JP5343742B2 - 代表宛電子メール転送装置 - Google Patents

Description

本発明は、代表アドレス宛の電子メールを所定の担当者に自動的に転送できる電子メール転送装置に関する。

近年、電子メール通信が日常的に利用されており、問い合わせ窓口等においても顧客からの電子メールに対応することが多い。その場合、問い合わせ窓口に対応する代表メールアドレスを設定し、受付担当者が受信した代表宛電子メールの内容を見て、個々の処理担当者へ代表宛電子メールを転送することが一般的であり、受付担当者の負担が大きかった。

これを改善する技術として、代表宛電子メールからキーワードを抽出して、所定の行政機関に転送する技術がある（例えば、特許文献１）。

しかしながら、特許文献１に記載された技術では、代表宛の電子メールを所定の行政機関に転送するが、転送先の行政機関の受付担当者はその内容を見て個々の処理担当者へ処理を依頼することになり、転送先のメール受付担当者の負担が依然としてかなり残存するという欠点があった。しかも、代表宛電子メールは各行政機関に転送した後は、代表宛電子メールが分散するので、紛失する恐れもあった。

特開２００２−３１９９７８号公報

本発明の課題は、上記欠点を解決するために、受信した代表宛電子メールを適切な担当者へ自動的に転送できる電子メール転送装置を提供することにある。

上記課題を解決するために、本発明は、代表宛の電子メールアドレスを登録する代表宛アドレス登録手段と、転送先の電子メールアドレスを登録する転送先アドレス登録手段と、前記転送先の電子メールアドレスと対応付けて１以上のキーワードを登録するキーワード登録手段と、受信した電子メールが代表宛電子メールか否かを検知する代表宛電子メール検知手段と、前記検知した代表宛電子メールのタイトルまたは本文から所定のキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、代表宛電子メールを所定の宛先へ転送する電子メール転送手段と、転送先の電子メールアドレスと対応付けて１以上の送信元の電子メールアドレスを登録する送信元アドレス登録手段と、を有し、
代表宛電子メールを受信し、前記受信した代表宛電子メールの送信元の電子メールアドレスが前記送信元アドレス登録手段に登録されていた場合に、前記電子メール転送手段は、前記代表宛電子メールの送信元の電子メールアドレスと対応付けられて登録されている電子メールアドレスへ当該代表宛電子メールを転送し、
代表宛電子メールを受信し、前記受信した代表宛電子メールの送信元の電子メールアドレスが前記送信元アドレス登録手段に登録されていない場合に、前記キーワード抽出手段が抽出したキーワードと前記キーワード登録手段に登録されているキーワードを照合し、１以上のキーワードが一致する転送先の電子メールアドレスを特定し、前記特定した転送先の電子メールアドレスへ前記代表宛電子メールを転送し、代表宛電子メールを転送した転送先から、当該代表宛電子メールの送信元からのメールを今後も継続して受信する旨を含む応答を受信した場合に、当該代表宛電子メールの送信元の電子メールアドレスと前記転送先の電子メールアドレスを対応付けて前記送信元アドレス登録手段に登録することを特徴とする。

第１の発明によれば、受信した代表宛電子メールを本来の代表宛先へ転送すると共に、同じ代表宛電子メールを適切な担当者へも自動的に転送するので、代表宛先の担当者が再転送する必要が無いので、代表宛先の担当者のメール転送に係る手間を省ける効果がある。

第２の発明によれば、自動的に転送した転送先に係る情報が、代表宛先に通知されるので、代表宛先の担当者は転送済みと転送未処置の代表宛電子メールの管理が容易であるという効果がある。

第３の発明によれば、転送実績のある送信元から受信した代表宛電子メールは、以前と同じ転送先へ転送されるので、送信元と転送先の継続的なコミュニケーションを保持できる効果がある。

