JPH06266823A - 電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 無駄な時間がなくなり、且つ信頼性のある画
像文書の登録ができ、また簡単にファイルの整理ができ
る電子ファイリングシステムを提供する。 【構成】 画像入力装置１と、出力装置４と、文字認識
装置２と、処理装置５を備えた電子ファイリングシステ
ムにおいて、ファイルされる文書の先頭または末尾に挿
入された登録条件を記入した紙片７上の情報が画像入力
装置により入力されるとき、紙片検知手段により上記紙
片を検知し、上記紙片上に記入された登録条件を上記文
字認識装置により文字認識し、認識した登録条件に従っ
て上記ファイルされる文書を自動登録する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書、特に画像文書の
登録、整理が容易にできる電子ファイリングシステムに
関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、電子ファイリングシステムに画像
文書を登録する手順としては、画像入力装置により文書
を読み込んでから、キーボードを操作することにより文
書名等の登録条件を入力していた。しかし、数十ページ
にも及ぶ文書を読み込むだけでも長時間を要し、更にこ
のような大量の文書を個別に登録する場合には、キーボ
ードから一文書毎に登録条件を入力する作業が必要とな
るために、操作者は装置に付きっ切りになり、自動的に
画像文書を送り込むＡＤＦの機能も十分に生かされるこ
とがなかった。

【０００３】上記のような問題を解決するため、複数文
書を登録する際、複数文書の登録条件を一括して入力す
るという方法が提案されている（特開平３−102476号公
報参照）。この方法はこれから登録しようとする複数の
文書の画像入力に先立ち、複数文書全ての登録条件と各
文書のページ数を文書の入力順に従ってキーボードから
一括入力し、続いて複数文書の画像入力を連続して行う
ものである。文書間の区切りは画像入力に先立って入力
された上記ページ数によって区分けされる。

【０００４】また、文書ファイリングには整理・統合作
業が必ず必要である。文書の分類体系が確立していると
いうケースは稀であるし、あるいは確立している場合に
も新たな文書の発生に伴って、当初のホルダから新しく
作った別のホルダに移したいとか、全体的にみて文書名
がふさわしくなくなってきたので文書名を変更したいと
か、新たなホルダの作成に伴って既存ホルダの名前を変
更したいというようなことがしばしばある。このような
時、従来は現在の登録内容を呼出して確認してから、キ
ーボードによる操作によって変更内容を入力するという
操作を項目毎に一々くり返す必要があった。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】文書登録に関する特開
平３−102476号公報記載の方法は、次のような理由で問
題である。まず一つは、文書の区切りを判別するページ
数を入力するために、一々文書のページ数を数えねばな
らないという煩わしさと、また人間がカウントするため
に頁数を数え間違うことがあるという信頼性上の問題で
ある。もう一つは、キーボードから登録条件を入力する
労力が大変であり、時間もかかるという問題である。ま
た、ファイルの整理に関する従来技術においては、大巾
な文書整理を行う場合に、登録情報の現状を確認するだ
けでも大変な作業となる。

【０００６】

【発明の目的】本発明は上記のような従来技術の問題を
解決し、時間の浪費を防止し、且つ信頼性のある画像文
書の登録ができ、また簡単にファイルの整理ができる電
子ファイリングシステムを提供することを目的としてい
る。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明は画像入力装置と、出力装置と、文字認識装
置と、処理装置を備えた電子ファイリングシステムにお
いて、前記処理装置は、ファイルされる文書の先頭また
は末尾に挿入された登録条件を記入した紙片上の情報が
上記画像入力装置により入力されるとき、紙片検知手段
により上記紙片を検知し、上記紙片上に記入された登録
条件を上記文字認識装置により文字認識し、認識した登
録条件に従ってファイルされる文書を自動登録するよう
に制御すること、上記処理装置は、上記複数の文書の区
切りを上記紙片検知手段による上記紙片の検知を以って
認識することにより、複数の文書の連続自動登録を行な
うように制御すること、上記処理装置は、上記出力装置
により登録リストをプリント出力し、出力された登録リ
ストに登録条件変更事項を書き込み、上記登録条件変更
事項を書き込んだ登録リストが上記画像入力装置により
入力されたとき、上記登録条件変更事項を上記文字認識
装置により文字認識し、認識された登録条件変更事項に
基づいてファイルの登録変更を行うよう制御したこと、
上記処理装置は、上記紙片を上記紙片検知手段により検
知し、格納された順番にそれぞれの文書に番号を付け、
複数の格納文書を区別するよう制御することを特徴とし
ている。

