JP5200823B2

JP5200823B2 - 文書操作制限管理システム

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Publication number: JP5200823B2
Application number: JP2008248511A
Authority: JP
Inventors: 賢治蛯谷
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2008-09-26
Filing date: 2008-09-26
Publication date: 2013-06-05
Anticipated expiration: 2028-09-26
Also published as: JP2010079681A

Description

本発明は、文書操作制限管理システムに関する。

特許文献１では、文書ＩＤや文書属性を設定した紙文書を、その紙文書を作成する元となった派生元のＩＤと関連づけて管理しておき、それぞれの紙文書がどのような経緯で生成されたかの履歴を記録することで紙文書に対してもセキュリティー状態を追跡維持することを可能とする技術も公開されている。

さらに、特許文献２に開示された技術では、文書（ドキュメント）のドキュメント属性を外部サーバに保存しておき、文書を操作する際には、その外部サーバから当該ドキュメントのドキュメント属性を取得することによってセキュリティポリシーに基づいた処理制御を行うことを可能としている。
特開２００５−２５９１０８号公報特開２００４−１９２６１０号公報

本発明は、文書識別情報が付与された紙文書に対して、前記紙文書に印影を押印するための情報出力装置の識別情報に対応した操作制限情報を登録できる文書操作制限管理システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の文書操作制限管理システムの発明は、文書の操作制限情報を前記文書の文書識別情報に対応付けて管理する管理装置と、紙文書に前記操作制限情報を識別する操作制限識別情報を出力する情報出力装置とを具備し、前記情報出力装置は、当該情報出力装置の装置識別情報を記憶する装置識別情報記憶手段と、紙文書に付与された前記文書識別情報を読み取る文書識別情報読取手段と、前記紙文書に印影を押印する押印手段と、前記文書識別情報読取手段で読み取った前記文書識別情報と、前記装置識別情報とを前記管理装置に送信する送信手段とを具備し、前記管理装置は、装置識別情報と操作制限識別情報とを対応付けて記憶する第１の記憶手段と、操作制限識別情報と操作制限情報とを対応付けて記憶する第２の記憶手段と、前記送信手段により送信された前記文書識別情報と前記装置識別情報とを受信する受信手段と、前記第１の記憶手段に基づき前記装置識別情報に対応する操作制限識別情報を特定する第１の特定手段と、前記第２の記憶手段に基づき前記特定した操作制限識別情報に対応する操作制限情報を特定する第２の特定手段と、前記受信手段によって受信した前記文書識別情報と前記第２の特定手段により特定した前記操作制限情報とを対応付けて登録する登録手段と、前記登録手段による登録の完了を前記情報出力装置に通知する通知手段とを具備する。
また、請求項２の文書操作制限管理システムの発明は、文書の操作制限情報を前記文書の文書識別情報に対応付けて管理する管理装置と、紙文書に前記操作制限情報を識別する操作制限識別情報を出力する情報出力装置とを具備し、前記情報出力装置は、当該情報出力装置の装置識別情報を記憶する装置識別情報記憶手段と、紙文書に付与された前記文書識別情報を読み取る文書識別情報読取手段と、前記紙文書に印影を押印する押印手段と、それぞれ異なる操作制限識別情報に対応する複数のスタンプ面を切り替える切替手段と、前記文書識別情報読取手段で読み取った前記文書識別情報と、前記装置識別情報と、前記切替手段により切り替えられたスタンプ面に対応する操作制限識別情報とを前記管理装置に送信する送信手段とを具備し、前記管理装置は、装置識別情報とそれぞれ異なる複数の操作制限識別情報とを対応付けて記憶する第１の記憶手段と、操作制限識別情報と操作制限情報とを対応付けて記憶する第２の記憶手段と、前記送信手段により送信された前記文書識別情報と、前記装置識別情報と、前記操作制限識別情報とを受信する受信手段と、前記第１の記憶手段に基づき前記装置識別情報に対応する前記複数の操作制限識別情報を特定する第１の特定手段と、前記第２の記憶手段に基づき前記第１の特定手段により特定した複数の操作制限識別情報のうちの前記受信手段により受信した前記操作制限識別情報に対応する操作制限情報を特定する第２の特定手段と、前記受信手段によって受信した前記文書識別情報と前記第２の特定手段により特定した操作制限情報とを対応付けて登録する登録手段と、前記登録手段による登録の完了を前記情報出力装置に通知する通知手段とを具備する。

