JP5000359B2 - 情報管理システム及び情報管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、複数のグループにおいて個別に管理されるデータと、これらグループを超えて一括管理が行なわれるデータとを管理するための情報管理システム及び情報管理方法に関する。

近年、個人データ等の管理を行なうために情報管理システムが利用されることが多い。また、情報管理システムにおける処理の効率化のために、例えばグループ会社内における情報の一括登録や更新を可能とする情報管理支援システムもある（例えば、特許文献１参照。）。この特許文献１には、クライアント端末に接続された情報管理支援装置が開示されている。ユーザは、クライアント端末を操作して、ユーザに与えられた権限の範囲内で、データの登録、閲覧、変更又は削除等を行なうことができる。

このような情報管理システムでは、グループ会社において同種の情報（例えば健康保険の申請情報など）を各社毎に区別して管理したり、個人情報等を保護しながら管理したりすることもある。この場合、各社の情報が混在しないように個別に管理する必要がある。

そこで、従来、１つのサーバで複数の同種情報を管理するには、管理する数に応じた数のパーティションに区切って、分割したパーティション毎で各種情報を管理することが行なわれていた。この場合、別個に管理する会社の数に応じた数のパーティションを用意する必要がある。パーティションは、管理するデータの容量に応じた変更が容易でないため、サーバの資源を効率よく利用することができなかった。

そこで、特許文献１に記載の情報管理支援システムにおいては、１つのサーバ内において複数のディレクトリを設け、このディレクトリ毎に各種情報を管理している。
特開２００３−４４３５９号公報（図１、図５〜図７）

同種の情報に対して、一括して処理が行なうことができれば、各社で個別に処理を行なうより効率的である。この場合、複数の同種の情報を集約する必要がある。しかし、各社における同種の情報を取得する場合には、各ディレクトリのデータベースを個別に指定してアクセスする操作を繰り返して行なう必要があった。このため、データ取得処理に伴う作業者の作業負担があるとともに、同種の情報の更新状況等をリアルタイムで確認することができなかった。更に、管理者の誤操作で、書き込むべきディレクトリとは異なるディレクトリにデータを書き戻す等により、セキュリティの確保が困難でもあった。

本発明は、上述の課題に鑑みてなされ、その目的は、セキュリティを確保しながら、最新のデータを用いて集約管理サーバ側における処理を効率よく行なうことができる情報管理システム及び情報管理方法を提供することにある。

上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、グループを特定するグループ識別子に関連付けられ、このグループに属するユーザがアクセス可能なグループ別データ記憶手段と、ユーザを特定するユーザ識別子に関連付けられ、このユーザが属するグループを特定するグループ特定データ記憶手段と、ユーザが利用するクライアント端末に接続され、ユーザを特定するユーザ識別子毎に前記グループ別データ記憶手段に記録された管理レコードを管理する個別管理サーバと、前記管理レコードを、前記グループ識別子に関連付けて集約した集約レコードを管理する集約データ記憶手段を備えた集約管理サーバとを用いてデータ管理を行なうシステムであって、前記個別管理サーバが、前記クライアント端末から取得したユーザ識別子に関連付けられたグループを前記グループ特定データ記憶手段において特定し、このグループのグループ別データ記憶手段へのアクセスのみを許可し、前記グループへのアクセスを許可されたクライアント端末からデータを受信した場合、アクセスが許可されたグループのグループ別データ記憶手段を特定し、受信したデータを前記ユーザ識別子に関連付けた管理レコードとして、前記グループのグループ別データ記憶手段に記録する手段と、前記グループ別データ記憶手段に管理レコードが新たに記録されたことを検知する管理レコード更新検知手段と、前記管理レコード更新検知手段の検知に応じて、この管理レコードが記録されているグループ別データ記憶手段に関連付けられたグループを特定し、特定したグループのグループ識別子を前記管理レコードに付加して生成した集約レコードを前記集約データ記憶手段に記録する手段と、前記集約管理サーバが、前記集約データ記憶手段に記録された集約レコードの更新を検知する集約レコード更新検知手段と、前記集約レコード更新検知手段の検知に応じて、この集約レコードのグループ識別子を取得し、このグループ識別子に対応する前記グループ別データ記憶手段を特定し、特定したグループ別データ記憶手段において、前記更新された集約レコードのユーザ識別子を用いて管理レコードを抽出し、前記集約レコードに応じて管理レコードを更新する管理レコード更新手段とを備えたことを要旨とする。

請求項２に記載の発明は、グループを特定するグループ識別子に関連付けられ、このグループに属するユーザがアクセス可能なグループ別データ記憶手段と、ユーザを特定するユーザ識別子に関連付けられ、このユーザが属するグループを特定するグループ特定データ記憶手段と、ユーザが利用するクライアント端末に接続され、ユーザを特定するユーザ識別子毎に前記グループ別データ記憶手段に記録された管理レコードを管理する個別管理サーバと、前記管理レコードを、前記グループ識別子に関連付けて集約した集約レコードを管理する集約データ記憶手段を備えた集約管理サーバとを用いてデータ管理を行なう方法であって、前記個別管理サーバが、前記クライアント端末から取得したユーザ識別子に関連付けられたグループを前記グループ特定データ記憶手段において特定し、このグループのグループ別データ記憶手段へのアクセスのみを許可し、前記グループへのアクセスを許可されたクライアント端末からデータを受信した場合、アクセスが許可されたグループのグループ別データ記憶手段を特定し、受信したデータを、前記ユーザ識別子に関連付けた管理レコードとして、前記グループのグループ別データ記憶手段に記録する段階と、前記グループ別データ記憶手段に管理レコードが新たに記録されたことを検知する管理レコード更新検知段階と、前記管理レコード更新検知段階の検知に応じて、この管理レコードが記録されているグループ別データ記憶手段に関連付けられたグループを特定し、特定したグループのグループ識別子を前記管理レコードに付加して生成した集約レコードを前記集約データ記憶手段に記録する段階とを実行し、前記集約管理サーバが、前記集約データ記憶手段に記録された集約レコードの更新を検知する集約レコード更新検知段階と、前記集約レコード更新検知段階の検知に応じて、この集約レコードのグループ識別子を取得し、このグループ識別子に対応する前記グループ別データ記憶手段を特定し、特定したグループ別データ記憶手段において、前記更新された集約レコードのユーザ識別子を用いて管理レコードを抽出し、前記集約レコードに応じて管理レコードを更新する管理レコード更新段階とを実行することを要旨とする。

