JP5855069B2 - 情報処理装置、情報処理装置の制御方法、及びプログラム - Google Patents
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Description
表紙データと本文データを指定された送信先に送信する送信手段と、前記送信手段により送信された表紙データと本文データを含む履歴データを保存する保存手段と、表紙データと本文データを含む履歴データの再送用に表紙設定情報を設定する設定手段と、前記履歴データと前記再送用に設定された表紙設定情報とに基づいて、前記履歴データに含まれる前記表紙データを利用できるか否かを判定する判定手段と、前記履歴データに含まれる前記表紙データを利用できると判定した場合、前記設定手段により設定された再送用の表紙設定情報を無効化して前記履歴データの再送を指示する指示手段と、を備えることを特徴とする。
<システム構成の説明>
〔第1実施形態〕
[システム構成、及びハードウェア構成]
図1の(a)において、情報処理装置(コンピュータ)101はネットワークに接続されており、ネットワークを介してインターネットに接続されている。ネットワーク/インターネットにはデータ管理サーバ110、及び画像形成装置111が接続されている。また本実施形態における情報処理装置101は、1台のみを示しているが、複数台であってもよい。また、ネットワーク、及びインターネットは、例えば、TCP/IPプロトコルなどをサポートする通信回線網であり有線・無線は問わない。
さらに、情報処理装置101は、各種のユニット(102〜107)を含んで構成される。本明細書では画像形成装置111もデータ管理サーバ110も情報処理装置101と同じ構成である。
図1の(b)において、CPU(Central Processing Unit)102は、各種のプログラムを実行し、プログラムに従って様々な機能を実現するユニットである。ROM(Read Only Memory)104は、各種のプログラムやデータ等を記憶するユニットである。RAM(Random Access Memory)103は、各種の情報を記憶するユニットである。また、RAM103は、CPU102の一時的な作業記憶領域としても利用されるユニットである。例えば、CPU102は、ROM104に記憶されているプログラムやデータをRAM103にロードしてプログラムを実行する。なお、本願の情報処理装置の処理を示すフローチャートは、CPU102が、メモリからフローチャートに関係するプログラムを読み出して実行することで実現される。
Input/Outputインターフェース105は、情報処理装置101に接続されているディスプレイ(不図示)にデータを送信する他、ポインティングデバイス(不図示)からデータを受信するユニットである。NIC(Network Interface Card)106は、情報処理装置101をネットワークに接続するためのユニットである。上述したユニットは、バス107を介してデータの送受信を行うことが可能に構成されている。
図2は、図1に示した情報処理装置101のソフトウェアの構成を示す図である。
図2において、クライアントアプリ200における機能を実現するプログラムは、情報処理装置101のROM104等に記憶されている。即ち、CPU102がRAM103にプログラムをロードして実行することで、装置の機能及び後述するフローチャートに係る処理が実現される。なお、装置の機能及び後述するフローチャートに係る処理の全部又は一部については専用のハードウェアを用いて実現してもよい。
[ソフトウェア構成(OS, FAXドライバ)]
OS(Operating System)210について説明する。OS210は公知の一般的なOSの機能(メモリ管理、リソース管理、アプリケーション管理等)を提供する。
[ソフトウェア構成(クライアントアプリ200)]
メイン制御部201は、クライアントアプリ200を制御し、後述する各モジュール部に対する指示、管理を行う。情報表示部202は、メイン制御部201からの指示に従い、クライアントアプリ200のUIをユーザに提供する。記憶部203は、クライアントアプリ200の各種データを記憶して管理する。FAX送信部204は、FAXドライバ211へFAX送信を指示する。なお、FAX送信部204は、表紙データと本文データを指定された送信先に送信する処理を後述するフローチャートに従って行う。ジョブ管理部205は、FAXドライバ211で保存されるFAX送信画像の画像ファイルや書誌情報を取得する。また、ジョブ管理部205は、画像形成装置111のFAX送信ジョブの状態を取得する。