請求項１の発明によれば、文書識別情報が付与された紙文書に対して、前記紙文書に印影を押印するための情報出力装置の識別情報に対応した操作制限情報を管理装置へ登録できるという効果を奏する。
また、請求項２の発明によれば、文書識別情報が付与された紙文書に対して、前記紙文書に印影を押印するための情報出力装置が異なるスタンプ面を有する場合に、当該情報出力装置の識別情報と各スタンプ面に対応した操作制限情報を管理装置へ登録できるという効果を奏する。

以下、本発明に係わる情報出力装置および文書操作制限管理システムの一実施例を添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明の実施の形態における情報出力装置および文書操作制限管理システムを適用して構成した文書操作制限管理システムのシステム構成図の一例である。

図１において、実施の形態としての本文書操作制限管理システムは、コード情報が印刷された図４に示すような紙文書に関する情報を管理する文書管理サーバ２００、その紙文書に印刷されたコード情報を読み取ることにより当該コード情報が示す文書を識別する情報（以下、「文書ＩＤ」という）の読み出しを行い、操作制限の情報の設定を行う操作制限出力装置１００、この操作制限出力装置１００と文書管理サーバ２００との通信にかかる情報の処理を行う情報処理装置１０１を具備し、読み出された文書ＩＤの当該紙文書に対して任意の情報を設定登録する。

以下に示す実施例では、任意の情報の一例として、紙文書に対して当該紙文書に対する操作を制限する操作制限情報を設定登録する例について説明する。

操作制限出力装置１００と情報処理装置１０１は、有線の電気通信回線（１０２−１）によって接続されている。

もちろん、図２に示すように、操作制限出力装置１００と情報処理装置１０１とを無線通信（１０２−２）（以下、電気通信回線（１０２−１）と無線通信（１０２−２）を総称して「通信回線１０２」という）を介して接続した構成とすることも可能である。

この情報処理装置１０１は、例えば、一般的なパーソナルコンピュータのほか、操作制限出力装置１００に対する専用出力ターミナル装置などにより構成され、通信インターフェース１（「通信Ｉ／Ｆ１」）、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２、ハードディスク３（「ＨＤＤ３」）、ＲＡＭ（Random Access Memory）４、ＲＯＭ（Read Only Memory）５を具備する。

図１に示す例では、操作制限出力装置１００と情報処理装置１０１を電気通信回線（１０２−１）で接続し、図２に示す例では、操作制限出力装置１００と情報処理装置１０１を無線通信（１０２−２）によって接続した構成を示しているが、図１および図２のそれぞれの構成において、操作制限出力装置１００に情報処理装置１０１における機能を搭載した構成とすることも可能である。

以下に示す本発明の本文書操作制限管理システムは、文書管理サーバ２００および情報処理装置１０１の機能を搭載した操作制限出力装置１００（情報出力装置１００）を具備した構成とし、文書管理サーバ２００と操作制限出力装置１００とが電気通信回線によって接続されて相互通信が可能な構成である。

以下では、図１に示す構成を用いて文書操作制限管理システムを説明する。

図１に示すような構成からなる文書操作制限管理システムにおいて、操作制限出力装置１００は、例えば読取機能を搭載する印影の押印が可能なスタンプ（判子）によって構成され、紙文書に印刷されたコード情報を読み取ることにより文書ＩＤの読み出しを行うとともに、文字や記号等の印影を押印することが可能である。

この操作制限出力装置１００の一例を図５に示す。

図５に示す操作制限出力装置１００は、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）等により構成されるコード情報読取部１５が搭載された押印装置であって、押印装置部分は、スタンプ部５０、スタンプ切替部５１、開閉機構部１４を具備して構成される。この操作制限出力装置１００は、通信回線１０２によって情報処理装置１０１と接続されることにより文書管理サーバ２００との相互通信を行う。

スタンプ部５０は、文字や記号等のスタンプ面を備えるスタンプであって、スタンプ切替部５１は、スタンプ部５０が複数のスタンプ面を備える場合に当該スタンプ面を切り替えることができる。例えば、「極秘」という文字や「重要」という文字の印影（以下、「スタンプ面」ともいう）を切り替えて押印できる。

また、開閉機構部１４は、スタンプ部５０を収納する収納扉の開閉を行ってスタンプ部５０を収納位置から下降させることにより紙文書と接触させ、スタンプ面の文字や記号等をその紙文書に押印可能とする機構である。図５（ａ）には、スタンプ部５０を収納した収納状態を示し、図５（ｂ）には、スタンプ部５０の文字や記号等を紙文書に押印できる状態を示す。

