JP4859577B2 - ビル設備作業報告書作成システム - Google Patents

Description

本発明は、ビル設備作業報告書作成システムに係り、特に、ビル設備に関して実施された点検作業について顧客に提出する作業報告書を作成するビル設備作業報告書作成システムに関する。

ビル等の建物に設けられるエレベータ、エスカレータ、小荷物用昇降機等のビル設備については、サービスマン等によって定期的に点検が行われる。そして点検の結果は、サービス会社の保守データとして用いられるほか、ユーザに例えば点検結果報告書等として提出される。従来、これらの作業報告書は、作業者の点検作業結果に基づいて作成され、予め書き込み欄が設けられた報告書様式に作業結果を書き込み、さらに包括的なまとめが記載されるものが多い。この点検作業及び報告書の作成等にコンピュータを用いる試みが多くなされている。

例えば特許文献１には、エレベータ等のビル設備の作業報告システムとして、ビル設備の作業者が携帯してビル設備の作業報告書を入力する携帯パソコンと、これと構内回線又は公衆回線を介して接続された顧客コンピュータ及び顧客プリンタとの間で、携帯パソコンにより入力された作業報告書を顧客コンピュータに伝送し、顧客プリンタに出力されることが開示されている。

特許文献２には、保守作業時に保守員により携帯される携帯用保守装置として、保守員により操作され作業報告書が作成される電子機器と、作業報告書類を印字するプリンタと、これらを収納する作業鞄が述べられている。

特許文献３には、エレベータ保全作業支援携帯端末装置の記憶容量を効率的に利用する方法として、エレベータの保全作業に出動する作業員別に、各作業員の当日の作業予定事項等の作業計画情報を選択的に記憶可能な携帯端末において、エレベータの保全作業に対する各種の作業管理情報の３日分と、作業当日のみに必要な外字情報のみを格納させることが開示されている。

特開２０００−１２３０６６号公報 特開平１１−９１２００号公報 特開平８−２８３９号公報

このようにコンピュータを用いて点検作業及び作業報告書の作成を効率化する試みが多くなされており、ある程度の定型的な内容はコンピュータを用いて作業報告書の作成が可能となっている。例えば、点検項目リスト等の定形部分を予め印刷した専用の用紙を用い、特定の作業項目についてはコンピュータに予め記憶させておいたアルゴリズムに従い、実施した作業項目の内容を打ち出すことができる。

しかしながら、例えばビル設備としてのエレベータを取り上げてみても、昇降路、機械室、乗りかご、ピット等に多くの各種機器があり、これらについての点検項目は多岐でかつ細部に渡っている。一方でユーザに提出する作業報告書は簡潔なものが望ましく、例えば、１ページ程度で、全体の点検結果が客観的に一目で分かるものが望ましい。

上記の方法では、特定の項目についてコンピュータを用いて客観的に報告書を作成することができるが、複数の項目にわたって点検結果を全体的に見た報告書を作成することが困難である。また、複数の作業項目に渡って一律にその結果を打ち出すこと等は可能であるが、作業項目の中には重要でないものも、非常に重要なものもあり、また、特別に報告を要するものもあるので、そのような一律打ち出し方法では、点検結果を全体的に見て報告をすることが困難である。

このように、従来のコンピュータを用いる作業報告書の作成技術によれば、複数の作業項目に渡って、点検結果を全体的に見て簡潔にまとめた作業報告書を作成することが困難である。

本発明の目的は、コンピュータを用いて、複数の作業項目に渡る点検結果を全体的に見てまとめることができるビル設備作業報告書作成システムを提供することである。他の目的は、コンピュータを用いて、複数の作業項目に渡る点検結果を全体的に見て簡潔にまとめることができるビル設備作業報告書作成システムを提供することである。以下の手段は、上記目的の少なくとも１つに貢献する。

本発明に係るビル設備作業報告書作成システムは、ビル設備に関して実施された点検作業毎に、点検作業特定情報と、ビル設備特定情報と、複数の実施作業項目と、各実施作業項目についての作業結果とを少なくとも記憶する作業結果記憶部と、作業報告書作成の対象となる点検作業について、点検作業特定情報を検索キーとして作業結果記憶部を検索し、実施された複数の実施作業項目とそれらの作業結果とを抽出する作業結果検索手段と、作業結果検索手段によって抽出された各実施作業項目を検索キーとして、作業項目毎にその作業結果に応じた報告文例を記憶する文例記憶部から、各作業項目毎にその作業結果に応じた報告文例をそれぞれ抽出する文例抽出手段と、抽出された複数の報告文例を結合し、１つの作業報告文に編集し、出力する編集手段と、を備え、編集手段は、複数の報告文例を比較し、重複する部分を削除して１つの作業報告書に編集し、重複削除された後の文例が長すぎるときに、作業報告書の様式で予め定められた記載可能領域に入る文の長さに合わせて、文例中に並列的に並べられる複数の詳細項目について、優先基準に従い優先順位を定めて優先順位の低い詳細項目から順に、詳細項目に関する記載の単位で、さらに削除を行うことを特徴とする。

また、本発明に係るビル設備作業報告書作成システムにおいて、優先基準は、各指定点検項目の間の点検優先順位であることが好ましい。
また、本発明に係るビル設備作業報告書作成システムにおいて、点検優先順位は、安全優先度に基づいて定められることが好ましい。
また、本発明に係るビル設備作業報告書作成システムにおいて、点検優先順位は、同じ安全優先度の場合に、作業間隔の短い点検項目ほど優先順位が高いことが好ましい。

