JP2013254511A - 代表宛電子メール転送方法 - Google Patents

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隆 齋藤
Takashi Imai
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Abstract

【課題】
受信した代表宛電子メールを適切な担当者へ自動的に転送できる電子メール転送方法を提供する。
【解決手段】
代表宛メール検知部12がメール送信元2から代表宛メールの受信を検知すると、該メールのタイトルまたは本文から所定のキーワードを抽出し、転送先と対応付けられてキーワードが登録されている代表/転送先/キーワード/送信元アドレス登録部13と照合し、キーワードが一致する転送先に該代表宛メールを転送する。
【選択図】 図1

Description

本発明は、代表アドレス宛の電子メールを所定の担当者に自動的に転送できる電子メール転送方法に関する。
近年、電子メール通信が日常的に利用されており、問い合わせ窓口等においても顧客からの電子メールに対応することが多い。その場合、問い合わせ窓口に対応する代表メールアドレスを設定し、受付担当者が受信した代表宛電子メールの内容を見て、個々の処理担当者へ代表宛電子メールを転送することが一般的であり、受付担当者の負担が大きかった。
これを改善する技術として、代表宛電子メールからキーワードを抽出して、所定の行政機関に転送する技術がある(例えば、特許文献1)。
しかしながら、特許文献1に記載された技術では、代表宛の電子メールを所定の行政機関に転送するが、転送先の行政機関の受付担当者はその内容を見て個々の処理担当者へ処理を依頼することになり、転送先のメール受付担当者の負担が依然としてかなり残存するという欠点があった。しかも、代表宛電子メールは各行政機関に転送した後は、代表宛電子メールが分散するので、紛失する恐れもあった。
特開2002−319978号公報
本発明の課題は、上記欠点を解決するために、受信した代表宛電子メールを適切な担当者へ自動的に転送できる電子メール転送方法を提供することにある。
上記課題を解決するために、本発明は、代表宛電子メールを所定の宛先に転送する電子メール転送方法であって、代表宛の電子メールアドレスを登録する代表宛アドレス登録ステップと、転送先の電子メールアドレスを登録する転送先アドレス登録ステップと、前記転送先の電子メールアドレスと対応付けて1以上のキーワードを登録するキーワード登録ステップと、受信した電子メールが代表宛電子メールか否かを検知する代表宛電子メール検知ステップと、前記検知した代表宛電子メールからキーワードを抽出するキーワード抽出ステップと、代表宛電子メールを所定の宛先へ転送する電子メール転送ステップと、転送先の電子メールアドレスと対応付けて1以上の送信元の電子メールアドレスを登録する送信元アドレス登録ステップと、を有し、 代表宛電子メールを受信し、前記受信した代表宛電子メールの送信元の電子メールアドレスが前記送信元アドレス登録ステップにより登録されていた場合に、前記電子メール転送ステップは、前記代表宛電子メールの送信元の電子メールアドレスと対応付けられて登録されている電子メールアドレスへ当該代表宛電子メールを転送し、代表宛電子メールを受信し、前記受信した代表宛電子メールの送信元の電子メールアドレスが前記送信元アドレス登録ステップにより登録されていない場合に、前記キーワード抽出ステップが抽出したキーワードと前記キーワード登録ステップにより登録されているキーワードを照合し、1以上のキーワードが一致する転送先の電子メールアドレスを特定し、前記特定した転送先の電子メールアドレスへ前記代表宛電子メールを転送し、代表宛電子メールを転送した転送先から、当該代表宛電子メールの送信元からのメールを今後も転送を受ける旨を受信した場合に、前記送信元アドレス登録ステップは、当該代表宛電子メールの送信元の電子メールアドレスと前記転送先の電子メールアドレスを対応付けて登録することを特徴とする。
本発明によれば、受信した代表宛電子メールを本来の代表宛先へ転送すると共に、同じ代表宛電子メールを適切な担当者へも自動的に転送するので、代表宛先の担当者が再転送する必要が無いので、代表宛先の担当者のメール転送に係る手間を省ける効果がある。
また、本発明によれば、転送実績のある送信元から受信した代表宛電子メールは、以前と同じ転送先へ転送されるので、送信元と転送先の継続的なコミュニケーションを保持できる効果がある。
さらに、本発明によれば、継続的に転送すべき送信元アドレスを自動的に拡充できるので、その登録に係る手間を省ける効果がある。
・・・本発明による代表宛電子メール転送装置1のブロック構成図 ・・・代表/転送先/キーワード/送信元アドレス登録部13の登録例 ・・・本装置1の動作フローチャート
以下、本発明の実施形態について、図面を用いて説明する。
図1は、本発明による代表宛電子メール転送装置のブロック構成図である。1は本発明による代表宛電子メール転送装置(以下、本装置)である。本装置1は図示しないがメールサーバ機能を有しており、ネットワーク3またはLAN5からメールを受信すると、該メールの宛先アドレスに応じて送信先の端末に送信する。また、本装置1は、電子メール送受信部11、代表宛メール検知部12、代表/転送先/キーワード/送信元アドレス登録部13、代表宛メール制御部14、キーワード抽出/検索部15、メール転送制御部16、LAN対応部17から構成される。
電子メール送受信部11は、ネットワーク3とアクセス回線4を介して、電子メール(以下、メールと称することもある)を送受信する手段であって、代表宛電子メール(以下、代表宛メール)の送信元2からの代表宛メールもここで受信する。なお、ネットワーク3はIP(Internet Protocol)網等の電子メールを伝達するネットワークである。また、アクセス回線4はネットワーク3に有線または無線でアクセスする回線であって、IP回線、電話回線、データ回線等である。
代表宛メール検知部12は、電子メール送受信部11が受信した電子メールが代表宛メールか否かを検知する。具体的には代表宛メールの送信先アドレスが代表/転送先/キーワード/送信元アドレス登録部13の代表アドレス201か否かをチェックする。
代表宛メール制御部14は、キーワード/アドレス登録部13とキーワード抽出/検索部15と連携して代表宛メールの転送先を特定し、特定した転送先への転送をメール転送制御部16へ指示する。
メール転送制御部16は、LAN対応部17を介して、転送先6a〜6dまたは代表7a〜7bのいずれかのアドレスへ電子メールを転送する。なお、転送先6a〜6dおよび代表7a〜7bは1例であって、転送先および代表の数は任意である。
