JP4589994B2 - 画像処理装置、情報管理システム、複合機およびファクシミリ - Google Patents

画像処理装置、情報管理システム、複合機およびファクシミリ Download PDF

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Description

本発明は、画像ファイルを取得する画像処理装置およびその取得したデータの転送方法に関し、特に着脱可能な外部記憶媒体への取得したデータの格納に関するものである。
複合機（ＭＦＰ：Multifunction Peripheral）には、プリント機能、スキャン機能、コピー機能、ファックス機能など、各種機能を有している。そのうち、スキャン機能の中には、スキャンデータを直接ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリなどの着脱自在な外部記憶媒体に転送する機能、すなわち、「Ｓｃａｎ Ｔｏ ＵＳＢメモリ」を有するものが利用されている。
また、特許文献１には、スキャンデータをＵＳＢメモリへ転送する場合に、メモリオーバ時に再度スキャンを行わず、一旦、複合機本体のメモリに格納しておき、メモリオーバによる転送中断後の再開時には、複合機本体メモリに記憶したスキャンデータを転送する技術が開示されている。
特開２００８−１１８３３３号公報
しかしながら、従来のスキャンデータをＵＳＢメモリに転送する方法は、何人も行うことができたので、セキュリティの観点から好ましいことではなかった。特許文献１においても、メモリオーバが解消すると、自動的に転送できることは問題であった。
本発明は、前記の課題を解決するためになされたものであって、画像ファイルのデータを外部記憶媒体に転送（書き込み）するときのセキュリティを高めることができる画像処理装置および情報管理システムを提供することを目的とする。
本発明による画像処理装置は、画像ファイルを取得し記憶部（例えば、記憶部１０６）に記憶する画像ファイル取得部（例えば、読み取り部１０１）と、画像ファイルを着脱可能な記憶媒体への書き込み処理を制御する制御部(例えば、制御部１０８)とを有し、
記憶部には、画像処理装置を利用するユーザを識別するユーザ識別情報（例えば、ユーザＩＤ）および承認者情報（例えば、承認者メールアドレス）を関連付けるユーザ情報が予め登録されており、
制御部は、通信部を介して着脱可能な記憶媒体への書き込みを行うことを承認する承認通知（例えば、承認メール）を受信すると、承認通知に含まれる承認するユーザ識別情報および承認者情報が、ユーザ情報に登録されているときに、承認通知に含まれるユーザ識別情報および認証情報（例えば、実行パスワード）を関連付けて承認情報として記憶部に登録する登録処理部（例えば、登録処理部１０９)と、入力部から受理したユーザ識別情報および認証情報が承認情報に登録されているか否かを判定し、認証情報の認証ができた場合に、記憶部に記憶されている画像ファイルを着脱可能な記憶媒体へ書き込みを行うことを許可する判断部（例えば、判断部１１０）と、を有することを特徴とする。なお、かっこ内は例示である。
本発明によれば、画像ファイルのデータを外部記憶媒体に転送するときのセキュリティを高めることができる。
以下、本発明の実施形態について図面を参照して説明する。
（第１の実施形態）
図１は、第１の実施形態に係る画像処理装置を示すブロック図である。本実施形態では、画像処理装置であるＭＦＰ１００でスキャンした原稿（画像ファイルを含む。）をＵＳＢメモリ１３０へ転送・格納する場合を例として説明する。ＭＦＰ１００は、読み取り部１０１（画像ファイル取得部）、画像処理部１０２、通信部１０３、操作部１０４（入力部）、表示部１０５、記憶部１０６、書き込み部１０７、および各部の制御をする制御部１０８を有している。制御部１０８は、プログラムに従って動作するＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）によって実現される。
読み取り部１０１は、ＭＦＰ１００のＡＤＦ（Auto Document Feeder）（図示せず）にセットされた原稿を読み取る機能を有し、例えば、スキャナである。画像処理部１０２は、読み取った原稿を画像ファイル５００に変換する機能を有し、例えば、ＰＤＦ（Portable Document Format）、ＴＩＦＦ（Tagged Image File Format）形式のファイルに変換することができる。通信部１０３は、ネットワーク１２０に接続されている通信機能である。操作部１０４は、ＵＳＢメモリ１３０へ画像ファイル５００を転送する際のパスワードなどを入力する機能を有し、例えば、ＭＦＰ１００に備えられた操作パネル７００（図６参照）を介して入力される。表示部１０５は、ユーザに入力要求などを表示する機能を有し、メッセージ８００（図７参照）、メッセージ９００（図８参照）を表示する。
制御部１０８は、通信部１０３を介して受信した承認メール６００（承認通知、図５参照）から承認情報４００（図４参照）として記憶部１０６に登録する登録処理部１０９と、操作部１０４からの入力情報に基づいて、ＵＳＢメモリ１３０への書き込みを許可するか否かの判断をする判断部１１０とを有する。
記憶部１０６には、ＭＦＰ１００にログインする場合に使用される、予め管理者が登録したユーザ情報３００（図３参照）と、承認情報４００と、画像ファイル５００とが記憶される。
