JP2004310144A - 書類管理システム及び書類管理方法 - Google Patents
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Abstract
【解決手段】オフィス1を構成するパーツである、デスクD、キャビネットC、パーソナルコンピュータPCおよびユーザサーバSVに個別にアドレスを付与する。書類の所在は、アドレスに基づいて管理する。電子書類については、ユーザサーバSVのアドレスが付与されて管理される。また、物理書類の所在は、デスクDやキャビネットCに基づいて管理される。
【選択図】 図2
Description
【発明の属する技術分野】
本発明は、書類を管理する書類管理システム及び書類管理方法に関する。
【0002】
【従来の技術】
近年、コンピュータ関連技術の発達や、ネットワーク環境の整備によって書類の電子化が進み、これによって業務書類のペーパレス化が進んでいる。企業等にとっても、環境経営の観点から、電子化(ペーパレス化)の推進は不可欠である。
【0003】
具体的には、文書、画像等の各種書類等をパソコンやワークステーションで、電子データの形式で作成する。また、このように作成した書類は、プリンタで紙等に出力することなく、ネットワークを介して、内部で共有又は外部にも送付することができる。このように、電子化された書類は、取り扱いが容易であり、業務効率の向上に寄与する。
【0004】
ところが、電子化された書類には上記のような利点があるものの、紙等の物理書類と比較した場合に、読みやすさ、利用可能な環境条件等において種々の制限が存在する。このため、紙等の物理書類を使用した方が効率の良いことも多い。
【0005】
一方、紙等の物理書類は、ネットワークを介して、オフィスの内部で共有したり、外部に送付したりすることができない。また、同一の物理書類を複数人で共有するのは、電子書類の場合に比べて困難な場合がある。このため、従来は、物理書類の共有化は、電子書類ほどには図られていなかった。
【0006】
また、共有化が十分に行われていないと、例えばオフィス内の部署毎に、同一内容の物理書類を作成してしまうというようなことがあった。このように、同一内容の物理書類が複数存在する場合には、物理書類を保管するためのスペースが有効に活用されないという問題も発生する。
【0007】
また、電子書類を保管する記憶装置は、無限の数の電子書類を保管することはできない。このため、記憶装置の容量が残り少なくなった場合には、古い電子書類または使用頻度の低い電子書類などは、磁気ディスクや光ディスク等の記録媒体にコピーされて保管されることもある。
【0008】
しかし、記録媒体自体は、ネットワークを介して、オフィスの内部で共有したり、外部に送付したりすることができない。このため、電子書類が記録された記録媒体についても、上記した物理書類の場合と同様の問題が発生することがある。
【0009】
以上のようなことから、物理書類(電子書類を記録した記録媒体を含む)と電子書類とが共存する業務環境では、これらの保存形式の異なる書類を一括して管理できる環境が求められる。
【0010】
形式の異なる書類を一元管理可能な統合型文書管理システムが開発されている(下記特許文献1参照)。この統合型文書管理システムは、紙文書をスキャナで読み取り、読み取った画像データ等を、データ形式の異なる他の電子書類とともに一元管理する。
【0011】
【特許文献1】
特開平11−120202号公報
【0012】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、上記システムは、紙文書等の物理書類を電子化して保存、管理するものである。従って、紙文書等をそのままの状態で管理するものではなく、電子化(画像データ化)に手間を要するなど、必ずしも効率的な管理といえない場合がある。
以上のように、従来の書類管理システムでは、物理書類と電子書類とを、効率よく一括管理できない場合があった。
【0013】
上記事情を鑑みて、本発明は、紙文書等の物理書類と電子書類とを、効率よく一括管理できる書類管理システムおよび書類管理方法を提供することを目的とする。
【0014】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明の第1の観点にかかる書類管理システムは、電子書類と物理書類とを一括して管理する書類管理システムであって、前記電子書類及び前記物理書類のそれぞれの保管場所を示す保管先アドレスを記憶するアドレス記憶手段と、前記電子書類及び前記物理書類の保管場所が変更された場合に、前記アドレス記憶手段が記憶する前記保管先アドレスを更新する更新手段と、を備える、ことを特徴とする。
【0015】
この発明によれば、紙文書等の物理書類と電子書類とを、効率よく一括管理できる。
【0016】
前記物理書類は、オフィス内に設置される保管用構成物に保管され、前記アドレス記憶手段は、前記保管用構成物に付与されているアドレスを、前記物理書類の保管先アドレスとして記憶してもよい。
【0017】
前記電子書類を格納して保管する書類記憶手段をさらに備え、前記アドレス記憶手段は、前記書類記憶手段内における前記電子書類の格納位置を、該電子書類の保管先アドレスとして記憶してもよい。
【0018】
前記更新手段は、前記物理書類が貸し出される場合、該物理書類の貸出先を示す貸出先アドレスを前記アドレス記憶手段に記憶させてもよい。
【0019】
前記更新手段は、前記物理書類が貸し出される場合、該物理書類の使用者が使用するオフィス内の構成物に付与されているアドレスを、前記貸出先アドレスとして前記アドレス記憶手段に記憶させてもよい。
【0020】
前記更新手段は、前記物理書類が返却される場合、該物理書類の貸出先アドレスを前記アドレス記憶手段から消去してもよい。
【0021】
オフィスの特定の構成員が使用する、オフィス内に設置された構成物の場所を示す場所データと、該特定の構成員の属性情報と、を関連づけて記憶する場所記憶手段をさらに備えてもよい。