そして、コード情報読取部１５は、図４に示すような紙文書に印刷されたコード情報の読み取りを行うことによって文書ＩＤの読み出しを行う。

このような構成からなる操作制限出力装置１００によって、図４に示すような紙文書に印刷されたコード情報を読み取ることにより文書ＩＤの読み出しを行い、読み出した文書ＩＤを、読取元の操作制限出力装置１００を識別する「読取元識別情報」とともに情報処理装置１０１を介して文書管理サーバ２００へと転送する。

この読取元識別情報は、コード情報の読み取りを行った操作制限出力装置１００の識別情報、さらに当該操作制限出力装置１００を操作するユーザを識別するユーザ識別情報とにより構成されてもよい。

文書管理サーバ２００では、操作制限出力装置１００から文書ＩＤおよび読取元識別情報を受信することにより当該文書ＩＤが示す紙文書に操作制限の情報を設定登録する処理を行う。この場合の例では、読取元識別情報の操作制限出力装置１００の識別情報を操作制限識別情報として利用している。スタンプ切替部５１を備えず複数のスタンプ面を持たない操作制限出力装置では、操作制限出力装置１００の識別情報で操作制限の情報を特定できる。

紙文書の一例を図４に示す。

図４に示す紙文書は、操作制限出力装置１００により読み取られるコード情報３１が印刷用紙３０の背景画像として印刷された状態にあり、その背景画像は印刷用紙３０に印刷された情報の読み取りを妨げない程度に印刷されている。

図４（ａ）は、コード情報３１を印刷用紙３０の全面に印刷した状態を示し、図４（ｂ）は、コード情報３１を印刷用紙３０の枠部分全体に印刷した状態を示し、図４（ｃ）は、コード情報３１を印刷用紙３０の短辺両端に印刷した状態を示す。このほか、任意の場所に情報の読み取りを妨げない程度の大きさのコード情報３１を印刷した状態とすることも可能である。本実施例では、図４（ａ）のようにコード情報３１が印刷された印刷用紙３０を用いて説明する。

次に、文書管理サーバ２００は、ポリシーサーバ２０１、文書情報管理サーバ２０２、ユーザ情報管理サーバ２０３を具備して構成される。これらポリシーサーバ２０１、文書情報管理サーバ２０２、ユーザ情報管理サーバ２０３における処理機能は、文書管理サーバ２００におけるソフトウェアのモジュールとして構成することも可能である。

ポリシーサーバ２０１は、セキュリティポリシーに基づいたさまざまな操作制限レベルを、図６（ａ）に示すようなポリシー管理テーブルで管理する。この操作制限レベルは、紙文書等の文書に対して操作制限を設定する情報であって、例えば、図６（ａ）に示すポリシー管理テーブルの[操作制限レベル]項目６０３がそれである。

この図６に示すポリシー管理テーブルは、[ポリシーＩＤ]項目６０１、[印種]項目６０２、[操作制限レベル]項目６０３によって構成され、[ポリシーＩＤ]項目６０１は、ポリシー情報を識別する識別情報であって、[印種]項目６０２は、スタンプとして押印される内容を示し、[操作制限レベル]項目６０３は、紙文書に設定する操作制限レベルが示されている。

図６（ａ）では、操作制限レベルとして「レベル１」、「レベル２」、「レベル３」が示されており、各操作制限レベルに対する操作制限内容を図６（ｂ）に示す。

図６（ｂ）は、[操作制限レベル]項目６０４、[コピー]項目６０５、[スキャン]項目６０６、[ファクシミリ]項目６０７により構成される操作制限情報管理テーブルである。

たとえば、[操作制限レベル]項目６０４に「レベル１」が示された操作制限レベルでは、「コピー、スキャン、ファクシミリ」のいずれをも禁止する操作制限が設定されていることを示している。

文書情報管理サーバ２０２は、紙文書等の文書に関する文書情報を、図７に示すような文書情報テーブルで管理する。

この図７に示す文書情報テーブルは、[文書ＩＤ]項目７０１、[操作制限レベル]項目７０２、[文書管理者]項目７０３、[文書作成日]項目７０４により構成され、[文書ＩＤ]項目７０１は、文書の識別情報を示し、操作制限出力装置１００で読み取ったコード情報が示す文書ＩＤが示されている。ここで管理される文書は、コピー、スキャンなどの操作により、元文書から派生して生成された文書を、元文書に対応付けて管理するものであってもよい。

