JP5366698B2 - ジョブ履歴情報監査システム、画像形成装置、制御方法、及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、画像処理装置において実行されたスキャン、コピー、印刷などのジョブについて、実行ユーザ、実行日時などのジョブ履歴情報を記録することのできるジョブ履歴情報監査システムに関する。

近年のプリンタやデジタル複合機の普及に伴って、原稿の印刷、コピーや送信を誰でも簡単に実行することが可能になっている。しかし、ユーザにとって利便性が向上する一方で、機密原稿の印刷やコピー、送信などによる情報漏えいが新たな問題となっている。その対策として、印刷、コピー、ＦＡＸ、電子メール送信などジョブの実行の際に、ジョブ履歴情報を記憶装置に保存するデジタル複合機が存在する。

ジョブ履歴情報監査システムは、上記デジタル複合機とサーバから構成される。サーバ上にはデータベースが構築されている。デジタル複合機に記録されたジョブ履歴情報は、サーバに送信され、データベースに保存される。データベース上に一定期間のジョブ履歴情報を保存し、検索可能な状態にしておくことで、情報漏えいが発覚した場合など、後から遡ってジョブ履歴情報を追跡することできる。このようなデジタル複合機、およびジョブ履歴情報監査システムには、多数のジョブ履歴情報を保存するために、大容量の記憶領域が必要となる。そのため、必要な記憶容量を低減し、より多くのジョブ履歴を効率的に保存する方法が提案されている。

例えば特許文献１では、画像処理装置において入出力される画像データが同一の場合、画像データの代わりにすでにデータベースに保存されている画像データへの参照情報を保存している。これにより、データベースで必要となる記憶容量の低減を図っている。具体的には、画像処理装置において、入力ジョブ実行時には画像データを記録し、入力済みの画像データを利用する出力ジョブ実行時には画像データへの参照情報を記録している。以下、この仕組みをリンクログと称す。

特許文献１の方法についてより詳細に説明する。デジタル複合機は、例えばユーザＢＯＸなどという名称で、機器内に文書データを保存する領域を持っている。これにより、ユーザの手元にデータがなくても、ユーザＢＯＸに保存された文書データを利用してプリントや電子メール送信を実行することができる。この場合、入力ジョブとは、ユーザＢＯＸへ文書データを保存するためのジョブのことで、出力ジョブとは、ユーザＢＯＸ内の文書データを使用するジョブのことである。入力ジョブと出力ジョブとで処理される文書データは同一であるため、入力ジョブ実行時と出力ジョブ実行時にそれぞれのジョブ履歴情報として画像データをデータベースに保存すると冗長である。そのため、入力ジョブ実行時にのみ画像データをデータベースに保存し、出力ジョブ実行時にはデータベースに保存されている画像データへの参照情報のみを保存する。これにより、データベースに保存されるデータ量の低減を図っている。

特許文献２では、時刻情報に対応付けられた抽出条件に適合するキーワードや印刷ジョブ属性の項目等をジョブ履歴情報として保存し、追跡可能とすることで情報漏えいを抑止する印刷システムが提案されている。ここでは、あらかじめ時間帯に関連付けて、追跡情報の抽出条件を設定しておく。印刷実行時の時間に応じて時間帯によって変わる抽出条件に適合する追跡情報を印刷データから抽出し、保存する。こうすることで、通常業務を行う時間帯のジョブ履歴情報の記録を行う条件、通常業務以外の時間帯のジョブ履歴情報の記録を行う条件を定義することができ、それによってネットワーク負荷などを考慮した運用を行うことが可能となる。

特開２００６−３３０９３９ 特開２００７−１４８８３０

上記で述べた記憶領域削減のためのリンクログの仕組み、及び、ネットワーク負荷削減のためのジョブ履歴情報記録停止時間帯設定の仕組みを組み合わせれば、それぞれの目的を果たすことはできる。

しかし、この２つの仕組みを組み合わせると、ジョブ履歴情報から画像データが漏れるケースが出てしまう。具体的には、ジョブ履歴情報記録停止時間帯に入力ジョブを実行した場合、このジョブ履歴情報は記録されない。つまり、画像データがサーバに保存されない。しかし、入力ジョブによりデジタル複合機に保存された再利用可能な画像データを使って、ジョブ履歴情報記録時間帯に、出力ジョブを実行することが可能である。この場合には、サーバに保存されていない画像データへのリンクを含むリンクログが、ジョブ履歴情報としてサーバに保存されてしまう。その結果、ジョブ履歴情報を監査する際に再利用するべき画像データを確認することができなくなる。そのため、情報漏えい抑止などのセキュリティ向上を目的としたジョブ履歴情報監査システムにとっては問題である。

本発明の目的は、リンクログによるネットワーク負荷削減を実現しつつ、ジョブ履歴情報記録停止時間帯に実行されたジョブのログを再利用しようとすることによって、リンクログが再利用すべき画像データの参照先が確認できなくなることを防ぐ。そして、ログの不整合が発生することを防止することである。また、情報漏えい等を防ぐためのセキュリティ面を強化することである。

上記課題を解決するため、本発明は以下の構成を有する。ジョブの実行に伴って、ログと画像データとを含む、もしくはリンクログを含むジョブ履歴情報を生成する画像形成装置と、前記ジョブ履歴情報を保存して検索可能とするデータサーバとから構成されるジョブ履歴情報監査システムであって、前記画像形成装置は、ジョブの実行、及びログの生成に関する動作条件設定を取得する設定取得手段と、実行された前記ジョブのログと当該ログに紐付けられる画像データが、前記リンクログによって参照先としてリンクされる可能性があるジョブか否かを判定するジョブ判定手段と、前記ログに紐付けられる前記画像データに対して、ジョブ履歴情報用としての画像データが生成済みであるか否かを示す情報を付与する付与手段と、前記付与手段にて付与された前記情報に基づいてジョブ履歴情報用の画像データが作成済みか否かを判定する生成判定手段と、実行された前記ジョブのログに紐付けられる前記画像データをジョブ履歴情報用として生成する画像データ生成手段と、実行された前記ジョブのログ、もしくは、リンクログを生成するログ生成手段と、前記動作条件設定に応じて、前記ログと当該ログに紐付けられたジョブ履歴情報用の画像データとを含む、もしくはリンクログを含む前記ジョブ履歴情報を前記データサーバへ送信する送信手段とを有し、前記リンクログは、前記ジョブが前記データサーバに保存されている前記ジョブ履歴情報用の画像データを利用する際の当該画像データの参照先としての情報を含み、前記画像データ生成手段は、前記ジョブ判定手段によってリンクされる可能性があるジョブと判定され、かつ、前記生成判定手段によって生成済みでないと判定された場合に前記ジョブ履歴情報用の画像データを生成する。

ネットワーク削減を実現しつつ、ログの不整合が発生することが可能となる。併せて、情報漏えい等を防ぐためのセキュリティ面を向上することができる。

本実施形態に係るジョブ履歴情報監査システムの全体構成図である。 本実施形態に係る検索サーバ、画像処理サーバ、及び、データサーバのハードウェア構成図である。 本実施形態に係るデジタル複合機の構成を示すブロック図である。 本実施形態に係るデジタル複合機、検索サーバ、画像処理サーバ、データサーバのソフトウェア構成の例を示すブロック図である。 本実施形態に係るデジタル複合機が実行するジョブの内容を示した図である。 本実施形態に係るデジタル複合機が記録するジョブ履歴情報のデータ構成例を示す図である。 本実施形態に係るデジタル複合機が生成するログの例の図である。 本実施形態に係るデータサーバに保存されるジョブ履歴情報及びジョブ履歴情報の設定の例である。 本実施形態に係るデジタル複合機及び画像処理サーバに関する動作条件の設定を示すフロー図である。 本実施形態に係るデジタル複合機の動作フロー図である。 本実施形態に係るデジタル複合機のジョブ実行処理を示すフロー図である。 本実施形態に係るジョブ履歴情報の送受信処理を示すフロー図である。 第二の実施形態に係るデジタル複合機のジョブ実行処理を示すフロー図である。 第三の実施形態に係るデジタル複合機のジョブ実行処理を示すフロー図である。 第四の実施形態に係るデジタル複合機及び画像処理サーバの動作条件設定処理を示すフロー図である。 第四の実施形態に係るデジタル複合機のジョブ実行処理を示すフロー図である。 本実施形態に係るデジタル複合機における設定画面の例図である。