（作用）
請求項１，２に記載の発明によれば、個別管理サーバは、グループ別データ記憶手段に記録された管理レコードの更新の検知に応じて、管理レコードの利用者識別子及びグループ識別子を取得する。個別管理サーバは、取得した利用者識別子及びグループ識別子に基づいて、更新された管理レコードに対応する集約レコードを集約データ記憶手段から抽出して、管理レコードの更新に対応させて集約レコードを更新する。集約管理サーバは、集約データ記憶手段に記録された集約レコードの更新の検知に応じて、この集約レコードのユーザ識別子及びグループ識別子を取得する。集約管理サーバは、グループ識別子に基づいてグループ別データ記憶手段を特定し、特定したグループ別データ記憶手段においてユーザ識別子に基づいて更新された集約レコードに対応する管理レコードを抽出して、集約レコードの更新に対応させてこの管理レコードを更新する。このため、管理レコードのデータ又は集約レコードのデータが更新されると、対応する集約レコードのデータ又は管理レコードのデータがリアルタイムに更新されるので、一方のデータの更新状況を他方のデータに同期させて反映することができる。従って、集約管理サーバ側では、各グループ別
データ記憶手段にアクセスすることなく、集約レコードを用いて処理することができるので、各グループ別データ記憶手段に記録される管理レコードを効率よく管理することができる。また、集約管理サーバの集約レコードが更新された場合には、この集約レコードのグループ識別子に関連付けられたグループ別データ記憶手段を特定し、このグループ別データ記憶手段において対応する管理レコードを更新する。このため、集約管理サーバにおける集約レコードの更新を間違えることなく、対応するデータに反映することができる。従って、グループ単位におけるセキュリティを確保しながら、リアルタイムにデータ更新を行なうことができ、効率よく処理を行なうことができる。

本発明によれば、個別管理サーバは、クライアント端末からのユーザ識別子に基づいてグループ特定データ記憶手段からグループ別データ記憶手段を特定し、特定したグループ別データ記憶手段に対してレコードの更新を受け付ける。このため、クライアント端末から受信したデータは、このクライアント端末のユーザが属するグループ別データ記憶手段に対してのみ更新される。従って、ユーザはアクセス可能なグループ別データ記憶手段を意識することなく、アクセス可能なグループ別データ記憶手段の管理レコードに対して更新を行なうことができる。

本発明によれば、個別管理サーバは、グループ別データ記憶手段に記録された管理レコードの更新の検知に応じて、管理レコードの利用者識別子及びグループ識別子を取得する。個別管理サーバは、取得した利用者識別子及びグループ識別子に基づいて、更新された管理レコードに対応する集約レコードを集約データ記憶手段から抽出して、管理レコードの更新に対応させて集約レコードを更新する。このため、個別レコードが新たに記録されたり、個別レコードが更新されたりした場合には、集約レコードにリアルタイムで反映することができる。従って、集約管理サーバ側では、各個別レコードが記録されたグループ別データ記憶手段にアクセスすることなく、集約レコードを用いて処理することができるので、各グループの対象データベースに記録されるデータを効率よく管理することができる。

本発明によれば、集約管理サーバは、集約データ記憶手段に記録された集約レコードの更新の検知に応じて、この集約レコードのユーザ識別子及びグループ識別子を取得する。集約管理サーバは、グループ識別子に基づいてグループ別データ記憶手段を特定し、特定したグループ別データ記憶手段においてユーザ識別子に基づいて更新された集約レコードに対応する管理レコードを抽出して、集約レコードの更新に対応させてこの管理レコードを更新する。このため、集約管理サーバにおいて集約レコードが更新された場合には、この更新がリアルタイムに管理レコードに反映される。従って、個別管理サーバ側では、各
グループにおいて処理を行なう場合には、集約管理サーバを参照せずに、グループ別データ記憶手段の管理レコードを用いて処理を行なうことができる。

本発明によれば、セキュリティを確保して、集約管理サーバ側で、最新のデータを用いて効率よく処理を行なうことができる。

以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図８に基づいて説明する。本実施形態においては、図１に示すように会社サーバ２０と共有サーバ３０とを用いて処理を行なう。会社サーバ２０は、各種申請に関する管理や処理を、各会社において個別に行なう個別管理サーバである。本実施形態では、この会社サーバ２０は、各会社における給与に関する処理を実行するサーバとして説明する。特に、本実施形態においては、健康保険に関する手当の申請を行ない、この申請に応じた給付金を給与に反映する場合を想定する。一方、共有サーバ３０は、グループ会社において共通な処理を一括して行なう集約管理サーバである。本実施形態では、この共有サーバ３０は、健康保険組合において健康保険の給付情報に関する処理を実行するサーバとして説明する。

図１に示すように、本実施形態では、会社サーバ２０は、クライアント端末１０に接続されている。クライアント端末１０は、各会社において申請を行なう申請者が用いる端末である。クライアント端末１０は、ディスプレイ、キーボード及びポインティングデバイスを備えたコンピュータ端末であって、会社サーバ２０とデータの送受信を行なう。そして、ディスプレイにより、申請書類一覧表示画面や申請フォーム画面等の各種画面が表示される。また、キーボードやポインティングデバイスにより、健康保険申請に必要なデータの入力やこの申請の修正などが行なわれる。

会社サーバ２０には、各会社に対応する専用のフォルダ（会社フォルダ）が構築されている。本実施形態では、この会社サーバ２０では、同一のプラットフォーム（アプリケーションソフトを動作させる際の基盤となるＯＳ（Operating System）の種類や環境）が用いられている。また、会社フォルダは、同じディレクトリの直下の階層に並列してそれぞれ設けられている。なお、この会社フォルダが、本実施形態では、グループ別データ記憶手段として機能する。

更に、会社サーバ２０は、図２に示すように、これら会社フォルダを管理する個別管理制御部２１を備える。この個別管理制御部２１は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ及びＲＯＭ等を有し、後述する処理（管理レコード更新検知段階、集約レコード更新段階及び更新受
付段階等を含む処理）を行なう。そして、このための個別管理プログラムを実行することにより、個別管理制御部２１は、管理レコード更新検知手段及び集約レコード更新手段としての会社フォルダ監視手段、及び更新受付手段としての文書登録手段等として機能する。ここで、個別管理制御部２１は、更新の要否の監視を行なう時間間隔（更新監視間隔）に関するデータを記録しており、内蔵するタイマに基づいて後述する会社フォルダ更新監視処理を、この更新監視間隔毎に実行する。

