JP4801468B2 - 管理装置及び画像形成装置管理システム - Google Patents

Description

本発明は、複合機を含む画像形成装置における処理に管理を行う管理装置と、画像形成装置管理システムに関する。

近年、企業等の組織内において、画像形成装置（ＦＡＸ機能、スキャナ機能、コピー機能等を有する複合機も含む）と複数のコンピュータ端末をネットワーク上で接続し、この画像形成装置を共有する場合が多く見られる。このような環境においては、ネットワーク上で取り扱われる画像データの機密性を維持する必要がある。また、画像形成装置は複数のユーザに共有されて使用されるので、使用効率の向上が望まれている。

例えば、特開２００４−２２２１４１号公報（特許文献１）に記載の発明では、ネットワークスキャナ装置において、ネットワークを介して配信する各宛先毎に、少なくともユーザ名、パスワード、配信情報及び当該宛先のユーザが利用可能な他の宛先からなる宛先情報を設定登録する宛先情報記憶手段と、当該宛先情報記憶手段のユーザ名とパスワードの組に基づいてユーザ認証を行って、当該ユーザ認証で認証に成功したユーザにのみ利用が許可されるネットワークスキャナ装置が開示されている。
特開２００４−２２２１４１号公報

しかしながら、特許文献１に開示された発明では、読み取った原稿の画像データを宛先に転送するため、転送先の端末を複数のユーザで共有している場合、他の人に画像データを閲覧される可能性がある。

また、特許文献１の開示された発明では、ユーザ認証されたユーザすべてにネットワークスキャナ装置の利用を許可している。近年の画像形成装置では、スキャナ機能の他にＦＡＸ機能、コピー機能なども有しており、この画像形成装置の自由な利用を許可した場合、予期しない目的で画像形成装置を利用される可能性がある。

本発明は、このような問題点を鑑みて、これらを解決すべくなされたものであり、画像形成装置において、情報の機密性を維持することが可能な管理装置及び画像形成装置管理システムを提供することを目的とするものである。

本発明の管理装置及び画像形成装置管理システムは、上記の目的を達成するために以下のような構成を採用した。

本発明の管理装置は、画像形成装置に接続されて、画像形成装置の使用に係る管理を行う管理装置において、前記管理装置は、ユーザを識別するユーザ識別情報と前記ユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報とを保持するユーザ情報保持手段と、
前記ユーザ識別情報に基づく認証処理を当該管理装置と接続された外部認証サーバで行うか否かを設定する設定手段と、前記ユーザ識別情報に基づき、前記ユーザ情報保持手段から前記ユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報を取得する使用制限情報取得手段とを有する構成とすることができる。

前記管理装置では、ユーザ識別情報を管理し、このユーザ識別情報に基づいて画像形成装置の使用可能な機能を制限するため、画像形成装置内に保持されているユーザ情報についても、ユーザ情報の管理の安全性が強化され、情報の機密性を維持することができる。

また、本発明の管理装置は、上記目的を達成するために、さらに、前記ユーザ識別情報は、第一のユーザ識別情報と、前記第一のユーザ識別情報にひも付けされた第二のユーザ識別情報からなる構成とすることができる。

これにより、ユーザ情報に係る管理の安全性が強化され、情報の機密性を維持することができる。

また、本発明の管理装置は、上記目的を達成するために、さらに、前記第一のユーザ識別情報は、可搬型の情報記憶媒体に記憶された前記情報記憶媒体固有の情報である構成とすることができる。

これにより、ユーザは上記記憶媒体を持っていれば、ユーザ情報を入力する必要がなく、操作性に優れたものとなる。

また、本発明の画像形成装置管理システムは、画像形成装置と、前記画像形成装置の使用に係る管理を行う管理装置とにより構成される画像形成装置管理システムにおいて、前記管理装置は、ユーザ識別情報と前記ユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報とを保持するユーザ情報保持手段と、前記ユーザ識別情報に基づく認証処理を当該管理装置と接続された外部認証サーバで行うか否かを設定する設定手段と、ユーザ識別情報に基づき前記ユーザ情報保持手段から前記ユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報を取得する使用制限情報取得手段と、前記画像形成装置との通信を行う第一の通信手段とを有し、前記画像形成装置は、前記ユーザ識別情報を取得するユーザ識別情報取得手段と、前記管理装置との通信を行う第二の通信手段とを有し、前記第二の前記通信手段は、前記取得されたユーザ識別情報を前記管理装置へ送信し、前記第一の通信手段は、前記ユーザ識別情報を受信し、前記使用制限情報取得手段は、前記第一の通信手段により受信されたユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報を取得する構成とすることができる。

前記管理装置では、ユーザ識別情報を管理し、このユーザ識別情報に基づいて画像形成装置の使用可能な機能を制限するため、画像形成装置内に保持されているユーザ情報についても、ユーザ情報の管理の安全性が強化され、情報の機密性を維持することができる。

また、本発明の画像形成装置管理システムは、上記目的を達成するために、さらに、前記画像形成装置は、前記画像形成装置で実行された処理の履歴に係る情報を記憶する実行処理履歴記憶手段を有し、前記画像形成装置で実行された処理の履歴に係る情報は、前記第二の通信手段により前記管理装置へ送信される構成とすることができる。

前記画像形成装置で実行された処理の履歴を取得することで、ユーザ毎の前記画像形成装置の利用目的を把握することが可能となる。

また、本発明の画像形成装置管理システムは、上記目的を達成するために、さらに、前記画像形成装置は、前記ユーザ識別情報に対応した個別情報が保持された個別情報保持手段を有し、前記画像形成装置は、前記ユーザ識別情報に基づき、保持された前記個別情報に対する処理を実行する構成とすることができる。

これにより、前記画像形成装置は、ユーザ毎の個別情報に対応した処理を実行する。

また、本発明の画像形成装置管理システムは、上記目的を達成するために、さらに、前記ユーザ識別情報は、第一のユーザ識別情報と、前記第一のユーザ識別情報にひも付けされた第二のユーザ識別情報からなり、前記第二のユーザ識別情報が保持された第二のユーザ識別情報保持手段が前記管理装置に接続されている構成とすることができる。

前記管理装置は、前記第二のユーザ識別情報保持手段において、再度ユーザ識別情報が存在しているかどうかを確認する処理を行うことができる。これにより、ユーザ情報に係る管理の安全性が強化され、情報の機密性を維持することができる。

また、本発明の画像形成装置管理システムは、上記目的を達成するために、さらに、前記画像形成装置は、前記第一又は第二のユーザ識別情報に基づいてパスワードを生成するパスワード生成手段を有する構成とすることができる。

パスワード生成手段によりパスワードを生成することにより、パスワード情報に関する管理を行う必要がなくなり、ユーザ情報の管理の安全性が強化される。

また、本発明の画像形成装置管理システムは、上記目的を達成するために、さらに、取得された前記第一のユーザ情報識別情報の形式を、前記画像形成装置において前記第一のユーザ識別情報に基づいて実行される処理が実行可能な形式へ変換する情報形式変換手段を有する構成とすることができる。

これにより、取得されたユーザ識別情報の形式が変更された場合でも本発明で実施可能な機能を実現することが可能となる。

また、本発明の画像形成装置管理システムでは、上記目的を達成するために、さらに、前記管理装置は表示手段を有し、前記表示手段は、当該画像形成装置管理システムの動作に係る情報を表示する構成とすることができる。

これにより、前記管理装置に接続された画像形成装置やユーザ端末などの状態を把握することが可能となる。

また、本発明の画像形成装置管理システムは、上記目的を達成するために、さらに、前記画像形成装置及び前記管理装置との通信を行う通信手段を有する印刷処理装置を備え、前記印刷処理装置は、前記ユーザ識別情報に対応した印刷処理命令を一時的に保持する構成とすることができる。

