JP4544508B2

JP4544508B2 - 書類保存装置及び方法、並びにプログラム

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Publication number: JP4544508B2
Application number: JP2003354407A
Authority: JP
Inventors: 徹也濱田; 泰司米山
Original assignee: Canon Marketing Japan Inc
Current assignee: Canon Marketing Japan Inc
Priority date: 2003-10-14
Filing date: 2003-10-14
Publication date: 2010-09-15
Anticipated expiration: 2023-10-14
Also published as: JP2005122324A

Description

本発明の目的は、書類の画像を確実に分類することができる書類保存装置置及び方法、並びにプログラムを提供することにある。

従来の書類電子化システムでは、スキャナ、複合機等の画像読取装置が、紙書類の画像を読取って、ＰＤＦ（Portable Document Format）、ＪＰＥＧ（Joint Photographic Exports group）、ＴＩＦＦ（Tagged Image File Format）、Ｍｕｌｔｉ−ＴＩＦＦ等のファイル形式に画像を電子化した電子化ファイルを作成する。また、ＡＤＦ機能（自動原稿送り機能）を有する画像読取装置を利用すれば、複数枚の紙書類の画像を一括して電子化することができる。

しかしながら、紙書類を画像データとして電子化しただけでは、画像データに対しては自動文字検索等を行うことができないので、作成した電子化ファイルから所望の文字情報を視認により検索しなければならない。

そこで、紙書類を電子化する際にＯＣＲ（Optical Character Reader）処理を施すことにより、電子化ファイル内の自動文字検索を可能にする方法や、電子化ファイルに文書属性情報を付与することにより、該文書属性情報を参照してファイルの分類作業を容易にする方法が考えられる。

上記方法の一例として、電子化ファイルに付与すべき文書属性情報の項目を指定するための文書属性抽出シートを紙書類の表紙にして画像読取装置に読取らせることにより、紙書類自体に記載された文書属性情報を読取って、該文書属性情報を電子化ファイルに付与する技術が提案されている（例えば、特許文献１）。

この技術によれば、ユーザが、紙書類の文書属性情報の記載された領域、及び電子化ファイルに付与すべき文書属性情報の項目を指定することにより、文書属性情報を電子化ファイルに付与することができるので、ユーザの文書属性情報付与の作業負担を軽減することができる。
特開２００２−５５９８５号公報

しかしながら、上記技術によって紙書類から文書属性情報を読取る場合、読取るべき文書属性情報の項目が、例えば５つある場合に、そのうちの１つの項目で文書属性情報の読取りミスが発生すれば、電子化ファイルに間違った文書属性情報が付与される。したがって、文書属性情報に基づいて紙書類を正確に分類することができない。

また、上記技術では、ユーザが電子化ファイルに付与すべき文書属性情報の項目を指定するための文書属性抽出シートの記入を誤ると、文書属性情報を適切に読取ることができない。

さらに、上記技術では、ユーザは、紙書類を読取って電子化ファイルを作成した時点では、電子化ファイルに付与された文書属性情報が正確であるか否かを確認することができない。

本発明の目的は、エラーフォルダに保存された書類の画像を確実に保存処理することができ、保存処理の回数を把握することができる書類保存装置置及び方法、並びにプログラムを提供することである。

上述の目的を達成するため、請求項１記載の書類保存装置は、書類を識別するための識別子を用いて、画像読取装置によって読み取られた書類の画像を保存する書類保存装置であって、前記書類を識別するための識別子と予め入力される該書類の属性を示す情報とを該書類の属性情報として記憶する記憶手段と、前記画像読取装置によって読み取られた、書類を識別するための識別子が付された識別書類の画像と前記書類の画像とを含む画像を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された前記画像に含まれる前記識別書類の画像に付された前記識別子を抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された識別子が、前記記憶手段により記憶される識別子と一致するものがあるかを判別する判別手段と、前記判別手段による判別の結果、一致するものがある場合には、該一致する識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに、前記書類の画像を含む画像を保存し、一致するものがない場合には、前記書類の画像を含む画像をエラーフォルダに保存する保存手段と、前記エラーフォルダに保存された前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像に付された識別子の入力をユーザにさせるべく、前記エラーフォルダに保存される前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像を表示装置に表示させる制御を行う表示制御手段と、前記ユーザから入力される、前記保存手段によりエラーフォルダに保存された前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像に付された識別子を受け付ける受付手段と、前記保存手段により、前記エラーフォルダに保存される前記書類の画像を含む画像に含まれる識別書類の画像に付された識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに、前記書類の画像を含む画像を保存する保存処理の回数をカウントするカウント手段を備え、前記表示制御手段は、前記判別手段が、前記受付手段により受け付けた識別子が、前記記憶手段により記憶される識別子と一致するものがあるかを判別した結果、一致するものがあると判別した場合であって、該一致した識別子が用いられることで前記書類の画像を含む画像が前記保存手段により保存されている場合、前記カウント手段によるカウント結果を通知する画面を表示装置に表示する制御を行うことを特徴とする。

上述の目的を達成するため、請求項５記載の書類保存方法は、書類を識別するための識別子を用いて、画像読取装置によって読み取られた書類の画像を保存する書類保存装置における書類保存方法であって、前記書類を識別するための識別子と予め入力される該書類の属性を示す情報とを該書類の属性情報として記憶する記憶ステップと、前記画像読取装置によって読み取られた、書類を識別するための識別子が付された識別書類の画像と前記書類の画像とを含む画像を取得する取得ステップと、前記取得ステップにより取得された前記画像に含まれる前記識別書類の画像に付された前記識別子を抽出する抽出ステップと、前記抽出ステップにより抽出された識別子が、前記記憶ステップにより記憶される識別子と一致するものがあるかを判別する判別ステップと、前記判別ステップによる判別の結果、一致するものがある場合には、該一致する識別子を含む前記記憶ステップにより記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに、前記書類の画像を含む画像を保存し、一致するものがない場合には、前記書類の画像を含む画像をエラーフォルダに保存する保存ステップと、前記エラーフォルダに保存された前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像に付された識別子の入力をユーザにさせるべく、前記エラーフォルダに保存される前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像を表示装置に表示させる制御を行う表示制御ステップと、前記ユーザから入力される、前記保存ステップによりエラーフォルダに保存された前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像に付された識別子を受け付ける受付ステップと、前記保存ステップにより、前記エラーフォルダに保存される前記書類の画像を含む画像に含まれる識別書類の画像に付された識別子を含む前記記憶ステップにより記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに、前記書類の画像を含む画像を保存する保存処理の回数をカウントするカウントステップを備え、前記表示制御ステップは、前記判別ステップが、前記受付ステップにより受け付けた識別子が、前記記憶ステップにより記憶される識別子と一致するものがあるかを判別した結果、一致するものがあると判別した場合であって、該一致した識別子が用いられることで前記書類の画像を含む画像が前記保存ステップにより保存されている場合、前記カウントステップによるカウント結果を通知する画面を表示装置に表示する制御を行うことを特徴とする。