図２は、ネットワーク構成を示す説明図である。ＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワーク１２０には、ＭＦＰ１００、メールサーバ２１０、ＵＳＢメモリ１３０への格納についての依頼メールを送信するユーザＰＣ２３０、依頼メールを受信すると管理者の承認の基に承認メール６００（図５参照）を送信する管理者ＰＣ２２０（承認端末）が接続されている。なお、ＭＦＰ１００にはＵＳＢメモリ１３０の差込口がある。なお、図２において、承認メール６００を送信するのは、管理者ＰＣ２００に限定されるものではない。承認メール６００を送信する端末は、ユーザＰＣ２３０のひとつであってもよい。この場合、例えば、依頼メールが依頼者の上長に送信され、上長は、ユーザＰＣ２３０を利用して承認メール６００を送信することを意味する。
図３は、ユーザ情報の一例を示す説明図である。ユーザ情報３００には、ユーザ毎に割り当てられたユーザＩＤ３０１（ユーザ識別情報）、ユーザ名３０２、ＭＦＰ１００にユーザがログインするために使用されるログインパスワード３０３、ユーザがＵＳＢメモリ１３０に画像ファイルを書き込む場合に承認を求める承認者の承認者メールアドレス３０４（承認者情報）が登録されている。これらの項目は、予めＭＦＰ１００の管理者によって登録され、一般のユーザは、登録、変更することができないようにされている。
図４は、第１の実施形態に係る承認情報の一例を示す説明図である。承認情報４００には、登録番号４０１、ユーザＩＤ４０２（ユーザ識別情報）、ＵＳＢメモリ１３０へ画像ファイルを書き込む場合に入力する実行パスワード４０３（認証情報）、承認者が画像ファイルを生成することを許可したページ数４０４、実行パスワード４０３の消去までの時間である消去時間４０５が登録されている。ページ数４０４が指定されていることにより、ＵＳＢメモリ１３０へ格納されるページ数を制限することができる。また、消去時間４０５が登録されていることにより、承認メール６００を受信した後に、消去時間４０５を経過しても実行パスワード４０３が操作部１０４（図１参照）から入力されない場合には、承認情報４００から実行パスワード４０３を含めた該当するレコードが消去される。
登録処理部１０９（図１参照）は、承認メール６００（図５参照）のメール内容を解析して、取得したユーザＩＤ４０２、実行パスワード４０３、許可したページ数４０４、消去時間４０５を、登録番号４０１を付与して登録する。例えば、図４の登録番号１の場合、ユーザＩＤは１００であり、実行パスワードが「abcdefg」、ページ数が２ページ、消去時間は１８０秒であることを示す。また、図４の登録番号２の場合、ユーザＩＤは１０１であり、実行パスワードが「ascvd」、ページ数が１ページ、消去時間は６０秒である。なお、承認メール６００に、消去時間が含まれていないときには、登録処理部１０９は、消去時間４０５にデフォルト値（例えば、３６００秒）が設定されていてもよい。
図５は、第１の実施形態に係る承認メールの一例を示す説明図である。承認メール６００には、承認情報４００（図４参照）に登録されるユーザＩＤ、実行パスワード、ページ数、消去時間が本文に記載されている。例えば、図５に示す承認メール６００の場合、ユーザＩＤは１００であり、実行パスワードは「abcdefg」、ページ数は２ページ、消去時間は１８０秒となっており、図４に示した登録番号１と対応する内容である。
承認メール６００には、本文の他に、メールヘッダに送信者のメールアドレスが格納されている。登録処理部１０９（図１参照）は、送信者のメールアドレスと、ユーザ情報３００で管理者によって登録された承認者メールアドレス３０４（図３参照）とを比較して、一致した場合に承認情報４００へ登録を行う。一致しない場合には、承認者からのメールではないと判断し、承認情報４００へ登録を行わない。この判断により承認者になりすましたメールを排除することができる。
図６は、操作パネルを示す外観図である。操作部１０４および表示部１０５の一例を示す操作パネル７００は、上下左右キーおよびＥｎｔｅｒキーの選択部７０１と、表示画面７０２と、ログインパスワード３０３、実行パスワード４０３などを入力する場合に選択する文字、数字、記号の一覧が表示される表示パネル７０３と、キャンセル（Cancel）キー７０４と、スキャンを開始するスタート（Start）キー７０５とを有する。
ユーザは、図６の表示画面７０２に示される「ユーザＩＤを入力してください。」および「ログインパスワードを入力してください。」に従い、ユーザＩＤおよびログインパスワードを入力することにより、ＭＦＰ１００の使用が許可される。
ユーザは、次に、ＭＦＰ１００のＡＤＦに原稿をセットして、スタートキー７０５を押下した場合、原稿がフィーダに読み込まれたのち読み取りを開始する。すると、図６の表示画面７０２にメッセージ８００（図７参照）が表示される。
図７は、実行パスワード要求時のメッセージの一例を示す説明図である。メッセージ８００は、実行パスワード４０３の入力を要求する。表示画面７０２には、例えば、「実行パスワードを入力してください。」と表示される。他方、ユーザが実行パスワードを入力した際に、判断部１１０（図１参照）が、承認情報４００に登録されていないと判定した場合には、メッセージ９００（図８参照）が表示される。
図８は、ＵＳＢメモリへの格納が許可されていない場合のメッセージの一例を示す説明図である。表示画面７０２には、メッセージ９００として「承認情報が登録されていません。または、パスワードが間違っています。ＵＳＢメモリへファイルを格納できません。」などの表示がされる。
次に動作について説明する。