図2は代表/転送先/キーワード/送信元アドレス登録部13に登録されるデータ例である。代表アドレス登録部201には販売や保守等の部門の代表アドレス(URL:Uniform Resource Locator)が登録される。転送先アドレス登録部202には代表宛メールの転送先候補のアドレス(URL)が登録される。キーワード登録部203には担当部門の職務内容や扱い商品等に係るキーワードが多数登録される。送信元アドレス登録部204には転送先アドレス登録部202に登録された各アドレスに対応する担当者が対応した実績のある顧客のアドレス(URL)が多数登録される。なお、この例では、代表アドレス201が2個、転送先アドレス202が4個の例であるが、これらの数は任意である。
図3は本装置1の動作フローチャートである。以下、図1および図2を併用して、図3により本装置1の動作フローを説明する。尚、本フローは本装置1の電源が投入され、メールサーバ機能を起動し、メールの送受信(中継)が可能な状態からスタートする(S301)。
まず、電子メール送受信部11は、ネットワーク3を介して、メール送信元2からのメールの受信(S302)を待つ。またはLAN対応部17は、転送先6からの転送継続コマンドの受信(S303)を待つ。ステップ303に係る処理については後述する。
メールを受信した場合(S302:Yes)、代表宛メール検知部12は、代表宛メール制御部14と連携し、当該メールの宛先アドレスを抽出し、抽出した宛先アドレスと代表/転送先/キーワード/送信元アドレス登録部13の代表アドレス201に記憶されたアドレスとを照合し、代表宛メールか否かを判断する(S310)。
代表宛メールでない場合(S310:No)、メール転送制御部16によりメールが指示する転送先6a〜6dのいずれかの宛先に転送する(S311)。そして、ステップ302に戻る。
代表宛メールである場合(S310:Yes)、代表宛メール制御部14は、当該代表宛メールの送信元アドレスを抽出し(S312)、抽出した送信元アドレスと代表/転送先/キーワード/送信元アドレス登録部13の送信元アドレス登録部204に登録されたアドレスとを照合し、一致する送信元アドレスが存在するレコード(行211〜214のいずれか)があるか否かを判断する(S320)。
対応する転送先アドレスがある場合(S320:Yes)、メール転送制御部16は当該レコードの転送先アドレス202に登録されているアドレスに該代表宛メールを転送する(S321)。
対応する転送先アドレスがない場合(S320:No)、キーワード抽出/検出部15は、代表宛メールのタイトルおよびメール本文から所定のキーワードを抽出し(S322)、抽出したキーワードと代表/転送先/キーワード/送信元アドレス登録部13のキーワード登録部203を照合し、一致するキーワード203が存在するレコードがあるか否かを判断する(S330)。
尚、キーワード203が一致するレコードが複数であった場合には、一致したキーワード数が一番多いレコードを選択するようにしてもよいし、キーワードに重みを付けて、重要なキーワードが一致するレコードを選択するようにしてもよい。さらに、キーワードが一致した全レコードを選択するようにしてもよい。
該当するレコードがある場合、即ち該当する転送先がある場合(S330:Yes)、メール転送制御部16は、該当するレコードの転送先アドレスに該代表宛メールを転送する(S331)。そして、メール転送制御部16は、該代表宛メールの本来の宛先である代表7(7aまたは7bのいずれか)に、「代表宛メールを該転送先に転送した」ことを通知する(S332)。これにより、代表7は代表宛メールがどの転送先6に転送されたかを知ることができる。そして、ステップ302に戻る。
尚、ステップ332において、前記転送済みである旨の情報を付記して、該代表宛メールそのものを転送するようにしてもよい。この場合、代表7以外へ自動転送されたか否かに係らず、代表7には全ての代表宛メールが届くので、代表宛メールが分散して紛失する恐れが無い。
該当する転送先がない場合(S330:No)、メール転送制御部16は、本来の宛先である代表7に代表宛メールを転送する(S333)。尚、該代表宛メールを受信した代表7は、手動で代表宛メールの転送処理を行う。そして、ステップ302に戻る。
ここで、代表宛メール制御部14は、代表宛メールを受信した代表7が手動操作で転送処理した際に、指定された転送先アドレスと該代表宛メールの送信元アドレスを関連付けて代表/転送先/キーワード/送信元アドレス登録部13に登録するようにしてもよい。
以上、代表宛メールを、適切な担当者へ自動的に転送するまでのステップについて説明した。例えば、該代表宛メールが商品Yの保守に係る顧客からの質問であって、メールのタイトルまたは本文から、キーワードとして“商品Y”と“保守”が抽出された場合、レコード213が検索され、その転送先アドレスの担当C(転送先C)にその代表宛メールが転送される。その結果、担当Cが適切な回答をメール送信元2の顧客に迅速に返信することが出来る。
次に、ステップ303に係る処理について説明する。例えば、ある顧客からの代表宛メールを処理した担当が、その顧客からのメールをその後も継続的に受信してその顧客へのフォローが必要であると判断した場合、転送継続コマンドを本装置1へ送信する。
ここで、転送継続コマンドは、代表宛メールを転送された転送先6が当該代表宛メールの送信元からの代表宛メールをその後も継続して受信することを要求するコマンドであり、当該転送継続コマンドには転送するべき代表宛メールの送信元アドレスが付与されている。
尚、この転送継続コマンドは、代表宛メールを転送した転送先6a〜6dのいずれかが、当該代表宛メールの送信元2への返信メールのタイトルまたは本文の中に、所定のコマンドを挿入し、該コマンドをキーワード抽出/検索部15で検出するようにしてもよい。
そして、代表宛メール制御部14は、転送継続コマンドを受信すると(S303:Yes)、該転送継続コマンドの送信元アドレスが転送先アドレス登録部202に登録されているレコード(図2の行211〜214のいずれか)を検索し、検索したレコードの送信元アドレス登録部204に、該転送継続コマンドに含まれる代表宛メールの送信元アドレスを登録する。これにより、代表/転送先/キーワード/送信元アドレス登録部13の送信元アドレス登録部204が逐次充実していく。そして、ステップ302に戻る。
以上、本発明の一実施の形態について説明した。
本実施形態において、本装置1はメールサーバであるとして説明したが、本発明はこれに限定されない。即ち、電子メールを中継転送できる機器であれば適用可能であり、本装置1は、例えば、電子メール通信機能を有するボタン電話システムの主装置や構内交換装置(PBX)であってもよい。
また、メールサーバの配下でメール送受信および転送を実行するパソコン等の一般的なメールクライアントあってもよい。
1・・・本発明による代表宛電子メール転送装置
2・・・代表宛電子メールの送信元
3・・・ネットワーク
4・・・アクセス回線
5・・・LAN(Local Area Network)
6・・・転送先
7・・・代表
11・・・電子メール送受信部
12・・・代表宛メール検知部
13・・・代表/転送先/キーワード/送信元アドレス登録部
14・・・代表宛メール制御部
15・・・キーワード抽出/検索部
16・・・メール転送制御部
17・・・LAN対応部

