JP2006313503A - 電子印鑑（コードリーダ付スタンプ）を使用したパソコン操作不要の電子決裁システム - Google Patents

Abstract

【課題】 従来の電子決裁システムは決裁作業の効率化につながっていないため、実際の決裁作業や利用形態を見直し、改良して、本来の電子決裁システム導入の目的を実現できるビジネスモデルを提供する。
【解決手段】 決裁文書は従来通り「紙」を使用し、決裁者情報コード付決裁サイン用紙と、新規ハードウェアとして電子印鑑（コードリーダ付スタンプ）を製造、パソコンの代わりに使用することによって、決裁文書作成作業を簡素化し、パソコン操作無しに決裁処理が行え、電子データで管理した決裁状況をパソコンで閲覧することを可能にした、紙と電子システムを効率的に融合させることで、本来の電子決裁システムの導入効果を高めた電子決裁システム。
【選択図】 図１

Description

この発明は、パソコン操作をしなくても電子決裁を行うことができる、電子決裁システムのビジネスモデルに関するものである。

従来の電子決裁システムは、決裁作業を電子化することにより「決裁文書作成作業の効率化」、「ペーパレス化の促進」、「決裁文書の管理・閲覧の簡易化」を実現することを目的としている。
装備として、１．決裁文書作成機能、２．決裁ルートの指定機能、３．決裁の進捗状況確認機能、４．決裁文書保管機能、５．集計機能、６．帳票出力機能などがあり、決裁に伴う作業をトータル的に電子システム化して、作業の効率化を図るために導入される。通常、操作はパソコンで行い、決裁文書は電子ファイルが使用される。

従来の電子決裁システムの最大の課題は、本来の目的である「決裁作業の効率化」につながっていないことである。その理由を以下に挙げる。
１．電子決裁システムの「機能」と「実際の業務」とのギャップ
決裁文書様式や決裁の仕方は、会社によって大きく異なる。システムとして様式を統一できないためパッケージ・ソフト化が難しく、入力画面や帳票、決裁仕様などは必ずオーダーメイドで作成する必要があった。そのため工数がかかり、システムを導入するには多額の費用が必要であった。
２．利用者のパソコン操作の不慣れ
コンピュータが仕事に使用されるようになったのは最近のことであり、まだ完全に紙文化からコンピュータ文化には置き換わっていない。そのため、パソコン操作が不慣れな人は今も少なくない。
３．従来の決裁習慣とのギャップ
日本は長い間、重要書類と言えば、紙と印鑑という習慣が続いてきた。そのため、決裁をコンピュータ上で電子ファイルに行うという習慣がまだ定着していない。
４．電子決裁システム「設計者」と「利用者」の考え方のギャップ
電子決裁システムは通常、コンピュータを熟知した設計者が、利用者からのヒヤリングを基にオーダーメイドで構築する。どんなに優秀な設計者であっても、利用者の業務を１００％理解することは難しい。そのため認識に相違があったり、操作性にも設計者の考えが反映されるので、利用者がパソコン操作に不慣れだった場合は、必ずしも利用者にとって使い易いシステムとはならず、結果的に利用者の電子システム離れを招くこともある。
上記のような理由により、結局は「紙で決裁を行った方が安いし早い」ということになり、電子決裁システムは、高いお金を払って導入しても、その意味をほとんど果たせていなかった。