これにより、ユーザは所望のタイミングで前記印刷処理命令を画像形成装置において実行させることができる。

本発明の画像形成装置管理システムは、画像形成装置と、前記画像形成装置に接続された操作端末と、前記画像形成装置の使用に係る管理を行う管理装置とにより構成される画像形成装置管理システムにおいて、前記管理装置は、ユーザ識別情報と前記ユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報とを保持するユーザ情報保持手段と、前記ユーザ識別情報に基づく認証処理を当該管理装置と接続された外部認証サーバで行うか否かを設定する設定手段と、ユーザ識別情報に基づき前記ユーザ情報保持手段から前記ユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報を取得する使用制限情報取得手段と、前記操作端末との通信を行う第一の通信手段とを有し、前記操作端末は、前記ユーザ識別情報を取得するユーザ識別情報取得手段と、前記管理装置との通信を行う第二の通信手段とを有し、前記第二の通信手段は、前記取得されたユーザ識別情報を前記管理装置へ送信し、前記第一の通信手段は、前記ユーザ識別情報を受信し、前記使用制限情報取得手段は、前記第一の通信手段により受信されたユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報を取得する構成とすることができる。

前記管理装置では、ユーザ識別情報を管理し、このユーザ識別情報に基づいて画像形成装置の使用可能な機能を制限するため、画像形成装置内に保持されているユーザ情報についても、ユーザ情報の管理の安全性が強化され、情報の機密性を維持することができる。

また、本発明の画像形成装置管理システムは、上記目的を達成するために、さらに、前記画像形成装置及び前記管理装置との通信を行う通信手段を有する印刷処理装置を備え、前記印刷処理装置は、前記ユーザ識別情報に対応した印刷処理命令を一時的に保持する構成とすることができる。

これにより、ユーザは所望のタイミングで前記印刷処理命令を画像形成装置において実行させることができる。

本発明の画像形成装置管理システムは、画像形成装置と、前記画像形成装置に接続されて前記画像形成装置の制御をする制御端末と、前記画像形成装置の使用に係る管理を行う管理装置と、前記画像処理装置で実行される印刷処理を行う印刷処理装置とにより構成される画像形成装置管理システムにおいて、前記管理装置は、ユーザ識別情報と前記ユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報とを保持するユーザ情報保持手段と、前記ユーザ識別情報に基づく認証処理を当該管理装置と接続された外部認証サーバで行うか否かを設定する設定手段と、ユーザ識別情報に基づき前記ユーザ情報保持手段から前記ユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報を取得する使用制限情報取得手段と、前記制御端末及び前記印刷処理装置との通信を行う第一の通信手段とを有し、前記制御端末は、前記ユーザ識別情報を取得するユーザ識別情報取得手段と、前記印刷処理装置へ印刷指示を行う印刷指示手段と、前記管理装置及び前記印刷処理装置との通信を行う第二の通信手段とを有し、前記印刷処理装置は、印刷処理を制御する印刷制御手段と、前記画像形成装置で実行される印刷処理命令を保持する印刷命令保持手段と、前記画像形成装置、前記制御端末及び前記管理装置と通信を行う第三の通信手段とを有し、前記第二の通信手段は、前記取得されたユーザ識別情報を前記管理装置へ送信し、前記印刷指示手段により行われた印刷指示を前記印刷処理装置へ送信し、前記第一の通信手段は、前記ユーザ識別情報を受信し、前記使用制限情報取得手段は、前記第一の通信手段により受信されたユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報を取得し、前記第一の通信手段は、取得された前記使用制限情報を前記印刷処理装置へ送信し、前記第三の通信手段は、前記印刷指示と前記使用制限情報を受けて、前記印刷制御手段は、前記印刷指示と前記使用制限情報に基づき前記画像形成装置における印刷処理を制御する構成とすることができる。

これにより、ユーザ毎に前記画像形成装置の使用機能を制限するので画像形成装置の使用効率を下げることがない。

また、本発明の画像形成装置管理システムは、上記目的を達成するために、さらに、前記制御端末は、３つの発光素子を有し、前記３つの発光素子のうち第一の発光素子は、前記制御端末の電源状態に係る情報を表示し、前記３つの発光素子のうち第二の発光素子及び第三の発光素子は、前記制御端末、前記管理装置、前記印刷処理装置のそれぞれの装置状態に係る情報と、前記制御端末と前記管理装置の通信状態に係る情報と、前記制御端末と前記印刷処理装置の通信状態に係る情報のうち少なくとも一つの情報を表示する構成とすることができる。

これにより、ユーザは、前記制御端末に接続された各装置の状態及び各装置間の通信状態について把握することができる。

本発明によれば、ユーザ毎に前記画像形成装置の使用機能を制限するのでユーザ情報に係る管理の安全性が強化され、情報の機密性を維持することができる。

本発明の管理装置及び画像形成装置管理システムは、取得されたユーザ識別情報と対応した画像形成装置の使用に係る使用制限情報を獲得し、前記使用制限情報に基づき画像形成装置における処理を実行させるものである。

以下に図面を参照して本発明の実施例について説明する。

図１は本発明の実施例１における画像形成装置管理システム１０のシステム構成図である。画像形成装置管理システム１０は、管理サーバ１１、ＡｃｔｉｖｅＤｒｅｃｔｏｒｙサーバ（以下、ＡＤサーバ）１３、ユーザ端末１５、印刷サーバ１６、画像形成装置１７とがネットワークを介して接続された構成となっている。

画像形成装置管理システム１０では、画像形成装置１７で取得されたユーザ識別情報が管理サーバ１１へ送信される。管理サーバ１１では、このユーザ識別情報に基づき、ユーザ毎の画像形成装置１７における使用制限情報を獲得する。そして、管理サーバ１１は、獲得した使用制限情報を画像形成装置１７へ送信する。画像形成装置１７では、この使用制限情報を受けて、ユーザ毎の画像形成装置１７の使用に係る制御を行うものである。

管理サーバ１１は、ユーザ情報の管理や画像形成装置１７を司る管理装置である。管理サーバ１１についての詳細は後述する。ＡＤサーバ１３には、画像形成装置１７のユーザを識別するためのユーザＩＤ情報が保持されている。ここで、ＡＤサーバ１３で保持されているユーザＩＤ情報は、画像形成装置管理システム１０の管理者またはユーザなどにより、ユーザ端末１５等を用いて予め登録されたものであっても良い。

管理サーバ１１では、ユーザに画像形成装置１７の使用を許可するためのユーザ認証処理において、ＡＤサーバ１３に保持されたユーザＩＤ情報に基づきユーザ認証処理を行うかどうかを管理サーバ１１の設定により選択することが可能である。

ユーザ端末１５は、画像形成装置１７において印刷処理を行う文書の選択や、印刷指示等を行うものであり、ＣＰＵやメモリなどを有するコンピュータなどである。また、ユーザ端末１５では、ブラウザを使用して管理サーバの各種設定条件を変更することができる。印刷サーバ１６は、ユーザ端末１５より送信された、画像形成装置１７で実行される印刷処理命令である印刷ジョブを一時的に保持する印刷処理装置である。印刷サーバ１６の詳細は後述する。

画像形成装置１７は、ＦＡＸ機能、スキャナ機能、コピー機能、プリント機能等が実現可能な複合機（Multi Function Peripheral）である。画像形成装置１７は、ＩＣカードリーダを有し、このＩＣカードリーダによりＩＣカード固有の情報であるＩＣカード識別情報を取得する。

以下に、図２から図４を参照して、画像形成装置１７、管理サーバ１１、印刷サーバ１６の詳細を説明する。

図２は、本実施例における画像形成装置１７の機能ブロック図である。画像形成装置１７は、制御部１７１、操作部１７２、記憶部１７３、ＩＣカードリーダ１７４、情報形式変換部１７５、通信部１７６、実行処理履歴記憶部１７７、個別情報保持部１７８、パスワード生成部１７９とを有する。

制御部１７１は、上述したＦＡＸ機能、スキャナ機能、コピー機能、プリント機能等の各種機能を実現させる処理の実行や、これらの処理の制御を司る。操作部１７２は、画像形成装置１７を操作するものであって、例えはテンキーや操作パネルなどである。操作部１７２には、画像形成装置１７の装置の状態や、画像形成装置１７で実行される処理の一欄等をユーザに閲覧可能に表示する表示部が設けられていることが好ましい。