図９は、第１の実施形態に係る操作の流れを示すシーケンス図である。ユーザは、ユーザＰＣ２３０を介して、承認者にＵＳＢメモリ１３０への画像ファイルの格納の許可を得るために承認依頼メールを送信する（ステップＳ９０１）。承認者は、管理者ＰＣ２２０により、承認依頼メールを受信するとメール内容を確認する。承認者は画像ファイルの格納を承認する場合には、承認メール６００（図５参照）をＭＦＰ１００へ送信する（ステップＳ９０２）。また、承認者は、依頼したユーザに対して、実行パスワードを記載した返信メールを送信する（ステップＳ９０３）。返信メールには、実行パスワードのほかに、消去時間が記載されていてもよく、ユーザは、消去時間以内に、ＵＳＢメモリ１３０への書き込み実行の行為をする必要がある。
ＭＦＰ１００は、承認メールを受信すると、承認情報登録処理（図１０参照）を実行し（ステップＳ９０４）、書き込み実行待ち処理（図１１参照）を実行する（ステップＳ９０５）。
ユーザは、ステップＳ９０５の処理期間中に、ＭＦＰ１００のところに行き、ＵＳＢメモリ１３０を所定の挿入箇所に挿入し、ＵＳＢメモリ１３０への書き込みを実行する（ステップＳ９０６）。
なお、本実施形態では、ステップＳ９０１およびステップＳ９０３は、メールによる送信で説明しているが、ユーザが承認者に口頭で依頼し、承認者がユーザに口頭で伝えてもよい。
図１０は、承認情報登録処理（ステップＳ９０４）を示すフローチャートである。適宜図１を参照する。ＭＦＰ１００の通信部１０３は、承認者からの承認メール６００を受信すると（ステップＳ１００１）、登録処理部１０９は、承認メール６００のメールヘッダから送信者のメールアドレスおよび本文からユーザＩＤを取得し、ユーザ情報３００（図３参照）として登録されている承認者メールアドレス３０４およびユーザＩＤ３０１と比較する（ステップＳ１００２）。比較した結果、ユーザＩＤに関連付けて登録されている承認者メールアドレスと、承認メール６００の送信者のメールアドレスとが一致した場合には（ステップＳ１００２，一致）、承認メール６００の本文に記載されている内容（ユーザＩＤ，実行パスワード、ページ数、消去時間）を、承認情報４００（図４参照）として登録する（ステップＳ１００３）。一致しなかった場合には（ステップＳ１００２，不一致）、承認者からのメールではないため、承認情報４００には登録せずに処理を終了する。
制御部１０８は、登録された承認情報４００に消去時間が設定されているか否かを判断し（ステップＳ１００４）、設定されていた場合には（ステップＳ１００４，設定）、制御部１０８内にある内部タイマをスタートする（ステップＳ１００５）。消去時間が設定されていない場合には（ステップＳ１００４，未設定）、タイマはスタートさせずに、処理を終了する。
図１１は、書き込み実行待ち処理（ステップＳ９０５）を示すフローチャートである。制御部１０８は、内部タイマ値を監視し（ステップＳ１１０１）、タイマ値が消去時間の設定時間内であれば（ステップＳ１００１，設定時間内）、画像ファイル書き込み処理（図１２参照）を行い（ステップＳ１１０２）、処理を終了する。タイマ値が消去時間の設定時間を経過した場合には（ステップＳ１１０１，設定時間経過）、該当する登録番号の承認情報４００を削除し、（ステップＳ１１０３）、処理を終了する。該当する登録番号の承認情報４００が削除された後、ユーザがＵＳＢメモリ１３０への画像ファイルを書き込みを実行要求をしても、書き込みはできないので、ＵＳＢメモリ１３０を用いて画像ファイルの持ち出しするセキュリティが確保できる。
図１２は、画像ファイル書き込み処理（ステップＳ１１０２）を示すフローチャートである。ＭＦＰ１００の制御部１０８は、操作パネル７００（図６参照）からユーザＩＤおよびログインパスワードの入力を受理すると、ユーザのログインを受け付ける（ステップＳ１２０１）。原稿がフィーダにセットされ、操作パネル７００のスタートキー７０５が押下されることによって、読み取り開始を受け付ける（ステップＳ１２０２）。判断部１１０は、ユーザＩＤをキーとして承認情報４００（図４参照）を検索し（ステップＳ１２０３）、ログインしているユーザＩＤを承認情報４００に登録されているユーザＩＤと比較する（ステップＳ１２０４）。比較した結果、一致した場合には（ステップＳ１２０４，一致）、表示画面７０２に実行パスワードの入力を要求するメッセージ８００（図７参照）を表示し、ステップＳ１２０５に進む。比較した結果、一致していない場合には（ステップＳ１２０４，不一致）、ＵＳＢメモリ１３０への格納が不許可であることを示すメッセージ９００（図８参照）を表示し（ステップＳ１２１０）、ステップＳ１２１１に進む。
次に、制御部１０８は、操作パネル７００からユーザが入力した実行パスワードを受け付ける（Ｓ１２０５）。判断部１１０は、入力された実行パスワードと、承認情報４００に登録されている実行パスワード４０３との比較を行い（ステップＳ１２０６）、実行パスワードが一致した場合には（ステップＳ１２０６，一致）、読み取り部１０１が原稿を読み取り、画像処理部１０２が読み取った原稿から画像ファイル５００を生成し（ステップＳ１２０７）、ステップＳ１２０８に進む。実行パスワードが不一致の場合には（ステップＳ１２０６，不一致）、ステップＳ１２１０に進み、ＵＳＢメモリ１３０への書き込みが実行できないことを示すメッセージを表示する。
書き込み部１０７は、生成された画像ファイル５００を、ＵＳＢメモリ１３０へ格納し（ステップＳ１２０８）、承認情報４００から該当するレコードが削除される（ステップＳ１２０９）。そして、制御部１０８は、ユーザのログアウトを受け付ける（ステップＳ１２１１）。
なお、ステップＳ１２０９において、承認情報４００から該当するレコードを削除するのではなく、削除対象のレコードに実行不可情報を追記してもよい。これにより、処理したレコードを残しておくことにより、ＭＦＰ１００の管理者は、承認情報４００の履歴情報を確認することができる。