また、本発明に係るビル設備作業報告書作成システムにおいて、作業結果検索手段は、その点検作業を行なったビル設備を特定するビル設備特定情報を抽出し、さらに、ビル設備特定情報を検索キーとして、点検作業を行うものとして予め定めた複数の指定点検作業項目についてビル設備特定情報毎に記憶する点検項目記憶部から、ビル設備特定情報に関する複数の指定点検作業項目を抽出する指定点検項目抽出手段を備え、文例抽出手段は、作業結果検索手段によって抽出された各実施作業項目を、指定点検項目抽出手段によって抽出された指定点検作業項目と対応付け、実施作業項目と指定点検作業項目との間で対応付けがされた作業項目を検索キーとして、作業項目毎にその作業結果に応じた報告文例を記憶する文例記憶部から、各作業項目毎にその作業結果に応じた報告文例をそれぞれ抽出することが好ましい。

また、本発明に係るビル設備作業報告書作成システムにおいて、作業結果検索手段は、その点検作業を行なったビル設備を特定するビル設備特定情報を抽出し、さらに、ビル設備特定情報を検索キーとして、複数のビル設備構造図をビル設備特定情報毎に記憶する構造図記憶部から、実施作業を行なったビル設備の構造図を抽出する構造図抽出手段を備え、抽出された構造図を含んで作業報告書を作成することが好ましい。

また、本発明に係るビル設備作業報告書作成システムにおいて、文例抽出手段において対応付けがされた作業項目を検索キーとして、作業項目毎に、その作業内容の詳細説明文を記憶する詳細説明記憶部から、文例に対応する詳細説明を抽出する詳細説明抽出手段を備え、抽出された詳細説明を含んで作業報告書を作成することが好ましい。

また、本発明に係るビル設備作業報告書作成システムにおいて、文例に対応する詳細説明を含んで作業報告書を作成する際に、文例を変更すると自動的に対応する詳細説明も変更されて作業報告書を作成することが好ましい。

上記構成により、ビル設備作業報告書作成システムは、すでに実施された点検実施作業の内容を記憶する作業結果記憶部と、作業項目毎に予め作成された報告書文例を記憶する文例記憶部とを有する。そして実施された点検作業について、点検作業特定情報を検索キーとして作業結果記憶部からその内容を検索し、実施された作業項目を検索キーとして、文例記憶部から、複数の作業項目についてそれぞれの文例を検索して、これらを結合して作業報告書を作成する。したがって、コンピュータを用いて、複数の作業項目に渡る点検結果を全体的に見て、作業報告書をまとめることができる。

また、複数の報告文例を比較し、重複する部分を削除して１つの作業報告書に編集するので、複数の作業項目に渡る点検結果を全体的に見て、簡潔に、作業報告書をまとめることができる。

また、複数の報告文例の集合の中から、予め定められた優先基準の順位に従い、優先基準の低い順から報告文例の内容を削除し、１つの作業報告文に編集するので、重要な報告を落とすことなく、簡潔に、作業報告書をまとめることができる。

また、各指定点検項目の間の点検優先順位に従って、複数の報告文例の中から、点検優先順位が低い実施作業項目に対応する内容の順から報告文例の内容を削除して、１つの作業報告文に編集するので、重要な点検項目の報告を抜かすことなく、簡潔に、作業報告書をまとめることができる。

また、ビル設備作業報告書作成システムは、点検作業を行うものとして予め定めた複数の指定点検作業項目についてビル設備特定情報毎に記憶する点検項目記憶部を有する。そして、ビル設備特定情報を作業結果記憶部から抽出し、ビル設備特定情報を検索キーとして点検項目記憶部からビル設備特定情報に関する複数の指定点検作業項目を抽出し、作業結果記憶部から抽出された各実施作業項目を、点検項目記憶部から抽出された指定点検作業項目と対応付け、実施作業項目と指定点検作業項目との間で対応付けがされた作業項目を検索キーとして、文例記憶部から、各作業項目毎にその作業結果に応じた報告文例をそれぞれ抽出する。文例記憶部は作業項目毎に報告文例が記憶されているが、実施作業項目は、作業者が入力する作業結果に基づくので、必ずしも文例記憶部の作業項目と一致しない。一方、文例記憶部と点検項目記憶部は、予め作成されるデータベースであるので、その間で作業項目を共通にすることができる。そこで、実施作業項目を点検項目記憶部の指定点検作業項目と比較し、対応付けが取れれば、その作業項目について文例記憶部から文例を抽出できることになる。このようにして、点検項目記憶部を仲立ちにして、実施作業項目に対応する作業項目について文例を抽出できる。

また、ビル設備作業報告書作成システムは、複数のビル設備構造図をビル設備特定情報毎に記憶する構造図記憶部を有する。そして、作業結果記憶部から抽出されたビル設備特定情報を検索キーとして、構造図記憶部から、実施作業を行なったビル設備の構造図を抽出し、抽出された構造図を含んで作業報告書を作成するので、ユーザに分かりやすい作業報告書をまとめることができる。

また、ビル設備作業報告書作成システムは、作業項目毎に、その作業内容の詳細説明文を記憶する詳細説明記憶部を有し、文例抽出手段において対応付けがされた作業項目を検索キーとして、詳細説明記憶部から、文例に対応する詳細説明を抽出し、抽出された詳細説明を含んで作業報告書を作成するので、複数の作業項目に渡る点検結果について、必要な詳細説明を添付することができる。

また、文例に対応する詳細説明を含んで作業報告書を作成する際に、文例を変更すると自動的に対応する詳細説明も変更されるので、作業報告書を迅速に作成することができる。

以下に図面を用いて本発明に係る実施の形態につき、詳細に説明する。以下では、作業報告書の対象となるビル設備として、エレベータを説明するが、これ以外のビル設備、例えば、小荷物用昇降機、エスカレータ、小荷物運搬路、動く歩道等を対象とするものであってもよい。また、以下で述べる点検項目、作業項目、文例、優先順位、作業報告書のレイアウト等は、説明のための一例であって、用途又はユーザ等の要望に応じ、適当に改良を加えることが可能である。