記憶部１７３には、画像形成装置１７の設定値や画像形成装置１７において読み込まれた画像データや電子文書等が記憶されている。ＩＣカードリーダ１７４は、ユーザの所有するＩＣカードに記憶された、ＩＣカード固有のＩＣカード識別情報を取得する。本実施例では、ＩＣカードリーダ１７４は、ＩＣカードと接触せずともＩＣカード情報を取得することが可能な非接触型のＩＣカードリーダとしたが、ＩＣカードを接触させてＩＣカード情報を取得する接触型ＩＣカードリーダであっても良い。また、本実施例ではＩＣカードリーダ１７４は画像形成装置１７が有する構成としたが、ＩＣカードリーダ１７４は適切な接続方法により画像形成装置１７の外部に接続されていても良い。

情報形式変換部１７５は、ＩＣカードリーダ１７４により取得されたＩＣカード識別情報の形式の変換制御を行う。例えば本実施例において使用されるＩＣカードはＦｅｌｉｃａカードであり、ＩＣカードリーダ１７４から取得されるＩＣカード識別情報は、Ｆｅｌｉｃａに対応した形式の情報となっている。そして、本実施例で実行される処理で用いられるＩＣカード識別情報は、Ｆｅｌｉｃａカードの形式を有するＩＣカード識別情報である。

ここで、例えば使用されるＩＣカードがＦｅｌｉｃａカードでない場合、使用されるＩＣカードのＩＣカード識別情報の形式は、Ｆｅｌｉｃａカードの有するＩＣカード識別情報と異なる形式であることが考えられる。このような場合に、情報形式変換部１７５は、このＩＣカードから取得されたＩＣカード識別情報の形式を、例えばＦｅｌｉｃａカードのＩＣカード識別情報と同様の形式に変換するプラグインを実行可能としても良い。

通信部１７６は、管理装置１１やユーザ端末１５との通信を行うものである。実行処理履歴記憶部１７７は、画像形成装置１７において実行された処理の履歴を記憶するものである。実行処理履歴記憶部１７７では、画像形成装置１７において実行された処理の履歴は、例えばユーザ識別情報や処理の種類と関連付けられて記憶されており、ユーザ識別情報や処理の種類で、実行された処理の履歴を検索することができる。この検索結果は、例えば操作部１７２に設けられた表示部に、ユーザが閲覧可能に表示されるものであっても良い。

また、実行処理履歴記憶部１７７では、例えばプリント機能の実行履歴、画像形成装置１７を使用したユーザのユーザＩＤ、画像形成装置１７に付けられた名前、実行すべき処理を受け付けた時刻、処理が完了した時刻、画像形成装置１７で処理された電子文書または画像データのページ数などを取得し、記憶することができる。

ここで、実行処理履歴記憶部１７７に記憶された実行処理履歴は、通信部１７６を介して定期的に管理サーバ１１へアップロードされ、管理サーバ１１内でも保持される。

個別情報保持部１７８には、ユーザ毎の個別情報が保持されている。この個別情報は、例えば画像形成装置１７におけるユーザ毎の設定情報、アドレス帳、画像形成装置１７で処理される、あるいは処理された画像データや電子文書等である。また、この個別情報はユーザ識別情報と対応した情報であり、画像形成装置１７において、後述する「個人メニュー」が選択された場合に読み出される。画像形成装置１７において、この「個人メニュー」が選択されて個別情報が読み出されると、制御部１７１はこの個別情報に基づいて画像形成装置１７での処理を実行する。

パスワード生成部１７９は、ユーザ識別情報に基づきある特定のアルゴリズムに従ってパスワードを生成するものであり、ここで一度生成されたパスワードは、個別情報保持部１７８に保持される。

画像形成装置１７において、例えば情報形式変換部１７５、実行処理履歴記憶部１７７、個別情報保持部１７８及びパスワード生成部１７９は、各部の機能を実現させるアプリケーションが画像形成装置１７から着脱可能な記憶媒体に記憶されていても良い。この場合画像形成装置１７には、この記憶媒体を読み込む記憶媒体読込部が設けられていることが好ましく、画像形成装置１７は、この記憶媒体に記憶されたアプリケーションを読み込み、実行することで上記各部の機能を実現させるものであっても良い。さらに、この記憶媒体は、例えばＳＤ(Secure Digital)メモリカード等であっても良い。

図３は、本実施例における管理サーバ１１の機能ブロック図である。管理サーバ１１は、ユーザ情報保持部１２０、制御部１１１、使用制限情報獲得部１１２、表示部１１３、通信部１１４とを有する。

ユーザ情報保持部１２０には、ＩＣカード識別情報１２１、ユーザＩＤ情報１２２、使用制限情報１２３が予め保持されている。ＩＣカード識別情報１２１はＩＣカードリーダ１７４により取得されるＩＣカード識別情報を予め取得したものである。ユーザＩＤ情報１２２は、ＩＣカード識別情報１２１にひも付けされた情報であり、ＩＣカード識別情報１２１に基づいて、制御部１１１により引き出されるものである。本実施例では、ユーザ識別情報とは、このＩＣカード識別情報１２１と、このＩＣカード識別情報１２１に対応したユーザＩＤ情報１２２が組になった情報を示す。

使用制限情報１２３は、ユーザが画像形成装置１７において使用可能な機能または設定条件などを示すものであり、ユーザＩＤ情報１２２に対応した情報である。ユーザ情報保持部１２０に保持されているこれらの情報は、例えば画像形成装置管理システム１０の管理者や、ユーザにより予め登録されたものである。

制御部１１１は、管理サーバ１１内で実行される処理の制御を司るものである。使用制限情報獲得部１１２は、ユーザ情報保持部１２０に保持された使用制限情報１２３を獲得する。表示部１１３は、管理サーバ１１の装置状態や、管理サーバ１１に接続されている他の機器の状態など、画像形成装置管理システム１０の状態に係る情報を表示する。表示部１１３は、例えば管理サーバ１１に設けられた液晶パネルなどでも良いし、管理サーバ１１の外部に適切な手段で接続された液晶ディスプレイなどであっても良い。通信部１１４は、印刷サーバ１６、画像形成装置１７との通信を行う。

図４は、本実施例における印刷サーバ１６の機能ブロック図である。印刷サーバ１６は、印刷命令保持部１６１、印刷制御部１６２、通信部１６３を有する。印刷命令保持部１６１は、ユーザ端末１５から送信される印刷処理命令である印刷ジョブを一時的に保持する。印刷制御部１６２は、ユーザにより、ユーザ端末１５または画像形成装置１７において印刷指示がだされると、印刷命令保持部１６１に保持された印刷ジョブを画像形成装置１７へ送信し、画像形成装置１７において印刷ジョブを実行させる。通信部１６３は、管理サーバ１１と画像形成装置１７との通信を行う。

本実施例の印刷サーバ１６では、例えば画像形成装置管理システム１０に複数台の画像形成装置が接続されていた場合に、印刷命令保持部１６１に保持された印刷ジョブの送信先となる画像形成装置を選択することができる。例えば、複数の画像形成装置のうち１台の画像形成装置で別の処理が実行されている場合、印刷制御部１６２はこの画像形成装置を避けて、他の画像形成装置を選択し、この画像形成装置において速やかに印刷ジョブを実行させることができる。

また、この印刷サーバ１６は、１台の画像形成装置に対して最大４台接続することができる。このように複数台の印刷サーバを接続することにより、印刷サーバにより多くの印刷ジョブを保持させることができる。また、上述したように、本実施例の印刷サーバは、速やかに印刷ジョブを実行可能な状態にある画像形成装置を選択して印刷ジョブを実行させることができるので、画像形成装置の負荷を増大させることなく保持された印刷ジョブは速やかに実行させることができる。また、例えば複数台の印刷サーバのうち１台が故障した場合でも、他の印刷サーバを稼働させることにより画像形成装置管理システム全体の動作を停止させることなく印刷サーバの修理、補修及び点検等を行うことができる。

次に、図５を参照して、画像形成装置管理システム１０におけるユーザ認証処理について説明する。図５は画像形成装置管理システム１０におけるユーザ認証処理を説明するフローチャートである。