＜第一の実施形態＞
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。なお、本明細書では、画像形成装置であるデジタル複合機に再利用可能な画像データを保存するジョブを「入力ジョブ」と呼ぶ。入力ジョブにより保存された画像データを印刷するなどの再利用時のジョブを「出力ジョブ」と呼ぶ。さらに、前述の「ジョブ履歴情報」については以下の「ログ」と「画像データ」を合わせたものとして定義する。入力された画像をデータ化した画像データや前記画像データを縮小した縮小画像データを「画像データ」と呼ぶ。ジョブを実行したユーザ情報、実行した日時情報、実行したデジタル複合機を特定する情報（ＩＰアドレスや、シリアル番号）、実行したジョブの種類といった情報を「ログ」と呼ぶ。「ログ」の中でも、すでにサーバに保存した「画像データ」へのリンクを保持するログを「リンクログ」と呼ぶ。（「リンクログ」を含むジョブ履歴情報には、画像データは含まれない。）
図１は、本発明における実施形態に係るジョブ履歴情報監査システムの全体構成図である。ここではネットワーク上に画像形成装置としての一例であるデジタル複合機１０、検索サーバ２０、画像処理サーバ３０、データサーバ４０が、ネットワーク５０を介して接続されている。

デジタル複合機１０は、スキャン、プリント、コピー、電子メール、ＦＡＸなどの機能を有している。デジタル複合機１０は、機器内に画像データを保存するユーザボックスと呼ぶ機能を有しており、ユーザボックスに保存された画像データをＦＡＸ送信や電子メール送信する機能を有する。デジタル複合機１０は、機器上で実行したジョブに関して、同時にジョブ履歴情報を記録する機能を有する。

デジタル複合機１０は、入力ジョブが実行された場合、ログと画像データをローカルに一時保存し、指定された送信時間になり次第、それらを画像処理サーバ３０に送信する。出力ジョブが実行された場合は、画像データの代わりに、入力ジョブ実行時に送信された画像データの参照情報を含むログを画像処理サーバ３０に送信する。

画像処理サーバ３０は、デジタル複合機１０から送信されたジョブ履歴情報に対し、データ変換処理を行い、データサーバ４０へ保存する。ここでのデータ変換処理とは、画像データに対して、ＯＣＲ処理を行ってテキスト情報を抽出したり、画像データのフォーマットを変換したりする処理である。データ変換処理によって得られたテキスト情報は、ジョブ履歴情報と紐付けられてデータサーバ４０に保存され、ジョブ履歴情報の検索に利用される。また、ジョブ履歴情報とは、そのジョブを実行したユーザ情報、実行した日時情報、実行したデジタル複合機を特定する情報（ＩＰアドレスや、シリアル番号）、実行したジョブの種類といった情報を含んでいる。さらに、入力された画像をデータ化した画像データや前記画像データを縮小した縮小画像データを含んでもよい。

データサーバ４０には画像処理サーバ３０から送信された画像データ、ジョブ履歴情報に関連付けられたテキスト情報、ログが保存される。なお、本実施形態ではデータサーバにデータベースが存在することを前提としているが、ジョブ履歴情報を保存でき、検索可能な状態で保持できる記憶手段であれば、データベースであっても、ファイルシステムであっても構わない。本実施形態では、検索サーバ２０から検索可能となっている。データサーバ４０に保存されたジョブ履歴情報は、所定の条件を満たすと削除される。所定の条件とは通常、ジョブ履歴情報の保存期間であり、一定の期間が経過したジョブ履歴情報から順次削除される。削除処理は、たとえば１日に１回など、所定のタイミングで実行される。

検索サーバ２０は、ユーザから検索条件を受け付け、データサーバ４０に保存されたジョブ履歴情報から検索条件に合致するものを取得し、ユーザに提示する。検索条件としては、ジョブの実行者、実行日時などのジョブ属性やテキスト情報に含まれる文字列などがある。指定された検索条件をキーワードに、データサーバ４０に保存されたジョブ履歴情報を検索する。

図１において、各ＰＣは別々の構成要素として記載しているが、１台のＰＣにこれらの機能が含まれている構成でもかまわない。また、これらの機能が任意の組み合わせで、任意の台数のＰＣに含まれていても構わない。

図２は、図１に示した検索サーバ２０、画像処理サーバ３０、及び、データサーバ４０のそれぞれを構成する各ＰＣのハードウェア構成図である。図２に示されるハードウェア構成図は一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当するものとし、本実施形態の各ＰＣには一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。

図２において、ＣＰＵ１００は、ＲＯＭ１０２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、或いはハードディスク１０９からＲＡＭ１０１にロードされたＯＳやアプリケーション等のプログラムを実行する。以下、いずれの処理フローにおいても同様である。ここでＯＳとはコンピュータ上で稼動するオペレーティングシステムの略語であり、以下オペレーティングシステムのことをＯＳと呼ぶ。後述する各フローチャートの処理はこのプログラムの実行により実現できる。ＲＡＭ１０１は、ＣＰＵ１００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ１０３は、キーボード１０７やポインティングデバイス（不図示）からのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ１０４は、各種ディスプレイ１０８の表示を制御する。ディスクコントローラ１０５は、各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）１０９やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）等におけるデータアクセスを制御する。ＮＣ１０６はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。

図３は、図１に示したデジタル複合機１０の構成を示すブロック図である。コントローラユニット２３３は、画像入力デバイスであるスキャナ２３１や画像出力デバイスであるプリンタ２３２と接続している。また一方では、ネットワーク（ＬＡＮ）２４０や公衆回線（ＷＡＮ）２５０と接続している。これによって、画像データやデバイス情報の入出力を行う。

コントローラユニット２３３において、ＣＰＵ２００は、システム全体を制御するコントローラである。ＲＡＭ２０１は、ＣＰＵ２００が動作するためのシステムワークメモリであり、入力された画像データを一時記憶するための画像メモリ（バッファメモリ）でもある。ＲＯＭ２０２は、ブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムが保存されている。ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２０３は、システムソフトウェア、ジョブ履歴情報、ユーザボックス内の画像データなどを保存する。本実施形態の特徴である、デジタル複合機内にジョブ履歴情報を保存したり、ジョブ履歴情報をサーバに送信したりする機能は、ＨＤＤ２０３に保存されたシステムソフトウェアで実現する。操作部Ｉ／Ｆ２０４は、操作部２３４とのインタフェース部であり、操作部２３４に表示する画面データを操作部２３４に対して出力する。また、操作部Ｉ／Ｆ２０４は、操作部２３４からオペレータが入力した情報を、ＣＰＵ２００に伝える役割をする。なお、操作部２３４は、デジタル複合機に設置された画面であっても、ＰＣなどの外部機器からリモートでデジタル複合機内のプログラムが提供する画面（ディスプレイ１０８）であっても構わない。ネットワーク部（Ｎｅｔｗｏｒｋ）２０５は、ネットワーク（ＬＡＮ）２４０に接続し、情報の入出力を行う。モデム（ＭＯＤＥＭ）２０６は、公衆回線（ＷＡＮ）２５０に接続し、画像データの入出力を行う。以上のデバイスがシステムバス２０７上に配置される。イメージバス（Ｉｍａｇｅ Ｂｕｓ）Ｉ／Ｆ２０８は、システムバス２０７と画像データを高速で送信する画像バス２０９を接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス２０９上には以下のデバイスが配置される。

ラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）２１０は、ＰＤＬコードをビットマップイメージに展開する。デバイスＩ／Ｆ部２１１は、画像入出力デバイスであるスキャナ２３１及びプリンタ２３２とコントローラユニット２３３を画像入力部インタフェース２１２及び印刷部インタフェース２１３を介して接続し、画像データの変換を行う。スキャナ画像処理部２１４は、入力画像データに対し補正、加工、編集を行う。また、スキャナ画像処理部２１４は、入力された画像データがカラー原稿か白黒原稿かを画像データの彩度信号から判断し、その結果を保持する機能を有する。プリンタ画像処理部２１５は、出力画像データに対し補正、加工、編集を行う。画像回転部２１６は、スキャナ画像処理部２１４と連携して、スキャナ２３１からの画像読み込みと同時に画像データを回転し、メモリ上に保存する。また、メモリ上にある画像データを回転し、メモリ上に保存、もしくはメモリ上にある画像データをプリンタ画像処理部２１５と連携して回転しながら印字出力することもできる。画像圧縮部２１７は、多値画像データにはＪＰＥＧ、２値画像データにはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＲ、ＭＨの圧縮伸長処理を行う。解像度変換部２１８は、メモリ上にある画像データを解像度変換処理し、メモリ上に保存する。色空間変換部２１９は、マトリクス演算により、たとえばメモリ上にあるＹＵＶ画像データをＬａｂ画像データに変換し、メモリ上に保存する。階調変換部２２０は、例えばメモリ上にある８ｂｉｔ、２５６階調の画像データを誤差拡散処理などの手法により１ｂｉｔ、２階調に変換し、メモリ上に保存する。画像回転部２１６、画像圧縮部２１７、解像度変換部２１８、色空間変換部２１９、階調変換部２２０は、それぞれ連結して動作することが可能である。例えばメモリ上の画像データを画像回転、解像度変換する場合は、両処理を、メモリを介することなしに行うことができる。

図４は、図１に示したデジタル複合機１０、検索サーバ２０、画像処理サーバ３０、データサーバ４０のソフトウエア構成の例を示すプロック図である。デジタル複合機１０において、メイン制御部３００は、デジタル複合機１０の全体を制御し、後述の各部に対する指示、管理を行う。また、ＵＩ制御部３０１からのユーザ指示内容に従いジョブ制御部３０２へのジョブ実行指示、及び、ジョブ履歴情報制御部３０４へのジョブ履歴情報生成指示を行う。ＵＩ制御部３０１は、デジタル複合機１０におけるユーザ操作に関する処理を全般的に制御する。具体的には、ユーザインタフェースをデジタル複合機１０の操作部２３４に表示し、ユーザから受け取った指示内容をメイン制御部３００へ渡す。ジョブ制御部３０２は、メイン制御部３００を介してユーザの指示を受け取り、指定されたジョブを実行する。この際、メイン制御部３００、及び、ファイル操作部３０３を介して、ＨＤＤ２０３内の設定情報、画像データ、及び、ジョブ履歴情報を参照する。ファイル操作部３０３は、ＨＤＤ２０３内の設定情報、画像データ、及び、ジョブ履歴情報を入出力するための制御部であり、各部からの処理要望を受けて処理を実行する。ジョブ履歴情報制御部３０４は、メイン制御部３００からの指示に従い、ジョブ実行時にジョブ履歴情報を生成し、ファイル操作部３０３を介してジョブ履歴情報を保存する。また、ジョブ履歴情報生成やジョブ履歴情報送信に関する設定情報を画像処理サーバ３０から受信し、ファイル操作部３０３を介して保存する。設定制御部３０５は、デジタル複合機１０に関する動作条件の設定情報を制御する。メイン制御部３００を介して、動作条件の設定指示を受け取り、ファイル操作部３０３を介して、設定情報の参照、保存を行う。

画像処理サーバ３０において、メイン制御部４００は、画像処理サーバ３０の全体を制御し、後述の各部に対する指示、管理を行う。画像処理部４０１は、メイン制御部４００からの指示に従い、画像データに対してＯＣＲ処理を行ったり、画像フォーマットの変換を行ったりする。ＵＩ制御部４０２は、画像処理サーバ３０のディスプレイ１０８にユーザインタフェースを表示し、キーボード１０７を用いたユーザからの指示を受け付ける。ユーザが指定した設定情報は、メイン制御部４００を介して、データサーバ４０に保存する。設定制御部４０３は、画像処理サーバ３０に関する動作条件の設定情報を制御する。メイン制御部４００を介して、動作条件の設定指示を受け取り、データサーバ４０に設定情報を保存する。

データサーバ４０において、ジョブ履歴情報制御部５００は、画像処理サーバ３０のメイン制御部４００を介して、ジョブ履歴情報参照、保存指示を受け付け、指示に従ったジョブ履歴情報の制御を行う。設定制御部５０１は、画像処理サーバ３０のメイン制御部４００を介して、各構成要素の設定情報に関する参照、保存指示を受け付け、指示に従った設定情報の制御を行う。検索制御部５０２は、検索サーバ２０からの検索条件、検索実行指示を受け付け、検索結果を返す。ファイル操作部５０３は、各制御部からの指示を受け付け、ＨＤＤ２０３内の設定情報、ジョブ履歴情報の参照、保存を行う。

検索サーバ２０において、検索メイン制御部６００は、検索サーバ２０の全体を制御し、後述の各部に対する指示、管理を行う。検索制御部６０１は、検索処理を制御する。検索メイン制御部６００から受け取った検索条件を基に、データサーバ４０の検索制御部５０２に対し検索を指示し、検索結果を受信する。また、必要に応じて検索結果のソート等も行い、検索結果を検索メイン制御部６００へ渡す。ＵＩ制御部６０２は検索条件を設定するため、検索サーバ２０のディスプレイ１０８にユーザインタフェースを表示し、キーボード１０７を用いたユーザからの検索条件を受け付ける。受け取った検索条件は、検索メイン制御部６００を介して、検索制御部６０１へ渡される。また、ＵＩ制御部６０２は、検索メイン制御部６００を介して、検索制御部６０１から受け取った検索結果を、ユーザインタフェースを介してユーザに提示する。

図５は、デジタル複合機１０が実行するジョブについて、入力ジョブと出力ジョブの分類、画像データの記録方法、および、出力ジョブの場合にはその参照情報となりうる入力ジョブを定義し、リストとして示した図である。ここでの入力ジョブとは、デジタル複合機１０のジョブの実行時に、画像が入力されるジョブである。例えばＣＯＰＹジョブは、スキャナ２３１で読み取られた原稿を入力画像とする入力ジョブである。入力ジョブが実行された場合、ジョブ履歴情報としてログと画像データを記録する。このとき、画像データを一意に識別するための文書ＩＤを付与する。また、出力ジョブとは、入力ジョブによってデジタル複合機１０に入力された画像データを出力するジョブである。例えば、ＢＯＸ−ＰＲＩＮＴジョブは、前もってＢＯＸ格納ジョブによってＨＤＤ２０３内のユーザボックス領域に格納された画像データを使用して、印刷を行う。出力ジョブが実行された場合、画像データの代わりに参照先情報として、使用した画像データの文書ＩＤを記録する。ジョブ履歴情報を記録するかの情報は、どのジョブに対してジョブ履歴情報を記録するかをユーザが、画像処理サーバ３０または操作部２３４において指定した設定情報を元に決定する。なお、ジョブの定義はここで示されたものに限定するものではなく、他のジョブを定義してもよいし、各ジョブが有する項目を追加してもよい。