上述の目的を達成するため、請求項６記載のプログラムは、書類を識別するための識別子を用いて、画像読取装置によって読み取られた書類の画像を保存する書類保存装置において実行可能なプログラムであって、前記書類を識別するための識別子と予め入力される該書類の属性を示す情報とを該書類の属性情報として記憶する記憶手段、前記画像読取装置によって読み取られた、書類を識別するための識別子が付された識別書類の画像と前記書類の画像とを含む画像を取得する取得手段、前記取得手段により取得された前記画像に含まれる前記識別書類の画像に付された前記識別子を抽出する抽出手段、前記抽出手段により抽出された識別子が、前記記憶手段により記憶される識別子と一致するものがあるかを判別する判別手段、前記判別手段による判別の結果、一致するものがある場合には、該一致する識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに、前記書類の画像を含む画像を保存し、一致するものがない場合には、前記書類の画像を含む画像をエラーフォルダに保存する保存手段、前記エラーフォルダに保存された前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像に付された識別子の入力をユーザにさせるべく、前記エラーフォルダに保存される前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像を表示装置に表示させる制御を行う表示制御手段、前記ユーザから入力される、前記保存手段によりエラーフォルダに保存された前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像に付された識別子を受け付ける受付手段、前記保存手段により、前記エラーフォルダに保存される前記書類の画像を含む画像に含まれる識別書類の画像に付された識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに、前記書類の画像を含む画像を保存する保存処理の回数をカウントするカウント手段として前記書類保存装置を機能させるものであり、前記表示制御手段は、前記判別手段が、前記受付手段により受け付けた識別子が、前記記憶手段により記憶される識別子と一致するものがあるかを判別した結果、一致するものがあると判別した場合であって、該一致した識別子が用いられることで前記書類の画像を含む画像が前記保存手段により保存されている場合、前記カウント手段によるカウント結果を通知する画面を表示装置に表示する制御を行うことを特徴とする。

本発明によれば、エラーフォルダに保存された書類の画像を確実に保存処理することができ、保存処理の回数を把握することができる。

以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら説明する。

図１は、本発明の実施の形態に係る書類保存装置を備える書類電子化システムの構成を示す図である。

図１において、書類電子化システム１は、書類電子化システム１のユーザが操作する利用者端末２と、紙書類から画像を読取って、例えばＰＤＦ形式の画像データとしてＰＤＦファイル（電子化ファイル）を作成する画像読取装置３と、作成されたＰＤＦファイルの画像データにＯＣＲ処理を行い、紙書類の文書属性を示す文書属性データを付与する書類電子化サーバ４（書類保存装置）と、書類電子化サーバ４においてエラーが検出されたＰＤＦファイルにエラー処理を行うために管理者が操作する管理者端末５とを備え、これらの各装置はＬＡＮ６を介して互いに接続されている。

なお、各装置が互いに接続される通信回線は、当然のことながらＬＡＮのみには限られない。

利用者端末２は、ユーザが入力した所定の文書属性データから後述する登録票（識別用書類）を作成する（印刷する）と共に、文書管理番号を含む文書属性データを書類電子化サーバ４のＨＤＤ等の記録媒体に記録されている登録票ＤＢに登録する。なお、登録票ＤＢを管理するサーバ（不図示）は、別のコンピュータであってもよい。画像読取装置３は、登録票を表紙にした紙書類を画像データとして読取って、ＰＤＦファイルを作成し、書類電子化サーバ４は、ＰＤＦファイルの画像データにＯＣＲ処理を行い、登録票から読取った文書管理番号に対応する文書属性データをＰＤＦファイルに付与する。登録票から読取った文書管理番号に対応する文書属性データが書類電子化サーバ４に登録されていないときは、管理者端末５はエラー処理を行う。

図２は、図１における利用者端末２の構成を示すブロック図である。なお、管理者端末５も利用者端末２と同様の構成を有し、また、書類電子化サーバ４も利用者端末２の部分的な構成と同様の構成を有するので、それらの説明を省略する。

図２において、利用者端末２は、プログラムを実行するＣＰＵ１１と、ＣＰＵ１１の主メモリやワークエリア等として機能するＲＡＭ１２と、ＣＰＵ１１が動作するためのプログラムが格納されているＲＯＭ１３と、記憶装置としてのＨＤＤ１４と、脱着自在な記録媒体にデータを記録可能な記録装置１５と、表示機能を提供するビデオアダプタ１６及び表示装置（不図示）と、入力装置としてのキーボード（Ｋ／Ｂ）１７及びマウス１８と、ネットワークに接続すると共に通信するデータを電気信号に変換するためのネットワークインターフェースカード（ＮＩＣ：Network Interface Card）１９と、登録票を印刷する印刷装置（不図示）とを備える。なお、１台の印刷装置が複数の利用者端末２でＬＡＮ６を介して共有されてもよい。

図３は、図２における利用者端末２によって実行される登録票作成処理のフローチャートである。

図３において、まず、ユーザは、利用者端末２の表示装置に表示される図４に示すログイン画面に、該ユーザを特定するＩＤと、ユーザがログインするためのパスワードとから成る認証情報を入力し、ログインボタンを押下すると、利用者端末２は、入力された認証情報を書類電子化サーバ４に送信し（ステップＳ１０１）、書類電子化サーバ４から正当な利用者ではない旨を示すエラーメッセージを取得したか否かを判別する（ステップＳ１０２）。

なお、認証手段は、ユーザを識別・認証できるのであれば、ＩＤ、パスワードを用いた方法以外であってもよい。

ステップＳ１０２の判別の結果、書類電子化サーバ４に正当な利用者であると認証されず、書類電子化サーバ４からエラーメッセージを取得したときは、ステップＳ１０１に戻り、エラーメッセージを取得しなかったときは、書類電子化サーバ４から文書属性データ入力画面情報を取得し（ステップＳ１０３）、図５に示す文書属性データ入力画面を表示する（ステップＳ１０４）。

なお、書類電子化サーバ４から取得する文書属性データ入力画面情報は、例えば、ＨＴＭＬ形式のデータであり、利用者端末においては、そのＨＴＭＬ形式のデータをＩｎｔｅｒｎｅｔＥｘｐｌｏｒｅｒ（商標）等のブラウザにより読み込み、図５に示す文書属性データ入力画面が表示される。

ユーザは、自己の所属部課情報、管理者コード（管理者番号）（又は作成者コード（作成者番号））、文書種類、保存期間、作成日、コメントなどの文書属性データを文書属性データ入力画面上の各項目に入力し、登録ボタンの押下により文書属性データの送信を指示すると（ステップＳ１０５でＹＥＳ）、入力された文書属性データを書類電子化サーバ４に送信し（ステップＳ１０６）、送信した文書属性データの項目のうち少なくとも１つの項目に入力されていないことを示す入力漏れが、書類電子化サーバ４から通知されたか否かを判別し（ステップＳ１０７）、入力漏れが通知されたときは、図６に示すような入力漏れエラーメッセージを表示して（ステップＳ１０８）、ステップＳ１０４に戻り、ユーザに入力漏れの項目に対する文書属性データの入力を促す。

なお、文書属性データ入力画面上における各項目は、ユーザにより選択又は入力されるが、文書属性データ入力画面を表示する画面において（ステップＳ１０４）、本システムとは別で管理しているデータベースからログインユーザに関する該当項目を取得できるのであれば、既に選択又は入力されている状態にすることも可能である。例えば、グループウェアで管理しているユーザに関する所属部課情報が取得できるのであれば、書類電子化サーバは、ログインユーザの所属部課情報を取得し、文書属性データ入力画面情報に取得したログインユーザの所属部課情報を付加してユーザ端末に送信する。