画像形成装置１７は、ＩＣカードリーダ１７４よりＩＣカード識別情報を取得し、通信部１７６により取得されたＩＣカード識別情報を管理サーバ１１へ送信する。管理サーバ１１において、通信部１１４によりこのＩＣカード識別情報を受けると、制御部１１１はこのＩＣカード識別情報に基づき、ユーザ情報保持部１２０内のＩＣカード識別情報１２１を検索する。そして、該当するＩＣカード識別情報がＩＣカード識別情報１２１に保持されているかを判断する（Ｓ５１）。

取得されたＩＣカード識別情報がＩＣカード識別情報１２１に保持されていた場合、制御部１１１は、次に、取得されたＩＣカード識別情報に対応したユーザＩＤをユーザＩＤ情報１２２内より引き出す。そして、管理サーバ１１において、ＡＤサーバ１３を用いたユーザ認証処理を行う設定となっているどうかを判断する（Ｓ５２）。

Ｓ５２において、ＡＤサーバ１３を用いたユーザ認証処理を行う設定となっていた場合、制御部１１１は、ＡＤサーバ１３にアクセスし、ＡＤサーバ１３に保持されているユーザＩＤ情報の中に、引き出されたユーザＩＤが存在するかどうかを確認する（Ｓ５３）。

ここで、ＡＤサーバ１３内に該当するユーザＩＤが存在した場合、制御部１１１はユーザを認証したものとする（Ｓ５４）。尚、Ｓ５２において、管理サーバ１１でＡＤサーバ１３を用いたユーザ認証処理を行う設定がされていない場合、制御部１１１は、Ｓ５１においてユーザ情保持部１２０に該当するユーザ情報が保持されていた時点でユーザが認証されたものと判断する。

Ｓ５３において、ＡＤサーバ１３によるユーザＩＤの存在確認処理がエラーとなった場合、制御部１１１は、該当するユーザＩＤに対応する使用制限情報１２３に基づき、このユーザＩＤに対して画像形成装置１７の利用を許可するかどうかを判断する（Ｓ５５）。ここで、利用が許可されたユーザＩＤであった場合、制御部１１１はユーザが認証されたものとする。そして、利用が許可されていないユーザＩＤであった場合、制御部１１１はログイン処理を失敗したものとしてユーザ認証処理を終了する（Ｓ５６）。

Ｓ５４でユーザ認証処理がなされると、管理サーバ１１において、制御部１１１は、使用制限情獲得部１１２により使用制限情報１２３から認証されたユーザに対応した使用制限情報を獲得する。そして、制御部１１１は、通信部１１４によりこの獲得された使用制限情報を画像形成装置１７へ送信する。

画像形成装置１７において、制御部１７１は、この使用制限情報を受けて、認証されたユーザが使用できる機能のみを実現させるよう、画像形成装置１７の処理を制御する。

次に、図６、図７を参照して上述した画像形成装置１７で実行される個人メニュー処理について説明する。本実施例でいう「個人メニュー」とは、画像形成装置１７に予めユーザＩＤとパスワードが登録されたユーザだけが使用できる機能の名称である。「個人メニュー」で実行可能な機能は、例えば画像形成装置１７内にユーザ毎に蓄積された画像データや電子文書へのアクセス、閲覧、ユーザ個別のアドレス帳の使用、ユーザ個別のメール文書の閲覧などである。さらに、個人メニューが選択された場合は、操作部１７２に設けられた表示部における表示や、画像形成装置１７の設定状態をユーザが個別にカスタマイズすることができる。また、ここで言う個人メニュー処理とは、この個人メニューが選択されたときに画像形成装置１７で実行される処理を示すものとする。

図６は、本実施例の画像形成装置１７における個人メニュー処理の動作を説明するフローチャートである。図７は、個人メニュー処理が選択された際の操作部１７２の状態を説明する図であり、図７（Ａ）は個人メニューへのログイン前の操作部１７２の状態を示し、図７（Ｂ）は個人メニューへのログイン後の操作部１７２の状態を示すものである。

画像形成装置１７において、ユーザがＩＣカードをＩＣカードリーダ１７４に翳すことにより、図５で説明したユーザ認証処理が実行される（Ｓ６１）。ここで、画像形成装置１７は、ユーザ認証がなされるまでは操作部１７２による操作が不可能な状態（以下、この状態をハードキーロックという。）となっている。

Ｓ６１にてユーザ認証がなされ、且つ画像形成装置１７の使用を許可されたユーザであった場合、制御部１７１はこのハードキーロック状態を解除する（Ｓ６２）。そして、制御部１７１は、管理サーバ１１より送信されたユーザの使用制限情報に基づき、画像形成装置１７の状態をユーザの使用可能な機能を実行できる状態へ遷移させる（Ｓ６３）。

ここで、ユーザにより「個人メニュー」処理への実行が選択された場合（Ｓ６４）、制御部１７１は、図７（Ａ）に示すように、操作部１７２に設けられた表示部に「個人メニュー」が選択された旨を表示する（Ｓ６５）。尚、図６、図７で言う「ｉｔ機能」とは画像形成装置においてネットワークを介して直接情報の送受信を行う機能の総称であり、本実施例では個人メニュー処理で実現できる機能も「ｉｔ機能」に含まれるものとした。

次に画像形成装置１７の制御部１７１は、個人メニューへのログイン処理を行う（Ｓ６６）。画像形成装置１７では、Ｓ６１においてＩＣカード識別情報により引き出されたユーザＩＤに基づいて、パスワード生成部１７９によりパスワードを生成する。このとき、画像形成装置１７内には、予めユーザにより登録されたユーザＩＤと、このユーザＩＤに基づいてパスワード生成部１７９で生成されたパスワードが保持されている。

制御部１７１は、この保持されているユーザＩＤとパスワードと、Ｓ６１で取得されたユーザＩＤ及びこのユーザＩＤから生成されたパスワードが一致しているかどうかを判断する（Ｓ６７）。

Ｓ６７において、画像形成装置１７内に該当するユーザＩＤが保持されていない場合、制御部１７１はユーザ登録がなされていない新規のユーザと判断し、操作部１７２にユーザ登録画面を表示させ、ユーザ登録処理へと移行する（Ｓ６８）。

Ｓ６７において、パスワードが不正であった場合、制御部１７１は、操作部１７２のオンデマンドキー以外のハードキーをロックする（Ｓ６９）。尚ここで、オンデマンドキーとは、操作部１７２内に配設された操作部の一つであり、すでに画像形成装置１７内に保持された状態の印刷ジョブに対して印刷指示を出すための操作キーである。

画像形成装置１７において発生するパスワードの不正とは、個人名メニューへのログインに必要な初期パスワードであって、パスワード生成部１７９により生成されるパスワードを、ユーザがユーザ独自のパスワードへ変更した場合に発生する。そこで、制御部１７１は、操作部１７２にパスワードを入力可能なタッチパネルの画面等を表示し、変更後のパスワードの入力が必要である旨を表示する（Ｓ７０）。Ｓ７０において、ユーザにより正しいパスワードが入力されると、制御部１７１は使用制限情報に従ってハードキーロックの状態を解除（Ｓ７１）し、再度画像形成装置１７内に保持されている、予め登録されたユーザＩＤと変更後のパスワードと、Ｓ６１で取得されたユーザＩＤとＳ７０で入力されたパスワードが一致しているか判断する処理へ戻る。

Ｓ６７において、何らかの原因によりログイン処理がエラーとなった場合、制御部１７１は、Ｓ６５において操作部１７２に表示させた「個人メニュー」が選択された旨を消去する（Ｓ７２）。そして、制御部１７１は、操作部１７２に個人メニューへのログイン処理がエラーになった旨を表示する（Ｓ７３）。

その後、制御部１７１は、使用制限情報に基づいて、ユーザが個人メニューにログインしていない状態で使用可能な機能を実現させるべく画像形成装置１７を制御する。

Ｓ６７において、画像形成装置１７内に保持されたユーザＩＤとパスワードと、Ｓ６１で取得されたユーザＩＤ及びこのユーザＩＤから生成されたパスワードが一致した場合、制御部１７１はこのユーザの個人メニューへのログインを成功したものとし、個別情報保持部１７８よりユーザＩＤに対応した個別情報を取得する。そして、制御部１７１は、この個別情報に基づき、画像形成装置１７の使用に係る設定条件などの制限を行う（Ｓ７４）。