また、[操作制限レベル]項目７０２は、[文書ＩＤ]項目７０１の識別情報により識別される文書に対して設定された操作制限レベルを示し、図６（ａ）に示すポリシー管理テーブルの[操作制限レベル]項目６０３に示される操作制限レベルのいずれかが設定されていることとなる。この場合の例では操作制限レベルを文書ＩＤごとに設定して操作制限を管理しているが、実施の形態として操作制限を一意に特定できる構成であるならば、文書ＩＤごとに操作制限出力装置の識別情報、ポリシーＩＤなどを設定し、操作制限を管理してもよい。

さらに、[文書管理者]項目７０３は、[文書ＩＤ]項目７０１の識別情報により識別される文書の管理者を示し、[文書作成日]項目７０４は、[文書ＩＤ]項目７０１の識別情報により識別される文書を作成した日を示す。

本発明の実施例では、操作制限レベルを文書の文書情報として設定登録する例を示しているが、[文書管理者]項目７０３に示される文書管理者等を設定登録するような構成であってもよい。

図７（ａ）には、[文書ＩＤ]項目７０１の文書ＩＤが「docID001」である文書の [操作制限レベル]項目７０２で示される操作制限レベルが設定されていない文書情報テーブルを示し、図７（ｂ）は、この「docID001」で識別される文書の操作制限レベルが設定された状態の文書情報テーブルを示している。

ユーザ情報管理サーバ２０３は、ユーザに関する情報を、図８（ａ）に示すようなユーザ情報テーブルで管理し、さらに操作制限出力装置１００により設定可能な操作制限情報の識別情報をその操作制限出力装置１００の識別情報（以下、「読取装置ＩＤ」という）に対して、図８（ｂ）に示すようなポリシー対応管理テーブルで管理する。

図８（ａ）に示すユーザ情報テーブルは、[ユーザＩＤ]項目８０１、[読取装置ＩＤ]項目８０２、[ユーザ名]項目８０３、[所属部署]項目８０４、[操作制限の設定可否]項目８０５によって構成される。

[ユーザＩＤ]項目８０１、[読取装置ＩＤ]項目８０２は、操作制限出力装置１００から受信する読取元識別情報を構成する情報であって、[ユーザＩＤ]項目８０１は、操作制限出力装置１００を操作するユーザを識別する情報であり、[読取装置ＩＤ]項目８０２は、操作制限出力装置１００を識別する情報である。また、[ユーザ名]項目８０３、[所属部署]項目８０４、[操作制限の設定可否]項目８０５は、読取元識別情報を構成するユーザＩＤで識別されるユーザの名称、所属部署、操作制限情報の設定が可能なユーザであるか否かの情報をそれぞれ示している。

なお、[操作制限の設定可否]項目８０５に「可」と示されている場合、文書に対して操作制限情報を設定することが可能であって、「否」と示されている場合、文書に対して操作制限情報を設定することができないことを示す。

図８（ｂ）に示すポリシー対応テーブルは、[読取装置ＩＤ]項目８０６、[ポリシーＩＤ]項目８０７によって構成され、[読取装置ＩＤ]項目８０６は、図８（ａ）の[読取装置ＩＤ]項目８０２に対応し、操作制限出力装置１００を識別する情報であり、[ポリシーＩＤ]項目８０７は、[読取装置ＩＤ]項目８０６に示される操作制限出力装置１００によって紙文書に設定可能な操作制限の情報を示している。

例えば、[読取装置ＩＤ]項目８０６が「stamp001」である操作制限出力装置１００は、[ポリシーＩＤ]項目８０７に示される「access001」の操作制限レベルのみを紙文書に設定することが可能であることを示す。それに対して、[読取装置ＩＤ]項目８０６が「stamp020」である操作制限出力装置１００は、[ポリシーＩＤ]項目８０７に示される「access001」、「access002」、「access003」の３つの操作制限レベルを紙文書に対して設定することが可能であることを示す。

ちなみに、[ポリシーＩＤ]項目８０７は、図６（ａ）に示すポリシー対応テーブルの[ポリシーＩＤ]項目６０１に対応しており、その操作制限の内容は[操作制限レベル]項目６０３に示されている。