個別管理制御部２１は、クライアント端末１０からのアクセスを受信した場合、このアクセスに応じて、このクライアント端末１０のユーザが属する会社の会社フォルダを特定する。そして、個別管理制御部２１は、クライアント端末１０に対して、特定された会社フォルダに格納されたデータについてのみアクセスを許可する。

各会社フォルダには、会社データベース２２、社員マスタデータベース２３、勤務実績データベース２４、申請案内データベース２５、諸手当申請データベース群及び給与計算データベース２８が設けられている。ここで、諸手当申請データベース群には、家族手当申請、通勤手当申請や健康保険申請等に関するデータが記録されたデータベースが含まれる。本実施形態では、健康保険申請データベース２６を用いて説明を行なう。

会社データベース２２には、各会社フォルダを利用する会社を特定し、この会社の属性に関する会社データが記録されている。この会社データは、この会社が本システムの使用を開始する場合に記録される。この会社データには、会社の名称、所在地及び会社コードに関するデータが含まれる。名称データ領域、所在地データ領域及び会社コードデータ領域には、それぞれ、この会社の名称、所在地及びこの会社を特定するための識別子（会社コード）が記録されている。

社員マスタデータベース２３には、各会社に属する社員の属性に関するレコードが記録されている。本実施形態では、この社員マスタデータベース２３がグループ特定データ記憶手段として機能する。この社員レコードは、各会社の社員になった場合に記録される。この社員レコードには、この社員の社員番号、氏名、住所、生年月日、連絡先、メールアドレス、パスワード、健康保険番号及び職務等級等に関するデータが含まれる。

社員番号データ領域には、この社員を特定するための識別子（社員番号）が記録されている。
氏名データ領域、住所データ領域、生年月日データ領域及び連絡先データ領域には、社員の氏名、住所、生年月日及び連絡先（電話番号等）に関するデータがそれぞれ記録されている。

メールアドレスデータ領域には、この社員が用いる電子メールのアドレスに関するデータが記録されている。
パスワードデータ領域には、この社員が用いるパスワードに関するデータが記録されている。このパスワードと社員番号とは、個別管理制御部２１がユーザ認証を行なう場合に用いられる。

健康保険番号データ領域には、この社員を健康保険の被保険者として特定するための識別子である健康保険番号に関するデータが記録される。
職務等級データ領域には、この社員の職務等級に関するデータが記録されている。

勤務実績データベース２４には、各会社の社員の勤務実績に関するデータが記録されている。この勤務実績データは、社員番号毎及び年月日毎に、社員の勤怠状況（欠勤、遅刻、早退及び残業時間）に関するデータである。

申請案内データベース２５には、申請をガイドするためのデータが記録されている。この申請案内データには、各種申請の手順や必要な証明書等の説明に関する案内データと、各種申請書のフォームデータなどが含まれる。この申請案内データは、申請手続の方法や、この申請に用いるフォームが登録された場合に記録される。ここで、健康保険に関する申請書には、氏名変更届等の各種届書や出産手当金請求書や傷病手当金請求書等の手当金請求書等がある。

健康保険申請データベース２６には、図３に示すように、健康保険申請レコード２６０が記録される。この健康保険申請レコード２６０は、各会社において健康保険に関する申請が行なわれた場合に記録される。本実施形態では、この健康保険申請レコード２６０には、文書ＩＤ、社員番号、文書種別、文書内容、ステータス、更新時刻及び給付内容に関するデータが含まれて構成される。

文書ＩＤデータ領域には、この申請の申請書を特定するための識別子（文書ＩＤ）に関するデータが記録される。
社員番号データ領域には、この申請を行なった社員を特定する識別子（社員番号）に関するデータが記録される。

文書種別データ領域には、この申請書の種別を特定するための識別子が記録される。この文書種別によって、例えば、傷病手当金請求書であること等を特定することができる。
文書内容データ領域には、この申請書の内容に関するデータが記録される。例えば、文書が傷病手当金請求書の場合には、被保険者番号、生年月日、氏名、病名、欠勤時期等に関するデータが含まれる。

ステータスデータ領域には、この申請書のステータスを特定するためのフラグが記録される。このステータスとしては、「通知待ち」、「処理待ち」、「承認差し戻し」、「承認待ち」及び「承認済」等がある。「通知待ち」フラグは、申請書データが登録された場合に記録され、「処理待ち」フラグは、健康保険組合の担当者に通知された場合に記録される。「承認差し戻し」は、申請が差し戻された場合に記録される。「承認待ち」フラグは、担当者によって処理が行なわれた場合に記録され、「承認済」フラグは、健康保険組合において申請が認められた場合に記録される。

更新時刻データ領域には、この申請についての処理が行なわれた最新の時刻（更新時刻）に関するデータが記録される。健康保険申請レコード２６０が登録されたときには、この更新時刻データ領域には、登録された時刻に関するデータが記録される。

給付内容データ領域には、この申請書によって給付された内容に関するデータが記録される。この給付内容データには、例えば、給付金額や給付の申請書の文書ＩＤ等に関するデータが含まれる。

図２の給与計算データベース２８には、給与計算を行なう場合に用いられるデータが記録されている。この給与計算データは、この会社の給与計算が設定された場合に記録される。具体的には、この給与計算データには、等級に応じた給与算出式が記録されている。この給与算出式は、勤務実績に応じて給与金額を算出する関数である。そして、給付金がある場合には、この給付金を加えた給与金額が算出される。

以上のような構成を有する会社サーバ２０は、共有サーバ３０に接続されている。この共有サーバ３０は、グループ会社の健康保険組合が用いるサーバである。この共有サーバ３０は、集中管理制御部３１を備えるとともに、内蔵する共有フォルダに集約データ記憶
手段としての集約データベース３２を構築している。