次に、制御部１７１は、操作部１７２の個人メニュー機能時に使用される操作キーを使用可能な状態とし（Ｓ７５）、Ｓ６５において操作部１７２に表示させた「個人メニュー」が選択された旨を消去する（Ｓ７６）。そして、制御部１７１は、パスワード生成部１７９により生成されたパスワードの情報をユーザが閲覧可能である旨を操作部１７２に表示する（Ｓ７７）。これにより、画像形成装置１７における個人メニューへのログイン処理が完了し、操作部１７２には、図７（Ｂ）に示すようにユーザ毎の個人メニューが表示される。

Ｓ６４において、ユーザにより「個人メニュー」処理への実行が選択されない場合、制御部１７１は、Ｓ６１で管理サーバ１１から取得した使用制限情報の基づき画像形成装置１７の制御を行う（Ｓ７９）。これにより、ユーザは画像形成装置１７の使用が可能となる。

また、Ｓ７７において操作部１７２に表示される、ユーザが閲覧可能なパスワードの情報とは、パスワード生成部１７９により生成された初期パスワードや、この初期パスワードをユーザ独自のバスワードに変更する際の設定変更に係る情報などである。本実施例では、Ｓ７７における操作部１７２の画面から、パスワード変更を行う設定画面などに遷移することが可能であっても良いし、すでにパスワードを変更済みのユーザであれは、初期パスワードを再度ユーザに通知可能な画面へ遷移させても良い。さらに、ユーザにパスワードを通知する際は、操作部１７２にパスワードが表示されてから所定の時間が経過すると、表示されたパスワードが自動的に消去される設定となっていても良い。

以上に説明したように、本発明の実施例１では、管理サーバによりユーザ識別情報を管理し、このユーザ識別情報に基づいて画像形成装置の使用可能な機能を制限するため、画像形成装置内に保持されているユーザ情報についても、ユーザ情報の管理の安全性が強化され、情報の機密性を維持することができる。

また、ユーザ毎に使用可能な制限のみを使用させるため、画像形成装置において無駄な処理が実行されることがなく、使用効率が良い。また、非接触型のＩＣカードによりユーザＩＤを取得するため、ユーザがログインするたびにユーザＩＤを入力する必要がなく、操作性を向上させることができる。また、ユーザＩＤからパスワードを生成するパスワード生成部を有することで、パスワード自体を保持する必要がなくなるため、万が一ユーザ識別情報に係る情報が漏洩した場合でも、パスワードが漏洩することを防止できる。

また、本実施例によれば、ＩＣカードの種類が変更されて、ＩＣカード識別情報の形式が変更された場合でも対応可能である。

また、本実施例によれば、画像形成装置で実行された処理が、ユーザ識別情報毎、あるいは実行された処理の種類毎に分類されて記憶されるため、画像形成装置で実行された処理の把握が容易となる。

さらに、本実施例では、画像形成装置管理システム全体の状態をユーザが閲覧可能に表示させる表示させることが可能であるため、システム全体の動作や、接続されている各機器の状態の把握が容易となる。

図８を参照して本発明の実施例２について説明する。図８は本発明の実施例２における画像形成装置管理システム２０のシステム構成図である。図８に示す実施例２の画像形成装置管理システム２０の構成要素において、実施例１と同様の機能や構成を有するものは図１と同様の符号を付与し、ここではその説明は省略する。以下に、図８において実施例１と異なる部分のみ説明する。

実施例２の画像形成装置管理システム２０では、実施例１の画像形成装置１７に該当する部分を、画像形成装置１７ａ、画像形成装置１７ａを操作する操作端末２１、操作端末２１の外部に接続されたＩＣカードリーダ１７４ａにより構成した。図９は画像形成装置１７ａ、操作端末２１、ＩＣカードリーダ１７４ａの構成を説明する図である。

画像形成装置１７ａとＩＣカードリーダ１７４ａは、操作端末２１に接続されており、操作端末２１が画像形成装置管理システム２０を構成するネットワークへ接続されている。本実施例では、画像形成装置１７ａはＲＳ２３２Ｃ等により操作端末２１へシリアル接続されている。ＩＣカードリーダ１７４ａはＵＳＢ等により操作端末２１に接続されている。

画像形成装置１７ａは、制御部１７１ａ、操作部１７２ａ、記憶部１７３ａ、通信部１７６ａを有する。制御部１７１ａは、画像形成装置１７ａで実現可能なプリント機能、スキャン機能、コピー機能などを実現させる処理の実行またはこれらの処理の制御を司る。操作部１７２ａは画像形成装置１７ａの操作を行うもので、例えばテンキーや操作パネル等である。記憶部１７３ａには、画像形成装置１７ａの設定値等が記憶されている。通信部１７６ａは、操作端末２１との通信を行う。

操作端末２１は、例えばコンピュータなどであり、制御部２１１、通信部２１２、記憶部２１３、表示部２１４、操作部２１５を有する。制御部２１１は、操作端末２１の機能を実現させる処理の実行またはこれらの処理の制御を司る。通信部２１２は、画像形成装置１７ａ、ＩＣカードリーダ１７４ａ、及びネットワークに接続された各機器との通信を行う。

記憶部２１３は、操作端末２１の設定値が格納されており、制御部２１１で実行された処理結果である演算値などを一時的に記憶しても良い。記憶部２１３には、操作端末２１が管理サーバ１１及び印刷サーバ１６と通信できなくなった場合に備えて、画像形成装置管理システム２０のシステムの設定に係る情報、ＩＣカード識別情報とユーザＩＤからなるユーザ識別情報と、このユーザ識別情報に対応した使用制限情報、画像形成装置１７ａを使用したユーザの履歴を示す情報などが記憶されており、これらの情報は定期的に管理サーバ１１へ送信される。

表示部２１４は、操作端末２１で実行される処理の結果や、画像形成装置１７ａの状態などを表示するものであり、例えば操作端末２１の外部に接続された液晶ディスプレスなどであっても良い。操作部２１５は、操作端末２１５を操作するためのものであり、例えば操作端末２１の外部に接続されたキーボードやマウスなどであっても良い。ＩＣカードリーダ１７４ａは実施例１と同様の機能を有するものであるから説明を省略する。

以下に実施例２におけるユーザ認証処理について説明する。まず、ＩＣカードリーダ１７４ａによりユーザの保有するＩＣカード識別情報を取得する。操作端末２１の制御部２１１は、このＩＣカード識別情報をＩＣカードリーダ１７４ａより取得する。そして、通信部２１２により取得したＩＣカード識別情報を管理サーバ１１へ送信する。管理サーバ１１では、このＩＣカード識別情報に基づき、このＩＣカード識別情報に対応したユーザＩＤを引き出し、引き出されたユーザＩＤに対応した使用制限情報を獲得する。

そして、管理サーバ１１は、通信部１１４によりこの獲得した使用制限情報を操作端末２１へ送信する。操作端末２１は、この使用制限情報を通信部２１２を介して取得し、この使用制限情報に基づいて画像形成装置１７ａを制御するものである。

本発明の実施例２では、このようにして画像形成装置１７ａを操作する操作端末２１と管理サーバ１１により画像形成装置の管理を行うものである。

尚、本実施例において、実施例１で説明した情報形式変換部１７５、実行処理履歴記憶部１７７、個別情報保持部１７８及びパスワード生成部１７９の各部の機能を実現させるアプリケーションが操作端末２１で読み取り可能な記憶媒体に記憶されていても良い。この場合、操作端末２１は図示しない記憶媒体読込部を有し、この記憶媒体を読み込むことにより、上記各部の機能を有することができる。その場合、操作端末２１は、画像形成装置１７ａで実現可能な機能に応じて上記各部による処理を行い、画像形成装置１７ａを制御する。

図１０を参照して本発明の実施例３について説明する。図１０は本発明の実施例３における画像形成装置管理システム３０のシステム構成図である。図１０に示す実施例３の画像形成装置管理システム３０の構成要素において、実施例１と同様の機能や構成を有するものは図１と同様の符号を付与し、ここではその説明は省略する。以下に、図１０において実施例１と異なる部分のみ説明する。

