JP2006065727A - 情報処理装置、文書管理システム、および情報処理方法、並びにコンピュータ・プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 データベースの厳格なアクセス制御によりセキュリティレベルの高いデータ管理を可能とした文書管理システム、情報処理装置および方法を提供する。
【解決手段】 ネットワークを介して受信する画像データのデータベースへの登録処理を実行するサーバとしての情報処理装置において、受信データを一時的に記憶部に格納し、記憶部に格納されたデータのデータベース登録可否を判定するため情報を、データベースへのアクセス権を有するユーザから取得して、取得情報の解析に基づいて登録許容データと判定された画像データのみを記憶部から選択してデータベースに登録する。本構成により、ユーザＩＤやパスワードといった漏洩可能性のある情報に頼ることなく、厳格なアクセス制御が実現される。
【選択図】 図１

Description

本発明は、情報処理装置、文書管理システム、および情報処理方法、並びにコンピュータ・プログラムに関する。さらに、詳細には、クライアントから画像データなどの文書データをサーバに転送し、サーバ側で受信データを解析し、サーバの管理するデータベースにデータを登録し管理を行なう情報処理装置、文書管理システム、および情報処理方法、並びにコンピュータ・プログラムに関する。

インターネットあるいはイントラネットなどのネットワーク通信手段を介して、例えばスキャナやファクシミリなどによって読み取った画像データ、文書データなどを送信し、データベースに登録するいわゆる電子ファイリングシステムが、企業などにおいて多く利用されている。

通常、データの登録先となる記憶部を持つデータベースは管理サーバによって管理される。管理サーバは、外部からの不正なアクセスを排除するため、データベースにアクセスしようとするユーザのアクセス権の確認を行い、アクセス権の有するユーザにのみアクセスを許可する。例えば、クライアントが、新たなデータの登録処理を実行する場合、サーバは、ユーザの識別子としてのユーザＩＤやパスワードに基づいて、ユーザのアクセス権限確認処理を実行する。

新たな画像データをデータベースに登録する場合、登録データを送信するクライアント側のユーザは、登録対象となる画像データに対応するカバーページを作成し、カバーページに、登録先の情報、登録者の情報、あるいは登録データの種類、その他登録データ対応の詳細情報などの属性情報を記述し、画像データと併せてデータベースを管理するサーバに送信する。サーバは、クライアントから受信するカバーページを参照し、カバーページの指定情報に従って登録先となるデーダベースの選択、あるいはユーザのアクセス権の確認処理などを実行し、受信データを登録先としてのデータ記憶部に格納する処理を実行する。

このようなアクセス権限判定処理を記述した従来技術としては、例えば以下に示すものがある。特許文献１には、登録条件を記入した紙片を検知し、検知した紙片に記入された登録条件に従って、文書を自動登録する電子ファイリングシステムが記載されている。また、特許文献２には、文書の登録時に文書の最後にタイトルと登録先を記載した紙を挿入し、サーバ側で、紙に記載された内容を認識して登録データのタイトルと登録先を決定する電子ファイリング装置が記載されている。

しかし、ユーザＩＤやパスワードのみに基づくアクセス判定処理を行なうと、ユーザＩＤ、パスワードの漏洩が発生した場合、不正なアクセスが許容されてしまうという問題がある。漏洩したユーザＩＤ、パスワードを利用することによって、データベースへの不正アクセスが行われ、設計情報や、社内機密情報、個人情報などの様々な情報が漏洩してしまうといった事態が発生し得る。
特開平６−２６６８２３号公報 特開平７−３０６８７２号公報

本発明は、上述の問題点に鑑みてなされたものであり、データベースへのアクセス権の判定をユーザＩＤやパスワードのみに頼ることなく、より厳格な判定処理を実行することにより、セキュリティレベルの高いデータ管理を実現する情報処理装置、文書管理システム、および情報処理方法、並びにコンピュータ・プログラムを提供することを目的とする。

本発明の第１の側面は、
ネットワークを介して受信する画像データのデータベースへの登録処理を実行するサーバとしての情報処理装置であり、
受信画像データを一時的に格納する記憶部と、
前記記憶部に格納された画像データのデータベース登録可否を判定するため情報を外部から取得し、取得情報の解析処理を実行する登録可否集計手段と、
前記登録可否集計手段の解析結果に基づいて登録許容データと判定された画像データを前記記憶部から選択してデータベースに登録する処理を実行する情報登録手段と、
を有することを特徴とする情報処理装置にある。

本構成によれば、外部からの不正アクセスを排除する必要のあるデータベースへのアクセスに際して、所定のユーザ、例えばアクセス権の認められたユーザからのアクセス許可あるいは不許可情報を取得し、これらの情報に従ってデータベースのアクセス制御を行うので、ユーザＩＤやパスワードといった漏洩可能性のある情報に頼ることなく、厳格なアクセス制御が実現され、セキュリティレベルの高いデータ管理が可能となる。

さらに、本発明の情報処理装置の一実施態様において、前記情報処理装置は、さらに、前記記憶部に格納された画像データのデータベース登録可否を判定するため情報の取得要求メールを、特定ユーザに対して送信する登録要求通知手段を有し、前記登録可否集計手段は、前記登録要求通知手段の送信メールに基づく前記特定ユーザからの情報を取得し、取得情報に従った解析を実行する構成であることを特徴とする。