第１の実施形態によれば、承認者が承認した承認情報４００は、１回のみ使用されるため、ＵＳＢメモリ１３０への書き込みを１回に限定することができるので、承認者が指定した実行パスワードが漏洩した場合にも、無条件の書き出しを防止することができる。
（第２の実施形態）
第２の実施形態は、実行パスワードの認証後、画像ファイルの暗号化してＵＳＢメモリ１３０に書き込みをすることによりセキュリティ向上を図ることができる。第２の実施形態に係る画像処理装置を図１３から図２１を参照しながら説明する。なお、図１３において、図１と同一構成品には同一符号を付しており、説明を省略する。
図１３は、第２の実施形態に係る画像処理装置を示すブロック図である。ＭＦＰ１００Ａは、読み取り部１０１、画像処理部１０２、通信部１０３、操作部１０４、表示部１０５、記憶部１０６、書き込み部１０７、各部の制御をする制御部１０８、および、暗号化処理部１１１を有している。
暗号化処理部１１１は、承認メール６２０（図１６参照）で指定された実行パスワードを用いて画像ファイル５００を暗号化する機能を有している。なお、暗号化されたファイルは、実行パスワードを用いて復号化することができる。
制御部１０８には、通信部１０３を介して受信した承認メール６２０（図１６参照）を処理して承認情報４００Ａ（図１７参照）として記憶部１０６に登録する登録処理部１０９と、操作部１０４からの入力情報に基づいて、ＵＳＢメモリ１３０への書き込みを許可するか否かの判断をする判断部１１０Ａとを有する。
判断部１１０Ａは、入力情報が承認情報４００Ａに登録されていると判断する機能を有している。判断部１１０Ａは入力情報が登録されていると判定すると、制御部１０８は、暗号化処理部１１１で暗号化された画像ファイルを、書き込み部１０７を介してＵＳＢメモリ１３０に格納する。
記憶部１０６には、ＭＦＰ１００にログインする場合に使用される、予め管理者が登録したユーザ情報３００（図３参照）と、承認情報４００Ａ（図１７参照）と、画像ファイル５００と、画像ファイル情報５１０（図１４参照）が記憶される。
図１４は、第２の実施形態に係る画像ファイル情報の一例を示す説明図である。画像ファイル情報５１０には、ユーザＩＤ５１１、画像処理部１０２が生成した画像ファイルのファイル名５１２、画像ファイルを識別するためのハッシュ値５１３が登録されている。なお、ハッシュ値とは、あるデータが与えられた場合にそのデータを代表する数値を得る操作、または、その様な数値を得るための関数（ハッシュ関数）から得られた数値のことをいう。例えば、図１４に示すファイル名がＡＢＣ.ｐｄｆの場合、ハッシュ値として０ｘ３Ｆ４２が得られている。
図１５は、第２の実施形態に係る承認要求メールの一例を示す説明図である。承認要求メール６１０は、ＭＦＰ１００Ａからユーザ情報３００に登録されているユーザＩＤ３０１に関連付けられた承認者に送信されるメールである。承認要求メール６１０には、ＭＦＰ１００ＡにログインしているユーザのユーザＩＤ、ユーザ名、ファイル名、チェック値（ハッシュ値）の情報が本文に記載され、添付ファイルとして暗号化される前の画像ファイル５００が添付される。承認者は、画像ファイルを確認した上で、ＵＳＢメモリ１３０に格納しても問題がないと判断した場合には、承認メール６２０（図１６参照）を、ＭＦＰ１００Ａへ送信する。
図１６は、第２の実施形態に係る承認メールの一例を示す説明図である。承認メール６２０は、承認者が画像ファイル５００をＵＳＢメモリ１３０へ格納しても問題ないと判断した場合に、ＭＦＰ１００Ａへ送信するメールである。承認メール６２０には、ユーザＩＤ、実行パスワード、チェック値（ハッシュ値）が本文に記載されている。
承認メール６２０には、本文の他に、メールヘッダに送信者のメールアドレスが格納されている。登録処理部１０９（図１参照）は、送信者のメールアドレスと、ユーザ情報３００で管理者によって登録された承認者メールアドレス３０４（図３参照）とを比較して、一致した場合に承認情報４００Ａへ登録を行う。一致しない場合には、承認者からのメールではないと判断し、承認情報４００Ａへ登録を行わない。この判断により承認者になりすましたメールを排除することができる。
図１７は、第２の実施形態に係る承認情報の一例を示す説明図である。承認情報４００Ａには、登録番号４０１、ユーザＩＤ４０２、ＵＳＢメモリ１３０へ画像ファイルを書き込む場合に入力する実行パスワード４０３、および画像を識別するハッシュ値４１０が登録されている。なお、登録番号４０１は、新規の承認情報が登録されるときに付与される番号である。
実行パスワード４０３は、ＵＳＢメモリ１３０への書き込みを実行するときに使用されるだけでなく、画像ファイルを暗号化する場合、または、暗号化された画像ファイルを復号化する場合にも使用される。
次に動作について説明する。
図１８は、第２の実施形態に係る操作の流れを示すシーケンス図である。ユーザは、ＭＦＰ１００Ａのところに行き、原稿の読み取りを実行指令する（ステップＳ１９０１）。ＭＦＰ１００Ａは、原稿を読み取り、画像ファイル送信処理（図１９参照）を実行する（ステップＳ１９０２）。画像ファイル送信処理（図１９参照）が実行されると、ＭＦＰ１００Ａから承認者に承認要求メール６１０（図１５参照）が送信される（ステップＳ１９０３）。承認者は、管理者ＰＣ２２０を介して、メール内容のユーザＩＤ、ユーザ名、添付されている画像ファイルを確認し、ＵＳＢメモリ１３０への格納を承認する場合には、承認メール６２０（図１６参照）をＭＦＰ１００Ａへ送信する（ステップＳ１９０４）。また、ユーザは、承認者から実行パスワードを入手する（ステップＳ１９０５）。入手方法は、承認者から口頭で入手するとすばやい対応ができる。