また、後述する書類電子化サーバ４の登録票データベース（ＤＢ）に既に登録されている文書属性データから選択又は入力されてもよい。

なお、書類を電子化する場合、書類の所有者自身が登録票を作成・印刷し、当該登録票を用いて、画像読取装置３から書類の電子化を行うケースが、一般に考えられるが、登録票を用いて画像読取装置３から書類の電子化を行うのは煩雑であるため、他の者に電子化作業の分担を依頼できれば便宜である。このように電子化作業を分担する場合は、整理された登録票と書類を渡して電子化を依頼すれば済むが、更に登録票の作成も他の者に依頼できればより作業分担を図ることができるようになる。そのため、作業分担を依頼した者が登録票を作成する時に、電子化したファイルを利用する者（通常は、作成依頼をした者）の管理番号を入力するようにし，最終的に電子化したファイルを所定の利用者のフォルダに格納することにしている。図５及び図９において、管理番号（管理者コード）は、電子化ファイルを利用する者（＝ファイルの中身を理解して入用する者）を意味し、作成者（作成者コード）は、登録票を作成する者を意味する。

なお、登録票を作成する者は、登録票を作成する際に、少なくとも電子化するファイルの管理番号を知る必要があるが、管理者から直接聞くか、管理番号が社員コードである場合は、グループウェアの社員検索機能等を利用して調べる必要がある。

なお、図５において「ファイル名」の項目に「自動設定（文書種類−コメント−文書管理番号）」と記載されているが、これは、最終的な電子化ファイルに付与される名前（識別名）が、書類電子化サーバにより自動的に設定され、その名前の付け方として（文書種類−コメント−文書管理番号）が付与されることを意味しているに過ぎず、その他の名前の付与方法及び付与法則を採ることができるのはいうまでもない。

なお、書類電子化サーバにおいて項目に対する入力漏れのチェックが行われるが、１つでも入力漏れがあったら通知するような仕組にする必要はなく、例えば、「コメント」についての入力がなかった場合には、入力漏れの通知をしないというように、入力漏れの通知をしない項目を設けてもよい。

ステップＳ１０７の判別の結果、入力漏れが通知されなかったときは、ユーザが不図示の印刷ボタンを介して印刷の指示を行うと（ステップＳ１０９でＹＥＳ）、利用者端末２は、図７に示すような登録票を作成し（ステップＳ１１０）、作成された登録票の印刷指示をその印刷装置に送信し（ステップＳ１１１）、該印刷指示に従って印刷装置は、図７に示す所定の領域に文書管理番号が記載されるように登録票を印刷し、そして本処理を終了する。

なお、図７における「文書管理番号」は、利用者端末２から文書属性データが送信されたときに書類電子化サーバが付与するユニークな番号である。ユニーク（一意）な番号にするため、例えば、「個人コード＋個人コード毎の累積番号」といった番号を付与することが考えられる。図７における「文書管理番号」は「１２３４５６０００００１」であるが、これは「１２３４５６」は個人コードで、「０００００１」はユーザ「１２３４５６」が登録した文書属性データの累積数を示している。

なお、「文書管理番号」は、ユニーク（一意）な番号でさえあればよく、一意性を確保できるのであれば各利用者端末２側において付与する仕組みであってもよい。

なお、利用者端末２における登録票の作成・印刷は、１つの例として、ＲＡＭ１２若しくはＨＤＤ１４等に記憶されている書類電子化サーバに送信した文書属性データ又は書類電子化サーバから受信した文書属性データから、登録票に印刷する項目を取り出し、取り出した項目を雛形（フォーム）の所定のエリアに印刷されるように表計算ソフト等を介して作成・印刷する。ここで、「文書管理番号」は、書類電子化サーバが付与するため、書類電子化サーバから受信したデータを利用することになる。ただし、「文書管理番号」を各利用者端末において管理し付与する場合においては書類電子化サーバからデータを受信しなくてもよい。

図３の処理によれば、利用者端末２は、登録票を作成し（ステップＳ１１０）、作成された登録票の印刷指示を印刷装置に送信する（ステップＳ１１１）ので、印刷された登録票を用いて、画像読取装置３を用いて読取るべき紙書類を分類することができる。

また、文書属性データを書類電子化サーバ４に送信する（ステップＳ１０６）ので、書類電子化サーバ４に送信された文書属性データと、画像読取装置３によって読取られた登録票の画像とを容易に比較することができる。

図８は、図１における書類電子化サーバ４によって実行される文書属性データ登録処理のフローチャートである。

図８の処理は、図４の登録票作成処理と並行して行われる。

図８において、書類電子化サーバ４は、利用者端末２がステップＳ１０１で送信した認証情報を取得したときは（ステップＳ２０１でＹＥＳ）、取得した認証情報から正当な利用者であるか否かを判別する（ステップＳ２０２）。

ステップＳ２０２の判別の結果、正当な利用者でないときは、その旨をエラーメッセージを利用者端末２に送信して（ステップＳ２０３）、ステップＳ２０１に戻り、正当な利用者であるときは、利用者端末２に文書属性データ入力画面情報（ＨＴＭＬ等のフォーマット）を送信する（ステップＳ２０４）。

次いで、ステップＳ１０６で利用者端末２から送信された文書属性データを取得したときは（ステップＳ２０５でＹＥＳ）、取得した文書属性データの各項目のうち少なくとも１つの項目に入力漏れがあるか否かを判別し（ステップＳ２０６）、入力漏れがあるときは、利用者端末２に入力漏れ通知を送信して（ステップＳ２０７）、ステップＳ２０５に戻る。

なお、図３の説明でしたように、項目漏れの通知をする項目と通知をしない項目を分ける仕組みであってもよいのはいうまでもない。

ステップＳ２０６の判別の結果、入力漏れがないときは、取得した文書属性データを図９に示すような登録票ＤＢに登録して（ステップＳ２０８）、本処理を終了する。

なお、「文書管理番号」を書類電子化サーバ４側で付与する場合、取得した文書属性データを登録票ＤＢに登録する際、ユニーク（一意）な「文書管理番号」を付与し登録する。

なお、「文書管理番号」を書類電子化サーバ４側で付与した場合、登録票は利用者端末２側で印刷がされるため、登録票の印刷に必要な「文書管理番号」を利用者端末２に通知する必要がある。

登録票ＤＢには、図９に示すように、文書管理番号、作成者コード、管理者コード、処理カウンタなどの文書属性情報（文書属性データ）が登録票データとして登録されている（格納手段）。処理カウンタの値は、登録票ＤＢに登録された登録票データがＰＤＦファイルに付与されると、カウントアップされる。

ここで、上述したように、「作成者コード」には、登録票を作成した者を識別するための番号が登録され、「管理者コード」には、当該文書管理番号を有する登録票により電子化されたファイルの利用をする者を識別するための番号が登録される。１つの例として、図９において、文書管理番号「１２３４５７０００００１」を有する登録票を作成した者は、「２３４５６７８」を識別コードに持つ者であり、当該文書管理番号を有する登録票により電子化されたファイルを利用する者は、「１２３４５７」を識別コードに持つ者であることを示している。

ステップＳ１０２，Ｓ２０２の処理で認証されたユーザは、登録票ＤＢに登録されている登録票データのうち該ユーザに対応する登録票データを、図１０に示すような登録票一覧画面を利用者端末２の表示装置に一覧表示させることが可能である。

なお、一覧表示させる登録票データとして、図９に示す登録票ＤＢ中の「管理者コード」と該ユーザを識別するコード（当該コードは、例えばログイン情報等から取得する。）とが合致するものを一覧表示させてもよいし、「管理者コード」又は「作成者コード」のいずれかのコードと該ユーザを識別するコードが合致するものを一覧表示させてもよい。