本構成によれば、特定のユーザ、例えば、データベースを構成する登録部のアクセス権を保有するユーザのみを選択して、情報取得要求を行うことが可能となる。

さらに、本発明の情報処理装置の一実施態様において、前記登録要求通知手段は、前記記憶部に格納された画像データ個別の登録可否情報を取得可能なページデータを生成し提供する構成であり、ページデータは、例えばウェブページとして構成される。また、記憶部に格納された画像データ個別のサムネール画像と該サムネール画像に対応する登録可否チェックボックスを有するページデータを生成し提供する。

本構成によれば、データベースに対するデータ格納の可否をクライアントの登録要求画像を構成する各画像毎にチェックすることが可能であり、各画像個別に登録可否を決定することが可能となる。

さらに、本発明の情報処理装置の一実施態様において、前記情報処理装置は、さらに、データベースに含まれる登録部各々のアクセス権保有ユーザまたはアクセス権保有ユーザグループに対応するユーザ情報を取得するアクセス権取得手段を有し、前記登録要求通知手段は、前記アクセス権取得手段の取得したユーザ情報に基づいて、データベース登録可否を判定するため情報の取得要求メールを、前記ユーザ情報に含まれるアドレス情報を適用して送信する構成であることを特徴とする。

本構成によれば、データベースに複数の登録部を設定し、各登録部個別のアクセス権設定ユーザのみを選択して、データベース登録可否を判定するため情報の取得要求メールを送信し、これらのユーザのみから情報を取得することができる。

さらに、本発明の情報処理装置の一実施態様において、前記登録可否集計手段は、
（ａ）閾値以上の登録許可カウント値を持つデータを登録対象データとする、
（ｂ）１以上の登録許可カウントがあるデータを登録対象データとする、
（ｃ）全ての外部取得情報が登録許可であるデータを登録対象データとする、
上記（ａ）〜（ｃ）いずれかのルールを適用して、前記記憶部に格納されたデータのデータベースへの登録可否の判定を行なう構成であることを特徴とする。

本構成によれば、登録可否集計手段は、状況に応じた可否判定ルールを設定し、設定したルールに従って、登録対象データの選別を実行することが可能となる。

さらに、本発明の第２の側面は、
データベースに対する登録データの送信処理を実行するクライアントと、該クライアントから画像データを受信し、受信画像データのデータベースへの登録処理を実行するサーバと、前記画像データのデータベース登録可否を判定するため情報を提供する登録可否情報提供端末とを有する文書管理システムであり、
前記クライアントは、
送信対象の画像情報読み取りを実行する画像情報入力手段と、
前記画像情報入力手段の読み取った画像データをサーバに対して送信する伝送手段とを有し、
前記サーバは、
前記クライアントから受信する画像データを一時的に格納する記憶部と、
前記記憶部に格納された画像データのデータベース登録可否を判定するため情報を前記登録可否情報提供端末から取得し、取得情報に従ってデータ登録可否判定を含む解析処理を実行する登録可否集計手段と、
前記登録可否集計手段の解析結果に基づいて登録許容データと判定された画像データを前記記憶部から選択抽出してデータベースの登録部に登録する処理を実行する情報登録手段とを有し、
前記登録可否情報提供端末は、
前記サーバに対して、前記記憶部に格納された画像データのデータベース登録可否を判定するため情報を提供する処理を実行する構成であることを特徴とする文書管理システムにある。

本構成によれば、外部からの不正アクセスを排除する必要のあるデータベースへのアクセスに際して、所定のユーザ、すなわち、登録可否情報提供端末を持つデータベースへのアクセス権の認められたユーザからのアクセス許可あるいは不許可情報を取得し、これらの情報に従ってデータベースのアクセス制御を行うので、ユーザＩＤやパスワードといった漏洩可能性のある情報に頼ることなく、厳格なアクセス制御が実現され、セキュリティレベルの高いデータ管理を可能とした文書管理システムが構築される。

さらに、本発明の第３の側面は、
ネットワークを介して受信する画像データのデータベースへの登録制御をコンピュータにおいて実行させるコンピュータ・プログラムであり、
受信画像データを記憶部に一時的に格納するデータ記憶ステップと、
前記記憶部に格納された画像データのデータベース登録可否を判定するため情報を外部から取得し、取得情報の解析処理を実行する登録可否集計ステップと、
前記登録可否集計ステップにおける解析結果に基づいて登録許容データと判定された画像データを前記記憶部から選択してデータベースに登録する処理を実行する情報登録ステップと、
を有することを特徴とするコンピュータ・プログラムにある。

本構成によれば、外部からの不正アクセスを排除する必要のあるデータベースへのアクセスに際して、所定のユーザ、例えばアクセス権の認められたユーザからのアクセス許可あるいは不許可情報を取得し、これらの情報に従ってデータベースのアクセス制御を行うので、ユーザＩＤやパスワードといった漏洩可能性のある情報に頼ることなく、厳格なアクセス制御が実現され、セキュリティレベルの高いデータ管理を行なうコンピュータ・プログラムが提供される。

さらに、本発明のコンピュータ・プログラムの一実施態様において、前記情報処理方法は、さらに、前記記憶部に格納された画像データのデータベース登録可否を判定するため情報の取得要求メールを、特定ユーザに対して送信する登録要求通知ステップを有し、前記登録可否集計ステップは、前記登録要求通知ステップにおいて送信したメールに基づく前記特定ユーザからの情報を取得し、取得情報に従った解析を実行することを特徴とする。