第４の発明によれば、継続的に転送すべき送信元アドレスを自動的に拡充できるので、その登録に係る手間を省ける効果がある。

・・・本発明による代表宛電子メール転送装置１のブロック構成図 ・・・代表／転送先／キーワード／送信元アドレス登録部１３の登録例 ・・・本装置１の動作フローチャート

以下、本発明の実施形態について、図面を用いて説明する。

図１は、本発明による代表宛電子メール転送装置のブロック構成図である。１は本発明による代表宛電子メール転送装置（以下、本装置）である。本装置１は図示しないがメールサーバ機能を有しており、ネットワーク３またはＬＡＮ５からメールを受信すると、該メールの宛先アドレスに応じて送信先の端末に送信する。また、本装置１は、電子メール送受信部１１、代表宛メール検知部１２、代表／転送先／キーワード／送信元アドレス登録部１３、代表宛メール制御部１４、キーワード抽出／検索部１５、メール転送制御部１６、ＬＡＮ対応部１７から構成される。

電子メール送受信部１１は、ネットワーク３とアクセス回線４を介して、電子メール（以下、メールと称することもある）を送受信する手段であって、代表宛電子メール（以下、代表宛メール）の送信元２からの代表宛メールもここで受信する。なお、ネットワーク３はＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）網等の電子メールを伝達するネットワークである。また、アクセス回線４はネットワーク３に有線または無線でアクセスする回線であって、ＩＰ回線、電話回線、データ回線等である。

代表宛メール検知部１２は、電子メール送受信部１１が受信した電子メールが代表宛メールか否かを検知する。具体的には代表宛メールの送信先アドレスが代表／転送先／キーワード／送信元アドレス登録部１３の代表アドレス２０１か否かをチェックする。

代表宛メール制御部１４は、キーワード／アドレス登録部１３とキーワード抽出／検索部１５と連携して代表宛メールの転送先を特定し、特定した転送先への転送をメール転送制御部１６へ指示する。

メール転送制御部１６は、ＬＡＮ対応部１７を介して、転送先６ａ〜６ｄまたは代表７ａ〜７ｂのいずれかのアドレスへ電子メールを転送する。なお、転送先６ａ〜６ｄおよび代表７ａ〜７ｂは１例であって、転送先および代表の数は任意である。

図２は代表／転送先／キーワード／送信元アドレス登録部１３に登録されるデータ例である。代表アドレス登録部２０１には販売や保守等の部門の代表アドレス（ＵＲＬ：Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）が登録される。転送先アドレス登録部２０２には代表宛メールの転送先候補のアドレス（ＵＲＬ）が登録される。キーワード登録部２０３には担当部門の職務内容や扱い商品等に係るキーワードが多数登録される。送信元アドレス登録部２０４には転送先アドレス登録部２０２に登録された各アドレスに対応する担当者が対応した実績のある顧客のアドレス（ＵＲＬ）が多数登録される。なお、この例では、代表アドレス２０１が２個、転送先アドレス２０２が４個の例であるが、これらの数は任意である。

図３は本装置１の動作フローチャートである。以下、図１および図２を併用して、図３により本装置１の動作フローを説明する。尚、本フローは本装置１の電源が投入され、メールサーバ機能を起動し、メールの送受信（中継）が可能な状態からスタートする（Ｓ３０１）。

まず、電子メール送受信部１１は、ネットワーク３を介して、メール送信元２からのメールの受信（Ｓ３０２）を待つ。またはＬＡＮ対応部１７は、転送先６からの転送継続コマンドの受信（Ｓ３０３）を待つ。ステップ３０３に係る処理については後述する。

メールを受信した場合（Ｓ３０２：Ｙｅｓ）、代表宛メール検知部１２は、代表宛メール制御部１４と連携し、当該メールの宛先アドレスを抽出し、抽出した宛先アドレスと代表／転送先／キーワード／送信元アドレス登録部１３の代表アドレス２０１に記憶されたアドレスとを照合し、代表宛メールか否かを判断する（Ｓ３１０）。