【0022】
本発明の第2の観点にかかる書類管理方法は、電子書類と物理書類とを一括して管理する書類管理方法であって、前記電子書類及び前記物理書類のそれぞれの保管場所を示す保管先アドレスをデータベースに格納するアドレス記憶工程と、前記電子書類及び前記物理書類の保管場所が変更された場合に、前記アドレス記憶工程でデータベースに格納された前記保管先アドレスを更新する更新工程と、を備える、ことを特徴とする。
【0023】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態にかかる書類管理システムについて、以下、図面を参照して説明する。
【0024】
図1に、本発明の実施の形態に係る書類管理システムの構成例を示す。
図1に示すように、書類管理システムは、企業、官公庁、病院等の、業務において書類を取り扱うオフィス1と、これらのオフィス1内で作成された又は発生した書類を管理する管理者2と、オフィス1の外部で書類を保管する倉庫等の外部保管場所3と、を結んで構成される。
【0025】
オフィス1には、オフィス1内で作成された又は発生した書類(物理書類及び電子書類)が保管されている。また、オフィス1内で作成された又は発生した物理書類のうち、使用頻度の低い物理書類又は古い物理書類は、オフィス1外部の外部保管場所3に保管される。
【0026】
ここで、物理書類とは、紙等に印刷された文書、図面等から構成される書類をいう。また、物理書類には、文書データ、画像データ等が記録された、磁気ディスク、光ディスク等の記録媒体も含まれる。
【0027】
また、電子書類とは、文書データ、画像データ等から構成される書類をいう。電子書類は、電子データ単体、あるいは、複数の電子データを含むフォルダから構成される。
【0028】
管理者2は、例えばオフィス1との契約によって、オフィス1及び外部保管場所3に保管されている書類の管理を外部より行う事業者であり、保管されている書類の情報を管理する管理サーバ4を備えている。
【0029】
外部保管場所3に保管されている物理書類がオフィス1の構成員に貸し出される場合及び返却される場合、物理書類は、オフィス1又は管理者2が契約する業者5によって配送される。
【0030】
図2に、オフィス1の構成例を示す。オフィス1には、複数種の構成物(パーツ)として、デスクDと、キャビネットCと、パーソナルコンピュータPCと、ユーザサーバSVと、が配備されている。パーツは、他に、オフィスに一般的に配備されるものを含んでいてもよい。
【0031】
デスクDは、オフィス1の構成員各自に少なくとも1つ用意されている。勿論、共用のものがあってもよい。
キャビネットCは、書類収納用の一般的なオフィス家具であり、ロッカー等も含まれる。キャビネットCには、複数の物理書類が保管される。
【0032】
パーソナルコンピュータPCは、構成員各自に少なくとも一台用意されている。パーソナルコンピュータPCは、据え付け型でも、携帯型でもよい。各構成員は、パーソナルコンピュータPCを使用して各種の業務を行う。勿論、共用のものがあってもよい。
【0033】
ユーザサーバSVは、パーソナルコンピュータ又はワークステーション等から構成され、有線または無線LAN(Local Area Network)によって、各パーソナルコンピュータPCに接続されている。また、ユーザサーバSVは、データベース化された複数の電子書類を格納して保管する。
【0034】
上記した各パーツ(オフィス構成物)には、それぞれ各パーツを識別するためのアドレスが付与されている。また、各パーツには、例えば、アドレスが記載されたラベルが貼られている。
【0035】
例えば、3階のデスクDには、3D1,3D2,・・・といったアドレスが付与されている。また、2階のキャビネットCには、2C1,2C2,・・・といったアドレスが付与されている。
【0036】
パーソナルコンピュータPC、ユーザサーバSVについても同様に、PC1,PC2,…、SV等といったアドレスが付与されている。パーソナルコンピュータPC、ユーザサーバSVに付与されたアドレスは、LANの設定時等に割り当てられるIP(Internet Protocol)アドレスと対応している。
【0037】
また、特定の構成員が使用するデスクDおよびパーソナルコンピュータPCのアドレスは、後述するように、その構成員の識別番号等に関連づけられている。また、上記した外部保管場所3にもアドレスが付与されており、その先頭には、外部保管場所3を示す文字列として、例えば「X−」が付されている。
【0038】
図3に、ユーザサーバSV及び管理サーバ4の詳しい構成を示す。図3に示すように、ユーザサーバSVと管理サーバ4とは、インターネット等のネットワーク22を介して互いに接続されている。
【0039】
また、ネットワーク22には、外部保管場所3に設置される外部端末3a及び業者5が所有する業者端末5aがさらに接続される。
外部端末3aは、パーソナルコンピュータ等であり、外部保管場所3に保管されている物理書類の貸出及び返却を管理するために設けられている。また、業者端末5aは、電子メール機能及びファクシミリ機能等を有するパーソナルコンピュータ、電話機、又は、ファクシミリ装置等である。後述するように、書類の配送等は、業者端末5aを介して業者5に指示可能となっている。
【0040】
ユーザサーバSVは、図3に示すように、複数の電子書類を格納する電子書類データベース(DB)24を備えている。オフィス1内で作成された又は発生した電子書類は、データベース化されて電子書類DB24に格納される。また、電子書類DB24に格納された各電子書類には、電子書類の格納位置を特定可能な階層化されたアドレス(例えばDB−共有フォルダ−納品書−・・・)が付与される。
【0041】
管理サーバ4は、図3に示すように、中央処理部10と、インタフェース12と、履歴DB14と、場所DB16と、書類リストDB18と、業者DB20と、から構成される。
【0042】