実施例３の画像形成装置管理システム３０では、実施例１の画像形成装置１７に該当する部分を、画像形成装置であるレーザプリンタ１７ｂ、レーザプリンタ１７ｂを制御する制御端末３１、制御端末３１の設定を行う設定端末３２、制御端末の外部に接続されたＩＣカードリーダ１７４ｂにより構成した。図１１はレーザプリンタ１７ｂ、制御端末３１、設定端末３２、ＩＣカードリーダ１７４ｂの構成を説明する図である。

レーザプリンタ１７ｂは、プリンタ機能を有する画像形成装置である。制御端末３１は、制御部３１１、通信部３１２、表示部３１３、記憶部３１４を有する。制御部３１１は、制御端末３１の機能を実現させるための処理またはこれらの処理の制御を司る。通信部３１２は、画像形成装置管理システム３０を構成する各機器との通信及びレーザプリンタ１７ｂとの通信を行う。表示部３１３は画像形成装置管理システム３０におけるシステム全体の状態や、制御端末３１と各機器との通信状態などを表示する。

表示部３１３は、３色の発光素子であるＬＥＤ（Light Emitting Diode）であり、これら３色のＬＥＤを組み合わせて本実施例の画像形成装置管理システム３０のシステム状態や、制御端末３１と管理サーバ１１及び印刷サーバ１６との通信状態、管理サーバ１１及び印刷サーバ１６の装置の状態をユーザに対して表示する。この表示方法の詳細は後述する。

記憶部３１４には、制御端末３１の設定値などが記憶されている。また、記憶部３１４には、制御端末３１が管理サーバ１１及び印刷サーバ１６と通信できなくなった場合に備えて、画像形成装置管理システム３０のシステムの設定に係る情報、ＩＣカード識別情報とユーザＩＤからなるユーザ識別情報と、このユーザ識別情報に対応した使用制限情報、レーザプリンタ１７ｂを使用したユーザの履歴を示す情報などが記憶されており、これらの情報は定期的に管理サーバ１１へ送信される。

ＩＣカードリーダ１７４ｂは実施例２のＩＣカードリーダ１７４ａと同様の機能を有し、ＵＳＢ等により制御端末３１に接続されている。設定端末３２は制御端末３１における各種設定を行うものであり、例えばコンピュータなどである。設定端末３２は、クロスケーブルなどにより制御端末３１と接続されている。

以下に、本実施例におけるユーザ認証処理について説明する。まず、ＩＣカードリーダ１７４ｂによりユーザの保有するＩＣカードのＩＣカード識別情報を取得する。制御端末３１の制御部３１１は、このＩＣカード識別情報をＩＣカードリーダ１７４ｂより取得する。そして、通信部３１２により取得したＩＣカード識別情報を管理サーバ１１へ送信する。管理サーバ１１では、このＩＣカード識別情報に基づき、このＩＣカード識別情報にひも付けされたユーザＩＤを引き出し、引き出されたユーザＩＤに対応した使用制限情報を獲得する。

そして、管理サーバ１１は、通信部１１４によりこの獲得した使用制限情報を制御端末３１へ送信する。制御端末３１は、この使用制限情報を通信部３１２を介して取得し、この使用制限情報に基づいてレーザプリンタ１７ｂを制御するものである。

例えば使用制限情報によりユーザ認証されたユーザがレーザプリンタ１７ｂの使用を制限されていた場合、制御部３１１は、レーザプリンタ１７ｂに備えられた操作キーを、使用不可の状態であるハードキーロック状態とする。また、使用制限情報により、ユーザ認証されたユーザが、レーザプリンタ１７ｂの使用を許可されていた場合、制御部３１１は、レーザプリンタ１７ｂのハードキーロック状態が解除された状態とする。こうすれば、ユーザはレーザプリンタ１７ｂの操作キーにより印刷処理を実行することができる。

本実施例において、制御端末３１及び管理サーバ１１は以上のようにして画像形成装置であるレーザプリンタ１７ｂの使用に係る制限及び管理を行う。このような構成とすることで、高価な画像形成装置ではなく、より安価でユーザにとって入手が容易と想像されるレーザプリンタなどの管理においても、本発明を適用することが可能であり、本発明で奏する効果を得ることができる。

次に、本実施例における表示部３１３で行われる表示方法について、図１２、図１３を参照して説明する。

図１２は、表示部３１３における画像形成装置管理システム３０の状態を示す表示方法を説明する図である。図１３は実施例３において印刷サーバ１６が複数台接続された場合の２台目の印刷サーバの状態を示す表示方法を説明する図である。図１２、図１３において、横方向を時間の経過を示すものとし、１マスを１秒と換算するものとして、紙面上左側に１マスずれる毎に１秒経過した状態の表示部３１３を示すものとした。

制御端末３１の表示部３１３は、緑色、赤色、黄色の３色のＬＥＤを有する。本実施例では、ＬＥＤ１は緑色のＬＥＤであり、制御端末３１の電源状態を示す。ＬＥＤ１は、制御端末３１の電源がＯＮ状態のとき点灯する。ＬＥＤ２は赤色のＬＥＤであり、主に制御端末３１の装置の状態を示す。ＬＥＤ３は黄色のＬＥＤであり、主に管理サーバ１１と印刷サーバ１６の装置の状態と、制御端末３１と管理サーバ１１、印刷サーバ１６との通信状態を示す。以下に図１２を参照してＬＥＤ２、ＬＥＤ３の点滅方法について説明する。

図１２（Ａ）は、表示部３１３において制御端末３１内サービスの通信状態の異常が示された状態の図である。尚ここで言うサービスとは、制御端末３１内でのデータ送受信を意味する。制御端末３１内サービスの通信状態に異常があるとき、表示部３１３ではＬＥＤ２が５秒ごとに１回点滅する。すなわち、ＬＥＤ２が１秒間点灯したのち、いずれのＬＥＤも点灯しない休止期間が４秒間継続する。そしてまたＬＥＤ２の点滅に戻る。このようにして表示部３１３は制御端末３１内サービスの通信異常をユーザに通知する。

図１２（Ｂ）は、表示部３１３において制御端末３１のローカルディスクのディスク容量警告が示された図である。制御端末３１のディスク容量の残りの容量が所定以下になると、ＬＥＤ２は、１秒おきに２回点滅し、その後休止期間が４秒間継続する。そしてまた、ＬＥＤ２の１秒おきの点滅に戻る。このようにして表示部３１３は制御端末３１のローカルディスクのディスク容量警告をユーザに通知する。

図１２（Ｃ）は、表示部３１３においてＩＣカードリーダ１７４ｂの装置の異常が示された図である。この場合、ＬＥＤ２が１秒おきに３回点滅し、その後休止期間が４秒間継続する。そしてまた、ＬＥＤ２の１秒おきの点滅に戻る。このようにして表示部３１３はＩＣカードリーダ１７４ｂの装置の異常をユーザに通知する。

図１２（Ｄ）は、表示部３１３において制御端末３１の機器状態の異常が示された図である。制御端末３１の機器状態の異常とは、制御端末３１の故障などであり、データの通信が行えない状態を意味する。この場合、ＬＥＤ３が５秒ごとに１回点滅する。すなわち、ＬＥＤ３が１秒間点灯したのち、いずれのＬＥＤも点灯しない休止期間が４秒間継続する。このようにして表示部３１３は制御端末３１の機器状態の異常をユーザに通知する。

図１２（Ｅ）は、表示部３１３において印刷サーバ１６との通信状態の異常が示された図である。この場合、ＬＥＤ３は１秒ごとに２回点滅し、その後休止期間が４秒間継続する。そしてまた、ＬＥＤ３の１秒おきの点滅に戻る。このようにして表示部３１３は印刷サーバ１６と制御端末３１との通信状態の異常をユーザに通知する。

図１２（Ｆ）は、表示部３１３において管理サーバ１１との通信状態の異常が示された図である。この場合、ＬＥＤ３は１秒おきに３回点滅し、その後休止期間が４秒間継続する。そしてまた、ＬＥＤ３の１秒おきの点滅に戻る。このようにして表示部３１３は管理サーバ１１と制御端末３１との通信状態の異常をユーザに通知する。