集中管理制御部３１は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ及びＲＯＭ等を有し、後述する処理（集約レコード更新検知段階及び管理レコード更新段階等を含む処理）を行なう。そして、このための集約管理プログラムを実行することにより、集中管理制御部３１は、集約レコード更新検知手段及び管理レコード更新手段としての共有フォルダ監視手段、及び共有フォルダ更新手段等として機能する。また、集中管理制御部３１は、更新監視間隔に関するデータを記録している。そして、内蔵するタイマに基づいて、後述する共有フォルダ更新監視処理を、この更新監視間隔毎に実行する。更に、集中管理制御部３１は、通知の要否の監視を行なう時間間隔（通知監視間隔）に関するデータ、担当者のメールアドレス及び通知の要否の基準となる件数（通知基準値）をメモリに記録している。集中管理制御部３１は、内蔵するタイマに基づいて後述する通知監視処理を、この通知監視間隔毎に実行する。

図４に示すように、集約データベース３２には、集約レコード３２０が記録されている。この集約レコード３２０は、健康保険組合において処理が行なわれる申請に関するデータである。この集約レコード３２０は、各会社において健康保険の申請が行なわれて、健康保険申請レコード２６０が健康保険申請データベース２６に記録されたときに、集約データベース３２に記録される。この集約レコード３２０は、会社コード、社員番号、文書ＩＤ、文書種別、文書内容、ステータス、更新時刻及び給付内容に関するデータを含んで構成される。

会社コードデータ領域には、申請を受け付けた会社を特定する識別子（会社コード）に関するデータが記録される。
社員番号データ領域には、この申請を行なった社員を特定する識別子（社員番号）に関するデータが記録される。

文書ＩＤデータ領域には、この申請の申請書を特定するための識別子（文書ＩＤ）が記録される。
文書種別データ領域には、この申請書の種別を特定するための識別子が記録される。

文書内容データ領域には、この申請書の内容に関するデータが記録される。
ステータスデータ領域には、この申請のステータスを特定するためのフラグが記録される。

更新時刻データ領域には、この申請に関する処理が行なわれた最新の時刻（更新時刻）に関するデータが記録される。集約レコード３２０が登録されたときには、この更新時刻データ領域には、登録された時刻に関するデータが記録される。

給付内容データ領域には、この申請書による給付内容に関するデータが記録される。
更に、共有サーバ３０には、図示しないコンピュータ端末及び健保システムが接続されている。コンピュータ端末は、ディスプレイ、キーボード及びポインティングデバイスを備えている。コンピュータ端末は、申請された内容や健保システムからの給付情報の内容をディスプレイに表示し、キーボードやポインティングデバイスからの信号に基づいて処理を実行する。健保システムは、このコンピュータ端末を介しての担当者からの指示に応じて、共有サーバ３０からの出力データを受信し、このデータに基づいて給付金額を算出し、これらを含む給付情報を出力するシステムである。

以上の構成を有する会社サーバ２０と共有サーバ３０とを用いて、健康保険の傷病手当金請求に関する申請を行ない、この申請によって決定された給付金情報に基づいて給与計
算を行なう処理について、図５〜図８を用いて説明する。ここでは、会社サーバ２０の文書登録手段による文書登録処理、会社フォルダ監視手段による更新監視処理の順に説明する。更に、共有サーバ３０における通知監視処理、共有フォルダ更新手段による更新処理、更新監視処理の順に説明する。なお、健康保険に関する申請を行なう場合には、申請者は、この申請に必要な書類（例えば証明書類等）を健康保険組合に送付する。

（文書登録処理）
図５に示すように、傷病手当金請求の申請を行なうユーザ（社員）は、クライアント端末１０を会社サーバ２０にアクセスさせる。

これにより、会社サーバ２０の個別管理制御部２１は、アクセス要求受入処理を実行する（ステップＳ１−１）。具体的には、個別管理制御部２１の文書登録手段は、ログイン画面データをクライアント端末１０に送信する。

ログイン画面データを受信したクライアント端末１０は、ディスプレイにログイン画面を表示する。このログイン画面には、社員番号及びパスワードをそれぞれ入力する入力欄と、ログインボタンとが含まれている。ユーザは、自分の社員番号及びパスワードをログイン画面に入力してログインボタンを選択する。これにより、クライアント端末１０は、ログイン画面の入力欄に入力された社員番号及びパスワードに関するデータを含めたログイン要求を会社サーバ２０に送信する。

ログイン要求を受信した会社サーバ２０の個別管理制御部２１は、ユーザ認証処理を実行する（ステップＳ１−２）。具体的には、個別管理制御部２１の文書登録手段が、取得した社員番号及びパスワードが記録された社員レコードを、社員マスタデータベース２３から抽出する。そして、文書登録手段は、この社員レコードが記録されている社員マスタデータベース２３の会社フォルダにより、この会社フォルダのパス名を特定する。そして、会社サーバ２０の個別管理制御部２１は、この会社フォルダへのアクセスのみを許可する。

次に、会社サーバ２０の個別管理制御部２１は、申請書類データの作成処理を実行する（ステップＳ１−３）。具体的には、個別管理制御部２１の文書登録手段は、まず、申請案内データベース２５から健康保険申請に関する案内データを取得する。次に、文書登録手段は、取得した案内データに基づいて申請書類一覧表示画面データを生成して、クライアント端末１０に送信する。この場合、文書登録手段は、申請書類一覧表示画面データに、各種申請書の申請フォームにアクセスするためのリンク情報（リンクオブジェクト）を埋め込む。なお、このリンク情報には、許可された会社フォルダのパス名を含める。

申請書類一覧表示画面データを受信したクライアント端末１０は、ディスプレイに申請書類一覧表示画面を表示する。この申請書類一覧表示画面には、健康保険申請の手順や申請フォームへのリンクオブジェクトが含まれる。

ここで、ユーザは、傷病手当金請求書の申請フォームへのリンクオブジェクトを選択する。これにより、クライアント端末１０は、申請フォームデータの要求を行なう。この場合、クライアント端末１０は、選択されたリンク要求を会社サーバ２０に送信する。