これらの装置（ポリシーサーバ２０１、文書情報管理サーバ２０２、ユーザ情報管理サーバ２０３）により構成される文書管理サーバ２００では、操作制限出力装置１００から文書ＩＤ、読取元識別情報を受信すると、ユーザ情報管理装置２０３が管理する図８（ａ）に示すようなユーザ情報テーブルから、その読取元識別情報により示される読取元の操作制限出力装置１００を識別する読取装置ＩＤに対して設定されたポリシーＩＤを特定する。

例えば、操作制限出力装置１００から文書ＩＤ「docID001」と読取元識別情報「userA_stamp001」を受信した場合において、このときの読取装置ＩＤは「stamp001」であると特定でき、この読取装置ＩＤ「stamp001」に対して設定されたポリシーＩＤは図８（ｂ）より「access001」であると特定できる。

続いて、特定したポリシーＩＤを元に、ポリシーサーバ２０１で管理する図６（ａ）に示すポリシー対応テーブルの当該ポリシーＩＤに対して指定された操作制限レベルを特定する。

上記の例では、ポリシーＩＤが「access001」であることから、文書に設定する操作制限レベルが「レベル１」であると特定する。なおこのとき、操作制限出力装置１００では「極秘」という印種が押印されることを示している。

次に、読取元識別情報とともに操作制限出力装置１００から受信した文書ＩＤが、文書管理サーバ２０２により管理される図７に示す文書情報テーブルの[文書ＩＤ]項目７０１に設定され、当該[文書ＩＤ]項目７０１に対する[操作制限レベル]項目７０２に、特定した操作制限レベルを設定登録する。

すなわち、上記の例では、文書ＩＤが「docID001」であって、特定した操作制限レベルが「レベル１」であることから、図７に示す文書情報テーブルの[文書ＩＤ]項目７０１が「docID001」である[操作制限レベル]項目７０２に「レベル１」を設定登録する。これにより、設定登録された状態を図８（ｂ）に示す。この場合の例では、読取装置IDを操作制限識別情報として利用している
上記に示す例では、スタンプ面を切り替えられることができない構成の操作制限出力装置１００を用いて紙文書に操作制限の情報を設定する例を示しているが、すなわち、図８（ｂ）で操作制限出力装置１００の読取装置ＩＤとポリシーＩＤとが一対一の関係となっているのに対して、スタンプ面の切替が可能な操作制限出力装置１００を用いた場合、すなわち、図８（ｂ）の読取装置ＩＤとポリシーＩＤとが一対一の関係となっていない場合の例を以下に示す。

この場合、文書管理サーバ２００では、操作制限出力装置１００から文書ＩＤ「docID001」、読取元識別情報「userB_stamp020」に加えて、ポリシーＩＤ「access003」を受信する。このときの読取装置ＩＤは読取元識別情報から「stamp020」であると特定でき、この読取装置ＩＤ「stamp020」に対して設定されたポリシーＩＤは図８（ｂ）より「access001」、「access002」、「access003」のいずれかであると特定できる。この場合の例では、ポリシーＩＤを操作制限識別情報として利用している。

操作制限出力装置１００から受信したポリシーＩＤ「access003」であることから、操作制限の情報はこれら３つのうち「access003」であることを示し、この「access003」に対して設定された操作制限レベルは、図６（ａ）に示すポリシー対応テーブルから「レベル３」であると特定する。

そして、この操作制限レベル「レベル３」を、操作制限出力装置１００から受信した文書ＩＤ「docID001」に対する図７に示す文書情報テーブルの操作制限レベルに設定登録する。これにより、設定登録された状態が図８（ｂ）である。

このようにして紙文書に操作制限の情報が設定されると、文書管理サーバ２００は、操作制限出力装置１００に対してその旨を通知する。そして、操作制限出力装置１００では、図５に示す開閉機構部１４を稼動させることによりスタンプ部５０による押印を可能な状態とする。

図３は、本発明の実施の形態における文書操作制限管理システムの詳細な機能構成を示すブロック図である。

図３では、図１および図２に示す文書操作制限管理システムにおいて、操作制限出力装置１００は、通信部１０、制御部１１、記憶部１３、開閉機構部１４、読取部１５、報知部１６を具備して構成され、文書管理サーバ２００は、通信部２０、文書管理制御部２１、設定処理部２２、文書情報管理部２３、ポリシー管理部２４、ユーザ情報管理部２５、認証部２６を具備して構成される。