また、一覧表示させる登録票のデータを該ユーザに限らず、登録票ＤＢの全ての登録票データ又は特定の所属部課に属する登録票のデータを一覧表示させるようにしてもよい。

さらに、登録票ＤＢに保存されている各項目に関する検索条件を入力するための条件入力画面（不図示）を設けることも可能である。このような条件入力画面を設けることにより、例えば、「文書種類」が契約書であり「作成日」が２００３年１月１日以降である登録票データを一覧表示させるといったことも可能になる。

なお、図１０において、ファイル名には、少なくとも文書管理番号が付与されており、これにより、ユーザは該ユーザに対応する登録票の文書管理番号を容易に視認することが可能である。

また、印刷された登録票を用いて書類の電子化が行われたか否かの判断をするため「処理有無」の項目も設けられている。これにより「未」であれば、まだ書類の電子化が行われていないと判断でき、「済」であれば、既に書類の電子化が行われていると判断することができる。なお、この項目は、登録票ＤＢの処理カウンタの値が、「Ｎｕｌｌ」の場合は「未」と、「１」以上の場合は「済」と表示されるようになっているが、「済」の場合は、カウント値をそのまま表示するようにしてもよい。そうすることにより何度電子化をしたかを判断することができるようになる。

また、「未」又は「済」の文字にリンク情報を埋め込み、ユーザが当該文字をマウス１８等でクリック等した場合は、当該登録票に関するより詳細な情報を登録票ＤＢから取得して利用者端末２において表示されるようにしてもよいし、当該登録票に関する登録票ＤＢの登録内容を修正する画面が表示されるようにしてもよい。ここで、修正を認める項目としては、通常、ユーザが最初に登録する「文書種類」「コメント」等となる。書類電子化サーバ側で付与される「文書管理番号」や「ファイル名」を修正できるようにしたのでは、同一「文書管理番号」や「ファイル名」が既に存在した場合に、上書きされてしまうからである。ただし、上書きは後述するエラー処理で防止することができるため、このような場合は、当然のことながら「文書管理番号」や「ファイル名」についてもユーザが修正することができるようにしてもよい。

なお、リンク情報を埋め込むのは「処理有無」の項目に限られないのはいうまでもない。例えば、「ファイル名」の項目にリンク情報を埋め込んでもよい、また、リンク情報を表示するための専用の項目を別に設けて、書類電子化サーバ４又は利用者端末２が所定の番号を付与して、該番号にリンク情報を埋め込んでもよい。

図８の処理によれば、ステップＳ１０６で利用者端末２から送信された文書属性データを取得したときは（ステップＳ２０５でＹＥＳ）、取得した文書属性データを登録票ＤＢに登録する（ステップＳ２０８）ので、登録票ＤＢに登録されている文書属性データ（登録票データ）に基づいて、画像読取装置３を用いてそれらの画像を読取るべき紙書類を分類することができると共に、登録票ＤＢに登録されている登録票データと、画像読取装置３によって読取られた登録票の画像とを容易に比較することができる。

次に、画像読取装置３で紙書類の画像を読取って作成されたＰＤＦファイルの電子化処理を説明する。

図１１は、図１における書類電子化サーバ４のディレクトリ構成の一例を示す図である。

書類電子化サーバ４は、図１１に示すように、監視先フォルダ、ＯＣＲ処理後フォルダ、及びエラーフォルダを有する。画像読取装置３は、登録票を先頭ページとする複数枚の紙書類の画像を読取って作成したＰＤＦファイルを、書類電子化サーバ４に送信して書類電子化サーバ４の監視先フォルダに格納する。なお、紙書類が複数部であるときは、各部の先頭ページに登録票が挿入されるが、画像読取装置３は、複数部の紙書類を一括して読取って１つのＰＤＦファイルを作成することになる。このように作成されたＰＤＦファイルには、例えば紙書類の画像を読取ったときの西暦年・月日・時刻に基づいて図１１に示す「２００３０７０１０９１７２７．ｐｄｆ」といったファイル名が付与される。

図１２は、図１における書類電子化サーバ４によって実行されるファイル分類処理のフローチャートである。

図１２において、画像読取装置３が、紙書類の画像を読取ってＰＤＦファイルを作成し書類電子化サーバの監視先フォルダに送信した後、書類電子化サーバ４は、監視先フォルダにＰＤＦファイルがあるか否かの判断を行う。ＰＤＦファイルがあるときは（ステップＳ３０１でＹＥＳ）、書類電子化サーバ４は監視先フォルダからＰＤＦファイルを取得する（ステップＳ３０２）。

なお、書類電子化サーバ４が、取得したファイルは、ＲＡＭ１２等のワークエリアに格納され、プログラムにより利用されることになる。以下、同様とする。

なお、ＰＤＦファイルがあるか否かの監視の方法の一例として、定期的に（例えば１０秒）に一度と監視先フォルダにＰＤＦファイルがあるか否かを検索する方法が考えられる。なお、定期的に行う検索の間隔が短い場合、画像読取装置３から送信されるＰＤＦファイルが監視先フォルダに完全に保存される前に、書類電子化サーバ４がＰＤＦファイルを取得してしまう虞があるので、このような場合は、ＰＤＦファイルサイズの変動を監視して完全なＰＤＦファイルを取得する手法を採ることが考えられる。

なお、ＰＤＦファイルであるか否かの検索方法として、例えば、ファイルの拡張子（．ｐｄｆ）を検索する方法がある。

ステップＳ３０３で、取得したＰＤＦファイルに天地補正等のような所定の補正処理を行い、補正処理したＰＤＦファイル内から「登録票」という文字を検索する（ステップ３０４）。登録票には、「登録票」という文字が図７に示すような座標に常に印刷されるので、書類電子化サーバ４に、図１３に示すように、予め「登録票」という文字が印刷される座標を含む所定の領域６００を指定しておき、ステップＳ３０４の検索処理では、例えば、図１３に示すような領域６００の画像データに対してＯＣＲ処理を行い、「登録票」という文字があるか否かを検索する。

なお、所定の領域６００の画像データに対してＯＣＲ処理を行い、最終的に当該領域６００のＯＣＲ後の文字コードを取得することができればよいので、例えば、所定の領域の画像データを切り出して、その切り出した画像データに対してＯＣＲ処理を行って、文字コードを取得してもよいし、全ページにＯＣＲ処理を行った後に、所定の領域の文字コードを取得するようにしてもよい。なお、各部の先頭ページに登録票が挿入された複数部の紙書類に対応するＰＤＦファイルの場合には、所定の領域に「登録票」という文字があるか否かを検索することにより、画像読取装置３によって読取られた登録票以外の紙文書の画像データと登録票の画像データ（以下、「登録票画像」という）とをほぼ確実に区別することができる。

次いで、登録票画像が複数あるか否かを判別する（ステップＳ３０６）。

ステップＳ３０６の判別の結果、登録票画像が複数あるときは、登録票画像ごとに、即ち紙文書の各部に対応するようにＰＤＦファイルを分割し（ステップＳ３０７）、分割ファイルをＲＡＭ１２等に格納する。そして、分割後のＰＤＦファイルから登録票画像を１つ取得して（ステップＳ３０８）、取得した登録票画像に対してＯＣＲ処理を行う（ステップＳ３０９）。一方、登録票画像が１つであるときは、ステップＳ３０７，ステップＳ３０８の処理をスキップして、登録票画像に対してＯＣＲ処理を行う（ステップＳ３０９）。

次いで、図１４に示すような登録票の画像の所定の領域７００の所定の位置（座標）７１０ａに対応する、ＯＣＲ処理後の登録票画像から文書管理番号を取得し（ステップＳ３１０）（抽出手段）、ＯＣＲ処理後のＰＤＦファイルのファイル名を、取得した文書管理番号に置換して（ステップＳ３１１）、そのファイル名に置換されたＰＤＦファイルを図１５に示すようにＯＣＲ処理後フォルダに移動する（ステップＳ３１２）。