図１２（Ｇ）は、表示部３１３において制御端末３１の内部エラーが示された図である。内部エラーとは、例えば制御端末３１内で実行される処理がなんらかの理由で実行できなかった場合を意味する。この場合、ＬＥＤ２とＬＥＤ３が、同じタイミングで１秒ごとの点滅を繰り返す。このようにして表示部３１３は制御端末３１の内部エラー異常をユーザに通知する。

図１２（Ｈ）は、表示部３１３において印刷サーバ１６内のサービスの通信状態の異常が示された図である。この場合、ＬＥＤ３は、１秒ごとに４回点滅し、その後休止期間が４秒間継続する。そしてまた、ＬＥＤ３の１秒おきの点滅に戻る。このようにして表示部３１３は、印刷サーバ１６内のサービスの通信状態の異常をユーザに通知する。

図１２（Ｉ）は、表示部３１３において印刷サーバ１６のディスク容量警告が示された図である。印刷サーバ１６内のディスク容量の残りの容量が所定以下になると、ＬＥＤ３は、１秒おきに５回点滅し、その後休止期間が４秒間継続する。そしてまた、ＬＥＤ３の１秒おきの点滅に戻る。このようにして表示部３１３は印刷サーバ１６のディスク容量警告をユーザに通知する。

図１２（Ｊ）は、表示部３１３において印刷サーバ１６のデータベース容量警告が示された図である。印刷サーバ１６のデータベースとは、例えば印刷サーバ１６内で各種のデータが格納されるデータ格納領域のことを意味する。印刷サーバ１６内のデータベースの残りの容量が所定以下になると、この場合、ＬＥＤ３は、１秒おきに６回点滅し、その後休止期間が４秒間継続する。そしてまた、ＬＥＤ３の１秒おきの点滅に戻る。このようにして表示部３１３は印刷サーバ１６のデータベース容量警告をユーザに通知する。

図１２（Ｋ）は、表示部３１３において管理サーバ１１内のサービスの通信状態の異常が示された図である。この場合、ＬＥＤ３は、１秒おきに７回点滅し、その後休止期間が４秒間継続する。そしてまた、ＬＥＤ３の１秒おきの点滅に戻る。このようにして表示部３１３は、管理サーバ１１内のサービスの通信状態の異常をユーザに通知する。

図１２（Ｌ）は、表示部３１３において管理サーバ１１のディスク容量警告が示された図である。管理サーバ１１内のディスク容量の残りの容量が所定以下になると、ＬＥＤ３は、１秒おきに８回点滅し、その後休止期間が４秒間継続する。そしてまた、ＬＥＤ３の１秒おきの点滅に戻る。このようにして表示部３１３は管理サーバ１１のディスク容量警告をユーザに通知する。

図１２（Ｍ）は、表示部３１３において管理サーバ１１のデータベース容量警告が示された図である。管理サーバ１１のデータベースとは、例えば管理サーバ１１内で各種のデータが格納されるデータ格納領域のことを意味する。管理サーバ１１内のデータベースの残りの容量が所定以下になると、この場合、ＬＥＤ３は、１秒おきに９回点滅し、その後休止期間が４秒間継続する。そしてまた、ＬＥＤ３の１秒おきの点滅に戻る。このようにして表示部３１３は管理サーバ１１のデータベース容量警告をユーザに通知する。

このようにして、制御端末３１の表示部３１３では、制御端末３１、管理サーバ１１及び印刷サーバ１６の装置状態と、制御端末３１と管理サーバ１１及び印刷サーバ１６との通信状態をユーザが把握可能に表示している。

また、本実施例の画像形成装置管理システム３０では、印刷サーバ１６を複数台設けることができる。この場合の２台目の印刷サーバ（図示せず）に係る情報の表示方法について、図１３を参照して説明する。なお、図１３において「！」のマークはＬＥＤの点灯時間が１秒未満の素早い点滅を示す。例えば「●！●」であれば、ＬＥＤは点灯時間が１秒未満の点滅を２回繰り返すことを意味する。

図１３（Ａ）は、表示部３１３において２台目の印刷サーバと制御端末３１との通信状態の異常が示された図である。この場合、ＬＥＤ３は１秒ごとに２回点滅し、その後の４秒間の間に点灯時間が１秒未満の点滅を２回繰り返す。そしてそのあと、ＬＥＤ３は１秒ごとの点滅に戻る。このようにして、表示部３１３は２台目の印刷サーバとの通信状態の異常をユーザに通知する。

図１３（Ｂ）は、表示部３１３において２台目の印刷サーバ内のサービスの通信状態の異常が示された図である。この場合、ＬＥＤ３は１秒ごとに４回点滅し、その後の４秒間の間に点灯時間が１秒未満の点滅を２回繰り返す。そしてそのあと、ＬＥＤ３は１秒ごとの点滅に戻る。このようにして、表示部３１３は２台目の印刷サーバ内のサービスの通信状態の異常をユーザに通知する。

図１３（Ｃ）は、表示部３１３において２台目の印刷サーバのディスク容量警告が示された図である。２台目の印刷サーバ内のディスク容量の残りの容量が所定以下になると、この場合、ＬＥＤ３は１秒ごとに５回点滅し、その後の４秒間の間に点灯時間が１秒未満の点滅を２回繰り返す。そしてそのあと、ＬＥＤ３は１秒ごとの点滅に戻る。このようにして、表示部３１３は２台目の印刷サーバのディスク容量警告をユーザに通知する。

図１３（Ｄ）は、表示部３１３において２台目の印刷サーバのデータベース容量警告が示された図である。２台目の印刷サーバのデータベースとは、例えば印刷サーバ内で各種のデータが格納されるデータ格納領域のことを意味する。２台目の印刷サーバ内のディスク容量の残りの容量が所定以下になると、この場合、ＬＥＤ３は１秒ごとに６回点滅し、その後の４秒間の間に点灯時間が１秒未満の点滅を２回繰り返す。そしてそのあと、ＬＥＤ３は１秒ごとの点滅に戻る。このようにして、表示部３１３は２台目の印刷サーバのデータベース容量警告をユーザに通知する。

このようにして、本実施例の制御端末３１は複数の印刷サーバが接続されていた場合でも、表示部３１３においてその複数台目の印刷サーバの装置状態や、制御端末３１との通信状態を示す情報をユーザが把握可能に表示することができる。

以上、各実施例に基づき本発明の説明を行ってきたが、上記実施例に示した要件に本発明が限定されるものではない。これらの点に関しては、本発明の主旨をそこなわない範囲で変更することができ、その応用形態に応じて適切に定めることができる。

本発明は、複合機を含む画像形成装置における処理に管理を行う管理装置と、画像形成装置管理システムに応用することができる。

実施例１における画像形成装置管理システム１０のシステム構成図である。 実施例１における画像形成装置１７の機能ブロック図である。 実施例１における管理サーバ１１の機能ブロック図である。 実施例１における印刷サーバ１６の機能ブロック図である。 画像形成装置管理システム１０におけるユーザ認証処理を説明するフローチャートである。 実施例１の画像形成装置１７における個人メニュー処理の動作を説明するフローチャートである。 個人メニュー処理が選択された際の操作部１７２の状態を説明する図である。 実施例２における画像形成装置管理システム２０のシステム構成図である。 画像形成装置１７ａ、操作端末２１、ＩＣカードリーダ１７４ａの構成を説明する図である。 実施例３における画像形成装置管理システム３０のシステム構成図である。 レーザプリンタ１７ｂ、制御端末３１、設定端末３２、ＩＣカードリーダ１７４ｂの構成を説明する図である。 表示部３１３における画像形成装置管理システム３０の状態を示すＬＥＤの状態を説明する図である。 実施例３において印刷サーバ１６が複数台接続された場合の２台目の印刷サーバの状態を示すＬＥＤの状態を説明する図である。

符号の説明

１０、２０、３０ 画像形成装置管理システム
１１ 管理サーバ
１３ ＡＤサーバ
１５ ユーザ端末
１６ 印刷サーバ
１７、１７ａ 画像形成装置
１７ｂ レーザプリンタ
２１ 操作端末
３１ 制御端末
１１１、１７１、２１１、３１１ 制御部
１７４、１７４ａ、１７４ｂ ＩＣカードリーダ