図3において、メインUI301は、ファイルをフォルダ階層に分け管理するフォルダツリービュー302と、フォルダ内のファイルを表示するファイルビュー303を持つ。
図3では、ファイル304が選択されているので、FAX送信ボタン307を押すと選択されているファイル304がFAX送信される。308はコンテキストメニューであり、FAX送信ボタン307にマウスカーソルを合わせることで表示される。本実施例では、FAX送信ボタン307のコンテキストメニュー308として、FAXの送信、送信履歴が表示される。
図4の画面は、FAX送信ボタン307にファイルをドロップするか、またはコンテキストメニュー308からFAXの送信を選択することで表示される。さらに後述のFAX送信フローでも表示される。図4のFAX送信画面401は選択されているファイル304をFAX送信しようとした時に表示されるUIの一例である。
FAX送信画面401は、送信先アドレス402を持つ。送信先アドレス402はFAX送信時に設定値として使う情報であり、FAXの送り先番号や宛先名が表示される。本実施例では図示していないが、その他にFAX回線の種別などもあってよい。1つのファイルを複数の宛先に送る同報送信を行う場合、ユーザは、複数のアドレス情報を送信先アドレス402に追加することが可能である。アドレス追加ボタン403は、送信先アドレス402にFAXの送り先アドレスを新規追加するためのボタンである。
キャンセルボタン406は、FAX送信処理をキャンセルするためのボタンである。キャンセルボタン406を押すと、FAX送信画面401は閉じる。アドレス編集ボタン408は送信先アドレス402に追加したアドレスを編集するためのボタンである。アドレス編集ボタン408を押すと、アドレス編集画面(不図示)が表示され、送信先アドレス402で選択中の送信先アドレス情報を編集することが出来る。カバーシートボタン409はカバーシートを設定するためのボタンである。カバーシートボタン409を押すと、後述のカバーシート設定UIが表示され、FAXに付けるカバーシートの設定が出来る。
図5は、本実施形態を示す情報処理装置で保存されるFAX送信履歴データの一例を模式的、かつ、階層的に示した図である。
図5において、FAX送信履歴リスト500は、1または複数のFAX送信履歴501、1または複数のFAX送信履歴サマリー550、1または複数のFAX書誌情報570と1または複数の宛先変更情報590により構成される。
FAX送信履歴リスト500は、情報処理装置101またはデータ管理サーバ110にファイルとして外部記憶装置に保持されている。またFAX送信履歴リスト500は、情報処理装置101またはデータ管理サーバ110のデータベースで管理されてもよい。
送信ジョブID504は、FAX送信時に、FAXドライバ211に通知され、FAXドライバ211により作成されるFAX書誌情報570とFAX送信履歴501を関連付けするためのIDである。ドキュメント名505は、FAX送信に使用したドキュメントの名称である。ユーザ名506は、FAX送信者の名称である。送信時刻507は、FAX送信の日時である。送信画像情報508は、FAX送信された画像を参照するための情報である。具体的には、FAX送信された画像ファイルへの参照ファイルパスが少なくとも格納されている。
FAX送信履歴サマリー550は、FAX送信履歴501、宛先変更情報590から生成が可能ため、すべてまたは一部のデータをファイルとして保存してもよいし、RAMに保持してもよい。オリジナル送信履歴ID551は、再送元となる送信履歴IDが格納されている。最新送信履歴ID552には、再送元となるFAX送信履歴を用いて最後にFAX送信したFAX送信履歴の送信履歴IDが格納されている。サマリーステータス553は、再送により生成されたFAX送信履歴と再送に使用された送信履歴を集約した送信結果である。
送信ジョブID571は、FAX送信ジョブを識別するためのIDである。クライアントアプリ200により送信ジョブIDが通知された場合には通知されたIDを格納する。クライアントアプリ200により送信ジョブIDが通知されていない場合には、FAXドライバ211がIDを生成し格納する。ドキュメント名572は、FAX送信に使用したドキュメントの名称である。