コード情報が印刷された図４（ａ）に示すような紙文書から読取部１５でコード情報を読み取ることにより、制御部１１を構成する文書ＩＤ読出部１２で文書ＩＤの読み出しを行う。制御部１１の文書ＩＤ読出部１２で文書ＩＤの読み出しが行われると、記憶部１３で記憶する読取元識別情報とともに通信部１０を介して文書管理サーバ２００へと送信する。

なお、読取部１５でコード情報を読み取ることができない場合には、制御部１１が報知部１６からそのコード情報が読み取ることができないことを報知させる。この報知部１６では、例えば「ピピピピピッ」という音や「ビービービー」という警告音を鳴らすほか、エラーが発生したことを示す「赤ランプ」を点灯させることにより正常にコード情報が読み取れていないことを報知する。

そして、文書管理サーバ２００では、操作制限出力装置１００から通信部２０を介して文書ＩＤと読取元識別情報を受信すると、文書管理制御部２１では、受信した読取元識別情報で示されるユーザが紙文書に対して操作制限の情報を設定することができるか否かの認証要求を認証部２６に行う。

認証部２６では、ユーザ情報管理部２５で管理する図８に示すようなユーザ情報管理テーブルの[操作制限の設定可否]項目８０５を参照して読取元識別情報で示されるユーザが操作制限の設定を行えるか否かを判断する。設定を行える場合にはユーザによる操作を認証し、文書管理制御部２１にその旨を応答する。

この場合、文書管理制御部２１は、設定処理部２２に読取元識別情報および文書ＩＤを転送し、当該文書ＩＤの紙文書に対して操作制限レベルの設定を指示する。

設定処理部２２では、読取元識別情報が示す読取装置ＩＤをユーザ情報管理部２５で管理する図８（ａ）のユーザ情報管理テーブルから特定し、その読取装置ＩＤに対して設定されたポリシーＩＤを図８（ｂ）から特定する。そして、このポリシーＩＤに対して設定された操作制限レベルを図６（ａ）に示すポリシー管理テーブルから特定する。

そして、次に、文書管理制御部２１から転送された文書ＩＤの紙文書に対する文書情報として文書情報管理部２３が管理する図７に示す文書情報管理テーブルの操作制限レベルに、特定した操作制限レベルを設定登録する。

なお、既に操作制限レベルが設定された場合であっても、新たな操作制限レベルで更新することにより設定登録する。

設定登録が完了すると、設定処理部２２は、文書管理制御部２１にその旨を通知する。文書管理制御部２１は、紙文書に操作制限レベルが設定登録されたことを示す設定登録完了の結果通知を通信部２０を介して操作制限出力装置１００に送信する。

操作制限出力装置１００では、通信部１０を介して文書管理サーバ２００から設定登録完了の結果通知を受信し、制御部１１はコード情報を読み取った紙文書に対して操作制限レベルが正常に設定登録されたことを報知部１６より報知させる。

このときの報知部１６では、例えば、「ピッ」という音や正常に読み取りが行われたことを示す「青ランプ」を点灯させることによりその旨を報知する。

このようにして操作制限情報が正常に設定された場合に制御部１１は、開閉機構部１４による開閉をフリーにしてスタンプの押印を可能とする。

一方、結果通知がエラーを示すものである場合、あるいは結果通知そのものが操作制限出力装置１００で受信できない場合は、報知部１６でその旨を示す報知を行う。例えば、「ブー」というブザー音や「赤ランプ」を点灯させ、報知する。

図９は、本発明の実施の形態における文書操作制限管理システムの処理の流れを示すフローチャートである。

図９において、まず、操作制限出力装置を用いて紙文書に印刷されたコード情報を読み取る（９０１）。コード情報が正常に読み取られたかを判断し（９０２）、正常に読み取られない場合（９０２でＮＯ）には、ブザー音などを鳴らすことによりその旨のエラーを報知する（９０３）。

それに対して、正常にコード情報を読み取ることができ、文書ＩＤの読み出しができた場合（９０２でＹＥＳ）には、その文書ＩＤと読取元識別情報を文書管理サーバに対して送信する（９０４）。文書管理サーバでは、これらの情報を受信し、これらの情報を用いて紙文書に対して操作制限レベルを設定登録する（９０５）。このときの設定登録における詳細な処理の流れを図１０に示す。