リンク要求を受信した個別管理制御部２１の文書登録手段は、この会社の会社フォルダの申請案内データベース２５から、傷病手当金請求書の申請フォームを取得する。
更に、文書登録手段は、取得した申請フォームにおいて所定の事項を、会社フォルダの各データベース（２２，２３）から取得する。具体的には、文書登録手段は、会社名、会社の所在地を会社データベース２２から取得する。また、文書登録手段は、ユーザ認証に
用いた社員番号に関連付けられている氏名、生年月日及び健康保険番号を社員マスタデータベース２３から取得する。そして、文書登録手段は、取得した会社名、所在地、社員の氏名、生年月日及び健康保険番号を対応する項目に表示させた申請フォーム画面データを生成する。更に、この申請フォーム画面データには、この会社の会社フォルダ名、このユーザの社員番号及び文書種別に関するデータが埋め込まれている。そして、文書登録手段は、生成した申請フォーム画面データをクライアント端末１０に送信する。

申請フォーム画面データを受信したクライアント端末１０は、ディスプレイに申請フォーム画面を表示する。この申請フォーム画面には、会社名、会社の所在地、申請者の氏名、生年月日及び健康保険番号が表示されている。更に、この申請フォーム画面には、傷病名や給付原因及び支給期間を入力する入力欄と、登録ボタンとが設けられている。ここで、申請者は、キーボードやポインティングデバイスを用いて、これらの入力欄に必要項目を入力し、登録ボタンを選択する。これにより、クライアント端末１０は、会社サーバ２０の個別管理制御部２１に対して申請依頼を送信する。この申請依頼には、申請フォーム画面に予め表示された項目や入力された項目を含む申請書データと、申請フォーム画面に埋め込まれた会社フォルダのパス名、社員番号及び文書種別とが含まれる。

申請依頼を受信した会社サーバ２０の個別管理制御部２１は、申請書の登録処理を実行する（ステップＳ１−４）。具体的には、個別管理制御部２１の文書登録手段は、受信した申請書に対して文書ＩＤを付与する。更に、文書登録手段は、受信した会社フォルダのパス名から、申請者が属する会社の会社フォルダを特定し、この会社フォルダ内の健康保険申請データベース２６を特定する。そして、文書登録手段は、文書ＩＤ、社員番号、文書種別、及び申請書に関するデータを含む健康保険申請レコード２６０を生成して、健康保険申請データベース２６に記録する。更に、文書登録手段は、この健康保険申請レコード２６０のステータスデータ領域に「通知待ち」フラグを記録し、このときの時刻を更新時刻データ領域に記録する。なお、この段階では、給付内容データ領域にはデータが記録されていない。

（会社フォルダ監視手段による更新監視処理）
次に、更新監視処理について、図６を用いて説明する。この更新監視処理は、個別管理制御部２１の会社フォルダ監視手段によって、更新監視間隔で一定時間毎に繰り返して実行される。

個別管理制御部２１の会社フォルダ監視手段は、会社フォルダのデータ抽出処理を実行する（ステップＳ２−１）。ここで、会社フォルダ監視手段は、会社フォルダの諸手当申請データベース群の各データベースに記録された各レコードにおいて、前回の更新監視処理の後で更新されたレコードを抽出する。本実施形態では、会社フォルダ監視手段は、更新監視間隔と現在の時刻とから前回の更新監視処理の時刻を算出する。そして、会社フォルダ監視手段は、前回の更新監視処理の実行時刻と、健康保険申請データベース２６に記録された健康保険申請レコード２６０の更新時刻とを比較する。

次に、個別管理制御部２１の会社フォルダ監視手段は、新規登録又は更新されたレコードの有無を判断する（ステップＳ２−２）。具体的には、会社フォルダ監視手段は、前回の更新監視処理の実行時刻の後の更新時刻が記録された健康保険申請レコード２６０がある場合には、新規登録又は更新があると判断する。

ここで、新規登録又は更新されたレコードがない場合（ステップＳ２−２において「ＮＯ」の場合）には、この更新監視処理を終了して、次の更新監視処理の実行時刻まで待機する。

一方、新規登録又は更新されたレコードがある場合（ステップＳ２−２において「ＹＥＳ」の場合）には、個別管理制御部２１の会社フォルダ監視手段は、該当文書の文書ＩＤ、会社コード及び社員番号を取得する（ステップＳ２−３）。具体的には、会社フォルダ監視手段は、該当文書の文書ＩＤ及び社員番号を、新たに更新された健康保険申請レコード２６０から取得する。更に、会社フォルダ監視手段は、この健康保険申請レコード２６０が記録されている会社フォルダの会社データベース２２から、この会社の会社コードを取得する。

そして、個別管理制御部２１の会社フォルダ監視手段は、共有フォルダへの書込処理を実行する（ステップＳ２−４）。具体的には、会社フォルダ監視手段は、まず、取得した文書ＩＤ、会社コード及び社員番号を含む集約レコード３２０を、集約データベース３２において検索する。

ここで、新規登録の場合には、集約データベース３２から該当する集約レコード３２０を抽出できない。この場合には、会社フォルダ監視手段は、取得した文書ＩＤ、会社コード及び社員番号を含む健康保険申請レコード２６０を健康保険申請データベース２６から取得し、この健康保険申請レコード２６０の内容を集約レコード３２０として集約データベース３２に記録する。この場合、会社フォルダ監視手段は、集約データベース３２に記録される集約レコード３２０の更新時刻データ領域に、健康保険申請レコード２６０の時刻を記録する。

一方、更新の場合には、既に登録された文書があるため、取得した文書ＩＤ、会社コード及び社員番号を含む集約レコード３２０を集約データベース３２から抽出することができる。この場合、会社フォルダ監視手段は、健康保険申請レコード２６０の文書内容と、集約レコード３２０の文書内容とをそれぞれ比較する。そして、健康保険申請レコード２６０の文書内容を集約レコード３２０の文書内容データ領域に記録して更新する。更に、会社フォルダ監視手段は、健康保険申請レコード２６０の時刻を集約レコード３２０の更新時刻データ領域に記録する。以上により、会社フォルダ更新監視処理が終了する。

（通知監視処理）
次に、通知監視処理について説明する。この更新監視処理は、共有サーバ３０によって、通知監視間隔で一定時間毎に繰り返して実行される。

具体的には、共有サーバ３０は、通知監視間隔毎に、未通知件数が通知基準値以上になっているか否かを確認する。ここでは、共有サーバ３０は、「通知待ち」フラグが記録された集約レコード３２０の数をカウントし、カウントしたレコード数と通知基準値とを比較する。そして、レコード数が通知基準値より少ない場合には、次の通知監視処理まで待機する。