出力ジョブの参照先情報となりうる入力ジョブとは、実行されたジョブが出力ジョブの場合には、その参照情報として参照される可能性のある入力ジョブをリストアップしたものである。これらの入力ジョブがジョブ履歴情報を記録しないと指定されていたとしても、出力ジョブの参照先情報を空にしないために、リストアップされた入力ジョブのジョブ履歴情報は記録する。例えば、ユーザは「ＳＣＡＮジョブ／ＢＯＸ格納ジョブ」をジョブ履歴情報記録しないと指定した場合でも、ユーザが「送信ジョブ（ＦＡＸ／Ｉ−ＦＡＸ／ＳＥＮＤ）」をジョブ履歴情報記録すると指定したとする。この場合、自動的に出力ジョブの参照先情報となりうる入力ジョブ「ＳＣＡＮジョブ／ＢＯＸ格納ジョブ／受信ジョブ（ＦＡＸ／Ｉ−ＦＡＸ）」のジョブ履歴情報記録が行われる。

図６は、デジタル複合機１０がＨＤＤ２０３に記録するジョブ履歴情報のデータ構成例を示す図である。この例では、入力ジョブのジョブ履歴情報として、ログ７００と、ページ毎の画像データ７０１、７０２が連続して記録され、また、出力ジョブのジョブ履歴情報として、リンクログ７０３、７０４が記録されている。ジョブ属性、ページ属性には、フォーマットバージョン、データサイズなどから構成されるヘッダ情報が付加されて記録される。画像データは、該ジョブの内容を表すデータである。画像フォーマットであることが最も多いが、テキストデータや非画像フォーマットのバイナリなどであっても良い。画像データの形式や、画像フォーマットの場合の画像サイズ、解像度などがページ属性に記録される。ジョブ履歴情報には、参照する文書ＩＤが含まれている。入力ジョブの場合には、文書ＩＤを含むログと、その文書ＩＤを持つ画像データが合わせて記録される。出力ジョブの場合には、画像データはなく、リンクログには使用した画像データの文書ＩＤが記録される。すなわち、入力ジョブのログと、その入力ジョブによって入力された画像データを利用した出力ジョブのリンクログは、同一の文書ＩＤを持つ。

図７は、デジタル複合機１０のジョブ履歴情報制御部３０４が生成するログの例である。ここでは、ログをＸＭＬ形式で記録している。この例では、ログを表すルートのｌｏｇＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ要素７０１は、ｄｅｖｉｃｅＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ要素７０２と、ｕｓｅｒＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ要素７０３と、ｊｏｂＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ要素７０４を含んでいる。ｄｅｖｉｃｅＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ要素７０２は、デバイス名、シリアル番号などのデバイス情報を表す。ｕｓｅｒＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ要素７０３は、部門ＩＤ、ユーザ名などのユーザ情報を表す。ｊｏｂＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ要素７０４は、ジョブ種、ジョブ名、開始日時などのジョブ情報を示す。ここでｄｏｃｕｍｅｎｔＩＤ要素７０５は、文書ＩＤであり、入力ジョブによって入力された画像データを示すユニークな値である。また、ｄｏｃｕｍｅｎｔＦｌａｇは画像データフラグであり、画像データがある場合はｙｅｓが記録され、画像データがない場合はｎｏが記録される。出力ジョブのジョブ属性の場合、画像データフラグはｎｏであり、この場合、文書ＩＤは他の入力ジョブの画像データを示す参照情報となる。

図８（ａ）は、データサーバ４０に保存されているジョブ履歴情報の例である。ここでは、ログＩＤ＝００００１として、２００９年４月１日に実行されたＢＯＸ格納ジョブの履歴が保存されている。このログに対応する文書ＩＤ８０１は“ａａａａａ”であり、このジョブは入力ジョブであるので、同時に文書ＩＤ“ａａａａａ”の画像データがデータサーバ４０に保存されている。同様に、２００９年４月１０日に実行されたログＩＤ＝００００２のＣＯＰＹジョブ（入力ジョブ）は、文書ＩＤ“ｂｂｂｂｂ”を持つログと画像データとしてデータサーバに保存されている。なお、ジョブ履歴情報は、ここで示されている項目に限定されるわけではなく、他の項目を含んでいてよい。

図８（ｂ）は、図８（ａ）と同様にデータサーバ４０に保存されたジョブ履歴情報の例であり、図８（ａ）の状態から新たに出力ジョブが入力された状態を示している。２００９年４月２０日に実行されたログＩＤ＝００００３のＢＯＸ−ＰＲＩＮＴジョブは、出力ジョブである。そのため、文書ＩＤ“ａａａａａ”となっており、以前に実行された入力ジョブの文書ＩＤを参照しているリンクログとなる。すなわち、ログＩＤ＝００００１のＢＯＸ格納ジョブと、ログＩＤ＝００００３のＢＯＸ−ＰＲＩＮＴジョブは、同一の画像データとなっている。そのため、図８（ａ）では、画像データは新たに保存されていない。

図８（ｃ）は、データサーバ４０に保存されたジョブ履歴情報を記録する時間帯に関する設定情報の例を示している。ジョブ履歴情報監視システムは、この設定情報に従ってジョブ履歴情報を記録するか否かを決定する。具体的には、画像処理サーバ３０がユーザから受け付けた設定情報をデータサーバ４０へ保存する。また、デジタル複合機１０の設定情報取得要求に応じて、画像処理サーバ３０がデータサーバ４０から設定情報を取得し、デジタル複合機１０に設定情報を通知する。このように、設定情報に従ったジョブ履歴情報を記録する。ここで示された項目の「全ての時間で記録する」には、各曜日に対して、すべての時間帯でジョブ履歴情報を記録するか否かをＹｅｓ／Ｎｏで示し、Ｎｏの場合には、記録する時間帯を指定することができる。この例では、時間帯を２つまで指定可能として午前中の業務時間帯および午後の業務時間帯を指定しているが、指定可能な時間帯は１つであっても構わないし、３つ以上であっても構わない。

図９は、本実施形態におけるデジタル複合機１０及び画像処理サーバ３０に関する動作条件を設定する処理を示すフロー図である。動作条件設定は、ユーザが画像処理サーバ３０のＵＩ制御部４０２において指定し、画像処理サーバ３０は指定された設定をデータサーバ４０のファイル操作部５０３を介してＨＤＤ１０９に保存することを想定している。しかし、設定情報をデータサーバ４０のＨＤＤ１０９に保存するのではなく、画像処理サーバ３０のＨＤＤ１０９に保存しても構わない。Ｓ１００において、ユーザはＵＩ制御部４０２を介して、すべてのジョブ種をジョブ履歴情報として記録するか否かを指定する。すべてのジョブ種を記録しない場合には、ジョブ履歴情報を記録するジョブ種を指定する。Ｓ１０１において、設定制御部４０３は、指定されたジョブ種に対する入力ジョブリストを内部的に生成する。この情報は図５に示した出力ジョブの参照先情報となりうる入力ジョブをリスト化したものである。このリストに載ったジョブ種は、図５の「ジョブ履歴情報を記録するか」の設定で、そのジョブ種自身はジョブ履歴情報を記録しないと指定されていたとしても、ジョブ履歴情報を記録する対象となる。図５を用いて例を具体的に述べると、ＣＯＰＹジョブ、ＰＤＬ−ＰＲＩＮＴジョブ、ＳＣＡＮジョブ／ＢＯＸ格納ジョブ、受信ジョブ（ＦＡＸ／Ｉ−ＦＡＸ）のジョブが該当する。Ｓ１０２において、ユーザはＵＩ制御部４０２を介して、ジョブ履歴情報を記録する曜日及びジョブ履歴情報を記録する時間帯の指定を行う。Ｓ１０３において、ユーザはＵＩ制御部４０２を介して、ジョブ履歴情報の送信可能な時間帯の指定を行う。Ｓ１０４において、ユーザはＵＩ制御部４０２を介して、デジタル複合機１０が画像処理サーバ３０に問い合わせに行くタイミングを指定する。問い合わせする内容は、動作条件の設定内容変更の有無、及び、変更があった場合の変更内容である。ここで指定するタイミングは、一定間隔で問い合わせを行うための時間でも構わないし、毎日１９：００や毎週土曜日１０：００などの日時や曜日、及び、問い合わせ開始時間等のスケジュールを指定しても構わない。Ｓ１０５において、ＵＩ制御部４０２はメイン制御部４００、設定制御部５０１を介して、ユーザがＳ１００以降で指定した設定情報をデータサーバ４０のＨＤＤ１０９に保存する。