設定登録が完了すると、文書管理サーバは、操作制限出力装置に対して結果を通知する（９０６）。通知結果として登録完了を示す旨の通知であるかを判断して（９０７）、登録完了を示す通知結果である場合（９０７でＹＥＳ）には、スタンプ面を押印可能な状態とする（９０８）。具体的には、図５（ａ）に示すような状態から図５（ｂ）に示すような状態とする。

また、通知結果として登録完了を示す旨の通知を受信しない場合若しくはエラー通知を受信した場合（９０７でＮＯ）には、登録が不許可であるとし、ブザー音などによりエラーである旨を報知する（９０３）。

図１０は、図９における操作制限レベルの設定登録における詳細な処理の流れを示すフローチャートである。

図１０において、操作制限出力装置から受信した読取元識別情報により示される読取装置ＩＤを特定する（１００１）。特定した読取装置ＩＤに対するポリシーＩＤを図８（ｂ）のポリシー対応テーブルより特定する（１００２）。

そして、特定したポリシーＩＤに対する操作制限レベルを特定し（１００３）、その操作制限レベルを操作制限出力装置から受信した文書ＩＤの紙文書の操作制限レベルとして設定登録する（１００４）。

図１１は、本発明の実施の形態における文書操作制限管理システムの処理の流れを示す他のフローチャートである。

図１１は、複数のスタンプ面の切替ができる操作制限出力装置を用いた場合の処理であって、文書に押印するスタンプ面の切替操作を行うと処理が開始される。

まず、操作制限出力装置を用いて紙文書に印刷されたコード情報を読み取る（１１０１）。コード情報が正常に読み取られたかを判断し（１１０２）、正常に読み取られない場合（１１０２でＮＯ）には、ブザー音などを鳴らすことによりその旨のエラーを報知する（１１０３）。

それに対して、正常にコード情報を読み取ることができ、文書ＩＤの読み出しができた場合（１１０２でＹＥＳ）には、その文書ＩＤ、読取元識別情報のほか、切替操作により指定されたスタンプ面に対するポリシーＩＤを文書管理サーバに対して送信する（１１０４）。

これらの情報を受信した文書管理サーバでは、読取元識別情報が示すユーザ情報から当該ユーザが紙文書の操作制限の設定を行うことが可能であるかを認証する（１１０５）。認証できたかを判断して（１１０６）、認証できない場合（１１０６でＮＯ）には、ブザー音などを鳴らすことによりその旨のエラーを報知する（１１０３）。

また、認証できた場合（１１０６でＹＥＳ）には、文書ＩＤ、読取元識別情報、ポリシーＩＤを用いて紙文書に対して操作制限レベルを設定登録する（１１０７）。このときの設定登録における詳細な処理の流れを図１２に示す。

設定登録が完了すると、文書管理サーバは、操作制限出力装置に対して結果を通知する（１１０８）。通知結果として登録完了を示す旨の通知であるかを判断して（１１０９）、登録完了を示す通知結果である場合（１１０９でＹＥＳ）には、スタンプ面を押印可能な状態とする（１１１０）。具体的には、図５（ａ）に示すような状態から図５（ｂ）に示すような状態とする。

また、通知結果として登録完了を示す旨の通知を受信しない場合若しくはエラー通知を受信した場合（１１０９でＮＯ）には、ブザー音などによりエラーである旨を報知する（１１０３）。

図１２は、図１１における操作制限の設定登録における詳細な処理の流れを示すフローチャートである。

図１２において、操作制限出力装置から受信した読取元識別情報により示される読取装置ＩＤを特定する（１２０１）。特定した読取装置ＩＤに対するポリシーＩＤの一覧を図８（ｂ）のポリシー対応テーブルより特定する（１２０２）。

続いて、操作制限出力装置から受信したポリシーＩＤを一覧から特定し（１２０３）、そのポリシーＩＤから操作制限レベルを特定する（１２０４）。そして、その操作制限レベルを操作制限出力装置から受信した文書ＩＤの紙文書の操作制限レベルとして設定登録する（１２０５）。

この実施例では、受信した操作制限識別情報としてポリシーＩＤを利用し、操作制限識別情報に対応した操作制限情報として操作制限レベルを利用し、文書ＩＤごとに操作制限レベルを設定登録して、操作制限を管理している。