中央処理部10は、CPU(Central Processing Unit)及びメモリ等から構成される。中央処理部10は、書類を管理するための管理プログラムを予め記憶しており、管理プログラムに従って後述するように動作する。
【0043】
インタフェース12は、インターネット等のネットワーク22に接続され、ネットワーク22を介してユーザサーバSV、外部端末3a、及び、業者端末5aに接続される。
【0044】
履歴DB14には、保管されている書類の書誌的事項及び使用履歴等を表す履歴データが登録されている。
具体的には、履歴データは、図4に示すように、書類の識別番号、件名、作成日(発生日)、作成者、保管先アドレス等から構成される。ここで、保管先アドレスは、物理書類であればキャビネットC又は外部保管場所3のアドレスが、電子書類であれば電子書類DB24内の階層化されたアドレスが登録される。
【0045】
物理書類に関する履歴データは、書類の現在の使用状態(貸出状態)を示すデータ、例えば、使用者の名前・識別番号、使用期間等をさらに含んでいる。
電子書類に関する履歴データは、電子書類にアクセスしたパーソナルコンピュータPCのアドレス等を書類のアクセス履歴等としてさらに含んでいる。
【0046】
場所DB16には、物理書類を保管するオフィス1内の各パーツの配置場所を示す場所データが、各パーツのアドレスに対応づけて格納されている。
場所データは、各アドレスに関連するパーツの所在を示す、例えば、「3階のキャビネット3C4」等の文字データや、パーツの所在場所を視覚的に示す画像データなどを含んで構成されている。
【0047】
また、特定の構成員に割り当てられたデスクD、パーソナルコンピュータPCについては、図5に示すように、デスクD及びパーソナルコンピュータPCを使用する構成員の属性情報、例えば、名前(構成員名)、識別番号(構成員ID)、メールアドレス、内線番号等が、上記文字データ及び画像データに加えて登録されている。
【0048】
書類リストDB18には、電子書類と物理書類とを一括して管理しさらに一括検索を可能にするための、書類リストデータが格納されている。書類リストデータは、図6に示すように、書類の識別番号、件名、保存形式、保管先アドレス、貸出先アドレス等から構成されている。なお、書類リストデータは、上記の他に、書類の作成者や作成日、書類の要約文や検索用のワード等のデータを含んでいてもよい。
【0049】
保存形式は、書類が物理書類であるか電子書類であるかを示す。
貸出先アドレスは、物理書類を使用している構成員(使用者)のデスクDに付されたアドレスを示す。またこの場合、同時に、物理書類の使用者名が登録される。
【0050】
図6に示す例では、「H社契約書」は、アドレス「X−A2」が付された外部保管場所3に保管され、現在は、アドレス「4D8」が付されたデスクDを使用する構成員が使用していることがわかる。
【0051】
業者DB20には、物理書類の配送を行う業者5等の連絡先データが格納されている。連絡先データは、例えば、業者名、メールアドレス、電話番号、FAX番号等から構成される。
【0052】
新たな書類が作成されて保管される場合、オフィス1の構成員は、パーソナルコンピュータPCを操作して、新たに保管される書類の情報(書類の件名、保存形式、保管先アドレス、作成者、作成日等)を入力する。また、新たな書類が電子書類である場合、構成員は、電子書類をユーザサーバSVの電子書類DB24にコピーする。
【0053】
パーソナルコンピュータPCは、構成員の操作に従って、入力された書類の情報を、ネットワーク22を介して管理サーバ4に送信する。管理サーバ4の中央処理部10は、パーソナルコンピュータPCからの入力情報に応答して、新たな書類の識別番号を発行する。そして、中央処理部10は、供給された入力情報を用いて上記した履歴データを生成し、履歴DB14に格納する。また、中央処理部10は、生成した履歴データに基づいて上記した書類リストデータを生成し、書類リストDB18に格納する。
【0054】
また、オフィス1内に保管されている書類を借りる場合及び返却する場合、オフィス1の構成員(使用者)は、パーソナルコンピュータPCを操作して、使用する書類の識別番号、自分の名前及び識別番号等を入力する。
【0055】
パーソナルコンピュータPCは、使用者の操作に従って、入力された書類の識別番号、使用者の名前及び識別番号等を、貸出/返却情報として管理サーバ4に送信する。
【0056】
管理サーバ4の中央処理部10は、パーソナルコンピュータPCから供給される貸出/返却情報に応答して、貸し出される又は返却される書類の履歴データを更新する。
【0057】
具体的には、履歴データに使用者の名前・識別番号、使用期間、アクセス履歴等を追加する。この際、中央処理部10は、貸し出される又は返却される書類の履歴データに、貸出/返却情報が供給された日を、書類の使用期間(貸出日又は返却日)として登録する。
【0058】
そして、中央処理部10は、更新した履歴データと場所データとを用いて、貸し出される又は返却される書類の書類リストデータを更新する。具体的には、書類リストデータに貸出先アドレスと使用者名を追加する、又は、書類リストデータから貸出先アドレスと使用者名を消去する。
【0059】
また、外部保管場所3に保管されている書類が貸し出される場合及び返却される場合、書類を配送する業者5又は外部保管場所3のオペレータは、外部端末3aを操作して、配送する書類の識別番号、配送先である使用者の名前及び識別番号等を入力する。
【0060】
外部端末3aは、業者5又はオペレータの操作に従って、入力された書類の識別番号、使用者の名前及び識別番号等を、貸出/返却情報として、ネットワーク22を介して管理サーバ4に送信する。
【0061】
管理サーバ4の中央処理部10は、外部端末3aから供給される貸出/返却情報に応答して、上記と同様に、貸し出される又は返却される書類の履歴データを更新する。そして、中央処理部10は、更新した履歴データと場所データとを用いて、上記と同様に、貸し出される又は返却される書類の書類リストデータを更新する。