まず、電子システムだからと言って、無理にパソコンを使用する必要はないと考えた。決裁作業を行う際、結果的に電子決裁システムのようなメリットがあれば、それで良いのである。
そこで、決裁文書は従来通り「紙」で回覧し、使い慣れた様式をそのまま利用する。そして、０００２で説明した残りの機能（Ｂ〜Ｆ）は電子システム化する。このように、「紙」と「電子システム」の良いところを組み合わせて、トータル的に電子的に決裁作業の効率化を図る、という方法（ビジネスモデル）を発明した。
本発明では別途専用機器（電子印鑑）を使用しており、既存しない機器なので新たに開発する必要があるが、従来の技術の応用で簡単に製造できるものである。
ここで言う電子印鑑とは、コードリーダ（バーコード、２次元コード等）とスタンプが一体化した電子式ハードウェアである。パソコンのＵＳＢポートに接続し、パソコンに専用プログラムをインストールして使用する。電子印鑑本体には、承認ランプと差戻ランプがあり、処理に応じて点灯する。
具体的な使用方法としては、本発明の一部である「決裁サイン用紙」のコードが記載された欄に、電子印鑑で決裁印を押すだけである。スタンプを押すと同時にコードリーダがコードを読み取り、自動的にデータをシステムに送信する。利用者はパソコンを操作しなくても、決裁したという情報がシステムに更新されるのである。この電子印鑑は通常、決裁サイン用紙にしか押印できないような仕組みになっている。
こうして電子決裁システムに蓄積された決裁状況データについては、パソコンを使用して参照画面より確認できる。

１．決裁者はパソコン操作を覚える必要がない
電子印鑑をパソコンに接続し初期設定をしておく必要はあるが、決裁時のパソコン操作は不要である。操作を覚える時間を他の有意義な業務に当てられる。
２．決裁文書には従来の様式をそのまま使用できる
従来の電子決裁システムのように、電子決裁システム固有の決裁文書様式に変更する必要がなく、従来の使い慣れた様式をそのまま使用できる。
３．結果的にはその方がペーパレス
パソコンでは文書は非常に読みにくいので、結局は紙に印刷して読むことになる。承認者や決裁者がそれぞれ印刷をしていたら、その方がたくさん紙を使うことになるので、最初から紙で回覧した方が結果的には紙の使用枚数を少なくできる。
４．電子決裁システムの構成そのものをシンプルにできる
従来オーダーメイドだった決裁文書入力画面を作成する必要がなくなるため、電子決裁システム自体をシンプルな構成にでき、メンテナンス性の向上と低価格化を図ることができる。