本構成によれば、特定のユーザ、例えば、データベースを構成する登録部のアクセス権を保有するユーザのみを選択して、情報取得要求を行うことが可能となる。

さらに、本発明のコンピュータ・プログラムの一実施態様において、前記登録要求通知ステップは、前記記憶部に格納された画像データ個別の登録可否情報を取得可能なページデータを生成し提供するステップであり、ページデータは例えばウェブページとして構成され、記憶部に格納された画像データ個別のサムネール画像と該サムネール画像に対応する登録可否チェックボックスを有するページデータを生成し提供する。

本構成によれば、データベースに対するデータ格納の可否をクライアントの登録要求画像を構成する各画像毎にチェックすることが可能であり、各画像個別に登録可否を決定することが可能となる。

さらに、本発明のコンピュータ・プログラムの一実施態様において、前記情報処理方法は、さらに、データベースに含まれる登録部各々のアクセス権保有ユーザまたはアクセス権保有ユーザグループに対応するユーザ情報を取得するアクセス権取得ステップを有し、前記登録要求通知ステップは、前記アクセス権取得ステップにおいて取得したユーザ情報に基づいて、データベース登録可否を判定するため情報の取得要求メールを、前記ユーザ情報に含まれるアドレス情報を適用して送信することを特徴とする。

本構成によれば、データベースに複数の登録部を設定し、各登録部個別のアクセス権設定ユーザのみを選択して、データベース登録可否を判定するため情報の取得要求メールを送信し、これらのユーザのみから情報を取得することができる。

さらに、本発明のコンピュータ・プログラムの一実施態様において、前記登録可否集計ステップは、
（ａ）閾値以上の登録許可カウント値を持つデータを登録対象データとする、
（ｂ）１以上の登録許可カウントがあるデータを登録対象データとする、
（ｃ）全ての外部取得情報が登録許可であるデータを登録対象データとする、
上記（ａ）〜（ｃ）いずれかのルールを適用して、前記記憶部に格納されたデータのデータベースへの登録可否の判定を行なうことを特徴とする。

本構成によれば、登録可否集計手段は、状況に応じた可否判定ルールを設定し、設定したルールに従って、登録対象データの選別を実行することが可能となる。

さらに、本発明の第４の側面は、ネットワークを介して受信する画像データのデータベースへの登録制御を情報処理装置において実行する情報処理方法であり、受信画像データを記憶部に一時的に格納するデータ記憶ステップと、前記記憶部に格納された画像データのデータベース登録可否を判定するため情報を外部から取得し、取得情報の解析処理を登録可否集計手段において実行する登録可否集計ステップと、前記登録可否集計ステップにおける解析結果に基づいて登録許容データと判定された画像データを前記記憶部から選択して情報登録手段によりデータベースに登録する処理を実行する情報登録ステップとを有することを特徴とする情報処理方法にある。

本構成によれば、外部からの不正アクセスを排除する必要のあるデータベースへのアクセスに際して、所定のユーザ、例えばアクセス権の認められたユーザからのアクセス許可あるいは不許可情報を取得し、これらの情報に従ってデータベースのアクセス制御を行うので、ユーザＩＤやパスワードといった漏洩可能性のある情報に頼ることなく、厳格なアクセス制御が実現され、セキュリティレベルの高いデータ管理が可能となる。

なお、本発明のコンピュータ・プログラムは、例えば、様々なプログラム・コードを実行可能なコンピュータシステムに対して、コンピュータ可読な形式で提供する記憶媒体、通信媒体、例えば、ＣＤやＦＤ、ＭＯなどの記録媒体、あるいは、ネットワークなどの通信媒体によって提供可能なコンピュータ・プログラムである。このようなプログラムをコンピュータ可読な形式で提供することにより、コンピュータシステム上でプログラムに応じた処理が実現される。

本発明のさらに他の目的、特徴や利点は、後述する本発明の実施例や添付する図面に基づくより詳細な説明によって明らかになるであろう。なお、本明細書においてシステムとは、複数の装置の論理的集合構成であり、各構成の装置が同一筐体内にあるものには限らない。

本発明の構成によれば、ネットワークを介して受信する画像データのデータベースへの登録処理を実行する情報処理装置（サーバ）が、受信画像データを一時的に記憶部に格納し、記憶部に格納された画像データのデータベース登録可否を判定するため情報を、データベースへのアクセス権を有するユーザから取得して、取得情報の解析に基づいて登録許容データと判定された画像データを記憶部から選択してデータベースに登録する処理を実行する構成としたので、外部からの不正アクセスを排除する必要のあるデータベースへのアクセスに際して、ユーザＩＤやパスワードといった漏洩可能性のある情報に頼ることなく、厳格なアクセス制御が実現され、セキュリティレベルの高いデータ管理が可能となる。

以下、図面を参照しながら本発明の情報処理装置、文書管理システム、および情報処理方法、並びにコンピュータ・プログラムの詳細について説明する。

図１は本発明の文書管理システムの全体構成を示す図である。本発明の文書管理システムはデータベースに登録するデータを送信するクライアント１１０と、クライアントからのデータを受信し、データベース１３０へのデータ登録処理を実行するサーバ１２０、データベース１３０、さらに、データベース１３０へのアクセス権を有するユーザの端末であり、登録可否情報を提供する登録可否情報提供端末１７１，１７２を有する。

なお、図には、１つのクライアント１１０と、２つの登録可否情報提供端末１７１，１７２のみを示してあるが、これらクライアントおよび登録可否情報提供端末は多数、存在するものの一部を示しているものであり、これらは任意の数に設定可能である。