【0062】
次に、上記構成の書類管理システムにおける書類の検索作業時の動作について説明する。
以下に示す動作は、一例であり、同様の結果が得られるものであれば、どのようなものであってもよい。
図7は、書類管理システムにおける書類の検索作業時の動作を示すフローチャートである。
【0063】
なお、パーソナルコンピュータPCには、書類検索用のアプリケーションソフトが予めインストールされており、パーソナルコンピュータPCは、このアプリケーションソフトを実行することにより以下の動作を行う。また、管理サーバ4の中央処理部10は、予め記憶している管理プログラムに従って以下の動作を行う。
【0064】
初めに、オフィス1の構成員(検索者)が、自分用のパーソナルコンピュータPCを操作して、書類検索用のアプリケーションソフトを立ち上げる。これにより、パーソナルコンピュータPCは、書類の検索条件を入力するための条件入力画面を表示し、ネットワーク22を介して管理サーバ4にアクセスする(ステップS11)。
【0065】
検索者は、パーソナルコンピュータPCを操作し、条件入力画面の表示に従って所望の書類の検索条件を入力し、検索開始を入力する。この際、書類の識別番号、件名等が、検索条件として入力される。パーソナルコンピュータPCは、検索者の入力に応答して、入力された検索条件を管理サーバ4に送信し、検索開始を指示する(ステップS12)。
【0066】
管理サーバ4の中央処理部10は、パーソナルコンピュータPCからの指示に応答して、書類リストDB18を検索し、供給された条件に合致する書類の書類リストデータを抽出する(ステップS21)。
そして、中央処理部10は、抽出した書類リストデータをパーソナルコンピュータPCに送出する(ステップS22)。
【0067】
パーソナルコンピュータPCは、管理サーバ4から供給される書類リストデータを用いて、検索結果を示す検索結果画面を表示する(ステップS13)。検索結果画面には、例えば図8に示すように、条件に合致する書類の識別番号、件名、保存形式、所在アドレス等が表示される。
ここで、所在アドレスは、書類が現在ある場所のアドレスを示す。
【0068】
パーソナルコンピュータPCは、保存形式が電子書類である場合には、供給された書類リストデータに含まれる保管先アドレスを所在アドレスとして表示する。
【0069】
また、保存形式が物理書類である場合、パーソナルコンピュータPCは、供給された書類リストデータに貸出先アドレスが含まれているか否かを判別する。
貸出先アドレスが含まれていないと判別した場合、パーソナルコンピュータPCは、供給された書類リストデータに含まれる保管先アドレスを所在アドレスとして表示する。
【0070】
一方、貸出先アドレスが含まれていると判別した場合、パーソナルコンピュータPCは、供給された書類リストデータに含まれる貸出先アドレスを所在アドレスとして表示する。
【0071】
検索者は、検索結果として表示された書類一覧の中から、必要とする書類をクリック等により選択する。パーソナルコンピュータPCは、検索者の選択に応答して、選択された書類の保存形式が電子書類であるか否かを判別する(ステップS14)。
【0072】
選択された書類が電子書類であると判別した場合(ステップS14;YES)、パーソナルコンピュータPCは、選択された電子書類の所在アドレス(階層化されたアドレス)に基づいて、選択された電子書類の所在場所を表示する(ステップS15)。
【0073】
具体的には、例えば図9に示すように、パーソナルコンピュータPCは、選択された電子書類の電子書類DB24内における所在場所(階層位置)を、階層状に表示する。
検索者は、例えば、所望の電子書類を示すアイコンをクリックして電子書類を自己のパーソナルコンピュータPCにコピーして使用する。
【0074】
一方、選択された書類が電子書類でないと判別した場合、即ち、選択された書類が物理書類であると判別した場合(ステップS14;NO)、パーソナルコンピュータPCは、選択された物理書類の所在アドレスが外部保管場所3のアドレスであるか否かを判別する(ステップS16)。
【0075】
所在アドレスが外部保管場所3のアドレスであると判別した場合(ステップS16;YES)、パーソナルコンピュータPCは、選択された物理書類の所在場所を表示する(ステップS17)。
具体的には、例えば図10に示すように、パーソナルコンピュータPCは、選択された物理書類が保管されている外部保管場所3を表示する。
【0076】
また、図10に示すように、表示画面には、物理書類の配送を依頼するための「配送依頼」ボタンが設けられている。検索者が「配送依頼」ボタンをクリックすると、パーソナルコンピュータPCは、所定の規則に従って配送予定日時等を求め、例えば図11に示すような、配送依頼を確認するための確認画面を表示する。
【0077】
図11に示すように、確認画面には、配送依頼を実行するための「はい」ボタンが設けられている。検索者が「はい」ボタンをクリックすると、パーソナルコンピュータPCは、選択された物理書類の識別番号、検索者の識別番号及び名前等を示す配送依頼情報を管理サーバ4に送信する。
【0078】
管理サーバ4の中央処理部10は、パーソナルコンピュータPCからの配送依頼情報に応答し、業者DB20から業者5の連絡先データを取得する。また、中央処理部10は、供給された配送依頼情報が示す物理書類の識別番号を用いて、配送対象である物理書類の書類リストデータを書類リストDB18から取得する。そして、中央処理部10は、取得した連絡先データを用いて、供給された配送依頼情報及び取得した書類リストデータを業者端末5aに送信する。これにより、検索者が選択した物理書類の配送が、業者5に指示される。
【0079】
このとき、中央処理部10は、外部端末3aにも配送依頼情報等を送信することにより、物理書類が配送されることを、外部保管場所3の管理者に通知してもよい。