本発明は、上記し、且つ図面に示す実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。

本発明の実施の形態における文書操作制限管理システムのシステム構成図。本発明の実施の形態における文書操作制限管理システムの他のシステム構成図。本発明の実施の形態における文書操作制限管理システムの詳細な機能構成を示すブロック図。コード情報が印刷された紙文書を示す図。操作制限出力装置の一例を示す図。ポリシー管理テーブルおよび操作制限管理テーブルを示す図。文書情報管理テーブルを示す図。ユーザ情報管理テーブルを示す図。本発明の実施の形態における文書操作制限管理システムの処理の流れを示すフローチャート。図９における操作制限情報の設定登録における詳細な処理の流れを示すフローチャート。本発明の実施の形態における文書操作制限管理システムの処理の流れを示す他のフローチャート。図１１における操作制限情報の設定登録における詳細な処理の流れを示すフローチャート。

符号の説明

１０通信部
１１制御部
１２文書ＩＤ読出部
１３記憶部
１４開閉機構部
１５読取部
１６報知部
２０通信部
２１文書管理制御部
２２設定処理部
２３文書情報管理部
２４ポリシー管理部
２５ユーザ情報管理部
２６認証部
１００操作制限出力装置
１０１情報処理装置
１０２電気通信回線
２００文書管理サーバ
２０１ポリシーサーバ
２０２文書情報管理サーバ
２０３ユーザ情報管理サーバ

Claims

文書の操作制限情報を前記文書の文書識別情報に対応付けて管理する管理装置と、
紙文書に前記操作制限情報を識別する操作制限識別情報を出力する情報出力装置と
を具備し、
前記情報出力装置は、
当該情報出力装置の装置識別情報を記憶する装置識別情報記憶手段と、
紙文書に付与された前記文書識別情報を読み取る文書識別情報読取手段と、
前記紙文書に印影を押印する押印手段と、
前記文書識別情報読取手段で読み取った前記文書識別情報と、前記装置識別情報とを前記管理装置に送信する送信手段と
を具備し、
前記管理装置は、
装置識別情報と操作制限識別情報とを対応付けて記憶する第１の記憶手段と、
操作制限識別情報と操作制限情報とを対応付けて記憶する第２の記憶手段と、
前記送信手段により送信された前記文書識別情報と前記装置識別情報とを受信する受信手段と、
前記第１の記憶手段に基づき前記装置識別情報に対応する操作制限識別情報を特定する第１の特定手段と、
前記第２の記憶手段に基づき前記特定した操作制限識別情報に対応する操作制限情報を特定する第２の特定手段と、
前記受信手段によって受信した前記文書識別情報と前記第２の特定手段により特定した前記操作制限情報とを対応付けて登録する登録手段と、
前記登録手段による登録の完了を前記情報出力装置に通知する通知手段と
を具備する文書操作制限管理システム。
文書の操作制限情報を前記文書の文書識別情報に対応付けて管理する管理装置と、
紙文書に前記操作制限情報を識別する操作制限識別情報を出力する情報出力装置と
を具備し、
前記情報出力装置は、
当該情報出力装置の装置識別情報を記憶する装置識別情報記憶手段と、
紙文書に付与された前記文書識別情報を読み取る文書識別情報読取手段と、
前記紙文書に印影を押印する押印手段と、
それぞれ異なる操作制限識別情報に対応する複数のスタンプ面を切り替える切替手段と、
前記文書識別情報読取手段で読み取った前記文書識別情報と、前記装置識別情報と、前記切替手段により切り替えられたスタンプ面に対応する操作制限識別情報とを前記管理装置に送信する送信手段と
を具備し、
前記管理装置は、
装置識別情報とそれぞれ異なる複数の操作制限識別情報とを対応付けて記憶する第１の記憶手段と、
操作制限識別情報と操作制限情報とを対応付けて記憶する第２の記憶手段と、
前記送信手段により送信された前記文書識別情報と、前記装置識別情報と、前記操作制限識別情報とを受信する受信手段と、
前記第１の記憶手段に基づき前記装置識別情報に対応する前記複数の操作制限識別情報を特定する第１の特定手段と、
前記第２の記憶手段に基づき前記第１の特定手段により特定した複数の操作制限識別情報のうちの前記受信手段により受信した前記操作制限識別情報に対応する操作制限情報を特定する第２の特定手段と、
前記受信手段によって受信した前記文書識別情報と前記第２の特定手段により特定した操作制限情報とを対応付けて登録する登録手段と、
前記登録手段による登録の完了を前記情報出力装置に通知する通知手段と
を具備する文書操作制限管理システム。