クライアント１１０は、登録対象となる文書、図面などのデータを画像データとして入力する例えばスキャナ等の画像情報入力手段１１１と、画像情報入力手段１１１を介して入力された画像情報をサーバ１２０に対してインターネット、イントラネットなどのネットワークを構成するデータ伝送路１５０を介して送信する処理を実行する伝送手段１１２とを有する。

サーバ１２０は、データ伝送路１５０を介してクライアント１１０からの送信データを受信する情報取得手段１２１と、クライアント１１０からの送信データに含まれるカバーページの情報を解析するカバーページ解析手段１２２と、カバーページ解析手段１２２における解析処理に適用する情報を格納したカバーページ解析情報格納部１２３と、クライアント１１０から受信した登録要求画像データを、登録可否の判定終了まで一時的に保管する記憶部としての一時保管フォルダ１２４と、クライアントから受信した画像情報の登録処理を実行する情報登録手段１２５を有する。

サーバ１２０は、さらに、登録可否の判定を行なうための問い合わせ先としてのアクセス権保有ユーザのユーザ情報をデータベースから取得するアクセス権取得手段１２６と、アクセス権保有ユーザに対してユーザ情報に含まれるメールアドレスなどを適用したメール配信等を実行し、クライアント１１０からのデータ登録要求があったことをアクセス権保有ユーザに対して通知する処理を実行する登録要求通知手段１２７を有する。

登録要求通知手段１２７は、例えば図に示す登録可否情報提供端末１７１，１７２に対してメール等の手段で通知を行なう。登録要求の通知に対して、例えば登録可否情報提供端末１７１，１７２は、クライアントの登録要求画像の各々に対して、登録の可否を判定し、この可否判定情報をサーバ１２０に送信する。サーバ１２０の登録可否集計手段１２８は、クライアントから受信した画像情報の各々について設定された登録可否情報の集計処理を実行する。情報登録手段１２５は、集計結果に基づいて、予め定めたルールに従って登録可と判定した画像データのみを一時保管フォルダ１２４から選択し、データベース１３０の指定登録先に登録する。

データベース１３０は、ここではデータ登録先として３つのデータ登録部１３１，１３２，１３３を有する。データベース１３０は、サーバ１２０によって管理され、アクセス権限の判定はサーバ１２０が実行し、サーバ１２０によってアクセス権限ありの判定がなされたクライアントのみが、データベース１３０に対するアクセスが許容され、データの登録がなされる。なお、データ登録は、以下、詳細に説明するが、アクセス権保有ユーザに対する問い合わせを実行し、その応答の集計結果に基づいて画像単位で登録可否判定が行なわれ、登録可の画像データのみがデータベース１３０の指定登録先１３１〜１３３のいずれかに登録される。

図２以下を参照して、本発明の文書管理システムにおける文書登録処理の詳細について説明する。図２（ａ）は、クライアント１１０からサーバ１２０に対して画像データの登録要求を実行する際に、クライアントが送信するカバーページのデータ構成を示す図である。

新たな画像データをデータベースに登録する場合、登録データを送信するクライアント側のユーザは、登録対象となる画像データに対応するカバーページを作成し、カバーページに、登録先の情報、登録者の情報、あるいは登録データの種類、その他登録データ対応の詳細情報などの属性情報を記述し、画像データと併せてデータベースを管理するサーバに送信する。サーバは、クライアントから受信するカバーページを参照し、カバーページの指定情報に従って登録先となるデータベースの選択、あるいはユーザのアクセス権の確認処理などを実行し、受信データを登録先としてのデータ記憶部に格納する処理を実行する。

ユーザは、登録予定画像情報２２０をスキャナ等の画像情報入力手段１１１によって読み取りを行なうとともに、図２（ａ）に示す所定のフォーマットを持つカバーページ２１０に必要情報を記録し、スキャナ等の画像情報入力手段１１１によって読み取りを行なう。カバーページ２１０は、例えば図に示すようにカバーページであることを示す２次元コードであるカバーページ識別情報２１１と、登録先の指定情報２１２、データの属性情報２１３各々の指定欄によって構成される紙媒体である。

登録先の指定情報２１２は図１に示すデータベース１３０に存在する複数の登録先のいずれを登録先とするかを指定する情報を記入する。属性情報２１３は、画像情報の種類や、登録処理を実行する部門情報や、画像情報の生成日時情報などの登録予定の画像に関する様々な属性情報を記入する。図２（ａ）に示す例では、ユーザにより、登録先ｂが選択され、属性情報として、属性２，４，９にチェックがなされ、登録予定画像情報２２０は、属性２，４，９を持ち、登録先ｂ（図１のデータ登録部ｂ１３２）に登録する予定であることを示している。

サーバ１２０は、クライアント１１０からの送信データを情報取得手段１２１において取得する。取得されたデータ中に含まれるカバーページは、カバーページ解析手段１２２において解析処理が実行される。カバーページ解析手段１２２は、カバーページ画像データ２３０に含まれる情報について、カバーページ解析情報格納部１２３に格納された情報に基づいて解析を行う、すなわち、登録先の確認などの処理を行なう。

カバーページ解析手段１２２によるカバーページ解析の後、カバーページデータとカバーページに対応する登録予定の画像情報データは、一時保管フォルダ１２４に格納される。一時保管フォルダ１２４は、データベース１３０（図１参照）へ格納予定のデータを一時的に格納する記憶部であり、データベースへの登録許可承認がなされていないデータを一時的に保管する。