ＭＦＰ１００Ａは、承認メール６２０を受信すると、承認情報登録処理（図２０参照）を実行する（ステップＳ１９０６）。一方、ユーザは、ＭＦＰ１００Ａを操作してＵＳＢメモリ１３０への画像ファイル書き込み指令を実行する（ステップＳ１９０７）。ＭＦＰ１００Ａは、ユーザの操作指令に応じて、画像ファイル書き込み処理（図２１参照）を実行する（ステップＳ１９０８）。
なお、Ｓ１９０５において、ユーザは実行パスワードの入手を、口頭で入手しているがこれに限定されるものではない。例えば、承認者が、ユーザの携帯電話に対し、実行パスワードを含むメールを送信するとよい。ユーザは、ＭＦＰ１００Ａの場所で移動することなく、携帯電話で受信したメールから実行パスワードを確認することができる。
図１９は、第２の実施形態に係る画像ファイル送信処理を示すフローチャートである。ＭＦＰ１００Ａの制御部１０８は、操作パネル７００（図６参照）からユーザＩＤおよびログインパスワードの入力を受理すると、ユーザのログインを受け付ける（ステップＳ２００１）。ユーザは原稿をセットして、操作パネル７００のスタートキー７０５を押下することによって、読み取り開始を指示する。制御部１０８は、読み取り開始を受け付けて、読み取り部１０１が原稿を読み取り、画像処理部１０２が画像ファイル５００を生成する（ステップＳ２００２）。次に、制御部１０８は、画像ファイルに対しハッシュ関数を適用して、ハッシュ値を算出し、ユーザＩＤ、ファイル名と関連付けた画像ファイル情報５１０（図１４参照）を作成して登録する（ステップＳ２００３）。
制御部１０８は、ユーザＩＤをキーにしてユーザ情報３００（図３参照）を検索して、承認者メールアドレス３０４を取得する。制御部１０８は、通信部１０３を介して、承認者メールアドレスへ、画像ファイルを添付して承認要求メール６１０（図１５参照）を送信する（ステップＳ２００４）。そして、制御部１０８は、記憶部１０６へ生成した画像ファイル５００を保存し（ステップＳ２００５）、ユーザのログオフの指令を受け付ける（ステップＳ２００６）。
図２０は、第２の実施形態に係る承認情報登録処理を示すフローチャートである。ＭＦＰ１００Ａの通信部１０３は、承認者からの承認メール６２０（図１６参照）を受信すると（ステップＳ２１０１）、登録処理部１０９Ａは、承認メール６２０のメールヘッダから送信者のメールアドレスおよび本文からユーザＩＤを取得し、取得したメールアドレスおよびユーザＩＤと、ユーザ情報３００（図３参照）に登録されている承認者メールアドレス３０４およびユーザＩＤ３０１とを比較する（ステップＳ２１０２）。比較した結果、ユーザＩＤに関連付けて登録されている承認者メールアドレスと、承認メール６２０の送信者のメールアドレスとが一致した場合には（ステップＳ２１０２，一致）、承認メール６２０の本文に記載されている内容（ユーザＩＤ，実行パスワード、チェック値（ハッシュ値））を、承認情報４００Ａ（図１７参照）として登録する（ステップＳ２１０３）。一致しなかった場合には（ステップＳ２１０２，不一致）、承認者からのメールではないため、承認情報４００Ａには登録しないで、処理を終了する。
図２１は、第２の実施形態に係る画像ファイル書き込み処理を示すフローチャートである。ＭＦＰ１００Ａの制御部１０８は、操作パネル７００（図６参照）からユーザＩＤおよびログインパスワードの入力を受理すると、ユーザのログインを受け付ける（ステップＳ２２０１）。判断部１１０Ａは、ユーザＩＤをキーとして承認情報４００Ａ（図１７参照）を検索し（ステップＳ２２０２）、ログインしているユーザＩＤが承認情報４００に登録されているかを比較する（ステップＳ２２０３）。比較が一致した場合には（ステップＳ２２０３，一致）、表示画面７０２に実行パスワードの入力を要求するメッセージ８００（図７参照）を表示し、ステップＳ２２０４に進む。比較が一致しいない場合には（ステップＳ２２０３，不一致）、ＵＳＢメモリへの格納が実行できないことを示すメッセージ９００を表示し（ステップＳ２２１２）、ステップＳ２２１３に進む。
次に、制御部１０８は、操作パネル７００からユーザが入力した実行パスワードを受け付ける（Ｓ２２０４）。入力された実行パスワードと、承認情報４００に登録されている実行パスワード４０３との比較を行い（ステップＳ２２０５）、実行パスワードが一致した場合には（ステップＳ２２０５，一致）、承認情報４００Ａからハッシュ値４１０を取得する（ステップＳ２２０６）。判断部１１０Ａは、現在ログインしているユーザＩＤとハッシュ値をキーとして画像ファイル情報５１０を検索し（ステップＳ２２０７）、画像ファイル情報５１０のユーザＩＤおよびハッシュ値を比較する（ステップＳ２２０８）。比較した結果、一致した場合（ステップＳ２２０８，一致）、暗号化処理部１１１は、実行パスワードを使用して、該当するファイル名の画像ファイル５００を暗号化し（ステップＳ２２０９）、ステップＳ２２１０へ進む。比較した結果、不一致の場合（ステップＳ２２０８，不一致）、ステップＳ２２１２へ進み、ＵＳＢメモリ１３０への格納が実行できないことを示すメッセージを表示画面７０２に表示する。
ステップ２２１０において、書き込み部１０７は、暗号化された画像ファイルをＵＳＢメモリ１３０へ格納し（ステップＳ２２１０）、承認情報４００Ａから該当するレコードが削除される（ステップＳ２２１１）。そして、制御部１０８は、ユーザのログアウトを受け付ける（ステップＳ２２１３）。
