JPH07306872A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 簡単な構成で文書登録時におけるタイトル付
けやディレクトリ指定の効率を著しく向上させることが
できる電子ファイリング装置を提供する。 【構成】 文書等の画像データを登録しておき、必要時
に所望の文書を検索して読み出す電子ファイリング装置
であって、上記画像データを入力する入力手段と、タイ
トルを付加し所望のディレクトリに登録した文書を格納
するための特定情報を認識する認識手段とを有し、文書
等の登録時に、文書の最後に特定情報を付加した紙を挿
入しておき、上記入力手段によって読み込んだ画像デー
タに上記認識手段によって特定情報が付加されているか
判断し、それまで読み込んだ画像データを１文書として
登録し、かつ上記特定情報よりタイトルを付加し、所望
のディレクトリに登録した文書を格納する構成となって
いる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書等の画像データを
登録しておき、必要時に所望の文書を検索して読み出す
電子ファイリング装置に関し、特に、簡単な構成で文書
登録時におけるタイトル付けやディレクトリ指定の効率
を著しく向上させることができる電子ファイリング装置
に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、文書を登録しておき、必要時に
所望の文書を検索して読み出す電子ファイリング装置が
知られているが、従来の電子ファイリング装置の登録方
法においては、文書を登録するとき、スキャナー等の入
力装置によって、１文書全体を読み込んだ後、タイトル
を付けたり、ディレクトリの指定を行なっていた。ま
た、複数文書の登録のときは、１文書登録する毎にタイ
トルを付けたり、ディレクトリの指定を行なっていた。
さもなければ、複数文書を登録した後に個々の文書にタ
イトルを付けたり、ディレクトリの指定を行なってい
た。従って、文書登録を行うとき、文書を登録する毎に
タイトルを付けたり、ディレクトリを指定しなければな
らず非常に手間が掛かりかつ効率が悪かった。また、複
数文書の登録のときは、１文書登録する毎にタイトルを
付けたり、ディレクトリを指定しなければならないか、
さもなければ、複数文書を登録した後に個々の文書にタ
イトルを付けたり、ディレクトリを指定しなければなら
ず非常に手間が掛かりかつ効率が悪かった。

【０００３】また、特開平４−３２０５７１号公報にお
いては、文書中の特殊枠の名前の組を抽出する手段と、
文書ファイルの格納先情報を入力する格納指示手段と、
格納先の登録時に前記抽出手段で抽出される前記名前の
組と前記格納指示手段から入力される格納先情報をテー
ブルに登録する登録手段と、文書ファイルの格納時に前
記抽出手段で抽出された前記名前の組に基づき対応する
前記格納先情報を前記テーブルから求め、該格納先情報
に従って当該文書ファイルを記憶装置に格納する格納手
段とを有し、内容の項目に共通部分がある多数の文書か
ら所望の文書を容易に取り出せ、また予め格納場所が決
まっている文書に対する格納時の文書毎の格納場所の指
示を無くしたファイル格納装置が開示されている。しか
しながら、この従来技術においては、上記取り出しや格
納の処理やそれを実現するための装置が非常に複雑にな
り非現実的であった。

【０００４】

【発明の目的】本発明は、上述の如き従来の問題点を解
決するためになされたもので、簡単な構成で文書登録時
におけるタイトル付けやディレクトリ指定の効率を著し
く向上させることができる電子ファイリング装置を提供
することを目的としている。

【０００５】

【発明の構成】上記目的を達成するため、本発明は、文
書等の画像データを登録しておき、必要時に所望の文書
を検索して読み出す電子ファイリング装置において、上
記画像データを入力する入力手段と、タイトルを付加し
所望のディレクトリに登録した文書を格納するための特
定情報を認識する認識手段とを有し、文書等の登録時
に、文書の最後に特定情報を付加した紙を挿入してお
き、上記入力手段によって読み込んだ画像データに上記
認識手段によって特定情報が付加されているか判断し、
それまで読み込んだ画像データを１文書として登録し、
かつ前記特定情報よりタイトルを付加し、所望のディレ
クトリに登録した文書を格納する様にしたことを特徴と
する。