一方、カウントしたレコード数が通知基準値以上の場合、共有サーバ３０は通知処理を実行する。具体的には、共有サーバ３０は、メモリに保持している健康保険組合の担当者のメールアドレスに対してメールを送信する。この場合、共有サーバ３０は、「通知待ち」フラグを含む集約レコード３２０の社員番号や文書種別などの情報をメールに含めてもよい。なお、この場合、共有サーバ３０は、集約レコード３２０のステータスデータを、「通知待ち」フラグから「処理待ち」フラグに変更し、このときの時刻を更新時刻データに記録する。以上により、通知監視処理が終了する。

メールが通知された健康保険組合の担当者は、申請された書類の内容を健保システムへ入力する処理を行なう。この場合、担当者は、コンピュータ端末を操作して、処理待ちの案件をディスプレイに表示する。具体的には、共有サーバ３０の集中管理制御部３１は、
「処理待ち」フラグを含む集約レコード３２０を集約データベース３２から抽出し、一覧画面データを生成する。そして、ディスプレイに一覧画面を表示する。

ここで、健康保険組合の担当者は、一覧画面に表示された集約レコード３２０を選択する。これにより、共有サーバ３０は、選択された集約レコード３２０の申請内容を表示した確認画面をディスプレイに表示する。この確認画面には、承認ボタンと差し戻しボタンとが含まれる。なお、確認画面には、集約レコード３２０の文書ＩＤ、会社コード及び社員番号が含まれる。ここで、健康保険組合の担当者は、表示されたディスプレイの内容と、申請者から送付された証明書等とを突合わせる。

この場合、申請に間違いや不足がある場合には、健康保険組合の担当者は、差し戻しボタンを選択する。これにより、この集約レコード３２０のステータスデータは、「承認差し戻し」フラグに更新される。この場合、担当者は、この申請を行なった申請者に対して個別に連絡を行なう。この連絡を受けた申請者は、クライアント端末１０を操作して、自分の社員番号が含まれ承認差し戻しになった健康保険申請レコード２６０を特定して修正を行なう。この場合にも、個別管理制御部２１の会社フォルダ監視手段によって、上述した更新監視処理が行なわれる。

一方、申請者から送付された証明書等の突合わせにより、申請内容に間違いがない場合、健康保険組合の担当者は承認ボタンを選択する。これにより、共有サーバ３０は、承認ボタンが選択された集約レコード３２０の文書ＩＤ、会社コード及び社員番号を含む集約レコード３２０の文書内容から所定の項目を抽出して、ＣＳＶ形式のデータに変換して、これを健保システムに登録する。ここで、抽出される所定の項目には、申請した社員の氏名、生年月日及び健康保険番号等がある。また、共有サーバ３０は、健保システムに登録した集約レコード３２０のステータスデータを「承認待ち」フラグに変更し、このときの時刻を更新時刻データに記録する。

そして、健保システムは、登録された内容に基づいて給付金額の算出を行ない、この給付金額を含めた給付内容データを出力する。この給付内容データは、給付の対象となっている申請書の文書ＩＤ、会社コード及び社員番号とともに出力される。

（共有フォルダ更新手段による更新処理）
次に、共有フォルダ更新手段による更新処理について、図７を用いて説明する。この処理は、健保システムから給付内容データが出力されると実行される。

この場合、共有サーバ３０の集中管理制御部３１は、まず、情報の受入処理を実行する（ステップＳ３−１）。具体的には、コンピュータ端末を用いて、健康保険組合の担当者は、健保システムから出力された給付内容を入力する。この場合、入力した給付内容は、給付の対象を特定するための文書ＩＤ、会社コード及び社員番号と関連付けられる。

そして、集中管理制御部３１は、集約レコード３２０のステータス更新処理を実行する（ステップＳ３−２）。具体的には、集中管理制御部３１は、コンピュータ端末から受信した給付内容に含まれる文書ＩＤ、会社コード及び社員番号を含む集約レコード３２０を、集約データベース３２から抽出する。そして、集中管理制御部３１の共有フォルダ更新手段は、この集約レコード３２０の給付内容データ領域に、入力された給付内容を記録する。更に、共有フォルダ更新手段は、給付内容を記録した集約レコード３２０のステータスデータを「承認済」フラグに変更し、このときの時刻を更新時刻データに記録する。以上により、共有フォルダ更新処理が終了する。

（共有フォルダ監視手段による更新監視処理）
次に、集中管理制御部３１の共有フォルダ監視手段が行なう更新監視処理について、図８を用いて説明する。この監視処理は、更新監視間隔で一定時間毎に繰り返して実行される。

集中管理制御部３１の共有フォルダ監視手段は、共有フォルダのデータ抽出処理を実行する（ステップＳ４−１）。ここで、共有フォルダ監視手段は、共有フォルダに記録された各レコードにおいて、前回の更新監視処理の後で更新されたレコードを抽出する。本実施形態では、共有フォルダ監視手段は、メモリに保持している更新監視間隔と現在の時刻とから前回の更新監視処理の実行時刻を算出する。そして、共有フォルダ監視手段は、前回の監視処理の実行時刻と、集約データベース３２の集約レコード３２０に記録された更新時刻とを比較する。

次に、集中管理制御部３１の共有フォルダ監視手段は、更新の有無を判断する（ステップＳ４−２）。具体的には、共有フォルダ監視手段は、前回の更新監視処理の実行時刻よりも後の更新時刻が記録された集約レコード３２０がある場合には、更新があると判断する。

ここで、更新されたレコードがない場合（ステップＳ４−２において「ＮＯ」の場合）には、この更新監視処理を終了して、次の更新監視処理の実行時刻まで待機する。
一方、更新されたレコードがある場合（ステップＳ４−２において「ＹＥＳ」の場合）には、集中管理制御部３１の共有フォルダ監視手段は、該当文書の文書ＩＤ、会社コード及び社員番号を取得する（ステップＳ４−３）。

そして、集中管理制御部３１の共有フォルダ監視手段は、会社フォルダへの書込処理を実行する（ステップＳ４−４）。具体的には、共有フォルダ監視手段は、まず、取得した文書ＩＤ、会社コード及び社員番号に基づいて集約レコード３２０を取得する。共有フォルダ監視手段は、取得した集約レコード３２０の会社コードが記録されている会社データベース２２を特定することにより、この会社の会社フォルダを特定する。次に、この会社フォルダの健康保険申請データベース２６において、集約レコード３２０から取得した文書ＩＤ及び社員番号を含む健康保険申請レコード２６０を検索する。

