高橋」と同様に、フォルダ（営業１Ｇ）３１ａ及びフォルダ（チーム２）３１ｃに対して、読み取りができ、フォルダ（２２）３１ｇに対して、読み取り及び書き込みができるようになる。

（５）具体例のケース２
次に、具体例のケース２について図３及び図８を参照して説明する。図８は、ケース２における更新後のアクセス権情報の一例を示す図である。説明する。ケース２は、「高橋」が退職し、「山田」が入社し、配属先組織が営業１Ｇでチームは未定の場合である。

（５−１）アクセス権更新情報の取得
アクセス権更新管理サーバ５の取得手段５２０が図８に示すアクセス権更新情報５００を取得したとする。取得手段５２０が取得した図８に示すアクセス権更新情報５００は、「高橋」の異動の種類が削除、「高橋」が有するアクセス権の終了日付が２０１２／３／３１、「高橋」が有するアクセス権は誰にも委任しないこと、「山田」の異動の種類が新規、「山田」の配属先組織が営業１Ｇ（チームは未定）、「山田」が有するアクセス権の開始日付が２０１２／４／１であることを示している。

アクセス権情報３２を変更する前のフォルダ３１の階層構造、及び各フォルダ３１に設定されているアクセス権情報３２は、図３と同じであるので、その説明を省略する。

（５−２）フォルダの検索
アクセス権更新管理サーバ５の検索手段５２１は、アクセス権更新情報５００に基づいて、アクセス権情報３２を更新すべきフォルダ３１を検索する。図８に示す場合は、検索手段５２１は、図８の斜線で示すように、フォルダ（営業１Ｇ）３１ａ、フォルダ（チーム２）３１ｃ、フォルダ（２２）３１ｇを更新すべきフォルダとして検索する。

（５−３）アクセス権の更新
アクセス権更新管理サーバ５の更新手段５２２は、アクセス権更新情報５００に基づいて、検索手段５２１が検索したフォルダ（営業１Ｇ）３１ａ、フォルダ（チーム２）３１ｃ、フォルダ（２２）３１ｇに設定されているアクセス権情報３２ａ、３２ｃ、３２ｇを更新する。

すなわち、フォルダ（営業１Ｇ）３１ａに設定されているアクセス権情報３２ａに対して、「高橋」のアクセス権の「終了日付」欄に２０１２／３／３１を設定する（図６のＳ２２）。新規の「山田」の「権限」欄に最小限のアクセス権の読み取り（Ｒ）を設定し、アクセス権の「開始日付」欄に２０１２／４／１を設定する（図６のＳ２７）。フォルダ（営業１Ｇ）３１ａに対して設定されているユーザの６０％以上が登録営業１Ｇに所属しているので、各ユーザに付与されている権限のうち最小限のアクセス権の読み取り（Ｒ）を設定している。

フォルダ（チーム２）３１ｃに設定されているアクセス権情報３２ｃに対して、「高橋」のアクセス権の「終了日付」欄に２０１２／３／３１を設定する（図６のＳ２２）。今回のケースは、「高橋」のアクセス権を誰も引き継いでいないので、新たに追加していない。

フォルダ（２２）３１ｇに設定されているアクセス権情報３１ｇに対して、「高橋」のアクセス権の「終了日付」欄に２０１２／３／３１を設定する（図６のＳ２２）。フォルダ（２２）３１ｇは、「高橋」のみにアクセス権が設定されているため、「高橋」が退職して、フォルダ（２２）３１ｇに誰もアクセスできない事態となることを避けるため、フォルダ（２２）３１ｇの上位のフォルダ（チーム２）３１ｃにアクセスできる者をフォルダ（２２）３１ｇに設定している（図５のＳ１７）。同図に示す場合は、フォルダ（２２）３１ｇに設定されているアクセス権情報３２ｇに対して、フォルダ（２２）３１ｇの上位のフォルダ（チーム２）３１ｃに設定されているアクセス権情報３２ｃと同様に、「佐藤」の読み取り（Ｒ）及び書き込み（Ｗ）の権限を設定し、「開始日付」欄に２０１２／４／１を設定する。

上記アクセス権情報３２の更新により、ユーザの「高橋」は、２０１２／３／３１まではユーザ端末６を操作して、フォルダ（営業１Ｇ）３１ａ及びフォルダ（チーム２）３１ｃに対して、読み取りができ、フォルダ（２２）３１ｇに対して、読み取り及び書き込みができる。

２０１２／４／１になると、ユーザの「高橋」は、いずれのフォルダ３１にもアクセスできなくなり、「山田」は、ユーザ端末６を操作して、最上位のフォルダ（営業１Ｇ）３１ａに対して読み取りができるようになる。「佐藤」はフォルダ（２２）３１ｇに対して、読み取り及び書き込みができるようになる。