なお、文書管理番号が印刷される所定の領域７００（座標７１０ａ）は、書類電子化サーバ４に指定されている。

なお、重複処理を防止するため、ＯＣＲ処理後フォルダに移動する際、監視先フォルダ内にある元のＰＤＦファイルは削除する。

ステップＳ３０７の処理でＰＤＦファイルを分割した場合は、全ての分割されたＰＤＦファイルに対してステップＳ３０８〜Ｓ３１２の各処理が済んだか否かを判別し（ステップＳ３１３）、全ての分割されたＰＤＦファイルに対して各処理が済んでないないときは、ステップＳ３０８以降の処理を繰り返し、全ての分割されたＰＤＦファイルに対して各処理が済んだときは、本処理を終了する。したがって、紙書類に登録票が複数枚ある場合、即ちＰＤＦファイルが複数個に分割された場合には、図１６に示すように、ＯＣＲ処理後フォルダに複数個のＰＤＦファイルが格納されることになる。

図１２の処理によれば、登録票の画像の所定の領域７００の所定の位置７１０ａ（図１４）に対応する、ＯＣＲ処理後の登録票画像から文書管理番号を抽出し（ステップＳ３１０）、ＯＣＲ処理後のＰＤＦファイルのファイル名を、取得した文書管理番号に置換して（ステップＳ３１１）、そのＰＤＦファイルをＯＣＲ処理後フォルダに移動する（ステップＳ３１２）ので、書類電子化サーバ４の画像読取後のＰＤＦファイルを、場合によっては分割して、文書管理番号に基づいてＯＣＲ処理後フォルダに保存することができ、ＯＣＲ処理後フォルダに保存されたＰＤＦファイルの文書管理番号と、登録票ＤＢに格納されている文書管理番号とを容易に比較することができる。

上述したように、書類電子化サーバ４は、書類電子化サーバ４に固有の登録票（フォーマット）をＬＡＮ６上の各利用者端末２に作成させ（ステップＳ２０４）、且つ、その印刷物を含む紙書類を画像読取装置３が読取って作成したＰＤＦファイルを書類電子化サーバ４に送信させる（ステップＳ３０１）。したがって、書類電子化サーバ４は、文書管理番号を抽出する対象領域７００を書類電子化サーバ４に固有の登録票の印刷物の画像データとすることができ、もって、ユーザが文書管理番号の読取り領域７００を指定することをなくすことができると共に、書類電子化サーバ４は文書管理番号の読取りエラーの発生を低減することができる。

図１７は、図１における書類電子化サーバ４によって実行される文書属性データ付与処理のフローチャートである。

図１７において、書類電子化サーバ４は、ＯＣＲ処理後フォルダにＰＤＦファイルがあるときは（ステップＳ４０１でＹＥＳ）、ＯＣＲ処理後フォルダからＰＤＦファイルを取得し（ステップＳ４０２）、取得したＰＤＦファイルからファイル名である文書管理番号を抽出する（ステップＳ４０３）（抽出手段）。

なお、ＯＣＲ処理後フォルダにＰＤＦファイルがあるか否かの検索手法は、図１２におけるステップＳ３０１と同様である。

次いで、抽出した文書管理番号をキーにして、登録票ＤＢに問い合わせを行い（ステップＳ４０４）、抽出した文書管理番号と同一の文書管理番号を含む文書属性データが登録票ＤＢに登録されているか否かを判別し（ステップＳ４０５）（判別手段）、抽出した文書管理番号と同一の文書管理番号を含む文書属性データが登録票ＤＢに登録されていないとき、例えば、図１８に示すように、登録票の文書管理番号「１２３４５６０００００１」の領域７１０ｂにおける「１２３４５６０」と「００００１」との間に汚れ「．」（ノイズ）がある（図１８）ために図１２のステップＳ３１０で文書管理番号の読取りエラーが発生したときは、読取りエラーがあったままのファイル名に置換されているため、このファイル名から取得した文書管理番号をキーにして登録票ＤＢを検索しても、合致する文書管理番号を検出することはできない。このような場合は、図１９に示すように、そのＰＤＦファイルをエラーフォルダ（不一致フォルダ）内に移動して（保存手段）、後述するエラー処理を管理用端末５が実行し（ステップＳ４０６）、本処理を終了する。

なお、重複処理を防止するため、エラーフォルダに移動する際、ＯＣＲ処理後フォルダ内にある元のＰＤＦファイルは削除する。

ステップＳ４０５の判別の結果、抽出した文書管理番号と同一の文書管理番号を含む文書属性データが登録票ＤＢに登録されているときは、登録票ＤＢに登録されている文書属性データのうち、文書種類、コメント、管理者コードなどの所定のデータを取得し（ステップＳ４０７）、図２０に示すように、ＰＤＦファイルのファイルサイズやページ数を含むプロパティに取得した所定のデータを付与する（ステップＳ４０８）。そして、登録票ＤＢ中の「文書種類」「コメント」「文書管理番号」をハイフンで繋げて、例えば、「契約書−○○○株式会社基本契約書−１２３４５６０００００１．ｐｄｆ」といったＰＤＦファイルのファイル名にリネームする（ステップＳ４０９）。なお、リネームするＰＤＦファイル名は任意であり、書類電子化サーバにおいてその組み合わせを設定しておくことができる。

次いで、書類電子化サーバ４の他のルートディレクトリにある保存先フォルダ又は他のサーバにある保存先フォルダからＰＤＦファイルを保存すべきフォルダを検索し（ステップＳ４１０）、該当するフォルダ内にリネームされたファイル名と同一のファイル名のＰＤＦファイルが存在するか否かを判別する（ステップＳ４１１）。

なお、保存先フォルダを検索するキーとして、登録票ＤＢにおける「管理者コード」や「所属本部」「所属部」「所属課」等をキーとすることができる。「管理者コード」をキーとすれば、当該「管理者コード」を持つ者の個人フォルダである保存先フォルダに保存されるため、電子化ファイルを個人で管理することができ、「所属本部」「所属部」「所属課」等をキーとすれば、当該「所属本部」「所属部」「所属課」等で管理する共有フォルダである保存先フォルダに保存されるため、電子化ファイルを複数人で管理することができる。

なお、保存すべきフォルダが存在しない場合においては、電子化ファイルの保存を中止することもできるし、例えば、検索に使ったキーを含む名称を新たなフォルダ名として作成し、当該フォルダに電子化ファイルを保存させることもできる。

なお、このように電子化ファイルの保存が中止されたり新たなフォルダに保存されたりした場合、当該文書を管理している者にとっては、画像読取装置３で読込んだ文書データの行方がわからなくなるため、書類電子化サーバが電子メール等により処理の結果を通知するようにしてもよい。

該当するフォルダ内に同一ファイル名のＰＤＦファイルが存在しないときは、ＰＤＦファイルを該当するフォルダ内に移動して（ステップＳ４１２）（保存手段）、一方、該当するフォルダ内に同一ファイル名のＰＤＦファイルが存在するときは、ＰＤＦファイルを該当するフォルダ内に移動すると共に該当するフォルダ内に存在する同一ファイル名のＰＤＦファイルを消去（上書き）して（ステップＳ４１３）（保存手段）、登録票ＤＢの処理カウンタ用の処理フラグをカウントアップし（ステップＳ４１４）、本処理を終了する。