サーバ１２０は、一時保管フォルダ１２４に格納されたデータについて、データベースへ登録してよいか否かを、データベースの格納先のアクセス権を持つユーザに対して問い合わせる。この処理について、図３を参照して説明する。

サーバ１２０のアクセス権取得手段１２６は、データベース１３０の各データ登録部１３１〜１３３に対応するアクセス権保有ユーザあるいはユーザグループのユーザ情報を取得する。ユーザ情報とは、例えばメールアドレスであり、取得したメールアドレスに対して、登録要求通知手段１２７が、図３（ａ）に示すメールの送信を実行する。

データベース１３０には複数のデータ登録部があり。各データ登録部個別にアクセス権保有ユーザ、あるいはユーザグループが設定されている。図では、各データ登録部１３１〜１３３内にアクセス権保有ユーザのユーザ情報が併せて格納された構成として示してあるが、ユーザ情報をデータ登録部以外の記憶部に格納し管理する構成としてもよい。サーバ１２０内に各登録部のアクセス権保有ユーザ情報を格納した記憶部を持つ構成としてもよい。

図２に示すカバーページの例では、登録先として登録先ｂが指定されているので、サーバ１２０のアクセス権取得手段１２６は、データ登録部１３２ｂに対応するアクセス権保有ユーザのユーザ情報、本例ではメールアドレスを取得する。登録要求通知手段１２７は、取得したメールアドレスを適用し、図３（ａ）に示すメールの送信を実行する。図１に示す例では、アクセス権保有ユーザの端末である登録可否情報提供端末１７１，１７２に対してメールが送信される。なお、サーバ１２０のアクセス権取得手段１２６は、各データ登録部に対応するアクセス権保有ユーザ個別のユーザ情報に含まれる個別のメールアドレスを適用してメール送信を行なうか、あるいは、各データ登録部に対応するアクセス権保有ユーザのユーザグループに設定されたアドレスを適用してメール送信を実行する。

メールは、例えば、図３（ａ）に示すように、アクセス権のあるフォルダ、すなわち登録先に対してデータ登録要求があったことの通知文と、どのようなデータの登録要求があったかを提示するＷｅｂページ取得のためのアクセス情報［ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ．／・・・］と、回答期限が設定されたメールである。

アクセス権保有ユーザはこのメールを受信した場合、メールに記述されたＷｅｂページ取得のためのアクセス情報［ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ．／・・・］に従って、Ｗｅｂページを端末に表示する。端末に表示されるＷｅｂページ画面について、図４を参照して説明する。

アクセス権保有ユーザが取得するＷｅｂページは、図４に示すように、クライアントから登録要求のあった画像情報個々のサムネール画像３０１と対応して設定された登録可否の判定情報を記入するチェックボックス３０２から構成される。このＷｅｂページは、サーバ１２０の登録要求通知手段１２７が提供するＷｅｂページであり、サーバ１２０の登録要求通知手段１２７は、一時保管フォルダ１２４に保管されたクライアントからの登録要求画像データ個別のサムネール画像にチェックボックスを対応付けたＷｅｂページを生成し、アクセス権保有ユーザに提供する。

アクセス権保有ユーザは、各サムネール画像を検証し、データベースに登録してよいか否かを各画像毎に個別に判定し、登録を許容すると判断した場合には、チェックボックスにチェックマークを設定する。図５にあるアクセス権保有ユーザの回答例を示す。図５に示すように、アクセス権保有ユーザは、クライアントからの登録要求画像データを個別に検証して登録してよいと判断したもののみにチェックマークを付与し、その後、回答ボタン３０３をクリックし、回答データをサーバ１２０に送信する。

サーバ１２０は、回答期限までに応答のあった回答を集計してデータベースの指定登録先に登録するか否かを各画像データ毎に判定し、予め定められたルールに従って、登録許容画像データを選別し、選別された登録許容画像データのみをデータベースの指定登録先に登録する。

なお、本実施例では、画像データ個別のサムネール画像にチェックボックスを対応付けたＷｅｂページを生成し、アクセス権保有ユーザに提供する構成例を示したが、アクセス権保有ユーザに提供するデータは、Ｗｅｂページ情報に限るものではなく、例えばメールに添付するページデータであってもよい。すなわち、アクセス権保有ユーザから画像個別の登録可否の回答を受領可能なデータ構成であればよい。

次に、サーバ１２０の実行する集計処理について、図６、図７を参照して説明する。サーバ１２０の登録可否集計手段１２８は、図６（ａ）に示す回答を各アクセス権保有ユーザの端末、すなわち、登録可否情報提供端末１７１，１７２から受信する。

登録可否集計手段１２８は、これらの回答の集計処理を実行し、予め定められたルールに従って、登録許容画像データを選別する。例えば、図７に示すように、各アクセス権保有ユーザのアクセス可の回答をカウントし、カウント値が予め定めた閾値Ｔ以上の画像データのみを登録許容画像データとして選別する処理を実行する。図７の例では、画像Ａ，Ｃ，Ｅ，Ｚが閾値Ｔ以上のカウント値が得られた画像データであり、これらの画像データをデータベースの指定登録先に登録する対象として選別する。画像Ｂ，Ｄは、閾値Ｔ未満のカウント値しか得られておらず、これらの画像データは、データベースに登録が許容されない画像データとされる。