元宛先情報593には、再送時の再送元となる個別宛先情報520が格納されている。変更後宛先情報594には、再送時のFAX送信履歴501の個別宛先情報520が格納されている。
情報処理装置101のクライアントアプリ200におけるFAX送信処理について図6を用いて説明する。
図6は、本実施形態を示す情報処理装置および画像形成装置のデータ処理を説明するフローチャートである。図6の(a)は、クライアントアプリ200におけるFAX送信の実行から画像形成装置111における送信結果を取得しFAX送信履歴として保存する処理に係るフローチャートに対応する。図6の(b)は、図2に示したクライアントアプリ200とFAXドライバとの処理を示すフローチャートである。
また、クライアントアプリ200におけるFAX送信は、前述のようにユーザによってファイルビュー303上でファイルを選択してFAX送信ボタン307の押下等のFAX送信操作を実行することで開始する。なお、本願において画像形成装置の処理を示すフローチャートは、画像形成装置111のCPUがROMから制御プログラムを読み出して実行することで実現される。
また、ここで制御プログラムとは、図2に示したモジュールを含むものである。以下の説明では、モジュールを主体として説明を行う。
S610でクライアントアプリ200のメイン制御部201は、S609で読み込んだFAX書誌情報に定義される送信ジョブID504を参照する。送信ジョブID504は、FAXドライバ211によって実行された送信指示(送信ジョブ)を一意に識別するIDである。クライアントアプリ200は、該送信ジョブID504をキーとして画像形成装置111へ問い合わせることで該キーと一致する送信ジョブの状態情報を取得できる。
S620で、FAX送信画面401上のユーザ操作を受け付け、送信ボタンが押されたか判定する。送信ボタンが押されてFAX送信の実行する場合には、S621へ進む。そして、メイン制御部201は、送信画像情報508で指定される送信画像を送信対象、FAX送信画面401で指定されている設定を送信設定とし、FAX送信部204に指示することでFAXドライバ211へFAX送信指示を送信する(S621)。キャンセルボタンを押してFAX送信をキャンセルする場合には処理を中断する。
ここで、該送信ジョブIDは、再送したFAXのFAX送信履歴生成時(S608)に参照され、再送したFAXのFAX書誌情報570の送信ジョブID571と一致する場合に再送したFAX送信履歴と元の送信履歴の関連付けを行う。具体的には、送信ジョブIDが一致する場合に、再送元のFAX送信履歴の送信履歴ID502を再送のオリジナル送信履歴ID503としてセットすることで、再送したFAX送信履歴と元のFAX送信履歴の関連付けする。
図7は、図1に示した表示部109に表示されるUI画面の一例を示す図である。本例は、FAX送信履歴リストを表示するUIおよび関連するデータの内容の一例である。
図7において、送信履歴サマリー700は、図3に示したコンテキストメニュー308で「送信履歴の表示」が実行されることにより表示される。送信ジョブ履歴701は、ユーザの送信処理単位で表示されるFAX送信の内容や状況を表示している。同報送信されたジョブは、1つの送信ジョブ履歴として表示される。
また、本図においては、送信状況、ドキュメント名、送信時刻、宛先名、ファクス番号、送信者を表示している。送信ジョブ履歴701は、送信サマリー720をもとに表示される。送信サマリー720は、FAX送信履歴サマリー550の例の1つである。たとえば、送信履歴サマリー700の状況は、送信サマリー720のサマリーステータスをもとに表示され、送信失敗を意味するNGのデータをもとにNGが表示されている。
コンテキストメニュー750は、実行されると送信ジョブ履歴701を用いてFAXの再送処理が行われる。
図8は、クライアントアプリ200のカバーシート設定UIを模式的に示した図である。
図8において、カバーシート設定UI801は、FAX送信画面401のカバーシートボタン409を押すことで情報表示部202によって表示される。カバーシート設定UI801はFAX送信時のカバーシートを設定するためのUIで、カバーシート設定UI801で指定されるカバーシート設定をFAXドライバ211へ指示することでカバーシート付きのFAX送信が実行される。以下にカバーシート設定UI801のUI構成について記述する。