【０００６】本願第２の発明は、文書等の画像データを
登録しておき、必要時に所望の文書を検索して読み出す
電子ファイリング装置において、上記画像データを入力
する入力手段と、タイトルを付加し所望のディレクトリ
に登録した文書を格納するための特定情報を認識する認
識手段と、登録する文書と異なる用紙サイズを認識する
用紙サイズ認識手段とを有し、文書等の登録時に、文書
の最後に特定情報を付加した登録する文書と異なる用紙
サイズの紙を挿入しておき、上記入力手段によって読み
込んだ画像データの用紙が、上記用紙サイズ認識手段に
よって登録する文書の用紙サイズと異なる用紙サイズで
あるか判断し、異なる用紙サイズと認識したときは、読
み込んだ画像データより特定情報を上記認識手段より認
識し、それまで読み込んだ画像データを１文書として登
録し、かつ上記特定情報よりタイトルを付加し、所望の
ディレクトリに登録した文書を格納する様にしたことを
特徴とする。

【０００７】第３の発明は、文書等の画像データを登録
しておき、必要時に所望の文書を検索して読み出す電子
ファイリング装置であって、上記画像データを入力する
入力手段と、文書と文書の区切りを認識する認識手段
と、ディレクトリやタイトル情報を格納しておくバッフ
ァとを有し、複数文書を登録するときに、あらかじめ上
記バッファに登録する文書のディレクトリやタイトル情
報を登録しておき、文書登録をし、上記区切り認識手段
によって文書の区切りを検出したときに、上記バッファ
に格納されているディレクトリやタイトル情報に従っ
て、タイトルを付加し、所望のディレクトリに登録した
文書を格納する様にしたことを特徴とする。

【０００８】上記の如き構成を有する結果、文書等の登
録時に、文書の最後に特定情報を付加した紙を挿入して
おき、上記入力手段によって読み込んだ画像データに特
定情報が付加されているか判断し、それまで読み込んだ
画像データを１文書として登録し、かつ上記特定情報よ
りタイトルを付加したり、所望のディレクトリに登録し
た文書を格納したりする様になっているので、タイトル
を付けたり、ディレクトリを指定するのが非常に簡単に
なり、また、複数文書を登録するときなどは、各文書の
先頭に特定情報を付加した紙を挿入しておくだけで、タ
イトルを付加したり、所望のディレクトリに文書を登録
してくれるので非常に効率が良くなる。

【０００９】以下、本発明の一実施例を図面に基づいて
説明する。図１は、本発明を実施した電子ファイリング
装置の概略構成図である。図１に示す如く、この電子フ
ァイリング装置は、システムバス１を介して、ＣＰＵ３
と、システムメモリ５と、イメージメモリ７と、記憶装
置９と、画像プロセッサ１１と、表示装置１３と、特定
画像認識部１５と、入力装置１７と、キーボード１９お
よびキーボードインターフェース２１とが接続されてい
る構成となっている。

【００１０】次に、図２の動作フローチャート図を参照
して図１に示した電子ファイリング装置の動作について
説明する。まず、ステップ１０１において、図３に示す
様な特定フォーマットを使用した用紙にディレクトリや
タイトル情報を記入する。そして、ステップ１０３にお
いて、その記入した用紙を文書の最後にセットして、ス
テップ１０５において、文書登録を開始し、スキャナな
どの上記入力装置１７を用いて１頁目を読み込む（ステ
ップ１０７）。

【００１１】次に、ステップ１０９において、上記画像
データが特定フォーマットを持った画像データか否かが
上記特定画像認識部１５にて判断され、特定フォーマッ
トを持った画像データと認識された場合は、ステップ１
１１において、上記特定画像認識部１５にて、その登録
しようとしている文書の登録場所のディレクトリやタイ
トル情報を認識し保管しておく。上記ステップ１０９に
おいて特定フォーマットを持った画像データと認識され
なかった場合は、ステップ１１５において、その読み込
んだ画像データを上記記憶装置９に一時記憶しておき、
その動作を読み込む文書が終了するまで繰り返し行なう
（ステップ１１３、１１７）。そして、ステップ１１９
において、登録された文書に先の特定画像認識部１５に
て認識されたタイトルを付加し、ステップ１２１におい
て、先の画像認識部１５にて認識されたディレクトリに
記憶し直す。