【0080】
上記ステップS16の処理において、所在アドレスが外部保管場所3のアドレスでないと判別した場合(ステップS16;NO)、選択された物理書類は、オフィス1内に保管されているか、または、他の構成員によって使用されている。即ち、選択された物理書類は、キャビネットCに保管されているか、他の構成員が使用するデスクDにある。
【0081】
この場合、パーソナルコンピュータPCは、選択された物理書類の所在アドレスと共に、場所データの供給を指示する場所データ要求信号を管理サーバ4に送信する(ステップS18)。
【0082】
管理サーバ4の中央処理部10は、パーソナルコンピュータPCから供給される場所データ要求信号に応答し、場所データ要求信号と共に供給された所在アドレスが付されたパーツ(キャビネットC又はデスクD)の場所データを場所DB16から取得する(ステップS23)。
【0083】
そして、中央処理部10は、取得した場所データをパーソナルコンピュータPCに送信する(ステップS24)。
パーソナルコンピュータPCは、管理サーバ4から供給される場所データを用いて、選択された物理書類の所在場所を表示する(ステップS19)。
【0084】
具体的には、所在場所がキャビネットCである場合、パーソナルコンピュータPCは、例えば図12に示すように、選択された物理書類が保管されているキャビネットCを表示する。検索者は、表示されたキャビネットCを探すことにより、所望の物理書類を入手することができる。
【0085】
また、図12に示すように、表示画面には、マップの表示を指示する「マップを見る」ボタンが設けられている。検索者が「マップを見る」ボタンをクリックすると、パーソナルコンピュータPCは、供給された場所データを用いて、図13に示すような画像(マップ)を表示する。
【0086】
この際、パーソナルコンピュータPCは、選択された物理書類を保管しているキャビネットCを、例えば点滅表示する。これにより、選択された物理書類を保管しているキャビネットCは、容易に視認可能とされる。
【0087】
また、図13に示すように、表示画面には、マップを印刷するための「印刷」ボタンが設けられている。検索者が「印刷」ボタンをクリックすると、パーソナルコンピュータPCは、LANを介して接続されたオフィス1内のプリンタ(図示せず)に、マップを出力する。これにより、検索者は、書類が保管されているキャビネットCを、一層容易に探すことができる。
【0088】
また、所在場所がデスクDである場合、パーソナルコンピュータPCは、例えば図14に示すように、選択された物理書類があるデスクDと共に、デスクDに関連づけられた構成員の名前、メールアドレス、内線番号および使用期間を表示する。
【0089】
これにより、選択した物理書類が他の構成員によって使用されていても、検索者は、使用期間等を考慮して、書類を使用している構成員とメール等によって連絡をとり、書類の貸与等を依頼することができる。
【0090】
また、図14に示すように、表示画面には、マップの表示を指示する「マップを見る」ボタンが設けられている。検索者が「マップを見る」ボタンをクリックすると、パーソナルコンピュータPCは、上記と同様に、選択された物理書類があるデスクDの所在場所を示す、図15に示すような画像(マップ)を表示する。
【0091】
この際、パーソナルコンピュータPCは、上記と同様に、デスクDを点滅表示する。これにより、選択された物理書類があるデスクDは、容易に視認可能とされる。
【0092】
また、図15に示すように、表示画面には、マップを印刷するための「印刷」ボタンが設けられている。検索者が「印刷」ボタンをクリックすると、パーソナルコンピュータPCは、上記と同様に、図示せぬプリンタにマップを出力する。これにより、検索者は、物理書類の貸出先であるデスクDを、一層容易に探すことができる。
【0093】
また、図9,10,12,14に示すように、それぞれの表示画面には、選択した書類の履歴データを閲覧するための「履歴を見る」ボタンが設けられている。検索者が「履歴を見る」ボタンをクリックすると、パーソナルコンピュータPCは、選択された書類の識別番号と共に、選択された書類の履歴データの供給を指示する履歴データ要求信号を管理サーバ4に送信する。
【0094】
管理サーバ4の中央処理部10は、パーソナルコンピュータPCから供給される履歴データ要求信号に応答し、履歴データ要求信号と共に供給された識別番号を含む履歴データを履歴DB14から取得する。そして、中央処理部10は、取得した履歴データをパーソナルコンピュータPCに送信する。
【0095】
パーソナルコンピュータPCは、管理サーバ4から供給される履歴データを、例えば図16に示すような履歴画面に表示する。これにより、検索者は、選択した書類の使用履歴等を閲覧することができる。
【0096】
以上説明したように、本発明の実施の形態にかかる書類管理システムによれば、電子書類の所在を示すデータと、物理書類の所在を示すデータと、が共に管理サーバ4に格納されている。言い換えると、電子書類と物理書類とが、管理サーバ4により一括して管理されている。これにより、電子書類と物理書類とを一括して効率よく検索することが可能になっている。
【0097】
また、オフィス1内にある書類については、その所在がアドレスから容易に特定することができる。さらに、オフィス1内の物理書類については、その所在がマップというわかりやすい形で検索者に提示される。これにより、検索者は、書類の所在場所を容易に特定することができる。
【0098】
また、オフィス1外にある書類については、検索者は、書類が保管されている外部保管場所3に出向くことなく、パーソナルコンピュータPCを操作して配送を依頼することができる。これにより、検索者が外部保管場所3に出向く時間が削減され、検索者は、自分の業務に専念することができる。
【0099】