そして、抽出した健康保険申請レコード２６０のステータス及び給付内容と、集約レコード３２０のステータス及び給付内容とを比較する。そして、更新された部分について、集約レコード３２０のステータス及び給付内容を、健康保険申請レコード２６０のステータス及び給付内容の各データ領域に書き込む。例えば、給付内容が集約データベース３２に新たに登録された場合には、共有フォルダ監視手段は、健康保険申請レコード２６０の給付内容データ領域に、集約レコード３２０に記録された給付内容データを記録する。更に、この健康保険申請レコード２６０のステータスを、このときの集約レコード３２０のステータス（承認済）に変更する。更に、集約レコード３２０に記録された時刻を、健康保険申請レコード２６０の更新時刻データ領域に書き込む。以上により、共有フォルダ更新監視処理が終了する。

そして、会社サーバ２０は給与計算を実行する。具体的には、会社サーバ２０は、給付計算時期が到来した場合、社員マスタデータベース２３から、各社員の職務等級に応じた給与計算式を給与計算データベース２８から取得する。会社サーバ２０は、会社フォルダにそれぞれ記録されている各社員に対して、取得した給与計算式を用いて勤務実績データベース２４の出勤実績に基づいて支払う給与を計算する。更に、申請に応じて健康保険組合から出力された給付内容を含めて給与支払金額を算出する。そして、これらの金額を支給するための処理を実行する。

本実施形態によれば、以下のような効果を得ることができる。
・ 本実施形態では、新規登録又は更新されたレコードがある場合（ステップＳ２−２において「ＹＥＳ」の場合）には、会社サーバ２０の個別管理制御部２１は、該当文書の文書ＩＤ、会社コード及び社員番号を取得し（ステップＳ２−３）、共有サーバ３０の共有フォルダへの書込処理を実行する（ステップＳ２−４）。ここで、個別管理制御部２１は、新規登録の場合には、取得した文書ＩＤ、会社コード及び社員番号を含む健康保険申請レコード２６０を健康保険申請データベース２６から取得し、この健康保険申請レコード２６０の内容を集約レコード３２０として集約データベース３２に記録する。また、レコードの更新の場合には、健康保険申請レコード２６０に基づいて、集約レコード３２０のデータ更新を行なう。これにより、会社サーバ２０の健康保険申請データベース２６の新規登録や更新されたレコードを、共有サーバ３０の集約データベースにリアルタイムに反映させることができる。従って、健康保険組合においてデータ処理を実行する場合には、健康保険申請データベース２６にアクセスしてデータを取得する必要はなく、共有サーバ３０の集約データベースの集約レコード３２０を用いればよい。この結果、健康保険組合の担当者は、効率よく処理を行なうことができる。

・ 本実施形態では、更新がある場合（ステップＳ４−２において「ＹＥＳ」の場合）には、共有サーバ３０の集中管理制御部３１は、該当文書の文書ＩＤ、会社コード及び社員番号を取得し（ステップＳ４−３）、会社フォルダへの書込処理を実行する（ステップＳ４−４）。これにより、共有サーバ３０において、集約データベース３２の集約レコード３２０が更新された場合には、この更新がリアルタイムに健康保険申請データベース２６に反映される。従って、各会社において、給与計算等の処理を行なう場合には、集約データベース３２に記録された集約レコード３２０を参照する必要がなく、各会社フォルダの健康保険申請データベース２６に記録された健康保険申請レコード２６０を用いて処理を行なうことができる。また、集約レコード３２０が更新された場合には、集約レコード３２０に含まれる会社コードから、対応する会社フォルダが特定されて、自動的に更新される。このため、更新されるべき会社フォルダとは異なる会社フォルダのデータが更新されることがないので、より高いセキュリティを確保することができる。

・ 本実施形態では、健康保険組合の担当者は、申請された書類の内容を確認するために、集約レコード３２０の申請内容を表示した確認画面をディスプレイに表示させる。そして、健康保険組合の担当者は、表示されたディスプレイの内容と、申請者から送付された証明書等とを突合わせる。この場合、申請に間違いや不足がある場合には、健康保険組合の担当者は、差し戻しボタンを選択し、この申請を行なった申請者に対して個別に連絡を行なう。このため、各社において申請された健康保険に関するチェックを、健康保険組合の担当者が一括して行なうことにより、効率よくチェックを行なうことができる。

・ 本実施形態では、会社サーバ２０は、各会社フォルダの社員マスタデータベース２３に、ユーザ認証に用いる社員番号及びパスワードを関連付けて記憶している。会社サーバ２０の個別管理制御部２１は、クライアント端末１０から社員番号及びパスワードを受信した場合、社員マスタデータベース２３を用いてユーザ認証処理を実行する（ステップＳ１−２）。そして、個別管理制御部２１は、この社員レコードが記録されている社員マスタデータベース２３の会社フォルダにより、この会社フォルダのパス名を特定する。そして、会社サーバ２０の個別管理制御部２１は、この会社フォルダのみへのアクセスを許可する。これにより、ユーザがアクセス可能なグループ別データ記憶手段を意識することなく、会社サーバ２０は、クライアント端末１０とのデータ送受信においては、特定した会社フォルダにおけるデータを用いて処理を実行する。従って、１つの会社サーバ２０において、会社毎にセキュリティを確保した状態で、各会社のユーザに関するデータを管理することができる。

また、上記実施形態は以下のように変更してもよい。
○ 上記実施形態においては、個別管理制御部２１の文書登録手段は、未通知件数が通知基準値以上の場合には、この健康保険組合の担当者にメールを送信する通知処理を実行する。担当者への通知方法はこれに限定されるものではなく、定期的に通知するようにしてもよい。例えば、１日１回、所定時刻に「通知待ち」フラグが記録された集約レコード３２０を抽出する。そして、この集約レコード３２０に関してのメールを、健康保険組合の担当者のアドレスに送信する。