【００１２】次に、本発明による電子ファイリング装置
の第２実施例について説明する。図４は、本発明による
電子ファイリング装置の第２実施例の概略構成図であ
る。図４に示す如く、この電子ファイリング装置は、シ
ステムバス１を介して、ＣＰＵ３と、システムメモリ５
と、イメージメモリ７と、記憶装置９と、画像プロセッ
サ１１と、表示装置１３と、特定画像認識部１５と、入
力装置１７と、キーボード１９およびキーボードインタ
ーフェース２１と、さらに、用紙サイズ認識部２３とが
接続されている構成となっている。

【００１３】次に、図５の動作フローチャート図を参照
して図４に示した電子ファイリング装置の動作について
説明する。まず、ステップ２０１において、図６に示す
様な登録する文書と異なるサイズの用紙に特定されたフ
ォーマットを使用してディレクトリやタイトル情報を記
入する。そして、ステップ２０３において、その記入し
た用紙を文書の最後にセットして、ステップ２０５にお
いて、文書登録を開始し、スキャナなどの上記入力装置
１７を用いて１頁目を読み込む（ステップ２０７）。

【００１４】次に、ステップ２０９において、上記読み
込んだ画像データが登録する文書と異なるサイズである
か上記用紙サイズ認識部２３にて判断し、サイズが異な
る場合は、ステップ２１１において、上記特定画像認識
部１５にて、その登録しようとしている文書の登録場所
のディレクトリやタイトル情報を認識し保管しておく。
上記ステップ２０９において登録しようとする文書と同
じサイズと判断された場合は、ステップ２１５におい
て、画像データを上記記憶装置９に記憶しておき、その
動作を読み込む文書が終了するまで行なう（ステップ２
１３、２１７）。そして、終了したら、その登録された
文書に先の特定画像認識部１５にて認識されたタイトル
を付加し（ステップ２１９）、また、先の特定画像認識
部１５にて認識されたディレクトリに記憶し直す（ステ
ップ２２１）。

【００１５】次に、本発明による電子ファイリング装置
の第３実施例について説明する。図７は、本発明による
電子ファイリング装置の第３実施例の概略構成図であ
る。図７に示す如く、この電子ファイリング装置は、シ
ステムバス１を介して、ＣＰＵ３と、システムメモリ５
と、イメージメモリ７と、記憶装置９と、画像プロセッ
サ１１と、表示装置１３と、特定画像認識部１５と、入
力装置１７と、キーボード１９およびキーボードインタ
ーフェース２１と、用紙サイズ認識部２３と、特定情報
バッファ２５とが接続されている構成となっている。

【００１６】次に、図８の動作フローチャート図を参照
して図７に示した電子ファイリング装置の動作について
説明する。まず、ステップ３０１において、上記特定情
報バッファ２５に登録しようとする文書のディレクトリ
やタイトル情報を書き込んでおく。そして、ステップ３
０３において、その記入した登録しようとする文書と異
なるサイズの用紙を文書の最後にセットして、ステップ
３０５において、文書登録を開始し、スキャナなどの入
力装置を用いて１頁目を読み込む（ステップ３０７）。
次に、ステップ３０９において、読み込んだ画像データ
が登録する文書と異なるサイズであるか否かを上記用紙
サイズ認識部２３にて判断し、サイズが異なる場合は、
ステップ３１１において、上記特定画像認識部１５に
て、その登録しようとしている文書の登録場所のディレ
クトリやタイトル情報を認識し保管しておく。上記ステ
ップ３０９において、登録しようとする文書と同じサイ
ズと判断された場合は、ステップ３１５において、画像
データを上記記憶装置９に記憶しておき、その動作を読
み込む文書が終了するまで行なう（ステップ３１３、３
１７）。そして、終了したら、その登録された文書に先
の特定情報バッファ２５に記憶しておいたタイトルを付
加し（ステップ３１９）、また、先の特定情報バッファ
２５に記憶しておいたディレクトリに記憶し直す（ステ
ップ３２１）。