図１は、ビル設備作業報告書作成システム１０の構成を示すブロック図である。ビル設備作業報告書作成システム１０は、ビル設備に関する点検作業について、点検すべき作業内容を系統的に記憶し、また、実際に実施された点検作業の内容を系統的に記憶し、さらに、作業報告書を作成するために必要な情報を系統的に記憶し、そして、作業報告書を作成して出力する機能を有するシステムである。ここで系統的とは、データが一定の規則に従って階層的に記憶されており、規則に従った検索キーの操作によって、系統的にデータを検索できること等を指している。

ビル設備作業報告書作成システム１０は、ＣＰＵ１２と、キーボード及びディスプレイ画面上におけるポインタ指定等の入力部１４と、ディスプレイ、プリンタ等の出力部１６と、プログラム及びデータを記憶する記憶部１８とを含んで構成される。これらの各要素は、内部バスで相互に接続される。かかるビル設備作業報告書作成システム１０は、データ処理に適したコンピュータで構成することができる。データ規模があまり大きくないときは、パーソナルコンピュータ等で構成することもできる。

なお、ビル作業の現場で作業結果を入力する作業者端末を用いるシステム等においては、さらに、これらの端末との間で、直接接続、あるいはネットワーク接続を介してデータ交信を行うための通信制御部を含んで構成することができる。

また、ビル設備作業報告書作成システム１０について、サーバによるデータ集中管理方式をとることもでき、その場合には、図１の構成をサーバ形式としてネットワークに接続される通信制御部を設け、通信制御部からネットワークを介して複数の作業報告書作成端末に接続される構成とすることができる。作業報告書作成端末は、パーソナルコンピュータで構成することが容易である。また、この場合に、上記作業者端末からのデータ交信は、各作業報告書端末を介して行なうことができる。

また、入力部１４を介さずに、記憶部１８と外部との間で適当な記憶媒体を用いてデータ転送を行う構成としてもよい。記憶媒体としては、フラッシュメモリ、各種の磁気ディスク等の可搬媒体を用いることができる。

記憶部１８は、実際に実施された点検作業の作業内容及びその結果を記憶する作業結果ファイル３２と、点検すべき作業内容等を記憶する点検項目ファイル３４と、複数のビル設備等の構造図を記憶する構造図ファイル３６と、作業報告書作成に当って必要な複数の詳細説明文を記憶する詳細説明ファイル３８と、作業報告書作成に用いられ予め定型化された複数の文例を記憶する文例ファイル４０と、作業報告書を編集する際の各事項の間の優先順位の基準を予め定めて記憶する優先順位ファイル４２と、編集途中あるいは編集が完了した作業報告書を記憶する作業報告書ファイル４４とを含んで構成される。これらの各ファイルは、全体として統一された階層データ構造を有している。その詳細については後述する。かかる記憶部としては、ハードディスク、半導体メモリ等を用いることができる。

ＣＰＵ１２は、ビル設備作業報告書作成システム１０を構成する各要素の動作を統合的に制御する機能を有する。例えば、すでに実施された点検作業の結果を入力部１４等から受け取って、記憶部１８の作業結果ファイル３２に格納する機能を有する。ここでは、特に、特定のビル設備について作業報告書を作成するために次のような機能を有する。すなわち、作業報告書を作成しようとする対象を特定して作業結果ファイル３２を検索し、対象となるビル設備の特定を含み、実施作業項目等の必要な情報を取得する作業結果検索モジュール２２と、特定されたビル設備について点検すべき点検作業項目を点検項目ファイルから検索して抽出する指定点検項目抽出モジュール２４と、指定点検作業項目と、実施作業項目とを比較し、対応付けがされた作業項目について、文例ファイルを検索して作業報告書作成に必要な複数の文例を抽出する文例抽出モジュール２６と、抽出された複数の文例を優先順位ファイル４２の内容等を利用して編集し簡潔な作業報告書に編集する編集モジュール２８を含む。かかる機能は、ソフトウェアで実現でき、具体的には、対応するビル設備作業報告書作成プログラムを実行することで実現できる。なお、必要があれば、上記機能の一部をハードウェアで構成してもよい。

かかる構成の作用、特にＣＰＵ１２の各機能について、図２のフローチャート、及び図３以下のファイル説明図、文例説明図等を用いて、詳細に説明する。各図の説明はそのつど行うが、共通した要素には同一の符号を付して、詳細な説明を省略する。

図２は、ビル設備作業報告書作成方法の各手順を示すフローチャートである。各手順は、対応するビル設備作業報告書作成プログラムにおける各処理手順に相当する。以下ではすでに実施が終了しているエレベータの作業点検について、後日に作業報告書を作成する場合について説明する。したがって、作業報告書を作成しようとするときには、すでにその対象であるビル設備について点検作業実施が行われている（Ｓ８）。Ｓ８について、破線で示してあるのは、作業実施そのものは作業者の行為であるので、以下で説明するコンピュータとしてのビル設備作業報告書作成の処理手順と区別するためである。

点検作業実施が行われると、ＣＰＵ１２の機能によって、入力部１４等からその点検作業の実施内容に関するデータが取得され、予め定められた規則に従って所定のデータ構造に変換されて記憶部１８の作業結果ファイル３２に記憶される（Ｓ１０）。ここまでは、作業報告書作成と分離して、随時実行される。したがって、実際に特定の作業報告書を作成しようとするときには、すでに記憶部１８の作業結果ファイル３２に、その他のビル設備に関する点検作業の実施内容が多く記憶されていることが多い。

次に、実際の点検作業の後で、例えば翌日にその作業報告書を作成しようとするときは、まずビル設備作業報告書作成プログラムを立ち上げ、対応する点検作業の作業結果を検索する（Ｓ１２）。具体的には、作業報告書を作成しようとする点検作業を特定する項目を入力部１４において作成者が入力し、入力された項目を検索キーとして、記憶部１８の作業結果ファイル３２を検索し、所望の実施作業結果を得る。この機能はＣＰＵ１２の作業結果検索モジュール２２によって実行される。