図１０（ａ）は、デジタル複合機１０が起動時の初期化処理の一環として、動作条件設定情報を取得するフロー図である。本フローは、デジタル複合機１０が起動した際、メイン制御部３００は初期化処理を実行するタイミングで、メイン制御部３００の指示によって開始されるフローである。Ｓ２００において、設定制御部３０５は、ＨＤＤ２０３に保存した動作条件設定情報、および設定情報問い合わせスケジュールを読み込む。読み込んだ情報は、ＲＡＭ２０１に保存され、この情報に基づいてメイン制御部３００は各制御部に指示を行う。なお、動作条件設定情報は、図９でユーザによって指定された全ての動作条件である。また、設定情報問い合わせスケジュールとは、図９のＳ１０４で指定されたデジタル複合機が定期的に画像処理サーバ３０に動作条件設定情報を問い合わせに行くタイミングの情報である。

図１０（ｂ）は、図９に示した画像処理サーバ３０において設定した動作条件の設定情報を、デジタル複合機１０が画像処理サーバ３０に問い合わせする処理を示すフロー図である。本フローは、画像処理サーバ３０への設定情報問い合わせスケジュールに指定された時刻になった際に実行される処理である。Ｓ２１０において、メイン制御部３００は、画像処理サーバ３０のメイン制御部４００へ設定情報の取得要求を送信する。Ｓ２１１において、メイン制御部３００は、画像処理サーバ３０のメイン制御部４００から動作条件の設定情報を受信する。Ｓ２１２において、メイン制御部３００は、ファイル操作部３０３を介して、ＨＤＤ２０３に動作条件の設定情報を保存する。また、図１０（ａ）のＳ２００において、ＲＡＭ２０１に保存した情報も更新する。なお、本実施形態では、デジタル複合機１０が画像処理サーバ３０へ問い合わせを行うことを想定しているが、画像処理サーバ３０からデジタル複合機１０に対して設定変更を通知する、という実施形態でもかまわない。

図１１は、デジタル複合機１０におけるジョブの実行処理を示すフロー図である。Ｓ３００において、デジタル複合機１０のメイン制御部３００は、ＵＩ制御部３０１を介してユーザからの指示、または、ユーザがあらかじめ設定しておいたタイマー設定によって、ジョブ実行の指示を受け付ける。メイン制御部３００は、ジョブ制御部３０２に指定されたジョブ実行指示を行い、また、ジョブ履歴情報制御部３０４にジョブ履歴情報記録指示を行う。Ｓ３０１において、ジョブ制御部３０２はジョブを実行する。Ｓ３０２において、図１０（ａ）のＳ２００または図１０（ｂ）のＳ２１２において保存した動作条件設定情報から、ジョブを実行した時間がジョブ履歴情報を記録する時間帯であるかを判定する。Ｓ３０２にて、ジョブ履歴情報記録時間帯でないと判定された場合には、本処理フローを終了する。ジョブ履歴情報記録時間帯である場合には、Ｓ３０４において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、ジョブ履歴情報記録対象のジョブ種であるかを判定する。ジョブ履歴情報記録対象のジョブか否かは図５に示した情報を基にジョブ判定をする。これによりジョブ判定手段を実現する。本実施形態では、図５に示す情報も動作条件の設定情報の一部として、デジタル複合機１０が画像処理サーバ３０から問い合わせることを想定している。しかし、デジタル複合機１０が画像処理サーバ３０から通知を受ける形式でもかまわない。Ｓ３０４にて、記録対象のジョブ種でないと判定された場合には、本処理フローを終了する。実行されたジョブがジョブ履歴情報記録対象のジョブ種だった場合、Ｓ３０５において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、図９のＳ１０１で生成した入力ジョブリストの中に、実行したジョブ種が入っているかを判定する。入力ジョブリストの中に実行したジョブ種が入っていない場合（すなわち、出力ジョブの場合）、ジョブ履歴情報記録対象として扱い、かつ、Ｓ３０６以降でジョブ履歴情報として送信用の画像データが作成済みか否かを判定する。入力ジョブリストの中に実行したジョブ種が入っていた場合には、Ｓ３０８へ移行する。なお、ここでの送信用の画像データとは、ログとにログに紐付けられた画像データとをジョブ履歴情報として送信するために生成した画像データを指す。以下、ジョブ履歴情報用画像データと称する。

Ｓ３０６において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、ジョブ実行対象の画像データの作成日時と更新日時を含む日付情報を取得する。本実施形態においては、これにより日付取得手段を実現する。Ｓ３０７において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、Ｓ３０６で取得した作成日時と更新日時とを比較し、時間的な差があるかを判定する。本実施形態においては、これにより日付比較手段を実現する。時間的な差がない（一致する）場合には、画像処理サーバ３０にはジョブ履歴情報用の画像データが未作成であると判定し、Ｓ３０８へ移行する。本実施形態では、Ｓ３０６及びＳ３０７により生成判定手段を実現する。作成日時と更新日時とに時間的な差があれば、生成済みであるとし、Ｓ３１０へ移行する。Ｓ３０８では、ジョブ履歴情報制御部３０４は、画像処理サーバ３０へ送信するためのジョブ履歴情報用の画像データを生成する。これはＨＤＤ２０３に保存されている画像データをそのまま使用しても構わないし、軽量な通信を実現するために解像度を粗くすることなどによる、サイズを抑えるための画像データを新たに生成しても構わない。これにより画像データ生成手段を実現する。Ｓ３０９において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、ファイル操作部３０３を介して、ＨＤＤ２０３に保存されている画像データの更新日時を、現在の日時に更新する。Ｓ３１０において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、ログを生成する。ここで、Ｓ３１０のログの生成は、Ｓ３００からＳ３０９までの処理においてジョブ履歴情報用画像データを生成した場合（すなわち、データサーバに新たに再利用可能な画像データを保存する場合）には、ログを作成する。これに対し、ジョブ履歴情報用画像データを生成していない場合（すなわち、すでにジョブ履歴情報用画像データがデータサーバに保存されている場合）には、リンクログを生成する。これにより、ログ生成手段を実現する。Ｓ３１１において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、ログと画像データとを合わせたジョブ履歴情報、もしくはリンクログのジョブ履歴情報を、ＨＤＤ２０３に一次的に保存する。