【００１７】

【発明の効果】本発明によれば、文書等の画像データの
登録時に、文書の最後に特定情報を付加した紙を挿入し
ておき、入力装置によって読み込んだ画像データに特定
情報が付加されているか判断し、それまで読み込んだ画
像データを１文書として登録し、かつ前記特定情報より
タイトルを付加したり、所望のディレクトリに登録した
文書を格納したりする様になっているので、タイトルを
付けたり、ディレクトリを指定するのが非常に簡単にな
る。また、複数文書を登録するときなどは、各文書の先
頭に特定情報を付加した紙を挿入しておくだけで、タイ
トルを付加したり、所望のディレクトリに文書を登録し
てくれるので非常に効率が良くなる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を実施した電子ファイリング装置の概略
構成図。

【図２】図１に示した電子ファイリング装置の動作フロ
ーチャート図。

【図３】図１に示した電子ファイリング装置で使用する
特定フォーマットを示す図。

【図４】本発明による電子ファイリング装置の第２実施
例の概略構成図。

【図５】図４に示した電子ファイリング装置の動作フロ
ーチャート図。

【図６】図４に示した電子ファイリング装置で使用する
異なる用紙サイズの用紙を示す図。

【図７】本発明による電子ファイリング装置の第３実施
例の概略構成図。

【図８】図７に示した電子ファイリング装置の動作フロ
ーチャート図。

【符号の説明】

１…システムバス、 ３…ＣＰ
Ｕ、５…システムメモリ、 ７…イ
メージメモリ、９…記憶装置、
１１…画像プロセッサ、１３…表示装置、
１５…特定画像認識部、１７…入力装
置、 １９…キーボード、２１
…キーボードインターフェース、 ２３…用紙サイ
ズ認識部、２５…特定情報バッファ、１０１〜１２１、
２０１〜２２１、３０１〜３２１…各ステップ、

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書等の画像データを登録しておき、必
   要時に所望の文書を検索して読み出す電子ファイリング
   装置であって、上記画像データを入力する入力手段と、
   タイトルを付加し所望のディレクトリに登録した文書を
   格納するための特定情報を認識する認識手段とを有し、
   文書等の登録時に、文書の最後に特定情報を付加した紙
   を挿入しておき、上記入力手段によって読み込んだ画像
   データに上記認識手段によって特定情報が付加されてい
   るか否か判断し、それまで読み込んだ画像データを１文
   書として登録し、かつ上記特定情報よりタイトルを付加
   し、所望のディレクトリに登録した文書を格納すること
   を特徴とする電子ファイリング装置。
2. 【請求項２】 文書等の画像データを登録しておき、必
   要時に所望の文書を検索して読み出す電子ファイリング
   装置であって、上記画像データを入力する入力手段と、
   タイトルを付加し所望のディレクトリに登録した文書を
   格納するための特定情報を認識する認識手段と、登録す
   る文書と異なる用紙サイズを認識する用紙サイズ認識手
   段とを有し、文書等の登録時に文書の最後に特定情報を
   付加した登録する文書と異なる用紙サイズの紙を挿入し
   ておき、上記入力手段によって読み込んだ画像データの
   用紙が、上記用紙サイズ認識手段によって登録する文書
   の用紙サイズと異なる用紙サイズであるか否か判断し、
   異なる用紙サイズと認識したときは、読み込んだ画像デ
   ータより特定情報を上記認識手段より認識し、それまで
   読み込んだ画像データを１文書として登録し、かつ上記
   特定情報よりタイトルを付加し、所望のディレクトリに
   登録した文書を格納することを特徴とする電子ファイリ
   ング装置。
3. 【請求項３】 文書等の画像データを登録しておき、必
   要時に所望の文書を検索して読み出す電子ファイリング
   装置であって、上記画像データを入力する入力手段と、
   文書と文書の区切りを認識する認識手段と、ディレクト
   リやタイトル情報を格納しておくバッファとを有し、複
   数文書を登録するときに、あらかじめ上記バッファに登
   録する文書のディレクトリやタイトル情報を登録してお
   き、文書登録を行い、上記区切り認識手段によって文書
   の区切りを検出したときに、上記バッファに格納されて
   いるディレクトリやタイトル情報に従って、タイトルを
   付加し、所望のディレクトリに登録した文書を格納する
   ことを特徴とする電子ファイリング装置。