なお、登録許容画像データを選択するルールは、様々なルールが適用可能である。例えば以下のようなルールが適用できる。
（ａ）閾値以上のカウント値を持つ画像データを登録対象画像データとして選択（上述の例）する。
（ｂ）１人でもアクセス権保有ユーザの登録許可がある場合は、登録対象画像データとして選択する。
（ｃ）全てのアクセス権保有ユーザの登録許可がある場合にのみ、登録対象画像データとして選択する。
などである。

図６に示すサーバ１２０の登録可否集計手段１２８は、予め定められた上述したようなルールを適用し、クライアントからの登録要求画像データから登録許容画像データを選択する。情報登録手段１２５は、選択された登録許容画像データを、一時保管フォルダ１２４から取得し、データベース１３０の指定登録先に格納する。この場合は、指定登録先はデータ登録部ｂ１３２であるので、データ登録部ｂ１３２に選択された登録許容画像データが登録される。登録が許容されなかった画像データは、一時保管フォルダ１２４から削除される。削除処理は、情報登録手段１２５が登録許容データを登録する際に併せて実行する。

なお、一時保管フォルダ１２４を全てのユーザに開放し、ユーザからのアクセスが一定期間なされなかったデータを順次削除する構成としてもよい。

次に、図８を参照して、サーバ１２０の実行する処理手順について説明する。サーバは、ステップＳ１０１において、クライアントからの送信データを受信し、ステップＳ１０２において、サーバのカバーページ解析手段１２２は、取得データ中に含まれるカバーページデータを取得し、カバーページの解析を実行する。カバーページは、例えば先に説明した図２（ａ）に示すデータ構成を持つ。

ステップＳ１０２において、サーバのカバーページ解析手段１２２は、カバーページ上の記入情報に基づいて、データベース１３０のアクセス先、すなわちデータ登録先を確認し、クライアントからの受信画像データを一時保管フォルダ１２４に格納する。

次に、ステップＳ１０３において、サーバのアクセス権取得手段１２６は、データベース１３０の各データ登録部１３１〜１３３に対応するアクセス権保有ユーザあるいはユーザグループのユーザ情報を取得する。ユーザ情報とは、例えばメールアドレスである。ステップＳ１０４において、登録要求通知手段１２７は、アクセス権保有ユーザあるいはユーザグループに対して、アクセス許容判定の回答を求めるメールを送信する。すなわち前述したように、図３（ａ）に示すメールの送信を実行する。

メールは、例えば、図３（ａ）に示すように、アクセス権のあるフォルダ、すなわち登録先に対してデータ登録要求があったことの通知文と、どのようなデータの登録要求があったかを提示するＷｅｂページ取得のためのアクセス情報［ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ．／・・・］と、回答期限が設定されたメールである。ステップＳ１０５において、メールに指定された指定期限の経過が確認されると、ステップＳ１０６に進み、各アクセス権保有ユーザからの回答を集計してデータベースの指定登録先に登録するか否かを各画像データ毎に判定する。

サーバ１２０の登録可否集計手段１２８は、回答の集計処理を予め定められたルールに従って実行して登録許容画像データを選別する。登録許容画像データを選択するルールは、前述したように、例えば、
（ａ）閾値以上のカウント値を持つ画像データを登録対象画像データとして選択（上述の例）する。
（ｂ）１人でもアクセス権保有ユーザの登録許可がある場合は、登録対象画像データとして選択する。
（ｃ）全てのアクセス権保有ユーザの登録許可がある場合にのみ、登録対象画像データとして選択する。
などのルールが適用される。

サーバ１２０の登録可否集計手段１２８により、予め定められたルールに従って、登録許容画像データが選択されると、ステップＳ１０７において、情報登録手段１２５によって選択された登録許容画像データが一時保管フォルダ１２４から取得され、データベース１３０の指定登録先に格納する処理が実行されて、処理が終了する。

このように、本発明の構成によれば、サーバは、クライアントから受信したデータ登録要求に応じて、登録要求データを一時保管するとともに、データベースのデータ登録部に対応するアクセス権保有ユーザに対する問い合わせを実行し、アクセス権保有ユーザからの回答に基づいて、データ毎の登録可否を判定し、登録可と判定されたデータのみを選択して登録する構成とした。すなわち、ユーザＩＤやパスワードのみのアクセス権判定と異なり、アクセス権保有ユーザに基づいてデータ登録を実行する構成であるので、ユーザＩＤやパスワードの漏洩による不正アクセスを防止することが可能であり、厳格なデータ管理が実現できる。

なお、上述した例では、クライアントからの新たなデータ登録に際して、アクセス権保有ユーザに対する問い合わせを実行し、アクセス権保有ユーザからの回答に基づいて、データ毎の登録可否を判定する処理例を説明したが、クライアントからのデータベースの登録先に格納されたデータの閲覧要求があった際に、アクセス権保有ユーザに対する問い合わせを実行し、アクセス権保有ユーザからの回答に基づいて、データ毎の閲覧可否を判定し、閲覧可の判定のなされたデータのみを閲覧させる構成も、上述と同様の構成により実現可能である。

以上、特定の実施例を参照しながら、本発明について詳解してきた。しかしながら、本発明の要旨を逸脱しない範囲で当業者が該実施例の修正や代用を成し得ることは自明である。すなわち、例示という形態で本発明を開示してきたのであり、限定的に解釈されるべきではない。本発明の要旨を判断するためには、特許請求の範囲の欄を参酌すべきである。