なお、ステップＳ２２１１において、承認情報４００Ａから該当するレコードを削除するのではなく、削除対象のレコードに実行不可情報を追記してもよい。これにより、処理したレコードを残しておくことにより、ＭＦＰ１００の管理者は、承認情報４００の履歴情報を確認することができる。
第２の実施形態によれば、承認者は、ＵＳＢメモリ１３０への格納するファイルを確認して承認許可を与えることができる。また、承認した承認情報４００Ａは、１回のみ使用されるため、ＵＳＢメモリ１３０への書き込みを１回に限定することができるので、承認者が指定した実行パスワードが漏洩した場合にも、無条件の書き出しを防止することができる。さらに、承認者が指定した実行パスワードにより暗号化された画像ファイルは、ＵＳＢメモリ１３０に格納されるが、たとえＵＳＢメモリ１３０が盗難・紛失されたとしても、第３者では格納された画像ファイルを開くことができず、情報漏洩を防止することができる。
また、第１の実施形態の情報管理システムによれば、画像ファイル５００を着脱可能な記憶媒体（例えば、ＵＳＢメモリ１３０）への書き込みを行うことを承認する承認メールを送信する管理者ＰＣ２２０（承認端末）と、画像ファイルを着脱可能な記憶媒体へ書き込みを行う画像処理装置であるＭＦＰ１００とがネットワークを介して接続されている。ＭＦＰ１００の記憶部１０６に画像処理装置を利用するユーザＩＤおよび承認者メールアドレスを関連付けるユーザ情報３００が予め登録されている。ＭＦＰ１００は、画像ファイル５００を取得すると、記憶部１０６に記憶し、管理者ＰＣ２２０から承認メールを受信すると、承認メールに含まれる承認するユーザＩＤおよび承認者メールアドレスが、ユーザ情報３００に登録されているときに、承認メールに含まれるユーザＩＤおよび認証情報（実行パスワード）を関連付けて承認情報４００として記憶部１０６に登録し、操作部１０４（入力部）から受理したユーザＩＤおよび認証情報が承認情報に登録されているか否かを判定し、認証情報の認証ができた場合に、記憶部に記憶されている画像ファイルを着脱可能な記憶媒体へ書き込みを行うことを許可し、画像ファイル５００を着脱可能な記憶媒体へ書き込みが終了すると、承認情報を削除することを特徴とする。
また、第２の実施形態の情報管理システムによれば、ＭＦＰ１００Ａの記憶部１０６に画像処理装置を利用するユーザＩＤおよび承認者メールアドレスを関連付けるユーザ情報３００が予め登録されている。ＭＦＰ１００Ａは、画像ファイル５００を取得すると、記憶部１０６に記憶するとともに、画像ファイル５００を添付した承認要求メールを承認端末に送信する。承認端末から承認メールを受信すると、承認メールに含まれる承認するユーザＩＤおよび承認者メールアドレスが、ユーザ情報に登録されているときに、承認メールに含まれるユーザＩＤおよび認証情報を関連付けて承認情報４００として記憶部に登録し、操作部１０４から受理したユーザＩＤおよび認証情報が承認情報に登録されているか否かを判定し、認証情報の認証ができた場合に、記憶部に記憶されている画像ファイル５００を着脱可能な記憶媒体へ書き込みを行うことを許可し、画像ファイル５００を着脱可能な記憶媒体へ書き込みが終了すると、承認情報を削除することを特徴とする。
本実施形態では、画像ファイル取得部は、複合機（ＭＦＰ）の読み取り部１０１として説明したが、これに限定されるものではない。スキャン機能を有するスキャナ、ファクシミリ（ＦＡＸ）など、各種機器にも適用することができる。具体的には、画像ファイル取得部は、原稿を撮影する撮影部を備え、撮影部で撮影した画像を取得してもよい。また、画像ファイル取得部は、通信部１０３を介して受信したメールから画像を取得してもよい。画像ファイル取得部は、ファクシミリ受信部を備え、ファクシミリ受信部で受信した画像を取得してもよい。
第１の実施形態に係る画像処理装置を示すブロック図である。 ネットワーク構成を示す説明図である。 ユーザ情報の一例を示す説明図である。 第１の実施形態に係る承認情報の一例を示す説明図である。 第１の実施形態に係る承認メールの一例を示す説明図である。 操作パネルを示す外観図である。 実行パスワード要求時のメッセージの一例を示す説明図である。 ＵＳＢメモリへの格納が許可されていない場合のメッセージの一例を示す説明図である。 第１の実施形態に係る操作の流れを示すシーケンス図である。 第１の実施形態に係る承認情報登録処理を示すフローチャートである。 第１の実施形態に係る書き込み実行待ち処理を示すフローチャートである。 第１の実施形態に係る画像ファイル書き込み処理を示すフローチャートである。 第２の実施形態に係る画像処理装置を示すブロック図である。 第２の実施形態に係る画像ファイル情報の一例を示す説明図である。 第２の実施形態に係る承認要求メールの一例を示す説明図である。 第２の実施形態に係る承認メールの一例を示す説明図である。 第２の実施形態の係る承認情報の一例を示す説明図である。 第２の実施形態に係る操作の流れを示すシーケンス図である。 第２の実施形態に係る画像ファイル送信処理を示すフローチャートである。 第２の実施形態に係る承認情報登録処理を示すフローチャートである。 第２の実施形態に係る画像ファイル書き込み処理を示すフローチャートである。
符号の説明
１００，１００Ａ ＭＦＰ（画像処理装置）
１０１ 読み取り部（画像ファイル取得部）
１０２ 画像処理部
１０３ 通信部
１０４ 操作部（入力部）
１０５ 表示部
１０６ 記憶部
１０７ 書き込み部
１０８ 制御部
１０９，１０９Ａ 登録処理部
１１０，１１０Ａ 判断部
１１１ 暗号化処理部
１２０ ネットワーク
１３０ ＵＳＢメモリ