また、検索された物理書類が貸し出されている場合は、その物理書類を使用している構成員の連絡先等が検索者に提示される。これにより、検索者は、その構成員に物理書類の貸与等を依頼することができる。言い換えると、物理書類の共有が容易となる。その結果、検索者は、事務作業を効率よく遂行することができる。
【0100】
なお、本発明は、上記実施の形態に限られず、種々の変形、応用が可能である。以下、本発明を適用可能な上記実施の形態の変形態様について説明する。
【0101】
上記したように、検索者が、選択した電子書類を自分のパーソナルコンピュータPCにコピーした場合、パーソナルコンピュータPCは、検索者の操作がなくても、コピーされた電子書類の識別番号、使用者の名前及び識別番号を管理サーバ4に送信してもよい。そして、管理サーバ4の中央処理部10は、供給された情報を用いて、履歴データ及び書類リストデータを更新してもよい。
【0102】
また、オフィス1の構成員は、電子書類及び物理書類の保管場所が変更された場合に、パーソナルコンピュータPCを用いて、保管場所が変更された書類と新たな保管場所に関する情報を入力し、パーソナルコンピュータPCは、入力された情報を管理サーバ4に送信してもよい。そして、管理サーバ4の中央処理部10は、パーソナルコンピュータPCから供給される情報を用いて、履歴データ及び書類リストデータの保管先アドレスを更新してもよい。
【0103】
また、電子書類が新たに作成される場合または変更される場合、パーソナルコンピュータPCが、電子書類を電子書類DB24に格納してもよい。
【0104】
例えば構成員が文章作成画面に設けられた所定ボタン(例えば「保存」ボタン)をクリックすると、パーソナルコンピュータPCは、作成された又は変更された電子書類をユーザサーバSVに送信してもよい。
【0105】
そして、ユーザサーバSVは、パーソナルコンピュータPCから供給される新たな電子書類を電子書類DB24内の所定位置に格納してもよい。又は、ユーザサーバSVは、供給される電子書類を用いて、電子書類DB24の所定位置に格納されている電子書類を更新してもよい。
【0106】
以上のようにすれば、構成員が、電子書類を電子書類DB24にコピーするという作業を行う必要がなく、通常と同様の保存作業を行うだけで、電子書類が自動的に電子書類DB24に格納される。
【0107】
また、電子書類の件名に所定の文字列(例えば「重要」等)を付加することにより、上司の審査および承認が必要な書類であるか否かを判別できるようにしてもよい。
【0108】
また、パーソナルコンピュータPCは、電子書類の件名に、上記した所定の文字列が付加されているか否かを判別することにより、上司の審査および承認が必要な書類であるか否かを判別してもよい。
【0109】
そして、パーソナルコンピュータPCは、上司の審査および承認が必要な書類であると判別した場合に、上司が使用する所定のパーソナルコンピュータPCに、構成員が作成した、または、更新した電子書類を送信してもよい。
【0110】
また、上司が使用するパーソナルコンピュータPCは、上司の所定操作によって審査及び承認が行われた場合に、上記と同様にして、電子書類を電子書類DB24に格納してもよい。
【0111】
また、業者5には、上記した配送業者だけでなく、例えばISO14000の認証を受けている廃棄業者が含まれていてもよい。そして、不要になった物理書類を、例えばISO14000の要求項目に準じた方法で廃棄できるようにしてもよい。
【0112】
この場合、パーソナルコンピュータPCは、ユーザの操作に従って、破棄対象となる物理書類の識別番号等と共に、物理書類の廃棄を指示する廃棄信号を、管理サーバ4に送信する。
【0113】
管理サーバ4の中央処理部10は、パーソナルコンピュータPCからの廃棄信号に応答して、共に供給された破棄対象となる物理書類の識別番号等をメモリに蓄積する。
【0114】
中央処理部10は、予め設定された期間毎(例えば毎日、1週間に1回、または、1月に1回等)に、メモリに蓄積した識別番号等を用いて、廃棄対象となる物理書類の書類リストデータを書類リストDB18から取得する。
【0115】
続いて、中央処理部10は、業者DB20から、廃棄業者(業者5)の連絡先データを取得する。そして、中央処理部10は、取得した連絡先データを用いて、廃棄対象となる物理書類の書類リストデータを、廃棄業者の業者端末5aに送信する。これにより、廃棄対象となる物理書類の廃棄が廃棄業者に指示される。
【0116】
廃棄業者は、業者端末5aを介して供給された指示に従って、各オフィス1に出向き、廃棄対象となる物理書類を回収して、例えばISO14000の要求項目に準じた方法で廃棄する。物理書類の廃棄が完了すると、廃棄業者は、業者端末5aを操作して、物理書類の廃棄が完了したことを管理サーバ4に通知する。
【0117】
管理サーバ4の中央処理部10は、廃棄完了の通知に応答して、廃棄された物理書類のデータを各データベースから消去する。
以上のような方法を利用すれば、物理書類を適切に廃棄することが可能となる。
【0118】
また、管理サーバ4は、例えば図17に示すように、書類の保存期間(または保存期限)を示す情報を含む書類リストデータを書類リストDB18に格納してもよい。
【0119】
この場合、オフィス1の構成員は、新たな書類が保管される際に、パーソナルコンピュータPCを操作して、新たに保管される書類の情報(書類の件名、保存形式、保管先アドレス、作成者、作成日等)を入力すると共に、書類の保存期間(または保存期限)を設定して入力してもよい。
【0120】
パーソナルコンピュータPCは、構成員の操作に従って、入力された書類の情報と設定された保存期間(または保存期限)を管理サーバ4に送信し、管理サーバ4の中央処理部10は、供給された情報を用いて、図17に示すような書類リストデータを作成し、書類リストDB18に格納してもよい。
【0121】
また、管理サーバ4の中央処理部10は、予め設定された期間毎に(例えば、毎日、1週間に1回、1月に1回、または、期に1回等)書類リストDB18を検索し、保存期間が終了した(または保存期限が経過した)書類の書類リストデータを抽出してもよい。