【０００８】

【作用】ファイルされる文書の先頭または末尾に挿入さ
れた登録条件を記入した紙片上の情報が上記画像入力装
置により入力されるとき、紙片検知手段により上記紙片
を検知し、上記紙片上に記入された登録条件を上記文字
認識装置により文字認識し、認識した登録条件に従って
上記ファイルされる文書を自動登録すると共に、複数の
文書の区切りを、上記紙片の検知を以って認識すること
により、複数の文書の連続自動登録を行なうことができ
るので、登録のために作業者が時間を拘束されるという
ことも作業者が文書のページ数を数える必要もなくな
る。また、出力装置により登録リストをプリント出力
し、出力された登録リストに登録条件変更事項を書き込
み、上記登録条件変更事項を書き込んだ登録リストが上
記画像入力装置により入力されたとき、上記登録条件変
更事項を上記文字認識装置により文字認識し、認識され
た登録条件変更事項に基づいてファイルの登録変更を行
うことができるので、現在の登録内容を呼出して確認し
てはキーボードからの変更内容入力という操作を項目毎
に一々くり返す必要もなくなる。

【０００９】

【実施例】以下、図面により本発明の実施例を詳細に説
明する。図１は複数文書を連続して登録するための本発
明の電子ファイリングシステムの第１実施例の構成図で
ある。図において、符号１は画像入力装置であるＡＤＦ
付きのスキャナ、２は入力された画像データとしての文
字を認識する文字認識装置、３は画像データ等を記憶し
ておく外部記憶装置、４は画像文書やリスト等の出力装
置であるプリンタ、５は各ユニットの制御やデータ処理
等を行う処理装置である。スキャナ１には例えば紙サイ
ズ検知手段等から成る紙片検知手段を備える。

【００１０】上記図１の構成図及び図２のフローチャー
トに従い、本実施例の動作を説明する。まず図１に示す
ように、ファイルしようとする各文書の先頭に登録条件
を記入した紙片７を挿入した複数の文書６をスキャナ１
のＡＤＦへセットし（Ｓ１）、スキャナ１により紙片７
及び文書６上の情報を読み込む（Ｓ２）。その時、例え
ば当業者には公知の紙サイズ検知等による紙片検知手段
により読み込んだ情報が紙片に記載されたものであるか
否かを判断する（Ｓ３）。もし紙片に関する情報であれ
ば文字認識装置２により紙片上に書かれた文字を認識す
る（Ｓ８）。認識される文字はファイル名、ホルダ番
号、パスワード等の登録条件である。紙片７上でこれら
の文字が記入される欄が決められているので項目別に容
易に文字認識できる。続いて認識されたパスワードのチ
ェックが行なわれＯＫでなければそこで終了とし、ＯＫ
ならばファイル名とホルダ番号を使用して文書登録を行
う（Ｓ９，Ｓ10）。続いて登録した文書の情報（中味）
を外部記憶装置３に格納する（Ｓ３，Ｓ４）。

【００１１】スキャナ１から読み込まれる情報が紙片で
なければ（Ｓ３）、文書の中味とみなして次々に外部記
憶装置３に格納する（Ｓ４）。やがて、スキャナから読
み込んだ情報が紙片であると判断されると（Ｓ３）、そ
の頁が文書の区切りであると判断し、一文書の文書格納
完了、登録完了とし（Ｓ７）、次の文書の登録条件の文
字認識（Ｓ８）を行い、以下同様の操作を繰り返す。や
がて最後の文書の最後のページが読み込まれ、ＡＤＦ上
の文書がなくなるとスキャナ１から処理装置５に入力終
了が通知され、処理装置５がそれを認識すると（Ｓ５）
終了となる。尚、上記処理は処理装置５を構成するＣＰ
Ｕ等の制御部によって実行される。

【００１２】図３は登録条件変更のための第２の実施例
の電子ファイリングシステムの構成図である。図から明
らかなようにハードウェア構成は図１に示す第１の実施
例の構成と同じである。以下、図３の構成図、図４のフ
ローチャート、図５及び図６の文書整理フォーマットに
従って登録条件変更のための一実施例の動作を説明す
る。まず図５に示すような文書整理フォーマットで現在
の登録状況をプリント出力する。図から明らかなよう
に、このフォーマット例では現在の各ホルダのホルダ
名、ファイルされている各文書の文書名とその文書が入
っているホルダ番号がプリント出力されるだけでなく、
それらに対応させて変更する登録条件の記入欄まで付い
ている。

【００１３】図６は上記記入欄に登録条件変更事項を記
入した例である。この例は指定無しのホルダが増えてき
たために、今まで使用していなかった５番のホルダを
「会議開催通知」関連文書に割当てると共に、文書が１
件も登録されていない２番のホルダの割当てを「技術報
告書」から「製品企画書」に変更すると共に、一部の文
書名を変更したものである。尚、本実施例では変更内容
の記入を機械で行なっているが手書きでもよい。このよ
うに記入された文書整理フォーマット紙８を図３のよう
にスキャナ１のＡＤＦにセットし（図４のＳ11）、スキ
ャナ１により文書整理フォーマットを読み込む（Ｓ1
2）。読み込まれた情報は文字認識手段２に与えられ、
そこで所定変更欄に記入された文字が認識される（Ｓ1
3）。そして、その認識された登録条件変更事項に基づ
いて対応する部分の登録条件を変更する（Ｓ14）。

