JP5500091B2 - モード切替確認機能を有する電話制御装置 - Google Patents

Description

本発明は、電話端末や通信端末の操作状況より、ユーザのプレゼンス（在席／離席状態）を判定して、転送機能や録音機能（留守録機能）等の不在モードを起動する電話制御装置に関する。

従来のプレゼンスに応じて不在モードの起動／解除を行う電話制御装置では、電話制御装置が電話端末や通信端末の操作状態を検知してプレゼンスを判定し、不在モードの起動／解除を行っていた。このことは、特許文献１で示されている。

特開２００６−２３８４２８号公報

しかし今日では、電子メールや携帯電話機の普及により、自席に設置された電話機を使用する
機会が少なくなっており、在席しているにも関わらず、該電話機を操作せず、また該電話機に対して着信が到来しない状態が継続するため、被操作状況より行うプレゼンス判定においてユーザが在席しているにも拘わらず不在であると判断され、不在モードが起動されてしまうという不具合が生じる。

本発明は上記課題に鑑みなされたものであって、本発明の目的は、被操作状況からの所定の期間内にユーザによる操作がなされていないためユーザが不在であると判断した場合に、本当に電話制御装置の不在モードを起動してよいか否か確認してから不在モードを起動する技術を提供することにある。

上記課題を解決するために本発明では、自電話制御装置に帰属する電話端末または前記電話端末と関連付けられた通信端末の被操作状況に応じて、前記電話端末への着信に対して転送機能または録音機能もしくはメッセージ再生機能を起動する不在モードを備える電話制御装置であって、前記電話端末または前記通信端末が所定の期間内にユーザによる操作がなされたか否かを判定する被操作判定手段と、前記被操作判定手段を定期的または非定期に起動する被操作判定起動手段と、前記被操作判定手段が前記電話端末または前記通信端末が所定の期間内にユーザによる操作がなされていないと判定した場合に、予め定められた確認先アドレスへ前記不在モードを起動するか否かを確認する問合せメッセージを送信する不在モード起動確認手段と、前記不在モード起動確認手段が送信した問合せメッセージに対する応答メッセージを受信する確認結果受信手段と、前記確認結果受信手段が受信した応答メッセージに応じて前記不在モードを起動する不在モード起動手段と、を有し、前記不在モード起動確認手段が前記不在モードを起動するか否かを確認する問合せメッセージを送信した後、所定の期間内に前記確認結果受信手段が前記不在モードの起動を許可する旨の応答メッセージを受信した場合に、前記不在モード起動手段は前記不在モードを起動し、また所定の期間内に前記確認結果受信手段が前記不在モードの起動を許可する旨の応答メッセージを受信しなかった場合に、前記不在モード起動手段は前記不在モードを起動しないことを特徴とする。

本発明では、不在モードを起動する前に、対応する転送先（携帯電話機等）に対して、不在モードを起動する（転送動作を開始する）旨を問合せメッセージによって通知し、該転送先からの応答メッセージによる確認を得ることにより、当該電話端末または該電話端末と関連付けられた通信端末のある席にユーザが不在で、かつ確実に転送先が応対できることを確認した上で、不在モードを起動することができる。

本発明による電話制御装置のブロック構成図。 本発明による電話制御装置の制御部の動作フローチャート。 ユーザ管理情報記憶部の記憶内容例。 不在モードの起動確認メールの内容例。 不在モードの起動確認ガイダンスの内容例。 第一の不在モード起動時に送出するガイダンスの内容例。

図１は、本発明による電話制御装置のブロック構成図である。

本発明による電話制御装置４はＩＰ−ＰＢＸであって、内線端末インタフェース部４０１とＬＡＮ配線３を介して内線電話機１と該内線電話機と連携するパソコン等の通信端末２と接続され、また外線インタフェース部４０３と通信網５を介して、発信元電話機６や不在モード起動時に転送先となる携帯電話機７と接続されている。

通信網５から外線インタフェース部４０３を介して、発信元電話機６からの着信を呼制御部４０２で検知すると、検知情報が制御部４１０に送付され、制御部４１０は、呼制御部４０２に指示して、対応する内線電話機１に着信を通知する。

次に、内線電話機１が応答すると、内線電話機１と内線端末インタフェース部４０１と呼制御部４０２と外線インタフェース部４０３と発信元電話機６のルートで通話路を接続し、通話中状態を形成する。