なお、重複処理を防止するため、保存先フォルダに移動する際、ＯＣＲ処理後フォルダ内にある元のＰＤＦファイルは削除する。

上記ステップ４１０〜４１２の処理において、例えば、取得した管理者コードが「１２３４５６」であるときは、図２１に示すように、ＰＤＦファイルは、上記ＰＤＦファイルを保存すべきフォルダに該当する「１２３４５６フォルダ」内に保存される。

図１７の処理によれば、登録票ＤＢに登録されている文書属性データのうち所定のデータを取得し（ステップＳ４０７）、ＰＤＦファイルのプロパティに取得した所定のデータを付与する（ステップＳ４０８）ので、紙書類を画像読取装置によって読取って作成したＰＤＦファイルに確実に文書属性データを付与することができ、もって所定のデータに基づいてＰＤＦファイルを確実に分類することができる。

また、例えば、取得した管理者コードに基づいて、ＰＤＦファイルを保存すべきフォルダを検索する場合（ステップＳ４１０）、最終的にＰＤＦファイルは管理者の所有するフォルダに移動する（ステップＳ４１２）ので、ＰＤＦファイルの管理者と登録票の作成者とは別であってもよく、もって作業分担を図ることができる。

さらに、登録票ＤＢにＰＤＦファイルから抽出した文書管理番号と同一の文書管理番号が存在しないときは（ステップＳ４０５でＮＯ）、ＰＤＦファイルをエラーフォルダに移動する（ステップＳ４０６）ので、後からエラーフォルダを参照することにより、文書管理番号について読取りエラーがあったことを容易に知ることができる。

さらに、登録票ＤＢの処理カウンタ用の処理フラグをカウントアップする（ステップＳ４１４）ので、ＰＤＦファイルが上書きされた回数、即ち、当該「文書管理番号」が付与された登録票を含む書類の電子化処理が行われた合計回数を記録されることになる。

なお、画像読取装置３において読取りエラーが発生した紙書類については、同じ登録票を用いて画像読取装置３によるＰＤＦファイルの作成を再度行わなくてもよい。後述するエラー処理を行うことにより、書類電子化処理を継続させることができるからである。

ところで、１０組からなる書類を１０枚の登録票を用いて電子化を行った場合において、「文書管理番号」の読取りエラーがあったものについては、エラーフォルダに移動するため、どの組の登録票について読取りエラーがあったかを特定することができる。しかし、文書管理番号に含まれる、例えば「５」が「６」というような数字間の読取りミスがあった場合において、読取りミスの文書管理番号と同一のＰＤＦファイルがあったときは、このＰＤＦファイルは読取りエラーのＰＤＦファイルで上書きされることとなるため、このような読取りエラーがあったＰＤＦファイルは、エラーフォルダに移動されず、エラーフォルダを参照することによっては、どの登録票について読取りエラーがあったかを特定することはできない。このように読取りエラーのＰＤＦファイルで上書きされた場合、ファイル名とファイルの中身の整合性が合致しないという問題が生じるが、ユーザは、例えば、図９から処理カウンタの値を参照することにより、上書きされたＰＤＦファイルを推定することができる。例えば、１度しか電子化していないはずの登録票についての処理回数が２回となっていた場合、当該ファイルが上書きされたと推定することができる。

図２２は、図１７のステップＳ４０６において図１における管理者端末５によって実行されるエラー処理のフローチャートである。なお、本処理は、管理者であるユーザが管理者端末５を用いて任意の時間に実行する。なお、本エラー処理は、後述するエラー処理を行うことができるプログラムがあれば、利用者端末２又は書類電子化サーバ４において実行されてもよい。

図２２において、まず、管理者端末５は、書類電子化サーバ４の登録票ＤＢにアクセス可能に接続されているか否かを判別し（ステップＳ５０１）、登録票ＤＢとアクセス可能に接続されていないときは、エラーメッセージを表示し（ステップＳ５０２）、ステップＳ５０１に戻る一方、登録票ＤＢとアクセス可能に接続されているときは、ステップＳ５０４に進み、エラーフォルダにＰＤＦファイルがあるか否かを判別する。

ステップＳ５０４の判別の結果、エラーフォルダにＰＤＦファイルがないときは、本処理を終了し、エラーフォルダにＰＤＦファイルがあるときは、図２３に示す文書管理番号修正用画面を利用者端末２に表示する（ステップＳ５０５）。

文書管理番号修正用画面は、図２３に示すように、画像読取装置３で読取った登録票の画像データに対応する画像と、文書管理番号入力用の画像とを表示しているので、ユーザは登録票の画像を視認しながら文書管理番号を修正することができる。

なお、図２３に示す文書管理番号修正用画面は、例えば、エラー処理を実行するプログラムを起動した際、図２３に示す文書管理番号を修正するための「文書管理番号修正」入力画面を表示するためのオブジェクトを読込み、その背景にエラーフォルダにあるＰＤＦファイルを読込むことにより、管理者端末５の表示装置に表示される。

なお、図２３に示す文書管理番号修正用画面には、読取りエラーがあった「文書管理番号」は非表示にして、画像読取装置３において読取られた画像データを表示する。画像読取装置３において読取られた画像データであれば、ユーザは、汚れはあるものの「文書管理番号」を視認することができるからである。

なお、エラーフォルダにあるＰＤＦファイルは既にＯＣＲ処理がされているので、エラー処理を実行するプログラムを起動した際、図２３に示す文書管理番号を修正するための「文書管理番号修正」入力画面を表示するためのオブジェクト内の「文書管理番号」の欄に、誤認識をした文字列を格納して表示することもできる。こうすることにより、誤認識した文字の修正を行うだけで、修正作業が済むことになる。

図２２に戻り、文書管理番号修正用画面上で、背景に表示されているエラーフォルダにあるＰＤＦファイルの文書管理番号（入力値）が入力され、検索ボタンが押下されると（ステップＳ５０６でＹＥＳ）、入力値をキーにして、登録票ＤＢに問い合わせ（ステップＳ５０８）、登録票ＤＢに入力値と一致する文書管理番号が存在するか否かを判別する（ステップＳ５１１）。

ステップＳ５１１の判別の結果、登録票ＤＢに入力値と一致する文書管理番号が存在しないときは、エラーメッセージを表示して（ステップＳ５１２）、ステップＳ５０５に戻り、修正後の文書管理番号の再入力を促す一方、登録票ＤＢに入力値と一致する文書管理番号が存在するときは、登録票ＤＢの文書属性情報データから所定のデータを取得し（ステップＳ５１３）、図２４に示すように取得した各所定のデータを文書管理番号修正用画面上の対応する項目に表示し（ステップＳ５１４）、ユーザが、登録ボタンを押下したときは（ステップＳ５１５でＹＥＳ）、ＰＤＦファイルのファイル名を所定のファイル名に置換する（ステップＳ５１６）。所定の項目の組み合わせは任意であり、管理者端末５又は書類電子化サーバに指示に基づいて所定のファイル名作成することになる。

なお、所定のファイル名が、登録票ＤＢ内に保存される項目を組み合せたものである場合、管理者端末５がステップ５１３で一旦取得した情報に基づいて所定のファイル名を作成してもよいし、再度書類電子化サーバに所定の項目を要求して取得した項目に基づいて
所定のファイル名を作成してもよい。

なお、ステップＳ５１５で登録ボタンが押下されると、管理者端末５は、修正後の文書管理番号と同一の文書管理番号のＰＤＦファイルを保存先フォルダの該当するフォルダ内を検索すると共に、同一文書管理番号のＰＤＦファイルがある場合には登録票ＤＢに保存されているその処理カウンタの値を参照する。