２２０ 管理者ＰＣ（承認端末）
２３０ ユーザＰＣ
３００ ユーザ情報
４００，４００Ａ 承認情報
４０３ 実行パスワード（認証情報）
５００ 画像ファイル
５１０ 画像ファイル情報
６００，６２０ 承認メール（承認通知）
６１０ 承認要求メール
７００ 操作パネル
８００，９００ メッセージ

Claims (16)

  1. 画像ファイルを取得し記憶部に記憶する画像ファイル取得部と、前記画像ファイルを着脱可能な記憶媒体への書き込み処理を制御する制御部とを有する画像処理装置であって、
    前記記憶部には、前記画像処理装置を利用するユーザを識別するユーザ識別情報および承認者情報を関連付けるユーザ情報が予め登録されており、
    前記制御部は、
    通信部を介して着脱可能な記憶媒体への書き込みを行うことを承認する承認通知を受信すると、前記承認通知に含まれる承認するユーザ識別情報および承認者情報が、前記ユーザ情報に登録されているときに、前記承認通知に含まれるユーザ識別情報および前記画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込む場合に必要となる１回のみ使用される認証情報を関連付けて承認情報として前記記憶部に登録する登録処理部と、
    入力部から受理したユーザ識別情報および認証情報が前記承認情報に登録されているか否かを判定し、前記入力部から受理した認証情報と前記登録されている認証情報とが一致した場合に、前記記憶部に記憶されている画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込みを行うことを許可する判断部と、
    を有することを特徴とする画像処理装置。
  2. 前記承認通知は、電子メールである
    ことを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
  3. 前記承認者情報は、承認者メールアドレスである
    ことを特徴とする請求項１または請求項２に記載の画像処理装置。
  4. 前記ユーザ識別情報は、ユーザＩＤである
    ことを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
  5. 前記判断部は、前記画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込みが終了すると、前記承認情報を削除する
    ことを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
  6. 前記判断部は、前記画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込みが終了すると、前記承認情報に使用不可情報を追記する
    ことを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
  7. 前記登録処理部は、前記承認通知に所定の設定時間が含まれている場合、前記承認通知に含まれるユーザ識別情報、認証情報、および前記所定の設定時間を関連付けて承認情報として前記記憶部に登録し、
    前記判断部は、前記所定の設定時間内に、入力部から受理したユーザ識別情報および認証情報が前記承認情報に登録されているか否かを判定し、前記認証情報の認証ができた場合に、前記記憶部に記憶されている画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込みを行うことを許可する
    ことを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
  8. 前記画像ファイル取得部は、原稿を読み取るスキャナ部を備え、前記スキャナ部で読み取った画像を取得する
    ことを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
  9. 前記画像ファイル取得部は、原稿を撮影する撮影部を備え、前記撮影部で撮影した画像を取得する
    ことを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
  10. 前記画像ファイル取得部は、前記通信部を介して受信したメールから画像を取得する
    ことを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
  11. 前記画像ファイル取得部は、ファクシミリ受信部を備え、前記ファクシミリ受信部で受信した画像を取得する
    ことを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
  12. 前記画像処理装置は、さらに、
    前記画像ファイルを暗号化する暗号化処理部を有し、
    前記暗号化処理部は、前記記憶部に記憶されている前記認証情報に基づいて暗号化する
    ことを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
  13. 画像ファイルを着脱可能な記憶媒体への書き込みを行うことを承認する承認通知を送信する承認端末と、前記画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込みを行う画像処理装置とがネットワークを介して接続されている情報管理システムであって、
    前記画像処理装置は、
    記憶部に前記画像処理装置を利用するユーザ識別情報および承認者情報を関連付けるユーザ情報が予め登録されており、