なお、明細書中において説明した一連の処理はハードウェア、またはソフトウェア、あるいは両者の複合構成によって実行することが可能である。ソフトウェアによる処理を実行する場合は、処理シーケンスを記録したプログラムを、専用のハードウェアに組み込まれたコンピュータ内のメモリにインストールして実行させるか、あるいは、各種処理が実行可能な汎用コンピュータにプログラムをインストールして実行させることが可能である。

例えば、プログラムは記録媒体としてのハードディスクやＲＯＭ（Read Only Memory)に予め記録しておくことができる。あるいは、プログラムはフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ(Compact Disc Read Only Memory)，ＭＯ(Magneto optical)ディスク，ＤＶＤ(Digital Versatile Disc)、磁気ディスク、半導体メモリなどのリムーバブル記録媒体に、一時的あるいは永続的に格納（記録）しておくことができる。このようなリムーバブル記録媒体は、いわゆるパッケージソフトウエアとして提供することができる。

なお、プログラムは、上述したようなリムーバブル記録媒体からコンピュータにインストールする他、ダウンロードサイトから、コンピュータに無線転送したり、ＬＡＮ(Local Area Network)、インターネットといったネットワークを介して、コンピュータに有線で転送し、コンピュータでは、そのようにして転送されてくるプログラムを受信し、内蔵するハードディスク等の記録媒体にインストールすることができる。

なお、明細書に記載された各種の処理は、記載に従って時系列に実行されるのみならず、処理を実行する装置の処理能力あるいは必要に応じて並列的にあるいは個別に実行されてもよい。また、本明細書においてシステムとは、複数の装置の論理的集合構成であり、各構成の装置が同一筐体内にあるものには限らない。

以上、説明したように、本発明の構成によれば、ネットワークを介して受信する画像データのデータベースへの登録処理を実行する情報処理装置（サーバ）が、受信画像データを一時的に記憶部に格納し、記憶部に格納された画像データのデータベース登録可否を判定するため情報を、データベースへのアクセス権を有するユーザから取得して、取得情報の解析に基づいて登録許容データと判定された画像データを記憶部から選択してデータベースに登録する処理を実行する構成としたので、外部からの不正アクセスを排除する必要のあるデータベースへのアクセスに際して、ユーザＩＤやパスワードといった漏洩可能性のある情報に頼ることなく、厳格なアクセス制御が実現され、セキュリティレベルの高いデータ管理を必要とする装置、システムに適用可能である。

本発明に係る文書管理システムの構成を示す図である。 本発明に係る文書管理システムにおけるクライアントからのデータ送信およびサーバの処理について説明する図である。 本発明に係る文書管理システムにおけるサーバの実行する登録可否判定要求メールの送信処理について説明する図である。 本発明に係る文書管理システムにおけるサーバの提供するウェブページ例について説明する図である。 本発明に係る文書管理システムにおけるサーバの提供するウェブページに対する回答例について説明する図である。 本発明に係る文書管理システムにおけるサーバの実行する登録可否集計処理について説明する図である。 本発明に係る文書管理システムにおけるサーバの実行する登録可否集計処理の具体例について説明する図である。 本発明に係る文書管理システムにおけるサーバの実行する処理手順について説明するフロー図である。

符号の説明

１１０ クライアント
１１１ 画像情報入力手段
１１２ 伝送手段
１２０ サーバ
１２１ 情報取得手段
１２２ カバーページ解析手段
１２３ カバーページ解析情報格納部
１２４ 一時保管フォルダ
１２５ 情報登録手段
１２６ アクセス権取得手段
１２７ 登録要求通知手段
１２８ 登録可否集計手段
１３０ データベース
１３１〜１３３ データ登録部
１５０ データ伝送路
１７１，１７２ 登録可否情報提供端末
２１０ カバーページ
２１１ カバーページ識別情報
２１２ 登録先指定情報
２１３ データ属性情報
２２０ 登録予定画像情報
３０１ サムネール画像
３０２ チェックボックス
３０３ 回答ボタン

Claims (16)