【0122】
そして、中央処理部10は、期限切れとなった書類の作成者に関する情報を履歴DB14および場所DB16から取得し、抽出した書類リストデータを作成者が使用するパーソナルコンピュータPCに送信して、書類が廃棄されることを通知すると共に、抽出した書類リストデータを廃棄業者の業者端末5aに送信して、期限切れとなった書類の廃棄を一括して依頼してもよい。
このようにすれば、期限切れとなった書類の廃棄を、定期的に、自動的に、一括して行うことができる。
【0123】
また、上記保存期間(または保存期限)の延長が必要な場合、オフィス1の構成員は、パーソナルコンピュータPCを操作して、延長期間(または延長期限)を示す延長指示を入力してもよい。
【0124】
そして、パーソナルコンピュータPCは、構成員の操作に従って、上記延長指示を管理サーバ4に送信し、管理サーバ4の中央処理部10は、供給された指示に応答して、書類リストDB18に格納されている指示された書類の保存期間(または保存期限)を変更してもよい。
【0125】
さらに、上記したように、電子書類の件名に所定の文字列(例えば「重要」等)が付加されて、上司の審査および承認が必要な書類であるか否かを判別できる場合、中央処理部10は、上記延長指示に応答して、指示された書類の件名から、上司の審査および承認が必要な書類であるか否かを判別してもよい。
【0126】
そして、承認が必要な書類であると判別した場合に、中央処理部10は、上司が使用する所定のパーソナルコンピュータPCに、指示された書類の情報と、期限延長の承認を依頼するメッセージ等を送信してもよい。
【0127】
また、承認依頼を受けた上司は、パーソナルコンピュータPCを操作して承認するか否かを入力し、パーソナルコンピュータPCは、上司の操作に従って、承認するか否かを示す承認結果信号を管理サーバ4に送信してもよい。
【0128】
そして、管理サーバ4の中央処理部10は、供給される承認結果信号に応答して、期限延長が承認されたと判別した場合に、指示された書類の保存期間(または保存期限)を変更してもよい。
【0129】
更に、廃棄された物理書類については、書類リストDB18上に記録を残し、廃棄後においても検索可能な状態にしておいてもよい。例えば、中央処理部10は、廃棄業者の業者端末5aから供給される廃棄完了通知に応答して、廃棄されたことを示す所定の符号を廃棄された物理書類の書類リストデータに付加し、検索時に、廃棄された物理書類であることが分かるようにしてもよい。
【0130】
また、検索者が図10の「配送依頼」ボタンをクリックした場合、図11に示した配送予定日時等は、パーソナルコンピュータPCが求めなくてもよい。例えば、パーソナルコンピュータPCが、選択された物理書類の所在場所及び検索者に関する情報を管理サーバ4に送信し、管理サーバ4が、所定の規則に従って配送予定日時等を求め、パーソナルコンピュータPCに返信してもよい。あるいは、管理サーバ4は、パーソナルコンピュータPCから供給される情報を業者端末5aに送信し、業者端末5aが、所定の規則に従って配送予定日時等を求め、管理サーバ4を介してパーソナルコンピュータPCに返信してもよい。
【0131】
また、上記実施の形態では、管理サーバ4は、オフィス1の外部に設置される構成とした。しかし、管理サーバ4の設置位置は、上記例に限らず、オフィス1と同じ建物内や、同じフロア内であってもよい。管理サーバ4を同じフロア内に設ける場合などには、管理サーバ4がユーザサーバSVの機能を兼ねるようにしてもよい。さらに、電子書類DB24を、ユーザサーバSVではなく、管理サーバ4に設ける構成としてもよい。
【0132】
また、管理サーバ4は、外部の管理者2が管理する構成としたが、勿論、オフィス1側で管理するようにしてもよい。
【0133】
また、キャビネットCや外部保管場所3の出入口等に、物理書類の貸出及び返却を管理するための専用の入力端末を設けてもよい。この場合、物理書類には、物理書類の識別番号を示すバーコードやIC(Integrated Circuit)タグ等が添付され、各構成員は、自分の名前や識別番号等を示すバーコードやICタグ等が添付されたIDカードを携帯する。
【0134】
キャビネットC等に設置された専用の入力端末は、物理書類の貸出及び返却時に、物理書類に添付されたバーコードやICカードの情報、及び、物理書類を使用する使用者のIDカードに添付されたバーコードやICカードの情報を、使用者の操作に従って、又は、自動で読み取り、管理サーバ4に送信する。
以上のようにすれば、物理書類の貸出及び返却時に、入力忘れ等の発生が低減され、より正確な管理が可能となる。
【0135】
また、上記実施の形態では、物理書類の保管場所は、パーツ(キャビネットC等)や外部保管場所3を単位として示された。しかし、物理書類の保管場所は、より詳しく示されてもよい。
【0136】
例えば、「キャビネット2C10の2段目」、「キャビネット2C10の2段目、左から4つ目のボックス」、「A3倉庫のNo.10の棚、4段目」等のように示されてもよい。
【0137】
この場合、物理書類の保管先アドレスとして、以上のようなより詳しい保管場所を示すアドレスが用いられる。例えば、「2C10−2」、「2C10−2−4」、「X−A3−10−4」等が用いられる。
【0138】
また、以上のようなより詳しい保管場所を視覚的に示す画像データが、場所DB16に格納されてもよく、パーソナルコンピュータPCは、上記実施の形態と同様にして、より詳しい保管場所を視覚的に示すマップを表示してもよい。このようにすれば、物理書類の検索がより容易となる。
【0139】
また、オフィス1の外部の勤務者(例えば在宅勤務者など)が所有するパーソナルコンピュータや外部の業務委託先(SOHO等)に設置されたパーソナルコンピュータが、ネットワーク22または専用回線等を介してユーザサーバSVに接続されてもよい。このようにすれば、オフィス1内にいる在勤者(構成員)だけでなく、オフィス1外にいる勤務者(構成員)も電子書類および物理書類を在勤者と同様の方法で作成出来るばかりではなく、それらを共有して有効に利用することができる。