図３に、記憶部１８に記憶されている作業結果ファイル３２の例を示す。作業結果ファイル３２は、点検対象として登録されている建物を示す建物名称５０、建物番号５２、点検対象であるビル設備の登録番号である設備号機５４、ビル設備の機種５６、点検作業を実施した日付である作業日５８、作業を行なったものの氏名である作業者６０、点検を実施した作業項目６２、作業内容の種類を示す作業内容６４について、それぞれのデータを記憶するデータベースである。

図３の例では、２００６年７月７日に山田太郎が、建物番号１１１１として登録されているＡビルについて、複数の点検作業、すなわち００１号機エレベータについて２つの点検作業と、００２号機について１つの点検作業を行なったことが記憶されている。そして、その００１号機エレベータ及び００２号機の機種がＶＦＧＬであること、００１号機について実施された作業項目は制御盤と巻上機であり、実施された作業の内容は制御盤の点検と、巻上機の調整であること、００２号機について実施された作業項目は調速機であり、実施された作業の内容は点検であることが記憶されている。

このように、作業結果ファイル３２は、各点検作業ごとに、建物識別情報と、設備識別情報と、作業日及び作業者の特定情報と、実施された作業項目と、その作業内容について、それぞれの内容がデータとして記憶されている。そして、これらのデータを区別する各項目は、検索キーとして利用できるようにデータ構造が構成されている。すなわち、図３の例では、建物名称５０、建物番号５２、設備号機５４、機種５６、作業日５８、作業者６０、作業項目６２、作業内容６４はいずれも検索キーとして利用でき、さらに、これらの項目を組み合わせたものも検索キーとして利用できるデータ構造となっている。

これらの検索キーは、用途に応じて適当なものを用いることができるが、以後の作業報告書作成のためには、記憶部１８に記憶される多くのデータベースのファイルを利用するので、これらのデータベースに共通の検索キーを定めるのが報告書作成の効率を向上させる。上記複数の検索キーの中で、点検作業を識別する機能の高いものは、建物識別情報である建物名称５０又は建物番号５２と、作業日５８の組み合わせであると考えられる。そして、以後の作業報告書作成に当って、各種データベースに共通性の高いものは、ビル設備の機種であると考えられる。

そこで、Ｓ１２の実施作業結果検索工程においては、点検作業を識別する検索キーを入力部１４において作成者が入力し、その入力に基づいて作業結果ファイルを検索し、各種データベースに共通性の高い項目の内容を取得し、以後の工程に使用する。具体的には、例えば、建物番号と作業日を入力部から入力して検索実行を指示することで、作業結果検索モジュール２２の機能によって、自動的にそれに対応する機種を検索して出力部１６に表示する。図３の例で、建物番号＝１１１１１、作業日＝２００６．０７．０７と入力し、検索実行を指示すると、機種＝ＶＦＧＬが検索結果として出力される。以後の工程では、この機種＝ＶＦＧＬを主要な検索キーとして、データ処理が行われる。

もちろん、場合によっては、建物番号と作業日とは別の検索キーを用いて点検作業を識別してもよい。例えば、建物名称と作業者の組み合わせで検索を実行してもよく、場合によっては作業日あるいは作業者のみを検索キーとして検索を実行してもよい。また、場合によって、ビル設備機種とは別のビル設備特定情報を各種データベースに共通性の高い項目の内容として取得してもよい。例えば、ビル設備の特定名称、あるいは機種と同等の内容を有する設備構造図名称等を取得してもよい。

なお、Ｓ１２の実施作業結果検索工程では、同時に作業項目と作業内容も検索が可能であり、これらの項目のデータは、後の作業報告書作成の工程で使用されるので、機種の検索と共にこれらのデータも取得し、一旦、記憶部１８の作業報告書ファイル４４に記憶することが便利である。

再び図に戻り、Ｓ１２において機種＝ＶＦＧＬが取得されると、ＣＰＵ１２は、構造図抽出（Ｓ１４）、指定点検項目抽出（Ｓ１６）、実施作業項目抽出（Ｓ１８）を実行する。なお、後述するようにＳ１８は場合によって省略が可能であり、また、Ｓ１４とＳ１６とは実行の順番を逆にしてもよい。

構造図抽出工程（Ｓ１４）は、Ｓ１２で取得した機種データを検索キーとして、記憶部１８の構造図ファイル３６を検索し、対応する構造図データを抽出する工程である。抽出された構造図データは、作業報告書を編集する際に、参考図等として利用される。したがって、後に利用するために、抽出された構造図データは、一旦、記憶部１８の作業報告書ファイル４４に記憶することが便利である。

図４は、記憶部１８に記憶されている構造図ファイル３６の例を示す図である。構造図ファイル３６は、機種５６と、これに対応する構造図データの名称７２を対応付けて記憶するデータベースである。構造図データの名称に対応する実際の構造図の図面データは、別のファイルに記憶されており、構造図ファイル３６上で、対応する構造図データの名称７２をコンピュータの画面上でクリックすれば、その構造図の図面ファイルが表示されるようにリンクが張られている。あるいは、構造図ファイル３６を用いて得られる構造図データの名称７２を検索キーとして、構造図の図面ファイルを改めて検索するものとしてもよい。このように、構造図ファイル３６は、機種５６を検索キーとして、対応する構造図面を抽出することができるデータ構造を有している。

再び図２に戻り、指定点検項目抽出工程（Ｓ１６）では、Ｓ１２で取得した機種データを検索キーとして、記憶部１８の点検項目ファイル３４を検索し、点検作業を行なうものとして予め定められた指定点検項目を点検作業が実施された機種に対応して抽出する。この工程は、ＣＰＵ１２の指定点検項目抽出モジュール２４の機能によって実行される。

図５は、記憶部１８に記憶されている点検項目ファイル３４の例を示す図である。点検項目ファイル３４は、機種５６と、その機種において点検を行うものとして予め指定された複数の点検項目６６と、作業報告書において表示を行う場合における複数の点検項目の間での原則的な表示順序である表示順６８と、点検項目６６を構成する作業項目７０とをそれぞれ対応付けて記憶するデータベースである。