図9A〜図9Cは、画像形成装置111への送信画像を模式的に示す図である。本例は、図2に示したクライアントアプリ200がFAX履歴として管理する送信画像と、該送信画像の再送時にクライアントアプリ200がFAXドライバ211に指示することで生成される送信画像の例である。
クライアントアプリ200でFAX履歴として管理する送信画像は、図5で示すようにFAX送信履歴501における送信画像情報508で特定される画像ファイルを示す。
この例では、複数の宛先に同報送信した送信画像を一部の宛先に絞って再送する場合で、このようなケースでは、再送先のみに絞った情報にカバーシート画像を更新して送信するか、前回送信時のカバーシート画像を送信するかはユーザの用途に依存する。この場合にクライアントアプリ200は、カバーシートを更新して送信するか、または前回のカバーシート画像を送信するかをユーザに問う確認画面(不図示)を表示する。ユースケースの具体例としては、複数の宛先に同報送信し、送信に失敗した一部の宛先へ再送する場合が考えられる。その他にもFAX履歴を複数人で共有閲覧する場合で例えば管理者などが送信に失敗したFAX履歴を送信する場合など前回送信時と送信者が異なる場合などが考えられる。
925は署名画像を示しており、クライアントアプリ200は、署名の記載設定811に基づいて情報処理装置内に保存される画像ファイルを読み込み、カバーシート上の画像として付加する。このようにユーザ依存のデータを使うことが設定された状況で他のユーザがFAX履歴を再送する場合、前回送信時のデータを用意できずにカバーシートの情報が欠落する課題が生じるおそれがある。特に再送時にカバーシートを新たに生成する場合に、この欠落の課題が生じることになる。
図10は、本実施形態を示す情報処理装置の制御方法を説明するフローチャートである。本例は、情報処理装置101のクライアントアプリ200におけるFAX送信履歴の再送処理例である。以下、前回のFAX送信時の送信設定と再送時の送信設定からカバーシート画像の更新の要否を判断し、カバーシートの更新が必要な場合にカバーシートを更新し、不要な場合に前回のカバーシートを使用して送信する処理について説明する。また、不要な場合に前回のカバーシートを使用して送信するとは、再送用の表紙設定情報を無効化し、新たなカバーシートを再作成しないことと同意である。
クライアントアプリ200におけるFAX送信履歴の再送は、クライアントアプリ200の送信履歴サマリー700において、ユーザが再送対象の送信履歴を選択し、FAX送信画面401を表示して、FAX送信を指示することで開始される。
一方、S1004の判断でカバーシートの設定に変更がないとメイン制御部201が判断した場合は、次にカバーシート上に記載する情報に変更があるか否かを確認する。
S1005の処理でメイン制御部はFAX送信履歴の送信設定と再送の送信設定の内、宛先情報を比較し宛先情報に変更があるか比較する。
具体的には、カバーシートに宛先名、宛先のFAX番号を記載する設定であり、宛先名と宛先のFAX番号の値に変更があるか判定する。宛先情報に変更がある場合はカバーシート上の宛先情報を更新する必要があるためS1010の処理へ移る。
S1005において、宛先情報に変更がないとメイン制御部201が判断した場合に、S1006で、メイン制御部201は宛先が前回の宛先の一部に変更されているか否か判定する。これは前回送信時に複数の宛先へ同報送信し、再送時に該宛先の一部に宛先が絞られているかどうかを判断することを指す。具体的には、前回送信時の宛先のリストと再送時の宛先リストを比較する。
具体的には、FAX送信履歴501のユーザ名506と現在のユーザ名を比較する。ユーザに変更が無い場合は、カバーシートの更新は不要なためS1015の処理へ移る。S1006−YesまたはS1007−Yesと判断された場合、カバーシートを更新して送信するか、前回のカバーシートを使用して送信するかはユーザの用途により異なる。
よって、S1006−YesまたはS1007−Yesと判断された場合、メイン制御部201は、カバーシートを更新して送信するか、前回のカバーシートを使用するかの可否をユーザに問い合わせる確認(問合せ)画面(不図示)を表示する(S1008)。