（６）具体例のケース３
次に、具体例のケース３について図３及び図９を参照して説明する。図９は、ケース３における更新後のアクセス権情報の一例を示す図である。説明する。ケース３は、「高橋」の引き継ぎが「田中」であり、「田中」の引き継ぎが「山田」である場合である。このケース３は、チーム１のメンバが「鈴木」、「田中」、チーム２のメンバが「佐藤」、「高橋」だったものが、「高橋」が退職し、「田中」がチーム１からチーム２に変更になり、チーム１に「山田」が加わり、チーム１のメンバが「鈴木」、「山田」、チーム２のメンバが「佐藤」、「田中」に変更になる場合である。

（６−１）アクセス権更新情報の取得
アクセス権更新管理サーバ５の取得手段５２０が図９に示すアクセス権更新情報５００を取得したとする。取得手段５２０が取得した図９に示すアクセス権更新情報５００は、「高橋」の異動の種類が削除、「高橋」が有するアクセス権の終了日付が２０１２／３／３１、「高橋」が有するアクセス権の委任先は「田中」、「田中」の異動の種類が更新、「田中」が有するアクセス権の終了日付が２０１２／３／３１、「田中」が有するアクセス権の委任先は「山田」、「山田」が有するアクセス権の開始日付が２０１２／４／１であることを示している。

アクセス権情報３２を変更する前のフォルダ３１の階層構造及びアクセス権情報は、図３と同じであるので、その説明を省略する。

（６−２）フォルダの検索
アクセス権更新管理サーバ５の検索手段５２１は、アクセス権更新情報５００に基づいて、アクセス権情報３２を更新すべきフォルダ３１を検索する。図９に示す場合は、検索手段５２１は、図９の斜線で示すように、フォルダ（営業１Ｇ）３１ａ、フォルダ（チーム１）３１ｂ、フォルダ（チーム２）３１ｃ、フォルダ（１２）３１ｅ、フォルダ（２２）３１ｇを更新すべきフォルダとして検索する。

（６−３）アクセス権の更新
アクセス権更新管理サーバ５の更新手段５２２は、アクセス権更新情報５００に基づいて、検索手段５２１が検索したフォルダ（営業１Ｇ）３１ａ、フォルダ（チーム１）３１ｂ、フォルダ（チーム２）３１ｃ、フォルダ（１２）３１ｅ、フォルダ（２２）３１ｇに設定されているアクセス権情報３２ａ、３２ｂ、３２ｃ、３２ｅ、３２ｇを更新する。

すなわち、フォルダ（営業１Ｇ）３１ａに設定されているアクセス権情報３２ａに対して、「高橋」のアクセス権の「終了日付」欄に２０１２／３／３１を設定し、「高橋」のアクセス権を引き継いだ「田中」の「権限」欄に「高橋」と同じ読み取り（Ｒ）を設定し、アクセス権の「開始日付」欄に２０１２／４／１を設定する（図６のＳ２２）。

フォルダ（チーム１）３１ｂに設定されているアクセス権情報３２ｂに対して、「田中」のアクセス権の「終了日付」欄に２０１２／３／３１を設定し、「田中」のアクセス権を引き継いだ「山田」の「権限」欄に「田中」と同じ権限の読み取り（Ｒ）を設定し、アクセス権の「開始日付」欄に２０１２／４／１を設定する（図６のＳ２２）。

フォルダ（チーム２）３１ｃに設定されているアクセス権情報３２ｃに対して、「高橋」のアクセス権の「終了日付」欄に２０１２／３／３１を設定し、「高橋」のアクセス権を引き継いだ「田中」の「権限」欄に「高橋」と同じ権限の読み取り（Ｒ）を設定し、アクセス権の「開始日付」欄に２０１２／４／１を設定する（図６のＳ２２）。

フォルダ（１２）３１ｅに設定されているアクセス権情報３２ｅに対して、「田中」のアクセス権の「終了日付」欄に２０１２／３／３１を設定し、「田中」のアクセス権を引き継いだ「山田」の「権限」欄に「田中」と同じ権限の読み取り（Ｒ）を設定し、アクセス権の「開始日付」欄に２０１２／４／１を設定する（図６のＳ２２）

フォルダ（２２）３１ｇに設定されているアクセス権情報３１ｇに対して、「高橋」のアクセス権の「終了日付」欄に２０１２／３／３１を設定し、「高橋」のアクセス権を引き継いだ「田中」の「権限」欄に「高橋」と同じ権限の読み取り（Ｒ）を設定し、アクセス権の「開始日付」欄に２０１２／４／１を設定する（図６のＳ２２）。

上記アクセス権情報３２の更新により、ユーザの「高橋」は、２０１２／３／３１まではユーザ端末６を操作して、フォルダ（営業１Ｇ）３１ａ及びフォルダ（チーム２）３１ｃに対して、読み取りができ、フォルダ（２２）３１ｇに対して、読み取り及び書き込みができる。ユーザの「田中」は、２０１２／３／３１まではユーザ端末６を操作して、フォルダ（チーム２）３１ｃ、フォルダ（１２）３１ｅに対して、読み取りができる。なお、ユーザの「田中」は２０１２／３／３１以降もフォルダ（営業１Ｇ）３１ａに対して読み取りができる。