点検項目６６と作業項目７０との相違は、図５に示されるように、点検項目６６が一般的包括的な内容であり、作業項目７０が点検項目６６を構成する具体的な機器名を特定する内容である。したがって、１つの点検項目６６に対応して１以上の作業項目７０が存在する。

作業者は、指定された点検項目６６について、通常は少なくとも１つの作業項目７０の点検作業を実施するが、指定された点検項目６６を構成する全部の作業項目７０について必ずしも点検作業を実施するわけではない。また、事情によっては、指定された点検項目６６を構成する作業項目７０について１つも点検作業を実施しないこともある。例えば、特別な事情で緊急に特定の点検項目６６のみを一斉点検する必要がある場合には、他の指定点検項目６６は、あえて点検作業を実施しない。その意味で、点検項目ファイル３４は、一般的に、点検作業を行なうものとして指定された点検項目６６の一覧表ということができる。指定とはそのように広義の意味であって、いかなる場合でも必ず点検作業を行なうことを指定するものではない。また、図５に明示される作業項目は、指定作業項目であるが、ここでいう指定も、上記の広義の意味であって、必ず点検作業を行なうことを指定するものではない。

このように、点検項目ファイル３４は、機種５６を検索キーとして、対応する点検項目６６を抽出することができるデータ構造を有している。また、点検項目ファイル３４は、機種５６を検索キーとして、点検項目６６に対応する１以上の作業項目７０を抽出することができるデータ構造を有している。抽出された点検項目データと、対応する作業項目データとは、Ｓ２０の対応付け処理において利用される。したがって、後に利用するために、抽出されたこれらのデータは、一旦、記憶部１８の作業報告書ファイル４４に記憶することが便利である。

再び図２に戻り、実施作業項目抽出工程（Ｓ１８）は、建物番号、作業日、機種を検索キーとして、作業結果ファイル３２を検索し、実施された作業項目を抽出する工程である。これは、すでに述べた実施作業結果検索工程（Ｓ１２）でも実行できる内容であり、実際にＳ１２で実行された場合は、上記のように作業報告書ファイル４４に記憶されているので、このＳ１８の工程を省略することができる。

このようにして、Ｓ１６において指定点検項目を構成する指定作業項目が抽出され、Ｓ１８又はＳ１２において実施された作業項目が抽出されると、Ｓ２０において対応付けと文例抽出が行われる。

ここで対応付けとは、実施された作業項目が、指定作業項目であるか否かを判断することを示している。このような対応付けが必要な理由は、記憶部１８に記憶されるデータベースは、予め定められた作業項目について種々のデータを記憶し、それを利用できるデータ構造とされており、文例ファイル４０が、この予め定められた作業項目について文例を利用できるものとされているからである。換言すると、点検項目ファイル３４で登録されている作業項目についてのみ、文例ファイル４０に文例が記憶されている。したがって、作業結果ファイル３２に記憶されている実際に実施された作業項目６２が、点検項目ファイル３４に記憶されている指定の作業項目７０に対応付けられないときは、その実施された作業項目６２に対応する文例を文例ファイル４０から抽出できない。

対応付けがなされた作業項目が得られると、その作業項目を検索キーとして、文例ファイル４０から、その作業項目に対応する文例が抽出される。これらの機能は、ＣＰＵ１２の文例抽出モジュール２６の機能により実行される。抽出された複数の文例は、一旦、記憶部１８の作業報告書ファイル４４に記憶することが便利である。

図６は、記憶部１８に記憶されている文例ファイル４０の例を示し、図７は、文例の例を示す図である。文例ファイル４０は、上記のように、機種５６と、Ｓ２０において対応付けがなされた作業項目７１と、文例内容７４とをそれぞれ対応付けて記憶するデータベースである。文例内容７４は、図７に示されるように、作業項目７１でほとんど定められるが、機種５６の具体的仕様内容等が大幅に異なる場合は文例内容７４も異なるものとなる。したがって、文例内容７４は、文例ファイル４０において、少なくとも作業項目７１を検索キーとして、場合によって作業項目７１と機種５６との組合せを検索キーとして抽出される。Ｓ２０における文例抽出は、対応付けがなされた作業項目７１のすべてに対して行われる。したがって、通常は、複数の文例内容７４が抽出される。

図７に示されるように、文例は、作業項目に対応して、より具体的な項目が記載されている。例えば、文例１は、機種５６＝ＶＦＧＬ、作業項目７１＝制御盤に対する文例であるが、制御盤作業項目に対し、より詳細に、制御盤内各リレー点検、階床データ書き込み運転の項目が記載されている。なお、各文例は、定型文であるので、実施された状況によって適合処理を行うべき箇所はボックス化されたデータとされている。図７の例では、設備号機はすべて＃００１、すなわち００１号機として標準化され、また作業結果はすべて「異常ありません」に標準化されている。このボックス化されたデータについては、後の工程において、適合処理が行われる。

なお、作業結果は、図３で説明した作業結果ファイル３２の中に記憶されているものとできるほか、作業項目と作業結果とを別ファイルで記憶するものとしてもよい。

図８は、作業結果について別ファイルとした例を示す図である。この作業結果専用ファイル３３は、点検作業識別情報としての建物番号５２と作業日５８を有し、ビル設備特定情報として機種５６と構造図名称７２を有し、作業内容６４とこれに対応する作業結果７６が記憶されている。ここでは作業内容の種類として、点検、測定、調整、手入れの４種類が示され、どの作業内容を実施したか、実施された作業の結果がどのようであったかが記憶されている。作業結果は、作業結果が満足されるものである場合に○、作業結果が満足できるものではない場合に×、その作業内容のものが行われなかった場合には−で示される。図８の例では、点検と調整とが行われ、その作業結果はいずれも満足されるものであったことが記憶されている。なお、作業内容及び作業結果は、機種の特定の他に、設備号機ごとに記憶されるものとしてもよい。このように、作業結果については、図１で説明した作業結果ファイル３２から、あるいは作業結果専用ファイル３３から、点検作業特定情報、ビル設備特定情報等を検索キーとして、いずれかから抽出することができる。抽出された作業結果のデータは、一旦、記憶部１８の作業報告書ファイル４４に記憶することが便利である。