次いで、管理者端末５は、登録票ＤＢの処理カウンタを参照することにより、既に同一文書管理番号のＰＤＦファイルを少なくとも１回作成したことがあるか否かを判別し（ステップＳ５１７）、作成済みと判断したときは、図２５に示すようなメッセージ画面を表示し（ステップＳ５１８）、作成済みと判断しなかったときは、ステップＳ５１８の処理をスキップして、本処理を終了し、そして図１７のステップＳ４０９にリターンする。

ステップＳ５１８の処理では、管理者端末５が、登録票ＤＢを参照することにより同一文書管理番号のＰＤＦファイルを既に所定回数、例えば３回作成したことを示す情報を取得したときは、図２６に示すようなメッセージ画面を表示する。

その後、書類電子化サーバ４で実行される図１７におけるステップＳ４０８，Ｓ４１０からステップＳ４１４までの処理と同じ処理が管理者端末５で行われ、書類電子化処理が終了することになる。

なお、本エラー処理を実行するプログラムは、読取りエラーがない場合において、書類電子化サーバで実行されるステップＳ４０８、Ｓ４１０からステップＳ４１４までの処理と同じ処理を管理者端末５で行っているが、当然のことながら、書類電子化サーバ４側で実行されてもよい。この場合、管理者端末５は、書類電子化サーバ４に処理の指示を与えることになる。

図２２の処理によれば、文書管理番号修正用画面上でユーザが背景に表示されているエラーフォルダにあるＰＤＦファイルの文書管理番号（入力値）を目視して確認しながら入力する（ステップＳ５０６）ことができるので、文書管理番号の読み取りエラーがあったＰＤＦファイルに確実に正当な文書管理番号を付与することができる。登録票ＤＢの文書属性データから所定のデータを取得することにより（ステップＳ５１３）、ユーザは、入力した文書管理番号に対する所定のデータが登録票ＤＢに登録されていることを確認した後、登録ボタンを押下することができる（ステップＳ５１５でＹＥＳ）。管理者端末５は、登録ボタンが押下されたことを検知した場合、所定のファイル名に変更する（ステップＳ５１６）。

このように、エラーフォルダにあるＰＤＦファイルについての正当な文書管理番号を入力することができるようにしているため、読取りエラーがあったＰＤＦファイルを再度画像読取装置３で読取る必要がなくなる。

また、管理者端末５が作成済みであると判断したときは（ステップＳ５１７でＹＥＳ）、メッセージ画面を表示する（ステップＳ５１８）ので、ユーザは、同一ファイル名のＰＤＦファイルがメッセージの対象であるＰＤＦで上書き（更新）されることを理解することができる。これにより、一度電子化処理が完了したものであることを確認することができる。また、電子化処理が完了しているはずがないファイルについてメッセージ画面が表示された場合、エラー処理におけるユーザ自身による「文書管理番号」の入力に誤りがあったと判断することもできる。こうすることにより、ファイル名とファイルの中身が不一致となる電子化ファイルの作成を防止することができる。

上記実施の形態では、書類電子化システム１を構成する各装置はＬＡＮ６を介して接続されているとしたが、ＬＡＮ６はデータ通信が可能なネットワークであればよい。

上記実施の形態において、画像読取装置３は、読取った紙書類の画像からＰＤＦファイルを作成するとしたが、作成されるＰＤＦファイルに限るものではなく、ＴＩＦＦファイル、Ｍｕｌｔｉ−ＴＩＦＦファイル、ＪＰＥＧファイルなどであってもよい。

また、書類電子化サーバ４は、文書管理番号を識別子として画像読取装置３からの画像を分類したが、識別子は、書類電子化サーバ４がＯＣＲ処理により識別可能な文字であれば、番号等の数字、アルファベット等の文字、所定のマーク、又はそれらの組み合わせであってもよい。

本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（図９の登録票ＤＢ、並びに図３、図８、図１２、図１７、及び図２２のフローチャート）をコンピュータ又はＣＰＵに供給し、そのコンピュータ又はＣＰＵが該供給されたプログラムを読出して実行することによって、達成することができる。

この場合、上記プログラムは、該プログラムを記録した記憶媒体から直接供給されるか、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。

上記プログラムの形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラムコード、ＯＳ（オペレーティングシステム）に供給されるスクリプトデータ等の形態から成ってもよい。

また、本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを記憶した記憶媒体をコンピュータ又はＣＰＵに供給し、そのコンピュータ又はＣＰＵが記憶媒体に記憶されたプログラムを読出して実行することによっても、達成することができる。

この場合、格納媒体から読出されたプログラムコード自体が上述した各実施の形態の機能を実現すると共に、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成する。

プログラムコードを記憶する記憶媒体としては、例えば、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＮＶ−ＲＡＭ、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード等がある。

上述した実施の形態の機能は、コンピュータから読出されたプログラムコードを実行することによるばかりでなく、コンピュータ上で稼動するＯＳ等がプログラムコードの指示に基づいて実際の処理の一部又は全部を行うことによっても実現することができる。

本発明の実施の形態に係る書類保存装置を備える書類電子化システムの構成を示す図である。図１における利用者端末２の構成を示すブロック図である。図２における利用者端末２によって実行される登録票作成処理のフローチャートである。図３のステップＳ１０１で表示されるログイン画面の一例を示す図である。図３のステップＳ１０４で表示される文書属性データ入力画面の一例を示す図である。図３のステップＳ１０８で表示される入力漏れエラーメッセージの一例を示す図である。図３のステップＳ１１０で作成される登録票の一例を示す図である。図１における書類電子化サーバ４によって実行される文書属性データ登録処理のフローチャートである。図８のステップＳ２０８で文書属性データを登録される登録票ＤＢの一例を示す図である。図１における利用者端末２の表示装置で表示可能な登録票一覧画面の一例を示す図である。図１における書類電子化サーバ４のディレクトリ構成の一例を示す図である。図１における書類電子化サーバ４によって実行されるファイル分類処理のフローチャートである。図１２のステップＳ３０４において登録票検索を説明するために用いられる登録票画像の部分図である。図１２のステップＳ３１０において文書管理番号取得を説明するために用いられる登録票画像の部分図である。図１１に示すような書類電子化サーバ４のディレクトリ構成において、図１２のステップＳ３１２でＰＤＦファイルがＯＣＲ処理後フォルダ内に格納された状態の一例を示す図である。図１１に示すような書類電子化サーバ４のディレクトリ構成において、図１２のステップＳ３１２でＰＤＦファイルがＯＣＲ処理後フォルダ内に格納された状態の他の例を示す図である。図１における書類電子化サーバ４によって実行される文書属性データ付与処理のフローチャートである。図７に示すような登録票において文書管理番号の領域に汚れがある場合の一例を示す図である。図１１に示すような書類電子化サーバ４のディレクトリ構成において、図１８のステップＳ４０６でＰＤＦファイルがエラーフォルダ内に格納された状態の一例を示す図である。図１８のステップＳ４０８で文書属性データが付与されたＰＤＦファイルのプロパティの一例を示す図である。図１における書類電子化サーバ４の他のディレクトリ構成の一例を示す図であって、図１８のステップＳ４１２，Ｓ４１３でＰＤＦファイルが保存先フォルダ内に格納された状態の一例を示す。図１７のステップＳ４０６において図１における管理者端末５によって実行されるエラー処理のフローチャートである。図２２のステップＳ５０５で表示される文書管理番号修正用画面の一例を示す図である。図２２のステップＳ５１４で表示される文書管理番号修正用画面の一例を示す図である。図２２のステップＳ５１８で表示されるメッセージ画面の一例を示す図である。図２２のステップＳ５１８で表示されるメッセージ画面の他の例を示す図である。