○ 上記実施形態においては、会社フォルダの社員マスタデータベース２３に、ユーザ認証を行なうためのパスワードと社員番号とを記録した。ユーザ認証に用いるデータの管理方法は、これに限定されるものでない。例えば、会社サーバ２０において、会社サーバ２０が管理するすべての会社の社員について、会社コード、パスワード及び社員番号を関連付けて記録するユーザ認証データ記憶手段を、会社フォルダとは別に設けるようにしてもよい。この場合、ユーザ認証を行なうには、各会社フォルダの社員レコードにアクセスする必要がなく、このユーザ認証データ記憶手段に記録されたデータを用いることが可能である。また、グループ会社内で人事異動になった場合にも、ユーザ認証データ記憶手段において社員番号に関連付けられた会社コードを変更すれば、別途パスワードを設定しなくても、各グループのセキュリティを確保しながら、データ管理を行なうことができる。

○ 上記実施形態においては、個別管理サーバは、複数の会社のデータを管理し、各会社における給与に関する処理を実行する会社サーバ２０として説明した。個別管理サーバの管理対象や処理はこれに限定されるものではなく、複数のグループのデータを管理するものであればよい。そして、各グループに属するユーザのアクセスは許可し、グループに属さないユーザのアクセスは拒否する。例えば、ＡＳＰ（Application Service Provider）が用いるサーバに適用することも可能である。そして、各グループのデータを集約して管理する共有サーバ３０に接続させる。

実施形態におけるシステムの概略図。 会社サーバの構成を示す概略構成図。 健康保険申請データベースに記録されたデータの説明図。 集約データベースに記録されたデータの説明図。 文書登録手段の文書登録処理の処理手順を説明するための流れ図。 会社フォルダ監視手段の更新監視処理の処理手順を説明するための流れ図。 共有フォルダ更新手段の更新処理の処理手順を説明するための流れ図。 共有フォルダ監視手段の更新監視処理の処理手順を説明するための流れ図。

符号の説明

１０…クライアント端末、２０…個別管理サーバとしての会社サーバ、２３…グループ特定データ記憶手段としての社員マスタデータベース、３０…集約管理サーバとしての共有サーバ、３２…集約データ記憶手段としての集約データベース、２６０…管理レコードとしての健康保険申請レコード、３２０…集約レコード。

Claims (2)

1. グループを特定するグループ識別子に関連付けられ、このグループに属するユーザがアクセス可能なグループ別データ記憶手段と、
   ユーザを特定するユーザ識別子に関連付けられ、このユーザが属するグループを特定するグループ特定データ記憶手段と、
   ユーザが利用するクライアント端末に接続され、ユーザを特定するユーザ識別子毎に前記グループ別データ記憶手段に記録された管理レコードを管理する個別管理サーバと、
   前記管理レコードを、前記グループ識別子に関連付けて集約した集約レコードを管理する集約データ記憶手段を備えた集約管理サーバとを用いてデータ管理を行なうシステムであって、
   前記個別管理サーバが、
   前記クライアント端末から取得したユーザ識別子に関連付けられたグループを前記グループ特定データ記憶手段において特定し、このグループのグループ別データ記憶手段へのアクセスのみを許可し、前記グループへのアクセスを許可されたクライアント端末からデータを受信した場合、アクセスが許可されたグループのグループ別データ記憶手段を特定し、受信したデータを前記ユーザ識別子に関連付けた管理レコードとして、前記グループのグループ別データ記憶手段に記録する手段と、
   前記グループ別データ記憶手段に管理レコードが新たに記録されたことを検知する管理レコード更新検知手段と、
   前記管理レコード更新検知手段の検知に応じて、この管理レコードが記録されているグループ別データ記憶手段に関連付けられたグループを特定し、
   特定したグループのグループ識別子を前記管理レコードに付加して生成した集約レコードを前記集約データ記憶手段に記録する手段と、
   前記集約管理サーバが、
   前記集約データ記憶手段に記録された集約レコードの更新を検知する集約レコード更新検知手段と、
   前記集約レコード更新検知手段の検知に応じて、この集約レコードのグループ識別子を取得し、
   このグループ識別子に対応する前記グループ別データ記憶手段を特定し、特定したグループ別データ記憶手段において、前記更新された集約レコードのユーザ識別子を用いて管
   理レコードを抽出し、前記集約レコードに応じて管理レコードを更新する管理レコード更新手段とを備えたことを特徴とする情報管理システム。
2. グループを特定するグループ識別子に関連付けられ、このグループに属するユーザがアクセス可能なグループ別データ記憶手段と、
   ユーザを特定するユーザ識別子に関連付けられ、このユーザが属するグループを特定するグループ特定データ記憶手段と、
   ユーザが利用するクライアント端末に接続され、ユーザを特定するユーザ識別子毎に前記グループ別データ記憶手段に記録された管理レコードを管理する個別管理サーバと、
   前記管理レコードを、前記グループ識別子に関連付けて集約した集約レコードを管理する集約データ記憶手段を備えた集約管理サーバとを用いてデータ管理を行なう方法であって、
   前記個別管理サーバが、
   前記クライアント端末から取得したユーザ識別子に関連付けられたグループを前記グループ特定データ記憶手段において特定し、このグループのグループ別データ記憶手段へのアクセスのみを許可し、前記グループへのアクセスを許可されたクライアント端末からデータを受信した場合、アクセスが許可されたグループのグループ別データ記憶手段を特定し、受信したデータを、前記ユーザ識別子に関連付けた管理レコードとして、前記グループのグループ別データ記憶手段に記録する段階と、
   前記グループ別データ記憶手段に管理レコードが新たに記録されたことを検知する管理レコード更新検知段階と、
   前記管理レコード更新検知段階の検知に応じて、この管理レコードが記録されているグループ別データ記憶手段に関連付けられたグループを特定し、
   特定したグループのグループ識別子を前記管理レコードに付加して生成した集約レコードを前記集約データ記憶手段に記録する段階とを実行し、
   前記集約管理サーバが、
   前記集約データ記憶手段に記録された集約レコードの更新を検知する集約レコード更新検知段階と、
   前記集約レコード更新検知段階の検知に応じて、この集約レコードのグループ識別子を取得し、
   このグループ識別子に対応する前記グループ別データ記憶手段を特定し、特定したグループ別データ記憶手段において、前記更新された集約レコードのユーザ識別子を用いて管理レコードを抽出し、前記集約レコードに応じて管理レコードを更新する管理レコード更
   新段階とを実行することを特徴とする情報管理方法。

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