再び図２に戻り、Ｓ２０までの工程で、実施された点検作業に対応する建物識別情報、設備号機、機種、構造図、作業結果、作業項目に対応する文例等のデータが抽出されるので、これらを用いて、作業報告書の編集作成が実行される。上記のように、作業報告書の編集作成に必要な各データは、すべて一旦作業報告書ファイル４４に集められて記憶されるので、この作業報告書ファイル４４に集められた各データを処理することで、作業報告書の編集作成を実行することができる。

作業報告書の編集作成は、各文例を実施された点検作業に適合させるための適合処理、適合処理された各文例を結合する結合処理、結合された文例において重複部分を削除する重複削除処理、長すぎる文例を優先基準等に従い削除編集する優先編集処理等の手順によって行われる。これらは、ＣＰＵ１２の編集モジュール２８の機能によって実行される。なお、図２では、これらの処理工程を文例結合工程（Ｓ２２）と優先基準等に従い編集する工程（Ｓ２４）に分けて示されている。

文例結合工程（Ｓ２２）は、適合処理、結合処理、重複削除処理を実行する工程である。Ｓ２２で作業項目７１に対応する複数の文例が抽出されると、これらの各文例について、実施された設備号機と作業項目についての作業結果とを照合して、定型部分を実際の実施内容に適合させる。適合処理は、各文例のボックス部分の内容を、実際の設備号機データ、作業結果データを照合して修正することで行われる。また、結合処理は、単純結合、すなわち、適合後の複数の文例をそのままつなげて並べることで行われる。重複削除処理は、結合の際に重複する部分の有無を判断し、重複する部分があるときは、後で記載される部分等を削除することで行われる。

優先基準等に従い編集する工程（Ｓ２４）は、重複削除された後の文例が長すぎるときに、作業報告書の様式で予め定められた記載可能領域に入る文の長さに合わせて、優先基準等に従い優先順位を定めて優先順位の低い記載から順にさらに削除を行う工程である。優先基準等に従って削除するには、単純結合された文例から、優先順位の最も低い項目に関する記載部分を削除し、予め定められた文の長さと比較する。比較の結果、まだ長すぎる場合には、次に優先順位が低い項目に関する記載部分を削除し、再び予め定められた文の長さと比較する。これを繰り返し、削除後の分の長さが予め定められた文の長さに入るまで続けることで行われる。

予め定められた文の長さに入れられた文例は、複数の作業項目に渡る点検結果を全体的に見て簡潔にまとめられたものであるので、作業報告書の中核となる総合所見として利用される。この総合所見に相当する文例データは、一旦、記憶部１８の作業報告書ファイル４４に記憶される。

ここで、優先基準は、点検優先順位、作業間隔等で定めることができる。点検優先順位とは、例えば、ビル設備の安全性の観点から定めることができる優先順位である。一般的に、安全スイッチ、運行速度、運行制御等に関する作業項目は安全性を考慮して点検優先順位を高くし、確認運転等の確認作業に関するものは点検優先順位を下げることができる。作業間隔とは、機器の安定性の観点から定められるもので、点検間隔を短く取る必要がある作業項目は優先順位を高くし、時々監視する程度でよい場合には優先順位を低くできる。これらの優先順位は、文例に関連して予め定められ、記憶部１８の優先順位ファイル４２に記憶される。

図１０は、優先順位ファイル４２の例を示す図である。優先順位ファイル４２は、機種５６と、文例７５と、文例中の詳細な項目７８と、その文例項目に対する安全優先度８０及び作業間隔８２とをそれぞれ対応付けて記憶するデータベースである。安全優先度８０は数字が小さいほど優先度が高い。例えば、文例３の各文例項目は最も安全優先度が高く、次に文例１の制御盤内各リレー点検の安全優先度が高い。一方文例１の階床データ書き込み運転は、作業間隔が３月と短いが安全優先度は、図１０の文例項目の中において最も低い。作業間隔と安全優先度との間の優先順位重み付けは、予め定めることができる。例えば、安全優先度に従って優先順位を定め、同じ安全優先度の中では作業間隔の短いものから優先順位を定めることとできる。このような優先順位の重み付けの基準に従えば、図１０の例では、安全優先度順に優先順位を定め、同じ安全優先度３で作業間隔が４８月と７２月と異なる文例２の２つの文例項目については作業間隔が長い７２月のものを４８月のものより優先順位を高くするように定めることができる。

このように、優先順位ファイル４２は、機種５６と文例７５と文例項目７８を検索キーとして、文例項目に対応する２つの優先基準として安全優先度と作業間隔を抽出することができるデータ構造を有している。抽出されたこれらのデータは、一旦、記憶部１８の作業報告書ファイル４４に記憶してもよい。

図９は、Ａビルの点検作業について抽出された文例１と文例２と文例３とについて、適合処理から優先基準等に従って削除編集が行われる様子を示す図である。図９（ａ）は文例の適合処理、結合処理、重複部分の削除処理の様子を示し、（ｂ）はその後において優先基準等によってさらに削除編集処理が行われる様子を示す。

この場合における適合処理、結合処理、重複削除処理は次のように実行される。すなわち、図３に示されるように、Ａビルの点検作業は、同一の機種＝ＶＦＧＬについて、００１号機の制御盤の点検と巻上機の調整、００２号機の調速機の点検が実施されたものである。そして、その作業結果は、図８に示されるようにそれぞれ満足されるものである。したがって、図７における各文例の定型部分について、設備号機のボックスを文例１及び文例２において＃００１、文例３において＃００２と修正する。仮に、点検結果が不満足である場合には、「異常ありません」のボックスの内容を、「再度調整の必要があります」等の内容に修正が行われる。この工程が適合処理に相当する。結合処理は、適合後の複数の文例をそのまま並べて接続することで実行される。