図１２（ａ）は、デジタル複合機１０におけるジョブ履歴情報を画像処理サーバ３０へ送信する処理を示すフロー図である。本フローは、図１０（ａ）および（ｂ）で取得した動作条件設定情報に応じて、送信可能時間帯になった際に実行される処理である。Ｓ４００において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、ＨＤＤ２０３に一時保存したジョブ履歴情報で、未送信のジョブ履歴情報があるか否かを判定する。未送信のジョブ履歴情報があれば、Ｓ４０１へ移行する。未送信のジョブ履歴情報がなければ、本処理を終了する。Ｓ４０１ではジョブ履歴情報制御部３０４は、ジョブ履歴情報を画像処理サーバ３０へ送信する。Ｓ４０２においてＨＤＤ２０３に一時保存したジョブ履歴情報を削除する。その後、Ｓ４００へ戻る。

図１２（ｂ）は、デジタル複合機１０から送信されたジョブ履歴情報を画像処理サーバ３０が受信する処理を示すフロー図である。Ｓ５００において、画像処理サーバ３０のメイン制御部４００は、デジタル複合機１０から、ジョブ履歴情報を受信する。Ｓ５０１において、メイン制御部４００は受信したジョブ履歴情報に対し、必要に応じて画像データに画像処理を施したり、ログを整形したり、等の処理を行う。その後、ジョブ履歴情報をデータサーバ４０のジョブ履歴情報制御部５００へ送信し、ファイル操作部５０３を介して、ＨＤＤ１０９に保存する。

以上により、ネットワーク削減を実現しつつ、リンクログの参照先となる画像データを不整合なく、保存できる。つまり、ジョブ履歴情報記録停止時間帯に実行されたジョブのログを再利用しようとすることによる、リンクログが再利用すべき画像データの参照先が確認できなくなることを防ぐことができる。

＜第二の実施形態＞
以下、本発明を実施するための第二の実施形態について図面を用いて説明する。本実施形態では、第一の実施形態との重複部分は割愛し、差分のみを説明することとする。第一の実施形態との主な差は、次のとおりである。第一の実施形態では、図１１のＳ３０６からＳ３０９において画像データの日付情報である作成日時と更新日時の差を利用して、画像データが既に画像処理サーバ３０へ送信済みか否かを判定していた。それに対し、第二の実施形態では、入力ジョブが実行された際に、画像データに関連付けたフラグを用い、画像データを画像処理サーバ３０に送付した場合にはフラグをＯＮにして、送信済みか否かを判定する。つまり、日付に基づく管理ではなく、画像データに対しフラグ管理を行う。以下に詳細を説明する。

図１３は、本実施形態に係るデジタル複合機１０におけるジョブの実行処理を示すフロー図である。Ｓ６００、Ｓ６０２からＳ６０５、及び、Ｓ６１０からＳ６１１に関しては、図１１のＳ３００、Ｓ３０２からＳ３０５、及び、Ｓ３１０からＳ３１１と同じ処理であるため、説明は省略する。Ｓ６０１において、ジョブ制御部３０２は指示されたジョブを実行する。このとき、実行されたジョブが入力ジョブであった場合、画像データに紐付けられたフラグ情報を、ファイル操作部３０３を介して、ＨＤＤ２０３に保存する。このときフラグはＯＦＦの状態とし、画像処理サーバ３０へのジョブ履歴情報用画像データは未作成であることを示す。

Ｓ６０６において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、画像データに紐付けたフラグ情報を取得する。Ｓ６０７において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、Ｓ６０６で取得したフラグ情報がＯＮであるか、ＯＦＦであるかを判定する。ＯＦＦの場合には、画像処理サーバ３０にはジョブ履歴情報用画像データが未作成であると判定し、Ｓ６０８へ移行する。ＯＮの場合には、Ｓ６１０へ移行する。本実施形態においては、Ｓ６０６及びＳ６０７によって、生成判定手段を実現する。Ｓ６０８は、Ｓ３０８と同様に、ジョブ履歴情報制御部３０４は、画像処理サーバ３０へ送信するためのジョブ履歴情報用の画像データを生成する。Ｓ６０９において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、ファイル操作部３０３を介して、ＨＤＤ２０３に保存されている画像データに関連付けられたフラグ情報をＯＮに更新する。以降の処理については、図１１と同様である。

以上により、ネットワーク削減を実現しつつ、リンクログの参照先となる画像データを不整合なく、保存できる。つまり、ジョブ履歴情報記録停止時間帯に実行されたジョブのログを再利用しようとすることによる、リンクログが再利用すべき画像データの参照先が確認できなくなることを防ぐことができる。

＜第三の実施形態＞
以下、本発明を実施するための第三の実施形態について図面を用いて説明する。本実施形態では、第一の実施形態との差分のみを説明することとする。第一の実施形態との主な差は、次のとおりである。第一の実施形態では、ジョブ履歴情報を記録する時間帯に出力ジョブが実行された場合に、ジョブ履歴情報としてデータサーバ４０に保存するための画像データを作成していた。本実施形態では、ネットワーク負荷を軽減するよりもセキュリティホールを作らないことに重点を置くため、ジョブ履歴情報を記録しない時間帯として設定されている場合であっても、入力ジョブのジョブ履歴情報を記録する実施形態である。以下に詳細を説明する。

図１４は、本実施形態に係るデジタル複合機１０におけるジョブの実行処理を示すフロー図である。Ｓ３０００、及び、Ｓ３００１は、図１１のＳ３００、Ｓ３０１と同じ処理であるため、説明は省略する。Ｓ３００２において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、ジョブ履歴情報記録対象のジョブ種であるかを判定する。図１１のＳ３０４と同様であるため、詳細な説明は省略する。ジョブ履歴情報記録対象のジョブ種である場合には、ジョブ履歴情報を残すべき入力ジョブであるか否かを判定するためＳ３００３へ移行する。ジョブ履歴情報記録対象のジョブ種でない場合には、ジョブ履歴情報を記録する時間帯であるか否かを判定するためＳ３００５へ移行する。Ｓ３００３では、ジョブ履歴情報制御部３０４は、Ｓ３００１で実行されたジョブが入力ジョブリストに列挙されているかを判定する。ここでの入力ジョブリストは、図９のＳ１０１で生成したリストのことである。実行されたジョブが入力ジョブリストに列挙されていない場合は、本処理フローを終了する。実行されたジョブが入力ジョブリストに列挙されている場合、Ｓ３００４において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、ジョブ履歴情報用画像データを生成する。この処理は図１１におけるＳ３０８と同様であるため、詳細は省略する。Ｓ３００５において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、ジョブが実行された時間が、ジョブ履歴情報を記録する時間帯か否かを判定する。図１１のステップＳ３０２と同様の処理であるため、詳細な説明は省略する。ジョブ履歴情報記録時間帯で無い場合には、本処理フローを終了する。ジョブ履歴情報を記録する時間帯だった場合には、Ｓ３００６へ移行し、画像データのリンク情報を生成する。リンク情報については、具体的には文書ＩＤのことであり、図６、及び図８において説明済みであるため、ここでの説明は省略する。Ｓ３００７、及びＳ３００８に関しては、図１１のＳ３１０及びＳ３１１と同様の処理であるため、説明は省略する。

本実施形態において、画像処理サーバ３０にて設定する動作条件の設定フロー、及び、設定取得フローについては、図９、及び図１０と同様であるため、説明を省略する。また、生成したジョブ履歴情報を、デジタル複合機１０から画像処理サーバ３０へ送信する処理は、第一の実施形態の図１２と同様であるため、説明を省略する。