以下、本発明の実施の形態について説明する。
本発明の電子決裁システムの運用イメージを図１に示す。本発明で使用するアイテムおよび機能は以下の通りである。
１．決裁文書（紙）
２．決裁ルート指定機能および決裁サイン用紙
３．決裁書類保管機能
４．集計項目入力機能
５．電子印鑑（コードリーダ付スタンプ）
６．決裁進捗状況確認機能
７．集計機能
８．帳票出力機能
以下、それぞれの用途を説明する。
１．決裁文書（紙）
決裁文書は起票者が決まった様式にて、手書きもしくはパソコンにより作成する。パソコンで文書を作成した場合は、紙に印刷しておく（Ａ）。
２．決裁ルート指定機能および決裁サイン用紙
決裁文書作成後、この文書の決裁情報（決裁文書番号付与など）と決裁の回覧ルートを電子決裁システムに登録する。その情報を「決裁サイン用紙」に印刷する。決裁情報はコードとして記載される。そのサンプルを図２に示す。
コード情報として図２では２次元コードを示したが、他の実施例として、これをバーコードとしても良い。決裁文書と決裁サイン用紙を１セットにして、承認／決裁者に回覧を開始する（Ｂ）。
３．決裁書類保管機能
決裁情報を登録する際、決裁文書をパンコンで作成した場合は、その時点の文書ファイルを決裁情報の添付ファイルとして登録（システムサーバにアップロード）する。決裁途中で内容変更した場合は、随時添付し直して更新する。または決裁完了時に最終版を添付する（Ｃ）。
決裁文書を紙で作成した場合は、備考欄に紙文書を保管するキャビネット番号を記載するなどして、保管場所がわかるようにしておく。
４．集計項目入力機能
決裁文書が紙または添付ファイルなので、例えば年間の収支計算などを行いたい場合、本発明の電子決裁システムにはそういった項目を何も定義していないので、このままでは不可能である。
そこで、帳票出力などに必要な項目のみ、簡単な入力画面を用意して、別途そちらから入力する。この入力画面は、決裁情報を登録すると自動的に生成される。必要項目のみの入力なので、通常すべての項目が必須になる。作業的には二重の手間になってしまうが、入力操作がシンプルなので、結果的にはこの方が情報を登録しやすいというメリットがある。
こちらも、決裁情報登録時に一緒に登録し、決裁途中で内容変更したら随時更新するか、または決裁が完了したらまとめて登録する（Ｃ）。
５．電子印鑑（コードリーダ付スタンプ）
決裁者（承認者含む）は、社内ネットワークに接続されたパソコンを各自で所有し、電子印鑑をＵＳＢポートに接続して初期設定を完了させておく。電子印鑑には固有のユーザ情報が登録される。決裁者のパソコン操作はこれで終了である。電子印鑑は常時パソコンに接続しておくことが望ましい。電子印鑑の構造を図３に示す。
決裁者は決裁文書を受け取ったら、決裁サイン用紙の自分の氏名が記載されている承認者・決裁者情報欄（１）の承認コード（２）または差戻コード（３）のどちらかにスタンプを押す（４）。押すという動作に連動して、電子印鑑搭載のコードリーダ（６）がその欄のコードを読み取る。このコードには、決裁者の氏名および所属、“承認”または“差戻”の情報が登録されており、電子印鑑のユーザ情報と、押そうとしている決裁欄の決裁者情報が一致しないと、スタンプが押せないようになっている。
スタンプが押されると、電子印鑑の承認ランプ（７）または差戻ランプ（８）が数秒間点灯して処理を確認できるとともに、読み取ったコードより「誰が、いつ、承認または差戻処理をした」という情報が電子決裁システムに送信される。システムサーバでは、この情報を蓄積・更新しておく（Ｄ、Ｅ、Ｆ）。差戻を行う際は、コメント欄（５）にコメントを添えておくような運用形態にする。
処理を誤った場合は特別な操作は不要で、再度正しい処理の方に押し直すだけで良い。その決裁者が最後に行った処理が有効となる。誤った決裁印の方には二重線などを引いて、後の決裁者が誤解しないような配慮をしておく。
なお、本発明における電子印鑑の形状、意匠デザインは、必ずしも図３に示すような四角柱に限定されず、円筒形、楕円形などとしても良い。
６．決裁進捗状況確認機能
電子印鑑により送信された情報を解析し、パソコンにより参照できる機能を提供する。このとき決裁文書電子ファイルが添付登録されていれば、それも参照できる（Ｇ）。決裁状況を参照できるアクセス権限は、利用者環境により設定できる。
決裁処理が遅れている決裁者には、システムから自動で、または起票者から手動で、決裁者にメールを送信して通知することも可能（Ｈ）。
決裁サイン用紙に記載された決裁者全員の決裁が終了（全員が“承認”に押印）したら、その文書は決裁完了となる。紙の決裁文書は必要に応じて、保管または破棄する（Ｉ）。
７．集計機能
４により登録されたデータの計算などを行う機能を提供する（Ｇ）。この機能の内容（計算式など）については、利用者環境により異なる。
８．帳票出力機能
利用者の決まった帳票様式に出力する機能を提供する（Ｇ）。この機能の内容については利用者環境により異なる。

本発明の電子決裁システム概念図 決裁サイン用紙サンプル図 電子印鑑（コードリーダ付スタンプ）構成図

符号の説明

１ 承認者・決裁者情報欄
２ 承認コード
３ 差戻コード
４ コメント欄
５ スタンプ
６ コードリーダ
７ 承認ランプ（緑色）
８ 差戻ランプ（赤色）
９ パソコン接続コード（ＵＳＢポートへ）

Claims (1)

1. パソコン操作が不慣れな人でもスムーズに電子決裁作業を実行でき、決裁作業の効率化をさらに向上させるため、従来通りの紙の決裁文書をそのまま活かし、決裁者情報コードを記載した決裁サイン用紙、および電子印鑑（コードリーダ付スタンプ）という新しい機能を搭載した、紙と電子システムの効率的な融合から導入効果を向上させた電子決裁システム。

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