上記S1004、S1005、S1009でカバーシート更新するように判断される場合に、メイン制御部201は、S1010の処理でカバーシートの設定にユーザ依存の設定がされているか否かを判断する。具体的には、カバーシートの設定情報にスタンプ情報、ロゴ情報、署名情報等を付加する設定が含まれている場合、メイン制御部201は、カバーシートの設定にユーザ依存の設定がされていると判断する。なお、カバーシートの設定情報は、FAXドライバにより設定されても良い。
本実施形態において該当する設定は、図8で示すカバーシート設定UI801のロゴの記載設定810や署名の記載設定811を指す。これらはFAX送信時に画像ファイルを参照してカバーシート上の記載データを生成するため、他ユーザの情報処理装置内に格納される画像ファイルは参照できない。よって、クライアントアプリ200は、単にロゴの記載設定810や署名の記載設定811においてパスが指定されている場合、S1010にてYesと判定しても良い。
そして、S1012でメイン制御部201は情報表示部202から通知画面(不図示)でのユーザ選択を取得し、ユーザが処理を続行するように指示する場合には、S1013の処理へ移る。S1012で、処理を続行しないとメイン制御部201が判断した場合は、本フローの処理を終了する。
S1013でメイン制御部201は、S1001で取得したFAX送信履歴の送信画像のカバーシート画像を除いた原稿画像のみを送信対象に指定する。
S1004〜S1007の一連の判定でカバーシート更新が不要と判断する場合、メイン制御部201はS1001で取得したFAX送信履歴の送信画像のカバーシート画像及び原稿画像を送信対象に指定する(S1015)。
また、S1016でメイン制御部201はカバーシート設定を指定なしとして、FAXドライバ211へFAX送信指示を送信する(S1017)。クライアントアプリ200は、S1015を経た処理を実行する場合、FAX送信履歴の送信画像のカバーシート画像と原稿画像を使用し、カバーシートを設定は指定せずにFAXドライバ211へFAX送信指示を送信する。その結果、FAXドライバは、カバーシートを生成せずにFAX送信する。
本実施形態では、第1実施形態と同一の構成については同一の符号を用い、その説明を適宜省略する。
本実施形態は、第1実施形態において示した図3、図7を除く図1〜図10に示す構成と同一であり、その説明を省略する。また、第1実施形態では、FAX送信履歴を簡易的な表示として送信履歴サマリー700によって表示する構成であるが、クライアントアプリ200のメインUI301で表示する構成であっても良い。
メインUI301のプレビュー305にFAX送信履歴の送信画像のプレビューを、ファイルプロパティ306にFAX送信履歴の詳細を表示することでより利便性が向上する。
図11は、本実施形態を示す情報処理装置におけるUI画面の一例を示す図である。本例は、クライアントアプリ200のUI画面例である。
図11において、メインUI301は、図3で示すクライアントアプリのメインUI301と同様に、ファイルをフォルダ階層に分け管理するフォルダツリービュー302と、フォルダ内のファイルを表示するファイルビュー303を持つ。また、選択されているファイル304のプレビューを見ることができるプレビュー305、詳細を表示するファイルプロパティ306を持つ。本実施例におけるクライアントアプリ200のメインUI301では、メインUI301でFAX送信履歴を表示する構成を示す。
プレビュー305には、ファイルビュー303で選択されているFAX送信履歴の送信画像を表示する。ここで表示する送信画像はFAX送信履歴501の送信画像情報508を参照して表示する。
プレビュー305では、送信の宛先が複数の場合に、プレビューに表示する宛先を選択することのできる宛先選択1102を持つ。宛先選択1102には、ファイルビュー303で選択されているFAX送信履歴の宛先がリストされ、一つを選択できる。宛先選択1102で選択されて宛先への送信画像をプレビュー305へ表示する。ファイルプロパティ306には、ファイルビュー303で選択されているFAX送信履歴の詳細情報を表示し、例えば、ドキュメント名、送信時刻、完了時刻、送信状況、宛先名、宛先のFAX番号、送信者を表示する。