また制御部４１０は、通話中状態の形成動作とは別に、ユーザ管理情報記憶部４１１から、対応する内線電話機及び通信端末毎の被操作状況確認周期に関する情報（図３のＶ４１１２）を取得し、この周期毎に被操作判定部４１３を起動し、該当する内線電話機１及び通信端末２の被操作状況（プレゼンス）を確認する。

被操作判定部４１３は、内線電話機１または通信端末２が操作されたか否かを継続的に監視し、内線電話機１や通信端末２が所定の期間内に何らかの操作を行ったことを検知していた場合は在席状態を、所定の期間継続して操作が行なわれなかった状況を示していた場合は不在状態を、制御部４１０に通知する。

制御部４１０が、被操作判定部４１３から取得した状態が不在状態であった場合には、ユーザ管理情報記憶部４１１から、該内線電話機１または該通信端末２に対応する電子メール通知先及びデータ通知先情報（図３のＶ４１１４）を取得し、メール送信部４１６とデータ通信インタフェース部４０４と通信網５を介して、該電子メール通知先（本実施例では携帯電話機７）に不在モードの起動を確認する電子メール（図４に一例を示す）を送信する。

これら不在モードの起動確認に対して、通信網５とデータ通信インタフェース部４０４とメール受信部４１７を介して、通知先（本実施例では携帯電話機７）から不在モードの起動許可を示す電子メールを受信した場合、制御部４１０は、ユーザ管理情報記憶部４１１の該当する電話機状態（図３のＶ４１１３）を不在２（第二の不在モード）とし、不在モード動作形態（図３のＶ４１１５）で指定された不在モードを起動する。尚、ここで第二の不在モードとして指定可能なモードは、留守録、転送および不在メッセージの３モードである。

不在モードとして、留守録が指定されていた場合に発信元電話機６から着信があると、制御部４１０は呼制御部４０２に指示して自動応答し、メッセージ再生部４１５から留守応答メッセージを出力した後、留守録機能部４１４を起動して、発信元電話機６からの用件メッセージを録音する。

また転送が指定されていた場合には、制御部４１０は呼制御部４０２に指示して、ユーザ管理情報記憶部呼制御部４１１から取得した転送先電話番号（図３のＶ４１１５）宛に、発信元電話機６からの着信を転送する。

さらに、不在メッセージが指定されていた場合には、制御部４１０は呼制御部４０２に指示して、自動応答し、メッセージ再生部４１５から不在である旨の留守応答メッセージを通知する。

また、不在モードの起動を確認する電子メールに対して、所定の期間内に通知先から不在モードの起動許可を示す電子メールを受信しなかった場合には、制御部４１０は、ユーザ管理情報記憶部４１１の該当する電話機状態（図３のＶ４１１３）を不在１（第一の不在モード）とする。第一の不在モードにあるときは、、該内線電話機に対する着信に対して、制御部４１０は呼制御部４０２に指示して自動応答し、メッセージ再生部４１５から一時的に応対が不可であることを示す案内メッセージ（図６に一例を示す）を出力する。

図２は、本発明による電話制御装置の制御部の動作フローチャートである。尚、本フローチャートは、電話制御装置４の電源が投入されＬＡＮ３及び通信網５からの発着信が可能な状態（以下、待機状態）から開始する。

待機状態（Ｓ４０００）において、制御部４１０が対象の内線電話機または該内線電話機と連携するパソコン等の通信端末に対する被操作状況確認周期に至ったと判断した場合（Ｓ４００１，Ｙ）、被操作判定部４１３を起動して、該当の内線電話機及び該内線電話機と連携するパソコン等の通信端末の被操作状況（プレゼンス）を取得する（Ｓ４００２）。

次に、所定の期間、該当の内線電話機や通信端末が操作されなかったため取得したプレゼンスが不在状態を示していた場合（Ｓ４００３，Ｙ）であって、過去に第二の不在モードが起動されていなければ（Ｓ４００４，Ｎ）、ユーザ管理情報記憶部４１１より、該内線電話機に対応する電子メールの通知先アドレス（図３のＶ４１１４）を取得し（Ｓ４０１１）、メール送信部４１６を介して該メールアドレス宛に不在モードを起動するか否かを確認する電子メール（図４に一例を示す）を送出し（Ｓ４０１２）、通知先からの返信メールの受信を監視する返信待ちタイマ（例えば３分）を起動し（Ｓ４０１３）、前記不在モードを起動するか否かを確認する電子メールに対する返信メールを受信するのを待つ。