結合の際に、重複部分は削除される。図９の例では、（ａ）において、＃００１の文例１と文例２との間における重複部分である「貴エレベータ＃００１号機に関し、以下の作業を実施致しました。」の部分が削除されている。この部分が重複削除処理に相当する。

作業報告書の様式で予め定められた記載可能領域に入る文の長さを、例えば、２１×１０行程度と予め定めておくと、図９（ａ）の文は１２行でありやや長いので、次に優先順位等に従って削除編集が行われることになる。図９（ａ）は、合計６つの文例項目が記載されている。この６つの文例項目について、図１０で説明した優先順位ファイル４２の優先基準を適用すると、最も優先順位の低い文例項目は「階床データ書き込み運転」である。したがってまずこれを削除し、１０行に入るかどうかを確認し、まだ長いので、次に優先順位の低い「巻上機軸受けグリスアップ」の文例を削除し、１０行に入れる。このようにして、優先順位等に従った削除編集が行われ、予め定められた文の長さに入れられた文例が完成する。

再び図２に戻り、Ｓ２４において、予め定められた文の長さに入れられた文例が完成すると、補足資料としての詳細説明が抽出され、添付編集が行われる（Ｓ２６）。この工程は、Ｓ２４で作成された文例に対応し、文例項目を検索キーとして、記憶部１８の詳細説明ファイル３８を検索し、対応する詳細説明のデータを抽出する工程である。抽出された詳細説明データは、作業報告書を編集する際に、添付として利用される。抽出された詳細説明データは、一旦、記憶部１８の作業報告書ファイル４４に記憶することが便利である。

図１１は、記憶部１８に記憶されている詳細説明ファイル３８の例を示す図である。詳細説明ファイル３８は、機種５６と、文例７５と、文例項目７８と、これに対応する詳細説明が３段階の内容８４，８６，８８に分けて記憶され、その詳細説明を作業報告書に表示する時期として表示月９０が記憶されるデータベースである。詳細説明内容８４，８６，８８の番号１０１等に対応する実際の詳細説明内容のデータは、別のファイルに記憶されており、詳細説明ファイル３８上で、対応する詳細説明内容の番号をコンピュータの画面上でクリックすれば、その詳細説明内容が表示されるようにリンクが張られている。あるいは、詳細説明内容の番号を検索キーとして、詳細説明内容のファイルを改めて検索するものとしてもよい。このように、詳細説明ファイル３８は、文例項目７８等を検索キーとして、対応する詳細説明データを抽出することができるデータ構造を有している。

図１１において、表示月が「いつでも可」となっているものは、季節要因がなく、随時作業報告書に添付して表示できることを示す。表示月が指定されているものは、その指定月に作成される作業報告書に限り添付表示するもので、例えば、梅雨、台風、年末年始等の季節に合わせて添付表示することが好ましいものがこれらに該当する。

図１２に、詳細説明内容の例を示す。ここでは、図１１における「制御盤内各リレー点検」に関する３段階の詳細説明内容１０１、詳細説明内容２０１、詳細説明内容３０１と、季節要因の詳細説明内容１０５、詳細説明内容１０６が例示として示されている。各詳細説明内容のレイアウトの大きさは、後に作業報告書に添付する際に便利なように、共通の大きさに設定されている。これらから分かるように、詳細説明は、文例項目の内容を簡潔にユーザに伝える機能、特別な季節要因のメッセージを簡潔にユーザに伝える機能等を有している。

再び図２に戻り、作業報告書ファイル４４に、予め定められた文の長さに入れられた文例と、これに対応する詳細説明内容と、構造図等が揃えられると、作業報告書作成が行なわれる（Ｓ２８）。具体的には、これらが、予め定められた作業報告書のレイアウトの箇所に貼り付けられる。

図１３は、レイアウトされた作業報告書１００の一例を示す図である。なお、この作業報告書１００は、上記で説明の例として用いたＡビルの点検作業のものとは別の例を示してある。図１３で示されるように、作業報告書１００は、１ページにまとめられ、設備号機別に実施された作業項目の一覧表１０２と、総合所見１０４と、構造図１０６と、詳細説明１０８の部分を有する。なお、実際には、これら以外に、ユーザ名、ビル建物の名称、点検作業の実施日、点検作業を行なった業者名、点検作業者の氏名等の書誌事項欄を有している。

ここで、総合所見１０４は、複数の作業項目に渡る点検結果を全体的に見て簡潔にまとめたもので、上記で説明したように、予め準備された文例を組み合わせ、適合処理、結合処理、重複削除処理、優先基準等に従った削除編集処理等を自動的に実行し、所定の長さの文としたものである。また、構造図１０６は、実施された点検作業に従って自動的に検索され、所定の貼り付け範囲に収まるように自動的に縮尺され、添付配置が行われたものである。また、詳細説明１０８は、総合所見１０４の文例項目に従って、自動的に抽出され、所定の位置に添付配置されたものである。

このようにして、コンピュータを用いて、複数の作業項目に渡る点検結果を全体的に見て簡潔にまとめ、１つの作業報告書として作成できる。作成された作業報告書は、記憶部１８の作業報告書ファイル４４に記憶される。ここで再び図２に戻り、作成された作業報告書が出力される（Ｓ３０）。出力は、所定の用紙に印刷されることで実行され、印刷された作業報告書は、ユーザに提供される。