図12は、本実施形態を示す情報処理装置の制御方法を説明するフローチャートである。本例は、情報処理装置101のクライアントアプリ200におけるFAX送信履歴の送信画像のプレビュー処理例である。以下、クライアントアプリ200のメインUI301におけるプレビュー305で、宛先選択1102で選択された宛先の送信画像をプレビュー表示する処理を説明する。
また、本実施形態において、送信画像の画像ファイルには、送信宛先毎のカバーシート画像と原稿画像を含み、プレビュー表示では複数のカバーシート画像から対象の宛先のカバーシート画像を抽出し原稿画像と合わせて表示する。プレビュー305には、ファイルビュー303で選択されているFAX送信履歴の送信画像を表示する。プレビュー305の宛先選択1102でユーザによって宛先が選択されることで処理を開始する。
以上のように、クライアントアプリ200のメインUI301でFAX送信履歴の送信画像のプレビューや詳細情報を表示することでFAX送信履歴の管理においてより利便性が向上する。
なお、本願では、FAX送信を例に挙げて説明したが、再印刷やメールの再送の際に使用されても良い。
105 プリントデバイス
302 印刷管理装置
304 機器情報管理装置
Claims (8)
- 表紙データと本文データを指定された送信先に送信する送信手段と、
前記送信手段により送信された表紙データと本文データを含む履歴データを保存する保存手段と、
表紙データと本文データを含む履歴データの再送用に表紙設定情報を設定する設定手段と、
前記履歴データと前記再送用に設定された表紙設定情報とに基づいて、前記履歴データに含まれる前記表紙データを利用できるか否かを判定する判定手段と、
前記履歴データに含まれる前記表紙データを利用できると判定した場合、前記設定手段により設定された再送用の表紙設定情報を無効化して前記履歴データの再送を指示する指示手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。 - 前記履歴データに含まれる前記表紙データを利用できないと判定した場合、前記再送用に設定された表紙設定情報に基づいて新たな表紙データを作成する作成手段を備え、
前記履歴データの前記表紙データに代えて前記作成手段により作成された前記新たな表紙データと前記履歴データの本文データが指定された送信先に送信されることを特徴とする請求項1記載の情報処理装置。 - 再送処理が実行される場合、再送の指示を受けた前記履歴データの本文データが送信されることを特徴とする請求項1または2記載の情報処理装置。
- 前記履歴データに含まれる前記表紙データを利用できないと判定した場合、前記履歴データに含まれる前記表紙データを更新して送信するか否かをユーザに問い合わせる問合せ手段を備えることを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。
- 前記履歴データに含まれる表紙データにユーザに依存する情報が含まれているかどうかを判別する判別手段と、
前記履歴データに含まれる表紙データにユーザに依存する情報が含まれていると判別した場合、表紙データの記載情報が一部欠落することを示す情報を表示する表示手段を更に備えることを特徴とする請求項1乃至4のいずれか1項に記載の情報処理装置。 - 前記ユーザに依存する情報は、ユーザに依存するスタンプ情報、ロゴ情報を含むことを特徴とする請求項5に記載の情報処理装置。
- 表紙データと本文データを指定された送信先に送信する送信工程と、
前記送信手段により送信された表紙データと本文データを含む履歴データを保存手段に保存する保存工程と、
表紙データと本文データを含む履歴データの再送用に表紙設定情報を設定する設定工程と、
前記履歴データと前記再送用に設定された表紙設定情報とに基づいて、前記履歴データに含まれる前記表紙データを利用できるか否かを判定する判定工程と、
前記履歴データに含まれる前記表紙データを利用できると判定した場合、前記設定工程により設定された再送用の表紙設定情報を無効化して前記履歴データの再送を指示する指示工程と、
を備えることを特徴とする情報処理装置の制御方法。 - 請求項1乃至6のいずれか1項に記載の手段としてコンピュータを機能させるプログラム。
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