Claims (16)

1. 画像形成装置に接続されて、画像形成装置の使用に係る管理を行う管理装置において、
   前記管理装置は、ユーザを識別するユーザ識別情報と前記ユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報とを保持するユーザ情報保持手段と、
   前記ユーザ識別情報に基づく認証処理を当該管理装置と接続された外部認証サーバで行うか否かを設定する設定手段と、
   前記ユーザ識別情報に基づき、前記ユーザ情報保持手段から前記ユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報を取得する使用制限情報取得手段とを有することを特徴とする管理装置。
2. 前記ユーザ識別情報は、第一のユーザ識別情報と、前記第一のユーザ識別情報に対応した第二のユーザ識別情報からなることを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
3. 前記第一のユーザ識別情報は、可搬型の情報記憶媒体に記憶された前記情報記憶媒体固有の情報であることを特徴とする請求項１または２に記載の管理装置。
4. 前記外部認証サーバで前記認証処理を行う設定となっていた場合、前記外部認証サーバにおいて前記ユーザ識別情報が認証されるまで、前記画像形成装置を操作が不可能な状態とする請求項１ないし３の何れか一項に記載の管理装置。
5. 画像形成装置と、前記画像形成装置の使用に係る管理を行う管理装置とにより構成される画像形成装置管理システムにおいて、
   前記管理装置は、ユーザ識別情報と前記ユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報とを保持するユーザ情報保持手段と、前記ユーザ識別情報に基づく認証処理を当該管理装置と接続された外部認証サーバで行うか否かを設定する設定手段と、ユーザ識別情報に基づき前記ユーザ情報保持手段から前記ユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報を取得する使用制限情報取得手段と、前記画像形成装置との通信を行う第一の通信手段とを有し、
   前記画像形成装置は、前記ユーザ識別情報を取得するユーザ識別情報取得手段と、前記管理装置との通信を行う第二の通信手段とを有し、
   前記第二の前記通信手段は、前記取得されたユーザ識別情報を前記管理装置へ送信し、
   前記第一の通信手段は、前記ユーザ識別情報を受信し、
   前記使用制限情報取得手段は、前記第一の通信手段により受信されたユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報を取得することを特徴とする画像形成装置管理システム。
6. 前記画像形成装置は、前記画像形成装置で実行された処理の履歴に係る情報を記憶する実行処理履歴記憶手段を有し、
   前記画像形成装置で実行された処理の履歴に係る情報は、前記第二の通信手段により前記管理装置へ送信されることを特徴とする請求項５に記載の画像形成装置管理システム。
7. 前記画像形成装置は、前記ユーザ識別情報に対応した個別情報が保持された個別情報保持手段を有し、
   前記画像形成装置は、前記ユーザ識別情報に基づき、保持された前記個別情報に対する処理を実行することを特徴とする請求項５又は６に記載の画像形成装置管理システム。
8. 前記ユーザ識別情報は、第一のユーザ識別情報と、前記第一のユーザ識別情報に対応した第二のユーザ識別情報からなり、
   前記第二のユーザ識別情報が保持された第二のユーザ識別情報保持手段が前記管理装置に接続されていることを特徴とする請求項５ないし７に記載のいずれか一項に記載の画像形成装置管理システム。
9. 前記画像形成装置は、前記第一又は第二のユーザ識別情報に基づいて特定のアルゴリズムに従ってパスワードを生成するパスワード生成手段を有することを特徴とする請求項８に記載の画像形成装置管理システム。
10. 前記画像形成装置は、取得された前記第一のユーザ情報識別情報の形式を、前記画像形成装置において前記第一のユーザ識別情報に基づいて実行される処理が実行可能な形式へ変換する情報形式変換手段を有することを特徴とする請求項８または９に記載の画像形成装置管理システム。
11. 前記管理装置は表示手段を有し、前記表示手段は、当該画像形成装置管理システムの動作に係る情報を表示することを特徴とする請求項５ないし１０のいずれか一項に記載の画像形成装置管理システム。
12. 前記画像形成装置及び前記管理装置との通信を行う通信手段を有する印刷処理装置を備え、
    前記印刷処理装置は、前記ユーザ識別情報に対応した印刷処理命令を一時的に保持する請求項５ないし１１のいずれか一項に記載の画像形成装置管理システム。
13. 画像形成装置と、前記画像形成装置に接続された操作端末と、前記画像形成装置の使用に係る管理を行う管理装置とにより構成される画像形成装置管理システムにおいて、
    前記管理装置は、ユーザ識別情報と前記ユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報とを保持するユーザ情報保持手段と、前記ユーザ識別情報に基づく認証処理を当該管理装置と接続された外部認証サーバで行うか否かを設定する設定手段と、ユーザ識別情報に基づき前記ユーザ情報保持手段から前記ユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報を取得する使用制限情報取得手段と、前記操作端末との通信を行う第一の通信手段とを有し、
    前記操作端末は、前記ユーザ識別情報を取得するユーザ識別情報取得手段と、前記管理装置との通信を行う第二の通信手段とを有し、
    前記第二の通信手段は、前記取得されたユーザ識別情報を前記管理装置へ送信し、
    前記第一の通信手段は、前記ユーザ識別情報を受信し、
    前記使用制限情報取得手段は、前記第一の通信手段により受信されたユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報を取得することを特徴とする画像形成装置管理システム。
14. 前記操作端末及び前記管理装置との通信を行う通信手段を有する印刷処理装置を備え、
    前記印刷処理管理装置は、前記ユーザ識別情報に対応した印刷処理命令を一時的に保持する請求項１３に記載の画像形成装置管理システム。
15. 画像形成装置と、前記画像形成装置に接続されて前記画像形成装置の制御をする制御端末と、前記画像形成装置の使用に係る管理を行う管理装置と、前記画像処理装置で実行される印刷処理を行う印刷処理装置とにより構成される画像形成装置管理システムにおいて、
    前記管理装置は、ユーザ識別情報と前記ユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報とを保持するユーザ情報保持手段と、前記ユーザ識別情報に基づく認証処理を当該管理装置と接続された外部認証サーバで行うか否かを設定する設定手段と、ユーザ識別情報に基づき前記ユーザ情報保持手段から前記ユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報を取得する使用制限情報取得手段と、前記制御端末及び前記印刷処理装置との通信を行う第一の通信手段とを有し、
    前記制御端末は、前記ユーザ識別情報を取得するユーザ識別情報取得手段と、前記印刷処理装置へ印刷指示を行う印刷指示手段と、前記管理装置及び前記印刷処理装置との通信を行う第二の通信手段とを有し、
    前記印刷処理装置は、印刷処理を制御する印刷制御手段と、前記画像形成装置で実行される印刷処理命令を保持する印刷命令保持手段と、前記画像形成装置、前記制御端末及び前記管理装置と通信を行う第三の通信手段とを有し、
    前記第二の通信手段は、前記取得されたユーザ識別情報を前記管理装置へ送信し、前記印刷指示手段により行われた印刷指示を前記印刷処理装置へ送信し、
    前記第一の通信手段は、前記ユーザ識別情報を受信し、
    前記使用制限情報取得手段は、前記第一の通信手段により受信されたユーザ識別情報に対応した画像形成装置に係る使用制限情報を取得し、
    前記第一の通信手段は、取得された前記使用制限情報を前記印刷処理装置へ送信し、
    前記第三の通信手段は、前記印刷指示と前記使用制限情報を受けて、
    前記印刷制御手段は、前記印刷指示と前記使用制限情報に基づき前記画像形成装置における印刷処理を制御することを特徴とする画像形成装置管理システム。
16. 前記制御端末は、３つの発光素子を有し、前記３つの発光素子のうち第一の発光素子は、前記制御端末の電源状態に係る情報を表示し、
    前記３つの発光素子のうち第二の発光素子及び第三の発光素子は、前記制御端末、前記管理装置、前記印刷処理装置のそれぞれの装置状態に係る情報と、前記制御端末と前記管理装置の通信状態に係る情報と、前記制御端末と前記印刷処理装置の通信状態に係る情報のうち少なくとも一つの情報を表示することを特徴とする請求項１５に記載の画像形成装置管理システム。

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