２０１２／４／１になると、ユーザの「高橋」は、いずれのフォルダ３１にもアクセスできなくなり、「山田」は、ユーザ端末６を操作して、フォルダ（営業１Ｇ）３１ａ、フォルダ（チーム１）３１ｂに対して読み取りができるようになり、フォルダ（１２）に対して読み取り及び書き込みができるようになる。

（実施の形態の効果）
本実施の形態によれば、以下の効果を奏する。
（ア）人事異動に伴って業務の移管が発生する場合でも、アクセス権の更新作業の負担を軽減することが可能になる。
（イ）フォルダ３１毎にアクセス権の設定が可能になる。
（ウ）階層構造のフォルダ３１に誰もアクセスできなくなる事態を回避することができる。
（エ）アクセス権更新情報を取得する際、人事異動情報を利用することができる。

以上、本発明の実施の形態を説明したが、本発明は上記の実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を変更しない範囲内で種々の変形、実施が可能である。例えば、文書管理サーバ３、ユーザ情報管理サーバ４及びアクセス権更新管理サーバ５は、１つ又は２つのサーバに統合して構成されていてもよい。また、上記実施の形態では、アクセス権更新情報５００をユーザ情報管理サーバ４が人事異動情報２０から生成したが、管理者端末２がアクセス権更新管理サーバ５に対してアクセス権更新情報５００を直接入力してもよい。

また、本発明の要旨を変更しない範囲内で、上記実施の形態の構成要素の一部を省くことが可能であり、上記実施の形態のフローにおいて、ステップの追加、削除、変更、入替え等が可能である。また、上記実施の形態で用いたプログラムをＣＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して提供することもできる。

１…アクセス権管理システム、２…管理者端末、３…文書管理サーバ、４…ユーザ情報管理サーバ、５…アクセス権更新管理サーバ、６…ユーザ端末、７…ネットワーク、２０…人事異動情報、３０…記憶部、３１、３１ａ〜３１ｇ…フォルダ、３２、３２ａ〜３２ｇ…アクセス権情報、４０…記憶部、５０…記憶部、５１…通信部、５２…制御部、４００…ユーザ情報、５００…アクセス権更新情報、５０１…アクセス権更新プログラム、５２０…取得手段、５２１…検索手段、５２２…更新手段

Claims (5)

1. 人事異動の対象を特定する情報、人事異動の種類、異動先組織、文書を格納した格納手段に対するアクセス権の委任先、及び前記アクセス権の有効期間、を含むアクセス権更新情報を、前記人事異動の前に取得する取得手段と、
   前記取得手段によって取得された前記アクセス権更新情報に基づいて、前記アクセス権の有効期間を含むアクセス権情報が設定され、更新が必要な前記格納手段を検索する検索手段と、
   前記取得手段によって取得された前記アクセス権更新情報に基づいて、前記検索手段によって検索された前記格納手段に設定された前記アクセス権情報を前記人事異動の前に更新する更新手段としてコンピュータを実行させるためのアクセス権更新プログラム。
2. 前記格納手段は、階層構造を有する複数の格納手段であり、
   前記アクセス権情報は、前記複数の格納手段のそれぞれに対して前記格納手段に応じた内容で設定されている請求項１に記載のアクセス権更新プログラム。
3. 前記更新手段は、アクセス権の有効期間後に前記格納手段にアクセス可能なユーザが存在しなくなるとき、当該格納手段の上位の前記格納手段に対して設定されているアクセス権を当該格納手段に設定する請求項２に記載のアクセス権更新プログラム。
4. 前記取得手段は、人事異動情報を受け付けし、前記人事異動情報に業務移管先が含まれている場合には、前記業務移管先をアクセス権の前記委任先として前記アクセス権更新情報を生成するものである請求項１乃至３のいずれか１項に記載のアクセス権更新プログラム。
5. 人事異動の対象を特定する情報、人事異動の種類、異動先組織、文書を格納した格納手段に対するアクセス権の委任先、及び前記アクセス権の有効期間、を含むアクセス権更新情報を、前記人事異動の前に取得する取得手段と、
   前記取得手段によって取得された前記アクセス権更新情報に基づいて、前記アクセス権の有効期間を含むアクセス権情報が設定され、更新が必要な前記格納手段を検索する検索手段と、
   前記取得手段によって取得された前記アクセス権更新情報に基づいて、前記検索手段によって検索された前記格納手段に設定された前記アクセス権情報を前記人事異動の前に更新する更新手段と、
   前記格納手段に対して設定された前記アクセス権情報に基づいてユーザからのアクセスを制御する文書管理手段とを備えたアクセス権管理システム。
   

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