本発明に係る実施の形態のビル設備作業報告書作成システムの構成を示すブロック図である。 本発明に係る実施の形態のビル設備作業報告書作成方法の各手順を示すフローチャートである。 本発明に係る実施の形態における作業結果ファイルの例を示す図である。 本発明に係る実施の形態における構造図ファイルの例を示す図である。 本発明に係る実施の形態における点検項目ファイルの例を示す図である。 本発明に係る実施の形態における文例ファイルの例を示す図である。 本発明に係る実施の形態における文例の例を示す図である。 本発明に係る実施の形態における作業結果専用ファイルを示す図である。 本発明に係る実施の形態において、ビルの点検作業について抽出された複数の文例について、適合処理から優先基準等に従って削除編集が行われる様子を示す図である。 本発明に係る実施の形態における優先順位ファイルの例を示す図である。 本発明に係る実施の形態における詳細説明ファイルの例を示す図である。 本発明に係る実施の形態における詳細説明内容の例を示す図である。 本発明に係る実施の形態においてレイアウトされた作業報告書の一例を示す図である。

符号の説明

１０ ビル設備作業報告書作成システム、１２ ＣＰＵ、１４ 入力部、１６ 出力部、１８ 記憶部、２２ 作業結果検索モジュール、２４ 指定点検項目抽出モジュール、２６ 文例抽出モジュール、２８ 編集モジュール、３２ 作業結果ファイル、３３ 作業結果専用ファイル、３４ 点検項目ファイル、３６ 構造図ファイル、３８ 詳細説明ファイル、４０ 文例ファイル、４２ 優先順位ファイル、４４ 作業報告書ファイル、５０ 建物名称、５２ 建物番号、５４ 設備号機、５６ 機種、５８ 作業日、６０ 作業者、６２，７０，７１ 作業項目、６４ 作業内容、６６ 点検項目、６８ 表示順、７２ 構造図名称、７４ 文例内容、７５ 文例、７６ 作業結果、７８ 文例項目、８０ 安全優先度、８２ 作業間隔、８４，８６，８８ 詳細説明内容、９０ 表示月、１００ 作業報告書、１０２ 一覧表、１０４ 総合所見、１０６ 構造図、１０８ 詳細説明。

Claims (8)

1. ビル設備に関して実施された点検作業毎に、点検作業特定情報と、ビル設備特定情報と、複数の実施作業項目と、各実施作業項目についての作業結果とを少なくとも記憶する作業結果記憶部と、
   作業報告書作成の対象となる点検作業について、点検作業特定情報を検索キーとして作業結果記憶部を検索し、実施された複数の実施作業項目とそれらの作業結果とを抽出する作業結果検索手段と、
   作業結果検索手段によって抽出された各実施作業項目を検索キーとして、作業項目毎にその作業結果に応じた報告文例を記憶する文例記憶部から、各作業項目毎にその作業結果に応じた報告文例をそれぞれ抽出する文例抽出手段と、
   抽出された複数の報告文例を結合し、１つの作業報告文に編集し、出力する編集手段と、
   を備え、
   編集手段は、複数の報告文例を比較し、重複する部分を削除して１つの作業報告書に編集し、重複削除された後の文例が長すぎるときに、作業報告書の様式で予め定められた記載可能領域に入る文の長さに合わせて、文例中に並列的に並べられる複数の詳細項目について、優先基準に従い優先順位を定めて優先順位の低い詳細項目から順に、詳細項目に関する記載の単位で、さらに削除を行うことを特徴とするビル設備作業報告書作成システム。
2. 請求項１に記載のビル設備作業報告書作成システムにおいて、
   優先基準は、各指定点検項目の間の点検優先順位であることを特徴とするビル設備作業報告書作成システム。
3. 請求項２に記載のビル設備作業報告書作成システムにおいて、
   点検優先順位は、安全優先度に基づいて定められることを特徴とするビル設備作業報告書作成システム。
4. 請求項３に記載のビル設備作業報告書作成システムにおいて、
   点検優先順位は、同じ安全優先度の場合に、作業間隔の短い点検項目ほど優先順位が高いことを特徴とするビル設備作業報告書作成システム。
5. 請求項１に記載のビル設備作業報告書作成システムにおいて、
   作業結果検索手段は、その点検作業を行なったビル設備を特定するビル設備特定情報を抽出し、さらに、
   ビル設備特定情報を検索キーとして、点検作業を行うものとして予め定めた複数の指定点検作業項目についてビル設備特定情報毎に記憶する点検項目記憶部から、ビル設備特定情報に関する複数の指定点検作業項目を抽出する指定点検項目抽出手段を備え、
   文例抽出手段は、
   作業結果検索手段によって抽出された各実施作業項目を、指定点検項目抽出手段によって抽出された指定点検作業項目と対応付け、実施作業項目と指定点検作業項目との間で対応付けがされた作業項目を検索キーとして、作業項目毎にその作業結果に応じた報告文例を記憶する文例記憶部から、各作業項目毎にその作業結果に応じた報告文例をそれぞれ抽出することを特徴とするビル設備作業報告書作成システム。
6. 請求項１に記載のビル設備作業報告書作成システムにおいて、
   作業結果検索手段は、その点検作業を行なったビル設備を特定するビル設備特定情報を抽出し、さらに、
   ビル設備特定情報を検索キーとして、複数のビル設備構造図をビル設備特定情報毎に記憶する構造図記憶部から、実施作業を行なったビル設備の構造図を抽出する構造図抽出手段を備え、抽出された構造図を含んで作業報告書を作成することを特徴とするビル設備作業報告書作成システム。
7. 請求項１に記載のビル設備作業報告書作成システムにおいて、
   文例抽出手段において対応付けがされた作業項目を検索キーとして、作業項目毎に、その作業内容の詳細説明文を記憶する詳細説明記憶部から、文例に対応する詳細説明を抽出する詳細説明抽出手段を備え、抽出された詳細説明を含んで作業報告書を作成することを特徴とするビル設備作業報告書作成システム。
8. 請求項７に記載のビル設備作業報告書作成システムにおいて、
   文例に対応する詳細説明を含んで作業報告書を作成する際に、文例を変更すると自動的に対応する詳細説明も変更されて作業報告書を作成することを特徴とするビル設備作業報告書作成システム。

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