次に、メール受信部４１７を介して、通知先からの不在モードの起動許可を示す返信メールを受信した場合（Ｓ４０２０，Ｙ）、制御部４１０は、ユーザ管理情報記憶部４１１の該当内線電話機に対応する電話機状態（プレゼンス）情報（図３のＶ４１１３）を不在２（第二の不在モード）とし（Ｓ４０２１）、同時に制御部４１０はユーザ管理情報記憶部４１１より該当内線電話機に対応する不在モード動作形態に関する情報（図３のＶ４１１５）を取得し、留守録機能または転送機能を実現する第二の不在モードを起動し（Ｓ４０２２）、さらにメール送信部４１６を介して先に取得しているメール通知先（図３のＶ４１１４）のメールアドレス宛に不在モードの起動を完了したことを示す電子メールを送信する（Ｓ４０２３）。

次に、メール受信部４１７を介して、通知先からの不在モードの起動中止を示す返信メールを受信した場合には（Ｓ４０３０，Ｙ）、制御部４１０は、ユーザ管理情報記録部４１１の電話機状態（Ｖ４１１３）を通常のままとし、不在モード表示をせず、ユーザ管理情報記憶部４１１の該当する内線電話機の被操作状況確認周期情報（Ｖ４１１２）を６０分間隔に延長（変更）して（Ｓ４０３１）、待機状態（Ｓ４０００）に戻る。

次に、ステップ４０１３で起動した返信待ちタイマが満了するまでに、通知先からの返信メールを受信しなかった場合（Ｓ４０４０，Ｙ）、制御部４１０は、ユーザ管理情報記憶部４１１の該当内線電話機１に対応する電話機状態（プレゼンス）情報（図３のＶ４１１３）を不在１（第一の不在モード）とし（Ｓ４０４１）、また被操作状況確認周期（図３のＶ４１１２）を１５分に短縮（変更）した後（Ｓ４０４２）、着信に対して自動応答してメッセージ再生部４１５から一時的に応対が不可であることを示す案内メッセージ（図６に一例を示す）を出力するよう動作する第一の不在モードを起動して（Ｓ４０４３）、待機状態（Ｓ４０００）に戻る。

また最初に被操作状況が不在状態と判断され第一の不在モードを起動し、かつ不在状態が継続している状態（Ｓ４０４３からＳ４００３，Ｙ、Ｓ４００４，Ｎ、Ｓ４０１１からＳ４０１３に至る処理が繰り返されている状態）において、通知先からの不在モードの起動許可を示す返信メールを受信した場合（Ｓ４０２０，Ｙ）、制御部４１０は、ユーザ管理情報記憶部４１１の該当内線電話機１に対応する電話機状態（プレゼンス）情報（図３のＶ４１１３）を不在２（第二の不在モード）とし（Ｓ４０２１）、またユーザ管理情報記憶部４１１より該当内線電話機に対応する不在モード動作形態に関する情報（図３のＶ４１１５）を取得し、第一の不在モードを解除して、留守録機能または転送機能を実現する第二の不在モードを起動し（Ｓ４０２２）、またメール送信部４１６を介してメール通知先（図３のＶ４１１３）のメールアドレス宛に不在モードの起動を完了したことを示す電子メールを送信する（Ｓ４０２３）。

また被操作状況が不在状態を継続しており、かつ第二の不在モードが起動されている場合は（Ｓ４００３，Ｙ、Ｓ４００４，Ｙ）、第二の不在モードが継続される。

ステップ４００３において、取得した被操作状況（プレゼンス）が不在状態でなくなった場合（Ｓ４００３，Ｎ）、制御部４１０は、ユーザ管理情報記憶部４１１の該当内線電話機に対応する電話機状態（プレゼンス）情報（図３のＶ４１１３）を通常（通常モード）とし（Ｓ４０５１）、また被操作状況確認周期情報（図３のＶ４１１２）を３０分間隔に戻した後（Ｓ４０５２）、不在モードを停止（解除）して（Ｓ４０５３）、待機状態（Ｓ４０００）に戻る。

尚、本実施例では、電子メールの送受信によって不在モードの起動を判断するものとして説明しているが、電子メールの代わりに、呼制御部４０２と外線インタフェース４０３と通信網５を介して、通知先に発信して、メッセージ再生部４１５から不在モードの起動を確認するガイダンスメッセージ（図５に一例を示す）を送出し、これに対する通知先からの応答メッセージとして、通知先端末が出力した特定のＤＴＭＦ（Dial Tone Multi Frequency）信号等を受信することによって判断してもよい。