Claims (1)

  1. 代表宛電子メールを所定の宛先に転送する電子メール転送方法であって、
    代表宛の電子メールアドレスを登録する代表宛アドレス登録ステップと、転送先の電子メールアドレスを登録する転送先アドレス登録ステップと、前記転送先の電子メールアドレスと対応付けて1以上のキーワードを登録するキーワード登録ステップと、受信した電子メールが代表宛電子メールか否かを検知する代表宛電子メール検知ステップと、前記検知した代表宛電子メールからキーワードを抽出するキーワード抽出ステップと、代表宛電子メールを所定の宛先へ転送する電子メール転送ステップと、転送先の電子メールアドレスと対応付けて1以上の送信元の電子メールアドレスを登録する送信元アドレス登録ステップと、を有し、
    代表宛電子メールを受信し、前記受信した代表宛電子メールの送信元の電子メールアドレスが前記送信元アドレス登録ステップにより登録されていた場合に、前記電子メール転送ステップは、前記代表宛電子メールの送信元の電子メールアドレスと対応付けられて登録されている電子メールアドレスへ当該代表宛電子メールを転送し、
    代表宛電子メールを受信し、前記受信した代表宛電子メールの送信元の電子メールアドレスが前記送信元アドレス登録ステップにより登録されていない場合に、前記キーワード抽出ステップが抽出したキーワードと前記キーワード登録ステップにより登録されているキーワードを照合し、1以上のキーワードが一致する転送先の電子メールアドレスを特定し、前記特定した転送先の電子メールアドレスへ前記代表宛電子メールを転送し、代表宛電子メールを転送した転送先から、当該代表宛電子メールの送信元からのメールを今後も転送を受ける旨を受信した場合に、前記送信元アドレス登録ステップは、当該代表宛電子メールの送信元の電子メールアドレスと前記転送先の電子メールアドレスを対応付けて登録することを特徴とする代表宛電子メール転送方法。
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