以上により、ネットワーク削減を実現しつつ、ログの不整合が発生することが可能となる。併せて、情報漏えい等を防ぐためのセキュリティ面を向上することができる。

＜第四の実施形態＞
以下、本発明を実施するための第四の形態について図面を用いて説明する。本実施形態では、第三の実施形態との差分のみを説明することとする。第三の実施形態との主な差分は、次のとおりである。第三の実施形態では、ネットワーク負荷を軽減するよりもセキュリティホールを作らないことに重点を置くため、ジョブ履歴情報を記録しない時間帯として設定されているであっても、入力ジョブのジョブ履歴情報を記録していた。第四の実施形態では、ネットワーク負荷を軽減し、かつ、セキュリティホールを作らないことにも重点を置くため、ジョブ履歴情報を記録しない時間帯に実行された入力ジョブの画像データを再利用しようとした場合、その操作を禁止する実施形態である。以下に詳細を説明する。

図１５は、本実施形態に係るデジタル複合機１０及び画像処理サーバ３０に関する動作条件を設定する処理を示すフロー図である。Ｓ４０００からＳ４００２、及び、Ｓ４００４からＳ４００６に関しては、図９のＳ１００からＳ１０２、及び、Ｓ１０３からＳ１０５と同じ処理であるため、説明は省略する。Ｓ４００３において、ユーザが、ＵＩ制御部４０２を介して、ジョブ履歴情報を記録しない時間帯に実行された入力ジョブの画像データを再利用しようとした場合、その操作を禁止するか否かを指定する。操作を禁止すると指定した場合、ジョブ履歴情報を記録しないジョブの実行はできなくなる。ユーザがこの操作制限を設定することにより、ジョブ履歴情報を記録しない時間帯における画像データの再利用に伴うジョブ実行禁止を実現する。

図１６は、本実施形態に係るデジタル複合機１０におけるジョブの実行処理を示すフロー図である。Ｓ５０００は、図１４のＳ３０００と同じ処理であるため、説明は省略する。

Ｓ５００１において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、図１５のＳ４００３で指定された操作制限設定を判定する。操作制限設定がされている場合には、Ｓ５００２に移行し、設定されていない場合にはＳ５００６においてジョブを実行する。Ｓ５００２において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、ジョブ履歴情報記録対象のジョブ種であるか否かを判定する。処理の内容は、図１４のＳ３００２と同様である。ジョブ履歴情報記録対象のジョブ種だった場合は、Ｓ５００３へ移行し、記録対象のジョブ種ではなかった場合は、Ｓ５００６においてジョブを実行する。Ｓ５００３において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、Ｓ５０００で指定されたジョブが入力ジョブであるか否かを判定する。処理の内容は、図１４のＳ３００３と同様である。入力ジョブではなかった場合には、Ｓ５００４に移行し、入力ジョブだった場合には、Ｓ５００６においてジョブを実行する。Ｓ５００４において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、実行する出力ジョブが使用する画像データが、ジョブ履歴情報記録時間帯に保存されたものであるかを判定する。この判定処理は、画像データの作成日時と図１５のＳ４００２で指定した時間との比較により決定する。画像データがジョブ履歴情報記録時間帯に保存されていない場合には、Ｓ５００５に移行する。画像データがジョブ履歴情報記録時間帯に保存された場合には、Ｓ５００６においてジョブを実行する。

Ｓ５００５において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、メイン制御部３００及びＵＩ制御部３０１を介して、操作制限によりジョブ実行ができない旨を、ユーザへ通知する。Ｓ５００６のジョブ実行は、図１４のＳ３００１のジョブ実行と同様であるため、説明を省略する。Ｓ５００７において、ジョブ履歴情報制御部３０４は、実行されたジョブが入力ジョブか出力ジョブかを判定する。詳細は図１４のＳ３００３と同様のため、省略する。入力ジョブリストに列挙されていれば、Ｓ５００８へ移行する。列挙されていなければ、Ｓ５００９へ移行する。Ｓ５００８は実行されたジョブが入力ジョブの場合であり、処理の内容は、図１４のＳ３００４と同様である。Ｓ５００９は実行されたジョブが出力ジョブの場合であり、処理の内容は、図１４のＳ３００６と同様である。Ｓ５０１０およびＳ５０１１については、図１４のＳ３００７およびＳ３００８と同様であるため、説明を省略する。

図１７は、第一乃至第四の実施形態に係るデジタル複合機１０におけるジョブ履歴情報に関する設定画面の例図である。本実施形態においては、この画面をユーザからの設定を受け付ける受付手段として用いる。図９のＳ１００で示したジョブ種の指定は、「格納するジョブの種類」の項目１７０１を指定する。ジョブ種の例としては、コピー、プリント、ファクス送信、ファクス受信、ボックス、スキャン／送信等の分類に分けられている。ユーザはジョブ履歴情報を記録したいジョブの種類を指定する。図９のＳ１０２で示したジョブ履歴情報記録日時の指定は、「格納する曜日と時間帯」の項目１７０２を指定する。各曜日において全ての時間でジョブ履歴情報を記録するか、指定した時間帯のみジョブ履歴情報を記録するかを指定する。指定した時間帯のみを選択した場合、「時間帯指定」の項目１７０３でジョブ履歴情報を記録する時間帯を指定する。図９のＳ１０３で示したジョブ履歴情報の送信スケジュールの指定は、「ジョブ送信スケジュール」の項目１７０４を指定する。この画面例では、送信間隔を分単位で指定するか、もしくは、送信開始時刻を指定する。図９のＳ１０４で示した動作条件設定チェックスケジュールの指定は、「動作条件設定チェックスケジュール」の項目１７０５を指定する。この設定画面例では、送信スケジュールの指定と同様に、送信間隔を分単位で指定するか、もしくは、送信開始時刻を指定する。図１５のＳ４００３で示した操作制限設定の指定は、「ジョブ履歴情報を記録しない場合のジョブ実行」の項目１７０６で指定する。指定内容は、禁止するか否かである。禁止するとした場合には、ジョブ履歴情報記録停止時間帯に実行された入力ジョブの画像データを使った出力ジョブ、および、ジョブ履歴情報停止時間帯に実行される全てのジョブの実行を禁止する。

以上により、ネットワーク削減を実現しつつ、ログの不整合が発生することが可能となる。併せて、情報漏えい等を防ぐためのセキュリティ面を向上することができる。

＜その他の実施形態＞
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。

Claims (9)