またデータ通信インタフェース４０４を介して、本電話制御装置と通知先端末との間で、専用のプロトコルと専用のメッセージを交換したり、本電話制御装置にＷＥＢサーバ機能を持たせ、通知先端末から該ＷＥＢサーバ機能にアクセスすることにより、不在モードの起動／解除や被操作状況確認周期の変更を行ってもよい。

図３は、ユーザ管理情報記憶部４１１の記憶内容の一例を示す図で、
プレゼンス判定の対象とする内線番号と連携する通信端末のＩＰアドレス（Ｖ４１１１）と、被操作状況確認周期（Ｖ４１１２）と、現在の電話機状態（プレゼンス）（Ｖ４１１３）と、電子メールの送信先メールアドレスやガイダンスの通知先電話番号（Ｖ４１１４）と、第二の不在モードにおける動作形態（Ｖ４１１５）とが、内線電話機毎に記憶されている（Ｖ４１１７〜Ｖ４１１９）。

この内、被操作状況確認周期（Ｖ４１１２）と電話機状態（プレゼンス）（Ｖ４１１３）は、前述の図２の制御に従って、変更される。

尚、Ｖ４１１４において、通知先のメールアドレスが登録されていない場合には、メッセージ通知先として登録されている電話番号に発信して、メッセージ再生部４１５から不在モードの起動を確認するガイダンスメッセージ（図５に一例を示す）を通知先端末に送出するよう構成してもよい。

図４は、不在モードの起動確認メールの内容の一例を示す図で、通知先（本実施例では携帯電話機７）に対して、不在モードの起動を許可するか否かを問い合わせる電子メールの本文（Ｍ４１６）で、該当の内線番号と、不在モードの起動を許容する場合の返信メールの記述方法や不在モードの起動を中止する場合の返信メールの記述方法を案内する。

図５は、不在モードの起動確認ガイダンスの内容の一例を示す図で、通知先（本実施例では携帯電話機７）に対して、不在モードの起動を許可するか否かを問い合わせるガイダンスメッセージ内容（Ｍ４１５ａ）で、該当の内線番号と、不在モードの起動を許容する場合や不在モードの起動を中止する場合のＤＴＭＦ信号の入力方法を案内する。

図６は、第一の不在モード起動時に送出するガイダンスの内容の一例を示す図で、転送機能や録音機能等の第二の不在モードでなく、一時的に応対ができない状態を示す第一の不在モードが起動された状態で、該当の内線電話機に着信があった場合に、発信元に対して送出される不在ガイダンスメッセージ（Ｍ４１５ｂ）の内容例である。

以上、本実施例について説明した。

本実施例によれば、電話制御装置４の制御部４１０は、被操作判定部４１３から所定の期間、内線電話機１または通信端末２の操作が為されていないことを検知すると、ユーザ管理情報記憶部４１１から当該内線電話機１または通信端末２に対応する通知先アドレス（図３のＶ４１１４）を抽出し、抽出した通知先アドレスに不在モードを起動するか否かを確認する電子メールを送信する。そして、メール受信部４１７が通知先からの不在モードの起動許可を示す返信メールを受信すると、第二の不在モードを起動する。したがって、内線電話機１または該通信端末２のユーザが不在の場合に、確実に転送先が応対できることを確認した上で、不在モードを起動することができる。

また、本実施例によれば、電話制御装置４のメール送信部４１６が起動確認メールを送信すると、ステップ４０１３で起動した返信待ちタイマが満了するまでに通知先からの返信メールを受信しなかった場合には、ステップ４０４２で被操作状況確認周期の期間を短縮（デフォルト３０分→１５分）する。したがって、返信メールを受信できなかった場合に、プレゼンスを確認する周期(被操作状況確認周期)を短縮して、早期の返信を促すことができる。

また、本実施例によれば、電話制御装置４のメール送信部４１６が送信した起動確認メールに対して、ステップ４０３０で起動中止を示す返信を受信した場合に、ステップ４０３１でプレゼンス確認周期(被操作状況確認周期)を延伸する。したがって、一旦起動中止の受信すると、プレゼンスを確認する周期(被操作状況確認周期)が遅くなるので、次回以降の不在モード起動確認メールを確認する機会を減らすことができ、通知先が返信メールを送る作業の手間を省くことができる。