1. ネットワークを介して受信する画像データのデータベースへの登録処理を実行するサーバとしての情報処理装置であり、
   受信画像データを一時的に格納する記憶部と、
   前記記憶部に格納された画像データのデータベース登録可否を判定するため情報を外部から取得し、取得情報の解析処理を実行する登録可否集計手段と、
   前記登録可否集計手段の解析結果に基づいて登録許容データと判定された画像データを前記記憶部から選択してデータベースに登録する処理を実行する情報登録手段と、
   を有することを特徴とする情報処理装置。
2. 前記情報処理装置は、さらに、
   前記記憶部に格納された画像データのデータベース登録可否を判定するため情報の取得要求メールを、特定ユーザに対して送信する登録要求通知手段を有し、
   前記登録可否集計手段は、
   前記登録要求通知手段の送信メールに基づく前記特定ユーザからの情報を取得し、取得情報に従った解析を実行する構成であることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記登録要求通知手段は、
   前記記憶部に格納された画像データ個別の登録可否情報を取得可能なページデータを生成し提供する構成であることを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記ページデータはウェブページとして構成されていることを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
5. 前記登録要求通知手段は、
   前記記憶部に格納された画像データ個別のサムネール画像と該サムネール画像に対応する登録可否チェックボックスを有するページデータを生成し提供する構成であることを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
6. 前記情報処理装置は、さらに、
   データベースに含まれる登録部各々のアクセス権保有ユーザまたはアクセス権保有ユーザグループに対応するユーザ情報を取得するアクセス権取得手段を有し、
   前記登録要求通知手段は、
   前記アクセス権取得手段の取得したユーザ情報に基づいて、データベース登録可否を判定するため情報の取得要求メールを、前記ユーザ情報に含まれるアドレス情報を適用して送信する構成であることを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
7. 前記登録可否集計手段は、
   （ａ）閾値以上の登録許可カウント値を持つデータを登録対象データとする、
   （ｂ）１以上の登録許可カウントがあるデータを登録対象データとする、
   （ｃ）全ての外部取得情報が登録許可であるデータを登録対象データとする、
   上記（ａ）〜（ｃ）いずれかのルールを適用して、前記記憶部に格納されたデータのデータベースへの登録可否の判定を行なう構成であることを特徴とする請求項１乃至６いずれかに記載の情報処理装置。
8. データベースに対する登録データの送信処理を実行するクライアントと、該クライアントから画像データを受信し、受信画像データのデータベースへの登録処理を実行するサーバと、前記画像データのデータベース登録可否を判定するため情報を提供する登録可否情報提供端末とを有する文書管理システムであり、
   前記クライアントは、
   送信対象の画像情報読み取りを実行する画像情報入力手段と、
   前記画像情報入力手段の読み取った画像データをサーバに対して送信する伝送手段とを有し、
   前記サーバは、
   前記クライアントから受信する画像データを一時的に格納する記憶部と、
   前記記憶部に格納された画像データのデータベース登録可否を判定するため情報を前記登録可否情報提供端末から取得し、取得情報に従ってデータ登録可否判定を含む解析処理を実行する登録可否集計手段と、
   前記登録可否集計手段の解析結果に基づいて登録許容データと判定された画像データを前記記憶部から選択抽出してデータベースの登録部に登録する処理を実行する情報登録手段とを有し、
   前記登録可否情報提供端末は、
   前記サーバに対して、前記記憶部に格納された画像データのデータベース登録可否を判定するため情報を提供する処理を実行する構成であることを特徴とする文書管理システム。
9. ネットワークを介して受信する画像データのデータベースへの登録制御をコンピュータにおいて実行させるコンピュータ・プログラムであり、
   受信画像データを記憶部に一時的に格納するデータ記憶ステップと、
   前記記憶部に格納された画像データのデータベース登録可否を判定するため情報を外部から取得し、取得情報の解析処理を実行する登録可否集計ステップと、
   前記登録可否集計ステップにおける解析結果に基づいて登録許容データと判定された画像データを前記記憶部から選択してデータベースに登録する処理を実行する情報登録ステップと、
   を有することを特徴とするコンピュータ・プログラム。
10. 前記コンピュータ・プログラムは、さらに、
    前記記憶部に格納された画像データのデータベース登録可否を判定するため情報の取得要求メールを、特定ユーザに対して送信する登録要求通知ステップを有し、
    前記登録可否集計ステップは、
    前記登録要求通知ステップにおいて送信したメールに基づく前記特定ユーザからの情報を取得し、取得情報に従った解析を実行するステップを含むことを特徴とする請求項９に記載のコンピュータ・プログラム。
11. 前記登録要求通知ステップは、
    前記記憶部に格納された画像データ個別の登録可否情報を取得可能なページデータを生成し提供するステップを含むことを特徴とする請求項１０に記載のコンピュータ・プログラム。
12. 前記ページデータはウェブページとして構成することを特徴とする請求項１１に記載のコンピュータ・プログラム。
13. 前記登録要求通知ステップは、
    前記記憶部に格納された画像データ個別のサムネール画像と該サムネール画像に対応する登録可否チェックボックスを有するページデータを生成し提供するステップであることを特徴とする請求項１０に記載のコンピュータ・プログラム。
14. 前記コンピュータ・プログラムは、さらに、
    データベースに含まれる登録部各々のアクセス権保有ユーザまたはアクセス権保有ユーザグループに対応するユーザ情報を取得するアクセス権取得ステップを有し、
    前記登録要求通知ステップは、
    前記アクセス権取得ステップにおいて取得したユーザ情報に基づいて、データベース登録可否を判定するため情報の取得要求メールを、前記ユーザ情報に含まれるアドレス情報を適用して送信するステップを含むことを特徴とする請求項１０に記載のコンピュータ・プログラム。
15. 前記登録可否集計ステップは、
    （ａ）閾値以上の登録許可カウント値を持つデータを登録対象データとする、
    （ｂ）１以上の登録許可カウントがあるデータを登録対象データとする、
    （ｃ）全ての外部取得情報が登録許可であるデータを登録対象データとする、
    上記（ａ）〜（ｃ）いずれかのルールを適用して、前記記憶部に格納されたデータのデータベースへの登録可否の判定を行なうステップを含むことを特徴とする請求項９乃至１４いずれかに記載のコンピュータ・プログラム。
16. ネットワークを介して受信する画像データのデータベースへの登録制御を情報処理装置において実行する情報処理方法であり、
    受信画像データを記憶部に一時的に格納するデータ記憶ステップと、
    前記記憶部に格納された画像データのデータベース登録可否を判定するため情報を外部から取得し、取得情報の解析処理を登録可否集計手段において実行する登録可否集計ステップと、
    前記登録可否集計ステップにおける解析結果に基づいて登録許容データと判定された画像データを前記記憶部から選択して情報登録手段によりデータベースに登録する処理を実行する情報登録ステップと、
    を有することを特徴とする情報処理方法。

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