代表宛メールでない場合（Ｓ３１０：Ｎｏ）、メール転送制御部１６によりメールが指示する転送先６ａ〜６ｄのいずれかの宛先に転送する（Ｓ３１１）。そして、ステップ３０２に戻る。

代表宛メールである場合（Ｓ３１０：Ｙｅｓ）、代表宛メール制御部１４は、当該代表宛メールの送信元アドレスを抽出し（Ｓ３１２）、抽出した送信元アドレスと代表／転送先／キーワード／送信元アドレス登録部１３の送信元アドレス登録部２０４に登録されたアドレスとを照合し、一致する送信元アドレスが存在するレコード（行２１１〜２１４のいずれか）があるか否かを判断する（Ｓ３２０）

対応する転送先アドレスがある場合（Ｓ３２０：Ｙｅｓ）、メール転送制御部１６は当該レコードの転送先アドレス２０２に登録されているアドレスに該代表宛メールを転送する（Ｓ３２１）。

対応する転送先アドレスがない場合（Ｓ３２０：Ｎｏ）、キーワード抽出／検出部１５は、代表宛メールのタイトルおよびメール本文から所定のキーワードを抽出し（Ｓ３２２）、抽出したキーワードと代表／転送先／キーワード／送信元アドレス登録部１３のキーワード登録部２０３を照合し、一致するキーワード２０３が存在するレコードがあるか否かを判断する（Ｓ３３０）。

尚、キーワード２０３が一致するレコードが複数であった場合には、一致したキーワード数が一番多いレコードを選択するようにしてもよいし、キーワードに重みを付けて、重要なキーワードが一致するレコードを選択するようにしてもよい。さらに、キーワードが一致した全レコードを選択するようにしてもよい。

該当するレコードがある場合、即ち該当する転送先がある場合（Ｓ３３０：Ｙｅｓ）、メール転送制御部１６は、該当するレコードの転送先アドレスに該代表宛メールを転送する（Ｓ３３１）。そして、メール転送制御部１６は、該代表宛メールの本来の宛先である代表７（７ａまたは７ｂのいずれか）に、「代表宛メールを該転送先に転送した」ことを通知する（Ｓ３３２）。これにより、代表７は代表宛メールがどの転送先６に転送されたかを知ることができる。そして、ステップ３０２に戻る。

尚、ステップ３３２において、前記転送済みである旨の情報を付記して、該代表宛メールそのものを転送するようにしてもよい。この場合、代表７以外へ自動転送されたか否かに係らず、代表７には全ての代表宛メールが届くので、代表宛メールが分散して紛失する恐れが無い。

該当する転送先がない場合（Ｓ３３０：Ｎｏ）、メール転送制御部１６は、本来の宛先である代表７に代表宛メールを転送する（Ｓ３３３）。尚、該代表宛メールを受信した代表７は、手動で代表宛メールの転送処理を行う。そして、ステップ３０２に戻る。

ここで、代表宛メール制御部１４は、代表宛メールを受信した代表７が手動操作で転送処理した際に、指定された転送先アドレスと該代表宛メールの送信元アドレスを関連付けて代表／転送先／キーワード／送信元アドレス登録部１３に登録するようにしてもよい。

以上、代表宛メールを、適切な担当者へ自動的に転送するまでのステップについて説明した。例えば、該代表宛メールが商品Ｙの保守に係る顧客からの質問であって、メールのタイトルまたは本文から、キーワードとして“商品Ｙ”と“保守”が抽出された場合、レコード２１３が検索され、その転送先アドレスの担当Ｃ（転送先Ｃ）にその代表宛メールが転送される。その結果、担当Ｃが適切な回答をメール送信元２の顧客に迅速に返信することが出来る。

次に、ステップ３０３に係る処理について説明する。例えば、ある顧客からの代表宛メールを処理した担当が、その顧客からのメールをその後も継続的に受信してその顧客へのフォローが必要であると判断した場合、転送継続コマンドを本装置１へ送信する。
ここで、転送継続コマンドは、代表宛メールを転送された転送先６が当該代表宛メールの送信元からの代表宛メールをその後も継続して受信することを要求するコマンドであり、当該転送継続コマンドには転送するべき代表宛メールの送信元アドレスが付与されている。