また、本実施例によれば、電話制御装置４のメール送信部４１６が送信した不在モードを起動するか否かを確認する電子メールに対して、ステップ４０１３で起動した返信待ちタイマが満了するまでに通知先からの返信メールを受信しなかった場合には、ステップ４０４１で第一の不在モードを設定し、ステップ４０１３で起動した返信待ちタイマが満了するまでに通知先からの不在モードの起動を許可する返信メールを受信した場合には、ステップ４０２１で第二の不在モードを設定する。したがって、特定データもしくは電子メールによる返信の有無で、着信に対する処理形態（不在通知ガイダンスを送出する第一の不在モードや転送機能や録音機能を起動する第二の不在モードを選択したり、応答メッセージの内容や転送先(電話番号)等を切り替えることができるなど、可用性が高まる。

１ 内線電話機
２ 内線電話機１と連携する通信端末
３ ＬＡＮ配線
４ 本発明による電話制御装置
５ 通信網
６ 発信元電話機
７ 携帯電話機
４０１ 内線端末インタフェース部
４０２ 呼制御部
４０３ 外線インタフェース部
４０４ データ通信インタフェース部
４１０ 制御部
４１１ ユーザ管理情報記憶部
４１３ 被操作判定部
４１４ 留守録機能部
４１５ メッセージ再生部
４１６ メール送信部
４１７ メール受信部

Claims (4)

1. 自電話制御装置に帰属する電話端末または該電話端末と関連付けられた通信端末の被操作状況に応じて、前記電話端末への着信に対して転送機能または録音機能もしくはメッセージ再生機能を起動する不在モードを備える電話制御装置であって、
   前記電話端末または前記通信端末が所定の期間内にユーザによる操作がなされたか否かを判定する被操作判定手段と、
   前記被操作判定手段を定期的または非定期に起動する被操作判定起動手段と、
   前記被操作判定手段が前記電話端末または前記通信端末が所定の期間にユーザによる操作がなされていないと判定した場合に、予め定められた確認先アドレスへ前記不在モードを起動するか否かを確認する問合せメッセージを送信する不在モード起動確認手段と、
   前記不在モード起動確認手段が送信した問合せメッセージに対する応答メッセージを受信する確認結果受信手段と、
   前記確認結果受信手段が受信した応答メッセージに応じて前記不在モードを起動する不在モード起動手段と、を有し、
   前記不在モード起動確認手段が前記不在モードを起動するか否かを確認する問合せメッセージを送信した後、所定の期間内に前記確認結果受信手段が前記不在モードの起動を許可する旨の応答メッセージを受信した場合に、前記不在モード起動手段は前記不在モードを起動し、また所定の期間内に前記確認結果受信手段が前記不在モードの起動を許可する旨の応答メッセージを受信しなかった場合に、前記不在モード起動手段は前記不在モードを起動しないことを特徴とする不在モード自動起動機能を有する電話制御装置。
   
2. 請求項１記載の電話制御装置において、
   前記不在モード起動確認手段が、前記不在モードを起動するか否かを確認する問合せメッセージを送信した後、所定の期間内に前記確認結果受信手段が、前記不在モードの起動を許可する旨の応答メッセージを受信できなかった場合に、
   前記被操作判定起動手段は、次回以降の被操作判定手段を起動する時期（周期）を短縮することを特徴とする不在モード自動起動機能を有する電話制御装置。
   
3. 請求項１及び請求項２記載の電話制御装置において、
   前記確認結果受信手段が、不在モードの起動を中止または延期する旨の応答メッセージを受信した場合に、
   前記被操作判定起動手段は、次回以降の被操作判定手段を起動する時期（周期）を延長することを特徴とする不在モード自動起動機能を有する電話制御装置。
   
4. 請求項１から請求項３に記載の電話制御装置において、
   前記電話制御装置には、着信に対してメッセージ再生機能を起動する第一の不在モードと、着信に対して転送機能または録音機能を起動する第二の不在モードを有して、
   前記不在モード起動確認手段が前記不在モードを起動するか否かを確認する問合せメッセージを送信した後、
   所定の期間内に前記確認結果受信手段が不在モードの起動を許可する旨の応答メッセージを受信しなかった場合に、前記第一の不在モードを起動し、
   前記確認結果受信手段が、不在モードの起動を許可する旨の応答メッセージを受信した場合に、前記第二の不在モードを起動することを特徴とする不在モード自動起動機能を有する電話制御装置。