符号の説明

１書類電子化システム
２利用者端末
３画像読取装置
４書類電子化サーバ
５管理者端末

Claims

書類を識別するための識別子を用いて、画像読取装置によって読み取られた書類の画像を保存する書類保存装置であって、
前記書類を識別するための識別子と予め入力される該書類の属性を示す情報とを該書類の属性情報として記憶する記憶手段と、
前記画像読取装置によって読み取られた、書類を識別するための識別子が付された識別書類の画像と前記書類の画像とを含む画像を取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された前記画像に含まれる前記識別書類の画像に付された前記識別子を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出された識別子が、前記記憶手段により記憶される識別子と一致するものがあるかを判別する判別手段と、
前記判別手段による判別の結果、一致するものがある場合には、該一致する識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに、前記書類の画像を含む画像を保存し、一致するものがない場合には、前記書類の画像を含む画像をエラーフォルダに保存する保存手段と、
前記エラーフォルダに保存された前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像に付された識別子の入力をユーザにさせるべく、前記エラーフォルダに保存される前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像を表示装置に表示させる制御を行う表示制御手段と、
前記ユーザから入力される、前記保存手段によりエラーフォルダに保存された前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像に付された識別子を受け付ける受付手段と、
前記保存手段により、前記エラーフォルダに保存される前記書類の画像を含む画像に含まれる識別書類の画像に付された識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに、前記書類の画像を含む画像を保存する保存処理の回数をカウントするカウント手段を備え、
前記表示制御手段は、前記判別手段が、前記受付手段により受け付けた識別子が、前記記憶手段により記憶される識別子と一致するものがあるかを判別した結果、一致するものがあると判別した場合であって、該一致した識別子が用いられることで前記書類の画像を含む画像が前記保存手段により保存されている場合、前記カウント手段によるカウント結果を通知する画面を表示装置に表示する制御を行うことを特徴とする書類保存装置。
前記表示制御手段は、前記判別手段が、前記受付手段により受け付けた識別子が、前記記憶手段により記憶される識別子と一致するものがあるかを判別した結果、一致するものがあると判別した場合であって、該一致した識別子が用いられることで前記書類の画像を含む画像が前記保存手段により保存されている場合、該書類の画像を含む画像が保存済である旨を通知し、
前記保存手段は、前記判別手段が、前記受付手段により受け付けた識別子が、前記記憶手段により記憶される識別子と一致するものがあるかを判別した結果、一致するものがあると判別した場合であって、該一致する識別子が用いられることで前記書類の画像を含む画像が前記保存手段により保存されていない場合、該書類の画像を含む画像を、該一致する識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに保存することを特徴とする請求項１に記載の書類保存装置。
前記取得手段により取得された画像に複数の前記識別書類の画像が含まれる場合、該識別書類の画像で前記画像を複数に分割する分割手段を更に備え、
前記抽出手段は、前記分割手段により分割された前記識別書類を含む画像毎に、該画像に含まれる前記識別書類に付された前記識別子を抽出することを特徴とする請求項１または２に記載の書類保存装置。
前記保存手段は、前記記憶手段により記憶される属性情報に含まれる情報をファイル名として前記書類の画像を含む画像を保存する、または前記記憶手段により記憶される属性情報に含まれる任意の情報をファイルの属性情報として前記書類の画像を含む画像を保存することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の書類保存装置。
書類を識別するための識別子を用いて、画像読取装置によって読み取られた書類の画像を保存する書類保存装置における書類保存方法であって、
前記書類を識別するための識別子と予め入力される該書類の属性を示す情報とを該書類の属性情報として記憶する記憶ステップと、
前記画像読取装置によって読み取られた、書類を識別するための識別子が付された識別書類の画像と前記書類の画像とを含む画像を取得する取得ステップと、
前記取得ステップにより取得された前記画像に含まれる前記識別書類の画像に付された前記識別子を抽出する抽出ステップと、
前記抽出ステップにより抽出された識別子が、前記記憶ステップにより記憶される識別子と一致するものがあるかを判別する判別ステップと、
前記判別ステップによる判別の結果、一致するものがある場合には、該一致する識別子を含む前記記憶ステップにより記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに、前記書類の画像を含む画像を保存し、一致するものがない場合には、前記書類の画像を含む画像をエラーフォルダに保存する保存ステップと、
前記エラーフォルダに保存された前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像に付された識別子の入力をユーザにさせるべく、前記エラーフォルダに保存される前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像を表示装置に表示させる制御を行う表示制御ステップと、
前記ユーザから入力される、前記保存ステップによりエラーフォルダに保存された前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像に付された識別子を受け付ける受付ステップと、
前記保存ステップにより、前記エラーフォルダに保存される前記書類の画像を含む画像に含まれる識別書類の画像に付された識別子を含む前記記憶ステップにより記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに、前記書類の画像を含む画像を保存する保存処理の回数をカウントするカウントステップを備え、
前記表示制御ステップは、前記判別ステップが、前記受付ステップにより受け付けた識別子が、前記記憶ステップにより記憶される識別子と一致するものがあるかを判別した結果、一致するものがあると判別した場合であって、該一致した識別子が用いられることで前記書類の画像を含む画像が前記保存ステップにより保存されている場合、前記カウントステップによるカウント結果を通知する画面を表示装置に表示する制御を行うことを特徴とする書類保存方法。
書類を識別するための識別子を用いて、画像読取装置によって読み取られた書類の画像を保存する書類保存装置において実行可能なプログラムであって、
前記書類を識別するための識別子と予め入力される該書類の属性を示す情報とを該書類の属性情報として記憶する記憶手段、
前記画像読取装置によって読み取られた、書類を識別するための識別子が付された識別書類の画像と前記書類の画像とを含む画像を取得する取得手段、
前記取得手段により取得された前記画像に含まれる前記識別書類の画像に付された前記識別子を抽出する抽出手段、
前記抽出手段により抽出された識別子が、前記記憶手段により記憶される識別子と一致するものがあるかを判別する判別手段、
前記判別手段による判別の結果、一致するものがある場合には、該一致する識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに、前記書類の画像を含む画像を保存し、一致するものがない場合には、前記書類の画像を含む画像をエラーフォルダに保存する保存手段、
前記エラーフォルダに保存された前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像に付された識別子の入力をユーザにさせるべく、前記エラーフォルダに保存される前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像を表示装置に表示させる制御を行う表示制御手段、
前記ユーザから入力される、前記保存手段によりエラーフォルダに保存された前記書類の画像を含む画像に含まれる前記識別書類の画像に付された識別子を受け付ける受付手段、
前記保存手段により、前記エラーフォルダに保存される前記書類の画像を含む画像に含まれる識別書類の画像に付された識別子を含む前記記憶手段により記憶される属性情報を用いることで検索されるフォルダに、前記書類の画像を含む画像を保存する保存処理の回数をカウントするカウント手段として前記書類保存装置を機能させるものであり、
前記表示制御手段は、前記判別手段が、前記受付手段により受け付けた識別子が、前記記憶手段により記憶される識別子と一致するものがあるかを判別した結果、一致するものがあると判別した場合であって、該一致した識別子が用いられることで前記書類の画像を含む画像が前記保存手段により保存されている場合、前記カウント手段によるカウント結果を通知する画面を表示装置に表示する制御を行うことを特徴とするプログラム。