1. ジョブの実行に伴って、ログと画像データとを含む、もしくはリンクログを含むジョブ履歴情報を生成する画像形成装置と、前記ジョブ履歴情報を保存して検索可能とするデータサーバとから構成されるジョブ履歴情報監査システムであって、
   前記画像形成装置は、
   ジョブの実行、及びログの生成に関する動作条件設定を取得する設定取得手段と、
   実行された前記ジョブのログと当該ログに紐付けられる画像データが、前記リンクログによって参照先としてリンクされる可能性があるジョブか否かを判定するジョブ判定手段と、
   前記ログに紐付けられる前記画像データに対して、ジョブ履歴情報用としての画像データが生成済みであるか否かを示す情報を付与する付与手段と、
   前記付与手段にて付与された前記情報に基づいてジョブ履歴情報用の画像データが作成済みか否かを判定する生成判定手段と、
   実行された前記ジョブのログに紐付けられる前記画像データをジョブ履歴情報用として生成する画像データ生成手段と、
   実行された前記ジョブのログ、もしくは、リンクログを生成するログ生成手段と、
   前記動作条件設定に応じて、前記ログと当該ログに紐付けられたジョブ履歴情報用の画像データとを含む、もしくはリンクログを含む前記ジョブ履歴情報を前記データサーバへ送信する送信手段と
   を有し、
   前記リンクログは、前記ジョブが前記データサーバに保存されている前記ジョブ履歴情報用の画像データを利用する際の当該画像データの参照先としての情報を含み、
   前記画像データ生成手段は、前記ジョブ判定手段によってリンクされる可能性があるジョブと判定され、かつ、前記生成判定手段によって生成済みでないと判定された場合に前記ジョブ履歴情報用の画像データを生成する
   ことを特徴とするジョブ履歴情報監査システム。
2. 前記付与手段が付与する情報は、作成日時及び更新日時を含む日付情報であり、前記画像データ生成手段により前記ジョブ履歴情報用の画像データが生成された場合には、前記日付情報を更新し、
   前記生成判定手段は、
   前記画像データの当該作成日時、及び、当該更新日時を取得する日付取得手段と、
   前記画像データの当該作成日時と当該更新日時とを比較する日付比較手段と、
   を有し、
   前記画像データ生成手段は、前記日付比較手段にて比較した結果、当該作成日時と当該更新日時とが一致する場合に、前記ジョブ履歴情報用の画像データは作成されていないと判定し、前記ジョブ履歴情報用の画像データを作成することを特徴とする請求項１に記載のジョブ履歴情報監査システム。
3. 前記付与手段が付与する情報は、生成に関するフラグであり、
   前記生成判定手段は、前記フラグに基づいて、前記ジョブ履歴情報用の画像データが作成されたか否かを判定し、
   前記画像データ生成手段は、前記生成判定手段によって当該ジョブ履歴情報用の画像データの作成がされていないと判定された場合に、前記ジョブ履歴情報用の画像データを作成し、当該フラグを更新することを特徴とする請求項１に記載のジョブ履歴情報監査システム。
4. 前記ジョブ判定手段により、当該ジョブが有する画像データが他のジョブのリンクログによって参照先としてリンクされる可能性があるジョブと判定された場合、
   前記ジョブ履歴情報の記録を停止する時間帯に実行された場合であっても前記画像データ生成手段、及び前記ログ生成手段は、実行された当該ジョブのログと当該ログに紐付けられる前記ジョブ履歴情報用の画像データを生成することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか一項に記載のジョブ履歴情報監査システム。
5. 前記設定取得手段は、前記ログを取得できない際のジョブ実行に関する制限設定を更に取得し、
   前記ジョブ実行に関する制限設定において、前記ログを取得できない際にはジョブ実行が禁止と指定されている場合に、ジョブ実行を禁止し、その旨をユーザに通知することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか一項に記載のジョブ履歴情報監査システム。
6. 前記動作条件設定は、前記ジョブ履歴情報用の画像データとして格納するジョブの種類の設定、もしくは、前記ジョブ履歴情報を記録する時間帯の設定、もしくは、ジョブ実行に関する制限設定の少なくとも一つを含むことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか一項に記載のジョブ履歴情報監査システム。
7. ジョブの実行に伴って、ログと画像データとを含む、もしくはリンクログを含むジョブ履歴情報を生成する画像形成装置であって、
   前記ジョブ履歴情報を保存して検索可能とするデータサーバに接続され、
   ジョブの実行、及びログの生成に関する動作条件設定を取得する設定取得手段と、
   実行されたジョブのログと当該ログに紐付けられる画像データが、リンクログによって参照先としてリンクされる可能性があるジョブか否かを判定するジョブ判定手段と、
   前記ログに紐付けられる前記画像データに対して、ジョブ履歴情報用としての画像データが生成済みであるか否かを示す情報を付与する付与手段と、
   前記付与手段にて付与された前記情報に基づいてジョブ履歴情報用の画像データが作成済みか否かを判定する生成判定手段と、
   実行された前記ジョブのログに紐付けられる前記画像データをジョブ履歴情報用として生成する画像データ生成手段と、
   実行された前記ジョブのログ、もしくは、リンクログを生成するログ生成手段と、
   前記動作条件設定に応じて、前記ログと当該ログに紐付けられたジョブ履歴情報用の画像データとを含む、もしくはリンクログを含む前記ジョブ履歴情報を前記データサーバへ送信する送信手段と
   を有し、
   前記リンクログは、前記ジョブが前記データサーバに保存されている前記ジョブ履歴情報用の画像データを利用する際の当該画像データの参照先としての情報を含み、
   前記画像データ生成手段は、前記ジョブ判定手段によってリンクされる可能性があるジョブと判定され、かつ、前記生成判定手段によって生成済みでないと判定された場合に前記ジョブ履歴情報用の画像データを生成する
   ことを特徴とする画像形成装置。
8. ジョブの実行に伴って、ログと画像データとを含む、もしくはリンクログを含むジョブ履歴情報を生成する画像形成装置と、前記ジョブ履歴情報を保存して検索可能とするデータサーバとから構成されるジョブ履歴情報監査システムの制御方法であって、
   前記画像形成装置において、
   前記画像形成装置の設定取得手段が、ジョブの実行、及びログの生成に関する動作条件設定を取得する設定取得工程と、
   前記画像形成装置のジョブ判定手段が、実行された前記ジョブのログと当該ログに紐付けられる画像データが、前記リンクログによって参照先としてリンクされる可能性があるジョブか否かを判定するジョブ判定工程と、
   前記画像形成装置の付与手段が、前記ログに紐付けられる前記画像データに対して、ジョブ履歴情報用としての画像データが生成済みであるか否かを示す情報を付与する付与工程と、
   前記画像形成装置の生成判定手段が、前記付与工程にて付与された前記情報に基づいてジョブ履歴情報用の画像データが作成済みか否かを判定する生成判定工程と、
   前記画像形成装置の画像データ生成手段が、実行された前記ジョブのログに紐付けられる前記画像データをジョブ履歴情報用として生成する画像データ生成工程と、
   前記画像形成装置のログ生成手段が、実行された前記ジョブのログ、もしくは、リンクログを生成するログ生成工程と、
   前記画像形成装置の送信手段が、前記動作条件設定に応じて、前記ログと当該ログに紐付けられたジョブ履歴情報用の画像データとを含む、もしくはリンクログを含む前記ジョブ履歴情報を前記データサーバへ送信する送信工程と
   を有し、
   前記リンクログは、前記ジョブが前記データサーバに保存されている前記ジョブ履歴情報用の画像データを利用する際の当該画像データの参照先としての情報を含み、
   前記画像データ生成工程は、前記ジョブ判定工程によってリンクされる可能性があるジョブと判定され、かつ、前記生成判定工程によって生成済みでないと判定された場合に前記ジョブ履歴情報用の画像データを生成する
   ことを特徴とする制御方法。
9. 画像形成装置を、
   動作条件設定を取得する設定取得手段と、
   実行されたジョブのログと当該ログに紐付けられる画像データが、リンクログによって参照先としてリンクされる可能性があるジョブか否かを判定するジョブ判定手段と、
   前記ログに紐付けられる前記画像データに対して、ジョブ履歴情報用としての画像データが生成済みであるか否かを示す情報を付与する付与手段と、
   前記付与手段にて付与された前記情報に基づいてジョブ履歴情報用の画像データが作成済みか否かを判定する生成判定手段と、
   実行された前記ジョブのログに紐付けられる前記画像データをジョブ履歴情報用として生成する画像データ生成手段と、
   実行された前記ジョブのログ、もしくは、リンクログを生成するログ生成手段と、
   前記動作条件設定に応じて、前記ログと当該ログに紐付けられたジョブ履歴情報用の画像データとを含む、もしくはリンクログを含む前記ジョブ履歴情報を前記データサーバへ送信する送信手段と
   して機能させ、
   前記リンクログは、前記ジョブがデータサーバに保存されている前記ジョブ履歴情報用の画像データを利用する際の当該画像データの参照先としての情報を含み、
   前記画像データ生成手段は、前記ジョブ判定手段によってリンクされる可能性があるジョブと判定され、かつ、前記生成判定手段によって生成済みでないと判定された場合に前記ジョブ履歴情報用の画像データを生成する
   ことを特徴とするプログラム。

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