    前記画像ファイルを取得すると、前記記憶部に記憶し、
    前記承認端末から前記承認通知を受信すると、前記承認通知に含まれる承認するユーザ識別情報および承認者情報が、前記ユーザ情報に登録されているときに、前記承認通知に含まれるユーザ識別情報および前記画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込む場合に必要となる１回のみ使用される認証情報を関連付けて承認情報として前記記憶部に登録し、
    入力部から受理したユーザ識別情報および認証情報が前記承認情報に登録されているか否かを判定し、前記入力部から受理した認証情報と前記登録されている認証情報とが一致した場合に、前記記憶部に記憶されている画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込みを行うことを許可し、
    前記画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込みが終了すると、前記承認情報を削除する
    ことを特徴とする情報管理システム。
  14. 画像ファイルを着脱可能な記憶媒体への書き込みを行うことを承認する承認通知を送信する承認端末と、前記画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込みを行う画像処理装置とがネットワークを介して接続されている情報管理システムであって、
    前記画像処理装置は、
    記憶部に前記画像処理装置を利用するユーザ識別情報および承認者情報を関連付けるユーザ情報が予め登録されており、
    前記画像ファイルを取得すると、記憶部に記憶するとともに、前記画像ファイルを添付した承認要求メールを前記承認端末に送信し、
    前記承認端末から前記承認通知を受信すると、前記承認通知に含まれる承認するユーザ識別情報および承認者情報が、前記ユーザ情報に登録されているときに、前記承認通知に含まれるユーザ識別情報および前記画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込む場合に必要となる１回のみ使用される認証情報を関連付けて承認情報として前記記憶部に登録し、
    入力部から受理したユーザ識別情報および認証情報が前記承認情報に登録されているか否かを判定し、前記入力部から受理した認証情報と前記登録されている認証情報とが一致した場合に、前記記憶部に記憶されている画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込みを行うことを許可し、
    前記画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込みが終了すると、前記承認情報を削除する
    ことを特徴とする情報管理システム。
  15. 画像ファイルを取得し記憶部に記憶する画像ファイル取得部と、前記画像ファイルを着脱可能な記憶媒体への書き込み処理を制御する制御部とを有する複合機であって、
    前記記憶部には、前記複合機を利用するユーザを識別するユーザ識別情報および承認者情報を関連付けるユーザ情報が予め登録されており、
    前記制御部は、
    通信部を介して着脱可能な記憶媒体への書き込みを行うことを承認する承認通知を受信すると、前記承認通知に含まれる承認するユーザ識別情報および承認者情報が、前記ユーザ情報に登録されているときに、前記承認通知に含まれるユーザ識別情報および前記画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込む場合に必要となる１回のみ使用される認証情報を関連付けて承認情報として前記記憶部に登録する登録処理部と、
    入力部から受理したユーザ識別情報および認証情報が前記承認情報に登録されているか否かを判定し、前記入力部から受理した認証情報と前記登録されている認証情報とが一致した場合に、前記記憶部に記憶されている画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込みを行うことを許可する判断部と、
    を有することを特徴とする複合機。
  16. 画像ファイルを取得し記憶部に記憶する画像ファイル取得部と、前記画像ファイルを着脱可能な記憶媒体への書き込み処理を制御する制御部とを有するファクシミリであって、
    前記記憶部には、前記ファクシミリを利用するユーザを識別するユーザ識別情報および承認者情報を関連付けるユーザ情報が予め登録されており、
    前記制御部は、
    通信部を介して着脱可能な記憶媒体への書き込みを行うことを承認する承認通知を受信すると、前記承認通知に含まれる承認するユーザ識別情報および承認者情報が、前記ユーザ情報に登録されているときに、前記承認通知に含まれるユーザ識別情報および前記画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込む場合に必要となる１回のみ使用される認証情報を関連付けて承認情報として前記記憶部に登録する登録処理部と、
    入力部から受理したユーザ識別情報および認証情報が前記承認情報に登録されているか否かを判定し、前記入力部から受理した認証情報と前記登録されている認証情報とが一致した場合に、前記記憶部に記憶されている画像ファイルを前記着脱可能な記憶媒体へ書き込みを行うことを許可する判断部と、
    を有することを特徴とするファクシミリ。
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