【0140】
また、本発明に係る書類管理方法は、専用のシステムを構成することなく、通常のコンピュータを用いて実現することができる。例えば、コンピュータに上述の動作を実行するためのプログラムを格納した媒体(FD、CD−ROM、DVD−ROM等)から該プログラムをインストールすることにより、上述の処理を実行することができる。インストールによって、当該プログラムは、コンピュータ内のハードディスク等の媒体に格納されて、実行に供される。
【0141】
また、コンピュータにプログラムを供給するための媒体は、狭義の記憶媒体に限らず、通信回線、通信ネットワーク及び通信システムのように、一時的且つ流動的にプログラム等の情報を保持する通信媒体等を含む広義の記憶媒体であってもよい。
【0142】
例えば、インターネット等の通信ネットワーク上に設けたFTP(File Transfer Protocol)サーバに当該プログラムを登録し、FTPクライアントにネットワークを介して配信してもよく、通信ネットワークの電子掲示板(BBS:Bulletin Board System)等に該プログラムを登録し、これをネットワークを介して配信してもよい。そして、このプログラムを起動し、OS(Operating System)の制御下において実行することにより、上述の処理を達成することができる。さらに、通信ネットワークを介してプログラムを転送しながら起動実行することによっても、上述の処理を達成することができる。
【0143】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、紙文書等の物理書類と電子書類とを、効率よく一括管理できる書類管理システム及び書類管理方法が提供される。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の実施の形態に係る書類管理システムの構成を示す図である。
【図2】図1の書類管理システムを構成するオフィスの構成を示す図である。
【図3】図1の書類管理システムを構成するユーザサーバ及び管理サーバの構成を示す図である。
【図4】図3の管理サーバが備える履歴DBに登録される履歴データの構成例を示す図である。
【図5】図3の管理サーバが備える場所DBに登録される場所データの構成例を示す図である。
【図6】図3の管理サーバが備える書類リストDBに登録される書類リストデータの構成例を示す図である。
【図7】書類検索作業時の動作を示すフローチャートである。
【図8】書類の検索結果を示す画面の例である。
【図9】書類の所在位置を階層状に示す画面の例である。
【図10】書類の所在を示す画面の例である。
【図11】書類の配送を確認するための画面の例である。
【図12】書類の所在を示す画面の例である。
【図13】書類の所在をマップで示す画面の例である。
【図14】書類の所在を示す画面の例である。
【図15】書類の所在をマップで示す画面の例である。
【図16】書類の使用履歴を示す画面の例である。
【図17】図3の管理サーバが備える書類リストDBに登録される書類リストデータの他の構成例を示す図である。
【符号の説明】
1 オフィス
2 管理者
3 外部保管場所
3a 外部端末
4 管理サーバ
5 業者
5a 業者端末
D デスク
C キャビネット
SV ユーザサーバ
PC パーソナルコンピュータ
Claims (8)
- 電子書類と物理書類とを一括して管理する書類管理システムであって、
前記電子書類及び前記物理書類のそれぞれの保管場所を示す保管先アドレスを記憶するアドレス記憶手段と、
前記電子書類及び前記物理書類の保管場所が変更された場合に、前記アドレス記憶手段が記憶する前記保管先アドレスを更新する更新手段と、
を備える、ことを特徴とする書類管理システム。 - 前記物理書類は、オフィス内に設置される保管用構成物に保管され、
前記アドレス記憶手段は、前記保管用構成物に付与されているアドレスを、前記物理書類の保管先アドレスとして記憶する、
ことを特徴とする請求項1に記載の書類管理システム。 - 前記電子書類を格納して保管する書類記憶手段をさらに備え、
前記アドレス記憶手段は、前記書類記憶手段内における前記電子書類の格納位置を、該電子書類の保管先アドレスとして記憶する、
ことを特徴とする請求項1又は2に記載の書類管理システム。 - 前記更新手段は、前記物理書類が貸し出される場合、該物理書類の貸出先を示す貸出先アドレスを前記アドレス記憶手段に記憶させる、ことを特徴とする請求項1乃至3の何れか1項に記載の書類管理システム。
- 前記更新手段は、前記物理書類が貸し出される場合、該物理書類の使用者が使用するオフィス内の構成物に付与されているアドレスを、前記貸出先アドレスとして前記アドレス記憶手段に記憶させる、ことを特徴とする請求項4に記載の書類管理システム。
- 前記更新手段は、前記物理書類が返却される場合、該物理書類の貸出先アドレスを前記アドレス記憶手段から消去する、ことを特徴とする請求項4又は5に記載の書類管理システム。
- オフィスの特定の構成員が使用する、オフィス内に設置された構成物の場所を示す場所データと、該特定の構成員の属性情報と、を関連づけて記憶する場所記憶手段をさらに備える、ことを特徴とする請求項1乃至6の何れか1項に記載の書類管理システム。
- 電子書類と物理書類とを一括して管理する書類管理方法であって、
前記電子書類及び前記物理書類のそれぞれの保管場所を示す保管先アドレスをデータベースに格納するアドレス記憶工程と、
前記電子書類及び前記物理書類の保管場所が変更された場合に、前記アドレス記憶工程でデータベースに格納された前記保管先アドレスを更新する更新工程と、
を備える、ことを特徴とする書類管理方法。
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