尚、この転送継続コマンドは、代表宛メールを転送した転送先６ａ〜６ｄのいずれかが、当該代表宛メールの送信元２への返信メールのタイトルまたは本文の中に、所定のコマンドを挿入し、該コマンドをキーワード抽出／検索部１５で検出するようにしてもよい。

そして、代表宛メール制御部１４は、転送継続コマンドを受信すると（Ｓ３０３：Ｙｅｓ）、該転送継続コマンドの送信元アドレスが転送先アドレス登録部２０２に登録されているレコード（図２の行２１１〜２１４のいずれか）を検索し、検索したレコードの送信元アドレス登録部２０４に、該転送継続コマンドに含まれる代表宛メールの送信元アドレスを登録する。これにより、代表／転送先／キーワード／送信元アドレス登録部１３の送信元アドレス登録部２０４が逐次充実していく。そして、ステップ３０２に戻る。

以上、本発明の一実施の形態について説明した。
本実施形態において、本装置１はメールサーバであるとして説明したが、本発明はこれに限定されない。即ち、電子メールを中継転送できる機器であれば適用可能であり、本装置１は、例えば、電子メール通信機能を有するボタン電話システムの主装置や構内交換装置（ＰＢＸ）であってもよい。
また、メールサーバの配下でメール送受信および転送を実行するパソコン等の一般的なメールクライアントあってもよい。

１・・・本発明による代表宛電子メール転送装置
２・・・代表宛電子メールの送信元
３・・・ネットワーク
４・・・アクセス回線
５・・・ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）
６・・・転送先
７・・・代表
１１・・・電子メール送受信部
１２・・・代表宛メール検知部
１３・・・代表／転送先／キーワード／送信元アドレス登録部
１４・・・代表宛メール制御部
１５・・・キーワード抽出／検索部
１６・・・メール転送制御部
１７・・・ＬＡＮ対応部

Claims (1)

1. 代表宛電子メールを所定の宛先に転送する電子メール転送装置であって、
   代表宛の電子メールアドレスを登録する代表宛アドレス登録手段と、転送先の電子メールアドレスを登録する転送先アドレス登録手段と、前記転送先の電子メールアドレスと対応付けて１以上のキーワードを登録するキーワード登録手段と、受信した電子メールが代表宛電子メールか否かを検知する代表宛電子メール検知手段と、前記検知した代表宛電子メールのタイトルまたは本文から所定のキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、代表宛電子メールを所定の宛先へ転送する電子メール転送手段と、転送先の電子メールアドレスと対応付けて１以上の送信元の電子メールアドレスを登録する送信元アドレス登録手段と、を有し、
   代表宛電子メールを受信し、前記受信した代表宛電子メールの送信元の電子メールアドレスが前記送信元アドレス登録手段に登録されていた場合に、前記電子メール転送手段は、前記代表宛電子メールの送信元の電子メールアドレスと対応付けられて登録されている電子メールアドレスへ当該代表宛電子メールを転送し、
   代表宛電子メールを受信し、前記受信した代表宛電子メールの送信元の電子メールアドレスが前記送信元アドレス登録手段に登録されていない場合に、前記キーワード抽出手段が抽出したキーワードと前記キーワード登録手段に登録されているキーワードを照合し、１以上のキーワードが一致する転送先の電子メールアドレスを特定し、前記特定した転送先の電子メールアドレスへ前記代表宛電子メールを転送し、代表宛電子メールを転送した転送先から、当該代表宛電子メールの送信元からのメールを今後も継続して受信する旨を含む応答を受信した場合に、当該代表宛電子メールの送信元の電子メールアドレスと前記転送先の電子メールアドレスを対応付けて前記送信元アドレス登録手段に登録することを特徴とする代表宛電子メール転送装置。

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