【００１４】上記第１の実施例において、紙片７を文書
の末尾に挿入することも可能である。この場合は一つの
文書の記載内容が格納された後にその文書の登録を行う
ことになる。格納されても、その後の登録処理におい
て、例えばパスワードがＯＫでないために登録が行われ
なかったとすると、上記格納された文書は外部記憶装置
上に存在しないものとして無視される。また、紙片７に
よって入力する内容である登録条件には上記の内容だけ
でなく、検索のための検索情報（例えばキーワード等）
も含まれる。また登録は仮登録状態でもよいし、一旦外
部記憶装置３に、複数の文書のそれぞれが区別できるよ
うな状態で格納するだけでもよい。例えば、仮登録また
は一旦格納されたそれぞれの文書は、その後テキスト情
報を付加されたり、画像編集が行なわれたりした後で正
式登録する。また、検索情報を文書毎に後から付加して
もよい。また、紙片７に登録条件を記入せず、単なる文
書の区切り検知手段として使用し、区切りがわかるよう
に格納されたそれぞれの文書に格納された順番に番号を
付け、後にキーボード等から登録条件等を入力して登録
を行なってもよい。この場合、文字認識装置は不要であ
る。

【００１５】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
ファイルされる複数の文書群の各先頭または各末尾に挿
入された登録条件を記入した紙片上の情報が上記画像入
力装置により入力されるとき、紙片検知手段により上記
紙片を検知し、上記紙片上に記入された登録条件を上記
文字認識装置により文字認識し、認識した登録条件に従
って上記ファイルされる文書を自動登録すると共に、複
数の文書の区切りを、上記紙片の検知を以って認識する
ことにより、複数の文書の連続自動登録を行なうことに
より、登録のために作業者が時間を拘束されるというこ
とも作業者が文書のページ数を数える必要もなくなるの
で、無駄な時間の削減と信頼性を確保できる文書登録を
実現できる。また、出力装置により登録リストをプリン
ト出力し、出力された登録リストに登録条件変更事項を
書き込み、上記登録条件変更事項を書き込んだ登録リス
トが上記画像入力装置により入力されたとき、上記登録
条件変更事項を上記文字認識装置により文字認識し、認
識された登録条件変更事項に基づいてファイルの登録変
更を行うことにより、従来の如く現在の登録内容を呼出
して確認してはキーボードからの変更内容入力という操
作を項目毎に一々くり返す必要がなくなるので、大巾な
省力化を実現できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施例の電子ファイリングシス
テムを示す構成図である。

【図２】図１に示す実施例の作用を示すフローチャート
である。

【図３】本発明の第２の実施例の電子ファイリングシス
テムを示す構成図である。

【図４】図３に示す実施例の作用を示すフローチャート
である。

【図５】図３に示す実施例で使用される文書整理フォー
マット紙の一例を示す図である。

【図６】図５に示す文書整理フォーマット紙に登録条件
変更事項を記入した例を示す図である。

【符号の説明】

１…スキャナ、２…文字認識装置、３…外部記憶装置、
４…プリンタ、５…処理装置、６…文書、７…紙片、８
…文書整理フォーマット紙。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 画像入力装置と、出力装置と、文字認識
   装置と、処理装置を備えた電子ファイリングシステムに
   おいて、 前記処理装置は、ファイルされる文書の先頭または末尾
   に挿入された登録条件を記入した紙片上の情報が上記画
   像入力装置により入力されたとき、紙片検知手段により
   上記紙片を検知し、上記紙片上に記入された登録条件を
   上記文字認識装置により文字認識し、認識した登録条件
   に従ってファイルされる文書を自動登録するように制御
   することを特徴とする電子ファイリングシステム。
2. 【請求項２】 上記処理装置は、上記複数の文書の区切
   りを上記紙片検知手段による上記紙片の検知を以って認
   識することにより、複数の文書の連続自動登録を行なう
   ように制御することを特徴とする請求項１記載の電子フ
   ァイリングシステム。
3. 【請求項３】 上記処理装置は、上記出力装置により登
   録リストをプリント出力し、出力された登録リストに登
   録条件変更事項を書き込み、上記登録条件変更事項を書
   き込んだ登録リストが上記画像入力装置により入力され
   たとき、上記登録条件変更事項を上記文字認識装置によ
   り文字認識し、認識された登録条件変更事項に基づいて
   ファイルの登録変更を行うよう制御したことを特徴とす
   る請求項１記載の電子ファイリングシステム。
4. 【請求項４】 上記処理装置は、上記紙片を上記紙片検
   知手段により検知し、格納された順番にそれぞれの文書
   に番号を付け、複数の格納文書を区別するよう制御する
   ことを特徴とする請求項２記載の電子ファイリングシス
   テム。